A gestão

financeira
do varejo pode parecer um bicho de sete cabeças.
Mas se começarmos fazendo uma
ótima gestão do caixa da loja, teremos uma
boa visão da performance do nosso negócio.
 Posicionamento
do Caixa
Segundo o SEBRAE, gestão financeira é o conjunto das ações e procedimentos administrativos Antes de começarmos a vender, algumas técnicas
relacionados com o planejamento, execução, análise e controle das atividades financeiras da são indicadas para escolher o melhor lugar em sua
empresa. Em palavras simples: obter o máximo de lucro (ou resultado) com as atividades.
loja para posicionar o caixa.
Na prática é: administrar as entradas e saídas de recursos financeiros relativos a vendas, prestação
de serviços, pagamentos de fornecedores, salários, tributos, despesas, entre outros.

Vamos abordar nesse guia a mais

importante dessas atividades:
as entradas e saídas de recursos financeiros relativos as vendas,
ou seja, o controle do seu caixa.

Seus colaboradores vão entender a importância de registrar tudo que aconteceu no dia a dia da sua
loja e você evitará problemas na movimentação do seu capital. Você também vai poder usar esse
material para treinar seus colaboradores de confiança.

VAMOS LÁ?
 Movimentação
financeira
Deixe longe da porta! Com local escolhido, é de extrema importância que
Não colocá-lo perto da porta da sua loja caso seu volume de dinheiro seja grande,
para evitar assaltos. seu operador de caixa conheça alguns conceitos de
movimentação do caixa.
Visível, porém seguro!
Preferencialmente deixá-lo visível para o supervisor de caixa, para o seu escritório
ou para sua mesa.

Câmeras no lugar certo!

Colocar câmeras não somente na entrada, mas também focadas na tela do computador
e da gaveta de dinheiro, para que o colaborador não deixe de lançar as vendas dos produtos.

Eficiência! Faça a fila andar!

Caso seu negócio tenha picos no atendimento, você pode transformar espaços do seu
balcão em caixas fura-filas.

Você abriria apenas nos momentos de maior concentração, utilizando sistemas que
funcionem em tablets ou celulares, com pagamento apenas em cartão. Você pode encontrar
mais informações sobre pagamentos com mobilidade clique aqui.

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 Fechamento
Fundo de caixa
Valor em dinheiro para abrir o caixa, destinado a dar o troco aos clientes.

Dicas: dependendo do valor e da segurança da região onde a loja fica, o fundo de caixa deve
ser guardado após o expediente em cofre ao invés de ficar na gaveta de dinheiro. A quantia
de caixa
destinada pode variar por dia da semana, caso o movimento do estabelecimento mude muito,
como em um bar ou restaurante à la carte por exemplo.
O fechamento de caixa é o processo de conferência
Sangria
Retirada de dinheiro do caixa.
sobre o valor presente do caixa e se ele condiz com
Dicas: Pode ser feita para pagar algum fornecedor, boleto ou para transferir o dinheiro para
as entradas e saídas (vendas e retiradas) realizadas
algum lugar mais seguro. Não indicamos que a Sangria seja feita para realizar pagamentos
pessoais dos sócios ou para adiantamento de pagamento de funcionários. no dia ou expediente.

Suprimento
Feito para adicionar dinheiro ao caixa, geralmente quando falta troco ou para deixar o fundo de
caixa para o dia seguinte.

Saldo final de caixa

É a soma do fundo de caixa com o saldo operacional (entradas - saídas).

Dicas: É necessário que você tenha controle diário das suas vendas e não apenas que verifique
o relatório da semana, quinzena ou mês. Conferir diariamente o fluxo de caixa, incluindo a
movimentação bancária, pode te ajudar a identificar problemas e agir com antecedência, evitando
uma crise financeira ou a degradação da relação com seus funcionários.

Falta ou sobra de caixa

Deve ser registrada quando ocorre uma divergência na movimentação do dia. O registro deve ser
da diferença entre o valor que deveria ter fisicamente e o valor erroneamente encontrado.

Dicas: Nunca deixe de fazer seu colaborador registrar a falta ou a sobra, esse ato inibe erros
e fraudes futuras e permite que você meça a performance do seu caixa.

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O responsável pelo fechamento deve ser alguém
qualificado e de confiança, pois erros podem gerar
grandes impactos financeiros para o seu negócio. É
fundamental não interrompê-lo durante a atividade, já
que a concentração é imprescindível para realizar o
fechamento correto.

Dica: É de extrema importância que ao trocar de

operador, mesmo não sendo o fim do dia, se realize um
fechamento de caixa, ou um fechamento parcial, para
prevenir problemas no relacionamento interpessoal

Motivos de erros
dos colaboradores caso ocorra algum erro.

