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MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Sumrio
Sumrio................................................................................................................................................................................. 2

1.

Projeto Definio....................................................................................... 4

1.2

Projeto Papel do Gerente de Projeto..........................................................4

2.1

Estrutura da Metodologia de Implementao TOTVS..................................6

2.

Metodologia de Implementao TOTVS - Implementao...........................6

2.3

Metodologia de Implementao TOTVS Como o PMO Corporativo pode ajudar

2.4

Fluxo e Etapas da Metodologia de Implementao TOTVS..........................7

2.5

Descrio das Fases e Atividades da Metodologia.......................................8

F1 FASE DE INICIAO...................................................................................... 8
A Reconhecimento da Entrada do Projeto
B Alinhamento do Projeto
11

F2 FASE DE PLANEJAMENTO............................................................................ 15
C Desenvolvimento dos Planos do Projeto

16

F3 FASE DE EXECUO................................................................................... 43
I - Prottipos
48
I1 Preparar Dados do Ambiente de Prottipo

49

F4 FASE DE ENCERRAMENTO..........................................................................57
F5 FASE DE MONITORAMENTO E CONTROLE...................................................60

METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS


01/06/2014

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Este Guia de Referncia parte integrante do Sistema TOTVS de Garantia de Qualidade TOTVS e Franquias.
Este Guia de Referncia substitui todo e qualquer documento ou poltica comercial anteriormente apresentada sobre o assunto em
referncia.
Este Guia de Referncia de propriedade intelectual da TOTVS e expressamente proibida a cpia, reproduo, difuso e
publicao integral ou parcial dos elementos contidos no mesmo, sem expressa e prvia autorizao da TOTVS.

Verso 1.5

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Ttulo do documento

O conhecimento em gerenciamento de projetos vem a cada dia sendo mais difundido e requisitado pelas empresas aos
profissionais. Atualmente so raras as empresas que no utilizam Gerenciamento de Projetos e que conseguem fazer sucesso
sem desperdcio de tempo e dinheiro.
O conhecimento das tcnicas e melhores prticas existentes no PMBOK aliadas a ferramenta de gerenciamento de
projetos e uma metodologia de implementao elaborada para atender as caractersticas dos projetos da empresa trazem a
garantia de melhor qualidade no gerenciamento dos projetos.
Um gerenciamento de projetos adequado garante a satisfao do cliente atendendo o escopo, prazo e custos do projeto
tornando os projetos rentveis.

Verso 1.5

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1.1

Projeto Definio

Segundo o PMBOK:
Um projeto um esforo temporrio realizado para criar um produto ou servio nico.
Temporrio significa que todo projeto tem um incio e um fim definidos.
nico significa que o produto ou servio produzido de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou servios
semelhantes j realizados.
Segundo NBR ISO 1.006 (ABNT)
Um projeto um processo que consiste de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para incio e
trmino, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos especficos, incluindo limitaes de tempo, custo e
recursos.

1.2

Projeto Papel do Gerente de Projeto

Dentre os principais papis de um Gerente de Projetos, podem ser citados:


Planejador
o Deve ser capaz de assegurar a preparao do projeto, com garantia de qualidade tcnica, recursos
aprovados e consenso de todos os stakeholders relevantes
Organizador
o Deve prever e mobilizar os meios, especialmente as pessoas, para realizar o projeto. Deve trabalhar na
montagem da estrutura organizacional do projeto
Administrador de pessoas
o Deve lidar com as competncias da equipe. o diretor de equipe, trabalhando nas dimenses humana e
comportamental, lidando com as pessoas como pessoas e no como recursos do projeto.
Administrador de interfaces
o Deve administrar e articular acordos. A administrao eficaz das interfaces, entre pessoas,
departamentos ou organizaes, uma das maneiras de elevar a probabilidade de xito do projeto.
Administrador de tecnologia
o Deve fornecer conhecimentos tcnicos para a realizao do projeto e capacitao da equipe, orientar as
atividades da equipe, manter-se atualizado nas reas tecnolgicas relevantes para o projeto e conhecer a
relao entre o resultado final e as tecnologias necessrias para alcan-los.
Implementador
o Deve fazer acontecer, predominando tarefas de executar e corrigir planos, cuidar do suprimento de
recursos, fornecer informaes, avaliar o desempenho e cobrar providencias. Apesar de exigido na fase
de execuo, este papel tambm de extrema importncia no planejamento do projeto
Formulador de mtodos
o Deve formular metodologias, procedimentos, estruturas e sistemas de administrao de projetos.
A metodologia de implementao TOTVS tem como objetivos servir de instrumento de orientao e controle do projeto de
implementao dos produtos da marca TOTVS a todos os interessados no projeto. Sua efetiva utilizao assegurar maior
qualidade e sucesso no processo de implementao. Visa tambm proporcionar a todos os envolvidos um padro de trabalho e
comunicao durante o projeto.
Esta metodologia dever ser aplicada para a implementao dos produtos TOTVS, em todas as situaes, podendo sofrer
algumas adaptaes com relao s etapas a serem seguidas. Recomenda-se, no entanto, que no sejam feitas adaptaes
profundas, para que seja mantido um padro de conduo e controle em todos os projetos e em caso de no atendimento do
material de apoio, contate imediatamente o Comit da Metodologia.

Verso 1.5

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Ttulo do documento

Sero realizadas auditorias peridicas para identificar possveis melhorias em todos os pontos tratados pela metodologia,
bem com identificar o grau de sua utilizao. As auditorias sero realizadas pelos membros designados pelo PMO Corporativo e,
ao final de cada levantamento, as melhorias sugeridas sero analisadas e se necessrio a metodologia ser alterada.
A MIT Srie T dividida em 5 nveis de complexidade, os quais foram definidos por intermdio do MIT014 Definio de
Complexidade. Esta definio pode ser realizada pela equipe Comercial e revisada no momento de transio do projeto.
Quando um projeto for definido como complexidade 5, fica estabelecido que um projeto de alta complexidade e pode ser
tratado como um projeto PRIVATE. Para esses projetos, a metodologia foi aprofundada nos temas de Infra-estrutura, Gesto da
Mudana e Gesto da Integrao.
Estes tpicos devem ser abordados de acordo com o escopo comercializado em contrato, o qual exigir uma quantidade de
horas especificas para o desenvolvimento destes servios.
6

Verso 1.5

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A metodologia de implementao est dividida em 5 fases e 12 etapas, subdivididas em 57 tarefas, detalhadas a seguir.
Cada etapa deve ser cuidadosamente planejada e documentada por intermdio do material de apoio, o qual pode ser adaptado de
acordo com o tipo de projeto.

2.1

Estrutura da Metodologia de Implementao TOTVS

2.2

Metodologia de Implementao TOTVS - Implementao

A implementao da metodologia de implementao TOTVS obter sucesso:


Com a colaborao de todos, mas nomeando responsveis
Em etapas, atentos as reaes dos envolvidos
Piloto, roll-out
Medindo e mostrando os resultados dos projetos e a satisfao dos envolvidos
Com treinamento, em diferentes nveis
Sofrendo ajustes, flexibilizando dentro do possvel

Verso 1.5

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Ttulo do documento

2.3

Ganhando a confiana e o interesse dos envolvidos


Tendo um plano de migrao adequado para os novos projetos

Metodologia de Implementao TOTVS Como o PMO Corporativo pode ajudar

Contribuir na implementao da metodologia de implementao TOTVS da seguinte forma:


Sendo o guardio da metodologia
Treinando e motivando os envolvidos
Apoiando com ferramentas
8

Verso 1.5

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Prestando suporte
Avaliando os resultados e ajustando a metodologia
Estando perto dos envolvidos e ouvindo o seu feedback
Garantindo a qualidade dos projetos
Garantindo uma base de informaes para a empresa
Melhoria contnua

2.4

Fluxo e Etapas da Metodologia de Implementao TOTVS

2.5

Descrio das Fases e Atividades da Metodologia

F1 FASE DE INICIAO
Esta fase tem como objetivo compreender todos os processos relacionados iniciao dos trabalhos de reconhecimento
de entrada do projeto junto rea de servios e cliente. Para tanto, ser necessrio amplo conhecimento sobre a situao
corrente do cliente, sua viso, objetivos, metas e necessidades.
Esta Fase deve ser realizada imediatamente aps o fechamento do contrato com o Cliente, podendo, entretanto, ser
antecipada a partir do aceite pelo cliente da proposta comercial, evoluindo seu incio juntamente com a formalizao do referido
contrato.

Verso 1.5

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Ttulo do documento

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Verso 1.5

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A Reconhecimento da Entrada do Projeto

Comunicar a rea de servios sobre a entrada do projeto e da demanda por recursos que o projeto vai exigir da rea. Esta
informao permite o planejamento e montagem de estratgia para atendimento, de forma a implementar o projeto no prazo e
dentro do cronograma. Potenciais variaes de prazo e recursos devero ser estimadas para posterior negociao com o cliente.
Obter junto rea comercial todas as bases do contrato firmado com o cliente onde dever existir o escopo do projeto:
mdulos negociados, prazos de implementao, concesses comerciais, horas de analistas a alocar e despesas relacionadas
(deslocamento, hospedagem, quilometragem, alimentao, etc.).
O coordenador do projeto TOTVS deve se certificar que os analistas de implementao esto utilizando os documentos da
metodologia atualizados.
A1 Incluso do Projeto
Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


Analista PMO
Ouvidoria

Recursos Necessrios

Proposta / Contrato

Sadas

Estrutura TOTVS disponibilizada para apoiar a


entrega do projeto
Coordenador de Projetos definido
Projeto includo nos sistemas CFP, PMS, TFS e
Milestones

Comunicar para as reas envolvidas a incluso do cliente ou projeto e o incio das atividades ligadas prestao de
servios.
Sero iniciados os trabalhos de entrega de mdias, monitoramento da satisfao do cliente e comunicaes de realizao
de eventos, novos conceitos e produtos.
O Gestor de Portflio TOTVS dever definir quem ser o Coordenador de Projetos deste cliente, dever tambm solicitar
ao Analista PMO a incluso do projeto nos sistemas CFP Controle financeiro de projetos, PMS Sistema de Gerenciamento de
Projetos, Configurao dos Milestones deste projeto e abertura da pasta do projeto no TFS.

Verso 1.5

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Ttulo do documento

Caso o projeto possua um projeto de Fabrica de Software o coordenador de Projetos receber um e-mail referente a este
projeto e a informao sobre quem ser o lder de Fabrica deste projeto

A2 Reunio de Transio Comercial


Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


Coordenador de Projetos TOTVS
Executivo de Conta
Arquiteto de Soluo
Lder da Fabrica de Software (quando
12

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

necessrio)
PMO Local (quando necessrio)
Analistas de Implementao (quando
necessrio)
Recursos Necessrios

Proposta / Contrato

Sadas

MIT014 Definio de Complexidade


MIT021 Termo de Abertura
MIT005 Ata de Reunio

Em reunio, o Coordenador de Projetos TOTVS, o Executivo de Conta, Arquiteto de Soluo devero analisar os aspectos
da negociao efetuada com o cliente baseados na Proposta / Contrato e complementar o MIT021 Termo de Abertura de forma a
definir o plano de abordagem a ser seguido na prxima etapa.
Buscar entender as necessidades, expectativas e metas do projeto, por intermdio das explanaes do time comercial e da
documentao apresentada. Procurar tambm captar o ponto central que representar o sucesso do projeto, por exemplo, uma
empresa cuja atividade "core" a distribuio de produtos, ter como fator crtico de sucesso uma tima implementao nos seus
processos de armazenamento, transporte, giros de estoque, modelo dos pontos de distribuio etc.
Devero ser identificadas as premissas e restries organizacionais para o projeto, transferir as informaes obtidas no
processo de negociao, levantamento das necessidades e expectativas gerais do cliente. Ter claro o que poderiam ser os "riscos
fatais" do projeto, se no for entregue a soluo ao cliente, e verificar como ser a soluo para que no ocorram os mesmos
Providenciar a MIT005 - Ata de Reunio e a reavaliao conjunta do MIT014 Definio de Complexidade, que so os
documentos de sada desta atividade.
Caso existam customizaes previstas em contrato avaliar a necessidade de participao da equipe de Fbrica de
Software na reunio de Transio Comercial.
Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies
Aprendidas.

Verso 1.5

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Ttulo do documento

B Alinhamento do Projeto

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Verso 1.5

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Contextualizar informaes, expectativas e conceitos de gesto de projetos junto ao cliente para incio dos trabalhos de
forma alinhada e sem desvios.

B1 Alinhamento de Expectativa com o Cliente


Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


Coordenador de Projetos TOTVS
Executivo de Conta
Arquiteto de Soluo
Lder da Fabrica de Software (quando
necessrio)
Patrocinador do Projeto
Coordenador de Projetos Cliente

Recursos Necessrios

Proposta / Contrato
MIT001 Metodologia de Implementao
TOTVS
MIT021 Termo de Abertura

Sadas

MIT021 Termo de Abertura (atualizado)


MIT005 Ata de Reunio

Validar com os representantes do cliente, preferencialmente com a participao do patrocinador do projeto:


As metas do projeto
As necessidades e expectativas e estratgias do cliente em relao ao projeto

Verso 1.5

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Ttulo do documento

Indicadores do projeto
Restries
Prazos para alcance dos resultados
Seqncia de implementao
Disponibilidade de usurios
Escopo do projeto constante na proposta comercial (escopo funcional)
Interfaces e importaes

Revisar todos os pontos possveis de dvidas em relao ao contrato atualizando o MIT021 Termo de Abertura.

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Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Demonstrar os resultados a serem atingidos pelo projeto, buscando a concordncia e apoio do Cliente para os mesmos,
alinhando, dessa forma, as expectativas entre a TOTVS e o cliente.
muito importante que o MIT021 - Termo de Abertura seja revisado a 4 mos entre o Coordenador de Projetos TOTVS e o
Coordenador de Projetos do cliente ou Patrocinador do cliente, que assim se integra e se compromete com as definies gerais,
desde o princpio. Este trabalho facilitar o entendimento e homologao do planejamento do projeto com o cliente no trmino da
fase de planejamento.
O MIT021 - Termo de Abertura o documento simplificado que tem as definies gerais e estrutura do projeto e pode ser
utilizado sempre que necessrio, para orientao e dar entendimento aos nveis executivos envolvidos no projeto.
importante colher com a equipe comercial o mximo de detalhes e informaes, para um bom entendimento, evitando
repetir ao cliente as mesmas perguntas j feitas durante a fase de qualificao.
Caso existam customizaes previstas em contrato avaliar a necessidade de participao da equipe de Fbrica de
Software do alinhamento da expectativa com o cliente.
Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies
Aprendidas.

