Apostila de ArquivologiaDVD

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ARQUIVO E DOCUMENTAO
1. CONCEITO DE DOCUMENTAO Documento toda informao registrada em suporte material, suscetvel de ser utilizado para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenmenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada poca ou lugar. Documentos de arquivo so todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais so produzidos, determinando a sua condio de documento de arquivo e no a natureza do suporte ou formato. Os documentos de um arquivo apresentam caractersticas, contedo e formas diferentes; so classificados em dois grupos: 1.1 Quanto ao gnero Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representao nos diferentes suportes: Textuais: so os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos; Cartogrficos: so os documentos em formatos e dimenses variveis, contendo representaes geogrficas, arquitetnicas ou de engenharia. Iconogrficos: so os documentos em suportes sintticos, em papel emulsionado ou no, contendo imagens estticas. Filmogrficos: so os documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem (types), conjugadas ou no a trilhas sonoras, com bitolas e dimenses variveis, contendo imagens em movimento. Sonoros: so os documentos com dimenses e rotaes variveis, contendo registros fotogrficos. Microgrficos: so os documentos em suporte flmico resultante da microreproduo de imagens, mediante utilizao de tcnicas especficas. Informticos: so os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. 1.2 Quanto natureza do assunto Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser: Ostensivo - A classificao de ostensivo ou ordinrio dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a administrao. Sigilosos - os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. Graus de sigilo Segundo a necessidade do sigilo e quanto extenso do meio em que pode circular, so quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo:
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ultra-secreto; secreto; confidencial; reservado.
A classificao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor ou caractersticas s devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. So assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da poltica governamental de alto nvel e segredos de Estado. Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurana e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente So assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de matria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de maior difuso, tais como: planos ou detalhes de operaes militares; planos ou detalhes de operaes econmicas ou financeiras; aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos importantes que no tenham recebido classificao inferior. A classificao de confidencial dada aos assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar embaraos administrativos. So assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanas e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informaes sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; radiofreqncia de importncia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes consideradas importantes para a segurana nacional. Reservados so os assuntos que no devam ser do conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa classificao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuo; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes. 2. ARQUIVO 2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO Uma viso moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros Segundo a Lei n 81591, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Desses conceitos importante destacar: Os documentos de arquivo, alm de serem produzidos pela instituio, podem tambm ser recebidos pela mesma; Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vrios tipos (textual, iconogrfico, audiovisual...), ao contrrio da idia bsica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel; Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma caracterstica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em funo de uma atividade realizada pela instituio, de forma que o mesmo servir de prova das transaes realizadas pela organizao. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma idia clara das atividades realizadas por aquele rgo.
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O termo arquivo tambm pode ser usado para designar: conjunto de documentos; mvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental dever ser conservado; rgo governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentao; ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido influncia inglesa e francesa 2.2 - FINALIDADE E FUNO DOS ARQUIVOS Podemos destacar como finalidades do arquivo: 1 Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 2 Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente demanda pelas informaes ali depositadas. Para alcanar estes objetivos necessrio que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: a. contar com pessoal qualificado e em nmero suficiente; b. estar instalado em local apropriado; c. dispor de instalaes e materiais adequados; d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivstica moderna; e. contar com normas de funcionamento; f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia. Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos servir a administrao, constituindose, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria. Destaca ainda que a funo bsica do arquivo tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda. 2.3 IMPORTNCIA DO ARQUIVO Os homens quando passaram a um estgio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e comearam a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades polticas, sociais, econmicas, religiosas e at mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados no s guarda dos tesouros culturais da poca mas tambm com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimnios, bem como daqueles que contavam a histria de sua grandeza. Em uma empresa, as informaes existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critrios de prioridade quanto a sua manipulao para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso s pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, microgrfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informaes vitais para a manuteno das necessidades empresariais ou de quaisquer outras. 2.4 TIPOS DE ARQUIVAMENTO A posio em que so dispostos fichas e documentos, e no a forma dos mveis, distinguir os tipos de arquivamento. So eles: Horizontal e Vertical. Horizontal os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso , desaconselhvel nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localizao da informao. Vertical os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.
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2.5 DISTINO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituio trata. Poderamos assim definir cada instituio: Arquivo - o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos. Biblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio. Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural. Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus essencialmente cultural, embora o arquivo tambm possa adquirir, como o tempo, carter cultural, a partir do carter histrico que alguns de seus documentos podem adquirir. Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via ou em limitado nmero de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas so produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades. 3. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos so estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras (pblicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e permanente); extenso de sua atuao (setorial e central).
Classificao segundo as entidades mantenedoras Os arquivos podem ser classificados segundo a instituio em que estejam inseridos da seguinte forma: Arquivos pblicos: so aqueles mantidos por entidades de carter pblico, seja na esfera federal, estadual ou municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de So Paulo e arquivo do Senado Federal. Arquivos privados: so aqueles mantidos por instituies de carter particular. Ex.: arquivo do Bradesco, arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo. Classificao segundo a natureza dos Documentos Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos diversos iconogrficos, cartogrficos, audiovisuais ou de suportes especficos documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme e que, por esta razo, merece tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservao etc. Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto especfico, independentemente da forma fsica que apresentam, como, por exemplo, os arquivos mdicos, os arquivos jornalsticos e os arquivos de engenharia. Classificao segundo os Estgios de Sua Evoluo A Arquivologia adota a chamada Teoria das trs idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os estgios ou fases por que passam os documentos dentro da instituio. Este com certeza o assunto mais presente em provas de concursos pblicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige
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do candidato o entendimento de como esta teoria aplicada na prtica. Essas fases so definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as trs idades dos arquivos: corrente, intermediria e permanente, e so assim descritas: 1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados . 2. Arquivo de segunda idade ou intermedirio, constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. So por isso tambm chamados de limbo ou purgatrio, sendo estes termos adotados na Gr-Bretanha para designar esta fase. 3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos so arquivados de forma definitiva Estas fases so complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catlogos etc.), adotadas na fase corrente sero substitudas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediria, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente. Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessrio compreender alguns termos tcnicos da Arquivologia, como a valorao, prazo de guarda e destinao final dos documentos. Valorao dos Documentos Basicamente, o documento guardado pela instituio enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse valor, quando existir, se apresentar em uma das seguintes formas: administrativo ou histrico. Valor administrativo: O valor administrativo, tambm chamado de primrio, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituio. o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso est presente em todo documento quando de sua criao. um valor temporrio, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existncia, perder seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituio. Este valor tambm chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas caractersticas. Valor histrico: O valor histrico, tambm chamado de secundrio, refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. O documento, aps perder seu valor administrativo, pode ou no adquirir valor histrico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perder. Enquanto o documento tiver valor administrativo (primrio), ele ser arquivado, em uma instituio que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediria. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que no adquira valor histrico (secundrio), ou ser recolhido fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histrico definitivo, podemos concluir que o documento histrico, tambm chamado de documento permanente ou documento de 3a idade, jamais ser eliminado ou destrudo. Prazo de Guarda dos Documentos Prazo de guarda o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermedirio. O prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:
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freqncia de uso das informaes contidas nos documentos; existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal de documentos (prazos prescricionais); existncia de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos); necessidade de guarda dos documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais). O perodo em que o documento dever ficar arquivado na fase corrente ser chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o perodo definido para o mesmo na fase intermediria ser o prazo de guarda na fase intermediria. O termo prazo de guarda, quando no houver explicitao de fase ser, portanto, a soma das duas fases em questo. Destinao final dos Documentos Todo documento, ao trmino de seu ciclo vital, dever ser encaminhado sua destinao final, que ocorrer no momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinao final do documento poder ser: eliminao ou guarda permanente . Eliminao: quando o documento no tiver valor histrico; Guarda permanente: quando o documento tiver valor histrico. natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informaes, se pergunte: - Quanto tempo um documento dever permanecer na fase corrente? - Quando o documento sair da fase corrente para a fase intermediria? - Como saber se o documento tem ou no valor histrico? Tabela de temporalidade o instrumento resultante da etapa de Avaliao dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediria (perodo em que o mesmo ser guardado nestas fases), bem como sua destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade ser elaborada por uma Comisso chamada de Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos e ser aprovada por autoridade do rgo para que possa ser aplicada na instituio. Cada instituio criar a sua tabela, que dever contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma vez concluda e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alteraes ou incluses devero ser submetidas Comisso que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento ter seu prprio prazo para as fases correntes e intermediria, bem como a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, no h prazo de guarda padro nem mximo para os documentos nas fases corrente e intermediria; cada documento ter seu prprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comisso de Anlise quando da elaborao da tabela. Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotticos:
Os prazos acima variaro de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo de guarda nas fases corrente e intermediria, bem como documentos destinados eliminao e guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituio, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos e outros) tm carter histrico e sero preservados na fase permanente.
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Informaes importantes 1) Todo documento ser criado na fase corrente; 2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos prprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores; 3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente); 4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente); 5) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamais sero eliminados; 6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente ou intermediria) e nunca na terceira (permanente); 4. ADMINISTRAO E ORGANIZAO DE ARQUIVOS CORRENTES Para administrar arquivos correntes necessria a utilizao de uma metodologia para o fim de CONTROLAR a criao, o uso, a manuteno, a guarda, o descarte ou a preservao dos documentos, visando alcanar a recuperao da informao e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a coordenao de pessoal, espao fsico e equipamento (material permanente e de consumo). Os arquivos correntes correspondem s atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional das instituies a designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outras denominaes similares. Embora as atividades de protocolo, expedio e arquivo corrente sejam distintos, o ideal que funcionem de forma integrada, com vistas racionalizao de tarefas comuns, so distribudas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes: a) Protocolo que inclui como setores de recebimento e classificao: Recebimento e Classificao Receber, separar e distribuir as correspondncias oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo numerador/datador, sempre que possvel, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribuio e o cdigo de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lanado na ficha de protocolo; encaminhar os papis ao setor de registro e movimentao etc.; Registro e Movimentao - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: nmero de protocolo, data de entrada, procedncia, espcie, nmero e data do documento, cdigo e resumo do assunto, primeira distribuio; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatrio; arquivar as fichas do protocolo em ordem numrica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc. b) Expedio que como rotina receber a correspondncia enviada do protocolo; verificar se no faltam folhas ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cpias; separa original das cpias; expedir o original, com os anexos se for o caso, malotes ou em mos; Encaminhar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo. c) Arquivar a funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos documentos para tomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes. d) Emprstimo e consulta sem dvida uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho arquivstico, do recebimento ao arquivamento, desenvolvido visando recuperao rpida e completa da informao. De modo geral, os documentos s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que se referem os documentos e s autoridades superiores, na mesma linha hierrquica. e) Destinao H documentos que freqentemente so usados como referncia, h outros aos quais se faz referencia com menos freqncia ou quase no so usados e ainda aqueles que, aps a concluso do assunto, no sofrem nenhum uso ou referncia. Devido a essas diferenas relativas ao valor e freqncia de uso dos documentos, a avaliao, a seleo, a eliminao de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.
