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Exercícios de MS Project PDF
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Administração do Porto
INFORMÁTICA DE GESTÃO II
2004/2005
A empresa XYZ SA irá fazer uma reunião anual de accionistas como acontece todos os anos desde a
sua criação. De forma a preparar todas as tarefas inerentes a este projecto com a devida antecedência
sugeriu-lhe a elaboração deste trabalho. Paralelamente nomeou uma equipa de projecto que reunirá
periodicamente de forma a proporcionar-lhe toda a informação referente a esta reunião de accionistas.
A equipa de projecto transmitiu-lhe a data de início do projecto e alguma informação básica, tal como o
título do projecto e respectivo chefe.
• Crie um novo ficheiro de projecto com data de início em 14 de Outubro de 2004. (No menu
Project seleccione Project Information)
• Defina Reunião accionistas como título do projecto; Reunião anual 2004 como assunto; e o
seu nome como autor e chefe do projecto. (No menu File seleccione Properties)
• Guarde o ficheiro de projecto com o nome Reunião, numa pasta à sua escolha. (No menu
File seleccione Save As)
Durante a reunião com a equipa de projecto, irá introduzir no MsProject a informação transmitida. Irá
também editar a lista de tarefas à medida que os membros da equipa chegam com mais informações.
• Insira uma nova tarefa “Marcar centro de conferências” com a duração de 2 dias antes da
tarefa 2 “Imprimir carta”. (Seleccione a tarefa “Imprimir carta” e clique na tecla Insert ou no,
menu Insert, seleccione New task)
• Mova a tarefa 3 “Imprimir carta” para a depois da tarefa 5 “Elaborar carta”. (Seleccione a
tarefa “Imprimir carta”, clicando no identificador da tarefa – o 3 – e de seguida “Pegue e
largue” no sítio pretendido – entre as tarefas 5 e 6)
• Remova a tarefa 7 “Imprimir menu bufete”. (Seleccione a tarefa “Imprimir menu bufete”, e
clique na tecla del ou, no menu Edit seleccione Delete Task)
• Guarde o ficheiro sem estrutura base (No menu File seleccione Save As ou clique em , na
barra de ferramentas e na janela que surge seleccione save ´reunião´without a baseline) e
depois feche o ficheiro. (No menu File seleccione Close)
A primeira reunião do projecto foi um sucesso, e a lista de tarefas foi discutida e elaborada. Agora irá
utilizar os destaques para dividir o projecto em grupos de tarefas relacionadas, designados por fases.
Cada fase irá ser atribuída a um grupo da equipa de projecto para avaliação futura.
4. Unir tarefas
Antes das fases serem atribuídas às várias equipas do projecto, irá unir as tarefas por uma dependência
fim-início. Irá também alterar algumas dependências preliminares baseando-se na especificidade de
cada tarefas do projecto.
• Una todas as tarefas com uma dependência fim-início. (Seleccione todas as tarefas e clique
em )
• Desuna a tarefa sumária 7 ” Carta notificação” e a tarefa sumária 14 “Detalhes reunião”.
tarefas e clique em )
Cada equipa de projecto já reviu a sua fase. Alguns grupos sugeriram algumas alterações às
dependências das tarefas. Terá de efectuar as alterações ao cronograma com base na informação que
recebeu.
• Altere a dependência entre a tarefa 8 “Encomendar stock cartas”, e a tarefa 9 “Elaborar carta”
para início-início. (Fazendo duplo clique na ligação entre as tarefas, acede à janela Task
dependency)
• Altere a dependência entre a tarefa 16 “Arranjar salas reunião comité”, e a tarefa 17 “Arranjar
equipamento necessário” para fim-fim. (Fazendo duplo clique na ligação entre as tarefas, acede
à janela Task dependency)
• Defina um tempo de avanço de 0,5 dias para a dependência entre a tarefa 4 “Marcar centro
conferências” e a tarefa 5 “Marcar agenda orador”. (Nota: Um avanço de x é representado por
–x)
• Defina um tempo de atraso de 2 dias entre a tarefa 14 “Detalhes reunião” e a tarefa 20
“Reunião ocorre”. (Nota: Um atraso de x é representado por +x)
• Guarde o ficheiro sem baseline.
Agora que a lista de tarefas e respectivas dependências parecem estabilizadas, irá visualizar o caminho
crítico do projecto recorrendo para isso ao assistente GanttChartWizard.
A equipa de projecto deu-lhe uma lista de recursos para a execução do projecto. Introduza os recursos
propostos e respectivos detalhes.
Considere também a informação preliminar referente às tarefas e respectivos recursos fornecida pela
equipa de projecto.
