Baseline de projetos: o que é e

qual a sua real importância?

Escrito por Project Builder em 24/03/2021. Postado em Projetos.

A baseline de projetos é útil para apontar as referências indispensáveis para que o

trabalho seja monitorado. Ela serve como um guia para os gerentes de projetos
organizarem e gerenciarem mudanças e alterações aprovadas. Na fase de planejamento
das atividades, a linha de base ajuda a acompanhar o andamento das entregas e o tempo
dispensado às ações. Esse modelo mostra tudo o que foi aprovado e estabelecido, de
modo que é uma amostra visual do projeto.

Neste artigo, vamos explicar o que é a baseline de projetos e como funciona, além de
registrar por que é um guia tão importante e como deve-se fazer um cronograma. Além
do mais, vamos falar sobre os tipos, a otimização do tempo, a qualidade etc.

Deseja obter mais informações sobre a importância da baseline para as empresas?

Acompanhe a leitura!

O que é baseline de projetos?

A baseline de projetos também é conhecida como linha de base. O termo é definido no
PMBoK Guide (Project Management Body of knowledge), do PMI, como sendo um
plano aprovado para o projeto com mais ou menos mudanças. Dessa forma, trata-se de
um planejamento combinado e aceito por todas as pessoas envolvidas nas ações para
evolução das atividades.

A linha de base é uma fotografia do planejamento do projeto, ou seja, o ponto de partida

que ficou definido ou a referência que engloba o orçamento, o cronograma e o escopo.
Ela representa um grupo de informações que faz parte das atividades que servem para
comparar entre aquilo que foi aprovado e o que realmente é feito.

Como funciona a baseline de projetos?

A baseline é a cópia dos dados elaborados para fazer os comparativos durante a
execução de um projeto. Os itens são acompanhados e relatados separadamente, para
oferecer garantia de que tudo é feito de maneira adequada. A linha de base estará
presente no planejamento e no início dos projetos, mas alterações podem ser feitas se
for necessário.
Os gestores geralmente colocam os dados no sistema e salvam uma cópia da baseline,
que registra o tempo de duração do projeto, o volume de horas, o orçamento, a data de
começo e fim de um projeto. Além disso, ela mostra as atribuições dos envolvidos, as
tarefas, os recursos, os trabalhos, entre outros dados considerados importantes.

Essas informações são usadas para fazer análises de desempenho dos projetos, por meio
de um software ou sistema que aponta as variações calculadas entre agendamento e
realização de atividades. Uma variação acontece sempre que há uma mudança entre o
que foi aprovado e a realidade. Também, há a possibilidade de rastrear a linha de base.

Por que a baseline de projetos é tão

importante?
Ela é muito importante já que oferece diversas vantagens para os interessados. O guia
permite ao gerente do projeto comparar tudo o que foi preestabelecido até certo ponto e
o que realmente foi feito. Depois disso, fica mais fácil prever dificuldades, por exemplo,
possibilidade de atrasos, alterações indispensáveis, localização de fornecedores,
contratação de funcionários etc.

Ganho de experiência
Em virtude disso, muitas situações são evitadas e solucionadas antes que realmente
ocorram. A qualidade melhora e todos ganham tempo durante a execução das
atividades. Por outro lado, há um aprendizado para o gestor, que analisa o cronograma
da baseline que pode ser aplicado em outras ocasiões.

Essa bagagem é relevante para os próximos desafios, tanto para os colaboradores quanto
para os líderes. A comparação entre o planejamento original e o que realmente acontece
viabiliza a antecipação de situações, a fim de evitar prejuízos e fatos negativos para a
empresa.

Permite fazer comparações

Como já foi dito, na baseline fica definido tudo o que será produzido por meio do
projeto que será gerenciado pelo gestor responsável. Essa previsão facilita as
comparações entre o que foi previsto e o que é feito na prática. Outros elementos para a
avaliação das atividades em andamento também são destacados e o gerente consegue
identificar causas e localizar efeitos.
Otimiza o tempo
A otimização do tempo se torna mais fácil porque a baseline apresenta um calendário
para a execução do projeto. No guia ficam explícitas as datas e as atividades que são
distribuídas, de modo que todos os acontecimentos são dispostos em ordem cronológica.
A linha de base aponta o caminho que será seguido pelos colaboradores e gestores.

Traz mais qualidade para o projeto

Algumas métricas são usadas para identificar a qualidade desejada para confecção de
produtos ou realização de serviços. A baseline é um ponto de referência para o
monitoramento do desenvolvimento das tarefas relacionadas ao projeto. Caso seja
necessário fazer mudanças nos planos para aprimorar os resultados, elas serão
aprovadas, monitoradas e controladas.

Melhora o controle
A linha de base melhora o controle das operações e dos custos também. Um orçamento
é usado como referência para limitar os valores investidos no projeto. As informações
obtidas de projetos anteriores ou já concluídos dão uma ideia da quantia que será
necessária para que os resultados sejam excelentes. Assim, a baseline possibilita o
controle das finanças e dos trabalhos.

Prever e evitar problemas

Use a baseline para fazer a previsão de dificuldades e para evitar a concretização de
problemas. Ao definir e fixar uma linha de base, você conseguirá avaliar os números e
prever possibilidades. Os projetos trazem muitas incertezas, tendo em vista que as suas
características são únicas e passíveis de alterações constantes.

Evita atrasos
Evite atrasos nas entregas acompanhando os seus projetos por meio da linha de base.
Além de apontar o caminho a ser seguido, a baseline registra o ciclo de vida de um
projeto e fornece elementos para tomar decisões mais acertadas ou corretivas sempre
que for necessário. Os reparos podem ser feitos a tempo e ações preventivas são
aplicadas para controlar desvios e alterações.
Entendeu o que é baseline de projetos e qual a sua real importância? Um cronograma de
linha de base pode ser feito após a aquisição dos conhecimentos indispensáveis, os quais
são comprovados inclusive com a realização de um exame de certificação. Portanto,
usar esse guia é uma escolha inteligente, já que ele regula o andamento das atividades.

Gostou do conteúdo? Então, leia agora Curva S: saiba o que é e como utilizá-la a favor
dos seus projetos!
Curva S: saiba o que é e como
utilizá-la a favor dos projetos
Escrito por Project Builder em 26/11/2018. Postado em Projetos.

No Brasil, a curva S é uma das ferramentas de acompanhamento

mais utilizada e difundida no gerenciamento de projetos. No entanto,
apesar de toda essa amplitude, ainda existem muitos mistérios e
incompreensões em torno do assunto, causando dúvidas que se tornam
comum entre os gestores.

Como identificar desvios e tendências em seus projetos? Analisando datas

e custos? Comparando valores planejados e reais em busca de uma
estimativa de progresso? Tentando adivinhar as tendências que surgirão
no decorrer do projeto?

Neste artigo, mostraremos que existe uma ferramenta muito mais eficaz
do que as opções acima. Continue acompanhando para entender como a
curva S pode ajudar você em sua gestão.

Entendendo o que é a curva S

Conhecida como um modo bastante eficiente de apresentação dos
dados gerenciais para o acompanhamento de projetos, a curva S se baseia
em uma representação gráfica capaz de permitir o contraste entre os
desvios do que foi planejado em comparação com o realizado.

A apresentação simultânea demonstra todo o clico de vida — e, por isso, as

tendências podem ser traçadas a partir do monitoramento do histórico — e
a saúde do projeto. Por meio dessa análise, o gestor passa a ter maiores
chances de intervir em casos que poderão comprometer os prazos
ou os custos do delineamento.

O nome “curva S” esta ligado à regularidade do desembolso financeiro

(custos) e realização física (trabalho). Afinal, é comum que o início do
projeto seja marcado pelo mínimo de desembolso e avanço físico, que
ascende e se estabiliza conforme as atividades avançam. Daí o formato de
“S”.
Comparando o que foi planejado
A linha de base do projeto deve ser guardada sob sete chaves para que
não ocorra a inviabilização da comparação do que foi previsto inicialmente
com o que foi executado. Isso significa que o uso da curva S depende do
empenho do gestor ao comparar o que foi planejado com aquilo que
realmente ocorreu.

Quem quiser realizar esse feitio precisará organizar bem as

informações durante o planejamento, registrando as atualizações sempre
que possível.

Mesmo sendo uma prática condenável, não é difícil

achar projetos gerenciados com base na atualização da preparação,
desconsiderando a comparação que favorece o acompanhamento do
projeto.

Comparando o que foi realizado

A curva S também depende das informações do desembolso financeiro e
do trabalho desempenhado no projeto. Seja a organização mensal,
trimestral, semestral ou anual, é necessário manter a linha de base do
projeto preservada. Para isso, os dados deverão representar o que
realmente ocorreu do ponto de vista físico (trabalho) e financeiro (custos).

Cruzando o planejado com o realizado

Com o planejamento preservado e o conhecimento do desembolso
financeiro e da realização física, você já tem o necessário para plotar
o gráfico da curva S.

Vale dizer que, apesar de poder ser feita em diferentes períodos, a

comparação costuma ser feita mês a mês. Portanto, o previsto no
planejamento mensal e o resultado obtido no mês determinado devem ser
inseridos no gráfico para demonstrar os desvios positivos ou negativos do
projeto.
Essa organização permitirá que você extraia a curva S, contrastando a
realização com o planejamento elaborado. Analisar essa representação
gráfica abrirá caminho para uma melhor compreensão do status real do
projeto. Isso sem falar dos subsídios oferecidos para uma tomada de
decisão mais assertiva mediante a observação da tendência.

