O objetivo deste documento é estabelecer as rotinas financeiras necessárias para garantir

segurança aos processos. As rotinas possuem diferentes periodicidades (diária, semanal e

mensal), porém todas concorrem com o mesmo grau de importância.

Rotina diária:

Basicamente, a rotina diária objetiva refletir no sistema de gestão (ERP) as movimentações

financeiras ocorridas no caixa/banco. As atividades são:

1.1. Acessar e salvar na rede (nuvem), cópia em PDF do extrato bancário do dia útil anterior,
de TODAS as contas bancárias de movimentação operacional. (esta atividade objetiva constituir
evidência de fato, mantendo a guarda de documentos externos registrando as movimentações
financeiras da empresa, além disso, possibilita o rápido acesso às informações).

1.2. Extrair junto ao banco, o arquivo de retorno bancário de cobrança, procedendo com sua
respectiva importação no sistema de gestão (ERP) e respectivas liquidações automáticas de
títulos (a receber).

1.3. Liquidar no sistema de gestão (ERP) os títulos a pagar e os títulos a receber cuja liquidação
conste do extrato acima, ou seja, que foram liquidados financeiramente no dia útil anterior. (é
importante também neste momento, registrar as movimentações financeiras simples, que
seriam as tarifas bancárias e outros dessa natureza).

1.4. Realizar os pagamentos bancários do dia.

1.5. Enviar para o banco o arquivo de cobrança bancária, contendo as cobranças dos
faturamentos realizados no dia.

Rotina semanal:

A rotina semanal está voltada para a revisão das atividades diárias, objetivando assegurar que
as situações/pendências ocorridas na semana anterior, tenham sido devidamente
solucionadas. Preferencialmente, as atividades que compõem a rotina semanal devem ser
realizadas nas segundas-feiras, podendo sofrer alterações eventuais devido à feriados etc.

2.1. Acessar e salvar na rede (nuvem), cópia em PDF e em OFX do extrato bancário da semana
anterior (a semana anterior vai sempre de sábado a sexta), de TODAS as contas bancárias de
movimentação operacional. (esta atividade objetiva constituir evidência de fato, mantendo a
guarda de documentos externos registrando as movimentações financeiras da empresa, além
disso, possibilita o rápido acesso às informações).

2.2. Proceder com a conciliação bancária no sistema de gestão (ERP), assegurando que haja
exata correspondência entre as movimentações financeiras registradas no banco e os
lançamentos registrados no sistema de gestão (ERP). O ideal é que esta atividade seja realizada
através da importação do arquivo OFX contendo a movimentação bancária da semana anterior,
para agilizar o trabalho e prover segurança à atividade.
Rotina mensal:

A rotina mensal está voltada para o fechamento periódico das informações, assegurando que as
etapas seguintes das rotinas operacionais sejam realizadas sobre sólida base de informações.
Preferencialmente, as atividades que compõem a rotina mensal devem ser realizadas entre os
dias 03 e 04 do mês seguinte, podendo sofrer alterações eventuais devido à feriados etc.

3.1. Acessar e salvar na rede (nuvem), cópia em PDF e em EXCEL do extrato bancário do mês
anterior, de TODAS as contas bancárias de movimentação operacional. (esta atividade objetiva
constituir evidência de fato, mantendo a guarda de documentos externos registrando as
movimentações financeiras da empresa, além disso, possibilita o rápido acesso às informações).

3.2. Acessar e salvar na rede (nuvem), cópia em PDF e em EXCEL do extrato bancário do mês
anterior, de TODAS as contas bancárias de movimentação NÃO operacional, que são aquelas
contas bancárias que, embora não sejam comumente utilizadas na operação (para pagamentos
ou recebimentos), ainda permanecem abertas por qualquer motivo. (esta atividade objetiva
constituir evidência de fato, mantendo a guarda de documentos externos registrando as
movimentações financeiras da empresa, além disso, possibilita o rápido acesso às informações).

3.3. Proceder com o registro no sistema de gestão (ERP) dos lançamentos financeiros
identificados nos extratos bancários das contas NÃO operacionais. Posteriormente, deve-se
também proceder com a conciliação manual destas contas bancárias.

3.4. Confrontar os saldos bancários de TODAS as contas bancárias com os valores registrados
nas contas financeiras (portador) do sistema de gestão (ERP), com o objetivo de garantir a
igualdade de saldos. (caso seja identificada alguma divergência de saldos finais, esta divergência
deve ser eliminada imediatamente, e as pessoas responsáveis pelas rotinas diárias e mensais
devem ser advertidas)

3.5. Alterar o sistema de gestão (ERP), bloqueando a possibilidade de lançamentos financeiros

serem realizados em datas do mês anterior.

Observações:

Entendo que o apoio da tecnologia é fundamental para que as atividades descritas nas rotinas
acima sejam desenvolvidas com celeridade e segurança. Existem opções de ferramenta no
mercado que podem auxiliar nessas tarefas, caso o número de contas bancárias seja alto.

Outro ponto importante é a delegação de funções. É extremamente necessário que as atividades

de obtenção e guarda dos extratos bancários seja realizada por um colaborador utilizando um
usuário com acesso limitado junto ao banco. Caso esta atividade esteja vinculada ao gestor
financeiro, é grande o risco de atrasos, e consequentemente também o risco de não
cumprimento dos objetivos almejados pelas atividades.

Gostaria de lembrar que estamos prestes a dar um salto evolutivo no quesito gestão da atividade
financeira, e este novo nível operacional não suporta atividades realizadas sem as devidas
segregações de função.