REDACO COMERCIAL

A correspondncia comercial o tipo mais habitual de comunicao escrita no mundo empresarial. Deve ser bem redigido, sem erros ortogrficos e construes gramaticais incorrectas ou rebuscadas.
ESTRUTURA

 O timbre o cabealho que figura na parte superior da carta. Aparece geralmente impresso. Inclui o nome comercial da empresa, a sua morada completa e os nmeros de telefone e de fax. No caso de no estar impresso, deve se escrever sempre em maisculas e sem su blinhar.  A data
Geralmente escreve-se na parte superior direita e a sua parte final deve estar alinhada com a margem direita do texto da carta, a dois ou trs espaos (ou a um espao de precauo) abaixo da altura do timbre. Pode ser colocada tambm depois do texto, ante s da despedida, alinhada esquerda. A data precedida do nome da localidade de onde se escreve e separada dele por uma vrgula. Embora se possa escrever a data com nmeros, mais esttico escrever-se o nome do ms com letras e o ano comple to.

 O destinatrio O nome e a morada da empresa a que se dirige o do cumento devem ser escritas duas ou trs linhas abaixo da data, formando um pequeno bloco na parte esquerda da carta, a uns 2,5 cm da ltima linha do timbre. No caso de serem utilizados envelopes de janela deve figurar do lado direito. Quando se envia ao cuidado de um funcionrio da empresa, o nome deste deve ser escrito por baixo da morada, utilizando-se o tratamento completo, ou seja, Ex.mo. Senhor e o cargo. Se no se souber o nome do destinatrio, convm fazer referncia ao cargo que ocupa ( Sr. Gerente, Sr. Director...).  O registo e a referncia Depois da morada e antes da saudao inicial, pode encon trar-se, direita ou esquerda, o registo ou referncia. Normalmente, a correspondncia da empresa tem um nmero progressivo de registo ou de referncia que facili ta a sua procura e o arquivo. Quando se responde a uma carta que apresente uma referncia, a referncia do emissor deve ser relacionada com o nmero de registo e com a data da carta a que se responde.

 O assunto A dois espaos abaixo da data encontra -se o assunto, com o qual se sintetiza o contedo global da carta. Geralmente encontra -se alinhado esquerda.  O cabealho O cabealho necessrio nas cartas em que se esta belece uma primeira relao e em todas as cartas de carcter protocolar. Na saudao inicial no se deve escrever abreviaturas de qualquer tipo. As formas mais frequentes de saudao so: Excelentssimo Senhor, quando o destinatrio ocupa uma posio social de relev o, e Estimado Senhor, menos protocolar.  O texto Comea-se a escrever a dois espaos do cabealho. a parte central da carta, onde se expe o contedo do documento, centrado na folha e devidamente distribudo por pargrafos. A redaco tem de ser clara e concisa, o que resultar numa maior facilidade de compreenso. Utilizar -se-o frases de comprimento reduzido e com um lxico oportuno. Os pargrafos no devero ser excessivamente compridos, tal como no se deve abusar das oraes subordinadas. Algumas vezes, para no se repetir frases ou termos habituais, estes tero de ser substitudos pelas res pectivas abreviaturas. Por ltimo, a linguagem utilizada manter o tom certo, adequado seriedade que qualquer relao comercial minimamente sria exige.  Despedida Qualquer carta comercial termina com a frase de des pedida. Escreve-se a dois espaos por baixo do texto e sem ponto final, normalmente utiliza se a vrgula. Tem de estar alinhada com os pargrafos. A despedida utilizada estar de acordo com o nvel de relao que se tenha com o destinatrio e com a saudao utilizada. No se usam abreviaturas. A frmula mais utilizada, se se conhecer previamente o destinatrio ou se se mantiver uma relao de amizade com ele, ser Cordialmente ou ento Saudaes cordiais. Se, pelo contrrio, no se conhecer o interlocutor ou se este for uma pessoa importante, utilizar -se-, entre outras, as expresses que se seguem: Atentamente; Cumprimentos respeitosos de; Sem mais assunto, cumprimen tos de; Aproveitando a ocasio para o cumprimentar atentamente; Esperando resposta, cumprimenta-os; Com os melhores cumprimentos.

