ORIENTAES GERAIS PARA O AUDITOR

O que uma Auditoria?

um processo sistemtico, independente e documentado, para obter evidncias de auditoria e avali-las objetivamente, a fim de
determinar a extenso em que os critrios de auditoria so atendidos. (ISO 9001:2000)
O que se espera de um Auditor?
O Auditor deve ser capaz de:
-

Obter e avaliar evidncias objetivas com iseno;

Tratar o pessoal envolvido da maneira mais favorvel para se atingir os objetivos da Auditoria;
Executar o processo de Auditoria sem se desviar do principal;
Agir sempre de maneira tica;
Ser observador, imparcial, flexvel, organizado, paciente e amigvel. Portanto, cultive essas qualidades.

As Seis Etapas do Processo de Auditoria:

1 Estabelecer o Cenrio:
Apresentaes e explicaes informais para:
o Colocar o auditado vontade.
o Informar o auditado sobre o processo de
auditoria.

2 Confirmar o Bsico:
Para determinar:
o A estrutura organizacional
o A atribuio de responsabilidades
o O status do sistema documentado
o A competncia e treinamento do pessoal

4 Buscar Evidncias Objetivas:

Coletar evidncias que demonstrem a conformidade e
efetividade do sistema:
o Questionando o pessoal envolvido
o Analisando registros
o Observando atividades
5 Trilha de Auditoria:
Confirmar a conformidade com as providncias
planejadas
Estabelecer trilhas da auditoria
Acompanhar trilhas previamente estabelecidas
Confirmar se todos os aspectos da auditoria foram
completados

3 Estabelecer o Processo:
6 Encerramento:
Compreender o processo a ser auditado:
Agradecer pela cooperao
o Identificar as etapas
Resumir as constataes at ento
o Identificar o que ocorre em cada etapa
Informar ao auditado sobre o que acontecer a seguir
o Estabelecer como o processo administrado

Grau de Alerta do Auditor:

A comunicao humana composta de trs elementos:
Palavras
7%
Visualizao
38%
Linguagem Corporal
55%
A atitude pessoal dos auditados muitas vezes fornece pistas para reas potencialmente boas ou ms.
Sorrir: demonstra aceitao e coloca as pessoas vontade, principalmente no incio do contato;
Franzir o cenho: tem efeito oposto.
Olhar nos olhos: mostra que voc est interessado, mas no olhe fixamente, isto pode intimidar.
Evitar contato visual: indica timidez ou nervosismo.
Passar a mo no rosto: tende a ocorrer quando a pessoa est mentindo, assim como toca ou coar o nariz ou o olho.
Ajeitar o colarinho: pode indicar uma mentira ou raiva ou frustrao.
Barreira com os braos: Indica defesa. So gestos como cruzar os braos, tocar no relgio ou punho, etc...
Esses sinais visuais devem ser considerados, mas no tire concluses de um nico deles.
Outras Observaes:
Sempre que possvel, devemos utilizar perguntas abertas, que exigem que o auditado d informaes voluntariamente, como:
Quais as suas responsabilidades com relao a requisies? ou O qu acontece com este formulrio depois de preenchido?.
A estrutura da entrevista de auditoria deve seguir o fluxo de informaes e materiais. Mas lembre-se de que no um
interrogatrio! Quanto mais relaxado o auditado, mais provavelmente o auditor obter as informaes requeridas.
Esteja atento a novidades, como equipamentos, produtos, layout do local, etc... Administre bem o tempo.
Registros
Seja seletivo no que registra
Certifique-se que suas notas tm por base evidncias objetivas e factuais
Relevncia para o escopo da auditoria
Faa anotaes cuidadosas, voc precisar traduzi-las depois
Faa anotaes abertamente

Pequeno Roteiro para Auditoria Interna - 1/3

PLANEJAMENTO E EXECUO DE UMA AUDITORIA

Na inteno de auxiliar e uniformizar o trabalho das equipes de Auditoria Interna, preparamos este roteiro:
Composio da equipe:
A equipe de Auditores Internos composta por um Lder, um Assistente, e eventualmente um auditor em treinamento.
Responsabilidades de cada integrante da equipe:
Fase
Lder
Coordenar os trabalhos
Geral
envolvidos no processo de AI

Controle

Controlar a agenda de AIs sob

sua responsabilidade. Isto inclui
confirmar a data de execuo
junto ao auditado; observar o
prazo para execuo;
comunicar com antecedncia
CGQ, eventuais alteraes
necessrias programao.

Assistente

Auditor em treinamento

Auxiliar na execuo dos

trabalhos.

Acompanhar o processo
como observador.

Auxilia nestas atividades sob

orientao do Lder.
Acompanha o processo como
observador.

Definir data e horrios para

reunir a equipe.
Circular entre os integrantes da
equipe o material de apoio.
Preparao
Ler o material de apoio e preparar o roteiro e/ou questionrios
para execuo.