Para fazer um fechamento

de caixa, siga esses 3 passos: de fechamento
1. Some todas as entradas
Separe e some os recibos de cada forma de pagamento:
de caixa
• Dinheiro
• Cartão de Crédito
• Cheques à Vista
• Cheques Pré-datados
Veja as principais causas para os erros
• Cartão de Débito
• Ticket
• Convênios
diagnosticados...
Some os totais das formas de pagamento, o fundo de
caixa, as vendas realizadas e os suprimentos.

2. Some todas as saídas: Sangrias e Devoluções.

3. Subtraia as entradas das saídas e registre o saldo de caixa.

Alguns sistemas de automação tem a função de

fechamento “cego”, onde o funcionário lança os totais
das formas de pagamento e uma tela posterior aponta
se existem divergências.

Caso você ainda não tenha um sistema de vendas,

clique aqui e baixe nossa planilha de controle
de caixa. Se preferir clique aqui para receber indicações
de sistemas adequados ao seu porte e segmento.

Caso haja falta ou a sobra de dinheiro, a hora

do registro é agora!

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 Algumas transferências não foram lançadas
(sangrias, suprimentos, etc.)
Nunca deixe para anotar depois! Sempre tenha o controle de todas as transações realizadas,
seja lançando no seu sistema, em uma planilha ou em um caderninho de controle.
Recebimentos não lançados.
É muito comum que vendedores deixem para o dia seguinte ou fim do expediente para lançar alguns
pedidos. Conscientize-o para lançar todas as vendas no sistema na mesma hora do atendimento,
assim, o risco de esquecimento é menor.
Fale também para o seu caixa nunca aceitar um pagamento sem a comanda de venda.
O ideal é sempre o caixa vistoriar, entregar ou registrar a venda das mercadorias.
Outra boa dica, caso use um sistema de loja é: nunca coloque itens no estoque antes de
cadastrá-los no sistema! Caso a venda ocorra, seus funcionários não poderão lança-la
no sistema, e provavelmente seu caixa vai “furar”.
Troco incorreto
Assegure-se sempre que o caixa tenha uma calculadora em mãos.
É normal ocorrerem alguns momentos de pico de clientes na loja,
e o caixa pode perder a atenção na hora de calcular o troco mentalmente!
Para você que tem um sistema de vendas, deixe a calculadora como forma de contingência,
caso o sistema pare de funcionar ou o computador dê problema!
Troca de mercadorias sem baixa
As trocas de mercadorias devem ser lançadas tanto quanto compras.
O valor oscilante entre uma mercadoria e outra pode gerar certos conflitos
no fechamento do caixa, caso não contabilizado corretamente.
Lançamento de valor errado na maquininha de cartão
O erro humano é natural, principalmente quando lidamos com filas de clientes ou turnos de trabalho
noturno. Sabemos que um zero a menos no final faz muita diferença. Dependendo do faturamento,
automatizar o processo de vendas em cartão é muito interessante para resolver esse e outros erros.
Existem soluções integradas de pagamento, também chamadas de TEF, onde a maquininha puxa o
valor da compra realizada pelo consumidor diretamente do sistema de vendas.
Entenda mais sobre este tipo de solução clicando aqui.
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Lançamento da modalidade do cartão errada
na maquininha de cartão
Outro erro comum é escolher no sistema de gestão da loja a modalidade de pagamento CARTÃO
DÉBITO, quando na verdade o cartão que o cliente usou para a compra foi CARTÃO DE CRÉDITO.
Nesse caso, além de erros nos totalizadores, o valor líquido que vai cair no banco estará divergente
do apontado no sistema. Exemplo:
VENDA: R$100,00
Cartão Visa Débito - Taxa de 1,9% - Valor líquido = R$98,10
Cartão Visa Crédito - Taxa de 3,2% - Valor líquido = R$96,80
Nesse exemplo, além do problema do valor líquido, o pagamento feito pela adquirente (empresa provedora da
maquininha) vai cair em dias diferentes do esperado. O Débito geralmente é pago em 1 dia e o crédito em 30 dias.
O alto volume de erros como este praticamente inviabiliza a conciliação bancária da loja e o planejamento do fluxo
futuro de recebíveis dos cartões.
É comum no mercado que o caixa seja responsabilizado pelo fechamento do caixa, onde casos de divergências
graves resultam em descontos no salário do funcionário. Não esqueça de combinar antes com seu novo colaborador,
caso vá agir dessa forma no seu estabelecimento. Uma dica é deixar uma margem de sobra ou falta, de acordo com
seu ticket médio (valor médio das vendas por cliente).
Preparação do caixa para o dia seguinte
Além de conferir o que foi feito no expediente, a preparação do caixa para o próximo período
é fundamental para um excelente controle.
Você ou algum outro funcionário deve receber o fechamento de caixa, dinheiro e comprovantes, auditar e registrar
no sistema ou planilha. O ideal é o caixa assinar um recibo ou livro de que entregou o movimento para o supervisou
ou proprietário.
Você sabia?
Cada documento, seja fiscal ou contábil, possui um período mínimo de armazenamento, por motivos legais.
Clique aqui e confira na lista o tempo de cada documento.
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 Mesmo se você tem um pequeno negócio, é muito
importante acompanhar a sua conta pessoa jurídica
diariamente. Sendo gestor de uma rede ou lojas com
maior faturamento, o ideal é delegar essa atividade
para uma pessoa preferencialmente formada em
administração ou com experiências contábeis!
Além da movimentação diária, relatórios semanais
podem te ajudar a tomar as melhores decisões ao longo
do tempo, principalmente as referentes a aumento de
estoque e investimentos no crescimento do negócio.

