Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Introduo A permanente necessidade da reduo dos custos nas empresas tem colocado as decises relativas a compras, armazenamento e stocks, num patamar de crescente importncia, no contexto da melhoria da competitividade organizacional. Tendo h muito sido identificada como a rea funcional com maior peso nos custos das empresas, dos custos. #um contexto econ$mico interno e externo particularmente dif%cil, como o &ue igualmente vista como um importante sector gerador de mais!valias, contri"uindo para o lucro das organizaes, pela via da reduo

presentemente se vive, torna!se ainda mais evidente a importncia estrat gica desta rea da empresa, &ue tem merecido ao longo dos anos a ateno dos te$ricos da gesto. 'econhecendo a importncia crescente das compet(ncias neste dom%nio e sendo a gesto do aprovisionamento um dos elementos "ase para a gesto de stocks, este tra"alho de"ruar!se! so"re os factores determinantes para uma gesto eficaz do aprovisionamento. )u se*a, considerar as caracter%sticas da unidade hoteleira de refer(ncia, a implementao f%sica do economato, a implementao de sistemas organizacionais e de controlo +documentao interna e externa,, assim como a adopo de politicas de compras e de gesto de stocks ade&uadas.

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro I - O aprovisionamento Hoteleiro A a&uisio de g neros e mercadorias constitui uma das maiores

preocupaes do hoteleiro, no s$ pela necessidade de manter o esta"elecimento permanentemente a"astecido, como, ainda, pelo facto de as referidas mercadorias deverem corresponder, em &ualidade e preo, aos verdadeiros interesses e exig(ncias da explorao. -ortanto, torna!se indispensvel a cola"orao entre todas as seces envolvidas, com vista . o"teno das mercadorias necessrias, com a &ualidade exigida, ao melhor preo e em tempo /til. #o entanto, no se trata apenas de uma &uesto organizacional em termos de pol%ticas de gesto. Trata!se, pois, de criar infra!estruturas materiais e humanas &ue sirvam os prop$sitos da gesto do aprovisionamento e por se&u(ncia, os da empresa. )u se*a, devero ser criadas condies, desde o Layout do economato, formao tica e profissional dos cola"oradores aos sistemas de gesto e controlo, para &ue se efective uma gesto eficaz.

1) Enquadramento A 0esto do Aprovisionamento 1oteleiro, assim como em todas as empresas, dever ser adaptada . realidade das necessidades da organizao em causa. -ois, dependendo da sua dimenso ser $"via a proporcional complexidade da gesto. -osto isto, para um melhor entendimento da 0esto do Aprovisionamento 1oteleiro aplicado a um caso prtico, o estudo ter por "ase o 21otel 3334. ) referido hotel, em"ora o"*ecto de estudo de um mero pro*ecto, representa perfeitamente uma realidade concreta.

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro Identificao da Unidade Hoteleira

#ome 5 categoria 6orada Telefone 7ax e!mail 8ontri"uinte Caractersticas do hotel

) empreendimento hoteleiro localiza!se a 9 km do centro da 8idade :, numa zona estrat gica de acesso e em harmonia com o meio am"iente. ;st inserido numa zona verde de "eleza /nica, reunindo todas as condies ideais para a sua actividade e constitu%do por<

= ;dif%cio com 9 pisos, = 8ampo de golf de > "uracos, com ?@AmB = -iscina exterior +B@mx9@m, 5 = para crianas B 8ourts de t nis composto por<

) edif%cio

Audit$rio com capacidade para B9@ pax, com e&uipamento para traduo simultneaC Dar com capacidade para =@@ pessoasC Business Center; 8ozinhaC 'estauranteEFala de "an&uetes com capacidade para B@@ paxC 9 Falas polivalentes +G x =@@mB e B x ?9mB,C F-A +piscina e ginsio,C B ;spaos comerciais +H@mB e G@mB,C =B@ Iuartos distri"u%dos pelo =J ao GJ andar<

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro ! KL Iuartos duplos, ! H@ Iuartos tMins, ! H Fuites *unioresC B@ Apartamentos T=, no HJ andarC -ar&ue autom$velC Navandaria.

$ervios

Especifica es do departamento de !limentao e "e#idas

) 1otel oferece os servios ditos tradicionais da hotelaria, com a particularidade de os apresentar de forma melhorada e inovadora< Fervio de Duffet para os pe&uenos!almoosC Almoos e *antaresC Room service; Cocktails, recepes, coffee-break, brunch e outros servios de alimentao e "e"idas de apoio a reunies, congressos e outros eventosC Dan&uetesE8atering.

Co%inha As instalaes da cozinha * conferem as cmaras de refrigerao e congelao, assim como os espaos destinados aos tu" rculos, legumes e frutos, produtos lcteos e charcutaria, para respectivo armazenamento e utilizao. ;sta opo tem como o"*ectivo o de evitar a duplicao do e&uipamento de conservaoErefrigerao e congelao +cozinha e economato,. -or outro lado, atri"uir a responsa"ilidade directa de produtos de fcil deteriorao a &uem det m melhor conhecimento t cnico e prtico para uma gesto ade&uada.

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro ;stes produtos alimentares devero ser armazenados por g neros +frutos e legumesC tu" rculosC produtos lcticosC charcutariaC peixe frescoC peixe congeladoC carne frescaC carne congelada, em zonas aut$nomas, com caracter%sticas espec%ficas< 'ede de saneamento e drenagemC -ortas com isolamento t rmicoC -avimento de fcil higienizao e antiderrapanteC 'evestimento interior de azule*oC 6$dulos ou elementos com"inveis de refrigerao e de congelao, munidos de prateleiras, term$metros e outros utens%lios, consoante o fim a &ue se destinaC Term$metro no interior de cada zonaC Oluminao.

A recepo destes produtos ser feita, sempre, pelo economato &ue depois de conferir +o documento do fornecedor com a nota de encomenda, o peso, &uantidade, &ualidade e estado de conservao, *untamente com o chefe de cozinha,, imediatamente os transfere para a cozinha. Fer esta"elecido um horrio para a recepo das diferentes mercadorias de acordo com a disponi"ilidade do chefe de cozinha afim de proceder ao controlo ade&uado das referidas mercadorias.

&) Implantao do economato P designada de economato as instalaes onde so armazenadas as mercadorias e outros artigos necessrios .s actividades do 1otel. A sua implementao f%sica deveria ser sempre o"*ecto de estudo pr vio a&uando a pro*eco ar&uitect$nica do edif%cio com vista . renta"ilizao do espao, .s acessi"ilidades interseces e ao acondicionamento $ptimo das mercadorias.

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

'a(out

#este caso situar!se! na cave do edif%cio, *unto do local da recepo de mercadorias, pr$ximo da cozinha e das seces &ue mais afluem aos seus servios. ) local de acesso para os fornecedores dever ser independente e isolado dos circuitos dos h$spedes e dos clientes do hotel +internos e externos,.

Qever ter a seguinte configurao<

)emperatura

A temperatura do economato dever ser controla. Qever ser um local "em ventilado e afastado das canalizaes de gua &uente, ou se*a, fresco e seco.

