UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAP Pr-Reitoria de Ensino de Graduao CURSO BACHARELADO EM SECRETARIADO EXECUTIVO

Introduo ao Secretariado

Organizador

Prof. Luizel Simes de Brito, Bel.

Macap Amap Amaznia Brasil

1 Semestre de 2011

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAP Curso Bacharelado em Secretariado Executivo

O SECRETRIO EXECUTIVO
Conhecendo a profisso e as principais caractersticas e tcnicas para o seu exerccio
Organizador: PROF. LUIZEL SIMES DE BRITO

Coleo dos contedos aplicados na Disciplina Introduo ao Secretariado, ministrada para o Curso Bacharelado em Secretariado Executivo da Fundao Universidade Federal do Amap, para fins de orientar o aprendizado terico e avaliativo necessrio, sendo facilitador o Prof. Simes, Assistente II, Bel. em Secretariado Executivo, Registro Profissional 001-DRT/AP.

Macap Amap Amaznia - Brasil 1 semestre de 2011

Se voc tem alguma dvida sobre o futuro de nossa profisso, ou se voc costuma ouvir comentrios a respeito, espero que esta reflexo o ajude a responder para os outros e para si mesmo, com argumentos adequados e verdadeiros: a profisso de secretrio no est em extino! A profisso de qualquer um estar em extino se tal pessoa fechar os olhos s alteraes que, hoje mais do que nunca, acontecem constante e velozmente. Conseguiro persistir como profissionais, em qualquer rea, aqueles que estiverem atentos, que aproveitarem as oportunidades de crescimento e que cuidarem de seu prprio futuro. Cleomar Alves

SUMRIO

EPGRAFE SUMRIO Unidade I: A HISTRIA DA PROFISSO DE SECRETARIADO .................................... 04 1. A origem da Profisso de Secretria(o) ...................................................................... 04 2. A saga das(os) Secretrias(os) .................................................................................... 05 Unidade II: O NOVO PERFIL DO SECRETRIO MODERNO ......................................... 08 1. Qual o novo perfil dos Secretrios?............................................................................ 08 2. Profisso Secretrio .................................................................................................... 10 3. Secretrio hoje Gerentes hoje .................................................................................. 13 4. As oportunidades para os Secretrios ......................................................................... 14 5. E o Secretrio do futuro? ............................................................................................ 14 6. Secretnet ..................................................................................................................... 15 7. Secretrio: uma profisso em extino? ..................................................................... 18 Unidade III: O QUE SER SECRETRIO .......................................................................... 20 Regulamentao da Profisso ........................................................................................... 20 Lei n 7.377, de 30 de setembro de 1985.................................................................... 20 Lei n 9.261, de 10 de janeiro de 1996 ....................................................................... 22 tica Profissional .............................................................................................................. 23 Cdigo de tica Profissional dos Secretrios Brasileiros........................................... 23 Unidade IV: TICA E RELAES HUMANAS ................................................................. 26 I. A tica da interioridade ................................................................................................ 26 II. A crise dos valores da modernidade ............................................................................ 27 III. A dimenso da tica na Empresa ............................................................................... 28 Unidade V: PRINCIPAIS QUALIDADES DE UM SECRETRIO..................................... 30 Unidade VI: PRINCIPAIS ATRIBUIES DE UM SECRETRIO................................... 38 Unidade VII: COMO SE CANDITAR A UM EMPREGO ................................................... 45 Atendimento a Clientes .................................................................................................... 46 REFERNCIAS ................................................................................................................... 52 3

ORIGEM DA PROFISSO DE SECRETRIA(O) Por Liana Natalense

A profisso de secretrio no tem a sua origem muito conhecida. Diz-se por a que a primeira secretria foi Eva! Outros afirmam que a primeira secretria assessorou Napoleo Bonaparte, sendo demitida por presses da Josefina! Contase ainda que a primeira secretria assessorou a Rainha Vitria, trabalhando com luvas e chapu! Atravs de pesquisas histricas, percebemos que o "antepassado" do secretrio foi o Escriba profissional de atuao destacada em toda a Idade Antiga, junto aos povos que desenvolveram a escrita e o comrcio. Lendo a descrio do trabalho do escriba, observamos que existe bastante semelhana com o trabalho do secretrio, resguardando, obviamente, as caractersticas de cada poca: "O escriba oriental o homem que domina a escrita, classifica os

arquivos, redige as ordens, aquele que capaz de receb-las por escrito e, que, por conseguinte, naturalmente encarregado da sua execuo".
Na obra "A fascinante histria do livro", de Jos Teixeira de Oliveira, encontramos interessante citao, tambm sobre os escribas. Citao esta que poder, at, explicar algumas das posturas dos secretrios em nossos dias:

"De incio, dediquemos algumas palavras aos escribas preceptores da humanidade, segundo a expresso de Claude Abastado. Na Grcia antiga, eles constituam espcie de confraria de letrados, privilegiada: uma casta hereditria, porm, sem o carter sacerdotal a que outras civilizaes guindaram os seus confrades. Com o advento da democracia, que proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler e escrever instrumentos de liberdade intelectual, de igualdade social e econmica, de progresso e de controle cvicos seu prestgio sofreu restrio, ou melhor, adquiriu novas roupagens. Parte metamorfoseouse em eruditos, filsofos, professores, sbios, escritores. Parte (constituda, principalmente, de prisioneiros de guerra) permaneceu na condio de escravos, a servio de senhores capazes de aproveitar as suas aptides mentais. Daqui saam os secretrios, os copistas e leitores (e por que no?) os colaboradores intelectuais das obras assinadas pelos amos. Cefisofo, escravo de Eurpedes, passou Histria, pelas mos de Aristfanes, como tendo participado da redao das peas do terceiro dos grandes trgicos. Perversidade do autor da Assemblia das mulheres? Na esfera da burocracia, o escriba compartilhou das prerrogativas e das penrias que seguem os passos dos funcionrios pblicos em geral.

Havia os secretrios dos tribunais e conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais altos magistrados da cidade. No extremo oposto vegetavam os humildes de todas as administraes: metecos forros ou escravos, modestos cidados que tinham necessidade de ganhar a vida. Sua reputao no era das melhores".

Ao deparar-me com um "antepassado escravo", pergunto-me se muitos secretrios, que mantm uma postura de submisso, no estariam ainda sofrendo as conseqncias daquele antigo estado? Ou, se os gerentes que insistem em tratar os seus secretrios como serventes, sem qualquer tipo de participao e iniciativa, tambm no estariam preservando a antiga postura dos senhores da Grcia e Roma antigas? Uma curiosidade, agora, quanto ao desempenho dos escribas, mais tarde chamados de secretrios, no Baixo Imprio Romano: muitos deles eram taqugrafos! No Baixo Imprio Romano a estenografia vulgarizou-se, assumindo importante papel nos escritrios da administrao pblica. A prpria palavra secretria tem origem no Latim, onde encontramos, a princpio, as palavras: secretarium / secretum, que significa lugar retirado, conselho privado; e secreta: particular, segredo, mistrio. Acredita-se que, com o passar do tempo, a grafia e o significado de tais palavras tenham sofrido alteraes, surgindo os dois gneros. Secretria e Secretrio Durante a Idade Mdia a funo do secretrio praticamente desaparece, em face das condies polticas, econmicas e sociais. A funo ser exercida apenas, em parte, pelos monges nos mosteiros que, na realidade, no so exatamente secretrios, mas, sim, copistas. Na Idade Moderna, com o ressurgir do comrcio, a necessidade da funo do secretrio reaparece. Integra-se, mais tarde, estrutura organizacional das empresas e permanece em evoluo at os nossos dias. A mulher passa a atuar como secretria, de forma expressiva, na Europa e nos Estados Unidos, a partir das Duas Guerras Mundiais. Com a escassez de mode-obra masculina, desviada para os campos de batalha e, com uma estrutura industrial/empresarial desenvolvida, as empresas no tiveram outra alternativa, para manterem-se em funcionamento, seno a de utilizar a mo-de-obra feminina, em todas as reas. No Brasil, vamos perceber a atuao da mulher como secretria a partir da dcada dos anos 50, com a chegada das multinacionais, cuja cultura organizacional j estava habituada com a presena da mulher. (Publicado na Revista Secretria Executiva)

SAGA DAS(OS) SECRETRIAS(OS) Por Lucia Casimiro

Nos remotos dias de Alexandre Magno, um secretrio era "realmente" um secretrio. Para levar a cabo este encargo, em 300 a.C., voc passaria a noite em claro, entalhando uma tabuinha de cera com a esptula e todo o dia seguinte retalhando o inimigo com uma espada. Esta era uma posio de prestgio porm perigosa e, Alexandre Magno, unicamente em sua campanha da sia, perdeu 43 Secretrios. Quando o Imprio Romano atingiu o seu pice, os Secretrios trocaram as suas espadas pelos deveres de simples escribas. Porm os Secretrios, em sua maioria, eram escravos e suas condies de trabalho estavam longe de ser as ideais. Na Idade Mdia viram-se os secretrios novamente obrigados a lidar tanto com a espada como com a pena. No entanto um grupo de escribas comeou a combater astuciosamente este sistema, adotando o hbito de monges. Assim sendo, em meados do sculo XIV, 70% da classe Secretarial originava-se dos monastrios, fato este nada surpreendente, pois naquela poca os Secretrios eram todos homens. As mulheres s surgiram no cenrio como Secretrias, quando Napoleo Bonaparte levou uma a fim de registrar os detalhes das batalhas, a cada uma de suas campanhas. Contudo, Josefina, mais do que depressa, objetou e, finalmente, Napoleo contratou um homem quando de sua fatal invaso a Rssia. Foi o comrcio americano que recebeu o primeiro ataque de uma secretria. Em 1877, a primeira dentre esta nova classe, entrou timidamente num escritrio de Nova Iorque e orgulhosamente anunciou ser ela a nova Secretria do Executivo. O homem explodiu, blasfemou, indagando o que estava acontecendo ao mundo e j se inclinava para pegar o telefone e contratar um homem. Deu-se, ento o primeiro passo para a emancipao feminina. A jovem rompeu em prantos. Seu executivo cedeu e a primeira mulher Secretria americana levou os louros do dia. Por volta de 1902, havia cerca de 50.000 Secretrias mulheres e isto provocou uma srie de alteraes nos escritrios. O relegado lavatrio brilhava, o to inesttico cuspidor desapareceu misteriosamente, surgiram cortinas nas janelas e muitas foram as blasfmias engolidas pelos Executivos enrubescidos. Por todo pas as mulheres invadiram os escritrios e fincaram seus ps nas posies conquistadas. Um fato que influenciou o aumento numrico de Secretrias foi o salrio baixo. Os homens exigiam e recebiam US$ 50,00 a mais por semana. As mulheres trabalhavam por menos que um tero desse montante.

Entretanto, por volta de 1911, j havia mulheres suficientes no ramo, para se reunirem e reivindicarem salrios mais altos, melhores condies de trabalho e outros benefcios. Graas aos esforos dessas pioneiras, os ordenados subiram para uma mdia de US$ 20,00 semanais e a maioria delas conseguiu obter de seus Executivos uma semana de frias (no remuneradas), por ano. Finalmente, o maior benefcio resultou em utilizar-se o escritrio como um feliz campo a caa de homens elegveis para futuros maridos. Este foi um choque enorme aos homens americanos. Se eles no estavam mais a salvo nos escritrios, que santurios lhes restava? O que deu maior estmulo integrao da mulher nos escritrios foi a Primeira Guerra Mundial. Ela drenou a fora de trabalho americano e a mulher apareceu para substituir o homem, trabalhando como Secretria e s vezes at em atividades executivas, bem como em outras profisses. Havia procura e necessidade e as mulheres responderam ao desafio. Este era um dos lados da moeda. Pois, um Executivo ao dar baixa no servio militar e ao reassumir suas funes civis manifestou-se do seguinte modo: "ns ganhamos uma guerra, mas perdemos a outra. Esta poca ser lembrada como a da maior emboscada sofrida pelos homens em toda a Histria." Aps a guerra, a mulher manteve sua posio to arduamente conquistada. Por volta de 1920 j havia 1,2 milhes de mulheres desempenhando os cargos de Secretrias e Estengrafas. Mudanas drsticas sucediam-se, arrebanhando cada vez mais mulheres para a fora trabalhadora. Construram-se casas e apartamentos menores, que exigiam menos cuidados e trabalhos de manuteno, alimentos enlatados, mquinas de lavar roupa, ferros de passar eltrico e roupas feitas, deixaram as mulheres com mais tempo livre sua disposio. Os executivos, sem alternativas diante das dramticas vitrias conseguidas pelo sufrgio feminino e pela crescente influncia do Bureau Trabalhista Feminino, comearam a aceitar a Secretria feminina como um fato cotidiano da vida. No comeo da dcada dos anos 30 havia trs milhes de Secretrias e os empregos continuavam a chover, inclusive durante os anos de represso. Prontamente, apareceu a Secretria como uma jovem distinta, ativa em tudo do tnis poltica. Surgiu a primeira dentre as Secretrias Executivas. Datilgrafa e Estenografa, e nasceu o intervalo do cafezinho!!! A Segunda Guerra Mundial, tal qual a primeira, levou a sua cota de mo-deobra e a procura por Secretrias aumentou medida em que os negcios progrediram. A prosperidade continuou e por volta de 1945 toda a fora de trabalho feminino cresceu dos seus 14 milhes, em 1940, para o significante nmero de 20 milhes. A estatstica para 1960 era de 22 milhes e para os dias de hoje calcula-se que 42% da populao economicamente ativa seja do sexo

feminino. Mas o papel da Secretria de hoje mudou. Aos seus deveres tradicionais de taquigrafia e datilografia outros foram adicionados, manipular e redigir cartas, marcar entrevistas, reservar passagens, manipulao de modernos equipamentos de escritrio, acompanhar em viagens o seu Executivo, participar de reunies, cancelar e remarcar visitas e o desempenho de uma grande variedade de pequenas tarefas como: redigir anncios, at a compra e escolha do presente do aniversrio para a esposa do Executivo. 8

