ISBN

978-85-66018-23-3
Tipo de Suporte E-BOOK - PDF
Título
A arte de gerenciar seu tempo
Edição 1
Ano Edição 2015
Páginas
144
Editor(a)
Instituto Alpha

Participações
Fabiano Santana ( AUTOR)
Muito Obrigado Por Ter Baixado Nosso E-
book!
Tenho Certeza que esse E-book Poderá Mudar a Sua
Vida! Desejo uma Boa Leitura, e Qualquer Dúvida ou
Sugestão Entre em Contato Diretamente Comigo.

Fabiano Santana – fabiano@[Link]

[Link]

SUMÁRIO

Introdução
Módulo 1 – Estratégias sobre Administração do Seu Tempo
Módulo 2 – Derrubando as barreiras da gestão do tempo
Módulo 3 – Tomada de Decisão Rápida e Inteligente
Módulo 4 – Maximizando sua Capacidade
Conclusão

É obvio que você já sabe que o tempo é algo extremamente precioso

em sua vida. Mas você tem usado seu tempo de forma eficiente e
eficaz? Se você não aproveitar cada segundo da sua vida, de forma
consciente, é bem provável que você não consiga fazer tudo o que
quer, no tempo que deseja.

Para lhe ajudar com essa disciplina de gestão do tempo, oferecemos

este e-book gratuitamente, com algumas dicas que valem ouro.

Torço muito para que você consiga aplicá-las no seu dia a dia, e
consiga
otimizar seu tempo disponível, fazendo as coisas da melhor maneira
possível, com o esforço realmente necessário.
Quando estamos em um ambiente de trabalho, fazer a gestão do
tempo disponível é algo crucial para que nossa produtividade seja
alta. E isso não é uma tarefa fácil, pois estamos inseridos em um
contexto onde existem muitas pessoas, existem metas, existe o
chefe que pede uma coisa, existe o amigo que pede outra, e
quando você olha no relógio já são 18:00 horas.

Como fazer então para gerenciar melhor o seu tempo no trabalho?

Para responder essa pergunta, listamos aqui alguns dos problemas
mais comuns de uma empresa, e o que podemos fazer para lidar
com esses problemas de forma produtiva:
Distração – de quanto em quanto tempo você olha seu celular pessoal durante o horário de
trabalho para responder mensagens, acessar redes sociais, navegar na Internet para ver
assuntos pessoais? Tudo isso faz com que você se distraia e perca tempo (um dos bens
mais preciosos que temos em nossa vida). Procure remover essas distrações do seu dia a
dia e foque no seu trabalho, no seu objetivo e na sua meta. O que você pode fazer é definir
um tempo de 5 minutos pela manhã e 5 minutos na parte da tarde para checar rapidamente
seus e-mails, mensagens, etc. Não estou dizendo para você se isolar do mundo. Você pode
sim interagir com esses assuntos pessoais rapidamente durante o dia, mas o que não pode
é olhar o celular a cada um minuto. Isso te tornará não produtivo, e a consequência disso
você já sabe. Se mesmo assim não conseguir controlar seu impulso, sugiro que remova do
seu celular ou smartphone os aplicativos que te distraem (Facebook, Whatsapp, Linkedin,
entre outros). Outros tipos de distrações no trabalho são: conversas paralelas, barulho no
ambiente, entre outros. Procure lidar com esses fatores de forma inteligente. Meu sócio
Paulo me disse uma coisa um dia que se encaixa muito bem aqui: “No passado o homem
sofria por falta de informação e hoje está sofrendo pelo seu excesso”.

Comunicação – quem trabalha com gestão de projetos, ou quem ocupa um cargo de

liderança, sabe que um dos maiores problemas de uma organização é a comunicação. O
ser humano literalmente não sabe se comunicar. Portanto, partindo do princípio de que nós
somos péssimos em comunicação, procure evitar situações onde fique dúvidas daquilo que
você quer transmitir. Por exemplo, quando você mandar um e-mail, tenha muito cuidado
com as palavras, escreva de forma didática, evite erros gramaticais, coloque-se no lugar de
quem receberá aquela mensagem, leia e releia o e-mail e tenha certeza de que está
passando a mensagem correta. Se for possível, evite o e-mail, fale pessoalmente com a
pessoa, ou por telefone. Resumindo, faça de tudo para ter uma comunicação efetiva. Outra
dica fundamental é estar atentos aos sinais quando você estiver conversando com alguma
pessoa. Como já é sabido, em um processo de comunicação muita coisa é dita não pelas
palavras, mas sim pelos gestos, postura, olhar, e assim por diante
O MAIS IMPORTANTE NA COMUNICAÇÃO É
OUVIR O QUE NÃO FOI DITO

PETER DRUCKER
Gestão das Tarefas – um fator que pode lhe ajudar a economizar tempo e aumentar sua
produtividade é ter o controle sobre as tarefas pendentes que você possui, e também saber
priorizar a ordem de execução dessas tarefas. Eu sempre digo para meus amigos e meus
clientes: tire o máximo possível de coisas da sua cabeça e coloque no papel, ou em uma
planilha. Coisas na cabeça significam espaços ocupados, e se todo espaço estiver ocupado,
não entrarão coisas novas na sua cabeça. Portanto, se você faz a gestão de todas as suas
pendências apenas usando sua memória, é bem provável que você esqueça de algo, além
do que, você fará as coisas de forma desordenada. A dica aqui é: faça uma lista de suas
tarefas pendentes, e priorize essas tarefas. Saiba por onde começar e saiba qual tarefa
trará o melhor resultado de forma mais rápida. Aqui você pode usar a Matriz RAB ou GUT,
plano de ação, checklists, e assim por diante.

Falta de Foco – a falta de foco é algo que derrubará você, lhe tirará do caminho e fará com
que você não seja produtivo, não alcance suas metas e seus objetivos. Esse, sem sombra
de dúvidas, é um dos principais motivos que afetam nossa produtividade, portanto, fique
muito atento com a falta de foco. Uma dica para o ambiente corporativo e pessoal: procure
fazer poucas atividades ao mesmo tempo.
Existe um risco muito grande de você fazer as coisas com baixo nível de qualidade quando
se faz muitas coisas em paralelo. Procure evitar isso, faça uma coisa de cada vez, e bem
feita.
MÓDULO 1 – ESTRATÉGIAS SOBRE ADMINISTRAÇÃO
DO SEU TEMPO

MÓDULO 1 – ESTRATÉGIAS SOBRE ADMINISTRAÇÃO

DO SEU TEMPO

Olá, seja bem-vindo ao módulo 1 deste e-book. O objetivo desde

módulo é apresentar uma série de dicas e ferramentas para que
você possa controlar melhor o seu tempo no trabalho, independente
dos seus desafios atuais. Se você é um gerente, ou um diretor, ou
um especialista, este e-book foi feito exatamente para você.

Veremos nesse módulo:

• Como priorizar suas atividades e objetivos.
• Como distribuir seu tempo de forma proativa, evitando o famoso
“apagar incêndios”.
• Como manter a organização no seu tempo de trabalho.
SOBRE ADMINISTRAÇÃO DONAS COISAS CERTASSEU TEMPO

É como uma arte: olhar para o cenário atual e identificar aquilo que
realmente merece a sua atenção. Não é uma tarefa fácil, pois o
nosso dia a dia é extremamente corrido, mas você tem que arrumar
uma forma de olhar as coisas “por cima”. É como se você subisse no
teto da sua empresa e estivesse olhando para baixo, enxergando
assim o caos generalizado.

Isso te permitirá analisar os fatos e saber exatamente onde deve

investir seu tempo, algo extremamente precioso em nossas vidas.
Veja nas próximas páginas algumas dicas que poderão te ajudar na
organização do seu tempo, focando somente nas coisas certas, e na
hora certa:
SOBRE ADMINISTRAÇÃO DONAS COISAS CERTASSEU TEMPO
Faça uma divisão muito clara duas suas responsabilidades – obviamente que isso
depende muito do cargo que você ocupa, mas vamos listar aqui algumas categorias que
poderão lhe ajudar nessa divisão. Importante: não tenha muitas categorias, pois isso pode
fazer você se perder. Defina no máximo 3 ou 4 categorias:

Crescimento e Aperfeiçoamento – esse é o tempo que você investe para as inovações,

melhorias, capacitação, definição de estratégias, enfim, coisas que podem gerar um alto
valor agregado para você, para sua equipe e para sua empresa. Na prática, geralmente
deixamos essas atividades de lado, pois seus resultados podem não ser tão imediatos. Isso
é um erro fatal, pois é exatamente aqui que você pode mudar o rumo das coisas, mesmo
que seu resultado não seja instantâneo.
Gestão de Pessoas – esse é o tempo que você deve investir para “cuidar” da sua equipe,
ter conversas sinceras, ajudar seu time, se colocar à disposição, remover barreiras, e assim
por diante. Um líder nato “joga junto” com o time o tempo todo, portanto, não fique distante
da sua equipe. E tenha uma atenção especial com a comunicação, essa não pode falhar.

Responsabilidades primordiais / administrativas – são as suas funções básicas, ou seja,

atividades que você obrigatoriamente deve executar no seu dia a dia. Também depende
muito do seu cargo, mas podemos citar como exemplos: lançamento de horas, reuniões de
prestação de contas, reembolsos, cumprir algum checklist, não deixar faltar ferramentas de
trabalho para sua equipe (laptop, papel, caneta, etc.), e assim por diante. Tente otimizar ao
máximo essas tarefas, pois elas com certeza ocuparão grande parte do seu dia.

SOBRE ADMINISTRAÇÃO DONAS COISAS CERTASSEU TEMPO

Defina quanto tempo você deve dedicar para cada uma das categorias de
suas responsabilidades – uma vez que você definiu as categorias (listadas
anteriormente, ou outras), é de extrema importância que você defina o tempo
que dedicará para cada uma dessas categorias. Como dica para definir esses
tempos, pergunte-se: “Como sou um líder, ou como quero me tornar um líder,
qual seria a melhor divisão de tempo para que eu seja um bom líder?”. Ou seja,
faça divisão de tempo pensando em algo que agregará valor para você e para
sua equipe. Nesse cenário, você terá que ponderar as estratégias da empresa,
as necessidades da sua equipe, as necessidades de outras equipes e as
atividades que mais geram um valor agregado. Colocando tudo isso na balança,
certamente sua divisão de tempo será prudente. Importante também revisar
essa divisão de tempo periodicamente, de acordo com sua necessidade
(mensalmente, semanalmente, semestralmente, e assim por diante).

