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Guia de Atendimento Help-Desk
Guia de Atendimento Help-Desk
www.totvs.com
As informaes que esto contidas neste documento so atualizadas regularmente e esto sujeitas as mudanas sem aviso prvio. Atualizado em setembro / 2009
Sobre a TOTVS
Lder absoluta no Brasil, com 38,03% de share de mercado, e a 1 sediada em pases emergentes, a TOTVS uma empresa de software, inovao, relacionamento e suporte gesto. O nome TOTVS vem do latim e significa tudo, todos, apropriado para uma companhia que fornece solues para todos os portes e tipos de empresa por meio de quatro ramos de negcios software, tecnologia, consultoria e servios de valor agregado (infraestrutura, BPO, educao e Service Desk) e atuao em 11 segmentos. Desta forma, a TOTVS atua como um Operador Administrativo, auxiliando seus clientes em todo o processo de gesto e permitindo que eles concentrem em seus negcios. Com 26 anos de atuao, a companhia foi a primeira do setor em toda a Amrica Latina a abrir capital e, atualmente, tem 23,7 mil clientes ativos, conta com o apoio de 9 mil participantes e est presente em 23 pases. Acesse: www.totvs.com
ndice
Introduo ao Guia de Atendimento Help-desk Microsiga Atendimento Help-desk Canais de Atendimento Fluxo do processo de atendimento Como efetivar a atualizao dos componentes do sistema Como atualizar o sistema com os Updates disponibilizados
Repositrio de Objetos Update de Programas Patch de Programas Binrio Top Connect e DBAccess TOTVSTec Portal do Cliente - Internet Atendimento Telefnico
Como atualizar Liberao de empresas/Liberao de Hardlock Como atualizar Minha Infraestrutura Como Solicitar Treinamento de Produtos e Servios TOTVS Como consultar informaes sobre o produto Microsiga Protheus
Help on-line
Envio do Arquivo SIGAMAT.EMP
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Portal do Cliente
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Horrio de Atendimento Sistema de Gerenciamento de Chamados Reabertura e Encerramento dos chamados Anotaes
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Atendimento Help-Desk
O papel do Help-Desk consiste em dar suporte a linha de produto Microsiga para esclarecer dvidas e avaliar possveis ocorrncias, quando se trata de atuao em ambiente padro. O processo de atendimento efetivado por meio da abertura de um chamado registrado pelo cliente em um canal de atendimento (telefnico ou web). Deve ser registrado um chamado por assunto, visando garantir a agilidade do atendimento. Esse servio tem um tempo estimado de retorno, que calculado para cada chamado, sempre no momento da abertura, podendo sofrer alteraes aps anlises efetivadas para soluo do mesmo. Nossa equipe composta por profissionais altamente qualificados e especializados , com domnio de conhecimentos e tcnicas especficas que lhes permitem diagnosticar e resolver questes relacionadas ao produto.
Atendimento Telefnico
um processo de orientao ao cliente para as solues operacionais disponveis no sistema adquirido. O suporte prestado pela TOTVS para a linha de produto Microsiga visa avaliar uma ao/procedimento que o cliente fez e no teve o resultado esperado. Este atendimento limitado em, no mximo 10 minutos, caracterizando como nvel de atendimento identificao, podendo em alguns casos ter o atendimento direcionado para outro nvel de atendimento, o de investigao, que far o tratamento do chamado que exige avaliao/testes mais detalhados para soluo, podendo chegar a 15 minutos de atendimento.
c.
Ouvidoria
A TOTVS oferece a seus clientes um processo que deve ser utilizado pelo cliente quando o atendimento normal no est sendo executado de maneira satisfatria ou em situao que esteja fora do processo padro TOTVS de atendimento e dentro dos prazos de retorno estabelecidos neste Guia.
Incio
possvel acessar ouvidoria pelos seguintes canais: Web: link da Ouvidoria no Portal de Clientes Protheus E-mail: ouvidoria@totvs.com.br Telefones: So Paulo: 55 (11) 2099-7100 (opo 7) Demais localidades: 0800 771 9222
No
Sistema atualizado com componentes Protheus liberados no portal do cliente? [1] Atualizar o sistema com os componentes disponveis no portal do cliente. A soluo foi encontrada? [2] Solicitar treinamento. (TOTVS EDUCAO)
Sim
Sim
No
Foi efetuado treinamento no mdulo/rotina? [3] Consultar manual do sistema / TDN Banco de Conhecimento. A soluo foi encontrada?
