Folha de Pagamento

Todo mês, ao receber nossa folha de pagamento ou holerite —

como também é conhecida — não imaginamos todos
os processos, legislação e variáveis que o profissional
de Recursos Humanos precisa cumprir e avaliar antes de
fechá-la.

Todos esses elementos compõem um dos principais

processos do RH e, talvez, um dos fatores fundamentais para
o bom andamento da empresa.

A elaboração do cálculo da folha é uma obrigação legal das

corporações que contratam por meio da Consolidação das
Leis do Trabalho – CLT. Ela é uma vantagem para a empresa
que pode acompanhar os investimentos mensais em pessoal e
também ao colaborador, que recebe um espelho da renda fixa,
passando a ter conhecimento de todos vencimentos e
descontos realizados durante o mês. 

O que é Folha de Pagamento?

O conceito para folha de pagamento é simples: uma relação de
informações acerca da remuneração que o funcionário de uma
empresa recebe. É um documento de obrigatoriedade da
empresa (artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999), sem
modelo oficial, permitindo ser elaborada de acordo com a
necessidade de cada corporação, mas deve conter todas as
informações legais previstas, cumprindo uma função
operacional, contábil e fiscal.

Dito isso, devemos entender alguns termos

como remuneração e salário, que citamos acima. 

Você sabe a diferença?

Remuneração: a soma do pagamento realizado pelo

empregador direta ou indiretamente, isto é, horas extras,
adicionais, insalubridades, comissões, gratificações, entre
outros, fazem parte da remuneração ao trabalhador.
Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos
os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente
pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas
que receber. 
Salário: Pagamento efetuado ao trabalhador pelos seus
serviços e pelo tempo trabalhado à disposição do empregador.
Integram o salário a importância fixa estipulada, as
gratificações legais e as comissões pagas pelo empregador.

Ou seja, o valor que deverá constar na folha de pagamento é o

salário base acrescido das variáveis de remuneração,
incluindo os descontos previstos — sobre isso falaremos a
seguir.

Pagamento

Esse pagamento pode ser feito, segundo a lei, até o 5º dia útil

do mês subsequente ao vencido, se o pagamento for
mensal, ou até o 5º dia útil quando o pagamento for semanal
ou quinzenal. Contudo, algumas empresas optam por fazer os
pagamentos no último dia do mês. Assim, o fechamento da
folha ocorre alguns dias antes e ganha-se um tempo a mais
para o cálculo devido dos proventos e descontos.

A legislação Trabalhista e Previdenciária prevê que a

empresa faça o cálculo da folha de pagamento à mão, de
forma mecânica ou eletrônica, bem como coletivamente por
estabelecimento da empresa, por obra da construção civil e por
tomador de serviço, com corresponde totalização. Além disso,
a empresa deve manter, em cada estabelecimento, uma via da
respectiva folha e recibos de pagamentos.

No entanto, já sabemos que com a modernização dos

setores de Recursos Humanos, além de o colaborador ter
acesso à sua folha de pagamento quando e onde quiser, por
meio de uma interface online, o próprio RH tem ferramentas
disponíveis para fazer os cálculos, conferências e pagamentos
totalmente automatizados, inclusive por meio de integrações
bancárias, evitando problemas como extravios, furtos e até
mesmo erros de pagamentos. 

A legislação (art. 225, inciso I e § 9º e 273 do RPS - Decreto nº

3.048/99, com as alterações posteriores) estabelece, ainda,
alguns requisitos que devem constar na folha de
pagamento, como os citados abaixo.
 Requisitos que devem constar na folha de pagamento:

 Dados do empregador;
 Dados do empregado, cargo e função;
 Descontos realizados, como INSS, contribuição sindical, FGTS,
Vales, etc;
 Número de dias trabalhados;
 Valores de horas extras, adiantamentos;
 Valor bruto e líquido do salário.
 Agrupar os segurados por categoria: segurado empregado,
trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados
contratado por prazo determinado;
 Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-
maternidade;
 Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada
segurado empregado ou trabalhador avulso.

Por tudo isso, a folha de pagamento envolve muita

responsabilidade. O profissional ou a equipe que executa esse
processo deve ter o máximo de conhecimento acerca da
legislação da folha de pagamento, bem como de seu cálculo,
encargos e demais obrigações.

Como fazer a folha de pagamento?

