Folha de pagamento: entenda os cálculos, impostos e contribuições

Publicado em 14 de Março de 2017

A folha de pagamento é uma despesa fixa e pode ser a que mais toma capital de giro
da empresa. Por isso, o empresário deve entender como funcionam seus cálculos para
manter o controle sobre esses valores e até prevê-los para quando pensar em
contratar um novo funcionário.
Agora, você saberá como calcular os holerites, com vencimentos, impostos e
contribuições. Continue lendo e saiba:

 Quais são os principais vencimentos e como chegar aos seus valores;

 Como calcular as contribuições de um empregado;
 Como funciona o FGTS;
 O cálculo do imposto de renda retido na fonte e suas faixas de incidência;
 Quais são os principais benefícios concedidos a empregados e de que forma
impactam no cálculo da folha.

Vencimentos
Esses elementos são os que somam a remuneração bruta, valor que servirá de base
para os descontos que veremos à frente.

Salários horista e mensalista

O salário base de um funcionário, colocado na carteira de trabalho, é registrado em
valor por hora ou por mês. E é esse número que serve de base de cálculo para todos os
demais fatores, além de ser o ponto de partida do contracheque.

Em algumas ocasiões, empregados e empregadores precisam fazer a conversão do

valor para outro formato, o que é simples. Para passar um salário horista para
mensalista, basta multiplicar o valor horário por 220. E para obter o resultado
contrário, divide-se a remuneração mensal por 220.

Salário-família
Esse vencimento não é um direito de todo trabalhador. Para recebê-lo, a pessoa deve
enquadrar-se nos seguintes critérios:

1. Possuir no mínimo um dependente legal, sendo que cada um deles dá direito a

uma quota de recebimento;
2. E ter renda de até R$ 859,88, cujas quotas são de R$ 44,09;
3. Ou ter renda entre R$ 859,89 e R$ 1.292,43, cujas quotas são de R$ 31,07.
Descanso semanal remunerado (DSR)
A maioria dos trabalhadores possui domingos e feriados como dias oficiais de
descanso. E, conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), esses dias são
remunerados.

Para os mensalistas, o DSR já consta na remuneração total registrada em carteira.

Quanto aos horistas, ele é definido por um cálculo separado, com os seguintes passos:

 Contar o número de domingos e feriados do mês;

 Multiplicar o número desses dias por 7,33 horas;
 E multiplicar o resultado acima pelo valor da hora do empregado.
Adicional noturno
Conforme a CLT, o espaço de tempo entre 22 e 5 horas é classificado como expediente
noturno. Portanto, o funcionário com horário de trabalho nesse período recebe mais
20% de adicional noturno em cada hora trabalhada.

É importante esclarecer também que as horas noturnas de trabalho legalmente duram

52 minutos e 30 segundos. Por isso, o período conta com sete horas mas registra oito
de atuação.

Horas extras
Geralmente, as horas extras dão ao trabalhador mais 50% sobre o valor de sua hora
para cada uma feita adicionalmente. E em domingos e feriados, os dias de descanso
remunerado, a adição é de 100%.

Calcular a hora extra de um funcionário horista é mais simples. Pois se, por exemplo,
seu salário é de R$ 10 por hora, basta adicionar mais R$ 5 a cada hora extra.

Quando um mensalista trabalha fora de expediente padrão, é preciso reverter a

remuneração em horas para fazer a conta. Por exemplo:

 O trabalhador recebe R$ 2.500 mensais: R$ 2.500 ÷ 220 = R$ 11,36 por hora;

 R$ 11,36 + 50% = R$ 17,04 por hora extra;
 R$ 11,36 + 100% = R$ 22,72 por hora adicional em dia de descanso
remunerado.
Horas extras noturnas
O funcionário cujo expediente seja apenas noturno não tem direito a horas extras
noturnas. Porém, o trabalhador com horário considerado diurno e que atua entre 22
horas e 5 horas as recebe.

