COMUNICAÇÃO E IMAGEM NAS ORGANIZAÇÕES

MODULO 2 (48 AULAS)

ÍNDICE

1. A comunicação na empresa

2. Práticas de comunicação em contexto empresarial

3. O tratamento da correspondência

4. A produção de informação através de meios informáticos

1. A COMUNICAÇÃO NA EMPRESA
1.1 O processo de comunicação

O conceito de comunicação vem do latim communicare, que significa pôr em

comum, partilhar, trocar opiniões, associar, estabelecer laços. O ato de comunicar
implica em trocar mensagens, que por sua vez envolve emissão e recebimento de
informações. Comunicação é a provocação de significados comuns entre
comunicador e intérprete utilizando signos e símbolos.
A linguagem e a comunicação estão intimamente ligadas, pois a linguagem é o
meio que permite a comunicação. Assim, a linguagem um sistema (conjunto
articulável) de signos que, combinados entre si, podem produzir uma
multiplicidade infinita de significados.

A linguagem pode ser agrupada em:

 Linguagens verbais — que utiliza as palavras;

 Linguagens não verbais — que não usam as palavras;

 Linguagens mistas — que utilizam simultaneamente a linguagem verbal e a

não verbal.
A pintura e o desenho são linguagens não verbais, enquanto a banda desenhada,
o cinema, a televisão e o design gráfico são linguagens mistas.

Assim, quem não souber ler (perceber linguagem verbal escrita) não poderá
entender a noticia que é comunicada no jornal ou numa revista, mas pode
apreciar um quadro ou uma pintura.
1.2 As finalidades da comunicação empresarial

A comunicação empresarial é a forma de comunicação que compreende

conteúdos relativos ao quotidiano da administração, seja ela qual for.

Nos anos 60 do sec. XX, a comunicação empresarial confundia-se com relações

publicas e publicidade. A nível externo, o essencial passava pelas vendas; a nível
interno, a principal preocupação era a manutenção de um bom ambiente
relacional.
Nos anos 70, a crise económica fez com que as empresas sentissem necessidade
de criar novos produtos, que respondessem aos desejos dos clientes, passando a
“orientação para o cliente” a ser o grande objetivo da empresa.

É nesta altura que se intensifica o marketing como função empresarial integrada.

Não só a produção é importante, mas também a sua imagem global perante o
publico.
A comunicação global da empresa pode ser sintetizada em quatro vertentes:

1. Os sistemas de identificação
da própria empresa:

 Politica de nomes e marcas

dos produtos;
 Sistemas de identificação
visual e sonora como
logotipos, linha gráfica, jingle,
etc.
Logotipo:

 Um logotipo ou muitas vezes apelidado

de logo, é um conjunto geralmente
formado por pelo menos duas ou mais
letras que se fundem num só “tipo”,
conjunto esse que forma uma sigla.

 No caso da Sony, temos a presença

unicamente de elementos tipográficos
(lettering Sony).

https://www.economias.pt/significado-dos-
nomes-das-marcas-famosas/
 Na logomarca a imagem é composta
apenas por elementos gráficos
(figurativos ou não-figurativos).

 No caso da Nike, temos apenas a

utilização de elementos gráficos.

Procurar exemplos no youtube

 Existem ainda alguns símbolos que
podem ser considerados como híbridos
como, por exemplo, o símbolo da
Mercedes, em que consta a imagem da
famosa estrela, além do lettering da
marca.
Cores na linha gráfica:

AZUL

O significado da cor azul é associado principalmente a sensação de paz, assim como o branco,
porém de forma mais sutil. Lembra limpeza, água, serenidade e produtividade. Em tons escuros
transmite segurança, confiança, sucesso e poder. Muito utilizado em empresas de tecnologia.
ROXO

O significado da cor roxa remete a sabedoria, fantasia, mistério, espiritualidade. O

Roxo é uma cor que acalma e transmite bem-estar, por isso, produtos de beleza,
anúncios de cuidados com o corpo e tratamentos alternativos são aplicações
frequentes dessa tonalidade.
VERMELHO

A simbologia da cor vermelha representa o símbolo do amor, emoção, excitação,

romântico, prazer. Também expressa urgência, e por isso é comumente utilizado na
publicidade de lojas em liquidação.
Combinado com o amarelo, é bastante utilizado no segmento de alimentação, como
em restaurantes e redes de fast-food, pois estimula o apetite.
VERDE

A cor verde está associada diretamente com saúde, natureza, esperança, vida.
Lembra equilíbrio, frescor, harmonia, coisas saudáveis. É bastante comum o uso
em ciência, medicina, ecologia, turismo e empresas de alimentos orgânicos.
ROSA

A cor rosa em tons claros expressa inocência, enquanto em tons mais escuro
inspira desejo, afeto e feminilidade. Muito usado em produtos voltados ao público
feminino.
CASTANHO

A simbologia da cor castanha transmite sensação de tradição, conservadorismo,

confiabilidade, solidez e segurança, sendo bastante utilizado em móveis,
empresas de decoração de interiores e arquitetura.
AMARELO

A cor amarela incentiva a criação e a comunicação, desperta alegria, animação,

entretenimento. Por chamar bastante atenção, é utilizada na sinalização de
trânsito e também em vitrines de lojas.
LARANJA

