MAKIGAMI

ATIVIDADES DE MELHORIA DA
EFICIÊNCIA DO TRABALHO DE
ESCRITÓRIO
Quantidade de trabalho de escritório Melhorar a eficiência do trabalho no escritório

Funções de
auxiliar o
Funções de
trabalho de
auxiliar o trabalho
rotina
Melhoria de rotina

As funções Básico trabalho do

básicas do núcleo da função
Aperfeiçoamento
trabalho real funcional

Evolução
2
 2- Implementação dos 5 passos para o escritório de melhoria da
eficiência de trabalho

Passo Itens Detalhes da atividade

Passo 1 Trabalho de inventário e
configuração de tema
Passo 2 Reconhecimento das
condições reais
Passo 3 Identificação de problemas e
classificação das perdas
Passo 4 Planejamento e
implementação de melhorias
Passo 5 Verificação e gestão /
manutenção da eficácia
Realizar um inventário de trabalho para reconhecer o trabalho de
cada local de trabalho e do trabalhador.
Esclarecer o fundo da atividade e selecionar um tema a abordar.
Analisar o fluxo de trabalho e estado real usando uma folha de
análise de deslocamento.
Representam o estado real do trabalho com as facturas existentes,
formulários e registros.
Escrever e postar os problemas na folha de análise de
deslocamento.
Examine o homem-hora, tempo de espera e dificuldade do
trabalho.
Usando meios como gráficos de Pareto e gráficos de perda
visualizado, resumir os problemas.
Lista de temas de melhoria e implementação.
Marque o trabalho que foi aprimorada na folha de análise de
deslocamento.
Realizar sistematização com estações de trabalho e manuais de
trabalho.
 Passo 2 - FORMULÁRIO DE ANÁLISE FOLHA

1- Criar um formato
Tema

Nome do <<Como escolher um tema>>

Processo Se você estiver selecionando um tema pela primeira vez...
•É recomendável que você selecione como um tema de um trabalho
Detalhes do

que é completado dentro de sua seção.

trabalho

•A atividade é mais fácil com o trabalho de rotina (simples trabalho

de escritório,etc)
E.x.: Melhoria da eficiência do trabalho de registro de custos
Metade homem-hora para o fim de emissão de tarefas.
Homem-
hora
Problema formulários e
registros
Fluxo de

4
 2- Anotação do processo detalhado
Tema
Primeiro, anote e post
Nome do detalhes do trabalho
Processo
em ordem cronológica.
(Escrever de forma
Detalhes do
trabalho

concisa.)

Homem-
hora
Problemas formulários e

Pontos para escrever abaixo o trabalho

registros
Fluxo de

detalhado
Trabalho em um grupo de três ou mais pessoas.
Falante...Responsável pelo trabalho
Ouvinte...Outros membros
Clerical...As pessoas que escrevem e postam o
tema (1 a 2 pessoas)

5
 3-Informar trabalho irregular em uma posição inferior
Tema
Fluxo de trabalho regular
Nome do
Processo
Detalhes do
trabalho

Homem-
hora •Trabalho ocasional Postar em
•Trabalhar para eliminar uma posição
Problemas formulários e

•Trabalhar para modificar, etc.

registros

inferior.
Fluxo de

È uma boa idéia para ler

os detalhes escritos
para verificar sua
adequação.
6
 4-Realizar Marcação
Tema
Nome do
Processo
Detalhes do
trabalho

Marcação
Homem- Etiqueta vermelha:problemas E.x.
hora Etiqueta amarela:perguntas e “È um problema que...”
observações “...Torna difícil concluir o
Problemas formulários e

Anote todos os pós e trabalho.”

registros
Fluxo de

problemas,perguntas e “ È irritante que...”

comentários.