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5. ORGANIZAO DE ARQUIVO A organizao de arquivos pressupe o desenvolvimento de fases constitudas em: LEVANTAMENTO DE DADOS Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alteraes que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e normas alm de buscar entender as finalidades, funes a atividades, o volume da documentao, o gnero dos documentos (escritos, audiovisuais etc), as espcies de documentos mais freqentes (cartas, relatrios etc), os modelos e os formulrios, bem como os mtodos de arquivamento adotados e conceito de conservao dos documentos. Legislao pertinente: - mbito externo empresa: leis, decretos, resolues, normas e procedimentos - mbito da instituio (interno): estatuto, regimentos, atos normativos - mbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos Organizao - organograma: grfico que representa a organizao formal da instituio delineada pelo estudo, permitindo a visualizao dos diversos rgos que integram a organizao e seus respectivos nveis hierrquicos. - Funciograma: grfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um de seus rgos. Documentao - gnero: textuais, audiovisuais, cartogrficos etc; - tipo (espcie): cartas, faturas, relatrios, projetos, atas, listagem de computador; - volume: total e mdia de arquivamento efetivados por dia, por ms; - estado fsico: necessidade de restaurao. Processos - rotinas e formulrios em uso na empresa; - registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondncia com base no cdigo de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data); - arranjo e classificao documental. Recursos - Humanos: todas as pessoas que so usadas para otimizar o funcionamento da empresa (nvel das pessoas, escolaridade); - fsico: mveis, edifcios, material de consumo, equipamento; - ambientais: extenso, iluminao, umidade, proteo. ANLISE DE DADOS COLETADOS Em resumo, a etapa de anlise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativos onde o arquivo est sendo organizado. PLANEJAMENTO Coletados os dados necessrios, feita a sua anlise e verificada a localizao do arquivo na empresa, a prxima etapa elaborar o plano arquivstico para que cumpra seus objetivos, em todos os estgios de sua evoluo corrente, intermedirio e permanente. Esse plano precisa contemplar as disposio legais e as necessidades da instituio, devendo estar divido em trs partes:
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1 parte Sntese da situao real encontrada; 2 parte Anlise e diagnstico da situao; 3 parte Projeto propriamente dito, com prescries, recomendaes, procedimento a serem adotados e prioridades para sua implantao. IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO A ltima fase para a organizao de um arquivo a implantao do projeto arquivstico e seu acompanhamento. CONSERVAO E PRESERVAO DE DOCUMENTOS Os acervos de bibliotecas e arquivos so em geral constitudos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informao, alm de tintas das mais diversas composies. O papel, por mais variada que possa ser sua composio, formado basicamente por fibras de celulose proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidao so os maiores processos de deteriorao qumica da celulose, tambm h outros agentes de deteriorao que so os insetos, roedores e o prprio homem. Embora, com muita freqncia, no possamos eliminar totalmente as causa do processo de deteriorizao dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, atravs de cuidados com o ambiente, o manuseio, mas intervenes e a higiene, entre outros. Estabilizar um documento , portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, atravs de procedimentos mnimos de interveno. Por exemplo: estabilizar por higienizao significa que uma limpeza mecnica corrige o processo de deteriorizao. Preservao - um conjunto de medidas e estratgias de ordem administrativa, poltica e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservao da integridade dos materiais. Conservao - um conjunto de aes estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradao de documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento especficos (higienizao, reparos e acondicionamento). Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno das instalaes, um plano de emergncia, o controle das condies fsicas e ambientais, a educao de empregados e a conscientizao do usurio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um programa de conservao. Restaurao - um conjunto de medidas que objetivam a estabilizao ou a reverso de danos fsicos ou qumicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a no comprometer sua integridade e seu carter histrico. 6. MATERIAL DE ARQUIVO Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, alm dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais: o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivstico. O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e includo no inventrio da instituio, que relaciona todo o seu patrimnio. J o material de consumo, denominado arquivstico, no deve ser includo no inventrio, pois tem durao mdia inferior a trs anos e constantemente substitudo. Material Permanente: Arquivos, estantes ou armaes, armrios, fichrios, etc.
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Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projees, fichas, guias e material de escritrio (lpis, canetas, grampos, papeis, etc.).
7. MICROFILMAGEM A inveno da microfilmagem atribuda ao ingls John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos ticos que em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofcio a uma imagem de menos de meio centmetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionrio de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transaes bancrias. Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administrao pblica e particular. Reduzindo custos de manuteno, acelerando o processo de informao, diminuindo as reas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentao contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa. O microfilme uma cpia fotogrfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena frao do formato original. Pelo seu tamanho no legvel a olho nu; apesar da extrema reduo, mantm as caractersticas fiis do documento e pode ser lida atravs da ampliao da imagem num vdeo de um leitor ou aparelho de leitura. So os vrios formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentao final como instrumento de arquivo ou de recuperao da informao. Podem ser confeccionados para utilizao em forma de rolos de filmes com vrias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos. 8. MTODOS DE ARQUIVAMENTO A finalidade do arquivo servir administrao. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informao desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de deciso; a escolha do mtodo de arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organizao. Pode-se dividir os mtodos de arquivamento em bsicos e padronizados: BSICOS MTODO ALFABTICO o mais simples. O elemento principal a ser considerado o nome das pessoas fsicas ou jurdicas.
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Neste mtodo, as fichas ou pastas so colocadas rigorosamente na ordem alfabtica, respeitando-se as regras de alfabetao. REGRAS DE ALFABETAO
O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes:
1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Joo Barbosa Pedro lvares Cabral Paulo Santos Maria Lusa Vasconcelos Sistemas Direto Indireto Arquivam-se: Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Lusa Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplo: Anbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Vitor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Anbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vitor 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra dos
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sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos So Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano So Paulo, Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira Jos Vieira Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira Jos 5. Os artigos e preposies, tais com a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so considerados (ver tambm regra n 9) Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo dAndrade Lcia da Cmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho so consideradas parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na ordenao alfabtica. Exemplo: Antnio Almeida Filha Paulo Ribeiro Jnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antnio Ribeiro Jnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
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Viana Neto, Henrique Obs.: Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetao quando servirem de elemento de distino. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge Abreu Neto, Jorge 7. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor Andr Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, Andr (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhis e orientais (ver tambm regras n 10 e 11). Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Mller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Mller, Paul Schmidt, Jorge 9. As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maisculas. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon OBrien
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Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Chales Du Pont, Chales Mac Adam, John OBrien, Gordon
10. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Exemplo: Jos de Oviedo y Baos Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ros Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del Oviedo y Baos, Jos de Pina de Mello, Francisco Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Al Bem-Hur Li Yutang Arquivam-se: Al Bem-Hur Li Yutang 12. Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parnteses aps o nome. Exemplo: Embratel lvaro Ramos & Cia. Fundao Getulio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara
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Embratel Fundao Getulio Vargas Library of Congress (The) 13. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Conferncia de Pintura Moderna Quino Congresso de Geografia 3 Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferncia de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3) MTODO NUMRICO Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o nmero, devemos adotar os seguintes mtodos: numrico simples ou numrico cronolgico. Numrico Simples Atribui-se um nmero para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos correspondncias, sejam de pessoa fsica ou jurdica. Numrico Cronolgico Neste mtodo os documentos so numerados em ordem cronolgica de emisso. Assim, alm da ordem numrica, observa-se tambm a data. adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento e no a pasta. O documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde alm do nmero de protocolo so transcritas outras informaes, em geral, passa a ser denominado de processo. Alm da ficha numrica, tambm chamada ficha de protocolo, devem ser preparados ndices auxiliares (em fichas) alfabtico-onomstico, de precedncia e de assunto para facilitar a recuperao da documentao. MTODO IDEOGRFICO (ASSUNTO) No um mtodo de fcil execuo por ser necessrio que o arquivista, para elaborar a tabela de classificao de assunto, conhea bem a organizao da instituio, alm de ter que possuir a capacidade de interpretao dos documentos a serem analisados. aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotados dois mtodos no arquivamento por assunto: o alfabtico e o numrico. O alfabtico pode ser dividido em ordem dicionrio e ordem enciclopdica. Alfabtico Dicionrio Como no dicionrio, os assuntos isolados so colocados em rigorosa ordem alfabtica. Alfabtico Enciclopdico Os assuntos correlatos so agrupados sob ttulos gerais e ordenados alfabeticamente. MTODO GEOGRFICO O mtodo geogrfico do sistema direto, a busca feita diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDNCIA ou LOCAL. As melhores ordenaes geogrficas so: a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabtica em
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relao s demais cidades, que devero estar dispostas aps as capitais. Exemplo: ESTADO Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro So Paulo So Paulo
CIDADE Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos So Paulo (capital) Lorena
CORRESPONDENTE Sobreira, Lusa Santos, Antnio J. Rodrigues, Isa Almeida, Jos de Corra, Gilson Silva, Alberto
b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificao a cidade e no o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabtica por cidade, no havendo destaque para as capitais. CIDADE Campos Itacoatiara Lorena Manaus Rio de Janeiro So Paulo ESTADO Rio de Janeiro Amazonas So Paulo Amazonas Rio de Janeiro So Paulo CORRESPONDENTE Almeida, Jos de Santos, Antnio J. Silva, Alberto Sobreira, Lusa Rodrigues, Isa Corra, Gilson
No necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois as pastas so guardadas em ordem alfabtica pela cidade. imprescindvel, porm, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque h cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Exemplo: Braslia (Distrito Federal) Braslia (Minas Gerais) Itabaiana (Paraba) Itabaiana (Sergipe) Correspondncias de outros pases alfabeta-se em primeiro lugar o pas, seguindo da capital e do correspondente. As demais cidades sero alfabetadas em ordem alfabtica, aps as respectivas capitais dos pases a que se referem. Exemplo: PAS Frana Frana Portugal Portugal Portugal CIDADE Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto CORRESPONDENTE Unesco Vadim, Roger Pereira, Jos Albuquerque, Maria Ferreira, Antnio
Mtodo Dgito-terminal Esse mtodo surgiu em decorrncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificao o nmero. Os documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Exemplo: o nmero 831.423, ser lido 23.14.83 Quando o nmero for composto de menos de seis dgitos, sero colocados zeros sua esquerda para fins de complementao. So vantagens do mtodo dgito-terminal a reduo de erros de
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arquivamento e rapidez na localizao e arquivamento. Mtodo ideogrfico numrico duplex
Em todos os mtodos ideogrficos numricos necessria a elaborao de um ndice alfabtico remissivo. So portanto mtodos indiretos. Classifica-se a documentao em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular.
