Abril de 2013

ndice
A Cloud.............................................................................................................................. 1

Office 365 ......................................................................................................................... 2

Trabalho Colaborativo .................................................................................................. 3

Um olhar mais profundo .............................................................................................. 4

Segurana mxima com o Office 365 ........................................................................... 4

Primeiros passos na plataforma Office 365...................................................................... 5

Ativar conta .................................................................................................................. 5

Navegao .................................................................................................................... 6

Alterar dados da conta ................................................................................................. 7

Outlook Web App ............................................................................................................. 8

Correio Eletrnico ............................................................................................................ 9

Ler e responder a mensagens ...................................................................................... 9

Escrever mensagens ..................................................................................................... 9

Alterao do modo de visualizao ............................................................................ 10

Organizao das mensagens na pasta.................................................................... 11

Alterao do aspeto da Outlook Web App ............................................................. 12

Criar Pastas ................................................................................................................. 12

Mover mensagens ...................................................................................................... 13

Pesquisar mensagens ................................................................................................. 13

Filtrar mensagens ....................................................................................................... 14

Calendrio ...................................................................................................................... 15

Criar compromissos .................................................................................................... 16

Pedidos de reunio ..................................................................................................... 17

Criar calendrio e grupo de calendrio ...................................................................... 19

Partilha de calendrio ................................................................................................ 19

Contactos........................................................................................................................ 21

Criar contactos ........................................................................................................... 22

i
 Grupos de distribuio ............................................................................................... 23

Importar contactos ..................................................................................................... 24

Criar Grupos e Pastas ................................................................................................. 25

Pesquisar contactos.................................................................................................... 25

Tarefas ............................................................................................................................ 26

Criar tarefas ................................................................................................................ 26

Criar tarefas a partir da caixa de correio eletrnico .................................................. 28

Concluir tarefas .......................................................................................................... 28

Reencaminhar tarefas ................................................................................................ 29

Criar grupos e pastas .................................................................................................. 30

Pesquisar tarefas ........................................................................................................ 30

Filtrar tarefas .............................................................................................................. 31

Gesto da conta.............................................................................................................. 31

Definir regras .............................................................................................................. 32

Configurar respostas automticas.............................................................................. 34

Consultar relatrios de entrega ................................................................................. 35

Criar grupos de distribuio pblicos ......................................................................... 35

Criar uma assinatura para as mensagens enviadas/reencaminhadas ....................... 36

Configurar a verificao ortogrfica ........................................................................... 37

Configurar o calendrio .............................................................................................. 38

Bloquear correio eletrnico no solicitado ................................................................ 39

Lync................................................................................................................................. 40

Login ........................................................................................................................... 41

Estado de Disponibilidade .......................................................................................... 42

Contactos.................................................................................................................... 43

Criao de grupos ................................................................................................... 43

Relao de privacidade........................................................................................... 45

Vistas de contactos................................................................................................. 46

ii
 Conversao ............................................................................................................... 47

Partilha ....................................................................................................................... 51

Reunio Online ........................................................................................................... 55

Opes ........................................................................................................................ 58

Site de Equipa (SharePoint Online) ................................................................................. 59

Interface ..................................................................................................................... 60

Biblioteca de Documentos ......................................................................................... 61

Adicionar documentos a uma Biblioteca................................................................ 61

Efetuar o download de um documento de uma Biblioteca ................................... 63

Partilha de documentos ......................................................................................... 64

Editar um documento............................................................................................. 65

Ver contedo do documento ................................................................................. 67

Anncios ..................................................................................................................... 67

Adicionar novo anncio.......................................................................................... 68

Tarefas ........................................................................................................................ 69

Adicionar Tarefas.................................................................................................... 70

Alterar uma tarefa .................................................................................................. 72

Executar uma Tarefa .............................................................................................. 74

Calendrio .................................................................................................................. 75

Adicionar eventos ao Calendrio ........................................................................... 76

Alterar um Evento .................................................................................................. 78

Ligar Calendrio do Microsoft Outlook .................................................................. 78

Os meus Alertas.......................................................................................................... 80

iii
A Cloud

A verdadeira definio da expresso Cloud simplesmente significa a capacidade de

aceder a ficheiros e aplicaes online atravs de mltiplas plataformas o computador, o
browser ou at mesmo atravs de um telefone mvel. Como exemplo, a Microsoft tem vindo a
oferecer um vasto leque de servios na Cloud, tais como:

O Windows Live SkyDrive um dos servios do Windows Live, uma aplicao online
gratuita que permite salvar, guardar, organizar e partilhar facilmente todo o tipo de
ficheiros;
As aplicaes Microsoft Office Web Apps esto disponveis para o Word 2010,
PowerPoint 2010, Excel 2010 e OneNote 2010, fazendo com que seja possvel trabalhar e
guardar os ficheiros do seu Office online, assim como colaborar com outros autores;
O Microsoft Office 365 uma plataforma de programas de comunicao e
mensagens desenhada de forma a promover um suporte colaborativo que as instituies
de ensino necessitam. Esta plataforma permite o acesso ao Microsoft Exchange Online,
Microsoft SharePoint Online, Microsoft Lync Online e ao Office Live Meeting.

As grandes novidades da Cloud, para o utilizador final, so a flexibilidade de servios que

esto disponveis, sem que seja necessrio haver um investimento adicional em software e
hardware. O utilizador final pode apenas utilizar o web browser - que est disponvel de forma
gratuita para aceder aos ficheiros de trabalho, efetuar as alteraes necessrias, guard-las e
partilhar os ficheiros, de acordo com a sua convenincia.
A maior vantagem da Nuvem para as instituies de ensino a facilidade com que estas
podem expandir os servios que oferecem, quer aos alunos e encarregados de educao, quer
aos colaboradores, sem que seja necessrio disponibilizar infraestruturas e equipamentos
informticos. Os servios online permitem s instituies de ensino comunicar com os seus
colaboradores numa escala global, sem que para tal seja necessrio implementar servidores,
centros de dados e outro tipo de recursos. O acesso seguro, flexvel e possibilita o acesso
ilimitado de utilizadores, de acordo com as necessidades de cada instituio.

1
Office 365

O Microsoft Office 365 a nova tecnologia baseada na Cloud lanada pela Microsoft,
que combina novos programas que facilitam a comunicao e colaborao online, de forma
natural. O Office 365 inclui o Microsoft Exchange Online para a gesto do e-mail e
agendamento/organizao de tarefas/calendrio, o Microsoft SharePoint Online para a partilha
de ficheiros e criao de sites de equipa e o Microsoft Lync Online para mensagens instantneas
e reunies online. O Office 365 combina todas as potencialidades dos programas com verses
de Cloud do Microsoft Office Professional Plus.

Figura 1 Microsoft Office 365

O Office 365 permite a utilizao do Office na Cloud de uma forma simples, natural e
com baixos custos, usufruindo de quase todos os servios com que j est familiarizado, mas
com uma dimenso tecnolgica avanada. De uma forma fcil e natural, o Office 365 permite:
Colaborar globalmente em tempo real;
Utilizar programas j conhecidos;
Criar virtualmente um escritrio no qual pode trabalhar de forma segura todo o tipo
de dados;
Criar uma ligao interativa entre o seu PC, browser e telefone mvel;
Guardar os seus dados de forma segura;
Diminuir os custos em equipamentos informticos;
Utilizar mltiplos equipamentos para ter acesso e trabalhar com os seus ficheiros de
dados;
Criar sites de equipa partilhados;

2
 Elevar a produtividade da sua instituio de ensino pela facilidade de comunicao
entre colaboradores;
Implementar, na comunicao com a sua equipa, um trabalho em rede e
verdadeiramente colaborativo.

Gesto de
Comunicaes Agilizao de Disponibilidade
Contedos para Colaborao
Unificadas Processos de servios
as aulas

Figura 2 Vantagens do Office 365

Trabalho Colaborativo

Os grupos de trabalho so constitudos pelas mais variadas razes, tendo cada uma
diferentes objetivos. Alguns grupos de trabalho so formados com o intuito de desenvolver um
objetivo especfico de um projeto por exemplo, elaborar um relatrio de atividades
desenvolvidas. Existem tambm equipas de liderana, equipas de departamentos e equipas
formais e informais.
Esta plataforma possibilita um trabalho colaborativo mais eficaz, pois disponibiliza
meios e ferramentas para:

Tornar os ficheiros acessveis aos colaboradores que se encontram distantes;

Definir e partilhar tarefas, consultas, notas e outros;
Criar espaos de encontro online para reunies de grupo;
Criar sites partilhados, aos quais poder ter acesso atravs de mltiplas tecnologias
portteis, smartphones, entre outros;
Ferramentas de traduo, se a lngua nativa da sua equipa for diferente da sua ou se
estiver a trabalhar com documentos multilingue.
A plataforma Office 365 permite criar um espao virtual para a sua equipa onde
possvel conciliar diferentes tipos de ferramentas, s quais todos os colaboradores podem
aceder facilmente, partilhar dados, obter feedbacks e contribuir para o desenvolvimento de
projetos/objetivos de uma forma eficaz, pois facilita o trabalho colaborativo.

3
Um olhar mais profundo

O Office 365 simplifica a utilizao das aplicaes e programas com que j est
familiarizado no mundo da internet. Pode recorrer ao Office 365 para:
Criar e partilhar o site de equipa que contm a sua biblioteca de dados, definir tarefas
prioritrias, gerir a agenda profissional e muito mais;
Consultar a disponibilidade dos seus colaboradores e agendar reunies online;
Comunicar atravs de mensagens instantneas, e-mail ou videoconferncia;
Criar documentos, formulrios, apresentaes e documentos OneNote, e partilh-
los;
Trabalhar sempre com as ltimas atualizaes de software do Office 365;
Criar blogues e dicionrios de conceitos para a sua equipa e para o pblico em geral.

