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GERENCIAMENTO
DE MANUTENO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES

MANUTENO CORRETIVA

ste captulo se prope explicar os passos que devem ser seguidos quando um servio de manuteno corretiva solicitado por um usurio do equipamento. importante dizer que a filosofia usada para a elaborao da seqncia de atividades para manuteno corretiva, explicada abaixo, deve ser utilizada para a elaborao de outras seqncias de atividades, ou seja, para manuteno preventiva, instalao e aquisio de equipamentos ou peas de reposio. A elaborao da uma seqncia de atividades para cada servio a ser executado define a tarefa a ser realizada e a pessoa encarregada da execuo. Esse procedimento reduz uma srie de problemas que podem ocorrer em caso de discusses dentro do grupo sobre a pessoa que deveria ter executado um determinado trabalho e no o fez. A seguir, mostramos uma srie de fluxogramas que apresentam a maioria das atividades a serem executadas pela manuteno. A explicao desses fluxogramas feita sob forma de rotina de manuteno corretiva e sub-rotinas de servio terceirizado, oramento e garantia. A sugesto dada aqui que esses fluxogramas sirvam para a definio das vrias atividades que compem um programa de manuteno corretiva, assim como de guia para a elaborao dos fluxogramas especficos para cada equipe de manuteno a ser montada. Lembramos que essa forma seqencial de apresentao bastante utilizada em palestras de treinamento dos tcnicos, assim como para explicar administrao o modo de funcionamento do departamento de manuteno.

ROTINA

DE MANUTENO CORRETIVA

1. A solicitao de manuteno de um determinado equipamento pode ser feita atravs de telefone, envio de OS, entrega pelo prprio usurio, entrega pelo servio de patrimnio do EAS (utilizado principalmente em servios pblicos) e notificao a qualquer tcnico do grupo que ocasionalmente esteja prximo

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GERENCIAMENTO
DE MANUTENO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES

ao equipamento. necessrio cuidado para o gerenciamento de ordens de servios geradas por telefone. Por exemplo, o pessoal do grupo de manuteno emite uma OS quando recebe a chamada telefnica do usurio e este, por sua vez, tambm expede outra OS. Esse fato pode duplicar documentos e criar confuses para o controle mensal de servios executados. Para evitar esse tipo de transtorno, o grupo de manuteno deve elaborar um protocolo que autorize somente o usurio a emitir uma OS ou pedir ao usurio para no expedir OS em solicitaes de servio por telefone. Entretanto, para agilizao do atendimento ao usurio, em nenhuma hiptese o grupo deve aguardar a chegada da OS a suas mos. O servio deve ser realizado assim que o tcnico estiver disponvel.

2. Qualquer que seja a forma da solicitao, a abertura de uma ordem de servio deve ser feita de imediato. Existem grupos de manuteno que deixam um bloco de OS em cada departamento do EAS para ser preenchida pelo prprio usurio. Outros grupos, com maiores recursos computacionais, j possuem todos os equipamentos do EAS cadastrados em arquivos digitais e simplesmente providenciam junto ao solicitante o cdigo do equipamento ou seu nmero de srie, o nome do solicitante, o departamento e a causa da solicitao de conserto. Os tcnicos do grupo devem ser sempre notificados de que equipamentos consertados sem abertura de OS no sero computados nem para o tcnico, nem para o departamento, caindo assim a produtividade de ambos.

3. Em princpio, a OS deve ser encaminhada ao responsvel pelo grupo, que

deve verificar imediatamente se o equipamento est dentro do perodo de garantia de aquisio ou garantia de servio (informao contida no Formulrio para Histrico de Equipamento vide pgina 61). Se o equipamento estiver em garantia, a rotina a ser adotada a explicada na sub-rotina de garantia. Antes de enviar o equipamento a uma empresa ou representante tcnico, importante que o tcnico tente identificar a causa da falha do equipamento, independentemente do defeito acusado na OS pelo usurio. A identificao da causa ser registrada tanto no Formulrio para Histrico de Equipamento quanto na Ficha Para Controle de Servios Externos (vide pgina 66).

4. Para equipamentos sob contrato de manuteno (informao contida no Formulrio para Histrico de Equipamento vide pgina 61), necessrio que o responsvel verifique o tipo de contrato efetuado para o equipamento em questo. Se for contrato de manuteno por perodo determinado (vide item sobre definio do tipo de contrato na pgina 18), deve ento solicitar a presena do tcnico ou enviar o equipamento para as oficinas da empresa prestadora de servio. Neste caso, o procedimento a ser adotado ser o mesmo descrito no item B da sub-rotina de servios terceirizados (vide pgina 63). Em servios sob contratos que exigem a presena do tcnico da empresa contratada no local, muito importante que ele esteja sempre acompanhado de

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MANUTENO
CORRETIVA

tcnico pertencente ao grupo de manuteno. O acompanhamento do servio por um tcnico interno valioso tanto para a sua aprendizagem como para a fiscalizao do trabalho executado.

