Manual de Procedimentos AUDITORIA

ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL
Florianpolis, 20 de julho de 2009.
APRESENTAO Diretoria de Auditoria Geral, Ncleo Tcnico do Sistema de Controle Interno, compete programar, coordenar, orientar e incrementar atividades de auditagem ou outras a ela relacionadas, nos rgos da Administrao Direta e entidades da Administrao Indireta, orientando tecnicamente as Unidades Setoriais e Seccionais sistmicas, supervisionando-lhes as atividades e estabelecendo normas para a padronizao, racionalizao e controle das aes referentes s suas atividades. A auditoria interna consiste nas atividades de avaliao, orientao, fiscalizao, disseminao de boas prticas e assessoramento da administrao, voltadas para o exame da adequao, eficincia e eficcia dos controles internos, da qualidade do desempenho das reas em relao s suas atribuies, bem como da legalidade e legitimidade dos atos de gesto da Administrao Pblica Estadual. O presente manual fundamenta-se no art. 23 do Decreto n 2.056 de 20 de janeiro de 2009 e tem por finalidade bsica a definio de conceitos e o estabelecimento de normas e procedimentos aplicveis no mbito da Diretoria de Auditoria Geral - DIAG, particularmente quanto definio de competncias, princpios, instrumentos de trabalho, tcnicas e espcies de auditoria, padronizao e tipos de documentos, trmite de documentos e gesto do site. Os Auditores Internos do Poder Executivo e os demais servidores da DIAG devem observar os aspectos legais, as normas e os procedimentos definidos neste manual, o qual estabelece critrios gerais que devem ser seguidos de forma a permitir que suas atuaes sejam objetivas, sistemticas e equnimes. O Manual de Procedimentos dever ser permanentemente atualizado e aprimorado, acompanhando a evoluo das atividades da Diretoria de Auditoria Geral, das tcnicas de auditoria e da Administrao Pblica.
Florianpolis, 17 de julho de 2009.
Antnio Marcos Gavazzoni Secretrio de Estado da Fazenda
Pedro Mendes Diretor Geral
Francisco Vieira Pinheiro Diretor de Auditoria Geral

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Elaborado por
Andr Pinheiro Oliveira Auditor Interno do Poder Executivo
Cristina Keller Sartori Auditora Interna do Poder Executivo
Gisele Rafaeli Auditora Interna do Poder Executivo
Isadora Castelli Auditora Interna do Poder Executivo
Luciana Bernieri Pereira Auditora Interna do Poder Executivo
Maria Eliane Silva Furlan Auditora Interna do Poder Executivo
Marisa Zikan da Silva Auditora Interna do Poder Executivo
Odilon Incio Teixeira Auditor Interno do Poder Executivo

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Revisado por:
Herta Machado Capaverde Gerente de Auditoria de Atos de Pessoal
Jaime Luiz Klein Gerente de Auditoria de Contas Pblicas
Ana Cristina S. W. Mazotini Gerente de Auditoria de Contratos
Sebastio Luiz Pereira Gerente de Auditoria de Recursos Antecipados
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SUMRIO 1. SISTEMA DE CONTROLE INTERNO...............................................................8 2. COMPETNCIA DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL.............................8

2.1. GERNCIA DE AUDITORIA DE ATOS DE PESSOAL - GEAPE ................................................9 2.2. GERNCIA DE AUDITORIA DE CONTAS PBLICAS - GEAUP................................................9 2.3. GERNCIA DE AUDITORIA DE CONTRATOS - GEAUC.........................................................9 2.4. GERNCIA DE AUDITORIA DE RECURSOS ANTECIPADOS - GERAN.......................................9
3. ABRANGNCIA DE ATUAO DA DIAG.......................................................9 4. PRINCPIOS NORTEADORES DOS TRABALHOS DE AUDITORIA............10 5. NORMAS DE AUDITORIA...............................................................................12
5.1. NORMAS RELATIVAS CONDUTA DOS AUDITORES..............................................................13 5.2. NORMAS RELATIVAS EXECUO DA AUDITORIA...............................................................14 5.3. NORMAS RELATIVAS FORMA DE COMUNICAO...............................................................17 5.4. NORMAS RELATIVAS MANIFESTAO DO AUDITADO..........................................................18
6. PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA...............................................................19 7. TCNICAS DE AUDITORIA E FISCALIZAO UTILIZADAS PELA DIAG. 20

7.1. CIRCULARIZAO OU CONFIRMAO EXTERNA...................................................................20 7.2. CONFERNCIA DE CLCULOS........................................................................................21 7.3. CORRELAO DAS INFORMAES OBTIDAS.......................................................................21 7.4. CORTE DAS OPERAES..............................................................................................21 7.5. ENTREVISTA.............................................................................................................21 7.6. EXAME DA DOCUMENTAO ORIGINAL.............................................................................21 7.7. EXAME DOS LANAMENTOS CONTBEIS...........................................................................22 7.8. EXAME FSICO...........................................................................................................22 7.9. OBSERVAO DAS ATIVIDADES E CONDIES....................................................................22 7.10. AMOSTRAGEM.........................................................................................................22
7.10.1. Planejamento da amostra.......................................................................................23 7.10.2. Mtodos de amostragem........................................................................................24 7.10.3. Seleo da amostra................................................................................................25 7.10.4. Avaliao dos resultados da amostra.....................................................................25
8. INSTRUMENTOS DE TRABALHO.................................................................26
8.1. PAPIS DE TRABALHO.................................................................................................26 8.2. MATRIZ DE RISCO......................................................................................................26
8.2.1. Operacionalizao....................................................................................................27
9. ESPCIES DE AUDITORIA............................................................................28
9.1. AUDITORIA ORDINRIA................................................................................................28
9.1.1. Auditoria de conformidade........................................................................................28 9.1.2. Auditoria de acompanhamento.................................................................................28 9.1.3. Auditoria de avaliao da gesto..............................................................................29 9.1.4. Auditoria operacional................................................................................................29
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9.2. AUDITORIA ESPECIAL ..................................................................................................29
10. MONITORAMENTO DAS AUDITORIAS .......................................................29 11. PADRONIZAO DOS DOCUMENTOS ELABORADOS PELA DIAG......31
11.1. REGRAS GERAIS......................................................................................................31
11.1.1. Papel......................................................................................................................31 11.1.2. Margens.................................................................................................................31 11.1.3. Formatao do texto...............................................................................................32 11.1.4. Sumrio..................................................................................................................32 11.1.5. Numerao das pginas.........................................................................................33 11.1.6. Referncias............................................................................................................33 11.1.7. Citao de texto......................................................................................................33 11.1.8. Remisso a texto legal...........................................................................................33 11.1.9. Datas......................................................................................................................33 11.1.10. Abreviaes..........................................................................................................34 11.1.11. Cabealhos...........................................................................................................34 11.1.12. Folha de continuao...........................................................................................34 11.1.13. Endereamento....................................................................................................35 11.1.14. Assinatura............................................................................................................35 11.1.15. Anexos.................................................................................................................35 11.1.16. Numerao dos documentos da DIAG.................................................................36 11.1.17. Armazenamento dos documentos na rede...........................................................36
12. TIPOS DE DOCUMENTOS ELABORADOS PELA DIAG............................36

12.1. OFCIO..................................................................................................................36 12.2. COMUNICAO INTERNA............................................................................................37 12.3. INFORMAO..........................................................................................................37 12.4. PARECER...............................................................................................................38 12.5. ORIENTAO TCNICA..............................................................................................38 12.6. PROGRAMA DE AUDITORIA.........................................................................................39 12.7. COMUNICAO DE AUDITORIA....................................................................................40 12.8. RELATRIO DE AUDITORIA.........................................................................................41
12.8.1. Normas relativas elaborao de Relatrio de Auditoria.......................................41
12.9. RELATRIO E CERTIFICADO DE AUDITORIA EM PROCESSO TOMADA DE CONTAS ESPECIAL.......43 12.10. PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL - PAA/DIAG...........44
12.10.1. Critrios para a elaborao do PAA/DIAG...........................................................44
12.11. RELATRIO DE ATIVIDADES DA DIAG.......................................................................45
13. PROCESSO DE AUDITORIA........................................................................46

13.1. FORMALIZAO DO PROCESSO....................................................................................46
14. TRMITE DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS NA DIAG.......................47

