Manual de Utilização SIAWISE SW5 - v03 - 20200608

MANUAL DE UTILIZAÇÃO
Versão 03 | 2020-06-08
Versão 03 | 2020-06-08 1
Manual de Utilização
1 ÌNDICE
2 REQUISITOS TÉCNICOS ...................................................................................................................................................................................................................................... 4
2.1 VERSÃO DESKTOP........................................................................................................................................................................................................................................... 4
2.2 VERSÃO MOBILE........................................................................................................................................................................................................................................ 5
3 SIAWISE5 IN SHORT ............................................................................................................................................................................................................................................... 6
3.1 ACESSO AO SIAWISE5 ................................................................................................................................................................................................................................. 6
3.2 MENU DE ENTRADA............................................................................................................................................................................................................................... 6
3.3 EXPLORAR O SIAWISE5 ....................................................................................................................................................................................................................... 7
3.3.1 Pesquisa ................................................................................................................................................................................................................................................... 7
3.3.2 Avisos ......................................................................................................................................................................................................................................................... 8
3.3.3 Alertas ........................................................................................................................................................................................................................................................ 8
3.3.4 Acesso rápido a Módulos ............................................................................................................................................................................................................ 9
3.3.5 Menu Funcionalidades .................................................................................................................................................................................................................. 9
4 LEGISLAÇÃO .............................................................................................................................................................................................................................................................10
4.1 NAVEGAR PELA LEGISLAÇÃO NO SIAWISE5 ...........................................................................................................................................................................10
4.1.1 Ficha do Diploma ............................................................................................................................................................................................................................. 12
4.1.2 Requisitos Legais ............................................................................................................................................................................................................................. 13
4.1.3 Avaliação de conformidade legal ....................................................................................................................................................................................... 15
4.2 PERFIL DE LEGISLAÇÃO aPLICÁVEL ....................................................................................................................................................................................... 18
4.3 RELATÓRIOS DE CONTEXTO ......................................................................................................................................................................................................... 18
5 DOCUMENTOS ........................................................................................................................................................................................................................................................ 19
5.1 GESTÃO DE OUTROS REQUISITOS APLICÁVEIS ............................................................................................................................................................. 19
5.1.1 Outros Requisitos ............................................................................................................................................................................................................................ 19
5.1.2 Avaliação de conformidade..................................................................................................................................................................................................... 21
6 PLANO DE AÇÕES .................................................................................................................................................................................................................................................22
6.1 CONSTATAÇÕES ....................................................................................................................................................................................................................................22
6.1.1 Criar constatações Ad-hoc .......................................................................................................................................................................................................23
6.1.2 Constatações ......................................................................................................................................................................................................................................24
6.2 PLANOS DE AÇÃO .................................................................................................................................................................................................................................25
6.2.1 Criar um novo Plano de Ação .................................................................................................................................................................................................25
6.2.2 Criar ações associadas a um plano ................................................................................................................................................................................... 26
6.2.3 Tarefas associadas a uma ação ............................................................................................................................................................................................27
6.2.4 Acompanhamento das Ações ............................................................................................................................................................................................... 28
6.2.5 Registo de Atividades Executadas no âmbito de uma Ação .......................................................................................................................... 29
6.2.6 Relatórios............................................................................................................................................................................................................................................... 31
7 TAREFAS ......................................................................................................................................................................................................................................................................35
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7.1 DEFINIÇÃO DE TAREFAS E EVENTOS .....................................................................................................................................................................................35
7.2 LISTA DE PENDENTES E LISTA DE ACOMPANHAMENTO .......................................................................................................................................35
7.2.1 Lista de Tarefas e Eventos Pendentes ............................................................................................................................................................................35
7.2.2 Lista de Tarefas em Acompanhamento......................................................................................................................................................................... 36
7.3 COMO CRIAR UMA TAREFA............................................................................................................................................................................................................37
7.3.2 Lembretes e Notificações ........................................................................................................................................................................................................ 39
8 NORMAS ...................................................................................................................................................................................................................................................................... 40
8.1 COVID KEEP SAFE ................................................................................................................................................................................................................................. 40
9 FUNCIONALIDADES.............................................................................................................................................................................................................................................45
9.1 ADMINISTRAÇÃO ...................................................................................................................................................................................................................................45
9.1.1 Criar Novos Utilizadores .............................................................................................................................................................................................................45
9.1.2 Senha Expirada................................................................................................................................................................................................................................. 46
9.1.3 Recuperação de Senha .............................................................................................................................................................................................................. 47
9.2 PESQUISA.................................................................................................................................................................................................................................................... 47
9.2.1 Pesquisa Rápida .............................................................................................................................................................................................................................. 48
9.2.2 Pesquisa avançada........................................................................................................................................................................................................................ 49
9.2.3 As Minhas Pesquisas ..................................................................................................................................................................................................................... 51
9.3 AVISOS ...........................................................................................................................................................................................................................................................52
9.4 PERFIS.............................................................................................................................................................................................................................................................53
9.5 INDICADORES ...........................................................................................................................................................................................................................................54
9.6 AGENDA ....................................................................................................................................................................................................................................................... 57
9.7 RELATÓRIOS ............................................................................................................................................................................................................................................. 59
9.7.1 Relatórios de Legislação ........................................................................................................................................................................................................... 59
9.7.2 Relatórios de Documentação Própria ............................................................................................................................................................................. 60
9.7.3 Relatórios de Planos de Ação................................................................................................................................................................................................. 61
9.8 OPÇÕES ........................................................................................................................................................................................................................................................ 62
10 Revisões do documento.......................................................................................................................................................................................................................... 65
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2 REQUISITOS TÉCNICOS
2.1 VERSÃO DESKTOP
A versão desktop do SIAWISE 5 é uma aplicação web, que está disponível através do seguinte link:
Para abrir o SIAWISE5 deve utilizar um dos cinco browsers suportados: Mozilla Firefox, Google Chrome, Microsoft Edge, Apple
Safari e Opera. Caso não disponha ainda de um destes browsers, o SIAWISE apresenta a seguinte mensagem onde disponibiliza
os links para download:
O SIAWISE5 é compatível com os três sistemas operativos mais comuns no mercado e necessita dos seguintes requisitos
mínimos recomendados:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
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2.2 VERSÃO MOBILE
Como complemento à versão desktop, recomendamos a utilização da versão Mobile disponível em duas plataformas:
A versão Mobile permite-lhe aceder a toda a informação que tem no módulo de Legislação do seu SIAWISE, nomeadamente
aos avisos de nova legislação, detalhe dos diplomas legais e aos seus perfis de legislação – requisitos legais e avaliação de
conformidade legal. Toda a informação está disponível apenas em modo de consulta.
A versão Mobile não contém outros módulos do SIAWISE tais como a Gestão de Documentos, Tarefas e Planos de Ação.
Também não permite aceder a contas de utilizadores que lhe tenham delegado o acesso.
A utilização desta aplicação não tem quaisquer custos para os utilizadores licenciados como utilizadores SIAWISE5.
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3 SIAWISE5 IN SHORT
3.1 ACESSO AO SIAWISE5
O SIAWISE5 está disponível para acesso direto via browser em https://www.siawise.com sendo o acesso condicionado por login
& senha de acesso. Para entrar no SIAWISE necessita que o administrador da sua licença lhe envie os dados de acesso que
consistem num conjunto de login/email e senha. Por sua vez, os dados de acesso do acesso do administrador da licença são
fornecidos pela SIA no ato da contratação do serviço.
De referir que a linguagem de utilização do SIAWISE5 poderá ser selecionada na página de entrada (canto superior direito).
3.2 MENU DE ENTRADA
O SIAWISE5 disponibiliza no Menu de Entrada opções de acesso aos módulos disponíveis na sua licença. De notar que cada
utilizador poderá memorizar a sua opção de entrada do módulo que entender o que lhe permitirá, a partir do próximo login,
avançar diretamente para o módulo pré-definido como a sua opção preferencial.
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SABIA QUE?
Por todo o SIAWISE 5, a opção de voltar ao Menu de Entrada está sempre disponível através do botão ‘Módulos’, localizado no
canto superior direito.
3.3 EXPLORAR O SIAWISE5
3.3.1 PESQUISA
A opção PESQUISA permite aceder à funcionalidade de pesquisa no SIAWISE5 sobre os conteúdos de Legislação e de
Documentos.
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3.3.2 AVISOS
Na opção AVISOS pode consultar todas as categorias de avisos disponíveis no SIAWISE5.
3.3.3 ALERTAS
Na opção ALERTAS pode consultar os alertas de tarefas/eventos planeadas no SIAWISE5.
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3.3.4 ACESSO RÁPIDO A MÓDULOS