B2 Apresentao de Gesto de Projetos


Envolvidos

Cliente Patrocinador do Projeto


Coordenador de Projetos Cliente
Gestor de Portflio TOTVS
Coordenador de Projetos TOTVS

Recursos Necessrios

MIT023 Apresentao de Gesto de Projetos

Sadas

MIT005 Ata de Reunio

Realizar reunio com o Coordenador de Projetos do cliente e contextualizar informaes de gesto de projetos (PMI,
PMBOK, PMO, PMP, reas de Conhecimento, Projetos), metodologia de implementao (Fluxo, Etapas e Atividades da
Metodologia de Implementao TOTVS), Comit do Projeto (Formalizar papel dos envolvidos) e Polticas de Atendimento TOTVS
(Ordem de Servio, Sala de Treinamento, Backup, Atualizaes).
o momento apropriado para apresentar ao cliente a MITe Milestones, ferramentas que sero utilizadas para apoiar a
implementao, convencendo-o da importncia de se seguir mtodos e da formalizao dos trabalhos realizados, esclarecendo
tambm as responsabilidades das partes (cliente e equipe TOTVS), alm de buscar conquistar o comprometimento irrestrito do
cliente para com o Projeto.
Esta apresentao, quando possvel, pode ser realizada na TOTVS e aproveitar para apresentar a estrutura da TOTVS e
os contatos das reas em que o cliente ter envolvimento direto.
B3 - Definio da Equipe e Recursos do Projeto
Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


Coordenador de Projetos TOTVS
Coordenador de Projetos Cliente
RMO Local

Recursos Necessrios

Proposta / Contrato
MIT021 Termo de Abertura

Sadas

Recursos disponibilizados para o projeto

Verso 1.5

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MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Definir o perfil dos recursos necessrios avaliando o perfil em funo das exigncias das tarefas e abrir solicitaes para
RMO Local
Os recursos sero identificados pela Central de Recursos e disponibilizados para o projeto de acordo com agenda, perfil do
recurso e projeto e caractersticas das tarefas.
Estes profissionais trabalharo em conjunto com os Lderes e Usurios Chaves do cliente. Os Analistas indicados devem
ter suas agendas planejadas para todo o projeto.
O Coordenador de Projetos do cliente tambm dever definir os participantes do Comit do Projeto que sero coresponsveis pela implementao do projeto e providenciar os recursos de ambiente fsico necessrios para a realizao do
projeto de acordo com o que foi definido no MIT021 Termo de Abertura.
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Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

B4 Reunio de Abertura do Projeto


Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


Coordenador de Projetos TOTVS
Comit do Projeto Executivo e Operacional
Executivo de conta (quando necessrio)

Recursos Necessrios

MIT021 Termo de Abertura

Sadas

MIT024 Apresentao de Abertura do Projeto


MIT005 Ata de Reunio

Esta uma das mais importantes atividades do projeto, principalmente por ser um momento de conquista de aliados para o
projeto, bem como o momento de legitimao do projeto para todos os envolvidos do cliente, identificando os participantes e
atribuio de poderes aos responsveis do projeto. altamente recomendvel mensagem do patrocinador do projeto,
demonstrando as estratgias e objetivos gerais do projeto para a empresa, com o objetivo de obter comprometimento de todos os
envolvidos.
muito importante conseguir que as pessoas chaves dos processos envolvidos participem da reunio, agendando a
reunio com antecedncia suficiente para uma boa audincia. Sempre que necessrio envolver o cliente para viabilizar a reunio e
as convocaes.
Ministrar uma apresentao da metodologia de trabalho a ser adotada. Discutir cada etapa e as principais atividades,
salientando a necessidade da participao de cada integrante nas atividades que lhes sero atribudas e no cumprimento dos
prazos que sero definidos.
Seja qual for o tamanho do projeto, importante elaborar uma apresentao resumindo o planejamento e organizao do
projeto, que tenha no mnimo:
Mensagem do Patrocinador (mesmo no sendo presencial, importante)
Objetivos, Metas e Resultados esperados do Projeto, baseado no MIT021 Termo de Abertura
Resumo do Cronograma (Durao e datas marcos do Projeto)
Institucional TOTVS, se aplicvel
Metodologia de Implementao TOTVS MIT
Registrar em ata (MIT005 Ata de Reunio) todas as definies, orientaes e questionamentos relevantes da reunio.
Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies
Aprendidas.

B5 Verificao da Estrutura / Sizing


Envolvidos

Analista de Infra-estrutura TOTVS


Coordenador de Projetos TOTVS
Analista de Infra-estrutura Cliente
Coordenador de Projetos Cliente

Recursos Necessrios

Proposta Comercial
MIT021 Termo de Abertura

Sadas

MIT005 Ata de Reunio


MIT025 Check list Sizing

Verso 1.5

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MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

MIT026 Recusa Ambiente Computacional


MIT027 Estrutura de Sizing
Caso o cliente tenha recebido uma proposta de Sizing de Ambiente, no processo de Comercializao, deve ser analisada a
proposta tecnolgica de hardware e sizing da TOTVS e verificar se o cliente atendeu aos requisitos apresentados. Caso o cliente
tenha atendido, efetuar o de acordo no documento MIT025 Check list Sizing, neste documento existe informaes especificas
caso o cliente possua ASP com a TOTVS.
Caso contrrio, informar o cliente sobre os requisitos que no foram atendidos. Nesse caso, negociar um prazo para o
completo atendimento, desde que o mesmo seja complementado antes dos prottipos. Se o cliente recusar-se a atender aos
requisitos de estrutura, solicite a emisso do documento MIT026 Recusa Ambiente Computacional.
20

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

No caso que o cliente tambm no aceite assinar o MIT026 Recusa Ambiente Computacional, necessrio registrar a
recusa em Ata de Reunio.
Se o cliente no recebeu a proposta de sizing de ambiente e necessrio elaborar este dimensionamento, deve ser
utilizado o formulrio MIT027 Estrutura de Sizing, o qual tem o objetivo de trazer o maior nmero de informaes para
determinar a melhor plataforma de trabalho, assim como o hardware necessrio para o bom funcionamento dos Produtos TOTVS.
Para os casos nos quais o cliente/prospect j possui uma plataforma que deseja trabalhar pode ser utilizado este formulrio
para avaliar o que necessrio melhorar, em hardware e software.
A avaliao ser feita em funo do uso dos produtos da TOTVS S.A.. Outros produtos devem ser avaliados com seus
respectivos fornecedores.
Aps o preenchimento da MIT027 Estrutura de Sizing a mesma deve ser encaminhada equipe de Infra-estrutura
TOTVS para elaborar a proposta de hardware para o cliente (e-mail).
Dever ser informada, neste momento, ao cliente a necessidade de configurao referente criao de bases de Teste,
Homologao e Produo.

F2 FASE DE PLANEJAMENTO
Esta fase tem como objetivo compreender todas as etapas do desenvolvimento do Planejamento do Projeto. Certamente,
a fase mais importante, pois permite determinar o sucesso ou fracasso do projeto.
O planejamento deve representar cerca de 20% do tempo total do projeto e deve ser considerado como economia de
tempo e investimento na qualidade do projeto. Investir em planejamento reduzir incertezas.
Para os projetos definidos como complexidade 5, ou PRIVATE, podem ser acrescentadas as etapas E Planejamento da
Gesto da Mudana e F Planejamento da Gesto da Integrao, as quais devem ser desenvolvidas de acordo com escopo
negociado comercialmente.

Verso 1.5

21

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

C Desenvolvimento dos Planos do Projeto

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Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Esta etapa abrange o detalhamento, o planejamento de treinamento e a elaborao do MIT030 - Plano do Projeto.
Define e refina os objetivos e planeja a ao necessria para alcanar os objetivos do projeto, assim como a entrega do
escopo para os quais o projeto foi contratado.
So contempladas todas as 9 reas de conhecimento de acordo com o PMBOK: Escopo, Tempo, Custo, Qualidade,
Recursos Humanos, Comunicao, Riscos, Aquisies e Integraes.
Os documentos referentes s reas de conhecimento a serem gerados devem seguir a obrigatoriedade do MIT014
Definio de Complexidade.
Para os projetos de Alta e Altssima complexidade (nveis 4 e 5), ter os planos complementares bem definidos e aplicados
pode ser o diferencial para obter projetos bem sucedidos sendo, portanto obrigatria sua gerao.
Mudanas significativas aprovadas, que venham a ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto, faro com que seja
necessrio reexaminar um ou mais processos do planejamento, assim como atualizar o MIT030 Plano do Projeto.
A concluso da fase de Planejamento ocorrer quando da validao e apresentao do Plano junto ao cliente.
C1 Planejamento do Treinamento
Envolvidos

Coordenador de Projetos TOTVS


Coordenador de Projetos Cliente

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura

Sadas

Programao dos treinamentos realizada.


MIT005 Ata de Reunio

Verso 1.5

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MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Devem ser definidos os usurios que participaro do treinamento de cada aplicativo, assim como as datas e horrios.
Esses usurios sero replicadores de conhecimento no Cliente.
O treinamento em questo realizado em sala de aula e est previsto para as funcionalidades padro do produto. A
atividade deve ser realizada para o produto que predispe a necessidade desse treinamento.
Esta atividade no obrigatria. A mesma ocorre quando o cliente contrata o treinamento padro no escopo comercial da
proposta e recomendada,principalmente, quando o cliente deseja assumir o suporte local do ERP.

C2 Elaborao do Plano do Projeto


Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


24

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Coordenador de Projeto TOTVS


Coordenador de Projeto Cliente
Analistas de Implementao
Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura

Sadas

MIT030 - Plano do Projeto


MIT005 Ata de Reunio

O plano de projeto o documento que rene e organiza todos os documentos da fase de planejamento da metodologia,
devendo ser elaborado pela equipe de gerenciamento do projeto e aprovado pelo patrocinador.
O plano de projeto define como o projeto ser executado, monitorado, controlado e encerrado e planeja a ao necessria
para alcanar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi aprovado.
Durante o planejamento, a equipe do projeto deve envolver todas as partes interessadas adequadas dependendo da
influncia delas no projeto e nos seus resultados, criando um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma
adequada.
sempre muito importante que as definies do projeto sejam feitas e/ou validadas em conjunto com o Gestor do projeto
do Cliente, o que facilitar muito o entendimento e homologao do planejamento do projeto com o cliente no trmino da fase de
planejamento.
O contedo do escopo funcional deve ser o mesmo escopo definido na proposta comercial.
O MIT021 - Termo de Abertura deve ser consultado para observao das diretrizes gerais para o projeto.
O MIT030 - Plano do Projeto, o MIT032 - Cronograma do Projeto e o MIT036- Matriz de Riscos sero as principais
ferramentas utilizadas para o gerenciamento do projeto. Devem ser os principais documentos consultados, complementados e
revisados em toda a fase de planejamento do projeto. Os mesmos tambm orientaro as fases de execuo sendo, portanto
documentos que devem estar sempre alinhados com o Coordenador de projetos do Cliente.
Uma vez aprovado sempre que houver alteraes, dever ser amplamente divulgado s partes interessadas no projeto,
gerando novas verses do documento.
Caso existam customizaes previstas em contrato o lder da Fabrica de Software ira encaminhar o Plano de Projetos do
projeto da Fabrica para que o Coordenador de Projetos inclua o mesmo no MIT030 - Plano do Projeto.
Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies
Aprendidas.

C3 Escopo
Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


Coordenador de Projetos TOTVS
Coordenador de Projetos Cliente
Analistas de Implementao

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura
MIT030 Plano do Projeto

Sadas

MIT031 Solicitao de Mudana

Verso 1.5

25

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

O gerenciamento do escopo visa garantir a entrega do que foi contratado, somente o que foi contratado, e que qualquer
alterao ser renegociada com o cliente.
Contempla tambm o papel do coordenador de projetos de influenciar os fatores geradores de mudana, o processo para
analisar impacto e integrar mudanas do escopo a outros processos de controle e tambm o processo e regras para a aceitao
das entregas do projeto.
O documento gerado para planejamento e controle de escopo o MIT031 Solicitao de Mudana, este documento
formaliza as regras para que todas as mudanas solicitadas, aes corretivas e preventivas recomendadas sejam processadas e
aprovadas pelo cliente.

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Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

As alteraes devero ser identificadas como alterao de escopo de produto que se refere s mudanas necessrias nos
sistemas e alteraes no escopo de projeto que se referem s alteraes de escopo nos processos definidos no levantamento de
processos.
As alteraes de escopo de projeto podem demandar alteraes de quantidade de horas ou alteraes que no impactem
em contratao de mais horas, porm demandaro mais tempo para concluso do projeto as duas situaes devero ser
identificadas, documentadas e aprovadas.
Caso exista projeto de desenvolvimento junto a Fbrica de Software contemplar e formalizar a alterao de escopo.

C4 Tempo
Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


Coordenador de Projetos TOTVS
Coordenador de Projetos Cliente
Analistas de Implementao

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura
MIT030 Plano do Projeto

Sadas

MIT032 Cronograma do Projeto (PMS)

O gerenciamento do tempo visa garantir que o projeto ser entregue dentro do prazo acordado com o cliente.
O principal produto do gerenciamento de tempo o cronograma que dever identificar as atividades, seqncia das
atividades, estimativa de recursos, estimativa de durao.
O cronograma deve ser definido junto com o cliente, destacando as tarefas que sero executadas pelo cliente, de forma
que seja efetuado o planejamento da disponibilidade dos seus recursos.
Dever ficar claro qual ser a carga de trabalho do cliente e qual ser a carga de trabalho da TOTVS. O coordenador de
projeto TOTVS dever apresentar e explicar o cronograma aos Analistas de implementao que participaro do projeto. Este
procedimento permitir aos Analistas de implementao uma viso global do projeto que esto inseridos e assim tomaro
conhecimento formal dos prazos que foram estabelecidos para o seu cumprimento.
As regras de paralisao ou reduo das atividades em funo de atrasos ou no pagamento de faturas da TOTVS
devero ser definidas.
Decidir sobre a utilizao de tcnicas de compresso do cronograma por incluso de mais recursos (crashing) ou por
realizar atividades em paralelo (fast-tracking).
Para as possveis customizaes e projetos junto a Fbrica de Software, inclu-las no cronograma, definindo os prazos para
disponibilizao, testes e liberao para uso no ambiente do cliente. Informar para cada tarefa os responsveis pelo projeto do
lado do Cliente e da TOTVS.
O cronograma ser gerado atravs da ferramenta PMS de acordo com informaes de escopo de produto gerado no CRM
e WBS padro da Metodologia de Implementao a ser aplicada.
O analista de implementao dever seguir rigorosamente os prazos estabelecidos no cronograma e, em caso de
divergncias, o coordenador do projeto TOTVS dever ser comunicado.
Os prazos podero ser alterados quando ocorrerem as seguintes situaes: Alterao de escopo, solicitao do cliente ou
solicitao do coordenador de projeto TOTVS.
As reunies de avaliao do projeto sero utilizadas para anlise da necessidade de alterao de prazo e para a definio
de novas datas. O cronograma dever ser atualizado com as novas datas e encaminhado aos envolvidos na execuo do projeto.
necessrio avaliar o impacto da mudana do prazo nas demais variveis do projeto.

