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SECRETARIADO
MÓDULO 2
Telecurso Tec
Módulo 2
SecretariadO
2a edição - 2011
R134s
v.2
Inclui bibliografia
ISBN 978-85-7484-499-2
Nelson Savioli
Centro Estadual de Superintendente Executivo
Educação Tecnológica
Nelson Santonieri
Paula Souza
Gerente de Teleducação
LAURA M. J. LAGANÁ
Flávia Constant
Diretora superintendente
Gerente de Desenvolvimento Institucional
ALMÉRIO MELQUÍADES DE ARAÚJO
Coordenador de Ensino Técnico
ROGÉRIO TEIXEIRA
Diretor do Grupo de Estudos da Educação à
Distância - GEEaD
ficha técnica
Introdução ........................................................................................................... 9
Bibliografia........................................................................................................ 259
Planejamento
Direção
Neste módulo, portanto, você estudará com maior ênfase tudo o que
ocorre no dia a dia de um secretário, com um foco todo especial na
organização e realização de eventos.
O que você vai aprender aqui sobre idiomas e sobre informática não subs-
titui um curso mais estruturado que você possa fazer nesses campos do
conhecimento.
Você deve se aprofundar em inglês e/ou espanhol e em informática sempre
que possível. Isso fará de você um profissional mais completo e mais prepa-
rado para o mercado de trabalho.
Repare que nenhum desses conteúdos é apresentado de for- Tome o seu queijo-quente A dona Geórgia E como!
dado a estudar de modo ativo e a construir seu conhecimento. E aqui o seu suco de
acerola, sem açúcar,
como sempre, Bia.
Então, ao longo das várias seções, observe as chamadas como • Você considera que o pequeno empresário também precisa conhecer profun-
damente seu cliente?
• E como ele pode fazer isso com recursos limitados?
de trabalho: você encontrará sempre novos desafios e por • O próprio dono atende o cliente, além de conhecê-lo pelo nome e muitas
vezes ter relação de amizade e confiança.
• Por conhecer muito sua clientela, o dono do negócio pode ajustar as me-
essa razão precisa ser proativo para resolvê-los de um modo lhores ofertas, evitando o encalhe de produtos e fazendo com que o cliente
ache tudo que precisa. 19
ágil e satisfatório.
Formando cidadãos 7
Fique atento às reflexões da seção Vale saber. Nela são Não use folhas soltas
trabalhadas competências transversais e valores funda- ou cadernos diversos.
mentais para você como profissional e como cidadão. Reúna suas anotações
Geralmente essa seção traz a possibilidade de refletir a e respostas a exercícios
respeito de temas que envolvem a ética ou os comportamentos pes- num único lugar, o
soais e são relacionados com o assunto de cada estudo. bloco de notas.
Por fim, uma dica: antes de iniciar o módulo 2, verifique no jornal ou na internet as
ofertas de oportunidades para o assistente executivo, o auxiliar de eventos ou o
secretário. Você poderá conhecer melhor as atividades que esse profissional realiza
e, assim, focar o seu estudo.
14
Autoras
As autoras
Andrea Cecilia Ramal é doutora em Educação pela PUC-Rio e especializou-
-se em aprendizagem com materiais impressos e multimídia. É autora de
“Educação na cibercultura” (Editora Artmed). Dirige o desenvolvimento de
projetos de aprendizagem on-line e presencial na sua própria empresa, a ID
Projetos Educacionais. É consultora em programas da Fundação Roberto Ma-
rinho, Companhia Vale do Rio Doce, Petrobras e Embratel. No Telecurso TEC,
9 é consultora educacional, membro da Equipe Central e foi uma das responsá-
veis pelo projeto pedagógico.
