Como a questão da escolha do IR interfere na folha de pagamento?

Como na folha de pagamento é um pouco mais difícil identificar o momento da entrada

de valores, então vamos tratar dos conceitos de regime de caixa e competência

especificamente na folha de pagamento.

O regime de competência se refere ao salário que é contabilizado dentro do mesmo

mês em que o serviço do colaborador foi prestado à empresa (mesmo que o pagamento
da folha seja no mês seguinte da competência). Geralmente neste método o salário é

pago no dia 15 e no dia 30 do mês corrente.

Já no regime de caixa o salário é contabilizado exatamente da mesma forma em que é

feito o pagamento. Como muitas empresas pagam seus salários no 5º dia útil, então a

contabilização normalmente é no mês seguinte ao mês em que o colaborador trabalhou

ou parte no mês trabalhado e parte no mês seguinte, caso haja adiantamento de salário.

Em ambos os casos o salário pode ser pago até o 5º dia útil do mês seguinte ao mês de

referência, respeitando-se os prazos de pagamento estabelecidos nos acordos coletivos

(alguns acordos coletivos determinam que o salário tenha que ser pago sempre dentro

do mês) e CLT. Há empresas que preferem pagar seus salários no 5º dia útil ao invés de

no último dia útil do mês, pois isso aumenta o prazo que a empresa tem para fechar sua

folha e assim evitar que lançamentos devidos fiquem fora da folha. Ao mesmo tempo,

antecipar e pagar no dia 30 facilita o cálculo do imposto de renda e pode encaixar melhor
na estratégia contábil da empresa.

Algumas diferenças importantes entre os dois regimes são relativas ao pagamento

das férias e do 13º, por exemplo. No regime de caixa, o valor pago pelas férias será
registrado quando gerado o recibo de férias, e mesmo que o período ocupe dois meses

diferentes, será integralmente registrado na despesa do primeiro mês, ou seja, no

momento do seu pagamento. Já no regime de competência essa despesa já terá sido

provisionada antes, registrando mensalmente 1/12 do valor em modelo de provisão de

férias, restando apenas dar baixa da provisão de salário, do FGTS e do INSS.
O mesmo ocorre no caso do 13º salário: o regime de caixa efetua a despesa no momento

de gerar o recibo, enquanto no regime de competência essa despesa já estará registrada

em forma da Provisão do 13º Salário, no valor de 1/12 do salário.

No regime de competência, é vantajoso para as empresas utilizarem férias coletivas.

Nesse mês, será dado baixa nas férias, logo não será contabilizado o salário na

competência, tendo como vantagem que a empresa não terá que pagar os encargos do
funcionário.

O regime mais utilizado para folha de pagamento é o de competência, suportado pela

CLT (art. 459) e regras de apuração tributárias e previdenciárias (Decreto nº 3.048/1999,

art. 225).

Para a apuração do Imposto de Renda, faz diferença qual regime eu estou utilizando
na contabilização da folha de pagamento?

A apuração do Imposto de Renda é sempre feita em regime de caixa (o que significa que

o imposto de renda deve ser sempre pago sobre o valor de folha que foi efetivamente
pago no mês corrente), independente de a empresa contabilizar sua folha em regime de

caixa ou de competência. Por isso, há diferenças consideráveis na apuração do imposto

de renda em cada uma destas formas:

 Quando a folha é em regime de competência (totalmente contabilizada dentro

do mês), o Imposto de Renda apurado é referente ao mês de competência e será
pago no mês subseqüente.
 Quando a folha é em regime de caixa, o Imposto de Renda é apurado sobre o
valor que foi efetivamente pago no mês.

Exemplos:

 Salário de janeiro pago em fevereiro: O Imposto de renda apurado em fevereiro

para pagamento em março será referente ao salário de janeiro (que foi pago em
fevereiro).
 Salário de janeiro pago em fevereiro juntamente com adiantamento de
fevereiro: O Imposto de renda será apurado sobre o adiantamento de fevereiro
+ saldo de salário de janeiro (valor que efetivamente foi pago em fevereiro).

O Regime de Competência e o eSocial

O eSocial reforça que para a apuração de obrigações trabalhistas (CLT, art. 459),

tributárias e previdenciárias (Decreto nº 3.048/1999, art. 225) observa-se o regime de

competência, ou seja, todos os lançamentos contábeis na folha devem se referir ao mês

em que foram gerados.

É comum hoje que, para atender os prazos previstos em legislação vigente, as empresas

façam a apuração do controle de freqüência em períodos diferentes do mês, por

exemplo, o período de apuração do ponto seria do dia 16 ao dia 15 de cada mês, ou do
dia 21 ao dia 20 de cada mês, ao invés de considerar o mês completo (do dia 01 ao dia

31) para o fechamento da folha de ponto. Com isso, horas extras, adicionais, comissões,

acabam por vezes sendo pagos um período de mais 30 dias após o evento, assim como

faltas injustificadas e atrasos acabam sendo descontados após este mesmo período.

Embora seja um procedimento muito utilizado, compreensível, e até então aceitável, é

irregular e passível de multa administrativa, uma vez que não respeita os conceitos de

regime de competência. Com a implantação do eSocial este tipo de abordagem precisará

ser completamente eliminada.

Esta é só uma das mudanças que o eSocial vai trazer para o cotidiano dos profissionais

de Departamento Pessoal.