QUAL

O NOVO PERFIL DAS (OS) SECRETRIAS (OS)? Por Selma Dias da Costa

Em meio a tantas mudanas, resistncias, expectativas, globalizao e humanizao nas empresas, programas de qualidade e certificaes ISO 9000 ou 14000, ou ano 2000, ou terceiro milnio, com papis sendo totalmente revistos, atitudes tendo que necessariamente ser mudadas, algumas pessoas totalmente perdidas em seus trabalhos, outras com seu trabalho perdido, o cultivo da independncia intelectual e o gerenciamento da autonomia administrativa que recebe a cada dia; estes so os indicadores do novo perfil do secretrio. A mudana veloz e o papel do secretrio est se tornando a cada instante uma alavanca de impulso para tais mudanas. Ele o elo entre o velho e o novo, o agente transformador. o canal de luz na escurido do medo e da insegurana dos resistentes e dos acomodados. O secretrio j no precisa ousar aos sussurros e nem abafar a capacidade e a firmeza necessrias para auxiliar as pessoas que dele necessitam, a rumar para esse mundo novo de responsabilidades e de qualidade total. Rumores nos corredores alertam que as pessoas querem aprender com o secretrio como ser flexveis, tolerantes, intuitivos, versteis e especialmente aprender como administrar com tanta perspiccia um sem nmero de diversificados assuntos de uma s vez. Perceber como se decide to rpido - algo to comum no dia-a-dia de um secretrio. As pessoas querem saber como olhar sob um novo ngulo suas crenas to sedimentadas. hora de aprender com as atitudes simples e com os detalhes. Aos poucos, os caminhos vo se abrindo e s sero percebidos se o secretrio estiver pronto, inteiro para viver em toda a sua essncia a autonomia que vai se instalando. Que esta autonomia seja o escudo para os seus desafios e o alimento de sua ousadia. o momento de sentir como vai sua autonomia interna, como est sua permisso para assumir papis antes negados, de tirar a poeira da vida acomodada e sem desafios.

 hora de encontrar atalhos nos caminhos que tm que ser percorridos, quando se encontrar obstculos. Desculpas e reclamaes j no tm mais espao na transparncia das atitudes do novo profissional. Aquele secretrio que esperava pacientemente o reconhecimento do seu chefe pela belssima correspondncia e pelo seu exemplar desempenho ao telefone, j no faz parte da realidade da profisso. a agressividade positiva somada passividade positiva que resultar no perfil assertivo. A autonomia traz consigo uma responsabilidade muito maior, mas traz tambm muitas oportunidades de se dar solues inovadoras s questes e para isso preciso ser ousado, saber o que quer realmente dentro deste novo perfil que foi, aos poucos, sendo semeado, e hoje aceito pelos prprios administradores, para continuar sendo um concorrente de peso no mercado. Admitir o perfil acomodado de um secretrio significa assumir uma administrao falida, sem a menor possibilidade de competir com aqueles que delegam, confiam e acreditam no potencial de seus colaboradores. A intuio to questionada, to subestimada, agora a fonte das decises dos dirigentes modernos. Todos buscam cada vez mais aprender e se deixar guiar pela intuio. Um aprendizado que merece todo o cuidado e a ateno do secretrio, pois rene todas as condies de atuar nesta transformao, se tiver preparo para agir assertivamente. tempo de exercitar o desapego, descentralizando o poder e neste momento o secretrio, que tem uma viso de futuro, j ter suficiente conhecimento de si mesmo, para saber seus limites e trar, de sua essncia, toda a coerncia e sensatez necessrias para alar vo em direo a esta globalizao de cincias. Perceber que ser preciso mais do que simplesmente a sua rotina. Ter que conhecer mais de todos os assuntos, para dar suporte sua criatividade e com ela poder ajudar mais s pessoas. Para descentralizar, preciso olhar os prprios valores, verificar como anda a confiana em si mesmo, pois sem esta confiana, no ser capaz de confiar a ningum os trabalhos que centraliza. Por outro lado, preciso estar preparado para a galopante autonomia administrativa que vem se instalando para que no haja um descompasso num momento to importante. Olhar para os auxiliares, os contnuos, e tantos outros colaboradores como verdadeiros profissionais , sem dvida, um reconhecimento destes valores. o momento do secretrio olhar para si mesmo e perceber este ser multifacetado e dar a ele a determinao necessria para agir, definir claramente suas metas e experimentar atitudes mais ousadas que vinham silenciosamente pulsando em cada trabalho que era feito e que toma agora as dimenses merecidas. Apesar da gama de informaes que recebe, do fcil acesso a este 10

maravilhoso mundo louco por mudanas, essencial que exista por parte do secretrio a vontade. a vontade que vai dar sustentao a este novo perfil. preciso querer fazer parte do novo mundo. Com todo o entendimento do novo perfil, importante ressaltar a necessidade do secretrio buscar o seu novo espao dentro das empresas. A busca fundamental, pois muitas vezes no processo de busca que as mudanas ocorrem. Para o secretrio do terceiro milnio, a ordem ousar. Determinao e ousadia daro continuidade s realizaes pessoais e profissionais, e desta vez ser permitido potencializar seu modo assertivo de agir. Como diz Roberto Shinyashiki: "Pessoas com uma razo para lutar vo vencer sempre! D a algum uma razo para viver e voc ter um ser humano". O papel maior do secretrio, certamente, ser na humanizao das empresas. Para isso preciso que esteja humanizado. fundamental que sua humildade, em aprender e trocar seu conhecimento com as pessoas que esto ao seu redor delimite a seduo do poder que est adquirindo. Sabedoria o que o secretrio vai obter ao abraar toda a mudana que, galopantemente, chega a ele diariamente, se descobrir o prazer de fazer cada etapa do trabalho, se perceber nos obstculos o estmulo para persistir e vencer. A viso do futuro aponta para a capacidade do amor incondicional, pois este amor que vai permitir ao secretrio olhar para as resistncias com tolerncia, e passar pelas dificuldades com a mesma determinao que iluminou seus momentos de reflexo quanto a continuar na misso de transformador, quando algumas pessoas com maior desinteresse ouviram e desprezaram idias criativas e at mesmo solues de grandes conflitos, simplesmente porque partiam dele, secretrio. Quanto mais o secretrio se conhecer, mais sensvel estar s dificuldades destas pessoas. Quando se lida com pessoas, essencial ter em mente que com as pessoas resistentes e de difcil relacionamento que mais se aprende e, ainda, que empresas sem pessoas no existem. Todo cuidado pouco para o terceiro milnio. As ansiedades dirias para competir com um mercado mais consciente, mais conhecedor de qualidade, no podem apagar a sua criana interna. Ela que vai permitir que o secretrio perceba a complementaridade deste novo perfil de uma forma alegre, criativa, autntica e totalmente desapegada de conflitos e modos antigos. tempo de no se contentar com o que sabe, preciso buscar novas formas de perceber o mundo, de se conhecer mais, de ir ao encontro do sucesso to merecido. Para algum ser grande profissionalmente, preciso abrir o corao, porque 11

s assim as grandes emoes do sucesso, das frustraes e dos desafios tero um lugar seguro para se transformar em crescimento.

PROFISSO SECRETRIA(O)
Por Leida Borba de Moraes
Contexto Pessoal, Profissional, Econmico, Poltico e Global de uma das Profisses que Mais Crescem no Mundo.

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Muitos so os indicativos que demonstram, claramente, as grandes, profundas e extremamente rpidas transformaes do mercado de trabalho. Compreendemos isso observando ao nosso redor em nossa famlia, empresa, colegas de estudo, jornais revistas etc. Certamente tambm estamos cansados de ouvir dizer que em decorrncia das transformaes tecnolgicas, da informtica e da globalizao, o mercado de trabalho altamente competitivo e corremos determinados tipos de riscos em nosso trabalho, impensados h dez anos. Sentimos exigncias sobre nossa pessoa e profisso que alm de simultneas e diversas nos causam, muitas vezes, um sentimento de incapacidade para o qual no encontramos explicao. Pois at ontem mesmo ramos considerados excelentes profissionais. O que aconteceu ento? Por que de uma hora para outra, nos vemos mergulhados nesse sentimento no muito bem localizado de falha, se que podemos cham-lo assim? Se isso tudo aconteceu no deve fazer mais trs meses. Este o tempo hoje, que os experts, consideram para qualquer profissional estar desatualizado, desprezado para o mercado de trabalho atual. Bem, isto , se voc pertence ao mercado de trabalho do setor privado, claro. Em empresas dos governos Federal, estaduais, municipais e de economia mista ainda parecem muito irreal. Mas no deveria ser assim. Razo, Emoo e Ao a trilogia necessria para competir em igualdade de condies no exigente mercado de trabalho atual. Ou seja, voc precisa saber o que sente, porque sente, como sente, quando sente e precisa descobrir quem voc e o que quer, primeiro da sua vida e depois da sua profisso. Aprenda a lidar com seus potenciais e deficincias e explor-los positivamente em seu benefcio. Dizer sim na hora certa, para a pessoa certa e pelo motivo certo, da mesma forma dizer no. Sim e no, concordo e no concordo, so instrumentos de trabalho dirio, como o computador do quem com "sins " e "nos".

Uma outra trilogia necessria conhecer-se, conhecer a profisso, conhecer a empresa (muito bem) e o ramo de atividade ao qual ela pertence, da mesma maneira que voc se conhece, lhe permitir a ampliao das chances que cada empresa pode oferecer. Estudar sempre, aprender continuamente, trabalhar com outros idiomas, programas diferentes de computao, melhorar diariamente seu idioma de origem so imperativos para o sucesso profissional. necessrio agregar valores novos aos que voc j possui, propiciando a si mesmo, empresa e aos demais colegas um desenvolvimento contnuo. O auto-conhecimento exige coragem, investimento, como quase tudo nos dias atuais. Pergunte a si mesmo como vem se cuidando, trabalhando, ou tratando seus colegas no trabalho. Perceba como anda seu relacionamento inter e intrapessoal. O conhecimento da profisso hoje encarado muito mais amplamente do que apenas "saber fazer o seu trabalho". necessrio que voc conhea a legislao de sua profisso, para entender adequadamente o exerccio profissional. Conhecer sua empresa e o ramo de atividade envolve um acompanhamento contnuo dos clientes internos e externos da situao geral do seu Pas. Qual , por exemplo, o seu caso no mercado de trabalho? Voc ainda acha que emprego para toda a vida? Que fazer carreira em uma empresa relativamente fcil, basta estar preparado? em empresa grande que voc tem futuro? Ou seu caso do time de profissionais preparados para trabalhar em qualquer lugar, qualquer horrio, com qualquer pessoa em diferentes ramos de atividades, porque assume riscos e investe em voc? Se voc faz parte do time das 5 primeiras indagaes hora de refletir. E muito, antes que seja tarde demais. Sim, porque at a legislao de aposentadoria est mudando. Para voc seguir no time das 05 primeiras questes, sem riscos, imprescindvel saber, no mnimo, o que vai acontecer na sua empresa nos prximos anos. H alguns anos no era necessrio que soubssemos os rumos polticos e econmicos do nosso Pas, para o bom desempenho profissional. Mas tambm o mundo esperava voc se formar, ingressar no mercado de trabalho e seguir sua carreira promissora. Hoje como se vivssemos um mundo novo a cada instante. Alm de estudar enquanto se forma, necessrio trabalhar para quando chegar ao diploma voc j possua experincia profissional. Alm disso, cursos complementares de lnguas, computao, cursos rpidos de atualizao, congressos, so de grande importncia. Por que tudo isso? Porque o sistema poltico econmico no s brasileiro, mas mundial est se transformando. E ns estamos vivenciando exatamente a poca desta transformao. Ou voc pensa que reforma administrativa, privatizao, globalizao s acontece no Brasil? 13

As fronteiras dos pases hoje so representadas pelas diversas culturas apenas, pois o mundo est organizado em blocos comerciais, derrubando cada vez mais rapidamente as fronteiras geogrficas anteriormente existentes. Exemplos MERCOSUL, NAFTA e at o presente 9 blocos diferentes trabalham entre si e uns e outros. E o Brasil um pas com grande potencial e muito atraente para os grandes investidores. A privatizao hoje uma necessidade de mercado, de governo, dos tempos atuais, sem significar perda, antes de tudo uma adequao. Na Inglaterra, aps intensa campanha de esclarecimento havia out-doors que diziam "Yes it hurts, Yes it works", ou seja, pode doer um pouco, mas funciona. Claro que devemos ter bem definido que vivemos no Brasil, que temos nossa prpria cultura e conseqentemente obrigao de desenvolver nossos prprios modelos. Pensar em apenas em importar, simplesmente imitando pode acarretar grandes prejuzos. Por exemplo, no setor eltrico algumas empresas j foram privatizadas. Sergipe, Esprito Santo so Estados pioneiros no caso do setor eltrico, que dever ter acentuada privatizao no decorrer dos dois prximos anos. Pelo menos so os indicativos atuais. Prepare-se para quando a empresa trocar os donos, como voc se prepara para procurar um emprego. Quem sabe, conhece, compreende e entende mais, tem maiores chances. Se voc no sabe ou ainda no ouviu falar nada sobre a privatizao do setor eltrico no Brasil, verifique, pois a CESP uma das importantes empresas do ramo em nosso Pas e seguramente vem desenvolvendo trabalhos nesse sentido. Viver bom. No permita que estas mudanas rpidas e abrangentes sejam uma ameaa para voc, para sua profisso ou para o seu trabalho. Comece a descobrir esse novo horizonte profissional e a transformar as alteraes em benefcios. bem verdade que alguns podem achar que viver hoje muito mais complicado que antigamente, mas tambm voc no podia estudar lngua estrangeira atravs da compra de fascculos na banca de jornal. Era preciso ter dinheiro para pagar uma escola. Perceba as oportunidades que esto sua volta. Na famlia, nos amigos, na empresa, com seus colegas de escola ou de trabalho. Hoje conhecimento sua forma de competio, o tempo voc cria, o dinheiro que j um carto, que compra por computador, que recebe em casa, que de casa conhece e assiste o que acontecesse no mundo todo. No Brasil at a novela das 8, que um costume nacional, j utiliza expresses inglesas. Seria, digamos, a globalizao chegando s novelas. claro se voc um profissional secretrio ainda ter algumas facilidades, como por exemplo ser parte de uma das profisses que mais cresce no mundo porque est ligada a informaes e pessoas. O mercado de trabalho mais

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constante em nossa profisso. Ainda uma profisso considerada "diferente" (cuidado voc vai encontrar pessoas que acham que qualquer um pode ser secretria - no faa parte deste time), feminina, e agora sendo tambm exercida pelos homens,, que vem sendo valorizada e respeitada em todo mundo. A ttulo de informao ressaltamos que o trabalho desenvolvido pelos Sindicatos e pela Federao Nacional reconhecido e imitado por muitos dos 180 pases que j o conhecem. Portanto se voc se conhece, conhece sua profisso e sua empresa, sabe o que quer em sua vida e faz o que gosta, reflita sobre qual caminho voc vai escolher e como pretende atingir seus objetivos, pois o mundo to seu quanto de qualquer outra pessoa. Boa sorte.

