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Escola Profissional Dr.

Francisco Fernandes Curso de Educao e Formao de Adultos


Projeto cofinanciado pelo Fundo Social Europeu
(Portaria 80/2011, alterada pela Portaria n. 74/2011 de 30 de junho)

Turma: Tcnico/a De Contabilidade

Nvel Secundrio Dupla Certificao


rea de Formao Tecnolgica: CONTABILIDADE 3 Formando(a): UFCD 0653: Arquivo Organizao e manuteno (28 T) Verso:1 02 /10 /2012

____________________________________________ de funcionamento do arquivo, de acordo com as tcnicas de Resultados de Aprendizagem: Identificar e aplicar as regras tratamento de informao documental. ______
Contedos: Arquivo conceitos fundamentais Arquivo como sistema de informao Novas tecnologias em arquivo

Formadora: Miquelina Silva Formando(a):

Horas: 25 Horas (28 Tempos)

Data Prevista de concluso: 25-10-2012

Ficha informativa n 1

Arquivo Organizao e manuteno

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1- Arquivo Conceitos Fundamentais Conceito, funes e caractersticas do arquivo


Etimologicamente, e admitindo a formao que lhe atribuem alguns especialistas, o vocbulo arquivo provm do grego archeion que seria composto de dois elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em latim archivum. Arquivo, significaria, portanto, a arrumao de coisas antigas. Pensa-se que os arquivos, como instituio, tiveram a sua origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV A.C. os atenienses guardavam no Metroon, templo da me dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia popular e outros documentos oficias. Entre eles encontrava-se o discurso que Scrates escrevera em sua defesa pessoal, peas de squilo, Sfocles e Eurpedes, etc. Esses documentos foram conservados atravs dos tempos de tal forma que ainda hoje se encontram preservados, j no em arquivos, mas em instituies especficas (museus). Em Portugal os arquivos no foram designados sempre da mesma forma. Nos primeiros tempos da monarquia eram conhecidos por carteiras ou cartrios que eram os locais onde se guardavam as cartas, ttulos, escritas, bulas pontifcias e outros documentos de vital importncia para o reino, posteriormente denominados pelo nome de Tombos. O Arquivo Real Portugus, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre do Tombo por ter sido instalado numa torre nas muralhas do forte onde vivia o referido monarca. Atualmente, o termo ARQUIVO pode ser entendido e utilizado com os seguintes sentidos e orientaes: Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por um organismo pblico ou privado, em funo da sua atividades e conservado para efeitos administrativos;

Como local destinado conservao e guarda de documentos devidamente classificados e ordenados;

Como unidade de servio administrativo especializado cuja misso consiste em receber, classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a memria organizada da instituio que serve.

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So chamados de arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

Os documentos de arquivo so formados a partir das atividades desempenhadas pelo seu produtor; so impressos em exemplar nico ou em nmero reduzido, de acordo com o quantitativo dos destinatrios da informao. Ter um arquivo nas devidas condies muito importante nas empresas, devido grande quantidade de documentos que um negcio produz.

A sua funcionalidade tambm se deve ao facto de ter gradualmente passado a ser um local onde se armazenam os papis, que se transformou num importante instrumento de consulta.

As funes do arquivo

So funes do arquivo:

1-Recolher ordenadamente todos os documentos que circulam na empresa, uma vez que o bom funcionamento do arquivo depende de critrios de ordenao dos diversos documentos;

2-Garantir perfeita conservao dos documentos recolhidos, esta funo realiza-se mediante a utilizao de todos os meios aptos a atingir o objetivo: armrios, estantes, aparelhos de medir a humidade e a temperatura, ficheiros, etc;

3 -A funcionalidade do arquivo depende da oportunidade com que os centros perifricos da direo recebem os documentos para a consulta o arquivo deve ser um centro ativo de informao e documentao ao servio de toda a empresa;

4 - Executar funes com o mximo de qualidade ao menor custo;

5 - Manter e expedir a correspondncia.

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Importncia do local de arquivo


O local do arquivo deve obedecer a algumas regras bsicas: Boa resistncia do piso; Se possvel luz natural/iluminao artificial adequada; No deve ter humidade; Boa ventilao; Humidade relativa de 40% Instalao eltrica protegida; Mobilirio adequado; Espao suficiente para a deslocao do utente.