Uma das caractersticas do Office 365 a capacidade de adaptao do software ao

equipamento informtico que est a ser utilizado no momento - o seu computador de secretria,
computador porttil, tablet ou at mesmo smartphones.
Pode aceder sua conta do Office 365 e trabalhar nos ficheiros, partilhar documentos,
definir e atualizar as tarefas mais importantes, editar comentrios num frum de discusso,
participar em reunies, enviar mensagens instantneas e muito mais a partir de qualquer lugar
do mundo, com qualquer tipo de equipamento informtico e a qualquer hora.

Segurana mxima com o Office 365

O Office 365 investiu bastante em questes de fiabilidade, segurana e tecnologia de

recuperao de dados, de forma a garantir a segurana de todos os seus ficheiros, mensagens e
dados. Neste sentido, o Office 365 oferece:
99,9% de garantia no Acordo de Disponibilidade de Servio;
Centros de dados com SAS 70 e com certificao ISO 27001;
Fiabilidade empresarial e recuperao em caso de desastre;
Mltiplos centros de dados com atualizaes automticas de forma a garantir a
segurana dos seus dados;
Atualizaes do antivrus e proteo contra spam.

Uma das grandes promessas do Office 365 e algo de que os seus utilizadores
dependem a garantia de 99,9% no Acordo de Disponibilidade de Servio. O que significa que

4
o seu site de equipa, os seus ficheiros, os seus utilizadores e todas as ferramentas que necessita
estaro disponveis para aceder 99,9% das vezes. Esta uma questo crucial para as equipas e
instituies que gerem maioritariamente a sua atividade e processos profissionais atravs da
Cloud.
O Office 365 foi desenhado com um servio geogrfico redundante para que os dados
sejam replicados entre sites geograficamente distantes. Isto significa que se falhar um site, os
outros sites podero continuar a processar, permitindo que os utilizadores do Office 365 no
percam os seus servios.

Primeiros passos na plataforma Office 365

Ativar conta

Para poder aceder a todos os servios da plataforma Office 365, ter que ativar a sua
conta, criada previamente pelo administrador.
-lhe fornecido o endereo de e-mail e uma palavra-passe provisria. Esta palavra-
-passe ter que ser alterada no primeiro acesso.
Aceder a https://login.microsoftonline.com, inserindo o seu endereo de e-mail em ID
de utilizador e a palavra-passe provisria (Figura 3).

Figura 3 Pgina de Incio de Sesso do Office 365

De seguida redirecionado para uma janela em que tem que inserir novamente a
palavra-passe provisria e uma nova palavra-passe.

5
Figura 4 Atualizar palavra-passe

Ainda antes de aceder sua conta Office 365 ter que introduzir a sua nova palavra-
passe, selecionar o idioma e o Fuso Horrio (UTC Dublin, Edimburgo, Lisboa, Londres).

Navegao

Ao aceder sua conta Office 365, tem a possibilidade de consultar a sua Home Page, a
Outlook Web App ou o seu site de equipa (Figura 5).

Figura 5 Navegao na conta Office 365

Na sua Home Page poder ter acesso s categorias introdutrias de todo o processo e
aos servios principais do Office 365:
Para comear acompanha os novos utilizadores pelas tarefas mais simples da
configurao do Office 365 para uma utilizao diria. Os novos utilizadores aprendem a
configurar os seus computadores e a explorar melhor as funcionalidades do Office 365. Os
utilizadores que se registem como administradores do Site de Equipa podem aceder
pgina de Administrao e adicionar outros utilizadores sua conta.
Outllook um atalho para a aplicao web do Outlook, a familiar verso do Office
2010. Pode utilizar o Outlook para consultar e enviar e-mails, agendar compromissos e
tarefas, e configurar as opes do seu endereo de correio eletrnico e agenda.

6
 Lync contm definies para configurar e enviar mensagens instantneas, agendar
reunies online e partilhar vdeos ou udio com a sua equipa, atravs do Microsoft Lync.
Site de Equipa contm todas as opes que necessita para criar o seu site de equipa
com o Microsoft SharePoint. Pode aceder ao seu site de equipa, visualizar os documentos
que est a partilhar ou at mesmo criar um novo documento em Word, formulrios em
Excel, apresentaes em PowerPoint ou um bloco de notas com o OneNote.
Alterar o seu perfil palavra-passe e adicionar/alterar a sua fotografia.

Alterar dados da conta

Os dados da sua conta podem ser alterados acedendo sua Home Page, para alterar a
palavra-passe e a fotografia.
Para alterar a palavra-passe, deve selecionar O meu perfil, localizado por baixo do seu
nome, no canto superior direito (Figura 6).

Figura 6 O meu perfil

Depois de aceder ao seu perfil, selecionar Alterar palavra-passe e seguir as instrues

introduzir a palavra-passe antiga, inserir a nova e respetiva confirmao. No final selecionar
Guardar.

Figura 7 Alterar palavra-passe

Para alterar/adicionar uma fotografia deve selecionar Alterar fotografia e selecionar

Procurar (Figura 8)

7
Figura 8 Adicionar uma fotografia ao perfil

Ao selecionar Procurar pode procurar no seu computador a imagem desejada e

finalmente adicion-la ao seu perfil.

Outlook Web App

Depois de configurar corretamente a sua conta Office 365 pode iniciar a utilizao da
Outlook Web App (
Figura 9).
Esta aplicao permite, num s lugar, gerir todo o correio (1), adicionar compromissos
ao calendrio ou marcar reunies com colegas (2), adicionar contactos (3) e gerir tarefas (4) do
utilizador ou da sua equipa.

Figura 9 Outlook Web App

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 A interface est dividida em 3 reas. esquerda as pastas de correio, as listas de
contactos disponveis para mensagens instantneas (Lync) e os atalhos para as vistas de
calendrio, contactos e tarefas. Ao centro a listagem de mensagens da pasta selecionada
esquerda. E direita o painel de leitura que mostra o contedo da mensagem sem necessidade
de a abrir.

Correio Eletrnico

Ler e responder a mensagens

As mensagens recebidas surgem na pasta A Receber, no entanto

possvel criar pastas e regras que guardam as mensagens diretamente
nessas pastas, dependendo do remetente. tambm possvel utilizar a
ferramenta de pesquisa no topo da pasta.
Para ler a mensagem basta selecion-la no painel central e o
respetivo contedo surge no painel direito.
Qualquer mensagem recebida pode ser catalogada, selecionando
uma cor nas categorias disponveis ou mesmo criar novas categorias (Figura
10). Figura 10 - Categorias

ainda possvel sinalizar a mensagem, ficando-lhe associada uma tarefa para posterior
resoluo (Figura 11).

Figura 11 - Tarefa

Depois de selecionar uma mensagem pode responder ao remetente ou remetentes,

selecionando, respetivamente, Responder ou Responder a Todos , ou ento

Reencaminhar a mensagem para outros destinatrios. Em qualquer destas opes surge

uma nova janela onde pode editar a mensagem, como se de uma nova mensagem se tratasse.

Escrever mensagens

O editor de mensagens pode ser acedido, selecionando Novo no topo do painel central
(Figura 12) ou, como referido anteriormente, quando se responde ou encaminha uma
mensagem recebida.

9
Figura 12 Nova mensagem

Depois de efetuar uma das operaes referidas, surge uma nova janela (Figura 13) onde
poder editar a mensagem, tendo a possibilidade de:
Selecionar o(s) destinatrio(s) (1). Estes podem ser pesquisados nos contactos
existentes (pblicos ou privados) ou inserido o endereo de correio eletrnico (e-mail) de
destino diretamente. Pode ainda optar por inserir os destinatrios em Para, Cc (com
conhecimento) ou Bcc (oculta os destinatrios para quem recebe a mensagem);
Inserir o Assunto (2) e o corpo da mensagem (3);
Anexar ficheiros (4);
Inserir imagens no corpo da mensagem (5);
Definir a importncia da mensagem (6);
Inserir uma assinatura, se definida (7);
Alterar algumas opes, como pedir recibos de entrega e de leitura (8);
Enviar ou guardar para posterior envio (9).

Figura 13 Janela de Nova mensagem

Alterao do modo de visualizao

O modo de visualizao das mensagens recebidas, por defeito, na forma de

conversao, isto , as mensagens envolvidas so agrupadas (Figura 14). Esta forma de
visualizao permite consultar facilmente todas as mensagens relacionadas com a mesma
discusso (recebidas e enviadas).

10
Figura 14 Vista de Conversao

No entanto esta forma de visualizao pode ser alterada, para a vista tradicional em que
as vrias mensagens, mesmo que relacionadas com a mesma discusso, so apresentadas
separadamente (Figura 15). Desta forma so apenas apresentadas as mensagens recebidas.

Figura 15 Vista tradicional da lista de Mensagens

Para alterar estas e outras opes deve selecionar Ver no painel central (Figura 16).
Aqui pode ativar/desativar o modo de conversao (1), definir a posio do painel de
leitura (2) ou mesmo desativ-lo.

Figura 16 Opo Ver

Organizao das mensagens na pasta

Quando a caixa de correio contm muitas mensagens podemos

alterar a forma como as mensagens so organizadas na pasta A
Receber. Por defeito, as mensagens so organizadas por Data, surgindo
as mais recentes no incio.
Figura 17 - Organizao das Mensagens

11
 Alm desta forma de organizar as mensagens pode, selecionando Conversaes de
Data, optar por:
Remetente (De);
Destinatrio (Para);
Tamanho;
Assunto;
Tipo;
Anexos;
Importncia;
Sinalizado.

Alterao do aspeto da Outlook Web App

Ainda ao nvel da visualizao pode ser alterado o tema (aspeto) da Outlook Web App.
Para isso deve selecionar, por baixo do seu nome de utilizador, Opes, e selecionar um tema
(Figura 18).

Figura 18 - Opes

Criar Pastas

Uma melhor organizao das mensagens recebidas pode ser conseguida atravs da
criao de pastas e subpastas. Pode ainda, como veremos mais frente, criar regras que
arquivam automaticamente as mensagens nas pastas criadas, de acordo com determinado
parmetro (exemplo: remetente, assunto).