14.1. DISPONIBILIZAO DE DOCUMENTOS DA DIAG..............................................................47 14.2. CPIAS DOS AUTOS DOS PROCESSOS...........................................................................48
15. GESTO DO SITE DA DIAG.........................................................................48 16. BIBLIOGRAFIA..............................................................................................50
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LISTA DE SIGLAS ABNT Associao Brasileira de Normas Tcnicas AUDIBRA - Instituto dos Auditores Internos do Brasil AUDITOR - Auditor Interno do Poder Executivo CFC - Conselho Federal de Contabilidade CA - Certificado de Auditoria CI - Comunicao Interna CoA -Comunicao de Auditoria DCOG - Diretoria de Contabilidade Geral DIAG - Diretoria de Auditoria Geral GAO - United States General Accounting Office GEAPE - Gerncia de Auditoria de Atos de Pessoal GEAUC - Gerncia de Auditoria de Contratos GEAUP - Gerncia de Auditoria de Contas Pblicas GERAN - Gerncia de Auditoria de Recursos Antecipados IN - Instruo Normativa INTOSAI - Organizao Internacional de Entidades Fiscalizadoras LOA - Lei Oramentria Anual PA - Programa de Auditoria PAA/DIAG - Plano Anual de Atividades da Diretoria de Auditoria Geral SEF - Secretaria de Estado da Fazenda SPP - Sistema Controle de Processos Padro TCE - Tomada de Contas Especial
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1.
SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
A Constituio Estadual no artigo 62 dispe que os Poderes Legislativo, Executivo e Judicirio mantero, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de: I - avaliar o cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual, a execuo dos programas de governo e dos oramentos do Estado; II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados quanto eficcia e eficincia da gesto oramentria, financeira e patrimonial nos rgos e entidades da Administrao Estadual, bem como da aplicao de recursos pblicos por entidades de direito privado; III - exercer o controle das operaes de crdito, avais e outras garantias, bem como dos direitos e haveres do Estado; IV - apoiar o controle externo no exerccio de sua misso institucional. No mbito do Poder Executivo Estadual, o Sistema de Controle Interno foi institudo sob a forma de sistema administrativo. A Lei Complementar n 381, de 7 de maio de 2007, dispe sobre o modelo de gesto e a estrutura organizacional da Administrao Pblica Estadual. Em seu art. 150 define que o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo tem como rgo central a Secretaria de Estado da Fazenda, e como ncleos tcnicos a Diretoria de Auditoria Geral - DIAG e a Diretoria de Contabilidade Geral - DCOG. Atualmente, o Sistema de Controle interno est regulamentado pelo Decreto Estadual n 2.056, de 20 de janeiro de 2009.
2.
COMPETNCIA DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL
A Diretoria de Auditoria Geral - DIAG tem por finalidade bsica verificar a legalidade e a legitimidade dos atos e fatos administrativos e avaliar os resultados alcanados, quanto aos aspectos de eficincia, eficcia e economicidade da gesto oramentria, financeira, patrimonial, operacional, contbil e finalstica dos rgos e entidades da Administrao Pblica, bem como analisar a aplicao de recursos pblicos por entidades de direito privado. No cumprimento de suas competncias, atuando preventivamente, a DIAG busca orientar, padronizar, racionalizar e normatizar as atividades de controle interno, visando correta aplicao dos recursos pblicos, capacitao de servidores e disseminao de boas prticas. O Regimento Interno da Secretaria de Estado da Fazenda, aprovado pelo Decreto n 3.874, de 28 de dezembro de 2005, estabelece as competncias da Diretoria de Auditoria Geral - DIAG e de suas gerncias.
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2.1.
Gerncia de Auditoria de Atos de Pessoal - GEAPE
Gerncia de Auditoria de Atos de Pessoal compete desenvolver as atividades relativas anlise, fiscalizao, controle e orientao aos rgos e entidades da Administrao Direta e Indireta, quanto ao fiel cumprimento das normas e dos atos de pessoal, a qualquer ttulo, e sua repercusso financeira, zelando pela lisura dos procedimentos e pela correta aplicao dos recursos. 2.2. Gerncia de Auditoria de Contas Pblicas - GEAUP
A Gerncia de Auditoria de Contas Pblicas responsvel pela orientao, fiscalizao, controle e acompanhamento do controle interno das contas pblicas estaduais, especialmente quanto aos atos referentes execuo do oramento e aos diversos estgios das receitas e despesas pblicas. 2.3. Gerncia de Auditoria de Contratos - GEAUC
Gerncia de Auditoria de Contratos compete orientar e fiscalizar os rgos e entidades da Administrao Direta e Indireta quanto regularidade e legalidade de seus processos licitatrios, suas dispensas ou inexigibilidades de licitao, bem como quanto execuo e legalidade dos contratos, zelando pela lisura dos procedimentos e pela correta aplicao dos recursos. 2.4. Gerncia de Auditoria de Recursos Antecipados - GERAN
A Gerncia de Auditoria de Recursos Antecipados responsvel pela orientao, fiscalizao, controle e acompanhamento da aplicao dos recursos financeiros repassados pelo Estado a ttulo de adiantamento, subveno social, convnio ou qualquer outra forma de transferncia voluntria.
3.
ABRANGNCIA DE ATUAO DA DIAG Esto sujeitos auditoria interna: a) os ordenadores de despesas das unidades da Administrao Direta, das Autarquias e das Fundaes, bem como os dirigentes das empresas subsidirias e controladas, ou quaisquer outras de cujo capital o Estado participe; b) aqueles que arrecadarem, gerirem ou guardarem dinheiros, valores e bens do Estado, ou que por eles responderem;
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c) aqueles que, estipendiados ou no pelos cofres pblicos, derem, por ao ou omisso, causa perda, subtrao ou extravio de valores, bens ou materiais do Estado pelos quais sejam responsveis; d) os responsveis por entidades ou organizaes de direito pblico ou privado que se utilizarem de contribuies para fins sociais, subvenes ou transferncias conta do oramento do Estado; e) os servidores pblicos investidos em cargos efetivos, os nomeados para ocuparem cargos comissionados e os empregados; f) todos os recursos extra-oramentrios e os recursos originrios da Lei Oramentria Anual, de crditos adicionais, de operaes de crdito do Estado, assim como as receitas prprias e as aplicaes da Administrao Estadual Direta ou Indireta.
4.
PRINCPIOS NORTEADORES DOS TRABALHOS DE AUDITORIA
Os trabalhos de auditoria tero foco na preveno, buscando fortalecer os controles prvios e concomitantes, e sero norteados pelos princpios constitucionais da administrao pblica, pelos princpios implcitos decorrentes de outras normas e por aqueles reconhecidos pela doutrina e jurisprudncia, dentre os quais destacam-se: a) legalidade: o administrador pblico somente poder fazer o que estiver expressamente autorizado em lei e nas demais espcies normativas, inexistindo, portanto, incidncia de sua vontade subjetiva, pois Administrao Pblica s permitido fazer o que a lei autoriza. A Administrao deve indicar em cada ato praticado a sua devida fundamentao legal; b) finalidade: impe ao administrador pblico que atue vinculado ao interesse pblico e com obedincia finalidade especfica da lei. O princpio da finalidade elemento formador do ato administrativo e seu desvirtuamento gera nulidade do ato praticado; c) impessoalidade: requer objetividade no atendimento do interesse pblico, vedada a promoo pessoal de agentes ou autoridades; d) moralidade: estabelece que a Administrao deve atuar segundo padres ticos de probidade, decoro e boa-f, por meio de um padro de conduta normalmente aceito pela sociedade, devendo o agente pblico agir com honestidade e justia em busca do melhor resultado para o interesse pblico, com base no que estabelece a lei. A moralidade exige proporcionalidade entre os meios e os fins a atingir, entre os sacrifcios impostos coletividade e os benefcios por ela auferidos;
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e) publicidade: torna obrigatria a divulgao de atos, contratos e outros instrumentos celebrados pela Administrao Pblica para conhecimento, controle e incio dos seus efeitos. A publicidade dar-se- pela insero do ato no Dirio Oficial ou edital afixado em local prprio para divulgao oficial dos atos administrativos, ressalvadas as hipteses de sigilo previstas na Constituio Federal; f) transparncia: divulgao de relatrios e demonstrativos, visando permitir ao cidado avaliar, por meio da informao disponibilizada, o grau de sucesso obtido no gerenciamento de receitas e despesas pblicas, particularmente luz das normas previstas na Lei de Responsabilidade Fiscal; g) eficincia: dever do agente pblico de atuar produzindo resultados favorveis consecuo dos fins a que o Estado se prope. O aparelho do Estado dever revelar-se apto a gerar mais benefcios com os recursos disponveis, aumentando a produtividade e enfatizando a qualidade e o desempenho nos servios pblicos prestados; h) eficcia: o dever de administrar com base em aes planejadas, a fim de garantir a produo do efeito desejado; i) j) efetividade: consolidao dos princpios da eficincia e da eficcia, cumprindo os objetivos propostos com qualidade e produtividade; eqidade: dever de a Administrao Pblica zelar para que suas aes no sejam elementos causadores de desigualdades;
k) economicidade: impe Administrao Pblica executar suas tarefas com a melhor relao custo-benefcio na busca por bons resultados, evitando-se, assim, desperdcios; l) legitimidade: todo ato administrativo deve ser expedido com todos os seus pressupostos atendidos, ou seja, expedido pela autoridade competente, com justos motivos, conforme objeto predefinido, na forma definida em norma e com propsito de atender ao interesse pblico;
m) motivao: descrio expressa dos pressupostos fticos e jurdicos de cada ato administrativo expedido pela autoridade competente; permite confrontar os motivos explicitados com os atos praticados. A motivao dos atos administrativos deve ocorrer sempre, mesmo quando em atos discricionrios, cuja exceo dever estar prevista em norma (como o caso da livre nomeao e exonerao de agentes para cargos comissionados, cuja motivao facultativa por disposio constitucional/legal); n) razoabilidade: a aplicao da lgica racional para a tomada de deciso quanto escolha do que for mais eficiente, conveniente, oportuno ou apto a atender ao interesse pblico. A razoabilidade vai se atrelar congruncia lgica entre as situaes postas e as decises administrativas; o) proporcionalidade: adequao quantitativa entre meios e fins, vedada a imposio de obrigaes, restries e sanes em medida superior
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quelas estritamente pretendido;
necessrias
ao
atendimento
do
objetivo
p) segurana jurdica: no se deve alterar ato ou situao jurdica consolidada, definitiva, mediante aplicao retroativa de nova interpretao da lei, ou invalidar decises com vcios sanveis e que no acarretem leso ao interesse pblico nem prejuzo a terceiros. a garantia da observncia do devido processo legal-administrativo, com a proteo dos institutos da precluso, decadncia, prescrio, coisa julgada, direito adquirido, bem como o respeito ao ato jurdico perfeito e acabado. , tambm, a interpretao da norma administrativa da forma que melhor garanta o atendimento do fim pblico a que se dirige, vedada aplicao retroativa de nova interpretao; q) ampla defesa/contraditrio: garantia constitucional assegurada aos litigantes e acusados em geral de se defenderem com os meios e recursos de que a lei dispe; de terem acesso aos autos; de obterem cpias de documentos; com apresentao de provas e razes antes da deciso; alm de tomarem cincia da prpria deciso. a garantia de que a contradita ser considerada efetivamente por quem cabe o julgamento; r) interesse pblico: todas as aes adotadas pelo administrador pblico devem ter como motivao a obedincia ao interesse coletivo. A utilidade ou interesse pblico a finalidade prpria da Administrao Pblica. s) autotutela: poder da administrao de anular os atos praticados em desrespeito lei, bem como a prerrogativa administrativa de revogao de atos administrativos com base em juzo discricionrio de convenincia e oportunidade, respeitados os direitos adquiridos e ressalvada a apreciao judicial.
5.
NORMAS DE AUDITORIA
As normas de auditoria interna tm a finalidade de padronizar e esclarecer a terminologia utilizada no desempenho dos trabalhos, alm de orientar os Auditores Internos do Poder Executivo quanto ao seu papel, suas responsabilidades e sua forma de atuao. Para a elaborao das normas do presente Manual foram consultados o Cdigo de tica e Normas de Auditoria da INTOSAI; as Normas de Auditoria Governamental do GAO; as Normas Internacionais para o Exerccio Profissional da Auditoria Interna da AUDIBRA; a Instruo Normativa n 01, de 6 de abril de 2001, da Secretaria Federal de Controle Interno; o Decreto Estadual n 2.056, de 20 de janeiro de 2009, entre outros. As normas de auditoria esto estruturadas da seguinte forma: a) normas relativas conduta dos auditores;
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b) normas relativas execuo da auditoria; c) normas relativas forma de comunicao; d) normas relativas manifestao do auditado. 5.1. Normas relativas conduta dos auditores
No desempenho de suas funes, o auditor deve observar os seguintes valores e princpios: a) integridade: o auditor est obrigado a cumprir normas elevadas de conduta durante seu trabalho e em suas relaes com o pessoal dos rgos ou entidades auditadas, tomando decises de acordo com os interesses pblicos e aplicando um critrio de honradez absoluta na realizao do seu trabalho; b) independncia: o auditor deve ser independente com relao ao rgo ou entidade auditada e a outros grupos de interesse externos, atuando conforme sua competncia legal; c) objetividade: o auditor deve apresentar o mais alto grau de objetividade na coleta, avaliao e comunicao de informaes sobre a atividade ou processo em exame. Todo trabalho efetuado pelo auditor e, em particular, seus relatrios, devero ser exatos e objetivos, baseando-se exclusivamente nas evidncias obtidas e reunidas de acordo com as normas de auditoria, alcanando o objetivo do Programa de Auditoria com a melhor relao custo/benefcio; d) imparcialidade: a informao fornecida pelo rgo ou entidade auditada ou por terceiros dever ser considerada de modo imparcial pelo auditor, o qual deve fazer uma avaliao equilibrada de todas as circunstncias relevantes, no devendo ser influenciado de forma indevida pelos seus prprios interesses ou por outros na formulao de julgamentos e opinies; e) conflito de interesse: o auditor deve evitar relaes que possam suscitar dvidas sobre sua objetividade e independncia e no deve se utilizar do cargo com propsitos privados, nem tampouco utilizar informao recebida no desempenho de suas obrigaes como meio de obter benefcios pessoais para si ou para outrem; f) neutralidade poltico-partidria: o auditor deve conservar independncia com respeito s influncias poltico-partidrias; sua
g) sigilo profissional: as informaes obtidas pelo auditor durante a auditoria no devero ser reveladas a terceiros, nem oralmente nem por escrito, salvo aos responsveis pelo cumprimento de determinaes legais ou aos seus superiores hierrquicos, como parte dos procedimentos normais da Diretoria, em conformidade com as leis pertinentes;