Execuo

Fechamento

Conduzir a execuo da AI.

Pode fazer comentrios ou abrir

questes durante a AI,
pertinentes ao tema abordado.

No deve dirigir-se ao auditado,

mas pode alertar os Auditores
sobre pontos que tenha
observado.

Redigir o relatrio final e

encaminh-lo CGQ.

Auxilia nesta atividade sob

orientao do Lder.

Acompanha o processo como

observador.

Controle das Auditorias:

conveniente que o Auditor Lder, ao receber a programao anual, rena sua equipe e analise o seu programa. Eventos
previsveis como frias (de integrantes da equipe ou auditados) devem ser considerados. As semanas programadas para
execuo das AIs devem ser marcadas em um calendrio, para que seja possvel recordar a programao durante o ano. A
flexibilidade do programa permite amplas condies de alterao, mas a CGQ deve ser comunicada sempre dessas alteraes,
se possvel com razovel antecedncia.
Preparao da Auditoria:
A preparao muito importante para um resultado eficaz e bem sucedido de uma auditoria.
Para tanto recomendvel a anlise prvia dos procedimentos aplicveis, do fluxograma de processo, do histrico de auditorias
anteriores e de aes corretivas e preventivas aplicadas ou em implementao na rea a ser auditada, para a definio do seu
roteiro. A maior parte desses documentos integra o material de apoio, recebido aproximadamente um ms antes de cada
auditoria.
O roteiro consiste nos questionrios que voc aplicar e numa lista de verificao, muito til para coordenar o trabalho durante a
auditoria.
Obs.: Questionrios padronizados devem ser evitados. Isso restringe o alcance da auditoria e reduz a iniciativa do auditor, alm
de permitir que pontos atualmente crticos do processo possam ser ignorados.
Execuo:
Uma auditoria com base no processo deve seguir uma seqncia lgica, orientada pelo fluxo de eventos do processo.
Esta estrutura particularmente til nas situaes em que o auditor tem conhecimento limitado do processo a ser auditado ou
quando no h procedimento documentado para esse processo.
Uma auditoria basicamente uma entrevista. Pergunte s pessoas o que elas fazem, quais informaes recebem e passam
adiante. Muitas vezes um auditor pouco experiente faz extensas anlises da documentao envolvida no processo e pouco ou
nenhum input das pessoas que executam as tarefas. Sempre que possvel, devemos utilizar perguntas abertas, que exigem que o
auditado d informaes voluntariamente, como: Quais as suas responsabilidades com relao a requisies? ou O qu
acontece com este formulrio depois de preenchido?.
A escolha das perguntas muito importante, principalmente para administrarmos bem o tempo. Considerando-se que uma
auditoria no deve ultrapassar o limite de uma hora e meia, o auditado no deve ser dirigido para reas irrelevantes.

Pequeno Roteiro para Auditoria Interna - 2/3

A estrutura da entrevista de auditoria deve seguir o fluxo de informaes e materiais. Mas lembre-se de que no um
interrogatrio! Quanto mais relaxado o auditado, mais provavelmente o auditor obter as informaes requeridas.
A observao geral das atividades dentro da rea sob exame uma parte importantssima de uma auditoria. O auditor deve
sempre cruzar informaes para confirmar que as evidncias ligam-se completamente, de acordo com o procedimento e o fluxo
do processo. Esteja atento a novidades, como equipamentos, produtos, layout do local, etc...
Verificao da eficcia de um processo:
Existem questes bsicas que podem confirmar a eficcia ou no de um processo, que so:
Qual o propsito do processo?
Qual o impacto sobre o cliente ou processos e atividades posteriores?
H evidncias de que objetivos e metas da qualidade afetados por esse processo esto sendo atingidos?
Onde ser sentido o impacto da eficcia do processo?
Onde podem ser identificadas eventuais falhas desse processo?
muito importante que durante a execuo da AI sejam feitas anotaes claras sobre o processo e evidncias encontradas.
Essas anotaes so fundamentais para a redao do informe.
Fechamento:
O evento conclusivo de uma AI a entrega do relatrio, ou Informe da Auditoria.
Com base no contedo desse relatrio deve ser possvel visualizar a auditoria e o processo, portanto o documento deve refletir o
fluxo do processo auditado, informando os pontos verificados e as evidncias obtidas.
Sua redao deve ter um estilo descritivo, abstendo-se de opinies e comentrios que no sejam absolutamente relevantes e/ou
necessrios.
.

Nota: Este material foi extrado e adaptado em sua maior parte do treinamento de Auditor Interno ministrado pela certificadora
LRQA. No se prope a ser um substituto ao treinamento, mas sim um guia rpido para facilitar a fixao do conhecimento obtido.
Ronaldo Costa

http://

.wordpress.com

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