Silvina Ana Ramal é mestre em Administração pela PUC-Rio e especializou-se em Gestão de Pequenas Empre-
sas e Aprendizagem Organizacional. É autora dos livros “Como transformar seu talento em um negócio de su-
cesso” e “Construindo planos de negócios”, pela Editora Elsevier, e “Gestão de pequenos negócios”, pela Editora
SENAC. Atualmente, trabalha como diretora comercial da própria empresa, a ID Projetos Educacionais, que presta
consultoria para empresas como Companhia Vale do Rio Doce, Petrobras e Embratel. Também é professora de
16 Planejamento de Negócios, Gestão de Pequenas Empresas e Planejamento de Empreendimentos Sociais, em
nível de graduação e pós-graduação, na PUC-Rio e na Fundação Getúlio Vargas, e presidente da ONG Pro-Social,
que atua com empreendedorismo.
capítulo 1
O SECRETÁRIO NA ORGANIZAÇÃO
DE HOJE
Observe a ilustração. Se você estivesse no lugar do personagem que aparece
na sala de espera, talvez fizesse a mesma pergunta que ele fez. Hoje, nas
empresas, o dia a dia de uma secretária ou secretário envolve muitas atividades
– principalmente no caso daqueles que trabalham com executivos.
Mas nem todo mundo tem ideia de quanto a profissão e o perfil do secretário
mudaram, sobretudo a partir dos anos 90.
Não, é a
secretária.
Thank you for
calling. I´ll be with you
in a moment.*
Neste estudo, você verá como a função do secretário vem se configurando e quais
são os novos perfis e atribuições desse profissional.
Iniciando a conversa
“Caio, Caio, Caio...” E assim o dia passava. A secretária, Marina, digitava as cartas
que ele ditava e, fora isso, oferecia ajuda a toda hora, mas... acontece que só ele
sabia organizar a própria bagunça! Só ele entendia dos assuntos das diversas áreas
da empresa. Uma vez por semana, ele analisava a agenda com ela, mas não adian-
tava muito, porque depois mudava tudo. Ele pensava: empresa dinâmica é assim
18 mesmo. E assim a mesa dele ia ficando atolada e ele cada vez mais estressado.
Começou a achar que não ia mais dar conta de tudo sozinho.
Num certo sábado, caio foi ao barbeiro cortar o cabelo e, enquanto esperava, co-
meçou a ler uma revista de negócios.
Qual não foi a sua surpresa quando deparou com uma matéria que analisava o perfil
do novo secretário e os benefícios que a mudança nas atribuições desse profissio-
nal trazia para os executivos modernos.
a matéria dizia que, com relação ao secretário, “a organização contemporânea man-
teve o perfil da pessoa que é organizada e executa bem as tarefas, mas passou a
exigir um profissional inteirado com os assuntos do chefe e da empresa, com maior
autonomia e poder de decisão”.
Veja o que mais dizia a revista:
19
Caio mal podia acreditar. Marina, a sua secretária, era uma das entrevistadas! Apon-
tada como profissional capaz de assumir uma série de funções com que ele nem
sonhava.
Na segunda-feira, Caio decidiu convidar Marina para ajudar a organizar o escritório.
A G OR A É C OM V O CÊ
Mesmo sem ter aprofundado ainda os temas deste curso, a partir da matéria que o
personagem Caio leu na revista, pense: o que você acha que ele decidiu reorganizar
no modo de trabalhar?
Registre suas ideias no bloco de notas. Em seguida, prossiga a leitura.
Além disso, eles decidiram que ela iria fazer um curso sobre negociação e adminis-
tração de conflitos, para atuar como assessora em algumas reuniões.
E isso era só o início da conversa. Mas, em poucos meses, ninguém acreditava como a
vida de Caio havia melhorado. Ele conseguia atender a todos e ainda tinha tempo para si.
Os departamentos da empresa estavam mais motivados, pois agora conseguiam falar
com o chefe e receber suas orientações. Marina havia se tornado o “braço direito” de
20
Caio. Muitos dos problemas da empresa começaram a ser resolvidos. Aquela prometia
ser mesmo uma dupla de sucesso!
21
Cafezinho como o
o que o secretário fazia? senhor gosta, doutor: forte,
metade adoçante,
A taquigrafia (ou Nas organizações da década de 1950, o secretá- metade açúcar.
estenografia) é um rio era responsável por:
sistema de escrita
• redigir cartas ditadas pelo chefe,
conciso, usado para
inclusive usando taquigrafia.
transcrever uma fala
com rapidez. Para isso, • Servir café ao chefe ou a visitantes.
são usados símbolos • Fazer a triagem (ou muitas
especiais para as letras vezes apenas a entrega) da
e frases. Antes, os correspondência do chefe.
secretários usavam • cuidar da vida pessoal do chefe,
blocos para taquigrafar por exemplo, agendando consultas
manualmente. Hoje, a médicas ou comprando presentes
taquigrafia se vale nos aniversários dos filhos.
também de meios
• datilografar cartas e outros
eletrônicos.
documentos, passando-os a limpo.