5. Caso o equipamento no esteja em garantia, o responsvel deve definir a

equipe ou o tcnico que executar o servio. importante nessa etapa a elaborao de uma forma de registro da data de entrega do equipamento para o tcnico, que servir para o controle do tempo de reparo do equipamento. Sugerimos a utilizao de uma agenda com a anotao da data prevista para a concluso do servio, a identificao do equipamento e o nome do tcnico.

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GERENCIAMENTO
DE MANUTENO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES

Figura 1 Rotina de manuteno corretiva

Usurio notifica necessidade de manuteno 12 Tcnico executa teste de qualidade

II

Departamento abre OS

13

Equipamento entregue ao usurio com protoloco de recebimento

Equipamento em garantia N Equipamento sob contrato N Responsvel define tcnico para execuo do servio

S D 14 Tcnico encerra OS

S B

Tcnico recebe a OS e localiza equipamento 11 Tcnico executa servio

Tcnico inicia a execuo do servio

possvel o reparo S 9
Pea de reposio disponvel S

N 10

Tcnico abre pedido de aquisio

Fluxograma da seqncia de atividades para a manuteno corretiva de um equipamento hospitalar.

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MANUTENO
CORRETIVA

6. Nem sempre o equipamento est disponvel no departamento de manuteno. Em vrios casos, o equipamento deve ser localizado e levado para a oficina de manuteno, se necessrio. Equipamentos de grande porte s podem ser consertados no local onde esto instalados. Conforme mencionado no captulo anterior, para o caso de consertos fora da oficina de manuteno, importante que o tcnico v ao local de reparo j com a maleta de ferramentas (Anexo 1) e o esquema eltrico ou mecnico do equipamento (caso este esteja disponvel no departamento).

7. Antes do incio de qualquer reparo, o tcnico deve seguir alguns procedimentos para evitar a abertura de um equipamento cuja falha pode ser simplesmente devida a erro de operao, queima de fusvel ou qualquer outra causa de fcil soluo. Para isso, necessrio que o responsvel, em colaborao com o grupo, desenvolva algumas rotinas iniciais de manuteno e instrua cada tcnico contratado dos procedimentos que devem ser adotados (exemplo: utilizar como ajuda a listagem de verificaes troubleshooting do manual de operao do equipamento). Reunies peridicas com o grupo de tcnicos para discusso e estabelecimento dos procedimentos iniciais de manuteno corretiva constituem uma das melhores maneiras de desenvolver essas rotinas, que devem ser idnticas para grupos especficos de equipamentos. 8. Quando o tcnico no conseguir identificar ou reparar o defeito, necessrio o contato com o fabricante ou com a assistncia tcnica. Para isso, o tcnico deve devolver a OS ao responsvel pelo grupo, que localizar a assistncia tcnica qual ser solicitada a visita de um tcnico ou para onde ser enviado o equipamento para reparo, seguindo a rotina de controle de servios de terceiros (vide pgina 63). Existem casos em que o reparo do equipamento representa um custo bastante alto nesse caso recomenda-se a desativao do equipamento. O mtodo a ser seguido para esse processo no assunto deste manual por ser relativamente complexo. A deciso de desativao de um equipamento depende no somente do custo da mo-de-obra (mesmo sendo servio interno), mas tambm da dificuldade de obteno de peas de reposio, do nmero de vezes que este equipamento vem apresentando falhas nos ltimos anos, da existncia de tecnologias mais modernas com um menor custo de operao, da disponibilidade financeira do EAS, etc. Nos casos de desativao, o que ocorre tambm em relao a servios terceirizados (vide adiante), o responsvel pelo grupo de manuteno deve preparar um relatrio administrao justificando o motivo de sua sugesto para a desativao do equipamento. O termo sugesto foi colocado em itlico para lembrar que no o responsvel pelo grupo que decide sobre a desativao de um equipamento; este apenas recomenda e justifica a necessidade desse procedimento para a administrao.

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GERENCIAMENTO
DE MANUTENO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES

9. Durante o reparo, possvel a necessidade de substituio de peas. Cada

pea substituda deve ser rigorosamente anotada na OS. O controle de peas em estoque depende muito do sistema de almoxarifado adotado pelo EAS. Para peas de reposio de uso intenso e dirio (resistores, capacitores, porcas, parafusos, arruelas, etc.), sugerimos o acesso livre dos tcnicos, a quem caberia tambm o controle de estoque mnimo. Para cada pea retirada, seria dada baixa em uma ficha especfica daquele item, localizada na gaveta ou caixa onde a pea est armazenada. Para cada pea que o tcnico retirar da gaveta, ele deve contar o nmero de peas restantes daquele determinado item e, se estiver abaixo do estoque mnimo, ele mesmo deve emitir uma solicitao de aquisio. Esse procedimento compartilharia o controle de material e eliminaria a necessidade de um almoxarife s para o grupo ou a necessidade de armazenamento e controle em local distante da oficina de manuteno. Para peas de maior valor e baixa taxa de substituio, o armazenamento pode ser feito em almoxarifado central, j existente no EAS.