Analisando a funcionalidade
do gerenciamento de custos de um
projeto, segundo o PMBOK
Como sabemos, os custos operam com diversos tipos de efeitos sobre um
projeto. A proposta de gerenciar esses custos têm a ver com o tratamento
dessas consequências durante todo o ciclo de vida planejado.

Além de ser um processo capaz de fornecer suporte para a análise

da performance futura do produto do projeto (sendo um bem ou serviço),
ao gerenciar os custos, o gerente de projetos passa a calcular o Retorno do
Investimento (ROI), tanto real quanto estimado.

Em planos com mesmos tempo, escopo, qualidade e custos, essa

planificação se dá na divisão da utilização do capital operacional (OPEX) e
do capital fixo (CAPEX).

Aplicando a Curva S em seus projetos

Você já percebeu que neste artigo mencionamos a linha de base,
ou baseline. Ela é traçada durante o processo de planejamento com os
números que atuarão como fundamento das entregas, conforme as etapas.

Depois que essa linha é estabelecida, uma nova é criada conforme o que
está sendo posto em prática. Imagine se você pudesse comparar aquilo em
que se acredita que será realizado com o que foi possível realizar. É isso.

Planejamento e execução costumam ser diferentes e, na análise das linhas,

quanto maior for a abertura, mais atrasada estará a obra. Tal praticidade
auxilia o gestor na identificação de tendências de redução ou aumento da
capacidade do time, que precisa entregar a obra dentro do prazo
determinado.
Uma curva de acumulação possibilita o acompanhamento periódico da
evolução das variáveis do projeto, verificação da evolução do cronograma
e dos impactos consequentes de atrasos ou adiantamento das tarefas.

Essa aplicação também permite que haja a criação de parâmetros

comparativos entre a performance esperada com relação ao andamento
físico ou progresso dos serviços (materiais, custos e equipamentos), isto é,
com o desempenho realizado.

Um gestor que deseja checar os eventuais impactos causados pela falta de

conformidade entre a preparação e a execução encontra na curva S uma
alternativa para obter sucesso em seus resultados. Afinal, nada melhor do
que estudar a representação gráfica do status do projeto e alocação dos
recursos de maneira visual e prática.

O formato da Curva S faz com que os profissionais possam perceber

melhor se a concentração das tarefas permanece dividida de acordo com o
que foi determinado no planejamento. É basicamente um instrumento de
análise relevante desde os projetos simples aos mais complexos e
extensos.

Se você tem problemas com o gerenciamento de prazo, fluxo de

trabalho ou no workflow de aprovação dos seus projetos, chegou a
hora tomar o controle da sua gestão e passar a tomar decisões com
base em dados concretos.

Software de gestão de projetos: 9

motivos cruciais para usar
Escrito por Redator em 25/06/2022. Postado em Gestão, Projetos.

A gestão de projetos é um processo que envolve planejamento e uma

série de informações coordenadas, por vezes complexas. Num mundo
globalizado que demanda cada vez mais rapidez e praticidade, o uso de um
bom software de gestão de projetos é fundamental na otimização de todo
o trabalho de um projeto.

Além de permitir a integração de dados, o software facilita a comunicação

entre os profissionais da equipe. Isso favorece a supervisão e
acompanhamento de atividades em tempo real e favorece decisões mais
rápidas e eficientes, como quais tarefas devem ser priorizadas ao longo de
cada etapa do projeto. O resultado é maior qualidade, riqueza de
informações e menor incidência de erros.

O desafio do gestor de projetos

Especialmente quando os processos da sua empresa estão passando por
inovações constantes, ser gestor de projetos é aprender a resolver
problemas que surgem na rotina de qualquer empreendimento. Os
softwares de Gestão de Projetos foram desenvolvidos sobretudo para
ajudar a equipe a resolver os desafios do dia a dia. Atualmente, eles
constituem a ferramenta que os líderes e funcionários qualificados
precisam para tornar mais eficiente todas as fases de um projeto.
Mesmo com todos os benefícios que oferecem, ainda existe uma
resistência quanto ao uso de softwares para gestão de projetos justificada
pela necessidade de instalação de programas. Contudo, essa ferramenta
pode ser hospedada na nuvem, o que dispensa inteiramente a necessidade
de programas e licenças de uso pela empresa.

8 motivos cruciais para o uso de um

software de gestão de projetos
Vejamos a seguir os 8 motivos fundamentais para o uso do software de
gestão de projetos como solução tecnológica para o crescimento da sua
empresa.

Padronização dos projetos da empresa

A primeira função de um software de gestão de projetos é a definição de
formatos, nomenclaturas e informações.

Isso é o que permite a padronização de projetos de acordo com

formatações pré-estabelecidas e diminui consideravelmente erros e perda
de tempo com correções, uma vez que os profissionais terão sempre
acesso a versão mais recente do projeto.

Facilidade no acesso a documentos

Ao organizar todos os projetos em uma única plataforma, este software
promove a integração em tempo real das informações entre os
colaboradores e maior controle sobre suas tarefas.

Interações, fluxos e prazos para entrega de trabalhos, alterações e revisões

feitas no projeto podem ser acompanhadas a qualquer momento, com a
ressalva de que é possível também restringir o acesso às informações do
projeto ou permissões para a alteração de dados.
Compartilhamento de projetos
O desenvolvimento colaborativo entre projetos é mais uma funcionalidade
do software de gestão. Isso permite aos colaboradores criar e compartilhar
projetos a distância com praticidade e rapidez, o que otimiza a
comunicação entre profissionais.

O resultado é uma maior produtividade, melhor detalhamento do

andamento dos processos, maior controle e assertividade na tomada de
decisão e redução significativa dos problemas gerados pelo desencontro
de informações.

Motivação da equipe
Nem sempre manter uma equipe engajada é tão simples quanto parece, e
um software de gestão também pode ajudar o gestor nesse ponto. É
possível planejar e documentar as atividades relacionadas ao projeto,
gerando assim uma melhor comunicação entre os profissionais. Dessa
forma, os integrantes da equipe se sentem mais seguros para
desempenhar suas funções, garantindo melhores resultados no alcance
das metas e objetivos do projeto.

Auxílio na priorização de projetos

Em todo o projeto as tarefas costumam estar relacionadas e muitas vezes
é difícil priorizar diversas atividades em uma equipe que também é
extensa. Nesse momento, o software de gestão de projetos pode ajudar o
gestor a avaliar quais atividades devem ser priorizadas para otimizar a
performance da sua equipe.
Essa ferramenta permite a união de todos os registros importantes para o
andamento do projeto em um só lugar. Isso dissipa conflitos entre setores,
especialmente quando o trabalho é feito remotamente, na medida que traz
transparência ao gerenciamento de todo o projeto.

Relatórios personalizados
Esses softwares permitem a seus usuários editar métricas e indicadores,
obtendo assim uma análise importante do andamento dos projetos. Por
isso, é possível encontrar erros e soluções com maior facilidade e optar
por melhores tomadas de decisão.

Automação no cálculo das horas trabalhadas

O controle do ticket e do cronômetro permite aos gestores conferir o total
de horas trabalhadas por cada colaborador no período de interesse e
quanto tempo ele está utilizando para realizar suas atividades. Essa
informação é fundamental para definir o orçamento de um projeto.

Além disso, as antigas e contraproducentes planilhas ficaram para trás,

pois há o uso de um painel de controle centralizado.

Eficiência na gestão
Com todas as vantagens enumeradas até aqui, o gerenciamento de
projetos com o uso de softwares adquire muito mais valor. É mais fácil
escolher quais caminhos seguir e melhorar a qualidade dos resultados, pois
o acesso à informação e controle é maior.
O aumento da comunicação e automação permite à equipe respeitar e até
mesmo reduzir prazos.

Satisfação do cliente
O software de gestão de projetos não facilita apenas a vida dos
profissionais e das equipes, mas também do cliente. Nem sempre é fácil
entregar um projeto dentro do prazo, com o melhor preço e qualidade que
o contratante espera.

Com a otimização do tempo de produção e maior integração da equipe, há

maiores condições de superar as expectativas dos clientes e gerar
fidelidade, pois os profissionais podem atender suas demandas com maior
rapidez.

Ter seus projetos documentados em um banco de dados permite um

controle muito maior para qualquer tipo de projeto. Isso acontece porque
um maior compartilhamento de dados e possibilidade de acesso remoto a
informações por todos os funcionários autorizados a qualquer hora, de
casa ou da empresa, garante o fluxo do projeto com maior facilidade e
tempo reduzido. 

Como resultado desse processo, o recurso a manuais e relatórios físicos

tornou-se quase 100% dispensável para a gestão das atividades e
crescimento da sua empresa.

Por que é tão importante ter

visibilidade em tempo real nos
seus projetos? Listamos as 7
principais razões
Escrito por Redator em 13/07/2022. Postado em Dicas, Gestão, Projetos.
Conseguir visibilidade em tempo real dos seus projetos é um dos principais
objetivos dos softwares de gestão de projetos. Essa tecnologia permite
que os trabalhos em equipe funcionem muito melhor, e a facilidade no seu
manuseio é essencial para a rapidez e a praticidade das atividades diárias.

A visibilidade em tempo real permite à equipe ter acesso aos dados

necessários à execução do projeto a qualquer momento. Ela também
permite a todos uma visão completa da evolução das etapas do projeto
sem perder pontos importantes.

A visibilidade em tempo real disponibiliza uma série de funcionalidades

que levam o time a uma melhoria na gestão da rotina diária. Alguns
exemplos são: organização de custos, visualização de indicadores e
métricas operacionais a cada alteração realizada no projeto, e recursos
para o compartilhamento de dados entre os usuários em tempo real.

