1

Documentao Museolgica: Teoria para uma Boa Prtica

Helena Dodd Ferrez 1
Os museus, assim como a prpria Museologia, esto voltados basicamente para a
preservao, a pesquisa e a comunicao das evidncias materiais do homem e do seu meio
ambiente, isto , seu patrimnio cultural e natural.
A funo bsica de preservar, lato sensu, engloba as de coletar, adquirir, armazenar,
conservar e restaurar aquelas evidncias, bem como a de document-las. A funo de
comunicar abrange as exposies, as atividades educativas, as publicaes e outras formas
de disseminar informao, enquanto que a de pesquisar est presente, em maior ou menor
grau, em todas essas atividades.
Ao enfocar os museus a partir das suas funes, constata-se que so instituies
estreitamente ligadas informao de que so portadores os objetos e espcimes de suas
colees. Estes, como veculos de informao, tm na conservao e na documentao as
bases para se transformar em fontes para a pesquisa cientfica e para a comunicao que,
por sua vez, geram e disseminam novas informaes.
O que Documentao Museolgica
A documentao de acervos museolgicos o conjunto de informaes sobre cada
um dos seus itens e, por conseguinte, a representao destes por meio da palavra e da
imagem (fotografia). Ao mesmo tempo, um sistema de recuperao de informao capaz
de transformar, como anteriormente visto, as colees dos museus de fontes de
informaes em fontes de pesquisa cientfica ou em instrumentos de transmisso de
conhecimento.
Trata-se de vasto campo de aplicao da Museologia que, sobretudo na literatura
produzida nos Estados Unidos, confunde-se com o que denominam Registration e que a
nosso ver um dos componentes principais do sistema de documentao.
A documentao exerce - ou deveria exercer - nos museus um papel primordial. Em
alguns pases, sua importncia vem sendo gradativamente reconhecida, na medida em que
o corpo prtico-terico da Museologia se torna menos emprico e os museus passam a atuar
mais como instituies sociais, criadas para prestar servios a uma comunidade que, por
sua vez, deve legitim-las. No presente trabalho, procuraremos abordar o tema sob dois
aspectos, com base na nossa experincia em um museu de histria, o Museu Histrico
Nacional, no Rio de Janeiro.
Em primeiro lugar, enfocaremos a complexidade e a riqueza das informaes de que
so portadores os objetos criados pelo homem, as quais requerem dos museus o
desenvolvimento de sistemas de documentao igualmente complexos. A seguir, so
analisados os pr-requisitos para a implantao de eficientes sistemas de documentao.
A Estrutura Informativa do Objeto
Os objetos produzidos pelo homem so portadores de informaes intrnsecas e
extrnsecas que, para uma abordagem museolgica, precisam ser identificadas.
As informaes intrnsecas so as deduzidas do prprio objeto, atravs da anlise
das suas propriedades fsicas.
As extrnsecas, denominadas por Mensch (1987) de informaes documental e
contextual, so aquelas obtidas de outras fontes que no o objeto e que s muito
recentemente vm recebendo mais ateno por parte dos encarregados de administrar
colees museolgicas. Elas nos permitem conhecer os contextos nos quais os objetos
existiram, funcionaram e adquiriram significado e geralmente so fornecidas quando da
entrada dos objetos no museu e/ ou atravs das fontes bibliogrficas e documentais
existentes.
Quanto s categorias de informao a serem identificadas a partir dos prprios
objetos ou de outras fontes, Mensch (1987, 1990) distingue trs aspectos bsicos:
1. Propriedades fsicas dos objetos (descrio fsica)
1

Documentalista, Coordenadora de Documentao da Funarte. Trabalho apresentado no IV Frum de

Museus do Nordeste, Recife, 1991.

a) composio material
b) construo tcnica
c) morfologia, subdividida em:
forma espacial, dimenses
estrutura da superfcie
cor
padres de cor, imagens
texto, se existente

2. Funo e significado (interpretao)

a) significado principal
significado da funo
significado expressivo (valor emocional)

b) significado secundrio
significado simblico
significado metafsico

3. Histria
a) gnese
processo de criao no qual idia e matria-prima se transformem num objeto
b) uso
uso inicial, geralmente de acordo com as intenes do criador/ fabricante
reutilizao

c) deteriorao, ou marcas do tempo

fatores endgenos
fatores exgenos
d) conservao, restaurao

Cada objeto pode ser descrito e analisado essa matriz tridimensional, sistemtica
que nos leva a redimensionar o papel da documentao nos museus, como suporte da
pesquisa cientfica e da comunicao. No basta descrever fisicamente os objetos. preciso
reconstituir a sua histria. Esta, segundo Mensch, pode ocorrer em trs diferentes contextos
que se inter-relacionam e apresentam funes prprias, conforme abaixo diagramado.