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h) competncia profissional: o auditor designado para realizar a auditoria deve possuir competncia profissional para desempenhar as tarefas requeridas, ou seja, possuir conhecimentos, habilidades e experincias adequadas. Do mesmo modo, deve entender os princpios e normas constitucionais, legais e institucionais que regem o funcionamento do rgo ou entidade auditada; i) desenvolvimento profissional: o auditor tem a obrigao continuada de se atualizar e melhorar as habilidades requeridas para o desempenho de suas responsabilidades; zelo profissional: o auditor deve ser um profissional prudente e competente, sempre considerando a complexidade dos trabalhos de auditoria, incluindo a cuidadosa ateno ao planejamento, obteno e avaliao de evidncia, formao de opinies e concluses e formulao de recomendaes.
j)
5.2.
Normas relativas execuo da auditoria
Para a execuo dos trabalhos de auditoria, devem ser observados os seguintes aspectos: a) programao: as auditorias ordinrias so definidas no PAA/DIAG, elaborado pela DIAG em conjunto com as respectivas Gerncias e aprovado pelo Secretrio de Estado da Fazenda. As auditorias especiais, no previstas no PAA/DIAG, sero realizadas de acordo com o estabelecido pelo diretor e aprovadas pelo Secretrio de Estado da Fazenda; b) preparao da auditoria: nesta etapa definida a equipe de auditoria e o seu coordenador. Compreende, ainda, a elaborao do Programa de Auditoria (PA), a ser aprovado pelo Diretor de Auditoria Geral e submetido deliberao do Secretrio de Estado da Fazenda. O auditor, ao elaborar o PA, deve planejar a execuo da auditoria com o objetivo de garantir que seja de qualidade e executada de forma econmica, eficiente, eficaz e oportuna. O planejamento deve considerar os fatores relevantes, especialmente os seguintes: 1) a observncia do PAA/DIAG; 2) o conhecimento da misso e dos objetivos estratgicos do rgo ou entidade; 3) o grau de confiabilidade do controle interno do rgo ou entidade auditada; 4) os sistemas de administrao financeira, planejamento e oramento, gesto patrimonial, gesto de materiais e servios, gesto de recursos humanos e demais sistemas administrativos e operacionais;
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5) a natureza, a oportunidade e a extenso dos procedimentos de auditoria interna a serem aplicados; 6) os riscos de auditoria, quer pelo volume ou complexidade das transaes e operaes, quer pelo uso do trabalho de especialistas; 7) as orientaes e as expectativas externadas pelo rgo central de controle interno aos auditores; 8) o conhecimento do resultado e das providncias tomadas em relao a trabalhos anteriores, semelhantes ou relacionados; 9) o acesso aos sistemas informatizados vinculados ao objeto da auditoria devem estar disponveis aos auditores antes do incio da auditoria, com o fito de melhor planejar os trabalhos. c) quantitativo de auditores: as auditorias in loco devem ser executadas por, preferencialmente, 2 (dois) auditores; d) coordenador de equipe: o coordenador de equipe ser indicado pelo gerente e identificado no Programa de Auditoria e no ofcio de apresentao. Sua funo coordenar os trabalhos de auditoria, assegurar o cumprimento do PA e reportar ao gerente quaisquer ocorrncias que impliquem desvios na realizao das atribuies. O coordenador de equipe representa os auditores perante o gestor do rgo ou entidade, sendo responsvel pela emisso de eventuais Comunicaes de Auditoria. Deve tambm verificar se os documentos fornecidos pelo rgo ou entidade auditada identificam quem os elaborou ou forneceu, e se esto legveis, datados e assinados; e) contato com o gestor: antes do incio da auditoria, sempre que o elemento surpresa no for essencial ao desenvolvimento dos trabalhos, deve ser feito um contato preliminar com o gestor do rgo ou entidade ou seu representante legal para apresentar os objetivos pretendidos; f) reunio de abertura: reunio realizada com a direo do rgo ou entidade auditada na qual o diretor, gerente ou coordenador de equipe faz a entrega do ofcio de apresentao dos auditores e a explanao dos objetivos da auditoria. Nesta ocasio so definidos os recursos materiais e humanos necessrios ao bom andamento dos trabalhos, bem como o responsvel no rgo ou entidade para acompanhar os trabalhos de auditoria;
g) livre acesso: o auditor, no exerccio de suas funes, ter livre acesso a todas as dependncias do rgo ou entidade examinada, assim como a documentos, sistemas informatizados, valores e informaes consideradas indispensveis ao cumprimento do Programa de Auditoria, no lhe podendo ser sonegado, sob qualquer pretexto, nenhum processo, documento ou informao. Quando houver limitao da ao, o fato dever ser comunicado de imediato pelo coordenador de equipe ao gerente, para que tome as providncias necessrias;
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h) observncia s leis e regulamentos aplicveis: o auditor deve observar as leis e os regulamentos aplicveis para satisfazer os objetivos da auditoria; i) evidncias de auditoria: o auditor dever realizar, na extenso julgada necessria, os testes ou provas adequadas s circunstncias, para obter evidncias qualitativamente aceitveis que fundamentem, de forma objetiva, suas concluses. A validade do seu trabalho depende diretamente da qualidade da evidncia, que ser considerada satisfatria quando reunir as caractersticas de suficincia, adequao e pertinncia. O auditor deve documentar adequadamente as evidncias de auditoria nos papis de trabalho, incluindo a fundamentao e o alcance do planejamento, do trabalho executado e das constataes de auditoria; verificao de irregularidades: apesar da busca de irregularidades no ser o objetivo primordial das atividades da auditoria, o auditor deve estar consciente da possibilidade de, no decorrer dos exames, defrontar-se com tais ocorrncias. Compete-lhe, assim, prestar especial ateno s transaes ou situaes que apresentem indcios de irregularidades e, quando obtiver evidncias, comunicar de imediato o fato ao seu gerente para adoo das medidas cabveis. A aplicao dos procedimentos especificados no Programa de Auditoria no garante necessariamente a deteco de toda irregularidade, sendo que a identificao posterior de situao imprpria ou irregular, ocorrida no perodo submetido a exame, no significa que o trabalho tenha sido inadequado;
j)
k) recomendao de adoo ou suspenso de procedimentos: o auditor designado como coordenador de equipe dever, caso detecte a ocorrncia de irregularidades, comunicar por escrito os fatos ao Gerente, que comunicar ao Diretor de Auditoria Geral, que poder recomendar ao rgo ou entidade, por meio de oficio, a adoo ou suspenso de procedimentos ou atos administrativos, at posterior anlise, sempre que a continuidade destes possa resultar em dano ou prejuzo ao errio; l) reunio de encerramento: no prazo de 10 (dez) dias teis aps o encerramento da auditoria in loco e, preferencialmente, aps a emisso e aprovao pelo diretor do Relatrio de Auditoria, a equipe de auditores, juntamente com diretor, gerente e/ou coordenador de equipe, dever realizar uma reunio com os responsveis dos rgos ou entidades, objetivando apresentar o resumo do que foi constatado, recomendar a adoo de providncias e informar as prximas etapas a serem desenvolvidas, quais sejam: prazo para manifestao, elaborao do Plano de Ao e emisso do Relatrio de Auditoria de reanlise, o qual apreciar as manifestaes do auditado;
m) relatrio de auditoria: o relatrio um documento de carter formal que contm o resultado dos exames efetuados, devendo ser elaborado no prazo mximo de 10 (dez) dias teis depois de finalizada a auditoria in loco, prorrogvel por igual perodo, e apresentado de acordo com os critrios especificados no item 12.6. O relatrio deve ser apresentado dentro do prazo para permitir que as aes preventivas, corretivas ou
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saneadoras sejam levadas ao conhecimento do auditado em tempo hbil para a adoo de providncias; n) superviso e reviso: toda atividade de auditoria deve ser supervisionada pelo superior hierrquico ou por servidor a quem a funo seja delegada. A superviso deve abranger a verificao: 1) do correto planejamento dos trabalhos de acordo com o objeto da auditoria; 2) da aplicao de procedimentos e tcnicas para o atingimento das metas/objetivos previstos para a execuo dos trabalhos; 3) da fiel observncia dos objetivos estabelecidos no Programa de Auditoria; 4) da adequada formulao dos papis de trabalho; 5) da adequada utilizao dos dados dos Sistemas Informatizados; 6) da necessria consistncia das observaes e concluses; 7) do cumprimento das normas e dos procedimentos de aplicao geral. 5.3. Normas relativas forma de comunicao
A Diretoria de Auditoria Geral, no cumprimento de suas competncias, pode utilizar os seguintes instrumentos, conforme o objeto dos trabalhos: Relatrio de Auditoria, Relatrio e Certificado de Auditoria para Tomada de Contas Especial, Informao, Parecer, Orientao Tcnica ou Comunicao de Auditoria, dentre outras formas de comunicao. O auditor deve observar, nas suas diversas formas de comunicao, principalmente, os seguintes atributos: a) coerncia: resulta da utilizao harmoniosa das palavras em relao ao sentido do texto, de modo que a mensagem se organize de forma sequenciada, tendo um incio, um meio e um fim;
b) coeso: correto encadeamento lgico das idias dentro do texto, resultando na relao de sentido entre uma idia e outra; c) conciso: apresentao de uma idia em poucas palavras sem, contudo, comprometer-lhe a clareza. A expresso concisa desenvolve-se em sentido retilneo, evitando adjetivao desnecessria, perodos extensos e confusos. Obtm-se a conciso ao eliminar os clichs, cortar redundncias e retirar idias excessivas; d) impessoalidade: a forma de tratar os assuntos pblicos deve ser impessoal, isto , sem impresses individuais do redator ou direcionamento particular do assunto tratado. O verbo deve ser empregado na primeira pessoa do plural ou, ainda, na terceira pessoa do singular;
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e) objetividade: consiste na expresso exata de um pensamento, dispensando elementos que possam distrair o leitor do que se deseja transmitir. O texto objetivo foca as informaes relevantes, demonstrando a existncia real e material da informao; f) clareza: colocao adequada das palavras, visando facilitar a compreenso da mensagem. Para comunicar-se com clareza, deve-se eliminar as redundncias, utilizar frases curtas e concisas, adotar padro culto de linguagem, evitar vocbulos de circulao restrita, construir as oraes na ordem direta, buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o documento, dando preferncia ao tempo presente ou ao futuro simples do presente e observar rigorosamente a correo gramatical; g) convico: demonstrar a certeza da informao, visando convencer qualquer pessoa a chegar s mesmas concluses, evitando termos e expresses que possam ensejar dvidas; h) integridade: registrar a totalidade das informaes de forma exata e imparcial, incluindo na comunicao todos os fatos observados, sem nenhuma omisso, proporcionando uma viso completa das irregularidades apontadas, recomendaes efetuadas e concluses; i) fundamentao: identificar a legislao e, se relevante, a doutrina e a jurisprudncia que fundamentam os apontamentos constantes dos relatrios, pareceres e demais documentos emitidos pela DIAG. oportunidade: transmitir as informaes com tempestividade, a fim de que os assuntos nelas abordados possam ser objeto de oportunas providncias.
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5.4.
Normas relativas manifestao do auditado a) prazo para manifestao: concludo o Relatrio de Auditoria, aps a anuncia expressa do Secretrio de Estado da Fazenda, o diretor dar conhecimento formal do relatrio autoridade administrativa competente do rgo ou entidade auditada, concedendo prazo de 30 dias, a contar do recebimento, para manifestao. Os prazos computar-se-o excluindo o dia do comeo e incluindo o do vencimento. O controle dos prazos para manifestao ser feito pela equipe de apoio da DIAG e incluir todas as partes diligenciadas; b) defesa de ex-ordenadores: caso o Relatrio de Auditoria aponte irregularidades que resultem dano ao errio e que sejam atribudas a exordenadores de despesa, o Diretor de Auditoria Geral encaminhar ofcio, dando-lhes conhecimento do relatrio referente aos seus respectivos perodos de gesto, concedendo prazo de 30 dias, a contar do recebimento, para, desejando, manifestarem-se; c) prorrogao do prazo para manifestao: em razo da extenso e da complexidade dos fatos apontados, o prazo poder ser prorrogado por mais 30 dias, mediante solicitao formal do rgo ou entidade auditada ao Diretor de Auditoria Geral, antes de vencido o prazo inicial;
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d) abrangncia da manifestao: ser solicitada manifestao do auditado sobre as irregularidades apontadas no Relatrio de Auditoria das quais decorram prejuzo ao errio ou outras impropriedades consideradas relevantes pela sua materialidade, reincidncia ou risco que oferea aos objetivos do rgo ou entidade; quanto s demais impropriedades, caber ao auditado a opo de contradit-las ou no; e) protocolizao: qualquer manifestao, resposta ou documento do rgo ou entidade auditada ser encaminhado pela autoridade administrativa competente e dirigido ao Diretor de Auditoria Geral, devendo ser protocolizado na Secretaria de Estado da Fazenda e conter referncia ao nmero do processo. O Relatrio de Auditoria ser considerado recebido pelo rgo ou entidade na data protocolizada no ofcio de encaminhamento ou na data do Aviso de Recebimento, emitido pela Empresa Brasileira de Correios e Telgrafos. Os documentos relacionados com a auditoria interna considerar-se-o recebidos pela Secretaria de Estado da Fazenda quando nela protocolizados ou, quando encaminhados, no dia em que, endereados a este rgo, tiverem sido postados sob registro em repartio dos correios.
6.
PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA
Conforme a Norma Tcnica Brasileira de Contabilidade NBC T 12 - Auditoria Interna, aprovada pela Resoluo CFC n 986, de 21/11/03, os procedimentos de auditoria interna constituem exames e investigaes que permitem ao auditor obter subsdios suficientes para fundamentar suas concluses e recomendaes. Os procedimentos de auditoria abrangem os seguintes testes: a) testes de observncia: visam obteno de razovel segurana de que os controles internos estabelecidos pela Administrao Pblica esto em efetivo funcionamento, inclusive quanto ao seu cumprimento pelos funcionrios e administradores do rgo ou entidade. Na sua aplicao, devem ser considerados os seguintes procedimentos: 1) inspeo: verificao de registros, documentos e ativos tangveis; 2) observao: acompanhamento de processo ou procedimento quando de sua execuo; 3) investigao e confirmao: obteno de informaes perante pessoas fsicas ou jurdicas conhecedoras das transaes e das operaes, dentro ou fora do rgo ou entidade; b) testes substantivos: visam obteno de evidncias quanto suficincia, exatido e validade dos dados produzidos pelos sistemas de informaes do rgo ou entidade. As informaes que fundamentam os resultados da auditoria interna so denominadas de evidncias, que devem ser suficientes, fidedignas, relevantes e teis, de modo a fornecerem base slida para as concluses e recomendaes.
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7.
TCNICAS DE AUDITORIA E FISCALIZAO UTILIZADAS PELA DIAG
As tcnicas de auditoria e fiscalizao consistem no conjunto de processos e ferramentas operacionais de que se serve o auditor para a obteno de evidncias, as quais devem ser suficientes, adequadas, relevantes e teis para concluso dos trabalhos, evitando-se a aplicao de tcnicas inadequadas, a execuo de exames desnecessrios e o desperdcio de recursos humanos e tempo. Atendendo aos postulados da eficincia e economicidade, quando a relao custo/benefcio no justifique o deslocamento de uma equipe, as atividades de auditoria podero se dar no mbito da Diretoria de Auditoria Geral, com base nas informaes dos rgos ou entidades, obtidas por meio de exame de processo ou por meio eletrnico. 7.1. Circularizao ou confirmao externa