O papel da tecnologia

A tecnologia está cada vez mais integrada a todos os processos

corporativos modernos. Com o apoio da inovação digital, os negócios
conseguem reduzir riscos e alcançar melhores resultados a médio e longo
prazo, e os softwares de gerenciamento de projetos não poderiam ser a
exceção.

Os softwares de gerenciamento de projetos são ferramentas que auxiliam

os gestores a identificarem problemas, distribuição de tarefas e
manutenção das rotinas de modo a conduzir uma boa performance. É
através deles que a equipe de profissionais pode acompanhar a evolução
de cada etapa do projeto, de forma centralizada, o que promove o
engajamento do grupo e minimiza os riscos. 

A visibilidade em tempo real dos seus projetos centraliza os dados de

gestão do negócio e permite ao time acompanhar o fluxo de trabalho de
forma qualificada e integrada em tempo real.  Ela pode ser incorporada a
outras soluções e oferece os recursos mais avançados de
compartilhamento de dados.  A partir dela, os profissionais podem
desenvolver projetos unificados e bem alinhados, com um excelente nível
de automação.

As principais razões para ter visibilidade

em tempo real nos seus projetos
Vejamos a seguir as 7 principais razões para a importância da visibilidade
em tempo real nos seus projetos.

Coordenação da equipe
A visibilidade dos seus projetos em tempo real promove a coordenação da
equipe ao permitir a otimização no gerenciamento de relatórios;
arquivamentos simplificado de documentos importantes; comunicação
com fornecedores e clientes em tempo hábil; trabalho colaborativo com
maior transparência na comunicação; entre outras facilidades que agilizam
a produtividade e comunicação entre projetos.

Facilidade e adaptação
O software de gestão escolhido para os projetos da sua empresa precisa
ter uma interface simplificada e fácil de usar, num nível que a sua equipe
possa operar e se adaptar sem muitas dúvidas ou entraves no dia a dia. O
sistema precisa ser intuitivo e adequado às necessidades dos seus
projetos, afinal, este ambiente existe para maximizar o engajamento do
time em tempo real.

Para o responsável da equipe, torna-se possível acompanhar o status dos

profissionais e qualquer problema inesperado em tempo real. Assim, evita-
se procrastinações, soluções ineficientes e reincidência dos entraves mais
comuns ao desenvolvimento do projeto.
A usabilidade de um sistema é o que possibilita a melhor interação dos
profissionais com o software utilizado e entre si. Essa praticidade é o que
conduz os usuários ao êxito na visibilidade em tempo real diariamente. 

Para isso, cada profissional que compõe a equipe precisa estudar bem os
recursos apresentados, os fluxos de trabalho internos e a linguagem do
sistema. Isso pode ser feito por meio de um treinamento em equipe e
posterior exploração de novas funcionalidades no dia a dia

Simplificação de rotinas
O acesso remoto proporcionado pela visibilidade em tempo real garante
economia de tempo e gastos para a empresa e seus profissionais com
deslocamentos físicos. Além disso, também garante atualizações
frequentes nas versões do software utilizado, de acordo com as
crescentes inovações tecnológicas inerentes à gestão de projetos.

Benefícios a longo prazo

A visibilidade em tempo real dos seus projetos e a economia de tempo e
recursos que vem com essa tecnologia permite estudo e pesquisa por
projetos mais avançados e a obtenção de soluções cada vez mais
escaláveis e lucrativas a médio e longo prazo.

Suporte e Business Intelligence

O acesso a um bom suporte técnico na busca por mais experiência,
solução de dúvidas e exploração do software amplia em muito a
potencialidade da visibilidade em tempo real dos seus projetos.

O sistema de BI (Business Intelligence) torna a gestão de projetos cada vez

mais eficiente, ao permitir ao gestor e sua equipe uma análise de
resultados obtidos com a estratégia que está sendo utilizada para o
alcance das metas da empresa. Como consequência, a tomada de decisão
também se torna cada vez mais fácil.

Atende ao perfil do seu negócio

Cada sistema de gestão de projetos foi desenhado para um negócio
específico, compatível com os objetivos, práticas internas e demandas a
médio e longo prazo da empresa. O importante é que o time consiga
interagir no dia a dia com o máximo de praticidade e segurança.

Esse direcionamento torna as rotinas diárias mais eficazes e inteligentes. O

apoio da equipe de TI facilita o engajamento e o apoio entre os membros
da equipe e entre as equipes. Com isso, a produtividade dos projetos tem
uma evolução crescente sem aumento significativo de gastos.

A visibilidade em tempo real ajuda o time a escolher os melhores caminhos

e metodologias para cada etapa do projeto. Isso permite um retorno
sempre elevado sobre os investimentos realizados para o desenvolvimento
do projeto.

Benefícios da Política de Privacidade

A segurança nos dados é algo fundamental para o uso de tecnologias no
ambiente corporativo. Ou seja, para além da funcionalidade das
ferramentas, o sistema que garante à sua equipe visibilidade em tempo
real, normalmente é seguro. Os dados da sua empresa precisam estar
resguardados e livres de vazamentos. Essa é uma das maiores
preocupações dos desenvolvedores de softwares de gestão de projetos.

As aplicações da Política de Privacidade conferem um alto controle sobre

a utilização e compartilhamento dos dados do seu negócio com terceiros.
Isso é o que permite ao negócio alinhar soluções com políticas de uso de
dados locais e o ajuda a evitar problemas futuros de compliance. 
 Gestão eficiente: 6 critérios para
avaliar propostas de projetos
Escrito por Project Builder em 27/02/2018. Postado em Gestão.

O gestor de projetos tem a responsabilidade de decidir quais deles vão sair

do papel e quais precisam esperar ou, simplesmente, serem colocados para
sempre na gaveta.

Porém, essa decisão não deve jamais ser tomada ao acaso! É necessário
que ele tenha critérios objetivos para avaliar propostas de projetos; isso
também vai colaborar para o sucesso daqueles que recebem o sinal verde.

Neste post, além de entender como funciona uma proposta de projeto,

você descobrirá seis critérios de uma gestão eficiente que podem estar na
base da sua avaliação. Boa leitura!

O que é uma proposta de projeto?

A proposta de projeto é um documento preliminar que deverá especificar
as três características mais importantes de qualquer projeto: escopo, data
de início e data de finalização. Lembre-se de que, sem esses elementos,
não podemos dizer que isso se trata realmente de um projeto.

Entretanto, além dessas três características, a proposta de projeto ainda

precisa informar qual é a visão que o motiva e quais são os benefícios que
ele trará para a organização.

Para completar, outras informações essenciais que a proposta traz em seu

interior são:

 o custo estimado;
 os riscos previstos.

Muitas vezes, essas informações ainda não são 100% precisas. Afinal,
estamos falando apenas de uma proposta, e não do planejamento do
projeto. Mesmo assim, elas devem ser estimativas inteligentes, para que o
gestor não seja induzido ao erro na hora de tomar sua decisão.
 Qual é a importância de avaliar propostas
de projeto para uma gestão eficiente?
Quando a avaliação das propostas de projetos não faz parte
das prioridades do gestor, corre-se o risco de que a empresa dê início a
projetos “furados”. Por exemplo:

 projetos que não será possível levar ao fim;

 que, mesmo completados, não trarão qualquer benefício;
 que vão apresentar uma relação custo-benefício desvantajosa;
 que não estão alinhados com a visão estratégica da empresa;
 que apresentam riscos que não será possível gerenciar com eficácia.

A avaliação, portanto, funciona como um filtro. Ela garante que a empresa

só vai investir em projetos que apresentem uma alta probabilidade de
sucesso.

Por outro lado, quando a palavra final é “não”, isso não significa que o
projeto está reprovado para sempre. As razões que levaram a essa decisão
podem indicar quais pontos precisam ser revistos, para que a mesma ideia
seja aprovada em um outro momento.

Os 6 critérios para avaliar propostas de

projetos
Finalmente, chegamos ao que interessa. Então, quais são os critérios que
você, gestor de projetos, deve levar em consideração na hora de aprovar
uma proposta? Bem, aqui estão as seis perguntas que você precisa fazer.

1. Existe um escopo?
É surpreendente quantas vezes as pessoas acham que estão apresentando
uma proposta de projeto, mas, na verdade, não estão. O motivo? Não
existe um escopo definido.
O seu primeiro critério, portanto, deve ser esse. Se o escopo for vago
e mal delimitado, a pessoa que apresentou a proposta precisa voltar à sua
mesa de trabalho e tentar de novo. Simples assim.

2. O escopo é relevante?
Se a proposta apresenta um escopo bem definido, o segundo critério que
você precisa utilizar na avaliação é sua relevância em relação ao
planejamento estratégico da empresa.

Para entender melhor, imagine que você recebeu uma proposta para
reformar (com propósitos estéticos) todo o prédio da organização;
entretanto, nesse período, a prioridade definida pelos gestores é
economizar o máximo possível. Obviamente, esse projeto não está
alinhado ao momento que a empresa está vivenciando. Sinal vermelho
para ele!

3. A duração prevista é razoável?

Um problema comum nos projetos é a duração. Projetos que se estendem
durante muito tempo podem esbarrar em um obstáculo sério: o
desempenho da equipe.

É natural, especialmente para equipes de alta performance, que não seja

possível manter o ritmo de trabalho exigido por um projeto de forma
prolongada. Por isso, normalmente associamos os projetos a corridas de
100 metros — e não a maratonas.

É claro que não existe uma regra sobre qual é a duração máxima ideal para
um projeto: isso depende do escopo. Mas pergunte a si mesmo se uma
equipe conseguiria trabalhar com ritmo forte do começo ao fim do prazo
proposto. Se a resposta for não, talvez a proposta mereça a mesma
resposta.

