AULA 4 - FORMATAÇÃO DE TEXTOS,

GRÁFICOS E SENHAS
Formatando um texto

Em um texto do Excel 2003, podemos alterar o tipo de fonte, seu tamanho, cor, textura etc.
Todas os botões para estas formatações são encontrados na Barra de ferramentas Formatação, logo
abaixo da Barra de ferramentas Padrão. Alguns destes botões já conhecemos e aprendemos sobre a
sua utilização na Aula 2 do Microsoft Word 2003:

Figura 123 - Barra de ferramentas Formatação do Excel 2003.

Formatamos um texto do Excel 2003 usando os seguintes botões da Barra de ferramenta

Formatação:

Fonte: Apresenta diversos modelos de fonte a serem usados no texto.

Tamanho da fonte: Altera o tamanho da fonte.

Estilo da fonte: Apresenta três opções de alterações de estilo: negrito, itálico ou

sublinhado.

Cor do preenchimento: Ao clicarmos neste botão, escolhemos uma opção de cor para o
preenchimento da célula.

Cor da fonte: Com ele, mudamos a cor da fonte do texto da planilha.

1) De início, digitamos, em qualquer célula, o texto Instituto Universal Brasileiro.

Figura 124 - Digitando o texto na

planilha do Excel 2003.

Módulo 1 Volume 2 236 Instituto Universal Brasileiro

 2) Em seguida, mudamos o tipo de fonte. Ao clicarmos no botão Fonte, vamos ver os vários
tipos de fonte que podemos selecionar. Neste caso, optamos pelo tipo Verdana.

Figura 125 - Clicando no botão Fonte para mudar o tipo

de fonte para Verdana.

3) Depois, substituímos o tamanho da fonte, através do botão Tamanho da fonte, de 12 para 14.

Figura 126 - Mudando o tamanho da fonte.

4) Feito isto, alteramos o texto para negrito e itálico.

Figura 127 - Alterando o texto para negrito e itálico.

Instituto Universal Brasileiro 237 Módulo 1 Volume 2

 5) Podemos mudar a cor da fonte e do preenchimento também. Primeiro, clicamos no botão
Cor da fonte para alterarmos a sua cor.

Figura 128 - Alterando a cor da fonte.

6) Por fim, inserimos uma cor no preenchimento do texto através do botão Cor do preenchimento.

Figura 129 - Inserindo uma cor para o preenchimento

da célula.

Também podemos fazer os mesmos tipos de formatação de fontes através do item Células, do
menu Formatar da Barra de Menus. Quando abrir a janela referente, clicamos no item Fonte.

Figura 130 - Sequência Formatar/Células. Figura 131 - Janela Formatar células aberta.

Módulo 1 Volume 2 238 Instituto Universal Brasileiro

 Formatação Condicional

Uma formatação condicional permite que diferentes valores de uma faixa de célula tenham
diversas formatações de acordo com o critério escolhido. Por exemplo, podemos formatar uma faixa
de células com valores maiores que 10, menores ou iguais.
Em uma planilha preenchida com valores, selecionamos, primeiro os intervalos de células
para a formatação condicional. Depois, clicamos na sequência Barra de Menu/Formatar/Formatação
condicional. Em seguida, a janela Formatação Condicional será aberta. Na condição 1, logo no
primeiro item, temos as opções:
• O valor da célula é: Para valores da célula digitados de forma direta.
• A fórmula é: Utilizada quando o valor da célula é calculado através de uma fórmula.

Figura 132 - Com os valores selecionados, clicamos Figura 133 - Janela Formatação Condicional aberta.
na sequência Barra de Menu/Formatar/Formatação Observe os itens O valor da célula é e A formula é.
condicional.

Como os valores da planilha foram digitados diretamente, vamos escolher o item O valor da
célula é. No segundo item, temos as seguintes opções de formatação:

• Entre: Valores entre um e outro.

• Não está entre: Valores que não estão entre um e outro.
• Igual a: Serão formatados os valores iguais ao selecionado.
• Maior do que: Valores maiores do que o selecionado.
• Menor do que: Valores menores do que o selecionado.
• Maior ou igual a: Valores maiores ou iguais ao selecionado.
• Menor ou igual a: Valores maior ou iguais ao selecionado.