Equivale verificao da fidedignidade das informaes obtidas internamente, junto a fontes externas ao auditado - pessoas no ligadas ao rgo ou entidade, seja por interesses comerciais ou afetivos - com a finalidade de obter confirmaes em fonte diversa da origem dos dados ou outras informaes externas necessrias para a anlise da matria auditada. A circularizao deve ser feita somente por meio de ofcio assinado pelo diretor. O acompanhamento da remessa e obteno das respostas dos pedidos circularizados deve ficar sob controle do coordenador de equipe, para evitar que haja influncia ou modificao, por parte do auditado, dos dados ou respostas dos itens objeto do processo da circularizao. O pedido de confirmao de dados usados pela auditoria pode ser positivo ou negativo. O positivo utilizado quando h necessidade de resposta da pessoa de quem se quer obter uma confirmao formal. Este pedido pode ser usado de duas formas: a) branco: quando no se colocam valores nos pedidos de confirmao; b) preto: quando so utilizados saldos ou valores a serem confirmados na data-base indicada. O pedido de confirmao negativo utilizado quando a resposta for necessria em caso de discordncia da pessoa de quem se quer obter a confirmao, ou seja, na falta de confirmao, o auditor entende que a pessoa concorda com os valores colocados no pedido de confirmao. Este tipo de pedido geralmente usado como complemento do pedido de confirmao positivo e deve ser expedido como carta registrada para assegurar que a pessoa de quem se quer obter a confirmao efetivamente recebeu tal pedido.
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7.2.
Conferncia de clculos
Consiste na reviso das memrias de clculo ou na confirmao de valores por meio da comparao de elementos numricos correlacionados, de modo a constatar a adequao dos clculos apresentados. Esta tcnica amplamente utilizada em virtude de a quase totalidade das operaes do rgo ou entidade envolver valores. Embora os valores auditados possam ter sido conferidos pelo rgo ou entidade, de suma importncia que sejam reconferidos. 7.3. Correlao das informaes obtidas
Correlao consiste no cotejamento de informaes obtidas de fontes independentes, autnomas e distintas, no interior da prpria organizao. Essa tcnica procura a consistncia mtua entre diferentes amostras de evidncias. 7.4. Corte das operaes
Equivale ao corte interruptivo das operaes ou transaes para apurar, de forma seccionada, a dinmica de um procedimento, representando a fotografia do momento-chave de um processo. 7.5. Entrevista
Consiste na formulao de perguntas e obteno de respostas adequadas e suficientes. Sua aplicao deve ser feita por auditor que tenha conhecimento do rgo ou entidade e da rea sob exame, evitando-se questionamentos desnecessrios que no sejam objeto da auditoria. As respostas podem ser obtidas por meio de declaraes formais ou informais. Toda informao obtida deve, dentro do possvel, ser examinada, constatando-se sua efetiva comprovao e veracidade. 7.6. Exame da documentao original
Trata-se da comprovao de transaes que, por exigncias legais, comerciais ou de controle, so evidenciadas por meio de documentos comprobatrios. o exame de processos, de atos formalizados e de documentos avulsos. O uso desta tcnica deve sempre ser conjugado com o de outras que possam comprovar a fidedignidade do registro principal.
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O exame realizado pelo auditor sobre tais documentos deve observar os seguintes critrios: a) autenticidade: constatar se a documentao fidedigna e merece crdito; b) aprovao: verificar se a operao e os documentos foram aprovados por pessoa autorizada; c) normalidade: apurar se a transao refere-se operao normal e est de acordo com os objetivos do rgo ou entidade; d) registro: verificar se os registros constantes de controles regulamentares, relatrios sistematizados, mapas e demonstrativos formalizados, elaborados de forma manual ou por sistemas informatizados, foram adequados. 7.7. Exame dos lanamentos contbeis
a tcnica utilizada para constatao da veracidade das informaes contbeis e fiscais, alm de possibilitar levantamentos especficos nas anlises, composies de saldos ou conciliaes. 7.8. Exame fsico
Consiste na verificao in loco, para atestar se h correspondncia entre os registros e a existncia fsica dos objetos e verificar a autenticidade, a qualidade, a quantidade e as condies de conservao ou armazenamento. 7.9. Observao das atividades e condies
Esta tcnica envolve o poder de constatao visual do auditor, efetuando-se a comparao do comportamento observado com os padres. Pode revelar erros, problemas ou deficincias que de outra forma seriam de difcil constatao. A observao a mais genrica de todas as tcnicas de auditoria. Ela no se aplica verificao especfica de problemas, como a circularizao ou a conferncia de clculos; entretanto, til em quase todas as fases do exame e no deve jamais ser omitida ou negligenciada. 7.10. Amostragem
Para a determinao da extenso de um teste de auditoria, o auditor pode utilizar tcnicas de amostragem.
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A amostragem estatstica uma forma de seleo cientfica que proporciona o conhecimento do universo a partir do conhecimento de uma amostra. Todavia, a amostragem estatstica recomendvel quando o universo possui caractersticas homogneas. No recomendada: a) em populaes pequenas; b) quando as caractersticas da populao forem de fcil mensurao, mesmo que a populao no seja pequena; c) quando o conhecimento deve ser exato. Quando a amostra for determinada pela experincia do auditor, ela ser considerada amostragem no-estatstica. Tanto o mtodo estatstico como o no-estatstico podem ser utilizados; contudo, em ambos, o auditor deve planejar e selecionar a amostra, aplicar a essa amostra procedimentos de auditoria e avaliar os resultados, de forma a proporcionar adequada evidncia. 7.10.1. Planejamento da amostra Ao planejar e determinar a amostra de auditoria, o auditor deve levar em considerao os seguintes aspectos: a) os objetivos especficos da auditoria; b) a populao da qual o auditor deseja extrair a amostra; c) a estratificao da populao; d) o tamanho da amostra; e) o risco da amostragem. Para auxiliar no planejamento eficiente e eficaz da amostra, pode ser apropriado usar estratificao, que o processo de dividir uma populao em subpopulaes, cada qual contendo um grupo de unidades de amostragem com caractersticas homogneas ou similares. O risco de amostragem surge da possibilidade de que a concluso do auditor, com base em uma amostra, possa ser diferente da concluso que seria alcanada se toda a populao estivesse sujeita ao mesmo procedimento de auditoria. O tamanho da amostra afetado pelo nvel do risco de amostragem que o auditor est disposto a aceitar dos resultados da amostra. Quanto mais baixo o risco que o auditor estiver disposto a aceitar, maior deve ser o tamanho da amostra. Se o auditor espera que a populao contenha erro, necessrio examinar uma amostra maior. Tamanhos menores de amostra justificam-se quando se espera que a populao esteja isenta de erros. Para facilitar a deciso, o auditor pode considerar aspectos como: erros identificados em auditorias anteriores, mudana
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nos procedimentos da entidade e evidncia obtida na aplicao de outros procedimentos de auditoria. 7.10.2. Mtodos de amostragem a) mtodo do valor monetrio O mtodo de amostragem estatstica do valor monetrio faz com que a unidade fsica deixe de ser o enfoque da seleo para dar lugar unidade monetria. Assim, cada unidade monetria tem a mesma chance de ser auditada. O processo seria a unidade fsica e seu valor, a unidade monetria, onde cada real (R$) dos processos teria a mesma probabilidade de ser selecionado em uma amostragem. O mtodo poderia ser utilizado, por exemplo, quando da realizao de uma auditoria em processos ou empenhos. Aps proceder tabulao da populao, o passo seguinte seria a determinao do tamanho da amostra. A escolha pode ser feita de duas maneiras: amostragem por nmeros aleatrios ou amostragem sistemtica. b) tabela Philips A Tabela Philips determina em sua ltima coluna o nmero mximo de problemas aceitveis, ou seja, se o nmero de problemas for acima do ndice, o auditor poder concluir que os controles internos no so adequados. Tabela IV - Tabela Philips Tamanho da Populao 10-19 20-50 51-100 101-200 201-500 501-1000 1001-2000 2001-5000 5001-10000 10001-20000 20001-50000 Maior que 50001 Tamanho da Amostra 11 13 20 35 42 55 70 90 150 220 280 350 ndice de Problemas 01 01 02 03 04 05 06 12 24 36 48 60
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7.10.3. Seleo da amostra O auditor deve selecionar itens de amostra de tal forma que se possa esperar que a mesma seja representativa da populao. Este procedimento exige que todos os itens da populao tenham a mesma oportunidade de serem selecionados. A seleo de amostra poder ser feita por meio de: a) seleo aleatria ou randmica; b) seleo sistemtica, observando um intervalo constante entre as transaes realizadas; c) seleo casual, a critrio do auditor, baseada em sua experincia profissional. Alguns procedimentos de auditoria no esto dentro da definio de amostragem, como, por exemplo, os testes aplicados na totalidade de uma populao, ou a aplicao de procedimentos de auditoria a todos os itens que tenham uma caracterstica particular dentro de uma populao (todos os itens acima de um certo valor). Nestes casos os itens no foram selecionados, impossibilitando a mesma chance de seleo a todos os itens da populao. 7.10.4. Avaliao dos resultados da amostra Tendo executado, em cada item da amostra, os procedimentos de auditoria apropriados, o auditor deve: a) analisar qualquer erro detectado na amostra; b) extrapolar os erros encontrados na amostra para a populao; c) reavaliar o risco de amostragem. Caso o auditor observe que existem caractersticas comuns nos erros descobertos (mesmo credor, cdigo de provento ou perodo de tempo, etc) poder agrupar todos os itens da populao que tenham caractersticas comuns e ampliar os procedimentos de auditoria nessa rea. Quando o erro projetado exceder o erro tolervel, o auditor deve reconsiderar sua avaliao anterior do risco de amostragem e, se esse risco for inaceitvel, considerar a possibilidade de ampliar o procedimento de auditoria ou executar procedimentos de auditoria alternativos. O auditor deve fazer constar do Relatrio de Auditoria todas as consideraes adotadas no planejamento amostral, tais como: populao, mtodo de amostragem utilizado, tamanho da amostra, dentre outros.
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8. 8.1.
INSTRUMENTOS DE TRABALHO Papis de trabalho
Conforme a Norma Tcnica Brasileira de Contabilidade NBC T 12 - Auditoria Interna, aprovada pela Resoluo CFC n 986, de 21 de novembro de 2003, a auditoria interna deve ser documentada por meio de papis de trabalho, elaborados em meio fsico ou eletrnico. Os papis de trabalho so compostos por documentos, registros dos atos, informaes e provas coletados no curso da auditoria. Devem ter abrangncia e grau de detalhe suficientes para propiciarem a compreenso da extenso dos procedimentos de auditoria interna aplicados, a fim de evidenciar os exames realizados e dar suporte opinio e recomendaes do auditor. Sempre deve ser verificada a integridade das anlises, demonstraes ou quaisquer outros documentos que componham os papis de trabalho. Os papis de trabalho tm as seguintes finalidades: a) auxiliar na execuo dos exames; b) evidenciar o trabalho feito e as concluses emitidas; c) servir de suporte aos relatrios e informaes; d) fornecer um meio de reviso pelos superiores para determinar se o servio foi feito de forma adequada e eficaz, se as concluses foram pertinentes e para considerar possveis modificaes nos procedimentos adotados e no Programa de Auditoria. Os papis de trabalho que consubstanciem os apontamentos do Relatrio de Auditoria devero ser juntados aos autos do processo. Os relatrios e/ou informaes extrados de sistemas informatizados que, pela extenso no justificam a sua impresso, devem ser armazenados em arquivos na pasta eletrnica do coordenador da equipe, devendo ser criada uma pasta para cada auditoria realizada. 8.2. Matriz de risco
A matriz de risco auxilia o planejamento quando seleciona previamente as reas ou assuntos mais relevantes, determina o enfoque dos trabalhos, otimiza o tempo de durao da auditoria e potencializa os resultados. A matriz de risco monitora um conjunto de variveis que representam situaes de risco em determinado rgo ou entidade, bem como seleciona os programas ou questes mais relevantes para a execuo das diversas espcies de auditoria. O objetivo da elaborao da matriz a formao de uma seleo prioritria dos rgos, entidades e fundos com administrao prpria ou dos programas de governo, sob o ponto de vista dos riscos envolvidos. Aqueles que obtiverem a maior
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pontuao apresentam maior risco e tero prioridade quando do planejamento dos trabalhos de auditoria interna. 8.2.1. Operacionalizao
A matriz de risco ser alimentada pelas peas oramentrias do Governo do Estado e pelo acompanhamento do cumprimento das recomendaes de auditoria, entre outros. A cada varivel se atribui uma pontuao (peso), cujo somatrio indica o grau de fragilidade do rgo, entidade ou programa. A pontuao dar-se- a partir da avaliao de cada item e poder ser alterada, atribuindo-se peso maior para determinada varivel em momento de acentuado comprometimento com algum programa, por exemplo. O resultado da matriz de risco servir de instrumento para o planejamento da auditoria, indicando de forma lgica e ordenada os rgos, entidades ou programas prioritrios. Como no possvel estabelecer uma equao matemtica sem a influncia de alguns quesitos subjetivos, necessria a criao de mecanismos que possibilitem a constante reavaliao da matriz. A tabulao dos dados ser feita mediante a avaliao criteriosa de cada varivel contemplada na matriz, com vistas a pontu-la de forma a se obter o valor correspondente relevncia, ao risco e materialidade. a) relevncia: representa a importncia do rgo ou entidade sob o ponto de vista do interesse pblico, com foco voltado para o aspecto social, ambiental, de segurana pblica, entre outros. Ela poder ser identificada por meio: 1) do grau de insero nas diretrizes do governo; 2) do grau de insero nos objetivos fundamentais do Estado; 3) do impacto ambiental; 4) de outros aspectos relevantes. b) risco: a avaliao dos riscos de auditoria definir a profundidade das atividades, uma vez que, quanto maior o risco, maior o nmero de procedimentos especficos para minimiz-lo; c) materialidade: refere-se importncia, em termos de valores, que um bem, operao ou fato tem em um determinado contexto. Representa o montante de crditos oramentrios ou recursos financeiros alocados, em um exerccio financeiro, em um rgo ou entidade ou em um projeto quando comparados ao oramento global do Estado. Quando o objetivo da matriz for ranquear rgos ou entidades, os fundos devero ser tratados de forma similar aos demais rgos ou entidades, ou seja, avaliados e pontuados individualmente, exceto nos casos em que o fundo no tenha estrutura administrativa especfica para sua gesto. Nesses casos, a pontuao a ser atribuda ser a mesma do rgo ou entidade ao qual estiver vinculado.