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SECRETRIAS(OS)

HOJE

- GERENTES

HOJE

(Traduo tpicos mais importantes da matria "Today's Secretaries, Today's Managers". Revista The Secretary junho/julho/95, editada pela PSI Professional Secretaries International)

Hoje, o secretrio orientado para atuar, em nvel gerencial. Habilidades do perfil atual: # gerncia; # informaes; # comunicao; # suprimentos; # planejamento; # logstica; # polticas administrativas; # relaes com funcionrios; # finanas; # relaes com a comunidade; # treinamento; # aes e resultados; # crises; Qualidades para ter e desenvolver: # grande habilidade tcnica;

# excelente habilidade no relacionamento inter-pessoal; # criatividade; # iniciativa; # excelente organizao; # habilidade para projetar autoridade. Deixe seu secretrio ser um gerente. D a seu secretrio autoridade e oportunidade para desempenhar seu papel. Sugestes aos executivos # delegar para ter resultados; # pense em voc e em seu secretrio como um time e aja de acordo; # comunique seus pares que seu secretrio fala e age em seu nome; # oferea treinamento tcnico, gerencial e relacionamento; # oua. Seu secretrio pode oferecer timos insights; # comunique-se. Certifique-se de que suas sugestes so claras e felizes. Revise diariamente com seu secretrio as prioridades; # valorize seu secretrio pelos trabalhos bem feitos.
(Artigo publicado no Jornal OESP 26/9/99)

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AS

OPORTUNIDADE PARA AS(OS) SECRETRIAS(OS)

Boa parte das ofertas destinada a profissionais com conhecimento de dois idiomas ou mais.

As ofertas de trabalho para secretrios, cuja categoria rene mais de 1 milho de profissionais no Brasil, esto em grande escala voltadas para quem domina dois idiomas, boa experincia e conhecimentos de informtica. Esses requisitos fazem parte de 70% a 90% do total de ofertas dos principais escritrios especializados no recrutamento e seleo de secretrios. Mais de 400 pessoas procuraram, este ano, o servio e bolsa de empregos do sindicato da categoria, o Sinsesp, em busca de emprego, segundo a psicloga Helena Cemerka. Em cada dez vagas, apenas uma para portugus. As demais so para secretrias bilngues em ingls. A diretora da Secretary Search & Training (SEC), Stefi Maeker, diz que o mercado est mais aquecido em relao ao ano passado "especialmente nos

setores de telecomunicaes, escritrios de advocacia e nas companhias privatizadas", observa. Por meio da SEC, 200 profissionais foram contratadas no ano passado. "As empresas buscam pessoas que no precisam de superviso e que dividem a carga de trabalho com o chefe", avalia. A Gelre tem 25 vagas por ms,
sendo metade temporrias. Em 1998 fechou 250 vagas s na Grande So Paulo. "Este ano j colocamos 180 secretrios", diz Anete Giusti, gerente da Diviso.

Os salrios tiveram uma pequena reao em comparao ao ano passado e variam de R$ 1,5 mil a R$ 2,5 mil, para bilngue de R$ 2,5 mil a R$v 3,5 mil para trilngue. Para quem no tem um segundo idioma, o ganho varia de R$ 800 a R$ 1,2 mil. Paula Franco, diretora da Quis, diz que so escassas as vagas acima de R$ 3 mil. Alm disso, as empresas esto mais exigentes e levam at 45 dias para bater o martelo da seleo. Adriana Urata largou o curso de Engenharia no 3o. ano, por causa da carreira de Secretria. Hoje assessora a rea de marketing do Hotel Transamrica e vai concluir o curso de Administrao. "Essa experincia um degrau importante", diz ela, que pretende atuar na rea de Eventos/Cursos. Ela conquistou a vaga por meio do sindicato.

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E A(O)

SECRETRIA(O) DO FUTURO?

Segundo alguns peritos, os Secretrios do ano 2.000 no precisaro tomar ditados ou datilografar. Provavelmente, o Executivo vai ditar num microfone ligado a um computador que registrar suas palavras para transcrev-las em forma de carta. Os deveres do Secretrio vo constituir-se primordialmente de Relaes Humanas, Pblicas e de Responsabilidades Mecnicas. Ele vai necessitar de um maior treinamento, a fim de que possa delegar os servios para as altamente sofisticadas mquinas de escritrio. Assim sendo, suas funes sero como Assistente Executivo e cada vez menos como funcionrio de escritrio. Ele vai trabalhar menos tempo e perceber um ordenado maior, alm dos outros benefcios. A decorao de seu escritrio vai incluir gabinetes compactos de microfones e uma verdadeira bateria de auxiliares eletrnicos, que subtrairo muitas horas das tarefas atuais dos Secretrios. Empregando estas mquinas como uma extenso de sua mente, a(o) secretria(o) de amanh ter uma oportunidade bem maior para desempenhar sua contribuio individual na sociedade. Realmente, ele ser o oposto de seus colegas que entalhavam tabuinhas de cera, entre as batalhas, para Alexandre Magno.

SECRETNET
(publicado no Jornal "O Estado de So Paulo, 27/2/97 O novo perfil das Secretrias)

Por Leida Maria Mordenti Borba Leite de Moraes

"Enquanto a taxa de mudana foi razovel, enquanto as coisas evoluam num ritmo em que pessoas normais conseguiam acompanhar, no era to difcil ser competente. Hoje, quase impossvel. A necessidade permanente de desconstruir o que se construiu, a necessidade de se mudar o que sempre deu certo, o imperativo maior."
Clemente Nbrega , no livro " Em busca da Empresa Quntica".

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Num momento em que "competncia" e "excelncia profissional" tornaramse exigncias padres num mercado de trabalho cada vez mais competitivo, chega a ser assustador ler uma afirmao como essa de Clemente Nbrega. No entanto, a cada dia temos constatado o acerto dessa colocao, nas mais diversas situaes, quer sejam elas, pessoais, profissionais ou sociais. Somos quase que obrigados a reavaliar, a cada instante, nossas reaes e atitudes. Diversas profisses esto sendo completamente reformuladas, transformadas e algumas at extintas. As empresas, para sobreviver, procuram formas diferentes e inovadoras de gesto. Referncias seculares deixam subitamente de fazer sentido, como o prprio dinheiro (papel-moeda) que se transforma cada vez mais em carto. fcil concluirmos, portanto, que a profisso de secretria est longe de ser considerada uma exceo. Em breve retrospectiva, uma profisso de origem nobre: por volta de 1500 antes de Cristo, quando era exercida pelas filhas de famlias ricas. Foi posteriormente se transformando. Passou pelo sexo masculino, no tempo dos escribas e retornou ao sexo feminino com a Revoluo Industrial, uma das revolues da humanidade, e tambm em decorrncia das guerras entre as naes. Nesse contexto, a profisso de secretria foi fortemente influenciada pela cultura patriarcal e pela posio inferiorizada das mulheres no mundo do trabalho. As conseqncias foram enormes. Durante dcadas no fomos consideradas verdadeiras profissionais. Por mais experientes e competentes que fssemos, era como se no tivssemos capacidade para pensar sozinhas. s secretrias, s eram delegadas tarefas repetitivas ou meramente operacionais. As confuses de imagem entre o papel da "mulher" e o de "profissional" foram to intensas, que interferiram tanto nas definies das atribuies das secretrias, quanto na avaliao da competncia profissional. As secretrias, por

tantos desvalorizadas e desrespeitadas, e elas mesmas experenciando a dualidade mulher-profissional, utilizaram, como escudo para a sobrevivncia no mercado de trabalho, comportamentos at bastante compreensveis. Em conseqncia da formao autodidata, das deficincias do mercado no processo de recrutamento e seleo, da inexistncia de critrios sobre o que significava "Ser Secretria", houve, por parte das Secretrias um uso inadequado do "poder. Percepes errneas do que significava "triar contatos e informaes" geraram posturas que tornavam - muitas vezes - o Executivo "inacessvel", dando margem a caricaturas pejorativas em relao ao papel dessa profissional. O saber "tudo" do executivo e do "todo" da empresa, sem o devido preparo comportamental e tcnico, fizeram com que muitas Secretrias se incorporassem de um "falso poder", onde refletiam o poder que o Executivo possua. Naquele tempo era comum a utilizao de comentrios "depreciativos" em relao a esse - inadequado - uso e acesso ao poder, ofuscando a viso sobre a real competncia profissional e comprometendo a imagem da profisso. O mundo e o mercado de trabalho no estavam "ameaados" por tecnologia, informtica, globalizao, clientes, qualidade, de maneira que essa viso simplista, irreal, satisfazia no s a sociedade, mas a maior parte das empresas e - tambm - a prpria profissional secretria, que deixou aflorar o lado submisso da mulher e no enfrentou adequadamente esta distoro de imagem. Hoje, o mundo outro. Temos alteraes em quantidade, qualidade e velocidade em tudo que fazemos. O setor de servios o que mais cresce na economia. O importante o cliente, a qualidade, a misso social de uma organizao. O poder o conhecimento e a informao. O melhor trabalho o trabalho em equipe. E correr risco uma ferramenta de trabalho dirio. Sob essa tica preciso reavaliar a profisso de secretria. Com forte presena no setor de servios, que lida diariamente com pessoas e informao, que conhece e est em contato dirio com o cliente interno e externo, que sempre trabalhou em equipe por ser o elo entre o executivo e as demais reas da empresa - so observadoras privilegiadas dos sucessos, falhas e defeitos nos processos de trabalho, to intenso o volume de informaes a que tm acesso. Ou seja, so profissionais-chaves em qualquer estrutura empresarial moderna. Um levantamento recentemente divulgado nos EUA coloca os secretrios em terceiro lugar entre as 10 profisses que mais crescem no mundo. No livro "O Trabalho das Naes", Robert Reich cita os secretrios como uma das profisses de futuro, quando nos classifica entre um seleto grupo de trabalhadores denominados analtico-simblicos. Resumidamente isso significa que a profisso engloba uma multiplicidade e diversidade de tarefas tanto repetitivas, como interpessoais e exige pessoas capazes de identificar e resolver problemas

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complexos, alm de lidar com informaes e clientes. O resultado prtico que inmeras empresas de grande porte, em especial as multinacionais, tm utilizado com sucesso os secretrios como um importante instrumento na modernizao administrativa. Os objetivos podem ser atingidos com mais rapidez e facilidade, quando o secretrio trabalha para difundir novos modelos e processos. Assim, os administradores reconhecem no s a capacidade desses profissionais em assimilar o novo, como tambm o seu poder de difuso de informao e conhecimento dentro da empresa. Em linhas gerais, a profisso vem crescendo quantitativa e qualitativamente no Brasil e no Mundo, mesmo num quadro de cruel aumento da taxa de desemprego. O setor de servios expande-se aceleradamente. A cada dia, surgem novos tipos de empresa e novas oportunidades de trabalhos nas velhas empresas que se reestruturam. Aumenta tambm, no entanto, o grau de exigncia na seleo de profissionais. O mercado desdobra-se tambm em diferentes tipos de relao contratual. H ofertas de contratao por tarefas, em tempo parcial, trabalho temporrio, trabalho em casa, terceirizao... No universo dos "super-executivos", voltam cena at mesmo os antigos secretrios particulares, to utilizadas h 30 ou 40 anos. Diante desse quadro a legislao trabalhista brasileira tem se mostrado lenta e incapaz de acompanhar a velocidade das mudanas no mercado de trabalho. Assim, faz com que muitos trabalhadores no tenham seus direitos garantidos e respeitados pelo simples fato de que a forma de contratao no est devidamente prevista em lei. Os 23 Sindicatos estaduais de secretrias e a Federao Nacional (FENASSEC) tm trabalhado arduamente no sentido de atender as novas necessidades da categoria. De um lado, implantando programas de treinamento e reciclagem, orientao profissional, assessoria na montagem de currculos, bolsas de emprego gratuitas para seus representados, etc. Por outro, tentado incluir nos Acordos Coletivos firmados com o setor patronal, medidas efetivas de proteo s profissionais contratadas de forma no convencional pelas empresas. importante destacar ainda o trabalho na rea de formao, com parceiros de escolas de nvel mdio, superior, suplncia e reciclagem, que se interessam pela melhoria contnua da qualificao profissional. Viso esta tambm de futuro e felizmente compartilhada por muitas organizaes educacionais e de treinamento brasileiras. O sistema de educao contnua tambm uma ferramenta de trabalho dirio. Olhando todos esses dados, gratificante constatar o quanto mudou para melhor a nossa profisso nas ltimas dcadas, at mesmo em termos salariais. Nada mais adequado do que comemorarmos o 30 de setembro com a seguinte 20

reflexo, que deve ser feita por todos os secretrios: estamos preparados para esse novo mundo do trabalho? Quando propomos esta indagao, no nos referimos apenas ao domnio de idiomas (hoje um plural obrigatrio), informtica, atendimento ao cliente e demais exigncias do trabalho dirio, mas importncia da profissional perceber que imprescindvel um ser humano novo tambm. Novas maneiras de ver o mundo, as pessoas, os conflitos, novas maneiras e frmulas para resolver velhos problemas, enfim nova forma de pensar e agir. Afinal de contas, o que temos de mais certo hoje a de que tudo muda de um momento para o outro. Todo ser humano tem dificuldade em assimilar mudanas rpidas. O psicanalista Jos Angelo Gaiarsa ensina que, numa situao inesperada, a primeira reao que temos quase sempre a reao que nossa me teria. Ou seja, uma reao aprendida e no uma reao prpria. Ou, como canta Elis Regina "...voc que mal passado e que no v que o novo sempre vem" e "...apesar de

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termos feito tudo, tudo que fizemos, ainda somos os mesmos e vivemos como nossos pais..."

Vamos fazer um exerccio, vamos treinar. Voc ver que vale pena tentar ver esse mundo novo, sentir, pensar e agir como se tudo acontecesse pela primeira vez. A profisso de secretrio possui as seguintes caractersticas dentro das organizaes: multilateral, multiforme, fator empresarial de integrao e conexo - interno e externo - e a interface entre as diversas profisses que compem os recursos humanos da empresa. As atribuies do profissional secretrio so exatamente como as de uma rede. Conectam informaes, documentos, cidades, pases e pessoas dentro e fora da empresa, num processo muito semelhante ao das redes de computao. Esta a forma que profissionais secretrios, empregadores, executivos e a sociedade em geral devem "ver" e "entender" nossa profisso. O resto coisa do passado. Estes fatores demonstram porque nossa profisso uma profisso de e do futuro. Uma profisso quntica?

SECRETRIA:

UMA PROFISSO EM EXTINO? Por Cleomar Bressane Cruz Alves

Se voc j pensou em algum momento que a resposta a esta pergunta sim, sugiro que reflita comigo.