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro *ateriais+construo

) economato dever constru%do de forma a prever &ual&uer situao &ue ponha em perigo o estado de conservao dos produtos armazenados eEou os intervenientes &ue nele operam. Qever< * Fer revestido material lavvel e antiderrapanteC * ;star isolado contra pragas e humidadesC * Ter sistema de ventilaoErenovao de arC * Ter sistema de saneamento e drenagemC * Ter alarme contra inc(ndiosC * Ter iluminao ade&uadaC

!cessi#ilidade

8omo * foi referido, as acessi"ilidades do economato devero ser condicionadas e ao mesmo tempo de fcil acesso. 8ondicionadas, relativamente ao exterior, permitindo o acesso exclusivo aos fornecedores &uando estes estiverem previstos ou 2agendados4. Qevero oferecer condies de cargaEdescarga ade&uadas +porta larga, rampa de acesso a monta!cargas e circuito amplo para mano"ras,. Qe fcil acesso, em termos de circuitos internos, .s seces &ue pela natureza das suas actividades, mais vezes se 2socorrem4 da seco do economato. ;stes devero ser constitu%dos por corredores amplos e com espao suficiente para a circulao de monta!cargas.

,) Or-ani%ao fsica do economato

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro A organizao do espao do economato dever convergir para a economia do esforo e do espao e ao mesmo tempo de utilidade prtica e de fcil controlo. -osto isto, deveremos ter em considerao os aspectos seguintes< Equipamento

) e&uipamento necessrio para o economato ser< * -rateleiras de material resistente e lavvel. * Tinas com gua canalizada. * 6esas de apoio. * Dancadas de apoio. * 0arrafeiras. * 8ontentor de lixo. * Ar&uivo. * Fecretria, computador, telefone, cadeira, ar&uivo, material de escrit$rioEpapelaria, calculadora. * 7acasE3!acto. * Term$metro infra!vermelho. * Ta"ela de temperaturas. * ;scadote. * 8arro monta!cargas. * NuvasEe&uipamento de proteco individual. * ;xtintores e sistema de alarme contra inc(ndios. * Dalanas, constantemente aferidas * 6anual de "oas prticas.

*ovimentao. $u#divis es e Caractersticas das su#divis es

8onforme est desenhado na figura no ponto B (layout,, dever haver uma zona de recepo de mercadorias, situada entre a porta para o exterior +acesso aos fornecedores, e a zona de armazenagem. ;ste local destina!se . recepo de mercadorias ad&uiridas no exterior, onde devero ser conferidas pela nota

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro de encomenda e pelo documento &ue as acompanha +factura, guia de remessa ou venda a dinheiro, pesadas ou contadas, verificadas &uanto ao seu estado de conservao eEou prazos de validade, antes de serem encaminhadas para os respectivos locais de armazenamento ou consumo. A zona de armazenagem est repartida por &uatro espaos independentes< um destinado . armazenagem dos produtos de higiene e limpezaC outra destinada aos artigos de papelariaC o ga"inete +ou espao e e&uipamento, reservado ao ec$nomo para o exerc%cio das suas funes com algumas paredes em vidroC e a terceira, a maior, destinada aos restantes produtos alimentares. #esta /ltima est inclu%da a cave geral, e&uipada com garrafeira para melhor acondicionamento e controlo das "e"idas alco$licas. Iuanto .s duas primeiras reas optou!se pela sua independ(ncia f%sica face . terceira, pois, a natureza dos produtos a armazenar re&uer o seu isolamento como medida preventiva dos riscos de contaminao ou deteriorao. ;xiste, para al m do corredor de acesso .s restantes seces do hotel, um pe&ueno compartimento destinado ao lixo proveniente das em"alagens das mercadorias rece"idas &ue no final do dia dever ser removido para o exterior e o espao dever ser higienizado.

/) )arefas administrativas do economato ;c$nomo, o tra"alhador &ue compra, &uando devidamente autorizado,

armazena, conserva e distri"ui as mercadorias e artigos diversos destinados . explorao das cantinas, refeit$rios e esta"elecimentos similares. 'ece"e os produtos e verifica se coincidem, em &uantidade, &ualidade e preo, com o discriminado nas notas de encomenda ou simples re&uisies, toma provid(ncias para &ue os produtos se*am arrumados nos locais apropriados, consoante a sua naturezaC responsvel pela sua conservao e "eneficiao, de acordo com a legislao sanitria e salu"ridade, fornece as seces de produo, venda e manuteno dos produtos solicitados, mediante as re&uisies internas devidamente autorizadas, mant m sempre em ordem os ficheiros de preos de custo, escritura as fichas e mapas de entradas, sa%das e devolues, &uando este servio for da compet(ncia do economato, ela"ora as 9

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro re&uisies para os fornecedores &ue lhe se*am determinadas, com vista a manter as exist(ncias m%nimas fixadas superiormente e tam" m as dos artigos de consumo imediatoC procede periodicamente a inventrios das exist(ncias, em &ue pode ser assistido pelos servios de controlo ou por &uem a direco determinar. 7ornece a esta nota pormenorizada *ustificativa das eventuais diferenas entre o inventrio f%sico e as exist(ncias anotadas nas respectivas fichas e responsa"iliza!se pelas exist(ncias a seu cargo. )rdena e vigia a limpeza e higiene de todos os locais do economato. Qe um modo geral, as funes do ec$nomo difundem!se nas tarefas administrativas do economato &ue so< 0ecepo

8onsiste no rece"imento das mercadorias entregues pelos respectivos fornecedoresC conferimento das mesmas pelo encomendado +nota de encomenda, e pelo documento &ue as acompanha +factura, guia de remessa ou venda a dinheiro,C a sua &ualidade, estado de conservao, prazo de validade e, eventualmente, preo acordadoC devolver &uando esta no apresentar os re&uisitos exigidosC registar a entrada das mercadorias no sistema informticoC ar&uivar a documentao ou &uando for o caso encaminha!la para a seco de compras +facturas ou vendas a dinheiro,.

!rrumao

Rma "oa metodologia organizacional na &uesto da arrumao dos artigos para stock proporcionar, sempre, um "om controlo e por conseguinte, uma "oa gesto. -ara o efeito, dever!se! implementar algumas regras importantes< * 8umprimento das normas do 1A88- +limites de temperaturas e higiene e segurana dos alimentos,. * )s artigos devero ser agrupados por g neros e acondicionados no mesmo grupo de prateleiras. * )s artigos devero ser colocados nas prateleiras, sempre no mesmo local, para maior facilidade do servio e inventariao. 10

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * -ara uma maior rapidez do servio e economia dos esforos, devero colocar!se nas prateleiras mais acess%veis os artigos mais fre&uentemente re&uisitados. * #as prateleiras mais "aixas, os artigos mais pesados. * Feparao e distri"uio segundo a tipologia dos artigos e prazos de validade +sistema 7O7),. ;m termos administrativos dever!se! proceder . eti&uetagem para

identificao de produtos espec%ficos aplicando o princ%pio de rastrea"ilidade com utilizao de m&uina apropriadaC seguir a metodologia organizacional de forma a facilitar o controlo da deteriorao, desvios e inventariao. Conservao

A conservao consiste no controlo entre o inventrio permanente versus o inventrio de contagem e na higienizao do e&uipamento e local. 'evantamento

;sta tarefa refere!se a processo de atender .s necessidades das outras seces, mediante re&uisio interna, assinada pelo responsvel da seco e na actualizao do inventrio. 1istri#uio

S o processo de transfer(ncia de mercadorias do economato para a seco re&uisitante, e seu registo no sistema informtico.