Exemplo: 0 1 1-1 1-1-2 1-1-3 1-2 1-3 1-4 Administrao Geral Pesquisas Psicologia Aplicada ao trabalho Aplicada educao Cincia poltica Administrao Economia
Em relao ao mtodo decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de classes. Mtodo ideogrfico numrico decimal
Esse mtodo baseado na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que no podem ser includos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe subdividida em nove subclasses e uma dcima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal, que facultativa, pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. As dez primeiras divises so denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. Suas principais desvantagens so a limitao de dez nmeros para cada nvel de classificao o que no ocorre no mtodo duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituio. Preservao, conservao e restaurao de documentos Alm da guarda do documento, o arquivo dever se preocupar tambm com a preservao dos documentos da instituio. A preservao envolver as atividades de conservao, armazenamento e restaurao dos documentos. O principal objetivo da conservao o de estender a vida til dos documentos, procurando mantlos o mais prximo possvel do estado fsico em que foram criados. A restaurao tem por objetivo revitalizar a concepo original, ou seja, a legibilidade do documento. Agentes exteriores que danificam os documentos: Fsicos: - Luminosidade - a luz um dos fatores mais agravantes no processo de degradao dos materiais bibliogrficos, por isso, deve-se evitar a exposio dos documentos luz natural (luz solar) e ainda reproduo, pois tais fatores causam o envelhecimento do papel. - Temperatura Temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradao do papel, que encontra na casa aproximada dos 22 sua temperatura ideal. - Umidade - o excesso de umidade, bem como o clima muito seco tambm contribui para a acelerao do processo de envelhecimento do documento. Esses dois ltimos fatores (temperatura e umidade) so extremamente comuns a nossa realidade de pas de clima tropical. A umidade o contedo de vapor dgua presente no ar atmosfrico,
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resultante da combinao dos fenmenos de evaporao e condensao dgua, que esto diretamente relacionados temperatura do ambiente. Todo papel possui uma caracterstica comum: o seu carter higroscpio, ou seja, toda fibra de papel absorve gua e perde gua de acordo com a taxa de umidade existente no local em que est sendo mantido. Essa oscilao de umidade faz com que as fibras se dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao perder umidade. Esse movimento brusco de contrao e dilatao ocasiona rupturas na estrutura do papel, causando o seu enfraquecimento. A taxa adequada para a manuteno de um acervo a seguinte: temperatura de 22 a 25C, umidade relativa de 55%. A medio da temperatura se faz com o uso de termmetros, e a de umidade com higrmetros, podendo-se utilizar tambm o termoigrmetro (juno dos dois equipamentos). Cuidados gerais na conservao dos documentos: Documentos em papel: - As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem); - Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos; - Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos; - No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento de um volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversveis onde aplicado ; - No escrever nos documentos; - No dobrar as pginas; - No apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar; - No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido; - Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova circular especial para livros, adaptada com tecido de fil ou gaze, para maior proteo do documento; - Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodo; - Durante a limpeza, removem-se grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos; - Quando houver necessidade de observaes nos documentos, utilizar lpis, que no agridem tanto o papel quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correes, se necessrio. Fotografias: - Devem receber proteo individual de boa qualidade; - Devem ser manuseadas com as luvas de algodo e arquivadas em mobilirio de ao; - No forar a separao de uma fotografia da outra; - Escrever o necessrio somente no verso, com lpis macio. Diapositivos: - Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexveis de polietileno ou polipropileno); - Utilizar mobilirio metlico; produzir duplicatas para projees freqentes. Microfilmes - Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armrios prova de fogo e colocados em latas vedadas umidade; - Devem ser feitas duplicatas; - A sujeira deve ser removida com um pano limpo que no solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner. Disquetes e CD-ROM: - Usar os disquetes de boa qualidade; - Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; - Usar programas antivrus; - Proteger o CD contra arranhes e poeira. Caixas de arquivo: - Utilizar caixas de papelo ao invs das de plstico, pois estas ltimas tendem a transpirar quando
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submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas devero ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos e utilizando, quando necessrio, calos, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas; - Na identificao das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente ou, na impossibilidade desta impresso, utilizando canetas hidrogrficas ou esferogrficas . Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revis-lo e manter a limpeza, pois limpeza um dos fatores prioritrios de preservao e deve ser realizada em todas as fases do arquivamento.
Limpeza do assoalho - Para se evitar a umidade, recomendvel que no haja a entrada de gua no arquivo, devendo-se optar, para a limpeza do mesmo, panos midos e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do piso com gua; - A remoo da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslocamento para a superfcie das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxlio de aspirador de p, pois assim evita-se que a poeira fique em suspenso. No se deve utilizar vassoura ou espanadores como na higienizao domstica, esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de ter aspirador de p, a vassoura revestida de pano levemente umedecido. necessrio que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra rea do acervo. - Em todo esse processo fundamental que o pano de cho nunca esteja molhado. Para saber se est no ponto correto de utilizao, deve-se torcer o pano at no pingar nenhum excesso lquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou substitudo por outro. A utilizao do pano sujo causar apenas o deslocamento de sujidade de uma rea para outra.
Questes de Provas
01) (CEFET/RJ) No cdigo de classificao de documentos de arquivo das atividades-meio da administrao pblica brasileira as funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados de assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com: a) os critrios estabelecidos por cada rgo; b) a espcie documental. c) a tipologia documental. d) o regimento do organismo. e) as funes e atividades desempenhadas pelo rgo. 02) (CEFET/RJ) Os elementos informativos mais comumente tomados como referncias para a ordenao dos documentos de arquivo so: a) nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, objeto ou tema especfico do documento. b) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, notao. c) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, cdigo de classificao. d) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, recolhimento e) Nmero do documento, data, local de procedncia, nome do emissor ou destinatrio, transferncia. 03) (CEFET/RJ)A avaliao uma funo arquivstica que visa a identificar o valor primrio e o valor secundrio de um documento. Respectivamente, o valor primrio e valor secundrio significam: a) a qualidade do documento primeiramente recebido a qualidade do documento recebido posteriormente b) a qualidade do documento simples a qualidade do documento complexo c) a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou a qualidade do documento utilizado por todos d) a qualidade do documento baseado nas utilizaes imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, ou seja, nas razes para as quais o documento foi criado a qualidade do documento baseado
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nas utilizaes no imediatas ou cientficas , ou seja, de testemunho privilegiado e) a qualidade do documento da idade corrente a qualidade do documento da idade intermediria 04) (CEFET/RJ)As obras de referncia que identificam, resumem e localizam os conjuntos documentais permanentes so chamados de: a) planos de classificao de documentos b) planos de classificao de documentos por assunto c) tabela de temporalidade d) instrumento de localizao e) instrumento de pesquisa 05) (CEFET/RJ) O projeto arquitetnico de um edifcio de arquivo, a manuteno das instalaes, um plano de emergncia, o controle das condies fsicas e ambientais, a educao de empregados e a conscientizao do usurio em relao ao uso dos acervos so aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um: a) programa de engenharia b) programa de conservao c) projeto de restaurao d) projeto de acondicionamento de acervo e) programa de acervo 06) (CEFET/RJ) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo constitudo por um: a) conjunto de coleo de documentos b) conjunto dos documentos de qualquer natureza proveniente de diferentes administraes, pessoas fsicas ou jurdicas c) conjunto de textos manuscritos d) conjunto de documentos recebidos e) conjunto dos documentos de qualquer natureza provenientes de uma mesma administrao, de uma mesma pessoa fsica ou jurdica 07) (CVM, 2005) As instituies produzem e acumulam documentos que devem ser classificados segundo seus assuntos, o que exige muita ateno na leitura e interpretao dos documentos analisados pelos arquivistas. Observe o seguinte documento: Rio de Janeiro, 10 de novembro de 2005 Ilmo. Sr. Silva e Silva Departamento de Recursos Humanos Av. Presidente Vargas, 37/808 Rio de Janeiro RJ Prezado Senhor Encaminho as correspondncias e os pareceres, desta Diretoria Comercial, sobre a admisso de pessoal, para incio imediato na matriz da nossa empresa. Ressalto que as vagas so referentes Psicologia do Trabalho e da Educao. Atenciosamente Monteiro e Monteiro Diretor Assistente O documento acima deve ser classificado a partir dos seguintes assuntos principais: a) encaminhamento de correspondncia, admisso imediata, Diretoria Comercial b) admisso pessoal, psicologia do trabalho, psicologia da educao c) parecer, comercial, matriz da empresa d) referncia, psicologia, trabalho e educao e) Rio de Janeiro, encaminhamento, vagas para psiclogos