A cor laranja representa uma cor enérgica, estimulante, jovem. Incentiva a

expansão, criatividade, entusiasmo e otimismo. Promove mudança e dinamismo.
Muito usada no segmento alimentar, desportivo e de lazer.
PRETA

A cor preta de acordo com o contexto pode representar tristeza e luto, porém se
for bem utilizado transmite nobreza, tradição, curiosidade, superioridade, poder,
profissionalismo. Empresas de engenharia, escritórios de advocacia, cosméticos e
produtos de luxo utilizam frequentemente essa cor.
BRANCA

A cor branca expressa paz, fé, luz e pureza. Comumente utilizado no segmento de
Medicina.
CINZA

O cinza é uma cor clássica, neutra, que transmite elegância e respeito. É usado
em empresas de tecnologia e do ramo automobilístico, pois demonstra também
responsabilidade e profissionalismo.
Psicologia das cores na publicidade

 As cores têm que representar a personalidade da marca, a imagem que ela quer
passar ao seu público-alvo. Transmitem credibilidade, profissionalismo, confiança,
e podem ser um fator determinante no sucesso ou fracasso da empresa.

 É sempre bom lembrar que a psicologia das cores, não é uma “ciência exata”,
pois depende de diversos fatores, como: cultura, contexto, idade, experiências e
preferências pessoais, que afetam o efeito que as cores despertam em cada um.
A perceção das cores é subjetiva, mas os efeitos das mesmas são universais.
Esse padrão de efeitos que as cores provocam em nosso subconsciente, é o que
chamamos de significado das cores.

https://www.youtube.com/watch?time_continue=36&v=G0E6ttltM58
Musica e letra publicitária

 O jingle é uma mensagem publicitária em forma de música, elaborada com um

refrão simples e de curta duração.

 Se tiver uma melodia cativante, o jingle é eficiente e fica na memória, mesmo

durante décadas.

Procurar exemplos no youtube

2. O sistema de comunicação comercial:

 Publicidade;
 Promoção de vendas;
 Marketing direto;
 Merchandising;
 Atendimento pessoal;
 Atendimento telefónico.
3. O sistema de comunicação e
pertença:

 Comunicação externa —
institucional, financeira e de
recrutamento;

 Comunicação interna — para

motivação de colaboradores e
comparações coma concorrência.
4. O sistema de auditoria e de
controlo:

 Compreende a observação dos

mercados, da tecnologia e da
concorrência bem como a medição
sistemática dos efeitos da
comunicação e a preocupação em
dialogar.
A comunicação interna e externa

Sem a utilização da comunicação, as empresas dificilmente conseguiriam delinear

planos estratégicos para a realização dos objetivos.
Poderá dizer-se que a comunicação assume uma importância fundamental nas
dinâmicas internas e externas de uma empresa, contribuindo para uma mais fácil
interação e desempenho dos indivíduos.
A comunicação interna

Por comunicação interna entende-se toda a atividade desenvolvida em contexto

organizacional. Neste âmbito, destacam-se, sobretudo, as atividades de seleção e
distribuição de noticias, a produção e gestão de conteúdos multimédia, a
organização de atividades de formação, como seminários e workshops, e ainda a
conceção e a elaboração de propostas relacionadas com o desenvolvimento
cultural.
A comunicação interna tem como objetivo promover canais de comunicação claros e
abertos em todos os níveis da empresa, visando favorecer uma correta compreensão
dos seus ambientes e objetivos.

Estes canais são imensamente uteis para se obter um maior compromisso dos
colaboradores com a realização dos objetivos propostos e com a busca continua de
melhorias.
Definição:

A Comunicação Interna engloba todas as práticas e processos comunicativos de

uma determinada organização com o seu público interno (funcionários,
colaboradores, acionistas). Sendo estabelecida de forma correta, além de
resultados positivos nas áreas administrativa, mercadológica e economica,
consegue tornar o ambiente de trabalho mais harmonioso e agradável para todos
que constituem a empresa.
Consiste em:

 Criar um planeamento estratégico, padronizando os seus veículos de

Comunicação, a organização consegue passar informações importantes, de
forma organizada, clara e objetiva para seu público interno, evitando o
surgimento de suposições, comentários erróneos ou boatos, deixando os
funcionários seguros e motivados, estabelecendo uma imagem harmoniosa e
clara que transmite confiabilidade e credibilidade.
Instrumentos da Comunicação Interna:

Jornal mural

 Este veículo, que deve se localizar em pontos

estratégicos e de visibilidade dentro da
organização pode ser descrito como um
mural onde são dispostos os comunicados
oficiais da instituição.