Verso 1.5

27

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

C5 Custo
Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


Coordenador de Projetos TOTVS
Coordenador de Projetos Cliente
Analistas de Implementao

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura
MIT030 Plano do Projeto
28

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Sadas

Oramento (PMS)

O gerenciamento do custo visa garantir que o custo contratado com o cliente seja cumprido e que a TOTVS tenha o
resultado esperado.
Inicialmente o controle de custos ser efetuado a partir da quantidade de horas de implementao estabelecida no
contrato. Caso haja divergncia entre a quantidade de horas do contrato e a necessidade apurada no levantamento de dados,
caber ao departamento comercial realizar nova negociao junto ao cliente.
Dever ser realizada uma estimativa de custos para cada atividade do projeto e elaborar um oramento geral para o
projeto, deve-se utilizar da ferramenta PMS para elaborar este oramento.
Para controle de custo precisam ser avaliados os seguintes pontos:
Regras para paralisao ou reduo das atividades do projeto em funo de limites de custos em projetos de
investimento ou projetos abertos.
Processo para comparar andamento do projeto com o pagamento das faturas do projeto.
Avaliao de custo hora de todos os recursos disponveis.
Custo de plano de resposta aos riscos do projeto.
Atividades externas equipe do projeto como fbrica de software ou de outras empresas contratadas
Custos que no debitam o projeto como de analistas em treinamento e acompanhamento, horas de retrabalho,
erros de produto ou horas improdutivas para apurar o custo total do projeto.
Custos das atividades e entregas de gerenciamento do projeto como reunies, preenchimento de documentos,
coleta de validaes, comunicao do projeto s partes interessadas.
Regras para aprovao de mudana nos custos dos projetos de investimento ou projetos fechados em que o
patrocinador a TOTVS.
Regras para aprovao de mudanas nos custos dos projetos, horas abertas ou banco de horas em que o
patrocinador do projeto o cliente.
Reduo dos custos de viagens ou despesas para aumentar os recursos para as atividades do projeto.
A rentabilidade do projeto ser acompanhada e avaliada com relatrio de rentabilidade a ser extrado da ferramenta PMS.

C6 Qualidade
Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


Coordenador de Projetos TOTVS
Coordenador de Projetos Cliente
Analistas de Implementao

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura
MIT030 Plano do Projeto

Sadas

MIT033 Requisitos de Entrega


MIT037 Roteiro de Capacitao
MIT053 Roteiro de Converso
MIT055 Roteiro de Interface
MIT045 Roteiro de Prottipo

O gerenciamento da qualidade visa garantir formalmente que os processos contratados foram efetivamente implantados.

Verso 1.5

29

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

A qualidade ser atestada quando cada processo for simulado e validado junto ao cliente e os documentos de validao
assinados.
Sero criados vrios documentos para a garantia da qualidade:
MIT033 Requisitos de entrega - que dever conter a lista de entregas e requisitos para atender a qualidade e
considerar o projeto como entregue
MIT037 Roteiro de Capacitao que serve como uma definio quanto ao processo para planejamento e
execuo dos treinamentos.
MIT053 Roteiro de Converso - define as regras para o sucesso da converso/carga dos dados de legado ou
outras fontes de informao para o novo sistema.
MIT055 Roteiro de Interface - planeja e demonstra a interao entre os produtos TOTVS e produtos legados.
30

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

MIT045 Roteiro de Prottipo - registra como sero realizados os testes, o que ser testado e tambm
documenta aspectos globais relacionados a testes. Isso possibilitar uma bem-sucedida coordenao e conduo
de testes no projeto.
Para controle da qualidade precisam ser avaliados os seguintes pontos:
Padres de qualidade relevantes para as entregas e determinar como satisfaz-los
Auditoria nos processos para garantir que a metodologia est sendo seguida
Plano de treinamento e capacitao dos usurios chave, plano de testes pelos analistas, plano de testes pelos
usurios chave e testes mnimos obrigatrios para as rotinas do sistema inclusive de Fabrica de Software caso no
projeto exista um projeto de Fabrica de Software
Custos da qualidade (investimento em preveno e em avaliao ou testes) devem ser inferiores aos benefcios,
custos da no qualidade (retrabalho, satisfao do cliente, impacto nas operaes do cliente, impacto nos
negcios do cliente)
Lista de verificao para mudanas de fase, virada do sistema e para aprovao das entregas.
Comunicao da poltica de qualidade s partes interessadas.
Documentao das decises do cliente com impacto na qualidade das entregas do projeto.
Relatrio de desempenho da qualidade das entregas do projeto.
Registro de todos os erros e problemas, aes corretivas escolhidas, causas identificadas e lies aprendidas.
Monitoramento da Maturidade em Projetos
Ser realizado o trabalho de Monitoramento de Maturidade em Projetos pela equipe do PMO atravs de anlise da
documentao gerada e aprovada pelo cliente e entrevista com o coordenador de projetos TOTVS e cliente quando necessrio.
As informaes obtidas atravs deste trabalho serviro para a constante evoluo da metodologia e as no conformidades
detectadas sero registradas atravs de orientaes e plano de ao ao coordenador de projetos.
Reunies no cliente podero ser realizadas desde que sejam agendadas com a equipe de servios e aceitas pelo cliente.

C7 Recursos Humanos
Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


Coordenador de Projetos TOTVS
Coordenador de Projetos Cliente
Analistas de Implementao

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura
MIT030 Plano do Projeto

Sadas

MIT034 Matriz de Responsabilidades

O gerenciamento de recursos humanos visa garantir que a equipe do projeto seja alocada de forma otimizada, identificando
e documentando as responsabilidades e as relaes hierrquicas entre os envolvidos no projeto.
O coordenador de projetos TOTVS e o coordenador de projetos cliente devem evitar a troca de integrantes da equipe
evitando assim retrabalho e retreinamento.
Em caso de substituio de recursos da TOTVS: o coordenador de projetos TOTVS definir o substituto e comunicar ao
cliente. Em caso de substituio de recurso do cliente: o coordenador de projetos TOTVS dever avaliar impactos (tempo e
custos) que podero ocorrer no desenvolvimento do projeto e tambm comunicar formalmente ao cliente.

Verso 1.5

31

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Dever ser atualizado o documento a ser gerado para gerenciamento de recursos humanos, o MIT034 Matriz de
Responsabilidades que proporcionar entendimento claro de funes e responsabilidades por parte dos recursos humanos
TOTVS e cliente.
Para gerenciamento de recursos humanos precisam ser avaliados os seguintes pontos:
Riscos de sada de membros da equipe ou de partes interessadas chave para o projeto
Diretrio com informaes sobre os membros do projeto (nome, empresa/cargo, telefone e e-mail)
Responsabilidades j atribudas nos planos de riscos, qualidade e comunicao.
Comprometimento dos usurios chave com as atividades agendadas para o projeto
Necessidades e grau de especializao dos recursos para o projeto
32

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Compartilhamento de informaes para aumentar a coeso atravs do trabalho em equipe.


Agrupar os membros da equipe do projeto em uma sala ou mesmo local fsico para aumentar sua capacidade de
atuar como equipe
Acompanhamento do desempenho dos membros da equipe, fornecer feedback.
Necessidade de treinamento para os membros da equipe do projeto
Plano de reconhecimento e premiao
Avaliaes individuais ou em grupo.

C8 Comunicao
Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


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Coordenador de Projetos Cliente
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Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura
MIT030 Plano do Projeto

Sadas

MIT035 Matriz de Comunicaes

O gerenciamento da comunicao visa garantir que todas as informaes relacionadas ao projeto cheguem s pessoas
corretas no tempo certo. O mesmo, nesse ponto, menos abrangente que a atividade de comunicao realizada na etapa de G Planejamento da Gesto da Mudana.
O principal produto do planejamento de comunicao e o MIT035 Matriz de Comunicaes: Dever deixar claros os
eventos de comunicao do projeto.
Deve constar na matriz de comunicao os itens de comunicao, objetivos, freqncia, prazos, formato, meio, nome do
responsvel e destinatrio.
Um dos itens de comunicao do plano so as reunies, todas as reunies devem possuir uma Ata e algumas so
destacadas abaixo:
Reunio de Transio Comercial tem como objetivo a transio das informaes de negociao comercial.
Reunio de Alinhamento de expectativas com o cliente tem como objetivo alinhar as expectativas do cliente no
momento da aquisio do projeto e passar as informaes conduo do projeto.
Reunio de Apresentao de Gesto de Projetos tem como objetivo contextualizar o coordenador de projetos do
cliente com as prticas de mercado em relao gesto de projetos.
Reunio de Abertura de Projetos tem como objetivo apresentar o plano de projeto concludo e buscar o
comprometimento da equipe com o projeto.
Reunio de Validao do Prottipo tem como objetivo validar a conduo e os objetivos alcanados na
realizao do prottipo.
Reunio de Preparao para Entrada em Produo tem como objetivo acompanhar e validar as ltimas
atividades e aes necessrias para entrada do produto em produo.
Reunies de Acompanhamento tem como objetivo registrar e acompanhar a evoluo do projeto, os resultados
parciais obtidos, a avaliao do cronograma e a qualidade obtida.

Verso 1.5

33

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Reunio de Encerramento tem como objetivo formalizar o encerramento do projeto, bem como apresentar os
resultados obtidos, discutir os desvios ocorridos fornecendo dados e experincias sobre o gerenciamento de
projetos.
Para gerenciamento de comunicao precisam ser avaliados os seguintes pontos:
Identificao de todos os interessados que participam do projeto.
Identificao das necessidades de informaes das partes interessadas e estabelecer formato e freqncia
adequada para cada parte interessada.
Definio dos meios de comunicao adequados para a situao (e-mail, relatrio formal, pessoalmente, reunies,
eventos)

34

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Previso de eventos de comunicao no cronograma (reunio de abertura, avaliao de equipe, avaliao dos
planos do projeto, encerramento)
Planejamento de comunicao dos problemas resolvidos s partes interessadas.

C9 Riscos
Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


Coordenador de Projetos TOTVS
Coordenador de Projetos Cliente
Analistas de Implementao

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura
MIT030 Plano do Projeto

Sadas

MIT036 Matriz de Riscos

O gerenciamento de riscos visa garantir que sejam identificados, qualificados e quantificados e definidas respostas para
riscos identificados no projeto.
Com base na anlise dos documentos j elaborados at esta atividade, nas entrevistas e reunies com o cliente, com o
coordenador de projetos do cliente, com a equipe comercial e a equipe do projeto, fazer a identificao dos riscos j conhecidos,
qualificando e listando-os no MIT036 Matriz de Riscos, descrevendo tambm as aes mais adequadas para trat-los.
Este um importante instrumento de apoio a gesto do projeto e ser base de controle dos riscos durante todo o projeto,
sendo atualizado quando necessrio. Tambm ser utilizado como base para o desenvolvimento das instrues e estratgias para
a gesto de riscos no documento "Gerenciamento de Riscos", quando aplicvel.
Todo projeto envolve riscos, com maior ou menor impacto e probabilidade de ocorrer. Sendo assim, a identificao dos
mesmos obrigatria a partir do nvel 3 de complexidade e desejvel para projetos considerados de baixa complexidade, pois o
coordenador de projetos TOTVS pode elaborar facilmente uma lista e realizar as anlises correspondentes, aumentando as
chances de um projeto bem gerenciado.
Para gerenciamento de riscos precisam ser avaliados os seguintes pontos:
Os riscos devem ser agrupados em categorias (tcnicos, gerencial, poltico, legal, externos, organizacional)
Processo, freqncia e pblico envolvido nos ciclos para identificao de novos riscos, mudanas nos riscos
medida que as fases do projeto so concludas.
Riscos devido a incertezas das premissas.
Riscos Negativos: Definio de aceitar porque no pode ser eliminado.
Riscos Positivos: Definio de explorar eliminar a incerteza e aproveitar a oportunidade, compartilhar atribuir a
terceiros para utilizar a oportunidade em benefcio do projeto, melhorar aumentar o tamanho da oportunidade
pela maximizao dos principais acionadores de risco.
Riscos residuais ou que permanecem mesmo aps a realizao de respostas planejadas
Riscos secundrios que surgem como resultado direto da implementao de uma resposta a riscos.

C10 Aquisies
Envolvidos

Verso 1.5

Gestor de Portflio TOTVS


Coordenador de Projetos TOTVS

35

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Coordenador de Projetos Cliente


Analistas de Implementao
Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura
MIT030 Plano do Projeto

Sadas

Solicitaes de Aquisies / emprstimos

O gerenciamento de aquisies visa garantir que o projeto foi analisado e identificadas quais necessidades podem ser
melhor atendidas pela compra ou aquisio de produtos ou servios de terceiros ou de reas internas da TOTVS.
36

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

A solicitao de aquisies no projeto de implementao a contratao de terceiros para conduo de partes ou toda a
implementao junto ao cliente, pode ser tambm a contratao da fbrica de software para personalizaes identificadas no
processo.
Para solicitao e acompanhamento de todo o processo de aquisies ser utilizada a ferramenta PMS.
Para gerenciamento de aquisies precisam ser avaliados os seguintes pontos:
Processo para contatar, solicitar respostas e selecionar fornecedores
Processo para administrar e encerrar os contratos
Documentos de requisitos dos produtos e servios ou resultados esperados (relacionar com os requisitos do
projeto)
Nvel de formalizao para cada aquisio (pedido, proposta, contrato)
Cronograma do projeto ajustado para considerar o cronograma de entregas do fornecedor ou negociar com o
fornecedor prazos limite para as entregas, em funo de marcos de cronograma j assumidos com o cliente
Definir qual ser a relao entre cliente e subcontratado
Considerar fornecedor contratado na anlise de partes interessadas
Impacto da contratao dos fornecedores nos planos de escopo, comunicao, riscos, custos, qualidade,
cronograma.
Para encerramento dos contratos precisam ser avaliados os seguintes pontos:
Processo para gerenciar a execuo, monitoramento e encerramento dos servios prestados ou produtos
adquiridos para o projeto
Requisitos de entrega e de desempenho especificados dentro dos contratos
Processo para garantir que o desempenho do fornecedor atenda aos requisitos contratuais e termos do contrato
Autorizao do trabalho da contratada no tempo adequado
Monitoramento do custo, cronograma e desempenho tcnico da contratada
Inspeo e verificao da qualidade das entregas do fornecedor
Mudanas aprovadas divulgadas corretamente
Gerenciamento dos pagamentos pelos produtos e servios do contrato (comparar evoluo dos servios com os
pagamentos)
Plano de comunicao para comunicao do andamento do trabalho
Anlise de desempenho, auditoria e inspeo de acordo com o estabelecido no contrato
Garantia que todas as entregas e trabalhos foram aceitos antes do encerramento dos contratos
Observao de termos ou condies no contrato para o seu encerramento
Resciso, caso houver, documentar os motivos
Formalizao do encerramento do contrato

C11 Integraes
Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


Coordenador de Projetos TOTVS
Coordenador de Projetos Cliente
Analistas de Implementao

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura

Verso 1.5

37

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

MIT030 Plano do Projeto


Sadas
O gerenciamento das integraes visa garantir a integrao e coordenao de todos os planos auxiliares e possibilitar a
orientao da equipe para a execuo das atividades do projeto, para o monitoramento e controle dos resultados.
Para gerenciamento da integrao precisam ser avaliados os seguintes pontos:
As mudanas de etapas do projeto devem ser encerradas atravs de validaes do cliente. Os motivos que
levaram o cliente a no aceitar as entregas devem ser examinados e entendidos. Quanto mais cedo os problemas
e reclamaes forem tratados e resolvidos, menores os impactos no resultado final do projeto.
38

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Liberar acesso e vincular analistas as tarefas do projeto no PMS.


