Ufcd 36 Documentaocomercial1

Documentaçaã o comercial
UFCD_0360
341023 - Empregado/a
Comercial
50 horas
Documentaçaã o comercial UFCD 0360
Índice
Objetivos e conteúdos......................................................................................................................................3
Noção de documento.......................................................................................................................................4
Classificação dos documentos .........................................................................................................................5
O porquê da necessidade de documentos escritos..........................................................................................7
Modalidades de documentos escritos..............................................................................................................8
Quais as principais diferenças entre documentos escritos?..............................................................................9
Documentos normalizados.............................................................................................................................10
Partes constitutivas de um documento..........................................................................................................11
Nota de encomenda ou requisição.................................................................................................................14
Fatura e nota de venda...................................................................................................................................15
Documentos retificativos................................................................................................................................16
Recibo.............................................................................................................................................................17
Cheque...........................................................................................................................................................18
Letra................................................................................................................................................................26
Livrança...........................................................................................................................................................31
Proposta de cobrança.....................................................................................................................................32
Circuito da correspondência...........................................................................................................................33
Bibliografia......................................................................................................................................................35
341023 - Empregado/a Comercial
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Objetivos
 Preencher os documentos de acordo com as diferentes fases da atividade comercial,

identificando as normas elementares do circuito da correspondeê ncia numa empresa.
Conteuú dos
 Noçaã o de documento
 Partes constitutivas de um documento
 Nota de encomenda, requisiçaã o, nota de venda, etc.
 Guia de remessa
 Fatura
 Documentos retificativos
 Recibo
 Cheque
 Letra
 Livrança
 Proposta de desconto
 Proposta de cobrança
 Circuito da correspondeê ncia
o Receçaã o
o Abertura / registo
o Distribuiçaã o
o Expediçaã o
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Noção de documento
Do latim “documentum,” um documento eú uma carta, um diploma ou um escrito que reproduz
um acontecimento, uma situaçaã o ou uma circunstaê ncia. Tambeú m se trata de um texto que
apresenta dados suscetíúveis de serem utilizados para comprovar algo. Por exemplo: “Esta
carta naã o constitui um documento que atesta a sua inoceê ncia”.
Existem ainda os documentos de identificação, como eú o caso do Bilhete de Identidade (BI),
o passaporte, o cartaã o do cidadaã o ou ainda a carta de conduçaã o. Saã o documentos emitidos
pelo Estado que permitem identificar cada cidadaã o, possibilitando-lhes o acesso aos serviços
estatais, entre outros: “Vou precisar de um documento que o identifique, de prefereê ncia o seu
Bilhete de Identidade ou o Cartaã o de Cidadaã o”, “Perdi a minha carteira e todos os meus
documentos estavam laú dentro. O que devo fazer?”.
A noção de documento sofreu alterações com a evolução da informática. Antigamente,

um documento era um papel ou qualquer outro meio fíúsico. No entanto, para a informaú tica, um
documento eú um arquivo digital suscetíúvel de ser visualizado ou partilhado atraveú s de um
computador. Neste sentido, um documento informaú tico pode ser um texto, uma imagem, um
som, uma animaçaã o ou um víúdeo: “Ontem, tive de formatar o disco ríúgido e perdi todos os
meus documentos”, “Preciso que me envies por correio eletroú nico o documento que
elaboraú mos, hoje de manhaã , nas aulas”, “Acabei de eliminar o documento. Queres que eu veja
se o consigo recuperar?”
Um documento pode ser tambeú m uma informaçaã o singularizada, isto eú , distinguíúvel por um
nome ou coú digo, que trata de assunto especíúfico, de natureza e interesse particular a uma
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instituiçaã o, de caraú ter sigiloso, estrateú gico ou que represente capital intelectual, enfim,
plenamente integrada aos bens intangíúveis de uma entidade.
Os órgãos típicos de documentação saã o os museus, os arquivos e as bibliotecas, cada um
com as suas caracteríústicas peculiares.
Outros conceitos:
 "Saã o todos os papeú is contendo informaçoã es que ajudem a tomar decisoã es, comuniquem
decisoã es tomadas, registrem assuntos de interesse da organizaçaã o ou do indivíúduo." (Feijoú )
 "Qualquer informaçaã o escrita, objeto ou fato registrado materialmente, suscetíúvel de
ser utilizado para estudo, consulta ou prova." (Rabaça)
"Registo de uma informaçaã o independentemente da natureza do suporte que a conteú m."
(Paes)
Classificação dos documentos
Quanto à procedência:
Quanto a procedeê ncia, os documentos podem ser divididos em públicos e privados, ambos
podendo constituir prova de fato juríúdico, ato juríúdico ou de negoú cio juríúdico.
 Públicos: saã o emitidos por autoridade puú blica ou mediante procuraçaã o de autoridade
puú blica. Por exemplo, escritura puú blica de compra e venda emitida por um notaú rio.
 Privados: Saã o emitidos por um particular (pessoa fíúsica), ou por autoridade puú blica
fora de suas funçoã es, atribuiçoã es, ou competeê ncia).
Quanto ao valor:
 Administrativo - Valor que um documento possui para a administraçaã o produtora do

arquivo, na medida em que informa, fundamenta ou aprova seus atos presentes ou futuros.
 Fiscal - Valor atribuíúdo a documentos ou arquivos para comprovar operaçoã es
financeiras ou fiscais.
 Informativo - Valor que um documento possui pelas informaçoã es nelas contidas,
independente do seu valor probatoú rio.
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 Legal - Valor processual que um documento possui perante a lei para comprovar um
facto ou constituir um direito.
 Permanente - Valor probatoú rio ou valor informativo que justifica a guarda permanente
de um documento num arquivo. Tambeú m referido como valor histoú rico.
 Primário - Valor atribuíúdo aos documentos em funçaã o do interesse que possam ter
para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos,
legais e fiscais.
 Probatório - Valor intríúnseco de um documento de arquivo que lhe permite servir de
prova legal.
 Secundário - Valor atribuíúdo aos documentos em funçaã o do interesse que possam ter
para o gerador do arquivo, e para outros usuaú rios, tendo em vista a sua utilidade para fins
diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.
Quanto à natureza do assunto:

 Ostensivos: Naã o haú necessidade de ter acesso restrito, pois a natureza do assunto naã o
prejudica a administraçaã o;
 Sigilosos: Saã o aqueles que, pelo seu conteuú do, devem ter o acesso restrito.
Quanto ao género:
 Textuais: Documentos impressos e manuscritos.