12
 A criao de novas pastas faz-se, selecionando a pasta me, e clicando no boto do lado
direito do rato, selecionar Criar Nova Pasta (Figura 19)

Figura 19 Criar Nova Pasta

Mover mensagens

A melhor forma de mover as mensagens para as pastas criadas simplesmente arrastar

e largar. No entanto, e especialmente quando se pretende mover em simultneo vrias
mensagens, pode utilizar as ferramentas do Outlook Web App, seguindo as seguintes etapas:
Passar o rato pelos cones de correio, , da mensagem que quer mover. O cone
muda para uma caixa de seleo, podendo proceder sua seleo.
Repetir o procedimento para as restantes mensagens a
mover.
No topo do painel central (Figura 20), selecionar Mover e a
Figura 20 Mover Mensagem
respetiva pasta de destino.

Pesquisar mensagens

Quando procura uma mensagem especfica, que pode no estar guardada na pasta
respetiva, ou a nossa caixa de correio tem muitas mensagens, tornando-se difcil encontra-la.
Pode, nestes casos, utilizar a ferramenta de pesquisa da Outlook Web App.

13
 Para isso basta
selecionar a caixa de
pesquisa, no topo do
painel central, e inserir o
termo a pesquisar
(Figura 21).
Figura 21 - Procurar

A pesquisa, por defeito, feita a toda a caixa de correio, incluindo as pastas e subpastas
existentes. Como resultado da pesquisa surge a listagem de todas as mensagens cujo assunto
ou corpo de mensagem inclua o(s) termo(s) pesquisado(s).
Pode ainda efetuar a pesquisa numa pasta especfica. Para isso aceda pasta pretendida
e, selecionando a seta direita da caixa de pesquisa, escolha a opo Esta Pasta. (Figura 21)

Figura 22 Procura Avanada

A ferramenta de pesquisa da Outlook Web App permite ainda a pesquisa avanada,

acessvel ao selecionar a dupla seta direita da caixa de pesquisa, onde pode definir
especificamente qual o campo a pesquisar, o remetente ou destinatrio e a categoria. (Figura
22)

Filtrar mensagens

Quando a caixa de correio contm muitas mensagens, alm

da sua organizao por pastas, podem ser utilizados filtros que
permitem selecionar mensagens de acordo com os seguintes
parmetros:
Enviado para mim (1);
Enviado com o meu conhecimento (2);
Correio no lido (3);
Categoria (4); Figura 23 - Filtro

o Lista as mensagens categorizadas previamente com uma determinada cor.

14
 Remetente (5);
Sinalizado (6);
o Lista as mensagens sinalizadas previamente.
Importncia alta (7);
o Lista as mensagens recebidas, marcadas como de importncia alta pelo
remetente.
Anexos (8);
o Lista as mensagens que contm ficheiros anexos.
A aplicao de filtros cumulativa, isto , podem ser aplicados vrios filtros em
simultneo.
Depois de selecionado(s) o(s) filtro(s) a aplicar pode ser adicionado lista de favoritos.
Desta forma qualquer nova mensagem recebida que obedea ao filtro definido apresentada
automaticamente nessa pasta.

(Exemplo de pasta que arquiva automaticamente mensagens que contenham anexos)

Figura 24 A receber com Anexos

Calendrio

Associada gesto do correio, a Outlook Web App permite uma eficiente gesto da
agenda (calendrio) do utilizador, de forma perfeitamente integrada.
Aqui o utilizador pode criar compromissos, agendar reunies, criar e partilhar
calendrios com os seus colegas.
Esta gesto feita atravs da rea de calendrio disponvel atravs do canto inferior
esquerdo da Outlook Web App.
Ao aceder a esta rea surgem, no painel central (1), os compromissos do dia em que
feito o acesso (Vista Dia), direita o painel de leitura (2), onde pode aceder aos detalhes do
compromisso selecionado no painel central e esquerda uma vista (em miniatura) do ms
corrente e os seus calendrios. (Figura 25)

15
Figura 25 Outlook Web App

A vista de calendrio pode ser alterada para Vista da Semana de Trabalho , Vista

Semana ou Vista Mensal .

Criar compromissos

A principal funo da aplicao calendrio a gesto da agenda do utilizador, atravs

da marcao de compromissos.
Para adicionar um novo compromisso deve selecionar o dia pretendido e fazer duplo
clique sobre a hora de incio do compromisso. Surge, ento, uma nova janela (Figura 26) onde
pode definir alguns detalhes desse compromisso:
Assunto (1);
Localizao (2);
Hora de incio (3) e hora de fim (4) ou se um evento para o todo o dia (5);
Lembrete (6);
Visibilidade do compromisso quando pertencente a um calendrio partilhado (7);
Definir o compromisso como privado para que os detalhes do compromisso no
sejam visveis a outros utilizadores com os quais partilhou o seu calendrio (8);
Acrescentar notas (9) onde pode incluir imagens (10);
Anexar ficheiros (11);
Definir uma periodicidade (12) para compromissos que se repetem com uma
determinada periodicidade;
Definir a importncia alta (13) ou baixa (14);

16
 Inserir o compromisso numa determinada categoria (15).

Figura 26 Compromisso

ainda possvel convidar participantes para o compromisso e utilizar o Assistente de

Agendamento (a explorar na marcao de reunies).
Uma outra forma de adicionar um novo compromisso
selecionar a opo Novo no topo do painel central e depois optar
por Compromisso (Figura 27). A diferena que neste caso a
data/hora que aparece por defeito a corrente e no uma
data/hora previamente selecionada.
Figura 27 - Novo

Pedidos de reunio

O pedido de reunio consiste na marcao de um compromisso em que so convidados

outros participantes, podendo ainda ser definida uma localizao correspondente a um espao
disponvel na sua instituio e passvel de ser reservado e ainda requisitar outros recursos para
a reunio, como por exemplo um projetor ou um computador porttil.
Para proceder marcao de reunio deve selecionar Novo no topo do painel central e
de seguida a opo Pedido de Reunio (Figura 28).
Surge uma nova janela, onde alm dos campos existentes para a marcao de
compromissos surgem os campos:
Para - permite selecionar os participantes obrigatrios;
Opcional - permite selecionar os participantes opcionais;
Recursos - permite selecionar os recursos a afetar reunio.

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Figura 28 Pedido de Reunio

Para reservar um espao onde decorrer a reunio deve selecionar o Assistente de

Agendamento (Figura 29), onde ter a possibilidade de selecionar o espao e simultaneamente
consultar a respetiva disponibilidade.

Figura 29 Assistente de Agendamento

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 A seleo de salas faz-se selecionando a opo Selecionar Salas Mais
e depois marcar a caixa de verificao respetiva (Figura 30).
O Assistente de Agendamento tambm permite consultar a
disponiblidade dos participantes da reunio e apresenta sugestes de horrios
compatveis com todos os participantes.
Figura 30 Selecionar Salas

Criar calendrio e grupo de calendrio

Alm do calendrio existente pode criar novos calendrios, de forma a distinguir, por
exemplo, compromissos pessoais de compromissos profissionais.
A organizao dos calendrios pode ainda ser melhorada atravs da criao de grupos
de calendrios.
A gesto dos grupos e calendrios est disponvel no painel esquerda, existindo
inicialmente apenas o grupo Os Meus Calendrios e o calendrio Calendrio.
A criao de um novo grupo obtm-se selecionando o boto
direito do rato por cima de um grupo existente e optando por Novo
Grupo (Figura 31).
Alm desta opo tem ainda a possibilidade de alterar ou
remover o grupo selecionado ou criar um calendrio pertencente a
esse grupo.
ainda possvel adicionar calendrios de pessoas que
Figura 31 - Novo Grupo
pertenam sua organizao, acedendo apenas respetiva
disponibilidade de horrio. Para aceder totalmente ao calendrio de outra pessoa tem que
solicitar a respetiva partilha.

Partilha de calendrio

Numa organizao usual a criao de equipas

de trabalho, sendo nestes casos bastante til, a partilha
dos calendrios dos elementos pertencentes a essa
equipa. O acesso partilha de calendrio faz-se
selecionando, no topo do painel central, a opo
Partilhar (Figura 32).

Figura 32 Partilhar

19
 Na nova janela que surge, selecione o(s) destinatrios da partilha e as opes de
visibilidade dos seus compromissos (figura ??):
Informaes de disponibilidade os destinatrios apenas tm acesso sua
disponibilidade;
Informaes de disponibilidade/ocupao, incluindo assunto e localizao exceto
para os compromissos definidos como Privado;
Todas as informaes exceto compromissos definidos como Privado.

Figura 33 Partilhar Calendrio

Ainda nesta janela possvel solicitar autorizao para aceder ao calendrio dos
destinatrios (1).
O destinatrio recebe uma
mensagem em que pode selecionar
Adicionar Este Calendrio e, caso o
pretenda, partilhar o seu calendrio,
selecionando Partilhar O Meu Calendrio.
Neste ltimo caso surge a janela de partilha
onde pode definir as informaes dos
compromissos que pretende disponibilizar.

Figura 34 Adicionar Este Calendrio

As opes de partilha podem ser alteradas posteriormente, acedendo a Partilhar

Alterar Permisses de Partilha

20
 ainda possvel adicionar calendrios de
outras pessoas da mesma organizao, mesmo sem
solicitar a respetiva partilha, ficando nestes casos
com acesso disponibilidade dessa pessoa e no aos
detalhes dos respetivos compromissos. Para isso tem
de selecionar Partilhar Adicionar Calendrio
(Figura 35). Surge ento uma nova janela onde pode
selecionar a pessoa, clicando em Nome.

Figura 35 Adicionar Calendrio

Os calendrios partilhados so automaticamente includos num novo grupo

Calendrio das Pessoas, e a sua visibilidade definida pela seleo da respetiva caixa de
verificao.