4. O objetivo do projeto é realista?

Todo projeto tem um objetivo principal, seja a implementação de um
software, o desenvolvimento de um novo produto, a abertura de uma filial
ou qualquer outro. A questão é até que ponto esse objetivo é realista.

Objetivos irreais surgem quando alguém dentro da empresa quer inovar,

mas não tem uma verdadeira compreensão do processo envolvido para
concretizar essa inovação. Você, como especialista no assunto, é quem
precisa apontar a insubstancialidade da proposta.

Além disso, não se esqueça de que o objetivo, tomado sozinho, pode

parecer totalmente aceitável. Porém, você deve levar em consideração
quais são os prazos e os custos apresentados na proposta. Muitas vezes, é
aí que está o problema: quem fez a proposta está otimista demais em
relação a esses fatores e, portanto, o projeto como um todo passa a ser
inviável.

5. Qual é o custo-benefício?
Todo projeto tem um custo e exige um investimento. Não tem problema,
mesmo que esse valor seja alto — desde que o retorno obtido através do
projeto seja ainda maior.
Infelizmente, na grande maioria dos casos, é impossível definir com
precisão qual será o retorno obtido com um certo projeto antes que ele
esteja finalizado. Mesmo assim, como já vimos antes, a proposta deve
trazer estimativas.

É importante que essas estimativas não sejam pessimistas, mas

sim conservadoras. Trabalhe sempre com o pior cenário na hora de avaliar
as propostas de projetos.

6. Qual é a equipe requerida para a execução?

O gestor de projetos não tem uma equipe fixa. Suas equipes são formadas
conforme as demandas específicas de cada projeto. Por isso, a equipe
requerida para executar uma proposta é um dos critérios que você deve
ter em mente na hora de aprová-la (ou não).

Por que isso é importante? É possível que um certo projeto requeira a

participação de um profissional que não está disponível no momento, que
não pode ser liberado de suas funções principais para essa atividade.
Nesse caso, talvez seja melhor adiar o projeto temporariamente.

Aí estão os seis critérios que você deve levar em consideração na hora de

dar carta branca e alavancar a sua gestão eficiente. Agora que você já sabe
como avaliar propostas de projetos, que tal dividir essa dica com outros
gestores? Compartilhe este post com seus contatos nas redes sociais!

Como definir o Plano de Ação e

a sua Importância para Projetos
Escrito por Walquiria Lima e San-Thiago em 14/07/2021. Postado em Projetos.
Atualmente, o plano de ação é uma ferramenta muito usada nas empresas,
pois apresenta elevada eficiência e é relativamente simples de se elaborar.
Basicamente, trata-se de definir as ações que devem acontecer até se
atingir uma meta maior. Para isso, a data na qual cada ação deve ser
finalizada e quais são os responsáveis por elas são algumas das
informações que ele deve ter.

Um bom plano de ação auxilia o negócio a ter um foco maior nos

resultados e a garantir que os times possam sempre se planejar da melhor
forma possível. Ou seja, ele é fundamental para manter a companhia
competitiva e com objetivos bem alinhados. Por isso, é crucial ter um
plano de ação robusto, mas muitos gestores têm dúvidas sobre como
defini-lo.

Afinal, montar um plano de ação é mesmo importante? Na área da gestão,

sempre que podemos aplicar melhorias, o fazemos. Então, como definir um
plano que traga benefícios e deixe sua equipe mais eficiente? Isso é o que
explicaremos no post de hoje.

Continue lendo e confira!

Qual é a importância de definir um plano

de ação?
Ao fazer um plano de ação e realizar tudo que foi posto no cronograma, os
gestores conseguem ter mais praticidade no processo de tomada de
decisões e, consequentemente, alcançam melhora na produtividade de
suas equipes de trabalho. Sem contar que eles conseguem coletar e
analisar os dados com maior eficiência, o que é de extrema importância
para o bom andamento dos negócios.

Outro ponto importante de se fazer um plano de ação para a empresa é

que ele serve para planejar e analisar as ações estratégias, as quais devem
ser adotadas no empreendimento. Ainda, existe a possibilidade de incluir
indicadores de desempenho (KPIs) no histórico.

O que é um plano de ação?

O plano de ação é um documento que orienta a empresa em busca de
cada um de seus objetivos. Ele facilita a orientação de ações, a definição
de projetos e as correções conforme os objetivos globais e compartilhados
por todas as equipes externas e internas. Desse modo, a empresa pode ter
maior foco em resultados e conseguir bater as metas sem dificuldades.

Portanto, um plano de ação contém todos os dados necessários para se

chegar a determinados objetivos. Responsabilidades, metas, evolução
esperada de indicadores e ferramentas usadas são apenas alguns pontos.
Desse modo, os times podem se planejar com mais facilidade e garantir
que a empresa chegue a um estágio de competitividade superior ao atual.

Nos projetos corporativos, o plano de ação é usado para facilitar o

planejamento de cada etapa. Quando aplicado corretamente, os times
podem trabalhar com alta performance e baixo índice de erros. Afinal,
todos saberão como orientar as suas ações para atender às expectativas
dos envolvidos no projeto.

O que colocar no plano de ação?

O modelo mais comum de plano de ação costuma conter: a ação que será
realizada, a data na qual esta deve ser concluída, o responsável por
executá-la e o status no qual se encontra, isto é, se ela está pendente, em
andamento ou concluída. Esse é um exemplo de como ter uma boa visão
do andamento das ações.

Contudo, vale ressaltar que existem diferentes tipos de planos de ação.

Portanto, cabe ao gerente do projeto selecionar o que mais se adéqua ao
projeto em questão. Nesse sentido, uma excelente alternativa para quem
deseja montar um plano eficiente é o modelo Kanban, que se reduz a um
quadro contendo o status das tarefas — e que pode se apresentar também
no modelo matricial, para controlar projetos diferentes em uma mesma
tabela. Normalmente, nesse caso, é usado um grande quadro em um lugar
de destaque, visível por toda a equipe.

Qual é a importância de cada ação?

Diante do seu papel estratégico, o plano de ação deve ser pensado com
cuidado. Afinal, ele orienta todas as ações dos times durante projetos
internos. Portanto, evitar erros e falhas nas definições de objetivos é algo
crítico. Em outras palavras, as ações devem ser bem pensadas antes de
serem encaixadas no plano. Além disso, cada uma delas deve ter uma boa
relevância para que se alcance o objetivo.

Essa tarefa é realmente importante? Vai nos ajudar a chegar onde

queremos? É possível realizá-la? Perguntas como essas devem sempre ter
respostas claras — daí vem a importância de um líder consciente, que
apresente um plano de ação coerente à equipe. Ou seja, o gestor precisa
ter uma visão completa sobre o papel do plano de ação nos projetos
corporativos.

A reunião de apresentação do plano de ação também é um momento

importante. Nela, será possível verificar a aceitação da equipe em relação
às tarefas, as datas de entrega e outros detalhes. Por isso, sempre se
prepare e faça uma comunicação clara sobre tudo o que levou à
formulação do plano de ação e as suas características.

Quanto a isso, não há problemas em prorrogar uma data ou modificar o

modo como uma ação deve ser concluída. O importante é que todos os
responsáveis tenham conhecimento e estejam de acordo com o plano de
ação. Então, depois disso, já é hora de colocar tudo em prática!

Como elaborar um plano de ação?

Uma das vantagens de usar os planos de ação é que eles podem ser feitos
por maneiras mais sofisticadas até em uma simples folha de papel. De fato,
algumas empresas preferem que o planejamento seja impresso e fique
pregado na parede, onde todos possam ver. Por outro lado, há quem
prefira aliar-se à tecnologia e ter mais facilidade para acompanhar o
andamento das tarefas do seu próprio computador, em casa.

Diante disso, alguns softwares são desenvolvidos para tornar o

planejamento mais lúdico e fácil de entender, agregando microações a
macroações, montando gráficos do andamento das tarefas de cada setor e
até enviando e-mails para cada executor. Assim, essas ferramentas podem
ser uma boa opção para melhorar a visão geral que se tem do projeto.

Em todo caso, a elaboração de um plano de ação robusto deve considerar

uma série de fatores. Confira os principais, a seguir, e saiba como
estruturar um que seja inteligente, alinhado com as demandas internas e
capaz de guiar os times em busca de ótimos resultados.
Torne as metas mensuráveis.
Como apontamos, o plano de ação tem um conjunto de metas para
orientar as equipes a tomar decisões. Contudo, elas devem ser definidas
com cuidado. Afinal, as métricas auxiliam o gestor a avaliar a performance
dos times e, assim, identificar se os objetivos foram alcançados. Por isso,
sempre crie métricas mensuráveis. Elas também precisam considerar o
perfil da equipe. Desse modo, os profissionais poderão otimizar o seu
desempenho sem grandes dificuldades.

Defina prazos inteligentes

Os prazos também precisam ser criados com cuidado. Se forem muito
curtos, não serão alcançados e podem colocar o time em um fluxo de
trabalho mais propenso a erros. Caso sejam muito longos, podem impedir
que a equipe alcance os seus objetivos.

Portanto, sempre faça uma avaliação do perfil da equipe e defina prazos

de modo inteligente. Identifique as expectativas dos envolvidos e o
posicionamento do negócio. Desse modo, o prazo poderá ser definido com
facilidade e sem riscos de gerar problemas de qualidade para o negócio.

Elabore planos de mitigação de riscos

Todo projeto eficiente tem riscos e eles contribuem de maneira negativa
para que objetivos não sejam alcançados e prejuízos afetem os resultados
da companhia. Não é à toa que existem processos de gestão totalmente
dedicados a mitigar esse tipo de problema. Na criação do plano de ação,
os riscos não devem ser ignorados. Pelo contrário: o gestor precisa
estruturar um plano de ação para mitigar cada problema que possa afetar
o sucesso do projeto e, assim, maximizar a confiabilidade das suas
decisões.

