GUIA PRTICO DO PROGRAMA 5S

? SUMRIO
? INTRODUO .................................................................................................................... 03
? O PROGRAMA 5S .............................................................................................................. 04
? SENSO DE SELEO ....................................................................................................... 05
? SENSO DE ORDENAO .................................................................................................. 06
? SENSO DE LIMPEZA ......................................................................................................... 10
? SENSO DE BEM-ESTAR .................................................................................................... 11
? SENSO DE DISCIPLINA ..................................................................................................... 12
? VOC PRATICA O 5S ? ...................................................................................................... 13
? CONCLUSO ..................................................................................................................... 14
? BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................... 15
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? INTRODUO
Este Guia Prtico do Programa 5S foi elaborado com o objetivo de facilitar a execuo do Programa de
Gesto Pela Qualidade Total do 2 CTA.
? Programa 5S do ponto de vista organizacional, deve ser implementado com o objetivo especfico de
melhorar as condies de trabalho e criar o Ambiente da Qualidade.
Aps muita reflexo sobre como iniciar programas de Qualidade e produtividade, vrios
especialistas tm concludo que, antes de mais nada, preciso uma ampla faxina no sentido
fsico e mental.
? ONDE ENCONTRAR ?
? Arquivos na Intranet : pasta Escritrio da Qualidade Total
? Correio eletrnico: Ser enviada uma cpia deste manual para todas os facilitadores e
multiplicadores.
? Impresso: no Escritrio da Qualidade Total.
? rea de descarte: Todas as Divises devero deixar o material inservvel no Sec Mat / Almox.
? QUEM SOMOS?
? COMISSO DE DIREO GERAL (CDG):
FUNO PARTICIPANTE
Coordenador Ch do 2 CTA
Presidente Executivo Sb Ch do 2 CTA
Gerente do projeto Ch Div Adm
Gerente Executivo do progeto Ch Eqt
MISSO: Planejar, instruir e orientar o desenvolvimento do Programa de Gesto Total pela
Qualidade no 2 CTA .
? COMISSO EXECUTIVA (CE)
FUNO PARTICIPANTE O QUE FAZ
FACILITADOR Chefes de Diviso Facilita e d meios para os
multiplicadores e colaboradores
trabalharem em prol da qualidade
total
MULTIPLICADOR Chefes de Sees e Setores Adquire conhecimentos e repassa
aos companheiros de Seo,
incentivando-os prtica.
COLABORADORES Todos Colaboram para a manuteno e
desenvolvimento da qualidade total
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O PROGRAMA 5S
O 5S a preparao do ambiente fsico e comportamental para o desenvolvimento da Qualidade Total.
JAPO BRASIL DEFINIO
SEIRI SENSO DE SELEO - Selecionar os documentos, materiais,
equipamentos necessrios dos desnecessrios,
visando a utilizao racional.
SEITON SENSO DE ORDENAO - Efetuar a arrumao dos objetos, materiais e
informaes teis, de maneira funcional,
possibilitando acesso rpido e fcil.
SEISO SENSO DE LIMPEZA - Limpar eliminar a sujeira inspecionando para
descobrir e atacar as fontes de problemas.
SEIKETSU SENSO DE BEM-ESTAR - Eliminar fatores que possam atuar negativamente
sobre os indivduos no ambiente de trabalho.
SHITSUKE SENSO DE DISCIPLINA - Conscientizar as pessoas da necessidade de
buscar o autodesenvolvimento e consolidar as
melhorias alcanadas com a prtica dos 4S
anteriores
?
OS DEZ MANDAMENTOS DOS 5S
I. Ficarei com o estritamente necessrio.
II. Definirei um lugar para cada coisa.
III. Manterei cada coisa no seu lugar.
IV. Manterei tudo limpo e em condies de uso.
V. Combaterei as causas de sujeira.
VI. Identificarei toda situao de risco.
VII. Trabalharei com segurana.
VIII. Questionarei toda norma ou padro at
entend-lo.
IX. Procurarei formas de melhorar meu trabalho.
X. Honrarei todos os compromissos.
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SENSO DE SELEO
Tenha S o necessrio, na quantidade certa.
? O QUE FAZER:
? Separar o til do intil, fazendo a pergunta quando eu uso ?
? Toda hora;
? Todo dia;
? Periodicamente;
? Eventualmente;
? No utilizado - descartar.
? Como posso DESCARTAR ?
? Trocando
? Vendendo
? Recuperando
? Recolhendo ao Almoxarifado
? Colocando no lixo
? Etc.