10. Para os casos em que a pea de reposio no esteja disponvel, sugerimos

que a OS seja devolvida ao responsvel pelo grupo, acompanhada do formulrio de aquisio, descrio da pea e a quantidade a ser solicitada. Tanto no caso de peas abaixo do estoque mnimo como para peas no disponveis no almoxarifado, o pedido de compra deve ter o mesmo formato e seguir o mesmo procedimento. No formulrio para requisio devem constar a quantidade e todas as caractersticas da pea a ser comprada (vide pgina 62, sugesto de Ficha de Solicitao de Aquisio). Entretanto, o processo de aquisio pode se tornar bastante complicado, pois nem sempre as caractersticas de uma determinada pea so de fcil descrio. Freqentemente, a pessoa que solicita desconhece o nmero com que o fabricante designa a pea (part number) ou a existncia do desenho explodido do local onde a pea colocada. Em grupos em que o prprio tcnico executa a aquisio, esse processo pode ser significativamente facilitado, pois a pessoa que solicita a mesma que descreve a pea ao fornecedor. Por outro lado, o tempo que o tcnico despende nesse procedimento compromete significativamente sua produtividade. Em grupos com um nico comprador (normalmente com perfil administrativo), a falta de informaes para a aquisio pode comprometer bastante o tempo de retorno do equipamento ao usurio. Para agilizar o processo de aquisio e reduzir a possibilidade de compra de peas erradas, recomenda-se que, quando o responsvel recebe a OS de volta com a Ficha de Solicitao de Aquisio, este verifique se todos os dados relativos pea esto corretamente preenchidos. Somente aps essa verificao e possvel correo com o pessoal tcnico que a ficha ser enviada ao sistema de compras do hospital.

11. Como foi mencionado, so fundamentais o treinamento e a conscientizao do pessoal tcnico da importncia de um cuidadoso reparo em equipamentos hospitalares. Muitos deles (mdico-hospitalares) so fundamentais para a segurana e principalmente para a sustentao da vida do paciente.

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MANUTENO
CORRETIVA

12. O controle de qualidade oferecido pelo grupo aps a manuteno tem um

reflexo bastante positivo para o usurio. importante que o grupo crie alguns protocolos de teste que devem obrigatoriamente ser efetuados aps a manuteno de equipamentos, principalmente aqueles que oferecem riscos ao paciente e ao operador. Cada teste deve ser baseado nos recursos materiais (equipamentos de teste, fantomas e simuladores) disponveis no grupo. Uma vez elaborados, esses testes podem ser efetuados pelo prprio tcnico e, atravs deles, verificar diversos itens do equipamento, desde o estado da pintura externa at a sua calibrao. A elaborao dos testes pode ser baseada no prprio manual de operao do equipamento, no manual de manuteno (caso exista), nos manuais do ECRI e da AAMI.

13. Na OS h um campo para a assinatura do usurio, que deve ser obtida no

momento do retorno do equipamento ao usurio. Entretanto, nem sempre a pessoa que solicitou o servio a que est presente no momento da entrega do equipamento. Nessa situao, o responsvel pelo grupo de manuteno deve conversar com cada departamento do EAS e solicitar que sejam nomeadas uma ou mais pessoas que ficariam responsveis pelo recebimento do equipamento.

14. A OS encerrada e arquivada para posterior utilizao no controle peridico desenvolvido pelo grupo de manuteno (vide item sobre controle peridico no gerenciamento dos servios de manuteno na pgina 47). Aps o encerramento da rotina de manuteno corretiva ou preventiva de cada equipamento, tenha sido ela executada atravs de servio interno ou externo, importante que haja um documento que faa um resumo do servio executado, das peas que foram substitudas e do custo de manuteno (interna ou externa). Esse resumo ou histrico do equipamento serve como informao tanto para os tcnicos do grupo de manuteno no incio da cada servio, como para que o responsvel pelo grupo possa gerenciar o andamento da manuteno de cada equipamento sob sua responsabilidade. Esse documento deve conter toda a histria do equipamento de modo bastante resumido, desde sua chegada ao hospital at a desativao. Dele devem ser extradas as seguintes informaes: a. nmero e tipo de falhas ocorridas no equipamento; b. comparao das falhas que foram relatadas pelo grupo interno de manuteno e aquelas relatadas pelas empresas prestadoras de servio; c. tipo e nmero de peas que esto sendo substitudas no equipamento, tanto em servios internos como externos; d. custo por servio (interno e externo) e custo acumulado; e. datas de realizao de cada servio e conseqentemente o MTBF; f. no caso de servios externos, a pessoa de contato para cada servio executado na(s) empresa(s) de prestao de servio.