Em uma reportagem publicada no jornal Folha de S. Paulo de 20.05.96 sobre o perfil das profisses no futuro, afirma que "quem sonha com um emprego seguro e carreira slida em grande empresa um candidato ao fracasso". Ora, considerando-se que tal tendncia independe da profisso exercida, pode-se concluir que em face:
da globalizao do mercado; da

necessidade de se ter conhecimentos especializados em uma nica rea; apenas para uma nica atividade.

mais

genricos

no 22

do preparo que passou a ser exigido para executar funes variadas e no

O perfil de todos os profissionais tem de ser adaptado nova realidade e s novas tendncias, pois, seno, teramos que reconhecer que muitas profisses esto em extino. bem verdade que o mercado de trabalho mudou, que as empresas adotaram estruturas mais "enxutas", que a informtica tomou a rotina dos chefes e executivos, (isto , os que conseguiram conservar suas posies...) muito mais automatizadas e, por isso mesmo, mais gil, dispensando aquelas tradicionais tarefas da secretria de anotar na agenda, etc. Mas isto no quer dizer que no reste mais nada a fazer: ao contrrio. Consciente do seu novo papel, o secretrio deve e pode fazer muito mais por aqueles com quem atua. Vejamos alguns exemplos:
se j no preciso datilografar, mediante um rascunho feito a mo, j que

o prprio chefe pode digitar diretamente de seu equipamento o texto que deseja, o secretrio pode dar sugestes e executar um melhor acabamento final. Para isso ter que saber explorar os recursos de informtica disponveis (software, efeitos, impresso, etc.);
se j no preciso anotar os compromissos na agenda de papel, porque o

chefe pode controlar os prprios compromissos em sua agenda eletrnica, o secretrio ter, ainda assim, de manter suas anotaes organizadas, de modo a fornecer as informaes corretas quando necessrio. Poder ainda explorar os recursos da agenda eletrnica, facilitando o seu prprio trabalho (acionar o alarme 10 minutos antes daquela reunio, assinalar no calendrio geral o dia que o chefe j tenha marcado compromisso, manter telefones e endereos atualizados, inserir dados de novos contatos efetuados pelo chefe, etc.);

se j no preciso fazer a triagem das correspondncias internas, porque

todos os setores esto interligados em rede e o chefe recebe todas as informaes on-line, restam os demais documentos internos e externos a serem recebidos, controlados e respondidos. Alis, se a empresa j tiver obtido a certificao pela ISO 9000, o controle de documentos um dos itens da norma para cuja organizao o secretrio mais pode contribuir.

Voc est percebendo que o tipo de tarefa mudou, mas que o profissional secretrio ainda tem um grande espao para desenvolver suas atividades? O que preciso, ento, para responder com um sonoro NO ao ttulo deste artigo? Primeiramente, estar consciente de que houve mudanas significativa sem todo o mercado de trabalho. Voc no pode resistir a elas, tem que se adaptar a elas, Informe-se, leia, converse, freqente Eventos/Cursos, troque idias. Como segundo passo, v a luta! Muna-se das ferramentas necessrias para desempenhar seu novo papel. So vrios os exemplos que se pode dar. Muitos outros recursos podem ser explorados, sem contar as qualidades prprias das pessoas depreendidas (criatividade, versatilidade, sensibilidade, perspiccia, etc.). Saiba aproveitar e colocar em destaque aqueles aspectos para os quais voc tem mais talentos e procure, tambm, desenvolver os outros para os quais voc no se sente to seguro. Pode-se conhecer casos de secretrios que j fizeram tudo isso e mesmo assim perderam seus empregos. Claro que isso pode acontecer, pois se at os executivos esto perdendo! Mas muitos deles, a partir da experincia que conquistaram ao longo de suas carreiras e da versatilidade que aprenderam ter para driblar as dificuldades dirias nas empresas, enxergam oportunidades novas e, como verdadeiros empreendedores, esto fazendo surgir centenas de novos negcios no Pas. No simples, nem fcil, mas possvel. Por que no tentarmos seguir um caminho semelhante, explorando nossas habilidades e conhecimentos? E ento? No lhe parece que ainda h muito por fazer? Se voc tem alguma dvida sobre o futuro de nossa profisso, ou se voc costuma ouvir comentrios a respeito, espero que esta reflexo o ajude a responder para os outros e para si mesmo, com argumentos adequados e verdadeiros: a profisso de secretrio no est em extino! A profisso de qualquer um estar em extino se tal pessoa fechar os olhos s alteraes que, hoje mais do que nunca, acontecem constante e velozmente. Conseguiro persistir como profissionais, em qualquer rea, aqueles que estiverem atentos, que aproveitarem as oportunidades de crescimento e que cuidarem de seu prprio futuro.
(Revista CQ-Qualidade)

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Podemos dizer que um bom secretrio a alma de sua Organizao. No cuida apenas dos assuntos referentes empresa, mas tambm cuida dos assuntos particulares da chefia. Nos tempos atuais, o recrutamento de secretrios feito levando-se em conta a realizao de tarefas que antigamente eram cumpridas pelo prprio executivo. Este deve confiar em seu secretrio, no desempenho de suas funes, pois no h tempo para conferir detalhes. O secretrio deve dedicar parte do tempo a conhecer novas tcnicas, modernas mquinas e instrumentos que tornem seu trabalho mais eficiente e garantam o pleno xito da empresa. Deve conhecer matemtica, contabilidade, processamento de dados, direito, legislao, arquivos, servios de correios (regular e eletrnico), relaes humanas e, principalmente, a lngua ptria. Obviamente, tcnicas de redao so indispensveis em seu trabalho. Redigir mal, com erros ortogrficos, m pontuao, com falta de concordncia, em seus despachos ir expor a empresa e seu chefe ao ridculo. Na ntegra, a seguir, as Leis Federais 7.377/85 e 9.261/96.

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REGULAMENTAO

DA

PROFISSO

LEI N 7.377, DE 30 DE SETEMBRO DE 1985.

Dispe sobre o exerccio da profisso de Secretrio e d outras providncias

O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1 O exerccio da profisso de Secretrio regulado pela presente Lei. Art. 2 Para os efeitos desta Lei, considerado: I - Secretrio Executivo o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na forma da Lei, ou diplomado no exterior por curso superior de secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma da Lei;

II - Tcnico em Secretariado o profissional portador de certificado de concluso de curso de secretariado, em nvel de 2 grau. Art. 3 Fica assegurado o direito ao exerccio da profisso aos que, embora no habilitados nos termos do artigo anterior, contm, pelos menos, 5 (cinco) anos ininterruptos, ou 10 (dez) intercalados, de exerccio em atividades prprias de secretaria, na data de incio de vigncia desta Lei, e sejam portadores de diplomas ou certificados de alguma graduao de nvel superior ou de nvel mdio. Art. 4 So atribuies do Secretrio Executivo: I. planejamento, organizao e direo de servios de secretaria; II. assistncia e assessoramento direto a executivos; III. coleta de informaes para a consecuo de objetivos e metas de empresas; IV. redao de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; V. interpretao e sintetizao de textos e documentos; VI. taquigrafia de ditados, discursos, conferncias, palestras de explanaes, inclusive em idioma estrangeiro; VII. verso e traduo em idioma estrangeiro, para atender s necessidades de comunicao da empresa; VIII. registro e distribuio de expedientes e outras tarefas correlatas; IX. orientao da avaliao e seleo da correspondncia para fins de encaminhamento chefia; X. conhecimentos protocolares. Art. 5 So atribuies do Tcnico em Secretariado: I. organizao e manuteno dos arquivos de secretaria; II. classificao, registro e distribuio da correspondncia; III. redao e datilografia de correspondncia ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro; IV. execuo de servios tpicos de escritrio, tais como recepo, registro de compromissos, informaes e atendimento telefnico. Art. 6 O exerccio da profisso de Secretrio requer prvio registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministrio do Trabalho e far-se- mediante a apresentao de documento comprobatrio de concluso dos cursos previstos nos incisos I e II do art. 2 desta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdncia Social - CTPS. 25

Pargrafo nico - No caso dos profissionais includos no art. 3 desta Lei, a prova de atuao ser feita por meio das anotaes da Carteira de Trabalho e Previdncia Social ou por qualquer outro meio permitido em Direito. Art. 7 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 8 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, em 30 de setembro de 1985; 164 da Independncia e 97 da Repblica. JOS SARNEY Almir Pazzianotto

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ALTERAO

DA

LEI N 7.377/85

LEI N 9.261, DE 10 DE JANEIRO DE 1996.

Altera a redao dos incisos I e II do art. 2, o caput do art. 3, o inciso VI do art. 4 e o pargrafo nico do art. 6 da Lei n 7.377, de 30 de setembro de 1985.

O PRESIDENTE DA REPBLICA, fao saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: Art. 1 A Lei n 7.377, de 30 de setembro de 1985, passa a vigorar com a seguinte redao para os incisos I e II do artigo 2, para o artigo 3, para o inciso VI do artigo 4 e para o pargrafo nico do artigo 6. "Art. 2 ............................................................................................................................. I - Secretrio Executivo: a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, legalmente reconhecido, ou diplomado no exterior por curso superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado na forma da lei; b) portador de qualquer diploma de nvel superior que, na data de incio de vigncia desta Lei, houver comprovado, atravs de declaraes de empregadores, o exerccio efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuies mencionadas no art. 4 desta Lei; II - Tcnico em Secretariado: a) o profissional portador de certificado de concluso de curso de Secretariado, em nvel de 2 grau; b) o portador de certificado de concluso do 2 grau que, na data da vigncia desta Lei, houver comprovado, atravs de declarao de empregadores, o exerccio efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuies

mencionadas no art. 5 desta Lei. Art. 3 assegurado o direito ao exerccio da profisso aos que, embora no habilitados nos termos do artigo anterior, contem pelo menos 5 (cinco) anos ininterrupto ou dez anos intercalados de exerccio de atividades prprias de secretaria, na data da vigncia desta Lei. Art. 4 .... VI - (VETADO) ....................................................................................................................................... Art. 6 .............................................................................................................................. Pargrafo nico. No caso dos profissionais includos no art. 3, a prova da atuao ser feita por meio de anotaes na Carteira de Trabalho e Previdncia Social e atravs de declaraes das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades discriminando as atribuies a serem confrontadas com os elencos especificados nos art. 4 e 5. Art. 2 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicao. Art. 3 Revogam-se as disposies em contrrio. Braslia, 10 de janeiro de 1996; 175 da Independncia e 108 da Repblica. 27

Paulo Paiva

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO

TICA PROFISSIONAL Como publicado no Dirio Oficial da Unio de 07 de julho de 1989, conhea o Cdigo de tica que um dos instrumentos bsicos para o direcionamento correto da nossa atuao como profissionais. Se voc ainda no o conhece, invista cinco minutos na sua leitura. Se voc j o conhece, aproveite para rel-lo. Deixeo mo, divulgue-o entre as colegas de profisso, mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos.
Faa uma reflexo e veja como individualmente ou em grupo o Cdigo pode ser melhor conhecido e, principalmente, colocado em prtica. Sempre que fizer sua autoavaliao profissional, tenha o Cdigo de tica como parmetro.

Cdigo de tica Profissional dos Secretrios Brasileiros Captulo I Dos Princpios Fundamentais

Art.1 Considera-se Secretrio ou Secretria, com direito ao exerccio da

profisso, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor.

Art. 2 O presente Cdigo de tica Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exerccio de sua profisso, regulandolhes as relaes com a prpria categoria, com os poderes pblicos e com a sociedade. Art. 3 Cabe ao profissional zelar pelo prestgio e responsabilidade de sua profisso, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, atravs do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais. Captulo II Dos Direitos Art. 4 Constituem-se direitos dos Secretrios e Secretrias: a) garantir e defender Regulamentao; as atribuies estabelecidas na Lei de

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b) participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades pblicas ou no, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a integridade moral e social da profisso, denunciando s entidades da categoria qualquer tipo de aluso desmoralizadora; e) receber remunerao equiparada dos profissionais de seu nvel de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros eventos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada de trabalho compatvel com a legislao trabalhista em vigor. Captulo III Dos Deveres Fundamentais Art. 5 Constituem-se deveres fundamentais das Secretrias e Secretrios: a) considerar a profisso como um fim para a realizao profissional; b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da tica; c) respeitar sua profisso e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeioamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicao com o pblico; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decises, sabendo colocar e expressar suas atividades;

f)

procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profisso e dos avanos tecnolgicos, que podero facilitar o desempenho de suas atividades;

g) lutar pelo progresso da profisso; h) combater o exerccio ilegal da profisso; i) colaborar com as instituies que ministram oferecendo-lhes subsdios e orientaes. Captulo IV Do Sigilo Profissional Art. 6 A Secretria e o Secretrio, no exerccio de sua profisso deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe so confiados. Art. 7 vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria. Captulo V Das Relaes entre Profissionais Secretrios Art. 8 Compete s Secretrias e Secretrios: a) manter entre si a solidariedade e o intercmbio, como forma de fortalecimento da categoria; b) estabelecer e manter um clima profissional corts, no ambiente de trabalho, no alimentando discrdia e desentendimento profissionais; c) respeitar a capacidade e as limitaes individuais, sem preconceito de cor, religio, cunho poltico ou posio social; d) estabelecer um clima de respeito hierarquia com liderana e competncia. Art. 9 vedado aos profissionais: a) usar de amizades, posio e influncias obtidas no exerccio de sua funo, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais; b) prejudicar deliberadamente a reputao profissional de outro secretrio; c) ser, em funo de seu esprito de solidariedade, conivente com erro, contraveno penal ou infrao a este Cdigo de tica. Captulo VI Das Relaes com a Empresa Art. 10.Compete ao Profissional, no pleno exerccio de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e cursos especficos,

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colaborador na implantao de mudanas administrativas e polticas; b) agir como elemento facilitador das relaes interpessoais na sua rea de atuao; c) atuar como figura-chave no fluxo de informaes desenvolvendo e mantendo de forma dinmica e contnua os sistemas de comunicao. Art. 11. vedado aos Profissionais: a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relao aos demais; b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho. Captulo VII Das Relaes com as Entidades da Categoria

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Art. 12.A Secretria e o Secretrio devem participar ativamente de suas entidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais.
Art. 13.Acatar as resolues aprovadas pelas entidades de classe. Art. 14.Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, no se utilizar dessa posio em proveito prprio. Art. 15.Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional. Art. 16.As Secretrias e Secretrios devero cumprir suas obrigaes, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto s entidades de classes a que pertencem. Captulo VIII Da Obedincia, Aplicao e Vigncia do Cdigo de tica Art. 17.Cumprir e fazer cumprir este Cdigo dever de todo Secretrio. Art. 18.Cabe aos Secretrios docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princpios e normas contidas neste Cdigo. Art. 19.As infraes deste Cdigo de tica Profissional acarretaro penalidades, desde a advertncia cassao do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, atravs da Federao Nacional das Secretrias e Secretrios. Art. 20. Constituem infraes: a) transgredir preceitos deste Cdigo; b) exercer a profisso sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislao especfica;

c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretrias e/ou Secretrios para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nvel Estadual e da Federao Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nvel Nacional.