O apontamento das horas no projeto para garantir a execuo das atividades com detalhes suficientes para o
coordenador de projetos avaliar o andamento fsico.
Documentao do projeto preenchida e com a assinatura e validao do cliente.
Lies aprendidas coletadas durante todo o projeto.
Metodologia de implementao aplicada.
Necessidade de documentos que o usurio precisa providenciar para prottipos.
Conscientizao do Usurio Chave da importncia da realizao de suas atividades.
Avaliao do escopo, qualidade das entregas de requisitos e da situao de todas as mudanas solicitadas, aes
corretivas, aes preventivas, lista de tarefas e pendncias e registro de riscos antes da entrada em produo.
Garantia de aes corretivas ou preventivas tomadas no momento certo.
Avaliao de medies e anlise de tendncias para ter uma viso clara da sade do projeto.
Comparao do desempenho real com as linhas de base e com o Plano de Projeto para determinar se so
indicadas aes preventivas ou corretivas e recomendar estas aes conforme necessrio.
No implementar mudanas, aes corretivas ou preventivas sem formalizao ou aprovao.
No deixar de implementar mudanas aes corretivas ou preventivas j formalizadas e aprovadas.
Avaliao se as atividades do projeto foram concludas
Requisitos de aprovao atendidos e entregas aceitas
Documentao do projeto preenchida
Documentar motivo e atividades realizadas em caso de cancelamento ou interrupo do projeto.
Reunio de encerramento no cliente e TOTVS e formalizao das lies aprendidas.
Entrega da documentao do projeto ao PMO para arquivamento
Encerramento do projeto sistemicamente (CFP, PMS)
Encerramento do contrato associado ao projeto.
Caso o cliente possua projetos de desenvolvimento junto rea de Fbrica de Software ou projeto de investimento em
produto junto equipe de Inteligncia de Produto e estes projetos estejam integrados ao projeto de implementao do produto
dever ser contemplado no processo de gerenciamento de integraes.
O coordenador de projetos TOTVS dever acompanhar o andamento dos diversos projetos no cliente, ajustar o
cronograma de acordo com as integraes dos projetos e garantir a integrao dos projetos.

Verso 1.5

39

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

D - Modelagem dos Processos

40

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Nesta etapa o objetivo , utilizando-se de todo o planejamento do projeto, fazer o levantamento necessrio das
informaes do cliente, dos processos de negcio envolvidos, e se necessrio, revisar e ajustar os planos j feitos, firmar o
cronograma, preparando-se para homologao de todo o contedo do planejamento com o Cliente.
Efetuar o levantamento dos processos existentes no cliente, coletando informaes e transformando-as em conhecimento.
O resultado final um documento que servir de ajuda para a parametrizao do sistema. O levantamento permite a definio do
escopo detalhado para a implementao de cada aplicativo.
Fornecer a base de apoio a todos os envolvidos, para conhecer os processos do cliente durante a realizao do prottipo,
deve atender as seguintes exigncias:
Tem que ser construdo com qualidade e ser entendido como a fase mais importante do planejamento para a
implementao.
O documento gerado tem que ser aprovado pelo cliente aps a apresentao a todos os participantes do comit.
Deve estar disponvel no local, onde os Analistas de implementao realizaro seus treinamentos, para que seja
consultado em cada visita e seguido como roteiro de implementao.
Servir de apoio aos coordenadores como documento de verificao sobre as atividades executadas pelos
Analistas de implementao.
O levantamento deve ser atualizado cada vez que so identificadas diferenas em relao ao definido
originalmente, para planejar potenciais mudanas no escopo do projeto.
O Fluxograma dos processos deve destacar a importncia ou o peso que cada processo tem no contexto do
cliente, de forma que este peso possa ser indicado na MIT051 - Matriz de Conhecimento a ser aplicada nas fases
de prottipo.
No levantamento dos processos, as no aderncias do produto ao processo do cliente devem ser registradas no
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias.

Verso 1.5

41

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

D1 Levantamento
Envolvidos

Analistas de Implementao
Lderes de Processo
Usurios Chave

Recursos Necessrios

MIT021 Termo de Abertura


MIT030 Plano do Projeto
MIT031 Solicitao de Mudana
MIT032 Cronograma do Projeto
MIT033 Requisitos de Entrega
MIT037 Roteiro de Capacitao
42

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

MIT053 Roteiro de Converso


MIT055 Roteiro de Interface
MIT045 Roteiro de Prottipo
MIT034 Matriz de Responsabilidades
MIT035 Matriz de Comunicao
MIT036 Matriz de Riscos
MIT048 Apresentao Especificao
Processo
Sadas

Levantamento do processo e caractersticas do


cliente.

A partir da agenda fechada com o Cliente, efetuar as entrevistas com cada um dos usurios responsveis apontados para
os respectivos processos, coletando as informaes necessrias sobre as funes existentes em seus processos, as entradas, o
trabalho realizado e as correspondentes sadas, gerando assim, o fluxo do processo / funes.
Esse detalhamento deve ser feito em nvel suficiente para que seja possvel definir o processo implementado com o uso
dos produtos TOTVS. Deve ser a base de apoio para que o Analista de Implementao conhea o ambiente do Cliente, assim
como para a realizao dos prottipos.
Caso sejam identificados itens de potencial no aderncia do produto ao processo do Cliente, os mesmos devem ser
detalhados. Para cada potencial no aderncia encontrada, o Analista de Implementao deve procurar apresentar uma soluo
utilizando o produto, evitando personalizaes.
Devem ser entendidas as necessidades de personalizaes somente daqueles processos especficos do Cliente para as
quais tenham sido esgotadas todas as possibilidades e formas do produto.
D2 Documentao
Envolvidos

Analistas de Implementao

Recursos Necessrios

MIT021 Termo de Abertura


MIT030 Plano do Projeto
MIT031 Solicitao de Mudana
MIT032 Cronograma do Projeto
MIT033 Requisitos de Entrega
MIT037 Roteiro de Capacitao
MIT053 Roteiro de Converso
MIT055 Roteiro de Interface
MIT045 Roteiro de Prottipo
MIT034 Matriz de Responsabilidades
MIT035 Matriz de Comunicao
MIT036 Matriz de Riscos

Sadas

MIT041 Especificao de Processo


MIT042 Fluxograma de Processo
MIT043 Especificao de Parametrizao
MIT044 Especificao de Personalizao
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias
MIT046 Anlise de GAPS
MIT045 Roteiro de Prottipo

Verso 1.5

43

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Define as fases a serem executadas, fazendo com que somente os processos que interessam ao cliente sejam simulados,
evitando ter que percorrer todas as funcionalidades que produto oferece. Devem atingir um nvel de detalhe que permita fornecer
informaes sobre o grau de complexidade do processo, pontos crticos e seqncia de atividades.
A documentao ser o roteiro de trabalho para toda a implementao. de extrema importncia que nesta documentao
estejam consideradas as necessidades de definies para a correta parametrizao do produto e que estas definies estejam
disponveis no momento requerido pela etapa de Implementao.
Nesta atividade devero ser gerados os seguintes documentos:
MIT041 Especificao de Processo: Dever registrar o processo proposto, tal como ser efetivamente
implantado. Dever registrar tambm o processo atual do cliente, para registrar a mudana no processo.

44

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

MIT042 Fluxograma de Processo: Contm a representao grfica da descrio de cada processo. O


Fluxograma indispensvel, pois substitui a descrio textual do processo e facilita a compreenso do usurio
quanto ao processo que ser implantado.
MIT043 Especificao de parametrizao: Fornece ao analista de implementao as parametrizaes
necessrias para que os processos levantados no cliente funcionem nos produtos que sero implantados. Este
documento necessrio no caso de produto com alto nvel de parametrizao.
No caso de produto Datasul este documento de especificao de parametrizao pode ser preenchido no
momento da realizao da capacitao.
MIT044 Especificao de personalizao: Contm o detalhe funcional da personalizao identificada como
necessria no cliente. Este documento deve ser encaminhado para a equipe de Arquitetos de Soluo atravs da
Central de Solues, os quais faro a estimativa de horas e proposta para ser apresentada ao cliente. Caso seja
necessrio a Central de Solues envolver a Fabrica de Software para estimar o projeto.
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias Documento de Controle que pode ser aberto nesta atividade para
registrar as pendncias de informaes do cliente e tambm Chamado abertos para desenvolvimento de
personalizaes identificadas.
MIT046 Anlise de GAPS Documento utilizado para registrar e controlar os itens divergentes entre o escopo
original contratado e as necessidades levantadas durantes as entrevistas com os usurios chave. Neste
documento ser registrada a lista de GAPs para tomada de deciso.
MIT045 Roteiro de Prottipo Deve ser confeccionado em reunio do coordenador do projeto TOTVS com os
Analistas de implementao. Este documento servir como roteiro para o cliente e Analistas de implementao,
quais as atividades importantes e necessrias a serem executadas no prottipo integrado.
Precisa-se ter claro neste momento o papel dos seguintes documentos:
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias Tem como objetivo o registro das atividades e pendncias que servir
como ferramenta nas reunies de acompanhamento do projeto para verificar prazos e responsveis das
pendncias que esto impactando no andamento do projeto. Ter um nvel de detalhe que no precisa ser includo
no cronograma.

MIT032 Cronograma do Projeto Tem como objetivo o acompanhamento do andamento do projeto atravs da
Estrutura Analtica de Projeto padro para anlise gerencial e detalhada no nvel de pacotes de trabalho,
entregveis para anlise do coordenador de projetos TOTVS e cliente atravs dos apontamentos das horas
aplicadas e progresso fsico das mesmas.

D3 Avaliar Aderncia do Processo no Sistema


Envolvidos

Analistas de Implementao
Comit do Projeto

Recursos Necessrios

MIT041 - Especificao de Processo


MIT042 - Fluxograma de Processo
MIT043 - Especificao de Parametrizao
MIT044 - Especificao de Personalizao
MIT046 - Anlise de GAPS

Sadas

MIT041 - Especificao de Processo


MIT042 - Fluxograma de Processo

Verso 1.5

45

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

MIT046 - Anlise de GAPS


Um dos objetivos desta etapa validar todos os desenhos de processos levantados e documentados. Recomenda-se, para
uma boa prtica, utilizar a dinmica na qual o consultor de sistemas realiza a demo do processo documentado. Entretanto,
fundamental que o mesmo seja realizado no nvel de rotina de sistema.
Esta atividade lhe permite, ao cliente, um maior nvel de conforto em relao soluo a ser implantada e, TOTVS, definir
e fechar o escopo do projeto detalhado.
O outro objetivo corresponde aprovao de GAPs. Caso a mesma no tenha sido negociada no momento da venda, deve
ser feita neste momento.

46

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

A realizao desta atividade depender da complexidade do projeto. Caso a complexidade seja 5, ou PRIVATE, poder ser
realizada.

D4 Validao e Aprovao
Envolvidos

Analistas de Implementao
Comit do Projeto

Recursos Necessrios

MIT021 - Termo de Abertura


MIT041 - Especificao de Processo
MIT042 - Fluxograma de Processo
MIT043 - Especificao de Parametrizao
MIT044 - Especificao de Personalizao
MIT006 - Lista de Tarefas e Pendncias
MIT046 - Anlise de GAPS

Sadas

MIT021 - Termo de Abertura


MIT041 - Especificao de Processo
MIT042 - Fluxograma de Processo
MIT043 - Especificao de Parametrizao
MIT044 - Especificao de Personalizao
MIT006 - Lista de Tarefas e Pendncias
MIT046 - Anlise de GAPS
MIT045 Roteiro de Prottipo
MIT005 - Ata de Reunio

Em reunio com a presena de todos os integrantes do Comit do Projeto e quando necessrio o Executivo da Conta
TOTVS responsvel pelo cliente, devem ser apresentados os levantamentos de processos, processos propostos e relao de
personalizaes para que o Comit promova sua anlise e aprovao.
Caso sejam aprovadas as personalizaes identificadas avaliar a necessidade de solicitar a participao da equipe da
Fbrica de Software para elaborar o levantamento detalhado e oramento para apresentao ao cliente.
Se aprovado um projeto de desenvolvimento junto a Fbrica de Software o coordenador de projetos TOTVS ser
responsvel pela integrao dos dois projetos atuando como canal de comunicao junto ao cliente.
Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies
Aprendidas.

Verso 1.5

47

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

E Planejamento da Gesto da Mudana

48

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

O planejamento da gesto da mudana tem como objetivo garantir que o ritmo e a profundidade da mudana sejam
gerenciados com eficcia, proporcionando o alcance dos resultados desejados com a realizao do projeto.
Esta etapa abrange o planejamento da equipe de gesto da mudana do projeto e da comunicao interna, o mapeamento
dos stakeholders, o levantamento das premissas de comunicao e capacitao, a definio da estratgia de gesto da mudana
e a identificao dos impactos organizacionais.
A concluso da fase de Planejamento da Gesto da Mudana ocorre quando da validao e apresentao da estratgia de
Gesto de Mudana junto ao cliente.

E1 Planejar a Equipe de Gesto da Mudana e Comunicao Interna


Envolvidos

Coordenador de Projeto TOTVS

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura

Sadas

Equipe de Gesto da Mudana Definida


MIT035 Matriz de Comunicao Interna

Verso 1.5

49

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

O planejamento da equipe da gesto da mudana visa garantir que os integrantes sejam alocados de forma otimizada,
identificando e documentando as responsabilidades, assim como as relaes hierrquicas entre os envolvidos no projeto.
A composio da Equipe da Gesto da Mudana deve levar em considerao o escopo do projeto e a complexidade da
mudana proposta, a disperso geogrfica do cliente e a maturidade cultural do mesmo. Todos estes elementos serviro de
entrada para a tomada de deciso sobre as disciplinas de gesto da mudana a serem adotadas no projeto e, conseqentemente,
do tamanho da equipe e especializao de seus integrantes.
O coordenador de projetos TOTVS e o coordenador de projetos do cliente devem evitar a troca de integrantes da equipe
evitando assim retrabalho e novas necessidades de treinamento.