O fluxograma a seguir mostra o processo de atendimento do Help-Desk. Recomenda-se conhecer este fluxo de aes antes de solicitar o auxlio do atendimento Help-Desk. A TOTVS entende que o conhecimento do processo importante para a melhor utilizao dos canais disponveis, garantindo atuao gil na soluo da dvida ou no conformidade reportada, de acordo com a sua severidade.
Sim
Sim
No
necessrio uma consultoria? * [5] Acessar o atendimento Help-Desk
*Consultoria telefnica um projeto que visa oferecer ao cliente um servio de contratao de atendimento via telefone para efetivar o papel de um analista de campo. O projeto est em fase piloto, j disponvel nas reas de SPED Fiscal e Contbil.
Fim
Update de Programas
Palavra igual a branco e categoria selecionar o item Update de Programas
Patch de Programas
Palavra selecionar o assunto especfico e categoria selecionar o item Patch de Programa. Vide exemplo para o processo SPED Fiscal. Ou palavra igual a sigla do mdulo a ser consultado e categoria igual a patch de programa. Vide exemplo para o mdulo GPE - Gesto de Pessoal.
Para o correto funcionamento da aplicao e atendimento de Help-Desk imprescindvel que o ambiente em uso esteja atualizado com as ltimas liberaes disponveis no portal.
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Observao: Recomenda-se atualizar todos os patches com data de liberao superior data de liberao do update, visto que os que possuem data inferior j esto contidos no update.
Binrio
Palavra igual a branco e categoria selecionar item Binrio Protheus, para verso Microsiga Protheus 8 ou Categoria selecionar item Binrio TOTVSTEC para verso Microsiga Protheus 10.
Selecione o item correspondente verso e ambiente em uso. Observao: Outras categorias de componentes esto disponveis e devero ser atualizadas no ambiente do usurio conforme mdulos em uso e necessidades identificadas. A ordem de apresentao dos resultados encontrados na pesquisa selecionada pelo usurio pode ser alterada. Basta posicionar um dos campos do cabealho e selecion-lo.
possvel escolher ordem de apresentao por: Arquivo (identificao do pacote), Plataforma (Windows, Linux, etc.), Verso (Protheus 8, Protheus 10, todas) e Liberao (data que a informao foi postada no Portal).
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Portal do Cliente
Neste ambiente, so disponibilizadas as informaes tcnicas e componentes da soluo Microsiga Protheus: Funes Parmetros Pontos de entrada Guia de instalao Componentes Microsiga Protheus Boletins tcnicos
O acesso deve ser pelo Portal TOTVS (www.totvs.com), opo "Suporte e Servios", link "Portal do Cliente".
Consultoria Telefnica *
O processo consiste na orientao quando o cliente no consegue utilizar o produto ou executar algum tipo de funo disponvel. Por meio da Consultoria por Telefone o usurio orientado sobre procedimentos a serem tomados diante destas dificuldades.
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Exemplos: a. b. c. d. Quando deseja saber como executar determinado procedimento em uma rotina; Quando precisa utilizar uma rotina e necessita esclarecimentos ou quando requer acompanhamento especializado na execuo de uma atividade; Quando deseja informaes e detalhamentos sobre nome de campos e/ou tabelas do produto, exceto as relacionadas ao menu e segurana do produto; Quando possui customizaes e incidente no reportado em ambiente padro.
todas as suas chamadas registradas e a fatura dos servios prestados. Algumas situaes de Consultoria podem requerer aes adicionais para chegar soluo da ocorrncia, como continuao da atividade por outra franquia ou investigao direta no cliente. Ainda assim, a consultoria permanece vlida e sujeita ao faturamento. A TOTVS disponibilizar via Portal do Cliente quais os mdulos/processos que so atendidos via Consultoria Telefnica, atualizando estas informaes assim que uma nova rea for includa. O servio est disponvel pelo telefone: 4003-0015, de segunda a sexta-feira, exceto feriados nacionais, das 8 s 12 horas e das 13h30min s 18 horas (horrio de Braslia).
*Projeto em implantao. J disponvel nas reas de SPED Fiscal e Contbil.
