2. O que um projecto?

Mochila Pedaggica sobre Gesto de Projectos

2.1 A  gesto de projectos no

A gesto de projectos tornou-se a pedra angular do desenvolvimento das organizaes de jovens, mas no a nica maneira de conduzir e gerir uma organizao ou instituio! uma das ferramentas para organizar tarefas e para perseguir os objectivos concretos e pode ser comparada ou distinguida de: trabalhadores ou voluntrios e supostamente estimula a sua criatividade, compromisso e produtividade (assume-se que os objectivos so concordados em conjunto). Refere-se, sim, a um estilo ou a uma abordagem gesto.

 Planeamento estratgico: orientao a longo

 MBWA: uma abreviatura criada por Scott

prazo e denio de polticas, actividades e desenvolvimento da organizao. Implica uma capacidade para prever e preparar uma mudana estrutural ou adaptaes para um perodo relativamente grande de tempo. O planeamento estratgico afecta normalmente, ou tem em conta, as mudanas estruturais e infra-estruturais (podendo at desencade-las).

Adams, criador da banda desenhada Dilbert sobre o absurdo da gesto e dos negcios. MBWA (Management by Walking Around) que signica Gesto por Andar s Voltas, Espera que Algo Acontea. Provavelmente, representa a anttese da gesto, pois esta implica algum tipo de aco ou, pelo menos, de planeamento

 Planeamento tctico: muito semelhante ao

 Gesto de crise: lida com uma crise aps a

planeamento do projecto, o planeamento tctico refere-se essencialmente s vrias fases e processos realizados para alcanar os objectivos do planeamento estratgico, ou de uma forma geral, calma navegao da organizao num curto espao de tempo, nomeadamente com a adaptao ou a reaco a alteraes ou progressos imprevistos.

 Planeamento cclico ou recorrente: gerir e

outra, o que tal como o MBWA, no a forma mais eciente de gesto. Em ltima anlise, uma boa gesto deve permitir que as pessoas responsveis antecipem e previnam crises. A gesto de crises tende a perder uma perspectiva a mdio ou curto prazo e, por isso, a inuncia no decurso dos acontecimentos. Num sentido mais positivo, a gesto de crises refere-se tambm forma como lida com crises ou catstrofes excepcionais e invulgares.

lidar com acontecimentos regulares ou normalmente previstos (por exemplo: actividades durante o perodo de frias, assembleias gerais, etc.).

 Planeamento dirio: lidar com as aces que

precisam de ser realizadas imediatamente ou num curto espao de tempo.

2.2  Um projecto de trabalho de jovens

O Oxford English Dictionary (Dicionrio de Ingls Oxford) dene projecto como uma actividade individual ou colectiva que cuidadosamente desenhada e planicada para atingir um m particular: [e.g.] um projecto de investigao/um projecto nacional para estimular o desenvolvimento empresarial. Quando, no incio de uma formao sobre gesto de projectos, perguntamos a pessoas que trabalham com jovens o que para eles um projecto de trabalho com jovens, surgem uma srie de respostas, entre elas:

 Planeamento de contingncia: medidas ou

aces tomadas ou previstas de resposta a situaes imprevistas, se e quando ocorrem.

 MBO (Management by Objectives) Ges-

to Por Objectivos: uma abordagem gesto por tarefas e equipas que consiste na concentrao nos objectivos a ser alcanados, que frequentemente deixa espao para que as equipas decidam a melhor forma como os alcanar (embora por vezes tambm deixe pouco espao para a exibilidade e adaptao!). Apresenta-se normalmente em contextos com um grau relativamente alto de autonomia dos empregados,

 promoo de uma ideia, estruturao de

uma srie de ideias, reconciliao de vrias propostas de aces;

27

Mochila Pedaggica sobre Gesto de Projectos

 concepo, planeamento e denio de um

curso de aco que queremos percorrer para alcanar uma situao futura especca;

ao mundo, e por isso a cpula inclua duas cascas, uma externa e outra interna.