• Organizar a agenda do chefe (anotando os compromissos,
sem gerenciá-los).
• arquivar documentos, obedecendo às normas de catalogação
(mesmo sem compreender o conteúdo do documento).
Fazendo e aprendendo
Leia o trecho desta matéria publicada no jornal “El Clarín”, de Buenos Aires, Argen-
tina, em 12/06/2006 (por Maria Farber):
Vale saber
Intertextos
Si t e
A r t ig o s
Fil mes
Uma secretária de futuro (Working girl), de Mike Nichols, EUA, 1988.
No filme, Tess McGill é uma secretária fora dos moldes de antigamente. Tess é pega
de surpresa quando sua chefe quebra a perna e a faz se passar por ela. A substituta
acaba se saindo melhor do que o esperado nas funções de executiva.
27
Glossário
Arquivo físico
Arquivo no qual se guardam papéis e outros documentos impressos de uma
empresa.
Arquivo digital
Espaço virtual no qual estão armazenados documentos eletrônicos, em geral
possíveis de serem compartilhados com outros usuários da rede.
Campanha
No contexto em que aparece, é um conjunto de operações militares.
Estereótipo
Opinião preconcebida, imagem mental simplificada de um grupo de pessoas ou
de uma sociedade.
Networking
Na informática, o termo se refere à ligação entre terminais de computador para
que o acesso aos dados possa ser partilhado por diversos usuários. No mundo
do trabalho, vem sendo usado também para expressar a conexão entre pessoas,
com finalidades profissionais.
Rede interna
Também usado em inglês, “intranet”; espaço virtual ao qual os funcionários de
uma mesma empresa têm acesso total ou parcial.
Triagem
Ato ou efeito de triar, de separar, de selecionar; separação, seleção, escolha.
Sr. Emílio,
hoje fiz 30 telefonemas,
passei oito fax, respondi a Nossa!
dezenove e-mails e enviei cinco E eu, aqui na sala,
cartas comerciais, algumas não falei com ninguém
para o exterior. o dia todo!
“Secretária
A que não fala
Sempre atenta, dizendo nada.
[...]”
Ao longo da música, a personagem da secretária se dirige ao chefe,
fazendo uma espécie de retrospectiva de sua atuação. Vê-se que seu
papel sempre foi ficar em segundo plano, quase apagada. Em outro
trecho, a música diz:
30
Iniciando a conversa
Ronaldo se identificou bastante com as atividades descritas. Num caderno, ele ano-
tou a descrição e tentou traduzir com as próprias palavras algumas das coisas que
ele precisaria aprender a fazer melhor. Veja o que Ronaldo registrou:
• Escrever textos diversos do mundo empresarial (por exemplo, cartas
comerciais).
• Revisar textos escritos por outras pessoas ou documentos em geral,
tendo alguns padrões como referência.
• Organizar coisas (por exemplo, eventos ou reuniões).
• Falar com outras pessoas (pessoalmente, por telefone, correio eletrônico).
31
Olhando para a lista, Ronaldo sabia que faltava detalhá-la e acrescentar outras coi-
sas, mas sentiu que se identificava com a área. Foi trocar ideias com um amigo que
trabalhava numa empresa grande, como técnico em Administração, que deu mais
informações sobre a atuação dos secretários.
O amigo confirmou as percepções de Ronaldo, quando eles foram, juntos, comer
um sanduíche depois do trabalho:
– Lá na empresa, os secretários atendem clientes pelo telefone, cuidam da corres-
pondência, preparam um monte de documentos, com várias finalidades.
– Então, eles não ficam isolados o tempo todo, só na sala deles, não é? – questio-
nou Ronaldo.