O acesso rápido aos módulos disponíveis na sua licença do SIAWISE5 pode ser efetuado a partir desta opção.
3.3.5 MENU FUNCIONALIDADES

O acesso às várias funcionalidades disponíveis no SIAWISE5 é efetuado através deste Menu.
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4 LEGISLAÇÃO
4.1 NAVEGAR PELA LEGISLAÇÃO NO SIAWISE5
A legislação no SIAWISE5 encontra-se organizada numa árvore temática por âmbito de legislação sendo que, e anteriormente
a aceder à lista de legislação, são apresentadas dois painéis adicionais contendo o enquadramento da legislação selecionada
com a opção de selecionar qual a lista de legislação que pretende consultar, i.e., toda a legislação ou apenas a principal. Um
outro painel adicional apresenta ligações úteis estruturadas no tema/subtema selecionado e no próprio âmbito de legislação.
Ao selecionar a lista de legislação que pretende consultar (principal/toda a legislação) é apresentada a lista dos diplomas legais
correspondentes. Para cada diploma é apresentado o título e o sumário assim como, se aplicável, o tipo de aplicabilidade que
se encontra atribuída.
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SABIA QUE?
Na barra superior do SIAWISE5 tem opções de visualização de legislação adicionais relativamente ao País que pretende
consultar, ao perfil de legislação que pretende selecionar e se quer ver toda a legislação (‘GLOBAL’) ou se pretende ver apenas
a legislação aplicável ao(s) perfil(is) selecionado(s).
Por acréscimo, na linha inferior a estas opções de visualização é assinalado o caminho percorrido ao longo da navegação pelos
conteúdos de legislação podendo, a qualquer momento, clicar neste caminho para retroceder para um campo anteriormente
selecionado.
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4.1.1 FICHA DO DIPLOMA

Ao selecionar um determinado documento legal é apresentada a ficha do documento legal que contém informação detalhada
sobre esse documento, nomeadamente a fonte de publicação, as datas associadas a esse documento assim como as relações
com outros documentos legais. Na ficha do documento legal é ainda possível consultar o próprio documento legal conforme
publicado no orgão oficial. Sempre que aplicável, o SIAWISE5 disponibiliza ainda a versão consolidada do próprio documento
legal assim como algum anexo oficial que lhe esteja associado.
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4.1.2 REQUISITOS LEGAIS

Quando aplicável, é possível consultar os requisitos legais que se encontram identificados para um documento legal classificado
como aplicável. Para tal a opção ‘REQUISITOS LEGAIS’ na ficha do diploma ou o botão ‘RL’(ver requisitos legais do diploma)
deverá ser selecionada.
Na lista de requisitos legais é possível visualizar o(s) requisito(s) legal(ais) identificado(s), sendo apresentado, por cada requisito,
os seguintes campos de informação: título, estado de conformidade, criticidade, responsável, perfil de legislação e evento
associado. São ainda disponibilizadas funcionalidades de consulta/edição de abrir requisito legal, eliminar requisito legal, criar
evento e criar tarefa.
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Em função das permissões atribuídas ao utilizador poderá ser possível consultar ou editar o requisito legal. Para tal deverá ser
selecionado o botão ‘Abrir Requisito Legal’.
Na ficha do requisito legal são apresentados vários campos com informação adicional, nomeadamente o título e descrição do
requisito legal, observações associadas, tipo de criticidade e sua justificação, o perfil de legislação a que pertence o requisito,
tipo de aplicabilidade, o responsável e estado de vigor.
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Para além de consultar requisitos legais identificados como aplicáveis e de, em função das permissões de utilizador, poder editar
esses campos de informação, é ainda possível adicionar um novo requisito legal ao diploma que está a ser consultado. Para tal,
a opção ‘criar requisito legal’ na lista de requisitos ou a opção ‘+RL’ (‘Adicionar Requisito Legal’ na lista de documentos legais
deverá ser selecionada.
4.1.3 AVALIAÇÃO DE CONFORMIDADE LEGAL
Na lista de requisitos legais é apresentado o último estado de conformidade legal atribuído a cada requisito legal avaliado. Para
consultar as avaliações de conformidade legal deverá ser selecionada a opção ‘Lista de Avaliação de Conformidade Legal’
disponível em cada requisito legal.
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Na lista de avaliações de conformidade legal é possível visualizar a(s) avaliação(ões) de conformidade legal(ais) identificada(s),
sendo apresentado, por cada avaliação, os seguintes campos de informação: estado de conformidade, data, responsável e
evento associado. São ainda apresentadas funcionalidades para consulta/edição de cada avaliação de conformidade legal
como abrir avaliação, eliminar avaliação, criar evento e criar tarefa.
A partir da lista de avaliações de conformidade legal é possível consultar cada uma das avaliações de conformidade em detalhe.
Para tal deverá ser selecionada a opção ‘Abrir Avaliação de Conformidade Legal’.
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Na ficha de avaliação de conformidade legal é possível consultar os campos de cada avaliação em detalhe, a saber, título e
descrição da avaliação de conformidade legal, observações associadas, responsável pela avaliação assim como a possibilidade
de assinalar esta avaliação como reincidente.
Por cada avaliação de conformidade legal poderá ser adicionada uma ou mais evidências que suportem a avaliação realizada.
Para tal deverá ser seleccionada a opção ‘Adicionar Evidência’. Neste formulário é possível carregar na estrutura de
documentação própria da sua licença SIAWISE5 uma ou mais evidências associadas a esta avaliação de conformidade. O ficheiro
a carregar deverá ser arrastado para a área assinalada neste formulário.
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Poderá ainda ser consultada, por cada avaliação de conformidade, a lista de ações criadas no módulo ‘Plano de Ações’ que
foram determinadas para gerir cada constatação em concreto.
4.2 PERFIL DE LEGISLAÇÃO APLICÁVEL
A legislação aplicável no SIAWISE5 pode ser estruturada em perfis de legislação aplicável que reúnem a legislação identificada
como aplicável ao nível do requisito legal para um determinado local/atividade/processo. Ver informação adicional no
subcapítulo 8.4.
4.3 RELATÓRIOS DE CONTEXTO
Ao longo dos vários conteúdos disponíveis no SIAWISE5 a opção de criação de relatórios de contexto encontra-se
disponibilizada. Ao selecionar a opção terá acesso a essa funcionalidade. Os relatórios são disponibilizados para
download no formato pdf.
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5 DOCUMENTOS
5.1 GESTÃO DE OUTROS REQUISITOS APLICÁVEIS
No SIAWISE5 é possível criar uma estrutura de pastas e sub-pastas assim como carregar nessa estrutura documentação própria
aplicável. Por cada documento será possível gerir os outros requisitos aplicáveis assim como realizar as avaliações de
conformidade.
5.1.1 OUTROS REQUISITOS