? IMPORTANTE:
? Observe todos os locais, no deixe escapar nada: objetos, mquinas, mveis, papeis desatualizados e
sem utilizao;
? Depois de remover as coisas consideradas inteis, verifique se no til para outra pessoa ou Seo.
? No esquea de solicitar descarga ou desrelacionamento, do material a ser descartado.
? BENEFCIOS:
? Utilizao mais racional do espao;
? Eliminao do excesso de ferramentas, armrios, estantes, documentos de validade limitada;
? Eliminao do tempo de procura de documentos e materiais;
? Facilidade de controle da carga.
? DICAS:
? Inicie pela sua mesa e/ou armrio;
? Mexa em cada arquivo, pasta, jornal. Procure, a princpio, reduzir, jogando o mximo possvel fora.
Desfaa-se das velhas verses de manuais, procedimentos e catlogos. Livre-se de toda 2, 3 ou
4 cpia de itens e de qualquer informao que tenha uso. Esquea o que no vlido. Use o
computador, imprima o mnimo necessrio, remeta seu Doc pela INTRANET, atravs do OUTLOOK
EXPRESS ou pelo PROTWEB.
? MODELO:
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Uma forma de selecionar retirando todos os objetos do ambiente, classificando e retornando somente
aqueles realmente necessrios, armazenando-os de acordo com sua freqncia de uso (ver anexo na
pasta Seleo).
SENSO DE ORDENAO
Use o bom senso.
? CAMPANHA:
UM MELHOR
A campanha do um melhor um meio de dinamizar as operaes e facilitar o gerenciamento.
Basicamente, uma forma de evitar a redundncia, na medida em que afasta o no-essencial e refora a
essncia, por exemplo:
? Localizao nica (manter cada arquivo em um nico local);
? Processamento de um dia (evita acmulo de Servio);
? Projetos com um arquivo (consolidao de arquivos);
? Reunies de uma hora (limitar reunies a uma hora);
? Documentos de uma pgina;
? Telefonemas de um minuto;
? Tarefas com o uso de uma ferramenta (limitar o nmero de ferramentas a, no mximo, uma por
pessoa);
? Arquivamento de uma cpia (manter apenas o documento original e no fazer vrias cpias).
? COMO FAZER:
? Aps a seleo preciso dispor o material de acordo com a freqncia de uso:
MATERIAL PROVIDNCIAS
Necessrio e de uso freqente ? Mant-lo o mais prximo possvel do usurio.
Necessrio e de uso espordico ? Mant-lo em instalaes centrais que permitam
uma otimizao do uso.
Necessrio, porm precisa de
recuperao
? Recuper-lo em funo do custo/benefcio e da
disponibilidade financeira.
Desnecessrio, porm til para outras
pessoas ou sees
? Fornec-lo para interessados ou transferindo a
carga
Desnecessrio, porm til para outros
fins
? Adapt-lo ou alien-lo
Desnecessrio e intil ? Expor o material durante um perodo definido para
possveis interessados;
? Descart-lo.
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MATERIAL PROVIDNCIAS
Manuais de instruo, legislaes e
documentos
? Crie um arquivo para todos os tipos de documentos
e agrupe por assunto.
Materiais extras de expediente ? Coloc-los em armrio ou de volta no almoxarifado.
Provrbios ou citaes ? No mximo dois por mural. Jogue fora outros ou
coloque no arquivo pessoal (cuidado com a
baguna visual).
Materiais promocionais ? Pesos de papis, relgios, etc. Guarde no armrio
e reveze quando novos chegarem.
? CDIGO DE CORES:
Serve para padronizar e facilitar a identificao das carteiras de trabalho das Sees/Escales e
demais controles das mesmas.
01. IDENTIFICAO EXTERNA DAS DIVISES/SEES (previamente determinada):
Para identificar a porta externa das Sees e Escales, utilizar o cdigo de cores abaixo:
COR NOME DA COR DIVISO
Verde escuro Chefe e Subchefe
Marrom Div Op
Azul Div Tec
Vermelho Sec Infor
Especificaes (modelo nos anexos da pasta Ordenao):
? Fonte: arial (azul)
? Cor de fundo: branca
? Cor da tarja: cdigo de cores acima
? Posio na porta: abaixo do smbolo do 2 CTA.