– Isolados? Que nada! – respondeu o amigo. E continuou:
– Há um secretário lá numa diretoria que parece uma “antena parabólica”: está co-
nectado com todo mundo, o tempo todo. Numa hora, fala com o funcionário do al-
moxarifado. Na outra, lá está ele com um cliente importante, que espera na recep-
ção. De repente, está escrevendo um pedido a um fornecedor. E num instante...
vupt! Já está ao telefone de novo, providenciando equipamentos para um evento.
– Pois é – pensou Ronaldo –, pelo visto ser secretário significa se comunicar o tem-
po todo. É nessa que eu vou!
Osvaldo, você
fica encarregado da limpeza
no 8º andar. Beto fica com Não posso falar
o 6º, ok? Alguma dúvida? com você agora, filhão...
De noite o papai lhe
explica isso, tá?
33
No seu dia a dia, o secretário pode ter contato com muitas pessoas e
até com outras organizações.
O secretário precisa conhecer essa dinâmica, pois ele certamente estará em con-
tato com funcionários ou diretores das empresas parceiras, para agendar reuniões,
cobrar entregas, negociar alguma cláusula de algum contrato em nome do respon-
sável pela empresa, entre outras situações.
Ter foco no cliente no momento de se comunicar com ele não significa fazer
tudo o que ele quer, mas sempre é importante:
• Mostrar respeito e cordialidade.
• Dar prioridade a ele, toda vez que for possível.
• Não podendo atendê-lo em determinado momento, entrar em contato o
quanto antes.
Quem é o cliente?
Nas organizações contemporâneas existe o conceito de cliente interno. Isso por- 35
que todas as áreas da empresa são interdependentes, e uma, muitas vezes, presta
serviços à outra.
O secretário tem contato com clientes internos e externos, e precisa ter foco no
ótimo atendimento.
Há ainda muito mais gente com quem o secretário pode ter con-
...então, o novo tato no seu dia a dia. Pode conversar com acionistas, pode
sistema deveria contar escrever correspondências para candidatos em processos
com um modelo aderente
à pós-modernidade de seleção, pode falar com jornais e revistas... Tudo depende
blablablá... da área em que o secretário trabalha e o contexto em que ele
atua na empresa.
Do que será
que ele está
falando?
Tipos de comunicação
Comunicação oral
A forma mais comum de comunicação é a comunicação oral.
A toda hora, em nossa vida, falamos com alguém, em família, na
rua, no trabalho, nos momentos de lazer. A fala – junto com gestos
e expressões faciais – é o que possibilita a comunicação entre os
seres humanos.
A G OR A É C OM V O CÊ
A fala envolve poder. Falando, uma pessoa pode convencer ou provocar descon-
fiança, pode persuadir, encantar, deixar as pessoas satisfeitas ou revoltadas.
36
E isso tudo não depende só das palavras usadas: tem a ver com entonação, com o
olhar, com um conjunto de gestos e expressões que acompanham as palavras no
momento de falar.
E na vida do secretário, como a comunicação oral acontece? Por exem- “A linguagem é uma
plo, em situações como: pele: esfrego minha
linguagem no outro.
• Telefonemas.
É como se eu tivesse
• Reuniões.
palavras em vez de
• Entrevistas.
dedos, ou dedos nas
• Conversas informais.
pontas das palavras.”
• Apresentações.
Roland Barthes,
filósofo francês
Comunicação escrita
No mundo das organizações, a escrita é fundamental. Tudo
nas empresas envolve a escrita, até porque precisa estar do-
cumentado. Já ouviu falar naquele ditado: “As palavras o ven-
to leva”? É por isso que é importante ter tudo registrado.
A comunicação escrita é bem diferente da comunicação
oral. No mundo empresarial, ela é mais formal, precisa
obedecer às regras de um modo mais rígido e seguir cer-
tas estruturas.
A G OR A É C OM V O CÊ
• Memorandos.
• E-mails (correspondência eletrônica).
• Anotações diversas.
38
Fazendo e aprendendo
1. Pense em situações comuns que você viveu ao longo da última Você não comunica
semana: fazer compras, conversar com a família, falar com seu apenas palavras. Junto
chefe ou seus colegas de trabalho ou participar (se for o caso) com a sua mensagem,
de entrevistas de emprego, enviar currículo etc. você está falando
Faça uma lista das situações, no bloco de notas, colocando como é a sua
ao lado de cada uma delas se você usou linguagem formal ou organização e como a
informal. sua organização trata
as pessoas.