Figura 134 - Segundo item da formatação condicional.

Instituto Universal Brasileiro 239 Módulo 1 Volume 2
 Escolhemos o item Maior do que. No terceiro item, digitamos o valor que será referência para a
formatação condicional. Neste caso, será 10.

Figura 135 - Valor digitado na terceira opção.

Com o valor digitado, clicamos em Formatar para escolhermos o tipo de formatação. Temos
os itens Fonte, Borda e Padrão. Neste caso, só modificamos o estilo da fonte (negrito) e a sua cor
(vermelha).

Figura 136 - Fazendo a formatação de estilo e cor.

Feito isto, clicamos em OK que voltará para a janela inicial da formatação condicional. Agora,
podemos visualizar a formatação antes de clicarmos em OK para a finalização.

Figura 137 - Texto formatado.

Podemos fazer formatações condicionais em duas ou mais condições. Terminada a primeira
formatação na Condição 1, clicamos em Adicionar para que a Condição 2 seja inserida. Seguimos
os mesmos procedimentos, mas com outras informações. No lugar de Maior do que, será Menor do
que; em vez do valor 10, será 5. Para a sua formatação, escolhemos o estilo da fonte Negrito e a cor
da fonte azul.
Módulo 1 Volume 2 240 Instituto Universal Brasileiro
 Figura 138 - Formatação para a Condição 2.

Dando nome às células

Podemos dar nome a uma ou mais células, ou intervalo de células, de uma planilha. Para este
procedimento, selecionamos a célula, ou intervalo, que queremos nomear. Em seguida, na Barra de
Menu, clicamos na sequência Inserir/Nome/Definir. Quando aparecer a janela Definir nome, vamos
nomear a célula, ou intervalo, no campo Nomes na pasta de trabalho, com o nome IUB. Podemos
acrescentar mais nomes também. Cada nome é registrado na Caixa de Nomes, localizada à esquerda
da Barra de Fórmulas. Para selecionar a área correspondente, basta escolher o nome desta lista.

Figura 140 - Dando um nome à célula (IUB).

Figura 139 - Sequência Inserir/Nome/Definir para

nomear a célula A1 (Instituto Universal Brasileiro).

Figura 141 - Nome da célula na

Caixa de Nomes.

Instituto Universal Brasileiro 241 Módulo 1 Volume 2

 Para excluir este nome ou modificá-lo, fazemos a sequência na Barra de Menu (Inserir/Nome/
Definir) e clicamos em Excluir para que a célula deixe de ter um nome, ou no campo Nomes na pasta
de trabalho, podemos modificar este nome.

Data e Hora

Para digitarmos datas e horas, podemos fazer da maneira tradicional, digitando uma data no
formato dia/mês/ano e, para horas, usamos o formato hora:minuto:segundo.

Figura 142 - Digitando data e hora no padrão tradicional.

Também podemos formatar estas células escolhendo a categoria Data e Hora no item
Formatando células, como aprendemos na aula 1.

Figura 143 - Formatando as células pela categoria Data e Hora

em Formatando células.

Também podemos inserir a data e a hora atual de maneira mais prática. Para data basta clicar,
e manter pressionada, a tecla Ctrl seguida da tecla do sinal de pontuação ponto-e-vírgula (;). Para
horas, pressionamos Crtl seguido da tecla Shift e dois-pontos.

Função Data e Hora

Com esta função, podemos fazer cálculos de data e hora, de maneira rápida e precisa em
uma planilha, por exemplo, de folha de pagamento, calculando o número de horas diárias de um
funcionário e os dias trabalhados, juntamente com as horas extras.
Módulo 1 Volume 2 242 Instituto Universal Brasileiro
 • Função Hoje: Calcula a data atual em formato dia/mês/ano, sem a necessidade de digitá-la
todos os dias, pois esta função atualiza a data todas as vezes que abrir a planilha. Para este cálculo,
usamos a fórmula =HOJE().