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A TICA

DA

INTERIORIDADE
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O Homem um ser social, pois vive em sociedade. Mas o que sociedade? Voc j parou para pensar sobre isso? Em um sentido mais amplo, sociedade a reunio de seres que vivem em grupo. Assim, as abelhas formam uma sociedade; os Homens formam uma sociedade. Em um sentido mais restrito, sociedade o conjunto de pessoas que vivem em determinada faixa de tempo e de espao seguindo normas comuns e que so unidas pelo sentimento de conscincia do grupo. Como exemplos, podemos citar a sociedade medieval, a sociedade moderna. Pois bem. A partir da constatao de que vivemos em sociedade, encontramos regras, leis e normas que regulam as relaes entre os homens. E por que existem essas regras, leis e normas? Quem as elabora? Elas so necessrias por que a sociabilidade humana a convivncia dos homens em sociedade precisa acontecer dentro de uma certa ordem. importante considerar que no natural como , por exemplo, a ordem existente na comunidade das formigas e das abelhas. Essas comunidades desenvolvem uma srie de comportamentos de reao e adaptao natureza. Assim criam uma ordem que permanecem ao longo do tempo, por que produzida pelos comportamentos naturais, herdados geneticamente e passados de gerao em gerao. E depois de inventada uma certa ordem, reconhecida como justa e verdadeira para uma determinada poca, so os homens que julgam seus prprios comportamentos e do outro avaliam se esto de acordo ou contra o que est estabelecido. importante compreender que esse julgamento se d em diferentes esferas. Uma destas a das relaes jurdicas, de carter objetivo ou subjetivo, porque a cada perturbao da ordem fazem corresponder, concretamente, uma sano ou punio.

Consideramos, por exemplo, o homicdio. Trata-se de um comportamento que causa repulsa e indignao. E a ele corresponde uma punio objetivamente determinada por uma legislao, que varia apenas em funo dos motivos e da sociedade onde ocorre o crime. Estamos no campo do direito. Uma outra esfera de julgamento do comportamento humano de ordem subjetiva. Neste caso, o sujeito individual, sua conscincia moral que atribui valores aos atos humanos, pronunciando-se sobre correo ou a incorreo da atitude tomada em determinada situao. Conscincia Moral a capacidade interna que o indivduo tem de reagir ao certo e ao errado, a capacidade de distinguir entre o bem e o mal. As Normas Morais so muito anteriores ao Direito. Elas desempenham uma funo social vital e so cumpridas por convico ntima, por adeso. Diferentemente, as Normas Jurdicas so uma imposio do Estado e, por isso, so cumpridas mesmo quando no estamos convencidos de que sejam justas. O homem tem como condio bsica estar extremamente insatisfeito com a situao. Ele convive e vive muito mais com o que deve ser do que com o que ele de fato. E justamente porque desejamos realizar um projeto de vida diferente a busca daquilo que queremos ser que recusamos a realidade de nossas imperfeies, bem como as imperfeies do sistema em que vivemos. Pois contemplamos o universo tico, o universo da construo de um Homem idealizado, bem como de uma sociedade ideal, mais humana, na qual igualdade e liberdade prevaleam como valores supremos. A existncia tica , sempre, um desafio, um convite para realizarmos o projeto de nos tornarmos mais humanos. porque queremos nos tornar mais humanos que buscamos construir uma sociedade possvel, melhor do que a sociedade real. Por isso a dimenso moral do Homem compreende, alm da esfera individual privada a esfera pblica, a vida social, a ao do cidado. Podese concluir, ento, que somente na relao com os outros homens que os comportamentos individuais podem se avaliados como virtuosos ou no virtuosos como ticos ou no ticos. Embora a conscincia moral seja de ordem individual, apenas em grupo, em sociedade, numa organizao, na relao com os outros Homens, que se pode ser tico ou atico. 33

A CRISE

DOS

VALORES

NA

MODERNIDADE

Pesquisas tm demonstrado que a profisso e o conflito de interesses sociais j no fazem parte das preocupaes dos jovens. Mostram, tambm, que os valores relacionados ao trabalho, tais como disciplina, subordinao, aplicao e segurana salarial, vm sendo substitudos, pelos empregados com menos de 35 anos, por valores novos, como auto-realizao, criatividade, autonomia e liberdade de deciso. Mas, ao refletir sobre a chamada crise da sociedade do trabalho, no pode pens-la isoladamente. Ela se inscreve numa situao mais geral das crises dos prprios valores da modernidade. Na sociedade em que vivemos, tornar-se ntida a falncia dos valores cristos-capitalistas e a ausncia de verdades e modelos que orientem a viso de mundo, tanto de indivduos como da sociedade. Esse momento de ruptura da ordem de valores que estamos vivenciando vem sendo amplamente estudado e avaliado e at j recebeu o nome genrico de psmodernidade, denominao usada para significar ausncia de valores, verdades e modelos que unifiquem e orientem nossa viso de mundo. E como explicar esse estado de falncia dos valores da modernidade? Para essa questo preciso refletir sobre as bases tericas que deram sustentao e modelaram as relaes sociais do mundo moderno. Vivendo sob a ordem econmica capitalista, regida pela lei do mximo lucro, os Homens da modernidade cultivam a tendncia a acumular bens, gerando uma moral prpria, acima dos princpios estabelecidos. Esse tipo de economia favoreceu o desenvolvimento do esprito de posse, o egosmo e o individualismo exacerbado. Por outro lado, a tica da modernidade herdou do cristianismo o conceito de liberdade privada, transformando-o em liberdade econmica. Filosoficamente, o conceito de liberdade encerra a idia de que prpria do Homem a possibilidade de escolher sem coao ou constrangimento interno ou externo. E nesse sentido, a liberdade entendida como a capacidade de mudar o curso das coisas, dar-lhe outro rumo; promover novo sentido ao que parecia fatalidade, transformando uma situao dada em nova realidade, criada pelo conhecimento e pela ao humana.

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A DIMENSO TICA

NA

EMPRESA

Voc j sabe que a face atual da economia capitalista criou clima favorvel ao surgimento de inmeras interpretaes tanto otimistas como pessimistas quanto ao futuro da sociedade do trabalho.

Sabe, tambm, que o conhecimento uma condio indispensvel ao exerccio da liberdade e, portanto, da cidadania. Por isso no podemos desconhecer que a possibilidade de estend-lo grande massa dos trabalhadores (durante tanto tempo excludos do seu acesso) cria perspectivas de que venha a resgatar o valor do trabalho. E isso permite instituir uma nova tica nas empresas e na sociedade como um todo. DA
RESPONSABILIDADE E DO COMPROMISSO COM A COMUNIDADE

Uma organizao empresarial, utilizando determinada tecnologia, produz algum bem ou servio, para ser comercializado em funo do atendimento a demanda da sociedade. Cabe empresa desempenhar com qualidade sua misso especfica. Assim, por exemplo, espera-se de uma universidade que ela prepare o profissional do futuro; de um hospital, que cuide da doena; etc. Por outro lado, esse desempenho no pode estar dissociado de seu objetivo principal, que a obteno de lucro. Lucro o percentual que excede as despesas com matria-prima, tecnologia, salrios e que se faz embutir no preo final do produto. Alm de seu objetivo operacional, que a obteno de lucro, a empresa tambm tem comprometimento social, que se expressa, ainda, no seu engajamento com programas culturais e filantrpicos de interesse da comunidade, nos seus projetos de preservao do meio ambiente, especialmente porque, nesse ltimo caso, a tecnologia por ela utilizada costuma causar impactos sobre o meio ambiente. A tica da dignidade da pessoa humana impedir a empresa de fazer qualquer tipo de discriminao por uma viso preconceituosa de raa, de sexo ou de credo. Atuando com base no valor da dignidade da pessoa, a empresa no definir, por exemplo, uma poltica salarial fundamentada nessas diferenas. A questo do assdio sexual ser tambm uma preocupao sua. O TRABALHADOR A seriedade e a responsabilidade profissional so decorrentes da satisfao, da realizao pessoal, o que ser conseguido com orgulho ou mesmo vaidade pessoal pelo trabalho desenvolvido e pela organizao onde ele feito. Por isso, pode-se dizer que a cultura tica das organizaes passa por uma certa compreenso do trabalho, pela compreenso de que este um modo de o homem viver em sociedade, de exercer sua cidadania, sua humanidade. E a

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condio para construo de relaes baseadas nessa compreenso apenas a da integridade, tanto da administrao empresarial como do trabalhador. Como em qualquer questo tica, no existe uma frmula, regra ou modelo a ser adotado nas organizaes empresariais. Mas, a rigor, a tica nas organizaes, embora dependa do comportamento do trabalhador, fundamentalmente de responsabilidade dos dirigentes, a quem cabe a proposio e a manuteno de um cdigo de valores que precisa ser do conhecimento de todos. A estrutura tica no deve ser confundida com uma listagem de conceitos emoldurados. A estrutura tica , antes de tudo, fruto da convico coletiva. 36

Pelo grau de exigncia a que submetido diria e constantemente, s conseguir ser um secretrio eficiente, uma pessoa com inteligncia acima da mdia. Fao essa afirmao sem me expor a qualquer possibilidade de incorrer em erro. O secretrio inteligente nunca se sentir humilhado se tiver que servir um cafezinho em uma reunio. Saber ouvir com ateno e abster-se de comentrios quando do desabafo pessoal de seu executivo sobre uma crise conjugal. Tratar com imparcialidade tanto a esposa como a amante. Contornar a falta eventual de seu office boy e buscar uma alternativa criativa para substitu-lo, minimizando os entraves. Ser simptico com a concorrncia, mas no ceder um milmetro qualquer informao. Manusear material de confidencial e no se jactar por estar to prximo do poder.
O secretrio um misto de me/pai, profissional, amigo, confidente, psiclogo, juiz, relaes pblicas, farmacutico, etc. Afinal, normalmente ele quem providencia aqueles remdio para a enxaqueca de algum no escritrio e que ouve o desabafo da assistente, cujo marido est desempregado h meses.

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NO

QUALQUER PESSOA QUE CONSEGUE DESEMPENHAR, COM EFICINCIA, TODAS

ESSAS FUNES AO MESMO TEMPO.

E mais, achar que tudo isso faz parte da sua profisso e no se considerar um deus por conseguir desempenhar com brilhantismo tantas e to diferentes atribuies. por tudo isso que um secretrio muito mais que um assessor, uma pea fundamental na engrenagem que promove o sucesso da equipe. Por alguma inspirao divina, ainda aglutina a capacidade de enfrentar, galhardamente, as diversas imprevisibilidades de seu dia-a-dia. No peca pela rigidez e nem deixa de ser firme. No preconceituoso nem age por padres preestabelecidos.
Ele a ponte que faz as vrias ligaes entre todas as pessoas e seus diversos, e muitas vezes conflitantes interesses. No sem motivos

que um secretrio eficiente possui e preza vrias qualidades.

RESPEITO Em primeirssimo lugar, a pessoa deve respeitar-se, pessoal e profissionalmente. Como ainda no atingimos a perfeio e no conseguimos amar os outros como a ns mesmos, no podemos nem devemos nos esquivar de respeitar a todas as pessoas. Os medos, desejos, ansiedades, paixes, frustraes, alegrias, inseguranas, etc., tm intensidades iguais para todos os seres humanos. No porque a Luisa zeladora, que estar livre de sentir tristeza ao ser tratada como um pano de cho. Ela deve e merece ser tratada com respeito, dignidade e considerao, ou seja, merece o mesmo tratamento dispensado ao presidente da companhia. Ambos so seres humanos e, como tais, tm o mesmo peso e valor; o poder aquisitivo, diferente em cada um, no dever interferir e alterar essa avaliao. Se interferir, o juzo de valor da pessoa que fez a distino entre uma pessoa e outra que merece ser reavaliado. Em seu ambiente de trabalho, que definitivamente no a extenso da sua casa, no se utilize de grias, gargalhadas, piadas indecorosas, brincadeiras imprprias e comentrios impertinentes ou maldosos sobre a vida pessoal de ningum.
Empenhe-se na execuo de suas tarefas, encarando-as com a devida seriedade, o que significa conscientizao e respeito ao seu papel e lugar na estrutura empresarial.

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Aprenda a tomar decises e assumir responsabilidades sobre tudo o que fizer ou disser. Com uma conduta irretocvel, voc poder no contar com a simpatia da patota da empresa, mas, com certeza, adquirir o respeito de todas as pessoas que tiverem contato com voc e solidificar sua imagem de responsvel e confivel. LEALDADE
A lealdade deve vir nesta ordem: a voc mesmo; ao seu chefe; e a sua empresa.

A partir do momento em que voc aceitou as regras do jogo, deve respeit-las. Evidentemente que se lhe propuseram algo ilcito,

voc dever avaliar se deseja ou no participar do conluio, analisando as conseqncias que adviro de seu comprometimento com a questo. Mas o que vamos considerar aqui o empresrio srio, honesto, bem intencionado. Para um empreendedor e empregador, nada mais gratificante que um funcionrio que veste a camisa da empresa. Se para voc um suplcio levantar-se a cada manh para dirigir-se ao seu local de trabalho, procure outro. No permita que esse seu descontentamento o faa reclamar incessantemente de seu patro ou de seu chefe. Nem faa nada malfeito. Nada o obriga a se manter onde est. Voc livre para ir e vir. E, principalmente, no desconte sua frustrao profissional nos clientes, pois estar cometendo uma injustia incomensurvel. Lembre-se de que se algum dia voc foi contratado para trabalhar nessa empresa, era porque o cliente estava na outra ponta da linha e foi o que motivou a sua admisso. Pense nisso. INTEGRIDADE Sendo o secretrio representante do seu chefe nos negcios da firma com terceiros, deve atuar com extremo cuidado e com o mximo de integridade. Existe uma relao jurdica entre ambos: ele (o secretrio) o mandatrio cumprindo um mandato, ou seja, representando o mandante (o chefe) nos interesses da empresa. Por isso no deve, em hiptese alguma: concorrer com a empresa, realizando negcios pessoais; fornecer a firmas concorrentes dados ou informaes que venham a prejudicar os negcios da empresa em que trabalha; indicar a outras firmas nomes de clientes. preciso lembrar-se de que a relao de clientes um segredo comercial, bem como a frmulas para confeco de determinados produtos. Por outro lado, deve inteirar-se de seus limites, no se precipitando e tomando decises errneas por falta de instrues. conveniente que esclarea a sua posio com quem vai negociar, deixando bem claras as suas limitaes. Anotar todas as dvidas e, num momento oportuno, esclarec-las a atitude recomendada. Nem sempre a rotina de trabalho de um indivduo igual aos de outros. Verificar as tendncias da chefia e respeit-las ser uma medida inteligente e produtiva. Por exemplo: # a correspondncia dever ser despachada pela manh ou tarde? # o cafezinho em que horrio gosta de tom-lo?

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H pequenos detalhes que, somados, tornaro a vida, no trabalho, mais amena. E a melhor maneira de saber como fazer isso perguntar. Proceder de maneira sensata lhe ser muito til no trabalho. DEDICAO Pela natureza das atribuies e operaes de sua profisso, voc deve dedicao ao seu trabalho e, para tanto, imprescindvel gostar do que faz.
Coloque paixo em tudo que realizar, caso contrrio sua alma se rebelar.

