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Roteiro de Implantao Compras

Reviso: 02/08/2004

Abrangncia Verso 7.10

Cadastros Bsicos
Dicas: z Explique a necessidade do preenchimento dos obrigatrios (campos na cor azul). z Verifique se o cliente necessita que mais algum campo seja includo como obrigatrio. Use o configurador para isto. z Verifique se existe a necessidade de se criar campos novos especficos do cliente. Use o configurador para isto. Cadastros:
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Naturezas (Acelerador: Base de dados modelo SED) o o o o O cadastro de naturezas deve ter uma viso financeira. Procure algum deste setor para ajudar na elaborao deste cadastro. Este cadastro tambm pode ser utilizado para integrao dos mdulos com a contabilidade. Envolva tambm algum deste setor. As naturezas no financeiro so utilizadas para clculos de impostos automaticamente, como ISS, PIS, Cofins, IR, etc. Existem parmetros especficos para os impostos gerados automaticamente para que no financeiro estes sejam gerados com as naturezas corretas. Consulte a documentao da rotina para saber quais so estes parmetros.

Fornecedores (Acelerador: Programa de importao do SA2) o o o o Informe a natureza padro que ser sugerida na nota fiscal de entrada e gerar ttulos no financeiro, bem como os seus impostos. Cadastre os fornecedores padres para arrecadao de impostos como Municpio, Unio, etc. Existem parmetros para onde devem ser informados estes cdigos de fornecedores. Consulte documentao da rotina. Caso j haja o cadastro de plano de contas informe a conta contbil visando a configurao dos lanamentos padres. possvel analisar os fornecedores individualmente armazenando informaes como: maior compra, maior saldo, data da primeira compra, nmero de compras efetuadas deste fornecedor, etc. Esses campos so preenchidos automaticamente pelo sistema.

TES (Acelerador: Base de dados modelo SF4) o o o o atravs do TES que se informa quais livros fiscais sero gerados automaticamente pelo sistema, a gerao ou no de ttulos no financeiro e a atualizao do estoque. Envolva algum usurio do departamento fiscal. A configurao dos clculos de impostos nas notas e a gerao dele nos livros fiscais devem ser configuradas no TES. Procure cadastrar TES distintos para operaes com impostos de TES de operaes sem impostos mesmo sendo a mesma operao. TES com cdigos menores ou iguais a 500 so para entrada e maiores que 500 sada. Se o cliente utilizar notas fiscais de entrada de servios cadastre na tabela de CFOP

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padro 000 para utilizao nos TES de entrada de servio. Pode ser utilizada a facilidade de TES inteligente para facilitar a utilizao do TES o pelo usurio final. Consulte documentao da rotina.
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Produtos (Acelerador: Programa de importao do SB1) o o o o Cadastre o TES padro de entrada e de sada para ser sugerido na gerao dos pedidos e notas. Se o produto for um servio informe o cdigo do servio. Caso j haja o cadastro de plano de contas informe a conta contbil visando a configurao dos lanamentos padres. Alguns campos do cadastro possuem conceitos relacionados a eles: Lote Econmico: O lote econmico informa a quantidade ideal para se comprar o ou produzir toda vez que se fizer necessrio, devendo ser calculado em funo do consumo mdio mensal e da periodicidade de compra dos produtos. O clculo do lote econmico tratado pelo Mdulo de Estoque/Custos. No Mdulo de Compras, sua funo informativa, servindo apenas como apoio a tomada de deciso. Estoque de Segurana: O estoque de segurana indica a quantidade mnima de o produto em estoque para evitar a falta do mesmo entre a solicitao de compra e o seu recebimento, nos casos em que ocorra consumo acima da mdia ou atraso no fornecimento. O estoque de segurana pode ser calculado atravs de frmula que deve ser cadastrada no Mdulo Configurador. Em seguida, basta colocar o cdigo da frmula no campo Form. Est. Seg. do Cadastro de Produtos. Caso este campo seja deixado em branco, o sistema assumir que o estoque de segurana o valor que est no campo Segurana do mesmo cadastro. Ponto de Pedido: O ponto de pedido a quantidade em estoque que uma vez o atingida, pode iniciar o processo de compra a partir da gerao da Solicitao de Compra. O clculo do Ponto de Pedido realizado no mdulo de Estoque/Custos, considerando o consumo mdio mensal, o tempo de reposio e o estoque de segurana. Prazo de Entrega: O prazo de entrega o nmero de dias, meses ou anos que o um produto em falta, por compra ou produo, demora para estar disponvel como estoque da empresa, a partir da emisso da solicitao de compra.Para produtos cujo prazo de entrega dependem de outras grandezas ou caractersticas, no sendo um perodo fixo, pode ser utilizada frmula que deve ser cadastrada no Mdulo Configurador.