Figura 144 - Função Hoje.

• Função Hora: Ela calcula o percentual do dia. Se digitarmos em uma célula a fórmula =HORA(0,5),
aparecerá o número 12, que representa a metade do dia, isto é, 12 horas. Se preferirmos 70% do dia, isto
é, 16 horas, digitamos a fórmula =HORA(0,7) que teremos, como resultado, o número 16.

Figura 145 - Função Hora.

• Função Agora: Exibem a data (dia/mês/ano) e hora (hora/minuto) atualizadas, sem precisar
digitá-las quando abrir a planilha. Para esta função, usamos a fórmula =AGORA().

Figura 146 - Função Agora.

Extraindo dia, mês e ano

Em uma célula com valor data, podemos extrair, para outra célula, apenas o dia, o mês ou o ano,
trabalhando com as funções Dia, Mês e Ano.

• Função Dia: Extraímos apenas o dia referente à data da célula com valor. Para isto, usamos a
fórmula =DIA(endereço da célula).

Instituto Universal Brasileiro 243 Módulo 1 Volume 2

 Figura 147 - Função Dia (observe que também foi selecionado
para outras células).

• Função Mês: Ela extrai apenas o mês da célula com valor data, usando esta fórmula:
=MÊS(endereço da célula).

Figura 148 - Função Mês.

Módulo 1 Volume 2 244 Instituto Universal Brasileiro

 • Função Ano: Extrai-se somente o ano. Para isto, usamos esta fórmula: =ANO(endereço da célula).

Figura 149 - Função Ano.

Extraindo horas, minutos e segundos

Como é feito com as funções Dia, Mês e Ano, podemos extrair horas, minutos e segundos em
células com valores de horas e transferirmos para outras células. Para isto, usamos as funções Hora,
Minuto e Segundo.

• Função Hora: Extraímos horas de uma célula para outra, usando a fórmula =HORA(endereço
da célula).

Figura 150 - Função Hora.

Instituto Universal Brasileiro 245 Módulo 1 Volume 2

 • Função Minuto: Extraímos minutos de uma célula hora para outra através desta fórmula:
=MINUTO(endereço da célula).

Figura 151 - Função Minuto.

• Função Segundo: Com a fórmula =SEGUNDO(endereço da célula), extraímos somente os

segundos.

Figura 151 - Função Minuto.

Módulo 1 Volume 2 246 Instituto Universal Brasileiro

 Formatando Datas

Quando inserimos datas em uma planilha, podemos formatar as suas células e deixá-las em um
único padrão. Para formatar datas, devemos, primeiro, selecionar uma célula, clicando sobre ela com
o botão direito do mouse. Em seguida, clicamos em Formatar células e escolhemos a categoria Data.

Figura 153 - Formatando datas.

Também podemos formatar datas através do menu Formatar na Barra de Menus. Em seguida,
clicamos em Célula para abrir uma janela em que, no item Número, selecionamos a categoria Data.

Preenchendo Intervalos

Podemos preencher intervalos de células, automaticamente, com números em sequência, sem

a necessidade de digitá-los um por um. Para efetuarmos uma sequência numérica, devemos definir
o primeiro e o segundo valor da sequência, por exemplo, se digitarmos o número 5 na célula A1 e
o número 10 na célula A2, o Excel 2003 reconhece qual será a sequência destes números (5, 10, 15,
20 ...). Para preencher os intervalos com uma sequência, vamos digitar os dois primeiros números de
acordo com a sequência desejada (célula A1, o número 10 e A2, o 20).

Figura 154 - Sequência numérica digitada nas células.

Em seguida, selecionamos as células A1 e A2. Feito isto, levamos o cursor do mouse até o
canto direito inferior (aparecerá este sinal: ┼) da célula A2, daí é só arrastá-lo até as demais células da
sequência (de 10 em 10).
Instituto Universal Brasileiro 247 Módulo 1 Volume 2
 Preenchendo Intervalos com datas

Para intervalos com datas, basta repetir

o mesmo procedimento usado para preencher Figura 155 - Números digitados e a seleção para obtermos
os intervalos com números. Vamos inserir a a sequência desejada, de 10 em 10.
data 25/12/2008 na célula A1 e, na sequência,
26/12/2008. Fazendo o mesmo procedimento, obteremos a sequência de dias que o Excel 2003
interpretou. Também pode ser efetuado para meses e anos.