Na Consultoria Telefnica realizada o faturamento do tempo despendido, que ser faturado mensalmente. As chamadas para este servio so gravadas e podem ser disponibilizadas aos clientes, se necessrio. A consultoria telefnica estar disponvel por meio do canal de atendimento telefnico do Help Desk, onde nas opes de cada mdulo* poder optar por acionar o atendimento Help Desk e/ou Consultoria Telefnica. Ao final de cada ms, os clientes que utilizarem esse servio recebero um relatrio com
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Alterao senha de acesso ao portal Para alterar a senha de acesso, selecione opo Manuteno ->Trocar senha de acesso. Manuteno de cadastro de contatos Pelo portal possvel efetivar a incluso de contatos na opo Manuteno -> cadastro de contatos.
Informe o CNPJ da empresa e a senha de acesso, para efetivar a validao de contrato e/ou pendncia financeira. Caso no tenha a senha, selecione a opo Esqueci minha senha. A senha ser enviada para o email cadastrado como administrador.
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Chamados: Abertura: Registro de chamado referente incidente ou dvida no produto Microsiga Protheus. Consulta: Consulta de chamados com status pendente com Help-Desk, ou em aberto. possvel efetivar a consulta: Por nmero de chamado Por verso, rea, mdulo etc. Por nmero de FNC Complemento/Reabertura: Possibilita interao no chamado durante o atendimento, seja para complemento de informaes ou reabertura de chamado quando no for vlida a proposta de soluo. Encerramento: Permite ao cliente efetivar o encerramento do chamado aps o recebimento da proposta de soluo. Envio de anexo: Envio de anexos para anlise necessria para o atendimento solicitado. Solicitao Pacote homologado: Permite ao cliente consultar e baixar atualizaes de assuntos especficos e no conformidades j tratadas pela equipe de manuteno do produto. Canais do Help-Desk: Divulgao no Portal do menu de atendimento telefnico, para orientar nas informaes de contato de atendimento telefnico do Help-Desk. Posio de atendimento: Extrato de chamados por perodo e por status.
Via Telefone
O contato com o Help-Desk agora TOTVS e em um nico nmero est disponvel o acesso para todos os produtos. Para suporte ao produto Microsiga, ligue 4003-0015, opo 2. Para acesso ao atendimento telefnico do Help-Desk, o contato do cliente dever efetivar a digitao do nmero completo do CNPJ. O acesso est sujeito a confirmao de contrato, pendncia financeira e limitado ao tempo mximo de 10 minutos de atendimento, visando garantir maior disponibilidade dos nossos analistas. Aps a validao do CNPJ, sero disponibilizadas as opes para navegao e escolha da rea/mdulo para atendimento.
Os clientes que atuam com a verso 10 do Microsiga Protheus, contam com mais um benefcio. possvel gerar um cdigo de acesso pelo comando SHIFT+F6 no Microsiga Protheus e ao ligar para o Help-Desk, aps a validao do CNPJ, no ser necessrio a navegao no menu de atendimento. Ao digitar o cdigo de acesso Microsiga Protheus, automaticamente, o sistema identificar a rea e a ligao ser transferida para atendimento.
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Mdulos APD APT CSA GPE ORG PCAN PGCH PON PRHO RSP TCF TRM Avaliao de Pesquisa de Desempenho Acompanhamento Processo Trabalhista Cargos e Salrios Gesto de Pessoal Arquitetura Organizacional Portal do Candidato Portal de Gesto de Capital Humano Ponto Eletrnico RH On-line (Portal) Recrutamento Seleo Terminal Consulta Funcionrio Treinamento
Opo Ura
Recursos Humanos
2,4
Equipe de Materiais ACD AGR CAL COM EST GCT OMS PCP PFOR TMS WMS REP ECO
Materiais
Equipe de Como incluir Chamados Mdulos Controladoria ATF Ativo Fixo CCT (T) Construo Civil e Terraplanagem CDA Controle de Direitos Autorais CDV Controle Despesas de Viagem CTB Contabilidade Gerencial Controladoria FIN Financeiro GEM Gesto de Empreendimentos PCO Planejamento Oramentrio PMS Gesto de Projetos
Opo Ura 2,5,2 2,5,5 2,5,5 2,5,4 2,5,2 2,5,3 2,5,4 2,5,5 2,5,5
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Equipe Vendas e CRM SFA CRD FAT FRT LOJ TEC TFA TMK PCL OTC DRO
Vendas e CRM