2. Imagine que, no corredor de uma empresa, você ouve o
seguinte diálogo entre dois profissionais:
– Cíntia, vou te encontrar amanhã, duas da tarde. Se não der
pra ir eu te aviso, tá falado?
– Ok, Norberto, mas me liga ainda hoje. Não esquece de mim,
não, falou? Tô precisando confirmar isso urgente.
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• Olhe nos olhos da pessoa com quem estiver falando, pois isso demonstra
atenção pela pessoa e interesse pelo seu assunto. (...) Se o contato for por
telefone, seja simpático e use um tom de voz agradável.
• Mantenha uma distância razoável da pessoa quando estiver falando: nem
muito longe nem muito perto. E não se esqueça do seu tom de voz: deve ser
agradável e pausado.
• No momento do recebimento da mensagem/recado, anote-o de forma clara
e informe-o ao interessado. Se ele não estiver no momento, deixe um bilhete
sobre sua mesa ou lhe envie um e-mail. Não deixe para anotar o recado de-
pois, sua memória poderá falhar.
• Ao anotar um recado, faça-o de forma legível, evite erros de português, colo-
que o dia, hora, nome e telefone da pessoa e o assunto, se souber.
• Não se esqueça também de anotar o recado em seu caderno. Quantas vezes
seu chefe apagou a mensagem sem querer, perdeu o bilhete com o recado ou
ligou da rua perguntando novamente sobre o assunto? Lembre-se: ele pode
ser descuidado; você, não!
Depois de ler o texto, reflita sobre as dicas que a autora apresenta e responda no
seu bloco de notas:
1. Além de dar dicas sobre comunicação oral e escrita, a autora dá importância
a elementos mais subjetivos da comunicação, como, por exemplo, o tom
de voz ou o olhar para a pessoa com quem se fala. Você também acha isso
importante? Por quê? Você já participou de alguma conversa em que o tom
de voz ou a forma de olhar (ou não olhar) para o interlocutor atrapalhou a
comunicação? Como foi?
2. Das dicas apresentadas, quais você já conhecia e vai ter facilidade para
aplicar? Quais são as menos familiares e que vão exigir de você maior
atenção ou disciplina?
3. Já aconteceu de alguém deixar um recado e você se esquecer de passar
para a pessoa interessada? O que você fez? Como você evitaria isso?
40
Vale saber
Intertextos
Música
Si t e
Glossário
Persuadir
Determinar a vontade de alguém; levar alguém a acreditar em algo, a aceitar ou a
decidir fazer alguma coisa; induzir; convencer.
• A comunicação na empresa.
42 • A comunicação no Secretariado.
• Comunicação com foco no cliente.
TEXTOS COMERCIAIS I
Existem várias formas de transmitir uma mensagem a alguém. Quando precisamos
dizer algo, podemos usar a fala, a escrita, e até gestos. Mas para cada situação
existe uma forma de expressão adequada. Veja: os termos que uma pessoa
usa para falar com a sua irmã de cinco anos provavelmente não são os mesmos
que usaria para falar com o seu avô. Da mesma forma, imagine como seria
inconveniente um profissional ser apresentado ao novo diretor-executivo e passar
a conversar com ele como se fosse seu amigo íntimo.
Fala, poderosa!!!
Clarice diz:
Fala, poderosa!!!
Iniciando a conversa
Rodolfo achou que seu perfil se encaixava na descrição do anúncio: ele adora es-
crever e já produziu dois romances, além de um livro de poesias. Então, enviou
seu currículo e logo foi chamado para uma entrevista. Chegando à empresa, uma
funcionária do departamento de Recursos Humanos pediu que ele fizesse um teste
44 de aptidão.
TesTe De APTiDÃo
Baseado na descrição abaixo, escreva um texto comercial para
cada necessidade evidenciada:
45
Eu hein?!
Quando um texto comercial tem problemas? !!!
Um texto comercial tem problemas quando...