 Cartográficos: Documentos com representaçoã es geograú ficas.
 Iconográficos: Documentos que conteú m imagens estaú ticas (fotos).
 Filmográficos: Documentos audiovisuais.
 Sonoros: Documentos com registos fonograú ficos.
 Micrográficos: Microfilme e microficha.
 Informáticos: HD, disquete, CD etc.
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O porquê da necessidade de documentos escritos?
A atividade comercial das empresas desenvolve-se, na grande maioria dos casos, atraveú s da
celebração de contratos.
Isto naã o significa que as empresas naã o devam praticar outro tipo de atos, que naã o sejam
contratos; por exemplo, as empresas estaã o obrigadas ao cumprimento de um certo nuú mero de
deveres contabilíústicos e fiscais e, obviamente, quando preenchem ou entregam os seus
registos contabilíústicos, ou quando pagam os seus impostos, as empresas naã o estaã o a celebrar
contratos mas sim a cumprir obrigaçoã es.
Trata-se, contudo, de aspetos acessoú rios e que, apesar de

muito importantes, naã o refletem o essencial da atividade da empresa: a empresa, por hipoú tese,
dedicar-se-aú ao fornecimento de bens alimentares, aà produçaã o de calçado, aà prestaçaã o de
serviços de construçaã o civil, e essa, ou outra, seraú a esseê ncia da sua atividade.
No decurso do seu “comeú rcio”, a empresa relaciona-se com fornecedores e com clientes,
tornando-se titular de direitos e ficando vinculada a obrigaçoã es perante ambos, e a forma
adequada de concretizar esse relacionamento eú a celebraçaã o de contratos.
Ora, como jaú sabemos, os contratos, em geral, naã o teê m de ser celebrados por forma escrita:
quando a lei naã o exija forma especial, o contrato pode ser celebrado oralmente e sem
quaisquer formalidades.
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Simplesmente, a forma escrita é a que mais facilita a prova do conteúdo exato do

contrato, pelo que podem existir vantagens na feitura do contrato por escrito mesmo quando
tal naã o seja legalmente obrigatoú rio.
Para aleú m dessas situaçoã es, nas quais as empresas recorrem, sem que a isso sejam obrigadas,
aà elaboraçaã o de documentos escritos, existem diversas outras situaçoã es relativamente aà s quais
a utilizaçaã o de forma escrita eú obrigatoú ria (eú o caso dos contratos de compra e venda de
imoú vel que devem ser celebrados por escritura puú blica).
Modalidades de documentos escritos
Face ao exposto, importa conhecer a classificaçaã o dos documentos escritos.

Os documentos escritos podem ser:
 Auteê nticos;
 Particulares;
 Autenticados;
 Documentos autênticos:
Na parte que agora nos interessa, e de acordo com a respetiva definição legal, saã o
documentos auteê nticos os documentos elaborados pelos notários, com o respeito por
certas formalidades legais, dentro das competeê ncias que lhes saã o atribuíúdas Esta noçaã o ficaraú
melhor compreendida com o auxíúlio de um exemplo jaú conhecido.
Como se sabe, os contratos de compra e venda de bens imoú veis (terrenos, edifíúcios, etc.) soú
podem ser celebrados por escritura puú blica. Significa isto que as partes no contrato (no caso,
compradores e vendedores) devem dirigir-se ao notaú rio para aíú declararem a sua vontade de
realizar o negoú cio (vontade de comprar e pagar o preço, por parte do comprador, vontade de
vender e de receber o preço, por parte do vendedor).
E, com base nessas declaraçoã es de vontade, o notaú rio elabora um documento, a escritura
puú blica, atraveú s do qual se prova a existeê ncia do contrato de compra e venda.
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Ou seja, no nosso exemplo, e de acordo com a definiçaã o, o documento auteê ntico (escritura
puú blica) eú elaborado pelo notaú rio, de acordo com as formalidades legais a que estaú obrigado e
dentro das competeê ncias que a lei lhe atribui.
Exemplos de outros documentos auteê nticos saã o as procurações públicas e os testamentos
públicos.
 Documentos particulares
Saã o documentos particulares

 Todos os documentos que naã o forem auteê nticos
 Ou seja, todos aqueles que hajam sido elaborados pelas proú prias partes e naã o pelo
notaú rio.
Poreú m, os documentos particulares podem ser transformados em documentos
autenticados, bastando, para tanto, que as partes confirmem, perante o notaú rio, as suas
declaraçoã es de vontade.
 Nestes termos, são documentos autenticados
 Os documentos particulares confirmados pelas partes perante o notaú rio, nos termos
prescritos nas leis notariais.
Quais as principais diferenças entre documentos escritos?
A principal relevaê ncia da distinçaã o acabada de estudar consiste no valor de prova (valor
probatoú rio) dos diferentes tipos de documentos escritos.
Como seria de esperar, em mateú ria de prova, saã o os documentos autênticos os que oferecem
maior segurança.
Na verdade, os documentos autênticos fazem prova plena dos factos que referem e soú podem
ser postos em causa se se demonstrar que o documento eú falso.
Quanto aos documentos particulares, o seu valor probatório será maior ou menor
consoante a letra e as assinaturas que nele constam tenham sido ou naã o reconhecidas
perante o notaú rio.
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A letra e a assinatura, ou apenas a assinatura, contidas num documento particular
consideram-se verdadeiras quando forem reconhecidas presencialmente perante o
notário.
Note-se que, neste caso, e ao contraú rio do que acontece no documento auteê ntico, o documento
naã o faz prova quanto aos factos nele contidos.
Através do documento com a letra e/ou