 A assinatura Escreve-se geralmente na parte esquerda da folha e a uma distncia aproximada de dois espaos da despedi da. Vem sempre acompanhada da especificao do cargo do remetente na empresa. Pode-se escrever inserindo, antes do nome do assi nante, o do cargo que este ocupa na empresa. Deve escrever -se, por baixo da assinatura, o nome do assinante mquina. Quando o remetente no assina a carta, esta p ode assinar-se por ordem (p.o.), por poder (p.p.) ou por delegao (p.d.) e deve incluir o nome da pessoa que a assina. Na correspondncia comercial tambm costuma figu rar a referncia da pessoa que ditou a carta e a da pes soa que a escreveu.

CORRESPONDNCIA ADMINISTRAO PBLICA

Todos os escritos dirigidos a instncias pblicas devem limitar-se a regras comuns, tanto formais como de contedo, que facilitam o tratamento, a leitura e a conservao/arquivo. A redaco de escritos oficiais faz-se por meio de modelos mais rgidos do que os da comunicao com outras empresas e tem de seguir as formalidades de forma rigorosa. Assim, evitar-se- tanto o carcter pessoal da correspondncia como a improvisao e as frases coloquiais. Antes de se redigir um documento oficial, imprescindvel obter-se as devidas informaes acerca da pessoa que o vai receber. Alm disso, preciso reunir a documentao que inevitvel anexar ao documento oficial. Os tipos de correspondncia oficial so: y A carta y O ofcio y O requerimento y O certificado
A CARTA

Por vezes os particulares podem dirigir-se Administrao por meio de uma carta, desde que no se trate de um assunto oficial e que no existam outras regras especficas de procedimento. Como em qualquer correspondncia oficial, o contedo da carta deve ser adequadamente normalizado por pargrafos e redigido com clareza e conciso. A sua estrutura coincide com a das cartas comerciais, incluindo o timbre, a morada e todos os dados de identificao da empresa.
O OFCIO

a habitual comunicao escrita utilizada pelos organismos oficiais no seu relacionamento com outros organismos oficiais, com empresas privadas e com particulares. Escreve-se normalmente numa folha A4, em sentido vertical. A redaco, tal como no caso da carta, tem de ser breve e concisa.

O REQUERIMENTO

o mais comum dos escritos. Serve para requerer ou pedir uma coisa especfica Administrao ou aos organismos pblicos. Os requerimentos recebem nomes diferentes, dependendo do organismo ao qual se dirigem: y Conhece-se pelo nome de memorial quando dirigido a uma autoridade mxima, como, por exemplo, o chefe do Estado ou o papa. y Chama-se exposio quando se dirige ao Parlamento da nao ou a um rgo do Governo. y Chama-se pedido ao requerimento utilizado para o resto dos casos.
O CERTIFICADO

um documento em que se faz f de algo e que tem valor legal. Pode haver certificados de servios prestados, de estudos realizados, de pagamentos, etc. Para a sua elaborao, utiliza-se geralmente papel de tamanho A4, escrito em sentido vertical, como se mostra de seguida: y Cabealho. Coloca-se na parte superior do certificado, com uma margem de cerca de 3 cm; tal como o requerimento, tem uma margem superior considervel. O cabealho de um certificado constitudo pelo nome e apelidos da pessoa que o envia, acompanhados da especi ficao do seu cargo. Costuma-se escrever em maisculas. y Corpo do texto. Se se escrever na terceira pessoa, o texto precedido do termo CERTIFICA, em maisculas, seguido de dois pontos. Se se redigir na primeira pessoa, esta palavra prvia, tambm em maisculas e seguida de dois pontos, deve ser a seguinte: CERTIFICO. y Local e data. A data escreve-se em letras e costumam constar perto da mesma os efeitos para os quais se passa o documento. y Assinatura e selo. Colocam-se no final e direita da folha.

