Gestão de contratos de

obras públicas em Excel:

está na hora de
abandonar essa prática!
 Para que uma obra pública seja bem executada,
em termos de qualidade e prazos, é preciso que
todas as suas etapas sejam muito bem pensadas,
desde o planejamento estratégico, passando pela
Apresentação composição do orçamento, a realização da
licitação, a gestão do contrato, a execução,
fiscalização, até a prestação de contas.

É de se imaginar que fazer o controle de TODOS

estes processos através do Excel é extremamente
exaustivo e perigoso! Apesar da utilidade da
ferramenta ser inegável, o Excel já está mais do
que ultrapassado, e não é nada prudente usá-lo
como base de dados.

Você ainda se arrisca utilizando inúmeras

planilhas para fazer o controle de obras públicas?
Evoluir é preciso! Com certeza para fazer uma
eficiente gestão e fiscalização dos contratos de
obras públicas é necessário consultas mais
complexas e tratamento de dados mais apurados,
além de consistência! E o nosso querido Excel
possui limitações para processar tantas linhas,
colunas e cálculos.
 Existem tecnologias especializadas que auxiliam

Apresentação na visualização de todas as etapas do andamento

de uma obra e permitem identificar possíveis
falhas a tempo de corrigi-las, sem maiores
prejuízos a sua execução. Com as informações
sempre atualizadas, a tomada de decisão é
mais rápida e assertiva.

Uma destas ferramentas é o Obras.gov,

desenvolvida pela Softplan. Uma solução
especializada em gestão de contratos de obras
públicas, do orçamento à entrega.

Preparamos nesse ebook um comparativo entre

Excel e Obras.gov que pode cair como uma luva
para suas dúvidas e dificuldades na gestão de
obras públicas.

Boa leitura!
04 Questões sobre Orçamento

10 Questões sobre Fiscalização e Medição

17 Questões sobre Gestão de Contratos

22 Bem-vindo a transformação digital

24 Conclusão

DICA PARA LEITURA

O índice é clicável, ou seja, ao clicar

em um título, você será direcionado
para a página com o conteúdo.
Questões sobre
Orçamento

04
O orçamento é determinante para
os custos de uma obra, já que os
preços unitários e as quantidades de
materiais a serem utilizados embasam
a licitação e, por consequência, os
valores (estimados) que serão
investidos nela.
É também determinante para o
planejamento do cronograma, já
que, por exemplo, quando se vai
dimensionar a duração de uma
atividade no cronograma, é preciso
conhecer a produtividade adotada
no orçamento, assim como, quando
se vai estimar o custo da mão de obra,
é necessário saber se a obra terá turno
da noite ou quantas frentes de
trabalho serão utilizadas.
Claramente o orçamento tem um
alto grau de importância para o
sucesso da realização da obra.
E não é nenhuma novidade o
grande desafio que é usar o Excel
como recurso de desenvolvimento
de orçamentos!
Para confeccioná-lo é necessário
trabalho manual de copiar dados
de diversas fontes, e a criação de
inúmeras tabelas de referências
de preço que precisam ser
acessadas de forma manual.
Isso gera um enorme volume
de dados espalhados por
diversos documentos.
05
Enorme volume de dados

usando Excel

Cá entre nós, sabemos o quão suscetível a erros é a movimentação ou alteração

de um grande volume de dados de uma planilha para outra. Basta um erro
ao atualizar os preços de uma tabela, sem perceber a tempo de corrigir, e o
valor de uma licitação pode sofrer alterações causando graves prejuízos
para todos os envolvidos.

A atualização de preços em uma planilha Excel, com 2000 itens, por exemplo,
pode levar um dia inteiro ou mais. Isso sem contar o trabalho de conferência
da planilha.

Aliás, que você nunca passe por essa situação, mas já imaginou ter uma pane
em uma máquina, que leve à perda de todos esses dados, sem ser possível
recuperá-los, caso não haja um backup dos arquivos? E ainda assim, o que
garante que a versão salva no backup seja realmente a mais recente?

usando Obras.gov

Com o Obras.gov, você pode reduzir em média 80% o tempo para a criação de
orçamentos, aumentando a produtividade da equipe. Como a solução não exige
tantos trabalhos manuais, se minimiza a chance de erros a serem cometidos,

06
gerando segurança em todo processo. No caso da atualização de um grande
volume de informações, o trabalho é realizado em questão de cliques.

O Obras.gov permite a importação automática das tabelas referenciais de preço

mais utilizadas no país, como SICRO (Sistema de Custos Referenciais de Obras),
SINAPI (Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil)
e ORSE (Sergipe), como esta importação é automática o risco de erro de cálculo
e de utilizar informações desatualizadas é inexistente.