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Provavelmente voc j se viu s voltas com alguma tarefa interminvel, morosa, que o deixava angustiado, irritado. Essa angstia e irritao eram sinais que sua alma estava lhe enviando: Pare. Eu estou infeliz! No quero ser obrigado a fazer isso. Se voc no puder trabalhar num lugar que julgue agradvel, realizando tarefas onde possa lanar-se por inteiro, tenha certeza de que, no futuro, isto lhe ser cobrado de alguma maneira. A sua psique, ressentida, lhe enviar sinais, atravs de seu corpo. Que sinais? Doenas. Furnculos. Coceiras. Micoses. Gastrites. Problemas de coluna, etc. Enfim, uma srie de sinais que vs atravs das doenas. Esta a linguagem que nossa alma sabe usar para se faze ouvir.
J ouvi dizer que o cncer a tristeza das clulas.

Antes de repudiar o que digo, faa uma reflexo profunda. Como diz Lus Pellegrini trabalhar com prazer nos dias de hoje uma

arte refinada que exige rduo esforo espiritual, sensibilidade, atitudes inovadoras e, tambm, uma pitada de poesia. Colocar o corao no que se faz libera a criao e melhora o desempenho.

Se seu trabalho em nada o gratifica e voc no pode abrir mo dele a curto ou a mdio prazo, procure dar-se compensaes at o dia da mudana. Acaricie sua alma e ela entender que a situao passageira. Mas que seja mesmo. DESCRIO
DO

CARGO

Conhecer os objetivos profissionais de seu chefe e o que ele espera de seu assistente de real importncia para um

secretrio consciente de seus deveres. Ao ingressar numa empresa, vale a pena o funcionrio analisar a descrio de seu cargo, isto , o que se espera dele. Estar sempre atento e no fugir s responsabilidades devem ser suas diretrizes. Os modernos equipamentos devem ser motivos de satisfao e no de receio. A pressa inimiga da perfeio, portanto, ao digitar, ao arquivar, ao calcular, ao escrever, ter calma; os resultados sero melhores. Revisar necessrio para que a qualidade de seu trabalho seja satisfatria. Jamais entregue quaisquer documentos sem ter feito uma verificao detalhada. DISCRIO Embora isto parea bastante bvio, no posso me esquivar de elencar a discrio como um fato determinante e atributo significativo da funo de um secretrio. Como voc ocupa posio estratgica e goza da confiana irrestrita de pessoas poderosas, detentoras de informaes transformadoras, sigilosas e manuseia matrias confidenciais, a discrio fundamental.
Voc no pode, em nome da vaidade pessoal ou em nome da amizade a um colega de trabalho, dar conhecimento a ele da tabela de salrios dos funcionrios de sua empresa, sob qualquer hiptese.

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Nem se pode chamar de amigo algum que o coloque numa situao to constrangedora. Se porventura o fizer, corte o assunto queima-roupa; e talvez seja importante voc se questionar com relao a essa pessoa inconveniente que demonstra total falta de tica e de respeito profissional por voc. De modo sutil, deixe sempre bem claro que, apesar de muito solcito para com seus colegas de trabalho, voc indevassvel. Todos, com certeza, o respeitaro tambm por isso. BOM SENSO Faa bom uso de seu lado racional para enxergar as coisas com clareza e iseno de devidas. Lanando mo do bom senso, voc estar apto a enfrentar situaes embaraosas, complicadas, ou, melhor ainda, para no provoca-las. O bom senso deve pautar nossa vida, tanto pessoal como profissional. A verborragia no recomendada, pois quem muito fala acaba falando o que no deve. Da mesma forma, mesmo que voc adore usar roupas transparentes e esvoaantes, deve ter o bom senso de no us-las em seu local de trabalho.
Surpreenda pela competncia e charme. No pela sensualidade e exibicionismo.

No se deixar vampirizar por um namorado ou namorada que sempre deixa voc pagar todas as contas da dupla sozinho. Isso tambm questo de bom senso. Ou a paixo o est cegando a tal ponto? DISCERNIMENTO Todo secretrio dever estar ciente do trabalho de sua chefia e, para isso, dever tomar contato com livros, jornais, artigos, revistas tcnicas ou publicaes que possam benefici-lo. No decorrer do trabalho, seu superior no poder estar presente constantemente e recomendar-lhe discrio sobre determinados assuntos. Reconhecer, discernir o que confidencial compete unicamente ao secretrio, sem interveno da chefia, naturalmente. As atenes de um secretrio no devem ser voltadas unicamente para os trabalhos que considera importantes. Deve estar disposto a realizar, de imediato, as tarefas do cotidiano (aparentemente sem importncia), com entusiasmo e expresso alegre. Procurar superar-se a cada dia que passa uma atitude louvvel para quem quer promover-se. Inventar meios de economizar tempo e trabalho sintoma de eficincia e isto ser notado, obviamente, pelos superiores. Cursos e treinamentos que tornem o trabalho mais eficiente no devem ser desprezados por quem aspira a uma posio de maior destaque. SENSIBILIDADE A sensibilidade, aliada intuio , simplesmente, o pulo do gato do profissional secretrio executivo.
O secretrio eficiente aprende a ouvir com o corao e a processar com a cabea a informao que acabou de colher. Ouvindo com o corao, voc captar muito alm do que dito.

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Alcanar aquilo que o outro realmente pretende dizer. Se voc colocar seu corao a servio do ouvir a verdade interior de cada pessoa, alm de se surpreender com as descobertas que far, no dar espao ao seu prprio corao para nutrir dios e rancores. Sentimentos negativos que s afetam a voc, pois voc quem sente e no o cidado que o motivou. Certa vez um diretor de empresa, ao trmino de uma reunio da qual sua secretria na havia participado, com um grupo de americanos que veio ao Brasil para possvel formao de um joint venture, acompanhou os executivos at ao elevador. Ao voltar sua sala, parou em frente mesa da secretria, cruzou os braos e, de modo muito srio, exclamou: ento... o que achou?.

A secretria, ignorante quanto a procedimentos adotados na prospeco de petrleo, tema do encontro que findara, ficou por alguns segundos olhando para ele sem entender aquela pergunta. Finalmente, num insigth, acompanhando seu raciocnio, ela respondeu: s cuidado com fulano. Na primeira oportunidade ele nos engole. Sem esboar qualquer reao, o chefe saiu andando, parou na porta de sua sala, voltou-se para a secretria e disse: tive a mesma impresso. Alguma coisa no comportamento do tal americano (que a secretria teve oportunidade de observar em duas visitas anteriores empresa) chamou a ateno dela e fez com, ento, intusse que ele mereceria um tratamento mais elaborado, mais cuidadoso. A situao foi contornada, o fulano esvaziado e o joint venture formado. EFICINCIA/EFICCIA Uma pessoa eficiente quando ela promove a ao para produzir um efeito. Isto , quando toma uma atitude com o intuito de atingir seu objetivo. Uma pessoa eficaz quando ela atinge seus objetivos, os fins a que se props. Quando a finalizao do que pretendia alcanada de forma produtiva e positiva.
Uma pessoa eficiente quando utiliza sua fora laborativa para executar uma ao que produz algum efeito. Mas ela s ser eficaz se o efeito resultante for o que ela pretendeu produzir. Se os seus objetivos foram alcanados.

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INICIATIVA Ter iniciativa significa no ficar aguardando uma boa alma vir resolver assuntos que so de sua rea e competncia, quando voc mesmo deve resolvlos.
Ter iniciativa significa tomar uma providncia necessria sem que algum tenha que mandar. Auxiliar quando puder, sem que seja necessrio pedir ajuda. Ter iniciativa , acima de tudo, ser til.

ATITUDE Quando o executivo estiver fora da empresa, no deve o secretrio fornecer informaes sobre onde ele est, com quem est, que negcios est realizando. Discreta mente, deve informar, com poucas palavras, o horrio em que poder ser encontrado. Seu tom de voz dever ser convincente, sem titubeios. Evitar conversas desnecessrias ser uma boa medida.

Ao receber algum que se mostre demais interessado nos assuntos particulares da empresa, deve o secretrio ter o bom senso de orientar a conversa para assuntos diversos. Observaes sobre colegas, chefes, estrutura da empresa jamais devem ser feitas. Este tipo de observao no compatvel com quem deseja ascender profissionalmente. Discrio, enfim, deve ser a principal atitude de um secretrio. Guardar confidncias faz parte do seu trabalho. Divulgar o que ouviu poder arruinar sua carreira de forma inexorvel. Sua imagem perante seu superior deve ser cristalina, isto , sem mcula. DINAMISMO Coloque sua alma naquilo que fizer. Realize suas tarefas com disposio, determinao, vivacidade e alegria. muito raro algum no se deixar contagiar por um esprito motivado. Crie uma aura de vamos em frente com alegria em seu ambiente de trabalho. Tal qual o bocejo, o riso tambm contagiante. A alegria aquece nosso corao, atrai a simpatia alheia e com ela a boa vontade e colaborao das pessoas. PONTUALIDADE/ASSIDUIDADE O secretrio uma pea-chave e muita coisa depende e gira em torno dele. Por ocupar uma posio de evidncia, seus atrasos, suas faltas ou enganos sero mais facilmente notados que o de outros funcionrios. Alm do que o exemplo vem de cima. Atrasar-se ou faltar (para qualquer profissional) s em caso de real necessidade, e consciente de que sua falta estar prejudicando o bom andamento do processo do trabalho de equipe. S voc sabe o transtorno que lhe causa o atraso ou a inesperada falta da bab de seu filho, num dia em que voc tem grande nmero de compromissos agendados. A falta ou atraso dela desencadeia um efeito domin sobre o seu dia, afetando sua vida profissional. Da mesma forma, eventual atraso ou falta sua trar ansiedade e desconforto ao seu executivo e sua equipe, exatamente porque voc pea fundamental na engrenagem.

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PACINCIA Com certeza a pacincia ser sua maior aliada durante toda a sua vida profissional. Sem ela no h como atravessar um dia inteiro de trabalho. Ela ir ajudar a tolerar uma grosseria de seu executivo ou algum tipo de besteira que o contnuo tenha feito por inexperincia; ou o telefone que insiste em tocar de minuto em minuto quando voc precisa terminar de imprimir aquela tabela. Veja se voc gostaria de receber o tratamento que dispensa aos seus colaboradores ou a qualquer pessoa que conviva com voc, seja pessoal ou profissionalmente.
Aprenda a respeitar o ritmo das pessoas e tenha o bom senso para discernir se algum de sua equipe est desmotivado.

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Se no h justificativa profissional para isso e se esta pessoa estiver prejudicando o bom andamento do trabalho da equipe e minando de mal-estar o ambiente, dispensa-o.
No se estresse pela leviandade de um profissional que no merece ser chamado desta forma. Por outro lado, entenda se apenas uma situao passageira que a pessoa esteja atravessando.

Talvez tenha que prestar uma prova dificlima na faculdade noite e no esteja conseguindo concentrar-se em suas tarefas. s vezes mais producente permitir que ela saia mais cedo, do que voc suportar uma situao estressante. melhor saber que no poder contar com a ajuda de um determinado colaborador em um determinado dia, do que achar que pode e ver frustrada a pretenso de precisar do trabalho efetivo do outro. como querer caminhar e, sem aviso, a perna simplesmente falhar. tombo na certa. Previna-se. AQUISIO
DE

CONHECIMENTOS/CULTURA GERAL

Por Meio de estudos, leituras, treinamentos, Internet, dentre outros, o secretrio deve procurar aprimorar cada vez mais sua cultura. Bons livros, boas revistas, jornais, bons filmes, teatro, programas de TV sobre poltica e economia, cursos diversos, seminrios, torn-loo apto a desempenhar seu trabalho com mais eficincia. Adquirir apenas conhecimentos tcnicos sobre o trabalho no o bastante. Cultura e comunicao, alis, esto ligadas profundamente sendo difcil saber exatamente os limites entre uma e outra. Presume-se que todo obstculo poder ser vencido se existirem constncia, perseverana, vontade de aprender, fora moral para deixar de lado maus

hbitos, flexibilidade para rejeitar procedimentos errneos, substituindo-os por outros mais saudveis. Elabore um network procurando cercar-se de pessoas cultas, inteligentes, que tenham algo a lhe acrescentar. Tenha ao menos noo dos acontecimentos mais significativos da sua Cidade, do seu Estado, do seu Pas, do Mundo. V ao teatro, cinema, exposies de artes, etc. importante manifestar interesses em aprender novos trabalhos, sempre. Atualmente, todos aqueles que so mais preparados obtm sucesso nas empresas. Ser um profissional ecltico, nos dias de hoje, de vital importncia. Atualizarse (reciclar-se) e conhecer reas do saber distintas tambm se faz necessrio nos dias atuais. Inclusive cursar nvel superior em reas diversificadas aumenta o saber, facilitando a adaptao em setores diversos. No se abster de crescer a cada dia mesmo que isso implique horas de estudo ou, at mesmo, algumas noites na sala de aula estudando. Crescer demanda sacrifcio!!! Uma dica visite um orfanato, um hospital de traumo-ortopedia, um hospital

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psiquitrico, um presdio e um asilo. Nesta ordem. Depois, procure um lugar silencioso, tranqilo onde voc possa refletir e processar tudo aquilo que viu. uma lio de vida e tanto. Ajudar voc a manter os ps sempre no cho.
BOA
APARNCIA

O secretrio , a priori, sua prpria imagem pessoal; depois a de seu executivo e, em seguida, a de sua empresa. No se espera de um secretrio algo aqum do simplesmente impecvel, irretocvel. Seus cabelos devem estar sempre limpos, perfumados e arrumados. Suas roupas devem passar uma imagem de respeito, competncia, seriedade e charme. Devem estar sempre limpas, passadas, discretas e adequadas ao seu tipo fsico e ao local de trabalho.
Chic ser simples com um toque de sofisticao. Quem consegue esta combinao se torna irresistvel. Como se diz, em moda menos mais.

Sua aparncia pessoal ferramenta importantssima para sua ascenso e para a solidif CONHECIMENTO
DA

EMPRESA

Um secretrio eficiente capaz de saber, ou pelo menos manter em arquivo, os nomes de todos os presidentes, ex., vices, superintendentes, diretores, gerentes da empresa na qual trabalha. Precisa conhecer a empresa como na palma de sua mo. Estar consciente sobre quais os objetivos que ela (a empresa) almeja atingir, qual sua rea de atuao, quais seus produtos, fornecedores, concorrentes. Como o organograma

da empresa, enfim, tudo. Quanto mais conhecimento tiver, mais segurana ir adquirir, pois ele (o secretrio) saber exatamente onde est pisando.

