MANUAL DE PROCESSOS – SETOR DE SUPRIMENTOS

SUMÁRIO

1 SOLICITAÇÃO.......................................................................................................4

1.1 ABERTURA DO PEDIDO INFORMAL.......................................................4

1.1.1 CR e natureza...................................................................................................6

1.1.2 Prioridade do pedido.........................................................................................7

1.1.3 Acompanhamento da solicitação......................................................................8

2 CADASTRO................................................................................................................10

2.1 RECEBIMENTO DAS SOLITAÇÕES DE CADASTRO...............................10

2.2 PRAZOS DE ATENDIMENTO POR PRIORIDADE....................................10

2.3 REALIZAÇÃO DO CADASTRO......................................................................10

3 ALMOXARIFADO....................................................................................................10

3.1 ANÁLISE DA SOLICITAÇÃO.........................................................................10

3.2 TRANSFERÊNCIA.............................................................................................10

3.2.1 Realização da transferência no sistema..........................................................10

3.2.2 Realização da transferência fisicamente.........................................................10

3.3 ENCAMINHAMENTO PARA COTAÇÃO.....................................................10

4 COTAÇÃO..................................................................................................................10

4.1 TRATAMENTO DAS COTAÇÕES POR PRIORIDADE.............................10

4.2 INCLUSÃO DAS COTAÇÕES NO SISTEMA................................................10

5 COMPRA....................................................................................................................10

5.1 COMPRA POR EQUALIZAÇÃO DE PREÇO/PRIORIDADE....................10

6 GESTÃO DE VERBAS..............................................................................................10

6.1 LIBERAÇÃO POR PRIORIDADE GESTÃO DE VERBAS.........................10

7 PREÇO META...........................................................................................................10

7.1 LIBERAÇÃO POR PRIORIDADE PREÇO META.......................................10

8 LIBERAÇÕES DE VERBA......................................................................................10

8.1 1ª LIBERAÇÃO POR PRIORIDADE..............................................................10

8.2 2ª LIBERAÇÃO POR PRIORIDADE..............................................................10

9 ENTREGA..................................................................................................................10

9.1 NEGOCIAÇÃO DA DATA DE ENTREGA DE ACORDO COM A

PRIORIDADE...........................................................................................................11

9.2 ACOMPANHAMENTO DA ENTREGA..........................................................11

9.3 RENEGOCIAÇÃO DA DATA DE ENTREGA...............................................11

10 RECEBIMENTO......................................................................................................11

11 POLÍTICA DE REGULARIZAÇÃO.....................................................................11

12 POLÍTICA DE COMPRAS
1 SOLICITAÇÃO

1.1 ABERTURA DO PEDIDO INFORMAL

O primeiro passo para a solicitação de peças e de outros materiais, é a

geração do pedido informal, a partir dele as cotações e/ou as transferências são geradas.
A abertura do pedido informal pode ser realizada de duas maneiras, a
primeira é enviando uma solicitação aos auxiliares de base com as informações
completas do pedido, ao solicitar qualquer item é necessários informar em qual empresa
do grupo o item será entregue, qual é a natura e o C.R. em que os custos gerados por
aquele produto serão destinados, qual é a prioridade de entrega daquele item e enviar
uma breve descrição do que está motivando aquela solicitação, se for uma peça de
maquinários ou implementos, também é preciso informar o horímetro e placa.
Outra maneira de abrir o pedido informal é entrar no “Portal de
Movimentações Internas” do Sankhya e gerar seu próprio pedido informal de acordo
com as instruções a seguir.

Figura 1 - Abertura do Pedido Informal Parte I

Fonte: Tela Portal de Movimentações Internas – Sankhya 2022.

Ao entrar no portal, basta criar uma nova solicitação (1), selecionar a TOP
204 (2) e lançar o pedido (3) que já se inicia o processo de abertura do pedido informal.
 Ao clicar em lançar (3) a “Central de Movimentações Internas” vai abrir e lá
todas as informações necessárias serão preenchidas.