Conferir se o que você vende é o que está entrando

na sua conta é básico para o bom andamento do seu
negócio. Assim como você conta o dinheiro que recebe
no caixa, deve verificar se está recebendo corretamente
as vendas em cartão e se os depósitos indicados nas
sangrias estão entrando na conta.

Fluxo O fluxo de caixa possui

5 movimentações básicas:

de caixa Saldo inicial

É o dinheiro disponível em caixa e
Entradas de caixa
São as vendas à vista e outros
em todas as contas bancárias. recebimentos do dia.

Agora estamos falando da

sua conta bancária!
Saídas de caixa Saldo operacional
São todos os pagamentos feitos no dia. É a subtração das Entradas com as
Saídas de caixa.

Saldo final de caixa

É o resultado do Saldo inicial mais o
Saldo operacional.

Para ter um fluxo de caixa correto e fazer previsões
precisas é necessário ter em mente que o recebimento
por dinheiro e cartões têm tratativas diferenciadas.
Enquanto o dinheiro vai automaticamente para o caixa,
os recebimentos por cartão de crédito, voucher ou
parcelados demoram um certo tempo para estar “em
suas mãos”.
É necessário conferir o que você tem a receber das
operadoras de cartão (adquirentes). Clientes podem
cancelar compras no emissor do cartão, fraudes de
funcionários ou clientes podem ocorrer, seu contrato
comercial pode expirar e as taxas aumentarem de uma
hora para outra.

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Conciliação
bancária
Hoje, no Brasil, grande parte dos pagamentos é feita com Abaixo você pode ver um gráfico fornecido pela ABECS
cartão, seja de crédito ou débito. Ainda assim estamos (Associação Brasileira das Empresas de Cartões de
bem abaixo dos países mais desenvolvidos. Crédito e Serviços) que mostra o número de transações
realizadas em crédito e débito por mês em 2017.
A tendência é de uso ainda maior, nos próximos anos,
do chamado dinheiro eletrônico: cartões de plástico,
pagamento via aplicativos, pulseiras, relógios e carteiras
virtuais.
Com a conciliação bancária você garante que
tudo o que você tinha para receber em cartões
caiu corretamente na sua conta.

Fonte: http://www.abecs.org.br/indicadores-graficos coletado em Fevereiro de 2018.

Existem no mercado ferramentas de conciliação Criamos este guia para otimizar a gestão do seu caixa.
eletrônica que evitam o trabalho manual de conferência Ter o controle do seu negócio é essencial para fazê-lo
bancária das vendas em cartão. Elas verificam nas crescer.
operadoras (adquirentes) os pagamentos líquidos e
conferem com seu sistema de vendas. Esse é o mundo Esperamos que tenha gostado!
ideal para as lojas que têm grande faturamento e para as
médias e grandes redes. Caso tenha interesse, veja abaixo mais informações sobre
a Cappta e os benefícios das soluções de pagamento
Para o pequeno varejista o mais indicado é que seus integrado (TEF).
lançamentos em cartão sejam os mais completos e
corretos possíveis, evitando retrabalhos ou perdas no
controle do seu fluxo de caixa.

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Acreditamos
no empreendedor
como motor da economia do Brasil.
Entendemos que lhe ajudar a tomar melhores e mais
ágeis decisões na sua empresa é ajudar o país a crescer.
Por isso, todas as soluções que provemos visam entregar
controle, eficiência e liberdade, para empoderar ainda
mais a gestão do seu negócio.
Com uma solução de pagamentos integrados você evita
a maioria dos erros operacionais citados. A Cappta
automatiza as vendas em cartão do seu estabelecimento
garantindo a eficiência dos processos financeiros.
Na Cappta você terá acesso ao portal online de vendas
para consultar as transações em tempo real.
Esta ferramenta ainda proporciona o recurso de pré-
conciliação, que vai te ajudar a verificar os valores
líquidos a receber de cada adquirente, deixando seu fluxo
de caixa muito mais simples!
Chega de controlar papeizinhos! Seu fechamento de
caixa pode ser muito mais rápido!

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especialista em meios de pagamento da Cappta.

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