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Resumo Administracao de Materiais Marco Aurelio Dias
Resumo Administracao de Materiais Marco Aurelio Dias
Resumo Administracao de Materiais Marco Aurelio Dias
O efeito dos lotes de produção menores e a redução do material em processo é uma vantagem
adicional, pois, produzindo lotes menores de produtos acabados diversos, há um aumento na
flexibilidade da produção que permite, em conseqüência, a minimização dos estoques de produtos
acabados.
O objetivo dos depósitos e maximizar a utilização da capacidade cúbica e garantir acesso imediato a
todos os produtos, para armazenar ou retirar os produtos. A meta da utilização dos depósitos, todavia,
é a estocagem de pequenos volumes de produtos que tenham alta rotatividade, e qualquer mudança
para grandes volumes de produtos com baixa rotatividade será inevitavelmente muito cara e deve ser
evitada.
A diferença de tempo ocorrida entre o recebimento do material da empresa, atividade da área de
materiais ou da área industrial, e o registro da nota fiscal ou da fatura do fornecedor em contas a
pagar, atividade da área financeira, pode causar impactos significativos em termos de previsão
financeira da companhia.
O aspecto que se constitui em base para qualquer sistema de gerenciamento de materiais é a precisão
dos dados ou a qualidade das informações processadas. Os maiores problemas relativos a imprecisão
das informações podem ser:
Má localização dos estoques.
Armazenamento inadequado.
Erros de cálculo nos relatórios de entrada e saída de materiais.
Erros gerados no recebimento.
Esquecimento e atraso na emissão de documentos relativos a entrada e saída de material
Procedimentos de contagem física inadequados.
A meta principal de uma empresa é, sem dúvida, maximizar o lucro sobre a capital investido em
fábrica e equipamentos, em financiamentos de vendas, em reservas de caixa e em estoques. Para
atingir o lucro máximo, ela deve usar o capital, para que ele não permaneça inativo. Caso haja
necessidade de mais capital para expansão, ela tomará emprestado ou tirará dinheiro de um dos quatro
itens acima mencionados. Espera-se, então, que o dinheiro que está investido em estoques seja o
lubrificante necessário para a produção e o bom atendimento das vendas.
A função da administração de estoques é justamente maximizar este efeito lubrificante no feedback de
vendas não realizadas e o ajuste do planejamento da produção. Simultaneamente, a administração de
estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é caro e aumenta
continuamente, uma vez que o custo financeiro aumenta. Sem estoque é impossível uma empresa
trabalhar, pois ele funciona como amortecedor entre vários estágios da produção até a venda final do
produto. Quanto maior o investimento em vários tipos de estoque (supondo que este estoque seja o
estritamente necessário) tanto maior é a capacidade e a responsabilidade de cada departamento na
empresa. Para gerência financeira, a minimização dos estoques é uma das metas prioritárias.
O objetivo, portanto, é otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios
internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido.
Os estoques de produto acabado, matérias-primas e material em processo não podem ser vistos com
independentes. Quaisquer que forem as decisões tomadas sobre um dos tipos de estoque, elas terão
influência sobre os outros tipos de estoques.
Existe uma situação conflitante entre a disponibilidade de estoque e a vinculação do capital. Sob o
enfoque de vendas, deseja-se um estoque elevado para atender os clientes. Do ponto de vista
financeiro, necessita-se de estoques reduzidos para diminuir o capital investido.
Políticas de estoque
Para aumentar o retorno sobre o capital, é necessário aumentar a relação lucro/venda e/ou giro de
capital.
Para a administração de estoques é interessante aumentar o giro do capital e, em conseqüência,
diminuir o ativo, supondo-se que as vendas permaneçam constantes. Diminuindo o capital investido
em estoques, diminui o ativo; aumentando o giro de capital, aumenta então o retorno do capital. Os
estoques fazem parte do ativo circulante.
Explicação – procura-se explicar as vendas do passado mediante leis que relacionam as mesmas com
outras variáveis cuja evolução é conhecida ou previsível. São basicamente aplicações de técnicas de
regressão e correlação.
Modelo mais simples e sem base matemática, consiste em utilizar como previsão para o período
seguinte o valor ocorrido no período anterior.
Neste método, a previsão para o próximo período é obtida calculando-se a média dos valores de
consumo nos n períodos anteriores.
A previsão gerada por esse modelo é geralmente menor que os valores ocorridos se a tendência de
consumo for crescente. Inversamente, será maior se o padrão de consumo for decrescente. Se n for
muito grande, a reação da previsão diante dos valores atuais será muito lenta. Inversamente, se n for
pequeno, a reação será muito rápida.