Figura 156 - Preenchendo intervalo com datas – dia. Figura 157 - Preenchendo intervalo com datas – mês.

Gráficos

Os gráficos são ilustrações que

representam os dados numéricos de uma
planilha, fazendo com que melhore o
entendimento destes valores em uma apostila
ou em uma apresentação. O Excel 2003 oferece
vários tipos de gráficos do tipo bidimensional
(2D) e também tridimensional (3D).
Antes de criarmos um gráfico, devemos,
primeiro, selecionar a faixa de células em que
Figura 158 - Preenchendo intervalo com datas – ano. se encontram os dados que farão parte deste
gráfico. Feito isto, o Excel usa estes valores e os apresenta em forma de marcadores de dados (barras,
linhas, fatias, pontos e outras formas). Estes marcadores são agrupados em sequência de dados,
sendo diferenciados por um padrão, cor ou ambos.
Depois que foi criado o gráfico, podemos aperfeiçoá-lo e enfatizar determinadas informações,
adicionar alguns itens como legendas, títulos, linhas de grade e formatar estes itens com cores,
alinhamentos etc.
O gráfico criado pode ser incorporado na planilha, podendo ser salva juntamente com ele. Este
Módulo 1 Volume 2 248 Instituto Universal Brasileiro
tipo de gráfico e conhecido como gráfico embutido. Ele também pode ser inserido em uma planilha
separada (Graf1). Todas as vezes que as informações da planilha forem modificadas, automaticamente
as do gráfico serão também, mesmo que esteja em outra planilha.

Criando um gráfico

Antes de criarmos um gráfico, vamos, primeiro digitar estas informações em uma planilha nas
seguintes células:

Células Informações
A1 Instituto Universal Brasileiro
A3 Número de alunos por curso
A5 Cursos
B5 Alunos
A6 Supletivo
B6 158
A7 Técnico
B7 275
A8 Profissionalizante
B8 429
Em seguida, selecionados os dados que farão parte do gráfico (neste caso, serão as informações
da célula A5 até B8).

Figura 159 - Selecionando os dados para o gráfico.

A seguir, clicamos no item Assistente de gráfico (Barra de ferramenta Padrão) para abrir a sua
janela. Na etapa 1, vamos observar os vários modelos de gráficos relacionados (colunas, barras, linha,
pizza etc.) e, assim, selecionaremos o tipo pizza. Depois, clicaremos em Avançar para prosseguirmos
com a formatação deste gráfico.
Instituto Universal Brasileiro 249 Módulo 1 Volume 2
 Figura 160 - Clicando no Assistente gráfico para abrir a sua
janela.
Na etapa 2, é mostrado o intervalo em série de dados. Podemos escolher em colunas ou em
linhas. Depois, clicamos e Avançar.

Figura 161 - Escolhendo o intervalo de dados (colunas ou linhas).

Na etapa 3, podemos definir um título para este gráfico (escolhemos “Número de alunos por
curso”), o posicionamento da legenda (à direita, à esquerda etc.) e um rótulo para os dados do gráfico.
Em seguida, clicamos em Avançar.

Figura 162 - Definindo um título,

posicionamento da legenda e
rótulos para os dados do gráfico.

Módulo 1 Volume 2 250 Instituto Universal Brasileiro

 Na quarta e última etapa, definimos este gráfico como um objeto para planilha ou como uma
nova planilha (Graf1). Feito isto, clicamos em Concluir e o gráfico aparecerá imediatamente na tela.

Figura 163 - Finalizando a última etapa.