Quando aplicável, é possível consultar os outros requisitos aplicáveis que se encontram identificados para um documento
classificado como aplicável. Para tal a opção ‘REQUISITOS’ na ficha do diploma ou o botão ‘RL’(ver requisitos do diploma) deverá
ser selecionada.
Na lista de outros requisitos é possível visualizar o(s) requisito(s) identificado(s), sendo apresentado por cada requisito os
seguintes campos de informação: título, estado de conformidade, criticidade, responsável, perfil de legislação e evento
associado. São ainda apresentadas as funcionalidades disponíveis para consulta/edição do requisito como abrir requisito,
eliminar requisito, criar evento e criar tarefa.
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Em função das permissões atribuídas ao utilizador poderá ser possível consultar ou editar o requisito. Para tal deverá ser
selecionado o botão ‘Abrir Requisito’. Na ficha do requisito são apresentados vários campos com informação adicional,
nomeadamente o título e descrição do requisito, observações associadas, tipo de criticidade e sua justificação, o perfil de
legislação a que pertence o requisito, tipo de aplicabilidade, o responsável e estado de vigor.
Para além de consultar requisitos identificados como aplicáveis e de, em função das permissões de utilizador, poder editar esses
campos de informação, é ainda possível adicionar um novo requisito ao diploma que está a ser consultado. Para tal, a opção
‘criar requisito’ na lista de requisitos ou a opção ‘+RL’ (‘Adicionar Requisito’) na lista de documentos deverá ser selecionada.
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5.1.2 AVALIAÇÃO DE CONFORMIDADE

Na lista de requisitos é apresentado o último estado de conformidade atribuído a cada requisito. Para consultar as avaliações
de conformidade deverá ser selecionada a opção ‘Lista de Avaliação de Conformidade’ disponível em cada requisito.
Na lista de avaliações de conformidade é possível visualizar a(s) avaliação(ões) de conformidade identificada(s), sendo
apresentado por cada avaliação os seguintes campos de informação: estado de conformidade, data, responsável e evento
associado. São ainda apresentados algumas funcionalidades disponíveis por cada avaliação de conformidade legal como abrir
avaliação, eliminar avaliação, criar evento e criar tarefa.
A partir da lista de avaliações de conformidade é possível consultar cada uma das avaliações de conformidade em detalhe. Para
tal deverá ser selecionada a opção ‘Abrir Avaliação de Conformidade’.
Por cada avaliação de conformidade poderá ser adicionada uma ou mais evidências que suportem a avaliação realizada. Para
tal deverá ser seleccionada a opção ‘Adicionar Evidência’. Neste formulário é possível carregar na estrutura de documentação
própria criada uma ou mais evidências associadas a esta avaliação de conformidade. O ficheiro a carregar deverá ser arrastado
para a área assinalada neste formulário.
Poderá ainda ser consultada, por cada avaliação de conformidade, a lista de ações criadas no módulo ‘Plano de Ações’ que
foram criadas para cada constatação em concreto.
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6 PLANO DE AÇÕES
O módulo de Planos de Ação permite controlar as constatações identificadas numa organização e, consequentemente, definir
ações para as resolver.
Dentro do módulo de Planos de Ação poderá selecionar a opção de Planos ou Constatações.
6.1 CONSTATAÇÕES
As Constatações que são apresentadas no sub-módulo de Constatações podem ter três fontes:
• Módulo de Legislação
Quando é criada uma Avaliação de Conformidade Legal no módulo de Legislação esta ficará disponível no módulo
de Planos de Ação caso corresponda a um dos seguintes estados:
• Módulo de Documentos
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Quando é criada uma Avaliação de Conformidade no módulo de Documentos esta ficará disponível no módulo de
Planos de Ação caso corresponda a um dos seguintes estados:
• Outras Fontes (Constatações Ad-Hoc):

Para clientes que tenham licença apenas para o módulo de Planos de Ação ou queiram criar Constatações Ad-Hoc
ou para clientes que queiram adicionar Constatações AD-Hoc não relacionadas com o Módulo de Legislação ou um
documento.
6.1.1 CRIAR CONSTATAÇÕES AD-HOC
No canto superior direito do sub-módulo Constatações está disponível o botão que permite criar uma Constatação Ad-Hoc -
Será aberta uma nova página onde se pode registar os dados da Constatação:
Secção 1 – Dados gerais da Constatação
o Título – o título da constatação será utilizado nas pesquisas e relatórios. Assim deve ser curto mas
suficientemente explícito;
o Descrição – texto formatado que descreve a constatação;
o Data – define a data da constatação;
o Causa – podem ser adicionadas causas para caracterizar a constatação;
Secção 2 – Catalogação da constatação
o Reincidência – pode ser indicado se a constatação se repete de períodos anteriores;
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o Origem – indicação da fonte da constatação. Carregando em +Origem poderá adicionar fontes para a
constatação, como por exemplo Auditoria Interna;
o Classificação – define a classificação da constatação. É possível selecionar uma das opções, como por
exemplo Não Conforme ou carregando em +Avaliação é possível criar um novo tipo de avaliação.
Secção 3 – Interações sobre a Constatação
o - guarda todas as alterações altura da criação. É necessário guardar para aceder à

secção 4.
o - fecha a Constatação fazendo o utilizador voltar à lista de Constatações. Todas as

alterações à Constatação que não tenham sido guardadas serão perdidas.
Secção 4 – Ações
o Associar Ação – abre uma janela com todas as ações presentemente abertas, sendo possível associar à
constatação uma ou mais ações
o Nova ação – abre o formulário para criação de nova Ação (este procedimento é descrito com mais detalhe
no ponto 6.2.2)
6.1.2 CONSTATAÇÕES
Selecionando a opção Legislação, Documentos ou Outras fontes, é apresentada a lista de constatações. É possível filtrar os
resultados utilizando as seguintes opções:
o Filtrar constatações – permite selecionar todas as constatações, constatações associadas a um plano e