50

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Em caso de substituio de recursos da TOTVS: o coordenador de projetos TOTVS definir o substituto e far a respectiva
comunicao ao cliente. Em caso de substituio de recurso do cliente: o coordenador de projetos TOTVS dever avaliar os
impactos (tempo e custo) que podero ocorrer no desenvolvimento do projeto e tambm comunicar, formalmente, ao cliente.
Dever ser atualizado o documento a ser gerado para gerenciamento da equipe do projeto:
MIT034 Matriz de Responsabilidades: proporciona o entendimento claro das funes e responsabilidades por parte dos
recursos humanos TOTVS e clientes.
Para a realizao do planejamento da equipe de gesto da mudana precisam ser avaliados os seguintes pontos:
Escopo do projeto e complexidade da mudana proposta
Disperso geogrfica do cliente e necessidade de atuao em outras filiais, cidades, etc.
Riscos de sada de membros da equipe ou de partes interessadas chave para o projeto
Necessidades e grau de especializao dos recursos para o projeto
Responsabilidades j atribudas nos planos de riscos, qualidade e comunicao
Comprometimento dos usurios chave com as atividades agendadas para o projeto.
Aps o planejamento da equipe, os seguintes itens devem ser providenciados:
Diretrio com informaes sobre os membros do projeto (nome, empresa/cargo, telefone e e-mail)
Agrupar os membros da equipe de gesto da mudana em uma sala ou mesmo local fsico para aumentar sua
capacidade de atuar como equipe
Necessidade de treinamento para os membros da equipe de gesto da mudana
Compartilhamento de informaes para aumentar a coeso atravs do trabalho em equipe.
Para o ltimo item, deve ser definido todo o processo de comunicao interna do projeto.
A comunicao interna toda a informao trocada entre os principais envolvidos no projeto por parte da TOTVS (na figura
dos analistas, gerentes, consultores, etc.) e do cliente (na figura do comit executivo, gestores e facilitadores, etc.). A troca de emails sobre agendamento de reunies, validao de entregveis e envio das principais atividades do projeto a serem realizadas na
semana exemplo de comunicao interna.
Portanto, o plano de comunicao interna deve ser criado de forma a garantir que a comunicao entre todas as pessoas
envolvidas no projeto seja efetiva, sem distoro e atingindo somente o pblico necessrio. Para isso, o plano de comunicao
interna deve considerar os seguintes pontos:
Pblico a ser envolvido. Devem-se definir quais pessoas (cliente e TOTVS) sero envolvidas em cada tipo de
comunicao enviada internamente.
Canais de comunicao
Fluxo de aprovaes necessrias
Tipo e contedo das mensagens
Periodicidade
A criao do plano de comunicao tem como sada a MIT035 Matriz de Comunicao (interna), a qual dever ser
atualizada de acordo com as mudanas que possam ocorrer no plano de comunicao interna.
E2 Mapear Stakeholders
Envolvidos

Coordenador de Projetos TOTVS


Lder da equipe de Gesto da Mudana
Coordenador de Projetos do Cliente

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura

Sadas

MIT056 Mapeamento Stakeholders

Verso 1.5

51

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

O mapeamento dos stakeholders a etapa onde sero identificadas todas as pessoas ou grupos que, de alguma forma,
sero impactadas pelas mudanas. Esse mapeamento possibilita a identificao do nvel e do tipo de influncia que determinado
pblico afetado exerce no projeto, proporcionando dados para a criao de um plano de ao, caso necessrio.
Para iniciar o mapeamento dos stakeholders, primeiramente deve-se definir a abrangncia do mesmo. Caso no seja
possvel o mapeamento de todos os impactados, devem-se definir, juntamente com o cliente, quais grupos sero mapeados.
Aps a definio do universo de indivduos a serem mapeados, deve-se garantir que os seguintes pontos sero
contemplados:
Cargo
Nvel de entendimento do projeto
52

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Para os

Capacidade de influenciar outras pessoas na organizao


Nvel de resistncia ao projeto
Grau de participao no projeto
stakeholders avaliados com alto nvel de resistncia e capacidade de influncia deve ser traado um plano de

ao.
A sada da etapa de mapeamento dos stakeholders corresponde ao MIT056 Mapeamento Stakeholders, o qual deve ser
validado junto ao cliente, assim como toda e qualquer alterao realizada ao longo do projeto.
Essa atividade deve ser repetida periodicamente, ao longo do projeto, para acompanhar e minimizar as resistncias ao
projeto e potencializar a influncia positiva.

E3 - Levantar Premissas de Comunicao


Envolvidos

Coordenador de Projeto TOTVS


Coordenador de Projeto Cliente
Lder da equipe de Gesto da Mudana

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura
MIT056 Mapeamento Stakeholders

Sadas

MIT057 Estratgia de Comunicao

O levantamento das premissas de comunicao deve ser realizado de forma a garantir que a estratgia de comunicao
contemple aes que promovam o envolvimento dos lderes, patrocinadores e integrantes impactados pelas mudanas,
garantindo que todos os envolvidos no processo estejam regularmente comunicados. Alm disso, a estratgia de comunicao
deve contemplar aes para avaliar a efetividade da comunicao e monitorar o processo de mudana por parte dos envolvidos.
Para isso, o levantamento das premissas de comunicao deve conter os seguintes pontos:
Princpios da comunicao - Devem ser definidos de forma a garantir a efetividade do processo de comunicao.
Portanto, questes como o grau de transparncia da comunicao, apoio da alta gerncia, gerenciamento de
expectativas, identidade visual do projeto entre outros aspectos devem ser levantados e serviro de subsdio para
o detalhamento do plano de comunicao.
Stakeholders O mapeamento dos stakeholders consolida todas as pessoas, ou grupos de pessoas que sero
impactados pelas mudanas, devidamente classificadas em relao ao nvel de influncia no projeto. Este
mapeamento orienta o envio de mensagens durante o projeto de acordo com o pblico alvo e o nvel de
envolvimento dos mesmos.
Canais de comunicao e custos envolvidos Devem ser levantados os possveis canais de comunicao a
serem utilizados, os quais podem no envolver custos como os emails e reunies peridicas, ou envolver algum
custo como eventos especiais, caf da manh, etc. A efetividade destes canais deve ser avaliada juntamente com
o custo de utilizao de cada um deles para compor o mix de canais de comunicao do projeto.
Ferramentas de feedback A comunicao do projeto deve contar com um mecanismo de feedback. Este
mecanismo pode ser realizado por intermdio de um canal de retorno, pelo qual os colaboradores possam enviar
suas dvidas e qualquer outro feedback relacionado ao projeto e at mesmo avaliaes quanto efetividade da
comunicao realizada no projeto.

Verso 1.5

53

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Fluxo de comunicao Deve ser definido um fluxo de aprovao para todos os tipos de comunicao a ser
realizados durante o projeto. Este fluxo deve garantir que a comunicao esteja correta, que ser enviada na hora
certa e somente para o pblico necessrio.
As premissas de comunicao serviro de entradas para a gerao da MIT057 Estratgia de Comunicao, a qual deve
ser validada juntamente com o cliente durante a validao da estratgia de gesto da mudana. Qualquer alterao realizada no
plano de comunicao ao longo do projeto tambm deve ser validada com o cliente.
E4 - Levantar Premissas de Capacitao
Envolvidos

Coordenador de Projeto TOTVS


54

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Coordenador de Projeto Cliente


Lder da equipe de Gesto da Mudana
Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura

Sadas

MIT058 Estratgia de Capacitao

A capacitao dentro de um projeto deve ser capaz de desenvolver o indivduo, tornando-o apto para entender as
mudanas propostas e realizar um conjunto de responsabilidades que sero utilizadas no novo modelo de atuao proposto pelo
projeto.
Portanto, quando falamos em capacitao, estamos falando de um processo e no apenas de um evento de capacitao, o
qual atende a um ciclo de formao, que envolve o desenvolvimento tcnico e comportamental do indivduo.
Sendo assim, as premissas de capacitao devem conter os seguintes pontos:
Pblico alvo Deve ser mapeado de forma a quantificar o universo de pessoas a serem capacitadas.

Metodologia de Capacitao Deve ser definida de acordo com a quantidade de pessoas a serem capacitadas e
sua disperso geogrfica. Dependendo do nmero de pessoas envolvidas torna-se necessria a capacitao de
multiplicadores, que sero as pessoas responsveis por replicar as capacitaes recebidas para as pessoas de
sua rea de atuao.
Treinamentos relevantes para o negcio Devem ser definidas quais capacitaes sero realizadas para suportar
os novos papis e responsabilidades que surgiro aps as mudanas.
Responsvel pela elaborao das capacitaes A elaborao das capacitaes pode ficar sob a
responsabilidade da TOTVS ou do cliente, podendo algumas vezes ser realizada conjuntamente.
Logstica das capacitaes A definio da logstica deve contemplar questes como tipo de capacitao
(presencial, vdeo conferncia, e-learning, TOTVS Ocean), dimensionamento das turmas, despesas, salas, coffe
break e computadores.
Ambiente de capacitao Deve ser definido o ambiente a ser utilizado para a realizao das capacitaes.
Verificar a criao de base de dados especfica para esta atividade.
As premissas de capacitao serviro de entrada para o detalhamento do MIT037 Roteiro de Capacitao, o qual deve
contemplar os seguintes pontos:
Agenda de capacitao, indicando as capacitaes a serem realizadas separadas por grupos especficos ou reas
do cliente
Descrio das capacitaes
Cronograma
Locais de realizao das capacitaes.
Alm disso, os seguintes pontos devem ser considerados para a criao e execuo do MIT058 Estratgia de
Capacitao:
O planejamento preliminar pode sofrer modificaes, mas necessrio atualiz-lo ao final de cada dia para que
no se perca o controle do andamento das capacitaes.
Os funcionrios devem estar motivados para participar das capacitaes. essencial faz-los entender a
importncia de cada capacitao, assim como o motivo pelo qual eles so convocados.
Um contedo incompleto ou desatualizado pode comprometer a qualidade das capacitaes. O material de
capacitao deve ser preparado com antecedncia e validado pelos gestores de cada rea.
As impresses de provas e documentos de apoio precisam ser providenciadas com antecedncia. Os materiais
utilizados em dinmicas tambm devem ser solicitados anteriormente.

Verso 1.5

55

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

A sada da etapa de levantamento das premissas de capacitao o MIT058 Estratgia de Capacitao, a qual deve ser
validada juntamente com o cliente durante a validao da estratgia de gesto da mudana. Qualquer alterao realizada no
plano de capacitao ao longo do projeto tambm deve ser validada com o cliente.

E5 Definir Estratgia da Gesto da Mudana


Envolvidos

Coordenador de Projeto TOTVS


Coordenador de Projeto Cliente
Lder da equipe de Gesto da Mudana

56

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura
MIT057 Estratgia de Comunicao
MIT058 Estratgia de Capacitao

Sadas

MIT059 Estratgia de Gesto da Mudana

O MIT059 Estratgia de Gesto da Mudana visa minimizar o impacto e a resistncia s mudanas, garantindo o sucesso
da implementao do projeto e capacitando os impactados nas competncias e habilidades necessrias para desempenhar
funes do seu dia-a-dia.
Para que isso acontea, o MIT059 Estratgia de Gesto da Mudana deve conter os seguintes pontos:
Aes de envolvimento, de acordo com as necessidades do cliente, como a Rede de Mudana (ou seja, a escolha
das disciplinas de Gesto da Mudana a serem aplicadas no projeto)
Estratgia de monitoramento do processo de mudana, como a criao de canais para feedback, mapeamento e
acompanhamento dos stakeholders, visitas a outras unidades a empresa etc.
Plano de comunicao
Plano de Capacitao
Oramento necessrio para realizao das atividades propostas
A sada da etapa de estratgia de gesto da mudana o MIT059 Estratgia de Gesto da Mudana, a qual deve ser
validada juntamente com o cliente, assim como toda e qualquer alterao necessria realizada ao longo do projeto.
E6 - Identificar os Impactos Organizacionais
Envolvidos

Coordenador de Projeto TOTVS


Coordenador de Projeto Cliente
Lder da equipe de Gesto da Mudana

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura

Sadas

MIT066 Anlise de Impactos

O impacto organizacional pode ser entendido como a diferena entre a situao atual em que a empresa se encontra e a
nova situao, aps as mudanas oriundas do projeto.
Nesta etapa, estes impactos sero identificados e analisados e, a partir disso, sero propostas recomendaes e aes
com o propsito de preparar as reas/processos para as mudanas referentes implementao das mudanas, assegurando a
realizao dos benefcios propostos pelo projeto.
Alm disso, essa etapa gera uma base de informaes que auxiliar a determinao das necessidades de mobilizao,
treinamento e comunicao do projeto com todos os envolvidos.
A identificao dos impactos organizacionais deve conter os seguintes pontos:
Descrio do processo como ele realizado na situao atual da empresa

Verso 1.5

Descrio de como o processo ser realizado na situao futura


Descrio do impacto, detalhando, quando aplicvel, o envolvimento de sistemas, estrutura organizacional ou
cultura organizacional
Pblico impactado

57

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Data a partir da qual o impacto poder ser observado


Plano de ao para a minimizao/mitigao do impacto
A sada da etapa de identificao dos impactos organizacionais ser a MIT066 Anlise de Impactos. Ela deve ser
validada juntamente com o cliente, assim como toda e qualquer alterao necessria realizada ao longo do projeto.

58

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

F Planejamento da Gesto de Integrao

A Gesto de Integrao se prope a uma abordagem mais robusta, principalmente nas grandes corporaes. A mesma tem
o objetivo de atender requisitos adicionais e diferenciados de uma entrega padro TOTVS, se aplicando, principalmente, numa
entrega PRIVATE.
A camada de Gesto de Integrao ser responsvel por planejar e coordenar toda a execuo das atividades de
converso de dados, interfaces e testes, principalmente nas atividades que normalmente so de responsabilidade do cliente.
Estas atividades, normalmente crticas em projetos PRIVATE, tm de ter um acompanhamento rigoroso a fim de garantir
que os dados a serem migrados tiveram o tratamento adequado e que os sistemas legados funcionaro adequadamente com o
novo ERP. Finalmente, uma gesto dos testes (unitrio, montagem, integrado) ser fundamental para que a tomada de deciso de
entrada do novo sistema sea realizada com base em fatos comprovados por mtricas e passveis de auditoria quando estas forem
necessrias.