Movendo e dimensionando gráficos

Podemos movimentar os gráficos dentro do próprio preenchimento, e também seus títulos

e legendas. Basta posicionarmos o cursor até o gráfico, título ou legenda, clicando sobre estes com
o botão esquerdo do mouse e mantendo pressionado-o no mesmo. Depois, é só arrastar o gráfico,
título ou legenda para a posição que desejar. Também podemos arrastar o preenchimento do gráfico
para qualquer posição da planilha.

Figura 164 - Arrastando o gráfico e o seu preenchimento.

Também podemos dimensionar a área do gráfico, isto é, aumentar, diminuir, alargar ou estreitá-
los. Vamos clicar com o mouse sobre a área do gráfico e, em seguida, levemos a seta até um dos
quadradinhos que estão sobre as linhas do preenchimento. Quando aparecer o sinal ↔, pressionamos
com o mouse e arrastamos as linhas até obtermos o tamanho desejado.

Instituto Universal Brasileiro 251 Módulo 1 Volume 2

 Figura 165 - Dimensionando a área do gráfico.

Formatando títulos,
legendas e a área do gráfico

O título, a legenda e a área do gráfico podem sofrer modificações de cor e fonte. Fazemos isto
da seguinte maneira: com o botão esquerdo do mouse, clicamos duas vezes sobre o título, a legenda
ou a área do gráfico para surgir a janela de formatação.

Figura 166 - Janela de formatação ativada.

Com esta janela aberta, podemos observar que há três opções de formatação:
• Padrão: Inserimos bordas e preenchimento.
• Fonte: Mudamos a fonte e seu estilo.
• Alinhamento (título): Fazemos alinhamentos verticais e horizontais.
• Posicionamento (legenda): Posicionamos a legenda em qualquer canto da área.
• Propriedades (área do gráfico): Optamos por movimentar sem dimensionar as células ou
vice-versa.

1) Vamos formatar o mesmo gráfico, em modelo de pizza, mostrado no início desta lição. Primeiro,
modificaremos o título. Clicamos duas vezes sobre ele para aparecer a janela de sua formatação.
Módulo 1 Volume 2 252 Instituto Universal Brasileiro
 Figura 167 - Janela de formatação de título do gráfico ativada.

2) Em seguida, escolhemos a opção Padrão e inserimos uma borda e colorimos o seu

preenchimento.

Figura 168 - Inserindo uma borda e colorindo o preenchimento.

3) Depois, vamos para a opção Fonte para mudarmos para a fonte Times New Roman, tamanho
12 e estilo Negrito itálico.
Figura 169 -
Formatando o
estilo da fonte
do título.

Figura
170 - Título
formatado.
Instituto Universal Brasileiro 253 Módulo 1 Volume 2
 4) Agora, podemos formatar a legenda e a área do gráfico como preferirmos com o mesmo
procedimento feito no título.

Figura 171 - Área do gráfico, título e legenda formatados.

Protegendo Planilhas com Senhas

No momento em que salvamos uma planilha, podemos definir senhas para a proteção deste
arquivo. Assim, quando abrirmos a planilha novamente, será solicitada uma senha para a sua abertura.
Para definir senhas, clicamos no menu Arquivo da Barra de Menus e, depois, em Salvar como
que abrirá a janela com este nome. Nela, clicamos no botão Ferramentas (no canto superior direito da
janela) e, na sequência, Opções gerais. Feito isto, abrirá uma outra janela em que teremos as opções
de salvamento da planilha.

Figura 172 - Sequência Arquivo/Salvar como.

Figura 173 - Clicando na sequência Ferramentas/Opções

gerais na janela Salvar como.

Figura 174 - Janela Opções de salvamento aberta.

Módulo 1 Volume 2 254 Instituto Universal Brasileiro

 Agora, vamos inserir a senha de proteção. Primeiro, digite, no campo Senha de proteção, uma
senha de sua escolha (com números, letras ou ambos).

Figura 175 - Digitando uma senha no campo Senha de

proteção.

Em seguida, insira a mesma senha no campo Senha de gravação.

Figura 176 - Digitando a mesma senha no campo Senha de

gravação.

Agora, clicamos em OK. Feito isto, aparecerá uma janela em que reinserimos senha digitada na
janela anterior. Assim que clicarmos em OK, esta mesma janela se abrirá novamente para reinserir a
senha mais uma vez para a sua confirmação.