 Hoje, com o avanço da tecnologia, algumas

empresas optam pelo mural eletrónico, que
ao invés de se localizar no corredor, fica
disponível na internet.
Jornal impresso

 Uma das suas funções é a de registrar

os principais acontecimentos e eventos
da instituição num determinado período.
Apresentam diversas vantagens, como a
publicação de entrevistas com membros
da equipe ou alunos e artigos de
especialistas da entidade. Os impressos
podem-se aprofundar mais em
determinados assuntos e trazer imagens.
É importante que tais veículos
mantenham uma linha editorial e
periodicidade fixas.
Eventos

 Nesta categoria, destacam-se

congressos, palestras, seminários,
workshops, feiras e festas de
confraternização. São muito
eficazes por gerar visibilidade,
trabalhar com a emoção e
aproximar pessoas.
Internet

 Aqui destacam-se os portais, blogs, intranet, e-mails, chats e fóruns. As

vantagens estão na velocidade com a qual se transmite a informação e no
grande número de recetores. No entanto, não se deve substituir todos os
impressos, tendo em vista que em alguns casos não são todas as pessoas que
têm acesso ao computador e à internet na empresa.
Minidoor

 São cartazes convencionados em folhas individuais de outdoor. Por terem

tamanho reduzido, podem ser utilizados para divulgação de campanhas
internas da organização, projetos e parcerias.
Móbile marketing

 Os sms enviados por telemóvel

ou grupos no whatsapp. Além de
auxiliar na comunicação interna,
pode ser uma ferramenta de
marketing direto. São funcionais
em período de processos
seletivos e outras divulgações
especiais organização.
Rádio e TV internos
 Esses veículos, que podem ser produzidos pelos próprios colaboradores e
gestores da organização, além de integrar recursos potenciais como som e
imagem, podem divulgar diariamente os eventos e expor os profissionais da
instituição.
Como Estruturar a Comunicação Interna de uma Organização

 1) motivar os funcionários, mantendo-os sempre informados sobre as diretrizes

e mudanças na estrutura organizacional da empresa.

 2) direcionar as ações, estimular o cumprimento atingir metas.

 3) estimular o desenvolvimento pessoal e a interação com outras áreas.

 4) Preocupar com a forma que as mensagens são transmitidas. A comunicação

deve ser clara, objetiva e, sobretudo transparente, que não dê margens a
conotações e dúbios sentidos.
 5) atuar sempre em parceria com a gestão da organização, bem como
estimulando os funcionários a entendê-los e mostrar de como podem alavancá-
los com seu trabalho.

 6) despertar o sentimento de vitória, reconhecer as qualidades dos

funcionários.

 7) informar o cenário econômico e tecnológico em que a empresa está

inserida.

 8) passar uma imagem de que todos são capazes de superar às dificuldades e

reverter à situação problemática.
A comunicação externa

Todas as organizações necessitam de ter

um bom ambiente interno, todavia, não
faz qualquer sentido a existência de uma
organização sem um público externo. Em
última instância, os públicos externos são
a razão pela qual se criam as
organizações.
Definição:

 Comunicação externa é a troca de informações entre uma organização e outras

organizações, grupos ou indivíduos fora de sua estrutura formal. O objetivo da
comunicação externa é facilitar a cooperação e colaboração com as outras
partes interessadas e apresentar uma imagem favorável da organização para a
sociedade como um todo.
Público Externo (noção):

 É conjunto de indivíduos que são segmentados por interesses comuns em

relação à sociedade, e que, possam estar ligados direta ou indiretamente com
uma organização, como por exemplo:

 Acionistas da organização;
 Comunidade em geral;
 Concorrentes;
 Clientes / consumidores;
 Entidades em geral como bancos, sindicatos, escolas, ONGs, associações de
classe;
 Fornecedores;
 Governo e autarquias locais;
 Imprensa (rádios, jornais, televisões etc);
 Revendedores / distribuidores.
 As organizações devem ter clareza de propósito e eficiência na mensagem. A
responsabilidade do bom relacionamento com o público externo cabe a todos
os colaboradores da empresa. Cada segmento de público externo deve ter o
tratamento adequado. Assim, a comunidade não poderá ter o mesmo
tratamento que tem o consumidor, por exemplo.
Relações com a comunidade:

A comunidade vai além dos vizinhos de uma organização, é uma ampla

vizinhança e constitui a localidade no seu todo; não basta produzir bons produtos
e oferecer bons serviços, é preciso associar o êxito da organização à comunidade,
para que ela não seja apenas um espectador. É imprescindível que a organização
mostre a este público, o que faz, como faz e quem faz, pois certamente assim ela
superará qualquer distorção na sua imagem.
Relações com o consumidor:

 É o mais complexo dos públicos, pois exigem das organizações uma

padronização de normas de comunicação e uma relação amistosa com o
cliente. O novo consumidor não aceita explicações em torno das
desconsiderações oferecidos pelas organizações públicas e privadas; agora, ele
é um questionador exigente, que não somente compra produtos e serviços, ele
é comunidade, cidadão, funcionário, formador de opinião.
Relações com a imprensa:

 São entre as funções de relações públicas, as que têm por finalidade adquirir e
manter a confiança dos dirigentes e colaboradores dos diversos órgãos de
divulgação (jornal, revista, rádio e televisão).Somente através de boas relações com
a imprensa, é que as organizações podem evitar críticas infundadas ou informações
inverídicas que todo jornalista está sujeito a colher nas fontes de informações.
Relações com os poderes públicos:

 A democratização levou o país a

buscar a descentralização de decisões
para aproximá-las ao cidadão. É este
o ponto focal das relações com os
poderes públicos. O lobby é uma
atividade essencial nos regimes
democráticos, mas precisa ser feito
de maneira clara e de forma
identificável.
Ferramentas de Comunicação Externa

 Comunicação Institucional:

 Está relacionada com a imagem pública da organização e tem como objetivo

garantir a influência da organização na sociedade na qual está inserida. É
diretamente relacionada com a missão, os valores e a visão da organização.
Entre as ferramentas que garantem a comunicação institucional estão
assessoria de imprensa, as relações públicas, o marketing social e cultural e
a comunicação organizacional.
Ferramentas de Comunicação Externa