E mais, sabemos como é bastante comum que haja um grande intervalo de tempo
entre a elaboração do orçamento inicial e a finalização da contratação da empresa
que irá executar a obra, o sistema realiza a atualização do orçamento “antigo”,
partindo de uma nova consulta aos referenciais de preços.

Caso essas tabelas não atendam à necessidade do órgão, o sistema permite

elaborar referenciais de preço próprios, desde que seja feita uma justificativa
técnica. Quanta praticidade, não é mesmo?

Lidando com as diversas planilhas de cálculo

usando Excel

É comum (mas não deveria!) existirem várias versões de uma mesma planilha
de cálculo pois pode haver muitos usuários utilizando o mesmo arquivo.
Isso aumenta o risco de alguém atualizar a versão errada e não há controle

07
de quem editou ou atualizou as informações inseridas. É aquela clássica situação
em que um servidor cria um documento e compartilha com a equipe. Todos fazem
download e, sempre que alteram, enviam o documento novamente por e-mail
de quem o criou. Porém, alguém pode esquecer de encaminhar a atualização
para os outros.

E aí é que mora o problema, pois isso acaba sendo suficiente para causar um
erro de comunicação altamente prejudicial.

usando Obras.gov

O Obras.gov tem acesso simultâneo de múltiplos usuários! Isso significa que

os usuários terão 100% de segurança que estão mexendo na versão atualizada
do arquivo e ainda com rastreabilidade de quais alterações foram feitas
por quais usuários.

Não há medo de perda de informações pois todos os dados ficam armazenados,

sendo realizada cópia de segurança diariamente e automaticamente. Além disso,
é permitido alocar toda a planilha do orçamento para um único usuário ou fazer
a alocação de grupos de serviços por usuário.

Ou seja, se uma pessoa está confeccionando os itens do orçamento em um grupo

de serviços, por exemplo, ninguém mais poderá inserir ou alterar serviços deste
mesmo grupo, garantindo a integridade dos dados.

08
 Os 4 melhores benefícios do Obras.gov para
a composição de orçamentos:

Possibilita a análise crítica de um orçamento, verificando se há

1 itens sem preço ou quantidade, falta de BDI em algum serviço,
entre outras informações;

Calcula automaticamente o valor final do orçamento considerando

2 todas as suas variáveis;

Proporciona análises comparativas entre orçamentos, para verificar

3 as alterações de projetos ou de qualidade de materiais que podem
influenciar significativamente no valor da obra;

Permite a importação das tabelas SICRO, SINAPI e ORSE,

4 além de composições próprias.

09
Questões sobre
Fiscalização e
Medição

10
Quando falamos de obras públicas, você há de concordar que a importância da
fiscalização para a realização adequada da obra é gigante. O profissional que
atua nessa atividade é, portanto, figura primordial.

Devido à complexidade da atividade, são necessários muitos cuidados na

fiscalização de obras para evitar transtornos, paralisações e punições pelos
órgãos de controle. Então, como facilitar a fiscalização e medição do
andamento das obras públicas?

Uma das maneiras de dar eficiência e qualidade ao trabalho do fiscal de obras,

é o investimento em tecnologia. Com esse apoio fica muito mais fácil para o fiscal
acompanhar e atualizar in loco e em tempo real o andamento de uma obra.

Substituir as tradicionais planilhas de Excel para o acompanhamento do

cronograma de execução da obra, ajuda a combater diretamente o atraso na
conclusão dos trabalhos. Mesmo o fiscal sendo um profissional comprometido
com o seu trabalho, o Excel dificulta alguns processos da fiscalização e medição.
Podemos afirmar que é arcaico fazer esse trabalho ainda com a ferramenta.

11
O Excel pode ser um inimigo da fiscalização da obra

usando Excel

Imagine que na era do smartphone e da conectividade ainda existem fiscais

que precisam ir até a obra, anotar as informações e medições em papel e apenas
posteriormente a visita editar os arquivos pelo computador, criando mais um
documento para a mesma obra. Imagine a grande capacidade de arquivamento
para as pesadas planilhas e arquivos de imagens.

Ademais, não podemos esquecer que o Excel é como um quadro em branco que
se pode incluir qualquer coisa. Ele não oferece nenhum tipo de apoio para auxiliar
na medição da obra, como por exemplo a emissão de alertas sobre medição a
mais do que o contratado ou se o valor total medido ultrapassou o valor previsto
no cronograma de desembolso.