Figura 177 - Confirmando a senha digitada.

Instituto Universal Brasileiro 255 Módulo 1 Volume 2

 Feito isto, clicamos em OK. Assim, voltaremos para o início da janela Salvar como em que
salvaremos a nossa planilha com o nome IUB na pasta Desktop.

Figura 178 - Salvando o documento como IUB na pasta

Desktop.

Salvo o documento, vamos abri-lo novamente para testarmos as senhas. Primeiro, clicamos no
botão da Barra de ferramentas Padrão. A janela Abrir será acionada para selecionarmos o arquivo
IUB do arquivo Desktop.

Figura 179 - Abrindo o arquivo IUB da pasta Desktop.

Antes de ser aberto este arquivo, uma janela Senha se abrirá. Agora, podemos inserir a senha
gravada para o arquivo IUB.

Figura 180 - Inserindo a senha do arquivo IUB.

Em seguida, uma outra janela será aberta pedindo para inserir a senha de gravação (a mesma
que você digitou). Ao digitar esta senha novamente, podemos optar em abrir este arquivo clicando
Módulo 1 Volume 2 256 Instituto Universal Brasileiro
em Somente leitura (que não permite fazer alterações no arquivo) ou em OK para abri-lo normalmente
e fazermos as alterações que desejarmos.

Figura 181 - Digitando a senha novamente e clicando em Figura 182 - ... ou em OK.
Somente leitura ...

Imprimindo um documento

Com a planilha feita e com as devidas formatações, agora vamos imprimi-la, mas, antes, faremos
uma série de configurações nesta planilha. Para isto, clicamos no menu Arquivo da Barra de Menus.
Em seguida, clicamos em Configurar página.
Figura 183 -
Sequência do
menu Arquivo/
Configurar
página.

Figura 184
- Janela
Configurar
página aberta.
Instituto Universal Brasileiro 257 Módulo 1 Volume 2
 Com a janela Configurar página aberta, no item Página, podemos modificar o modo de
impressão para:
• Retrato: A planilha será impressa no sentido normal (vertical).
• Paisagem: É invertida o sentido da impressão (horizontal).

Figura 185 - Sentido Retrato (vertical) e Paisagem (horizontal).

Muitas vezes, uma planilha não é impressa totalmente. O restante dela sai na folha seguinte.
Para diminuir o tamanho da informação desta planilha para que saia totalmente em uma única
página, ajustamos a porcentagem do seu tamanho, selecionando Ajustar para, na mesma janela
Configurar página.

Figura 186 - Ajustando a porcentagem do tamanho da planilha

para impressão.

Módulo 1 Volume 2 258 Instituto Universal Brasileiro

 No item Tamanho do papel, dependendo da impressora configurada no computador,
selecionamos:
• Carta: Para impressoras matriciais que utilizam formulários contínuos.
• A4: Impressoras de jato de tinta ou a laser que utilizam folhas de ofício.

Figura 187 - Selecionando o tamanho do papel.

Se quisermos, podemos ajustar o tamanho das margens da planilha. Para isto, clicamos no item
Margens e, em seguida, aparecerá números indicadores das referentes margens (esquerda, direita,
superior, inferior, rodapé) e, com as setas indicadoras para cima e para baixo, modificamos o tamanho
destas margens.

No botão Opções, temos mais

escolhas quanto ao modo de
impressão, de acordo com a im-
pressora instalada no computa-
dor.

Figura 188 - Configurando o tamanho das margens da

planilha.
Além destas configurações, também podemos inserir cabeçalho e rodapé (item Cabeçalho/rodapé),
optar por imprimir as linhas da grade ou selecionar a ordem de página (item Planilha) dentre outros.

Figura 189 - Item configurar

página.

Feito todas as configurações desejadas,

clicamos em Imprimir ou, se preferir, Visualizar
impressão, para que visualizemos a planilha
inteira antes de sua impressão
Instituto Universal Brasileiro 259 Módulo 1 Volume 2