 Brunelleschi racionalizou a arquitectura e ofereceu uma nova perspectiva temporal uma abordagem que tornou possvel a separao entre o planeamento e a performance, o projecto e a implementao.

 descrio, num determinado momento e

numa situao especica, dos processos de mudana que precisamos de iniciar de forma a criar uma nova situao num determinado momento no futuro;

 um processo que envolve a estruturao

de um esquema compreensvel, que tem em conta vrios aspectos de uma situao, com o propsito de alcanar uma outra;

Os seus exemplos mostram-nos que devemos repensar o termo projecto e comear a encar-lo como o conceito que serve para organizar a aco.

 um sonho, um processo, um instrumento que

podemos utilizar para nos projectarmos a ns prprios no futuro, para estabelecermos as nossas metas e objectivos;

Projectos na educao e no trabalho com jovens:

Foi o pensador americano, John Dewey (1859-1952), autor da famosa teoria aprender fazendo, que mais contribuiu para o desenvolvimento do conceito de projectos na educao. Para ele, um projecto tem quatro pr-requisitos:

 delinear o presente para conceber o futuro

(amanh). Um destino preparado por todos.

Origens e signicado da palavra:

A palavra projecto foi usada pela primeira vez por altura do sc. XVI e deriva do Latim projicere (= lanar para a frente). A raiz Latina sugere por isso movimento, uma trajectria, uma relao exacta com espao e tempo. O processo implicado envolve:

 um processo de reexo comum, que forma o

seu crescimento e o seu desenvolvimento; idealizado;

 observao das condies do ambiente onde  conhecimento do que se passou em situaes

semelhantes no passado;

 um ponto de partida  utilizado como base, de onde um indivduo se lana para a frente  em direco a um objectivo.
Historicamente, a palavra e o conceito foram usados primeiro por arquitectos. No sc. XV, Filippo Brunelleschi introduziu duas inovaes na prtica arquitectural da altura:

 uma abordagem que sintetiza a observao

do futuro e o conhecimento do passado, identicando o seu signicado.

Daqui, devemos ter em conta que um projecto:

 um mtodo que nos permite saltar de uma

ideia para a aco, estruturando as diferentes fases desse processo; onde ter lugar; cial e temporal;

 tem como objectivo alterar o meio (social)  tem lugar num certo contexto social, espa-

 o trabalho na Catedral de Florena tinha

sido interrompido no sc. XIV e a tarefa de o terminar, adicionando uma cpula, foi entregue a Brunelleschi. Antes de o comear, ele fez um desenho (progetto ou plano) da cpula, utilizando vrias perspectivas de forma a obter representao geomtrica da estrutura futura, enquanto a concebia. Atravs da interaco destas perspectivas, a cpula deveria dizer algo sobre o contexto histrico e poltico da cidade. Florena aspirava alcanar o lugar de cidade aberta

 tem uma dimenso cultural e permite que as

pessoas aprendam, experimentando;

 o produto de uma actividade colectiva;  inclui necessariamente a avaliao, o que

estabelece uma relao entre a ideia e a aco.

O que signica que os projectos tm caractersticas tpicas.

28

Mochila Pedaggica sobre Gesto de Projectos

Caractersticas dos projectos

Os projectos tm um propsito: os projectos tm metas bem denidas e so iniciados para produzir resultados bem denidos. O seu objectivo o de solucionar um problema, o que envolve uma anlise, de antemo, de necessidades. Apresentando uma ou mais solues, o seu m a mudana social duradoura.

Os projectos so realistas: as suas metas devem ser alcanveis, o que signica que devem ter em conta no s os requisitos como tambm os recursos nanceiros e humanos disponveis. Os projectos so limitados no tempo e no espao: tm um incio e um m, e so implementados num local e contexto especcos. Os projectos so complexos: os projectos exigem vrias habilitaes de planeamento e de implementao, e envolvem diversos parceiros e jogadores. Os projectos so colectivos: os projectos so o fruto de um esforo colectivo. So dirigidos por equipas, envolvem vrios parceiros e provem as necessidades de outros. Os projectos so nicos: todos os projectos surgem de novas ideias. Eles fornecem a resposta especca a uma necessidade (problema) de um contexto especco. Eles so inovadores. Os projectos so uma aventura: todos os projectos so diferentes e inovadores; incluem sempre algumas incertezas e riscos. Os projectos podem ser avaliados: os projectos so planeados e divisveis em metas mensurveis, que devem estar abertas a avaliao. Os projectos so compostos de fases: os projectos tm fases distintas, identicveis (veja o capitulo 3: O projecto: passo a passo).

Por outro lado, os exemplos que se seguem, no so considerados projectos (no sentido dado na rea dos trabalhos com jovens):

actividades sem metas bem denidas; actividades que possam ser repetidas ou
transplantadas para qualquer lado em qualquer altura;

 actividades passadas que so repetidas, regularmente, exactamente da mesma maneira;

 actividades contnuas.