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08) (Eletrobrs) O conjunto de atividades destinadas a orientar o usurio no acesso aos documentos e aos instrumentos de pesquisa objetivo de servio denominado: a) intercmbio b) disseminao seletiva c) transferncia da informao d) referncia e) recuperao da informao 09) (Eletrobrs) A adoo de recursos tecnolgicos para alterao do suporte da informao requer a observncia de critrios fundamentais que levem em considerao: a) legislao em vigor; comutao bibliogrfica internacional, aplicao de normas internacionais b) preceitos tcnicos da arquivologia, legislao em vigor e relao custo/benefcio de sua implantao c) relao custo/benefcio de sua implantao; aplicao de normais internacionais; comutao de registros documentais nacionais e internacionais d) comutao bibliogrfica; normais internacionais de websites; princpios arquivsticos e) fundamentos arquivsticos, insero no Programa da Sociedade da Informao; comutao de registros documentais internacionais 10) Nula 11) (CVM, 2005) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infrao. Para elucidar-los, os dirigentes da rede precisam encontrar certos documentos, mas a desorganizao do arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus problemas so: as vrias origens dos documentos foram mescladas; no existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes esto misturados aos intermedirios e permanentes; existem, desordenadamente, vrias revistas especializadas, catlogos de preos, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para iniciar essa organizao : a) solicitar a colaborao do diretor da empresa b) fazer o levantamento documental c) numerar o acervo para eliminar os documentos d) arranjar sistematicamente a documentao e) elaborar os instrumentos de pesquisa 12) (CVM, 2005) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende trs idades: os arquivos correntes, que mantm os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurdico; os arquivos intermedirios, que guardam os documentos que j ultrapassaram o prazo de validade jurdico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos so preservados definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localizao fsica. Portanto, os arquivos de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente: a) fora da cidade, arquivo nacional b) prxima ao corrente, lugar descentralizado c) acima de estrutura, rea de segurana d) em torno da capital, perto do centro e) junto ao produtor 13) (BNDES, 2002) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. De acordo com ela, os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos: a) produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoas fsicas, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos b) produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos e privados de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e jurdicas, qualquer que seja o suporte a informao ou a natureza dos documentos
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c) e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou transferncia para guarda permanente, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos d) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituio pblica ou privada, em decorrncia de suas atividades ligadas ao servio pblico ou no, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos e) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seu respectivo nvel de competncia, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos
14) (UFRJ, 2004) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade que determina o: a) conjunto de classificaes b) mtodo de arquivamento c) sistema de notaes d) descarte de projees e) instrumento de pesquisa 15) (UFRJ, 2004) A classificao Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: a) cinco classes principais e cinco classes gerais b) seis classes principais e quatro classes gerais c) sete classes principais e trs classes gerais d) oito classes principais e duas classes gerais e) nove classes principais e uma classe geral 16) (UFRJ, 2004) Para organizao de uma massa documental constituda especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o mtodo: a) enciclopdico b) numrico c) dicionrio d) unitermo e) geogrfico 17) (UFRJ, 2004) Assegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela administrao e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecer a eliminao ou o arquivamento definitivo a funo principal do arquivo: a) onomstico b) permanente c) especializado d) intermedirio e) estratgico 18) (UFRJ, 2004) Na mensagem: informamos que, na reunio ordinria da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ, foi discutido o oramento para o ano 2005, as palavras-chaves principais so: a) informao, reunio e ordinria b) reunio ordinria, Sub-Reitoria de Planejamento e oramento para 2005 c) informao, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ d) reunio ordinria, informao e oramento para 2005 e) informao, UFRJ e ano 2005 19) (UFRJ, 2004) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituio, de acordo com os valores informativos e probatrios, atividade da comisso de:
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a) avaliao de documentos b) incinerao de documentos c) restaurao de documentos d) movimentao de documentos e) preservao de documentos 20) (UFRJ, 2004) Antes de eliminar documentos inservveis para a instituio, o tcnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinao aprovado pela autoridade competente, que a tabela de: a) operacionalidade b) caducidade c) organicidade d) temporalidade e) originalidade 21) (UFRJ, 2004) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos, denomina-se: a) monitorao b) climatizao c) esterilizao d) fumigao e) refrigerao 22) (UFRJ, 2004) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo, a tabela de: a) temporalidade b) prescrio c) destinao d) equivalncia e) conservao 23) (UFRJ, 2004) So inalienveis e imprescritveis os documentos de valor: a) primrio b) permanente c) especial d) intermedirio e) corrente 24) (MPEAm, 2002) Os princpios tericos e prticos de arranjo e descrio consagrados pela Arquivstica contempornea aplicam-se: a) aos acervos arquivsticos pblicos e privados b) tanto aos arquivos como s bibliotecas c) aos arquivos, s bibliotecas e aos museus d) s colees de particulares e de organismos privados e) aos acervos hemorogrficos por particulares 25) (MPEAm, 2002) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificao de documentos? a) um plano que permita a ordenao intelectual e fsica dos documentos de um arquivo corrente b) um plano fsico que fornea ao rgo as bases para manuteno de documentos com informaes significativas e que indique a possvel classificao daqueles que no contenham dados relevantes c) um plano de tratamento e de avaliao, sob todos os aspectos possveis e imaginveis, de uma massa documental acumulada d) um plano de descarte sistemtico, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de digitalizao
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das imagens dos documentos com o uso de recursos informticos e) um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituio 26) Uma das tendncias mais expressivas da Arquivstica do mundo atual o enfoque da informao com prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias arquivsticas indicam que: a) os documentos registrados em suporte convencionais devem ser imediatamente copiados e sumariamente eliminados b) os documentos registrados em meio magntico so os que realmente importam para o presente e para o futuro c) os contedos dos documentos convencionados e no-convencionais vm ganhando maior significao para o trabalho profissional d) as espcies documentais continuaro a ser o principal vetor para o processo de tratamento arquivstico e) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre 27) As instituies denominadas arquivos pblicos federais, estaduais, municipais e institucionais so locais onde, em situao ideais, guardam-se: a) os documentos de valor corrente, isto , de uso constante b) os documentos de valor permanente, isto , de valor informativo c) os documentos de todos os tipos e valores d) os documentos sem valor corrente, porm ainda teis por algum tempo ou destinados preservao definitiva e) os documentos que esto esperando a definio de suas situaes 28) (MPEAm, 2002)O uso da microfilmagem alcanou ampla difuso nas ltimas dcadas. Por isso, instituies pblicas e privadas utilizam-se em vrios casos. Segundo especialistas, este recurso: a) tornam mais barato o tratamento e a manuteno de acervos arquivsticos em suporte papel, fotogrfico e videogrfico b) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais c) indicado somente para os arquivos correntes d) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivsticos e) utilizvel em aplicaes especficas na preservao de documentos essenciais sob o ponto de vista jurdico e histrico-cultural 29) (MPEAm, 2002) A digitalizao de documentos j chegou ao Brasil. Com ela possvel que se produzam arquivos eletrnicos de imagens mapeadas em bist ou de dados por meio do reconhecimento tico de caracteres. Sob o ponto de vista arquivstico: a) os documentos a serem digitalizados no precisam ter uma ordenao prvia que permita a recuperao das informaes contidas b) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padres nacionais de qualidade c) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento tcnico-cientfico preliminar, executado por profissionais d) a digitalizao, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um rgo, diminuindo o espao de guarda e facilitando o acesso e) a digitalizao substitui a necessidade do tratamento do profissional de arquivo 30) (MPEAm, 2002) De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos pblicos brasileiros so: a) o documento textual em papel e a fotografia b) a correspondncia e os dossis funcionais c) os microfilmes e os disquetes d) o processo administrativo e a correspondncia e) as mquinas digitais contemporneas e os discos ticos 31) (TJDFT, 2000) A anlise acerca da situao do acervo arquivstico existente em uma instituio pblica ou privada obtida mediante a elaborao de um:
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a) plano de ao b) plano de gesto c) plano de classificao d) programa de gesto documental e) diagnstico do acervo 32) (TJDFT, 2000) De acordo com a Resoluo n. 10 do CONARQ, os usurios de microfilmes de documentos arquivsticos sero obrigatoriamente informados, por meio da utilizao de smbolos especficos, quando o estado fsico original dos documentos apresentar a situao de: I original ilegvel II texto manchado III numerao incorreta IV data-limite atribuda V repetio de imagem Esto certos apenas os itens: a) I, II e IV b) I, II e V c) I, III e V d) II, III e IV e) III, IV e V 33) (TJDFT, 2000) Na terminologia arquivstica, o esquema preestabelecido para armazenagem, ordenao e classificao de documentos um conceito atribudo para aelaborao do plano de: a) ordenao b) destinao c) classificao d) arquivamento e) armazenamento 34) (TJDFT, 2000) Das atividades abaixo, assinale a que no se caracteriza como atividade de arquivo corrente: a) anlise b) ordenao c) descrio d) arquivamento e) emprstimo 35) (TJDFT, 2000) Observe o quadro abaixo: Dissertaes Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropolgica Histria Sociologia Monografia Antropologia Historia Historia Antiga Historia Moderna Sociologia Teses Antropologia Histria Sociologia
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Sociologia da Educao Sociologia Rural
De acordo com a obra Arquivo: teoria e prtica, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenao adotada no exemplo acima corresponde : a) duplex b) enciclopdica c) alfabtica d) dicionrio e) decimal 36) (TJDFT, 2000)O processo que consiste na ordenao dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries : a) a catalogao b) o arranjo c) a anlise d) a avaliao e) a descrio 37) Um programa de gesto de documentos eficiente prev a gesto dos acervos e dos recursos nela empregados. Isso implica planejar a distribuio prvia das reas de depsito, indicando a utilizao atual e futura dos espaos disponveis. Conforme o Dicionrio de Terminologia Arquivstica da Associao dos Arquivistas de So Paulo, esse planejamento consubstancia-se no plano de: a) destinao b) arquivamento c) armazenamento d) classificao e) descrio 38) (TJDFT, 2000)Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a opo incorreta: a) o inventrio o instrumento que descreve conjuntos ou unidades documentais na ordem em que foram arranjados b) no catlogo a descrio exaustiva ou parcial de um fundo toma por base a srie documental c) o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informaes bsicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos d) um inventrio pode contemplar um fundo inteiro, uma srie, parte dela ou mesmo uma unidade de arquivamento e) o repertrio um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve minuciosamente 39) (TJDFT, 2000) O instrumento de pesquisa em que a descrio exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivises, toma por base a pea documental, respeitada ou no a ordem de classificao o: a) catlogo b) inventrio c) guia d) repertrio e) ndice 40) (Folha Dirigida 09 a 15 de julho/2005) No cdigo de classificao de documentos de arquivo das atividades-meio da administrao pblica brasileira as funes, atividades, espcies e tipos documentais, genericamente denominados de assuntos, encontram-se hierarquicamente distribudos de acordo com:
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a) os critrios estabelecidos por cada rgo b) espcie documental c) a tipologia documental d) o regimento do organismo e) as funes desempenhadas pelo rgo. 41) (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmao sobre arquivos apresentada abaixo. A ordem correta : a) ( ) Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda s suas necessidades especficas b) ( ) Os arquivos podem passar por trs estgios de evoluo, que no so complementares c) ( ) A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do arquivo d) ( ) Embora o termo arquivo seja usado em referncia a qualquer uma das trs idades, os arquivos propriamente ditos so os de terceira idade. a) V-V-F-V b) V-V-F-F c) V-F-V-V d) F-F-V-F e) F-V-F-V 42) (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermedirios. a) Devem necessariamente ser conservados prximo aos escritrios b) Devem disponibilizar seus documentos para consulta freqente c) So tambm chamados de limbo, purgatrio ou arquivo morto d) Guardam documentos oficiais ou de valor histrico em carter permanente e) Renem documentos que precisam estar acessveis, apesar de menos consultados 43) (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) A respeito dos mtodos de arquivamento, so feitas as afirmaes abaixo. I A escolha do mtodo de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatrios se for adequadamente aplicado. II Em comparao aos demais, o mtodo alfabtico o mais simples, rpido e barato, alm de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos grande. III Podem-se dividir os mtodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabticos e a dos numricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses. a) I, apenas b) II, apenas c) III, apenas d) I e II, apenas e) II e III, apenas 44) (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)As pastas abaixo devero ser arquivadas segundo as regras de alfabetao. I Terceiro Seminrio Brasileiro de Pesquisa II XX Congresso de Biblioteconomia e Cincias da Informao III 9 Simpsio de Diretores de Bibliotecas Universitrias da Amrica Latina IV Dcimo Stimo Encontro de Informao e Documentao Jurdica V 15 Encontro Nacional de Informao e Documentao Jurdica a) I III IV V II b) I IV II V III c) II IV V I III d) II V IV I III
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e) IV V II III I 45) (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) Assinale a afirmao incorreta a respeito do mtodo de alfabetao para nomes de pessoas. a) Quando os sobrenomes so iguais, prevalece a ordem alfabtica dos prenomes b) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) no so separados c) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) so compostos e no se separam d) Ttulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, so considerados na alfabetao e) Os nomes orientais (japoneses ou rabes, por exemplo) so registrados exatamente como se apresentam. GABARITO 1E 2A 3D 4E 5B 6E 7B 8D 9B 10D 11B 12E 13B 14B 15E 16B 17D 18B 19A 20D 21B 22D 23B 24A 25A 26C 27B 28E 29C 30D 31E 32C 33D 34C 35B 36B 37C 38B 39A 40E 41C 42E 43A 44C 45D
Continuao dos exerccios

01. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os princpios arquivsticos adquirem universalizao a partir do seu emprego e referncia. No entendimento de alguns autores como Shellenberg, Paes e Bellotto, agregar documentos por fundos, isto , reunir todos os ttulos (documentos) provenientes de um corpo, de um estabelecimento, de uma famlia ou de um indivduo, e dispor segundo uma determinada ordem os diferentes fundos da essncia do princpio da: a) Provenincia; b) Territorialidade; c) Naturalidade; d) Temporalidade; e) Informalidade. 2. (UFRJ / Arquivista / 2004) Receber o documento, ler o documento identificando o assunto principal e o(s) assunto(s) secundrio(s) de acordo com o seu contedo, localizar o cdigo, utilizando o ndice, quando necessrio, anotar o cdigo na primeira folha do documento e preencher a(s) folha(s) de referncia para os assuntos secundrios so rotinas correspondentes s operaes de: a) prescrio; b) notao; c) avaliao; d) classificao; e) restaurao. 3. (UFRJ / Arquivista / 2004) Muitas instituies produzem e acumulam documentos de maneira indiscriminada, ou seja, sem critrios tcnicos ou cientficos, incorrendo em problemas de difcil soluo para os arquivistas. Assim, garantir condies de conservao da documentao de valor permanente; aumentar o ndice de recuperao da informao; conquistar espao fsico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos so objetivos da: a) descrio; b) indexao; c) avaliao; d) disseminao; e) codificao. 4. (UFRJ / Arquivista / 2004) Em qualquer arquivo, importante estabelecer critrios que visam a otimizar sua administrao de maneira coerente e eficaz. Com o objetivo de fornecer as bases para um entendimento entre a prpria instituio e os funcionrios do arquivo permanente sobre o que deve ser feito com os documentos da instituio a que dizem respeito, visando no
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apenas a eliminao, mas principalmente, assegurar a preservao de certos documentos, cobrindo todos os documentos: os que caream de valor, como tambm os que possuem valor. Para atender s necessidades da instituio e do arquivo, a sua cobertura deve ser total. Essa noo remete interpretao do plano de: a) descarte; b) destinao; c) levantamento; d) organizao; e) triagem. 5. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os procedimentos intelectuais e fsicos e os resultados da anlise e organizao de documentos de acordo com os princpios arquivsticos denominam-se: a) arranjo; b) levantamento; c) triagem; d) depurao; e) acondicionamento. 6. (UFRJ / Arquivista / 2004) A chamada unidade mnima de documentao possui o carter da indivisibilidade, segundo Bellotto (2004), que pode ser traduzida por um conjunto de documentos de tipologias diferentes, cuja reunio optativa til para documentar um fato, evento, assunto etc. Essa a definio de: a) carta; b) ofcio; c) memorando; d) dossi; e) resoluo. 7. (UFRJ / Arquivista / 2004) Alguns paradigmas da rea arquivstica permanecem ao longo dos anos, pois, mesmo refutados em princpio, so corroborados mais adiante, garantindo consistncia da rea. Nessa perspectiva, a relao entre a individualidade do documento e o conjunto no qual ele se situa geneticamente um axioma arquivstico que se traduz como: a) integralidade; b) viabilidade; c) organicidade; d) simultaneidade; e) funcionalidade. 8. (UFRJ / Arquivista / 2004) O arquivo da universidade est sendo mantido sob condies adversas e alguns fatores como: luz, temperatura e umidade relativa do ar, agentes externos ao documento que so os mais responsveis pela: a) racionalizao; b) preveno; c) conservao; d) restaurao; e) deteriorao. 9. (UFRJ / Arquivista / 2004) O profissional de Arquivologia, no arquivo de uma instituio de ensino superior, pode desenvolver vrias atividades decorrentes de sua atribuio, pois ele o responsvel pelos documentos arquivados. Desse modo, em um ambiente de arquivo insalubre, em que a poluio cida do ar um fator nefasto preservao do documento, o arquivista pode minimizar os prejuzos causados utilizando aparelhos modernos como: a) ar condicionado; b) cela de fumigao; c) deonizador; d) obturador;
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e) termohigrgrafo. 10. (UFRJ / Arquivista / 2004) Na administrao pblica, so vrias as instituies que deixam de existir por diversos motivos, como trmino da atividade, incorporao por outra instituio, falncia etc. Ocorrendo a cessao de atividade de uma instituio pblica de carter pblico, haver: a) transferncia da sua documentao a organismos governamentais; b) organizao da sua documentao em rgos pblicos; c) descarte da sua documentao em instituies pblicas; d) recolhimento da sua documentao instituio arquivstica pblica; e) estudo da incorporao da sua documentao instituio arquivstica privada. 11. (UFRJ / Arquivista / 2004) O pesquisador do arquivo precisa acessar, para uma investigao acadmica, alguns documentos classificados como sigilosos, referentes segurana da sociedade e do Estado. O arquivista deve informar que esses documentos so restritos por um prazo mximo de: a) 20 anos, a contar da data de seu arquivamento; b) 30 anos, a contar da data de sua produo; c) 40 anos, a contar da data de sua movimentao; d) 50 anos, a contar da data de sua organizao; e) 60 anos, a contar da data de sua destinao. 12. (UFRJ / Arquivista / 2004) A competncia do arquivista no desenvolvimento das atividades de descrio fundamental para uma perfeita recuperao das informaes. Assim, se um fundo como um todo estiver sendo descrito, dever ser representado numa s descrio; se necessria a descrio de suas partes, estas podem ser descritas em separado. A soma total de todas as descries obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descries. Tal tcnica denominada descrio: a) multinvel; b) relevante; c) contextualizada; d) identificvel; e) estrutural. 13. (UFRJ / Arquivista / 2004) Nome, termo, palavra-chave, expresso ou cdigo que pode ser usado para pesquisar, identificar ou localizar uma descrio arquivstica conhecido como: a) item de srie; b) parte de arranjo; c) ponto de acesso; d) classe de referncia; e) rea de relevncia. 14. (UFRJ / Arquivista / 2004) A Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica estabelece algumas regras gerais, sendo organizadas em sete reas de informao descritiva. Dentre elas destaca-se a de registrar o cdigo do pas, de acordo com a ltima verso da ISO3166; o cdigo do detentor, de acordo com a norma nacional de cdigo de detentor e um especfico cdigo de referncia local ou nmero de controle. Esses so os principais elementos de descrio constitutivos do cdigo de referncia da rea de: a) provenincia; b) relacionamento; c) determinao; d) destinao; e) identificao. 15. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os programas que permitem a simulao dos recursos da internet no interior das organizaes, por meio de redes locais, vinculveis a redes remotas, so denominados: a) e-mail;
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b) excel; c) intranet; d) access; e) Microsoft. 16. (UFRJ / Arquivista / 2004) Documento elaborado por meio de um computador, sendo seu autor identificvel por meio de um cdigo, chave e outros procedimentos tcnicos e conservados, na maioria, em memrias eletrnicas de massa, o documento:
a) sistemtico; b) mutvel; c) sonoro; d) imagntico; e) eletrnico. 17. (UFRJ /Arquivista / 2004) A legislao determina que ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor...: a) permanente; b) especializado; c) intermedirio; d) tercirio; e) corrente. 18. (UFRJ / Arquivista / 2004) O cidado brasileiro rene, ao longo de sua existncia, documentos importantes que contam a trajetria de sua vida, de uma poca ou de uma regio. Esses documentos, de uma forma geral, so mantidos em seu poder. No entanto, se houver alguns arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento nacional, eles podem ser declarados de interesse: a) judicial e restrito; b) pblico e social; c) nacional e internacional; d) privado e individual; e) histrico e administrativo. 19. (UFRJ / Arquivista / 2004) Implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo finalidade do: a) CONAR; b) SINAR; c) ARCAR; d) UNESCO; e) AAB. 20. (UFRJ / Arquivista / 2004) Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradoras dos arquivos da administrao pblica, obedecendo aos prazos estabelecidos pela: a) tabela de equivalncia e transferncia expedida pelo SINAR; b) tabela de enquadramento e definio expedida pelo SIDAR; c) tabela de prescrio e decadncia expedida pelo DENARQ; d) tabela de avaliao e extino expedida pelo ABARQ; e) tabela de temporalidade e destinao expedida pelo CONARQ. 21 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade que determina o:
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a) conjunto de classificaes; b) mtodo de arquivamento; c) sistema de notaes; d) descarte de projees; e) instrumento de pesquisa. 22 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) Constitudos de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomada de decises das administraes so os arquivos: a) correntes; b) intermedirios; c) permanentes; d) sigilosos; e) secretos. 23 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) A Classificao Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: a) cinco classes principais e cinco classes gerais; b) seis classes principais e quatro classes gerais; c) sete classes principais e trs classes gerais; d) oito classes principais e duas classes gerais; e) nove classes principais e uma classe geral. 24 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) De acordo com as regras de alfabetao, os sobrenomes que exprimem grau de parentesco NO so considerados na: a) precedncia classificatria; b) movimentao alfanumrica; c) ordenao alfabtica; d) tabela de codificao; e) remissiva alfabtica. 25 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) Para organizao de uma massa documental constituda especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o mtodo: a) enciclopdico; b) numrico; c) dicionrio; d) unitermo; e) geogrfico. 26 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) Assegurar a preservao dos documentos que no mais so utilizados pela administrao e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecer a eliminao ou o arquivamento definitivo a funo principal do arquivo: a) onomstico; b) permanente; c) especializado; d) intermedirio; e) estratgico. 27 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) Na mensagem: informamos que, na reunio ordinria da SubReitoria de Planejamento da UFRJ, foi discutido o oramento para o ano de 2005, as palavras-chave principais so: a) informao, reunio e ordinria; b) reunio ordinria, Sub-Reitoria de Planejamento e oramento para 2005; c) informao, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ; d) reunio ordinria, informao e oramento para 2005;
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e) informao, UFRJ e ano de 2005. 28 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituio, de acordo com os valores informativos e probatrios, atividade da comisso de: a) avaliao de documentos; b) incinerao de documentos; c) restaurao de documentos; d) movimentao de documentos; e) preservao de documentos. 29 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) Antes de eliminar documentos inservveis para a instituio, o tcnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinao aprovado pela autoridade competente, que a tabela de: a) operacionalidade; b) caducidade; c) organicidade; d) temporalidade; e) originalidade. 30 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) As atas das sesses ordinrias dos Conselhos Superiores da universidade federal, dos anos de 1973 a 1985, formam um conjunto documental que deve ser organizado e armazenado adequadamente no arquivo: a) especial; b) especializado; c) permanente; d) corrente; e) jurdico. 31 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) Propiciar uma viso de conjunto dos servios de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador saber quais so os seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos que ele abriga, alm de divulgar e promover o arquivo junto aos meios escolares, administrativos e culturais em geral, so finalidades do: a) ndice; b) resumo; c) inventrio; d) catlogo; e) guia. 32 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) O controle de temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorvel conservao dos documentos, denomina-se: a) monitorao; b) climatizao; c) esterilizao; d) fumigao; e) refrigerao. 33 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notaes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrncia de alterao no sistema de arranjo, a tabela de: a) temporalidade; b) prescrio; c) destinao; d) equivalncia; e) conservao.
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34 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) O tcnico de arquivo necessita auxiliar o arquivista na elaborao de uma publicao, descrevendo detalhadamente os documentos previamente selecionados, visando a inclu-los num instrumento, utilizando critrios temticos, cronolgicos, onomsticos etc. O instrumento que deve ser elaborado o: a) ndice; b) repertrio; c) guia; d) inventrio; e) topogrfico. 35 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) A palavra ou o grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais documentos, para indicar seu contedo e facilitar sua recuperao denomina-se: a) palavra-cpia; b) palavra-guia; c) palavra-chave; d) palavra-ndice; e) palavra-item. 36 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) O art. 4 da Lei 8.159 menciona que todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que sero prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindvel segurana do: a) Arquivo e do Congresso; b) Homem e da Comunidade; c) Pblico e da Vida; d) Governo e da Poltica; e) Estado e da Sociedade. 37 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) So inalienveis e imprescritveis os documentos de valor: a) primrio; b) permanente; c) especial; d) intermedirio; e) corrente. 38 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de: a) 100 anos; b) 150 anos; c) 200 anos; d) 250 anos; e) 300 anos. 39 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) O rgo vinculado ao Arquivo Nacional que define a poltica nacional de arquivos o: a) SINARQ; b) ABARQ; c) REBARQ; d) COLMARQ; e) CONARQ. 40 - (UFRJ / Tcnico Arquivo / 2004) Gerir e recolher os documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos so competncia do: a) Arquivo Estadual;
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b) Arquivo Municipal; c) Arquivo Nacional; d) Arquivo Histrico; e) Arquivo Judicirio. 41 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto ao gnero, os microfilmes so documentos classificados como: a) cartogrficos b) iconogrficos c) audiovisuais d) textuais 42 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os registros audiovisuais ou sonoros que reflitam fatos da vida da instituio so considerados documentos de guarda do tipo: a) eventual b) temporria c) permanente d) intermediria 43 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Quanto sua funo, a guia que indica a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia, chamada de: a) subsidiria b) secundria c) primria d) especial 44 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao usar o Mtodo Numrico Simples, os correspondentes eventuais tero a sua documentao arquivada em pastas, que constituiro uma srie parte, chamadas de: a) especiais b) reservadas c) miscelneas d) confidenciais 45 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Uma guia cuja inscrio na projeo A C possui uma notao do tipo: a) aberta b) fechada c) numrica d) alfanumrica 46 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A fase da operao de arquivamento, em que feito o arranjo dos documentos, de acordo com a codificao dada aos mesmos, denomina-se: a) classificao b) automao c) ordenao d) inspeo 47 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os nomes abaixo. 1) 2) 3) 4) 5) Jos Amadeo Angel O Neil J. F. Amadeo Rafael Colorado Filho Dr. Renato Figueroa
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A seqncia dos nmeros que correspondem ordem alfabtica, obedecendo s regras da ABNT : a) 3 1 4 5 2 b) 2 5 1 3 4 c) 3 1 5 -4 2 d) 2 3 1 4 -5
48 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. 1) Rio de Janeiro Vassouras Oliveira & Santos 2) Rio de Janeiro Angra dos Reis Irmos Gonalves S/A 3) Rio de Janeiro Rio de Janeiro Sociedade Protetora dos Animais 4) Rio de Janeiro Terespolis Jones Shop 5) Rio de Janeiro Resende Hotel da Serra A ordenao dos nmeros, segundo o Mtodo Geogrfico, na modalidade estado, cidade e correspondente, : a) 3 5 2 4 1 b) 3 2 5 4 1 c) 2 5 4 1 3 d) 1 2 3 4 5 49 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. 1) Petrpolis (RJ) Cia. Martins de Exportao 2) Salvador (BA) Farmcia Ramos 3) Belo Horizonte (MG) Vila Rica Hotel 4) So Carlos (SP) Jos Malgor & Cia. 5) Braslia (DF) Importadora Nacional A ordenao dos nmeros, segundo o Mtodo Geogrfico, na modalidade cidade, estado e correspondente, : a) 2 5 3 1 4 b) 5 2 3 1 4 c) 2 3 1 4 5 d) 3 5 1 2 4 50 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os assuntos abaixo: 1) Seguros 2) Pessoal 3) Auditoria 4) Transportes 5) Material A seqncia dos assuntos que correspondem orientao alfabtica dicionria : a) 3 5 2 1 4 b) 3 2 1 4 5 c) 4 1 2 5 3 d) 5 4 1 2 3 51 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Considere os elementos abaixo. Cursos Cursos da SMA
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Graduao Intensivo Cursos da FAE Cursos do DPE A codificao correta destes assuntos, segundo o Mtodo Decimal, partindo da classe 100 : a) 100 200 300 400 500 - 600 b) 100 111 112 113 120 130 c) 100 110 111 112 120 130 d) 100 101 101.1 101.2 102 103 52 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O mtodo de arquivamento de documentos cuja pesquisa feita por intermdio das fichas de palavras-chave, as quais, devem ser consultadas superpostas, : a) duplex b) decimal c) unitermo d) automtico 53 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O conjunto de princpios (anlise, arranjo, descrio, avaliao, transferncia e recolhimento dos documentos) e tcnicas a serem observadas na constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos, denomina-se: a) arquivoconomia b) arquivonomia c) arquivologia d) arquivstica 54 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O processo de anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos denomina-se: a) arranjo b) avaliao c) descrio d) classificao 55 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O mtodo de seleo que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critrio geogrfico, alfabtico, numrico e / ou cronolgico chama-se: a) suporte b) avaliao c) destinao d) amostragem 56 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O ato pelo qual os arquivos ou colees so colocados, fisicamente, sob custdia de terceiros, sem que haja transferncia de posse ou propriedade, chamado de: a) destinao b) depsito c) acervo d) legado 57 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A Transferncia de documentos dos arquivos intermedirios para os arquivos permanentes chamada de: a) triagem
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b) seleo c) descarte d) recolhimento 58 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Ao conjunto de regras fundamentais e orgnicas de uma entidade coletiva, normalmente subdividido em ttulos, captulos, artigos, sees, pargrafos, incisos e alneas, d-se o nome de: a) estatuto b) circular c) rotina d) edital 59 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa elaborado seguindo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo, todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada chama-se: a) catlogo b) ndice c) lista d) guia 60 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divises so identificadas e pormenorizadamente descritas, denomina-se: a) lista de incluso b) lista de eliminao c) inventrio analtico d) inventrio sumrio 61 (Prefeitura Municipal de Queimados / Arquivista / 1995) Nos arquivos, a guarda e conservao dos documentos visando sua utilizao so caractersticas da: a) criao b) funo c) finalidade d) localizao e) importncia 62 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A posio em que so dispostas fichas e documentos, e no a forma dos mveis, distinguir os tipos de arquivamento, que so: a) aberto e fechado b) lateral e diagonal c) simples e composto d) relativo e eletrnico e) vertical e horizontal 63 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A organizao pressupe o desenvolvimento de vrias etapas de trabalho. Assim, ao analisar estatutos, cronogramas, regimentos e normas, realiza-se a etapa preliminar de: a) anlise b) avaliao c) prognstico d) planejamento e) levantamento 64 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A centralizao dos arquivos correntes no