Figura 36 Calendrios das Pessoas

Contactos

A gesto de contactos uma tarefa importante pois, permite posteriormente encontrar

os destinatrios a selecionar para uma mensagem. Podem ainda ser criados grupos de
distribuio, alm dos grupos de distribuio pblicos, contendo conjuntos de contactos com
uma determinada relao e para os quais envia mensagens com alguma regularidade.
Esta gesto feita atravs da rea de contactos disponvel atravs do canto inferior
esquerdo do Outlook Web App.
Ao aceder a esta rea surge uma listagem de contactos existentes, no painel central (1),
esquerda as pastas de contactos e um filtro de seleo de itens a ver (2) e direita os detalhes
do contacto selecionado (3).

21
Figura 37 - Contactos

Criar contactos

Alm dos contactos dos utilizadores da sua organizao, criados e disponibilizados pelo
administrador da plataforma (no visveis nesta rea), podem ser criados contactos que ficaro
apenas disponveis para a sua utilizao.
Para criar um novo contacto, deve:
Selecionar Novo no topo do painel central;
Ao surgir um janela com vrios campos relativos ao contacto a criar, preencher os
que achar importantes, incluindo o endereo de correio eletrnico.

Figura 38 Novo Contacto

Posteriormente poder alterar os dados do contacto criado ou inserir outros detalhes

relativos a esse contacto, como por exemplo adicionar outros endereos de correio eletrnico
ao mesmo contacto.

22
Grupos de distribuio

Uma forma de enviar rapidamente mensagens para vrios destinatrios atravs da

criao de grupos de distribuio. Os membros a
adicionar ao grupo podem ser selecionados de entre
os existentes na sua lista de contactos ou inserir
diretamente o endereo de correio eletrnico de
Figura 39 Adicionar Grupo
outros contactos.
Para criar um grupo, deve selecionar a seta direita de Novo no topo do painel central
e optar por Grupo. (Figura 39)
Na nova janela que abre dado um nome ao grupo, adicionados os membros que faro
parte do grupo e pode ainda adicionar algumas notas descritivas (Figura 40).
Ao selecionar Membros surge um nova janela onde pode escolher, de entre os
contactos existentes (privados ou pblicos), os que pretende adicionar.

Figura 40 Novo Grupo

Os contactos selecionados surgem na caixa direita de Membros (1), devendo de

seguida selecionar Adicionar ao Grupo.
Depois de inseridos todos os membros, deve selecionar Guardar e Fechar.

23
Importar contactos

possvel a importao de contactos de outras contas de correio eletrnico que o

utilizador possua.
A importao feita atravs do upload de um ficheiro CSV exportado previamente da
conta de correio de origem.

Figura 41 Opo Importar

Para proceder importao deve selecionar a opo Importar no topo do painel

central (Figura 41), surgindo uma nova janela (Figura 42) que permite Procurar (1) o ficheiro CSV
exportado da conta de correio eletrnico de origem.
Para saber como exportar a lista de contactos do seu correio eletrnico anterior
selecione a opo Mais informaes (2).

Figura 42 Importar Contactos

24
Criar Grupos e Pastas

Para uma melhor organizao dos contactos pode recorrer

criao de grupos (no confundir com grupos de distribuio) e
pastas onde pode guardar os contactos de acordo com
determinada regra.
A gesto de grupos e pastas est disponvel no painel
esquerda, existindo inicialmente apenas o grupo Os Meus
Contactos com a pasta Contactos. Figura 43 Grupo Contactos

A criao de um novo grupo obtm-se selecionando o

boto direito do rato por cima de um grupo existente e optando por
Novo Grupo. (Figura 44)
Alm desta opo tem ainda a possibilidade de alterar ou
remover o grupo selecionado ou criar pastas pertencentes a este
grupo.
Figura 44 Novo Grupo de
Contactos

Pesquisar contactos

Quando pretende encontrar um contacto especfico de entre vrios existentes pode

utilizar, tal como para a pesquisa de mensagens, a ferramenta de pesquisa da Outlook Web App.
Para isso basta selecionar a caixa de pesquisa, no topo do painel central, e inserir o nome
do contacto a pesquisar.
A pesquisa, por defeito, feita a toda a lista de contactos, incluindo os grupos, pastas e
subpastas existentes. Como resultado da pesquisa surge a listagem de todos os contactos
correspondentes ao nome inserido.
Pode ainda efetuar a pesquisa numa pasta especfica. Para isso aceda pasta pretendida
e, selecionando a seta direita da caixa de pesquisa, escolha a opo Esta Pasta. (Figura 45)

Figura 45 Procurar em Contactos

25
Tarefas

Alm da gesto de correio eletrnico, calendrio e contactos a Outlook Web App

permite uma eficiente gesto de tarefas, onde o utilizador pode adicionar novas tarefas ou gerir
as criadas, de cada vez que sinaliza uma mensagem de correio eletrnico.
Esta gesto feita atravs da rea de tarefas disponvel no canto inferior esquerdo da
Outlook Web App.
Ao aceder a esta rea surge uma listagem de tarefas existentes (1), no painel central,
esquerda os grupos e pastas de tarefas e um filtro de seleo de itens a ver (2) e direita os
detalhes da tarefa selecionada (3).

Figura 46 - Tarefas

Criar tarefas

A criao de tarefas simples pode ser acedida de

duas formas:
Selecionando Novo - Tarefa no topo do painel
Figura 47 - Nova Tarefa
central (Figura 47);
Escrevendo diretamente na
caixa Escreva uma nova tarefa. (Figura
Figura 48 Escrever uma nova tarefa
48)

26
 No primeiro caso surge uma nova janela (Figura 49) onde pode definir alguns detalhes
da tarefa:
Assunto (1);
Data de incio (2);
Data para concluso (3);
Estado (4);
o Estados possveis so: No iniciado; Em curso; Concludo; Servio a terceiros;
Diferido.
Prioridade (5);
o Prioridades possveis: Baixa; Normal; Alta.
Percentagem de concluso (6);
Lembrete (7);
o O lembrete permite a criao de um alerta para uma data especfica.
Privado (8);
o Define a tarefa como privada.
Repetir (9);
o Define uma periodicidade de execuo da tarefa.
Outros detalhes (10);
o Detalhes relacionados com a execuo da tarefa para efeitos de faturao.

Figura 49 Nova Tarefa

27
 No segundo caso, a tarefa criada apenas com a informao do Assunto, podendo
posteriormente proceder definio de alguns detalhes, bastando para isso fazer duplo clique
sobre a tarefa criada.

Criar tarefas a partir da caixa de correio eletrnico

A criao de tarefas a partir da caixa de correio permite adicionar lista de tarefas as

mensagens recebidas que implicam um tratamento posterior, onde pode ser definido o prazo
para o respetivo tratamento.
Para criar uma tarefa associada a uma mensagem deve, na caixa de correio eletrnico,

sinalizar a mensagem pretendida, selecionando o smbolo na respetiva mensagem. Esta

seleo cria uma tarefa, definindo como data para a concluso a do prprio dia.
Em alguns casos pode estar interessado em sinalizar uma mensagem e definir uma data
diferente para concluso da mesma (Figura 50). Neste caso deve
clicar com o boto do lado direito do rato por cima do sinalizador
e selecionar o prazo pretendido ou definir uma data especfica
(1). ainda possvel definir simultaneamente uma data para
concluso e um lembrete (2).
Neste menu tambm est disponvel a possibilidade de
alterar o sinalizador Predefinido, que normalmente o prprio
dia (3).

Concluir tarefas

A concluso de tarefas feita de modo muito Figura 50 Sinalizao da Mensagem

simples, bastando para isso, clicar sobre o sinalizador ativo da
tarefa. Aps a seleo, a tarefa surge com um trao por cima (Figura 51).

Figura 51 Concluir Tarefa

Para reativar a tarefa basta selecionar a caixa de verificao, esquerda, ou clicar sobre
o smbolo .

28
Reencaminhar tarefas

As tarefas criadas por um utilizador podem ser reencaminhadas

para outros utilizadores que, por exemplo, faam parte da mesma
equipa. Para isso basta clicar com o boto direito do rato sobre a tarefa
a reencaminhar e selecionar Reencaminhar ou Reencaminhar como
Anexo. Surge uma janela (Figura 52) com a tarefa anexada onde pode
selecionar o(s) destinatrio(s), definir algumas opes, tais como:
Figura 52 - Reencaminhar
definir a importncia, anexar ficheiros, etc., bem como redigir uma
mensagem a acompanhar o reencaminhamento.

Figura 53 Reencaminhar Tarefas

O destinatrio da tarefa recebe a mensagem com a tarefa em anexo, bastando abrir a tarefa e
selecionar Guardar e Fechar (Figura 54).

Figura 54 Mensagem com Tarefa em anexo

Desta forma a tarefa guardada na lista de tarefas do destinatrio.

29
Criar grupos e pastas

As tarefas podem ser organizadas em grupos que, por sua vez, podem conter pastas e
subpastas, para uma melhor organizao das mesmas.
A gesto dos grupos e pastas est disponvel no painel esquerda, existindo inicialmente
apenas o grupo As Minhas Tarefas e as pastas Itens e Tarefas Sinalizados e Tarefas.
A criao de um novo grupo obtm-se selecionando o
boto direito do rato por cima de um grupo existente e optando
por Novo Grupo. (Figura 55)
Alm desta opo tem ainda a possibilidade de alterar ou
remover o grupo selecionado ou criar uma pasta de tarefas
pertencente a esse grupo.

Figura 55 Novo Grupo de Tarefas

Pesquisar tarefas

A partir do momento em que existem muitas tarefas, torna-se til a utilizao da

ferramenta de pesquisa disponibilizada pela Outlook Web App.
Para isso basta selecionar a caixa de pesquisa, no topo do painel central, e inserir o
termo a pesquisar.
A pesquisa, por defeito, feita na pasta que estiver selecionada. Como resultado da
pesquisa surge a listagem de todas as tarefas cujo assunto inclua o(s) termo(s) pesquisado(s).
Pode ainda optar por
realizar a pesquisa na pasta
selecionada e respetivas
subpastas ou em todos os itens de
tarefas (Figura 56), selecionando a
seta direita da caixa de pesquisa.
Figura 56 Procurar Tarefas

30
Filtrar tarefas

As tarefas podem ser filtradas, de acordo com o seu

estado (Figura 57):
Ativo;
o Lista todas as tarefas exceto as concludas.
Em atraso;
o Lista as tarefas que em que j foi ultrapassada a
data de concluso. Figura 57 Filtrar Tarefas
Concluir;
o Lista as tarefas dadas como concludas pelo utilizador.
Alm destas opes pode optar por mostrar todas, independentemente do seu estado.
Esta opo est disponvel no topo do painel esquerdo da aplicao, bastando para isso
selecionar a respetiva opo.