SOBRE ADMINISTRAÇÃO DONAS COISAS CERTASSEU TEMPO

Comunique seus superiores e subordinados sobre a sua divisão de tempo – essa
etapa é fundamental, pois você estará agindo de forma transparente com as pessoas do seu
trabalho. Compartilhe esse seu planejamento com sua equipe e com seus chefes, peça a
opinião deles e se possível, peça para que eles mostrem para você seus respectivos
planejamentos de divisão de tempo. Obviamente que muitos deles ainda não terão feito
isso, e você então, motivará essas pessoas para que também saibam gerenciar melhor seus
respectivos tempos. Uma vez que você planejou e comunicou, é hora de colocar em prática
tudo isso. Veja algumas dicas::

Acompanhe a aplicação dessa técnica – é como se você estivesse auditando suas

tarefas e verificando se o tempo gasto com elas está coerente com o seu planejamento. Use
uma agenda de papel, ou até mesmo de computador ou smartphone para acompanhar
essas tarefas. Se surgir necessidade de ajustes, sem problemas, é só rever o seu
planejamento e continuar

Exercite o dimensionamento de tempo das tarefas – uma vez que você recebeu alguma
demanda, ou alguma tarefa, é importante que você saiba quanto tempo gastará para
finalizar tal atividade. Isso te ajudará a encaixar essa atividade dentro do seu planejamento
de divisão do tempo, que você fez anteriormente.

Atenção com seus pontos fracos – não adianta ficar eternamente delegando tarefas que
você não sabe fazer, ou que você até faz mas não muito bem. Isso te perseguirá por toda a
sua carreira, até que você resolva. Um bom líder sabe das suas limitações, pois se conhece,
e trabalha para aumentar seus limites. Se você não sabe fazer algo, diga que não sabe, seja
honesto. Outra dica aqui, crucial, é para as pessoas que não sabem dizer “não”. Por vezes,
o não é fundamental. Imagine que você fez seu planejamento de tempo, e a cada 5 minutos
tem alguém na sua sala para fazer uma reunião, ou discutir algo. Se você não usar o “não”,
seu planejamento foi em vão. Obviamente que situações críticas deverão ser tratadas com
certa urgência.

SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOPESSOASSEU TEMPO

Se você trabalha em uma empresa onde as pessoas reclamam que

estão sobrecarregadas, onde as entregas na maioria das vezes
atrasam e a empresa já traçou uma meta de redução de custos
através das demissões, bem-vindo ao planeta terra! Infelizmente isso
passou a ser algo comum por aqui no nosso planeta, não que seja
normal, mas já é algo comum.

Como lidar então com essas situações? Um plano bem

elaborado, visando administrar seu trabalho, suas equipes e
até seu chefe, o ajudarão a lidar com suas atividades atuais,
bem como com as novas demandas que inexoravelmente
surgirão. Se hoje está difícil gerenciar e entregar as tarefas
existentes, pode ter certeza que o volume de demandas
aumentará, e sua equipe provavelmente não crescerá, e os
prazos apertarão cada vez mais.

SOBRE ADMINISTRAÇÃO DO SEU TEMPO

PESSOAS
Comece por identificar o que não será feito. Se você quer ter fracasso na sua posição de
líder, é simples: basta absorver tudo o que lhe pedirem e se comprometer com a entrega.
Agindo assim, você comprometerá não só a sua produtividade, mas também a da sua
equipe, o que
consequentemente gerará desconforto e insatisfação nas pessoas.

Porém, no outro lado da história, é importante avaliar o momento da empresa. Se a

empresa estiver em um momento difícil, passando por dificuldades financeiras e assim por
diante, dizer o “não” muitas vezes poderá “manchar” a sua imagem, e você ficará marcado
como o chato que não ajuda, ou o cara que não sabe trabalhar em equipe, e assim por
diante. Além do que, provavelmente novas oportunidades poderão não mais bater na sua
porta nessa empresa.

Qual o segredo então para dizer o “não” na hora certa?

Como assumir apenas as atividades que a equipe é
capaz de entregar? Obviamente que não existe segredo,
muito menos mágica, mas existem alguns fatores

que poderão minimizar esses impactos, como por

exemplo:

SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOPESSOASSEU TEMPO

1
Equilíbrio – saiba a hora certa de dizer sim ou não. Olhe o contexto de forma mais ampla, e
sempre coloque tudo na balança. Pense não só em você, mas também na sua equipe e na
empresa. Equilibrando tudo isso com certeza você conseguirá usar o “não” de forma mais
prudente.

2 Concentração – enquanto estiver executando as tarefas, trabalhe com concentração,

com foco. Evite ao máximo o desperdício de tempo e faça somente aquilo que estiver
relacionado com as metas e objetivos da empresa/departamento.

3 Comunicação eficaz – sem uma comunicação eficaz as coisas piorarão cada vez mais.
Invista o quanto for necessário para que sua equipe converse e se ajude.

4
Dinamismo – seja dinâmico e estimule a sua equipe a agir da mesma forma. Demonstre
energia nas suas ações.

5
Não use a palavra não – antes de dizer o não, procure ajudar as pessoas que estão lhe
demandando algo, propondo outras soluções, discutindo sobre a demanda, e assim por
diante. Por vezes, você conseguirá eliminar a necessidade do uso da palavra “não”.

SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOPESSOASSEU TEMPO

Seguem mais algumas dicas interessantes:

Se mantenha concentrado – conforme já dissemos, analise cada

demanda e verifique se ela realmente trará algum valor para a
empresa. Para ajudar a você e sua equipe trabalhar de forma
concentrada, responda essas questões:
• Qual impacto financeiro para a empresa se essa atividade não for

executada?
• Essa tarefa está relacionada com alguma meta da empresa?
• Qual a importância e impacto dessa atividade para as pessoas

interessadas?
• Possuímos os recursos necessários para executar tal atividade?
Importante: por vezes você não conseguirá responder todas as perguntas acima
sozinho. Portanto, converse com sua equipe, e se necessário com seu chefe.
Questione seu chefe sobre o que ele faria se estivesse na sua situação. Não tenha
medo de conversar com seu superior.
SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOPESSOASSEU TEMPO
Seguem mais algumas dicas interessantes:
Destaque as vitórias e conquistas – isso é uma forma de gerar a
motivação na sua equipe (apesar de sabermos que a verdadeira
motivação deve vir de dentro, e não de aspectos externos). Valorize
cada entrega da equipe, dê os parabéns em público, se possível
premie as pessoas. Tudo isso fará com que sua equipe remova
barreiras e consiga enfrentar as situações difíceis de forma mais
leve.

SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOPESSOASSEU TEMPO

Seguem mais algumas dicas interessantes:
Dê um passo à frente – nos momentos onde as coisas não vão bem
na empresa, e ninguém quer assumir uma determinada atividade ou
projeto, dê um passo à frente e proponha uma discussão mais ampla
sobre o que pode ser feito para resolver aquele impasse. Aja
diferente da massa, que ficará se esquivando e jogando o problema
para o outro. Ao invés disso se coloque no papel de quem quer
resolver a situação
SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOPESSOAS SEU TEMPO

Seguem mais algumas dicas interessantes:

Crie parcerias – o relacionamento dentro de uma organização é
crucial. Se você trabalha somente com seu departamento, de forma
isolada, estará obviamente “cavando sua própria cova”. Tenha
parceiros nos quais você possa confiar, e vice versa. Sendo assim,
cuidado com os mentirosos, fique distante desses. Nos momentos
difíceis é que as parcerias oferecem resultados muito positivos. Ou
seja, todos se ajudando.
SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOPESSOAS SEU TEMPO

Seguem mais algumas dicas interessantes:

Colha feedbacks – esteja sempre próximo da sua equipe e peça o
feedback deles. Com certeza ouviremos muitas coisas que poderão
nos ajudar a deslanchar. Obviamente que nem sempre ouviremos
somente coisas boas, pois também temos os nossos pontos fracos.
Considere esses feedbacks “negativos” como um presente, pois são
uma oportunidade de fazer você crescer mais ainda. E importante,
colha o feedback do seu superior também, e sempre lembre-o do
volume de demandas que você e sua equipe estão entregando e
recebendo. É uma forma de você lembra-lo de que as coisas não
estão fáceis

SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOPESSOASSEU TEMPO

Seguem mais algumas dicas interessantes:
Novas demandas que capacitarão a equipe – se você conseguir
manter sua equipe concentrada em atividades que gerarão um alto
valor para a empresa, e também nas atividades que a equipe
precisará inovar, com certeza você estará conquistando cada
membro da sua equipe. Ou seja, faça de tudo para que a própria
equipe se evidencie perante a empresa. Isso gerará motivação nas
pessoas, pois estas serão reconhecidas
SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOPESSOAS SEU TEMPO
Seguem mais algumas dicas interessantes:
Os méritos são da sua equipe – tenho certeza que você conhece
muitas pessoas que se intitulam líderes, mas que na hora de prestar
conta de algo, ou de entregar alguma tarefa, exaltam apenas o seu
trabalho, e não o trabalho da equipe. Com todo respeito, essa
pessoa pode ser qualquer coisa, menos um líder. Mantenha os
méritos sempre em nome da equipe.

Tudo isso, sem sombra de dúvidas te ajudará a minimizar

drasticamente o impacto da falta de pessoas na sua
equipe. Perceba que você tomará uma série de ações de

contorno que compensarão a falta de pessoas, ou seja,

estará agindo e pensando “fora da caixa”.
SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOGESTÃO DO TEMPOSEU TEMPO

Quando converso com meus alunos ou clientes sobre gestão de

tempo, umas das primeiras coisas que lhes vem à mente é a agenda.
Mas o tema gestão do tempo é muito mais do que simplesmente
uma agenda. A agenda é na verdade uma das dezenas de
ferramentas que estão dentro do tema gestão do tempo. Pode
parecer óbvio, mas pasmem, não é assim na prática.

Em resumo, a correta utilização e gestão do tempo, envolve mais as

prioridades do que as agendas. Envolve mais a concentração do que
a execução de atividades desesperadamente.

Fazer o que é certo é mais importante do que fazer as

coisas de maneira certa.
Peter Drucker
SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOGESTÃO DO TEMPOSEU TEMPO
Algumas dicas sobre Gestão do Tempo:
Visualize o resultado do seu trabalho – sempre que iniciar um
novo trabalho, ou uma nova tarefa, pare por um tempo e visualize
como será o produto final. Se não conseguir fazer isso sozinho,
envolva sua equipe e seu chefe. Isso te ajudará a definir os passos
necessários para chegar até esse produto final. Por vezes, você
perceberá que o produto final não gerará nenhum valor para a
empresa. Terá então a oportunidade de economizar tempo com
retrabalhos, e poderá rever se aquela tarefa realmente merece ser
executada.
SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOGESTÃO DO TEMPO

SEU TEMPO
Algumas dicas sobre Gestão do Tempo:
Vença o vício da urgência – quantas vezes você é interrompido no
seu dia de trabalho por pessoa que dizem que tem certa urgência em
uma demanda? E quantas vezes você atende essa demanda por
acreditar que ela é realmente urgente? Conhece o famoso apagar
incêndios? É preciso que você diferencie o que importante do que é
urgente. Para te ajudar nessa missão, utilize a matriz a seguir. Essa
matriz é encontrada no livro “Os sete hábitos das pessoas altamente
eficazes”, do autor Sthepen Covey.

SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOGESTÃO DO TEMPOSEU TEMPO

O ideal é que você se desenvolva a tal ponto que possa

atuar a maior parte de seu tempo no quadrante 2, ou seja,
no que é Importante e Não Urgente. Estará então agindo
de forma pró ativa, direcionando seu time, planejando,
removendo obstáculos, e assim por diante.

SOBRE ADMINISTRAÇÃO DOGESTÃO DO TEMPOSEU TEMPO

Importante Apesar de esse e-book ter uma tendência um

pouco
maior para a gestão de tempo no trabalho, é fundamental
que você aplique alguns desses conceitos na sua vida
pessoal. Gerencie seu tempo quando estiver em casa,
com sua família, de forma inteligente. Divida muito bem o
seu tempo, para não se tornar uma pessoa não produtiva
enquanto estiver fora do ambiente de trabalho. Ou seja,
tenha um tempo para praticar esportes, para ficar com
sua família, para descansar, para passear, e assim por
diante.
O que posso fazer hoje que tornará melhor o meu
amanhã?

SOBRE ADMINISTRAÇÃO DO ORGANIZAÇÃO SEU

TEMPO
Uma pesquisa publicada pela Accountemps revelou que os
executivos gastam de cinco a seis semanas por ano somente
procurando informações que perderam. Esse é o custo da falta de
organização. Agora, isso é ruim ou bom? Qual seria o custo para
organizar essas informações e não perdê-las?

Perceba que não existe uma regra universal, ou uma receita de bolo
que dirá o que é ser organizado, nem como ser organizado. O que
sabemos, obviamente, é que cada pessoa constrói o seu mínimo
necessário para uma organização aceitável.

O que se sabe é que a ausência de organização consome tempo e

produtividade. Portanto, recomendamos que você encontre
urgentemente seu nível de organização.
Uma dica essencial sobre organização é
eliminar tudo aquilo que você não precisa, ou
seja, quanto menos você tiver, menos terá que
vasculhar para encontrar
algo. Isso deve fazer parte da sua rotina:
eliminar o que não é necessário.
SOBRE ADMINISTRAÇÃO DO ORGANIZAÇÃO SEU
TEMPO
Mantenha sua agenda sempre atualizada, e compartilhe-a com seu time. Isso ajudará na
comunicação entre você e os membros da equipe, e também valorizará a gestão
transparente.
Tenha uma lista de tarefas, de preferência priorizada. Não se esqueça de diferenciar
importante de urgente.

Organize seus documentos e e-mails de tal forma que possa encontrá-los facilmente. Crie
categorias (poucas) de tal forma que você não tenha dúvidas sobre que tipo de informação
existe naquele container.

Lembre-se da regra: “quanto menos você tiver, menos terá que pesquisar”.
Faça limpezas periódicas nos seus arquivos (físicos ou digitais). Evite ficar guardando lixo.
Algumas dicas:

CONCLUSÃO MÓDULO 1 – ESTRATÉGIAS SOBRE

ADMINISTRAÇÃO DO SEU TEMPO
MÓDULO 1 – ESTRATÉGIAS CONCLUSÃO
SOBRE ADMINISTRAÇÃO
DO
SEU TEMPO

Obrigado! É isso meus amigos, chegamos ao final do

módulo 1

deste e-book. Torço muito para que essas dicas estejam

fazendo sentido, e que possam de alguma forma mudar a
sua vida.
Vamos agora para o Módulo 2, onde veremos algumas
dicas sobre como derrubar as barreiras da gestão do
tempo.
[Link]
GESTÃO DO TEMPO
GESTÃO DO TEMPO

Olá, seja bem-vindo ao módulo 2 deste e-book. O objetivo desde

módulo é apresentar uma série de dicas e ferramentas para que
você possa controlar melhor o seu tempo no trabalho, lidando melhor
com as reuniões e com o alto volume de informações que recebemos
diariamente.
MÓDULO 2 – DERRUBANDO APROVEITANDO AO
AS BARREIRAS DA
GESTÃO MÁXIMO AS REUNIÕESDO TEMPO

Quantas e quantas vezes já ouvimos a seguinte conversa nas

empresas: “Qual é a sua função na empresa? Sou Diretor Geral de
Reuniões, ou Sou o Homem Reunião”. Isso é nada mais do que a
foto atual de grande parte dos profissionais que atuam em médias e
grandes empresas. As reuniões acontecem aos montes, diariamente.
Quer fazer um teste? Tente reservar uma sala de reunião, ou peça
para a secretária emitir um relatório de quantas reuniões ocorreram
no dia, semana e mês. O número com certeza será assustador.

Sinceramente, eu não vejo problema nisso, desde que as reuniões

sejam
produtivas e agreguem valor para a empresa, ou pelo menos para as
pessoas/departamento. Caso contrário você e toda sua equipe
estarão jogando
tempo e dinheiro diretamente na latinha de lixo.
 AS
BARREIRAS DA GESTÃO REUNIÃODO TEMPO

Você já se perguntou quanto custa uma reunião? Quanto de dinheiro

por mês seu departamento gasta com reuniões? Sinceramente, se
você não faz isso, eu recomendo fortemente que você comece a
calcular esse número. Com certeza isso te ajudará no melhor
planejamento das reuniões do seu departamento, bem como dará
um salto na produtividade.

Se você não sabe por onde começar, recomendo que utilize a

“Calculadora de Custos de Reuniões”, disponibilizada pelo site
EffectiveMeetings:
[Link]
AS BARREIRAS DA GESTÃO REUNIÃODO TEMPO

Basta você informar a média do salário anual do grupo de pessoas

que participam frequentemente das reuniões, o número médio de
pessoas que participam das reuniões, a duração em horas das
reuniões e a quantidade de reuniões por semana.

Vamos fazer uma simulação. Imagina que você quer calcular esse
custo somente para as reuniões do seu departamento. Vamos
simular os dados abaixo:

AS BARREIRAS DA GESTÃO REUNIÃODO TEMPO

Ou seja, se a média de salário das pessoas que participam das

reuniões for de R$6.000,00 por mês, se 8 pessoas participarem
dessas reuniões que podem durar em média 2 horas, três vezes por
semana, seu custo anual se aproxima de nada mais, nada menos
que R$100.000,00.

Agora vamos imaginar um cenário de reuniões de nível

gerencial/executivo. Vamos colocar um salário mensal de
R$15.000,00.
Pasmem!!! Nesse caso o custo de reuniões é na casa de
R$250.000,00 por ano. E estou simulando apenas 3
reuniões por semana. Se você é um gerente, ou um
executivo, tenho certeza de que você participa de muito
mais do que três reuniões por semana.
AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

REUNIÃO
Ok, mas e aí? O que fazer com esses números? Vamos lá: qual o
valor agregado dessas reuniões? Qual foi o retorno financeiro para a
empresa com essas reuniões? Teve algum benefício, alguma
melhoria, as pessoas estão mais felizes no ambiente de trabalho? Se
não teve retorno algum, é preciso rever todo esse volume de
reuniões, urgente.

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

PARA TER REUNIÕES PRODUTIVAS
Nesse tópico vou apresentar para você três passos, isso mesmo,
apenas três passos que elevarão drasticamente o seu nível de
produtividade nas reuniões de trabalho. São passos simples,
portanto, aplique.

Tenham em mente que as reuniões podem sim se tornar momentos

nobres, pois ali existem pessoas que estão cheias de ideias e de
vontade de fazer acontecer (pelo menos alguns). Portanto, use esse
momento da melhor forma possível. Você, como líder, tem essa
responsabilidade.

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

PARA TER REUNIÕES PRODUTIVAS

Meu amigo, se você concorda com o fato de que a grande maioria

das reuniões não são produtivas, por que você ainda participa
dessas reuniões? Existe algo muito precioso na nossa vida chamado
TEMPO!!! Pare de jogar seu tempo no lixo.

Se você for convidado para uma reunião, procure o dono da reunião,

entenda o tema e entenda se sua presença é realmente necessária.
Por vezes, ao conversar antecipadamente com o dono da reunião,
você já resolve o problema e evita a necessidade de participar da
reunião. Ou seja, ganha tempo, ganha algo valioso.

Se você for o dono da reunião, tenha plena convicção de que essa

reunião é realmente necessária. Verifique se não é possível falar
com as pessoas pontualmente, verifique se uma ligação não pode
resolver seu problema. Enfim, tente evitar as reuniões o máximo
possível.
Acabe com a mania de agendar reunião para
discutir todo e qualquer assunto!
Tenha em mente algo muito importante: “Quando uma
reunião não é produtiva, além de você perder o seu
tempo, outras pessoas também perderão seus

respectivos tempos”.
AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO
PARA TER REUNIÕES PRODUTIVAS

Bom, se a reunião passou pelo seu “filtro”, significa que ela

realmente precisa ocorrer. Nesses casos você deve,
obrigatoriamente, planejar essa reunião. Planejar uma reunião
significa:
1) Definir o local da reunião (presencial, via conferência, etc.).
2) Definir os assuntos e objetivos da reunião. Só deve ser discutido
na reunião assuntos diretamente ligados ao seu objetivo.

3) Definir o horário de início e de fim da reunião, e de preferência, se

sua reunião tiver mais de um assunto, defina também os tempos
para cada assunto. E lembre-se: RESPEITO. Se a reunião está
marcada para começar as 09:00 horas, comece no horário. Se a
reunião está marcada para terminar as 10:00 horas, termine no
horário. Simples assim. Porém, não precisa ser radical. Se a reunião
está sendo altamente produtiva, e todos concordarem que o assunto
deve continuar naquele momento, pergunte educadamente para os
participantes se todos concordam em continuar com a reunião.

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

PARA TER REUNIÕES PRODUTIVAS

4) Convidar os participantes antecipadamente. Eu, particularmente,

aprendi que enviar convites de reunião 24 horas antes é muito em
cima. Principalmente se for uma grande empresa. As pessoas
participam de muitas reuniões, compromissos, etc. Portanto, a dica
que eu dou é que você envie o convite antecipadamente, uns três ou
quatro dias. Ai, um dia antes, você reforça o convite informando que
a reunião está confirmada, apenas para relembrar os participantes.
Outro item fundamental é disponibilizar a pauta completa para os
participantes antecipadamente, até porque as pessoas precisam
saber o motivo e objetivo da reunião.