Figura 2- Abertura do Pedido Informal Parte II

Fonte: Tela Portal de Movimentações Internas – Sankhya 2022.

O primeiro passo após abrir a “Central de Movimentações Internas” é

inserir a data dia em que a solicitação foi feita (1), a empresa de estoque e empresa (2) e
(3) serão preenchidos de acordo com qual empresa o produto será entregue, caso você
não saiba o código da empresa é só pesquisar na lupa pelo nome, o nome do solicitante
(4) precisa ser preenchido com o nome da pessoa que está solicitando aquele
determinado item, caso você seja o solicitante é só preencher com o seu usuário e se o
solicitante for outra pessoa, preencha o relatório com o nome do usuário dele.
O projeto (5) e ano agrícola (6) servem como uma referência para a
controladoria alocar o valor no ano agrícola correto, cada ano agrícola tem 12 meses,
eles vão de setembro até agosto para as culturas de café e de agosto até julho para as
culturas de cereais. Em caso de dúvidas quanto ao que preencher nesses campos,
consulte a controladoria.
A natureza (7) e o centro de resultados (8) são informações crucialmente
importantes para a alocação correta dos custos, cada centro de resultado tem um
orçamento que deve ser respeitado ao longo do ano agrícola e dentro dos centros de
resultados existem as naturezas, que são especificações dos custos dentro de cada CR.
Caso o valor já realizado para esses CR ultrapasse o limite do orçado, a abertura do
pedido é travada e é necessário abrir uma solicitação de verbas para aquele CR.
Havendo dúvidas sobre qual o CR e natureza são os corretos para abrir um pedido
também é necessário entrar em contato com a controladoria.
O campo triagem (9) é para informar se o produto precisa passar por uma
triagem do almoxarife antes de ser entregue ao solicitante, ou se ele já pode ser
diretamente direcionado ao solicitante. No campo prioridade (10) é preciso informar a
prioridade real de entrega do pedido para a utilização do produto, quanto mais tempo o
comprador tiver para realizar as cotações e negociações melhor.
Caso o pedido de peças ou serviços para um maquinário e/ou implemento é
necessário informar a placa do veículo (11) e o horímetro (12) do momento em que a
necessidade de uma solicitação surgiu, esses dados serão utilizados para coletar
informações importantes sobre a durabilidade das peças e equipamentos.
Por fim é necessário preencher o campo observação (13) com um breve
relatório do que motivou a abertura do pedido informal, essa observação é importante,
pois ajuda aos compradores e aos liberadores a entender melhor as necessidades do
grupo.
Após realizar esse processo é preciso confirmar ele (14) e seguir na tela
“Itens”, lá os dados sobre o produto solicitado serão preenchidos.
No campo produto (15) insira o produto que você deseja solicitar, evite
sempre preencher com produtos genéricos e tente ser o mais específico possível, caso o
item desejado ainda não esteja cadastrado, basta realizar uma solicitação de cadastro.
Abaixo do produto preencha a quantidade necessária e a unidade.
Em local de origem (16) preencha para qual setor o produto será enviado e
marque pendente (17) para que o pedido apareça como pendente para o almoxarife. Para
finalizar o processo confirme o item (18) se o pedido conter mais de um produto é só
preencher com os dados do novo produto na tela “Itens” e ir confirmando (18), quando
todos os produtos forem solicitados é só confirmar o pedido informal (19) e salvar.
1.1.1 CR e natureza
Como dito anteriormente o CR e a natureza são dois campos de extrema
importância e que devem ser preenchidos com atenção. Para auxiliar no preenchimento
segue uma lista com os principais CR’s e naturezas.

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1.1.2 Prioridade do pedido
A definição correta da prioridade dos pedidos é de extrema importância para
o andamento do processo. A figura seguir mostra os tipos de prioridades.

Figura 3 – Fluxograma para Definição de Prioridade do Pedido de Compra

Fonte: Autoria Própria, 2022.