II - Or-ani-rama departamental+sectorial do Hotel ) 1otel 6ondego dispe de KB cola"oradores distri"u%dos pelos vrios departamentos e seces. A estrutura hierr&uica organigrama< representada pelo seguinte

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Direco

A""i"tente #irec$%o

A&B

Contabilidad e/Financeiro

Comercial/ Marketin

Alo!amento

(ec)r"o" *)mano"/ +)alidade

(ela$,e" -)blica"/ Coord./r)0o "

Man)ten$%o

Co&in'a

(e"ta)rante

Bar

4conomato

Com0ra"

Andare"

(ece0$%o

3a2andaria

Co0a

Ca1etaria/ (oom "er2ice

-artindo do princ%pio de &ue o 1otel 6ondego ainda ir iniciar a sua de actividade, verificou!se a necessidade da exist(ncia da seco de 8ompras. Rma vez &ue ainda no existe um sistema de a&uisies ao exterior implementado com uma "ase de dados de potenciais fornecedores para todas as mercadorias previs%veis, este tra"alho de pes&uisa e contacto dever ser efectuado por uma seco especializada. -or outro lado, ser de toda a conveni(ncia &ue esta seco este*a directamente envolvida com as &uestes financeiras do 1otel, de forma a poder con*ugar os recursos dispon%veis com as necessidades emergentes +criando, tam" m, uma 2esp cie4 de presso estrat gica para a procura das melhores solues,. )u se*a, a seco de compras pertencer ao departamento 7inanceiroEconta"ilidade. -ortanto, o economato estar hierar&uicamente su"ordinado ao departamento de Alimentao e "e"idas, mas para o"ter mercadorias do exterior dever recorrer . seco das compras, mediante aprovao do Qirector de ATD, &ue 12

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro por sua vez proceder .s respectivas a&uisies, mediante

autorizaoEassinatura do Qepartamento 7inanceiroEconta"ilidade. ;m termos funcionais, apresento o seguinte es&uema<

Com0ra"

4conomato (ece0$%o da" mercadoria "

4conomato 3ocai" de arma&enam ento

:ec$,e"

-a0elaria

Arma&5m

-rod)to" 'i iene e lim0e&a

Co&in'a

Ca2e

6leo" e a&eite"

4"0eciaria"

Cereai"/ arro&

Ma""a" aliment7cia "

Farin'a"

(e1ri erant e"/ 8 )a

9)tro" arti o"

3e )me" 38cteo" -ei;e 4tc.

9)tra" "ec$,e"

8aracter%sticas<

$eco de compras

* 8onhecimento da gama de produtos utilizados pelo hotel.

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * Qeve estar sempre ao corrente dos preos do mercado e ter muita experi(ncia em compras +conhecimento so"re as formas de negociar, * Qeve conhecer os princ%pios de conta"ilidade. * Uisita os mercados para se dar conta das condies de compra mais favorveis. * Fe necessrio, prepara os contratos de compra para o director ATD. * )rganizao e controlo dos documentos referentes .s transaces comerciais e interseces para imputao de custos. * Qeve tra"alhar em estreita cola"orao e satisfazer o mais rapidamente poss%vel as necessidades do economato. * -roceder .s a&uisies necessrias para todos os servios, ap$s ade&uada instruo dos processos. * 'ealizar prospeces do mercado com vista a localizar os fornecedores e artigos necessrios . actividade do hotel. * ;fectuar anlises so"re os fornecedores, designadamente no &ue respeita .s suas capacidades e condies de fornecimento, procedendo . actualizao do respectivo registo. * )rganizar e controlar os processos de compras e consultas para a&uisio de "ens e servios. * Qesencadear os procedimentos de consultas ade&uados .s a&uisies. * -romover a consulta, recepo, anlise e relat$rio das propostas apresentadas pelos fornecedores e prestadores de servios +ela"orao de mapa comparativo de preos propostos,. * ;la"orar as notas de encomenda, procedendo, em cola"orao com o departamento de 8onta"ilidade, ao seu compromissoC * -roceder ao controlo das compras ou contratos, nomeadamente atrav s da vigilncia de prazos e verificao de &uantidades e &ualidades, com "ase na consulta aos dados dispon%veis. * 8ontrolar os prazos de entrega dos "ens, avisando os fornecedores em caso de atraso na entrega dos "ens e servios.

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * 8ola"orar na apreciao das propostas de fornecimento. * 'ece"er as facturas relativas aos fornecimentos executados e garantir a sua confer(ncia com o processo de despesa promovido pela seco e posterior envio da factura para a conta"ilidade. * 'ecepo de facturas conferidas pelos servios re&uisitantes e promovendo o envio para a 8onta"ilidade para li&uidao.

III - !s aquisi es A a&uisio de mercadorias a funo &ue consiste em a"astecer a empresa e

colocar . sua disposio, nas melhores condies de preo, de &ualidade, de &uantidade, de pagamento e de prazo de entrega, todas as mercadoria e produtos necessrios . sua actividade. -ara &ue este processo produza resultados $ptimos para a empresa a todos os n%veis, dever!se! analisar os seguintes elementos<

1) 2olitica de compras V semelhana de &ual&uer empresa, tam" m as empresas hoteleiras devem definir uma politica de compras &ue assegure o "om funcionamento das suas operaes, por um lado, e garantam o menor investimento poss%vel, por outro. #este sentido, uma politica de compras dever conferir os seguintes aspectos< * Fer esta"elecida pela Qireco do 1otel, nomeadamente na gesto de stocks, crit rios de seleco de fornecedores, prazos de pagamento. * 8onvergir a escolha dos tipos de produtos para cada tipo de clientela. * 8onsiderar as condies e espao dispon%vel de

armazenamento, assim como os respectivos custos.

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * A Nocalizao dos fornecedores seleccionados ou possiveis, afim de poder prever a facilidade de entrega ap$s encomenda das mercadorias. * As condies gerais do mercado +por exemplo< aprovisionamento antes da su"ida dos preos, aproveitamento dos preos de &uantidade,. &) 2rocesso de compra -ara uniformizar e simplificar a descrio do sistema de a&uisies, a"aixo designo as entidades intervenientes num processo de a&uisio de um "em, de um modo /nico e gen rico.

Feco ! ;ntidade pertencente ao hotel e &ue consome "ens. 7ornecedor ! ;ntidade designada para fornecer, ou * fornecedora, de um "em. 7irma ! ;ntidade pass%vel de consulta para fornecimento e &ue pode vir a ser 7ornecedor. ;conomato ! Feco &ue gere o material em stock e a sua entrega .s outras Feces do hotel e o espao onde so depositados, de um modo provis$rio, os "ens ad&uiridos.

8ompras ! Fervio &ue efectua e gere o processo de a&uisio de um "em.