5) Por último, e não menos importante, é o domínio dos assuntos da

reunião. Você como dono da reunião, deve saber o que falar e
conhecer detalhadamente os assuntos, portanto, prepare-se para a
reunião.

Importante: duração da reunião. Minha experiência

mostrou que mais do que 45 minutos de reunião não
funciona. As pessoas começam a dispersar, olhar o
celular, abrir o notebook, sair para ir ao banheiro, e assim
por diante. Portanto, tente organizar as suas reuniões em
um tempo máximo de 45 minutos. Mais do que isso a
produtividade cairá.

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

PARA TER REUNIÕES PRODUTIVAS
Como você fez um planejamento prévio, tenha certeza que a
condução da sua reunião será bem mais tranquila. Siga os seguintes
passos:
Se apresente formalmente para todos os participantes, reforce o horário de início e fim da
reunião e repasse rapidamente os tópicos que serão discutidos.
Distribua os papéis e responsabilidades (próximo tópico).
Peça gentilmente a contribuição e participação ativa de todos os envolvidos.
Inicie com o primeiro tema e procure manter o foco e controle da reunião. Não
deixe que a reunião vire tumulto, peça para que cada um fale por vez (levantar as mãos é
uma boa

estratégia). Evite também aquelas comuns conversas paralelas, onde um grupo começa
falar um assunto e outro grupo fala outro assunto. Se surgirem novos temas, anote e
verifique a necessidade de uma possível nova reunião. Não aborde esses novos assuntos
na reunião atual, respeite a agenda.

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

PARA TER REUNIÕES PRODUTIVAS
Como você fez um planejamento prévio, tenha certeza que a
condução da sua reunião será bem mais tranquila. Siga os seguintes
passos:
Após todos os temas serem discutidos, encerre a reunião (dentro do tempo programado),
agradeça a presença
de todos e informe que enviará a ata até o dia x.

Após a reunião, envie a ata conforme prometido, e faça um acompanhamento forte em cima
dos planos de ação

gerados na reunião. Para gerar o plano de ação, use um dos modelos que apresentamos
nesse treinamento, e defina também a cadência de acompanhamento desses planos.

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

RESPONSABILIDADES EM UMA REUNIÃO
É de extrema importância que você defina os papéis e
responsabilidades para a execução de uma reunião. Se você não
fizer isso, com certeza terá grandes
dificuldades durante sua execução. Basicamente temos quatro
papéis e responsabilidades:

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

RESPONSABILIDADES EM UMA REUNIÃO
Dono da reunião: é o principal responsável por garantir que os
objetivos da reunião serão
alcançados. Além disso, o dono da reunião deve:

• Criar a agenda da reunião e enviar antecipadamente para os

participantes.
• Conduzir a reunião de forma profissional, garantindo que a
dinâmica não seja conturbada.

• Motivar os participantes a
colaborarem com a reunião.
AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO
RESPONSABILIDADES EM UMA REUNIÃO
Participantes: são as pessoas que foram convidadas para a
reunião. Obviamente, essas pessoas devem interagir, participar, caso
contrário sua presença não é necessária na reunião.

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

RESPONSABILIDADES EM UMA REUNIÃO
Redator: toda e qualquer reunião deve ter uma ata, ou seja, um
documento que descreva quem foi convidado, quem está presente
na reunião, os temas discutidos, as ações que foram geradas através
da reunião, as conclusões e decisões, entre outras anotações que
julgar importante. É papel do “redator” realizar essa função. E após a
reunião, essa ata deve ser
disponibilizada para todos os
participantes. Uma dica importante é que o dono da reunião sempre
revise essa ata antes de ser enviada para os participantes.

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

RESPONSABILIDADES EM UMA REUNIÃO
Relógio: uma reunião, obrigatoriamente, deve ter um horário de
início e fim. Portanto, alguém deve assumir o papel de relógio, ou
seja, alguém que
monitorará o tempo da reunião e comunicará os participantes sobre o
tempo restante. Pode ser qualquer pessoa, inclusive o dono da
reunião ou o redator.

AS BARREIRAS DA GESTÃO DE TRABALHO?DO TEMPO

Essa é uma prática muito utilizada atualmente nas grandes
empresas, principalmente em consultorias: almoço de trabalho. Ou
seja, ao invés de você marcar uma reunião no horário de trabalho,
você pode marcar um almoço com as pessoas envolvidas para
discutir algum assunto que normalmente demandaria uma reunião
comum.

Eu particularmente acho que você deve tomar cuidado com essa

estratégia. Primeiro porque o almoço é um momento para você dar
uma desligada, relaxar, pensar em outras coisas, resolver algum
assunto pessoal, e assim por diante. Mas, uma vez ou outra, não
vejo problemas em marcar um almoço de trabalho. Cuidado para
isso não virar rotina.

Outro ponto que você deve tomar cuidado é com a quantidade de

pessoas. Não dá para fazer um almoço de trabalho com 10 pessoas.
Eu recomendaria esse tipo de reunião para até no máximo quatro
pessoas: você e mais três. Os motivos principais são:
posicionamento das pessoas na mesa, distância entre as pessoas,
barulho no local, entre outros.

AS BARREIRAS DA GESTÃO
DO TEMPO DE TRABALHO?

Outro cuidado: ambientes

públicos versus assunto tratado.
Você não deve marcar um almoço
de trabalho em um restaurante
público para falar sobre a nova
estratégia da empresa, correto?
Tome muito cuidado com os temas
que você tratar nessas reuniões.
Lembre-se da confidencialidade das
informações.
E por último, trate apenas de
assuntos pontuais, coisas rápidas.
Não gaste todo o horário de
almoço para essa reunião. Escolha
assuntos que levam 10 a 15
minutos no máximo.

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

ALTO VOLUME DE MENSAGENS
Com o advento da tecnologia, mais especificamente do e-mail, o
volume de informações que recebemos a cada dia é extremamente
alto. E dentro das empresas, parece-me que o volume de e-mails
também é muito alto. Existem casos onde as pessoas trabalham uma
do lado da outra, ou uma na frente da outra, e ficam o dia todo
trocando e-mails. Qual será o real motivo disso? Será que a
tecnologia é a culpada? Ou será que o problema está nas pessoas,
que tem medo de conversar? Será que as pessoas se sentem mais
“poderosas” quando precisam responder um e-mail? Será que em
uma conversa, olho no olho, ela diria as mesmas coisas que disse no
e-mail?

Tudo isso precisa ser percorrido e conversado dentro das empresas.

A comunicação olho no olho precisa ser mais valorizada, pois é isso
que aproxima as pessoas, e não os e-mails. Quantas e quantas
vezes você resolveu um problema rapidamente através de uma
conversa pessoalmente, ou através de um telefonema. Imagina se
você tivesse que resolver esse mesmo problema por e-mail, quanto
tempo a mais gastaria?

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

ALTO VOLUME DE MENSAGENS
Sobre o volume de informações que recebemos diariamente, seja
por e-mail, mensagens no celular, caixa postal, e assim por diante, a
grande maioria dessas mensagens se enquadra nas categorias
abaixo:

Não são relevantes para o seu trabalho.

Foram enviadas para você, mas na verdade deveriam ter
sido enviadas para outras pessoas, ou membros da sua
equipe.
São interessantes, mas não exigem ação alguma.
São duplicadas, várias pessoas enviam o mesmo conteúdo.
Exige alguma ação de sua parte.
AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO
ALTO VOLUME DE MENSAGENS
Perceba que, a grande maioria de mensagens que você recebe não
exigem ações de sua parte. Agora, tente calcular o tempo que você
“perde” lendo e respondendo todas as mensagens nas quais você
não tem ação. Será que sua produtividade não está sendo impactada
por conta disso?
Outra coisa que acontece diariamente em nossas vidas, é o fato de
que nós já sabemos disso antecipadamente. Ou seja, antes de abrir
o e-mail, ou antes de desbloquear o celular de trabalho, já sabemos
que teremos ali 100 e-mails não lidos, 35 novas mensagens, e assim
por diante. E pior ainda, nos conformamos com essa situação, e
começamos a ler uma a uma.

É preciso reeducar o ser humano, pois esses tipos de coisa

começam a fazer parte da rotina e passam despercebidas.
Perdemos muito tempo em nosso dia fazendo coisas que não
agregam valor nenhum.
Seguem abaixo algumas dicas que te ajudarão a melhorar seu foco e
a fazer uma melhor gestão das mensagens que recebe diariamente:
AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO
ALTO VOLUME DE MENSAGENS

Durante o seu dia de trabalho, procure deixar o

navegador de Internet fechado, ou então deixe aberto
apenas o programa que você usa no seu trabalho (e-mail
corporativo, por exemplo). Reserve cinco minutos da
parte da manhã e cinco minutos da parte da tarde para
verificar seu e-mail pessoal. Não deixe que a Internet tire
seu foco.
AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO
ALTO VOLUME DE MENSAGENS

Facebook, Whatsapp, Linkedin. Procure acessar apenas

nos horários que você definiu (aqueles 5 minutos).
Mantenha o foco no que é realmente importante para o
seu trabalho, metas e objetivos.
AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO
ALTO VOLUME DE MENSAGENS

Não fique o tempo todo preso ao seu e-mail corporativo.