F1 Definir Estratgia de Converso


Envolvidos

Coordenador de Projetos TOTVS


Coordenador de Projetos Cliente
Lder de Integrao TOTVS

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura
Lista preliminar das converses

Sadas

MIT038 Estratgia de Converso

Verso 1.5

59

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

O objetivo dessa atividade determinar a estratgia de converso para os cadastros e movimentaes previstas no
projeto, alm de determinar quais e quantos ambientes sero necessrios para este processo, assim como as ferramentas a
serem utilizadas no projeto para converso.
Tambm necessrio definir:
Requisitos para a converso de dados
Meta para saneamento de dados
Critrios de prioridade
Definio de complexidade de cada converso
Formato e composio de cada converso
60

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Forma de atuao da equipe de converso


Quantos cenrios de teste esto previstos para os ciclos de converso
Como sero acompanhados
Quais mtricas existiro durante o processo de converso e
Lista preliminar dos objetos de converso

Este documento tem como objetivo descrever como ser organizado o trabalho de converso, as ferramentas a serem
utilizadas e os procedimentos a serem adotados no projeto. Posteriormente, ser realizado o detalhe da anlise comparativa de
campos para os cadastros e movimentaes a serem convertidas no projeto.

F2 Definir Estratgia de Interface


Envolvidos

Coordenador de Projetos TOTVS


Coordenador de Projetos Cliente
Lder de Integrao TOTVS

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura
Lista preliminar do mapa de sistema

Sadas

MIT040 Estratgia de Interface

Visa fornecer os detalhes do mtodo que ser utilizado para efetuar as interfaces, a infra-estrutura necessria, as etapas
do processo de interface e a gesto dos testes e simulaes pr-produo e a necessidade e grau de envolvimento de terceiros
no projeto.
O documento MIT040 - Estratgia de Interface no tem como objetivo descrever como ser cada uma das interfaces. Esse
detalhamento ser realizado no MIT055 Roteiro de Interface.

F3 Definir Estratgia de Testes


Envolvidos

Coordenador de Projetos TOTVS


Coordenador de Projetos Cliente

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura

Sadas

Programao dos treinamentos realizada.


MIT005 Ata de Reunio
MIT039 Estratgia de Teste

A estratgia de teste deve demonstrar, de forma clara para o projeto, quais e quantas etapas de teste sero realizadas, se
necessrio o uso de ferramentas adicionais para controle ou execuo dos testes e como ser o formato da equipe de projeto
nesta atividade.

Verso 1.5

61

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

F4 Inventariar Objetos de Converso e Saneamento


Envolvidos

Coordenador de Projetos TOTVS


Coordenador de Projetos Cliente

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura

Sadas

MIT055 Roteiro de Interface


MIT005 Ata de Reunio
62

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Durante a fase inicial de projeto, o Lder de Integrao deve iniciar as atividades de converso. recomendvel realizar um
Kick-Off junto aos envolvidos nesta atividade para alinhar o plano de trabalho, papis e responsabilidades.
Todos os objetos de converso devero ser inventariados com base no novo sistema (ERP) a ser implantado. O produto a
ser gerado o MIT055 Roteiro de Interface.
To logo seja finalizado o inventrio de objetos de converso deve ser iniciada, o mais rpido possvel, a atividade de
saneamento, principalmente o tipo de saneamento manual que consome muitas horas de esforo do lado do cliente.
Apesar de que a execuo de responsabilidade do cliente, o Lder de Integrao deve realizar o monitoramento dessa
atividade e comunicar, ao Gerente de Projetos, os desvios de cronograma e problemas ocorridos.

F5 Especificar Interfaces e Converso


Envolvidos

Coordenador de Projetos TOTVS


Coordenador de Projetos Cliente

Recursos Necessrios

Contrato/Proposta
MIT021 Termo de Abertura

Sadas

MIT049 Plano de Governana com FSW

Uma vez definidos os objetos a ser convertidos, assim como quais interfaces sero necessrias, deve ser elaborado um
documento para que o programa de carga, ou a interface, seja criado.
Esta atividade definir, fundamentalmente, o modelo de governana a ser criado com a Fbrica de Software envolvida no
projeto.

G Homologao do Planejamento

Verso 1.5

63

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

A meta principal desta fase atingir o consenso entre a TOTVS e o Cliente sobre o projeto a ser implementado e os
respectivos planejamentos e controles necessrios para alcanar o sucesso da referida implementao.
Nesta etapa fundamental reforar o entendimento e o alinhamento das expectativas entre a TOTVS e o Cliente e ainda,
ter uma definio clara dos produtos finais a serem entregues, assim como as responsabilidades envolvidas.
Esta etapa muito importante, principalmente para que o cliente perceba as solues propostas atendem as suas
necessidades e que as mesmas adicionam valor aos seus processos e negcios.

G1 - Apresentao Interna do Projeto


Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


64

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Coordenador de Projeto TOTVS


Analistas de Implementao
Recursos Necessrios

MIT030 - Plano do Projeto


MIT032 Cronograma do Projeto

Sadas

Equipe do projeto alinhada.


MIT005 Ata de Reunio

A apresentao interna do projeto tem como objetivo alinhar todos os participantes da equipe com o plano do projeto para
garantir a qualidade, aplicabilidade e comprometimento com os objetivos traados.
Deve esclarecer a equipe toda documentao necessria e regras estabelecidas para conduo do projeto.
Reunir-se com o time do projeto repassando-lhes:
O plano geral do projeto, premissas, escopo, riscos, dependncias entre atividades e a importncia de suas
execues nos prazos planejados
As atividades programadas para cada participante
Destacar as atividades de treinamento, parametrizao e cadastramento do software, demonstrando-lhes a forma
com que os dados sero inseridos (converso, importao ou digitao), bem como apresentar os grupos de
usurios que sero treinados.
G2 Validao do Plano do Projeto com o Cliente
Envolvidos

Coordenador de Projeto TOTVS


Coordenador de Projeto Cliente
Patrocinador do projeto

Recursos Necessrios

MIT030 - Plano do Projeto

Sadas

MIT047 Apresentao do Plano do Projeto


MIT005 Ata de Reunio

Nesta validao com o cliente ser apresentado e validado todo o plano de projeto desenhado e os planos das reas do
projeto (escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicao, riscos, aquisies e integrao).
Deve-se apresentar a estrutura da rea de servios para entendimento da equipe de apoio no processo de implementao
do projeto.
Dever ser formalizado junto ao cliente:
Atividades o que ser desempenhado e o resultado esperado de cada atividade
Recursos quem estar envolvido em cada atividade tanto pela TOTVS como pelo cliente
Responsabilidades definir os limites de atuao para cada funo do projeto. Esclarecer as atividades de cada
recurso alocado ao projeto (Comit diretivo, coordenadores, Tecnologia da informao, Analistas de
implementao, lideres de processo e usurios chave)
Utilizao de base de dados teste para a realizao de prottipos, reduzindo problemas com falhas de programas
e parametrizaes erradas e no prejudicando a base de produo.
Instalao do produto.
Dever ser alinhado com o coordenador de projeto do cliente que informaes devero ser apresentadas na reunio de
validao do plano para todo o comit.

Verso 1.5

65

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Poder ser apresentado o fluxo do processo de gerenciamento do projeto, o cronograma, o comit do projeto, matriz de
responsabilidades, metodologia de implementao, plano de comunicaes, como ser efetuado o acompanhamento do
progresso do projeto, reunies de comit executivo.
Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies
Aprendidas.

G3 Reunio de Validao do Plano


Envolvidos

Comit do Projeto Executivo e Operacional


66

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Recursos Necessrios

MIT047 Apresentao do Plano do Projeto

Sadas

MIT030 Plano do Projeto (validado)


MIT047 Apresentao do Plano do Projeto
(realizada)
MIT005 Ata de Reunio

Apresentao do plano do projeto para todo o Comit do Projeto de acordo com a validao efetuada junto ao coordenador
do projeto do cliente.
Nesta atividade realizada a apresentao do plano do projeto utilizando o MIT047 Apresentao do Plano do projeto ao
comit do projeto. Apresentar a estratgia traada para o projeto envolvendo escopo, cronogramas, responsabilidades e
resultados esperados.

Demonstrar ao cliente e equipe do projeto os planejamentos finais para incio da fase de Execuo, destacando os
pontos fundamentais para a busca do sucesso na implementao
Destacar a importncia e a essencialidade de cada membro participante do projeto, destacando que a no
disponibilidade dos recursos representar prejuzos no projeto.
Informar ao cliente que algum marcos do projeto dever ter o seu de acordo, para que possa ser dada
continuidade no mesmo.
Detalhar o que estar contido no projeto e o que no estar contido no escopo do projeto
Destacar as funes / processos que no so aderentes aos produtos TOTVS. Nestes casos, sugerir possveis
solues customizadas ou mudana de procedimento nas atividades do Cliente. Caso nenhuma das alternativas
atenda ao Cliente, deixar claro no plano de projeto.
O baseline deve ser registrado no cronograma de projeto para futuros comparativos

Caso a etapa de Levantamento dos processos do cliente se estenda por um perodo maior que 3 semanas deve-se avaliar
a necessidade de aprovao de um plano de projeto preliminar para garantir o conhecimento das regras e responsabilidades dos
participantes com o projeto.
Efetuar nos planejamentos as possveis e necessrias alteraes solicitadas pelo cliente, desde que no resultem em
mudanas do escopo, prazos e custos projetados e obtenha o de acordo do cliente.
Caso haja divergncia entre os planejamentos apresentados daquele contratado pelo cliente, nveis de responsabilidade ou
as solicitaes de mudana pelo cliente resultem em mudanas do escopo, prazos e custos, deve-se retornar a informao a rea
comercial para reavaliao e contatos com o cliente e equipe de projeto, at que se obtenha o de acordo para incio da prxima
Fase.
Dependendo do porte ou da complexidade do projeto, nem todos os planos mencionados so obrigatrios, mas
recomenda-se para uma boa gesto, o mximo de formalizao em documentos do planejamento.

Verso 1.5

67

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

68

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

F3 FASE DE EXECUO
Nesta fase realizada a etapa de Implementao onde ocorre a instalao, parametrizao e capacitao no produto e
tambm as atividades de prottipos dos processos da empresa.
Alm disso, efetua-se a preparao para entrada em produo contemplando todas as atividades para entrada do produto
em produo e prev os acompanhamentos das atividades iniciais e fechamentos.

Verso 1.5

69

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

H Parametrizao e Cadastros

70

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

A diretriz da etapa de Parametrizao e Cadastramento a de gerar condies para inicializao dos processos de
utilizao e insero dos parmetros e cadastros do software tanto no que tange ao ambiente fsico de operacionalizao do
sistema, bem como no que se refere aplicao dos dados colhidos nas fases anteriores desta metodologia.

H1 Instalao dos Produtos


Envolvidos

Analista de Infra-estrutura TOTVS


Equipe tcnica do cliente.

Recursos Necessrios

MIT021 - Termo de Abertura


MIT041 - Especificao de Processo
MIT042 - Fluxograma de Processo
MIT043 - Especificao de Parametrizao
Mdia do Produto

Sadas

MIT050 Lista de tarefas para instalao

Instalao do produto nos servidores e estaes do cliente. Devem existir dois bancos de dados em operao (um para
base oficial e outro para fazer os testes e simulao) para assegurar o processo de implementao sem perdas de informao.
Nesta atividade ser realizada a instalao e tambm o treinamento de um representante da equipe tcnica cliente na
administrao do sistema e banco de dados. O representante da equipe tcnica do cliente j dever realizar a liberao de uma
senha para cada Usurio Chave a ser treinado.

Verso 1.5

71

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Certificar-se, com o representante da equipe tcnica do cliente, se as demais instalaes esto concludas (impressoras,
estaes de trabalho, servidores, etc.).
Aps a instalao o tcnico dever validar o MIT050 Lista de tarefas para instalao com o cliente e entregar uma cpia
ao coordenador do projeto TOTVS.
Deve-se avaliar se o cliente possui contrato com o Datacenter TOTVS Infra e seguir o procedimento necessrio de
autorizao do cliente para instalao e configurao do produto.
Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies
Aprendidas.

72

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

H2 - Parametrizao do Sistema
Envolvidos

Analistas de Implementao

Recursos Necessrios

MIT021 - Termo de Abertura


MIT041 - Especificao de Processo
MIT042 - Fluxograma de Processo
MIT043 - Especificao de Parametrizao

Sadas

MIT072 Manual de Operao do Prottipo


Produto parametrizado

Caso o produto exija, cada analista de implementao de posse de suas especificaes de processos e das informaes
passadas pelo coordenador do projeto TOTVS, como a carga horria disponvel a ser aplicada para todo o projeto e das atividades
especificadas no cronograma dever elaborar a construo do MIT072 Manual de Operao do Prottipo. Este manual dever
conter cpia de todas as telas dos programas a serem treinados e praticados no prottipo.
De acordo com o plano de projeto e especificaes de processos aprovados, efetuar parametrizao das funes e
cadastros bsicos do produto, identificados pelos modelos das especificaes dos processos aprovados.
Ser a transformao das especificaes dos processos do cliente em parmetros respeitando estritamente o definido no
plano do projeto.
Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies
Aprendidas.
H3 Desenvolvimento de Especficos e Customizaes
Envolvidos

Coordenador de Projetos TOTVS


Fbrica de Software

Recursos Necessrios

MIT006 - Lista de Tarefas e Pendncias


MIT044 - Especificao de Personalizao
MIT046 - Analise de GAPS

Sadas

Especficos e Customizaes desenvolvidos


Produto parametrizado

Orientar a Fbrica de Software para realizar os possveis programas especficos (funcionais, intefaces com outros
sistemas, programas de converso) que fizeram parte da proposta aprovada e/ou daqueles que foram definidos e aprovados na
fase de planejamento.
Desenvolvimento de especficos ou customizaes so solues de software que, independentemente da linguagem
utilizada, atendem os requisitos prprios e caractersticos de um determinado cliente, os quais no so atendidos pelo produto.
Caso os mesmos no forem atendidos, exigem um esforo significativo dos usurios do produto para a realizao de suas
atividades.