Tenha processos estruturados para caso algo dê

errado
Ainda que a prevenção de riscos seja aplicada, problemas podem
acontecer. Nesse caso, também é fundamental que a empresa esteja
preparada. Quanto mais rápido as correções a problemas forem aplicadas,
menos impacto a falha causará no dia a dia do projeto. Portanto, faça um
levantamento não só para identificar e prevenir riscos, mas também para
eliminar possíveis erros caso eles ocorram. Dessa maneira, será possível
manter um fluxo de trabalho contínuo ao longo de todo o projeto
corporativo.

Quais erros não cometer ao formular o

plano de ação?
O plano de ação é um documento abrangente. Por isso, a empresa deve
ter cuidado para que ele não seja feito com problemas. Pois, como
apontamos, ele tem um papel de destaque em cada etapa do projeto e, se
mal feito, levará os times a trabalharem com baixa qualidade.

Por isso, é importante evitar erros que tradicionalmente ocorrem nesse

tipo de processo. A seguir, veja alguns e prepare-se de modo inteligente!

Mudar os objetivos frequentemente

Como apontamos, o plano de ação foi feito para orientar a empresa a
atingir certos objetivos. Por isso, é fundamental ter uma uniformidade
na definição das metas da empresa. Afinal, se elas mudam regularmente,
os times terão dificuldade para executar um trabalho de qualidade.

Quando as metas mudam em uma frequência elevada, o plano de ação

também deve ser adaptado regularmente. Isso exige um retrabalho
contínuo da equipe de gerenciamento de projeto: novas metas,
ferramentas e indicadores de acompanhamento terão que ser aplicados no
dia a dia do negócio.
Portanto, sempre evite mudar as metas com alta frequência. Faça uma
análise ampla do mercado, identifique o melhor modo de posicionar a
empresa e prepare-se antecipadamente. Assim, os times terão mais tempo
e cuidado para se orientar em busca dos planos traçados pela empresa.

Não avaliar resultados

A avaliação dos resultados é algo fundamental quando a empresa tem um
conjunto de metas para orientar suas ações. Não identificar se os objetivos
foram alcançados, nesse contexto, pode levar à perpetuação de más
práticas. Além disso, torna mais difícil a otimização das rotinas internas.
Portanto, sempre avalie resultados e, se possível, invista em tecnologias de
gestão e análise de dados. Dessa maneira, o processo será mais
abrangente e eficaz.

Ignorar o perfil da empresa

A definição do plano de ação sempre deve considerar o perfil do negócio.
Afinal, o modo como a empresa está estruturada influenciará diretamente
as medidas que são tomadas para atingir os objetivos traçados.

Portanto, sempre avalie o posicionamento da empresa ao definir metas e

traçar rotinas. Também, tenha em mente as regras do mercado e as falhas
existentes. Assim, você poderá tomar decisões mais fáceis de serem
executadas e que contarão com alto engajamento da equipe.

Como cobrar as tarefas de cada um?

Uma vez montado o plano de ação, é preciso delegar, monitorar e estar
preparado para cobrar o andamento. Ou seja, quando o plano é
apresentado e tem boa aceitação, já é hora de ir ao trabalho. Entretanto,
muitas vezes, as ações do plano não fazem parte das atividades que os
responsáveis estão acostumados a fazer no dia a dia: nesse caso, é preciso
cobrar.

Afinal, se cada pessoa aceitou a tarefa que lhe foi confiada e a data a qual
esta deveria ser entregue, não há problemas em monitorar, apoiar — se
necessário — e cobrar que tudo saia como planejado. Vale lembrar de que
o sucesso da empresa pode depender diretamente de um bom
monitoramento de ações — só assim é possível chegar aonde se almeja no
tempo determinado.

Quais são as principais aplicações dos

planos de ação no planejamento e na
gestão?
Por se tratar de uma ferramenta de gestão que tem uso simples e que traz
objetividade na execução das atividades, o plano de ação é usado em
diversas áreas da empresa.

Veja, abaixo, quais são as aplicações no planejamento e na gestão!

Gestão de projetos
Os planos de ação também são muito usados pelos gerentes de
projetos para acompanhar as atividades de planos empresariais. Nesses
casos, geralmente, é preciso concluir uma etapa para poder iniciar outra. O
ideal é seguir um cronograma montado no plano de ação para que o
projeto seja bem-sucedido.

Análise de cenários orçamentários

O planejamento orçamentário nada mais é que uma maneira de planejar
entradas e saídas futuras da empresa. Com ele, é possível ter uma
 estimativa de investimentos e custos empresariais. Os planos de ação de
análise dos cenários orçamentários são úteis para a empresa evitar riscos e
visualizar novas oportunidades.

É preciso fazer planejamentos para cada um dos cenários e simulações que

incluam diversos fatores, entre eles estão as seguintes projeções:

 realistas;
 pessimistas;
 otimistas.

Diante das probabilidades de ocorrência desses cenários, é preciso deixar

planos de ação engatilhados. Caso um deles se concretize, todos os
envolvidos vão saber quais as atitudes tomar.

Planejamento estratégico
O plano de ação serve para tirar o planejamento estratégico do papel.
Sendo assim, a ferramenta é usada para fazer os planejamentos e
acompanhar as implementações das ações estratégicas, nas quais podem
ser incrementados indicadores do histórico e do progresso de todas as
ações tomadas.

Planejamento tático
Um dos próximos passos é o planejamento tático. Os planos elaborados
por meio desse documento têm foco no médio prazo e contêm muitos
detalhes. Nele, as ações são voltadas para orientar as áreas e os
departamentos da empresa, sendo que o detalhamento é um meio para
atingir os objetivos e as metas do empreendimento.

O período das ações varia de 1 a 3 anos e é nessa fase que são criadas
estratégias relacionadas às áreas de marketing, produção e recursos
humanos. Todos os objetivos do plano tático devem ser elaborados de
maneira que o planejamento estratégico possa ser alcançado. Se você
ainda se pergunta quais são esses objetivos, saiba que entre eles estão:

 certificar-se de que os pedidos dos clientes serão atendidos o mais breve

possível;
 assegurar que não sejam vendidos produtos defeituosos;
 garantir que a equipe esteja bem treinada.

O planejamento tático deve ser visto como uma conexão entre o

estratégico e o operacional, e é um excelente plano de ação.

Planejamento operacional
No planejamento operacional, os planos elaborados são de curto prazo. As
definições de métodos e processos geralmente são para 3 a 6 meses. Os
planos são mais detalhados e as pessoas envolvidas são selecionadas,
sendo que todos recebem suas responsabilidades e tudo o que precisarem,
inclusive os materiais para conseguir colocar o planejamento em prática.

O 5W2H é um checklist administrativo que guia os gestores por meio de

perguntas, para que sejam tomadas as melhores decisões e para que tudo
seja organizado de maneira correta. Entre os principais questionamentos
estão:

 what — que significa o que (o que será feito?);

 why — por que (por que tal coisa será feita?);
 where — onde (onde será feito?);
 when — quando (quando será feito?);
 who — por quem (quem vai fazer?);
 how — como (como será feito?);
 how much — quanto (quanto vai custar para fazer?).

O modelo pode ser usado por empresas de todas as áreas, que desejam
gerenciar melhor as questões administrativas de seu negócio, e ele não
fica restrito a um departamento específico. Por meio do uso dessa
ferramenta, fica mais difícil se esquecer de algum detalhe. Entre os
objetivos operacionais alcançados com o 5W2H está a implantação de
programas de qualidade e de um sistema de separação de pedidos.

Uma dica muito importante e que auxilia gestores, empreendedores,

líderes e até mesmo os funcionários é pedir sempre para que outra pessoa
revise o processo, pois o que um não vê o outro percebe. Também, não
deixe de fazer a construção das respostas aos questionamentos do 5W2H
de maneira coletiva. Dessa maneira, as informações estarão mais
completas e os objetivos mais alinhados.
Quais são as etapas para se chegar ao
sucesso?
Enfim, para seguir um plano, é preciso organização e disciplina. Cada etapa
de uma vez e, assim, o objetivo será alcançado. Afinal, todas têm sua
importância e não devem, de maneira alguma, ser ignoradas. As etapas
são, nesta ordem: início, planejamento, execução, monitoramento e
encerramento. No início, um gestor eficiente deve ser capaz de fazer uma
boa análise do projeto, identificar possíveis problemas que venham a
aparecer durante a execução e, assim, estará apto a definir os prazos e os
custos para cada tarefa.

Já o planejamento é uma fase de suma importância, na qual serão

definidos o cronograma de andamento do projeto e a participação de cada
membro envolvido. A execução é a etapa na qual tudo que foi planejado
será materializado. Os recursos e as energias dos executores são gastos
nessa etapa e a maioria dos problemas também surge aqui. Portanto, é
preciso agir com eficiência e cumprir todos os prazos.

O monitoramento também é fundamental para o sucesso de um plano de

ação. Nesse sentido, deve ser definida uma estratégia para monitorar o
andamento das tarefas e devem constar no cronograma as datas quando
isso será feito. Aqui, caso se identifique um problema, é possível reajustar
tudo e trabalhar em uma solução. Por fim, o encerramento é a fase na qual
tudo que foi feito é documentado e apresentado aos envolvidos de
maneira formal.