Para essa conta, o adicional noturno e o valor extra têm como base a hora de trabalho
comum, e são calculados separadamente. Por exemplo, quando o empregado recebe
R$ 15 por hora e trabalha adicionalmente após as 22 horas, tem direito a mais R$ 3
pelo trabalho noturno e R$ 7,5 pelo expediente extra em cada hora feita.

Na folha de pagamento, os adicionais são apresentados separadamente com os seus

totais.

Descanso semanal remunerado sobre as horas extras

O DSR, que incide sobre o salário, também reflete sobre as horas extras.

O cálculo para chegar a ele é relativamente simples. Os números utilizados são:

 O valor total das horas extras feitas no mês;

 O número de dias úteis do mês;
 E o número de domingos e feriados do mês.
E os passos para realizar a conta são:

1. Dividir o valor das horas extras pelo número de dias úteis;

2. E multiplicar o resultado obtido acima pelo total de domingos e feriados do
mês.

Contribuições
Contribuições sindicais mensal e anual
Por livre decisão, o empregado pode filiar-se ao sindicato da área e contribuir com ele
mensalmente. E quando isso ocorre, a mensalidade é descontada dele no cálculo da
folha de pagamento e repassada ao sindicato pela empresa.

Por outro lado, a contribuição anual é uma obrigação. Então, na apuração dos salários
do mês de março, todos os funcionários devem ter o valor de um dia de trabalho
descontado dos holerites. E o empregador tem até 30 de abril para totalizar os
descontos na guia de arrecadação anual ao sindicato e pagá-la.
Contribuição previdenciária
O INSS é descontado do trabalhador conforme a sua remuneração bruta. E nesse
sistema, as alíquotas ficam entre 8% e 11%, até o limite de R$ 608,44. Veja as faixas da
contribuição:

 Salário bruto até R$ 1.659,38: 8% de INSS;

 Salário bruto de R$ 1.659,39 a R$ 2.765,66: 9% de INSS;
 Salário bruto de R$ 2.765,67 a R$ 5.531,31: 11% de INSS;
 A partir de R$ 5.531,32: R$ 608,44 de INSS.

Fundo de Garantia
O FGTS também tem como base de cálculo o total de vencimentos do empregado. E
sobre esse valor, apura-se 8% — depositado pelo empregador e não descontado em
holerite.

Imposto retido na fonte

A base para o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é a mesma utilizada para a
apuração do INSS menos o desconto da contribuição previdenciária. Por exemplo, se o
funcionário tem remuneração bruta de R$ 3.200 — sobre a qual incide INSS de R$ 352
(11%) —, a base de cálculo do IRRF é R$ 2.848.
Ainda antes de fazer a conta para chegar ao tributo devido, deve-se descontar R$
189,59 do resultado obtido por dependente legal que o empregado tenha. Por
exemplo, se o funcionário tem a base de R$ 2.848, que calculamos acima, e possui um
filho menor de 14 anos, ela passa a R$ 2.658,41.

Depois, tendo a base real do imposto conhecida, pode-se identificar em que faixa de
percentual ela se encaixa. As faixas são as seguintes:

 1ª faixa: 7,5% para bases de R$ 1.903,99 a R$ 2.826,65;

 2ª faixa: 15% para bases de R$ 2.826,66 a R$ 3.751,05;
 3ª faixa: 22,5% para bases de R$ 3.751,06 a R$ 4.664,68;
 4ª faixa: 27,5% para bases a partir de R$ 4.664,69.
Apurado o imposto de acordo com a alíquota da sua base de cálculo, um valor padrão
é deduzido e reduz o imposto retido. Para cada percentual existe uma dedução
definida, da seguinte forma:

 1ª faixa: R$ 142,80;
 2ª faixa: R$ 354,80;
 3ª faixa: R$ 636,13;
 4ª faixa: R$ 869,36.
Exemplificando a apuração com a base do nosso exemplo acima, teríamos a seguinte
conta:

 R$ 2.658,41 x 7,5% = R$ 199,38;

 R$ 199,38 – R$ 142,80 = R$ 56,58 de tributo retido.

Principais benefícios
Vale-transporte
O auxílio ao transporte do empregado é obrigatório quando este manifesta que tem
tal necessidade, por meio de declaração feita no ato da contratação.