Produto X Fornecedor o Este cadastro armazena a relao dos produtos com seus respectivos fornecedores, o histrico dos 12 ltimos preos de compra, condio de pagamento firmada, datas de compra e valores, sendo utilizado pelo na gerao das solicitaes de compras e nas cotaes quando estas so enviadas aos fornecedores dos produtos solicitados. atualizado automaticamente (fazendo amarrao pelo pedido e/ou na gerao da nota fiscal) quando se faz a compra de itens de um fornecedor, sem que este relacionamento estivesse previamente cadastrado ou pode ser cadastrado manualmente.

Grupo X Fornecedor o Este cadastro armazena a relao dos Grupos de Produtos e seus respectivos fornecedores, sendo utilizado na gerao das cotaes quando estas so enviadas aos fornecedores dos produtos solicitados.

Condio de pagamento (Acelerador: Base de dados modelo SE4) o o Consulte documentao sobre os tipos de condio, pois dependendo do tipo deve ser informado o campo condio de pagamento de forma diferenciada. As condies sero utilizadas para parcelar os ttulos no financeiro.

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Moedas o o O cadastro de moeda pode ser disponibilizado na abertura do sistema para determinados usurios. Isto pode ser configurado na senha do usurio no configurador. Este cadastro deve ser utilizado somente para converses entre moedas, como por exemplo o dlar. Caso no utilize pedidos, notas, ttulos, contabilizao em outras moedas no h necessidade de se atualizar esta tabela.

Lanamentos Padronizados (Acelerador: Base de dados modelo CT1) o o o Para cada rotina existe um cdigo especfico o qual deve ser informado no cadastro de lanamentos padres para a contabilizao. Consulte documentao das rotinas para saber quais so os cdigos disponveis. Existem variveis de memria padres como CREDITO, DEBITO e VALOR para serem utilizados em determinados lanamentos padres. Consulte documentao para saber quando utilizar estas variveis. No F12 das rotinas existe pergunta para informar se a contabilizao deve ser online ou off-line. Se estes parmetros estiverem como on-line e existir o cdigo de lanamento padro configurado para a rotina a contabilizao ser efetuada automaticamente.