Este método elimina muitas desvantagens dos métodos da média móvel e da média móvel ponderada.
Além de valorizar os dados mais recentes, apresenta menor manuseio de informações passadas.
Usado para determinar a melhor linha de ajuste que passa mais perto de todos os dados coletados, é a
linha de melhor ajuste que minimiza as distâncias entre cada ponto de consumo levantado.
Custos de estoque
Existem duas variáveis que aumentam os custos de estoques, que são a quantidade em estoque e o
tempo de permanência em estoque. Os custos de armazenagem são proporcionais à quantidade e ao
tempo que uma peça permanece em estoque.
Quando o estoque é máximo, o custo de armazenagem é máximo. Quando o estoque é zero o custo de
armazenagem é mínimo.
Para a determinação do valor da taxa de armazenagem devem-se levar em conta os tipos de materiais
estocados. O custo de armazenagem é a soma de custos de capital, custos de seguro, custos de
transporte, custos de obsolescência, custos de despesas diversas. Portanto o custo de armazenagem é
composto de uma parte fixa, independente da quantidade de material em estoque e de outra variável.
A preocupação com a melhoria de aproveitamento de áreas ocupadas justifica-se não apenas pelo
crescente aumento do valor do metro quadrado nos principais centros industriais do País, como
também por dois fatores de fundamental importância para as empresas: tempo gasto em transporte e
obsolescência dos materiais.
Custo total
Níveis de estoque
Deve se ter bastante critério e bom senso ao dimensionar o estoque de segurança pois ele representa
capital investido e inoperante.
Constata-se que determinado item do estoque necessita de um novo suprimento, quando o estoque
atingir o ponto de pedido, ou seja, quando o saldo disponível estiver abaixo ou igual a determinada
quantidade chamada de ponto de pedido.
O ponto de pedido é o saldo do item em estoque e pode ser calculado pela fórmula:
PP = C x TR + E.Mn
Onde: PP = ponto de pedido
C= Consumo médio Mensal
TR = Tempo de reposição
E.Mn = Estoque mínimo
Consumo médio mensal – quantidade referente a média aritmética das retiradas mensais de estoque.
Esta média deverá ser obtida do consumo dos últimos seis meses.
Estoque médio – é o nível médio de estoque em torno do qual as operações de compra e consumo se
realizaram. Podemos representar o estoque médio como Q/2, sendo Q a quantidade que será
comprada para ser consumida.
Intervalo de ressuprimento – é o intervalo de tempo entre dois ressuprimentos.
Estoque máximo – é a soma do estoque mínimo mais o lote de compra
Ruptura de estoque – é caracterizada quando o estoque chega a zero e não se pode atender a uma
necessidade de consumo.
Estoque mínimo
A rotatividade ou giro do estoque é uma relação existente entre o consumo anual e o estoque médio
do produto. Outro método que pode ser bastante útil para a análise de estoque é o antigiro ou taxa de
cobertura. O antigiro indica quantos meses de consumo equivalem ao estoque real ou ao estoque
médio.
O grande mérito do índice de rotatividade do estoque é que ele representa um parâmetro fácil para
comparação de estoques, entre empresas do mesmo ramo de atividade e entre classes de material do
estoque. Para fins de controle deve-se determinar a taxa de rotatividade adequada à empresa e então
compara-la com a taxa real. È bastante recomendável ao determinar o padrão de rotatividade,
estabelecer um índice para cada grupo de materiais que corresponda a uma mesma faixa de preço ou
consumo. O critério de avaliação será determinado pela política de estoques da empresa. Não
esquecer, porém, que:
a) a disponibilidade de capital para investir em estoque é que vai determinar a taxa de rotatividade-
padrão.
b) não se devem utilizar taxas de rotatividade iguais para materiais e preços bastante diferenciados.
Use de preferência a classificação ABC, indicando cada classe com seu índice; se não for suficiente
divida em D, E etc.
c) baseado na política da empresa, nos programas de produção e na previsão de vendas, determine a
rotatividade que atenda as necessidades ao menor custo total.
d) estabeleça uma periodicidade para comparação entre a rotatividade-padrão e a rotatividade real.
CLASSIFICAÇÃO ABC
Conceituação – a curva ABC é um importante instrumento para o administrador; ela permite
identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto À sua administração.
Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa. Verifica-
se, portanto, que, uma vez obtida a seqüência dos itens e sua classificação ABC, disso resulta
imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativa, conforme a importância
dos itens. A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para a definição de políticas
de vendas, estabelecimento de prioridades para programação da produção e uma série de outros
problemas usuais na empresa.