? Modelo:
DIVISO ADMINISTRATIVA
EQT - ESCRITRIO DA
QUALIDADE TOTAL
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02. IDENTIFICAO INTERNA DA SEO/SETOR
Cada carteira deve ter a sua cor e identificao dos arquivos, pastas e armrios de acordo com a
atividade que exerce.
? IMPORTANTE:
Todas as identificaes devero seguir ao padro descrito nos modelos constantes dos anexos para
identificao de armrios, gavetas, manuais, objetos sobre a mesa, pastas, etc:
? Fonte: arial
? Cor da fonte e borda: cdigo de cores (determinado pelos integrantes da Seo)
? Cor de fundo: branco
ARQUIVOS
? Maneira mais efetiva de se etiquetar
uma pasta;
? Utilize o cdigo de cores na fonte ou
da maneira que identifique melhor o
responsvel pelo arquivo.
? Maneira menos efetiva de se
etiquetar uma pasta, a no ser
que a pasta seja arquivada
deitada
? OBSERVAES:
? De acordo com a necessidade, pode-se alterar as dimenses quando o nome for grande ou vrios
itens forem citados;
? Evite a discriminao diversos, escreva de forma clara e concisa;
? Utilize sempre o bom senso.
? ETIQUETA PARA RETIRADA DE MATERIAL EM CASO DE SINISTRO:
? Procure colocar a identificao de forma visvel utilizando as cores de acordo com o anexo;
? Coloque a lista das prioridades em local que todos da Seo saibam: pode ser atrs da porta ou
num mural visvel, evite colar nas paredes.
? ONDE ME ENCONTRO:
? Faa de acordo com as necessidades de sua Diviso/Seo, identificando os locais mais visitados
(modelo na pasta Ordenao);
? Quadro Onde me Encontro no foi criado para enfeite, por isso, utilize, seus companheiros de
Seo tero menos trabalho em encontr-lo numa emergncia, se este for usado corretamente.
? ESCANINHO DA QUALIDADE:
Serve para guardar organizadamente modelos de documentos e a legislao correspondente (ver anexo
na pasta Ordenao).
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? LISTA DE VERIFICAO DA CORRESPONDNCIA:
Serve para verificar os documentos confeccionados pela Seo, evitando a ocorrncia de erros (ver
anexo na pasta Ordenao).
? IDENTIFICAO DAS ATRIBUIES
? Escreva suas atribuies de forma concisa, para que as pessoas ao chegarem na Seo,
identifiquem de forma rpida e fcil a carteira que precisa consultar;
? Coloque-a em cima da mesa de forma visvel (anexo pasta Ordenao);
? O material para a moldura das atribuies pode ser, por exemplo, de acrlico ou improvisado com
papelo (o escritrio da Qualidade Total ter um laboratrio onde estaro expostos alguns
modelos).
? DICAS:
? PARA ORGANIZAR SUAS GAVETAS:
1. Reorganize itens, colocando os que forem afins juntos;
2. Limite seus itens pessoais em uma gaveta (de preferncia a ltima);
3. Coloque qualquer trabalho a fazer na superfcie de sua mesa para processamento imediato;
4. Leve suas tralhas em excesso para casa;
5. Apenas itens de uso freqente devem ficar prximos a sua carteira de trabalho.
? PARA ORGANIZAR SUA MESA:
? A freqncia de uso a chave para a localizao, pense em sua mesa inteira como espao
principal. Tudo que fique perto, deve valer a pena, o que significa us-los com freqncia. Comece
pelas gavetas, colocando-as em ordem, agrupando, jogando fora e redistribuindo itens. Isso
significa que se deve limitar os itens pessoais a uma gaveta;
? O objetivo no uma mesa perfeita o tempo todo. Em vez disso, a capacidade de encontrar
coisas quando precisa delas e ter sempre um local de trabalho limpo. Deve-se processar tudo o
que estiver em sua mesa, colocando cada coisa em seu local apropriado com rapidez e facilidade;
? Se tiver uma caixa de sada, limpe-a pelo menos uma vez ao dia;
RELEMBRANDO...