8om estes intervenientes definidos, as vrias fases &ue integram o fornecimento, de um "em a uma seco, podem descrever!se do seguinte modo< =. Iuando uma seco necessita de um "em pede!o . seco de ;conomato atrav s de uma 'e&uisio interna. B. ) ;conomato verifica a exist(ncia do "em em armaz m. G. Fe houver no economato o "em pretendido este acompanhado da c$pia da re&uisio interna. entregue . seco

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro H. Fe no houver no economato, d!se in%cio a um processo de a&uisio atrav s da seco de compras. 9. A seco de compras efectua o processo de consulta ao mercado e tomada uma deciso de a&uisio de um "em a uma dada 7irma, a &ual formalizada por uma 'e&uisio oficial ou #ota de encomenda, aprovada e assinada pela direco do departamento a &ue pertence +ATD,. L. ) 7ornecedor, ap$s a recepo da 'e&uisio oficial ou #ota de encomenda, entrega o "em ao 1otel. A entrega, dependendo do tipo de "em, pode ser no economato ou na seco. #o entanto, &uem acusa a recepo do "em o ;conomato atrav s da recepo da 0uia de remessaE7actura do 7ornecedorEUenda a dinheiro. K. Ap$s entendimento de "oa recepo do "em +&ue se torna pass%vel de pagamento, o "em ou as mercadorias so registadas no sistema informtico +nas entradas, ficha do produto e seco de armazenamento,. ?. Qepois sero, ento, efectivamente armazenadas ou transferidas para a seco re&uisitante +&uando for o caso da transfer(ncia, o ec$nomo dever efectuar o registo nas sa%das de mercadorias e anexar o documento &ue acompanha as mercadorias previamente re&uisitadas ! re&uisio interna,. #o entanto, a compra uma tarefa de grande responsa"ilidade, pois no s$ o ponto a partir do &ual definido

envolve elevadas despesas, como tam" m o custo e a &ualidade do produto final.

-or outro lado, as mercadorias em geral +mercearias, "e"idas, produtos de limpeza, papelaria, devero ser encomendadas pela gesto do stock m%nimo. )u se*a, dever ser estipulado um stock m%nimo para cada produto, em funo do consumo m dio dirio e do seu tempo de aprovisionamento previs%vel, no caso do 1otel 6ondego, desde a sua encomenda at . sua entrega na unidade hoteleira. Iuando o produto atingir o stock m%nimo +&uantidade m%nima previamente calculada, dever ser efectuada a encomenda do mesmo produto. 17

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

#o caso dos produtos perec%veis ou frescos, as compras devero ser feitas diariamente ou dois em dois dias +dependendo da localizao dos fornecedores,, devido . necessidade do seu consumo imediato e .s oscilaes da procura +previso de clientela ! estimativa mais concreta,. )u se*a, dever existir um sistema de controlo das exist(ncias informatizado de forma a permitir uma actualizao dos stocks permanente assessorada pelo registo das entradas e sa%das de mercadorias para a determinao dos n%veis decis$rios de um produto< * #%vel mximo de stock W &uantidade de produto mxima tolerada em stock. ;xcedendo representa um custo agravado. * #%vel do pedido automtico W &uantidade de produto em stock so"re o &ual o sistema avisa a seco de compras +ponto 8, para proceder .s respectivas a&uisies +durante o processo de reposio do stock, a &uantidade de exist(ncia &ue ir ser consumida representada pelo segmento de recta 8QC o segmento do recta AD, representa a &uantidade de exist(ncia consumidas desde o n%vel mximo de stocks, interceptando o n%vel do pedido automtico at a n%vel m%nimo num intervalo de tempo,. * #%vel m%nimo W &uantidade de exist(ncias de um produto &ue deve haver sempre em stock. * 'eserva inating%vel W refere!se . &uantidade de exist(ncias do n%vel m%nimo de stock &ue assegura a actividade do hotel, num intervalo de tempo, sendo os servios previs%veis. 8omo, na prtica, no se pode prever, em a"soluto, as &uantidades a consumir, esta reserva nunca dever "aixar.

;ste sistema de controlo em termos de ponto de compra pode pelo seguinte grfico<

representado

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Quantidade

Nvel mximo Nvel de pedido automtico

C Nvel mnimo Reserva inatingvel Tempo D B - onto crtico

)s n%veis de stocks devero ser calculados considerando< * 'itmo de compra face . sazonalidade +determinar a variao da procura segundo as estaes do ano, * ;spao dispon%vel para a armazenagem * -er%odos de alterao inerentes . natureza dos produtos. -ortanto, o processo de compra tem por "ase, para al m da informao ou o conhecimento das entidades &ue podero satisfazer essas necessidades +fornecedores,, a expressoElevantamento das necessidades de produtos e servios pr$prios da actividade do hotel, ou se*a< * Tipo de produto ou servio a comprar, * Iualidade do produto pretendida +caracter%sticas espec%ficas,, * Iuantidade necessria a comprar tendo em conta os desvios ou perda, gastos com o armazenamento, o transporte das mercadorias, as promoes, o oramento dispon%vel e a &uantidade do stock m%nimo, * -razo de entrega e validade do produto +carcter de deteriorao, face .s condies de armazenamento, . rotatividade de stocks e a sua distri"uio pelas seces do hotel com a devida anteced(ncia e efici(ncia, 19

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * -reo &ue o hotel est disposto a pagar, 2o preo saudvel4 ou 2*usto4 considerando &ualidade, &uantidade, prazo de entrega e custo da transformaoEproduo, pois, so factores &ue interferem no preo final do produto a pagar pelo consumidor, * -edido de compra e respectivos procedimentos.

'esumindo, os fundamentos do processo de compra regem!se pelo guiaE&uestionrio dos H XYs< * What? W ) &ue comprar, &ual a &uantidade, &ualidade e preo, * When? W Iuando comprar e &uando &ue se vai utilizar, * Where? W )nde comprar e onde armazenar * Why? W -or&u(, a escolha da&uele produto.

,) 0ecepo das mercadorias A recepo das mercadorias consiste em garantir de &ue o hotel est a rece"er os produtos na &uantidade e &ualidade solicitados, ao preo acordado e de &ue o seu acondicionamento ade&uado na armazenagem ou feita a sua transfer(ncia directa para as seces, ou, &uando no verificadas as caracter%sticas dos produtos exigidas, proceder . devoluo imediata. -ara &ue a recepo das mercadorias se*a "em sucedida dever!se !a verificar os seguintes re&uisitos< o 2essoal da recepo ) ec$nomo ser o responsvel pela recepo de todos os produtos. 6as, &uando se tratar de produtos perec%veis com destino . seco da cozinha dever ser, sempre, assistido pelo chefe de cozinha cu*a funo para a "oa recepo ou devoluo dos produtos. determinante

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro -ara desempenhar o cargo de ec$nomo do hotel 6ondego, dever auferir de caracter%sticas espec%ficas, tais como< * Ter um conhecimento perfeito das diferentes mercadorias e uma grande compet(ncia relativa .s &ualidades dos produtos alimentares e aos meios de proceder . sua conservao. * Qeve ser conhecedor da origem dos produtos &ue compra. * Qeve conhecer os princ%pios de conta"ilidade. * Qeve aprimorar na sua conduta tica e profissional. * Qeve ser met$dico, organizado e responsvel. * 8umprir os sistemas implementados de gesto, controlo e segurana alimentar. * Qeve cooperar, cola"orar e ser eficaz na satisfao dos pedidos de todas as seces.