Se possível, defina períodos para ler seus e-mails, por
exemplo, a cada duas horas. Conheço pessoas que ficam
o dia inteiro respondendo e-mails, e depois reclamam
que não tem tempo para trabalhar.
AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO
ALTO VOLUME DE MENSAGENS

No final do dia já faça o planejamento de seu próximo

dia. Com isso, ao chegar na empresa no dia seguinte,
você já sabe o que tem que fazer. Quando você não sabe
o que tem que fazer, qual é a primeira coisa que você
faz? Olhar o e-mail, e aí, lá se vai 30 minutos embora, no
mínimo.
AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO
ALTO VOLUME DE MENSAGENS

Se você recebe centenas de e-mails desnecessários,

procure os remetentes dessas mensagens e explique,
educadamente, que você não precisa receber esse tipo
de e-mail. Ou seja, ensine as pessoas a enviar e-mails.
AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO
ALTO VOLUME DE INFORMAÇÕES
Recentemente, em uma conversa com meu sócio, Paulo Berto, ele
me disse uma coisa um dia que se encaixa muito bem aqui:
“No passado o homem sofria por falta de informação e
hoje está sofrendo pelo seu excesso”.
É impressionante o volume de informações que nos cercam hoje em
dia, principalmente na Internet. Faça uma busca no Google pela
palavra “amor”. Nada mais, nada menos do que 416.000.000
resultados.
Se você não souber filtrar essas informações, fazer buscas mais
específicas, com certeza o alto volume de informações te atrapalhará
ao invés de ajudar.
AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO
ALTO VOLUME DE INFORMAÇÕES

Dentro das empresas não é diferente. Você tem seu chefe, tem os
membros da sua equipe, os membros e gerentes de outras equipes,
os clientes, o conselho executivo da empresa, as metas da empresa,
a Intranet, a Internet, os jornais, e assim por diante, tudo isso te
bombardeando a cada minuto, e você tem que tomar decisões. E aí?
Como tomar a melhor decisão? Obviamente que não é fácil
responder essa pergunta, mas o líder nato, aquele que sempre toma
as melhores decisões, sabe lidar com tudo isso de forma leve e
serena. Veja algumas dicas nas próximas páginas.
AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO
ALTO VOLUME DE INFORMAÇÕES

Priorizar – analise o volume de informações que lhe cercam. Qual a

porcentagem dessas informações que são realmente críticas ou úteis
para você? Pode ter certeza de que a menor parte dessas
informações tem algo a ver com suas metas e objetivos. Portanto,
priorize os tipos de informações que você receber. Crie containers e
dê um tratamento específico para cada um desses containers, com
base em seus conteúdos. Por exemplo, no seu e-mail você pode
criar uma pasta chamada “Crises” onde você armazenará
informações relacionadas com assuntos críticos para a empresa, ou
para seus clientes. E assim por diante. Com correspondências,
mesma coisa. Tenha “caixinhas” específicas para cada tipo de
correspondência. Com essa organização, você sabe o que atacar
primeiro, você sabe onde estão as coisas que realmente agregarão
valor para você.

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

ALTO VOLUME DE INFORMAÇÕES
Filtrar as fontes – filtre as fontes das quais você quer receber
informações, simples assim. Se você recebe informações de um site
que não tem interesse, cancele sua inscrição nesse site, ou
classifique os e-mails como spam, por exemplo. Se o seu amigo de
trabalho fica enviando mensagens desagradáveis, peça para que ele
não envie mais. Enfim, coloque ordem na casa, e elimine o máximo
possível de mensagens entrantes desnecessárias.

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

ALTO VOLUME DE INFORMAÇÕES

Sair da massa – sabe aquele grupo de pessoas da empresa que

são fascinados pela leitura de um site específico, ou aqueles que
assinam as mesmas revistas? Analise se essas informações são
úteis para você, se estão relacionadas com seus objetivos e metas.
Se não estiverem então não perca tempo com esse tipo de
informação, somente para “ficar bonito na foto” e ter o que conversar
com essas pessoas. Isso não significa que você precisa de isolar do
mundo, é importante saber o que está acontecendo, mas não faça as
coisas só para agradar os outros e se aparecer. Ou seja, saia da
massa!

AS BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

ALTO VOLUME DE INFORMAÇÕES
Valorizar as relações pessoais – sempre que possível converse
pessoalmente com as pessoas. Tente diminuir o volume de
informações que recebe por e-mail, ou por telefone, simplesmente
procurando as pessoas e conversando, olho no olho. Com certeza
você reduzirá a quantidade de informação entrante, economizará
muito tempo, resolverá as coisas rapidamente e aumentará sua
produtividade.
Tenha objetivos e metas muito bem definidas.
Isso é primordial. Se você não sabe aonde
quer chegar, você não terá foco em nada.
AS BARREIRAS DA GESTÃO MULTITAREFASDO TEMPO

Muito provavelmente já é de seu conhecimento que executar várias

tarefas ao mesmo tempo não é algo muito bem visto pelas técnicas
de produtividade. Existe um risco muito grande de você fazer as
coisas com baixo nível de qualidade quando se faz muitas coisas em
paralelo. Procure evitar isso, faça uma coisa de cada vez, e de forma
bem feita.

Além disso, outro aspecto que pode ter passado despercebido é que
quando você faz a transição de uma tarefa para outra, existe todo um
processo interno de readaptação, para que você possa começar a
próxima tarefa. Para algumas pessoas, esse é um processo rápido,
tranquilo. Mas para a grande maioria não é, ou seja, se gasta um
tempo até que seu cérebro entenda que você mudou de tarefa, e
agora não vai mais falar sobre futebol, mas sim sobre saladas, por
exemplo. Você vai ter que entrar em outro contexto, que tem outros
problemas, outras pessoas, e seu cérebro vai ter que resgatar tudo
isso, você vai ter que procurar informações referente à nova
atividade, e assim por diante. Percebe que isso pode ser um grande
consumidor do seu tempo?

AS BARREIRAS DA GESTÃO MULTITAREFASDO TEMPO

Vamos imaginar um dia de trabalho, onde você atuou em 10

atividades distintas. A cada assunto finalizado, vamos supor que
você gaste cerca de 5 minutos para entender a próxima atividade e
se adaptar ao novo cenário. Portanto, cinco minutos vezes 10 (5 x
10) é igual a cinquenta minutos. Em outras palavras, cinquenta
minutos do seu dia foram “perdidos”. Porém, existem pessoas que
levam até 30 minutos para fazer essa transição de entendimento.
Imagina perder 30 minutos a cada transição de tarefas/assuntos.

E vamos ser bem honestos. Se você atuar em 10 atividades distintas

por dia, qual a probabilidade de você ter realmente resolvido essas
10 atividades/assuntos? É muito provável que várias dessas
atividades/assuntos perdurem por mais tempo, e você terá que
posteriormente atuar novamente nelas.
[Link]

Sendo assim, a dica aqui é: uma vez que você entrou em

um determinado assunto, ou um determinado problema,
tente resolvê-lo por completo, e diminua a quantidade de
vezes que você
muda de assunto/problema por dia. Quanto menos
transições você tiver durante o seu dia, menos tempo
você perderá. Poderá então ganhar alguns minutos, ou
até algumas horas, e aumentar sua

produtividade.
MÓDULO 2 – DERRUBANDO AS BARREIRAS DA
GESTÃO DO TEMPO
COMO LIDAR COM AS MULTITAREFAS

Para fechar, mais algumas sacadas:

Tire as multitarefas do seu radar.
Delegue atividades.

Bloqueie parte do seu tempo para fazer coisas que exigem muita
concentração.
Evite as distrações.

Tenha foco.
CONCLUSÃO MÓDULO 2 – DERRUBANDO AS
BARREIRAS DA GESTÃO DO TEMPO

MÓDULO 2 – DERRUBANDO
AS BARREIRAS DA GESTÃO CONCLUSÃO DO TEMPO

Obrigado! É isso meus amigos, chegamos ao final do

módulo 2
deste e-book. Torço muito para que essas dicas estejam
fazendo sentido, e que possam de alguma forma mudar a
sua vida.
Vamos agora para o Módulo 3, onde veremos algumas
dicas sobre como tomar decisões de forma rápida e
inteligente.

[Link]
INTELIGENTE
INTELIGENTE

Olá, seja bem-vindo ao módulo 3 deste e-book. O objetivo desde

módulo é apresentar uma série de dicas e ferramentas para que
você possa tomar as melhores decisões em um cenário de trabalho
extremamente conturbado, onde temos cada vez mais tarefas e
somos cada vez mais cobrados para entregar com mais qualidade e
rápido. Tomar as melhores decisões nessas horas é uma arte.
DECISÃO RÁPIDA EDE DECISÃOINTELIGENTE

Você já deve ter percebido que nos últimos anos as pessoas cada
vez mais falam em agilidade dentro das empresas, e ai surgem
alguns conceitos como Lean, Scrum, PMI Agile, métodos ágeis, e
assim por diante. Com isso alguns processos, como por exemplo, os
processos de desenvolvimento de produtos são acelerados.

Contudo, geralmente essas ações são pontuais, ou seja, os gerentes

ou diretores implementam essas melhorias apenas em seus
departamentos. Como consequência, apenas seus departamentos se
tornarão mais ágeis, e isso significa que os “gargalos” serão apenas
deslocados, e não completamente removidos, pois os demais
departamentos continuam com seus métodos tradicionais. O ideal
então é que esse tipo de ação seja tomada na empresa como um
todo. Aí sim os “gargalos” poderão ser eliminados por completo.

DECISÃO RÁPIDA EDE DECISÃOINTELIGENTE

Acrescente aqui também o fato de que a velocidade de mudança de

panorama dos negócios pode mudar do dia para a noite. Você está
trabalhando no desenho de um novo produto, enquanto seu
concorrente já está lançando esse mesmo produto, ou até melhor.
Ou seja, tudo é muito dinâmico, tudo é muito rápido. E você como
líder está inserido nessa realidade. Como lidar com isso? Como
tomar as melhores decisões no meio dessa “guerra”, onde as coisas
mudam do dia para a noite?

DECISÃO RÁPIDA EDE DECISÃOINTELIGENTE

Além de você ter que se adaptar a esse novo cenário, você terá que
trabalhar junto com sua equipe para que ela também entenda e
comece a agir diferente. Não adianta só você se adaptar e conseguir
tomar as melhores decisões. Afinal de contas, quem executa as suas
melhores decisões dentro de uma empresa? É bem provável que
seja sua equipe, portanto, cuide muito bem de suas equipes também.

Veja nas próximas páginas algumas dicas que poderão te ajudar a

tomar as melhores decisões:
DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE DE DECISÃO

Revise seus métodos de tomada de decisão – se você é daqueles

que fica esperando grandes volumes de informações para tomar
alguma decisão, é hora de mudar sua forma de pensar e agir. Como
dissemos, o mercado está ágil, mudando a cada momento. Por
vezes você não terá as melhores informações, e mesmo assim terá
que tomar decisões. Existe um método chamado “fórmula 7-3”, onde
é dito que é melhor tomar uma decisão e acertar sete em cada dez
vezes do que ficar procurando a solução perfeita. Esse é apenas um
exemplo que pode te ajudar nessa remodelagem de pensamento. E
confie na sua intuição gerencial para tomar decisão. Você tem
experiência, tem bagagem, conhecimento. Geralmente a voz interna
não costuma nos enganar. Junte tudo isso e tenha certeza de que
você acertará. E se não acertar, sem problemas, é só corrigir. Só
tenha cuidado para não errar em coisas muito grandes, que
envolvam muito dinheiro, muitas pessoas e a reputação da empresa.

DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE DE DECISÃO

Conecte-se – você não está sozinho nesse barco. É bem provável

que outros gerentes ou diretores da mesma empresa já passaram
pelo que você está passando, e já tiveram que tomar muitas
decisões em suas vidas. Portanto, uma dica é compartilhar suas
bases de conhecimento, trocar as experiências referentes a tomadas
de decisão. Por vezes seu amigo de trabalho não vai dizer
exatamente o que você deve fazer, mais vai compartilhar algum
conhecimento, ou alguma experiência, que poderá lhe dar uma luz
do que fazer.

DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE DE DECISÃO

Teste de mercado – essa é na verdade uma forma que você tem de
transferir grande parte da responsabilidade de uma tomada de
decisão para o mercado. Ou seja, no caso de um produto novo, você
pode disponibilizar um protótipo para o mercado e colher os
feedbacks sobre esse produto. Com isso você terá subsídio
necessário para saber se o produto foi bem aceito ou não, se precisa
de ajustes, e assim por diante.

DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE DE DECISÃO

Descentralize a tomada de decisão – sabe aqueles modelos
hierárquicos das antigas, onde o chefe mandava e o empregado
apenas executava? Mais ou menos parecido como os filmes de
robôs, onde estes são programados para fazer tal tarefa, e ponto
final. Simplesmente executavam sem questionar. Pois é, isso é coisa
do passado. Se você ainda pensa dessa forma, posso afirmar que
está “cavando sua própria cova”. Em pouco tempo conhecerás o
fracasso. Isso é atitude de qualquer coisa, menos de um líder atual.
Hoje em dia a tendência é o compartilhamento de responsabilidades,
compartilhamento do poder de tomada de decisão. As pessoas
precisam disso, elas precisam se sentir importantes, se sentir parte
da solução. Se você leva sua equipe para um brainstorming de
definição de metas, objetivos, ou um brainstorming para falar sobre
um novo produto, pode ter certeza que durante o processo de
execução as pessoas estarão mais felizes, farão com mais
qualidade, e
consequentemente elevarão o nível de produtividade.

MÓDULO 3 – TOMADA DE DECISÃO RÁPIDA E

INTELIGENTE
LIDERANÇA ACELERADA
Como estamos abordando o tema de gestão do tempo, obviamente
teríamos que falar sobre liderança. Como deve ser o líder que está
inserido nesse ambiente extremamente dinâmico, cheio de tarefas,
compromissos, metas e clientes pressionando por melhores prazos e
qualidade? Veja nas próximas páginas algumas dicas:

DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE DE DECISÃO

Capacidade de progredir em ambientes desordenados – um bom
líder é um bom líder, e ponto final, independente do ambiente onde
ele estiver. Obviamente que nos cenários desordenados é mais
complexo. Nesses cenários, você precisa se adaptar muito rápido a
mudanças, precisa estar atento com as mudanças de estratégia da
empresa e principalmente estar muito próximo da sua equipe. Se a
comunicação já é um problema para o ser humano, imagine como
deve ser a comunicação em um ambiente desordenado. O
pensamento do líder nesse cenário deve ser sempre o de “aprender
algo no meio da bagunça”. Ele sempre encontra uma oportunidade
de aprender algo que não sabia, ou aprimorar o que já sabe.
Aprende consigo mesmo e principalmente com os outros: aprende
observando as outras pessoas. Outra postura desse líder é o
respeito, ou seja, a capacidade de se colocar no lugar dos outros.
DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE DE DECISÃO

Capacidade de ser flexível – um líder nato sabe a hora de soltar as

rédeas do cavalo e deixar que o próprio cavalo assuma o controle, e
sabe a hora de segurar as rédeas firmemente (na verdade o cavalo
nunca assumiu o controle, ele apenas “achou” que estava no
controle). São pessoas que não deixam se abalar por situações
externas, pois tem o controle interno de si mesmo. São pessoas que
conseguem engajar as equipes rapidamente para construírem
soluções colaborativas. São pessoas autoconfiantes e que
conseguem resolver as famosas “disputas” entre dois ou mais
profissionais, pois olham os fatos por cima, sem se envolver
emocionalmente.
DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE DE DECISÃO

Possuem ritmo – exercem suas funções com facilidade e fluidez,

pois é algo que está dentro deles, não é nada forçado. Possuem a
capacidade de aprender enquanto as outras pessoas apenas
observam, e principalmente se adaptar as novas situações em tempo
real, ou seja, colocam a mão na massa e durante o percurso vão se
adaptando. Tem também a capacidade de estar sempre um passo à
frente, é o famoso “já comeu o bolo enquanto os outros saíram para
comprar os ingredientes para fazer o bolo”.
E você? É um líder ágil?

DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE

É muito comum ver novos líderes querendo mostrar resultados
rapidamente, afinal de contas, eles querem justificar seu novo cargo,
ou sua nova posição. Isso é algo muito bom, fantástico eu diria, mas
é fundamental nessa hora que o líder tenha paciência, respeito e
bom senso. Não adianta querer sair mudando tudo de uma hora para
outra, reestruturando as posições gerenciais da empresa,
implementando novos processos, definindo novas metas. Fazer tudo
isso de uma vez, e logo no início, pode ser muito arriscado. Por
vezes, isso até funciona. Existem líderes que conseguem fazer tudo
isso rapidamente, em 3 ou 4 meses. Mas eu diria que isso é para a
minoria. Veja nas próximas páginas algumas dicas para os novos
líderes:

DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE

De alguns passos por vez – ao assumir um cargo de liderança é muito provável que você
tenha muito a aprender sobre os objetivos e metas da empresa, cultura, clientes, e assim
por diante, principalmente se você estiver mudando de empresa. Além desse aprendizado,
você provavelmente terá que conquistar a confiança de muitas pessoas (parceiros de
liderança, equipe de trabalho, entre outros), e isso independe da sua reputação e da sua
experiência. Porém, apesar de tudo isso, existe uma enorme expectativa a seu respeito, e
se você assumiu uma posição de líder, é porque a empresa precisa de você e precisa do
seu apoio. Sendo assim, evite os extremos, ou seja, não comece muito devagar, e também
não comece que nem um louco. De alguns passos prudentes, faça algumas mudanças,
nada alarmante. Com isso você já vai mostrando sua cara, mostrando seu trabalho, e
colhendo resultados rapidamente. Isso te dará mais segurança para fazer mudanças mais
impactantes. Outra coisa importante a se fazer é tentar antecipar alguns entendimentos
sobe a empresa e sobre a nova função. Converse com as pessoas envolvidas, com o antigo
líder, com seu gerente ou diretor. Antes de entrar na linha de guerra, tente saber o que está
envolvido, interesses, quem serão seus aliados, e assim por diante.

DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE

Valorize as pessoas – ao assumir a nova posição, valorize as

pessoas que ali estão. Elas serão fundamentais para que você
construa seu sucesso, e que suas ações sejam implementadas.
Melhore os planos de desenvolvimento, faça sessões de
brainstorming, capacite essas pessoas, compartilhe suas ideias e
planos, e assim por diante. Essas pessoas precisam jogar junto com
você. Porém, caso não estejam dispostas a “jogar junto”, outras
medidas deverão ser tomadas.

DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE

Não seja o “sabe tudo” – apesar de você ter vasta experiência e

muito conhecimento, quando assumir a posição de líder não deixe
que a sua autoconfiança se torne vaidade. Não pense que você sabe
tudo, ou que vai conseguir fazer tudo sozinho. Se for por esse
caminho, estará fadado ao fracasso. Ao invés disso, prepare seus
planos e ideias, discuta com pessoas em quem possa confiar,
apresente para seu chefe, e vá amadurecendo os planos com o
tempo (por vezes, um tempo curto). Use toda sua experiência e
conhecimento, mas também deixe claro que você aceita ideias e
sugestões, e que não sabe tudo.

DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE

Valorize as primeiras conquistas – não tem como fugir disso: o ser

humano é movido por conquistas, pelo trabalho bem feito. Portanto,
quando assumir seu novo posto de líder, encare algumas tarefas que
você sabe que terão rápidos resultados. Provavelmente a equipe terá
uma lista de itens que estão pendentes de resolução. Olhe essa lista
e escolha alguns itens, que “aparentemente” são rápidos de serem
resolvidos. Além disso, concentre-se em atividades que trarão certa
“felicidade” para as pessoas, como por exemplo, um plano de
capacitação, plano de benefícios, ajustes nos processos que
resultarão em produtividade, e assim por diante. Tudo isso te ajudará
a ter conquistas rápidas, o que o motivará para encarar maiores
desafios.
DECISÃO RÁPIDA E
TEMPO E DINHEIROINTELIGENTE

Imagine que você é um líder e que tomou uma grande decisão na

sua empresa: aprovou a concepção de um produto na casa dos 100
milhões. Após 6 meses de trabalho, você e os executivos da
empresa percebem que o produto em questão está fora do mercado,
ou seja, não faz mais sentido lançar o produto, nem seguir em frente
com o projeto.

Qual será sua próxima decisão? Continuar investindo no produto?

Desistir? Pedir demissão por conta do fracasso no projeto?
Para te ajudar a tomar as melhores decisões nessas situações,
seguem três dicas que você poderá utilizar:
DECISÃO RÁPIDA E
TEMPO E DINHEIROINTELIGENTE

Suas próximas decisões não devem ser feitas para justificar as

decisões passadas que não deram certo – o contexto atual em
que estamos vivendo exerce uma força de influência muito grande
nas decisões que tomamos. Portanto, nunca se esqueça de que
quando você precisa tomar uma decisão, você deve olhar para
frente, para o resultado esperado, para onde se deseja chegar com
essa decisão, e não para trás, para as decisões que você tomou que
não deram certo. O ser humano atual possui algo latente chamado
orgulho, vaidade, e quando esses atributos entram em ação, com
certeza levam o homem diretamente para o fracasso. Fracasso
interno, com ele mesmo. Existe algum fracasso maior do que perder
para você mesmo? Portanto, se você tomou alguma decisão que não
foi a melhor, ou que não trouxe o resultado mínimo esperado,
reconheça sua falha, aprenda com o erro e siga em frente, buscando
sempre fazer melhor. E nada, exatamente nada vai justificar seu erro.
Não perca tempo com isso. Se você conseguir eliminar as
justificativas da sua vida, tenho certeza de que as coisas começarão
a caminhar para um novo patamar.
DECISÃO RÁPIDA E
TEMPO E DINHEIROINTELIGENTE

Concentre-se também na qualidade das decisões e não somente

na qualidade dos resultados – a “mente coletiva” das empresas e
dos executivos prega que você será medido pelos resultados, e não
pelas suas decisões. Horas, será que não ocorreu ainda aos
executivos que um resultado satisfatório está diretamente
relacionado com uma decisão de qualidade? Sendo assim, você
como líder, e futuro executivo (ou atual executivo mas com uma nova
postura), motive seus liderados a tomarem decisões de qualidade,
embasada em fatos, dados e percepções. Obviamente que você
deverá olhar para os resultados, projetar o futuro, mas concentre-se
mais ainda na tomada da decisão, pois é ela, juntamente com a
execução da ação, que vai te levar ao sucesso, ao resultado positivo.
Quebre as barreiras, os paradigmas, saia da massa e se destaque.
DECISÃO RÁPIDA E
TEMPO E DINHEIROINTELIGENTE

Tenha suas regras básicas para tomada de decisão – imagina

que você contratou um novo funcionário para uma posição de
liderança do seu departamento. Já de início você tinha uma
expectativa de que esse profissional produziria um resultado muito
bom. Logo no segundo mês você percebe que esse profissional não
está gerando o resultado esperado, e fica em dúvida se demite ou
não. Após um tempo você decide então investir alto na capacitação
desse profissional. Ele faz então os treinamentos, e seis meses
depois você verifica novamente que seus resultados não estão ainda
no nível desejado. E aí, o que fazer? Investir mais? Demitir? Percebe
que você entrará em um ciclo perigoso se você não definir alguns
critérios mínimos para esse tipo de situação? Por exemplo,
antecipadamente, você poderia ter definido que investiria
R$15.000,00 em treinamentos com esse profissional, e 2 meses
após o treinamento iniciaria a medição de seu desempenho, e se não
atingisse os resultados e metas, aí sim poderia demitir o profissional,
pois você tinha os critérios definidos. Tenha sempre esses critérios
de tempo e custo muito bem definidos, isso te ajudará a identificar
quando está dentro de um buraco, e quando deverá parar de cavar o
buraco.