7
 5-Colocar Nomes de Processos
Tema
Nome do Saída do XX lista Correção de erros
Processo
Detalhes do
trabalho

Anote o
Homem- propósito de
hora cada trabalho. Separe a coluna nos pontos
em que as mudanças tipo de
formulários e
registros
Fluxo de

trabalho, dos trabalhadores,

ou as de qualidade de
trabalho.
Problemas

8
 6- Postar Formulários e Registros usados no trabalho
Tema
Nome do Saída do XX lista Correção de erros
Processo
Detalhes do
trabalho

*Cópias-escala
reduzida disponível
* Telas de PC são
Homem- considerados como
formulários e
hora
registros.
formulários e

Fatura
registros
Fluxo de

Fatura Faturas Espalhe

folhas
Tela Tela
Problemas

9
 7-Homem-hora ou Prazo de entrega
Tema
Nome do Saída do XX lista Correção de erros
Processo Você não tem hora para
anotar o homem ou prazo
Detalhes do

de entrega que precisa.

trabalho

Homem-hora
3 5 3 5 2 5 10
Prazo de 10 20 1 dia 15
entrega
formulários e
registros
Fluxo de

Adicionar
Fatura
prazo de entrega Fatura
Espalhe
Telao tipoFaturas
de acordo com de
folhas Tela
tema.
Anotar o tempo que leva em
minutos, horas ou dias.
Problemas

10
 8- Verifique a Folha de Análise com locais reais e efetivas coisas

•Como regra geral, criar a folha de análise de rolagem perto do local de

trabalho.
• Depois de fazer um, trabalhar de acordo com a planilha de análise de
deslocamento.
•É importante verificar a ficha de análise de rolagem com os sites reais e
coisas reais e fazer as modificações eventuais faltas ou excessos são
encontrados.
11
Passo 3 - Identificação de problemas e classificação das perdas

9- Classificar os problemas no gráfico

12
 10- Criar e implementar um plano de ação concreto
[ Lista de temas de melhorias]
Num Nome do Processo Temas de Melhoria Perdas a serem melhoradas Vencimento Responsável

01 Tempo parcial de cálculo de folha de OA a tempo parcial para o cálculo da Verificar transcrição de cálculo Out/96 A
pagamento dos trabalhadores folha de pagamento do trabalhador manual
02 Cálculo do empregado da folha de A descontinuação da classificação de Selecionar o estoque na mão Out/96 A
pagamento folhas de presença
03 Cálculo do empregado da folha de OA para as licenças, etc Verifique cálculo manual Out/96 A
pagamento
04 Entrega da folha de Redução da frequência de entrega da Sobreposição de trabalho Set/96 A
pagamento/distribuição folha de pagamento (02/01)
05 Lista de excesso de trabalho Simplificação do cálculo trabalhar Transcrição, sobreposição de trabalho Fev/97 B
horas extras
06 Atendimento da criação folha Simplificação da criação de folha de Transcrição, o depósito Dez/96 A
presenças
07 Meio expediente de cálculo da folha Consolidação dos formulários de Sobreposição de trabalho Dez/96 A
de pagamento do trabalhador notificação
08 Cálculo do empregado da folha de Simplificação do sistema de cálculo Verifique cálculo manual Abr/97 C
pagamento da folha de pagamento
09 Processamento da folha de pagamento Melhoria do sistema de pagamento Caixa de embalagem,, transporte Fev/97 B
da folha de pagamento
10 Dedução interna de vendas OA para as vendas internas livro Transcrição Out/96 A
pagamento temporário

*Com um gráfico de perda visualizado, compartilhar a orientação de melhorias e decidir o que focar.O que pode ser eliminado, reduzido ou
substituído?
*Faça uma lista de temas de melhoria, deixando claro a relação entre cada processo e da perda. Quebrar temas que possam ser facilmente
implementados.
*Marcar o que pode ser feito dentro de sua seção com A, que deve ser feito com outras seções com B, e que deve ser feito em toda a
empresa com C, e estabeleceu uma meta data de vencimento para cada tema de melhoria. 13
Passo 4 - Planejamento e implementação de melhorias

Etapa 1 1.Tema

Etapa 2 2.Razão da escolha do tema

Etapa 3 3.Estabelecimento de BM, Metas e Prazo

Etapa 4 4.Verificação da situação atual

Etapa 5 5.Análise das causas

Etapa 6 6. Estudo das Contramedidas e implantação

7. Confirmação do efeito da melhoria

Etapa 7 e prevenção de recorrência

Etapa 8 8. Desenvolvimento horizontal

Etapa 9 9. Trabalhos Futuros

14
 Passo 5 - Verificação e gestão / manutenção da eficácia

•Destaque dos processos que foram melhorados.