constatações não associadas a um plano
o Perfil – permite selecionar o perfil a que estão associadas as constatações
o Responsáveis – permite selecionar o/os responsáveis pela constatação
o Aplicabilidade – permite selecionar a aplicabilidade do requisito associado à constatação, diretamente
aplicável, indiretamente aplicável, informativo e notas
o Av. Conformidade – permite selecionar a avaliação de conformidade da constatação entre não conforme,
observação e oportunidade de melhoria
Adaptando a lista de constatações às suas necessidades, clicando numa constatação especifica é aberta uma nova janela com
os dados da mesma e onde é possível associar ou criar uma ação.
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6.2 PLANOS DE AÇÃO
Os utilizadores com acesso ao módulo de Planos de Ação podem criar ou aceder a planos criados por outros utilizadores.
Na janela principal, apresentada na imagem anterior, o utilizador poderá então clicar em ou fazer
duplo clique num dos planos existentes na sua lista de planos.
6.2.1 CRIAR UM NOVO PLANO DE AÇÃO
Ao clicar em será aberta uma nova janela e apresentado o seguinte formulário:
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• Secção 1 – Dados gerais do Plano

o Título – o título do plano será utilizado nas pesquisas e relatórios. Assim deve ser curto mas suficientemente
explícito;
o Descrição – texto formatado que descreve o âmbito do plano e respetivas ações;
o Data Início e Data Fim – definem o período em que o plano estará em vigor; este período delimita também
as datas das ações que estiverem associadas a plano;
o Responsável – o responsável do plano terá acesso total, podendo criar ações e gerir as partilhas do plano;
o Estado – o estado do plano pode variar entre “Aberto”, “Em execução” e “Fechado”; os dois primeiros são
meramente indicativos sendo que o último fecha o plano impedindo a criação de novas ações.
• Secção 2 – Partilhar o Plano

o Leitura – os utilizadores têm acesso ao plano e respetivas ações, mas ficam inibidos de criar novas ações e
alterar dados já registados nas ações do plano, exceto se forem os responsáveis dessas ações;
o Leitura/Escrita – os utilizadores com acesso de escrita podem criar ou alterar ações existentes. No entanto
não podem alterar os dados do plano, descrito na secção 1.
6.2.2 CRIAR AÇÕES ASSOCIADAS A UM PLANO
Depois de guardar o Plano de Ação ou entrar num Plano e Ação, é apresentada a lista de ações já criada. Para criar uma Ação o
utilizador deve clicar em
A primeira secção desta janela diz respeito às características gerais da ação onde deverão ser
preenchidos os seguintes itens:
o Título – o título da ação será utilizado nos relatórios. Assim deve ser curto mas suficientemente explícito;
o Data de Início, Data Prevista de Conclusão, Data de conclusão – datas relativas ao início e conclusão da ação
o Descrição – texto formatado que descreve a ação
o Observações – campo para adicionar observações sobre a ação
o Tipo – define o tipo de ação, entre ação corretiva, ação de melhoria, ação preventiva
o Estado – define o estado atual da ação, entre aberta, em execução e fechada
o Prioridade – define a prioridade da ação, entre baixa, média e alta
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o Responsável – apresenta a lista de utilizadores que podem ser designados como responsáveis pela ação
o Responsável pela Avaliação – apresenta a lista de utilizadores que podem ser designados como
responsáveis pela avaliação da ação
Após introduzir os dados gerais da constatação e clicar em guarda é possível aceder ao tabulador
CONSTATAÇÕES, onde é possível associar uma constatação e/ou adicionar uma constatação.
Ao clicar em Associar Constatação será aberta uma janela apresentando a lista de constatações, à
semelhança do indicado no ponto 6.1.2, é possível selecionar constatações conforme a sua fonte.
Selecione uma ou mais constatações e clique em associar.
Ao clicar em +Constatação será aberta uma janela onde é possível criar uma constatação, à
semelhança do indicado no ponto 6.1.1.
6.2.3 TAREFAS ASSOCIADAS A UMA AÇÃO
Se selecionar o tabulador TAREFAS será apresentada a lista de tarefas associada a essa ação. Uma
ação pode ter várias tarefas. Para adicionar uma tarefa deverá clicar em .
Irá ser aberta uma janela onde é possível preencher os dados relativamente à nova tarefa, igual ao
indicado no ponto 7.3.
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Clicando em REGISTO DE TRABALHO o responsável pela tarefa pode adicionar o trabalho realizado
até à data, igual ao indicado no ponto 7.3.1.1.
6.2.4 ACOMPANHAMENTO DAS AÇÕES

O SIAWISE5 permite identificar o responsável da Ação e, também, o responsável pela Avaliação da mesma. Ambos os
responsáveis, recebem uma Tarefa na sua lista de Tarefas Pendentes. Essas Tarefas assumem as datas definidas na ação.
Nessas datas, os utilizadores responsáveis recebem uma notificação a avisá-los da necessidade de executarem a sua tarefa.
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Se o utilizador tiver ativa a opção de receção de avisos por email, receberá também um email a avisá-lo
para o início da tarefa.
6.2.5 REGISTO DE ATIVIDADES EXECUTADAS NO ÂMBITO DE UMA AÇÃO

Para registar as atividades executadas no âmbito de uma Ação, o utilizador deverá abrir o Plano e, no tabulador “Ações”, fazer
duplo clique na Ação pretendida.
Neste caso a Ação assinalada a verde seria aberta, sendo apresentado o seguinte formulário.
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No final deste formulário, o utilizador vai encontrar uma secção destinada ao registo das atividades executadas no âmbito da
Ação, nomeadamente:
• Tarefas genéricas;
• Tarefas de Acompanhamento da Ação, e;
• Avaliação de Eficácia.
6.2.5.1 REGISTO DE ACOMPANHAMENTO DA AÇÃO

Para registar uma tarefa de Acompanhamento da Ação o utilizador deve selecionar o tabulador “Acompanhamento”.
Depois, clicando em , será apresentado o formulário para registar o acompanhamento:
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Não existe limite para o nº de tarefas de Acompanhamento registadas para cada ação.
6.2.5.2 REGISTO DA AVALIAÇÃO DE EFICÁCIA

Para registar a Avaliação de Eficácia da Ação, o utilizador deve selecionar o tabulador “Avaliação de Eficácia”.
O utilizador terá de indicar:
• a Descrição da Avaliação efetuada;

• a Data em que foi realizada;
• um dos seguintes Estados:
o Eficaz,
o Não Eficaz.
6.2.6 RELATÓRIOS
O módulo de Planos de Ação permite extrair dois tipos de Relatórios:
• Planos de Ação,
• Constatações.
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6.2.6.1 RELATÓRIO DO PLANO DE AÇÃO

Tal como os restantes módulos, os Planos de Ação também dispõem de um relatório de contexto.
Abrindo um Plano, seguindo as indicações dadas nos pontos anteriores, o utilizador deverá observar o seguinte botão no
canto superior direito do ecrã. Clicando nesse botão, será apresentado o seguinte formulário.
O formulário apresenta-se dividido em duas zonas: a da esquerda permite identificar os filtros nos campos do Plano e das
Ações, enquanto a zona da direita permite esconder ou apresentar informação no seu relatório.
Despois de selecionados os filtros e campos necessários, o utilizador pode selecionar um dos seguintes botões para imprimir o
relatório: .
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O relatório em Excel só estará disponível se a licença do utilizador tiver contratado esta funcionalidade.
No Menu -> Relatórios do seu SIAWISE5 também poderá obter um relatório idêntico ao indicado anteriormente:
Versão 03 | 2020-06-08 33
6.2.6.2 RELATÓRIO DE CONSTATAÇÕES