Como contar com a tecnologia para

realizar e definir o plano de ação para sua
empresa?
Há tempos, a tecnologia nas empresas era vista apenas como um custo a
mais. Entretanto, nos dias atuais, é possível perceber que ela se tornou
uma aliada dos gestores nos processos empresariais, assim como na
elaboração dos planos de ação. As empresas que conseguem ter uma visão
clara sobre os avanços tecnológicos adotam as soluções apropriadas para
muitos problemas. Com isso, é possível obter:
 redução de custos operacionais;
 agilidade nos processos internos;
 segurança nas tomadas de decisões.

Por meio do uso da tecnologia, é possível encontrar novas soluções todos

os dias, o que é muito importante, além de ser uma necessidade na
atualidade, visto que o mercado é volátil. Na definição do plano de ação, a
tecnologia se torna peça-chave para o sucesso dos planos traçados.

Como vimos, o plano de ação é uma maneira muito eficaz de organizar o

trabalho que será realizado por toda a equipe, desmembrando o
planejamento estratégico em várias partes e etapas menores, para que seja
mais simples executá-lo sem tantos detalhes. Para isso, as ferramentas que
você vai usar podem ser as mais variadas — desde post-its e planilhas no
Excel a um software mais completo.

O que realmente importa é que cada um esteja ciente do plano e de suas

responsabilidades. Você pode fazer um plano de ação para organizar a
festa de aniversário de um funcionário ou para abrir uma nova empresa. O
fato é que a criação do plano ajuda a organizar as ideias, as tarefas e a
integrar as pessoas envolvidas em prol do sucesso. Se você ainda tem
dúvidas sobre como definir plano de ação, conte com o auxílio de uma
empresa especializada nesse tipo de serviço para auxiliar. Assim, com
certeza, o seu planejamento será um sucesso.

Veja como elaborar um plano de

ação para uma equipe
desmotivada
Escrito por Project Builder em 31/08/2017. Postado em Pessoas.

Talento, conhecimentos e competência. Profissionais com essas

qualidades sempre alcançam altos níveis de produtividade e performance,
certo? Talvez não! Apesar de um time excelente, os resultados podem ser
medíocres na falta de um aspecto essencial — a motivação. Como garantir
que a equipe seja estimulada a produzir mais e melhor? Como um plano de
ação pode alcançar esse objetivo?

Se você também tem essa dúvida e quer saber como transformar uma
equipe desmotivada em um time campeão, saiba que este post é
imperdível! Com ele, você vai aprender como elaborar um plano de ação
infalível. Preparado?

A importância da motivação
Não é novidade que, entre os principais fatores para a produtividade de
uma empresa, podemos destacar a qualidade e o desempenho
dos recursos humanos. Logicamente, dependendo do setor, muitos outros
aspectos podem influenciar no resultado final. Um exemplo são as
indústrias que utilizam equipamentos para a fabricação de produtos.

Porém, de forma geral e na maioria dos segmentos, o grande diferencial é

realmente a qualidade dos colaboradores envolvidos na produção da
mercadoria ou na prestação dos serviços. Mas mesmo que a empresa
tenha contratado os melhores profissionais, o fato é que, se eles estiverem
desmotivados, toda a produtividade será comprometida.

Com certeza, haverá prejuízos quantitativos e qualitativos. O lucro do

negócio e, pior ainda, a sua reputação no mercado poderão ser
prejudicados.

Infelizmente, a desmotivação costuma ser contagiosa. Um funcionário

desmotivado tem uma postura descomprometida, o que afeta seus
colegas. Costuma também causar conflitos interpessoais, deixa de cumprir
os prazos propostos e não se empenha em realizar seu trabalho com
qualidade.

Por meio de questionamentos e reclamações, ele lança dúvidas sobre o

quanto vale se empenhar para atingir os objetivos comuns. Em boa parte
das vezes, consegue seguidores.

E não é só isso. Não é incomum ele tratar os clientes com descaso, deixar
de atender solicitações, expressar suas frustrações diretamente ao
consumidor e prestar um atendimento de baixa qualidade. Dessa forma,
ele pode destruir a reputação da empresa.
Se todo esse prejuízo financeiro e corporativo pode ser causado por um
funcionário desmotivado, imagine quando esse sentimento contamina
toda uma equipe?

As causas da desmotivação

Não são poucas as causas que podem levar a um quadro de desmotivação

dentro da empresa. Alterações no cargo ou na estrutura da companhia,
insatisfação com a remuneração ou com as condições de trabalho,
estresse e cansaço estão entre elas.

Porém, quando falamos de uma equipe inteira desmotivada, é possível que

as causas estejam muito mais ligadas à forma como a própria empresa lida
com a hierarquia, a estrutura organizacional, definição de
metas, comunicação interna e reconhecimento dos resultados.

Nesse caso, a solução pode ser a elaboração de um plano de ação que

consiga dar rumo e significado ao trabalho realizado pelas equipes. Você
sabe como criar um?

O plano de ação e a motivação dos

colaboradores
Em primeiro lugar, precisamos pensar que tipo de profissionais queremos
motivar. Logicamente, quanto mais engajado for o grupo de funcionários,
como um todo, melhor será o resultado da empresa.

Porém, é preciso pensar de uma forma especial naqueles que demonstram

um potencial maior para produzir, liderar, ousar, promover mudanças e
levar a empresa a um novo patamar de excelência. Se você conseguir
motivá-los, terá a colaboração de todo o grupo.

Geralmente, esses profissionais não são estimulados apenas por um bom

salário ou um pacote de benefícios. Eles costumam ser visionários —
sentem-se mais motivados quando têm oportunidade de participar de
uma gestão colaborativa e conseguem enxergar o significado de seu
trabalho.

Então, para esse grupo, nada melhor que elaborar um plano de ação. Ao
estabelecer metas desafiadoras, mas possíveis, um bom time de trabalho é
capaz de se sentir estimulado a sair da zona de conforto, superar
obstáculos e alcançar ótimos resultados.

Passos para elaborar um plano de ação 

1. Ouça seus colaboradores

Seria muito fácil elaborar um plano de ação sozinho, mas nesse caso as
chances de adesão do grupo se tornam menores. Portanto, comece
ouvindo-os.

Dê oportunidades para expressarem suas necessidades, e indicarem

condições que poderiam favorecer a produtividade, e ouça suas ideias
sobre que medidas tornariam os processos da empresa mais ágeis e
eficazes.

2. Defina objetivos para o plano

As pessoas dificilmente se comprometem com projetos que não sejam
claros e que elas não sabem aonde irão levá-las.

Sem ter em mente o objetivo, os colaboradores se sentem “atirando para

todos os lados”, sem saberem exatamente o alvo que devem alcançar.
Definir uma meta clara ajuda as pessoas a direcionarem seus esforços,
produzindo motivação.

3. Estabeleça estratégias para alcançar os

objetivos
Tão importante quanto ter um objetivo, é definir as estratégias. Elas
ajudam a estabelecer quais atividades serão executadas e a sequência
lógica para garantir que os melhores resultados sejam obtidos em um
menor tempo e com menos esforço.
Esse passo também precisa prever os papéis de cada integrante da equipe.
Ou seja, cada um sabe quais as atividades que vai desempenhar e os
recursos necessários para a realização das ações.

4. Proporcione feedback
Embora o projeto deva ter uma data final, é importante comunicar-se com
a equipe durante todo o tempo e tornar objetivos distantes um pouco
mais próximos da realidade.

A avaliação não deve ocorrer apenas ao final do processo. Definir metas

intermediárias ajuda a manter a equipe motivada, pois, além de mostrar se
as ações estão gerando o resultado esperado, elas podem ajudar a corrigir
a rota e definir novas estratégias caso a equipe não esteja atingindo as
expectativas.

Manter um quadro para expor gráficos de desempenho do time e as

conquistas mais expressivas também pode ser uma excelente forma de
motivação.

5. Dê o exemplo
Quer engajamento do seu time? Dê o exemplo! Como líder, seja pontual
e comprometido. Cumpra o que prometer. Tenha bom humor e impulsione
o crescimento por meio do reconhecimento das contribuições de cada
indivíduo.

6. Recompense os resultados
Nenhuma equipe se empenhará em alcançar as metas se isso for gerar
apenas mais demandas. Melhores condições de trabalho, oportunidades
de novos cargos e crescimento na empresa são excelentes recompensas.

Mostre, desde o princípio, que os bons resultados trazem lucros para a

empresa, mas que parte disso será revertido em benefícios para todo o
grupo — seja por meio da contratação de novos funcionários, para dividir
as responsabilidades, ou benefícios para os participantes.
7. Comemore o sucesso
Quando os colaboradores alcançam os resultados estabelecidos, e a
empresa os trata como se não tivessem feito mais que a obrigação, eles se
sentem desmotivados.

Por mais que um funcionário saiba que ele recebe o salário para produzir,
o reconhecimento por parte da organização faz com que as pessoas se
sintam valorizadas.

Portanto, quer seja um jantar especial, um coffee break ou mesmo um

happy hour com a equipe, o sucesso precisa ser celebrado. Essa sensação
de fazer parte de um time vitorioso motivará a equipe a continuar se
empenhando em obter bons resultados.

Entendeu como um plano de ação pode ajudar a manter sua equipe

motivada e engajada? Conhece outras dicas para estimular o time a
produzir mais e melhor? Então, compartilhe sua experiência com a gente
por meio dos comentários!

Ciclo PDCA: uma ferramenta

imprescindível ao gerente de
projetos!
Escrito por Project Builder em 17/06/2021. Postado em Sem Categoria.

O Total Quality Control (Controle Total de Qualidade) surgiu nas grandes

indústrias e tem por objetivo aplicar melhorias contínuas nos processos.
Uma de suas ferramentas é o ciclo PDCA – responsável por planejar
processos, aplicá-los, prever falhas, solucioná-las e conferir resultados. O
Ciclo PDCA possui uma vasta área de aplicação, podendo ser útil a
diferentes tipos de empreendimentos, pois atua em diversas frentes
focando na melhoria contínua. Portanto, é útil para desde grandes
indústrias a pequenos comércios.