Gesto da conta

Acedendo s opes da Outlook Web App podem definir-se algumas preferncias que
podem ser bastante teis para uma melhor gesto do correio eletrnico. Entre outras opes,
pode:
Definir regras;
Configurar repostas automticas;
Consultar relatrios de entrega;
Criar grupos de distribuio pblicos;
Criar uma assinatura para as mensagens enviadas/reencaminhadas;
Configurar a verificao ortogrfica;
Configurar o calendrio;
Bloquear correio eletrnico no solicitado;
Para ter acesso a estas opes deve clicar em Opes (abaixo do seu nome, no canto
superior direito) e de seguida Ver Todas as Opes (Figura 58).

31
Figura 58 Ver Todas as Opes

Ao entrar nas opes surgem algumas informaes relativas sua conta de correio e
alguns atalhos para outras tarefas, nomeadamente:
Definir o reencaminhamento de/e para a sua conta de correio;
Configurar respostas automticas;
Alterar a palavra-passe;
Importar contactos de outras contas de correio.

Seguem-se instrues para alterao de algumas opes de correio eletrnico.

Definir regras

Depois de aceder s opes, clicar em Organizar Correio Eletrnico e de seguida Regras

da Pasta A Receber. (Figura 59)
Podem ser definidas regras para, por exemplo:
Mover mensagens de algum para uma pasta;
Redirecionar mensagens de algum;
Marcar mensagens de algum com uma categoria especfica;

32
Figura 59 Regras da Pasta a Receber

Na configurao de uma regra para mover as mensagens de um determinado remetente

para uma pasta especfica deve:
Na janela anterior selecionar Novo;
Na primeira caixa de seleo selecione
Foi recebida de (Figura 60);
Selecione o(s) remetente(s) da sua lista
de contactos;
Na segunda caixa de seleo selecione
Mover a mensagem para a pasta;
Na janela que abre (Figura 61) selecione
a pasta de destino ou crie uma nova pasta para
esta regra; Figura 60 Nova Regra da Pasta a Receber
No final clicar em Guardar.

33
Figura 61 Selecionar Pasta

Configurar respostas automticas

Quando o utilizador prev que durante um determinado perodo de tempo se ir

encontrar fora do local de trabalho, por exemplo em frias, pode definir uma mensagem
automtica que ser enviada a cada remetente que entre em contacto com ele.
Pode ainda definir mensagens diferentes para remetentes da prpria organizao ou
para remetentes externos. Esta configurao est acessvel atravs do separador Respostas
Automticas (Figura 62).

Figura 62 Respostas Automticas

34
Consultar relatrios de entrega

Em determinadas situaes importante ter acesso ao relatrio de entrega das

mensagens enviadas.
Atravs do separador Relatrios de Entrega (Figura 60) a pesquisa pode ser feita por
destinatrio ou por palavras no assunto da mensagem.

Figura 63 Relatrios de Entrega

Selecionar o destinatrio (1);

Selecionar se pretender procurar relatrios de mensagens enviadas para si de
determinado utilizador (2);
Adicionar palavras a procurar no assunto da mensagem (opcional) (3).

Criar grupos de distribuio pblicos

Como referido anteriormente, a criao de grupos de distribuio pode ser bastante til.
Estes podem ser privados (a criar na rea de contactos) ou pblicos. Sendo pblico, significa que
qualquer utilizador pode utiliz-lo.
Para criar um grupo de distribuio deve, em opes de correio, aceder a Grupos e clicar
em Novo

Figura 64 Novo Grupo

35
 Para o Novo Grupo ter que definir obrigatoriamente:
Nome (1);
Endereo (2);
Proprietrio (s) (3);
Membros (4);
Forma de adeso de outros utilizadores ao grupo (5).

Figura 65 Novo Grupo de Distribuio

Criar uma assinatura para as mensagens enviadas/reencaminhadas

Para criar uma assinatura a incluir em todas as mensagens enviadas, deve selecionar,
em opes de correio, Definies e selecionar Correio (Figura 66).

36
Figura 66 Assinatura de Correio Eletrnico

Na caixa de texto, Assinatura de Correio Eletrnico, insira o texto que deve ser anexado
a todas as mensagens enviadas.
No final, marcar a opo Incluir automaticamente a minha assinatura em mensagens
enviadas.

Configurar a verificao ortogrfica

A verificao ortogrfica pode ser configurada para, por exemplo, verificar sempre a
ortografia antes de enviar. Esta opo est apenas disponvel para administradores.
Deve, em opes de correio, aceder a Definies e selecionar Verificao Ortogrfica
(Figura 67).

37
Figura 67 Verificao Ortogrfica

Configurar o calendrio

A aparncia do calendrio pode ser alterada, de modo a ficar mais personalizada.

Acedendo s opes de correio, Definies Calendrio (Figura 68), poder definir:
A semana de trabalho (1);
As horas de trabalho (2);
O primeiro dia da semana (3);
O incremento das horas (4);
Lembretes (5);
Processamento automtico (6).

38
Figura 68 Calendrio

Bloquear correio eletrnico no solicitado

Por vezes, algumas mensagens so guardadas Automaticamente na pasta Correio

Eletrnico No Solicitado, mesmo pertencentes a contactos seguros.
Em opes de correio Bloquear ou Permitir (Figura 69), pode optar por evitar que
qualquer mensagem recebida seja enviada para a pasta Correio Eletrnico No Solicitado ou
ento definir remetentes ou domnios especficos como remetentes/destinatrios seguros ou
remetentes bloqueados.

39
Figura 69 Bloquear ou Permitir

Lync

O Microsoft Lync um software que tem, como principal, objetivo a comunicao em

tempo real entre os elementos de uma organizao.
Esta ferramenta permite:
Comunicar com outros colegas por mensagens instantneas, udio e vdeo;
Gravar as comunicaes, includo vdeo e udio;
Partilhar e transferir ficheiros de forma instantnea;
Gerir e participar em reunies online;
Partilhar o ambiente de trabalho;
Usar um quadro branco.

40
Login

Depois de proceder instalao do Microsoft Lync, na primeira utilizao necessrio

definir o endereo de incio de sesso (utilizador do Office 365) e introduzir a palavra-passe,
quando solicitada (Figura 70).
aconselhvel marcar a opo Guardar a minha palavra-passe, para evitar que numa
prxima sesso seja novamente solicitada. Pode ainda definir o seu estado de disponibilidade
ao iniciar sesso ou alter-lo mais tarde.

Figura 70 Incio de Sesso no Microsoft Lync

Depois de efetuar a seleo, clique em Iniciar

Sesso para iniciar a aplicao. O programa contacta o
servidor para proceder autenticao e a janela do
Microsoft Lync aparece.
A nova janela surge (Figura 71), ocupando
apenas uma parte do ecr, de forma a permitir que o
utilizador trabalhe com outras aplicaes enquanto
comunica com o(s) colega(s) de equipa.
Nesta primeira janela podem ser efetuadas
algumas alteraes simples de configurao, como
sendo:

Figura 71 Janela Principal do Lync

41
 Adicionar uma nota pessoal, selecionando a caixa O que se passa hoje?, para dizer
aos outros o que est a fazer (1);
Configurar a imagem a mostrar (2);
Alterar o estado de disponibilidade (3);
Definir a localizao, selecionando a caixa Localizao e digitando uma nova
localizao (4);
Procurar contactos para adicionar ao Lync (5).
Algumas destas aes e outras mais especficas sero desenvolvidas de seguida.

Estado de Disponibilidade

O seu estado de disponibilidade definido no momento em que faz login, sendo este
por defeito definido como disponvel. J vimos que este pode ser definido antes de fazer o login,
podendo ser alterado depois da sesso iniciada.
O seu estado de disponibilidade visualizado pelos outros
utilizadores, tal como tambm capaz de ver o dos seus contactos. Este
estado de disponibilidade tambm visvel atravs da aplicao
Outlook Web App.
Aos diferentes estados de disponibilidade atribuda uma cor,
de acordo com a possibilidade de comunicao com o contacto:
Verde o contacto est disponvel para conversao,
correspondendo ao estado disponvel;
Figura 72 - Disponibilidade

Amarelo o contacto est ausente do seu computador ou indisponvel de momento,

correspondendo aos estados de Volto J, No Estou a Trabalhar e Aparecer como Ausente.
ainda disponibilizada a informao de h quanto tempo definiu este estado. Nestes casos
no possvel comunicar utilizando vdeo;

Vermelho esta cor significa que o contacto est ocupado com outra comunicao
ou compromisso do seu calendrio (Outlook Web App) ou definiu o seu estado para
Ocupado ou No Incomodar. O estado ocupado continua a permitir a comunicao, no
entanto o estado No Incomodar s permite a comunicao aos contactos definidos na
relao de privacidade como Grupo de Trabalho.

42
Contactos

Quando o utilizador faz parte de uma organizao com muitos utilizadores e pertence a
vrias equipas de trabalho conveniente assegurar uma boa organizao dos contactos. Por
exemplo, numa escola, o professor pode criar um grupo por cada turma que lecione, podendo
utilizar esta ferramenta para comunicar em tempo real com os outros professores do conselho
de turma.
Esta organizao pressupe a criao de grupos e adio dos contactos a esses grupos.
Por defeito, o Lync tem dois grupos: Contactos Frequentes e Todos os Contactos.

Criao de grupos

Para criar um grupo deve clicar com o boto

do lado direito do rato sobre um grupo existente e
selecionar Criar Novo Grupo. Surge ento uma caixa
onde escreve o nome do grupo a criar.