Processo de Controle de Aladas

O controle de aladas deve ser utilizado por clientes que querem submeter os pedidos de compras a uma aprovao antes da sua efetivao e chegada da nota fiscal com a mercadoria. Existe a possibilidade de se configurar rotinas workflow para envio de e-mails para aprovao dos pedidos. Este controle exige o preenchimento de alguns cadastros:
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Solicitantes { No Cadastro de Solicitantes so definidos os direitos de solicitaes de produtos ou grupos de produtos, para cada usurio ou para um grupo de usurios. Alm disso, possvel determinar qual grupo de compras ir analisar a solicitao feita pelo usurio/grupo de usurios e dar continuidade no processo de Cotao/ Pedido de Compras. Compradores { No Cadastro de Compradores devem ser definidos, quais usurios podero efetuar Pedido de Compras. possvel controlar se um comprador pode, ou no, efetuar Pedidos de Compra sem que haja uma Solicitao de Compra para o produto. Alm disso, o prprio comprador pode ser tambm um solicitante. Desde que esteja devidamente cadastrado. O comprador pode estar vinculado a pelo menos um Grupo de Compradores. Aprovadores { No Cadastro de Aprovadores so definidos quais usurios podem liberar os Pedidos de Compras. Os aprovadores possuem um limite dirio, semanal ou mensal, definido no Cadastro de Aprovadores e possuem tambm um superior, que deve aprovar ou bloquear o pedido caso o limite tenha se excedido. Grupo de Compradores { Seria extremamente complexo para uma empresa de mdio porte definir direitos para cada comprador separadamente. Entretanto, agrupando os compradores de forma que os direitos sejam definidos por grupo, torna-se muito mais fcil manter o controle de aladas. { Cada comprador pertence a um ou mais grupo de compradores. E cada grupo de compradores possui direitos de compra diferentes. { A rotina analisa o parmetro 'MV_RESTCOM'. Se o contedo for (S)Sim o sistema permite que apenas os compradores do grupo possam ter acesso s solicitaes de

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seus solicitantes. Grupo de Aprovao { Neste cadastro os aprovadores so aglutinados em grupos, para que os direitos de aprovao sejam definidas por grupo e no individualmente. { Existe uma hierarquia de aprovadores definida por um nvel. Pedidos de Compra que no foram aprovados por um aprovador de nvel 1, sequer chegam ao conhecimento de um aprovador de nvel 2. { Esta hierarquia utilizada quando o tipo de liberao for por nvel.

E as operaes:
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Solicitao de Compras { As solicitaes de compras podem ser includas manualmente ou serem geradas atravs de ordens de produo Liberao de Pedido de Compras { A liberao utilizada somente se o controle de aladas estiver configurado ( aprovadores e grupo de aprovao )

Processo de Cotao
O processo de cotao consiste na incluso de vrios oramentos e a anlise para escolha do fornecedor que ir fornecer o produto, com base nas solicitaes de compras cadastradas no sistema. Cadastros:
z z z

Produtos Fornecedores Produto x Fornecedor { Este cadastro armazena a relao dos produtos com seus respectivos fornecedores, o histrico dos 12 ltimos preos de compra, condio de pagamento firmada, datas de compra e valores, sendo utilizado pelo na gerao das solicitaes de compras e nas cotaes quando estas so enviadas aos fornecedores dos produtos solicitados. { atualizado automaticamente (fazendo amarrao pelo pedido e/ou na gerao da nota fiscal) quando se faz a compra de itens de um fornecedor, sem que este relacionamento estivesse previamente cadastrado ou pode ser cadastrado manualmente. Grupo x Fornecedor { Deve ser preenchido com os vrios fornecedores que fornecem um mesmo grupo para sugesto de fornecedores para cotao.

Operaes:
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Gera cotao { Com base nas solicitaes de compras cadastradas no sistema e a amarrao Produto x Fornecedor ou Grupo x Fornecedor o sistema ir sugerir cotaes para serem enviadas aos fornecedores. Atualiza cotao { Deve ser utilizada para preenchimento das condies oferecidas pelos fornecedores para anlise do sistema. Anlise de cotao { Configurar as opes na tecla F12. { O sistema ir sugerir a melhor opo de compra com base dos dados fornecidos pelos fornecedores. { Ser possvel a escolha das cotaes para a gerao dos pedidos de compras.

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Pedidos
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z z