2 -O Arquivo como sistema de informao

a) - Quanto consulta de documentos, os arquivos podem ser:

Arquivos ativos guardam-se os documentos de grande circulao, que ainda esto em perodo operacional, cujo contedo ainda est espera de resposta, ou ao qual se faz referncia com regularidade.

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O tipo de arquivo adaptar-se- a eles, e portanto os documentos ativos ficaro colocados em arquivadores ou em armrios de acesso fcil para a secretria, dado que o seu uso ser frequente Arquivos semiativos embora a documentao j tenha sido processada e se tenha obtido uma resposta, tem de se continuar a guardar, porque provvel que seja alvo de alguma consulta, embora com menor frequncia.

Arquivos passivos ou inativos neste caso, o documento que se guarda j foi dado como encerrado e s se consultar se precisar de uma informao muito precisa. Considera-se que um arquivo passivo quando se lhe faz referncia pelo menos 10 vezes ao ano. A partir desse prazo, o seu arquivo considerado definitivo.

A transferncia passado algum tempo, a documentao perde atualidade e no devem dificultar a consulta de documentos mais recentes que mantm a validade. Ao ato de passar a documentao do arquivo ativo para o semiativo e deste para o passivo chama-se transferncia. frequente as empresas organizarem uma transferncia por perodo (mensal, bimensal, trimestral, etc).

A expurgao uma vez cumprido o prazo legal de conservao, todos os documentos tm de ser selecionados; a esta ao d-se o nome de expurgao. Assim, s os documentos que conservarem algum interesse continuaro a ser arquivados, os restantes so destrudos.

b) - Quanto organizao de documentos, os arquivos podem ser: Outra distino relacionada, de certo modo, com a anterior, contrape os arquivos centrais ou centralizados aos descentralizados ou parciais. Os arquivos centralizados so, em princpio, comuns para as vrias dependncias ou servios da organizao, ao passo que, os arquivos descentralizados so os que existem ou podem existir nas diferentes unidades de uma determinada entidade. A noo de arquivo descentralizado ou parcial coincide, muitas vezes, com a do arquivo ativo ou dinmico. normal, com efeito, que os arquivos que as vrias unidades menores criam e mantm, se limitem documentao de consulta permanente, configurando-se o arquivo central como um servio que recolhe a documentao procedente daqueles, uma vez transcorridos os prazos regulamentares de conservao na origem ou quando haja expirado o prazo da produo de efeitos administrativos.
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O arquivo ativo pode tambm ser centralizado, soluo utilizada por certos organismos onde se probem formalmente a constituio de arquivos por sectores.

Vantagens e inconvenientes Estas solues extremas, a de arquivos centralizados e descentralizados, apresentam, contudo, certas vantagens e inconvenientes. Os arquivos centralizados oferecem as seguintes vantagens: Possibilidade de unificar os sistemas de classificao utilizados, bem como o equipamento e material;

Reduo dos efetivos de pessoal dedicado s atividades de classificao e arquivo;

Possibilidade de dispor de pessoal dotado de um elevado grau de especializao;

Economia do espao e equipamento, derivado da sua concentrao e melhor aproveitamento;

Aumento de capacidade de trabalho na medida em que evita a compartimentao de servios e pessoas.

Inconvenientes: A consulta de documentao no pode ser imediata o que implica uma certa lentido provocada pela parte burocrtica;

Acresce trabalho adicional consequente da relao entre as vrias dependncias e o arquivo (pedidos, recibos, confirmaes, reclamaes).

O inconveniente mais grave resulta dos problemas de coordenao entre o arquivo centralizado e os vrios servios. Com efeito, isso acontece, quando o trabalho dirio de um determinado servio requer necessariamente a consulta e estudo de antecedentes documentais.

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Os

arquivos

descentralizados

ou

parciais

apresentam

as

seguintes

vantagens:

Proximidade dos documentos aos funcionrios e servios que os utilizam;

Aumento de produtividade com a eliminao de demoras e interrupes na execuo do trabalho;

Supresso dos pedidos formais, recibos, reclamaes e confirmaes.

Inconvenientes: Multiplicidade de sistemas de classificao e controlo da documentao;

Grande variedade de material de equipamento;

Escasso grau de especializao do pessoal;

Impossibilidade de determinar, em alguns casos, onde se encontram arquivados determinados documentos;

Maior risco de perda ou extravio da documentao.