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apenas a reunio da documentao em nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle de documentos. O rgo encarregado dessa centralizao o protocolo que concentra as seguintes atividades: a) arquivo, controle, anlise e eliminao b) expedio, controle, reteno e expurgo c) avaliao, levantamento, movimentao e descarte d) recebimento, registro, distribuio e movimentao e) planejamento, anlise, implantao e acompanhamento De acordo com as regras de alfabetao, ordene os nomes das questes de n 65 a 67. 65 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Dr. Igor Thiago Silva a) (Dr.) Igor Thiago, Silva b) IGOR, Thiago Silva (Dr.) c) (Dr.) Silva, Igor Thiago d) (Dr.) Thiago Silva, IGOR e) SILVA, Igor Thiago (Dr.) 66 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Alba Amlia Alves & Cia. a) ALBA, AMLIA ALVES & CIA b) AMLIA, ALVES &CIA. Alba c) &Cia. Alba AMLIA ALVES d) ALVES & CIA, Alba Amlia e) CIA, Alba Amlia Alves & 67 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Moyss Matheus Filho a) FILHO, MATEUS Moyss b) MANTHEUS FILHO, Moyss c) FILHO, Moyss Mateus d) MOYSS, Matheus Fillho e) Matheus Moyss, FILHO 68 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O mtodo geogrfico do sistema direto, sendo a busca feita diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a: a) palavra b) informao c) alfabetao d) procedncia e) correspondncia 69 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O mtodo cronolgico adotado em quase todas as reparties pblicas. Numera-se o documento depois de autuado, colocando-o numa capa de cartolina. Alm do nmero, so transcritas outras informaes. Esse documento denomina-se: a) catlogo b) protocolo c) inventrio d) repertrio e) processo 70 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A aplicao de critrios de avaliao para distinguir no s os documentos de valor eventual, como tambm os que detm valor informativo ou probatrio, efetivada no seguinte arquivo: a) inativo
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b) central c) corrente d) permanente e) intermedirio 71 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Realizada a anlise da documentao, impe-se a elaborao de uma tabela de: a) temporalidade b) equivalncia c) prescrio d) valorao e) descarte 72 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos como convites recebidos, material de divulgao de terceiros e correspondncias de congratulaes so classificados como de guarda do tipo: a) inativa b) eventual c) permanente d) intermediria e) administrativa 73 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, visando a torn-los teis para fins administrativos, pesquisas histricas funo do arquivo: a) corrente b) especial c) permanente d) intermedirio e) especializado 74 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) A passagem dos documentos da 2 para a 3 idade do arquivo, chama-se: a) conservao b) recolhimento c) referncia d) transferncia e) encaminhamento 75 (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) obra destinada orientao dos usurios no conhecimento e na utilizao dos fundos que integram o acervo de um arquivo. o instrumento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar a totalidade dos fundos existentes no arquivo. Este instrumento identificado como: a) guia b) ndice c) catlogo d) repertrio e) topogrfico 76 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O instrumento tipo arrolamento, cuja organizao deve refletir o arranjo adotado para disposio do fundo, ou parte dele, como uma srie, o: a) guia topogrfico b) catlogo temtico c) ndice onomstico
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d) inventrio sumrio e) repertrio alfabtico 77 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) O mtodo de seleo que permite determinar o grau de representatividade de um conjunto documental, segundo critrio geogrfico, alfabtico, numrico ou cronolgico o processo de: a) arquivamento b) amostragem c) destinao d) reteno e) seriao 78 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos realizados por um tcnico de arquivo foram numerados seqencialmente, apresentando uma peculiaridade, fazendo com que os nmeros ficassem dispostos em 3 grupos de 2 algarismos cada um, sendo ligados da direita para a esquerda, formando pares. O tcnico de arquivo se utilizou do seguinte mtodo de arquivamento: a) dgito-inicial b) dgito-binrio c) dgito-terminal d) dgito-secundrio e) dgito-intermedirio 79 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Os documentos de arquivos podem assumir, basicamente, dois tipos de valores que de acordo com os seus contedos, podem ser: a) ativo e passivo b) probatrio e fiscal c) eventual e jurdico d) transitrio e definitivo e) administrativo e histrico 80 - (Prefeitura Municipal de Sapucaia / Arquivista / 1994) Denomina-se arranjo, em arquivstica, a ordenao dos documentos em fundos, a ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, os itens documentais dentro das sries. As atividades desenvolvidas no arranjo so: a) intelectuais e fsicas b) cientficas e culturais c) fsicas e cientfica d) fsicas e culturais e) culturais e fsicas 81 (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) A atividade de sintetizar elementos formais e contedo textual de unidades de arquivamento, adequando-os aos instrumentos de pesquisa os quais se pretende produzir, chama-se: a) destinao b) descrio c) avaliao d) coleo e) classificao 82 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) O processo que na organizao de arquivos correntes consiste em colocar os documentos em seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica, de acordo com o mtodo de arquivamento previamente adotado, denominado: a) doao b) avaliao c) classificao d) destinao e) distribuio
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83 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) O documento, pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de proteo, quanto sua guarda e acesso pblico, classificao como: a) sigiloso b) oficial c) pblico d) secreto e) urgente 84 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) O arranjo tem sob sua custdia documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que apresentam, identificado como: a) especial b) corrente c) tcnico d) especializado e) geral 85 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) A possibilidade de consulta aos documentos de arquivo, a qual poder variar em funo de clusulas restritas, entendida arquivisticamente como: a) distribuio b) divulgao c) gnero d) seleo e) acesso 86 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) Segundo PAES (1986:14), ao analisarmos os estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo, estamos desenvolvendo a etapa de: a) avaliao b) levantamento c) planejamento d) implantao e) acompanhamento 87 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) As projees das guias, em um arquivo corrente, possuem funes. Estas podem ser classificadas de acordo com a necessidade de trabalho. Assim, a guia que indica a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia tem o nome de: a) especial b) subsidiria c) primria d) secundria e) terciria 88 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) As atividades de colocao dos papis nas galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixao de etiquetas etc., referem-se ao arranjo do tipo: a) aberto b) fsico c) funcional d) intelectual e) condicional 89 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) Segundo as normas de organizao de Arquivos
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Intermedirios, ... ainda que a documentao transferida do arquivo corrente permanea no arquivo intermedirio..., o acesso a ela limita-se ao rgo: a) produtor b) receptor c) organizador d) consultor e) acumulador 90 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) Estabelecer preceitos capazes de orientar a ao dos responsveis pela anlise e seleo do documento, com vistas fixao de prazos para sua guarda ou eliminao, competncia da: a) recepo b) avaliao c) destinao d) organizao e) acumulao 91 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) O fator norteador da constituio do fundo, segundo Belloto, a: a) norma do documento b) origem do documento c) funo do documento d) organizao do documento e) subordinao do documento 92 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) Segundo Michel Duchein, um dos maiores obstculos que precedem a identificao de fundos a questo da hierarquia dos: a) documentos b) arquivos c) rgos d) itens e) conjuntos 93 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) O arranjo o processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e o agrupamento, em relao significativa de tais unidades entre si. A relao significativa por Schelleenberg o princpio da: a) santidade b) identificao c) anlise d) organicidade e) funcionalidade 94 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) A teoria dos fundos, como embasamento metodolgico da ordenao dos conjuntos documentais nos arquivos permanentes, e que est universalmente consagrada, teve seu incio na: a) Inglaterra b) Espanha c) Venezuela d) Argentina e) Frana 95 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) A sistemtica de arranjo inicia-se materialmente com o: a) processamento
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b) levantamento c) planejamento d) recolhimento e) agrupamento 96 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) De acordo com a terminologia internacional sobre Arquivologia, a seqncia de documentos da mesma natureza no interior de um fundo chamada de: a) srie b) item c) grupo d) seo e) diviso 97 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) A descrio tarefa tpica do arquivo: a) corrente b) intermedirio c) permanente d) especial e) especializado 98 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) O instrumento de pesquisa, que tem por finalidade fornecer uma viso do conjunto dos servios de arquivo de modo a permitir ao pesquisador saber quais so seus recursos, a natureza dos fundos que ele abriga, os instrumentos de que dispe e quais so as fontes complementares, um instrumento descritivo e feito com esprito prtico. A este instrumento denominamos: a) repertrio b) inventrio c) catlogo d) ndice e) guia 99 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) Quando recorremos a um instrumento de pesquisa que tem a caracterstica de uma lista alfabtica (e eventualmente cronolgica) de nomes de pessoas, de lugares ou de assuntos contidos em uma ou mais unidades arquivsticas, estamos nos referindo ao (): a) ndice b) repertrio d) catlogo d) inventrio e) guia 100 - (UNI-RIO, Arquivologia-Transferncia / 1997) Dentro das cincias documentais, a diplomtica a atividade que se ocupa da descrio e da explicao dos atos escritos. Seu campo de aplicao so os documentos gerados pela rea: a) privada b) pblica c) judicial d) policial e) cartogrfica 101 (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que promoveu avanos importantes na rea de arquivologia no domnio da cooperao entre pases foi criado em: a) 1962 no mbito FID b) 1945 no mbito AMC