Em relação ao cálculo da folha, o contratante pode descontar até 6% da remuneração

bruta em contracheque para conceder vales ou passagens.
Vale-refeição
Apesar de não ser um benefício obrigatório, é muito comum que as empresas o
forneçam a seus empregados. E, se for o caso, o desconto em holerite máximo é de
20% em relação ao valor dado como benefício.
Tem mais alguma dúvida sobre folha de pagamento que você precisa esclarecer na sua
empresa? Deixe nos comentários para respondermos.

Estudo de Caso
Após descrever os principais procedimentos inerentes ao departamentopessoal por meio
do referencial teórico, apresenta-se neste capítulo dopresente trabalho a história e
características da empresa pesquisada.
Em seguida, visando alcançar os objetivos propostos inicialmente, verificaram-se as
rotinas da empresa estudada visando confrontá-las com o que obriga a legislação.

Histórico da Empresa
A empresa em estudo é uma sociedade empresária limitada, que iniciou suas atividades
em 20 de janeiro de 2011, atualmente é tributada pelo lucro real, está localizada na cidade
de São Mateus do Sul – PR. O seu ramo de atividade é o comércio varejista de
mercadorias em geral, compredominância de produtos alimentícios e miudezas em geral.

Rotinas do Departamento Pessoal

Foi realizada uma entrevista com a analista do departamento pessoal da empresa,
solicitando que a mesma descrevesse as rotinas do departamento pessoal desde a
admissão até a demissão.
Na organização objeto da pesquisa, os procedimentos de entrevista e seleção de
empregados são realizados pela própria analista do departamento pessoal, que analisará
os currículos deixados na empresa e chamará os candidatos selecionados para entrevista.
Logo após a aprovação do novo empregado na entrevista pela analista e pelos outros
sócios da empresa, serão solicitados ao candidato alguns documentos necessários à sua
contratação:
- RG;
- CPF;
- Título de Eleitor;
- Carteira de Reservista;
- Carteira de Habilitação;
- Certidão de Nascimento ou Casamento;
- Certidão de Nascimento dos filhos;
- Carteira de Vacinação dos filhos menores de 7 anos;
- Comprovante de Residência;
- 1 Foto 3x4;
- Carteira de Trabalho;
- Exame admissional;
- Certidão de antecedentes criminais.
A Folha de Pagamento é mensal e geralmente é fechada no último dia de cada mês, o
pagamento é efetuado aos funcionários até o quinto dia útil do mês subsequente, o
documento emitido para assinatura do mesmo é o recibo de pagamento de salário onde é
descriminado os Proventos e Descontos de cada funcionário e são apurados os Encargos
Sociais. No mês de Janeiro de 2014 foramapurados os seguintes gastos com a folha de
pagamento deste comercio varejista, conforme departamentos abaixo:
FOLHA MENSAL
A folha de pagamento mensal de um funcionário mensalista na função de Operador de
Caixa tem como base o salário de R$ 923,00, o mesmo foi admitido em novembro de 2013
e em janeiro de 2014 teve o seguinte recibo de pagamento:
O referido recibo de pagamento foi calculado da seguinte forma:
- Proventos:

 Salário Base Normal: R$ 923,00 - Valor este válido para todos os meses até a
próxima convenção da categoria, pois o funcionário foi contrato com salário mensal
e não por hora.
 Salário Família:R$ 24,66 – Valor referente a 01 dependente conforme tabela
expressa através da PORTARIA MPS Nº 19/2014 (DOU de 10.01.2014).
 Adicional de Quebra de Caixa 10%:R$ 92,30 – Valor calculado sobre o Salário
Base Normal (R$ 923,00 x 10% = R$ 92,30).

Totais Proventos: R$ 1.039,96 (R$ 923,00 + R$ 24,66 + R$ 92,30)

- Descontos:

 INSS: Valor pago pela empresa geralmente até o dia 20 do mês subsequente,
sendo descontado do funcionário e discriminado na parte de descontos no recibo
de pagamento mensal, a base de cálculo é determinada sob o total dos proventos
deduzindo o salário família, neste caso da seguinte forma: R$ 1.039,60 – R$ 24,66
= R$ 1.015,30 x 8% = R$ 81,22.