40
8 min 15 min
10 min
20 5 min
3 min
3,5 min 10 min FAZER ELIMINAR
2 min 1 min 2 min
0

X Y Z A D
Realce o processo com tempo de espera Destaque do processo que
reduzido em verde. foram eliminados em vermelho
*Quantitativamente gráfico os resultados de melhoria

15
SEND
 PRÁTICA
Operação

Ferramenta SEND (ECRS)

1. Nome da Atividade;
Parte realizada
pelas Equipes

2. Cronologia da Atividade (discriminar cada etapa da atividade);

3. Medir o tempo para executar cada um destas etapas;
4. Identificação do problema que gera perda de tempo na execução da atividade
no campo “Ações”;
5. Plano de Ação (Referente ao item “Ação” da ferramenta SEND (ECRS). São as
melhorias implantadas em cada etapa da atividade onde se fez necessário. É
o desdobramento da “’Ação” implementada.

Ferramenta Makigami (Gestão do Processo)

Parte realizada
pela Gerência

1. Lançamento dos dados da SEND (ECRS) no Mapa de perdas;

2. Classificar quanto ao grau de complexidade;
3. Acompanhamento dos Resultados.
Objetivo: ► Redesenhar processos através da análise de suas partes.

Utilização: ► quando se tem problemas relativos a tempo nas execuções das atividades de um
determinado processo.

S - SIMULTANEOUS – VERIFICAR SE HÁ POSSIBILIDADE DE EXECUTAR AS ATIVIDADES

SIMULTANEAMENTE ou PARALELAMENTE. (COMBINAR)

E - EASY - VERIFICAR SE HÁ POSSIBILIDADE DE EXECUTAR AS ATIVIDADES MAIS FACILMENTE (menor tempo).

(SIMPLIFICAR)

N - NUMBER OF OPERATION – VERIFICAR SE HÁ POSSILIDADE DE EXECUTAR MENOS

ATIVIDADES (número de ações) ou POSTERGAR / ANTECIPAR atividades. (RACIONALIZAR)

D - DELETE - VERIFICAR SE HÁ POSSILIDADE DE ELIMINAR ATIVIDADES. (ELIMINAR)

 “Ano de Implantação” – É uma
“Ações” – São melhorias implementadas em uma etapa da Atividade (A, B, informação imprescindível. A mesma vai
...), com o objetivo de Eliminar (E), Combinar(C), Racionalizar(R) ou subsidiar os resultados ano-a-ano
Simplificar (S) alcançados pela Manutenção Autônoma

Etapas da atividade são

identificadas por letras
maiúsculas e podem ser
acrescentados quantos forem
necessárias.
 Maiores
perdas
identificadas

Processo com
maior tempo
de execução
 1-Criar um formato
Tema
Gestãododo Remanejamento
Nome de Turno de Turno
Gestão do Remanejamento
Processo
............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............ ............
Detalhes do

............ ............ ............ ............ Conferência

............
............ do
............ ............
............ ............
trabalho

Impressão
Preenchimento
do Coleta de 5
...... ...... ConferênciaDigitação
...... dos Encaminhament
do Conferência dos...... Arquivamento
...... ...... ...... ...... ......
Reunião dos RH junto ao ......
formulário
manual
de do(cinco) formulários
relatório
o de
do relatório
relatórios pelo do relatório no
documentos setor
troca.
formulário
assinaturas (visual) trocas para o setor
RH pessoal setor
(verificação)

.......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........

Homem- .......... .......... .......... 15 horas
.......... (2 .......... .......... ..........
..........
.......... ..........
..........
..........
hora 9 minutos
.......... e ..........
48 horas (2dias no
.......... .......... .......... .......... 22 horas e 30
.......... .......... .......... ..........
10 segundos 3 minutos 2 horas 23 horas 20 minutos 4 horas5 minutos
dias) horário minutos
Problemas formulários e

(CF 1 e 2)
comercial)
registros
Fluxo de

Tempo longo Grande Elevado

Longas
no Perda de quantidade Erro
número na de
distâncias Geração Preenchimende
deslocament Preenchimen tempoExtravio para dede conferência
homem/hora
para acesso papel to manual
o para to manual coletar
documentos documentos dosna
aos (impressões) (ilegível)
acesso
.......... ao
.......... assinaturas
.......... .......... ..........
para
.......... ..........
formulários
..........
conferência
.......... ..........
formulários
.......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..........
formulário
.......... .......... .......... .......... ..........
..
organizar
..........
..
..........
..
..........
..
do.. relatório
.......... ..........
..
.. .. .. ..

21