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c) 1971 no mbito CRCCF d) 1950 no mbito UNESCO e) 1964 no mbito da AFNOR 102 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) As operaes intelectuais envolvidas na anlise e ordenao do acervo arquivstico denominam-se: a) nvel de descrio b) avaliao c) arranjo d) identificao e) descrio multinvel 103 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Em sentido restrito, as funes fundamentais dos sistemas e servios relacionados com o tratamento da informao, tais como Arquivos, Bibliotecas, Centros de Informao ou Servios de Informao so: a) conhecer a demanda de uso e acesso, e arquivamento b) armazenar, avaliar e recuperar informao c) registrar e permitir a acessibilidade s fontes de informao d) avaliar informaes sobre necessidade e densidade de uso e) organizar e conservar os documentos 104 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Os mtodos de arquivamento so responsveis pela (o): a) plano de armazenagem dos documentos b) notao dos documentos c) palavra-chave dos documentos d) ordenao dos documentos e) plano de destinao dos documentos 105 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) A cristalizao e a divulgao do termo arquivo ocorrem: a) no perodo de transio da idade antiga para a mdia b) no perodo de transio da idade mdia para a moderna c) no incio da idade moderna at meados do sc. XVII d) no perodo de transio da idade moderna para a contempornea e) no incio da idade contempornea at meados do sc. XIX 106 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Ao longo da histria, tem sido objeto dos trabalhos dos especialistas de arquivo: a) conservao, memria, organizao e guarda b) produo, tramitao, conservao e autuao c) tratamento, conservao, gerao/gesto e difuso d) organizao, apensamento, arquivamento e conservao e) autuao, conservao, anlise, anlise documental e arquivamento 107 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Nula 108 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) De acordo com Rousseau e Coutoure, o que vai determinar o valor primrio e o valor secundrio dos documentos no ciclo de vida dos documentos de arquivos : a) o ineditismo das informaes ou novas interpretaes b) a freqncia de utilizao dos documentos c) a possibilidade de informaes sobre documentos primrios d) a novidade ou interpretao de fatos acontecidos e) o registro de informaes sobre documentos secundrios
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109 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) A homepage institucional ELETROBRS informa que o seu acervo arquivstico consiste de documentao: a) fiscal, depois de selecionada transferida para o arquivo conveniente b) gerencial, preservada por apresentar informaes de valor funcional, histrico e / ou jurdico c) legal d) informativa de divulgao, tcnica de energia eltrica e fisca e) tributria, contbil, legal e histrica 110 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) A definio da poltica nacional de arquivos brasileiros cabe ao (a): a) SOCINFO b) SINAR c) ABNT/ISSO d) AFNOR e) CONARQ 111 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Na ISAD(G) feita a recomendao de que sejam padronizados os termos relativos a entidades fsicas, jurdicas e geogrficas por meio de: a) relao de identificadores comuns b) unidades de descrio relacionadas c) controle de autoridade d) referncia cruzada e remissiva e) registro analtico para entidades e lugares 112 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) A gesto da informao orgnica permite que sejam realizadas: a) as revises de literatura b) as anlises de peridicos eletrnicos c) os repertrios de literatura d) as investigaes em fontes tercirias e) as pesquisas retrospectivas 113 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Conforme a natureza do contedo, os documentos podem ser categorizados em: a) fiscais, de pessoal, tcnicos e histricos b) administrativos, de pessoal, contbil, jurdico e tcnicos c) diplomticos, administrativos, legais e tcnicos d) histricos, administrativos, tcnicos ou especializados e) tcnicos, administrativos, contbil-financeiros, de pessoal 114 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) As regras gerais da ISAD(G), determinam como elementos essenciais para o intercmbio internacional de informao descritiva: a) cdigo de referncia; dimenso da unidade de descrio; arranjo; data(s) de produo ou de acumulao dos documentos da unidade de descrio; resumo; b) ttulo; nvel de descrio; data(s) de produo ou de acumulao dos documentos da unidade de descrio; condies de acesso; localizao de originais; c) acumulao dos documentos da unidade de descrio; data(s) de produo ou de acumulao dos documentos da unidade de descrio; d) dimenso da unidade de descrio; ttulo; nvel de descrio; data(s) de produo ou de acumulao dos documentos da unidade de descrio; cdigo de referncia e) nvel de descrio; dimenso da unidade de descrio; data(s) de produo ou de acumulao dos documentos da unidade de descrio; sistema de arranjo. 115 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Constituem documentao especial de arquivos os documentos:
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a) audiovisuais; filmogrficos; iconogrficos; sonoros b) cartogrficos; fonogrficos; audiovisuais; iconogrficos c) microformas; audiovisuais; cartogrficos; fonogrficos d) filmogrficos; cartogrficos; sonoros; audiovisuais e) fonogrficos; microformas; audiovisuais; iconogrficos 116 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) A experincia piloto da criao do Projeto de Gesto de Documentos para estabelecer uma organizao sistmica dos arquivos da administrao pblica brasileira teve como um dos objetivos especficos: a) assegurar apoio necessrio ao planejamento no nvel ministerial b) implementar decises governamentais no mbito do Ministrio c) otimizar o processo de recuperao de informaes tcnico-administrativas d) assegurar apoio necessrio para implementao no nvel ministerial e) identificar os tipos de documentos nas instituies e definir o software para uso 117 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) O mtodo decimal leva em conta o contexto institucional do arquivo e tem como fundamento a teoria da classificao de Melvil Dewey. O ndice elaborado para um cdigo de classificao de documentos denominado: a) analtico-sinttico b) declarativo c) ps-coordenado d) integrado e) relativo 118 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) De acordo com a poltica nacional de arquivos pblicos e privados (Lei 8.159), os arquivos privados so conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas e jurdica, em decorrncia de suas atividades. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser: a) alienados com aditamentos e ou perda da unidade documental, nem recolhidos para o exterior b) alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior c) recolhidos na sua totalidade para o exterior d) recolhidos para o exterior com anexao, mesmo que contenham marginalia e) transferidos para o exterior com apensamento e alienados com disperso 119 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Considerando a teoria das trs idades, a avaliao dos documentos de arquivo deve ser realizada no estgio: a) intermedirio b) corrente / intermedirio c) intermedirio / permanente d) corrente e) permanente 120 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) O princpio norteador da srie o tipolgico, contudo a natureza de sua composio poder ser: a) o acesso, a utilizao e a difuso b) os elementos formais e de contedo c) estrutural, funcional ou por espcie documental d) os tipos de instrumentos de pesquisa e) as tcnicas de armazenamento 121 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Um arquivo pblico (federal, estadual ou municipal), para organizar a documentao armazenada, dever introduzir uma poltica de gesto dos documentos pblicos considerando as fases correntes e intermedirias, alm da permanente. De imediato, o seguinte procedimento metodolgico operacional dever ser implementado:
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a) arranjo e destinao da produo documental b) otimizaodos procedimentos e das atividades arquivsticas c) avaliao, seleo, arquivamento e microfilmagem d) levantamento da produo documental e) controle do fluxo de documentos 122 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Um dossi / processo geralmente uma unidade bsica de um (a): a) tramitao b) srie c) apenso d) consulta por derrogao e) plano de acesso 123 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Segundo recomendao da Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos (2001), os rgos que adotarem a tabela de temporalidade desenvolvida por eles devero compor: a) Comisso Permanente de Avaliao e Grupo de Trabalho para execuo de procedimentos metodolgicos b) Comisso Permanente de Avaliao e Destinao c) Comit Multidisciplinar de Gesto e Comisso de Avaliao dos Documentos d) Grupo de Trabalho para atualizao das informaes constantes da Tabela de Temporalidade e) Equipe Tcnica para Manuteno da Tabela de Temporalidade 124 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) O procedimento arquivstico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservao e restaurao de documentos denomina-se: a) preservao b) descrio c) conservao d) restaurao e) avaliao 125 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Na realidade dinmica da Internet e da sociedade da informao, a comunicao por meio eletrnico fundamental. As discusses sobre a assinatura digital no Brasil esto centradas na (os): a) falta de capacitao de pessoal que domine esse tipo de tecnologia b) critrios no definidos para correspondncia entre autora aparente e autoria real c) ausncia de tecnologia para segurana da credibilidade dos documentos e da autoridade certificadora d) critrios de transferncia e conservao das informaes entre memria do computador e cd-rom e) formao de cyber notrios 126 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) O Cdigo de Classificao de Documentos de Arquivo para a Administrao de Arquivo para a Administrao Pblica, revisto e ampliado conforme Resoluo n 14/20001 (DOU 8/2/02), inclui as: a) atividades-fim e notao pura b) atividades-fim, notao mista e enumerativa c) atividades-meio, atividades-fim e notao pura d) atividades-meio e notao pura e) atividades-meio e notao mista 127 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Norma internacional que temo objetivo bsico de registro de autoridade arquivstica e que descreve entidades de natureza diversas: a) ISSN b) ISAAR(CPF)
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c) ISGML (MAD2) d) ISDTD e) ISAD(G) 128 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) A arquivstica preocupa-se com a falta de respaldo legal que assegura o valor probatrio dos registros nos documentos eletrnicos. As duas questes centrais desse problema so: a) software e direito autoral b) privacidade do cidado e direito autoral c) direito autoral e hipertexto d) rede de transmisso dos dados e formatos e) hardware e direito autoral
129 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) As diretrizes para construo de websites de instituies arquivsticas: a) esto em fase de implantao pelo SGML; a expresso correta deveria ser sites b) no foram formuladas; a expresso correta deveria ser web c) foram recomendadas; a expresso website conhecida tambm como site, e a forma portuguesa stio pouco usada d) esto sendo implantadas, em fase inicial, e est sendo realizada pela DWDM e) no foram aprovadas na instncia responsvel pela formulao da poltica brasileira de arquivos 130 - (ELETROBRS / Arquivologia / 2002) Na literatura, sistema hbrido a combinao de mais de uma tecnologia com o objetivo de potencializar resultados, aproveitando o que cada uma tem de melhor a oferecer. So requisitos bsicos para o xito de qualquer mtodo de reproduo: a) seleo e destinao dos documentos b) higienizao e acondicionamento c) avaliao e organizao da documentao d) seleo e restaurao da documentao e) transferncia da documentao e sua fotogrametria 130 Questes de Arquivologia (1) GABARITO: 1 2 3 A D C 21 22 23 B A E 41 42 43 C C D 61 62 63 B E E 81 82 83 B C A 101 102 103 D C B 121 122 123 D B A
4 B 24 C 44 C 64 D 84 D 104 D 124 A
5 A 25 B 45 B 65 E 85 E 105 A 125 C
6 D 26 D 46 C 66 A 86 B 106 C 126 D
7 C 27 B 47 A 67 B 87 A 107 E 127 B
8 E 28 A 48 B 68 D 88 B 108 B 128 B
9 A 29 D 49 D 69 E 89 A 109 B 129 C
10 D 30 C 50 A 70 C 90 B 110 E 130 C
11 B 31 E 51 C 71 A 91 B 111 C
12 A 32 B 52 C 72 B 92 C 112 E
13 C 33 D 53 D 73 C 93 D 113 E
14 E 34 B 54 B 74 B 94 E 114 D
15 C 35 C 55 D 75 A 95 D 115 A
16 E 36 E 56 B 76 D 96 A 116 C
17 A 37 B 57 D 77 B 97 C 117 E
18 B 38 A 58 A 78 C 98 E 118 B
19 B 39 E 59 A 79 E 99 A 119 D
20 E 40 C 60 C 80 A 100 B 120 C
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O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetao, e que so as seguintes:

Continuao dos exerccios

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