 Assessoria de imprensa:

 Divulga as ações da empresa através de press-releases, coordenação de

entrevistas, organização de eventos, entre outros. Além disso, juntamente
com o departamento de marketing, é responsável pela construção da
imagem institucional perante o seu público externo.
Ferramentas de Comunicação Externa

 Comunicação organizacional:

 Envolve todas as ações relacionadas com a divulgação dos produtos e está

diretamente ligada ao setor de marketing; tem como objetivo principal
aumentar as vendas e consequentemente o lucro da empresa. Entre as suas
principais atividades estão o serviço de atendimento ao cliente, pesquisas de
mercado e produtos, promoção de vendas e propagandas.
Ferramentas de Comunicação Externa

 Relações Públicas:

 Tem como objetivo, juntamente com as outras áreas que formam a

comunicação institucional, construir e preservar a imagem da organização
perante todo o seu público de interesse. É responsável pelas pesquisas de
mercado e pelo planeamento estratégico de comunicação na organização.
Ferramentas de Comunicação Externa

 Jornalismo organizacional:

 São ações relacionadas com o jornalismo aplicadas na comunicação

organizacional. Isso envolve desde o relacionamento com a media, até à
elaboração de veículos voltados para a comunicação tanto com o público
interno quanto externo.
Ferramentas de Comunicação Externa

 Marketing Social e Cultural:

 Estão relacionados com o envolvimento da organização com questões sociais

e culturais na sociedade na qual está incorporada. Pode ser apoio a causas
ou campanhas sociais contra o cancro na mama, o uso de drogas, a
mortalidade infantil, entre outros. No âmbito cultural, essas práticas podem
envolver o apoio ou patrocínio ao desporto, literatura ou ciência. Exemplo:

http://missaosorriso.continente.pt/http://sic.sapo.pt/online/sites%20sic/sic
%20esperanca
1.3Tipos de comunicação
“Comunica-se de maneiras diferentes
com pessoas diferentes”
Comunicação Formal

A comunicação formal estabelece-se entre diferentes níveis de hierarquia da

empresa, segue a cadeia de autoridade e limita-se às comunicações ligadas às
tarefas a desempenhar pelos diferentes órgãos ou pessoas.

Podemos distinguir dois tipos de comunicação formal:

 comunicações formais verticais
 comunicações formais horizontais
As comunicações formais verticais unem investidos graus de autoridade
diferentes. Se têm sentido descendente, visam informar, dirigir e instruir os
subordinados, fornecendo informação relacionada com as tarefas a desempenhar.
Fazem-se, geralmente, através de memorandos, ordens de serviço, reuniões,
manuais de procedimentos, correio eletrónico, etc.

Têm a finalidade reduzir a distância entre as chefias e os empregados e têm

grande importância psicológica porque dão aos diferentes elementos a
possibilidade de participarem de forma mais real na vida da empresa.
As comunicações formais horizontais
unem os elementos investidos de igual
grau de autoridade. É o caso da
comunicação estabelecida entre o diretor
comercial e o diretor de investigação e
desenvolvimento acerca da melhoria de
qualidade de um produto ou novos
desejos dos consumidores.
Assim, numa organização, os grupos e indivíduos podem trocar as suas
informações através de canais estruturados em redes, assegurando assim, a
regularidade e eficácia da comunicação. Estas redes fazem parte da estrutura
formal da organização refletida no organigrama. É precisamente esta rede formal
de comunicação que orienta o indivíduo sobre o canal para tratar determinado
tipo de problema.

Atendendo às limitações impostas à comunicação, podem distinguir-se dois

grandes tipos de redes formais de comunicação: as centralizadas - em estrela; ou
as descentralizadas- em cadeia.
Vantagens e desvantagens da comunicação formal:

Vantagens Desvantagens

• Estabelece um diálogo da empresa • Burocratização da informação dentro

com o seu público interno e externo da organização

• Padroniza os processos da empresa • Pouco trabalho em equipa

• Da credibilidade aos discursos • Falhas na comunicação

gerenciais
• Influencia o comportamento dos • Dificuldade em personalizar as
colaboradores mensagens para os diferentes níveis
de funcionários
Comunicação Informal

As pessoas relacionam-se segundo afinidades e

identidades, por exemplo, no futebol, na
política, nas amizades de infância ou em
idêntica formação académica. Estas redes de
comunicação informais são tão ou mais
importantes e fecundas que as comunicações
formais, especialmente quando estas não
funcionam eficazmente ou deixam as pessoas
insatisfeitas quanto às necessidades de
informação.
Como se processa em todos os sentidos, a comunicação informal não respeita as
linhas formalmente estabelecidas e efetua-se, geralmente, por via oral, sendo por
isso, mais rápida, mas simultaneamente menos rigorosa.