Você já usa o PDCA na sua empresa, sabe para que ele serve e que
vantagens essa ferramenta de gestão traz para a melhoria dos processos,
projetos e produtos desenvolvidos por sua equipe? Sim, sim e sim? Então
merece os parabéns, porque esse é um sinal mais que claro de que está
realmente preocupado em trabalhar com mais eficiência! Já se as
respostas foram negativas, vale ficar de olho no nosso post de hoje,
porque mostraremos direitinho o que o Ciclo PDCA pode fazer por você e
por sua equipe! Pronto?

Foco do Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA — também chamado de Ciclo de Deming ou Ciclo de
Shewhart — é uma ferramenta de gestão que tem como objetivo
promover a melhoria contínua dos processos por meio de um circuito de
quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). O
intuito é ajudar a entender não só como um problema surge, mas também
como deve ser solucionado, focando na causa e não nas consequências.
Uma vez identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em
ação atitudes para promover a mudança necessária e, então, atingir os
resultados desejados com mais qualidade e eficiência.

Esse método de análise e mudança de processos parte do pressuposto de

que o planejamento não é uma fase estanque — ou seja, não acontece uma
única vez —, tampouco é absoluta. Por isso, no decorrer do projeto pode
ser preciso mudar o planejamento. E o Ciclo PDCA ajuda a fazer
exatamente esse controle, que é contínuo, contribuindo para que cada
processo se desenvolva da melhor maneira possível.

As aplicações da ferramenta
Atualmente, o PDCA expandiu seu propósito inicial, que estava ligado à
implementação da qualidade total nas indústrias. Em praticamente
qualquer área em que se faça gestão, o ciclo pode trazer benefícios, bem
como auxiliar a melhoria contínua das práticas organizacionais.

Na gestão de pessoas, por exemplo, é uma maneira de lidar com os gaps

de competência das equipes, ajustando os recrutamentos, avaliações e
treinamentos internos. Igualmente, é possível utilizá-la em busca do
aumento da produtividade, em que métodos de trabalho, tecnologia,
incentivos etc. são submetidos ao filtro das quatro etapas, buscando erros,
acertos e melhorias.
Por sua vez, na gestão de projetos, é uma forma de não se fechar às
mudanças, além de possibilitar a evolução incremental, ou seja, baseada
em ajustes contínuos e graduais. Também é uma medida para centralizar
os esforços com clareza, uma vez que os alvos — pontos de melhoria —
estarão muito bem delimitados com as repetições do PDCA.

No desenvolvimento de produtos a relação é ainda mais evidente. A cada

nova experimentação, a equipe aprende qual o gap entre o resultado
esperado e o produzido, retomando ao planejamento para definir ajustes
até que a solução esteja pronta para ser entregue ao cliente.

Perceba, portanto, que a ferramenta é bastante versátil, e o seu domínio

será muito útil para o gerente em diferentes momentos e atividades. Até
porque as situações apresentadas são apenas exemplos do que pode ser
feito.

Origem do Ciclo PDCA

Na década de 20, um físico norte-americano chamado Walter Andrew
Shewart — muito conhecido por sua atuação na área de controle
estatístico de qualidade — criou o ciclo PDCA. Porém, só na década de 50
ele foi popularizado em todo mundo pelo, também americano, professor
William Edwards Deming, conhecido por dedicar-se às melhorias dos
processos produtivos dos EUA durante a segunda guerra mundial e por ter
o título de guru do gerenciamento de qualidade.

Fases do Ciclo PDCA

Por mais que a teoria determine quatro fases para o Ciclo PDCA, isso não
significa que elas aconteçam linearmente. Na verdade, essa divisão serve
apenas de ilustração para que possamos entender como o processo de
melhoria contínua acontece. Confira uma a uma:

Planejar
Na fase do planejamento são estabelecidos os objetivos e as metas do
ciclo. Que problema você resolverá dessa vez? Por que é preciso resolver
essa questão?

Mas antes de tudo, é imprescindível que o gestor saiba como realizar um

planejamento de projeto. Ele deve ter conhecimento sobre diversos
modelos de planejamento para realizar uma avaliação e, só então,
selecionar o mais adequado e assertivo para o projeto em questão.

Também é nesse momento em que você e sua equipe definirão os

indicadores de desempenho, que mostrarão se o objetivo final está mesmo
sendo alcançado. Os indicadores são um meio claro pelo qual é possível
avaliar o andamento dos resultados. Trata-se de uma medida, quantitativa
ou qualitativa, capaz de captar informações relevantes sobre a evolução
do projeto observado.

É ainda no planejamento que você determina qual será a metodologia de

trabalho usada para encontrar a solução de tal questão, assim como é
também nessa etapa que se dá o desenvolvimento do plano de ação, isto
é, o encadeamento de ações necessárias para que o objetivo seja
cumprido.

Ferramentas auxiliadoras como Diagrama de Ishikawa, Gráfico de Pareto,

brainstorming e 5W2H poderão ser muito úteis nesta fase, para dar
suporte à tomada de decisões. Quanto melhor for o planejamento,
melhores metas serão atingidas. Deve-se lembrar de que a fase de
planejamento é sempre a mais complexa e a que exige mais esforços. No
entanto, quanto maior for o número de informações utilizadas, maior será
a necessidade do emprego de ferramentas apropriadas para coletar,
processar e dispor estas informações.

Fazer
Após identificar todos os problemas e traçar as metas que devem ser
alcançadas, é hora de fazer acontecer. Nessa fase, o plano de ação é
colocado em prática segundo o que foi planejado, cuidando para que não
haja nenhum tipo de desvio pelo meio do caminho. Se não for possível
executar o planejado, será preciso voltar à fase anterior e verificar os
motivos de o planejamento ter falhado. Já se a iniciativa for executada
conforme o previsto, deve-se partir para a próxima fase, encarando a
análise dos resultados.
Antes de iniciar a fase de execução é preciso educar e treinar todos os
envolvidos no processo para garantir que estejam comprometidos e tudo
saia conforme o planejamento realizado na fase anterior. Somente uma
equipe capacitada é capaz de agir de maneira alinhada e ter foco nos
objetivos corretos.

Checar
A fase de checagem começa juntamente com a fase de implementação do
plano de ação, afinal, quanto mais cedo os resultados forem
acompanhados, mais rapidamente você saberá se o planejamento deu
mesmo certo e se os resultados serão atingidos. Nessa fase é preciso fazer
um monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de
ação e comparar o previsto com o realizado, identificando gaps que podem
ser sanados em um próximo ciclo, assim como oportunidades de melhoria
que podem ser adotadas futuramente. Avaliar a metodologia de trabalho
adotada também ajuda a verificar se a equipe está no caminho certo ou se
é preciso modificar algum processo para se ter mais êxitos durante o
decorrer do projeto.

Para essa fase, é de suma importância que haja o suporte de uma

metodologia estatística. Assim, é possível evitar erros e poupar tempo e
recursos. A análise realizada na fase “checar” mostrará se os resultados
estão de acordo com o que foi previamente planejado ou se é necessário
ajustar o caminho.

Agir
Em caso de todas as metas terem sido atingidas, esta é a fase em que se
adota o plano aplicado como padrão. Caso algo não tenha saído como
planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que
impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas.

Com a análise de dados completa, é preciso passar para a realização dos

ajustes necessários, corrigindo falhas, implantando melhorias imediatas e
fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado, visando aprimorar ainda
mais o trabalho da equipe.

Muitas pessoas já fazem o uso dos passos do Ciclo PDCA mesmo sem ter
o conhecimento da ferramenta. Provavelmente você já tenha executado
pelo menos algumas das fases de maneira intuitiva. Porém, o
conhecimento teórico e mais aprofundado da metodologia irá possibilitar
que você e sua equipe aproveitem ao máximo dos benefícios.

Processo de melhoria contínua

Com o pensamento de que é sempre possível melhorar, o Ciclo PDCA não
prevê um fim para sua execução. Assim, a cada ciclo concluído dá-se início
a outro, sucessivamente, até que seja possível encontrar um padrão
mínimo de qualidade para atender às expectativas do cliente e tornar a
empresa cada vez mais eficiente em seus processos.

Cada vez que o ciclo PDCA se repete para solucionar um problema ou

obter melhoria contínua, o próximo ciclo tende a ser mais complexo. O
plano e as metas passam a ser mais ousados e tudo fica mais difícil de
aplicar. É necessário que toda a equipe seja bem treinada e esteja
preparada para alcançar objetivos ambiciosos.

Só é preciso tomar cuidado para não se ater a detalhes insignificantes, pois

a demora em uma fase qualquer do projeto pode impactar todas as
demais. Então, defina um padrão mínimo de qualidade e, quando atingi-lo,
passe para a próxima etapa. Caso futuramente surja a oportunidade de
implementar alguma melhoria a mais, você pode aproveitá-la em um novo
projeto ou ainda sugerir ao cliente que faça a mudança, desde que não
haja impacto nos custos ou no prazo do projeto.

O ciclo PDCA evita erros nas análises e padroniza as informações do

controle de qualidade. Por esse motivo, pode ser empregado com muito
sucesso em casos de transição para uma administração voltada para a
melhoria contínua.