A essa altura parece que nos perdemos. Aonde queremos chegar com toda essa
discusso? Vejamos, por etapas:
1. Um objeto, ao longo de sua vida, perde e ganha informaes em conseqncia do
uso, manuteno, reparos, deteriorao. Perdas e ganhos esses que se tornam mais
acentuados quando h mudanas de um contexto para outro. Podem mudar de
lugar, de proprietrio, de funo e suas propriedades fsicas tambm se modificam. E
esse conjunto de informaes sobre um objeto que estabelece seu lagar e
importncia dentro de uma cultura e que o torna um testemunho, sem o qual seu

3
valor histrico, esttico, econmico, cientfico, simblico e outros fortemente
diminudo;

2. um objeto, ao entrar para o contexto museolgico, continua a ter vida e, por

conseguinte, a ter uma histria a ser documentada. Nos museus ele tambm ganha
informao atravs, sobretudo, de pesquisas e da sua reutilizao (ex: exposies),
e perde informao quando, por exemplo, restaurado ou privado de sua funo
original;
a maior parte das informaes a serem identificadas so extrnsecas e, portanto,
difceis e muitas vezes impossveis de ser resgatadas porque, na maioria das vezes,
jamais foram registradas em fontes de informao textuais ou iconogrficas.

3.

Ora, tudo isso nos leva ao tpico seguinte deste trabalho, que trata da complexidade
de um sistema eficiente de documentao de colees.
Sistemas de Documentao Museolgica
Os sistemas de documentao museolgica equivalem aos que, em Biblioteconomia e
na cincia da Informao, recebem a denominao de sistemas de recuperao de
informao e que em linhas gerais se definem como abaixo esquematizado:
Objetivos

* conservar os itens da coleo

* maximizar o acesso aos itens
* maximizar o uso da informao contido nos itens

Funo

* estabelecer contato efetivo entre as fontes de informao (itens) e os

usurios, isto , fazer com que estes, atravs de informao relevante,
transformem suas estruturas cognitivas ou os conjuntos de conhecimento
acumulado.

Componentes * Entradas:

* seleo
* aquisio

* Organizao e Controle:

* Sadas:

*
*
*
*
*

registro
nmero de identificao/ marcao
armazenagem/ localizao
classificao/ catalogao
indexao

* recuperao
* disseminao

Trabalhando no sistema, o muselogo exerce o papel de intermedirio entre os

indivduos e o acervo e tem como tarefas bsicas:
a) armazenar informaes sobre os objetos, individualmente;
b) completar estas informaes atravs da literatura e de outras fontes documentais
existentes, e de registro fotogrfico; e
c) torn-las acessveis aos usurios: muselogos/ curadores, pesquisadores internos e
externos, administradores e pblico em geral.
A nosso ver, entretanto, alm da complexidade natural de todo e qualquer sistema
de informao, os sistemas de documentao museolgica apresentam aos museus e
respectivas equipes, geralmente diminutas, alguns desafios, como se ver a seguir.
1 - A complexa estrutura informativa dos objetos quando no contexto museolgico.
Comparando o material de trabalho de museus e de bibliotecas, constata-se que de
um livro ou de um artigo de peridico, enquanto objetos bibliogrficos, basicamente