Mdulos Automao de Fora de Vendas Crdito e Fidelizao Faturamento Front Loja Controle de Lojas Field Service Technical Force Automation Call Center Template Posto de Gasolina Template tica Template Drogaria
Opo Ura 2,6,3 2,6,2 2,6,3 2,6,2 2,6,2 2,6,4 2,6,3 2,6,4 2,3,3 2,3,4 2,3,4
Equipe de Parceiros EDC EEC EFF EIC GAV MDT MNT OFI SGA VEI
Equipe de Qualidade ICE PPAP QAD QDO QIE QIP QMT QNC
Mdulos Gesto de Riscos Proc. Aprov. Peas e Produtos Controle de Auditorias Controle de Documentos Inspeo Entradas Inspeo Processos Metrologia Controle No Conformidades
Opo Ura
Parceiros
Mdulos Easy Draw Back Control Easy Export Control Easy Financing Easy Import Control Gesto Advocatcia Medicina e Segurana do Trabalho Manuteno de Ativos Oficina Gesto Ambiental Veculos
Opo Ura 2,9,3 2,9,3 2,9,3 2,9,3 2,9,4 2,9,2 2,9,2 2,9,5 2,9,4 2,9,5
Qualidade
2,7 Equipe de Educao Educao ATF CCT Mdulos Ativo Fixo (T) Construo Civil e Terraplanagem Opo Ura 2,9,6
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BSC CAAS CRY DW Business Inteligence EIS IRP PEXE SGI WFW
Framework 1 3,4
Framework 2
ADVPL IDE OFFI PORT PRT RPM TOII WEB ATU BPM CFG CTREE IDE PROT SDU TOP
3,4
3,3
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Horrio de Atendimento
O horrio de atendimento do Help-Desk Microsiga Protheus das 7h s 19h (horrio de Braslia). A TOTVS reserva os horrios das 10h s 10h15 e das 15h30 s 15h45 para integrao entre seus participantes. Os analistas do Help-Desk Microsiga Protheus tambm participam desta integrao diariamente, porm disponibilizado escala de planto visando no impactar no atendimento. No horrio de almoo h atuao de plantonistas, de forma que o atendimento no tenha interrupes durante o perodo das 12h s 13h30. H plantes em caso de necessidade (ex: feriados locais, municipais, etc.)
A previso de retorno poder sofrer alteraes aps anlises efetivadas para soluo do problema e em situaes que exijam o envolvimento da equipe de desenvolvimento. Nesses casos, o prazo para correo da no conformidade ser recalculado, tambm de acordo com a criticidade do assunto, considerando a data de abertura do chamado.
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Severidade 5 (crtica)
Severidade 4 (alta)
Severidade 3 (mdia)
Severidade 2 (baixa)
Trabalho perdido/no realizvel (work outage) O erro deixou o cliente sem poder trabalhar ou fazer uma importante poro do trabalho. O erro deixou o cliente sem poder trabalhar ou fazer uma importante poro do trabalho. O erro impediu que o cliente realizasse uma pequena poro do trabalho, porm permite que ele execute a maior parte das tarefas relacionadas. O erro impediu que o cliente realizasse uma mnima (ou no impediu) poro do trabalho, porm permite que ele execute a maioria das tarefas relacionadas.
Nmero de clientes afetados (number of clients affected) O erro afeta um grande nmero de clientes. O erro afeta um pequeno nmero de clientes. O erro afeta um ou dois clientes apenas.
Exposio/vulnerabilidade de dados do negcio e/ou financeiros (business and financial exposure) O erro criou uma sria exposio do negcio ou financeira. O erro criou uma sria exposio do negcio ou financeira. O erro criou uma baixa exposio do negcio ou financeira. O erro criou uma mnima (ou nula) exposio do negcio ou financeira.
Possibilidades alternativas do ambiente de trabalho (workaround) No h outra alternativa aceitvel para o problema (ou seja, o trabalho no pode ser feito de outra forma). H outra alternativa aceitvel e implementada para o problema (ou seja, o trabalho pode ser feito de outra forma). Pode haver ou no uma alternativa aceitvel para o problema. H uma boa chance de existir uma alternativa aceitvel para o problema.
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Resolver em at 96 horas (4 dias teis) Resolver em at 240 horas (10 dias teis) Resolver em at 720 horas (30 dias teis) Resolver em at 960 horas (40 dias teis) Responder em at 960 horas (40 dias teis)**
** As melhorias no sero entregues no prazo mencionado na tabela acima. Ser emitido parecer ao cliente sobre prazo de entrega ou negativa da solicitao.
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Anotaes
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