O SIAWISE5 disponibiliza um relatório de contexto para as Constatações registadas, sejam provenientes do módulo de
Legislação, Documentos ou tenham sido criadas Ad-Hoc.
No módulo de Planos de Ação, selecionando o separador “Constatações”, o utilizador deverá filtrar a listagem de acordo com
as suas preferências – exemplo:
Depois, clicando no botão (canto superior direito do ecrã), será apresentado o seguinte formulário:
Poderá atribuir um Título personalizado ao relatório e clicar em para imprimir:
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7 TAREFAS
O módulo de Tarefas permite gerir as Tarefas e Eventos pendentes que o utilizador vier a criar ou lhe forem atribuídos por
outros utilizadores.
7.1 DEFINIÇÃO DE TAREFAS E EVENTOS
No SIAWISE5 as Tarefas e os Eventos distinguem-se da seguinte forma:
• Tarefas
Uma Tarefa identifica o conjunto de atividades/trabalho executado num determinado período de tempo,
normalmente mais do que um dia, que o(s) utilizador(es) executam num determinado âmbito e objetivo.
Além disso:
o o utilizador pode registar os seus períodos de trabalho associados à Tarefa monitorizando o seu
estado/progresso em função daquilo que foi previamente planeado;
o as Tarefas não podem ser criadas de forma recorrente (não se repetem no tempo);
o podem ser acompanhadas por outros utilizadores.
• Eventos
São compromissos que o(s) utilizador(es) registam na sua Agenda e que duram normalmente 1 dia ou
menos – reuniões, auditorias, avaliações, etc..
Ao contrário das Tarefas, os Eventos podem:
o ser agendados de forma recorrente, repetindo-se com a periodicidade que o desejar;
o têm dois estados: A Realizar -> Realizado ou -> .No entanto não é possível
registar tempos de trabalho num Evento.
Os Eventos, apesar de surgirem neste módulo na lista de pendentes, não serão detalhados uma vez que
isso será feito no subcapítulo 8.6 Agenda deste Manual.
7.2 LISTA DE PENDENTES E LISTA DE ACOMPANHAMENTO
Ao abrir o módulo de Tarefas, o utilizador poderá visualizar duas listas:
1. Lista de Tarefas e Eventos Pendentes;

2. Lista de Tarefas em Acompanhamento.
7.2.1 LISTA DE TAREFAS E EVENTOS PENDENTES
Versão 03 | 2020-06-08 35
A Lista de Tarefas e Eventos Pendentes permite ao utilizador ter a perceção daquilo que terá de fazer no imediato e no futuro,
bem como o progresso das Tarefas e aquelas que necessitam de atenção por o seu prazo ter sido ultrapassado.
7.2.2 LISTA DE TAREFAS EM ACOMPANHAMENTO

A Lista de Tarefas em Acompanhamento apresenta tarefas das quais o utilizador não é responsável pela execução, mas que
necessita de acompanhar, ou seja, monitorizar/gerir o progresso.
Se o utilizador pretende deixar de acompanhar determinada Tarefa, deverá clicar em .
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7.3 COMO CRIAR UMA TAREFA
No módulo de Tarefas o utilizador pode clicar em para abrir o seguinte formulário:
Neste formulário, será possível registar:
• Assunto e Descrição;
• Responsável (eis);
• Intervalo de Execução: Data Início e Data Fim;
• Tempo estimado para a execução;
• Estado: Por iniciar, Em execução e Concluída;
• Prioridade: Alta, Média e Baixa;
• % de Conclusão.
No final do formulário será ainda possível indicar o(s) utilizador(es) que vão acompanhar a Tarefa, ou seja, que vão ter acesso
de leitura à tarefa através da Lista de Acompanhamento.
Depois de preencher estes campos, o utilizador deverá clicar em para terminar o processo de criação da Tarefa.
Versão 03 | 2020-06-08 37
7.3.1.1 REGISTO DE TRABALHO

Durante a execução da Tarefa o(s) responsável(eis) pode(m) registar o trabalho efetuado selecionando o tabulador “Registo
Trabalho” e o clicando no botão
Todos os registos de trabalho ficam disponíveis na seguinte lista:
O utilizador deve completar este registo com a alteração da Percentagem de Conclusão da tarefa. O Estado da Tarefa altera-
se automaticamente em função da percentagem: 0% = Por iniciar, 1 a 99% = Em execução e 100% = Concluída.
Versão 03 | 2020-06-08 38
7.3.2 LEMBRETES E NOTIFICAÇÕES

No formulário da Tarefa o utilizador poderá definir um Lembrete, ou seja, uma data/hora em que pretende que o SIAWISE o
avise o que tem para fazer - Notificação.
Relativamente ao cenário apresentado na imagem anterior, o utilizador definiu um lembrete para o dia “05-10-2016 12:00” e,
nessa altura o SIAWISE, envia-lhe uma Notificação.
As Notificações do SIAWISE surgem ao utilizador através de:
• Badge vermelho com o nº de notificações pendentes no canto superior do ecrã do SIAWISE. Clicando na notificação
será aberta a Tarefa correspondente
Se o utilizador dispensar as Notificações (“Dispensar Tudo” ou “X”) o lembrete da tarefa será desativado
permanentemente.
• Email com link para abrir o SIAWISE5 e a Tarefa diretamente a partir do seu cliente de email
Nesta opção é possível selecionar o acesso a um dos módulos disponíveis na licença SIAWISE5.
Versão 03 | 2020-06-08 39
8 NORMAS
8.1 COVID KEEP SAFE
No SIAWISE estão disponiveis, no módulo de Auditorias, as ferramentas para proceder à avaliação da norma que contempla a
legislação publicada relativa ao COVID.
No módulo de Auditorias, no canto superior direito, deverá clicar em para abrir o seguinte formulário:
Aqui, deverá registar os dados relativos à Auditoria:
• Nome da Auditoria e Local onde se vai realizar;