Arquivo dirigido ou misto

Do anteriormente dito, resulta que uma soluo intermdia constituir, em muitos casos, a melhor soluo. Tal soluo poderia consistir em centralizar o arquivo ativo estabelecendo as excees necessrias para as unidades ou servios cuja atividade normal se tenha de apoiar na consulta frequente de antecedentes documentais.

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Para alm disso, conveniente que os arquivos descentralizados, cuja criao se considera necessria, sejam submetidos a normas de carcter geral e ao controle tcnico do arquivo no que respeita a sistemas de classificao, material e equipamento especializado. Este tipo de arquivo designa-se por arquivo dirigido ou misto, porque tenta conciliar as vantagens dos arquivos centralizados e descentralizados e evitar, tanto quanto possvel, os seus inconvenientes. Os arquivos dirigidos apresentam as seguintes vantagens: Unificao do sistema de classificao e equipamento; Proximidade dos documentos aos funcionrios e utentes; Aumento de produtividade. Inconvenientes: Ocupao de maior rea; Dificuldade na formao do pessoal; Duplicao de documentao e processos de execuo e controle. c) - Quanto disposio dos documentos, os arquivos podem ser:

Para que um arquivo responda s solicitaes que lhe so continuamente dirigidas necessrio o recurso a sistemas classificativos e aos chamados suportes materiais, como sejam: as estantes, armrios, ficheiros e classificadores que mantm a documentao devidamente ordenada e arrumada. O arranjo da documentao, considerando a posio da mesma em arquivo, pode ser feita de acordo com um dos seguintes sistemas:

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Sistema Vertical O sistema vertical aquele que, como o prprio nome indica, coloca os documentos (pastas, fichas, livros e outros), dispostos verticalmente, uns atrs dos outros, ou ao lado uns dos outros. O sistema vertical convencional, caracteriza-se pela recuperao da documentao de forma no automtica, as pastas ou dossiers encontram-se apoiadas no fundo do classificador. No sistema vertical suspenso, as pastas no se encontram apoiadas no fundo do classificador, mas suspensas por varetas que correm sobre trilhos metlicos e dentro de bolsas em cartolina ou fibra. Os arquivos ativos recorrem a este sistema porque permite uma recuperao rpida da informao e um melhor acondicionamento da documentao. Nos arquivos intermdios e definitivos, quando utilizado o sistema vertical convencional, recorre-se a equipamento de tipo metlico constitudo por vrios mdulos que se deslocam sobre calhas e que reduzem em cerca de 50% o espao a ocupar pela documentao. A este tipo de equipamento d-se o nome de compactos. O sistema automtico constitudo por equipamento sofisticado e dispendioso, permitindo que a documentao chegue s mos do funcionrio do arquivo e retorne ao local original aps a execuo de uma srie de comandos. Este sistema, pode (dependendo da sua conceo) reduzir sensivelmente a rea ocupada pelo arquivo.

Vantagens

- Visibilidade rpida; - Fcil extrao e reposio dos documentos;

Desvantagens - S pode ser utilizada por uma pessoa de cada vez.

Sistema Horizontal O sistema horizontal constitudo, geralmente, por armrios ou estantes com divises, onde se colocam os documentos uns sobre os outros. Esta forma de ordenar no muito utilizada para os documentos administrativos, sobre tudo dossiers, processos e pastas, porque dificulta a leitura das lombadas, a sua manipulao, intercalao e integrao dos elementos consultados ou novos elementos. A sua utilizao est especialmente indicada para a conservao de mapas e material cartogrfico de grandes dimenses.

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Vantagens - O custo do mobilirio no elevado;

Desvantagens - Desaproveitamento do espao; - Difcil localizao dos documentos; - Difcil extrao e reposio dos documentos.

Sistema Rotativo ou lateral O sistema rotativo aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso dos utentes aos documentos que tenham necessidade de consultar. Este sistema utilizado em servios com exigncias consultivas de rapidez e avultado nmero de documentao. Existem sistemas rotativos automticos com motor incorporado e equipados com dispositivos de seleo, que permitem o acesso mais rpido a documentao a consultar. Os sistemas rotativos automticos tm como principais desvantagens, o facto de exigir pessoal especializado para o seu manuseamento, o de ocupar muito espao, serem caros e com custos de elevados de manuteno.