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GERENCIAMENTO
DE MANUTENO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES

Formulrio para o histrico de equipamento

Apresentamos na pgina seguinte uma sugesto para a elaborao de um formulrio para histrico. O campo destinado identificao do equipamento pode ser preenchido somente uma vez. Aquele reservado para a descrio da histria do equipamento pode ser repetido at quatro vezes em uma mesma folha (usando frente e verso). Assim, por exemplo, somente aps quatro servios em um mesmo equipamento ser necessria uma nova folha de papel. Os dados a serem preenchidos no formulrio para histrico j foram descritos em formulrios anteriores. Entretanto, dois deles (falha acusada e falha relatada) necessitam de uma explicao. No item falha acusada usurio/grupo, se o servio executado foi interno, a falha acusada deve ser a mesma descrita pelo usurio na OS e, conseqentemente, o item falha relatada grupo/ empresa deve ser preenchido pelo grupo de manuteno com a descrio da falha na OS. Porm, se o servio executado foi externo, o item falha acusada usurio/grupo deve ser preenchido com a falha descrita pelo grupo de manuteno na OS, quando do envio do equipamento para manuteno externa (vide item sobre sub-rotina de servios terceirizados pgina 63). Nesse caso, o item falha acusada grupo/empresa deve ser preenchido com o relato que a empresa envia junto com a devoluo do equipamento aps a manuteno, conforme exigido na ficha de controle de servio externo (vide item sobre sub-rotina de servios terceirizados). No campo onde o equipamento identificado pode ser utilizado o mesmo formulrio para cadastramento (vide item sobre gerenciamento dos servios de manuteno: recebimento na pgina 32). Isso evitaria a consulta a outro documento, caso surja alguma dvida com relao s suas caractersticas ou peas acompanhantes durante a fase de instalao. Por outro lado, a constante manipulao do formulrio de cadastramento pode danific-lo. Assim, sugerimos que o formulrio utilizado para cadastramento seja guardado na mesma pasta usada para o arquivamento desse formulrio para histrico, mas como documentos independentes.

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MANUTENO
CORRETIVA

FORMULRIO PARA HISTRICO DE EQUIPAMENTO *

Hospital: ___________________________________________ Equipamento: ____________________________ Modelo: ____________________________

Cdigo do equipamento: |__|__| -|__|__|__|__|__|__| OS n ____________________________ Conserto n ____________________________ Tipo de servio: Forma do servio: MP MC Garantia Data: ___/___/___ Vencimento da garantia do servio: ___/___/___ Local do servio: Contrato Demanda Interno Externo

Empresa: _______________________________________________________________________________________________ Pessoa de contato: _____________________________________________________________________________________ Falha acusada usurio/grupo: _________________________________________________________________________ Falha relatada grupo/empresa: ________________________________________________________________________ Servio executado: _____________________________________________________________________________________ Valor do servio (R$): ____________________________ OS n ____________________________ Conserto n ____________________________ Tipo de servio: Forma do servio: MP MC Garantia Data: ___/___/___ Vencimento da garantia do servio: ___/___/___ Local do servio: Contrato Demanda Interno Externo

Empresa: _______________________________________________________________________________________________ Pessoa de contato: _____________________________________________________________________________________ Falha acusada usurio/grupo: _________________________________________________________________________ Falha relatada grupo/empresa: ________________________________________________________________________ Servio executado: _____________________________________________________________________________________ Valor do servio (R$): ____________________________

* Sugesto de formulrio para a elaborao de uma ficha para controle de servios externos.

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GERENCIAMENTO
DE MANUTENO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES

Ficha de solicitao para aquisio

Como j mencionamos, a informao relativa pea a ser adquirida para o reparo de um equipamento deve ser a mais completa possvel. Abaixo, mostramos um modelo de ficha que auxilia o tcnico a lembrar o tipo de informao que deve ser procurada para reduzir a possibilidade de compra de pea errada.
FICHA DE SOLICITAO DE COMPRA DE MATERIAL

Nome do solicitante: ________________________________ Nome do material: __________________________________ Caracterstica: ________________________________________

N da OS: ____ /_____ Tipo do material: _________________ Unidade: ___________________________

Especificaes adicionais: ______________________________________________________________________ Quantidade: __________________________________________ Fabricante: ____________________________________________ Local de aplicao: _________________________________
* Modelo de formulrio a ser preenchido para a aquisio de materiais de consumo e peas de reposio

Part Number : _____________________

A identificao da pessoa que solicita a pea (nome do solicitante) importante tanto para a entrega do material quando de sua chegada como para o controle do tipo de material que ela solicita ao longo do ms. O nmero da OS o mesmo da OS que gerou esse pedido de aquisio. No espao nome do material deve ser colocado o item a ser comprado (exemplo: tarugo, lona, papel, resistor, cola, etc.). O tipo de material deve especificar a sua caracterstica principal (exemplo: borracha, plstico, impressora, fio, madeira, etc.). Caso exista, a dimenso que especifica um determinado valor dimensional do material deve ser informada juntamente com a especificao da unidade de medida (exemplo: tarugos de borracha dimenso = 10 e unidade = mm; para resistores dimenso = 50 e unidade = ohms). Especificaes adicionais podem definir detalhes como cor, preciso, tolerncia, rugosidade, etc. Devem tambm ser informados a quantidade de material, o cdigo da pea feito pelo fabricante (part number), se disponvel, e se a pea especfica para um determinado equipamento. O mesmo procedimento deve ser adotado na descrio do fabricante, se a pea no for de utilizao geral. Em caso de no existncia do cdigo da pea, a descrio do local de aplicao pode auxiliar o comprador, desde que ele tenha conhecimento do fabricante do equipamento para o qual a pea se destina.