assinatura reconhecida apenas se prova que a declaraçaã o que aquele conteú m foi realizada
por uma determinada pessoa: eú a letra e a assinatura que saã o tidas como verdadeiras, naã o o
conteuú do da declaraçaã o realizada.
Poreú m, nestes casos, se as declaraçoã es feitas forem contraú rias aos interesses do declarante, a
lei entende que o documento faz prova contra ele proú prio.
 Exemplo: Amíúlcar escreveu, numa simples folha de papel branco: “devo 100 contos a
Bento”; com o reconhecimento notarial da letra e da assinatura verifica-se que Amíúlcar eú ,
efetivamente, o autor dessa declaraçaã o; aleú m disso, ao admitir que tem uma díúvida, Amíúlcar
estaú a admitir um facto contraú rio aos seus interesses: logo, considera-se que esse facto eú
verdadeiro.
No caso em que a letra ou assinatura do documento particular naã o se encontrem
reconhecidas, o documento constitui um mero meio de prova, suscetíúvel de ser afastado por
qualquer outro tipo de prova (como, por exemplo, a prova testemunhal).
Finalmente, no que respeita aos documentos autenticados, estes teê m força de prova igual aà
dos documentos auteê nticos mas, aspeto muito importante, naã o substituem os documentos
auteê nticos quando estes forem legalmente exigidos.
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Retomando o exemplo da escritura puú blica de compra e venda de bem imoú vel, um documento
particular que contenha o contrato de compra e venda de um edifíúcio, ainda que autenticado
por notaú rio, naã o substitui o documento exigido pela lei: a escritura pública.
Documentos normalizados
A rapidez com que se processam as trocas comerciais, a sua internacionalizaçaã o, e as

exigeê ncias das novas tecnologias informaú ticas teê m conduzido a uma crescente normalizaçaã o
da documentaçaã o comercial.
No caso dos documentos, fala-se em normalizaçaã o a propoú sito do processo teú cnico de criaçaã o
de normas que definem condiçoã es de elaboraçaã o e preenchimento dos documentos.
Os principais objetivos da normalização dos documentos saã o:
 Harmonizaçaã o de conteuú dos;
 Prevençaã o do erro no preenchimento;
 Aumento da segurança na circulaçaã o.
Os documentos normalizados obedecem a uma ideê ntica estrutura, conteuú do e dimensaã o,
permitindo, por exemplo, a sua leitura oú tica com as naturais vantagens daíú resultantes em
mateú ria de processamento e arquivo.
Partes constitutivas de um documento

A estrutura dos documentos estaú diretamente dependente do seu conteuú do, pelo que naã o
existe uma estrutura tipo para os documentos em geral.
Referindo-nos aos documentos mais importantes podemos, ainda assim, identificar um
conjunto de elementos tíúpicos.
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Contratos
Menções essenciais:
 Tipo/designaçaã o/nome de contrato;
 Identificaçaã o das partes
 Nome, estado civil e domicíúlio (no caso das pessoas singulares);
 Nuú mero, data e local de emissaã o do Bilhete de Identidade;
 Firma ou denominaçaã o social e sede (para as pessoas coletivas);
 Nuú mero de identificaçaã o fiscal;
Cláusulas descritivas do negócio contido no contrato;

 Local e data da celebraçaã o;
 Selo;
 Assinaturas (sobre o selo; em alguns casos as assinaturas poderaã o ter de ser
notarialmente reconhecidas).
Requerimentos
 Tipo de requerimento;
 Identificaçaã o da entidade a quem o requerimento eú dirigido;
 Identificaçaã o do requerente
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 Nome, estado civil e domicíúlio (no caso das pessoas singulares);
 Nuú mero, data e local de emissaã o do Bilhete de Identidade;
 Firma ou denominaçaã o social e sede (para as pessoas coletivas);
 Nuú mero de identificaçaã o fiscal;
 Descriçaã o precisa do que se requer (quando possíúvel completada com a indicaçaã o das
normas legais que fundamentam o requerimento);
 Local e data do requerimento;
 Assinatura precedida da expressaã o «o requerente».
Atas
 Nuú mero da ata;
 Dia, meê s, ano e hora em que se realiza a reuniaã o documentada na ata;
 Local da reuniaã o;
 Mençaã o das caracteríústicas da reuniaã o (por exemplo, assembleia geral ordinaú ria ou
extraordinaú ria);
 Nome do presidente da mesa e dos secretaú rios;
 Ordem de trabalhos;
 Lista de presenças;
 Indicaçaã o da existeê ncia de “quoú rum”;
 Nome dos intervenientes e resumo das suas intervençoã es;
 Resultado de quaisquer votaçoã es efetuadas e eventuais declaraçoã es de voto proferidas;
 Outras mençoã es relativas a outras situaçoã es ocorridas no decurso da reuniaã o;
 Mençaã o de que a ata foi lida e votada na reuniaã o;
 Assinatura do presidente e dos secretaú rios;
 Assinatura dos presentes.
Nota de encomenda ou requisição
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Fruto da celeridade da atividade comercial e da circunstaê ncia de os montantes envolvidos nem