• Introduza as atribuições dos recursos às seguintes tarefas (na vista Gantt Chart, utilize a
caixa de diálogo Assingn Resources):
Tarefa Recurso
Agendar data conferência Vice-presidente, Gerente
Marcar centro conferências Estagiário
Marcar agenda orador Gerente
Encomendar stock cartas Estagiário
Elaborar carta Assist. Administrativo
Rever carta Gerente
Aprovar carta Vice-presidente
Planear comida bufete Assist. Administrativo
Arranjar salas reunião comité Estagiário
Arranjar equipamento necessário Assist. Administrativo
O projecto Reunião anual de accionistas não requer um horário tradicional de 8 horas por dia para cada
recurso. Em vez disso, as tarefas do projecto serão desenvolvidas apenas durante as manhãs, excepto
à segunda-feira. Assim, irá criar um novo calendário-base que contemple estes pressupostos e que
salvaguarde os dias feriado que acontecem no decorrer do projecto.
Na mais recente reunião com a equipa de projecto o cronograma foi revisto de forma a verificar se
alguma atribuição de recursos necessitava de ser ajustada. Baseado na informação que reuniu nesse
evento, efectue as respectivas alterações ao cronograma.
O cronograma do projecto da reunião de accionistas está em fase de conclusão. Na ultima reunião com
a equipa de projecto foram concluídas as atribuições finais dos recursos e os tempos de trabalho. Agora
está em condições de resolver qualquer sobrecarga de recurso baseado nos parâmetros definidos na
reunião. Uma vez o projecto ajustado e antes da primeira tarefa ser iniciada, irá definir a estrutura base
Faça duplo clique na linha que separa as duas janelas da vista Task Entry, para fechar a janela
superior e ficar apenas com a vista Gantt Chart.
• Substitua o recurso Gerente pelo recurso Estagiário na tarefa 3 “Agendar data conferência”.
(Seleccione a tarefa, clique no ícone , na barra de ferramentas, e proceda à substituição
do recurso)
• Retire a dependência entre as tarefas 3 “Agendar data conferência” e 4 “Marcar centro
conferências”. (Seleccione as duas tarefas e clique no ícone , na barra de ferramentas)
• Atribua o recurso Assist. Administrativo à tarefa 12 “Imprimir carta” (Seleccione a tarefa,
clique no ícone , na barra de ferramentas, e proceda à atribuição do recurso) e, na vista
Resource Sheet, altere as unidades disponíveis deste recurso de 200% para 100%.
• Visualize a vista Resource Usage.
• Observe a carga do recurso Estagiário.
• Apresente a barra Resource Management. (no menu View seleccione Toolbars e Resource
Management)
Depois de rever as cargas dos recursos, irá utilizar o nivelamento automático para verificar quais as
sobrecargas que podem ser resolvidas dentro de certas definições de nivelamento.
Tendo em conta que não conseguiu resolver todas as sobrecargas com o nivelamento automático, irá
utilizar as técnicas de gestão para resolver as sobrecargas pendentes dentro de parâmetros aceitáveis
definidos pela equipa de projecto.
• Abra a caixa de diálogo Resource Levelling. Aplique o nivelamento ao projecto com a opção:
Manual e Level entire Project.
• Localize a sobrecarga para o recurso Assist. Administrativo.
• Resolva a sobrecarga incrementando o número máximo de unidades disponíveis, para Assist.
Administrativo, no projecto para 200%. (Na vista Resource Sheet)
• Active a vista Resource Usage para se assegurar de que não existem mais sobrecargas de
recursos.
• Verifique se o nivelamento estendeu a data de conclusão do projecto.
O cronograma do projecto da reunião de accionistas foi ajustado e agora reflecte o melhor esforço da
equipa de projecto na criação do plano. Para finalizar, irá definir uma estrutura base do projecto para
futuras comparações com o seu progresso.
Quando actualizou o progresso do projecto, pediram-lhe alguma informação preliminar antes da reunião
da equipa de projecto da semana seguinte. Existe a possibilidade de o recurso Estagiário poder sair do
projecto. Irá filtrar o recurso Estagiário para poder saber a sua importância no projecto. Irá também
utilizar um filtro para aplicar sobre as tarefas críticas.
• Na vista Task Sheet, apresente a tabela Cost. (Não se esqueça de retirar o filtro aplicado
anteriormente, seleccionando All Tasks)
• Ordene as tarefas por ordem decrescente de custo e, depois, ordene por percentagem de
conclusão por ordem decrescente. (No menu Project seleccione Sort e depois Sort by.
Escolha as opções de ordenação)
• Apresente a vista Resource Sheet e a tabela entry.
• Ordene os recursos pelo campo Code por ordem decrescente.
A equipa de projecto gostaria de ter uma informação semanal sobre o trabalho dos recursos para
apresentar em cada reunião de projecto. Assim, irá personalizar um relatório predefinido para
incluir a informação necessária.