O artigo 225 do Decreto 3048/1999, nos incisos I e II,
estabelece a obrigatoriedade e detalhes de como fazer a folha
de pagamento:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida

ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo
manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha
e recibos de pagamentos;

II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua

contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de
todas as contribuições, o montante das quantias descontadas,
as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
 Ou seja, para fechar a folha de pagamento é preciso seguir
alguns passos. Para facilitar, listamos eles abaixo. Confira e
faça seu checklist da folha de pagamento:

Diariamente:

 Apurar e ajustar Horas-extras

 Ajustar marcações diversas no ponto (tratar exceções)
 Apurar e ajustar Faltas
 Conferir e enviar ao eSocial retornos de afastamentos
 Verificar banco de horas
 Conferir os vencimentos de contrato de experiência –
prorrogar/efetivar/rescindir

Sempre que houver:

 Lançar vales (adiantamentos, valores de convênios)

 Lançar Atestados
 Fazer Admissão e emitir contratos – 
 Gerar CAGED (sempre que houver admissão)
 Aplicar Advertências
 Aplicar Suspensões
 Calcular Rescisão e emitir documentação
 Calcular Férias e emitir documentação

Antes do fechamento da folha:

 Lançar e conferir o lançamento de Farmácia, empréstimos e

outros convênios de valores apurados mensalmente
 Lançar os Serviços Médicos
 Calcular e conferir Convênios e Serviços
 Exportar Convênios e Serviços para a Folha de Pagamento
 Calcular e conferir o Vale-alimentação/refeição
 Exportar Vale-alimentação para a Folha de Pagamento
 Exportar os lançamentos do ponto para Folha de Pagamento
 Fechamento da Folha:

 Calcular a Folha de Pagamento

 Conferir os Lançamentos da Folha de Pagamento
 Verificar pensões alimentícias
 Conferir Gratificação de Função
 Verificar contribuições sindicais/confederativas/assistenciais
 Conferir dos convênios para o eSocial
 Fazer a Importação/Lançamento das Notas Fiscais de
Produção Rural
 Conferir o fechamento e cálculo de INSS
 Checar o fechamento e cálculo de IRRF
 Gerar a GFIP para recolhimento do FGTS
 Conferir os recolhimentos de FGTS
 Enviar os eventos mensais para o eSocial (S-1200/S-1210/S-
1250/S-1260/S-1280)
 Fazer o fechamento dos Eventos Periódicos (S-1299)
 Conferir o retorno de INSS para o eSocial
 Verificar o retorno de IRRF para o eSocial
 Checar o retorno de FGTS para o eSocial
 Conferir e fechar a DCTFWeb
 Gerar do CAGED Mensal
 Enviar arquivo de pagamento ao Banco (líquidos)
 Gerar provisões de Férias e 13°
 Gerar a integração contábil
 Emitir relatório de férias para programação mensal

Quais os principais proventos da Folha de

Pagamento?
A folha de pagamento é composta, também, por
proventos/vencimentos, isto é, os valores de ganho do
colaborador. Entenda mais sobre os principais:

Salário

É a importância fixa, devida e paga pelo empregador ao seu

empregado em razão do trabalho realizado e tempo à
disposição. Ele deve ser firmado em contrato entre as partes,
obedecendo a legislação
 Horas extras

É considerada hora extra o adicional de horas de trabalho

realizado além das horas estabelecidas em contrato de
trabalho. A legislação prevê que o colaborador poderá trabalhar
por até duas horas além da jornada de trabalho normal. Essa
jornada deverá ser paga com o acréscimo de, no mínimo, 50%
sobre o valor da hora normal paga ao colaborador.

Descanso Semanal Remunerado - DSR

Todo trabalhador tem direito a um dia de descanso

remunerado, ou seja, pago. A legislação estabelece que essa
folga ocorra, preferencialmente, aos domingos, mas isso não é
obrigatório.

O repouso semanal deve ser de 24 horas, sem possibilidade de

divisão desse tempo em horas diárias. Por outro lado, o
colaborador que não cumprir sua jornada de trabalho,
integralmente, poderá perder esse descanso.

Adicional Noturno

O trabalhador que realize seu trabalho entre às 22h e às 5h

para trabalhador urbano e entre às 20h e as 4h para
trabalhador rural deverá receber adicional noturno, isto é, o
percentual de, no mínimo, 20% do seu valor hora. A hora de
serviço noturno é de 52 minutos e 30 segundos.

Adicional de insalubridade

Previsto no artigo 192 da CLT, o adicional de insalubridade

deve ser pago ao colaborador que desenvolve suas atividades
profissionais em condições insalubres acima dos limites de
tolerância estabelecidos pelo Ministério do Trabalho.  Esse
adicional é calculado sobre o salário mínimo ou sobre o piso da
categoria, podendo ser de:

 10% para grau mínimo

 20% para grau médio
 40% para grau máximo
Adicional de periculosidade

O adicional de periculosidade deve ser pago ao colaborador

que desenvolve suas atividades em contato permanente com
inflamáveis, eletricidade ou explosivos em condições de risco.
O adicional deverá ser de 30% sobre o salário do colaborador,
sem acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou
participações nos lucros da empresa.