Pedido { o contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condies em que foi feita a negociao tais como: material, quantidade, prazos, preos, local de entrega e outros. { O Pedido de Compras um espelho da futura nota fiscal que o fornecedor dever enviar junto com a mercadoria. Apresenta todas as condies de fornecimento negociadas, bem como toda a tributao a ser seguida. { Caso o Pedido de Compra seja digitado com base em uma Solicitao de Compras prvia, o sistema transporta automaticamente os dados de quantidade, unidade, nmero e item da solicitao, executando sua baixa, uma vez que esta j foi aprovada. { Para integrao do pedido de compra com a solicitao utilize as teclas F4 e F5 ou os botes no topo da janela. Isto se faz necessrio para as baixas dos saldos dos pedidos de compra existentes Emisso de pedidos (Acelerador: Rdmake modelo de impresso de Pedido) Eliminao de resduos { Quando a empresa recebe entradas parciais de materiais, muitas vezes os Pedidos de Compra ficam em aberto por quantidades muito pequenas, insuficientes para que se faa uma nova entrega. So Resduos de Pedidos, que devem ser eliminados para que no haja reserva em estoque o que pode atrapalhar o atendimento de novos pedidos, visto que o estoque vai tentar primeiro atender a este.

Processo de Contratos
Deve ser utilizado quando houver contratos com quantidades e condies previamente negociadas com os fornecedores. Os cadastros: z Amarrao Produto x Fornecedor As operaes: z Contrato de Parcerias { Esta rotina destinada s empresas que possuem Contrato de Fornecimento de Produtos por um determinado perodo, eliminando a necessidade da incluso de diversas Solicitaes de Compras e de realizao de Cotaes, agilizando o processo de compra. { No Contrato de Parceria, o usurio deve definir a cada seqncia de item, o produto e a quantidade a ser adquirida para o perodo. Assim, possvel definir, por exemplo, todos os itens a serem adquiridos durante o ano. { Para que um produto possa ser utilizado em um Contrato de Parceria, necessrio que o campo Contrato (B1_CONTRAT ) no Cadastro de Produtos seja preenchido com S. { Os produtos com Contrato de Parceria no podem ser utilizados nas rotinas de Solicitao de Compra, Pedido de Compra e Solicitao por Ponto de Pedido. { Os dados dos Contratos de Parceria so armazenados no Arquivo SC3. z Autorizao de entregas { A autorizao equivale ao pedido de compra quando se usa o contrato de parceria { Para efetuar o Recebimento de um Material com Contrato de Parceria, necessrio que antes seja executada a rotina de Autorizao de Entrega para realizar as baixas dos itens do Contrato de Parceria e registrar a autorizao da compra. { Esta rotina permite efetuar a autorizao de entrega de apenas parte da quantidade total determinada no contrato, ficando o restante em aberto para outras autorizaes. { A Autorizao de Entrega equivalente ao Pedido de Compras, mas utilizada s para produtos com contrato de parceria. Entretanto as Autorizaes so

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armazenadas no mesmo arquivo dos Pedidos de Compras(SC7) e por isso ao abrir a janela browse com os pedidos existentes, estaro listadas tambm as Autorizaes de Entrega, apenas para visualizao. Gera autorizao de entregas por contratos { Para gerar a autorizao de entrega automaticamente deve-se filtrar os itens do Contrato de Parceria que devem ser considerados, atravs dos parmetros. { Alm disso o produto deve ter o campo 'Contrato' preenchido com 'S'. Na gerao o sistema considera o fornecedor 'B1_PROC' e a loja padro 'B1_LOJPROC', definidos no cadastro de produtos.

Entradas
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Pr-Nota de entrada { A pr-nota permite a digitao dos dados bsicos da nota sem a atualizao dos mdulos fiscal e financeiro. A mercadoria entra no estoque e fica registrada na quantidade indisponvel e ser liberada mediante a classificao da nota. Esta rotina interessante para cliente que tem o recebimento de material em armazns e necessita apenas da conferncia das quantidades e valores, ficando a classificao fiscal para um segundo momento. Documento de entrada { Para facilitar a digitao e integrao do sistema utilizar as teclas F5, F6 e F7 para acesso as pedidos de compras ou as notas originais { A natureza que informada na nota ser utilizada para a gerao dos impostos no financeiro Emisso de notas (Acelerador: Rdmake modelo de impresso de Nota) { interessante a configurao e teste de todos os tipos de notas geradas pelo cliente, como por exemplo, devolues, remessa para conserto, complemento de impostos, etc

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