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Quanto aos fundos que no tenham estrutura administrativa especfica, a auditoria a ser empregada basicamente a de conformidade contbil, que dever apreciar tambm a legalidade das origens e aplicaes dos recursos. Em referncia s aplicaes, a verificao fica resumida destinao dada aos recursos (se est compatvel com a prevista na legislao) e no a sua operacionalizao (se foi licitado e processado adequadamente), cuja anlise ser efetuada por ocasio da auditoria na unidade gestora dos recursos. Quando o objetivo da matriz for avaliar programas de governo, estes devero ser analisados de forma individualizada, sendo que a materialidade dever corresponder aos valores destinados ao respectivo programa na Lei Oramentria Anual (LOA) referente ao exerccio anterior ou corrente. O ciclo de auditoria dos programas de governo ser, preferencialmente, igual ao perodo de mandato do governante que o instituiu ou ao prazo de durao do programa, se fixado. Essa medida permitir o acompanhamento mais adequado e concomitante dos programas selecionados, permitindo a sugesto de aes corretivas no curso de sua execuo. As espcies de auditoria a serem empregadas nos programas de governo sero preferencialmente a de Conformidade e a Operacional.
9. 9.1. 9.1.1.
ESPCIES DE AUDITORIA Auditoria ordinria Auditoria de conformidade
A auditoria de conformidade objetiva avaliar a adequao dos processos, procedimentos e atividades das unidades auditadas com a legislao e os regulamentos aplicveis, bem como a legitimidade dos atos de gesto dos responsveis sujeitos a sua jurisdio, quanto ao aspecto contbil, financeiro, oramentrio e patrimonial. 9.1.2. Auditoria de acompanhamento
A auditoria de acompanhamento objetiva atuar tempestivamente sobre os atos efetivos e os efeitos potenciais positivos e negativos, evidenciando melhorias ou prevenindo gargalos nos processos ou procedimentos. Visa, ainda, avaliar a conformidade legal e contbil dos atos praticados e a avaliao das solues tcnicas implantadas, bem como fornecer informaes para decises gerenciais.
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9.1.3.
Auditoria de avaliao da gesto
A auditoria de avaliao da gesto tem por objetivo precpuo certificar a regularidade das contas nos processos de prestao ou tomada de contas, no que se refere execuo de contratos, acordos, convnios ou ajustes, probidade na aplicao dos recursos pblicos e na guarda ou administrao de valores ou outros bens do Estado ou a ele confiados, entre outros aspectos. 9.1.4. Auditoria operacional
A auditoria operacional consiste em avaliar as aes gerenciais e os procedimentos relacionados ao processo operacional, ou parte dele, dos rgos ou entidades da Administrao Pblica Estadual, programas de governo, projetos, atividades, sistemas administrativos ou segmentos destes, com a finalidade de emitir opinio sobre a gesto quanto aos aspectos da eficincia, eficcia, efetividade e economicidade. Procura auxiliar a administrao na gerncia e nos resultados, por meio de recomendaes que visem a aprimorar os procedimentos, a melhorar os controles e a aumentar a responsabilidade gerencial. Consiste em uma atividade de assessoramento ao gestor pblico, com vistas a aprimorar as prticas administrativas, sendo desenvolvida de forma tempestiva no contexto do setor pblico, atuando sobre a gesto, seus programas governamentais e sistemas informatizados. 9.2. Auditoria especial
A Auditoria Especial objetiva o exame de fatos ou situaes consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinria, podendo ser realizada por determinao expressa do Secretrio de Estado da Fazenda para atender a pedido do Governador, de Secretrios de Estado ou de dirigentes de entidades da Administrao Indireta. Classificam-se tambm como auditoria especial os demais trabalhos auditoriais no inseridos nas espcies anteriormente definidas.
10.
MONITORAMENTO DAS AUDITORIAS
O monitoramento das auditorias visa acompanhar as providncias tomadas no mbito do rgo ou entidade em resposta s recomendaes contidas nos Relatrios de Auditoria emitidos pela DIAG. O objetivo do monitoramento interagir com os gestores responsveis, de forma a facilitar a implementao e o acompanhamento das recomendaes.
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Alm de acompanhar a evoluo do desempenho dos rgos ou entidades auditadas, o monitoramento fornece DIAG e aos gestores as informaes de que necessitam para verificar, de um lado, se as auditorias realizadas tm obtido os resultados esperados e, de outro, se as aes adotadas pelos gestores tm contribudo para o alcance dos resultados desejados, no apenas nos aspectos relativos legalidade, mas tambm naqueles atinentes economicidade, eficincia, eficcia, efetividade e eqidade das despesas governamentais. Objetivando aumentar a efetividade do monitoramento, recomenda-se a elaborao de um Plano de Ao, que consiste em um compromisso acordado com os gestores responsveis pelo rgo ou entidade auditada, envolvendo, basicamente, um cronograma em que so definidas as medidas a serem adotadas, os responsveis por sua execuo e o prazo para a implementao das recomendaes propostas no Relatrio de Auditoria, conforme exemplo abaixo:
Recomendaes/ Constataes Medidas a adotadas serem Prazo para Responsveis implementao execuo pela
O Plano de Ao, via de regra, ser elaborado pelos gestores do rgo ou entidade auditada, e apresentado no prazo de at 30 dias, juntamente com a manifestao referente ao Relatrio de Auditoria. interessante que os representantes da equipe de auditoria, bem como os responsveis pelo controle interno, possam acompanhar o processo de construo do plano, de forma a incentivar que as metas sejam desafiadoras, que os prazos sejam realistas e que as dificuldades e obstculos sejam devidamente considerados. Para tanto, aps a emisso do Relatrio de Auditoria, a equipe de auditoria dever realizar reunio com o gestor do rgo ou entidade auditada ou com a pessoa por ele indicada, na qual sero tratados os seguintes assuntos: a) recomendaes constantes do Relatrio de Auditoria; b) apresentao da proposta de monitoramento; c) identificao de recomendaes-chave; d) elaborao do Plano de Ao; e) eventuais sugestes do auditado; f) outras questes consideradas relevantes.
Quando o gerente da rea ou o Diretor de Auditoria Geral julgar conveniente, especialmente quando o resultado do trabalho de auditoria envolver mais de um rgo ou entidade, a equipe de auditoria poder propor um Plano de Ao, com o objetivo de garantir a efetividade e a implementao das recomendaes constantes do Relatrio de Auditoria, bem como acelerar a resoluo dos problemas ali apontados. A DIAG, por meio da gerncia que realizou a auditoria, dever monitorar o cumprimento do Plano de Ao. O monitoramento deve ser realizado seis, doze e vinte e quatro meses aps a apresentao do Relatrio de Auditoria que apreciou a manifestao do auditado, conforme o caso.
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Aps o monitoramento, ser emitido um Relatrio de Auditoria, o qual analisar a implementao das recomendaes, devendo especificar, para cada recomendao, o grau de implementao (implementada, em implementao e no implentada) e o impacto decorrente. Se o nmero de recomendaes for muito grande, sugere-se destacar as principais e analisar as restantes em conjunto. Sempre que o Relatrio de Auditoria contiver recomendao de adoo de providncias administrativas para apurao de dano ou prejuzo ao errio, o monitoramento dever ocorrer em 65 dias aps o recebimento pelo gestor do rgo ou entidade do Relatrio. Para melhor avaliao dos resultados obtidos, recomenda-se: a) a realizao de pelo menos uma verificao in loco seis meses aps a emisso do Relatrio de Auditoria de reanlise; b) reunies com o gestor do rgo ou entidade para avaliar a implementao do plano de ao. O monitoramento dever ser feito, preferencialmente, com a participao de um integrante da equipe que realizou a auditoria.
11.
PADRONIZAO DOS DOCUMENTOS ELABORADOS PELA DIAG
Todos os documentos elaborados pela Diretoria de Auditoria Geral devem seguir os padres estabelecidos neste Manual e, nos casos omissos, as normas da Associao Brasileira de Normas Tcnicas ABNT. 11.1. Regras gerais
Com a finalidade de uniformizar os documentos produzidos pela DIAG, sua formatao deve seguir os modelos salvos na pasta da rede \\Diag\DOCUMENTOS\ Modelos, obedecendo aos critrios descritos na seqncia. 11.1.1. Papel Os documentos oficiais produzidos pela DIAG devem ser impressos em folhas de papel de formato A-4. 11.1.2. Margens a) superior: 2,0cm ou 4 espaos simples, contados a partir da ltima informao do cabealho.
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b) inferior, contada do final da folha: 2,5cm c) direita: 1,5cm d) esquerda: 2,5cm 11.1.3. Formatao do texto a) fonte Fonte: Arial, corpo 12 b) espao linear e distncia de pargrafo 1) distncia da margem esquerda at o incio do pargrafo: 1,5cm; 2) entre linhas: espao simples; 3) entre pargrafos: espaamento com 6 pt. antes e 6 pt. depois; 4) entre o texto e as citaes, transcries, ilustraes, tabelas ou grficos: espaamento com 6 pt. antes e 6 pt. depois; 5) nas notas de referncias bibliogrficas de rodap: espaamento com 6 pt. antes e 6 pt. depois. c) destaque grfico Em se tratando de matria extensa ou complexa, para uma melhor compreenso, o documento pode ser dividido em ttulos e subttulos, devidamente enumerados: 1) ttulos: em letra maiscula e negrito; 2) subttulos e divises: em letra minscula (com exceo da primeira letra e dos nomes prprios) e em negrito; 3) as palavras e expresses estrangeiras sero grifadas em itlico. 11.1.4. Sumrio O sumrio deve conter a relao dos ttulos, subttulos e anexos do documento e suas respectivas pginas. O sumrio constituir pgina prpria e ser formalizado ao trmino do trabalho, sendo obrigatrio para documentos com mais de 30 pginas e opcional para os demais. Inicia-se com o ttulo SUMRIO centralizado na folha e contm trs colunas: a da esquerda enumera as divises e subdivises; a da direita indica o nmero das pginas; e a do centro, os ttulos das divises do documento. Horizontalmente os ttulos das partes sero ligados por linhas pontilhadas aos nmeros das pginas iniciais.
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11.1.5. Numerao das pginas As pginas devem ser numeradas no centro da extremidade inferior do papel, a partir da segunda pgina, indicando sempre o nmero da pgina e o total de pginas do documento, observando a seguinte formatao: Fonte: Arial, corpo 10. Ex.: x/y, 5/10, 12/53. 11.1.6. Referncias Referncia o conjunto padronizado de elementos descritivos, retirados de um documento, que permite sua identificao individual. A referncia constituda de elementos essenciais, que so as informaes indispensveis identificao do documento, e, quando necessrio, de elementos complementares. Sua elaborao deve seguir a NBR-6023, da ABNT. Ex.: SOBRENOME, Prenome. Ttulo: subttulo. Local: publicao. n de pg. (opcional). Srie (opcional). 11.1.7. Citao de texto As transcries inferiores a quatro linhas devem compor o corpo do texto, sendo citadas entre aspas. Quando ocuparem quatro linhas ou mais devem observar a seguinte formatao: Fonte: Arial, corpo 10; Pargrafo (recuo): 4 cm 11.1.8. Remisso a texto legal Na remisso a texto legal, deve-se observar que a primeira referncia indique o seu nmero, seguido da data, sem abreviao do ms e ano: Lei Federal n 8.112, de 11 de dezembro de 1990. Nas demais remisses, a citao deve ser feita de forma reduzida, indicando apenas o nmero e o ano: Lei n 8.112, de 1990 ou Lei n 8.112/90. 11.1.9. Datas Editora, ano de
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a) a indicao do ano dever ser grafada sem ponto entre a casa do milhar e a da centena, ao contrrio do nmero das leis:. 1998, 1999, 2000, e no 1.998, 1.999, 2.000; b) as datas, quando grafadas por extenso, observaro as seguintes formas: 4 de maro de 2001 e no 04 de maro de 2001, 1 de maio de 2001 e no 1 de maio de 2001; c) em datas abreviadas no se usa ponto, mas barra:14/07/2008. 11.1.10.Abreviaes Utilizar apenas siglas consagradas pelo uso, observando o princpio de que a primeira referncia no texto seja acompanhada de seu significado. 11.1.11.Cabealhos
Todos os documentos oficiais produzidos pela DIAG devem trazer ao lado do braso do Estado a identificao da esfera administrativa. O cabealho ser constitudo de tabela com bordas ocultas e duas clulas na horizontal. A primeira clula ser destinada ao braso do Estado de Santa Catarina e ter a largura de dois centmetros e meio. A segunda clula ser dividida em quatro linhas, nas quais constaro, em letras maisculas, as seguintes informaes, conforme exemplo abaixo:
ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL GERNCIA DE XXXX ...
O cabealho receber formataes definidas com alinhamento esquerda, fonte Arial com dez pontos e espaamento simples entre linhas. O cabealho ser inserido a um centmetro da borda superior do papel. 11.1.12.Folha de continuao Nas folhas de continuao e anexos dos ofcios dever ser repetido o cabealho da folha inicial e, 2,0cm abaixo deste, entre parnteses, ser indicado o nmero da folha acrescido do tipo de documento. Ex.: (Fl. 2 do Of. n nnnn/aa, de dd/mm/aa) (Fl. 1 do Anexo 1 do Of. n nnnn/aa, de dd/mm/aa)
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11.1.13.Endereamento No endereamento interno das correspondncias oficiais devem constar os seguintes elementos: forma de tratamento, nome do destinatrio em letra maiscula, cargo, nome da cidade e sigla do estado. Ex.: Excelentssimo Senhor FULANO DE TAL Secretrio de Estado da xxx Florianpolis-SC 11.1.14.Assinatura Dever ser feita acima do nome e cargo do signatrio, digitados apenas com iniciais maisculas, sem trao entre a assinatura e o nome. Quando houver mais de uma assinatura, deve ser observada a hierarquia crescente. O nome e o cargo so grafados em linhas distintas. Quando ficarem somente as assinaturas na ltima pgina, repetir no topo da mesma: Documento n nnnn/aa. 11.1.15.Anexos As tabelas que forem extensas ou outros tipos de informaes, tais como check list, organogramas, dentre outros, devero ser acostados aos trabalhos de auditoria (Relatrios de Auditoria, Informaes, Pareceres etc) na forma de anexo. No corpo do trabalho de auditoria dever ser mencionado o nmero do respectivo anexo, que dever ser em algarismo romano (exemplo: Anexo I). O cabealho da folha do anexo dever ser no mesmo padro dos trabalhos de auditoria. O nmero do Anexo dever estar precedido do nmero do respectivo trabalho e do nmero do processo, conforme segue: Relatrio de Auditoria n xxx/2009 Processo PSEF n xxxxxxx Anexo I Para assinatura, devero ser apostos apenas os carimbos dos auditores que realizaram os trabalhos e respectivas rubricas e/ou assinaturas.
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11.1.16.Numerao dos documentos da DIAG Os documentos produzidos na DIAG sero numerados e anexados aos autos do processo somente depois de concludos e assinados pelo gerente e diretor. Aps a assinatura do diretor, o servidor responsvel pela numerao obter o nmero na pasta \\Diag\DOCUMENTOS\Numerao e preencher todos os campos da planilha. As excees so a Comunicao de Auditoria, cuja numerao reiniciada a cada nova auditoria e a Comunicao Interna, cuja numerao poder ser obtida por todos os servidores na pasta \\Diag\DOCUMENTOS\Numerao, devendo o responsvel pelo documento preencher todos os campos da planilha. Caso o documento j numerado no tenha prosseguimento, o campo destinado ao assunto do arquivo constante da pasta Numerao deve ser imediatamente preenchido com a palavra ANULADO. 11.1.17.Armazenamento dos documentos na rede Os documentos, depois de concludos e aprovados pelo gerente, devem ser salvos por este, na Pasta \\Diag\\DOCUMENTOS\EM APROVAO, em um dos formatos especificados no item 12, de acordo com a espcie do documento, deixando o campo da numerao para ser preenchido posteriormente. Depois de assinados pelo diretor, um servidor responsvel pela numerao salvar os documentos na pasta \\Diag\DOCUMENTOS respectiva e preencher o campo da numerao. Na pasta \\Diag\DOCUMENTOS\Numerao far o hiperlink ao documento, de forma que, depois de assinado pelo Diretor de Auditoria Geral, o documento poder ser visto, mas no mais alterado. 12. 12.1. TIPOS DE DOCUMENTOS ELABORADOS PELA DIAG Ofcio