Classe A – 70% do valor anula de consumo
Classe B – 20% do valor anual de consumo
Classe C – 10% do valor anual de consumo
Sistema duas gavetas – é o mais simples para controlar os estoques. Por sua simplicidade é
recomendável a utilização para as peças classe C. Imaginemos duas gavetas A e B. O estoque que
inicia o processo é armazenado nessas duas gavetas. A caixa A tem uma quantidade de material
suficiente para atender ao consumo durante o tempo de reposição, mais o estoque de segurança. A
caixa B possui um estoque equivalente ao consumo previsto no período. As requisições de material
que chegam ao Almoxarifado são atendidas pelo estoque da caixa B; quando esse estoque chega a 0,
isso indica que deverá ser providenciada uma reposição de material, pedido de compra. Para não
interromper o ciclo de atendimento, passa-se a atender às requisições pelo estoque da caixa A. A
grande vantagem desse método consiste numa substancial redução dos processos burocráticos de
reposição de material.
Sistema das revisões periódicas – por esse sistema o material é reposto periodicamente em ciclos de
tempo iguais, chamados períodos de revisão. A quantidade pedida será a necessidade da demanda do
próximo período. Considera-se também um estoque mínimo ou de segurança e ele deve ser
dimensionado de forma que previna o consumo acima do normal e os atrasos de entrega durante o
período de revisão e tempo de reposição. Nesse sistema são programadas as datas em que deverão ser
realizadas as reposições de material, e os intervalos são iguais. A análise deverá ser feita considerando
o estoque físico existente, o consumo no período o tempo de reposição e o saldo de pedido no
fornecedor do item. A dificuldade desse método é a determinação do período entre revisões. Para
minimizar riscos devem ser calculadas revisões para cada material estocado ou para cada classe de
materiais. A escolha de um calendário para as revisões é também de importância fundamental.
AVALIAÇÃO DE ESTOQUES
Custo médio – é o tipo de avaliação mais freqüente. Tem por base o preço de toas as retiradas, ao
preço médio do suprimento total do item em estoque. Age como um estabilizador, pois equilibra as
flutuações de preços; contudo, a longo prazo, reflete os custos reais das compras de material.
Método PEPS (FIFO) – a avaliação por este método é feita pela ordem cronológica das entradas. Sai
o material que entrou primeiro no estoque. Quando os giros dos estoques ocorre de maneira rápida ou
quando as oscilações normais nos custos podem ser absorvidas no preço do produto, ou quando se
dispõe de material que esteja mantido por longo prazo, esse tipo de avaliação também serve para
controlar os estoques.
Método UEPS (LIFO) – esse método de avaliação considera que devem em primeiro lugar sair as
últimas peças que deram entrada no estoque, o que faz com que o saldo seja avaliado ao preço das
últimas entradas. È o método mais adequado para períodos inflacionários. Baseia-se na premissa de
que o estoque de reserva é economicamente o equivalente ao ativo fixo. O emprego desse método
pela administração de material por certo período de tempo, tende a estabilizar o estoque , enquanto é
avaliada a utilização corrente deste, também em função dos preços, a fim de que sejam refletidos os
valores e custos do mercado.
Avaliação pelo custo de reposição – tem por base a elevação dos custos a curto prazo em relação à
inflação.
ARMAZENAMENTO DE MATERIAIS
O almoxarifado está diretamente ligado à movimentação ou transporte interno de cargas, e não se
pode separá-lo. Um método adequado para estocar matéria-prima, peças em processamento e
produtos acabados permite diminuir os custos de operação, melhorar a qualidade dos produtos e
acelerar o ritmo dos trabalhos. Os problemas e as características de um sistema de almoxarifado estão
relacionados com a natureza do material movimentado e armazenado. Um sistema correto de
almoxarifado influi no aproveitamento da matéria-prima e dos meios de movimentação.
LAYOUT
Estudos de layout – quando se procede a um estudo para melhorar a disposição das máquinas e o
transporte interno de uma fábrica ou depósito, deve-se levar em conta que o custo de produção, por
unidade, com o novo método, precisa ser menor do que o existente, para que haja vantagem na
mudança. O custo do método proposto, por unidade produzida, deve ser menor que o existente, de
modo a proporcionar uma economia satisfatória para a empresa, no período mais curto possível e os
produtos devem transitar o menos possível entre suas máquinas e de um ponto de estocagem a outro.