Imagine que grave a situação, se por engano, o preço ou a quantidade contratada

de um serviço for alterado e este erro for percebido somente em uma auditoria.
Isto infelizmente (mesmo que seja um engano) pode causar sérias penalidades!

usando Obras.gov

O Obras.gov possui um diário de obras digital. Nele é possível adicionar, em

poucos cliques, imagens georreferenciadas das medições e incluir as condições
meteorológicas, informações quantitativas sobre as obras, tudo na palma da mão.

12
Os fiscais o utilizam dentro do
canteiro de obras. Todas as
informações do andamento das
obras são atualizadas em tempo
real, através de aplicativo mobile
exclusivamente criado para
dispositivos móveis, que estão
integrados à solução central,
sem necessidade de conexão
com a internet. (Isso mesmo,
funciona off-line!)

Graças ao Obras.gov o fiscal, o

engenheiro e o gestor podem estar
conectados a qualquer hora, de
qualquer lugar, acompanhando e
monitorando o andamento da obra!

E ainda, é possível estabelecer

critérios para envio de alertas de
medição, como quando os valores
ultrapassam o previsto em
cronograma ou alertas quando
inconsistências são identificadas,
assim não é necessário realizar
conferências, pois o sistema
entrega total confiabilidade.

13
A comunicação com a empreiteira contratada

usando Excel

Normalmente, o fiscal faz uso da planilha enviada pela empreiteira ou cria o seu
próprio modelo, desta forma, quem recebe a medição pode ter interpretações
diferentes ao analisar as planilhas.

E claro ainda gera aquele “velho problema”, pois dependendo da quantidade

de planilhas utilizadas e do volume de informações contido em cada uma delas,
o setor precisará de computadores capazes de armazenar estas informações.

Caso exceda a capacidade de armazenamento, será preciso arquivar os

documentos mais antigos, mesmo que ainda sejam necessários.

usando Obras.gov

O Obras.gov conta com um padrão único de layout, intuitivo e fácil de utilizar,

isso evita erros entre quem alimenta e analisa os relatórios de medição.
Não é necessário construir mais um modelo de planilha ou arquivo.

O servidor precisa apenas fazer a inserção das informações. Dessa forma evita
também o já citado “velho problema” de armazenamento, que realmente é velho
e ultrapassado, pois hoje em dia está tudo na nuvem!

14
As informações são registradas e armazenadas inteiramente na nuvem com
capacidade contratada pelo órgão público.

Caso seja necessário, basta expandir o espaço! Assim, a gestão de um projeto

de construção pública se torna mais eficiente, baseando-se em dados
precisos, confiáveis e totalmente integrados com outros processos.

15
 Os 4 melhores benefícios do Obras.gov para
fiscalização e medição:

Oferece TODAS as informações de cronogramas, medições, saldos

e alterações contratuais em um só lugar. Arquiva os documentos
1 relacionados a contratos em meio digital, em um repositório único
de dados, além de fotos.

Possibilita ao engenheiro e gestor acompanhar a obra em

2 tempo real, através de fotos, vídeos e georreferenciamento.

Diário de obras digital, permite o registro digital de todas as

informações referentes à construção, como serviços executados,
3 condições climáticas e disponibilidade de recursos humanos e
materiais. Sem necessidade de conexão com a internet.

Otimiza processos como a emissão de avisos e notificações sobre

4 o andamento da obra, além de limitações e bloqueios.

16
Questões sobre
Gestão de Contratos

17
Uma boa gestão de contratos de obras públicas depende da disponibilidade
e acessibilidade de todas as informações. Para isso é fundamental ter todos
os contratos integrados em um único lugar, com as informações sobre
cronogramas, saldos e alterações.

Só assim os servidores e gestores poderão acompanhar os processos de

forma rápida e fácil. Em resumo (e não é novidade!) para uma obra pública
ser executada com qualidade é necessário fazer uma boa gestão dos
contratos, acompanhando de perto os atrasos e entregas, bem como ter
um cuidadoso controle do orçamento.

18
Mas como ter todas as informações acessíveis?

usando Excel

Com certeza não será através do Excel! A ferramenta acaba por descentralizar
as informações e também gerar incertezas sobre a versão da planilha que está
sendo usada. Não possui recursos de rastreabilidade e além de tudo é muito
limitada na emissão de relatórios!

Afinal, não podemos esquecer que o Excel é um documento que precisa ser
abastecido. A inteligência por trás da planilha é das equipes que inserem os
dados. Caso uma linha seja excluída por engano, um erro de digitação ou uma
tabela com referenciamento dos dados que mude a estrutura pode causar
uma grande diferença na regra de cálculo.