FAX

O fax serve para enviar mensagens informais e urgentes. Existem formulrios para este tipo de correspondncia que pouco variam de empresa para empresa. A linguagem deve simplificar-se ao mximo para que a mensagem seja clara e concisa.

Em princpio, no necessrio acusar a recepo, que feita automaticamente. Mas o fax no deve ser utilizado para substituir as cartas. Se se tratar de uma correspondncia formal ou oficial pode-se, quanto muito, enviar por fax uma cpia da carta que foi mandada nesse dia pelo correio, indicando isso mesmo no impresso de cobertura.

No se deve mandar parabns ou agradecimentos por fax. prefervel faz-lo pelo telefone. E o mesmo se aplica aos convites. Apenas numa emergncia, no caso de se ter perdido o convite enviado pelo correio, se poder mandar uma cpia por fax.

escusado lembrar que os faxes no devem conter mensagens confidenciais ou ntimas. Nunca se sabe quantas pessoas tero acesso ao nmero de fax do seu interlocutor.

CONVITES

As empresas, sociedades, etc. enviam muitas vezes convites para almoos ou jantares aos seus prprios membros ou colaboradores. Os convites redigem-se sempre em estilo formal e na terceira pessoa e so impressos ou elaborados de forma especial. Costumam ser constitudos por um carto branco em que se encontra manuscrito o nome da pessoa convidada. O convite remete-se com a antecedncia suficiente para que o convidado tenha tempo de o aceitar ou no. Em termos gerais, os convites devem fazer-se com quinze dias ou um ms de antecedncia. Contudo, se se trata de um convite oficial importante, haver que faz-lo com um ms ou ms e meio de antecedncia, para dar tempo a uma organizao perfeita e evitar que os convidados tenham outro compromisso. Em caso algum devemos faz-lo com menos de uma semana de aviso. Tm de figurar a data, a hora e o local do acontecimento. Nos convites para um jantar, costume indicar -se o tipo de vesturio que se exige para a cerimnia. A resposta a um convite tambm se redige na terceira pessoa. Quando o convite pede resposta (R.FF), deve responder-se no prazo de 48 horas, visto que os responsveis pela organizao do acontecimento precisam de saber quantas pessoas estaro presentes para passarem fase seguinte, que a elaborao da lista definitiva dos convidados. A resposta poder ser oral, mas por questo de considerao dever-se- responder por escrito.

DIVERSOS TIPOS DE CONVITES CONVITES FORMAIS

Fazem-se sempre em carto de boa qualidade e impresso, indicando na primeira linha a designao do cargo do dono da casa ou da entidade que convida. O nome do convidado tambm deve ser precedido da sua qualidade ou ttulo. Deve-se indicar o acto para que convidado, o local, a data, a hora e o traje. O texto impresso pode variar e ser feito expressamente para determinada ocasio, sendo aceitvel no personalizar o convite, sobretudo se se tratar de um acontecimento de grande envergadura para o qual vo ser enviados centenas de convites. Nesse caso aparecer impresso no convite convida V Ex.a ou V Ex.as se o convite for extensivo aos cnjuges. S no envelope aparecer o nome do convidado.

No caso de serem menos convidados poder imprimir -se o convite com a indicao de todos os dados, deixando -se apenas um espao para preencher mo com o nome do convidado. prefervel no imprimir a morada da empresa no convite, se se quiser utilizar o convite para vrias ocasies e diversos locais. Muitas vezes, a empresa promove eventos em restaurantes, hotis, etc. Para essas eventualidades que h vantagem em ter convites onde se possa escrever mo o local do acontecimento.

Tambm se podem utilizar convites normais da empresa e preencher conforme a ocasio em causa.

No caso de jantares ou almoos, os convites so pessoais e ningum se dever fazer representar. Mas em cerimnias pblicas, as pessoas colocadas em posies hierarquicamente superiores podem fazer -se substituir: um membro do Governo pode, p or exemplo, ser representado pelo seu chefe de Gabinete; o presidente do Conselho de Administrao de uma empresa pode enviar um colega seu ou um director.