H4 - Capacitao
Envolvidos

Verso 1.5

Analistas de Implementao
Lderes de Processos

73

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Usurios Chave
Recursos Necessrios

MIT041 - Especificao de Processo


MIT042 - Fluxograma de Processo
MIT072 - Manual de Operao do Prottipo
MIT037 Roteiro de Capacitao

Sadas

Usurio Chave Capacitado


MIT010 Validao de Processos
MIT051 Matriz de Conhecimento

74

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Consolidao dos processos definidos e documentados anteriormente. A equipe de projeto deve proporcionar aos usurios
chave o entendimento das rotinas implantadas e os procedimentos para utiliz-las.
Caso o projeto tenha complexidade 5, ou PRIVATE, o processo de capacitao se tornar mais completo, podendo
abranger at os usurios finais. Esta abrangncia definida na etapa E - Planejamento da Gesto da Mudana, a qual ser
desenvolvida, ou no, no projeto de acordo com o Escopo Comercial contratado pelo cliente.
Caso o projeto contenha um projeto de Fabrica de Software o coordenador dever prever a necessidade da capacitao a
ser feita pelos analistas da Fabrica do produto entregue por eles.
Ministrar a capacitao de acordo com o MIT037 - Roteiro de Capacitao, se houver, e obedecendo a diviso dos grupos
de acordo com suas respectivas reas de atuao e processos. Capacit-los para a execuo via digitao, informando os
cadastros que devero ser manutenidos manualmente ou via importao de dados, instruindo-os para as APIs que devem ser
utilizadas, bem como via converso de dados, orientando-os sobre cada um dos conversores criados.
Durante o processo de capacitao o analista dever fazer analogias aos processos do Cliente, com o objetivo de
repassar-lhes tarefas (lies de casa) j prevendo, se possvel, a populao da base de dados com dados reais da empresa.
O Usurio Chave capacitado no seu processo monitorado passo a passo pelo analista de implementao, que orienta
como o produto responde a cada processo da especificao dos processos. realizado de forma independente dos outros
processos.
Preparar os usurios chaves para a execuo das funcionalidades e processos existentes e orient-los para os prottipos
isolados independentes no respectivo ambiente, bem como para a execuo real no ambiente de produo.
Com base na capacitao realizada, o usurio e o analista de implementao devem:
Elaborar os roteiros de carga de dados contendo o mtodo de entrada das informaes (digitao, programa de
carga ou importao)
Iniciar e / ou complementar as atividades de definio dos parmetros gerais do software, bem como o
cadastramento das bases de dados, de acordo com o seqenciamento definido na lista de tarefas e pendncias e
de acordo com o meio definido (digitao, importao ou converso) no roteiro de carga.
Para fins de aprendizado deve ser realizado primeiramente nas bases de testes e, aps adquirir o domnio, realizar em
ambiente de produo. Separar o grupo de usurios que ir cadastrar os parmetros contbeis, pois este grupo ir requerer o
envolvimento de membros da contabilidade do cliente.
Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies
Aprendidas.
H5 Disponibilizao de especficos / customizaes
Envolvidos

Fbrica de Software
Comit do Projeto

Recursos Necessrios

MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias


MIT046 Anlise de GAPs

Sadas

MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias


MIT046 Anlise de GAPs
MIT010 Validao de Processos
MIT076 Termo de Encerramento da Fbrica
MIT077 Termo de Homologao da Fbrica
MIT078 Carta de Aceite

Verso 1.5

75

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Procurar disponibilizar, nesta atividade, no mnimo os programas especficos relativos a cadastros e parametrizaes, os
quais devero ser utilizados na atividade seguinte do cliente de parametrizar e popular cadastros. Armazenar os programas no
devido diretrio com Backup e realizar os testes.
Nessa atividade a Fbrica de Software TOTVS poder ser envolvida diretamente nos testes dos especficos.
Quando disponibilizados os especficos os mesmos devero ter passado pelos seguintes tipos de testes: Unitrio e
Integrado feitos pela equipe da Fabrica, sendo o unitrio feito pelo Analista e o Integrado pelo SQA Fabrica. A equipe de servios
dever ser responsvel pelo teste sistmico.
Na concluso dos testes efetuados pela Fbrica de Software TOTVS sero entregues, ao cliente, os documentos MIT076
Termo de Encerramento da Fabrica, MIT077 Termo de Homologao da Fabrica e MIT078 Carta de Aceite.

76

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Atualizar a planilha MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias com os itens entregues e obter a homologao do Cliente dos
programas liberados, filtrando somente os itens entregues.
H6 Validao da Parametrizao e Capacitao
Envolvidos

Comit do Projeto

Recursos Necessrios

MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias

Sadas

MIT005 Ata de Reunio

Revisar com os representantes do Cliente as metas do projeto atingidas at o momento, validar a capacitao a
parametrizao e os cadastros realizados pelos usurios.
Avaliar os resultados conquistados, as limitaes, os resultados no alcanados e montar plano de ao para se atingir os
resultados factveis no alcanados, buscando a concordncia e apoio do Cliente para os mesmos, alinhando, desta forma, as
expectativas entre a TOTVS e o Cliente.

I - Prottipos

O prottipo trata da simulao dos processos reais do cliente utilizando o produto adquirido. A etapa de implementao
deve representar cerca de 40% de todo o tempo dedicado ao projeto e deve ser executada garantindo que o cliente obteve o
conhecimento total de como todos os processos da empresa sero realizados no produto adquirido.

Verso 1.5

77

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

O prottipo direciona os usurios do Cliente a maximizarem o uso dos mdulos dos produtos TOTVS nos processos e
funes de movimentao e manuteno dos dados relativos s suas atividades rotineiras, substituindo progressivamente os
antigos processos.
Durante o processo de execuo de prottipos, deve-se estar atento ao registro de potenciais no aderncias que, antes
de serem registradas no MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias devem ser analisadas alternativas disponveis no sistema em
relao forma de como o processo existente realizado.
O prottipo pode ser realizado vrias vezes a fim de garantir que tanto o analista de implementao quanto os lderes de
processos e usurios chave obtiveram o consenso total de como os processos so realizados ao longo das especificaes de
processo.

78

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

O MIT051 Matriz de Conhecimento deve ser aplicado aps cada tipo de prottipo concludo, para avaliar o conhecimento
adquirido pelos usurios chaves e que, para cada desvio de conhecimento identificado possam ser tomadas aes corretivas.

I1 Preparar Dados do Ambiente de Prottipo


Envolvidos

Analista de infra-estrutura TOTVS


Equipe tcnica do cliente
Lder de Integrao

Recursos Necessrios

MIT038 Estratgia Converso


MIT053 Roteiro de Converso
MIT040 Estratgia de Interface
MIT055 Roteiro de Interface
MIT039 Estratgia de Testes
MIT045 Roteiro de Prottipo

Sadas

Ambiente preparado para os prottipos.

A abrangncia desta atividade depender da complexidade do projeto. Caso a complexidade seja 5, ou PRIVATE, poder
ter uma abrangncia maior detalhada na etapa F Planejamento da Gesto da Integrao, a qual deriva do escopo contratado
comercialmente.
Essa tarefa permite executar os programas de converso e carga importando, para a base de simulao, os dados
necessrios realizao dos prottipos. A carga de Saldos tambm deve fazer parte dessa atividade.
Caso existam programas de interface tambm devem ser executados para validar os programas desenvolvidos.
Aps realizar os testes de carga dos dados transacionais (saldos em aberto) na base de Simulao, se deve atualizar, caso
seja necessrio, o template Roteiro de Carga (Carga de Dados).

I2 - Disponibilizao de Especficos
Envolvidos

Fbrica de Software
Comit do Projeto

Recursos Necessrios

MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias


MIT046 Anlise de GAPs

Sadas

MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias


MIT046 Anlise de GAPs
MIT010 Validao de Processos

Disponibilizar as demais customizaes, as quais devero ser utilizadas nas atividades de prottipo, assim como
armazenar os programas no devido diretrio com Backup e realizar os testes correspondentes.
Atualizar a planilha MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias com os itens entregues e obter a homologao do Cliente dos
programas liberados, filtrando somente os itens entregues.

Verso 1.5

79

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

I3 Documentos a serem Prototipados


Envolvidos

Lderes de Processo
Usurios Chave
80

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Recursos Necessrios

MIT039 Estratgia de Testes


MIT045 Roteiro de Prottipo
MIT042 Fluxograma do Processo

Sadas

Documentos Selecionados

Os Analistas de Implementao devero, por fim, orientar os Lderes de Processo e Usurios Chave para identificar e
separar, num universo reduzido, os documentos utilizados no dia-a-dia e que reflitam as principais transaes da empresa. Tal
documentao ser utilizada nos Prottipos, tornando-os mais prximos da realidade do cliente e facilitando o entendimento dos
usurios a serem treinados.
Os Usurios Chave devero separar os documentos com base nos processos a serem implantados. Esses documentos
devem proporcionar condies para prototipao de cada um dos processos que entraro em produo.
Devem ser utilizados os documentos MIT042 Fluxograma de Processos, MIT039 - Estratgia de Testes e o MIT045
Roteiro de Prottipo como base.

I4 Prottipo Isolado Independente


Envolvidos

Lderes de Processos
Usurios Chave

Recursos Necessrios

MIT041 Especificao do processo


MIT042 Fluxograma do processo
MIT072 Manual de Operao do Prottipo
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias
MIT039 Estratgia de Testes
MIT045 Roteiro de Prottipo
MIT040 Estratgia de Interface
MIT055 Roteiro de Interface
Dados para prottipo

Sadas

Usurio Chave capacitado


Prottipo Isolado Independente (realizado)
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias
(atualizado)
MIT051 Matriz de Conhecimento

Aps a Capacitao, o Usurio Chave executa o prottipo de seu processo de forma independente, ou seja, sem a
assessoria do Analista de Implementao, repetindo-o diversas vezes e registrando todas as dvidas que porventura apaream.
necessrio simular cada um dos mdulos seguindo o roteiro de testes desenvolvido.
Devero ser executados, durante o Prottipo Isolado Independente, os programas de interface que existam nos respectivos
processos, de forma isolada. Dessa forma sero validados os programas desenvolvidos e as informaes a serem transferidas.
I5 Reviso do Prottipo Isolado Independente
Envolvidos

Verso 1.5

Coordenador de Projetos TOTVS


Coordenador de Projetos Cliente

81

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Lderes de Processos
Usurios Chave
Analistas de Implementao
Recursos Necessrios

MIT041 Especificao do processo


MIT042 Fluxograma do processo
MIT072 Manual de Operao do Prottipo
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias
MIT039 Estratgia de Testes
MIT045 Roteiro de Prottipo
MIT040 Estratgia de Interface
82

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

MIT055 Roteiro de Interface


Sadas

Usurio Chave capacitado


Reviso do prottipo isolado independente
(realizada)
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias
(atualizado)
MIT051 Matriz de Conhecimento
MIT054 Plano de Virada

O Usurio Chave esclarece as dvidas registradas na execuo dos Prottipos Isolados Independentes com o Analista de
Implementao. Essa atividade deve ser realizada somente depois que o Prottipo Isolado Independente tenha sido realizado pelo
Usurio Chave.
Na concluso dessa reviso, colher a aprovao do Usurio Chave no MIT045 Roteiro de Prottipo.
Em reunio, avaliar a necessidade de capacitao ou prottipo complementar para a equipe, assegurando o domnio da
soluo quando da entrada em produo. Se decidido que a capacitao ou prottipo complementar so necessrios, o
cronograma deve ser atualizado, assim como verificados os impactos no projeto.
Dever ser iniciada a validao e execuo do MIT054 Plano de Virada para concluir as possveis pendncias existentes
para a entrada do produto em produo.
Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies
Aprendidas.
I6 - Prottipo Integrado
Envolvidos

Usurios Chave
Lderes de Processo
Analistas de Implementao
Coordenador do Projeto TOTVS
Coordenador do Projeto Cliente

Recursos Necessrios

MIT041 Especificao do processo


MIT042 Fluxograma do processo
MIT072 Manual de Operao do Prottipo
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias
MIT039 Estratgia de Testes
MIT045 Roteiro de Prottipo
MIT040 Estratgia de Interface
MIT055 Roteiro de Interface
MIT038 Estratgia de Converso
MIT053 Roteiro de Converso

Sadas

Prottipo Integrado (realizado)


MIT051 Matriz de Conhecimento
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias
Usurio Chave treinado

Todos os Usurios Chave, acompanhados dos respectivos Analistas de implementao e Lderes de Processo, executam
seus prottipos. Sendo assim, efetuam todo o fluxo de seus processos e conferem a integrao dos sistemas at a situao de
Gerao dos Lotes para a Contabilidade, Fechamento de Estoques e Fechamento de Custos.

Verso 1.5

83

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Este prottipo executado na seqncia em que as transaes da empresa so executadas: Plano de Vendas, Plano de
Produo, MRP, Aquisio de Materiais, Apontamento da Produo e Faturamento, com gerao de informaes fiscais,
integrao contbil e financeira.
Devero ser validados os dados convertidos e os programas de converso nos processos de Prottipo Integrado e tambm
nas Interfaces planejadas para o processo.
O prottipo integrado exige, na sua execuo, 100% de envolvimento do Analista de Implementao.
Dever ser utilizado, como roteiro, o MIT045 Roteiro de Prottipo e ao final do prottipo necessrio preencher a coluna
de Situao, confirmando a execuo de todas as tarefas planejadas e validadas pelo cliente.

84

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Caso o projeto contenha um projeto de Fabrica de Software o coordenador dever prever a necessidade do analista de
Fabrica participar do prottipo Integrado.
Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies
Aprendidas.
I7 - Validao dos Prottipos
Envolvidos

Comit do Projeto

Recursos Necessrios

MIT051 Matriz de Conhecimento

Sadas

MIT005 Ata de Reunio


MIT054 Plano de Virada

Utilizar o MIT051 Matriz de Conhecimento ao trmino de cada prottipo realizado, de forma que o Comit do Projeto
possa avaliar o processo de capacitao dos Usurios Chave em relao ao entendimento e a prtica no produto.
Os itens a serem avaliados na MIT051 Matriz de Conhecimento devem coincidir com os principais processos
relacionados nas especificaes de processo.
O resultado do MIT051 Matriz de Conhecimento deve ser analisado pelo Comit do Projeto para, juntos identificarem
possveis desvios ou problemas nas capacitaes e processos, e planejarem a correo destes com novas capacitaes aos
usurios ou maior intensidade de prottipos.
Continuar a avaliao e preenchimento, juntamente com o cliente, do MIT054 - Plano de Virada iniciado na atividade I5
Reviso do Prottipo Isolado Independente.
Utilizar o Plano de Virada padro e complement-lo com as especificidades do ambiente deste Cliente.
Apresentar o planejamento da entrada dos produtos em ambiente de produo, firmando o compromisso das 2 partes
(TOTVS e Cliente) com as responsabilidades para a operacionalizao do novo ambiente.
Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies
Aprendidas.
J - Definio do Ambiente de Produo

Verso 1.5

85

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

O foco desta etapa assegurar a harmoniosa transio do software do ambiente de testes e simulaes para o ambiente
de produo, deixando-o disponvel para seus usurios finais. Esta transio pode exigir ajustes pequenos com base no feedback
do usurio. Nesse momento do ciclo de vida do projeto, o feedback do usurio deve priorizar o ajuste fino do produto, a
configurao, a instalao e os problemas de usabilidade; todos os problemas estruturais mais graves devem ter sido trabalhados
nas etapas anteriores do ciclo de vida do projeto.
J1 - Validar acessos e Treinamento dos usurios finais
Envolvidos

Equipe tcnica do cliente


86

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Usurios Chave
Usurios Finais
Recursos Necessrios

Permisses de acesso dos usurios


MIT072 Manual de Operao do Prottipo
MIT058 Estratgia de Capacitao

Sadas

Logins e acessos cadastrados


Usurios finais treinados

Dever ser validado o cadastramento dos usurios e seus acessos baseados nas transaes utilizadas no prottipo, como
tambm dos acessos de impressoras promovido pela equipe tcnica do cliente.
Validar o treinamento do usurio final que deve ter sido treinado pelo Usurio Chave conforme planejamento feito pelo
coordenador de projetos do cliente apoiado pelo coordenador de projeto TOTVS.
Caso o cliente tenha contratado treinamento de consultores para seus usurios finais, este treinamento deve ser parte do
MIT030 - Plano do Projeto e, sempre que possvel detalhado no MIT058 Estratgia de Capacitao, tambm gerando atividades
no cronograma, conforme nveis de controle desejados.
A boa capacitao dos usurios sinnimo de bom uso das funcionalidades da ferramenta implementada, ento, cabe ao
coordenador de projeto TOTVS conduzir o assunto de forma a sensibilizar os envolvidos, como tambm disponibilizar os melhores
recursos para este fim, quando for de sua responsabilidade a execuo.
No caso de um projeto de complexidade 5, ou PRIVATE, deve ser avaliada a contratao de Gesto da Mudana, onde
ser realizada toda a estratgia e logstica para capacitaes de Usurios Finais. Com base na documentao gerada para a
capacitao poder ser realizado o cadastramento de nveis de acesso dos usurios.