Vantagens

- Economiza espao; - Fcil extrao e reposio dos documentos; - Pode ser consultado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo

Desvantagens - Os documentos pequenos e soltos podem perder a sua localizao corretas; - Pouca proteo; - Consulta difcil nos nveis mais elevados.

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Tcnicas e mtodos de arquivo

Os documentos podem ser arquivados utilizando vrios mtodos de classificaes so: Alfabtico, Numrico, Por assuntos (ideolgico), Geogrfico Cronolgico. Cada um deles tem vantagens e desvantagens, tambm possvel combinar dois ou mais mtodos, em funo das necessidades da empresa.

A classificao por ordem alfabtica

Na classificao por nome em ordem alfabtica, o material organizado com base no nome da pessoa ou empresa, cujo documento registado e depois ordenado em sequncia alfabtica, Ex: lista telefnica.

Vantagens:

- Simplicidade no plano de classificao (no so previstas classes nem subclasses e o nico elemento necessrio para classificar o material o nome das coisas a classificar firma ou nome da pessoa.

- Familiaridade com o critrio de ordenao (a ordem alfabtica uma das mais tradicionais
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- Elasticidade ( sempre possvel inserir novos nomes no lugar exato)

- Baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens simples)

- Possibilidade de encontrar facilmente uma posio.

Desvantagens: - Os critrios de ordenao do material no so inequvocos ( fcil surgirem dvidas, serem cometidos erros, e que aqueles que classificam efetuam sucessivamente a procura no sigam os mesmos critrios).

- Se o material for muito a classificao tem de ser feita por pessoas prticas neste tipo de trabalho.

- Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de homonmia (repetio dos mesmos nomes).

Resumindo, a classificao por nome em ordem alfabtica aconselhvel como nico sistema para a ordenao do material quando:

- Este no muito; - As probabilidades de cometer erros de sistematizao so limitadas; - Adotando este critrio, se obtm uma considervel elasticidade do sistema. Para que a classificao por nome em ordem alfabtica seja eficiente tem que se seguir certas regras:

1 Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiro o ltimo nome, depois os restantes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem do pronome. Ex: Barbosa, Anbal Correia, Antnio Correia, Joo Carlos Correia, Paulo

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2 As partculas estrangeiras (D, Da, De, Del, Des, Di, Du, La, O, Van, Vanden, Von, etc), se escritas com inicial maiscula, so consideradas como parte integrante do nome. Ex: Oliveira, Carlos Santos de Von Johnson, Erick Von Blun, Eduardo 3 Os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ligados ou no por hfen, no so separados. Ex: Castelo Branco, Srgio Vilas Boas, Heitor 4 Os nomes como Santo, Santa ou So seguem a regra anterior, considera-se o apelido inteiro seguindo a ordem normal. Ex: Santa Rita, Lus Santo Antnio, Joaquim 5 Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou no, no so considerados na ordenao alfabtica. Ex: FreitasJnior, Ary Ribeiro Neto, Henriques Os graus de parentesco s sero considerados na alfabetizao quando servirem de elemento de distino. Ex: Abreu Filho, Jorge Abreu Neto, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge

6 Os ttulos honorficos, pronomes de tratamento e artigos so colocados entre parnteses depois do nome e no so considerados na alfabetizao. Ex: Arajo, Paulo (General) Estado de So Paulo (O) 7- Os nomes espanhis so registados pelo penltimo nome que corresponde ao da famlia do pai.

Ex: Cervantes Y Savedra, Miguel (de) Hernandes Xavier, Jos

8- Os nomes orientais, japoneses, chineses e rabes so registados na ordem em que se apresentam. Ex: Al Bem Abib

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9 Os nomes ligados por apstrofo devem ser ligados como uma s palavra. Ex: SantAna, Armindo L-se e arquiva-se Santana 10 Os nomes das empresas devem ser registados conforme se apresentam Ex: lvaro Costa & C Barbosa Sousa, Ld 11 As expresses usadas no comrcio, como Sociedade, Companhia, Empresa, devem ser consideradas na alfabetizao. Ex: Companhia Brasileira de Alimentos Editora Abril, Ld 12 Os nomes das empresas que usam siglas com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra. Ex: ANJE CDU 13 Quando uma empresa ou instituio for conhecida, alm do seu nome por extenso, tambm por uma sigla, o arquivista dever adotar pela forma de entrada que melhor entende. Ex: C.G.D. ou Caixa Geral de Depsitos 14 A correspondncia recebida de seco diviso ou departamento de uma empresa deve ser arquivada pelo nome da empresa e no pelo departamento. Ex: ANJE Diviso de Pessoal