Trabalhando com dados de alta complexidade, como é o caso de obras públicas,

é preciso conferir, conferir e conferir de novo. É necessário conhecimento
avançado de fórmulas e cálculos para elaboração de planilhas que sejam
realmente efetivas na solução de problemas complexos.
Não é tão fácil assim...

usando Obras.gov

Como dito nos capítulos anteriores, com o Obras.gov é possível rastrear

as informações e os usuários que fizeram alterações nos documentos,

19
como também ter acessos simultâneos, possibilitando o trabalho em conjunto
e garantindo que todos estão trabalhando no mesmo documento.

A solução Obras.gov emite relatórios completos e automatizados feitos

em poucos segundos. É simples, basta selecionar os itens necessários é
gerado o relatório.

O sistema é intuitivo, com recursos claros e objetivos. Qualquer pessoa que

fizer o treinamento da solução não precisa ter experiência ou conhecimento
aprofundado para utilizá-la.

O Obras.gov conta com uma equipe disponível para capacitar os servidores

e ajudá-los a explorar todos os recursos.

20
 Além de tudo, a solução permite integrações com outras plataformas
e sistemas governamentais como Portal de Transparência, Sistema do
TCE e Sistema de Gerenciamento de Financiamento (Caixa, BID e outros).
Para os chamados contratos guarda-chuvas, assim como os aditivos de
contrato, a solução consegue ser eficaz na tomada de decisão de contratar
serviços de manutenção, centralizando as informações em um mesmo
ambiente. No caso de aditivos de contrato, depois de aprovado o orçamento
e estabelecidos os valores e os prazos de serviços, nada pode ser incluído
ou excluído sem que seja por meio de um aditivo aprovado.

Os 4 melhores benefícios do Obras.gov para

gestão de contratos de obras públicas:

Permite a gestão de todas as informações, por meio da

1 centralização de dados;

Proporciona flexibilidade na criação de relatórios gerenciais. Feitos de

2 maneira prática e rápida. Em poucos segundos é selecionado os itens
necessários e é gerado;

Integra com outras plataformas e sistemas, como Portal de

3 Transparência, Sistema do TCE e Sistema de gerenciamento
de financiamento (Caixa, BID).

Realiza o controle de aditivos, respeitando os limites contratuais

4 e controlando valores, prazos e vencimentos contratuais.

21
Bem-vindo a
transformação
digital

22
Todas as informações das obras na palma da mão!

O Mapa Interativo de Obras dá acesso a todas as informações das obras

gerenciadas na tela do seu celular ou computador de forma descomplicada e
visual. Permite acessar os contratos, as medições, fotos e vídeos do andamento
da obra em um mapa georreferenciado. Além de tudo é possível deixá-lo
disponível na web para toda população acessar.

Conheça mais sobre o

Mapa Interativo do Obras.gov

23
 Tentar transformar o Excel num mega-aplicativo
para fazer a gestão de obras públicas se torna tão
oneroso que compensa investir em uma
Conclusão tecnologia dedicada a esta finalidade. A função
do Excel é manipular dados, não os controlar.

Muitos vêem Excel como software "gratuito"

porque ele está instalado na maioria dos
computadores, é familiar e disponível. Porém
quando analisamos as limitações do Excel, fica
claro que com ele se gasta muito mais tempo em
processos manuais. Horas e semanas para
alimentar e conferir todos os dados inseridos, e
sem nenhuma garantia de segurança.

Por óbvio concluímos que ele é ideal para tarefas

extremamente simples, no entanto, quando se
trata de um assunto tão importante como a
gestão de obras públicas, a escolha de
ferramentas adequadas para maximizar a
eficiência (reduzindo assim os custos),
e trazer segurança é indispensável.

24
Interessante observar, que o investimento em tecnologia de ponta, custa um
ínfimo percentual do prejuízo causado pelo insucesso das obras públicas. Investir
e aprimorar a infraestrutura do setor público significa aumentar as condições de
crescimento sustentável do país. Portanto não se arrisque mais fazendo a
gestão dos contratos de obras públicas através do Excel.

Conheça o Obras.gov! O Obras.gov atende clientes de todos os portes e já

gerenciou mais de R$ 600 bilhões em contratos de obras públicas.

Tem alguma dúvida ou quer saber

mais sobre a solução para gestão de
contratos de obras públicas da Softplan?
Entre em contato com os nossos especialistas.

Softplan, comunicação entre o Governo

e o Cidadão por meio de soluções
intuitivas e desburocratizadas.

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gestaopublica.softplan.com.br