Análise do processo – o método diagrama pode ser usado com vantagem na grande maioria dos
serviços ligados à produção ou à administração. Diagramas são representações diretas simples e
precisas de uma tarefa. Mostram, em ordem cronológica, as atividades do homem, máquina ou
combinação homem-máquina. Não constituem um fim, mas um meio. São empregados para analisar o
processo. Os diagramas mais usados para levantamento de dados são: Diagrama do processo,
diagrama do fluxo, diagrama das Atividades Múltiplas. A opção por um deles depende da natureza da
operação e complexidade do serviço, número de operários, quantidade de máquinas usadas, natureza
dos transportes. Quem prepara o diagrama deve obter respostas no próprio local de trabalho. O
método existente não deve ser registrado por um funcionário do próprio setor.
Diagrama do processo – indica graficamente os pontos nos quais se introduzem materiais ou
componentes, representa também a ordem das operações e inspeções executadas. Sua finalidade é dar
uma representação total ou parcial do assunto em estudo.
Diagrama do fluxo – além das operações e inspeções, representa graficamente os transportes, atrasos
e estocagens durante o processo. È uma ampliação do diagrama de processos.
Diagrama de atividades múltiplas – mostra as atividades do homem e da máquina.
LOCALIZAÇÃO DE MATERIAIS
O chefe do Almoxarifado deverá ser o responsável pela manutenção do sistema de localização e para
isso deverá possuir um esquema de identificação, que defina detalhadamente a posição e a situação
dos espaços das respectivas áreas de estocagem. As estantes podem ser identificadas por letras, cuja
seqüência deverá ser da esquerda para a direita em relação a entrada principal. O símbolo da estante
deverá ser colocado no primeiro montante da unidade, com projeção para o corredor principal.
Normalmente são usados dois critérios de localização de materiais: sistema de estocagem fixo e
sistema de estocagem livre.
Sistema de estocagem fixo – neste sistema é determinado um número de áreas de estocagem para um
tipo de material, definindo-se, assim, que somente material deste tipo poderá ser estocado nos locais
marcados. Com esse sistema corre-se o risco de desperdício de áreas de armazenagem.
Sistema de estocagem livre – neste sistema não existem locais fixos de armazenagem, a não ser, para
materiais de estocagem especiais. Os materiais vão ocupar os espaços vazios disponíveis dentro do
depósito. O único inconveniente deste sistema é o perfeito método de controle que deve existir sobre
o endereçamento, sob o risco de possuir material em estoque perdido que somente será descoberto ao
acaso ou na execução do inventário.
INVENTÁRIO FÍSICO
Periodicamente a empresa deve efetuar contagens físicas de seus itens de estoque e produtos em
processo para verificar:
a) discrepância em valor, entre o estoque físico e o estoque contábil;
b) discrepâncias entre registros e o físico (quantidade real na prateleira);
c) apuração do valor total do estoque (contábil) para efeito de balanços ou balancetes. Neste caso o
inventário é realizado próximo ao encerramento do ano fiscal.
Inventários gerais – efetuados ao final do exercício, eles abrangem todos os itens de estoque de uma
só vez. São operações de duração relativamente prolongada, que, por incluir quantidade elevada de
itens, impossibilitam as reconciliações, análise das causas de divergências e consequentemente ajustes
na profundidade.
Inventários rotativos – visa distribuir as contagens ao longo do ano, com maior freqüência, porém
concentrada cada mês em menor quantidade de itens, deverá reduzir a duração unitária da operação e
dará melhores condições de análise das causas de ajustes visando ao melhor controle.
Grupo 1 – serão enquadrados os itens mais significativos, os quais serão inventariados três vezes ao
ano, por representarem maior valor em estoque e serem estratégicos e imprescindíveis à produção.
Grupo2 – constituído de itens de importância intermediária quanto ao valor de estoque, estratégia e
manejo. Estes serão inventariados duas vezes por ano.
Grupo 3 – formado pelos demais itens. Caracteristicamente, será composto de muitos itens que
representam pequeno valor de estoque. Os materiais deste grupo serão inventariados uma vez por ano.
Cut-off – é um dos procedimentos mais importantes do inventário; se sua organização não for bem
feita, corre-se o risco de o inventário não corresponder à realidade.
Contagem do estoque - todo item do estoque sujeito ao inventário será contado necessariamente duas
vezes.
ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS
A FUNÇÃO DA COMPRA
PREÇO-CUSTO
Custos – é muito importante para um comprador conhecer ou fazer uso da análise preço-custo e ter
algum conhecimento básico de sistemas de custos, ou seja, conhecer como é montada a estrutura do
preço de venda. Por preço entende-se o valor que o fornecedor exige ao vender seu produto. Por custo
entende-se o quanto ele gata para fabricar esse mesmo produto. Custos é a soma de esforços que são
aplicados para se produzir alguma coisa.
Análise, controle e reajuste de preços – podemos considerar que determinado produto tem preço
justo e correto quando o comprador estabelece uma adequada relação entre qualidade, quantidade,
atendimento e utilidade. Nem sempre ao se conseguir o melhor peço, se realizou a melhor negociação.
CONDIÇÕES DE COMPRA
Prazos – prever as necessidades de uma empresa consiste em calcular o que virá a ser necessário
durante determinado período, quer seja para assegurar o funcionamento da linha de produção quer o
funcionamento de toda uma empresa. Determinar as quantidades a serem compradas, assim como os
prazos é uma função do P.C.P (Planejamento e Controle de Produção). ou de qualquer outra área
responsável pela informação. Mesmo não sendo de responsabilidade da Seção de Compras a definição
dos prazos necessários para que os materiais estejam na fábrica, é de sua competência o esforço
máximo para consegui-lo.
Frete – dentro da análise de frete é importante verificar a modalidade de transporte que o fornecedor
está utilizando e saber se existem alternativas mais viáveis.
A NEGOCIAÇÃO
Negociação não é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem prejuízo. Quando numa
negociação ambas as partes saem ganhando, podemos então afirmar que houve uma boa negociação.
Saber negociar é uma das habilidades mais exigidas do comprador.
No processo de negociação, a habilidade técnica tem merecido mais atenção do que a interpessoal,
embora elas tenham peso igual no sucesso da negociação. Basicamente a negociação obedece a seis
etapas:
Preparação – onde se estabelecem os objetivos que devem ser alcançados de forma ideal e os
que a realidade permitirá atingir.
Abertura – serve para reduzir a tensão, consolidar o objetivo, destacar um objetivo mútuo e
criar um clima de aceitação.
Exploração – aqui precisa-se verificar se a necessidade detectada durante a etapa da
preparação é verdadeira e isso só pode ser obtido por meio de perguntas objetivas, mas jamais
ameaçadoras.
Apresentação – nessa etapa, deve ser feito o relacionamento dos objetivos e expectativas
iniciais com as necessidades da outra parte.
Clarificação – precisamos considerar as objeções levantadas como oportunidades para
fornecer mais informações.
Ação final – é a procura de um acordo ou decisão.
Características – o negociador não deve jamais ser impessoal, selecionar comportamentos “dentro do
figurino” porque são corretos, enfatizar relações profissionais, tratar o outro como cliente, empregado
ou colega ou como pessoa que necessita de ajuda, preocupar-se em mudar, curar ou melhorar o
indivíduo deficiente, concentrar-se em abstrações, generalidades ou princípios, concentrar-se em
julgamentos morais e avaliação. As características de um bom negociador são:
Ver a negociação como um processo no qual nenhum item é imutável, mesmo após o acordo
final e a assinatura do contrato.
Ter mente aberta.
Estar alerta para suas necessidades pessoais e do seu negócio, da mesma forma que não se
descuida das necessidades de seu oponente.
Ser flexível e capaz de rapidamente definir metas e interesses mútuos.
Não tentar convencer o oponente de que o ponto de vista dele está errado e deve ser mudado.
Desenvolver alternativas criativas que vão ao encontro das necessidades de seu oponente.
Ser cooperativo porque a cooperação possibilita um clima propício para a solução de
problemas, em harmonia.
Ser competitivo porque isso pode contribuir para estimular as duas partes a serem mais
eficientes na procura de benefícios mútuos desejados.
Compreender que a manipulação de pessoa é incompatível com as metas de harmonia
resultante da cooperação e competição.
Atingir os próprios objetivos e, ao mesmo tempo, fazer contribuições significativas para
alcançar as metas da organização.
Os negociadores podem ser classificados em quatro estilos comportamentais: catalisador, apoiador,
controlador e analítico. Não existe um pior ou melhor, o importante é que o negociador identifique o
seu estilo e tente fazer o mesmo com a pessoa com que vai negociar.
FONTES DE FORNECIMENTO
DISTRIBUIÇÃO E TRANSPORTE
O responsável pela distribuição de produtos precisa ser um especialista, muito bem entrosado e
conhecedor das demais áreas da empresa.
Principais funções do departamento de transporte – Supervisão de trafego e operações, análise de
custos e estudos econômicos.