15 As diversas filiais de uma empresa so alfabetadas pelo nome da empresa seguindo das regies em que se encontram. Ex: ANA Faro ANA Lisboa 16 Os nomes das instituies e rgos governamentais so considerados como se apresentam. Ex: Banco de Portugal Universidade do Algarve 17 Os nomes dos rgos governamentais de pases estrangeiros devem ser precedidos do nome do pas. Ex: Estados Unidos The Liberty Congress Inglaterra Red Cross 18 Os numerais que fazem parte do nome, quer no incio, quer no fim, devem ser considerados como se estivessem escritos por extenso. Ex: Ferragem dois irmos Inseticida mata Sete
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Quando falamos em arquivo alfabtico, muitas pessoas desconhecem o facto de que h dois critrios para a ordenao alfabtica (letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos esto corretos.

A Classificao por ordem numrica

Na classificao por nome em ordem numrica o principal elemento a considerar para a classificao um nmero e a sua ordenao feita por ordem sequencial crescente ou decrescente. Nesta modalidade, a consulta indireta, pois h a necessidade de se recorrer a um ndice auxiliar alfabtico que remeter ao nmero sob o qual a informao foi arquivada.

Vantagens:

- Permite a classificao de um modo indefinido. - Ao contrrio da alfabtica, possibilita a deteno imediata da falta de um processo - Permite um menor n de arquivamentos errados, pois torna-se mais fcil ler nmeros do que letras; - As operaes de arquivo so mais rpidas.

Desvantagens: - Torna-se quase impossvel detetar um documento quando por lapso se lanar um nmero errado de processo. Na classificao por nome em ordem geogrfica o material organizado em funo do local ou provenincia da informao.

Ex: Vrios pases nome do pas, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras cidades que no a capital, deve-se orden-los alfabeticamente no arquivo aps a capital. Exemplo 1: ARGENTINA Buenos Aires Maia Carraro, Alcides Corrientes Del Vale, Lus

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Exemplo 2: BRASIL Braslia Ministrio da Educao Campinas Delgado, Carlos

Este mtodo de arquivo muito utilizado no caso das empresas que mantm correspondncia com vrias filiais ou agncias em vrias zonas e ainda para firmas de transporte de cargas e mercadorias.

A Classificao por assuntos (Ideolgico) Este um dos mtodos mais perfeitos de arquivo, porm requer um planeamento prvio alm de requisitos como:

- Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as actividade da mesma; - Anlise minuciosa e interpretao da documentao.

Ordem dicionria: Ex: Artigos para Calados Calados Ortopdicos Calados para Crianas Calados para Homens Calados para Senhoras Fbricas de Calados

Ordem enciclopdica: agrupam-se os ttulos gerais alfabeticamente. Ex: Artigos Concertos Fbricas

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Ordenao de forma numrica: os assuntos ordenam-se segundo a progresso do nmero que lhes atribudo. Ex: 33 Materiais de Construo 33.1 Cimento 331.1 Portland 331.2 de secagem rpida 33.2 Outros materiais 33.2.1 Acelerantes

A Classificao por Ordem Cronolgica

O material ordenado, com base na data de emisso, fabricao, aquisio, prazo, receo, etc. de baixo para cima.

Vantagens:

- Uma das mais rpidas e menos dispendiosas;

- No so previstas intercalaes, mas apenas sobreposies ou acrescentos de material novo;

Para encontrar o material classificado por esta ordem preciso saber a data em que foi colocado ou ento percorrer todo o material recolhido. Por isso este sistema deve ser adotado quando;

- O material a classificar limitado;

- Quando possvel conhecer aproximadamente a data da classificao; A classificao por ordem cronolgica revela-se til quando se tem que classificar documentos de carcter financeiro. Ex: determinada fatura tem de ser paga a 60 dias, este sistema permitir inserir a cpia na data de pagamento da fatura e assim controla-se se o pagamento foi efetuado ou no. Ex: a) os meses do ano b) Quinzenais c) Sries de 10 dias d) semanas Dentro de cada seco o material ordenado: alfabeticamente ou numericamente.