Ciclo PDCA e Ciclo PDSA

Se você já conhecia o método PDCA e já utilizava em sua companhia antes
de ler este post, talvez também tenha ouvido falar sobre o ciclo PDSA. No
meio corporativo existe muita confusão com as nomenclaturas. Significam
a mesma coisa? São métodos diferentes? Podemos dizer que ambos têm o
mesmo objetivo — a melhoria contínua — entretanto, não significam a
mesma coisa.
 O PDSA foi introduzido após o PDCA, também por Deming. Este método
surgiu da necessidade de aprendizado sobre processos e produtos. O
método surgiu para complementar o PDCA adicionando uma etapa de
desenvolvimento de estudo com o objetivo de agregar conhecimento.

Vamos analisar o significado das siglas:

 PDCA: Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Check (Checar) – Act (Agir)

 PDSA: Plan (Planejar) – Do (Fazer) – Study (Estudar) – Act (Agir)

A diferença de um método para o outro se dá na substituição da fase

Check pela fase Study. Portanto, percebemos que a terceira etapa do ciclo
passou a ser mais completa. Ao invés de apenas checar e conferir o que
está sendo feito, é proposto que seja realizado um estudo, uma análise
mais profunda sobre os fatos.

Podemos entender o ciclo PDSA como uma evolução natural do ciclo

PDCA, pois propõe que as pessoas ponderem e compreendam mais ao
invés de apenas checarem o andamento do projeto.

Principais erros ao usar o PDCA

Como existem muitas informações espalhadas sobre a ferramenta, é
natural que alguns gestores encontrem dificuldades para identificar o que
realmente é válido e cometam erros. Ao todo, podemos listar, pelos
menos, seis equívocos bastante comuns.

Não fazer o planejamento adequado

Saber se o que foi planejado é suficiente ou insuficiente é o primeiro
desafio para aplicar o Ciclo PDCA. Aqui, na expectativa de ver as coisas
acontecerem logo, os gestores podem deixar lacunas importantes, com
consequências nas etapas posteriores.

Um exemplo é não ter um alvo concreto. Sem metas claras, não haverá um
resultado esperado para ser comparado com o obtido. Logo, a checagem
não medirá a lacuna no desempenho, tampouco levantará erros e acertos.

Por isso, procure uma ferramenta que ofereça uma lista de verificação, a
fim de completar o planejamento: a ideia é literalmente ter uma tabela
com itens que precisam estar presentes para aprovar o plano. Como
recomendação, os critérios da metodologia Smart podem ser adaptados.

Específico (specific)
O plano deve ser claro em relação ao que se pretende, com objetivos e
metas que não deixem espaço para dúvidas.

Mensurável (mensurable)
As metas devem ser quantificáveis. Isto é, o gestor deve conseguir medir
quanto do resultado esperado foi alcançado.

Atingível (attainable)
O que foi pensado deve ser razoável, considerando as forças e fraquezas
da equipe, bem como as oportunidades e ameaças do contexto.

Relevante (relevant)
Os resultados precisam caminhar na mesma direção. As metas de cada
etapa devem contribuir para os resultados gerais do processo ou projeto,
que, por sua vez, devem promover os objetivos gerais da organização.

Temporal (time-base)
Por fim, o plano deve conter o período de realização, ou seja, quando o
que foi previsto deve ser concretizado.

Falta de capacitação da equipe

Outro erro é que não basta o PDCA ser uma conduta exclusivamente
praticada pelo líder, a equipe precisa comprar a ideia e também dominar a
ferramenta. Logo, é um ajuste que demandará um certo tempo para ser
concluído e ações de gestão da mudança.

Resumidamente, é preciso identificar o nível de cada colaborador,

com avaliações de desempenho. Depois, desfazer os hábitos já
consolidados e treinar os modelos de comportamento propostos. Por fim,
reforçar a mudança, com cobrança e incentivo, até que a transformação
esteja consolidada.

Falta de acompanhamento das etapas

Um terceiro erro é não entender quando e como realizar cada uma das
etapas. Esse problema é mais frequente quando existem diversos projetos
ou processos simultâneos, e o gestor precisa entender o esforço já
realizado em cada um deles para avaliar os erros, acertos e pontos de
melhoria.

Atualmente, a melhor solução para fazer esse acompanhamento é buscar

um software que centralize as informações e melhore a comunicação do
time. Sempre que um colaborador executa uma ação, em qualquer etapa, é
preciso que todos os interessados tenham acesso à informação, para que
possam dar os andamentos pertinentes.

Outra dica é dedicar bastante atenção ao cronograma. É importante já ter

os momentos em que se pretende mensurar os resultados bem definidos.
Além disso, cada projeto pode ter um líder, definido em rodízio ou como
uma função fixa, recebendo parte da carga de trabalho do gerente e
acompanhando o Ciclo PDCA mais de perto.

Não registrar os resultados obtidos

A documentação das atividades também deve ser uma preocupação. O
problema é que se trata de um sacrifício imediato em prol de um resultado
futuro, porque o aumento inicial nas tarefas somente será recompensado
quando as informações forem utilizadas. Logo, muitas vezes os
colaboradores deixam a atividade em segundo plano.

Aqui, como em diversas outras áreas, é preciso combinar tecnologia e

Gestão de Pessoas. O software de gestão deve ser amigável, minimizar o
retrabalho, facilitar a comunicação interna e aceitar o uso de indicadores.
 Por sua vez, o gerente precisa conscientizar as equipes sobre a
importância de manter as informações atualizadas e treinar a maneira
correta de registrar os resultados.

Não definir os planos de ação

O plano de ação é um componente tão importante quanto as metas
durante o planejamento. Em um primeiro momento, é a ferramenta
responsável pela transição para a execução, guiando os profissionais.
Depois, com as atualizações, as diferentes versões formam o histórico das
mudanças promovidas pelos ciclos PDCA, gerando aprendizado para os
projetos futuros.

No entanto, assim como nos casos anteriores, o benefício é futuro, mas

exige esforço imediato. O gestor precisa se conscientizar e engajar a
equipe para dedicar mais tempo ao planejamento, principalmente para
detalhar os quesitos da 5w2H:

 o que fazer?
 por que fazer?
 onde fazer?
 quando fazer?
 quem fará?
 como fazer?
 quanto custa?

Não escolher os melhores métodos de medição

Aliado ao que foi dito aqui, um último erro é o excesso ou a falta de
medições. Enquanto alguns gerentes deixam de considerar aspectos
essenciais, outros tantos verificam pontos apenas como formalidade, ou
seja, que não são relevantes ou não podem ser melhorados.

O primeiro passo para não cometer erros é conhecer os indicadores de

desempenho de projetos. Afinal de contas, gestão de pessoas, processos
organizacionais, gerenciamento de projetos, cada setor tem suas próprias
métricas-chave.

Posteriormente, o gerente pode complementar o quadro de informações

com medições relacionadas às características específicas da empresa. Por
exemplo, muitas vezes os líderes criam indicadores específicos para os
produtos, como a satisfação do cliente com alguma funcionalidade ou o
número de reclamações.

Adoção do Ciclo PDCA

Por ser uma ferramenta fácil e bastante intuitiva, o Ciclo PDCA pode ser
aplicado a praticamente qualquer tipo de projeto, do mais simples ao mais
complexo, já que ajuda a direcionar a equipe para o desenvolvimento de
melhorias contínuas, aguça os sentidos para a identificação de falhas e
oportunidades de aprimoramento e ainda contribui para que todos os
envolvidos visualizem as mudanças realizadas.

Com isso, você aumenta a eficiência dos processos e obtém uma maior
produtividade por parte do time, desenvolvendo projetos com muito mais
agilidade e destreza. Isso sem contar que o PDCA também garante um
aprendizado maior durante a execução das atividades, contribuindo para o
desenvolvimento pessoal e profissional da equipe. Além disso, com a
produtividade e a eficiência em alta, você pode reduzir os custos
operacionais da empresa, impactando diretamente no orçamento de cada
projeto.

Uma organização que consegue se estruturar dentro das quatro fases do

ciclo PDCA tem mais chances de atingir seus objetivos e melhorar
continuamente. Aqui, faz-se importante recordar a importância de
compreender o significado de cada etapa e dar importância a cada uma. A
fase de planejamento é considerada a mais trabalhosa e complexa, porém,
um bom planejamento facilita a passagem pelas demais etapas.

No que diz respeito à aplicação do ciclo PDCA, é fundamental ressaltar a

importância das medidas. Só utilizando métricas é possível saber o quanto
do seu objetivo foi alcançado. Se não é possível medir, não é possível
gerir.

Conforme a cultura do PDCA vai se enraizando, mais e mais benefícios

surgem, pois a melhoria não para nunca. E tudo bem que a adoção do
Ciclo PDCA é opcional, mas, acredite, a partir do momento em que você
experimenta essa ferramenta de gestão, não deixa de usá-la em mais
nenhuma iniciativa.
Em que situações aplicar o PDCA
Por fim, para facilitar a execução, priorize a aplicação da ferramenta em
duas situações: padronização e melhoria. Isto é, independentemente da
área escolhida, o PDCA pode ajudar o gerente a satisfazer essas duas
necessidades.

A padronização corresponde a garantir a existência de normas, ou seja, se

as diretrizes do plano de ação e do projeto realmente são seguidas na
prática. Já a melhoria contínua é a repetição dos ciclos para identificar
erros e acertos, aprender com a experiência, promover e avaliar mudanças.
Na maioria dos casos, as duas situações andam juntas.

Ademais, o uso do ciclo PDCA pode garantir um diagnóstico apurado

sobre os processos e tratar das falhas e soluções que devem ser aplicadas
durante o andamento do projeto. O uso desta ferramenta de qualidade é
uma maneira eficaz para efetuar o controle dos processos e realizar
ajustes positivos.

Assim, se você ainda não teve a oportunidade de colocar esse

conhecimento em prática, sugerimos que faça agora mesmo e depois
venha nos contar como se saiu com seu primeiro Ciclo PDCA!