Figura 74 Novo Grupo

Depois dos grupos criados, pode comear a

adicionar contactos. Para encontrar contactos basta
escrever na caixa Localizar um contacto, o endereo
Figura 73 Menu de contexto do Lync
de e-mail do utilizador a adicionar.

43
Figura 75 Adicionar Legenda

Depois de encontrado o contacto (Figura 75), selecione o grupo onde o pretende

arquivar ou pode criar um novo grupo para esse efeito.
De notar que o mesmo contacto pode pertencer a vrios grupos e estes podem ser
ordenados na janela do Lync, simplesmente arrastando e largando no local de destino.
Para copiar um contacto para outro grupo, e assegurando que fique a pertencer a
ambos, deve clicar com o boto do lado direito do rato sobre o contacto a copiar e selecionar
Copiar Contacto Para (Figura 76). Surge a listagem dos grupos existentes e seleciona o grupo de
destino.

Figura 76 Copiar Contacto Para

44
 Se o objetivo for mover e no copiar, deve selecionar Mover o Contacto Para,
selecionando o grupo de destino ou simplesmente arrastando e largando o contacto do grupo
de origem para o grupo de destino.

Sempre que se adiciona um

contacto, enviada uma
notificao para a pessoa que
adicionou. Da mesma forma,
sempre que algum o adiciona
sua lista de contactos, notificado.
A notificao identifica a pessoa
que o adicionou e permite optar
por adicionar esse contacto sua
lista, selecionando um grupo
Figura 77 Notificao
especfico e definir a respetiva
relao de privacidade.

Relao de privacidade

A configurao da relao de privacidade

permite definir quais as informaes que partilha com
os seus contactos, optando por um de cinco nveis:
Amigos e famlia este nvel de privacidade
fornece o mximo de informao sobre si,
permitindo visualizar toda a informao sobre o
seu contacto, como sendo, fotografia, endereo
de correio eletrnico, nmero de telefone,
morada e outras informaes;
Grupo de trabalho este nvel de
privacidade especialmente destinado para
contactos que faam parte do seu grupo de
trabalho. Permite visualizar toda a informao de Figura 78 Relao de Privacidade
contactos, exceto as informaes pessoais como

45
 morada e nmeros de telefone. Este o nico nvel em que o estado No incomodar pode
ser interrompido;
Colegas este o nvel de privacidade definido por defeito, em que permite
visualizar a informao do contacto, exceto as informaes pessoais como morada,
nmeros de telefone e detalhes de reunio;
Contactos externos este nvel partilha apenas o seu nome, cargo, endereo de e-
mail, empresa/organizao e fotografia;
Contactos Bloqueados partilha apenas o nome e endereo de correio eletrnico,
no permitindo que este contacto o faa atravs do Lync.
Para proceder alterao do nvel de privacidade de um ou vrios contactos, deve
selecion-los e de seguida clicar sobre um deles com o boto do lado direito, selecionar Alterar
Relao de Privacidade e optar por um dos nveis de privacidade (Figura 78).
Uma outra opo interessante no Lync a possibilidade de ser avisado sempre que um
dos seus contactos fica disponvel. Para isso deve selecionar o(s) contacto(s), clicar com o boto
direito do rato e selecionar Marcar para Alertas de Alterao de Estado (Figura 79).

Figura 79 Marcar Alertas de Alterao de Estado

Vistas de contactos

Por defeito, a lista de contactos aparece

organizada em grupos, mas esta organizao pode ser
alterada, selecionando um de trs modos de Figura 80 Menu Vista de Contactos

visualizao:
Grupos os contactos aparecem organizados por grupos;
Estado os contactos so organizados de acordo com o seu estado de
disponibilidade;
Relao os contactos so organizados por nveis de privacidade.

46
Figura 81 Vista de Contactos

Em cada modo de visualizao podem ser ocultados os contactos pertencentes a uma

determinada categoria (grupo/estado/relao). Para isso, basta selecionar o icon sua

esquerda.

Conversao

A comunicao em tempo real serve vrios objetivos, desde um simples recado a dar ao
colega, uma questo a colocar, ou mesmo adicionar udio e vdeo a essa comunicao.
Claro que esta potencialidade no deve ser utilizada em exagero, pois ningum gosta de
estar a ser constantemente interrompido. De qualquer forma pode, neste caso, definir o seu
estado para No Incomodar.

Quando quiser comunicar atravs de

comunicao instantnea, basta selecionar o

contacto e clicar sobre o icon . Figura 82 Opo Comunicao Instantnea

Na janela de comunicao que surge
(Figura 83) escreva a mensagem a enviar na caixa de texto inferior (1) e pressione a tecla Enter.
Surge na caixa superior (2) a sua mensagem, bem como as respostas do outro contacto.
De cada vez que pretender adicionar uma mensagem segue o mesmo procedimento, podendo
inclusive alterar o tipo/cor de letra (3).

47
Figura 83 Janela de Comunicao Instantnea

A qualquer momento pode adicionar uma

chamada udio ou vdeo, bastando para isso
selecionar Chamar ou Vdeo respetivamente.

Figura 85 Chamada de Voz

Figura 84 Chamada de Vdeo

Em qualquer um destes casos, a
comunicao por este meio s se inicia se o destinatrio aceitar.

48
 Figura 86 Aceitar chamada

Para aceitar pode clicar em Aceitar ou,

se a janela de mensagens instantneas estiver
Figura 87 Aceitar chamada de vdeo aberta, selecionar Aceitar chamada de vdeo
(Figura 87) ou Aceitar chamada (Figura 86),
respetivamente.
Para recusar basta selecionar Recusar, em qualquer um dos casos.
Tem ainda a possibilidade de responder com uma mensagem instantnea ou definir o
seu estado para No Incomodar, selecionando o boto Redirecionar (Figura 89).

Figura 88 Janela Numa Chamada

Figura 89 Redirecionar

49
 Durante a conversao udio (Figura 88) ou vdeo o utilizador pode fazer alguns ajustes:
Colocar o microfone em silncio (1);
Ajustar o volume dos altifalantes ou colocar em silncio (2);
Verificar a intensidade do sinal de rede (3);
Colocar a chamada em espera (4);
Desligar (5).

tambm possvel iniciar diretamente uma chamada udio sem ser atravs da janela de
comunicaes instantneas. Para isso coloca o rato sobre o contacto e clica no boto Chamada
que surge (Figura 90).

Figura 90 Boto Chamada

ainda possvel, durante uma conversao, adicionar outros contactos, que tambm
estejam disponveis, para participarem, clicando no boto e selecionando Convidar por
Nome ou Nmero de telefone (Figura 91).

Figura 91 Convidar por Nome ou Nmero de telefone

Se pretender adicionar utilizadores que no estejam online, ou que no pertenam

mesma organizao, pode optar por enviar uma hiperligao, por correio eletrnico, para
participarem na reunio. Neste caso deve ser selecionada a opo Convidar por Correio
Eletrnico, a qual d origem ao aparecimento de uma janela onde tem a hiperligao a copiar e
onde se podem definir algumas opes, a ver mais frente.

50
Figura 92 Informaes de Participao e Opes de Reunio

Desta forma a conversao transformada numa reunio online.

A possibilidade de adicionar outros participantes est disponvel para todos os tipos de
conversao.

Partilha

Uma das funcionalidades do Microsoft Lync a possibilidade de partilha de programas

ou ficheiros. Esta partilha pode ser efetuada partilhando o ambiente de trabalho com outros
contactos e, por exemplo, discutir a elaborao de uma ficha de trabalho com os seus colegas.

Figura 93 Opo Partilhar

Como opes de partilha existem:

Ambiente de trabalho partilha tudo o que se passa no seu ambiente de trabalho,
existindo ainda a possibilidade de atribuir o controlo do seu ambiente de trabalho, para que
o outro utilizador possa, por exemplo, ajud-lo a executar determinada operao;

51
Figura 94 Partilha de Ambiente de Trabalho ativa

Programa partilha programas que estejam em execuo, podendo selecionar os

que pretende partilhar. Neste caso tambm existe a possibilidade de atribuir o controlo
desses programas ao outro utilizador;
Apresentao do PowerPoint partilha uma
apresentao do Microsoft PowerPoint. No canto inferior
direito surge um conjunto de itens (Figura 95) com algumas
Figura 95 Opes de Controlo de
opes relativamente ao controlo da apresentao: Apresentao

o Nmero do diapositivo em visualizao e

nmero total de diapositivos (1);
o Setas para avanar e recuar na apresentao (2);
o Mostrar miniaturas dos diapositivos (3);
o Mostrar notas do apresentador (4).
Novo quadro partilha um quadro branco
onde todos os participantes podem interagir,
utilizando as opes disponveis (Figura 96):
Figura 96 Opes de Partilha de Quadro Branco
o Apontador (1);
o Caixa de texto (2)
o Formas e linhas (3);
o Cor (4) disponvel quando se est a trabalhar
com caixas de texto ou formas;
o Caneta/marcador (5) clicando na seta direita
pode selecionar a cor.
o Carimbo (6);
o Imagem (7) inserir uma imagem guardada no
computador;
o Guardar (8).
Novo inqurito partilha um inqurito de opinio, ao
qual podem responder anonimamente todos os
participantes.
Figura 97 Novo Inqurito

52
Figura 98 Resultados do Inqurito

Assim que o inqurito lanado, surgem os resultados da votao em tempo real.

Na janela do inqurito o Apresentador tem as seguintes opes:
o Abrir ou fechar o inqurito (1);
o Mostrar ou Ocultar os resultados aos participantes (2);
o Editar o inqurito (3);
o Eliminar as respostas j registadas (4);
o Guardar o inqurito (5).

No caso da partilha de apresentao PowerPoint, Quadro Branco ou Inqurito, o

controlo pode ser assumido por qualquer participante, selecionando no canto superior direito
da janela a opo Assumir o Controlo como Apresentador (Figura 99).