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Equipamentos de Arquivo - As unidades de conservao


Os documentos de um arquivo no se colocam diretamente em cima da estante ou nos arquivadores, metendo-se primeiro em unidades de conservao, para que os documentos fiquem protegidos do p e luz.

O mtodo que se escolher depender de fatores como:

O tipo de negcio a que a empresa se dedica;

O tipo e o tamanho dos papis que a secretria arquiva (correspondncia, documentos legais, projetos, grficos ou desenhos);

Quantidade de material a arquivar ou a frequncia com que se precise do mesmo.

Entre os arquivadores e unidades de conservao convm destacar:

Arquivadores de argolas - Apropriados para arquivar a correspondncia, listas, esquemas ou tabelas estatsticas. Quando no convm furar os documentos, podem utilizar os modelos mais largos que permitem coloc-los em bolsas de plstico com os lados perfurados.

Caixas - Devem-se evitar as metlicas ou as de plstico porque no permitem a transpirao dos documentos. So os mais adequados para guardar pequenos fascculos, documentos informativos, revistas, catlogos, etc.

Convm estarem sempre cheias para que, ao serem colocadas na estante, os documentos no fiquem dobrados.

So excelentes para proteger os documentos do p, luz ou do manuseamento. A desvantagem das caixas reside no facto de a consulta no ser muito cmoda.

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Pastas de mola e com badanas So apropriadas para preparar o material que o chefe deve levar consigo para uma reunio ou viagem. Utilizam-se para arquivar documentos informativos que no sejam muito volumosos.

Pastas de pendurar Costumam-se arquivar em armrios ou gavetas com calhas ou em carrinhos especiais para os mesmos. Utilizam-se para documentos que no sejam muito volumosos e permitem a ordenao alfabtica ou por assuntos. Deve-se anotar o assunto do seu contedo nas janelas de plstico que apresentam na parte lateral superior.

Tubos So adequados para documentos de tamanho considervel. Utilizam-se para arquivar mapas e projetos.

Envelopes e bolsas - Utilizam-se em menor medida, mas so de utilidade para fotografias ou diapositivos. Podem ser de papel normal ou plstico.

Ficheiros H muitos tipos de ficheiros. H os para pr em cima da mesa com gavetas, outros constituem um mvel transportvel munidos de rodas. Usam-se para arquivar a documentao que preciso ter mo, como as moradas de fornecedores, clientes, etc.

O Plano de Arquivo
O sistema de arquivo tem que se adaptar s variadas condies em que opera a empresa. Logo qualquer secretria deve estudar um plano prprio de arquivo comeando por apreciar os seguintes elementos:

- Os tipos de material a arquivar - A finalidade com que efetuado o arquivo - Os arquivos disponveis - Quantidade de material a arquivar - Quando deve ser efetuado e de quanto tempo se dispe para cada operao - As futuras ampliaes previstas para o trabalho de arquivo

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Caractersticas de um plano de arquivo


1 Facilitar tanto quanto possvel os trabalhos que se seguem classificao;

2 -Permitir realizar o trabalho de arquivo com a mxima simplicidade e rapidez;

3 Determinar os critrios das categorias e a ordem de classificao dentro de cada categoria;

4 Indicar quais so as categorias em que deve ser dividido o material;

5 Ter em conta as exigncias futuras e um grau adequado de flexibilidade.

3 - As novas tecnologias de arquivo


Documentos Eletrnicos Define-se como Documento eletrnico todo o documento produzido em computador integrado em sistemas e redes, no tendo existncia prpria se for deslocado do sistema de informao e do arquivo que lhes deu origem. Um documento eletrnico no percetvel per s, sendo acessvel atravs de um sistema intermedirio hardware e software que permitir a sua descodificao e compreenso por parte do utilizador. Tambm se consideram documentos eletrnicos, todos aqueles que so provenientes da transposio ou

reconverso digital, ou seja, os documentos em papel que so submetidos a digitalizao por aspetos logsticos relacionados manuseamento com e a economia acesso de espao, fcil

informao.