O Ofcio a comunicao externa escrita que as autoridades fazem entre si, com instituies pblicas e privadas e com particulares, em carter oficial. Deve tratar de matria administrativa ou de encaminhamento. No mbito da DIAG, sua expedio compete ao Diretor de Auditoria Geral. Aps a concluso do Ofcio da DIAG: a) copiar o Ofcio para a rede \\Diag\DOCUMENTOS\EM APROVAO\; b) o nome do arquivo deve seguir o formato: OFDIAGnnnn-aa DESTINO Assunto, onde nnnn somente dever ser preenchido pelo servidor responsvel pela numerao.
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12.2.
Comunicao Interna
Comunicao Interna (CI) a comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente no mesmo nvel ou em nveis diferentes. Possui carter meramente administrativo. Sua expedio compete, no mbito da DIAG, ao diretor e aos gerentes ou a quem detiver a autorizao destes, observando sempre a hierarquia. No h vocativo obrigatrio. Aps a concluso da Comunicao Interna: a) abrir o arquivo da rede \\Diag\\DOCUMENTOS\Numerao\aaaa\Comunicao Interna aaaa; b) preencher o arquivo com todos os dados na linha do nmero seqencial utilizado, conforme tabela a seguir: N Data Quem Utilizou Assunto
c) copiar a CI para a rede \\Diag\DOCUMENTOS\CI\aaaa; d) o nome do arquivo deve seguir o formato: CInnnn-aa DESTINO Assunto. 12.3. Informao
Informao o documento que expressa o resultado das atividades de acompanhamento dos controles internos ou de levantamentos preliminares da gesto pblica, podendo conter esclarecimentos necessrios posterior interpretao tcnica ou jurdica, ou ainda, ser interlocutria ou preparatria de uma auditoria. Serve para auxiliar os gestores na tomada de decises, para apresentar resultados de levantamentos efetuados pela DIAG ou para sugerir providncias a serem adotadas. Deve ser aprovada pelo gerente e pelo Diretor de Auditoria Geral. A Informao decorre de uma necessidade verificada pela DIAG. Difere do Parecer, o qual emitido em funo de um questionamento feito DIAG. Aps a aprovao da Informao, o gerente deve: a) copiar a Informao APROVAO; para a rede \\Diag\DOCUMENTOS\EM
b) o nome do arquivo deve seguir o formato: Informao nnnn-aa DESTINO Assunto, onde nnnn somente dever ser preenchido pelo servidor responsvel pela numerao.
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12.4.
Parecer
Parecer a manifestao devidamente fundamentada sobre assuntos inseridos no mbito da Diretoria de Auditoria Geral, submetidos a sua considerao, oriundos dos rgos e entidades do Poder Executivo, elaborado por auditor, aprovado pelo gerente e pelo Diretor de Auditoria Geral . Essa atividade no se confunde com as de consultoria e assessoramento jurdico, que competem Procuradoria Geral do Estado e aos respectivos setoriais e seccionais de consultoria jurdica, nem com as atividades de competncia dos rgos centrais de cada um dos sistemas administrativos do Estado. A Diretoria de Auditoria Geral somente emitir Parecer sobre processo que anteceder a edio de atos normativos ou sobre consultas formuladas aps sua apreciao pela assessoria jurdica do rgo responsvel. Aps a assinatura, o gerente deve: a) copiar o Parecer para a rede na pasta \\Diag\DOCUMENTOS\EM APROVAO\; b) o nome do arquivo deve seguir o formato: Parecer nnnn-aa DESTINO Assunto, onde nnnn somente dever ser preenchido pelo servidor responsvel pela numerao. 12.5. Orientao Tcnica
A Orientao Tcnica o documento elaborado por auditor, aprovado pelo gerente e pelo Diretor de Auditoria Geral, que visa orientar os administradores de bens e recursos pblicos nos assuntos pertinentes rea de competncia da DIAG ou esclarecer dvidas reiteradas e de interesse geral. A Orientao Tcnica poder ser apresentada na forma de Perguntas e Respostas, conforme modelo salvo na pasta da rede \\Diag\DOCUMENTOS\Modelos. O processo de elaborao da Orientao Tcnica deve seguir as seguintes etapas: a) anlise preliminar da necessidade da Orientao Tcnica, quanto orientao ou esclarecimento de dvidas suscitadas em tese pelos rgos ou entidades da Administrao Pblica, desde que estejam dentro do mbito de atuao da DIAG; b) busca de consenso, mediante encaminhamento do padro proposto pelo autor aos demais servidores de sua Gerncia de Auditoria ou s demais, dependendo da abrangncia da matria; c) redao final da Orientao Tcnica; d) aprovao do documento pela Gerncia de Auditoria; e) envio da Orientao Tcnica ao diretor para aprovao.
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Aps a aprovao, o gerente deve: a) copiar a Orientao Tcnica para \\Diag\DOCUMENTOS\EM APROVAO\; a rede na pasta
b) o nome do arquivo deve seguir o formato: OTnnnn-aa Assunto, onde nnnn somente dever ser preenchido pelo servidor responsvel pela numerao. A equipe de apoio da DIAG providenciar a publicao no site, de forma que conste apenas a Gerncia de origem e o n da Orientao Tcnica, retirando a identificao de quem elaborou o documento. Tendo em vista as contnuas alteraes que ocorrem no ordenamento jurdico, as Orientaes Tcnicas devem ser revisadas e reavaliadas periodicamente, para manterem coerncia e sintonia com a legislao vigente. A responsabilidade pela reviso e reavaliao do titular da Gerncia que a emitiu. A nova Orientao Tcnica deve consolidar o contedo da Orientao anterior, substituindo-a por completo. A verso anterior dever ser mantida arquivada na ntegra, no podendo o nmero do documento ser reaproveitado. A Orientao Tcnica deve observar os seguintes critrios: a) quando a orientao citar um formulrio, este dever ser anexado orientao; b) no caso de a Orientao Tcnica versar sobre sistema informatizado, sempre que possvel, o texto conter o desenho das telas de uso, na ordem de acesso, acompanhado das devidas explicaes. 12.6. Programa de Auditoria
Programa de Auditoria o documento que sintetiza previamente cada auditoria a ser realizada, identificando, dentre outros aspectos, a espcie de auditoria, o rgo ou entidade auditada, o coordenador e a equipe de auditores, o perodo a ser examinado, os objetivos, os procedimentos a serem utilizados e o tempo estimado para sua concluso. Deve ser estruturado de forma a servir como guia e meio de controle da execuo das auditorias e conter os detalhes necessrios para propiciar ganhos na produtividade dos trabalhos. O Programa de Auditoria ser elaborado pela Gerncia e aprovado pelo Diretor de Auditoria Geral, em consonncia com o Plano Anual de Auditoria. Aps aprovao pelo diretor, deve ser aberto um processo para deliberao pelo Secretrio de Estado da Fazenda e conseqente incio dos trabalhos de auditoria. O Programa de Auditoria deve ser aprovado com antecedncia de, pelo menos, 10 (dez) dias do incio da auditoria, devendo conter, no mnimo, as seguintes informaes: a) n no PAA/DIAG: nmero correspondente auditoria programada no Plano Anual de Atividades da Diretoria de Auditoria Geral;
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b) rgo/entidade: especificar rgo ou entidade, reas ou unidades a serem auditadas; c) gerncia responsvel: nome completo da gerncia e a sigla; d) espcie de auditoria: conforme item 9 deste manual; e) objetivo da auditoria: descrever o objetivo de forma precisa e sucinta, delimitando a amplitude dos trabalhos; f) perodo de exame: informar o perodo abrangido nos trabalhos; g) documentos/fontes: citar documentao que ser consultada para a fundamentao dos trabalhos (empenhos, notas fiscais, processos), inclusive a referente a exames prvios ou outras instrues especficas; h) legislao: elencar a legislao aplicvel, normas e instrues vigentes sobre o objeto da auditoria; i) j) procedimentos de auditoria: citar os principais procedimentos a serem utilizados, identificando a natureza e a extenso dos mesmos; horas/homem: estimativa da quantidade de horas necessrias para a concluso dos trabalhos, correspondente auditoria programada no Plano Anual de Auditoria.
k) auditor(es) : especificar o(s) auditor(es) responsveis pela execuo dos trabalhos. Aps a aprovao, o gerente deve: a) copiar o Programa de Auditoria para a rede \\Diag\DOCUMENTOS\EM APROVAO\; b) o nome do arquivo deve seguir o formato: PAnnnn-aa Gerncia de Origem - rgo Auditado, onde nnnn somente dever ser preenchido pelo servidor responsvel pela numerao. 12.7. Comunicao de Auditoria
Comunicao de Auditoria o documento elaborado por auditor, no decorrer dos exames, destinado ao rgo ou entidade auditada, com o fim de solicitar esclarecimentos, requisitar documentos e dar cincia de irregularidades constatadas. Quando da auditoria, in loco a Comunicao de Auditoria deve ser emitida pelo coordenador de equipe, que responsvel por receber os documentos solicitados, verificar se os mesmos identificam quem os elaborou ou forneceu e se esto legveis, datados e assinados. Nas hipteses em que a Comunicao de Auditoria objetivar dar cincia de irregularidades constatadas dever ser assinada pelo coordenador de equipe em conjunto com gerente e o Diretor de Auditoria Geral. O auditor dever definir prazo suficiente e razovel para o cumprimento da Comunicao de Auditoria.
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Aps a concluso dos trabalhos in loco, salvar as Comunicaes de Auditoria relativas ao referido processo na pasta \\Diag\Documentos\Comunicaes de Auditoria, no formato: CoA-PSEFnnnnn-nnn nn Nome do rgo. 12.8. Relatrio de Auditoria
O Relatrio de Auditoria um documento de carter formal que contm o resultado dos exames efetuados, devendo ser elaborado no prazo mximo de 10 (dez) dias teis depois de finalizada a auditoria in loco. Nos casos em que o objeto da auditoria for muito complexo ou extenso, o prazo poder ser prorrogado uma vez, por igual perodo, mediante solicitao por meio de Comunicao Interna, devidamente motivada, elaborada pelo coordenador de equipe e aprovada pelo respectivo gerente e diretor. O Relatrio de Auditoria deve ser redigido com objetividade e imparcialidade, de forma a expressar claramente as concluses, as recomendaes e as providncias a serem tomadas pela administrao do rgo ou entidade. emitido por auditor e aprovado pelo gerente e pelo Diretor de Auditoria Geral. 12.8.1. Normas relativas elaborao de Relatrio de Auditoria O Relatrio da Auditoria dever abordar, no mnimo, os seguintes aspectos: a) identificao do nmero do processo; b) identificao do rgo ou entidade auditada; c) identificao do titular do rgo ou entidade auditada e, conforme o perodo, do ordenador de despesas poca; d) definio do objetivo da auditoria e da extenso dos trabalhos; e) metodologia adotada; f) identificao das principais fontes e/ou documentos consultados; g) principais procedimentos de auditoria aplicados e sua extenso; h) eventuais limitaes ao alcance dos procedimentos de auditoria; i) j) l) descrio dos fatos constatados e evidncias encontradas; riscos associados aos fatos constatados; apreciao, se for o caso, da implementao das recomendaes de relatrios de auditoria anteriores e/ou diligncias;
k) concluses e recomendaes resultantes dos fatos constatados;
m) segregao de valores para cada exerccio financeiro, no caso de a auditoria abranger perodos de exerccios financeiros distintos. Os achados de auditoria (apontamentos) devem ser estruturados em itens e subitens. Em cada item necessrio indicar:
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a) a descrio clara e objetiva dos fatos; b) a fundamentao (legislao, doutrina ou jurisprudncia); c) as evidncias de auditoria que subsidiam o apontamento e sua localizao no processo; d) o pargrafo conclusivo com: a recomendao do auditor acerca do apontamento, propondo, sempre que possvel, alternativas de soluo para as impropriedades; e/ou as restries que precisam de manifestao por parte do rgo ou entidade, evidenciando os pontos que necessitam de esclarecimentos, de modo a diminuir a incidncia de respostas evasivas.
Nas hipteses em que a restrio objeto do apontamento tenha resultado dano ao errio, dever ser indicado, sempre que possvel: a) a origem do dbito; b) o valor histrico; c) a data da ocorrncia; d) o responsvel. O auditor deve usar de toda acuidade e prudncia na elaborao do Relatrio de Auditoria, levando em conta o exame de todas as circunstncias envolvidas na situao, avaliando a freqncia da incidncia no exerccio, a reincidncia de constatao em exerccios anteriores, o descumprimento a recomendaes anteriores e a ocorrncia de prejuzo ao errio. Na concluso as constataes devero ser numeradas para facilitar a compreenso, a manifestao, a adoo de providncias pelos auditados e o monitoramento pela DIAG da implementao das recomendaes. Dever ainda identificar o item do Relatrio a que se referem. Quando as constataes demandarem providncias de rgos distintos, as recomendaes devem ser segregadas em relao a cada rgo que dever atender a diligncia. Depois de avaliadas as manifestaes do ordenador de despesas do rgo ou entidade ou, aps esgotado o prazo previsto para manifestao, ser emitido novo Relatrio Auditoria, que conter recomendaes ou proposies com base no Relatrio de Auditoria preliminar. Este relatrio dever ser estruturado de modo a conter o apontamento contido na concluso do Relatrio de Auditoria preliminar, a manifestao apresentada pelo responsvel e a reanlise. Quando, na execuo dos trabalhos, o auditor identificar situao relevante que merea ser apontada em relatrio especfico, dever levar o assunto Gerncia para apreciao da necessidade de abrir processo apartado. Nessa hiptese, o Relatrio de Auditoria apartado se reportar ao mesmo Programa de Auditoria e dever mencionar, em sua introduo, o nmero do processo original. Aps a aprovao do Relatrio de Auditoria, o gerente deve:
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a) copiar o Relatrio de Auditoria para a rede \\Diag\DOCUMENTOS\EM APROVAO; b) o nome do arquivo deve seguir o formato: Relnnnn-aa Nome do rgo Assunto, onde nnnn somente dever ser preenchido pelo servidor responsvel pela numerao. 12.9. Relatrio e Certificado de Auditoria em processo Tomada de Contas Especial
Relatrio e Certificado de Auditoria em processo de Tomada de Contas Especial o documento emitido por auditor que contm manifestao acerca dos procedimentos adotados na Tomada de Contas Especial, em face dos quesitos enumerados em regulamento especfico. O relatrio conter, em sua concluso, o Certificado de Auditoria que concluir, conforme o caso: a) pela regularidade: quando na gesto dos recursos pblicos, relativos s contas tomadas, forem observadas as normas e os princpios da legalidade, legitimidade e economicidade; b) pela regularidade com ressalvas: quando na gesto dos recursos pblicos, relativos s contas tomadas, ficar evidenciada impropriedade ou qualquer outra falta de natureza formal que no resulte dano ao errio; c) pela irregularidade: quando comprovada a omisso no dever de prestar contas, ou a ocorrncia de dano ao errio decorrente de ato de gesto ilegtimo ou antieconmico injustificado, ou ainda a ocorrncia de desfalque, desvio de dinheiro, bens ou valores pblicos. O Relatrio e Certificado de Auditoria em processo de tomada de contas especial somente sero emitidos quando presentes todos os elementos determinados pelos normativos especficos. A ocorrncia de falhas ou irregularidades no processo ou a ausncia de quaisquer elementos necessrios Tomada de Contas Especial ensejar a devoluo dos autos do processo ao rgo ou entidade, acompanhados de Informao, na qual constem os ajustes necessrios. Aps a aprovao do Relatrio e Certificado de Auditoria, o gerente deve: a) copiar o Relatrio e Certificado de Auditoria para a rede na pasta \\Diag\DOCUMENTOS\EM APROVAO\; b) o nome do arquivo deve seguir o formato: RTCEnnnnaa Sigla rgo Auditado/Concedente do Recurso nome da entidade que utilizou o recurso (quando for o caso), onde nnnn somente dever ser preenchido pelo servidor responsvel pela numerao.