Figura 99 Assumir o Controlo com Apresentador

No caso de uma reunio online agendada, podem ser preparados previamente alguns
objetos (apresentaes, quadros brancos, inquritos) e durante a reunio selecionar o que
pretende apresentar em cada momento (Figura 100).

53
Figura 100 Materiais preparados previamente

Uma outra possibilidade de partilha consiste no envio imediato de ficheiros, sem

necessidade de enviar mensagens de correio eletrnico com ficheiros em anexo.
Para isso basta arrastar o ficheiro a transferir
para a janela de conversao. Na janela do(s)
destinatrio(s) (Figura 101) surge a informao de que
esto a enviar o ficheiro, podendo estes optar por:
Guardar guarda na pasta Transferncias,
ou outra localizao pr-definida;
Guardar Como seleciona a pasta onde
pretende guardar o ficheiro;
Recusar recusa a transferncia.

Figura 101 Envio de Ficheiros

Figura 102 Transferncia de Ficheiros Terminada

54
 Depois de terminada a transferncia selecione Abrir para abrir o documento
(Figura 102).

Reunio Online

Como j vimos, a uma

conversao podem ser adicionados vrios
participantes, criando uma reunio online,
onde todos podem contribuir por
mensagem instantnea, udio ou vdeo.
No entanto uma reunio online pode ser
agendada previamente, enviando um
convite a todos os participantes.
Esta funcionalidade est apenas
disponvel aos utilizadores que tm
instalado o Microsoft Outlook, verso Figura 103 Nova Reunio Online

desktop.

Para agendar uma reunio online, utilizando o Microsoft Outlook, deve:

Abrir o calendrio;
No separador Base selecionar Nova Reunio Online (Figura 103);
Se tiver sesso de Lync iniciada com o mesmo utilizador que o da conta que est a
utilizar no Outlook abre a janela onde pode definir vrios parmetros relativos reunio:
o Participantes (1) seleciona os destinatrios, a partir da lista de contactos ou
escrevendo diretamente o endereo de correio eletrnico. Podem ser adicionados
contactos de utilizadores no pertencentes mesma organizao.
o Assunto (2);
o Hora de incio e de fim (3);
o Ordem de trabalhos (4) Na caixa de mensagem podem ser dadas vrias
informaes relativas reunio, incluindo a ordem de trabalhos. Nesta caixa surge
a hiperligao que permitir a qualquer utilizador abrir com o Microsoft Lync, para
aceder reunio.

55
Figura 104 Agendamento da Reunio de Grupo

Em Opes da Reunio (5) pode ser definida a forma de acesso dos participantes e quem
sero os apresentadores (Figura 105).

Figura 105 Opes da Reunio Online

56
 Selecionando a opo Gerir apresentaes pode definir, dos participantes selecionados
qual(ais) ter(o) o perfil de Apresentador, bastando selecionar o contacto e clicar em Adicionar.

Figura 106 Opes da Reunio - Apresentadores

Depois de tudo configurado, na janela do agendamento da reunio (Figura 104),

selecione Enviar.
A partir deste momento, os destinatrios da reunio recebem na sua caixa de correio
eletrnico a mensagem de convite para a reunio, onde tm a possibilidade de:

Figura 107 Opes de convite para uma Reunio

Aceitar a reunio. Esta fica automaticamente inserida no seu calendrio;

Tentativa. A reunio aceite apenas em modo tentativa, isto , o destinatrio no
assegura a sua participao;
Recusar a reunio;
Propor uma nova data/hora.

57
Figura 108 Reunio de Grupo - Propor nova hora

o Ao propor uma nova data/hora surge a janela respetiva (Figura 108), onde pode
consultar a disponibilidade dos participantes, bem como iniciar uma conversao
instantnea com os utilizadores que estiverem online.

Em qualquer destas opes enviada uma mensagem ao organizador da reunio,

podendo a mesma ser enviada com conhecimento aos restantes participantes.

Opes

O Microsoft Lync tem vrias opes que podem ser configuradas de acordo com as
preferncias do utilizador. Para aceder a estas, deve selecionar no menu Ferramentas o item
Opes. (Figura 109)

Figura 109 Opes do Microsoft Lync

58
 Destas destacam-se as dos separadores:
Pessoal aqui pode definir o endereo de incio de sesso, definir se o Lync inicia
automaticamente ao iniciar sesso no Windows, etc;
A minha Imagem alterao da imagem associada ao seu utilizador;
Dispositivos de udio configurao dos altifalantes e microfone;
Dispositivo de vdeo configurao da Cmara Web;
Guardar Ficheiros definio da pasta onde so guardados os ficheiros transferidos
e as gravaes.

O Microsoft Lync, por defeito, grava todas as conversaes para que o contedo das
mesmas possa ser consultado posteriormente.
As gravaes so guardadas na pasta Histrico de Conversaes, disponvel na rea de
correio da Outlook Web App.
No entanto, esta opo pode ser alterada no separador Pessoal das opes do Lync.

Figura 110 Gestor de informaes pessoais

Site de Equipa (SharePoint Online)

O SharePoint Online uma plataforma de aplicaes Web da Microsoft, cujo objetivo

a criao de portais e intranets, gesto de contedos, gesto documental e criao de portais
colaborativos, e publicao de aplicaes web.
O SharePoint Online disponibiliza, de um forma nica e integrada, um espao virtual
onde todos os elementos de uma escola ou de uma equipa podem colaborar entre si, partilhar
conhecimentos e encontrar diversos tipos de recursos e informao.
Esta plataforma provavelmente o centro das operaes de uma Cloud: ajuda-o a
comunicar com sua equipa, a partilhar documentos, a editar anncios e atualizaes, assim

59
como a gerir as vrias tarefas que fazem parte dos seus projetos, criando um espao no qual a
sua equipa possa reunir-se de uma forma inovadora e partilhar o trabalho que tm vindo a
desenvolver. Desta forma permite que o trabalho colaborativo seja mais eficaz, aumentando
assim o nvel de produtividade pessoal e de uma equipa e tendo sempre disponvel informaes
necessrias e atualizadas que permitem tomar decises mais fundamentadas. Tudo isto com a
vantagem de possuir uma interface familiar e com total integrao com o Microsoft Office.
Um site SharePoint coloca disposio diversos recursos de gesto e armazenamento
de informao, dos quais destacamos os seguintes:
Biblioteca de documentos;
Anncios;
Tarefas / Projetos;
Calendrio.

Interface

Para ter acesso ao SharePoint Online no Office 365, ter que seguir os seguintes passos:
Efetuar o incio de sesso no Office 365, utilizando o seu nome de utilizador e
respetiva palavra-passe.
Fazer clique na opo Site de Equipa que se encontra no topo da janela.

Figura 111 Opo Site de Equipa

De seguida aparecer a interface do Site de Equipa.

60
Figura 112 Interface do Site de Equipa

Dependendo da configurao do site, esta interface composta por:

Bibliotecas;
Listas;
Documentos;
Anncios;
Calendrio;
Entre outros

Biblioteca de Documentos

Umas das melhores funcionalidades de um Site de Equipa a capacidade de partilhar

documentos entre pessoas e equipas. Podem existir diversos tipos de bibliotecas de
documentos que guardam documentos de Word, de Excel, imagens, clipes de mdias, entre
outros, de forma a permitir o aumento de produtividade.
Uma Biblioteca de Documentos tambm permite diminuir as verses disponveis de um
documento. Suponhamos que um elemento da equipa cria uma primeira verso de um
documento e o coloca na biblioteca; outro elemento pode edit-lo e fazer a reviso do contedo;
o designer pode aplicar um modelo e um logtipo, o gestor pode efetuar uma reviso minuciosa,
e todos os elementos esto a utilizar a mesma verso do documento. Tudo isto possvel
utilizando as funcionalidades Dar Entrada e Dar sada. Assim, os elementos da equipa podem
efetuar as alteraes necessrias de forma a serem incorporadas no documento e no correrem
o risco de estarem a utilizar uma verso errada do documento.

Adicionar documentos a uma Biblioteca

Para adicionar documentos a uma Biblioteca, deve seguir os seguintes passos:

Selecionar a Biblioteca de Documentos;

Fazer clique na opo Adicionar Documento que se encontra por baixo da biblioteca de
Documentos;

61
Figura 113 Biblioteca de Documentos

Na janela Carregar Documento, fazer clique no boto Procurar;

Navegue at pasta onde se encontra o documento. Faa clique nesse documento e de
seguida faa clique no boto Abrir;
Faa clique no boto OK para fechar a janela Carregar documento. O documento ser
adicionado biblioteca, bem como o tipo de documento, o nome e a data da ltima
modificao.

Tambm poder efetuar o carregamento de vrios ficheiros ao mesmo tempo. Para isso deve:

1. Selecionar a Biblioteca de Documentos;

2. Fazer clique na opo Adicionar Documento que se encontra por baixo da Biblioteca de
Documentos;

Figura 114 Opo Adicionar documento

3. Na janela Carregar Documento, deve fazer clique na opo Carregar vrios ficheiros;

Figura 115 Carregar Vrios Documentos

62
 4. De seguida pode arrastar os documentos que quer carregar para a biblioteca para a zona
azul da janela ou fazer clique na opo Procurar ficheiros;
5. Se fez clique na opo Procurar ficheiros, navegue at pasta onde se encontra o
documento. Selecione os documentos e de seguida faa clique no boto Abrir;
6. Faa clique no boto OK para fechar a janela Carregar documento. Os documentos sero
adicionados biblioteca, bem como o tipo de documento, o nome, a data da ltima
modificao e por quem foi modificado.

Outra forma de efetuar estas operaes de carregamento de documentos atravs do

menu Ferramentas de Biblioteca, opo Documentos (Figura 117), que se encontra no topo da
pgina.
Para este menu ficar visvel deve fazer clique por cima da Biblioteca (Figura 116).