O documento eletrnico produzido, transmitido e conservado em formato digital, permanecendo ao longo do seu ciclo de vida na dependncia do sistema informtico que o elaborou. Os documentos eletrnicos tm como caractersticas bsicas: A virtualidade, derivada do facto do documento no ser diretamente legvel pelo utilizador sem recorrer a uma estrutura intermediria que permita a sua descodificao e apreenso
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do seu contedo;

Serem compostos por um conjunto de caracteres codificados e que so interpretados mediante a utilizao da mquina;

A informao encontra-se desvinculada do seu suporte, constatando-se a ausncia de uma fixao definitiva do contedo e estrutura do documento;

S sero vlidos se lhes forem associados, a informao sobre o sistema que os produziu e o seu contexto funcional;

A necessidade de atribuir-lhes elementos que permitam a sua contextualizao funcional e orgnica dentro do fluxo documental.

Todo o documento eletrnico possibilita o acesso, recuperao da informao e a criao de espcies documentais diversificadas e complexas em relao aos documentos tradicionais. Estes documentos dividem-se em trs grandes grupos: a) Documentos simples ou lineares: so aqueles que normalmente suportam informao registada sob uma nica forma documentos textuais, grficos e imagens;

b)Documentos no lineares: so documentos que integram informao proveniente de documentos de qualquer outro tipo. Exemplos: Documentos de texto que contm folhas de clculo ou parcelas retiradas de bases de dados; Documento com apontadores para outros documentos localizados remotamente; Documentos dinmicos com ligao localizao original, para que, sempre que so alterados na fonte essa alterao seja automaticamente reproduzida no documento; Documentos com aes especficas pr-programadas que so executadas (sem interveno humana) quando abertos;

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Documentos hipertextuais e multimdia que contm ficheiros de som, texto e imagem. c)Bases de dados: so um conjunto estruturado de informao que pode atingir elevados graus de complexidade, mediante a utilizao das suas capacidades hierrquicas, relacionais, multimdia e de orientao para objetos. Estes documentos tornam o seu manuseamento tcnico e arquivstico complexo, essencialmente voltil e flexvel, devido s suas caractersticas intrnsecas e extrnsecas, no sendo possvel a sua transposio para qualquer outro formato alm do digital. Para uma correta avaliao dos documentos eletrnicos, deve-se ter em conta a existncia de diferentes tipos de documentos que exigem abordagens diferentes e especficas. Suportes, Formatos e Compresso Tendo como referncia o ciclo de vida dos documentos, na fase ativa os documentos produzidos e de valor probatrio, so muito manipulados e consultados. Nesta fase os documentos eletrnicos so normalmente mantidos no disco duro, servidores ou em ambientes individuais de trabalho conectados em rede. Estes documentos so recuperveis com um grau de rapidez elevado. Na fase intermdia ou semiativa, os documentos so menos utilizados e a percentagem de recuperao diminui substancialmente. Nesta fase os documentos eletrnicos so transferidos para suportes magnticos ou ticos, facilmente acessveis. Na fase inativa os documentos so armazenados em locais especificamente concebidos para esse fim, (com condies especiais de manuteno) em suporte magntico e tico. As fases anteriormente enunciadas servem para focar o problema da migrao documental. Este problema coloca-se, principalmente, nas duas ltimas fases, em virtude do elevado grau de desatualizao dos suportes, formatos e aplicaes informticas. Neste caso impe-se a migrao peridica para novos suportes e aplicaes informticas atualizadas que preservem a sua estrutura inicial, autenticidade e legalidade.

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Suportes Consideram-se trs tipos de suporte: a. b. c. Papel Filme Suportes digitais Magnticos ticos

Na avaliao dos documentos tendo em conta o seu suporte, deve-se proceder com cautela e a sua anlise deve focar trs aspetos essenciais e interligados: O valor arquivstico;

Os prazos de conservao especificados;

A frequncia de utilizao dos documentos; A transposio para papel de documentos digitais constitui um processo oneroso e economicamente desaconselhvel, j que podem existir documentos eletrnico cuja impresso impraticvel por perda de informao com trs componentes essenciais (contedo, estrutura, contexto) e ser destituda de sentido quando se trata de documentos lineares ou bases de dados. No caso do microfilme, este utilizado se os documentos de conservao permanente so pouco consultados e como forma de reduzir os custos de armazenamento de documentos em formato de papel. Os documentos eletrnico devem ser conservados em formato digital (magntico e tico) quando: A preservao dos dados seja necessria para permitir a investigao e pesquisa;

A transposio dos dados para uma forma fixa reduza ou elimine informao estrutural e contextual, resultando em perda de natureza probatria e informativa;

O valor atribudo pelo processo de avaliao justifique a transferncia de suportes.