1. Limpe sua mesa no final de cada dia;
2. Seja seletivo sobre o que manter;
3. Jogue coisas fora,
4. Arquive rapidamente.
? SEJA ORGANIZADO(A):
? Ser desorganizado como girar em uma roda gigante. H a sensao de movimento mas, quando
o divertimento acaba, se est no mesmo local em que se estava quando ele comeou. (Odete
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Pollar)
? A falta de organizao tambm faz com que a quantidade de trabalho que se tem a fazer parea
maior do que realmente . (Odette Pollar)
? Evite esquecimentos e papeis com recados e lembretes por toda parte. A maneira de lembrar
anotando, mas de forma organizada. Ento, ao guardar coisas, faa uma anotao, conforme
quadro abaixo:
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ONDE PROVIDNCIAS
Agenda Anote tudo e tenha apenas uma
Lista de coisas a fazer Priorize aes e tenha apenas uma com no mximo 15 itens
Lista de projetos Separar atividades dirias de projetos de longo prazo
? BENEFCIOS DE SER ORGANIZADO(A):
? Maior controle sobre minha mesa;
? Outros podem encontrar informaes quando eu estiver fora;
? Liberdade do caos;
? Ser um bom exemplo;
? Ter mais tempo.
? FRASES DE EFEITO:
? Servem de estmulo no dia-a-dia e podem ser colocadas no mural da Seo e serem trocadas, por
exemplo, quinzenalmente. Na pasta Ordenao, tem alguns modelos de frases.
? Use a criatividade!.
SENSO DE LIMPEZA
Mais importante que limpar no sujar
? COMO FAZER ?
EM TRS ETAPAS
Limpeza macro ? Limpeza do ambiente
Limpeza local ? Tratar dos locais de trabalhos e os especficos
Limpeza micro ? Nos objetos e ferramentas especficos, identificar e corrigir as causas
? IMPORTANTE
? Cada um responsvel pela limpeza de sua rea, postos de trabalho ou sala e, de si MESMO;
? Material de limpeza deve sempre estar disponvel a todos;
? Estabelea locais prprios para o lixo e estude a melhor forma de retir-lo;
? Combata as FONTES DE SUJEIRA.
? DICAS
? Defina responsveis para as reas comuns;
? Meio limpo no existe;
? Para limpar e melhorar o aspecto de mesas e armrios de metal passe polidor de carro e cera
karnu.
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? SEJA UM HERI TODOS OS DIAS
? No jogue coisas no cho o lugar do lixo no lixo;
Como???? ? Conserve limpos mesas, gavetas, armrios,
? Antes de guardar, limpe o material usado.
? BENEFCIOS:
? Bem estar quanto sade fsica e mental;
? Melhoria de imagem interna e externa do local de trabalho;
? Melhoria e preservao dos equipamentos e maior vida til;
? Eliminao das causas de sujeira;
? Eliminao de desperdcios;
? Ambiente mais agradvel e sadio.
? MODELOS:
? Na pasta Limpeza verificar o anexo onde se encontra alguns modelos para controle da limpeza que
podem ser usados pela Seo ou com base neles serem criados outros;
? importante que a forma de controle seja prtica e sempre utilizada.
SENSO DE BEM-ESTAR
Quem no cuida de si mesmo no pode fazer servios de qualidade
? COMO FAZER ?
? Mantenha os trs primeiros sensos: Seleo, Ordenao e Limpeza;
? Cuide-se: faa exames peridicos e exerccios fsicos;
? Educao alimentar;
? Estimule confiana, amizade e solidariedade.
? DICAS IMPORTANTES
? Fale com as pessoas e no das pessoas;
? Faa o seu descarte mental;
? Tenha algumas plantas na sua Seo tornando o seu ambiente de trabalho mais agradvel.
? BENEFCIOS
? Higiene mental;
? Qualidade de vida no trabalho.
TENHA ORGULHO DO QUE FAZ
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VALORIZE-SE, SUA PARTICIPAO IMPORTANTE NO PROCESSO
? MOTIVAO
? O QUE ????
? No algo que devemos buscar externamente, fora de ns.
? Estar motivado um exerccio dirio.
? testar e reformular os nossos planos, idias, metas, nos conhecer melhor...
? sair em busca do que nos impulsiona.
O SER HUMANO S CRESCE QUANDO RECEBE UM DESAFIO SUPERIOR A SUA CAPACIDADE ATUAL.
? COMO FAZER ?
? Estabelea desafios;
? Supere-se.
? DICA
Mamangava (na concluso).
SENSO DE DISCIPLINA
CONSCIENTE
O sucesso conseqncia do nosso comprometimento
? COMO FAZER ?
? Treinamento, repetio, insistncia, persistncia;
? Critica construtiva;
? Seja claro e objetivo na comunicao e nos procedimentos;
? COMPROMETIMENTO com o servio, com os companheiros e consigo mesmo.