Figura 116 Biblioteca de Documentos ativa

Figura 117 Opo Carregar Documento

Efetuar o download de um documento de uma Biblioteca

Para efetuar o download de um documento de uma biblioteca, deve seguir os passos

seguintes:
1. Selecionar o documento que pretende descarregar;

63
Figura 118 Seleo de um Documento

2. Fazer clique no Friso, na seco Cpias e no boto Transferir uma Cpia;

Figura 119 Opo Transferir uma Cpia

3. De seguida fazer clique no boto Guardar.

Partilha de documentos

Tal como referido anteriormente, uma das grandes potencialidades da

plataforma SharePoint a partilha de informao. Os passos seguintes mostram a forma
de partilhar um documento com uma pessoa ou grupo de pessoas:
1. Selecionar o documento que pretende partilhar;

Figura 120 Selecionar Documento para Partilhar

2. Fazer clique no Friso, na seco Partilhar e Controlar e no boto Enviar Hiperligao;

64
Figura 121 Opo Enviar Hiperligao

3. De seguida criada uma mensagem de correio eletrnico com a ligao para o

documento. Onde pode escolher os destinatrios, definir um assunto e escrever
uma mensagem complementar.

Figura 122 Mensagem de Correio Eletrnico com a Hiperligao para o ficheiro

Editar um documento

Para editar um documento, siga os seguintes passos:

1. Abrir o menu de contexto referente ao documento que pretende editar;

65
Figura 123 Menu de Contexto refente ao Documento a Editar

2. Neste menu tem a possibilidade de editar o documento no browser ou na

aplicao Microsoft Word;
3. Caso escolha a opo Editar no Browser aparecer uma janela que apresenta
uma interface semelhante ao Microsoft Word, onde poder editar o documento.
De salientar que esta interface no possui todas as funcionalidades;
Depois de editado e gravado, o documento ficar guardado na respetiva
biblioteca.

Figura 124 Documento aberto no Microsoft Word App

4. Caso escolha a opo Editar em Microsoft Word, o documento descarregado

e aberto no Microsoft Word, onde poder ser editado. Quando grava o
documento, este carregado para a respetiva biblioteca de forma automtica.

Existe a possibilidade de dois ou mais utilizadores estarem a editar um

documento de forma sincronizada.

66
Figura 125 Edio de um Documento por dois utilizadores

Neste caso, a ordem do documento no sofre alteraes ficando cada bloco

editado, marcado com o nome do utilizador que o editou. Esta marcao no aparecer
no documento final.

Ver contedo do documento

Para ver o contedo de um documento deve:

1. Fazer clique no nome do documento;

Figura 126 Abrir um Documento

2. De seguida surge uma janela com o contedo do documento. Nesta janela tem
a opo de Abrir no Word e de Editar no browser.

Figura 127 Interface da Microsoft Web App com um Documento Aberto

Anncios

Na plataforma SharePoint possvel criar uma rea de anncios onde podem ser
publicados eventos futuros, resultados de inquritos, ideias para discusso, entre outros.

67
Figura 128 - Anncios

Para aceder a um anncio colocado deve fazer clique em cima do ttulo do anncio, onde
aparecer a janela seguinte:

Figura 129 Detalhes de um Anncio

Nesta janela tem acesso a toda a informao referente ao anncio. Poder editar e
eliminar o anncio, caso tenha permisso para essa tarefa.

Adicionar novo anncio

Para adicionar um novo anncio, deve seguir os seguintes passos:

1. Fazer clique na opo Adicionar novo anncio;

Figura 130 Opo Adicionar novo anncio

68
 2. Inserir os dados referentes ao anncio, tais como o ttulo, o corpo do anncio, quando
expira e anexar ficheiros.

Figura 131 Janela Adicionar novo Anncio

Tarefas

A lista Tarefas permite uma eficiente gesto das mesmas, onde o utilizador pode
adicionar novas tarefas ou gerir as criadas anteriormente.
Esta gesto feita atravs da lista de tarefas/projetos disponvel no menu lateral da
interface do Site de Equipa.

69
Figura 132 Menu Tarefas

importante salientar que as Tarefas podem ser agrupadas em projetos. Cada projeto
ter, ento, vrias Tarefas que podem ser executadas por vrias pessoas, para que no fim seja
possvel concretizar esse projeto. As Tarefas de um projeto podem ter Tarefas antecessoras, ou
seja, as Tarefas podem estar organizadas de forma sequencial e relacionadas entre elas.

Adicionar Tarefas

Para adicionar uma nova tarefa, deve:

1. Fazer clique em Adicionar novo item;

Figura 133 Opo Adicionar Novo item

2. De seguida aparecer a janela seguinte (Figura 134) na qual deve inserir os dados
referentes tarefa. Aqui poder definir o Ttulo da tarefa, se a tarefa tem uma
Antecessora, a Prioridade, o Estado, percentagem de concluso, quem tem de executar
a tarefa (Atribudo A) e as datas de incio e fim, uma breve descrio e anexar ficheiros;

70
Figura 134 Janela adicionar nova Tarefa

3. Para atribuir a tarefa a um destinatrio deve fazer clique em (1) e escolher o

destinatrio, ou inserir diretamente o endereo de correio eletrnico na caixa Atribudo
A;

71
 Figura 135 Selecionar Pessoas e Grupos

4. Para guardar a tarefa, deve fazer clique em Guardar. O destinatrio ir receber uma
mensagem de correio eletrnico com a atribuio da tarefa. O qual poder aceitar ou
rejeitar a tarefa atribuda.

Alterar uma tarefa

Outras das funcionalidades a alterao de uma tarefa j atribuda. Para alterar uma
tarefa deve:

1. Fazer clique na respetiva tarefa;

Figura 136 Selecionar Tarefa existente

72
Figura 137 Detalhes de um Anncio

2. Fazer clique em Editar Item, surgindo uma janela (Figura 139) que permite alterar a
Tarefa. Quando terminar a alterao da tarefa, deve fazer clique em Guardar.

Figura 138 Opo Editar Item

73
Figura 139 Alterar Tarefa existente

Importa salientar que s o proprietrio pode alterar a Tarefa. De seguida o destinatrio

dessa Tarefa receber uma mensagem de correio eletrnico com as alteraes efetuadas.

Executar uma Tarefa

Para executar, deve seguir os passos anteriormente descritos para alterar uma Tarefa.
De seguida pode atualizar o estado da Tarefa e a percentagem de concluso. Todas as alteraes
sero enviadas ao proprietrio da Tarefa.

74
Figura 140 Alterar Estado e Percentagem de Concluso

Importa referir que se a Tarefa tiver uma Tarefa antecessora, esta s poder ser iniciada
depois da Tarefa antecessora ser totalmente executada.

Figura 141 Tarefas organizadas num Projeto e respetivo Mapa de Gantt

Calendrio

O Calendrio existente na plataforma SharePoint Online permite efetuar uma gesto

eficaz de todos os calendrios profissionais de uma equipa/grupo de trabalho ou mesmo de uma
instituio.
Para aceder ao Calendrio de um site deve fazer clique no item Calendrio que est
disponvel, por defeito, no menu do lado esquerdo.

Figura 142 Menu Calendrio

A interface do Calendrio a apresentada na imagem seguinte.

Figura 143 Interface do Calendrio

Para configurar a forma como o Calendrio apresentado, deve:

75
 1. No Friso deve fazer clique no separador Calendrio;

Figura 144 mbito de apresentao de um Calendrio

2. De seguida pode alterar o mbito do Calendrio entre vista de Dia, Semana ou Ms.

Adicionar eventos ao Calendrio

Para adicionar eventos a um calendrio, deve:

1. No friso fazer clique no separador Eventos;

Figura 145 Posio do Separador Eventos

2. De seguida deve fazer clique em Novo Evento;

Figura 146 Opes do Separador Eventos

3. Vai surgir a seguinte janela onde pode inserir os dados referentes ao Novo Evento;

76
Figura 147 Janela Novo Evento

4. Para adicionar o Evento ao Calendrio deve fazer clique em Guardar.

Figura 148 Evento adicionado a um Calendrio

77
 Alterar um Evento

Para alterar um Evento, deve:

1. Fazer duplo clique no Evento que pretende alterar;
2. De seguida aparecer uma janela com os dados do Evento, que para serem alterados
deve fazer clique em Editar Item;

Figura 149 Detalhes de um Evento

3. De seguida pode efetuar as alteraes necessrias no Evento e fazer clique em Guardar.

As novas alteraes sero inseridas no Calendrio.

Ligar Calendrio do Microsoft Outlook

No SharePoint Online pode fazer a sincronizao de Calendrios com a verso desktop

do Microsoft Outlook. Para efetuar esta sincronizao deve:

1. No friso deve fazer clique no separador Calendrio;

78
Figura 150 Opes do Separador Calendrio

2. De seguida deve fazer clique na opo Ligar ao Outlook;

3. Depois surgir um aviso de segurana, no qual deve fazer clique em Permitir;

Figura 151 Mensagem de segurana permite a sincronizao com o Microsoft Outlook

4. Na janela seguinte deve verificar todos os dados e de seguida fazer clique no boto Sim;

Figura 152 Mensagem de segurana do Microsoft Outlook que permite autorizar a sincronizao do Calendrio

5. Depois de efetuadas estas operaes, o Calendrio ficar sincronizado com o Microsoft

Outlook.

79
Figura 153 Calendrio sincronizado com o Microsoft Outlook

Os meus Alertas

Um das funcionalidades do SharePoint Online a criao de Alertas para Listas,

Bibliotecas, Ficheiros, Eventos, entre outros. Esta funcionalidade permite ao utilizador estar
sempre a par de todas as alteraes que surjam.
Esta opo est disponvel no friso de qualquer uma das funcionalidades do SharePoint
Online no boto Alertar-me.

Figura 154 Boto Alertar-me

Para criar um alerta:

1. Faa clique no boto Alertar-me (Figura 154);
2. Preencha a Janela Novo Alerta (Figura 155) com os dados pretendidos.

80
Figura 155 Janela Novo Alerta

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3. De seguida clique em OK. A partir deste momento, comear a receber por correio
eletrnico Alertas a avisar que determinado item foi adicionado, alterado ou eliminado.

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