Salário-família

O salário família é um benefício concedido pelo governo federal

aos trabalhadores que possuem filhos de até 14 anos de idade ou
com deficiência. Esse benefício garante o acesso à alimentação,
saúde e educação desses dependentes.

É importante destacar que o benefício não está sujeito a qualquer

desconto, sendo considerado uma remuneração adicional aos
trabalhadores que possuem dependentes.

Para ter direito ao salário família, o trabalhador deve estar

registrado em uma empresa e ter remuneração mensal de até um
valor estipulado pelo governo federal.

Atualmente, o valor máximo pago por filho é de R$ 59,82 para

aqueles com salário de até R$ 1.754,18.

Como já citado anteriormente, o valor do salário família em

2023 é de R$ 59,82 por filho de até 14 anos de idade ou com
deficiência para trabalhadores que ganham até R$ 1.754,18.

Por exemplo, se um trabalhador tem um filho de 13 anos de idade

e recebe um salário de contribuição de R$ 1.200,00. O valor do
seu salário família será de R$ 59,82.

Somando o salário de R$ 1.200,00 mais o salário família de R$

59,82, esse trabalhador irá receber o total de R$ 1.259,82.

Já um outro exemplo seria um trabalhador que tem dois filhos,

um de 12 e outro de 14 anos. Ele recebe o mesmo salário de R$
1.200,00 em carteira. Ele tem direito a receber R$ 119,64
de salário família pois são dois filhos (R$ 59,82 + R$ 59,82).
Somando-se o salário de R$ 1.200,00 mais o salário família de
duas crianças, o total será de R$ 1.319,64.

Diárias para viagens

As diárias para viagens são os valores pagos ao colaborador

para cobrir despesas necessárias em uma viagem, como
alimentação, transporte, hotel, entre outros. Esses valores
devem constar na folha de pagamento, mas de acordo com o
artigo 457 da CLT, esses valores não integram a remuneração
do colaborador, não se incorporam ao contrato de trabalho e
não constituem base de incidência de qualquer encargo
trabalhista e previdenciário.

Adicional por tempo de serviço

O adicional por tempo de serviço não é um benefício

estabelecido pela legislação trabalhista, mas pode se tornar um
benefício concedido pela empresa, se decidido em acordo ou
convenção coletiva. Neste mesmo ato, é estabelecido o tempo
de casa necessário para receber o valor, bem como o valor que
deverá ser pago.

Entretanto, uma vez pago ou concedido por determinado

período, torna-se um direito do colaborador da empresa e não
poderá ser suprimido.

Auxílio-Creche/Babá

Empresas que possuam mais de 30 colaboradoras com mais

de 16 anos, têm a obrigação de oferecer um espaço físico para
que as mães deixem seus filhos com idade entre 0 a 6 meses,
enquanto elas trabalham. Caso esse espaço não seja ofertado
pela empresa, e mesma passa a ser obrigada a das auxílio-
creche/babá a mulher até que o bebê tenha 6 meses.

O valor desse auxílio varia de acordo com a empresa, mas

normalmente é estabelecido em acordo ou convenção coletiva.
Quais os descontos da Folha de Pagamento?
A folha de pagamento é composta, também, por descontos, isto
é, os valores que devem ser deduzidos do colaborador
referentes a:

Desconto de Previdência

O desconto da Previdência é a tributação das contribuições

sociais destinadas à Previdência Social, de acordo com a IN
971/2009. Isso quer dizer que a empresa desconta o valor em
folha, referente à previdência, que deverá ser destinado ao
colaborador para sua aposentadoria. As alíquotas para
desconto variam, com percentuais entre 8% a 11%,
dependendo do salário de contribuição.

São obrigados a contribuir com a previdência: empregados

pela CLT, empregado doméstico, trabalhador avulso e
contribuinte individual, com atividade remunerada.

Impostos de renda

O Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF é a tributação

devida sobre os rendimentos de um colaborador. Ele deve ser
apurado e retido pela fonte pagadora, isto é, pela empresa
responsável por fazer o pagamento ou o repasse de valores à
Receita Federal. Para calcular o IRRF na folha de pagamento é
necessário conferir uma tabela de contribuição mensal, que
contém as alíquotas que devem ser pagas, de acordo com o
valor de contribuição.

Como calcular o IRRF na Folha de Pagamento?

A base de cálculo para o IRRF é o salário bruto descontado da

Contribuição Previdenciária (INSS).

Vamos ver um exemplo?

Suponha que você tenha um salário bruto de R$2.000, logo o
desconto do INSS é de 9% x 2.000=180. Então, a base de
cálculo do IRRF é de R$2.000-180=R$ 1.820.