DECISÃO RÁPIDA EPRIORIDADESINTELIGENTE

Já dizia Peter Drucker em 1967, em seu clássico The Effective

Executive: “Há sempre mais tarefas produtivas para ontem que
tempo disponível para cumpri-las, e mais oportunidades do que
pessoas que possam aproveitá-las”. Portanto, o grande segredo
está na priorização, escolher as coisas certas na hora certa.

Peter Drucker ainda complementa sua frase acima dizendo: “A

única dúvida é saber quem tomará a decisão: o executivo ou as
pressões?”. Se você deixar que as pressões do dia a dia tomem as
decisões por você, é bem provável que você perca o controle da
situação, e deixe de fazer o que é realmente importante.

Sendo assim, quando tiver uma lista de tarefas, priorize-a. Existem

dezenas de técnicas para isso, e uma delas é responder as
seguintes perguntas:
DECISÃO RÁPIDA E INTELIGENTE PRIORIDADES

Dessa lista de tarefas, qual delas está relacionada com as metas e

objetivos da empresa?
Dessa lista de tarefas, quais delas terão impactos negativos caso
não sejam executadas?
Dessa lista de tarefas, quais delas poderiam fazer uma grande
diferença no sucesso da minha equipe?
 Dessa lista de tarefas, quais delas são mais importantes para o
meu chefe?

DECISÃO RÁPIDA EPRIORIDADESINTELIGENTE

Respondendo essas perguntas você conseguirá identificar as tarefas
que trarão um maior valor agregado. Comece por aquelas que se
enquadram em todas as perguntas acima.

Outra ferramenta interessante que pode te ajudar é a matriz GUT.

Essa é uma ferramenta muito utilizada e tem como objetivo priorizar
problemas, baseando-se em sua gravidade, urgência e tendência. É
uma ferramenta que pode auxiliar na tomada de decisões e solução
de problemas, simplesmente analisando-se os fatores GUT e dando
notas para cada um deles.

Vamos entender agora as definições de cada um desses termos:

DECISÃO RÁPIDA EPRIORIDADESINTELIGENTE
Gravidade: representa o dano ou prejuízo que o problema pode
causar caso não seja resolvido. Ou seja, o real impacto da sua
materialização.
Urgência: representa a questão de tempo disponível para se
resolver o problema. Quanto maior a urgência do problema, menor o
seu tempo disponível para resolvê-lo.
Tendência: representa o grau de crescimento ou decrescimento do
problema com o passar do tempo, ou seja, a evolução do problema
(piorará ou não?).
DECISÃO RÁPIDA EPRIORIDADESINTELIGENTE
Veja na figura abaixo os passos para montar a Matriz GUT:
DECISÃO RÁPIDA EPRIORIDADESINTELIGENTE

Além dessa ferramenta existe a Matriz RAB. A ferramenta RAB

possui uma semelhança muito grande com a ferramenta GUT.
Ambas têm o intuito de priorização, ou seja, nos dão uma direção
sobre o que fazer primeiro, o que resolver primeiro. Porém, a RAB
você deve utilizar para priorizar a medidas que serão implementadas
para resolver um problema.

Vamos entender agora as definições de cada um desses termos:

Rapidez: representa o quão rápido pode-se implementar uma ação
ou medida.
Autonomia: representa o quanto de autonomia você tem para
implementar a ação ou medida.
Benefício: representa o quão benéfica será a implementação de
uma ação ou medida.
DECISÃO RÁPIDA EPRIORIDADESINTELIGENTE
Veja na figura abaixo os passos para montar a Matriz RAB:

CONCLUSÃO MÓDULO 3 – TOMADA DE DECISÃO

RÁPIDA E INTELIGENTE

MÓDULO 3 – TOMADA DE
DECISÃO RÁPIDA E CONCLUSÃO INTELIGENTE

Obrigado! É isso meus amigos, chegamos ao final do

módulo 3

deste e-book. Torço muito para que essas dicas estejam

fazendo sentido, e que possam de alguma forma mudar a
sua vida.
Vamos agora para o Módulo 4, onde veremos algumas
dicas sobre como maximizar a sua capacidade.

[Link]
Olá, seja bem-vindo ao quarto e último módulo deste e-book. Neste
módulo conversaremos sobre alguns aspectos que poderão
maximizar ainda mais sua capacidade. Leia com atenção as dicas
deste módulo e coloque-as em prática.

A SUA CAPACIDADE TEMPO

Conforme o nome desse e-book sugere, fazer a gestão do tempo é
uma arte. São poucas as pessoas que conseguem organizar muito
bem o seu tempo naturalmente, sem muito esforço. A grande maioria
sofre muito com as pressões, com a pressa, e assim por diante. Eu
particularmente acredito muito que existem dois pontos fundamentais
a serem discutidos:

O primeiro e mais simples de se lidar é a aplicação de técnicas e

ferramentas de gestão do tempo. Usando somente as dicas desse e-
book, você com certeza poderá galgar novos degraus na sua vida.

O segundo ponto e mais delicado é a forma com que as pessoas

lidam com o tempo. É muito comum ver as pessoas com pressa,
correndo, tomando decisões sem pensar. Aí eu pergunto: pressa
para quê? Aonde você quer chegar? Nesse caso é fundamental o
autoconhecimento. As pessoas precisam mergulhar dentro de si e se
conhecer, saber quem são, para onde vão, e assim por diante. Tenho
certeza que você conhece pessoas serenas, que não tem pressa
para nada, e que as coisas dão certo na vida dessas pessoas.

A SUA CAPACIDADE TEMPO

Se você conseguir combinar esses dois pontos acima, com certeza
alcançará o novo patamar que você tanto almeja.
Além de saber lidar com o tempo, é fundamental evitar seu
desperdício. Para isso, seguem algumas sacadas excelentes:
A SUA CAPACIDADE TEMPO
Mude sua relação com o tempo: é preciso deixar de ser refém do fenômeno tempo, algo
que é presente na nossa vida. Tudo o que nós fazemos, tridimensionalmente, é limitado pelo
tempo e espaço. Como ampliar isso? Será possível sair das limitações de tempo e espaço?
Eu acredito piamente que sim, e como exemplo posso citar os sonhos. Durante um sonho
de menos de 5 segundos vivemos experiências que no nosso dia a dia poderia durar uma
vida. Veja abaixo algumas dicas que te ajudará nessa relação com o tempo:

Concentre-se no que é realmente importante: recentemente li uma frase fenomenal de A.

Roger Merrill: “Ser muito ocupado é muito mais fácil do que ser eficaz”. Saiba diferenciar o
que é importante do que é urgente. Saiba priorizar e identificar as tarefas que lhe agregarão
o maior valor.
Tenha um diálogo interior: quantas vezes na sua vida você parou por 1 minuto e refletiu
sobre a sua vida? Criou uma lista de coisas que você fez e que não deram certo? Olhou
para dentro de si e identificou seus pontos de melhoria? Sabe quais são seus pontos fortes?
O pensamento que eu tenho é mais ou menos o seguinte: eu imagino que sou uma máquina
cheia de programações (educação, cultura, etc.). E essa máquina (eu) vai produzir coisas,
vai tomar decisões e assim por diante. Se eu não conhecer essa máquina e essas
programações, consequente não saberei quais os resultados serão gerados por ela. Sendo
assim não me resta outra escolha a não ser conhecer a máquina, conhecer as
programações. Ou seja, autoconhecimento, olhar para dentro de mim, diariamente, e mudar
o que precisa ser mudado. Só assim saberei conscientemente dos resultados que serão
gerados. Por isso é fundamental esse diálogo de você com você mesmo.

A SUA CAPACIDADE TEMPO

Admita suas limitações: ninguém é perfeito, todos possuem suas limitações. Tenha
consciência disso e busque sempre aperfeiçoar. Não assuma coisas que você sabe que não
conseguirá cumprir, isso não é inteligente e consumirá um tempo extra da sua vida.

Aprenda a gostar daquilo que você faz: é muito comum começarmos algo e pensar a
cada instante em terminar esse algo. A dica aqui é curtir a tarefa, fazer com prazer,
desfrutando desse momento. Como? Entendendo o contexto dessa tarefa, como ela se
encaixa com as metas da empresa, o efeito positivo que essa tarefa poderá causar para
alguma pessoa, e assim por diante. Deixe a pressa de lado.
A SUA CAPACIDADE TEMPO
Defina aonde você quer chegar: essa é a base e tudo parte desse ponto. Se você, ou uma
empresa, não sabe aonde quer chegar, as ações não serão direcionadas, e o tempo e
esforço serão em grande parte desperdiçados. Sendo assim:

Tenha objetivos de longo prazo : defina um objetivo grande, algo nobre que realmente
justifique sua passagem pela Terra. Isso te ajudará a analisar cada passo que você der na
sua vida. Sem um objetivo, sem um rumo, sem um norte, você “atira” para todos os lados.

Tenha uma programação semanal : faça uma divisão do seu tempo em categorias. Por
exemplo: 40 horas por semana será para o trabalho, 50 horas por semana será ficar com a
família, 7 horas por semana de atividade física, 5 horas por semana para aperfeiçoamento e
autoconhecimento, e assim por diante. Tendo essa programação, deixe-a em um local que
você possa ver diariamente.