o 3acilidades para a recepo 8onforme * foi mencionado, a recepo de mercadorias dever ser de fcil acesso e ade&uadas .s cargas e descargas de mercadorias. ) circuito dever ser independente dos restantes circuitos de tal modo a &ue estes no percepcionem a sua exist(ncia. ) planeamento para a recepo de mercadoria, em termos de calendarizao +dia da semana, m(s e hora, dever ser ela"orado de acordo com os seguintes aspectos< * Qisponi"ilidade dos intervenientes +chefe de cozinha e ec$nomo,. * 6ovimentao do hotel +nas horas de menor actividade no hotel,. * 8onveni(ncia administrativa a n%vel de gesto de stocks. * 'egularidade dos consumos versus entregas +rotao de stocks,.

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro o Especifica es das normas de recepo ) procedimento "aseia!se na comparao das guias de remessa ou facturas com as notas de encomenda e por meio de uma inspeco f%sica dos produtos entregues +&uantidade, &ualidade, estado de conservao e preo,. #o entanto, nunca demais referir a importncia das condies t cnicas e

administrativas essenciais para &ue as normas se cumpram< * ;strutura f%sica +acessi"ilidades, espao, * ;&uipamento ade&uado +"alanas, lavat$rios, etc., * 8onhecimentos t cnicos +clculo, operacionalidade do sistema informtico ou manual, * 8onhecimento de alguma legislao especifica +organizao, conservao e segurana alimentar,.

o 0e-istos de recepo Ap$s a verificao na recepo da mercadoria dever ser feito o registo da operao< * ;ntrada da factura * ;ntrada da mercadoria +actualizao dos stocks, ou devoluo +registo da nota de devoluo, * ;specificao da seco armazenadora +economato ou outra, para onde a mercadoria vai.

o !uditoria 4 recepo Qever ser feita regularmente, mas no previs%vel, auditoria . recepo afim de inspeccionar o processo da recepo de mercadorias< ) auditor dever verificar< * -esos 22

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * Iualidade dos produtos * Nanamentos no sistema informtico * -razos de validade * 8onservao das em"alagens e produtos * Armazenagem seguindo o sistema 7O7)

/) Controlo da compra A exist(ncia de um mecanismo de controlo para as compras proporciona . gesto do hotel alcanar os seus o"*ectivos, dos &uais, renta"ilizar a "aixo custo. -articularmente, nas compras para &ue o controlo se efective de uma forma $ptima dever!se! verificar os seguintes etapas< Especifica es da compra

) responsvel pela compra, neste caso o responsvel pela seco de compras, dever especificar na nota de encomenda o produto ou produtos pretendidos, as &uantidades necessrias, o preo unitrio previamente acordado e outras o"servaes, sempre &ue necessrio. Coordenao da compra

#esta etapa, devero ser tomadas as decises relacionadas com as &uantidades, a data da compra e a &uem comprar. ) resultado +nota de encomenda, dever ser assinado pelo responsvel da seco de compras e pelo director do departamento a &ue a seco re&uisitante pertena. !utori%ao da compra &ue ir validar a

#o caso do hotel 6ondego, o responsvel pela conta"ilidade encomenda.

23

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro !uditoria da compra

#a auditoria da compra dever constar os aspectos a"aixo descriminados< * Rtilizao dos fornecedores seleccionados * Anlise dos fornecedores seleccionados relativamente .s condies mais favorveis +preos, prazos de entrega, etc., * Uerificao dos stocks em armaz m +stock m%nimo e mximo,.

I5 - ! arma%ena-em A superf%cie necessria para os locais de armazenagem alguns factores a ter em considerao< * Nocalizao do hotel * 7acilidades de a"astecimento * Tipo de clientela * 8oeficiente de utilizao do restaurante, "ar, alo*amento, etc. * Fazonalidade do hotel. ;sta rea de armazenamento dever estar "em e&uipada e organizada de forma a permitir o seu perfeito conhecimento para< o !rma%enar os produtos -ara o hotel 6ondego, o"*ecto de estudo neste tra"alho, e como * foi referido nos pontos B e G, o espao dever ser ade&uado . dimenso do hotel e a sistema de armazenagem implementado< mercearias, vinhos, artigos de papelaria e artigos de limpeza, para o economatoC os produtos perec%veis ficaro armazenados na cozinha. varivel existindo

o 'ocali%ar os produtos mais anti-os ) m todo mais eficaz para a localizao dos produtos mais antigos, para al m da "oa organizao em termos de acondicionamento das mercadorias, a

24

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro utilizao do sistema de 0esto 7O7), tam" m * referido. ;ste sistema consiste na utilizao para consumo dos artigos mais antigos para o mais recente, ou se*a, o primeiro artigo a dar entrada no stock ser o primeiro a ser consumido. -ara facilitar o acesso a estes artigos, os mesmos sero colocados na parte da frente da prateleira +local especifico para a armazenagem do seu tipo de artigo,, sempre &ue ha*a reposio de stocks +novas entradas de artigo,.

5 6 1ocumentao

A exist(ncia de um processo documental "em organizado permite< * A consulta, pelo armaz m, dos artigos re&uisitados e ainda no integralmente fornecidosC * A consulta de sa%das de materiais do armaz m, por seco, por direco E departamento, por artigo, ou entre datasC * A satisfao dos pedidos das secesC * A entrada, em armaz m, de artigos referentes a uma #ota de encomendaC * A consulta de entradas de artigos em armaz m, por artigo, por data, por fornecedorC * ) registo de notas de devoluo e a sua consulta, por data, por seco ou por artigoC * A actualizao imediata de exist(ncias, &uando da entrada ou da sa%da de materiais do economatoC * A actualizao imediata do valor das exist(ncias e do custo m dio unitrio dos "ens em armaz mC * A valorizao de todos os artigos fornecidos .s seces +imputao de custos,C * A consulta dos pedidos de compra do economato, com respectiva situao, data de re&uisio ao fornecedor e tempo necessrio para entrega, por artigoC

25

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * A consulta de re&uisies, por diferentes formas< de um artigo, entre datas ou re&uisies dirigidas a um fornecedorC * A verificao da evoluo da Zconta correnteZ de um artigo, apresentando se&uencialmente os diversos movimentos de entrada e sa%daC * A definio de exist(ncias iniciais ou resultado de uma inventariao intermitenteC * A lista de exist(ncias reportadas, para confronto com o inventrio f%sico dos materiaisC * A consulta de artigos com exist(ncias a"aixo do ponto de encomendaC * ) clculo das compras a efectuar +&uantidade,, com "ase no comportamento o"servado do consumo durante um per%odo anteriorC * A gesto de um classificador de artigos, por grupo e su"grupo, permitindo!se ainda a consulta por c$digo do artigo ou por ordem alfa" ticaC * A localizao f%sica em armaz m de cada artigoC * A definio de artigos indispensveis, para os &uais no pode existir ruptura de stocks. Todas as operaes referidas so feitas no sistema informtico &ue as poder traduzir em documentos impressos. #o entanto, existem algumas operaes &ue no prescindem da exist(ncia de documentos impressos, independentemente da exist(ncia do sistema informtico. ) con*unto dos documentos referidos su"divide!se em dois grupos< 1) 1ocumentao #ase do circuito de mercadorias

a) 1ocumentos emitidos ao e7terior8

26

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro 0equisio e7terna ou 9nota de encomenda:

S um documento em triplicado, pelo &ual o responsvel pelas compras, encomenda a um fornecedor produtos inexistentes no stock do re&uisitante +economato,, ou &uando se chegar . &uantidade considerada de reserva m%nima. Ori-inal W vai para o fornecedor, depois de aprovado pelo controlo +neste caso,, pela direco ou por algu m com autorizao para o fazer, assinado e carim"ado. 1; C<pia W agrafada *unto do documento emitido pelo fornecedor +guia de

remessa, e vai para o controlo. &; C<pia W fica em posse do economato, visada pelo controloE conta"ilidade. #o caso de encomendas efectuadas pelo telefone dever ser feita, na mesma, a nota de encomenda para posterior controlo na recepo das mercadorias +no economato,. 'esumo do circuito<

27

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

) documento ter a seguinte estrutura< =ota de Encomenda n>?

=ota8 indicar na guia de remessa ou factura o n.J desta nota de encomenda.

$eco8 +compras,
'o-<tipo+=ome+*orada+Contactos+Contri# uinte

-razo entrega<

7ornecedor< 6orada 8ontri". nJ< Iuant. Qesignao 8$digo -reo Rnitrio Total

Total
8ontrolo<

28

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro Qata< 1ora< 6odo de expedio< Nocal de entrega< E h E m

'esponsvel pE s. 8ompras<

-or vezes,

Compra directa ou da 9praa:

necessrio recorrer aos mercados dirios para a a&uisio de feito pelas seces

produtos frescos. ;ste processo, geralmente, actualizado dos produtos dispon%veis nesses mercados.

directamente envolvidas +cozinha, restaurante, &ue devero ter conhecimento

#o entanto, esta aco re&uer sempre o suporte de um documento< Compra directa n?

$eco8
'o-<tipo+=ome+*orada +Contactos+Contri#uinte

-razo entrega<

7ornecedor< 6orada 8ontri". nJ< Iuant. Qesignao 8$digo -reo Rnitrio Total

Total
8ontrolo<

Qata<

29

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro 1ora< 6odo de expedio< Nocal de entrega< h m

'esponsvel pE s. 8ompras<
'esponsvel pela seco re&uisitante

) documento

em triplicado e tem a mesma estrutura da nota de encomenda.

S ela"orado pelo responsvel da seco re&uisitante em con*unto pela seco de compras, no caso do hotel 6ondego, &ue ter um fundo de caixa para fazer face a este tipo de despesas. )riginal W para agrafar ao documento emitido pelo fornecedor, caixa +compras, e depois segue para a conta"ilidade. =[ 8$pia W fica no economato. B[ c$pia W fica na seco de compras ) circuito ser o seguinte< conferido na

=ota de devoluo

-or vezes, as mercadorias rece"idas no correspondem .s especificaes adoptadas pelo hotel +&ualidade, &uantidade, preo, etc.,. #estes casos o ec$nomo dever proceder . respectiva devoluo ela"orando um documento pr$prio especificando o motivo da devoluo.

30

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro A nota de devoluo 1; C<pia W controlo. &; C<pia W fica em posse do armaz m &ue a emitiu. Ter a seguinte configurao< em triplicado<

Ori-inal W destina!se ao fornecedor, depois de devidamente aprovada. agrafada . nota de cr dito emitida pelo fornecedor e segue para o

31

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

=ota de 1evoluo n>?8

'o-<tipo+=ome+*orada+Contactos+Contri# uinte

Feco< 7ornecedor< morada< 8ontri". nJ< UE Qocumento nJ -reo Rnitrio Total

Iuant.

Qesignao

6otivo

Total Qata< 1ora< E h E m ;c$nomo compras

) circuito ser o seguinte<

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

#) 1ocumentos para uso interno8 #enhuma mercadoria dever ser fornecida .s seces sem a apresentao de um documento para o efeito, devidamente preenchido e assinado pela pessoa autorizada. )s documentos para uso interno so tr(s< 0equisio interna

;ste documento, emitido em duplicado, destina!se ao registo dos pedidos de mercadorias das seces ao economato. -ara &ue ha*a a correcta imputao dos custos, o documento dever descriminar, para al m da seco re&uisitante, o fim a &ue as mercadorias se destinam< reposio de stocks, para produo, para promoo, para confeco ou ced(ncia. Ori-inal W vai para a seco re&uisitada 1; C<pia W vai para a seco re&uisitante

) documento ser assim< 33

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

0equisio Interna n>?8 A seco <

'o-<tipo+=ome+*orada+Contactos+Contri# 'e&uisita . seco< uinte

Iuant.

Qesignao

-reo u. 'eposio de stock -E produo -E promoo -E confeco 8ed(ncias 'e&uisitante Qata< 1ora< 'e&uisitado Qata< 1ora< 8ontrolo Qata< 1ora<

) circuito ser assim<

34

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

)ransfer@ncia interna

;ste documento serve para registar as transfer(ncias entre seces e &ue os produtos em causa no existam no economato. Ferve, fundamentalmente, para actualizar os stocks das seces envolvidas e, por conseguinte, a correcta imputao dos custos. Ori-inal W vai para o controlo 1; C<pia W fica na seco onde se verificou a &ue"ra.

35

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro ;xemplo<

)ransfer@ncia Interna n>?

A seco
'o-<tipo+=ome+*orada+Contactos+Contri# uinte

Iuant.

Qesignao

transfere para a seco -reo 8$digo 8usto

Total

Total 'e&uisitante
Qata< 1ora<

'e&uisitado Qata< 1ora< Qata< 1ora<

8ontrolo

=otas de que#ra

36

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro Fempre &ue se verifi&ue uma &ue"ra dever ser a"atida no stock. )s motivos da referida &ue"ra devero ser sempre mencionados no documento< inutilizao durante a sua movimentao, deteriorao devido .s ms condies de armazenamento, expirao do prazo de validade, rou"o, etc. ) documento de suporte para o registo preenchida e comprovada pelo controlo. Ori-inal W vai para a seco re&uisitada e depois para o controlo. 1; C<pia W fica na seco re&uisitante. a nota de &ue"ras devidamente

=ota de Aue#ras n>? Feco<

'o-<tipo+=ome+*orada+Contactos+Contri# uinte

Iuant.