29

Mochila Pedaggica sobre Gesto de Projectos

2.3 Modelos de projectos

Embarcar num projecto escolher agir por uma mudana controlada ao longo do tempo. Um projecto no um sonho mas um sonho que se realiza pode ser um projecto. O mtodo do projecto a estrutura onde cada sonho se forma e se torna realidade.

Aprender com o camaleo (Mali)

O camaleo um excelente professor.

Observem-no de perto. Qualquer que seja a direco que escolhe, no muda. Faa o mesmo. Tenha uma meta na sua vida e no deixe que nada nem ningum o distraia. A cabea do camaleo nunca mexe, mas os seus olhos mexem-se constantemente. No lhes escapa nada. O que signica: descubra tudo o que conseguir. Nunca pense que a nica pessoa no mundo. Onde quer que esteja, o camaleo adapta a sua cor consoante o meio. Isto no hipocrisia. Signica, sim, ser tolerante e tambm ter habilitaes sociais. A confrontao no o leva a lado nenhum. No nascem resultados construtivos de uma batalha. Devemos sempre tentar perceber os outros. Ns existimos e devemos aceitar que os outros tambm. Quando o camaleo se mexe, levanta as patas e hesita. Isto signica caminhar com cuidado. Quando se mexe, agarra-se bem com a sua cauda se perder a base, ainda se consegue agarrar. Protege a sua retaguarda. Por isso, faa o mesmo: no aja por impulso. Quando o camaleo avista a sua presa, no a ataca com um salto, mas usa a sua lngua. Se a conseguir alcanar com a lngua, melhor; caso contrrio, recolhe a lngua e ningum sai prejudicado. O que quer que faa, faa-o com cuidado. Se quiser fazer algo duradouro, seja paciente, seja bom, seja humano. E a est! Quando estiver na mata, pergunte s pessoas que conhece se sabem o que o camaleo vos pode ensinar.

AMADOU HAMPAT B

30

Mochila Pedaggica sobre Gesto de Projectos

Existem vrios modelos de projecto, que reectem denies diferentes e desenvolvimentos na metodologia ao longo dos tempos, e ainda diferentes campos de actuao. Cada modelo tambm feito de acordo com alguns aspectos, tais como: o contexto, o pblico-alvo, os recursos disponveis, etc.

No entanto, todos os projectos seguem um padro semelhante. Esta seco sugere um conjunto de modelos, onde identicaremos os aspectos recorrentes, e utiliz-lo-emos como base para o nosso prprio projecto de planeamento de aco.

Questes a responder sobre a estruturao de um projecto, antes do lanamento

Temas principais Denio de metas, objectivos, contexto e pblico-alvo Questes a responder antes de iniciar um projecto Qual o contexto do projecto? Quais as alteraes implicadas? Qual a razo para levar a cabo este projecto? Qual o resultado esperado? Para quem foi o projecto pensado? Quais os problemas que esto em jogo? Qual o tema e o contedo do projecto? Qual a abordagem escolhida (metodologia)? Quais as actividades integradas? O que que preciso para o projecto seguir? Qual a logstica necessria? Quais os obstculos prticos que devem ser ultrapassados? Qual a logstica necessria? Quais os obstculos prticos que devem ser ultrapassados? Qual o custo nal? (planeamento/implementao e avaliao) De onde vir o nanciamento necessrio? Quem so os parceiros? Qual o seu papel? Qual o acordo no que concerne a coordenao? O projecto rene os requisitos necessrios para um apoio nanceiro? Pode usar as instalaes j existentes? (condies?) Comunicao interna: como que a informao circula entre os membros da equipa do projecto? Comunicao externa: O projecto precisa de ser coberto pela imprensa? (Porqu? Como? Que aspectos?) Como e quando dever ser avaliado? Quais os aspectos a serem avaliados? Porqu? Qual o acompanhamento previsto?

Contedo do projecto

Onde e quando

Praticabilidades

Financiamento

Parceiros

Meios para aco

Comunicao

Avaliao e acompanhamento

31

Mochila Pedaggica sobre Gesto de Projectos

Questes Q a responder enquanto estrutura um projecto (inspirado no mtodo de Laswell)

Utilize as questes para identicar os elementos individuais do projecto e a forma como se interligam. As suas respostas dar-lhe-o uma viso geral do projecto e deix-lo-o perceber como as diferentes partes se ligam.