O tempo de atendimento de cada prioridade são os seguintes:

Tabela 1 – Prazos de Atendimento dos Pedidos por Prioridade

Prioridade Prazo de Atendimento
Máquina Parada em Operação Até 3 dias úteis
Máquina Parada em Reforma Até 20 dias úteis
Alta Prioridade Até 7 dias úteis
Média Prioridade Até 20 dias úteis
Reposição + de 30 dias úteis
Fonte: Autoria Própria, 2022.
 É muito importante entender a necessidade de colocar prazos coerentes nos
pedidos de compra, pois caso todos os pedidos forem feitos com urgência, o setor de
suprimentos não vai conseguir atender todas as demandas e todas as entregas serão
comprometidas.
Pedidos com prioridade de máquina parada em operação, máquina parada
em manutenção e alta prioridade, devem ser evitados, pois prazos curtos comprometem
as negociações e fazem com que a compra não seja feita com o melhor preço naquele
momento.
Por isso a importância do planejamento prévio do que será utilizado ao
longo do ano agrícola, porque aí os pedidos podem ser feitos com antecedência,
facilitando as negociações e melhorando a experiência de todos os lados envolvidos no
processo.
1.1.3 Acompanhamento da solicitação
Após fazer uma solicitação informal no sistema, é possível acompanhar o
status dela dentro da tela “Lead Time Geral”.

Figura 4 – Acompanhamento do Pedido Informal

Fonte: Tela Lead Time Geral – Sankhya 2022.

No canto esquerdo da tela a opção de filtros se abre e você pode pesquisar o
status do seu pedido através do período de solicitação (1) ou do número único do pedido
informal (2) que é um número gerado pelo sistema para cada pedido informal que é
criado, após preencher os filtros desejados é só atualizar a tela (3) e as informações
sobre o seu pedido vão aparecer.
 Na tabela de solicitação de materiais (4) vai aparecer os dados da sua
solicitação assim que ela for processada pelos almoxarifes, na tabela de cotação (5) vai
aparecer a data em que os compradores começaram a cotar o seu pedido e na tabela
pedido de compra (6) aparece qual foi a data em que o pedido foi lançado no sistema
para a liberação, nessa tabela também aparece a data em que as liberações foram
realizadas e qual é a previsão de entrega do pedido. Por fim na tabela nota de compra
(7) aparece o número da nota fiscal emitida pela compra e normalmente é o fim do
processo, pois as notas fiscais são emitidas quando a entrega já foi realizada.
2 CADASTRO
2.1 RECEBIMENTO DAS SOLITAÇÕES DE CADASTRO

2.2 PRAZOS DE ATENDIMENTO POR PRIORIDADE

2.3 REALIZAÇÃO DO CADASTRO

3 ALMOXARIFADO
3.1 ANÁLISE DA SOLICITAÇÃO

3.2 TRANSFERÊNCIA

3.2.1 Realização da transferência no sistema

3.2.2 Realização da transferência fisicamente

3.3 ENCAMINHAMENTO PARA COTAÇÃO

4 COTAÇÃO
4.1 TRATAMENTO DAS COTAÇÕES POR PRIORIDADE

4.2 INCLUSÃO DAS COTAÇÕES NO SISTEMA

5 COMPRA
5.1 COMPRA POR EQUALIZAÇÃO DE PREÇO/PRIORIDADE

6 GESTÃO DE VERBAS
6.1 LIBERAÇÃO POR PRIORIDADE GESTÃO DE VERBAS

7 PREÇO META
7.1 LIBERAÇÃO POR PRIORIDADE PREÇO META

8 LIBERAÇÕES DE VERBA
8.1 1ª LIBERAÇÃO POR PRIORIDADE

8.2 2ª LIBERAÇÃO POR PRIORIDADE

9 ENTREGA
9.1 NEGOCIAÇÃO DA DATA DE ENTREGA DE ACORDO COM A PRIORIDADE

9.2 ACOMPANHAMENTO DA ENTREGA

9.3 RENEGOCIAÇÃO DA DATA DE ENTREGA

10 RECEBIMENTO

11 POLÍTICA DE REGULARIZAÇÃO