? DICAS IMPORTANTES
? Tornar um hbito;
? Elogiar sempre;
? Acompanhar o processo criticando se necessrio;
? Mudar a maneira de falar e encarar a vida, isto , agir proativamente. Ex: ao invs de dizer: A
qualidade no vai dar certa. Diga: Vamos tentar, ns temos condies de alcanar a qualidade;
? Ser cordial ao atender ao telefone e dizer sempre: Nome da Seo / cumprimentar / seu nome. Por
exemplo: 1 Seo, Boa Tarde!, Ten Ciclano,...
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? BENEFCIOS
? Reduo das necessidades de controles;
? Consolidao do trabalho em equipe;
? Desenvolvimento pessoal;
? Conscientizao das responsabilidades de cada um.
? MODELOS
? Coloque no mural o nome dos superiores hierrquicos de sua organizao (de forma visvel para
consultar quando necessrio - anexo pasta Ordenao);
? Lembretes para apagar a luz, coloque perto do interruptor de luz (anexo pasta Ordenao).
SE FIZERMOS SEMPRE AS MESMAS COISAS
OBTEREMOS SEMPRE OS MESMOS RESULTADOS
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VOC PRATICA O 5S ?
? Leia, reflita e responda: com que freqncia pratica? Use os seguintes critrios:
? QUASE NUNCA (1)
? S VEZES (2)
? QUASE SEMPRE (3)
? SEMPRE (4)
? Confira os resultados no final
01 Mantenho uma lista atualizada de coisas a fazer usando algum critrio de priorizao ( )
02 Comparo, ao final do dia, o planejamento com o executado ( )
03 Estou consciente dos hbitos pessoais que gostaria de mudar ( )
04 Anoto todas boas idias que tenho ( )
05 Mantenho somente coisas necessrias no meu local de trabalho ( )
06 Pratico hbitos saudveis para manter minha sade fsica e mental ( )
07 Sou um indivduo paciente e persistente em tudo que fao ( )
08 Gosto de trabalhar em equipe ( )
09 Sou bom ouvinte ( )
10 Mantenho minha mesa limpa e organizada ( )
11 Sou capaz de perdoar um erro ( )
12 Critico em particular e elogio publicamente ( )
13 Coloco-me no lugar do outro ( )
14 Sou, enfim, um criador de qualidade de vida ( )
TOTAL ( )
? AVALIAO
? Acima de 50 pontos:
Voc pode melhorar sozinho, pois um agente consciente da prpria histria.
? Entre 40 e 50 pontos:
Voc est no caminho certo, mas pode melhorar.
? Entre 30 e 40 pontos:
Voc precisa se esforar um pouco mais.
? Abaixo de 30 pontos:
Voc precisa de um 5S radical.
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? CONCLUSO
Somente quando os integrantes se sentirem
orgulhosos por terem construdo um local de trabalho
digno e se dispuserem a melhor-lo continuamente
ter-se- compreendido a verdadeira essncia dos 5S.
---
MAMANGAVA
Foi estabelecido cientificamente que a mamangava
no pode voar.
Sua cabea grande demais e suas asas pequenas
demais para sustentar o corpo.
Segundo as leis da aerodinmica, simplesmente no
pode voar.
Mas ningum disse isso mamangava.
E assim, ela voa...
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? BIBLIOGRAFIA
BLANCHARD, Kenneth e JOHNSON, Spencer. O Gerente Minuto. 13
a
ed. Rio de Janeiro, RJ: Record,
1993.
CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Belo Horizonte, MG:
Fundao Cristiano Ottoni, 1994.
ODETTE, Pollar. Organizando seu Local de Trabalho: Um Guia para Produtividade Pessoal. Traduo
Tata Novello. Rio de Janeiro, RJ: Qualitymark, 1998.
OSADA, Takashi. Housekeeping, 5Ss: Seiri. Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. So Paulo, SP:
Instituto IMAN, 1992.
Por Dentro dos 5S. 4
o
RCC.
Programa 5S Banrisul. Banrisul, 1998
Programa 5S. Estado-Maior do Exrcito, 1996.
Programa 5S. Hospital Geral de Porto Alegre, 1998.
Programa 5S. Policlnica Militar de Porto Alegre, 1998
RIBEIRO, Haroldo. 5S: Um Roteiro para uma Implantao Bem Sucedida. Salvador, BA: Casa da
Qualidade, 1994.
SILVA, Joo Martins da. 5S O Ambiente da Qualidade. 3 Ed. Belo Horizonte, MG: Fundao Cristiano
Ottoni, 1994.