A porcentagem de 8% está de acordo com Tabela de Apuração Mensal através da Portaria

MPS nº 19/2014 (DOU de 10.01.2014).

 Compras Alimentícias/Gêneros: Como o estudo de caso deste artigo se trata de

um Supermercado, há também um desconto de seus funcionários com Compras
Alimentícias/Gêneros no valor de R$ 924,55.
 FGTS: Valor pago pela empresa até dia 07 do mês subsequente, a base de cálculo
é determinada sob o total dos proventos também deduzindo o salário família, neste
caso da seguinte forma: R$ 1.039,60 – R$ 24,66 = R$ 1.015,30 x 8% = R$ 81,22.

Por fim após serem calculados os proventos e descontos chegamos ao total líquido devido
ao funcionário do determinado setor de: R$ 1.300,0 – R$ 1.033,20 = R$ 34,19.
FÉRIAS
Abaixo exemplo de cálculo de férias de um funcionário do Departamento nº 04 com Salário
base de R$ 923,00. A cada 12 meses o Funcionário tem o direito de gozar férias de 01
mês (30 dias), porém se não houver rescisão do contrato, pois na rescisão é pago as
férias proporcionais, neste caso como não houve rescisão nem faltas durante o período
aquisitivo e o empregado gozou dos 30 dias das férias vencidas de 23.06.2014 a
22.07.2014. No cálculo das férias além do salário normal, é acrescido 1/3 sobre esse valor.
Férias: 08 dias do Mês de Junho:
Proventos:

 Férias Normais: R$ 246,13 (Valor Base de cálculo: R$ 923,00 / 30 dias = R$

30,7666 x 08 dias = R$ 246,13)
 Int. Quebra de Caixa Férias: R$ 24,61 (Valor base de cálculo: R$ 246,13 x 10% =
R$ 24,61.
 Int. H.E Férias:R$ 7,38 (Média das Horas Extras dos últimos meses)
 1/3 de Férias:R$ 92,71 (Valor calculado sobre a base de cálculo das Férias
normais somando a Int. Quebra de Caixa Férias e Int. H.E férias : R$ 278,12 x
0,3333 = R$ 92,71).

FÉRIAS: 22 dias do Mês de Julho:

Proventos:

 Férias Normais: R$ 655,03 (Valor Base de cálculo: R$ 923,00 / 31 dias = R$

29,77419 x 22 dias = R$ 655,03)
 Int. Quebra de Caixa Férias: R$ 65,50 (Valor base de cálculo: R$ 655,03 x 10% =
R$ 65,50.
 Int. H.E Férias:R$ 19,63 (Média das Horas Extras dos últimos meses)
 1/3 de Férias:R$ 92,71 (Valor calculado sobre a base de cálculo das férias normais
somando a int. quebra de caixa férias e Int. H.E férias: R$ 740,16 x 0,3333 = R$
246,72).

Total das férias dos 30 dias: Férias Normais + Int. Quebra de Caixa Féria + 1/3 de férias
= R$ 1.357,71.
Descontos:

 INSS: R$ 108,61 (Valor descontado do funcionário sob base de cálculo do total dos
proventos R$ 1.357,71 x 8% (porcentagem de acordo com Tabela de Apuração
Mensal através da Portaria MPS nº 19/2014 (DOU de 10.01.2014).