Sinistro!
• apresenta falta de conhecimento
sobre o assunto tratado.
• Não deixa claro qual é a ideia Sendo direto e claro:
o projeto consiste numa identificação
principal. e avaliação administrativa e acadêmica
• O vocabulário é inapropriado. dos cenários de preocupações verossímeis,
para um macrodelineamento
• Falta lógica. das vulnerabilidades
organizacionais...
Veja esta carta comercial como exemplo:
Um abração, Leonor.
a seguir, você vai conhecer três dos principais tipos de texto comercial:
a ata, a carta comercial e o memorando. O que ficou
decidido mesmo na
reunião de ontem? Xi...
Ata Não lembro...
reuniões fazem parte do cotidiano de uma organização e é ne-
cessário registrar os assuntos que são decididos nesses en-
contros profissionais. Para isso existe a ata.
Por meio das atas, a empresa mantém o histórico de seus
processos, podendo consultá-las para esclarecer possí-
veis problemas administrativos. Muitas vezes, o secretário
participa das reuniões e é o responsável por fazer a ata.
Você sabia que a ata vem mudando muito? Veja um modelo
de ata tradicional:
A ata é o registro
fiel dos assuntos
ata da aSSeMBLeIa GeraL eXtraOrdINÁrIa
abordados em uma
rio de Janeiro, 3 de março de 2007. reunião. É, por essa
razão, considerada um
aos trinta dias do mês de setembro de mil novecentos e noventa e quatro,
em sua sede social, na avenida central número duzentos e oitenta, rio de documento.
Janeiro, das dez horas e trinta minutos às doze horas, reuniram-se, em as-
sembleia Geral extraordinária, especialmente convocada por anúncios publi-
cados no diário Oficial do estado, de 4, 5 e 6 do corrente mês, e no Jornal
do comércio, nas mesmas datas, os acionistas da companhia UhtB, repre-
sentando mais de dois terços do capital social com direito a voto. Por aclama-
ção, assumiu a presidência dos trabalhos o acionista sr. Fábio Fonseca, que
convidou a assessora da empresa, Júlia Gomes, para secretariar esta reunião.
conhecida a matéria constante na Ordem do dia, o sr. Presidente determinou
que fosse lida a proposta da diretoria administrativa, a qual foi aprovada por
unanimidade. esgotada a Ordem do dia, e como ninguém mais quisesse fa-
zer uso da palavra, foram encerrados os trabalhos e lavrada esta ata, a qual,
lida e aprovada, recebe as assinaturas da mesa e da totalidade dos presentes.
Presidente: Secretária:
Presentes: 47
Nas reuniões mais formais, a ata deve ser assinada pelas pessoas presentes ao
encontro.
48
(título do documento.)
(cidade, data, horário de início e de fim.)
(título ou tema da reunião ou do projeto.)
(Local.)
Participantes
(Nome completo/Instituição.)
Agenda
(agenda/pauta da reunião: temas tratados e respectivos
responsáveis.)
Desenvolvimento
(Lista dos principais temas discutidos na reunião.)
conclusões
(relato das conclusões e decisões provenientes da reunião.)
Modelos de ata
Tradicional
• Não comporta muitas divisões no texto. O comum é que seja um texto cor-
rido, sem parágrafos.
• O autor tem a função de narrar os fatos discutidos na sequência em que
aconteceram.
Moderno
• divide o texto em parágrafos a cada vez que o assunto é trocado.
• tópicos - faça, se possível, uma enumeração de assuntos tratados.
• Nem sempre a sequência cronológica dos fatos e falas é respeitada; mas
sim a afinidade de assuntos e comentários dos participantes da reunião.
49
A G oR A É C om V o CÊ
Aos 12 de julho do
presente ano reuniram-se
neste recinto os funcionários analisando o modelo de ata tradicional, fica mais fácil
do setor de vendas para entender a proposta da ata moderna. hoje, ninguém
expressar a sua mais grata tem tempo a perder e por isso a comunicação escrita
satisfação, pois era mister deve ser clara e objetiva. Veja, então, na próxima pági-
traduzir em palavras...
na, como ficaria a antiga ata nos moldes atuais.