J2 Execuo do Plano de Virada


Envolvidos

Comit do Projeto

Recursos Necessrios

MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias


MIT054 Plano de Virada
MIT038 Estratgia de Converso
MIT053 Roteiro de Converso

Sadas

MIT005 Ata de Reunio


MIT010 Validao de Processos

Executar o MIT054 Plano de Virada, o qual deve conter as atividades necessrias para a entrada do sistema em
produo.
Processar os programas desenvolvidos e testados em ambiente de converso. Estas converses devem ser executadas
em conformidade com a parametrizao inserida no sistema. Se for o caso, transportar tambm os dados cadastrados
manualmente no ambiente teste.
Os Analistas de implementao devero proceder a validao minuciosa da qualidade das bases de dados convertidas
automaticamente e cadastradas manualmente. Efetuar testes com funes diversas do sistema, para auxiliar nesta validao.
Em reunio do Comit devem ser analisadas todas as pendncias de criticidade A registradas pelos Analistas de
implementao no MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias efetuando anlise de impacto e solues de contorno.
Caso o projeto contenha um projeto de Fabrica de Software o coordenador dever prever as atividades relacionadas aos
programas entregues pela Fabrica de Software.

Verso 1.5

87

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

J3 Deciso da Virada
Envolvidos

Comit do Projeto

Recursos Necessrios

MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias


MIT054 Plano de Virada

Sadas

MIT005 Ata de Reunio


Comunicao da entrada em produo

88

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Analisar em conjunto com a equipe e lderes os resultados da execuo do plano de virada e decidir pela entrada ou no
do sistema em produo
Dever ser confirmada data para entrada em produo, prevista no cronograma do projeto, ou definida nova data.
Emitir e distribuir comunicado para todos os envolvidos no projeto, inclusive para as reas de desenvolvimento e suporte da
TOTVS, comunicando data, hora e outros detalhes sobre a entrada em produo.
Se necessrio, incluir neste comunicado a escala de pessoas, com horrios e nmero de telefone, alocadas para o
esclarecimento de dvidas durante os primeiros processamentos com o novo sistema.
Lembre-se de efetuar o registro de todas as Lies aprendidas at o momento no projeto atravs da MIT060 Lies
Aprendidas.
K Acompanhamento

Prover ao cliente um apoio sistemtico de recursos da TOTVS permitindo uma utilizao inicial tranqila. Ser realizado um
acompanhamento aos usurios chave nas tarefas dirias conforme planejado em cronograma.

K1 Acompanhamento das Atividades Iniciais


Envolvidos

Analistas de Implementao
Lderes de Processo
Usurios chave

Recursos Necessrios

Execuo dos primeiros processamentos no


novo sistema.

Sadas

Primeiros processamentos validados.


MIT010 Validao de Processos

Efetuar o acompanhamento e avaliao dos resultados dos primeiros processamentos das diversas funes do sistema.
Neste acompanhamento devem-se orientar os usurios para melhor operacionalizao do sistema e esclarecer eventuais dvidas
remanescentes da etapa de prottipos. Dependendo da amplitude do projeto e saldo de horas disponveis ou negociadas este
acompanhamento pode estender-se por um perodo de uma a vrias semanas.

Verso 1.5

89

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

K2 Acompanhamento dos Primeiros Fechamentos


Envolvidos

Analistas de Implementao
Lderes de Processo
Usurios chave

Recursos Necessrios

Movimentao do primeiro ms efetuada.

Sadas

Primeiros fechamentos mensais validados.


90

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

MIT010 Validao de Processos


Efetuar o acompanhamento e avaliao dos resultados dos primeiros fechamentos. Exemplo: fechamento dos estoques,
fechamento contbil e fechamento de custos.
Este fechamento pode ser realizado no primeiro ms ou demais meses de acordo com o saldo de horas disponveis ou
negociadas.

F4 FASE DE ENCERRAMENTO
Esta fase formaliza a entrega do projeto, registrando o aceite do cliente.

Verso 1.5

91

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

92

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

L - Encerramento do Projeto

Revisar a entrega do escopo do produto e escopo do projeto e o atendimento aos requisitos do projeto.
Para o encerramento do projeto devem-se observar os seguintes pontos:
Todas as atividades do projeto concludas.
Todos os requisitos de aprovao foram atendidos
Todas as mudanas solicitadas durante o projeto foram devidamente implementadas.
Documentao do projeto preenchida.
L1 - Encerramento Interno do Projeto
Envolvidos

Gestor de Portflio TOTVS


Coordenador de Projeto TOTVS
Analistas de Implementao

Recursos Necessrios

Documentao do projeto

Sadas

MIT061 Check List Encerramento


MIT060 Lies Aprendidas
MIT064 Avaliao analista por projeto
MIT005 Ata de reunio

O registro das lies aprendidas pode ser realizado durante todo o projeto, neste ponto deve-se promover uma reunio
entre os membros participantes do projeto para formalizar o encerramento do projeto.
Apresentar os resultados obtidos, pontos positivos e que superaram a expectativa e desvios ocorridos ou pontos que
ficaram aqum do planejado, demonstrando os respectivos acertos e erros cometidos, bem como uma avaliao do que foi
planejado e o realizado.
Procurar mencionar estas avaliaes correlacionando-as a cada fase, etapa e atividade do projeto, bem como mdulos e
funes afetados ou beneficiados nesta anlise.
O objetivo registrar a satisfao do cliente e tratar as lies aprendidas para que sejam utilizadas em futuros projetos.

Verso 1.5

93

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

Deve ser realizada tambm a avaliao da equipe do projeto e a entrega da documentao do projeto ao PMO para
arquivamento.
Solicitar o encerramento do projeto no sistema CFP e PMS.
Enviar o documento de MIT060 - Lies Aprendidas a todas as reas que possam ajudar no aprimoramento dos processos
e projetos de implementao da TOTVS.

L2 - Encerramento com o Cliente


Envolvidos

Comit do Projeto
94

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Recursos Necessrios

Documentao do Projeto

Sadas

MIT061 Check list Encerramento


MIT062 Termo de Encerramento
MIT063 Declarao Recusa Encerramento
MIT005 Ata de Reunio

Aps a efetivao do primeiro fechamento dos estoques, custos e contabilidade dever ser apresentado o MIT061 Check
List de Encerramento e ser preenchido o MIT062 Termo de Encerramento que ir registrar que a implementao foi concluda
com sucesso.
O cliente dever validar a documentao de aceite formal da concluso do projeto.
O MIT062 Termo de Encerramento do projeto exigido 60 dias aps a virada do mesmo, salvo se declarado, no MIT030
Plano do Projeto, uma condio diferenciada, a qual deve deixar claro quando esse evento ocorrer.
Projetos com mais de 90 dias, onde o cliente se recuse a assinar, dever ser emitida a MIT063 - Declarao de Recusa
Encerramento, elencar razes e elaborar uma MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias devidamente assinados pelo cliente.
Em no havendo pendncias declaradas e/ou a MIT063 - Declarao de Recusa Encerramento assinada pelo cliente,
neste caso, deve-se emitir o MIT062 Termo de Encerramento, assinado pelo coordenador de projeto TOTVS, justificando as
razes pelas quais o encerramento no tenha sido aceito nem recusado pelo cliente.
Caso o projeto tenha sido cancelado ou interrompido devero ser documentados os motivos, at que ponto as atividades
foram realizadas e as atividades que no foram realizadas.

L3 Transio do Projeto
Envolvidos

Comit do Projeto
Coordenador de Atendimento e
Relacionamento

Recursos Necessrios

Documentao do Projeto

Sadas

MIT005 Ata de Reunio


MIT065 Transio do Projeto
Guia Suporte ao Cliente

Em reunio no cliente dever ser orientado sobre a transio do projeto para a rea de atendimento e relacionamento e
como proceder em caso de novas demandas de implementao. Devero ser reforadas as polticas de atendimento e
formalizado o nome do gestor de atendimento e relacionamento do cliente.
Dever ser liberado o atendimento de suporte telefnico aos usurios credenciados por mdulo, apresentando as opes
de suporte existentes ao cliente.

Verso 1.5

95

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

96

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

F5 FASE DE MONITORAMENTO E CONTROLE

A fase de controle e acompanhamento acontece simultaneamente durante todo o processo de implementao. Esta fase
caracterizada principalmente pelo trabalho do coordenador de projetos TOTVS e cliente, deve ser entendida como uma fase onde
a equipe de gerenciamento do projeto deve atuar de forma integrada e comprometida com os objetivos do projeto.
Esta fase pode ser identificada principalmente por reunies de acompanhamento e posicionamento dos projetos.
Como ferramentas para esta fase de Monitoramento e Controle devero ser utilizados os seguintes documentos:
MILESTONES Ferramenta para acompanhamento dos principais marcos do projeto com participao do cliente,
os marcos acompanhados so:
o Kickoff,
o Modelagem de dados,
o Validao de Gap,
o Plano de Projeto,
o Entrega do Desenvolvimento,
o Parametrizao,
o Capacitao,
o Homologao,
o Deciso de GO Live,
o Entrada em Produo e
o Estabilizao.
PMS Sistema de Gerenciamento de Projetos para acompanhamento de
o Andamento do Cronograma

Verso 1.5

97

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

o Progresso Fsico
o Progresso Financeiro
o Controle de Documentao da MIT
MIT005 Ata de reunio Para registro dos posicionamentos e decises tomadas.
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias - Para acompanhamento de atividades e recursos crticos e
respectivos prazos.
MIT007 Acompanhamento do Projeto Executivo Para apresentao executiva com painel visual sobre o
andamento do projeto e pontos crticos para deciso junto ao comit.
MIT008 Acompanhamento do Projeto Para reunio de alinhamento com o Comit Operacional.
MIT010 Validao de Processos - Para validao dos check points concludos do projeto.
98

Verso 1.5

MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

MIT011 Suspenso de Projeto Eventualmente, pelas mais variadas razes, os projetos podem ser
suspensos ou cancelados por iniciativa do cliente ou da TOTVS, normalmente por mudanas na organizao,
necessidade de ajuste nos processos internos, questes de produto, questes de recurso ou questes
financeiras.

importante que tais situaes sejam devidamente documentadas pelo Coordenador do Projeto e que haja formalizao
pelas partes envolvidas da suspenso temporria ou paralisao permanente do projeto, pois um projeto fruto de um contrato,
que, caso no haja uma formalidade, deixa margem a dvidas e questionamentos futuros.
Utilizar o template citado para formalizar tal situao, o qual deve ser publicado na pasta do projeto.
Importante tambm realinhar, em reunio com o cliente, os objetivos e metas do projeto, esclarecendo responsabilidades
das partes, resultados esperados e refazer o planejamento para que os objetivos sejam alcanados, quando da retomada de
projeto suspenso ou paralisado.
MIT014 Definio Complexidade Fator que determina o grau de utilizao dos templates, bem como skill
dos profissionais de Gesto e Quality Assurance dos Projetos. Para definir a complexidade do projeto, deve ser
utilizado o template anexo, desde a fase de proposio para o cliente, determinando a correta alocao dos
recursos ao projeto.
MIT015 Termo de Responsabilidade Documento a ser assinado pelo coordenador do projeto do cliente,
salvaguardando a responsabilidade da TOTVS quando o cliente assumir a responsabilidade de implementao
de partes, ou de mdulos, do sistema adquirido.
MIT001 Metodologia de Implementao TOTVS Guia de Referencia com descritivo da Metodologia de
Implementao TOTVS.
MIT002 Documentos x Etapas Relaciona todos os documentos vinculados as respectivas etapas e tambm
detalhamento de entradas e sadas de cada atividade.
MIT003 Apresentao MIT Apresentao padro com o fluxo de Fases, Etapas e Atividades da MIT e
relao da documentao a ser aplicada.
MIT004 Declarao Recusa MIT Eventualmente, por possuir metodologia prpria ou por outra razo, o
cliente pode no concordar com a utilizao da MIT como metodologia para o projeto, recusando-se a seguir as
definies desta. Nesse caso, o cliente deve formalizar tal deciso, documentando a. mesma no documento
citado, que deve ser obrigatoriamente assinado pelo Patrocinador do Projeto do Cliente
A assinatura do MIT004 Declarao de Recusa MIT isenta o cliente da assinatura dos documentos que so requeridos,
porm, no isenta o canal de utilizar a MIT, que a metodologia de implementao padro para a TOTVS.
O canal s pode considerar-se dispensado de utilizao da MIT, quando no tiver nenhuma responsabilidade sobre o
projeto, ou seja, quando for subcontratado para execuo, com gesto e responsabilidade integral do cliente, e tal iseno de
responsabilidade seja formalizada em documento assinado pelas partes.
MIT060 Lies Aprendidas Template a ser construdo no decorrer do projeto para que seja efetuado o
registro de todas as lies aprendidas no projeto at aquele determinado momento, nos proporcionando
melhorias nos passos a seguir.
MIT067 Apresentao da Gesto da Mudana Apresentao do processo de Gesto da Mudana
implementado para os clientes com complexidade 5 ou PRIVATE.
MIT071 Pontos Crticos de Implementao Templates auxiliares, gerados pela experincia das FDES, os
quais podem ser utilizados para dirimir dvidas, mas principalmente serve como um guia (Check list) para o
consultor observar pontos de ateno nas implementaes de produtos referenciados.
MIT072 Manual de Operao do Prottipo Manual a ser construdo para apoio na operao do prottipo
integrado. Deve ser construdo somente com as telas a serem prototipadas e na seqncia do processo.

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MIT METODOLOGIA DE IMPLEMENTAO TOTVS

Ttulo do documento

MIT073 Matriz de Obrigatoriedade dos documentos da MIT Descreve os documentos que so


obrigatrios durante a implementao de acordo com o nvel de complexidade calculado para o projeto.
MIT074 Liberao de Obrigatoriedade Template utilizado pelo Coordenador do Projeto, caso identifique
que um ou mais documentos no sero necessrios em seu projeto.

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