As redes informais criam, por vezes, dificuldades ao funcionamento das redes

formais. Fazem surgir boatos e podem ser usadas para boicotar decisões tomadas
pela hierarquia. Contudo, permitem um maior conhecimento das pessoas e
ajudam à maior rapidez na tomada de decisões.
Vantagens e desvantagens da comunicação informal:
Vantagens Desvantagens

• Gera rapidez na transmissão das • É geradora de boatos, ruídos e atritos

informações entre as pessoas
• Motiva e integra as pessoas da • Provoca desconhecimento da
empresa realidade empresarial pelos gestores
• Reduz a carga de comunicações dos • Dificuldade de controlo
gestores
• Completa a estrutura formal •
• Facilidade de compreensão e de •
atualização, torna a velocidade
superior às outras
A comunicação constitui um fator crítico no funcionamento de qualquer
organização, existindo uma forte relação entre esta e o desempenho
organizacional. Nas empresas é necessário estabelecer um sistema de troca de
informações, não só para a resolução de problemas pontuais, como para
promover atuações conjuntas em que é importante a sintonia entre os vários
elementos da equipa que os promove.
2. PRÁTICAS DE COMUNICAÇÃO EM CONTEXTO EMPRESARIAL
2.1 A comunicação escrita

"Nada podes ensinar a um homem, podes

somente ajudá-lo a descobrir coisas dentro de si
mesmo".
(Galileu Galilei)

A vida, às vezes, coloca-nos diante de situações nas quais temos que expressar
as nossas ideias ou transmitir informações a outras pessoas. Quando somos
capazes de redigir com eficiência, passamos a dominar um instrumento
privilegiado de comunicação.
O médico que dá uma instrução ao paciente por escrito, o professor que orienta o
aluno, o amigo que explica a outro como fazer algo. Eis algumas das milhares de
situações em que a comunicação escrita poderá ajudar as pessoas, ou atrapalhá-
las e gerar erros às vezes irreversíveis. Todos conhecemos provavelmente
histórias de erros e mal-entendidos derivados de uma comunicação escrita falha.

Uma vírgula mal colocada, uma palavra fora do contexto, um tempo verbal
conjugado erroneamente, e lá vem um problema. Agora, considere que todos
esses problemas gerados pela má comunicação têm um custo, seja económico,
seja social. Podemos danificar objetos de valor, perder dinheiro, perder amigos,
causar separações de pessoas, tudo isso por causa de um mau texto. Logo, vale a
pena aprimorar a escrita.
Se fizer uma pesquisa entre as pessoas que se destacaram profissionalmente,
podemos notar que uma boa parte delas escreve bem. Será que escrevem bem
porque são inteligentes, isto é, pela mesma razão que as levou ao crescimento
profissional? Ou será que cresceram profissionalmente porque escrevem bem? É
provável que ambas as coisas sejam verdadeiras.
As pessoas inteligentes aprendem a expressar-se bem; e, por outro lado,as
pessoas que se expressam bem através do texto tendem a crescer
profissionalmente. Primeiro porque, lembremo-nos, através do texto o redator
projeta uma imagem e esta vai levar os outros a um julgamento a respeito dele.
Segundo, porque quem escreve bem influencia mais os outros, seja através de
uma carta, de um relatório ou de uma tese de doutoramento.
Terceiro, porque o bom redator resolve muitos problemas com maior facilidade e
torna-se uma pessoa mais eficiente.
Quarto, porque quem se expressa bem, diz exatamente o que deve ser dito, evita
erros e mal-entendidos, orienta melhor os outros, colabora para que se resolvam
os problemas.
Como superar as barreiras comuns na linguagem

É preciso que o vocabulário se amplie, que os chavões e lugares-comuns

desapareçam; não podemos nos esquecer da sintaxe e da boa colocação dos
adjetivos. Temos, ainda, de buscar meios para enriquecer o texto.

Onde encontramos mais dificuldades ao escrever? Na falta de lógica (não se pode

escrever sem ordenar as ideias). No desconhecimento da gramática. Na falta de
leitura. Na pontuação inadequada. Na falta de ideias para enriquecimento do
texto.
Instrumentos necessários

Se quer ser realmente um bom redator, quais as ferramentas que deve ter à
mão? A resposta é simples. Os principais apoios do redator são:

 Gramáticas.
 Dicionários.
 Manuais de redação e estilo.
 Textos de consultas da área.
 Livros do tipo “tira-dúvidas” (para consulta rápida).
Como simplificar a redação empresarial

A vida moderna leva-nos à rapidez e a

correspondência empresarial deve seguir
esse rumo. Há palavras e expressões que
nada acrescentam ao entendimento do
texto. Utilizamo-las por questão de hábito.
Se queremos evitar estas fórmulas antigas e
gastas é preciso estarmos atentos.

Vejamos alguns exemplos:

 “A finalidade desta é apresentar...”
Prefira: Apresentamos.

 “Acusamos o recebimento de...”

Prefira: Recebemos.

 "Como dissemos acima..."

Se já dissemos, porquê repetir?

 “Temos em nosso poder a carta datada de 05/02/2019”

Prefira: Recebemos sua carta de 05/02/05
 “É desnecessário dizer que”…
Se é desnecessário, não diga.

 “Em mãos sua carta de 05/02/2019 que nos mereceu a devida atenção”
Claro que mereceu! Você já está respondendo-a!

 “Rogamos”
Prefira: Solicitamos.

 “Sem mais - Sem mais para o momento - Sem outro assunto”

Prefira: Atenciosamente ( para encerrar).
 Servimo-nos da presente - Serve o presente para informar-lhe... Tem a
presente a finalidade de - Vimos pela presente - Vimos por este meio ”.
Prefira ser objetivo, pois se não fosse pela presente seria pela ausente?
Que redundância!