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MANUTENO
CORRETIVA

SUB-ROTINA

DE SERVIOS TERCEIRIZADOS

A. O envio do equipamento normalmente requer a necessidade de embalagem, de carregamento especial (em caso de grande porte), de transporte e seguro para transporte. De qualquer modo, o responsvel pelo grupo de manuteno deve seguir todo o protocolo fixado pela administrao do EAS para a retirada e transporte do equipamento. Um ponto importante a ser lembrado que, em caso de inexistncia de qualquer protocolo administrativo para essa atividade, o responsvel deve elaborar normas de procedimentos e apresent-los administrao do EAS para sua implantao. Isso pode ser bastante til para a segurana do prprio responsvel por eventuais problemas que ocorram durante o transporte do equipamento. B. O controle de tempo para servios terceirizados que o responsvel deve elaborar basicamente o mesmo sugerido para o caso de execuo de servios de manuteno interna, ou seja, anotar em uma agenda o nmero da OS, a data de envio, o nome da empresa, seu nmero de telefone, a pessoa de contato e a data prevista para a entrega do equipamento. Entretanto, este somente um breve controle para facilitar a verificao das datas de envio e recebimento do equipamento, tendo em vista possveis atrasos na sua devoluo e provveis cobranas do usurio (pessoal mdico). O controle de envio de equipamentos para empresas prestadoras de servio, entretanto, bem mais rigoroso e devem ser anotados todos os itens (transdutores, sensores, cabos, etc.) que foram enviados junto com o equipamento para evitar qualquer dvida no momento de sua devoluo pela empresa (vide a seguir sugesto para este controle). C. Para servios solicitados sob demanda, ou seja, quando no existe um contrato de manuteno, necessrio que a empresa faa um oramento do servio a ser executado. Em muitos casos, o responsvel pelo grupo fica sem opo de um segundo oramento, pois o conserto efetuado na fbrica. O servio de manuteno externo e sem contrato pode ser bastante problemtico, tendo em vista que muitas empresas cobram para efetuar um oramento para reparo e no recomendvel o envio do equipamento para mais do que duas empresas. normal que, para a elaborao de cada oramento, as empresas abram o equipamento. Isso o deteriora significativamente e poder onerar ainda mais a sua manuteno e durabilidade. D. No caso de empresas pblicas, a aprovao do oramento pode ser bastante demorada, pois depende de uma srie de fatores (disponibilidade de verbas, limites para licitao, necessidade de concorrncia, etc.). Isso pode complicar a rotina do grupo como um todo, pois o usurio normalmente no conhece toda essa burocracia. Assim, convm o responsvel pelo grupo de manuteno esclarecer aos usurios cada vez que o reparo se estender alm de um determinado perodo (mais de cinco dias, por exemplo). A no

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GERENCIAMENTO
DE MANUTENO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES

aprovao do oramento implica a retirada do equipamento, e todas as atividades desenvolvidas anteriormente para o seu envio devem ser repetidas para expedi-lo a outra empresa.
Figura 2 Sub-rotina de servios terceirizados

Sub-rotina de oramento
B

Envio do equipamento G F Responsvel registra data de envio e acessrios enviados H Desativao do equipamento N Responsvel envia equipamento a outra empresa S Responsvel prepara relatrio para a administrao

Empresa elabora oramento para reparo

Oramento aprovado S Empresa executa servio e o equipamento retorna ao grupo

II

Fluxograma das atividades que eventualmente podero ser executadas durante a utilizao de servios terceirizados, bem como das atividades desenvolvidas para avaliar o oramento apresentado pela empresa prestadora do servio.