Neste mês o funcionário recebeu suas férias calculadas da seguinte forma: Férias Normais
somando-se a Int. Quebra de caixa 10%, Int. H.E Férias e 1/3 de Férias que totalizaram:
R$ 1.357,71.
Esse valor servirá como base de cálculo do FGTS na porcentagem de 8%: R$ 1.357,71 x
8%= R$ 108,61 (pago pela empresa até dia 07 do mês subsequente) e para o INSS acima
já vimos que foi de 8% sob o total dos proventos chegando no valor de: R$ 108,61 (Pago
pela empresa geralmente até o dia 20 do mês subsequente, esse valor é descontado do
Funcionário e discriminado na parte de Descontos no Recibo de Férias).
Por fim após serem calculados os proventos e descontos chegamos ao total liquido de
Férias devido ao Funcionário: R$ 1.357,71 – R$ 108,61= R$ 1.249,10.
Esse valor deve ser pago 03 (três) dias antes do início do gozo das férias.
DÉCIMO TERCEIRO
Abaixo exemplo de 13º salário de um funcionário com o salário base de R$ 1.195,60. O
valor do adiantamento do 13osalário corresponderá à metade do salário recebido pelo
empregado no mês anterior, sendo pago proporcionalmente ao tempo de serviço do
empregado prestado ao empregador, considerando-se a fração de 15 dias de trabalho
como mês integral. Desta forma, se a primeira parcela for paga no mês de novembro, o
valor do adiantamento será calculado com base no salário do mês de outubro.

 1º Parcela:

Adiantamento de 13º Salário: R$ 597,79

Valor calculado da seguinte forma: Salário Base R$ 1.195,60 / 2 = R$ 597,79 (na primeira
parcela não é descontado o valor do INSS Funcionário, para fins de FGTS é calculado
normalmente e a base de cálculo é o valor do adiantamento).

 2º Parcela:

13º Salário Total: R$ 1.717,01.Sendo a segunda parcelaR$ 1.119,22.

Esse valor é baseado na soma da segunda parcela acrescentando a Int. H.E 13º Salário
mais Int. Adicional Insalubridade 13º Salário: R$ 597,81 +R$ 282,29 + R$ 239,12= R$
1.119,22. Totalizando o valor de R$ 1.717,01.
O FGTS é calculado normalmente e a base de cálculo é o valor da 2º parcela mais as
somas efetuadas.
Somente na segunda parcela que se desconta o INSS do funcionário somando-se para
base de cálculo o valor da primeira parcela, ex: R$ 597,79 + R$ 1.119,22 = R$ 1.717,01 x
9% = R$ 154,53 (valor do desconto INSS).
O valor Líquido a ser pago até o dia 20 de dezembro da 2º parcela será de R$ 964,69 que
obtemos a partir do seguinte cálculo: total 13º Salário R$ 1.717,01 – R$ 597,79 (1º
parcela) – R$ 154,53 (desconto INSS) = R$ 964,69.
CONCLUSÃO
Não temos dúvidas de que para se calcular a folha de pagamento é preciso ter noções de
matemática financeira e principalmente, ter conhecimento das leis trabalhistas.
Do ponto de vista ético, o processo de execução da folha de pagamento é fundamental
porque isso evita que erros e irregularidades sejam cometidos que podem afetar
diretamente a produção da empresa. Geralmente as empresas realizam a execução da
folha de pagamento, em intervalos regulares durante o mês, pois pelo fato de afetar
diretamente o seu faturamento, isso evita com que haja irregularidades em sua renda.
Já do ponto de vista contábil, a folha de pagamento tem um papel muito importante porque
nela constam os gastos efetuados pela empresa ou instituição referentes aos salários e
encargos sociais e isso afeta de forma direta o lucro das mesmas.
Referências
GONÇALVES, Gilson. Curso prático de direito do trabalho. Curitiba: Ed.Juruá, 1998.
FIDELIS, Gilson José. Gestão de Pessoas: Rotinas Trabalhistas e Dinâmicas do
Departamento de Pessoal. São Paulo: Ed. Érica, 2008.
MONTANA, Patrick J. Charnov. 1998.Administração. São Paulo : Saraiva, 1998.
MARTINS, Sérgio Pinto. 2010.Direito do Trabalho. 26ª ed. São Paulo : Atlas S.A, 2010.
HEMÉRITAS, Adhemar B. 1984.Organização e Normas. São Paulo : Atlas S.A, 1984.
MANDARINO, Humberto. 1981.Custos. 3ª ed. São Paulo : Atlas S.A.
Lei 8212/91 - CLP – Consolidação da Legislação Previdenciária
CLT -Consolidação das Leis do Trabalho