QUEM? PARA QUEM? COM QUEM? Identicao dos parceiros do projecto ou do pblico-alvo Os seus papis e as suas relaes no projecto

A sua viso sobre o projecto Foras e fraquezas imbudas nestas relaes e vises O QU? As actividades principais do projecto espontneas, organizadas e institucionais Dimenses sociais, econmicas, culturais, polticas e educativas O impacto do projecto sobre estas dimenses PORQU? Necessidades e desejos realizados pelo projecto Motivao e interesse dos participantes Principais objectivos do projecto Opes de nanciamento do projecto Relao entre os objectivos dos participantes e os objectivos institucionais ONDE? Contexto social do projecto e situao dos participantes QUANDO? Qual o perodo abordado (passado, presente, futuro)? A curto, mdio ou longo prazo? Antecedentes dos participantes, uma vez que afecta o projecto COMO? Como tudo aconteceu? Processo de organizao e participao Tcnicas e instrumentos utilizados Contribuies das experincias, teorias, outros projectos, etc., dos participantes

32

Mochila Pedaggica sobre Gesto de Projectos

Estruturao do projecto ao longo das diferentes fases

Defining Definir

Modelo Espiral
(retirado de Institut National de la Jeunesse et de lEducation Populaire (INJEP), La crise de lorganisation scolaire / Document 48, Guide mthodologique pour la direction de projects. Formation au Diplome dtat de Directeur de Project danimation et de dveloppement sous la responsabilit de Annette Coulon, CREPS, Chatenay-Malabry 1991)
AIMS META

Planning Planear

Implementar Implementing

OBJECTIVES

OBJECTIVOS

Monitorizar Monitoring

Ajustar Fine-tuning
Organisation Organizao

Meio Environment

Pblico-alvo Target Groups

Evaluating Avaliar

Capitalising Capitalizar
Histria History

Modelo Espiral
Modelo Espiral (retirado do Institut National de la Jeunesse et de lEducation Populaire (INJEP), Elaboration dun Project dtablisssement dmarche gnrale en spirale / Document 47 / MAFPEN, Rennes 1988)

Analysing Analisar

Analisar Analysing

Desenvolverideas ideias Developing

Entender

Agir Taking action

Choosing Escolher

Contractualising Contratualizar

Programing Programar

33

Mochila Pedaggica sobre Gesto de Projectos

Representao em diagrama das fases de planeamento de projecto

(retirado de Institut National de la Jeunesse et de LEducation Populaire (INJEP), Mthodologies de projet / Document 46 Direction des Lyces et Collges, 1990)

Gneses do Projecto

Assessment of a situation Avaliar uma situao que Which canmelhorada be improved pode ser Reunir pessoas Gathering people

2
Analysis of the situation Analisar a situao

Deciding to work together Decidir cooperaes Projecto vago Project is still vague Formulating Formular metas aims and objectives e objectivos

Putting it into practice Pr tudo em prtica

Implementation conditions Implementar condies: - -resources recursos - -limits limites

Defining actions Definir aces: -tasks tarefas mtodos -methods -planear gerir tempo - planning,emanaging time Definir um plano de Defining an evaluation plan avaliao

Implementao e Implementation Monitorizao Monitoring

Evaluation Avaliao e Reporting relatrio

34

Mochila Pedaggica sobre Gesto de Projectos

Gesto de projectos fases

(retirado de Leonid Kelim training instruments / Young women from minorities and European minorities study session / EYC Budapeste, Dezembro de 1999)

Projecto

Planeamento

Gesto

Monitorizao

2
Gnese do projecto Delineao do projecto Angariao de fundos Implementao do projecto Avaliao do projecto Relatrio

Fases de projecto e avaliao

(retirado dos instrumentos de formao de Rui Gomes)
A V

Planear um projecto baseado no meu papel no processo

(retirado dos instrumentos de formao de Alain Roy Universit Marc Bloch/ Estrasburgo)

Aims of the organisation Objectivos da organizao

Avaliao
Objectivos e educativos Social andsociais educational aims (linked to the social environment) (relacionados com o meio social)