• As datas de início e de fim da Auditoria;
• Objetivo e Âmbito da Auditoria.
Deverá, no fim dessa página, selecionar o módulo Normas, e abrir o formulário de parametrização da Auditoria, selecionando a
norma COVID KeepSafe disponibilizada no SIAWISE:
Versão 03 | 2020-06-08 40
De seguida deverá proceder ao preenchimento da Equipa Auditora e, caso assim o pretenda, adicionar os Interlocutores que
participarão na Auditoria:
Segue-se o formulário do Planeamento, onde deverá clicar em para ter acesso ao respetivo
formulário onde poderá preencher os campos necessários para o planeamento pretendido:
Por fim, clicando em a Auditoria é criada e lançada no SIAWISE.
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Nesta nova página, e com o objetivo de proceder à avaliação do cumprimento dos requisitos que constam na Norma COVID
KeepSafe, deverá selecionar no canto superior direito a opção Check List disponibilizada no SIAWISE:
Em sequência o SIAWISE disponibilizará uma lista de verificação onde constam todos os requisitos deste referencial
normativo. Navegando pela Check List, e para cada requisito, poderá consultar informação adicional disponibilizada em i)
Avaliação de riscos e ii) Guidance, que consiste numa lista de recomendações a seguir no processo de avaliação do
cumprimento.
Para cada requisito que consta da Check-List, poderá proceder à avaliação do seu cumprimento clicando
em para preenchimento dos campos associados a essa nova avaliação.
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Neste formulário deverá preencher com:
• A Classificação
• A Avaliação, e pode ainda acrescentar informações adicionais no campo de texto Descrição da avaliação.
Posteriormente, poderá incluir a Análise e inserir Evidências como comprovativo da avaliação realizada.
No final da Avaliação de cada requisito da Check List poderá terminar a Auditoria selecionando, no canto superior direito, a
opção Terminou a Auditoria?
O SIAWISE abrirá uma nova página onde consta toda a informação relativa à Auditoria efetuada e onde poderá verificar toda a
informação associada anteriormente a confirmar a conclusão da mesma. Para dar como concluída a auditoria deverá
selecionar a opção disponível no canto superior direito.
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A Auditoria é concluída e poderá verificar toda a informação no separador Avaliações:
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9 FUNCIONALIDADES
9.1 ADMINISTRAÇÃO
O SIAWISE disponibiliza dois tipos de acesso aos seus conteúdos:
• Leitura: o utilizador apenas consegue visualizar conteúdos sem hipótese de os alterar;

• Leitura/Escrita: com este acesso o utilizador poderá visualizar e editar conteúdos.
Estes tipos de acesso são atribuídos aos três tipos de utilizadores da seguinte forma:
• Administrador: Com permissões totais na aplicação. Têm acesso de Escrita a todos os conteúdos contratados; Pode
criar novos utilizadores; Apenas existe 1 utilizador deste tipo por licença;
• Utilizadores de Gestão:Têm acesso de Escrita aos conteúdos, desde que o Administrador assim o designe; O número
de utilizadores de Gestão por licença depende do contrato efetuado com a SIA;
• Utilizadores de Consulta: Têm acesso de Leitura aos conteúdos mediante autorização concedida pelo Administrador;
O número de utilizadores de Consulta por licença depende do contrato efetuado com a SIA.
9.1.1 CRIAR NOVOS UTILIZADORES

Para criar novos utilizadores, o Administrador da Licença SIAWISE deverá utilizar o MENU -> Administração:
Nesse formulário deve selecionar a opção ‘+Adicionar’ para inserir mais um utilizador. Para cada utilizador deverão ser
preenchidos os campos de identificação (nome e email), tipo de utilizador (consulta/gestão) e depois selecionar as opções de
acessos aos diferentes módulos disponíveis na licença de utilização (Legislação, Documentos, Tarefas e Planos de Ação).
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No final do preenchimento do formulário, o Administrador deve clicar em “Guardar” e será enviado um email com os dados de
acesso e instruções de acesso ao SIAWISE5 ao novo utilizador. Note que a senha deste email é temporária e que, por questões
de segurança, expira no final do dia em que é emitida. Deve utilizá-la para redefinir a sua própria senha. Para editar algum dos
utilizadores já criados deverá apenas fazer duplo clique sobre esse utilizador.
9.1.2 SENHA EXPIRADA

A sua senha pode expirar nas seguintes condições:
• Caso lhe tenha sido enviada uma senha por email – pelo Administrador da sua licença ou através da
funcionalidade “Recuperar Senha” – o sistema gera uma senha temporária e desabilita a sua senha anterior;
• A sua senha excedeu o nº de dias que a sua licença SIAWISE5 estabelece como limite. Normalmente, esta política
de segurança está desativada e só é definida mediante pedido expresso do cliente.
Caso a sua senha expire, deverá fazer a recuperação da mesma.
Versão 03 | 2020-06-08 46
9.1.3 RECUPERAÇÃO DE SENHA

Caso não se recorde da sua senha ou a mesma tenha expirado, deverá selecionar a opção ‘recuperar senha’ na parte inferior das
caixas do login, colocar o seu email e selecionar a opção de recuperar senha.
9.2 PESQUISA
A opção PESQUISA permite aceder à funcionalidade de pesquisa no SIAWISE5 sobre os conteúdos de Legislação e de
Documentos.
Versão 03 | 2020-06-08 47
As opções de pesquisa são diversas podendo ser efetuada uma pesquisa rápida no nome ou número ou uma pesquisa mais
avançada por diferentes campos (aplicabilidade, criticidade, cumprimento legal e classificação temática).
SABIA QUE?
A partir do momento que se avança para a pesquisa a mesma fica ativa em todos os campos do SIAWISE5. Para desativar a
pesquisa é necessário limpar os campos de pesquisa.
9.2.1 PESQUISA RÁPIDA

A pesquisa rápida, presente nos módulos Legislação e Documentos, na barra superior do SIAWISE, pretende facilitar o acesso à
informação que o utilizador realmente procura da forma mais breve possível.
Basta introduzir no campo de texto, por exemplo, o número ou parte do nome de um determinado diploma e de seguida
pressionar a tecla enter.
Esta pesquisa “limpa” os filtros de pesquisa que possam estar selecionados previamente na Pesquisa Avançada (Subcapítulo
8.2.2). Assim, na Pesquisa Simples apenas é tido em conta o país, o perfil ou perfis e a vista selecionados.
Assim que efetua a pesquisa, é apresentada ao utilizador uma lista de resultados correspondente, bem como a indicação que
tem uma pesquisa ativa.
A lista pode conter um ou mais itens de acordo com o nível de detalhe do texto introduzido na pesquisa.
Versão 03 | 2020-06-08 48
A pesquisa incide sobre o diploma legal ou sobre o documento, dependendo do contexto (Módulo) em
que se encontra.
9.2.2 PESQUISA AVANÇADA

A pesquisa avançada tem como objetivo garantir ao utilizador um maior detalhe nos resultados procurados.
Para aceder a este recurso clique sobre o botão na barra superior do seu SIAWISE.
9.2.2.1 LEGISLAÇÃO
No módulo de Legislação o utilizador pode efetuar uma pesquisa genérica ao nível do diploma, para tal dispõe de campos para
o nome do diploma legal, sumário, número e ano (para um caso mais particular), datas de publicação ou vigência.
Versão 03 | 2020-06-08 49
Se o utilizador pretender o detalhe da aplicabilidade do diploma, deve clicar sobre a opção “TODOS OS DIPLOMAS” e poderá
verificar que a opção “APENAS DIPLOMAS APLICÁVEIS” fica ativa.
Aqui é possível especificar a aplicabilidade dos requisitos legais e o estado da avaliação da conformidade legal, assim como os
responsáveis para ambos.
Também é possível direcionar a pesquisa de acordo com a classificação temática para um determinado país. Por omissão, os
valores aqui presentes acompanham os valores que o utilizador selecionar previamente na árvore de legislação.
Por fim é necessário clicar em “PESQUISAR” para efetivar a pesquisa.
Versão 03 | 2020-06-08 50
9.2.2.2 DOCUMENTOS
À semelhança do que acontece no módulo Legislação, também é possível pesquisar no módulo de Documentos, neste caso
pelo nome, sumário e intervalo de datas relativos à publicação.
Para uma pesquisa pelos Documentos Aplicáveis, o utilizador deve clicar sobre a opção “TODOS OS DOCUMENTOS” e, se
necessário, detalhar a aplicabilidade dos requisitos e o estado da avaliação da conformidade.
9.2.3 AS MINHAS PESQUISAS