4
identificam-se suas informaes intrnsecas, quais sejam, autor, ttulo e assunto. Ao
contrrio, no que tange aos objetos museolgicos, dados referentes a material, tcnica,
local, data de produo, dimenses, uso, funo, significado, estado de conservao, etc.
so igualmente fundamentais. Os sistemas de documentao museolgica tm, portanto,
que identificar e manipulo um maior nmero de categorias de informao.
Alm disso, a entrada de dados no sistema no se esgota com o trmino do processo
de registro e catalogao do objeto recm-adquirido. Ao entrar para o contexto
museolgico, como j vimos, o objeto continua a ter sua vida documentada. Ele muda de
lugar, participa de exposies, restaurado, referenciado em novas obras bibliogrficas,
etc., exigindo que o sistema seja permanentemente atualizado ou at mesmo retificado, na
medida em que novos dados se tornam disponveis.
2 - Equipe de especialistas em funo das colees documentadas e dos assuntos
abordados pelos museus;
A identificao das informaes intrnsecas dos objetos museolgicos requer o
trabalho de especialistas. Ao contrrio, mais uma vez, dos documentos bibliogrficos e
alguns iconogrficos, sobretudo gravuras, a maioria dos demais objetos criados pelo homem
no detm em si, de modo geral, nenhuma informao legvel. No possuem, por exemplo,
uma folha de rosto ou uma legenda para orientar os muselogos.
Por conseguinte, a descrio fsica dos mesmos impe conhecimento a priori e a
pesquisa em fontes bibliogrficas e documentais com as quais a equipe deve estar
familiarizada, at mesmo para decodificar marcas e algumas assinaturas legveis em certos
objetos, que funcionam apenas como pistas.
Podemos acrescentar a estas dificuldades a grande variedade te tipos de acervo
existentes nos museus de histria, em cujo universo so encontrveis desde botes,
alfinetes, baralhas, chapus, at armas, carruagens, pinturas, etc.
preciso, ainda, identificar as informaes extrnsecas que, muitas vezes, so mais
importantes que as intrnsecas, na medida em que contextualizam os objetos e
reconstituem sua histria e, por conseguinte, so a razo de sua presena no museu.
Ora, se a documentao no der conta dessas informaes, os museus, sobretudo os
de carter histrico, correm o risco de ser repositrios de objetos sem passado, que s
podero ser analisados e interpretados por suas propriedades fsicas, limitando o trabalho
da Museologia, ou da Museografia.
O levantamento das informaes extrnsecas, portanto, demanda dos muselogos,
alm de conhecimentos a priori e muita pesquisa, um sistema de documentao capaz de
garantir que certos dados sejam obtidos antes mesmo da entrada do objeto no museu, ou
to logo seja adquirido, se no se quer correr o risco de perd-los para sempre. So,
sobretudo, aquelas informaes associadas aos proprietrios dos objetos, ao uso que dos
mesmos fizeram ou aos lugares ou eventos te que participaram.
3 - Equipe familiarizada com tcnicas de armazenamento e recuperao da
informao
Finalmente, um sistema eficiente de documentao impe, cada vez mais, a
presena de uma equipe conhecedora dos problemas de informao, sobretudo no que diz
respeito sua armazenagem e recuperao, sejam estas de forma manual ou
automatizada. E, talvez mais do que isso, consciente da necessidade de se alcanar um
sistema transparente, isto , um sistema em que qualquer membro da equipe do museu e
demais usurios (pesquisadores e pblico em geral) possam facilmente "acessar" para obter
as informaes que desejam, sem precisar passar pelos meandros de sistemas criados para
uso exclusivo de um pequeno grupo e at mesmo de uma nica pessoa.
Deve-se ter claro, enfim, que a documentao no um objetivo em si mesma, mas
um instrumento essencial para todas as atividades do museu, inclusive as administrativas.
Pr-requisitos para um Eficiente Sistema de Documentao Museolgica
Analisadas a complexidade e a riqueza informativa dos objetos museolgicos e os
desafios que impem s equipes encarregadas de sua documentao, gostaramos de
destacar alguns pr-requisitos indispensveis ao seu bom desempenho.
Em primeiro lugar, a noo clara de que documentao, mais do que um conjunto de