 "Tomamos a liberdade de".

Cuidado com essa expressão; ela é profundamente irritante ao leitor.

Clareza, simplicidade e adequação — Escreva com palavras usuais. Evite

termos estranhos, termos arcaicos, palavras técnicas e estrangeiras. Não queira
impressionar o leitor.
 Servimo-nos da presente - Serve o presente para informar-lhe... Tem a
presente a finalidade de - Vimos pela presente - Vimos por este meio ”.
Prefira ser objetivo, pois se não fosse pela presente seria pela ausente?
Que redundância!

 "Tomamos a liberdade de".

Cuidado com essa expressão; ela é profundamente irritante ao leitor.
DICAS

Clareza, simplicidade e adequação

Escreva com palavras usuais. Evite termos estranhos, termos arcaicos, palavras
técnicas e estrangeiras. Não queira impressionar o leitor.

Adequação e clareza
Quase todos nós já tivemos alguma dificuldade devido a um bilhete. Por exemplo,
imaginemos que uma pessoa saia e deixe um recado fixado na porta:
Fui ao banco. Volto logo.

Depois que lemos o recado, ficamos na dúvida: será que esperamos a pessoa voltar
ou não? Voltar logo quer dizer voltar em quinze minutos ou numa hora? Mas a que
horas a pessoa saiu? Enfim, o texto mal escrito atrapalha-nos.
DICAS

Objetividade

 Declare, tão logo quanto possível, o objetivo.

 Siga um plano previamente definido.
 Evite intercalar as frases longas.
 Evite as frases muito longas e as muito curtas.
 Procure a concisão.
 Vá direto ao assunto.

ANTIGA ATUAL

A finalidade desta é informar que as As admissões realizadas até 15/12...

admissões realizadas até 15/12...
Não use duas ou mais palavras quando é possível transmitir a ideia com
uma apenas.

ANTIGA ATUAL

Fizemos uma investigação Investigamos

Dar informação Informar

Sofreu mudanças Mudou

Ter preferência por Preferir

 Elimine advérbios desnecessários (enfáticos)

ANTIGA ATUAL

O cálculo estava completamente O cálculo estava errado

errado.
 Elimine a redundância

ANTIGA ATUAL

Chegamos a um consenso de opinião Chegamos a um consenso

Decidiram uma forma de cooperação Decidiram uma forma de cooperação

conjunta.

Todo e qualquer funcionário deverá... Todo funcionário deverá...

 Reduza ao mínimo o uso do particípio passado.

ANTIGA ATUAL

Tinha sido determinado pelo presidente O presidente determinou que

que
 Evitar ambiguidades

Palavras que indicam posse (pronomes possessivos)

A empresa definirá com a sua associada a forma de utilização do seu stock.

Posição do adjunto adverbial

As empresas que investem em imóveis frequentemente têm prejuízos.

A comissão que estava a examinar o caso ontem deu o seu parecer.
 Palavras que restringem, limitam uma ideia

A divisão de Marketing só cumpriu as normas.

Com uma empilhadeira apenas realizaram parte do serviço.

Comparações (analogias) falhas

Preciso ir à farmácia e comprar carne.

 Exercícios

Reescreva os textos abaixo utilizando os princípios de concisão e

clareza.

1. “Tem sido norma desta empresa procurar fazer as devidas comunicações aos
interessados a respeito das novidades que surgem a cada semestre”.

2. “Temos o prazer de comunicar-vos que a comida que vem sendo servida no

restaurante da Matriz tem sido muito boa, estando, portanto, de parabéns vocês e
todos os que cooperam para isso.
3. “Conforme relação junta, vocês deverão ficar a par da majoração que houve
nos preços dos móveis que nós fabricamos, a qual foi efetuada a contragosto, face
aos novos salários que foram decretados e ao encarecimento dos materiais e das
tarifas de transporte”.

4. “Pedimos desculpas por não enumerar na presente carta os motivos que nos
levaram à decisão extrema de exonerar do cargo de representante o Sr. Julio,
assegurando que tudo se deveu infelizmente a razões fortíssimas que impediram a
permanência da referida pessoa na nossa empresa”.
2.2 A linguagem comercial e administrativa

As partes principais de uma carta

1 - A referência
A referência existe para facilitar a localização de
uma carta, quer através da citação numa
resposta, quer através do seu arquivamento
numericamente.
Consta normalmente:

 uma sigla, quer do departamento ou setor, quer do indivíduo que assina a

carta;
 um número sequencial;
 o ano em que a carta é expedida.

Por exemplo:
DRP - 14/19 - Indica uma carta expedida por um departamento de
Relações Publicas, que é a 14ª expedida em 2019.
Algumas vezes os códigos numéricos incluem o da descrição do arquivo da
própria empresa.

Por exemplo:
DRP-05-14/19 — pode indicar que a carta em questão será arquivada no setor
n.05 do arquivo geral da empresa.

Outras vezes são incluídas na referência as iniciais do autor da carta:

Por exemplo:
DRI-14/19 - SAM
A referência pode ser colocada logo acima da data, ou logo abaixo, como se
preferir. Costuma-se colocar primeiro a mais longa das duas.