sempre serem muito significativos, acontece em muú ltiplos casos existir o fornecimento sem a
celebraçaã o, ainda que verbal, de qualquer contrato.
Nestas situaçoã es tudo se inicia com a nota de encomenda ou uma requisição, as quais
valeraã o, juridicamente, como um contrato.
Em qualquer dos casos, quer decorra da preú via celebraçaã o de um contrato de fornecimento
quer surja como o primeiro ato formalmente praticado pelas partes, a nota de encomenda naã o
eú um documento normalizado.
Ou seja, as partes saã o livres para estipular o conteuú do da nota de encomenda desde que a
informaçaã o nela contida lhes permita, a ambas, realizar o controlo e gestaã o da encomenda.
Elementos necessários das notas de encomenda ou requisição são:
 Nome, firma ou denominaçaã o social, sede ou domicíúlio e nuú mero de identificaçaã o fiscal
da empresa que faz a encomenda;
 Nome, firma ou denominaçaã o social, sede ou domicíúlio e nuú mero de identificaçaã o fiscal
do fornecedor;
 Especificaçaã o dos bens, com a indicaçaã o das quantidades;
 Nuú mero e data da encomenda;
 Preço dos bens encomendados;
 Condiçoã es de pagamento;
 Data de entrega;
 Indicaçoã es especíúficas relacionadas com o transporte dos bens;
 Outras indicaçoã es julgadas uú teis por ambas as partes;
 Assinatura da empresa que faz a encomenda.
Em muitos casos, as notas de encomenda apresentam ainda, impressas no verso, as condiçoã es

gerais de compra que definem os termos do contrato de fornecimento.
O nuú mero de coú pias de uma nota de encomenda depende, fundamentalmente, da organizaçaã o
das empresas envolvidas.
Fatura e nota de venda
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Os fornecedores de bens e serviços saã o obrigados a emitir uma fatura ou uma nota de venda
por cada transmissaã o de bens ou prestaçaã o de serviços realizados.
Ambos saã o assim os documentos contabilíústicos das vendas enviados pelo vendedor ao
cliente.
Devem conter, obrigatoriamente, os seguintes elementos:
Os nomes, firmas ou denominaçoã es sociais e a sede ou domicíúlio do fornecedor de bens
ou prestador de serviços e do destinataú rio ou adquirente;
 Os nuú meros de identificaçaã o fiscal dos sujeitos acabados de mencionar;
 A quantidade e denominaçaã o usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados,
com especificaçaã o dos elementos necessaú rios aà determinaçaã o da taxa de imposto aplicaú vel;
Nota: as embalagens naã o efetivamente transacionadas deveraã o ser objeto de indicaçaã o
separada e com mençaã o expressa de que foi acordada a sua devoluçaã o;
 O preço, líúquido de imposto, e os outros elementos incluíúdos no valor tributaú vel;
 As taxas aplicaú veis e o montante de imposto devido;
 Nota: no caso de a operaçaã o ou operaçoã es aà s quais se reporta a fatura compreenderem
bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os dados relativos aà s quantidades,
preço,
 Taxas e imposto desses bens ou serviços devem ser indicados separadamente, segundo
a taxa aplicaú vel;
 O motivo justificativo da naã o aplicaçaã o do imposto, se for caso disso;
 Locais de carga e descarga e data e hora de iníúcio do transporte, quando forem
utilizadas como documento de transporte.
Estes documentos podem conter quaisquer outras refereê ncias acordadas entre o fornecedor
de bens/prestador de serviços e o destinataú rio/adquirente, bem como quaisquer refereê ncias
que o emissor dos documentos entenda dever nelas inscrever.
Devem ser:
 Datadas;
 Numeradas sequencialmente;
 Processadas em duplicado (ou em triplicado, quando a fatura for utilizada como
documento de transporte), destinando-se o original ao cliente e a coú pia ao arquivo do
fornecedor (e, quando exista, o triplicado aà s entidades fiscalizadoras).
Além disso, as faturas devem ser emitidas:
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 Em geral, ateú ao 5.º dia uú til seguinte ao do momento em que o IVA eú devido;
 Em caso de pagamentos antecipados, no momento em que o pagamento seja recebido.
O original da fatura destina-se ao cliente e a coú pia ao arquivo do fornecedor.
Este aspeto eú essencial: soú mediante a apresentaçaã o do original da fatura eú que o cliente tem
direito aà deduçaã o do IVA.
Por essa razaã o, em caso de extravio de uma fatura o procedimento correto eú emitir uma nova
fatura e anular a anterior, referindo expressamente que se trata de fatura em substituiçaã o e
nunca emitir uma 2ª via da fatura.
A violaçaã o do dever de emitir ou exigir faturas, ou a sua emissaã o fora de prazo, estaú sujeita aà
aplicaçaã o de coimas, para aleú m das consequeê ncias nefastas que pode ter em sede de relaçoã es
com a Administraçaã o Fiscal.
Documentos retificativos
Nota de débito e nota de crédito