A funcionalidade “Minhas Vistas” do SIAWISE 4 foi substituída nesta versão pela nova funcionalidade “Minhas Pesquisas”.
Dentro do formulário da pesquisa avançada, no canto superior direito, tem três opções:
1. Guardar – permite guardar (editar) a “pesquisa guardada” atual caso tenha alguma selecionada;
2. Guardar como nova – caso não queira alterar a “pesquisa guardada“ pode criar uma nova;
3. Apagar selecionada – apaga a “pesquisa guardada”.
Versão 03 | 2020-06-08 51
Estas pesquisas guardadas surgem na barra superior do seu SIAWISE e ao selecioná-las a pesquisa é realizada conforme os
parâmetros guardados.
As pesquisas definidas por omissão (“Global” e “Aplicável”) não podem ser alteradas nem apagadas.
9.3 AVISOS
Versão 03 | 2020-06-08 52
Na funcionalidade AVISOS podem ser consultados as seguintes tipologias de avisos/alertas.
• Legislação: O aviso de ‘Legislação’ permite visualizar e marcar como lidos os avisos de legislação emitidos diariamente
pelo SIAWISE5.
• LPA: O aviso de ‘Legislação Potencialmente Aplicável’ permite visualizar e marcar como lidos os avisos sobre diplomas
legais que, pela sua natureza, podem vir a ser considerados como aplicáveis aos seus perfis de legislação. Estes avisos
não têm periodicidade definida, sendo enviados apenas para clientes dos serviços EXPERT e PREMIUM aquando da
identificação da possível aplicabilidade de um novo diploma legal. Para visualizar o diploma legal em maior detalhe,
clique diretamente sobre o nome do mesmo.
• Requisitos Legais: O aviso de ‘Requisitos Legais’ permite visualizar os avisos relativos à atualização da sua legislação
aplicável. A atualização legislação aplicável é feita normalmente até ao 6º dia útil de cada mês. Os avisos são emitidos
nessa altura e são organizados por perfil de legislação. Para cada perfil, é possível verificar qual(ais) os Diplomas Legais
afetados pela atualização, ou seja, aqueles em foram inseridos, alterados ou eliminados requisitos legais.
• SIAWISE Alert: O alerta ‘SIAWISE Alert’ é criado sempre que é publicado algo muito relevante sobre determinado(s)
âmbito(s) de legislação. Para visualizar o diploma legal com mais detalhe, clique diretamente sobre o nome do mesmo.
• Info SIA: O alerta ‘Info SIA’ é publicado sempre que informação relevante sobre outras questões não ligadas
diretamente a legislação são do conhecimento público.
Para marcar um aviso como “Lido” deve clicar na checkbox à esquerda de cada registo.
9.4 PERFIS
Um perfil de legislação agrupa a legislação aplicável a uma determinada atividade/local/processo sobre a forma de documento
legais contendo requisitos legais aplicáveis. Os perfis de legislação disponíveis na sua licença podem ser consultados atraves
da funcionalidade ‘PERFIS’. Na lista de perfis poderá consultar/editar os perfis da sua responsabilidade, clicando duas vezes
sobre cada um dos perfis. Em alternativa poderá adicionar um novo perfil.
Na opção de edição do perfil poderá consultar/editar vários campos de informação que caracterizam o perfil, a saber, o nome,
a estrutura organizacional a que pertence, o responsável, se se encontra ativo e se pretende mantê-lo privado ou partilhá-lo
com outros utilizador da sua licença SIAWISE5. Em caso de opção pela partilha, poderá definir qual ou quais os utilizadores com
quem pretende partilhar sendo que, por utilizador, poderá selecionar opções de partilha do partilha do perfil (consulta/edição
em funções das permissoes do utilizador) e de possibilidade de receber avisos de atualização desse perfil
No caso de querer duplicar um perfil existente, a opção ‘Duplicar’ deverá ser selecionada sendo que depois terá que preencher
os vários campos associados a um novo perfil.
Versão 03 | 2020-06-08 53
9.5 INDICADORES
A funcionalidade INDICADORES permite visualizar em termos absolutos a informação associada a um ou vários perfis de
legislação (máximo quatro perfis em simultâneo). É assim possível visualizar em tabela ou gráfico (barras ou circular) os números
de determinados parâmetros que caracterizam cada perfil (conformidade legal, aplicabilidade, plano de ação). De sublinhar que
os resultados deste indicador svão-se alterando à medida que os utilizadores inserem mais dados nos perfis de legislação
selecionados.
Versão 03 | 2020-06-08 54
Quer a tabela quer os gráficos são dinâmicos, permitindo ao utilizador clicar sobre os números apresentados e consultar a
informação detalhada que caracteriza aquele número em particular (i.e., lista de documentos legais). Ao clicar em cada
documento legal, o SIAWISE5 disponibiliza o acesso direto ao elemento selecionado (seja aplicabilidade, seja conformidade)
daquele documento.
Versão 03 | 2020-06-08 55
SABIA QUE?
Os indicadores mais frequentemente utilizados podem ser guardados no SIAWISE5 assim como pode ser gerados relatórios
associados.
Versão 03 | 2020-06-08 56
9.6 AGENDA
A funcionalidade AGENDA permite consultar e/ou criar novos eventos que pretenda lançar no SIAWISE5. Para lançar um novo
evento deverá clicar sobre a agenda num determinado dia/hora, e definir no formulário do evento um título e definir uma
tipologia de entre os vários disponíveis. Posteriormente poderá editar este evento em maior detalhe através da opção ‘Editar’.
Na edição do evento poderá definir o intervalo de datas, a sua localização, adicionar observações e partilhá-lo com outros
utilizadores da licença.
Versão 03 | 2020-06-08 57
Poderá ainda definir uma periodicidade de repetição através da seleção da opção ‘Repetir’ sendo possível detalhar o ciclo de
repetição com várias opções temporais.
Versão 03 | 2020-06-08 58
9.7 RELATÓRIOS
A funcionalidade ‘RELATÓRIOS’ permite criar vários relatórios dos vários conteúdos disponíveis no SIAWISE5. O formulário
apresenta-se dividido em duas zonas: a da esquerda permite identificar os filtros dos campos de informação selecionáveis,
enquanto a zona da direita permite esconder ou apresentar informação no seu relatório.
9.7.1 RELATÓRIOS DE LEGISLAÇÃO

Os relatórios de legislação são criados em função de uma lógica crescente de adição de conteúdos, com início na informação
sobre o diploma legal, posteriormente sobre a aplicabilidade dos requisitos legais e, por fim, sobre o estado de conformidade
legal atribuído. Os relatórios são gerados em pdf.
Versão 03 | 2020-06-08 59
Selecionando a opção de criar relatório com Legislação Aplicável.
Selecionando a opção de criar relatório com Conformidade Legal.
9.7.2 RELATÓRIOS DE DOCUMENTAÇÃO PRÓPRIA

Os relatórios de documentação própria são criados em função de uma lógica crescente de adição de conteúdos, com início na
informação sobre o documento carregado, posteriormente sobre a aplicabilidade dos requisitos e, por fim, sobre o estado de
conformidade atribuído. Os relatórios são gerados em pdf.
Versão 03 | 2020-06-08 60
9.7.3 RELATÓRIOS DE PLANOS DE AÇÃO