2 - A data

A distância entre a data e o logotipo no papel da empresa é normalmente

equivalente a 3 linhas de texto. Pode ser aumentada de acordo com o tamanho
da carta, para melhorar a estética.

Se o logotipo da empresa contém o seu endereço, com o nome da cidade, é

opcional repetir ou não esse nome ao datar a carta. Não é necessário acrescentar
zeros aos dias de 1 a 9. O mês é escrito em letra minúscula.
3 - O endereço

Normalmente vem depois da data. Uma carta pode ser dirigida a:

 Uma pessoa física:

Sr. João Costa Ribeiro Gerente de Vendas da Ribeiro & Correia Lda

 Uma pessoa jurídica:

Ribeiro & Correia Lda.
A saudação introdutória e o tratamento da carta dependem diretamente do
endereço. Assim, se dirige a carta à empresa, deverá iniciar com:
Exmos. Senhores, ou Senhores.

Ao contrário, se o destinatário é uma pessoa dentro da empresa, a saudação será

sempre:
Exmo. senhor, ou exmo. senhor ribeiro
4 - O assunto

Muitas vezes é utilizada uma linha de "Assunto”. Essa é uma espécie de "título" da
carta, que indica em poucas palavras o assunto.

Só se aplica quando realmente é possível resumir o assunto:

 Não se devem fazer "títulos" com várias linhas ou diversos itens.
 No caso de ser uma resposta, pode-se fazer referência à correspondência
anterior sobre o mesmo assunto.
5 – O conteúdo

Nesta parte, o remetente trata do assunto da carta, abordando as ideias

principais do que deseja comunicar.

Exemplos:
 Junto envio a documentação referente ao…
 Venho enviar a documentação… / Envio em anexo o meu Curriculum Vitae…
 Venho solicitar a V. Ex.a se digne conceder-me uma audiência…
 Solicito a atenção de V. Ex.a para o assunto que passo a expor:
 Em resposta ao anúncio publicado no jornal… do passado dia…, venho
apresentar a V. Ex.as a minha candidatura ao lugar de …
 Na sequência da conversa telefónica com…, venho comunicar a V. Ex.a a minha
disponibilidade para…

 Venho informar V. Ex.a de que estou inteiramente ao vosso dispor para uma
possível colaboração com a vossa empresa.

 Como é do conhecimento de V. Ex.a, encontro-me atualmente a desempenhar

as funções de…

 Venho solicitar a atenção de V. Ex.as para os factos que passo a expor.

 Vimos chamar a atenção de V.Ex.as para a seguinte situação.

6. O final

Deixe de lado as fórmulas-chavão “sem mais de momento” ou “com estima e

consideração“.

Use "Cordialmente", "Atenciosamente" ou “Com os melhores cumprimentos".

Atenciosamente,
Quatro Cadeiras Lda.
Luiz Guimarães
Diretor
Abaixo da linha de "Cordialmente" ou "Atenciosamente", você deve digitar o
nome da sua empresa.

Essa é uma exigência jurídica para que fique explicito que o assinante o faz em
nome da empresa, e não em seu próprio.

Não se esqueça de colocar o seu cargo.

Depois do cargo é conveniente indicar se houver anexos.

Pronomes de Tratamento

Vossa Excelência V. Ex.ª Presidente da República, deputados(as), presidentes de

camaras, oficiais e magistrados.
Magnífico Mag. Reitores(as) de Universidades
Meritíssimo Juiz MM. Juiz Juízes
Vossa Eminência V. Em.ª Revma Cardeais
Reverendíssima
Vossa Santidade - Papa
Dom D. Bispos e nobres
Dona = D.ª Dirigido a mulheres casadas ou de idade
Padre Pe. Padres
Vossa Majestade (V. M.) reis e rainhas.
Vossa Alteza Real V. A. R. Para príncipes e infantes de casas reais.
Senhor Sr. Homens em geral, quando não existe intimidade.
Senhora Sr.ª Mulheres em geral
Doutor (Dr.)
Arquiteto Arq.º(ª) Arquitetos
Engenheiro Eng.º(ª) Engenheiros
Comendador Com.(ª) comendadores
Professor Prof.(ª) Professores
Administrador Adm. Administrador

Excelência Ex.ª Formal

Vossa Excelência V/ Exª Diretores
Excelentíssimo Exmo. Sr. Formal em geral
Senhor
Professor Doutor Prof. Dr. Professor no ensino universitário ou politécnico
Doutor(a) Dr.(ª) Em Portugal, é habitual usar-se para designar um
licenciado ou um mestre, incluindo os médicos.
Licenciado(a) Lic.º(ª) Tratamento preciso para dirigir a um licenciado
Mestre Mestre Tratamento preciso para dirigir a um Mestre
Doutor(a) Doutor Tratamento preciso para dirigir a um Doutorado
3. O TRATAMENTO DA CORRESPONDÊNCIA
O circuito da correspondência não é mais do que as fases pela qual a
correspondência passa dentro e fora da empresa, desde o remetente até ao
destinatário.

As fazes são:

 A abertura;
 O registo de entradas;
 A distribuição;
 A resposta ou arquivo;
 O registo de saída;
 Expedição e arquivo
A abertura

Na fase de abertura, é importante ter atenção, ao modo como as cartas são

dobradas, de modo a não danificar o conteúdo da carta;

Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos
sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas.

A abertura pode ser manual recorrendo-se a tesouras ou a corta-papéis.