CONVITES INFORMAIS

Podem ser feitos em papel de carta normal e usam -se para as situaes menos cerimoniosas da vida de uma empresa (apresentao de produtos, inaugurao de servios, etc.)

Mesmo num convite informal deste tipo, dever haver o cuidado de o personalizar. Ainda que seja todo preenchido mquina, nos sobrescritos deve evitar-se a utilizao de etiquetas sendo prefervel usar um mailing computorizado, se for impraticvel faz -lo a mo. Os convites formais no devem ser enviados por fax a no ser que haja problemas com o correio (altura do Natal ou de frias, por exemplo). Nesse caso, deve telefonar antes a explicar a razo por que vai enviar cpia do convite por fax seguindo o original nesse mesmo dia pelo correio. Esta regra aplica-se sobretudo quelas pessoas com quem faa mais cerimnia e cuja presena no acontecimento seja de fac to uma honra.

CONVITES PARTICULARES

No obedecem a grandes formalismos e podem ser feitos por escrito pessoalmente ou pelo telefone. No ltimo caso, se o convite tiver sido aceite com bastante antecedncia ou se se tratar de um jantar com muitos convidados, deve confirmar-se o convite telefnico. Este serve no apenas para recordar o convite mas para precisar a data, hora, o local e o traje. Se o evento for num stio difcil de localizar, deve enviar -se um mapa anexo.

CARTES DE VISITA

Os cartes de visita, tal como os convites, tm tamanhos variveis e podem apresentar vrias formas. Deve igualmente haver o cuidado de escolher um bom papel. S nos cartes profissionais se deve indicar a morada e o nmero de telefone. prefervel ter dois tipos de cartes, um s com o(s) nome(s) e outro com a profisso e a morada. Os cartes devem estar sempre impecveis, sem dobras nem manchas, por serem uma extenso da imagem. Por isso, convm guard -los numa carteira dentro do bolso, e no no porta-moedas. Quando se envia o carto sem nenhuma mensagem deve -se, em todo o caso, riscar o ttulo. E, quando se manda um carto a algum que nos trata pelo nome prprio, de bom tom riscar tambm o apelido.

O carto deve ser utilizado como um todo e o nome deve entrar na mensagem ou funcionar como assinatura. Por isso, ao escrever um carto, deve ter o cuidado de verificar se fez a concordncia verbal de toda a mensagem. Por exemplo, se comear por escrever em cima do nome uma frmula de cortesia (com os melhores cumprimentos, com um abrao, com considerao e respeito, etc.), a seguir ao nome, em vez de escrever agradeo, deve escrever agradece ou a agradecer. Se preferir escrever toda a sua mensagem a seguir ao nome, deve colo car uma vrgula e escrever a cumprimentar a despedir-se, etc. Se escrever tudo antes do nome este funciona como assinatura: Com os melhores cumprimentos de.... ou apenas com os melhores cumprimentos.

No caso de apenas escrever uma frmula de cortesia antes do nome, este funciona como assinatura.

S se deve assinar o carto de visita se escrever apenas no verso do mesmo. Nesse caso, pode-se utilizar o carto como se fosse um carto normal em branco.

Pode tambm podem ser utilizadas abreviaturas. As abreviaturas mais utilizadas so as seguintes: a.a. a agradecer, a.f a felicitar; a.d. a despedir-se s.p. sentidos psames

Estas abreviaturas usam-se sobretudo quando se entrega o carto em mo ou se passa por casa de algum a deix -lo e a pessoa no est. Se o mandar pelo correio, parte-se do princpio que teve tempo para escrever a mensagem sem abreviaturas. Os cartes podem entregar-se no princpio ou no fim de uma reunio. Quando chegar a uma empresa onde vai pela primeira vez deve entregar o carto recepcionista ou secretria para que ela o possa anunciar como deve ser. No caso de uma refeio de negcios nunca se deve entregar o carto quando j se tiver comeado a comer. E prefervel faz -lo no momento das despedidas. E, mais uma vez, a pessoa mais i mportante que toma a iniciativa de entregar o seu carto, pedindo tambm o do outro.