Os relatórios dos plano de ação são criados contendo os vários campos de informação que os caracterizam. Para tal o utilizador
apenas tem que selecionar os campos que quer visualizar no relatório e gerar o pdf ou Excel, conforme licença.
Versão 03 | 2020-06-08 61
9.8 OPÇÕES
O SIAWISE5 disponibiliza várias opções de configuração por parte de cada utilizador.
Em ‘A Minha Conta’ o utilizador consulta os seus dados de acesso e tipo de utilizador assim como define o tempo de inatividade
e escolhe a cor do tema.
Nas ‘Opções de Arranque’ o utilizador define, em função das características da sua licença e das permissões atribuídas, o país,
o âmbito, o tipo de pesquisa, perfil e módulo que pretende definir como as suas opções de arranque no SIAWISE5.
Versão 03 | 2020-06-08 62
Na opção ‘Configuração de Avisos’ o utilizador define se quer receber avisos/notificações por email e, em caso afirmativo, de
que tipo e, quando aplicável, com que periodicidade.
Na opção ‘Delegar Acesso’ o utilizador pode definir a quem pretende delegar o seu acesso ao SIAWISE5 (lista de utilizadores da
sua licença) e qual o intervalo de datas desse acesso.
Versão 03 | 2020-06-08 63
Na opção ‘Alterar Senha’ o utilizador pode definir qual a nova senha de acesso seguindo as regras ali especificadas.
Versão 03 | 2020-06-08 64
10 REVISÕES DO DOCUMENTO
Revisão Data Descrição

01 2016-11-15 Inclusão do módulo de Tarefas, e novas
funcionalidades.
02 2018-09-28 Inclusão do módulo de Planos de Ação.
03 2020-06-08 Inclusão do módulo Normas / Covid Keep Safe
Versão 03 | 2020-06-08 65

Manual de Utilização SIAWISE SW5 - v03 - 20200608

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MANUAL DE UTILIZAÇÃO

2 REQUISITOS TÉCNICOS ...................................................................................................................................................................................................................................... 4

2.1 VERSÃO DESKTOP........................................................................................................................................................................................................................................... 4

2.2 VERSÃO MOBILE........................................................................................................................................................................................................................................ 5

3 SIAWISE5 IN SHORT ............................................................................................................................................................................................................................................... 6

3.1 ACESSO AO SIAWISE5 ................................................................................................................................................................................................................................. 6

3.2 MENU DE ENTRADA............................................................................................................................................................................................................................... 6

3.3 EXPLORAR O SIAWISE5 ....................................................................................................................................................................................................................... 7

3.3.1 Pesquisa ................................................................................................................................................................................................................................................... 7

3.3.2 Avisos ......................................................................................................................................................................................................................................................... 8

3.3.3 Alertas ........................................................................................................................................................................................................................................................ 8

3.3.4 Acesso rápido a Módulos ............................................................................................................................................................................................................ 9

3.3.5 Menu Funcionalidades .................................................................................................................................................................................................................. 9

4.1 NAVEGAR PELA LEGISLAÇÃO NO SIAWISE5 ...........................................................................................................................................................................10

4.1.1 Ficha do Diploma ............................................................................................................................................................................................................................. 12

4.1.2 Requisitos Legais ............................................................................................................................................................................................................................. 13

4.1.3 Avaliação de conformidade legal ....................................................................................................................................................................................... 15

4.2 PERFIL DE LEGISLAÇÃO aPLICÁVEL ....................................................................................................................................................................................... 18

4.3 RELATÓRIOS DE CONTEXTO ......................................................................................................................................................................................................... 18

5.1 GESTÃO DE OUTROS REQUISITOS APLICÁVEIS ............................................................................................................................................................. 19

5.1.1 Outros Requisitos ............................................................................................................................................................................................................................ 19

5.1.2 Avaliação de conformidade..................................................................................................................................................................................................... 21

6 PLANO DE AÇÕES .................................................................................................................................................................................................................................................22

6.1 CONSTATAÇÕES ....................................................................................................................................................................................................................................22

6.1.1 Criar constatações Ad-hoc .......................................................................................................................................................................................................23

6.1.2 Constatações ......................................................................................................................................................................................................................................24

6.2 PLANOS DE AÇÃO .................................................................................................................................................................................................................................25

6.2.1 Criar um novo Plano de Ação .................................................................................................................................................................................................25

6.2.2 Criar ações associadas a um plano ................................................................................................................................................................................... 26

6.2.3 Tarefas associadas a uma ação ............................................................................................................................................................................................27

6.2.4 Acompanhamento das Ações ............................................................................................................................................................................................... 28

6.2.5 Registo de Atividades Executadas no âmbito de uma Ação .......................................................................................................................... 29

7.1 DEFINIÇÃO DE TAREFAS E EVENTOS .....................................................................................................................................................................................35

7.2 LISTA DE PENDENTES E LISTA DE ACOMPANHAMENTO .......................................................................................................................................35

7.2.1 Lista de Tarefas e Eventos Pendentes ............................................................................................................................................................................35

7.2.2 Lista de Tarefas em Acompanhamento......................................................................................................................................................................... 36

7.3 COMO CRIAR UMA TAREFA............................................................................................................................................................................................................37

7.3.2 Lembretes e Notificações ........................................................................................................................................................................................................ 39

8.1 COVID KEEP SAFE ................................................................................................................................................................................................................................. 40

9.1 ADMINISTRAÇÃO ...................................................................................................................................................................................................................................45

9.1.1 Criar Novos Utilizadores .............................................................................................................................................................................................................45

9.1.2 Senha Expirada................................................................................................................................................................................................................................. 46

9.1.3 Recuperação de Senha .............................................................................................................................................................................................................. 47

9.2.1 Pesquisa Rápida .............................................................................................................................................................................................................................. 48

9.2.2 Pesquisa avançada........................................................................................................................................................................................................................ 49

9.2.3 As Minhas Pesquisas ..................................................................................................................................................................................................................... 51

9.3 AVISOS ...........................................................................................................................................................................................................................................................52

9.5 INDICADORES ...........................................................................................................................................................................................................................................54

9.6 AGENDA ....................................................................................................................................................................................................................................................... 57

9.7 RELATÓRIOS ............................................................................................................................................................................................................................................. 59

9.7.1 Relatórios de Legislação ........................................................................................................................................................................................................... 59

9.7.2 Relatórios de Documentação Própria ............................................................................................................................................................................. 60

9.7.3 Relatórios de Planos de Ação................................................................................................................................................................................................. 61

9.8 OPÇÕES ........................................................................................................................................................................................................................................................ 62

2.1 VERSÃO DESKTOP

2.2 VERSÃO MOBILE

3.1 ACESSO AO SIAWISE5

3.2 MENU DE ENTRADA

3.3 EXPLORAR O SIAWISE5

3.3.4 ACESSO RÁPIDO A MÓDULOS

3.3.5 MENU FUNCIONALIDADES

4.1 NAVEGAR PELA LEGISLAÇÃO NO SIAWISE5

4.1.1 FICHA DO DIPLOMA