Checklist Admissional: o que é e para o que serve?

Saiba quais documentos são obrigatórios por lei, para realizar a admissão de
novos colaboradores. E também os documentos que não podem ser exigidos.
Todas as empresas que realizam contratação CLT, precisam solicitar exame
admissional e uma série de documentos, é o que o RH chama de checklist
admissional.
 
Se trata de uma lista com todos os documentos necessários para a contratação
do novo colaborador. São utilizados para ficha cadastral e também dar entrada
no pagamento dos salários, benefícios e previdenciários.
 
Neste artigo falaremos um pouco sobre o funcionamento do checklist de
admissão e quais documentos precisam estar nessa lista. Confira.

O que é checklist admissional?

É uma lista de documentos necessários para o registro de uma nova

contratação, o colaborador é informado com antecedência sobre esta lista, que
deve conter itens originais e também cópias.

E essa entrega precisa ser feita, preferencialmente antes do início das

atividades na empresa, para que já esteja tudo certo e acordado.
Os documentos podem dar entrada ao seguro de vida, benefícios, auxiliar nos
pagamentos de salários, hora extra e descontos mensais obrigatórios por lei
como FGTS e INSS.

Quais documentos precisa solicitar no checklist

admissional?
 
Costuma ser solicitado cópias ao colaborador, para que o RH possa coletar e
manter arquivado em seus documentos, sendo o original de uso
exclusivamente do funcionário. 
Em alguns casos não serão solicitadas cópias, apenas o original para
checagem ou baixa em carteira. São exigidos pela Lei 5.553, de acordo com o
Artigo 1:
 
    Art. 1º A nenhuma pessoa física, bem como a nenhuma pessoa
jurídica, de direito público ou de direito privado, é lícito reter qualquer
documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por
fotocópia autenticada ou pública-forma.
 Inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de
eleitor, carteira profissional, certidão de nascimento, certidão de
casamento, comprovante de naturalização e carteira de identidade de
estrangeiro.
 
Separamos uma lista dos documentos que são solicitados para a admissão do
candidato:
 
 Cópia do RG;
 Cópia do CPF;
 Carteira de trabalho (CTPS) deve ser devolvida em até 48h;
 Inscrição no PIS/Pasep;
 Foto 3×4;
 Cópia do título de eleitor;
 Original e cópia da carteira de habilitação (CNH) com categoria exigida;
 Cópia do comprovante de residência;
 Cópia do comprovante de escolaridade;
 Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
 Cópia da certidão de nascimento ou certidão de casamento;
 Cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
 Original do atestado de saúde ocupacional;
 Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
 Cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para
filhos de até 7 anos;
 Original e cópia da carta de referência.
Os originais ou cópias autenticadas devem ser devolvidos ao colaborador
dentro do prazo exigido por lei, já as cópias são retidas pela empresa, para
comprovação de dados e mantimento de informações internas de cada
integrante.
 

Retenção de documentos do checklist admissional

Os documentos originais têm um curto prazo para permanecer com a empresa,

devem ser devolvidos ao colaborador dentro da data estipulada, para que o
mesmo a guarde e mantenha sobre posse.

A não entrega pode resultar em processos e graves acusações à empresa,

pois é proibido reter documentos além da data determinada pela Lei 5.553-68,
que diz:

        Art. 2º Quando, para a realização de determinado ato, for exigida

a apresentação de documento de identificação, a pessoa que fizer a
exigência fará extrair, no prazo de até 5 (cinco) dias, os dados que
interessarem, devolvendo em seguida o documento ao seu exibidor.
1º – Além do prazo previsto neste artigo, somente por ordem judicial
poderá ser retido qualquer documento de identificação pessoal.         
2º – Quando o documento de identidade for indispensável para a
entrada de pessoa em órgãos públicos ou particulares, serão seus
dados anotados no ato e devolvido o documento imediatamente ao
interessado.         
        Art. 3º Constitui contravenção penal, punível com pena de prisão
simples de 1 a 3 meses ou multa de NCR$ 0,50  a NCR$ 3,00, a
retenção de qualquer documento a que se refere esta Lei.
     Parágrafo único. Quando a infração for praticada por preposto ou
agente de pessoa jurídica, considerar-se-á responsável quem houver
ordenado o ato que ensejou a retenção, a menos que haja , pelo
executante, desobediência ou inobservância de ordens ou instruções
expressas, quando, então, será este o infrator.

O que não pode estar no checklist?

A empresa pode sofrer multa, processos trabalhistas e penalidades, caso exija

do colaborador documentos que pode causar discriminação e comprometer a
candidatura da vaga em questão.
Não poderá ser exigido:
Exame de HIV;
Exames de gravidez;
Registros de quitação de dívidas ou de endividamento, como certidão negativa
no SPC e Serasa;
Dados de antecedente criminal;
Documento que comprove que o colaborador nunca entrou com ações
trabalhistas de outras empresas.
É necessário que a empresa não solicite esses itens aos colaboradores, pois
não são autorizados pela lei.