O documento que titula a venda de um produto eú , por definiçaã o, a fatura.
Poreú m, em certos casos, pode haver lugar aà emissaã o de Notas de Crédito e de Notas de
Débito.
Notas de débito
A aquisiçaã o dos bens ou serviços adquiridos pelas empresas, sujeita-as muitas vezes a
despesas adicionais, tais como as relacionadas com o transporte da mercadoria, o seu seguro,
despesas alfandegaú rias, etc..
Em muitos casos, estas despesas jaú estaraã o incluíúdas no preço acordado entre as partes.
Poreú m, pode acontecer que tais despesas naã o tenham sido previstas.
Nessa situaçaã o, naã o se encontrando incluíúdas na fatura, o fornecedor emitiraú uma nota de
deú bito, atraveú s da qual cobra ao comprador o montante dessas despesas.
Uma outra situaçaã o que pode justificar a emissaã o de notas de deú bito eú aquela em que a
empresa pretende praticar atos naã o incluíúdos no seu objeto social.
Pode ocorrer, por exemplo, que uma empresa que se dedica aà atividade de fornecimento de
bens informaú ticos, pretendendo renovar o seu mobiliaú rio de escritoú rio, decida vender o
mobiliaú rio existente. Trata-se de uma venda de peças de mobíúlia (em 2ª maã o), ato que naã o
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cabe na previsaã o do seu objeto social razaã o pela qual a empresa naã o pode cobrar o preço
atraveú s da emissaã o de fatura. Neste caso, o documento apropriado é a nota de débito.
AÀ nota de deú bito aplicam-se as regras e requisitos estudados a propoú sito das faturas.
Notas de crédito
Por sua vez, as notas de crédito são utilizadas para titular um movimento de sentido
inverso.
Ou seja, naã o se trata aqui de debitar (cobrar) uma importaê ncia ao comprador mas sim de lhe
creditar (devolver) um determinado montante.
A emissaã o de uma nota de creú dito pode, por exemplo, ser justificada pelo facto de, ao emitir a
fatura o fornecedor se ter esquecido de fazer um desconto por pagamento a pronto e em
dinheiro.
Neste caso, a emissaã o da nota de creú dito, a favor do comprador, permitiraú regularizar a conta
corrente entre ambos.
Recibo
Paga a fatura, aquele que pagou (o comprador) tem direito a que lhe seja dada quitaçaã o do
pagamento.
A quitação é, precisamente,
 O ato pelo qual se comprova que o comprador cumpriu a sua obrigaçaã o de pagamento
para com o fornecedor.
Habitualmente, a propósito da quitação, usa-se a expressão «passar recibo».
Qualquer documento pode constituir recibo de um pagamento. Por exemplo, o fornecedor
pode escrever no exemplar da nota de encomenda ou da fatura que fica em poder do
comprador que a encomenda se encontra paga.
Em muitos casos o proú prio exemplar da fatura que eú enviado ao comprador jaú conteú m a
indicaçaã o de que a mesma serviraú de recibo apoú s boa cobrança (trata-se de praú tica habitual no
domíúnio dos contratos de seguro).
Apesar disso eú obviamente possíúvel emitir recibos atraveú s de documentos especialmente
configurados para esse objetivo.
Esses documentos, que conteraã o a palavra recibo, deveraã o conter as mesmas indicaçoã es das
faturas ou, em alternativa, a refereê ncia aà fatura a cujo pagamento conferem a respetiva
quitação.
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Cheque
O vulgar cheque dos nossos dias tem uma histoú ria, de certa maneira confusa quanto aà sua caracterizaçaã o
cronoloú gica, o que impede a fixaçaã o de uma data certa sobre o seu "nascimento". No seú culo V a. C, jaú os
Gregos, e depois os Romanos, se serviam de documentos de díúvida nas suas trocas comerciais. EÉ , no entanto,
em Inglaterra que o cheque, como hoje o entendemos, tem todo o seu desenvolvimento. Em Portugal, aparece
com o Coú digo Comercial de 1833 e a sua normalizaçaã o ocorre com a Lei Uniforme sobre Cheques, aprovada em
Genebra em 1931. A ratificaçaã o por Portugal soú eú feita passados treê s anos e eú apenas em Março de 1934 que a
Lei Uniforme tem a sua aplicaçaã o."
in Economia Púbico
O Cheque eú um tíútulo de creú dito, no qual o depositante, o sacador, daú ordem ao depositaú rio, o sacado
para pagar, contra entrega do proú prio tíútulo, uma determinada importaê ncia em dinheiro a uma
terceira entidade, o beneficiário.
Da proú pria noçaã o de cheque podemos retirar os seguintes intervenientes:
A. Sacado — a entidade a quem eú dada a ordem de pagamento — a instituiçaã o bancaú ria

B. Sacador — entidade que daú a ordem para que o cheque seja pago, ou seja, o titular da conta
bancaú ria;
C. Beneficiário — entidade a favor de quem o cheque eú emitido.
A Lei Uniforme sobre Cheques (L.U.C), no seu Art.º 1.º, define os requisitos necessaú rios
para que determinado documento seja considerado cheque.
Art.º 1.º - Requisitos do cheque
1.º A palavra "cheque" inserta no texto do tíútulo e expressa na líúngua utilizada para a redaçaã o;
2.° O mandato puro e simples de pagar uma determinada quantia;
3.º O nome do banco ou entidade que deve pagar o cheque (o sacado);
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4.º A indicaçaã o do local onde o cheque deve ser pago;
5.º A indicaçaã o da data e lugar em que o pagamento se deve efetuar;
6.° A assinatura de quem passa o cheque (sacador).
Atualmente, as instituiçoã es bancaú rias utilizam o mesmo tipo de cheque, o cheque normalizado, o
qual, para aleú m dos requisitos atraú s mencionados, conteú m outras informaçoã es necessaú rias.
Tipos de Emissão de Cheque
De acordo com o Art.º 5.° da L.U.C., os cheques, quanto aà s modalidades do beneficiaú rio, podem
classificar-se em:
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Endosso
Segundo o Art.º 16.° da L.U.C. , o endosso eú o ato pelo qual o beneficiaú rio transmite, a terceiros, o
direito de receber o valor inscrito no cheque transmitido.
O endosso deve ser escrito no verso do cheque ou numa folha em anexo. EÉ nulo o endosso parcial.
O endosso deve ser assinado pelo endossante, podendo o mesmo cheque ser endossado um
nuú mero ilimitado de vezes.
O endosso pode assumir duas formas:
ENDOSSO
O endossante, aleú m de assinar, escreve no verso a expressaã o "Pague-