Participantes
acionistas da companhia UhtB
Agenda
Posse do novo presidente da companhia, sr. Fábio Fonseca.
Desenvolvimento
Leitura da proposta da diretoria administrativa (cf. anexo 1 desta ata).
conclusões
aprovação da proposta da diretoria administrativa pelos acionistas da
Uma carta comercial companhia, sem qualquer alteração, por unanimidade.
mal escrita pode:
a) levar o cliente a
descartar a empresa
que enviou essa carta; correspondência comercial: a carta
b) contratar a empresa
concorrente que enviou Qual é a função da carta comercial? É por meio dela que a organiza-
correspondência ção propõe, mantém ou encerra determinadas transações que envolvam
similar, só que seus negócios. a carta comercial também serve de veículo para transmi-
50
redigida de forma tir ou solicitar informação, ou como instrumento de persuasão. a carta
clara e direta. comercial deve ser clara e objetiva, agradável de ler e fácil de entender.
Uma carta comercial bem escrita causa boa impressão, levando o leitor a
pensar que está lidando com uma empresa organizada.
27/04/2007
atenciosamente,
A G oR A É C om V o CÊ
51
Se eu fosse você,
pousava na outra
ponta. Essa madeira Você não precisa ser especialista em técnicas de
aqui, não sei não...
redação de cartas comerciais para apontar os er-
ros que a Madeireira Gerônimo cometeu. Neste
caso, não faltou simplesmente técnica, mas até
cuidado e bom senso. Provavelmente, quem redigiu
a carta não se deu conta de que estava representan-
do a empresa através dela.
Orientações básicas
A Madeireira Gerônimo ignorou regras básicas às quais todo documento deve obede-
cer. Ao digitar uma carta no computador, usando um editor de texto, é recomendável:
• Usar o pronome de tratamento correto (a Madeireira Gerônimo usou “sr.”
em vez de “sra.”) e sem exagero (como “prezada” e “excelentíssima”
usados ao mesmo tempo, e escritos com erro.
• Usar linguagem mais formal (sem frases como: “Você não vai se arrepender!”).
• Utilizar uma única fonte (tipo de letra), sempre no mesmo tamanho e cor, e
de preferência as fontes mais convencionais (Arial, Verdana etc.).
• Cuidar para que a formatação geral do texto fique uniforme.
• Fazer verificação ortográfica, para eliminar erros de digitação e ortografia.
loGoMArcA
padrão de
espaçamento em atenciosamente,
eNdereÇO
e-MaIL
O memorando é um Memorando
texto breve, que serve
para informar os
funcionários sobre Você já pensou se tivesse que elaborar um
políticas, decisões e documento personalizado para cada empregado da
instruções da empresa. empresa, para informar que uma diretoria está sob
nova direção?
E se você fosse colaborador da organização
e recebesse uma carta cheia de formalidades,
apenas para comunicar que a empresa funcionará
normalmente na sexta-feira, após o feriado da quinta?
Estrutura do memorando
Mantenha uma lista Pela necessidade de agilidade na comunicação, o memorando não
atualizada das pessoas tem saudação de abertura (ex.: Prezado Senhor), saudação final (ex.:
que devem receber Atenciosamente), nem repetição do cargo abaixo da assinatura.
um memorando.
A estrutura do memorando deve conter:
Assim, você evita a
falta grave de um • O nome ou cargo do destinatário ou a indicação do setor.
comunicado importante • O nome ou cargo do emissor ou o setor que envia.
não chegar a todos.
• Data.
• A mensagem.
• A assinatura.
A G OR A É C OM V O CÊ
MeMOraNdO
data: 29/09/2007
efigênio Pontes
Parece fácil, não é mesmo? No entanto, nem sempre é simples transmitir uma
mensagem de forma concisa, em praticamente uma frase. Por isso, é importante
que você faça sempre o exercício de simplificar as mensagens, de modo a dizer
somente o necessário, sem comprometer, é claro, o objetivo da comunicação.
Fazendo e aprendendo
55
Veja o que pede cada uma das situações a seguir e responda as questões no seu
bloco de notas:
Faça uma comparação entre o estilo dos textos comerciais tradicionais e de hoje
(a ata, por exemplo). Você consegue perceber como está tudo relacionado? Perfil
do secretário, tendências da organização do mundo de hoje e redação comercial?