5
informaes sobre cada item da coleo, um sistema composto de partes interrelacionadas que formam um todo coerente, unitrio, que intermdia fontes de informao
e usurios e se estrutura em funo do objetivo de atender as necessidades de informao
de sua clientela.
Em segundo lugar, enquanto sistema de recuperao de informao, demanda a
seguinte srie de requisites.
1. Clareza e exatido dos dados
As informaes sobre os Objetos devem ser claras e exatas, bem como as mais
completas possveis. Para exemplificar a importncia dessa afirmao ocorrem-nos, no
momento, dois casos:
a) um objeto catalogado como braso, feito de madeira e pertencente ao donatrio
de uma das Capitanias Hereditrias do Brasil Colonial. Ao perguntarmos sobre essa raridade
do sculo XVI, fomos informados de que se tratava de uma rplica recentemente adquirida.
Esse pequeno dado, que moda substancialmente a qualidade do objeto, no estava
registrado no sistema;
b) uma pintura catalogada sob o ttulo "Um crcere" que, ao se descobrir sua
documentao antiga, verificou-se ser "Um crcere: cena da tragdia Antnio Jos, 5 ato".
Este ltimo exemplo no s ilustra que o sistema registrou de forma pouco clara e
incompleta a obra em questo, como permitiu que, com o passar dos anos, houvesse perda
de informao. No entanto, graas ao ttulo original encontrado e pesquisa subseqente,
pde-se chegar ao dado completo, Um crcere: cena do 5 ato da tragdia "Antnio Jos ou
o poeta e a Inquisio", de Domingos Jos Gonalves de Magalhes, baro e visconde de
Araguaia. Refere-se priso do dramaturgo Antnio Jos da Silva, o Judeu (Rio de Janeiro,
1705 - Lisboa, 1789), que morreu queimado em praa pblica, vtima da Inquisio em
Portugal. Quanta informao perdida, de menor valor numa pintura enquanto objeto de
arte, mas importantssima enquanto objeto museolgico.
2. Definio dos campos de informao que iro compor a base de dados do sistema
O sistema no s deve poder abrigar um nmero ilimitado te campos te informao,
como estes precisam ser definidos de acordo com a estrutura informativa dos objetos e com
as necessidades de informao de seus usurios (ex: nmero de identidade do objeto, seu
nome, procedncia, material e tcnica, local e data da produo, autor ou fabricante, etc.)
3. Normas e procedimentos
As prticas de controle de entrada e sada de objetos, de registro, classificao,
catalogao, indexao, etc., devem obedecer a normas e procedimentos estabelecidos com
a cooperao e o consenso daqueles aos quais iro servir. Regras e rotinas bem definidas
so a garantia do fcil acesso e manuteno do sistema e devem estar consolidadas em
manuais de servio.
4. Controle de terminologia
Definidos os campos de informao, a entrada de dados, alm de clara, precisa e
normalizada, deve ter sua terminologia controlada. O controle da terminologia, na medida
em que assegura sua consistncia, impede que informaes relevantes sejam perdidos
porque vrios termos foram usados para designar uma mesma coisa. Ela se d atravs de
vocabulrios controlados que variam desde simples listas autorizadas de termos at
instrumentos mais sofisticados como os "tesouros".
Campos, por exemplo, como nome do objeto, material, tcnica e tema ou assunto
tm, necessariamente, que ter seu vocabulrio controlado se se pretende buscas mais
rpidas e evitar a perda de informao relevante. Podemos facilmente ilustrar esta
necessidade com os seguintes exemplos:
Papagaio, pipa, pandorga, arraia, cafifa, quadrado - todos termos para designar um
nico objeto/ brinquedo;
Argila e barro - termos para designar um mesmo material;
Inconfidncia Mineira, Conjurao Mineira - termos que designam um mesmo tema
ou assunto.