Contribuição sindical

Após a Reforma Trabalhista ser aprovada em 2017, a

contribuição sindical passou a ser facultativa. Em março de
2019, a MP 873 tentou estabelecer que nos casos de
pagamento da contribuição por parte do colaborador, o
desconto não fosse realizado por meio da folha de pagamento,
mas sim via boleto diretamente com o sindicato. Porém, a MP
não foi votada dentro do prazo máximo e acabou perdendo sua
validade em junho de 2019.

Adiantamentos

O adiantamento salarial é realizado ao colaborador que o

solicita e, o valor deve ser descontado do pagamento no mês
subsequente. O desconto impacta também as deduções sobre
a remuneração integral.

Contudo, não há muitas normas sobre adiantamentos e ela só

é obrigatória se firmada em acordo ou convenção coletiva.

Faltas e atrasos

Para faltas ou atrasos sem justificativas, a corporação poderá

descontar o dia não trabalhado, bem como o valor
correspondente ao DSR. Além disso, se na semana que houve
a falta ocorrer um feriado, o colaborador poderá ter o respectivo
dia descontado.

Vale-transporte

O vale-transporte é um direito do trabalhador que utiliza o

transporte público. Ou seja, a empresa deve pagar as
despesas de deslocamento do colaborador de casa para o
trabalho e vice-versa.

Contudo, a empresa tem o direito de descontar até 6% do

salário-base do colaborador, de acordo com o custo com o
trajeto. E, se ofertar o transporte gratuito, a empresa não deve
oferecer este benefício.

Vale-alimentação

A legislação, além de não obrigar a empresa a oferecer esse

benefício, não estabelece, às que adotam, um valor mínimo
para o desconto do vale-alimentação na folha de pagamento do
colaborador, mas o máximo: não pode ultrapassar 20% do
salário.

Além disso, as empresas que aderem ao Programa de

Alimentação do Trabalhador – PAT, tem direito a deduzir as
despesas com a alimentação dos colaboradores em até 4% do
imposto de renda devido.

Desoneração da Folha
O termo desonerar significa tirar o ônus, isto é, desobrigar
alguém ou algo a fazer alguma coisa ou reduzir sua obrigação.

No caso da desoneração da folha de pagamento, tratada pelas

Leis 12.546/2011 e 13.161/2015, sua função é reduzir a carga
tributária paga pelas empresas. Mas o que isso quer dizer?

Bem, até 2011, as empresas tinham apenas uma forma de

tributação ao INSS, a contribuição sobre a folha de pagamento
(convencional). Assim, a corporação pagava 20% sobre o valor
das remunerações dos seus colaboradores.

Em 2015, as empresas passam a ter uma segunda opção: a

contribuição sobre a receita bruta, conhecida como
desoneração, em que o valor recolhido é determinado por um
percentual sobre a receita bruta, que varia de 1% a 4,5%, de
acordo com o setor.

Resumindo

Contribuição sobre a folha de pagamento (convencional): a

empresa faz o pagamento de 20% sobre o valor das
remunerações dos profissionais;
 Contribuição sobre a receita bruta (desoneração): a
empresa faz o pagamento por meio de um percentual que varia
de 1% a 4,5% (de acordo com o setor) sobre a receita bruta da
corporação.

Se a empresa optar pela desoneração, precisa saber que ela é

realizada, na prática, a partir do imposto da Contribuição
Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) e o recolhimento
é realizado via Documento de Arrecadação de Receitas
Federais (DARF), a guia de pagamento que reúne os tributos
pagos pelas empresas para a União.

Contudo, é preciso ficar atento porque a IN RFB nº 1876, de

19 de março de 2019, prevê a dispensa da
obrigatoriedade da CPRB na EFD-Contribuições a partir dos
prazos de obrigatoriedades de escrituração na EFD-Reinf, de
acordo com a IN RFB nº 1.701/2017.

Até lá, as empresas dos seguintes segmentos podem seguir

as instruções da CPRB e suas respectivas alíquotas para a
desoneração.

Segmentos:

 Calçados
 Call Center
 Comunicação
 Confecção/vestuário
 Construção civil
 Couro
 Empresas de construção e obras de infraestrutura
 Fabricação de veículos e carroçarias
 Máquinas e equipamentos
 Projeto de circuitos integrados
 Proteína animal
 Têxtil
 Transporte metroferroviário de passageiros
 TI (Tecnologia da informação)
 TIC (Tecnologia de comunicação)
 Transporte rodoviário coletivo
 Transporte rodoviário de cargas

No ano em que completou 10 anos de surgimento, a

desoneração da folha de pagamento viveu mais um capítulo
importante. Em dezembro de 2021 estava previsto o
encerramento do benefício. Porém, a medida foi prorrogada
novamente, desta vez até 31 de dezembro de 2023.