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MANUTENO
CORRETIVA

E. O equipamento devolvido deve ser entregue ao grupo de manuteno e nunca diretamente ao usurio. O responsvel deve nomear um tcnico da equipe na qual o equipamento foi enquadrado para efetuar o mesmo conjunto de testes que foi implantado no caso de manuteno corretiva interna (vide item 12 da rotina de manuteno corretiva na pgina 59). de fundamental importncia que o responsvel pelo grupo mantenha uma constante monitorao dos prazos para conserto de equipamentos enviados para outras empresas. Isso pode ser feito usando a sugesto mencionada no item 5 da Rotina de manuteno corretiva para controle do tempo de reparo (pgina 55). A seguir, sugerimos um formulrio que deve ser preenchido quando o equipamento for enviado a uma empresa para manuteno. Lembramos que a OS um documento que deve permanecer com o grupo de manuteno. O formulrio apresentado na pgina seguinte feito em duas vias: uma delas deve permanecer com o grupo de manuteno, e a outra dever acompanhar o equipamento e ficar com a empresa, depois de assinado por uma pessoa responsvel da empresa, reconhecendo as condies impostas pelo hospital para a execuo do servio. O formulrio sugerido apresenta quatro campos: os trs primeiros so preenchidos pelo grupo de manuteno e o ltimo parcialmente preenchido pela empresa que recebe o equipamento. No primeiro campo definido o nome do hospital e o nmero da ficha de controle de servios externos. recomendvel que esse controle seja feito anualmente, ou seja, que no incio de cada ano seja reiniciada a numerao dessas fichas, apenas alterando o ano. O segundo campo destinado identificao do equipamento, assim como descrio de todos os acessrios acompanhantes enviados para a empresa que realizar o oramento e possivelmente o reparo do equipamento. O nmero da OS a ser preenchido o mesmo nmero da OS que gerou a necessidade de manuteno externa. Esse campo ainda reservado para a descrio do defeito e das condies exigidas pelo grupo para a manuteno. Na descrio do defeito, em vez de enviar o equipamento com a descrio que o usurio fez na OS, importante que o grupo de manuteno faa uma anlise da falha e a descreva nessa ficha. Como mencionamos, a descrio do usurio nem sempre correta. O espao reservado para o preenchimento das condies tem como finalidade o estabelecimento das condies que o grupo de manuteno exige que sejam atendidas para a manuteno do equipamento, assim como das condies de pagamento do servio a ser executado.

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GERENCIAMENTO
DE MANUTENO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES

FICHA PARA CONTROLE DE SERVIOS EXTERNOS *

GRUPO DE MANUTENO DO HOSPITAL ________________________________________________________ N de controle: _____ /_____

N da OS: _____ /_____

Data: ___/___/___

Nome do equipamento: __________________________________ Marca: __________________________________ Modelo: __________________________________ Acessrios acompanhantes: N de srie: ____________________________________

Descrio do defeito:

Descrio das condies:

Data de sada: ___/___/___ Motorista: ______________________________________ Tipo do veculo: _______________________________ Placa: ___________________________________________ Destino: ________________________________________

Data de retorno: ___/___/___ Motorista: _______________________________________ Tipo do Veculo: _______________________________ Placa: __________________________________________ Destino: __________________________________ _______

Empresa: ________________________________________________________________________________________________ Endereo: _______________________________________________________________________________________________ Cidade: ________________________________________ Tel.: _____________________________________________

O equipamento pertencente ao Hospital (NOME DO HOSPITAL IMPRESSO) foi recebido nesta empre sa apresentando somente o problema constante neste formulrio: Sim No

Esclarecimento em caso de no concordncia: ______________________________________________________ Recebido por: ___________________________________ Cargo da pessoa: _______________________________ Assinatura _______________________________________
OBS.: Em caso de reparo, favor enviar junto com o equipamento a descrio dos servios executados e a relao de peas substitudas.

Data: ___/___/___

* Sugesto de modelo para a elaborao de uma ficha para controle de equipamentos que so envia-

dos para manuteno externa.

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MANUTENO
CORRETIVA

Nesse espao pode ser escrito, por exemplo, que o equipamento foi enviado somente para elaborao do oramento e que o conserto definitivo est sujeito sua aprovao, ou que o pagamento ser efetuado quinze dias aps o recebimento do equipamento por parte do grupo de manuteno. Em resumo, esse espao reservado para que o grupo comunique por escrito para a empresa tudo o que acredita ser necessrio para evitar futuros desentendimentos entre ambas as partes. O campo nmero 3 destinado identificao do meio de transporte que levar o equipamento empresa e o trar de volta ao hospital. Nos locais indicados como destino devem ser colocados os nomes das cidades para onde o equipamento ser enviado e para onde deve retornar. O quarto e ltimo campo reservado identificao da empresa para onde o equipamento ser enviado. Nesse campo devem ser colocados o nome da empresa, seu endereo, a cidade onde a empresa est sediada e o telefone para contato. Esse endereo tem somente a serventia de orientar o motorista que transportar o equipamento. O grupo de manuteno deve manter em seu arquivo os dados completos da empresa, ou seja, CGC, pessoas responsveis, especialidade da empresa, CEP, qualidade do trabalho oferecido, experincias negativas e positivas com a empresa, valores cobrados anteriormente por equipamento, etc. Como mencionamos acima, importante que a empresa que est recebendo o equipamento examine-o, detecte os problemas que ele possa apresentar, faa a identificao do nome por extenso da pessoa que recebe o equipamento (recebido por) e confirme todos os dados do formulrio atravs da assinatura. Esse recebimento deve ser feito por uma pessoa responsvel (cargo da pessoa) da empresa, a qual deve verificar as condies em que o equipamento recebido e as condies exigidas para a execuo e/ou pagamento do servio. A linha referente descrio de problemas no constantes no formulrio (esclarecimento em caso de no concordncia) deve ser preenchida pela empresa e serve para que a pessoa que recebe o equipamento verifique se ele apresenta alguma avaria visvel externamente, que possa ter sido causada pelo transporte (carcaa amassada, vidro quebrado, etc.), se as peas relacionadas como acompanhantes realmente foram enviadas e se existe alguma outra observao a ser feita com relao ao equipamento (exemplo: falta de boto, boto quebrado, etc.). importante salientar que as observaes feitas nesse espao no esto relacionadas com o motivo que ocasionou o envio do equipamento empresa. No final desse formulrio existe uma observao em que solicitado empresa que realizou a manuteno que envie juntamente com o equipamento uma descrio dos servios executados e a relao das peas substitudas. Essa relao fundamental para o preenchimento do formulrio para histrico de equipamento e deve ser anexada OS que gerou o servio.