Completo
se a...", mencionando a data.
Incompleto ou em O endossante apenas assina no verso, passando o cheque a funcionar

branco como cheque ao portador.
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Aval
O pagamento do cheque pode ser garantido na íúntegra, ou em parte do seu valor, atraveú s do
aval (Art.º 25.° da L.U.C.)
O aval eú uma garantia prestada por uma terceira pessoa, denominada avalista, que obedece
aos seguintes requisitos:
A. O Aval pode ser dado por qualquer pessoa, com exceçaã o do sacado (o banco);
B. O Aval pode ser escrito na face do cheque, no verso, ou em folha em anexo;
C. O Aval pode assumir duas modalidades, o aval completo e o aval em branco.
AVAL
Se indicar a favor de quem eú prestado, eú assinado pelo avalista e exprime-
Aval completo se pelas palavras "Bom para aval», "Por aval a favor de..." ou outra
expressaã o equivalente.
Aval em branco A favor do sacador, se naã o se verificar qualquer indicaçaã o em contraú rio.
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Pagamento
O cheque eú um tíútulo pagável à vista, ou seja, eú pagaú vel no momento em que for apresentado
ao banco para pagamento.
Caso seja apresentado a pagamento antes da data de emissaã o, eú pagaú vel no dia da sua
apresentaçaã o (Art.º 28.º da L.U.C.).
O Art.º 29.º da L.U.C. menciona ainda os seguintes prazos de pagamento:
Art.º 29.° — Prazo para apresentaçaã o a pagamento
20 dias para cheques emitidos num paíús diferente daquele onde se vai efetuar o
pagamento, mas situado no mesmo continente;
70 dias, quando os paíúses de emissaã o e de pagamento se situarem em diferentes

continentes.
Protesto
Sempre que o cheque eú apresentado a pagamento dentro do prazo estipulado na lei e naã o eú
pago por falta de provisaã o, o seu portador pode recorrer ao tribunal cíúvel levantando uma açaã o
contra quaisquer das pessoas obrigadas (Art.os 40.° e 41.° da L.U.C). A emissaã o dos cheques
sem provisaã o eú considerada crime e como tal puníúvel por lei, podendo o emitente ficar com
restriçoã es ao uso de cheques (Decreto — Lei n.º 454/1991 de 28 de Dezembro, na redaçaã o
dada pelo Decreto-Lei n.º 316/97, de 19 de Novembro, pelo Decreto-Lei n.º 83/2003, de 24 de
Abril e pela Lei n.º 48/2005, de 29 de Agosto).
Cheques e a Sua Segurança
Cheque cruzado
O cheque cruzado eú um cheque em cuja face saã o traçadas duas linhas paralelas e transversais
(Art.º 37.º da L.U.C.). O cruzamento pode ser geral ou especial.
O cruzamento do cheque tem por finalidade reduzir os riscos de furto, extravio ou falsificaçaã o.
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Cheque visado
O cheque que possui o carimbo do banco, com a respetiva data e assinatura de quem o visa,
procedendo o banco, desde logo, ao congelamento da respetiva quantia, denomina-se cheque
visado. Este tipo de cheque nunca poderaú deixar de ser pago por falta de provisaã o.
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Cheque de viagem (Traveller's check)
Saã o cheques de montante fixo, emitidos por um banco, sobre os seus correspondentes
estrangeiros. Saã o emitidos a pedido do cliente, sendo pagaú veis em vaú rias moedas. Permitem que
os seus possuidores viajem, sem levarem quantias elevadas, podendo ser cancelados
facilmente, em caso de roubo ou extravio.
Letra
Naã o se sabe, ao certo, quem inventou este tíútulo de creú dito e desde quando eú utilizado. A letra mais
antiga data de 1207. De uso muito antigo, este tíútulo rapidamente entrou na vida comercial. Se, por
um lado, o creú dito concedido pelos fornecedores aos seus clientes fica materializado num documento
— a letra — em que estes assumem o compromisso de pagar a díúvida em determinada data, por outro,
sendo um documento de faú cil transmissaã o, possibilita ao credor a sua utilizaçaã o, como meio de
pagamento, satisfazendo as suas díúvidas, sem necessidade de recorrer ao numeraú rio.
A letra é um título de crédito, representativo de moeda e pagaú vel a prazo, pelo qual uma
pessoa (credor) daú ordem a outra (devedor) de pagar a si ou a terceiro (tomador) uma certa quantia,
em data e local determinado.
A letra é um título de crédito, representativo de moeda e pagaú vel a prazo, pelo qual uma
pessoa (credor) daú ordem a outra (devedor) de pagar a si ou a terceiro (tomador) uma certa quantia,
em data e local determinado.
Podemos considerar ainda outros intervenientes, tais como:
 Avalista — pessoa que garante o cumprimento da obrigaçaã o;
 Avalizado — a pessoa a quem eú garantido o pagamento, mesmo que o devedor naã o o faça;
 Endossado — pessoa para quem eú transferida a posse da letra;
 Endossante — pessoa que transmite a propriedade da letra;
A letra, para produzir os seus efeitos, tem de obedecer a certos requisitos, mencionados no Art.º.1.º da
L.U.L.L. — (Lei Uniforme das Letras e Livranças):
1.A palavra "letra", inscrita no texto do tíútulo e expressa na líúngua para a redaçaã o desse tíútulo;
2.Mandato puro e simples de pagar uma quantia determinada;
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3.O nome de quem deve pagar (sacado);
4.A eú poca de pagamento;
5.Indicaçaã o do local onde se deve efetuar o pagamento;
6.O nome da pessoa a quem ou aà ordem de quem deve ser paga;
7. Indicaçaã o da data e do local onde a letra eú emitida;
8. Assinatura de quem emite a letra (sacador).
Imposto do Selo da Letra
A letra está sujeita a imposto do selo, sendo o mesmo calculado de acordo com a Tabela Geral do
Imposto do Selo, com a incideê ncia de 0,5%, sujeito ao limite de 1,00 €. Se a empresa utilizar o
impresso oficial, o imposto do selo eú pago no momento de aquisiçaã o da letra. No entanto, se a empresa
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tiver um capital superior a 5 000,00 €, esta poderaú emitir as suas proú prias letras — letras de emissaã o
particular —, sendo o imposto pago por meio de guia, no meê s seguinte aà quele em que foram emitidas.
Endosso
Segundo os Art.os 12.° e 13.° da L.U.L.L., a propriedade da letra pode ser transmitida a uma
terceira pessoa — o endossado —, bem como todos os direitos a ele inerentes.
O endosso deve ser efetuado na letra, ou em folha em anexo, e pode ser:
FORMA
Quando o endossante indica o nome do endossado, utilizando
Completo
a expressaã o "Pague-se a...", "AÀ sua ordem", data e assinatura.
Quando o endossante naã o indica o nome do endossado,
Incompleto
limitando-se a assinar.
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Aceite
Aceite eú o ato pelo qual o sacado se obriga, apoú s uma assinatura, a pagar o valor da letra na data
de vencimento, Art.º 28.° da L.U.L.L.
Quanto aà forma, o aceite pode ser:
ACEITE
Quando, além de assinar, o
Completo sacado inscreve na letra
"Aceito" ou "Aceitamos"
transversalmente, junto ao selo.
Quando o sacado assume o
Incompleto ou em
compromisso, assinando
branco transversalmente, junto ao selo.
Caso o sacado naã o concorde com o saque e decida naã o assinar a letra, o sacador deve proceder a
um ato formal — protesto por falta de aceite — por forma a exercer os seus direitos.
Aval
O aval eú uma garantia de pagamento da letra prestada por uma terceira entidade ou por um
dos intervenientes da letra com exceçaã o do sacado.
Quando o aval naã o menciona o nome da pessoa avalizada, pressupoã e-se que esta seja a fava do
sacador.
De acordo com o Art.º 35.º da L.U.L.L., o aval pode assumir duas formas:
AVAL
Quando, aleú m da data e assinatura, aparecem as expressoã es "Bom