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O SECRETRIO
PLANEJAMENTO

PRECISA DESENVOLVER AS SEGUINTES ATRIBUIES:

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Como tudo na vida, uma atividade deve ter comeo, meio e finalizao. Voc deve planejar a sua rotina diria utilizando o seu tempo da forma mais eficaz e agradvel possvel. Significa que voc, descentralizando e delegando tarefas a uma assistente, ao office boy, ao motorista, deve planejar para atuar de forma que todas as suas atividades funcionem como uma engrenagem regulada e bem azeitada.
Voc deve fazer de suas tarefas suas comandadas e no ser comandada por elas

Equivale a dizer que voc deve raciocinar sobre todas as etapas do processo que envolve sua responsabilidade e traar uma estratgia, um plano de ao para desenvolv-las de modo a dar cumprimento competente e satisfatrio a todas as incumbncias. O efeito produzido deve ser imediato e ter reflexos, tambm a longo prazo, evitando sobressaltos. Exemplo:

Seu executivo acaba de lhe informar que precisa ir para Braslia dentro de duas horas e ficar na capital do Pas durante trs dias para reunies importantes com Ministros, Deputados e outras autoridades. Cabe a voc a rdea dessa situao sem desesperar-se. Ciente das aes que deve executar, competente e rpido de raciocnio como voc , no demorar muito para planejar e colocar em prtica a ttica que esta operao exige, tomando rapidamente as providncias pertinentes:
# comprar passagem area; # reservar hotel; # organizar documentos de que ele precisar para as reunies; # providenciar dinheiro para ele levar; # providenciar a bagagem (roupas e objetos pessoais).

Mesmo sem outro complicador (greves, por exemplo) se voc no tiver planejamento, organizao, controle e liderana, seu executivo jamais conseguir fazer essa viagem e voc, com certeza, no manter por muito mais tempo a posio que ocupa. Voltando ao exemplo, que no foi aventado nenhum fator complicador: vos lotados, engarrafamentos, telefones que no do linha, etc., quais as providncias que voc deveria tomar para conseguir o embarque de seu executivo como ele pretende? Vejamos: # ligar para a operadora de turismo conveniada com sua empresa ou para a 49

companhia area e marcar a passagem. No caso de operadora, requisitar que a passagem seja entregue em sua empresa, dada a urgncia da situao. Em caso de companhia area, providenciar fundos para o pagamento do bilhete areo e orientar seu office boy para ir buscar a passagem. Com relao aos fundos, muito provavelmente eles sero provenientes do Departamento Financeiro da empresa que dever ser informado da necessidade de preparar o cheque;

# ligar para a residncia de seu executivo, solicitando que algum

providencie sua bagagem. Orientar um funcionrio para ir buscar a bagagem de txi, no esquecendo de providenciar o dinheiro para pagamento do taxista. Se no houver ningum em casa, secretria cabe tomar a deciso sobre quem ser a pessoa de confiana que possa ir at l para as providncias necessrias: ela mesma, o boy, o motorista ou outra pessoa; solicitando que deixe tudo pronto para que quando seu portador chegar, ele possa ser prontamente atendido;

# ligar para o banco, explicando ao gerente a urgncia do saque,

# contatar o hotel, solicitando reserva. Mande fax formalizando o

compromisso. O Hotel deve responder seu pedido confirmando por escrito a reserva (o que evitar surpresas desagradveis). Entregar cpia dessa confirmao para seu executivo apresentar na recepo do hotel quando l chegar; estiver a fazer essas ligaes, simultaneamente, organizando os papis que sero levados na viagem; v

# enquanto

# se no houver ningum que traga a passagem area, voc mesmo dever

ir busc-la e, se for o caso, aproveitar para passar no banco e sacar o dinheiro.

Pronto. Tudo pronto. O txi que trar a bagagem poder ser o mesmo veculo que conduzir seu executivo at ao aeroporto (se que voc j no providenciou uma alternativa mais criativa).

ORGANIZAO O senso de organizao fundamental para um secretrio. Todas as coisas que lhe digam respeito devem ser e estar organizadas: seus cabelos, roupas, mesa, gavetas, arquivos, papis, etc. A execuo de suas tarefas inicia-se com a organizao de suas ferramentas de trabalho. Se voc no conseguir encontrar prontamente em seu arquivo o nmero do telefone da nova operadora de turismo conveniada, perder minutos preciosos, que, computados, o faro perder horas de trabalho e anos de vida, devido ao stress. E se voc no conseguir localizar, em meio ao caos de papel que a sua mesa, aquele relatrio que deveria estar em Braslia nas prximas horas? Se em momentos de distrao no conseguimos enxergar o que est bem diante de nosso nariz, o que no acontecer num momento de presso como esse? Pode ter certeza de que voc ter a impresso de que milhares de dedos indicadores estaro apontados em sua direo, expondo humilhao pblica a sua total desorganizao. Voc se sentir uma pulguinha. Pode acreditar.
Preze a organizao. Ela ser sua aliada. Desfaa-se da papelada ociosa, propagandas inteis. Veja se h mesmo necessidade de manter qualquer papel guardado. Papel empilhado, com certeza, no tem utilidade.

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Se voc no tocar num papel por mais de 3 (trs) dias porque ele no tem funo. Desfaa-se dele. Jogue-o no lixo. Encaminhe ao departamento competente. Faa qualquer coisa que no seja deix-lo entulhando, poluindo sua sala. Mantenha suas gavetas em ordem. H coisas que aguardam providncias? Pois tome as providncias cabveis. H telefonemas para retornar? Retorne-os. S d ocupado? Passe um fax; mande e-mail, aerograma. Faa qualquer coisa para no deixar pendncias. No se utilize de papeizinhos autocolantes para tomar nota de recados, que exijam providncias. Esses papis acabam se incorporando decorao de sua sala e voc os perceber tanto quanto percebe os vidros das janelas. Eles ficaro ali, ad perpetuum, at perderem a cor original e providncia que bom... Nada! Voc acaba se estressando por comear a sentir que tem tanta coisa para fazer, mas no d conta do recado. E a vem a ansiedade seguida de frustrao. Faa bom uso do fallow up. Ele uma me para o secretrio. CONTROLE

Um secretrio que merea este ttulo dever ter um total controle sobre suas emoes, suas atividades e a de seus colaboradores. O secretrio pea fundamental no mecanismo da engrenagem que faz a empresa funcionar. Se voc esquecer-se de anotar na sua agenda e na de seu executivo dia, hora e local exatos de uma importante reunio com o presidente de uma grande empresa, futura cliente da sua, certamente seu chefe no comparecer ao encontro. Este pequeno esquecimento poder trazer desastrosas conseqncias, como a perda desse cliente para a concorrncia ou a perda da confiana cega que seu executivo deposita em voc, por exemplo.
Esquecimentos por parte de um secretrio que se julga eficiente, so pura e simplesmente indefensveis e inaceitveis.

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voc se encontre, casualmente, com a presidente da tal empresa em um evento fora do seu escritrio. Ela aventa a possibilidade de contratar os servios da sua empresa. Voc sabe que seu executivo tem enorme interesse em fechar esse negcio e conhecendo a agenda dele melhor que ningum, acerta o encontro entre os dois. Imediatamente, liga para sua assistente e pede que ela providencie as anotaes nas agendas, pois seu executivo est em Braslia; lembra-se? No dia seguinte, ao chegar no escritrio, assoberbado pela avalanche de solicitaes, esquece de checar nas agendas a anotao referente reunio com a tal presidente. Aproveitando a ausncia de seu chefe, passa o dia trabalhando naquele contrato complicadssimo que j refez trs vezes. Ao final do expediente, vai embora exausto mais satisfeito, pois finalmente d por concludo o documento que e o deixa para avaliao sobre a mesa de seu chefe, que retornar ao trabalho no dia seguinte. Na manh seguinte voc no ir encontr-lo, pois j estava programado que voc levaria uma cpia daquele contrato para um cliente assinar numa cidadezinha prxima. No final do dia encontra seu chefe, fala sobre o sucesso de sua viagem e, saindo da sala dele, voc se volta perguntando sobre o resultado da reunio com a presidente daquela famosa empresa. Diante da mudez e dos olhos vidrados de seu chefe, seu corao d um salto dentro do peito e voc perde a respirao. Ele no foi avisado! No adianta querer trucidar sua assistente por no ter cumprido suas determinaes. A responsabilidade sua. Ela sua colaboradora (subordinada). Voc deveria ter checado a agenda dele.
Resultado: ofendidssima, a presidente ignorada contratou os servios da concorrncia. Sua competncia questionada, bem como a confiana que (ra)

Voltando ao exemplo j mencionado - vamos supor que no caso mencionado

depositada em voc (afinal, como voc permite a perda de um cliente to grande e importante?). Voc ser responsabilizado por uma falta que julga ser de sua assistente, pois, afinal, confiou a ela tarefa to simples. No tente se eximir da sua culpa. A assistente sua subordinada e os atos dela esto sob sua responsabilidade. Da mesma forma, seu executivo vai responder frente ao presidente da sua empresa. Portanto, controle responsabilidade. o resultado de tudo o que estiver sob sua 52

Voc no deve nem precisa interferir no processo da coisa em andamento, afinal cada um procede de forma e com ritmos diferentes. S se assegure de que tudo saia como voc quer.

LIDERANA De acordo com o dicionrio, liderana forma de dominao baseada no prestgio pessoal e aceita pelos dirigidos. Um lder tem carisma. Atrai a boa vontade e a simpatia dos outros, naturalmente, sem fazer muito esforo.
A liderana genuna, estou convencido, um verdadeiro dom. Ningum consegue aprender a ser um lder carismtico. J se nasce assim. Voc pode desenvolver este dom se nascer com ele, mas se no tiver essa felicidade, o mais sensato aprender a conviver com esta deficincia e procurar preencher esta lacuna com algo igualmente positivo.

Sabe, quando voc olha para uma pessoa pela primeira vez e desfere o veredicto: Hum! Que empfia.? Isso sem que a pobre tenha sequer aberto a boca para falar qualquer coisa? Por outro lado, sabe, quando voc olha para algum que nunca viu antes e se sente tocado de profunda simpatia e pensa logo em como poderia ser gostos ter uma amizade com aquela pessoa? Qual das duas pessoas aqui analisadas voc acredita ter nascido com o dom do carisma? Ele pode, lanando mo do livre-arbtrio, no fazer uso desse dom, mas que tem, tem. Se voc j nasceu lder, timo. Utilize o dom. Aprimore-o. Se no foi afortunado, utilize-se de outras ferramentas. Se voc no tiver carisma, mas mesmo assim, por dever de ofcio, tiver que exercer a liderana, exera-a. Chame seus colaboradores, explique-lhes que o objetivo comum a todos, que a empresa ou o chefe, dependem do comprometimento de cada um deles. Mostre-lhes o que espera de cada elemento da equipe que vocs formam, bem como a importncia de cada um deles dentro do processo do trabalho que a empresa desenvolve.

Qualquer pessoa que se sinta valorizada, vai dar o melhor de si. No esquea de elogiar, publicamente, tanto os pequenos como os grandes acertos, os criativos insights. O mesmo no vale para qualquer erro. Qualquer reprimenda deve ser feita em tom conciliador e, sobretudo, em particular.
Aprenda a delegar controlando apenas o resultado. Deixe o processo criativo de cada um desenvolver-se por si s. D espao criatividade e ao ritmo de seus colaboradores.

Enquanto tudo estiver acontecendo, demonstre que estar disponvel para tirar e, sem interferir, deixe claro que o que se espera o que de melhor seu colaborador possa executar. S nunca perca de vista que a responsabilidade sobre o produto final exclusivamente sua. Numa analogia, mesmo que o direito regressivo do Cdigo Civil Brasileiro alcanasse voc, sua moral profissional estaria seriamente danificada se o resultado do trabalho fosse sofrvel

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RECOMENDAES TEIS
No perca a autoconfiana nos momentos difceis
A dedicao nos primeiros dias de trabalho deve perdurar, e a chefia, quando promover algum, escolher quem se interessa no s pelos deveres de rotina, mas tambm por atividades da firma fora de seu campo. No se limitar apenas ao prprio trabalho, mas conhecer o que os outros fazem, dentro da empresa.

Certamente um secretrio em incio de carreira no possui a mesma experincia de outro mais tarimbado pelos anos de trabalho. Haver ocasies crticas, durante as quais ser necessrio manter a calma e no precipitar. Todos os seres humanos cometem erros. No assumir os erros cometidos parecer uma atitude detestvel e passvel de desconfiana. Ser sincero ainda o melhor recurso para redimir-se de uma falta cometida. Ter humildade para reconhecer suas falhas uma grande virtude. Nem por isso deve perder sua autoconfiana. Os encargos de um secretrio so inmeros:  transmitir as ordens da chefia aos seus colaboradores;

 comunicar-se, por meio de correspondncias ou telefonemas, com clientes e outras empresas;  tratar os assuntos de descontentamento com a prestao de algum servio ou com atrasos na remessa de mercadorias;  convencer outra firma da necessidade da entrega de algum material antes do prazo marcado;  cobrar relatrios, estatsticas ou boletins do pessoal da prpria empresa (usando energia ou medida certa para obt-los); e, principalmente, ser gentil com todos;  lidar com as pessoas sem ferir suas susceptibilidades. Para desincumbir-se de todas essas tarefas preciso no se esquecer de que a cordialidade fator importantssimo. Tratar a todos com um sorriso e simpatia, sem formar grupos fechados, que excluem este ou aquele, deve ser essa a atitude do bom secretrio. O Secretrio deve ser o exemplo a seguir: nunca utilizar a hora do expediente para seus assuntos pessoais, bate-papos ou fofocas com amigos ao telefone, compras, ida ao cabeleireiro, dentista, etc. Deve-se, sim, estar presente ao trabalho antes da hora e jamais sair correndo ao final do expediente. Prolongar os horrios do almoo para cuidar de seus assuntos particulares? Nem pensar!

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FATORES
CHEFIA

QUE SOMADOS PESAM PARA GANHAR A CONFIANA DA

A primeira impresso a que perdura, dizem. Um pequeno deslize e... a confiana estar perdida. natural que uma pessoa muito ocupada, como o executivo, e com muitas decises a tomar no tenha muito tempo para delicadezas. Comentrios podem surgir no departamento sobre seu mau-humor. Compete ao secretrio falar sobre suas qualidades, podendo destacar a forma eficiente como ele conduz o trabalho. Jamais se queixar da chefia. lisonjeiro para um secretrio poder contar aos colegas como a chefia confia nele a tal ponto de contar-lhe sua vida, seu relacionamento familiar, suas desventuras domsticas ou quanto lhe contou o novo carro ou a jia com que presenteou a esposa. Mas, cuidado! absolutamente necessrio calar-se, provar ser confivel. Ele contou a voc! Ser reservado uma virtude.

Respeitar os regulamentos da firma quanto a horrio ou disciplina imprescindvel. Se outras empresas esto dispostas a oferecer melhor salrio ou condies de trabalho mais agradveis, prefervel no externar sua insatisfao dentro do ambiente de trabalho. Talvez precise de referncias. Novamente, o bom senso e a discrio devem estar presentes no comportamento do secretrio.

PLANOS

DESFEITOS Muitas vezes, clientes chegam justamente quando o trabalho j planejado no pode ser interrompido.

