Contabilidade Publica Basica Aplicada na Instituicoes de Saude

Instituto de Ciencias de Saude de Chimoio

Curso de TAH-1

CONTABILIDADE PUBLICA E O SISTAFE

5. PROCEDIMIENTO DE ARQUIVO E CONSERVAÇÃO DOS LIVROS CONTABILÍSTICOS

Compilado por Assane Omar 02/04/2020 1

 5.1 Processo de Gestão do Arquivo de Contabilidade
O arquivo de documentos tem como objectivo assegurar que os documentos que
servem de suporte às despesas e aos relatórios e demonstrações financeiras são
arquivados numa sequência lógica que permite o seu fácil acesso e localização e que
são mantidos em segurança, devidamente conservados durante 5 anos.

A todos os processos de pagamento deve ser atribuído um número de arquivo pela

Unidade de Prestação de Contas (UPC). O objectivo central da atribuição do número
de arquivo nos processos é permitir:
• A fácil localização dos processos nas pastas de arquivo, tomando por base a relação de pagamentos;
• A verificação da continuidade dos números dos processos existentes nas pastas;
• A fácil identificação do local correcto de arquivo nas pastas para os processos que tenham sido retirados
para análise.
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 Cont.

Numeração sequencial e contínua do arquivo

A numeração dos processos do arquivo de contabilidade de cada fundo, via de pagamento
e moeda deve ser sequencial e ininterrupta, iniciando-se em cada exercício económico.
O nº de dígitos dependerá do volume de transacções anual. Por exemplo, se a DPS,
habitualmente paga mais de 1.000 processos (4 dígitos) anualmente mas nunca chegou-se
e nem se prevê que se chegue aos 10.000 processos (5 dígitos), então o primeiro número
de arquivo terá a terminação 0001.
Para atender às necessidades específicas da área financeira do MISAU, o número de
arquivo a adoptar deverá seguir a seguinte estrutura:
• Fonte de financiamento – dado que existem várias fontes de financiamento, (Prosaude-PRSD; Orçamento do Estado: OE-
OI e OE-OF; donativo Belga-BEL; etc)
• Meios de pagamento – se o pagamento for via e-SISTAFE a abreviatura a usar é STF; e via instituicao bancaria identifica-
se atraves da designacao abreviada deste banco. Ex: BIM, BCI, BNI, FNB, etc.
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 Cont.
• Descricao da moeda.

Despesas pagas em metical sao representadas em MZN; euro- EUR; rand- ZAR;
dolar- USD na lombada da pasta do arquivo.

Todas as pastas, contendo documentos de contabilidade, devem estar devidamente

identificadas para permitir que se conheça facilmente o seu teor

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 5.2. Processo de Segurança dos Documentos Contabilísticos

• Todos os processos que suportam as transacções realizadas e que representam

responsabilidades financeiras da DPAF, em particular as que se referem às
despesas efectuadas, devem ser guardados num lugar seguro, protegido de roubos,
incêndios, humidades, inundações e roedores, de acesso restrito e cuja guarda deve
ser confiada a um funcionário ou a um grupo de funcionários devidamente
responsabilizados e com competência para garantir a sua integridade.

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 Utilização do Cofre para a guarda de documentos
Deverão ser mantidos em cofre os seguintes documentos:
• Garantias bancárias;
• Cheques (preenchidos ou não);
• Numerário (notas e moedas);
• Folhas de Caixa correntes;
• Cartas de transferência bancária por entregar à Instituição Bancária;
• Carimbos que acompanham as assinaturas dos meios de pagamento;
• Espécimes das assinaturas dos meios de pagamento;
• Cópias de segurança dos sistemas de informação.
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 Cópias de Segurança

• Toda a informação relacionada com o desembolso de fundos, execução, prestação

de contas, monitorias e auditorias, produzida através dos computadores e sistemas
de informação, deve ser guardada em discos CD-RW e depositada no cofre da
DPAF

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