Aluno especial

1. Publicação dos arquivos:

1.1. Orientações – abrir arquivo quadrimestre anterior e atualizar com novas datas e links.
1.2. Turmas com vagas – aguardar término do ajuste, “baixar” resultado da matrícula,
filtrar turmas com vagas e elaborar relatório de turmas com saldo de vagas.
1.3. Formulário de inscrição – no Limesurvey copiar formulário anterior e inserir as novas
datas e turmas com vagas.
2. Análise das Solicitações
2.1. Análise das Solicitações – baixar repostas completas do formulário, inserir resultado na
planilha análise das solicitações (as colunas de turmas solicitadas por alunos devem ser
transformadas em linhas). Verificar solicitação duplicadas. Iniciar a análise de documentos.
Enviar e-mail aos que apresenta pendências. Candidatos com documentação OK seguem
para a classificação nas turmas. Levantar os candidatos que já possuem RA com Aluno
Especial e verificar créditos cursados anteriormente. Classificar nas turmas respeitando:
ordem de solicitação, saldo de vagas, limites de créditos e conflitos de horários.
3. Resultado
3.1. Solicitar criação de RAs para os alunos novos
3.2. Matricular nas turmas
3.3. Publicar resultado
3.4. Enviar email aos candidatos com matrículas deferidas informando sobre o início das aulas,
criação de login, etc.
MATRÍCULA EM DISCIPLINAS

OFERTA DE TURMAS

1. Baixar arquivo de turmas “rodadas”;

2. Criar lista de disciplinas;
3. Consultar os projetos pedagógicos novos, para ofertar a versão mais recente das
disciplinas;
4. Acessar sistema e no quadrimestre desejado ofertar as disciplinas.

ABERTURA DE TURMAS

1. Abrir planilha de oferta de turmas

2. Abrir sistema de alocação
3. Verificar curso que será alocado
4. Acessar sistema conforme perfil do coordenador
5. Criar turmas

ALTERÇÃO DE SALA DE AULA

APÓS O INÍCIO DAS AULAS

1. Recebimento da solicitação para alterar para sala maior

2. Abrir a planilha de salas (pasta segurança)
3. Abrir a planilha de turmas-salas-docentes
4. Localizar a turma nos arquivos abertos
5. Verificar quantidade de vagas da turma
6. Verificar sala por sala, qual atende a demanda.
7. Responder ao docente informando a nova sala
8. Informar a reserva de sala
9. Atualizar arquivo de turmas-sala-docentes
10. Enviar arquivo atualizado para publicação

VERIFICAÇÃO MATRÍCULA INDEFERIDA

1. Recebimento da solicitação de verificação de indeferimento de turma

2. Abrir planilha “matrículas por aluno”
3. Localizar turma e aluno
4. Verificar índices do aluno e índices de corte na turma
5. Em caso de divergência, revisar matrícula.
6. Responder ao aluno
 ETAPA DE VERIFICAÇÃO DA ALOCAÇÃO

ACERTO CÓDIGOS

1. Baixar relatório de turma

2. Formatar arquivo para análise: indicar número de turmas, remover salas/laboratórios,
concatenar horários, etc.
3. Filtrar disciplina por disciplina para verificação de:
 Códigos atribuídos
 Código x horário da turma
 Código x Campus ofertado
4. Marcar erros e indicando a correção
5. Lançar as correções no sistema

TOMADA DE DECISÕES - OPERACIONALIZAÇÃO

1. Criar planilha para controle das respostas;

2. Salvar respostas recebidas;
3. Abrir arquivo “tomada de decisões” e criar a versão operacionalização;
4. Repassar respostas recebidas de cada curso para a planilha “tomada de
decisões_operacionalização”
5. Efetuar no sistema as decisões indicadas para cada uma das turmas: Manter, cancelar,
Cancelar - Transferir alunos para outra turma em mesmo horário, Abrir nova turma,
ampliar vagas, Ampliar vagas - absorver excedente, Redistribuir excesso alunos para
outra turma em mesmo horário, outros.
6. Manter: apenas indicar na planilha que a turma não sofrerá alterações.
7. Cancelar turmas: entrar no perfil do curso, localizar a turma e excluir.
8. Ampliar vagas: entrar no perfil do curso, localizar a turma, verificar vagas da turma x
capacidade da sala. Se for necessário, buscar sala maior.
9. Absorver excedente: entrar no perfil do curso, localizar a turma, ampliar as vagas de
acordo com o número de matriculados, verificar vagas da turma x capacidade da sala.
Se for necessário, buscar sala maior.
10. Abrir turmas: entrar no perfil do curso, abrir turma com as informações indicadas de
horários, vagas, docentes.

DISTRIBUIÇÃO DOS ALUNOS – INDICAÇÃO NÚMERO DE CORTES E TRANSFERÊNCIAS

1. Incluir na planilha de tomada de decisões para análise da quantidade de alunos que

será cortado e transferido: vagas ofertadas atualizadas, número de turmas, horário
concatenados.
2. Filtrar disciplina por disciplina para análise.
3. Se houver excedente, verificar se tem outra turma no mesmo horário com vaga para
transferir os alunos, se não, indicar o número de alunos que será cortado.
MATRÍCULAS EXTEMPORÂNEAS – coordenador de curso

1. Coordenador envia solicitação de matrícula extemporânea

2. Salvar e-mail e arquivo anexos na rede
3. Acessar SIGAA – matrícula compulsória
4. Matricular alunos nas turmas indicadas

MATRÍCULAS EXTEMPORÂNEAS – Alunos

1. Aluno envia solicitação

2. Salvar na rede
3. Verificar se tem autorização do coordenador de curso
4. Acessar SIGAA – matrícula compulsória
5. Matricular aluno nas turmas indicadas

ESTUDO DIRIGIDO

1. Recebimento da solicitação de matrícula em turmas de estudo dirigido;

2. Criar planilha de controle;
3. Abrir turma de estudo dirigido com código ED;
4. Matricular alunos na turma aberta;

RESERVA DE SALA

1. Após a finalização das alterações no sistema de alocação (antes do ajuste);

2. No sistema de alocação, em salas, selecionar tudo e utilizando a extensão
CheckThemAll marcar todas as caixas (necessário ter a extensão CheckThemAll no
navegador);
3. Copiar tudo e colar no Excel;
4. Iniciar formatação dos dados: remover salas não utilizadas na graduação; copiar e
colar sala por sala na primeira coluna; incluir no código das turmas alocadas o nome da
disciplina e o número de vagas, através da função localizar/substituir ou através do
procv.
5. Incluir as reservas esporádicas se houver;
6. Dividir planilha em SA, SBC e Laboratórios;
7. Copiar sala por sala e colar no arquivo da reserva de sala SA e SB
8. Enviar arquivos formatados para reserva de sala e coordenação dos laboratórios
COMISSÃO DE RENDA

1. Baixar lista de candidatos que serão analisados

2. Localizar pasta do candidato na rede
3. Extrair documentos
4. Abrir planilha avaliação de renda do candidato
5. Abrir arquivo de caracterização familiar
6. Abrir check list de documentos
7. Analisar documentos mínimos do candidato
8. Anotar pendências
9. Anotar na planilha atividades dos integrantes do grupo familiar
10. Verificar se os documentos enviados estão de acordo com as atividades declaradas
11. Anotar pendências
12. Elaborar e-mail indicando as pendências
13. Enviar e-mail indicando prazo envio das pendências