Na abertura com recurso à máquina utilizam guilhotinas (manuais e elétricas) que

permitem uma maior rapidez de execução do trabalho, o que justifica para
grandes empresas.
O registo

O registo tal como na receção e na abertura deverá ser realizada por um só

departamento, uma vez que se deve tirar sempre uma cópia dos originais
recebidos.

Esta deverá ser feita após colocar o respetivo carimbo que contém a data e o
número da entrada, porém há empresas que utilizam o Livro de Registo para a
correspondência.
O Distribuição

A fase da distribuição, tem inúmeras formas de ser feita, mas sempre com o
controlo do Livro de Protocolo.

Dentro de um hotel a correspondência pode ser encaminhada para os diferentes

departamentos.
A resposta ou arquivo

Após a leitura da correspondência, o destinatário dá-lhe o devido tratamento,

esta segue diretamente para o arquivo, caso contrário a correspondência requer
uma resposta.

Devem ter resposta imediata todas as questões urgentes.

Após terminada a carta de resposta, caso seja necessário, ela deve ser de novo
lida e assinada pela direção da empresa ou pelo responsável do serviço,
dependendo dos casos.

Tal como na entrada da correspondência, também se regista a saída desta, é esta

a fase do registo de saída.
O registo de saída

O registo é feito no livro de Protocolo, sendo

o seu tratamento idêntico ao das entradas, e
as cópias são separadas dos originais para
serem encaminhadas.
Expedição e arquivo

Por último, temos a expedição e o arquivo, onde é importante verificar antes da

carta ser inserida no sobrescrito se está datada e assinada, se contém o material
necessário referido em anexo e se o endereço corresponde ao do sobrescrito.
A correspondência pode ser, por sua vez, comercial ou oficial, particular ou
pessoal.
4. A PRODUÇÃO DE INFORMAÇÃO ATRAVÉS DE MEIOS INFORMÁTICOS
4.1 Correio eletrónico

O correio eletrónico tornou-se um veículo de comunicação de grande importância

para as organizações. Assim como nas correspondências escritas e impressas,
existem normas para um bom texto de e-mail.

O e-mail nas organizações tem ganhado espaço a cada dia, e em algumas

situações tem até substituído algumas cartas, ofícios e outras comunicações
internas, pela sua praticidade, velocidade de envio da informação e informalidade.

Abaixo, algumas regras que devem ser seguidas para todos os tipos de email:
 Se for apenas para uma pessoa, é educado citar o nome da pessoa a quem se
endereça e o cumprimento. Ex.: Sr. Luis, Bom dia. Isso faz com que a pessoa
que lê sinta a pessoalidade da mensagem e transmite uma certa simpatia.

 Quando não sabemos a patente da pessoa, na dúvida, mantenha sempre o Sr.

ou Sra. antes do nome. Se sabemos a patente colocamo-la corretamente. Ex.:
Dr. Luis, Boa tarde.

 Caso o e-mail seja enviado para diversas pessoas, o ideal é generalizar e não
citar o nome de todos. Ex.: Caros Colaboradores, Bom dia.
 Escreva um e-mail curto, não se prolongue.

 Reduza seu e-mail para o essencial.

 Deve-se evitar as abreviações muito usadas na internet, como: vc, tb, pq, e
também evitar palavras com grafia “inventada” no mundo virtual como: pk, aki
e outros.
 Destine o e-mail para um assunto/tema por vez. Isto é, se possível para cada
e-mail, um assunto específico.

 Se tiver alguma referência que identifique todos os seus e-mails, é importante

manter sempre no título. Ex.: CT 14/19.

 Escreva um e-mail claro. Pergunte-se sempre se o destinatário vai compreender

sua mensagem.
 Escreva o assunto do e-mail após terminar o texto. Assim, poderá perceber
qual a palavra correta a ser utilizada neste campo.

 O e-mail corporativo não deve ser cheio de figuras, imagem de fundo e

músicas. O e-mail é a identidade da empresa, que precisa repassar
credibilidade.

 Todo e-mail trocado em nome da empresa deve ser claro, conciso e de fácil
visualização. Se o cliente ler e não entender nada, não adianta.
 Cuidado com os erros de português! Use letras maiúsculas e minúsculas, da
mesma forma que na escrita comum. Cartas em papel não são escritas
somente com letras maiúsculas. Na internet, escrever em maiúsculas é o
mesmo que GRITAR!

 Para enfatizar frases e palavras, use os recursos de sublinhar. Utilize as frases

maiúsculas apenas em avisos URGENTES.

 Envie arquivos anexados apenas quando necessário.

 Cuidado para não realizar o “spam”. Fazer spam é enviar mensagens por e-mail
para dezenas de pessoas, listas ou newsgroups, não importando o interesse
das pessoas destinatárias das mensagens.

 Ao receber mensagens com alertas sobre vírus, correntes de qualquer tipo,

histórias estranhas, não passe adiante nem abra links ou anexos. Antes,
verifique sua credibilidade.

 Se o e-mail é para alguém com cargo superior ao seu, use o “Cordialmente”, se

não for use o “Atenciosamente”.
 Colocar uma assinatura sua, com seu nome, telefone e o nome da empresa, é
imprescindível.

 Tenha uma assinatura bonita, concisa e sem imagens. Não ultrapasse as 4

linhas.