Completo
para aval...", "Por aval...". Este aval eú escrito na proú pria letra.
Incompleto Quando aparece, apenas, a assinatura do avalista na face da letra.
Vencimento
Entende-se por vencimento a data em que o proprietaú rio da letra pode exigir o seu pagamento.
Relativamente à época de pagamento ou vencimento da letra, existem vaú rias modalidades:
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VENCIMENTO
A letra eú pagaú vel no momento da sua apresentaçaã o. Deve ser apresentada ao

À vista sacador, no prazo de um ano, a contar da data de emissaã o — Art.º 34.° da L.U.L.L.
Ex.: AÀ vista pagaraú V.ª Ex,ª...
A prazo de O vencimento da letra, daú -se no prazo nela mencionado, a contar da data do aceite
vista ou da data de protesto por falta de aceite. Ex: A trinta dias de vista pagaraú V.ª Ex,ª...
A prazo de O vencimento verifica-se no uú ltimo dia do prazo a contar da data de emissaã o.
data Ex.: A sessenta dias de data pagaraú V.ª Ex,ª...
Quando na letra eú expressa a data do seu pagamento.
Dia fixo Ex.: Aos quinze dias do meê s de Maio do corrente ano, pagaraú V.ª Ex,ª...
Protesto
De acordo com os Art.os 43.° e 44.º da L.U.L.L, o protesto eú um ato formal que possibilita que o
portador da letra possa exercer os seus direitos, contra os vaú rios intervenientes no tíútulo.
O protesto pode ser efetuado por falta de aceite ou por falta de pagamento:
PROTESTO
Protesto por feita Quando o sacado se recusa a aceitar a letra. Deve ser efetuado ateú ao
de aceite dia do vencimento - Art.º 43.º da L.U.L.L.
Quando o sacado naã o efetua o pagamento do tíútulo, devendo este ser
Protesto por falta
efetuado nos dois dias uú teis seguintes aà data de vencimento - Art.º
de pagamento
44.° da L.U.L.L.
Livrança
Livrança eú um tíútulo de creú dito atraveú s do qual uma pessoa — emitente ou subscritor — se
compromete a pagar a uma terceira — beneficiário ou portador —, ou aà sua ordem, uma
certa quantia num local determinado.
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LETRA
EÉ uma ordem de pagamento.
Estaú sujeita a aceite.
EÉ emitida pelo sacador

(credor).
Conteú m a assinatura do
aceitante e do sacador.
Tem inscrita a expressaã o
"pagaraú ".
LIVRANÇA
EÉ uma promessa de
pagamento.
Naã o estaú sujeita a aceite.
EÉ emitida pelo sacado

(devedor).
Conteú m a assinatura do
subscritor.
Tem inscrita a expressaã o

"pagarei".
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Proposta de cobrança
O desconto de uma letra consiste no recebimento antecipado (antes da data de vencimento) do valor
líúquido do tíútulo, efetuado por uma instituiçaã o bancaú ria, apoú s endosso da letra e aprovaçaã o da
proposta de desconto.
Esta operaçaã o estaú sujeita a juros e outros encargos.