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Outras vezes, o chefe dispe-se a despachar justamente quando aquele trabalho, merecedor de maior ateno, estar para ser concludo. Irritar-se nestes momentos torna as coisas mais difceis, e a eficincia de um secretrio corre risco de baixar consideravelmente. No existe, nesse trabalho, quem no se queixe de interrupes. O telefone toca justamente quando se est para concluir um clculo ou anotando orientaes dadas em uma reunio. Deve-se anotar, a lpis, o ponto em que foi feita a parada e, aps, continuar. Aprender a confiar no prprio conhecimento e no apenas depender de informaes alheias , sem dvida, uma atitude a ser seguida. Perguntar aos outros, a todo o momento, sobre isso ou aquilo, poder criar uma imagem de incompetncia e insegurana que ningum gostaria de apresentar, Possuir iniciativa prpria e conseguir respostas para as dvidas poupar ao secretrio e seu chefe momentos perdidos com correes. Planejar melhor que improvisar lembre-se.

COMPORTAMENTO

ADEQUADO

Tudo aquilo que foi aprendido na vida social com relao aos procedimentos corretos e as boas maneiras deve ser observado por um secretrio no seu trabalho. Estabelecer intimidade logo em sua entrada poder causar embaraos futuramente, pois algumas empresas so por demais conservadoras e nelas no h lugar para isso ou para comportamentos exagerados, com beijinhos nos colegas aos chegar os ao despedir-se no final do expediente. prefervel ser mais cerimonioso no trato com a chefia ou com os colegas a pecar pela informalidade. Tratar as pessoas de idade, as que ocupam uma posio

de destaque ou o chefe por senhor ou senhora a melhor atitude. claro que, em alguns escritrios, o tratamento mais informal e no existem regras rgidas. O chefe, porm, dever ser tratado como senhor, principalmente na presena de outras pessoas. Todos so observados a todo instante.

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CURRCULO

PARA INICIANTES

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16/01/02 Se voc est se formando agora e no tem um histrico profissional brilhante nem experincias fora de srie, saiba quais as informaes necessrias e como coloc-las em seu currculo.
Nossa experincia mostra que a maioria no sabe como fazer isso! E fica mais complicado quando se busca uma informao ou aconselhamento: sempre existe uma forma diferente de como faz-lo. Mas, vamos tentar alguma coisa que seja razovel para que o seu currculo seja de fato um espelho de VOC! O ANTES Antes de comear a escrever, preciso conscientizar-se de algumas dicas: 1) Pergunte-se se Voc est, de fato, capacitado e preparado para a vaga para a qual est enviando seu currculo? 2) Voc est comeando sua vida profissional. Portanto, lembre-se de que as empresas visam em voc muito mais o SEU POTENCIAL! 3) Cuidado tambm para no escrever errado. Erros de portugus pegam muito mal. 4) Seja honesto nas suas informaes. 5) Voc deve colocar no currculo as informaes essenciais. Encher de abobrinhas com dados desnecessrios s atrapalha. Seja objetivo. 6) Tenha em mente que voc no ser contratado pelo seu currculo, mas que ser necessariamente convidado para um contato pessoal. Portanto, venda sua imagem no currculo; se ela for bem vendida, voc ter superado o primeiro passo! 7) O nome da sua faculdade nem sempre significa contratao imediata. Alunos de outras instituies costumam se destacar, muitas vezes, pelas suas competncias pessoais.

8) Tome cuidado para no mandar seu currculo para qualquer empresa. O DURANTE

INDIQUE:
- Seus dados pessoais Coloque em primeiro lugar o seu nome, endereo, telefone, celular, e-mail, nacionalidade, idade, estado civil e nmero de filhos. No coloque mais nada alm disso (RG, CPF, atestado de reservista, carteira profissional e ttulo de eleitor sero exigidos na hora da sua contratao). - Formao Acadmica Indique a sua formao acadmica e os cursos/seminrios/palestras que realmente possam estar diretamente ligados sua carreira e experincia. (Esquea cursos de mergulho, corte e costura, se eles no tiverem muito a ver com a vaga para a qual est submetendo seu currculo). - Os seus objetivos Coloque o(s) cargo(s) e a rea que voc aspira, mas seja breve. Procure enfocar sua rea de atuao e o cargo desejado. Dizer que tem interesse de atuar em 20 reas diferentes no fica bem. Como voc ainda no um profissional experiente, explique como voc pretende direcionar sua carreira e por que resolveu escolher essa profisso. - Experincias Profissionais Se tiver alguma experincia, indique as empresas em que voc trabalhou comeando pelas mais recentes e caminhando para as mais antigas. Cite o nome da empresa (se ela no for conhecida faa uma rpida apresentao do ramo de atividade, posio no mercado, faturamento e nmero de funcionrios). Descreva seu cargo e o que fazia na prtica, suas funes e responsabilidades. Se possvel, no esquea de mencionar o benefcio que a empresa teve como resultado de suas aes. Seja objetivo. Organize seu texto em tpicos. - Outros Idiomas Falar fluentemente um outro idioma vale muito, principalmente se voc fez um curso no exterior. Os trainees que fizeram intercmbio e trabalharam entregando pizza, limpando piscinas, ou qualquer atividade do tipo ganham ainda mais crdito. Por isso no tenha vergonha de dizer como foi sua vida l fora. Aqui no vale a pena enganar. Lembre-se que um teste cara a cara, voc poder se dar mal com isso, ser dispensado do processo. - Remunerao Caso no seja solicitado, o currculo nunca deve falar sobre pretenso

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salarial, nem sequer mencione o pacote de remunerao. Esse assunto deve ser tratado durante a entrevista. - Os tipos da escrita Procure sempre utilizar folhas brancas limpas. Para os tipos de escrita, utilize a linha tradicional: Courier, Arial ou Times New Roman. Negritos, itlicos e sublinhados s devem ser usados para organizar as informaes. O DEPOIS - Como devo enviar meu currculo? Muitas empresas possuem um cadastro online em que o candidato apenas completa os dados. Quando for enviar um currculo por email, lembre-se que nem sempre possvel abrir um documento anexado em funo de problemas tcnicos ou at por medo de possveis vrus. O ideal, portanto, enviar os dados do currculo no prprio texto do email. Se voc for entregar seu currculo pessoalmente ou enviar pelo correio, lembre-se de verificar se as folhas esto devidamente colocadas na seqncia, dobradas e sem grampos. No use envelopes excessivamente chamativos ou capas com cor e cheiro. - Para refletir Imagine-se no lugar da pessoa que vai ler o seu currculo e considere que qualquer informao pode ser motivo para que ela exclua voc do processo de seleo. E daqui pra frente, s aguardar a entrevista e comear sua vida profissional. 59

ADAPTAR

O CURRCULO S OPORTUNIDADES

14/05/02
Depois de ter conversado com tantas empresas de colocao, ter se cadastrado em tantos stios na internet, ter enviado seu currculo para tantos anncios, pode ficar na sua cabea uma grande questo: porque no sou chamado para uma entrevista? Umazinha? O que ser que est errado? Onde est pegando? Vamos pensar um pouco nas possveis causas. Ser que no voc est despachando currculo a torto e a direito, para qualquer empresa, s para dizer que est mandando currculos? Ou ser que os cargos oferecidos no tem nada a

ver com suas atuais habilidades? Isso o bsico a perguntar. E antes que voc comece a culpar o seu currculo, ser que no seria mais importante comear perguntando a voc mesmo: para que serve o meu currculo? Ser que estou tendo o devido cuidado com sua preparao e apresentao? Porque, alm de ter um currculo que seja apresentado de forma decente, voc precisa estar satisfeito quanto questo bsica: seu objetivo no fazer com que o empregador interessado conhea um pouco de seu potencial? No 60 provocar uma entrevista com o empregador interessado? S para tentar ajudar. Reflita sobre o texto abaixo. atualizadas sobre voc e suas experincias?

Primeiro: ser que seu currculo est completo e com informaes

Suas habilidades e objetivos precisam estar bem explicados no currculo. Se voc tem experincias anteriores, elas devem estar descritas de forma que retratem sua carreira da melhor maneira possvel. O seu currculo deve refletir a fase da vida pela qual voc est passando no momento. No basta fazer um currculo em determinada ocasio e depois, passar a vida toda acrescentando experincias. Na verdade, a gente deve pensar que um currculo nunca est totalmente pronto. Ns no paramos, e as mudanas da nossa carreira precisam ser includas nele. Voc precisa manter uma verso de currculo sempre atualizada. E pronta para novas atualizaes. situao/empresa ou venho mandando sempre o mesmo currculo quadrado para todas as empresas?

Segundo: Ser que estou sabendo adaptar meu currculo a cada

Tem pessoas que enviam um mesmo currculo para empresas de diferentes segmentos e cargos diferentes. Naturalmente, quem faz isso est realmente correndo o risco de nunca ser convidado para participar de um processo. No existem dois empregadores iguais. A informao e experincia que valem para um no valem para outro. Voc deve fazer as modificaes necessrias para se apresentar ao empregador. At mesmo preparar um currculo sob medida para essa nova oportunidade. No h nada de errado no fato de voc dar nfase a certas habilidades ou experincias, desde que no minta j que tudo o que voc descreveu no currculo ter de ser comprovado. bom, antes de mais nada, pensar em que tipo de empresa voc vai mandar o seu currculo. Se for um banco, se for uma empresa, e dependendo do porte, a forma de informao e apresentao deve ser diferente. Da mesma forma, minha funo de Assistente/Supervisor em determinada

empresa pode corresponder a uma determinada funo em outra empresa. vendendo voc?

Terceiro: Ser que este currculo que voc preparou est realmente

preciso estar atento ao fato de que um currculo deve levar ao interessado uma imagem sobre voc e suas experincias, habilidades, potenciais. E em diversas fases de sua vida. E voc precisa se adaptar a isso. Se voc est num incio de carreira, por exemplo, precisa mostrar o seu potencial. Aqui, o empregador busca o potencial que voc tem para se adaptar, 61 aprender, desenvolver-se. medida que voc fica mais experiente, o seu currculo precisa "vender" suas habilitaes ou experincias acumuladas. Especialmente quando voc est buscando uma nova rea para atuar. Aqui, preciso detalhar de forma apropriada a etapa de sua vida profissional, o que deseja conseguir. Se quiser mostrar ascenso na carreira e est buscando cargos superiores, utilize o formato cronolgico. Se quer dar nfase a suas habilidades, se est mudando de rea ou deseja arranjar o seu primeiro emprego, utilize o formato funcional. Ou se voc j se considera graduado (gerentes/supervisor), consultor, free-lancer ou est interessado em trabalho temporrio, utilize um currculo de uma pgina, descrevendo um resumo da carreira e progressos feitos.

PREPARE-SE

PARA UMA ENTREVISTA DE EMPREGO

06/03/02
Voc acaba de ser chamado para uma entrevista de emprego e fica em dvida sobre o que falar, como agradar o entrevistador e como se vestir? Saiba que voc no o nico. Na verdade, todos temos a mesma preocupao, mas so poucos os que realmente percebem que a preparao para a entrevista pode ser um grande diferencial para conquistar uma vaga. Conversando com a Coordenadora de Recrutamento e Seleo, Cludia Monari e com a Analista de Recursos Humanos, Elosa de Brito, ambas da Novartis, para saber como um candidato pode chamar a ateno do entrevistador e quais os cuidados que ele deve tomar antes da entrevista. Acompanhe a seguir as dicas dessas renomadas profissionais: UniMais: Como o candidato deve se preparar para a entrevista? Cludia: Uma coisa que me impressiona bastante em um candidato, principalmente o candidato a estagirio, observar que antes de vir para

entrevista, ele se prepara no sentido de conhecer a empresa. Ele entra no site, procura informaes sobre a empresa e sobre o mercado para o qual est vindo. Quando voc comea a entrevista-lo, logo percebe que ele no est perdido no mundo e no espao. Conhecer a empresa antes com certeza ajuda. UniMais: Como o candidato deve se vestir para a entrevista? Cludia: O modo de vestir do candidato depende em muito da empresa. Se ele conhecer o estilo da empresa, pode vir at mais adequado ao tipo de vestimenta. claro, no deve ir de tnis, de mini saia, coisas bsicas a serem consideradas. Devo ir de terno e gravata?. Alguns nos ligam para tirar essa dvida e isso bom, pois, por exemplo, tm reas aqui na empresa em que no se usa terno e gravata. Na prpria rea de RH, talvez se o candidato vier vestindo terno e gravata, vai levar um choque, porque at o Diretor de RH no usa terno e gravata. UniMais: O que vocs esperam de um candidato? Elosa: Interesse...interesse em aprender e disposio. Percebemos que alguns candidatos vm para entrevista porque existe uma presso da famlia para comear a trabalhar e no por interesse prprio. UniMais: Quais outras dicas vocs do para quem vai passar por uma entrevista de emprego? Cludia: A dica no ficar s focado no contedo do que a faculdade est promovendo. Ou ser extremamente tcnico. Quanto mais antenado ele estiver, quanto mais cultura, contedo, ele tiver, melhor ele vai se desenvolver, mais ele vai aprender e mais percepo ele vai ter para poder pegar as coisas. Por exemplo, a gente comentava semana passada, que o candidato deveria ter o costume de visitar um museu, pois assim teria alguns assuntos com alguns executivos da empresa. O jovem de certa forma no gosta dessas coisas, por achar que so coisas de velho, mas, deve procurar saber mais do que est acontecendo no mundo executivo, para poder ter at uma troca de idias. Quando se encontra uma pessoa desse tipo dentro da empresa, geralmente ela tem sucesso, pois mostra um diferencial que logo a gente percebe. Elosa: Estar aberto para o mundo em vrias maneiras, na parte gerencial, em relacionamentos e estar sempre preparado para se integrar. UniMais: Respostas prontas funcionam na entrevista? Elosa: Quando o candidato se prepara no sentido de saber o que vai responder, acaba no funcionando. Ento, o que a gente at fala em dinmica de grupo : seja espontneo, seja voc mesmo. Porque em dez minutos ele comea a se mostrar. Toda aquela postura rgida tem que sentar assim, tem que olhar pr c, olhar pr l, isso no d muito certo. O candidato tem que ser como ele , tem que mostrar o que ele , com espontaneidade.

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Universidade Federal do Amap CURSO BACHARELADO EM SECRETARIADO EXECUTIVO INTRODUO AO SECRETARIADO

Prof. Luizel Simes de Brito

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS E FONTES DE

PESQUISA
GRION. Laurinda da Silva. PAZ, Sebastio. Manual prtico para secretrias, comissrias e modelos. 10 ed. Editora rica. So Paulo: 2000. MATTOS, Vera. Super secretria. Editora Nobel. So Paulo: 1999. MEDEIROS, Joo Bosco. HERNANDES, Sonia. Manual da secretria. 8 ed. Editora Atlas. So Paulo: 1998. MILITO, Albigenor & Rose. SOS Dinmica de grupo. 2 Reim. Editora Qualitymark. Rio de Janeiro: 2000. __________Revista Voc SA. Editora Abril. __________Revista Secretria Executiva. Editora rica. __________Revista Excelncia. A Revista da FENASSEC. __________http://www.fenassec.com.br __________http://www.secretariamoderna.com.br __________http://www.secretariando.com.br 63