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Formatos O formato em que os documentos devem ser armazenados constitui um problema controverso a nvel internacional. Resume-se entre manter os formatos originais de produo documental ou proceder a converso dos documentos para formatos normalizados como: SGML (Standard General Markup Language), HTML (Hypertext Markup Language), SQL (Strutured Query Language) ou outros. O problema coloca-se a nvel da transferncia de documentos. A opo pelos formatos e standard, permite uma maior sistemas,

interoperabilidade mantendo-se

potabilidade a

entre estrutura

diferentes do

inalterada

documento.

Ao adotarem-se formatos de origem proprietria (comerciais), pode pr-se em causa a estrutura do documento e o aumento do seu custo de operabilidade. A dvida que surge , se ser mais vantajoso manter os documentos no seu formato proprietrio e proceder a atualizaes peridicas, ou si se deve adotar formatos normalizados que permitam uma maior estabilidade dos documentos. A resposta a esta pergunta depender da poltica arquivstica implementada pelo organismo ou instituio na execuo dos seus objetivos. No restam dvidas que a utilizao de arquiteturas abertas e formatos standard representam uma mais-valia na estabilidade, interoperabilidade: Possibilitam uma maior troca entre os diversos sistemas eletrnicos;

Permanecem em utilizao mais tempo que o software comercial e permitem maiores intervalos entre migraes de documentos eletrnicos para novos formatos. Ao optar-se por formatos standard, ter que se avaliar qual ser o mais adequado em relao a tipologia do documento (texto, grfico, multimdia e outros). Compresso A compresso de documentos eletrnico utilizada no de armazenamento e transferncia de informao, possibilitando:

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Reduo do espao ocupado nos suportes;

Reduo do tempo de transmisso dos documentos. A compresso um processo desejvel mas no isento de risco, uma vez que pode ocasionar perda de informao, que varia de acordo com o esquema algortmico utilizado (JPEG - Joint Photographs Experts Group, MPEG - Movie Photographs Experts Group e outros). Para se proceder compresso h que avaliar o risco de perda de informao. Ser aceitvel, uma maior ou menor perda de informao de acordo com o maior ou menor valor arquivstico atribudo ao documento.

Correio Eletrnico

Esta Aplicao destinada transmisso de mensagem

entre

computadores tornou-se um veculo privilegiado de transmisso e transferncia de informao, devido facilidade e rapidez de comunicao. Passou a constituir parte integrante do sistema de arquivo e devem instituir-se normas para a sua gesto arquivstica em conjunto com a correspondncia via postal.

O plano de classificao adotado e as tabelas de seleo e de eliminao de documentos devem conter este tipo de documentao. A gesto do correio eletrnico deve ter em conta a sua especificidade e basear-se nas seguintes regras: Conservao dos respetivos elementos meta-informativos (envelope eletrnico) que contem informaes que definem a sua contextualizao tanto da entidade produtora como da destinatria;

Se na instituio no existir um sistema de arquivo organicamente reconhecido, deve-se proceder a impresso das mensagens e respetivos ficheiros que sejam relevantes para a instituio;

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Os documentos provenientes de correio eletrnico s podero ser destrudos tendo ateno as normas e procedimentos arquivsticos;

No se devem imprimir documentos enviados unicamente para informar;

Deve-se evitar a impresso de material de referncia (artigos ou documentos impressos) que foram publicados, respeitando os direitos de autor. Digitalizao A digitalizao um processo que um sistema de informao deve equacionar nomeadamente no que diz respeito : 1. Converso de toda a documentao quer a produzida quer a recebida em formato digital implementado uma Gesto Eletrnica de Documentos (GED).

2. Converso de toda a massa documental existente em formato papel para o digital. Em quaisquer dos casos a converso digital um procedimento que tem de ser criteriosamente estudado, planeado e relacionado com o objetivo de proporcionar uma maior eficcia documental no acesso, gesto e distribuio da informao.

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