Valor líquido da letra = Valor nominal da letra - Encargos do desconto
Quando o sacador desconta uma letra, entrega-a ao banco, o qual, por sua vez, receberaú o seu valor
na data de vencimento.
Caso o sacado naã o proceda ao pagamento do tíútulo na data de vencimento, o banco

responsabilizaraú o seu cliente (o sacador), debitando-lhe imediatamente em conta o valor da
letra.
Para que a operaçaã o de desconto se realize eú necessaú rio que o cliente preencha devidamente
um documento — a proposta de desconto —, a qual seraú analisada pela instituiçaã o bancaú ria.
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Circuito da correspondência
O circuito da correspondência naã o eú mais do que as fases pela qual a correspondeê ncia passa
dentro e fora da empresa, desde o remetente ateú ao destinataú rio. Estas são:
 A abertura,
 O registo de entradas,
 A distribuiçaã o,
 A resposta ou arquivo, a assinatura,
 O registo de saíúda e a expediçaã o e
 Arquivo.
 Na fase de abertura, eú importante ter atençaã o, ao modo como as cartas saã o dobradas,
de modo a naã o danificar o conteuú do da carta;
 O registo tal como na receção e na abertura deveraú ser realizada por um soú
departamento, uma vez que se deve tirar sempre uma coú pia dos originais recebidos. Esta
deveraú ser feita apoú s colocar o respetivo carimbo que conteú m a data e o nuú mero da entrada,
poreú m haú empresas que utilizam o Livro de Registo para a correspondeê ncia;
 A fase da distribuição, tem inuú meras formas de ser feita, mas sempre com o controlo
do Livro de Protocolo. Na resposta ou arquivo, apoú s a leitura da correspondeê ncia, o
destinataú rio daú -lhe o devido tratamento, esta segue diretamente o arquivo, caso contraú rio a
correspondência requer uma resposta. Devem ter resposta imediata todas as questoã es
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urgentes; apoú s terminada a carta de resposta, caso seja necessaú rio, ela deve ser de novo lida e
assinada pela direçaã o da empresa ou pelo responsaú vel do serviço, dependendo dos casos; tal
como na entrada da correspondeê ncia, tambeú m se regista a saíúda desta, eú esta a fase do registo
de saíúda.
 O registo é feito no livro de Protocolo, sendo o seu riscado ideê ntico ao das entradas,
e as coú pias saã o separadas dos originais para seguirem caminho; por uú ltimo, temos a expediçaã o
e o arquivo, onde eú importante verificar antes da carta ser inserida no sobrescrito se estaú
datada e assinada, se conteú m o material necessaú rio referido em anexo e se o endereço
corresponde ao do sobrescrito. Já a correspondência pode ser, por sua vez, comercial ou
oficial, particular ou pessoal.
Bibliografia
Página 34 de 35
MICHEL, Peter Jackson: Comunicaçaã o na Empresa, Editorial Presença;
MIGUEL , Alberto Seú rgio – Manual de Higiene e Segurança no Trabalho, Porto Editora,
(2012)
CAMPOS, Ana Paula, CARDEIRO, Filomena e ESTEVES, Maria Joaã o, Teú cnicas
Administrativas – Curso Tecnoloú gico de Administraçaã o, Plaú tano Editora, Lisboa 2004
Lei Uniforme das Letras e Livranças
Lei Uniforme Relativa ao Cheque
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Ufcd 36 Documentaocomercial1

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Documentaçaã o comercial

Classificação dos documentos .........................................................................................................................5

O porquê da necessidade de documentos escritos..........................................................................................7

Modalidades de documentos escritos..............................................................................................................8

Quais as principais diferenças entre documentos escritos?..............................................................................9

Partes constitutivas de um documento..........................................................................................................11

Nota de encomenda ou requisição.................................................................................................................14

Fatura e nota de venda...................................................................................................................................15

341023 - Empregado/a Comercial

 Preencher os documentos de acordo com as diferentes fases da atividade comercial,

341023 - Empregado/a Comercial

A noção de documento sofreu alterações com a evolução da informática. Antigamente,

341023 - Empregado/a Comercial

Classificação dos documentos

 Administrativo - Valor que um documento possui para a administraçaã o produtora do

341023 - Empregado/a Comercial

Quanto à natureza do assunto:

 Textuais: Documentos impressos e manuscritos.

341023 - Empregado/a Comercial

O porquê da necessidade de documentos escritos?

Trata-se, contudo, de aspetos acessoú rios e que, apesar de

341023 - Empregado/a Comercial

Simplesmente, a forma escrita é a que mais facilita a prova do conteúdo exato do

Modalidades de documentos escritos

Face ao exposto, importa conhecer a classificaçaã o dos documentos escritos.

341023 - Empregado/a Comercial

Saã o documentos particulares

 Nestes termos, são documentos autenticados

Quais as principais diferenças entre documentos escritos?

341023 - Empregado/a Comercial

Através do documento com a letra e/ou

341023 - Empregado/a Comercial

A rapidez com que se processam as trocas comerciais, a sua internacionalizaçaã o, e as

Partes constitutivas de um documento

341023 - Empregado/a Comercial

Cláusulas descritivas do negócio contido no contrato;

341023 - Empregado/a Comercial

Nota de encomenda ou requisição

341023 - Empregado/a Comercial

Fruto da celeridade da atividade comercial e da circunstaê ncia de os montantes envolvidos nem

Elementos necessários das notas de encomenda ou requisição são:

Em muitos casos, as notas de encomenda apresentam ainda, impressas no verso, as condiçoã es

Fatura e nota de venda

341023 - Empregado/a Comercial

Além disso, as faturas devem ser emitidas:

341023 - Empregado/a Comercial

Nota de débito e nota de crédito

341023 - Empregado/a Comercial

341023 - Empregado/a Comercial

Da proú pria noçaã o de cheque podemos retirar os seguintes intervenientes:

A. Sacado — a entidade a quem eú dada a ordem de pagamento — a instituiçaã o bancaú ria

Art.º 1.º - Requisitos do cheque

2.° O mandato puro e simples de pagar uma determinada quantia;

3.º O nome do banco ou entidade que deve pagar o cheque (o sacado);

341023 - Empregado/a Comercial

5.º A indicaçaã o da data e lugar em que o pagamento se deve efetuar;

6.° A assinatura de quem passa o cheque (sacador).

Tipos de Emissão de Cheque

341023 - Empregado/a Comercial

341023 - Empregado/a Comercial

O endosso pode assumir duas formas:

O endossante, aleú m de assinar, escreve no verso a expressaã o "Pague-

Incompleto ou em O endossante apenas assina no verso, passando o cheque a funcionar