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12.10. Plano Anual de Atividades da Diretoria de Auditoria Geral - PAA/DIAG Plano Anual de Atividades da Diretoria de Auditoria Geral (PAA/DIAG) o documento que contm a programao dos trabalhos de auditoria para o ano subseqente. Ser elaborado pela Diretoria de Auditoria Geral em conjunto com as Gerncias e aprovado pelo Secretrio de Estado da Fazenda, podendo ser revisto semestralmente, obedecidos os mesmos critrios de elaborao e aprovao. Com a finalidade de garantir a uniformizao do processo de planejamento e acompanhamento das auditorias e demais atividades realizadas pela DIAG, no PAA/ DIAG devem ser elencados os critrios a serem adotados na programao das atividades desenvolvidas, que devem estar em sintonia com o planejamento estratgico da Secretaria de Estado da Fazenda e com a matriz de risco. Os trabalhos de auditoria sero planejados de forma a otimizar os recursos humanos tanto quantitativamente (horas/homem), quanto no que se refere qualificao tcnica, ao perfil mais adequado espcie de auditoria e experincia profissional do auditor. O gerente quantificar as horas/homem para cada trabalho, objetivando o preenchimento dos anexos que constaro do PAA/DIAG. O PAA/DIAG conter ainda programao sobre: a) capacitao de servidores lotados na DIAG; b) capacitao e orientao oferecidas aos rgos e entidades; c) orientaes tcnicas e assessoramento; d) tomadas de contas especiais; e) elaborao e reviso de normativos; f) padronizao de documentos e elaborao de rotinas; g) aquisio ou desenvolvimento de metodologias e softwares a serem utilizados pela DIAG; h) monitoramento das recomendaes de auditoria; i) outros assuntos julgados pertinentes. O acompanhamento da execuo do PAA/DIAG deve ser realizado semestralmente e constar dos autos do processo. Visa permitir a anlise da eficincia e da eficcia dos trabalhos realizados, contribuindo para a evoluo da qualidade dos servios prestados pela auditoria interna sociedade. 12.10.1.Critrios para a elaborao do PAA/DIAG Para a elaborao do PAA/DIAG, devem ser observados os seguintes critrios, de acordo com a espcie de auditoria: a) auditoria de conformidade: priorizar auditorias em assuntos que tenham impacto em diversos rgos ou entidades da Administrao Pblica, considerando o seguinte:
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1) auditorias especiais solicitadas; 2) denncias recebidas; 3) rgos e entidades recentemente criados; 4) volume dos recursos geridos; 5) relevncia dos assuntos a serem abordados; 6) indcios de deficincias nos controles internos; 7) tempo decorrido da ltima auditoria no rgo ou entidade, que no deve ser inferior a 90 dias; 8) rgos ou entidades ainda no auditados; b) auditoria de acompanhamento: Cada gerncia de auditoria deve destacar, segundo suas competncias, os processos ou procedimentos que, pelas suas peculiaridades, meream acompanhamento tempestivo no decorrer do ano. Os critrios para definio destes processos ou procedimentos devero observar tambm as demandas geradas pelos programas de governo que estejam sendo implementados. c) auditoria operacional: levar em considerao: 1) o Plano de Governo; 2) os programas estratgicos para o desenvolvimento do Estado de Santa Catarina; 3) os programas de amplo alcance social; 4) os programas que demandem grandes investimentos; 5) o Plano Plurianual, a Lei de Diretrizes Oramentrias e a Lei Oramentria Anual, visando ao acompanhamento do nvel de execuo dos programas de governo e, em especial, quanto ao cumprimento dos objetivos estabelecidos em relao s metas fsicas, ao atendimento do objetivo do programa e ao alcance do pblico alvo. 12.11. Relatrio de Atividades da DIAG O Relatrio de Atividades da DIAG o documento emitido trimestralmente que tem por finalidade apresentar o que foi realizado no perodo a que se refere. Conter o relato sobre as atividades realizadas, em relao s aes planejadas constantes do PAA/DIAG, bem como sobre as demais aes que exigiram atuao da DIAG. O Relatrio de Atividades observar a seguinte estrutura de informaes: a) quadro de servidores; b) descrio das auditorias realizadas;
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c) monitoramento quanto implementao ou cumprimento, pelos rgos ou entidades, de recomendaes da DIAG, ou recomendaes e determinaes do Tribunal de Contas do Estado de Santa Catarina; d) fatos relevantes de natureza administrativa ou organizacional com impacto sobre a Diretoria; e) informaes sobre as aes de capacitao realizadas e os resultados alcanados, devendo-se apontar o quantitativo de servidores treinados e o desenvolvimento de novas metodologias, se for o caso; f) informaes sobre as aes de capacitao e orientao oferecidas aos rgos e entidades, devendo-se apontar o quantitativo de servidores treinados;
g) informaes sobre a realizao de aes de fortalecimento da Diretoria, tais como reviso de normativos internos de auditoria, redesenhos organizacionais com impacto sobre as atividades da Diretoria e aquisio ou desenvolvimento de metodologias e softwares aplicados ao de auditoria. Ao descrever as auditorias realizadas a Gerncia dever informar: a) nmeros dos relatrios; b) reas, unidades e setores auditados; c) objetivos gerais e especficos; d) resultados alcanados; e) cronograma executado; f) recursos humanos e materiais empregados. Cada gerente responsvel pelo preenchimento e validao do Relatrio de Atividades da sua Gerncia, de acordo com o protocolo repassado pela DIAG. O Relatrio de Atividades encontra-se na rede \\Diag\DOCUMENTOS\Relatrio de Atividades\aaaa.
13. 13.1.
PROCESSO DE AUDITORIA Formalizao do processo
Toda auditoria deve ser iniciada com a formalizao do processo administrativo. Os documentos que devem fazer parte dos autos do processo de auditoria so os seguintes: a) Comunicao Interna que solicitou a abertura do processo; b) documento que originou a auditoria, quando no prevista no PAA/DIAG; c) Programa de Auditoria;
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d) ofcio de apresentao da equipe de auditoria ao rgo ou entidade auditada, com o recebido; e) Comunicao de Auditoria, quando houver; f) outros documentos ou papis de trabalho que a equipe considerar indispensveis para compor os autos do processo e que sirvam de base para a comprovao de evidncias de auditoria.
g) Relatrio de Auditoria; h) relatrios dos sistemas de informao, quando for o caso; i) j) cpia do ofcio, recebido ou protocolizado, endereado ao gestor do rgo ou entidade auditada, concedendo prazo para manifestao; manifestao encaminhada pelo rgo ou entidade auditada, com os respectivos anexos;
k) Relatrio de Auditoria contendo a apreciao da manifestao do auditado;
14.
TRMITE DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS NA DIAG
Todos os processos encaminhados DIAG daro entrada no Protocolo Geral da Secretaria de Estado da Fazenda e sero encaminhados ao Gabinete do Diretor. Todos os processos devero tramitar pelo Sistema de Controle de Processos Padro SPP, todos os documentos juntados aos autos devem estar numerados e as folhas rubricadas. Aps o registro no arquivo Controle de Documentos DIAG, o documento ser repassado ao Diretor de Auditoria Geral, para avaliao e encaminhamento a uma das gerncias ou equipe de apoio da DIAG. A sada dos processos dar-se- mediante a confeco da Guia de Tramitao e, se for o caso, a emisso de Ofcio, CI ou despacho para o local enviado. No caso de documentos, deve-se observar se o documento foi registrado no livro de Sada de Documentos e no banco de dados de Controle de Documentos DIAG. 14.1. Disponibilizao de Documentos da DIAG
Todos os documentos elaborados pela DIAG, elencados no item 12 deste manual, somente podem ser disponibilizado eletronicamente ou enviado por e-mail pelo Gabinete do Diretor, devendo ser convertido para o formato PDF.
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14.2.
Cpias dos autos dos processos
A cpia de processos por particulares s poder ser autorizada mediante solicitao por escrito, a qual dever demonstrar o interesse individual ou coletivo que o solicitante pretende defender. O fornecimento das cpias ser feito exclusivamente pelo Gabinete da DIAG, mediante despacho do diretor.
15.
GESTO DO SITE DA DIAG de
A gesto do contedo do site www.sef.sc.gov.br/auditoria responsabilidade da Diretoria de Auditoria Geral. A gesto distribuda por assuntos da seguinte forma:
a) item Competncias: a atribuio de alterar, incluir e excluir informaes relativas competncia, ao organograma e a outros tpicos que venham a ser criados do Gabinete do Diretor; b) item Orientaes: a atribuio de alterar, incluir e excluir documentos, legislao, Orientaes Tcnicas e outros temas que venham a ser criados relativos s atividades das Gerncias de cada gerente, que poder delegar a outro servidor lotado na Gerncia respectiva; c) item Atividades: a atribuio de alterar, incluir e excluir informaes relativas s atividades da DIAG do Gabinete do Diretor e de cada gerente, que poder delegar a outro servidor lotado na Gerncia; d) item Normas de Auditoria: a atribuio de alterar, incluir e excluir informaes relativas s normas de todas as Gerncias; e) item Publicaes: a atribuio de alterar, incluir e excluir informaes relativas a publicaes de artigos de interesse para a auditoria e cursos ministrados ou freqentados por auditores de todas as Gerncias; f) item Glossrio: a atribuio de alterar, incluir e excluir conceitos de todas as Gerncias; g) item Contato: a atribuio de repassar as mensagens recebidas s respectivas Gerncias do Gabinete do Diretor, que poder delegar a outro servidor; h) item Auditoria Interna Orienta: a atribuio de alterar, incluir e excluir dados relacionados ao projeto do Gabinete do Diretor, que poder delegar a outro servidor; i) item Recursos Pblicos saiba quem recebeu: a atribuio de viabilizar a disponibilizao dos dados e acompanh-los da Gerncia de Auditoria de Recursos Antecipados;
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j)
item Consulte pendncias no CAUC: a atribuio de alterar, incluir e excluir informaes da Gerncia de Auditoria de Recursos Antecipados.
O item Destaques de Auditoria conter notcias relativas a assuntos relacionados auditoria e sua gesto ocorrer da seguinte forma: a) as Gerncias de Auditoria devem elaborar notcias, conforme relao a seguir: 1. GEAPE: dia 04 ou dia til subseqente de cada ms; 2. GEAUP: dia 12 ou dia til subseqente de cada ms 3. GEAUC: dia 20 ou dia til subseqente de cada ms; 4. GERAN: dia 28 ou dia til subseqente de cada ms; b) as Gerncias podem incluir uma notcia em dia diverso do previsto, sem prejuzo do estabelecido no item anterior; c) cabe ao Diretor de Auditoria Geral e aos gerentes estabelecer os assuntos que podem ser abordados no item Destaques de Auditoria. Todos os materiais includos devem obedecer seguinte formatao: fonte arial, tamanho 10, justificado. A insero dos dados no site deve obedecer s seguintes regras: a) o nome do arquivo deve ser salvo sem acentuao; b) o material a ser inserido deve ser transformado para o formato PDF, salvo documentos que possuam campos para preenchimento dos usurios; c) todo material deve ser baixado na pasta respectiva (ex.: cursos, snteses, etc.); d) o material a ser inserido no item orientaes dever ser baixado na pasta da gerncia respectiva; Sempre que ocorrer alterao na legislao relativa aos assuntos tratados nos documentos constantes no item Orientaes, os mesmos devem ser atualizados conforme a legislao vigente. O novo documento deve conter no cabealho a meno substituio do anterior, que dever ser retirado do site. A responsabilidade pela atualizao, reviso e reavaliao dos documentos e informaes inseridos no site do titular da Gerncia que os emitiu.
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16.
BIBLIOGRAFIA
AUDIBRA, Instituto dos Auditores Internos do Brasil. Procedimentos de auditoria interna - organizao bsica. AUDIBRA1992. BRASIL. Constituio da Repblica Federativa do Brasil, de 05 de outubro de 1988. Disponvel em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constitui %C3%A7ao.htm Acesso em: 14 jul. 2008 BRASIL. Lei Federal 9.784, de 29 de janeiro de 1999. Regula o processo administrativo no mbito da Administrao Pblica Federal. Disponvel em: http://www.planalto.gov.br/CCIVIL/LEIS/L9784.htm. Acesso em: 29 ago 2008. BRASIL. Secretaria Federal de Controle do Ministrio da Fazenda. Instruo Normativa n 01/2001. Braslia: Departamento de Imprensa Nacional, 2001. Disponvel em: http://www.cgu.gov.br/Legislacao/Arquivos/InstrucoesNormativas/IN01_06abr2001.p df. Acesso em: 18 jun 2008.
Companhia Nacional de Abastecimento CONAB. Manual de Auditoria Interna. Conab, 2008. Disponvel em:http://www.conab.gov.br/conabweb/download/nupin/ManualdeAuditoriaInterna.pd f. Acesso em 06 ago 2008. Conselho Federal de Contabilidade. Normas sobre amostragem em auditoria. NBC-T-11.11. Resoluo n 1.012, CFC, 2005. Disponvel em: http://www.cfc.org.br/ sisweb/sre/docs/RES_1012.doc. Acesso em: 01 jul 2008. _______Normas de Auditoria Interna. NBC-T-12. Resoluo n 986, CFC, 2003. Disponvel em: http://www.cfc.org.br/sisweb/sre/docs/RES_986.doc. Acesso em: 01 jul 2008. _______Normas Profissionais de Auditor Interno. NBC P 3. Resoluo n 781, CFC, 1995. Disponvel em: http://www.cfc.org.br/sisweb/sre/docs/RES_781.doc. Acesso em: 01 jul 2008. International Organization of Supreme Audit Institutions - INTOSAI. Cdigo de tica e Normas de Auditoria da INTOSAI. Traduo Inaldo da Paixo Santos Arajo e
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Tribunal de Contas da Unio. Tribunal de Contas do Estado da Bahia, 2005. Disponvel em: http://www.tce.ba.gov.br/arquivos/publicacoes/intosai_codigo_de_etica_e_normas_d e_auditoria.pdf. Acesso em: 14 jul 2008 JUND, Srgio. Auditoria: conceitos, normas, tcnicas e procedimentos: teoria e 900 questes. 8 Edio - Rio de Janeiro: Elsevier, 2006. Oficina de la Contralora General de los Estados Unidos - GAO. Normas de Auditoria Governamental.Traduo de Pedro Humberto Teixeira Barretto. Reviso de Jayme Baleeiro Neto. Salvador: Tribunal de Contas do Estado da Bahia, 2005. Disponvel em: http://www.tce.ba.gov.br/arquivos/publicacoes/gao_normas_de_auditoria_governam ental.pdf. Acesso em: 14 jul 2008 SANTA CATARINA. Assemblia Legislativa. Lei Complementar n 381, de 7 de maio de 2007. Dispe sobre o modelo de gesto e a estrutura organizacional da Administrao Pblica Estadual. Dirio Oficial do Estado de Santa Catarina, 2007. Disponvel em: http://www.pge.sc.gov.br/index.php? option=com_wrapper&Itemid=163. Acesso em: 01 jul 2008. SANTA CATARINA. Assemblia Legislativa. Constituio do Estado de Santa Catarina, de 05 de outubro de 1989. Dirio Oficial do Estado de Santa Catarina, 1989. Disponvel em: http://www.pge.sc.gov.br/index.php? option=com_wrapper&Itemid=163. Acesso em: 01 jul 2008. SANTA CATARINA. Poder Executivo. Decreto Estadual N 2.056, de 20 de janeiro de 2009. Regulamenta o Sistema de Controle Interno, previsto nos arts. 30, inciso II, 150 e 151 da Lei Complementar n 381, de 7 de maio de 2007, e estabelece outras providncias. Dirio Oficial do Estado de Santa Catarina, 2008. Disponvel em: http://www.pge.sc.gov.br/index.php?option=com_wrapper&Itemid=163. Acesso em: 29 jan 2009. ~ SANTA CATARINA. Poder Executivo. Decreto Estadual N 840, de 27 de dezembro de 1999. Institui manual para padronizao e redao dos atos oficiais e d outras providncias. Dirio Oficial do Estado de Santa Catarina, 1998. http://www.pge.sc.gov.br/index.php?option=com_wrapper&Itemid=163. Acesso em: 01 jul 2008. SANTA CATARINA. Secretaria de Estado da Administrao. Diretoria de Patrimnio e Documentao. Padronizao e redao dos atos oficiais. 2 ed., reimpresso. Florianpolis: 2003. reimpresso.
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MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL

Florianpolis, 20 de julho de 2009.

ESTADO DE SANTA CATARINA SECRETARIA DE ESTADO DA FAZENDA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL

Florianpolis, 17 de julho de 2009.

Antnio Marcos Gavazzoni Secretrio de Estado da Fazenda

Pedro Mendes Diretor Geral

Francisco Vieira Pinheiro Diretor de Auditoria Geral

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Andr Pinheiro Oliveira Auditor Interno do Poder Executivo

Cristina Keller Sartori Auditora Interna do Poder Executivo

Gisele Rafaeli Auditora Interna do Poder Executivo

Isadora Castelli Auditora Interna do Poder Executivo

Luciana Bernieri Pereira Auditora Interna do Poder Executivo

Maria Eliane Silva Furlan Auditora Interna do Poder Executivo

Marisa Zikan da Silva Auditora Interna do Poder Executivo

Odilon Incio Teixeira Auditor Interno do Poder Executivo

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Herta Machado Capaverde Gerente de Auditoria de Atos de Pessoal

Jaime Luiz Klein Gerente de Auditoria de Contas Pblicas

Ana Cristina S. W. Mazotini Gerente de Auditoria de Contratos

Sebastio Luiz Pereira Gerente de Auditoria de Recursos Antecipados

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SUMRIO 1. SISTEMA DE CONTROLE INTERNO...............................................................8 2. COMPETNCIA DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL.............................8

6. PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA...............................................................19 7. TCNICAS DE AUDITORIA E FISCALIZAO UTILIZADAS PELA DIAG. 20

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9.2. AUDITORIA ESPECIAL ..................................................................................................29

12. TIPOS DE DOCUMENTOS ELABORADOS PELA DIAG............................36

12.11. RELATRIO DE ATIVIDADES DA DIAG.......................................................................45

13. PROCESSO DE AUDITORIA........................................................................46

14. TRMITE DOS DOCUMENTOS E PROCESSOS NA DIAG.......................47

15. GESTO DO SITE DA DIAG.........................................................................48 16. BIBLIOGRAFIA..............................................................................................50

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SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

COMPETNCIA DA DIRETORIA DE AUDITORIA GERAL

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Gerncia de Auditoria de Atos de Pessoal - GEAPE

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PRINCPIOS NORTEADORES DOS TRABALHOS DE AUDITORIA

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quelas estritamente pretendido;

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Normas relativas execuo da auditoria

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TCNICAS DE AUDITORIA E FISCALIZAO UTILIZADAS PELA DIAG

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INSTRUMENTOS DE TRABALHO Papis de trabalho

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ESPCIES DE AUDITORIA Auditoria ordinria Auditoria de conformidade

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