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GERENCIAMENTO
DE MANUTENO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES

SUB-ROTINA

DE ORAMENTO

Quando um equipamento enviado a uma empresa prestadora de servio para a elaborao do oramento para manuteno, deve ser claramente definido na Ficha para controle de servios externos que o equipamento est sendo enviado somente para oramento e que seu reparo depende de aprovao por escrito do hospital. Como essa ficha deve ser assinada por uma pessoa responsvel da empresa ao receber o equipamento, isso pode evitar alguns possveis desentendimentos entre as partes. F. Dependendo do valor do oramento e do motivo da avaria, talvez a melhor opo seja investir na aquisio de um novo equipamento. Essa deciso no simples, pois em muitos casos o EAS no dispe de verba para esse tipo de investimento. A deciso de desativar um equipamento deve ser baseada no s no valor do reparo, mas em obsolescncia tecnolgica do equipamento, dificuldade de obter peas de reposio e valor do investimento para aquisio de um equipamento novo. G. No caso de no aprovao do oramento, o responsvel solicita os servios de outra empresa, tomando os cuidados j mencionados acima para o transporte do equipamento (item A de Sub-rotina de servios terceirizados pgina 63). Se o equipamento retornar de uma empresa cujo oramento no foi aprovado, importante que um tcnico do grupo de manuteno verifique se tanto o equipamento quanto as partes e acessrios enviados retornaram e se encontram, pelo menos externamente, nas mesmas condies em que foram enviados. H. Dependendo do valor a ser investido na substituio, a deciso de desativar o equipamento deve ser justificada e discutida com a administrao do EAS. Nessa justificativa devem constar todos os parmetros levados em considerao para a deciso. Na proposta devem tambm constar sugestes de substituio, mostrando administrao as opes de tecnologias existentes e o valor do investimento para a aquisio, instalao e operao de cada uma delas.

SUB-ROTINA

DE GARANTIA

A. Se o equipamento estiver em garantia de aquisio ou de servio, o responsvel dever entrar em contato com a assistncia tcnica (fbrica, representante local ou empresa prestadora de servio) e solicitar a presena de um tcnico. Durante o perodo de garantia, o grupo de manuteno no deve abrir o equipamento, mesmo que esteja capacitado a reparar o defeito, a no ser que possua uma autorizao por escrito e especfica da empresa para a abertura do equipamento durante esse perodo. O grupo pode ser responsabilizado pela perda de garantia, o que pode trazer srios problemas com a

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MANUTENO
CORRETIVA

administrao em caso de falhas mais graves e que envolva um alto custo para reparo. Um outro ponto a ser lembrado que a garantia no um servio realizado gratuitamente pelo fornecedor. Normalmente, o custo de qualquer reparo est embutido no preo do equipamento, assim como no preo do servio de manuteno corretiva em caso de terceirizao. Assim, sugerimos que o responsvel pelo grupo no se sinta constrangido em exigir melhor servio da empresa, no caso de demora para retorno do equipamento enviado para reparo ou de conserto mal executado.
Figura 3 Sub-rotina de garantia

Responsvel contata empresa/assistncia tcnica

necessrio o envio do equipamento? S Responsvel registra prazos e dispositivos enviados

Tcnico da empresa vem ao local

Responsvel recebe equipamento consertado

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Fluxograma da seqncia de atividades que eventualmente podem ser desenvolvidas durante o perodo em que o equipamento est sob garantia de fbrica ou de servio.

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GERENCIAMENTO
DE MANUTENO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES

B. Nas clusulas existentes em alguns contratos de garantia, comum que os servios de reparo do equipamento, durante o perodo de garantia, sejam executados na oficina da fbrica. Assim, os protocolos a serem seguidos para o envio do equipamento so os mesmos mencionados no item A da Sub-rotina de servios terceirizados (pgina 63). C. Os registros necessrios para envio do equipamento durante a garantia so os mesmos mencionados no item B da sub-rotina de servios terceirizados (pgina 61). O custo de reparo do equipamento durante a garantia de fbrica est includo no valor de venda do equipamento (embora as empresas no esclaream isso). Ento, pode-se negociar com a empresa, durante a aquisio, para o caso de equipamentos que fiquem parados alm de um determinado perodo (por exemplo, superior a dez dias) devido a problemas de responsabilidade da empresa, o acrscimo desse perodo ao prazo final da garantia, pois o EAS pagou e tem o direito de cobrar o servio. Assim, o registro dos prazos de envio e retorno do equipamento fundamental para esse controle. D. Aps o retorno do equipamento, o procedimento a seguir o mesmo explicado no item 12 da Rotina de manuteno corretiva (pgina 59).