Qesignao

-reo 8usto Total

)"servaes

Qata< 1ora<

E h

E m

) 'esponsvel

8ontrolo

8ircuito<

37

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

&) 1ocumentao de apoio ao circuito de mercadorias -ara al m dos documentos referidos, existe um con*unto de documentos provenientes das outras seces &ue servem de apoio ao circuito das mercadorias, mais precisamente, a controlo de todas as operaes ligadas .s mercadorias<

2edido de servio ou comprovante preenchido pelo chefe

S um impresso numerado, emitido em triplicado, &ue de mesa, perante o pedido feito pelo cliente. Ori-inal W destina!se . cozinha, cave do dia ou ao "ar. 1; C<pia W vai para a caixa. &; C<pia W fica para o chefe de turno.

#o documento dever se registado os pedidos do cliente, o &uarto em &ue est hospedado se for o caso e so" &ue regime de hospedagem +6eia penso, penso completa, ou se 2passante4.

38

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

2edido $ervio =>?

'o-<tipo+=ome+*orada+Contactos+Contri# uinte

6esa< Iuarto< 6Qesignao

Qata<

-8

-ass. Iuant.

39

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Qeste comprovante resulta sempre um dos seguintes documentos< * 3actura Iue ser apresentado ao cliente para sua li&uidao das suas despesas efectuadas no restauranteE"ar, no momento ou posterior, caso pretenda &ue lhe se*a de"itado na conta do &uarto em &ue se encontra hospedado. Ori-inal W vai para o cliente. 1; C<pia W o caixa do restauranteE"ar agrafa a c$pia da factura . do comprovante e ap$s o fecho do turno entrega na recepo para verificaoC depois do fecho do dia feito pelo recepcionista da noite controloEconta"ilidade. enviada para o

3actura restaurante+#ar =>?

'o-<tipo+=ome+*orada+Contactos+Contri#u inte

Iuarto< 8ontri"uinte <

#ome<

40

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro Qata< 1ora< Qesignao Iuant.

-reo unit.

Tx.

OUA

Total

Total

* Comprovante de despesa -rBtis ;ste documento destina!se ao registo de todas as despesas grtis, autorizadas pela administraoEdireco, e outros fins como por exemplo as promoes. Qevero estar descriminados os consumos, "em como o 2motivo4 da sua exist(ncia< administrao, direco, ofertaEpromoes, animao, pessoal e outros. Ori-inal W vai para o controlo.

Comprovante de 1espesa CrBtis n>?

'o-<tipo+=ome+*orada+Contactos+Contri#u inte

Qata< Qesignao Iuant. -reo Rnit. Total

41

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro Administrao Qireco )fertasE-romo es Animao -essoal )utros

Total 'esponsvel 8onsumidor

*apas de controlo

;ste mapa destina!se ao registo dos pe&uenos!almoos dirios, ou se*a, . ventilao dos custos dos pe&uenos!almoos por &uarto, por pessoa, s consumido no &uarto, em &ue regime e a referencia dos extras. Ori-inal W vai para a recepo para confirmao dos lanamentos e depois para o controlo.
'o-<tipo+=ome+*orada+Contactos+Contri#u inte *apa de Controlo de

pequenos- almoos =?

42

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Iuarto

#J pax

'oom service

A-A

A-

;xtras

'esponsvel Qata<

0e-istos de consumo

;stes documentos su"dividem!se em dois grupos<

0e-isto de consumo de mini-#ares

\unto do mini!"ar de cada &uarto, existe um documento onde esto descriminados todos os produtos existentes no mini!"ar. ;sse impresso preenchido pelo cliente &ue registar todos os produtos e respectivas &uantidades consumidas durante a sua estadia. A efectuar o seu check!out, apresentar esse documento &ue ser comprovado pelos dados fornecidos pela governanta. ;stes dados devero ser dirios, pois, na eventualidade do cliente no apresentar o impresso devidamente preenchido, haver dados suficientes para se proceder a d "itos dos eventuais consumos, em tempo /til. 43

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

quarto n>? data

'o-<tipo+=ome+*orada+Contactos+Contri#u inte

produtos refrigerantes gua sEgas agua cE gas martini porto champanhe Mhisk] chocolates etc cliente

quantidade

44

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

*apa de controlo de mini-#ares

;ste documento permite verificar os consumos mensais de mini!"ares, para &ue possa ser feita uma gesto de stocks organizada.

'o-<tipo+=ome+*ora da do cliente

*apa de Controlo de *ini"ares 6(s<

Qia = B G H 9 L K ? > =@ == =B =G =H =9 =L =K =? => B@ B= BB BG BH B9 BL BK B? B> G@ G= Tot.

8oca cola

Kup

^gua sEgas

^gua cEgas

8hoc.

6artini

Uinho porto

etc.

0overnanta

8ontrolo

45

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Ori-inal W destina!se . recepo. 1; C<pia W vai para o controlo. &; C<pia W fica para a governanta. ) preenchimento deste documento re&uer a ela"orao pr via do *apa de consumos do mini-#ar> S um documento onde se registam todos os consumos de todos os &uartos referentes a mini!"ar num dia.

*apa de Consumos de *ini"ares

'o-<tipo+=ome+*orada+Contactos+Contri# uinte
Iuarto 8oca cola Kup ^gua sEgas

Qata<

-iso<

^gua cEgas

8hoc.

6artini

Uinho porto

etc.

Total

'esponsvel

0overnanta

'ecepo

) mapa de consumos de mini!"ares ir ser o suporte de informao para o controlo dos d "itos referentes aos consumos do mini!"ar a imputar aos clientes pela recepo.

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Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro 8omo instrumento de tra"alho, a governanta poder adoptar pela ela"orao de outro documento de apoio ao preenchimento dos dois documentos atrs referidos<

0esumo diBrio de mini-#ares

'o-<tipo+=ome+*orada+Contactos+Contri#uinte
Qata< -iso 8oca cola Kup ^gua sEgas ^gua cEgas 8hoc. 6artini Uinho porto etc.

Total 0overnanta

#as colunas mais pe&uenas situadas antes da coluna de cada produto, dever ser inscrita a &uantidade de artigos a stock permanente, ou se*a, a carga standard de cada mini!"ar cheio.

5I - O a#astecimento 4s sec es ) a"astecimento .s seces dever prever, sempre, dois aspectos fundamentais<

1) 2rocedimentos )s procedimentos referem!se a todas as aces inerentes ao a"astecimento .s seces. 8onforme tem sido a"ordado ao longo deste tra"alho, devero ser< 47

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

* 6et$dicos W seguindo aces sist micas, &ue visem o fcil controlo das operaes. * )rganizados W para &ue se*am exe&u%veis e coerentes. * ;strat gicos W visando a melhor gesto a menor custo. * )ficiais W aprovados, implementados, coordenados, controlados e auditados pelas entidades competentes.

&) 1ocumentos a utili%ar )s documentos a utilizar no a"astecimento .s seces so a re&uisio interna e a transfer(ncia interna, pois, nada deve sair das seces sem comprovativo oficial.