Tenha metas diárias e semanais: uma vez que você definiu seu objetivo e dividiu seu
tempo durante a semana, defina suas metas diárias ou semanais. Importante: as metas
devem estar relacionadas com o seu objetivo. Por exemplo, frequentar a academia 3 vezes
por semana, gastar apenas R$100,00 com alimentação durante a semana, e assim por
diante. Isso vai te ajudar ainda mais a fazer coisas que estão diretamente relacionadas com
os seus objetivos, e te trará o sentimento de satisfação, pois você estará cumprindo suas
metas, as quais te levarão ao seu objetivo final.

A SUA CAPACIDADE TEMPO

Dedique seu tempo ao essencial: invista seu tempo em atividades que vão agregar um
alto valor para você e para os que estão ao seu redor.

Faça exercícios físicos: falar que você deve fazer exercícios é meio que “chover no
molhado”. Todos sabem, todos têm a consciência de que não cuidar do corpo é um risco
tremendo, e mesmo assim muitos levam uma vida sedentária. Além de melhorar sua saúde,
os exercícios aumentam sua disposição, e consequentemente sua produtividade.

Não acumule o sono: trabalhar com sono é o grande inimigo da produtividade, pois você
não consegue se concentrar, não consegue ser tão produtivo e não consegue atingir os
altos níveis de qualidade. Portanto, não deixe que o sono se acumule, caso contrário você
terá grandes problemas com produtividade, retrabalho e consequentemente tempo
desperdiçado.

Cultive seu lado espiritual: isso não tem nada a ver com religião (cada um tem a sua e
todos devem se respeitar). Porém existe algo maior dentro de nós, algo que nos orienta,
aquela voz interior. Valorize isso na sua vida, valorize os momentos que você olha para
dentro de si e trabalha aspectos internos. Não cabe mais em nosso planeta a ideia de que o
ser humano deve passar sua vida inteira apenas trabalhando pela matéria, ter, ter e ter. Isso
é arcaico.

Tenha tempo para não fazer nada: guarde um tempo para você descansar, relaxar e se
desligar do mundo profissional. É nesse tempo que você poderá recarregar suas energias. É
nesse momento que vão surgir grandes ideias, grandes sacadas.
Pergunte-se: QUEM SOU? ONDE ESTOU?
A SUA CAPACIDADE TEMPO
Use apenas as técnicas que funcionam para você: conforme já dissemos, e conforme
você já deve ter notado, existem dezenas de dicas e ferramentas que poderão te ajudar com
a gestão do tempo. Porém, é importante que você use apenas aquilo que realmente
funcione para você. Cuidado com os extremos, não adianta querer testar todas as opções.
Analise com calma, decida e coloque em prática.

Diga “não”: tenha a capacidade de dizer o “não” quando necessário. Usar somente o “sim”
poderá derrubar sua produtividade, gerar estresse e comprometer drasticamente o seu
tempo. Portanto, saiba equilibrar e usar o não sempre que necessário. Lembre-se também
da dica que demos anteriormente, onde falamos que você pode dizer o não sem
necessariamente usar a palavra não.

A perfeição custa muito caro: esse ponto é muito delicado, principalmente para os
perfeccionistas. É fundamental que você saiba dosar, parar na hora certa. Isso não significa
que você deve deixar a qualidade de lado, ou outros aspectos que vão tornar o seu
“produto” líder de mercado. Trabalhe sempre para ser o melhor profissional, para ter o
melhor produto, e assim por diante, mas tenha em mente a questão custo, pois a perfeição
é absurdamente cara, e extremamente difícil de ser alcançada. Portanto, temperança.

Organização: esse fator é muito individual, relativo a cada pessoa. Cada um deve encontrar
seu nível mínimo de organização. Para alguns o fenômeno “mesa limpa” é um requisito
básico, para outros nem tanto. O importante é que você se sinta confortável, não perca
atenção e não perca seu foco.

A SUA CAPACIDADE
USO DA SUA CAPACIDADE
Seguem abaixo algumas dicas essenciais que, se colocadas em prática, te levarão
para um novo patamar de produtividade:

Aceite, nem tudo é da forma que você gostaria que fosse: para mim essa é uma das
dicas mais interessantes desse e-book. Não existem pessoas iguais, todos são diferentes,
cada um com sua cultura, com suas vivências, educação, e assim por diante. O caminho
aqui é aprender a respeitar o próximo, a opinião e ideias do próximo. Não tente mudar as
outras pessoas, você não vai conseguir, pois só depende dela. Obviamente que você pode
tentar ajudar, dar o seu testemunho, e principalmente dar o exemplo (só falar não adianta
nada, tem que ser exemplo). Busque sempre melhorar as coisas, fazer o seu melhor, mas
saiba que você não está sozinho nesse universo.

Mude sua vida aos poucos : tenha prudência e paciência quando for mudar algo na sua
vida. Pressa para que? Vai chegar aonde? Faça as coisas com calma, procure analisar seus
aspectos interiores com sabedoria e sinceridade, e somente depois proponha as mudanças
e acione.
Papel e caneta sempre perto: por mais que você seja muito bom de memória, a correria do
dia a dia te fará esquecer de algo. Portanto, sempre tenha ao seu lado alguma coisa que
você possa fazer anotações (agenda, tablet, smartphone, laptop).

A SUA CAPACIDADE
USO DA SUA CAPACIDADE
Cuidado com o estresse: sabemos que um alto nível de estresse pode comprometer
totalmente sua produtividade, e principalmente sua saúde. Por outro lado, sabemos também
que um nível de estresse razoável pode te impulsionar, pois gera adrenalina, o que dá
motivação, energia, ânimo. A dica aqui é o equilíbrio e o autoconhecimento. Você deve
conhecer seus limites, e não deixar que o estresse suba muito. Quando o nível de estresse
está muito alto, você perceberá que sua produtividade está diminuindo e o cansaço será
mais visível. Saiba parar na hora certa.

Saiba o que fazer em cada hora do dia: se você é uma pessoa que tem um pouco de
sono logo após o almoço, programe para esse horário atividades que exijam um pouco mais
de movimento, de ação. Se você tem mais energia no período da manhã, tente fazer nesse
período das atividades mais complexas. E assim por diante, sempre programando o seu dia
de forma inteligente.

Olhe para o futuro: desenvolva a capacidade de olhar para o futuro e ver como serão as
coisas daqui a 5 ou 10 anos. Veja detalhes, cores, pessoas, fatos, sinta cheiros, etc. depois
disso, volte para a realidade e veja se o que você está fazendo está condizente com o que
você visualizou no futuro. Isso poderá te dar um norte.

A SUA CAPACIDADE
USO DA SUA CAPACIDADE
Conecte-se com seus amigos de trabalho: imaginando que passamos praticamente 8
horas do nosso dia no ambiente de trabalho, é fundamental que você se relacione com as
pessoas de forma harmônica, ou seja, dizendo bom dia, conversando serenamente, dando
sorrisos, ajudando os amigos, se colocando à disposição, organizando almoços
descontraídos, happy hour, e assim por diante. E por último, e não menos importante,
pratique o respeito.

Enxergue seu trabalho como algo nobre: se você não conseguir ter prazer com o seu
trabalho, com as suas tarefas do dia a dia, isso se tornará pesado, e fará mal para você.
Portanto, na minha humilde opinião, aqui você tem duas opções: ou você aprende gostar do
que faz, ou procura outra coisa para fazer, outro emprego. Outra dica: tente enxergar sua
tarefa como algo nobre, que vai ajudar a empresa, ou que vai ajudar o seu cliente. Encontre
o valor naquilo que você está fazendo.

A SUA CAPACIDADE
USO DA SUA CAPACIDADE
Faça hoje melhor do que ontem, e amanhã melhor do que hoje : trabalhe com a certeza
de que você está fazendo as coisas hoje muito melhor do que ontem, e se proponha a fazer
ainda melhor amanhã. Isso só será possível se você analisar o seu dia, parar aqueles 5
minutos por dia e fazer um “balanço” de como foi seu dia.

Busque atividades motivacionais: isso pode ser no ambiente da empresa com seus
amigos de trabalho, ou nas horas de lazer. Faça coisas que você realmente gosta e que te
trarão um prazer muito grande.

A SUA CAPACIDADE TAREFAS

Esse é outro tema extremamente ligado a gestão do tempo no
trabalho. Se você é um líder, ou pretende ser um líder, essa é uma
competência que obrigatoriamente terás que desenvolver. Delegar
tarefas exige confiança e consciência por parte do líder ou gestor,
pois o liderado poderá, em algumas situações, tomar decisões.

Mas não se engane: delegar as tarefas não significa que a

responsabilidade também foi delegada. Já vi isso acontecer muitas
vezes na prática: o líder delega a tarefa é age como se estivesse
delegado a responsabilidade. Cuidado para não cometer esse
mesmo erro. Se você é um líder, você é o responsável pela sua
equipe, e você será cobrado pelos resultados não satisfatórios da
equipe.

Ao delegar tarefas você oferecerá para seus liderados a

oportunidade de executarem atividades novas, diferentes. E tenha
isso sempre em mente: ofereça para sua equipe a possibilidade de
executarem algumas das tarefas que normalmente seriam
executadas pelo líder. Isso motiva, e consequentemente faz com que
as pessoas possam sentir o gosto do que é ser um líder, e até se
prepararem para assumir uma posição de liderança futuramente.

A SUA CAPACIDADE TAREFAS

Quando for delegar uma tarefa, fique atendo aos seguintes pontos:

Identifique as pessoas que possuem a competência para realizar determinadas tarefas.

Tenha uma comunicação eficaz sobre o andamento das tarefas delegadas.

Se coloque sempre à disposição das pessoas que estão executando tais atividades Deve
sempre existir a confiança entre o líder e liderado.

Deixe que a pessoa trabalhe com a tarefa que você delegou, e não fique em cima querendo
fazer o micro gerenciamento. Cumpra sua parte dentro do que foi combinado.

Deixe muito bem claro os resultados esperados. Defina um prazo de entrega.

Cuidado para não usar o poder da delegação para ficar em sua zona de conforto. Não tenha
medo de delegar, pois essa é uma competência fundamental para o líder.

Observe sua equipe e fique próximo das pessoas. Isso te ajudará na seleção das pessoas
que poderão receber tarefas

delegadas.
Ao delegar, defina o nível de responsabilidade e poder de decisão que o delegado terá.
CONCLUSÃO MÓDULO 4 – MAXIMIZANDO A SUA
CAPACIDADE
MÓDULO 4 – MAXIMIZANDO CONCLUSÃOA SUA CAPACIDADE

Obrigado! É isso meus amigos, chegamos ao final do

módulo 4,

que é o último módulo deste e-book.

Espero que você tenha gostado do nosso e-book. E
qualquer dúvida, sugestão ou feedback, entre em contato
conosco:
Um forte abraço, do amigo Fabiano Santana fabiano@e-
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CRÉDITOS IMAGENS
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