ATIVIDADES PRAZO RESPONSVEL STATUS OBSERVAO

ANTES DO EVENTO
que pblico atingir, nmero de
atendimentos, produtos/servios
adequados a esse pblico.
volante / folder
cupons
programao
biscoito / amantegados
salgados
coquetel
gua
caf (trmica ou mquina?)
refrigerante
vinho/champagne
suco
copos/taas
acar
mexedores
guardanapos
contratar uma pessao? Negociar com
recepcionista e providenciar kit?
Informar dados sobre o evento e
objetivos da participao. Sugerir o
nmero de pessoas para no ter uma
equipe muito grande na feira
MODELO DE CHECK-LIST PARA PARTICIPAO EM FEIRAS
NOME DO EVENTO:
DATA: HORRIO:
LOCAL:
PBLICO-ALVO:
OBJETIVO DO SENAC:
Reunio de Planejamento do Evento e definio de
objetivos
Ler/Analisar manual de expositor
Definio da equipe de trabalho
Definir a programao e atividade
Inserir na agenda de eventos
Oramentos / Contrataes
Contratao de Espao
Negociao de apoio
Solicitar materiais para pastas e stand
Solicitar Projetos de stand
Cupons para sorteios
Criao/solicitao de e-mails marketing
Aprovar projeto do stand
Internet
Locao de computadores/equipamentos
Produzir material para o evento
Segurana local
Hospedagem equipe
Transporte equipe
Transporte dos materiais para montagem/desmontagem
Alimentao (biscoitos, salgados, coquetel)
Bebida
Insumos (copos, acar, mexedores, guardanapos)
Garons
Limpeza
Aes
Solicitar plano de assessoria de imprensa e enviar
informaes de participao e projeto do stand
Contrataes - Pessoal
Convidar funcionrio/parceiros para trabalhar no stand
Montar escalas de trabalho
Enviar para os envolvidos a escala de trabalho e projeto
do stand e informaes sobre o uniforme, objetivos e
estratgias da feira.
Enviar nomes para as credenciais
Envio de e-mail marketing convidando para o stand
Envio de e-mail marketing com a programao do stand
material para pastas, vdeos, outros
(caso seja apoiador)
Controle de atendimento com e-mail
Informaes sobre o evento,
programao do stand
objetivos do Senac
manual de recepcionista
N de atendimento
Valores
Observaes
fotos
descrio de atividades
Assessoria de imprensa
Envio de e-mail marketing para divulgar alguma promoo
no stand
Envio de e-mail marketing para marcar visita no stand
Enviar contrapartidas de apoio para a feira
Divulgar aes nas mdias sociais
Preparar material para equipe de atendimento
NO DIA DO EVENTO - estar tudo pronto 2h antes do evento iniciar
Montagem
Organizar os materiais promocionais
Analisar se o projeto est ok com o stand entregue
Solicitar reparos do stand
Passar informaes para equipe de recepo
Durante a feira
Ter contatos da equipe e fornecedores (n do telefone
celular)
Recepcionar os participantes, convidados e imprensa
Controle de presena dos visitantes
Entregar material de apoio ou material de divulgao
Fotografar todas as aes
PS-EVENTO
Realizar a avaliao do evento
Fazer o fechamento de valores investidos e encaminhar
pagamentos pendentes
Enviar e-mail marketing de agradecimento para os
visitantes
Realizar um relatrio do evento