5II - ! movimentao dos stocDs A movimentao dos stocks , sem d/vida, uma rea "astante mais complexa do &ue aparenta. )s factores determinantes para uma gesto dessa movimentao so<

1) $istemas de valori%ao Iue poder fazer!se segundo os princ%pios< * -reo m dio * 7O7) * NO7) Apesar do sistema de armazenamento ser feito segundo o sistema 7O7), ao n%vel da gesto financeira, o sistema adoptado pelo 1otel 6ondego ser o sistema do preo m dio, por&ue, por um lado no dif%cil uma vez implementado o softMare ade&uado . gesto do aprovisionamento, por outro lado, os valores encontrados por este sistema esto mais e&uili"rados

48

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro +comparativamente com a realidade do momento do "alano, do &ue pelo sistema 7O7). -or outro lado, a "ase para o clculo do custo das mercadorias para se pro*ectar o respectivo preo da venda dever se reger pelo sistema do preo m dio. -or isto, tam" m se verifica &ue a adopo de sistemas de gesto depende de in/meros factores< dimenso do empreendimento, taxa de ocupao, preo m dio praticado, etc.

&) *ovimentao manual e informBtica ;m todo a gesto do aprovisionamento existem movimentaes manuais, por exemplo< * 'e&uisies internas * 'e&uisies externas * #otas de encomenda * #ota de devoluo * Transfer(ncias internas * etc. 6as, se no houve um sistema informtico implementado, muitas mais haveriam, por exemplo< * 7icha do produto * 6apa das entradas * 6apa das sa%das * 6apa dos inventrios por fam%lia de artigos, por armaz mEseco * 6apa do controlo de stocks * etc. Fo not$rias as vantagens da exist(ncia de um sistema informtico, por&ue permite< * Onventariao constante e permanente

49

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro * ;conomia das operaes de registo * ;conomia na ela"orao de documentos para controlo * 8lculos automticos * 6aior credi"ilidade dos resultados * 8ontrolo da gesto pelo stock m%nimo automtica * Nigao directa com o departamento de controlo +compras e conta"ilidade, * Qe entre outros

,) Controlo 8ontrolar um instrumento de tra"alho &ue disponi"iliza meios para &ue os

o"*ectivos possam ser atingidos, ou se*a, maximizar a &ualidade e a renta"ilidade e simultaneamente prevenir a inefici(ncia ou as perdas. #esta &uesto de movimentao dos stocks, controlar pressupe< * Onventariao informtica e f%sica dos artigos * ;la"orao, registo e organizao dos documentos * Actualizao das entradas e sa%das permanente * )"ter aprovao pelas entidades competentes de todos os procedimentos importantes * 8umprimento dos cola"oradores nas suas funes * )rganizao e manuteno dos espaos e acondicionamentos envolvidos. ) controlo , apenas um mecanismo vital, para &ue a gesto do

aprovisionamento se*a "em sucedida.

50

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Concluso A gesto do aprovisionamento uma rea muito vasta. Apesar de, como em

todas as ci(ncias, se de"ruar so"re um tema espec%fico, &uando aplicado a um caso concreto como o deste tra"alho verifica!se a sua complexidade< a sua interdepend(ncia face a outros dom%nios, como por exemplo, a conta"ilidade, os servios de restaurao e "e"idas, a gesto financeira, a politica de gesto, as infra!estruturas humanas, materiais e econ$micas. -articularmente, neste tra"alho, a "ase para uma "oa gesto de

aprovisionamento assenta, so"retudo, nos recursos existentes +espao, e&uipamento e pessoal,, nas pol%ticas de gesto adoptadas +compras, armazenamento, sistema entre seces, &uantidades em stock m%nimo, sistema documental,, no sistema organizacional +circuitos de pessoas e mercadorias, arrumao e distri"uio, procedimentos, etc., e no controlo +coordenao, registo e auditoria,. )u se*a, a gesto do aprovisionamento dever ter em considerao todos os elementos intervenientes no ciclo das mercadorias< desde o levantamento das necessidades, compra, recepo, armazenamento, . distri"uio. -or outro lado, dever adoptar e adaptar os sistemas de organizao e de gesto ade&uados para a sua realidade.

51

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

Endice Introduo..................................................................................................................1 I - O aprovisionamento Hoteleiro..............................................................................2

!" #n$uadramento%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%&
<denti1ica$%o da =nidade *oteleira......................................................................................3 Caracter7"tica" do 'otel........................................................................................................3 4"0eci1ica$,e" do de0artamento de Alimenta$%o e Bebida"................................................4

&" 'mplantao do economato%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%(

3a>o)t...................................................................................................................................6 ?em0erat)ra..........................................................................................................................6 Materiai"/con"tr)$%o............................................................................................................7 Ace""ibilidade......................................................................................................................7

)" *rgani+ao ,sica do economato%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%4@)i0amento.........................................................................................................................8 Mo2imenta$%oA :)bdi2i",e" e Caracter7"tica" da" ")bdi2i",e"...........................................8

." Tare,as administrativas do economato%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%/

(ece0$%o............................................................................................................................10 Arr)ma$%o..........................................................................................................................10 Con"er2a$%o.......................................................................................................................11 3e2antamento.....................................................................................................................11 #i"trib)i$%o........................................................................................................................11

II - Organigrama departamental/sectorial do Hotel...............................................11

:ec$%o de com0ra".............................................................................................................13

III - As aquisies.....................................................................................................15
!" olitica de compras%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!( &" rocesso de compra%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%!0 )" Recepo das mercadorias%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%&1
-e""oal da rece0$%o............................................................................................................20 Facilidade" 0ara a rece0$%o................................................................................................21 4"0eci1ica$,e" da" norma" de rece0$%o.............................................................................22 (e i"to" de rece0$%o..........................................................................................................22 A)ditoria B rece0$%o...........................................................................................................22

." 2ontrolo da compra%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%&)

4"0eci1ica$,e" da com0ra..................................................................................................23 Coordena$%o da com0ra.....................................................................................................23 A)tori&a$%o da com0ra.......................................................................................................23 A)ditoria da com0ra...........................................................................................................24

I - A arma!enagem.................................................................................................2"
Arma+enar os produtos%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%&. 3ocali+ar os produtos mais antigos%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%&.

# $ocumentao...................................................................................................25
!" Documentao 4ase do circuito de mercadorias%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%&0
aC #oc)mento" emitido" ao e;teriorD..................................................................................26 (e@)i"i$%o e;terna o) Enota de encomendaF.....................................................................27 Com0ra directa o) da E0ra$aF............................................................................................29 Gota de de2ol)$%o..............................................................................................................30

52

Gesto do Aprovisionamento Hoteleiro

bC #oc)mento" 0ara )"o internoD........................................................................................33 (e@)i"i$%o interna..............................................................................................................33 ?ran"1erHncia interna..........................................................................................................35 Gota" de @)ebra..................................................................................................................36

&" Documentao de apoio ao circuito de mercadorias%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%)5

-edido de "er2i$o o) com0ro2ante.....................................................................................38

2omprovante de despesa grtis%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%.!

Ma0a" de controlo..............................................................................................................42 (e i"to" de con")mo..........................................................................................................43 (e i"to de con")mo de miniIbare".....................................................................................43 Ma0a de controlo de miniIbare".........................................................................................45

I - O a%astecimento &s seces.............................................................................."'

!" rocedimentos%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%.&" Documentos a utili+ar%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%.5

II - A movimentao dos stoc(s.............................................................................") 1* +istemas de valori!ao.......................................................................................")

&" 6ovimentao manual e in,ormtica%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%./ )" 2ontrolo%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%%(1

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