SUB-ROTINA

DE AQUISIO DE PEAS DE REPOSIO

A. Para a aquisio de uma pea de reposio no disponvel no estoque, o tcnico deve fazer sua especificao atravs do fornecimento do seu part number (se possvel), que o cdigo da pea fornecido pelo fabricante. Mais detalhes sobre o modo como o tcnico pode auxiliar o pessoal do setor de compras a especificar as peas de reposio podem ser vistos nos itens 9 e 10 da Rotina de manuteno corretiva (pgina 58). B. O modo de encaminhamento do pedido de aquisio de peas feito pelo tcnico depende do mtodo de trabalho da administrao do EAS. Sugerimos que o responsvel pelo grupo tente conseguir junto administrao uma cota mensal ou semestral de aquisio para comprar peas de menor custo sem maiores burocracias. O setor pblico permite a elaborao de um contrato de fornecimento de peas atravs da abertura de licitao especfica para essa finalidade. A licitao aberta para o fornecimento, dentro de um determinado perodo (normalmente doze meses), de um grupo especfico e quantificado de peas (eltricas, eletrnicas, hidrulicas, etc.). Assim, a empresa vencedora da licitao dever fornecer, durante o perodo, a quantidade especificada na licitao de cada item pelo preo definido por ocasio da sua abertura. O maior problema nesse caso a definio do nmero e tipo de peas que sero necessrias durante um perodo de doze meses, por ocasio da elaborao da licitao.

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MANUTENO
CORRETIVA

C. O procedimento de importao depende da natureza do EAS. Em EAS privados, os procedimentos de importao tendem a ser mais caros do que em EAS pblicos ou de natureza filantrpica, privilegiados pela iseno de impostos, mas em compensao a burocracia poder ser maior. Tendo em vista que os procedimentos de importao so normalmente mais lentos que aquisies no Brasil, importante que o responsvel pelo grupo faa um planejamento para importao prvia de peas de reposio que necessitam ser substitudas periodicamente (tubos de raio X, filtros de ar, eletrodos em geral, baterias, lmpadas especiais, clulas de oximetria, etc.), ou seja, que tenham seu ciclo de vida j conhecido.
Figura 4 Sub-rotina de aquisio
A

Tcnico especifica pea de reposio

Existe necessidade de importao? N Aquisio efetuada no mercado interno

Procedimento interno para importao

Almoxarifado recebe pea

Almoxarifado notifica tcnico da chegada da pea

Tcnico retira a pea

Fluxograma das atividades que eventualmente podero ser desenvolvidas para a aquisio de peas de reposio para equipamentos hospitalares.

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GERENCIAMENTO
DE MANUTENO DE EQUIPAMENTOS HOSPITALARES

D. Se o recebimento das peas de reposio for feito no almoxarifado central do EAS, deve ser acordado com o almoxarife a verificao do material recebido com aquele constante na nota fiscal (tipo e quantidade). Somente aps a anotao dos valores das peas para utilizao na ficha de controle mensal (vide item sobre gerenciamento dos servios de manuteno: grupos de manuteno na pgina 38) que a nota fiscal deve ser encaminhada ao setor administrativo. E. Assim que a pea chegar ao almoxarifado, o grupo de manuteno deve ser notificado. Isso evitar grandes atrasos no tempo de paralisao dos equipamentos espera de manuteno corretiva. Em hospitais de pequeno porte, para os quais este manual dirigido, normalmente as aquisies so feitas atravs de um sistema de compras centralizado e a entrega da pea efetuada em um almoxarifado central. Para esses casos, o responsvel pelo grupo deve criar um sistema de notificao no qual a entrega do material ao almoxarifado seja comunicada imediatamente ao responsvel pelo grupo. Fica, ento, a cargo deste ltimo a responsabilidade de avisar o tcnico, anotar na OS os dados relativos pea (n da requisio, cdigo da pea, material utilizado, quantidade e custo em reais), devolver a OS ao tcnico e cobrar o reincio do servio no equipamento que gerou a solicitao de aquisio. F. Uma vez retirada a pea do almoxarifado, independentemente do processo de aquisio, o almoxarife deve verificar constantemente se a quantidade de peas de reposio ainda existentes est acima do estoque mnimo. Em um estgio inicial, somente peas de uso mais comum devero ser mantidas em estoque (resistncias, capacitores, parafusos, porcas, lubrificantes, desengraxantes, etc.). Posteriormente, a estimativa do estoque mnimo para cada pea ser feita de acordo com a demanda de determinadas peas na manuteno corretiva e em funo do custo de mant-las em estoque. Essa estimativa s ser possvel a partir da experincia acumulada pelo grupo aps um perodo de manuteno, da qualidade (idade e estado de conservao do equipamento) e quantidade de equipamentos existentes no EAS.