Implementao

Ajustamento

Concrete and mesurable Objectivos concretos Objectives e mensurveis

Activities Actividades

Resources Recursos

E A v V A A L L U I A A T I O O N

Perceber o meu papel

Distribuio de tarefas

Anlise

Programao

Formulao de hipteses

Formulao de objectivos

Result Resultados

Desenvolver solues

Interpretao

35

Mochila Pedaggica sobre Gesto de Projectos

Fases da preparao de um projecto

(modelo produzido pela rede de Initiatives de la rgion Midi-Pirnes (Frana) para um curso de formadores sobre monitorizao de projectos para jovens)

Receptividade a iniciativas jovens (meios rurais, bairros com problemas) Relatrios de consultores voluntrios (abordagem, experincia, contactos) Contacto inicial - ouvir e ajudar na formulao do projecto - pedir conselhos aos consultores voluntrios

Gnese da ideia

Aval da ideia

- Documentao - Encontros com pessoas com recursos - Estudos de mercado - Sumrio inicial do projecto

2
Transmisso da experincia adquirida por um consultor voluntrio (conselhos, crticas e contactos)

Definio clara dos objectivos

Definio clara dos objectivos Seleco dos recursos humanos, habilitaes necessrias, recursos financeiros e estratgia de comunicao Esboo do cronograma Esboo do dossi de apresentao

Informaes sobre opes financeiras adequadas Orientao quanto a instituies e partidos consultivos adequados Apoiar o formato do dossier de apresentao Fornecimento de material tcnico (PC, fax, Internet)

Aquisio de recursos
Workshop de iniciativas jovens Mesas redondas sobre temas especficos (incio de um negcio, projectos humanitrios, empreendimentos culturais, publicaes) + envolvimento de consultores voluntrios

Aquisio de habilitaes Seleco dos estatutos legais e financeiros apropriados Aquisio de recursos financeiros Aquisio de recursos tcnicos

Implementao tcnica do projecto

Apoiar a promoo de jovens com iniciativas

Gesto do projecto

Identificao dos obstculos tcnicos e humanos Ajustamentos, re-escalonamento, e reviso dos objectivos internos e da comunicao externa Gesto e consideraes

Facilitao de contactos com outros lderes de projectos

Avaliao e desenvolvimento

Feedback aos parceiros Dossier de avaliao Novos exemplos de cooperao Responsveis de projecto experientes

Consultores voluntrios da rede de iniciativas

36

Mochila Pedaggica sobre Gesto de Projectos

Os modelos acima descritos foram utilizados como instrumentos de formao para futuros lderes de projectos numa srie de contextos projectos de amenidade, projectos de trabalho com jovens e projectos escolares. Uns so mais detalhados e complexos do que outros, e a terminologia tambm pode ser diferente, mas no nal, eles tm todos a mesma estrutura e cada um inclui as seguintes fases: 1) Gnese do projecto e denio:  Denio e antecedentes, meio;  Organizao, metas da organizao;  Pblico-alvo;  Percepo anlise, avaliao da situao, metas sociais;  Gestao do projecto, gnese e aval da ideia  Desenvolvimento, seleco, denio de metas e objectivos;  Formulao de objectivos prticos e mensurveis, formulao de actividades, avaliao de recursos, formulao de aces, planeamento;  Plano de avaliao. 2) Implementao:  Dar incio, implementao;  Planeamento, distribuio de tarefas, agir;

 Gesto, monitorizao, regulao, ajustamento; Gesto de recursos. 3) Avaliao:  Avaliao; Anlise avaliao; Avaliao dos resultados; Capitalizao - avaliao; Relatrios; Perspectivas de desenvolvimento. As linhas divisrias entre as diferentes fases no so absolutas, podendo, na prtica, variar entre as diferentes fases, dependendo do tipo de projecto, do contexto, do pblico-alvo, etc. A gesto de um projecto signica conduzi-lo desde a ideia inicial ao remate nal, adaptando-o realidade, gerindo recursos e pessoas atravs das vrias fases do projecto. Este no um processo fcil, que depende da concentrao e de uma certa dose de empenho ao longo do curso da vida do projecto veja o seguinte grco!

O CICLO DE VIDA DE UM PROJECTO

E aqui vamos ns! O P T I M I S M O

RESULTOU!

Festejos e Foguetes

Entusiasmo

Isto leva tempo!

Se calhar no foi uma m ideia

Os resultados no so visveis Comeo a ver resultados P E S S I M I S M O Cepticismo Ser que vale a pena?

A Organizao sofre A noite negra do projecto

SEMANAS OU MESES

Fonte: retirado de Els van Mourik e Danny Hearty Knowing me knowing you: an intercultural training resource pack, Largas, 1999

37