6
Hoje, a necessidade crescente de servios de informao e as novas possibilidades
tecnolgicas introduzidas pelo computador para administr-los, demandam a padronizao
e o controle terminolgico, que no s aumentam a eficincia daqueles servios como
estimulam o intercmbio e a cooperao entre eles, seja em nvel interinstitucional,
regional, nacional ou internacional.
5. Catlogos
O catlogo geral dos museus, contendo as fichas catalogrficas de cada um dos itens
da coleo, ordenadas, normalmente, pelo seu nmero de identificao, embora armazene
os dados sobre eles existentes, de pouco valor para a recuperao da informao, na
medida em que s pode ser "acessado" quando se conhece o referido nmero. Deve,
portanto, estar associado a outros catlogos que possibilitem o rpido acesso s
informaes contidas nos outros campos (ex: catlogo de autor, de doador, de material, de
tcnica, de local de produo, etc.). Construdos a partir da duplicao das fichas
catalogrficas ou de fichas contendo apenas parte dos seus dados, ordenadas sob outros
critrios, implicam, nos sistemas manuais, em muito trabalho. A principal vantagem dos
sistemas automatizados justamente sua capacidade de recuperar informao e rapidez
com que atualizam e corrigem dados, eliminando o trabalho repetitivo de manuteno e
atualizao dos catlogos manuais.
6. Numerao dos objetos
Por mais sofisticado que seja um sistema de documentao, ele se torna
completamente inoperante se os objetos perdem seu nmero de identificao. O nmero
a ponte entre o objeto e a sua documentao. A numerao, portanto, deve ser a mais
simples possvel e sua legibilidade nos objetos deve ser checada periodicamente, tendo-se
cuidado extra quando os objetos saem para qualquer uso fora de seu local permanente de
armazenagem, sobretudo quando para restaurao ou exposio.
7. Segurana da documentao
Na manuteno do sistema deve estar prevista a segurana da documentao. A
destruio das informaes, sobretudo as de natureza extrnseca, quaisquer que sejam as
causas, pode significar a perda definitiva e irreparvel da histria dos objetos.
Consideraes Finais
Orna & Pettitt, em obra publicada em 1980, citam um autor do Canad que faz a
seguinte afirmao, aplicvel a muitos pases:
"Na mdia dos museus, a documentao, por si, no prioritria, provavelmente
porque invisvel. A documentao produto de vrias pessoas: registradores,
curadores, conservadores, etc. Por isso, ela varia de acordo com os interesses
profissionais, assim como com os pontos-de-vista pessoais dos indivduos envolvidos.
O resultado que a documentao dos acervos , geralmente, muito desigual e
raramente integrada num sistema completo". (p.2)
O Brasil no foge a esse quadro e esta talvez seja a razo pela qual tudo o que foi
dito anteriormente, apesar de parecer bvio, no . A prtica da maioria de nossos museus
ainda est longe de assegurar que seus acervos ou respectivas informaes sejam bem
documentados e facilmente recuperveis.
H, entretanto, uma preocupao crescente com o caos documental. A existncia de
museus cheios de objetos pobremente documentados; as exigncias administrativas de
maior controle no que diz respeito aos documentos legais de aquisio e emprstimo de
acervo; o surgimento, em muitos museus, do departamento de registro e da figura do
registrador; as recentes mudanas na orientao da Museologia/ Museografia,
tradicionalmente centradas nas propriedades fsicas dos objetos, no sentido de preservar
tambm as informaes referentes ao contexto dos mesmos; e uma maior conscincia do
papel social dos museus, so alguns dos fatores que tm levado a se repensar o papel da
documentao e dar-lhe a devida importncia.
A documentao de acervos museolgicos uma atividade, sobretudo, de natureza

7
prtica que pode encontrar apoio em outras reas do conhecimento, como a
Biblioteconomia, a cincia da Informao e a Informtica A aplicao de tcnicas oriundas
dessas reas, no entanto, deve ocorrer sempre dentro de uma abordagem museolgica.
No basta, porm, adquirir novas tcnicas, muitas vezes ultrapassadas ou
distanciadas do nosso contexto scio-cultural. preciso refletir sobre os aspectos tericos
da Museologia, sobre o museu enquanto instituio social e sobre a necessidade de
informao daqueles a quem serve.
Referncias Bibliogrficas
DUDLEY, Dorothy H. et al. Museum registration methods. 3. ed. Washington, D.C.:American Association of Museums, 1979. 437p.
MENSCH, Peter van. A structured approach to museology. In: Object, museum, Museology,
an eternal triangle. Leiden: Reinwardt Academy. Reinwardt Cahiers.1987
---------------------. Museology and the object as data carrier. In: Object, museum,
Museology, an eternal triangle. Leiden: Reinwardt Academy. Reinwardt Cahiers, 1987.
MENSCH, Peter van, POUW, Piet J. M., SCHOUTEN, Frans F. J. Artigo sem ttulo em
Cadernos Mussolgicos, n.3 Rio de Janeiro, out. 1990. p.57-65.
MUSEUM Documentation System: practical museum documentation. 2 ed. Duxford,
Cambridgeshire: Museum Documentation Association, 1981. 188p.
ORNA, Elizabeth, PETTITT, Charles. Information handling in museums. London: Clive
Bingley, 1980. 190p.
REINWARDT ACADEMY. Higher vocational training colege of museology. Leiden: Department
of Management and Organization, Jan Verhaar management consultant International Course
in Museology. cap.v (Reinwardt Cahiers), 1986. pag. irreg.