Registre suas ideias no bloco de notas.
Vale saber
A carta de apresentação
A primeira impressão é a que fica, não é mesmo? Pense
nisso quando tiver que escrever uma carta de apresentação
para se candidatar a um trabalho. A carta passa para a organi-
zação a primeira impressão sobre você, e, por isso, deve ser
bem escrita e objetiva. Normalmente, você deve enviar a car-
ta junto com o currículo, pelo correio ou por e-mail, conforme
for a preferência da empresa.
A seguir, veja oito dicas sobre carta de apresentação:
1. Ocupe uma página, no máximo.
2. Escreva o nome e o cargo da pessoa ou o departamento
que vai receber a carta.
3. Assine a carta (ao contrário do currículo, que não deve ser assinado).
4. Coloque um resumo de características profissionais e pessoais que mostrem
por que você se julga apto para o cargo.
5. Não mencione pontos fracos ou aspectos negativos ou que não tenham
relação com o cargo.
6. Redobre a atenção com o vocabulário e o tom que você vai adotar no texto.
Releia e revise a carta. Certifique-se de que as informações foram colocadas
em uma ordem lógica. Peça que amigos e parentes leiam a sua carta – ela
pode estar clara para você, mas será que está para os outros?
7. Redija a carta em papel sulfite de boa qualidade, tamanho A4 ou tamanho
carta. O papel deve ser branco ou de cor suave.
8. Algumas empresas preferem receber o currículo por e-mail. Nesse caso, a carta
de apresentação pode ir no corpo do texto do e-mail, com as devidas adaptações.
57
Intertextos
LIVRO
Glossário
Hierarquia
Distribuição ordenada dos poderes correspondentes aos cargos que as pessoas
ocupam numa organização.
Logomarca
Símbolo visual de uma marca, representação gráfica da marca.
Persuasão
Ato de convencer alguém.
Timbrado
Marcado com o nome da empresa; tipo de marca fixa no papel.
Timbre
Selo, marcação específica em papéis e documentos.
V. Sa.
Pronome de tratamento para situações formais, abreviatura de Vossa Senhoria.
capítulo 4
TEXTOS COMERCIAIS II
Nas organizações existem vários meios de se comunicar, tanto com o público externo
como com o interno. Para que essa comunicação ocorra sem prejuízos, é necessário,
entre outras coisas, que as pessoas certas recebam, na hora certa, as informações
necessárias, e que as informações úteis estejam disponíveis sempre que for preciso.
Há diversos tipos de documentos que compõem o fluxo de comunicação nas empresas.
Lourdes, jogue um
aviãozinho desses para
cada funcionário.
Nele, seguem o
horário e a pauta
da reunião de
amanhã.
59
Iniciando a conversa
A G OR A É C OM V O CÊ !
O que você acha que Roberto deveria fazer de agora em diante para evitar erros
como esse? E o chefe de Roberto, também teve falhas? Pense bem e registre no
bloco de notas. Só depois prossiga a leitura.
60
Depois dessa, é provável que Roberto e seu chefe tenham se dado conta do quanto
é necessário definir métodos para o fluxo de informações dentro de uma organiza-
ção. Os detalhes dos trabalhos não podem ficar, de maneira alguma, armazenados
na cabeça de um único funcionário.
O que você está lendo tem a ver com gestão do conhecimento. Elaborar do-
cumentos escritos é uma forma de transformar o conhecimento tácito em
conhecimento explícito. O “tácito” está na memória de uma pessoa; o “explí-
cito” está acessível a outras pessoas.
No caso das horas de Roberto, tudo teria dado certo se ele tivesse preparado rela-
tórios periódicos.
Tipos de relatório
Existem diversos tipos de relatório, que variam conforme o objetivo e a área de
trabalho. Os relatórios também podem ser classificados de acordo com sua periodi-
cidade, ou seja, a frequência com que são feitos. Veja a lista a seguir, só para você 61
ter alguns exemplos.
O relatório é um
Tipo de relatório Para que serve?
documento que
apresenta ocorrências, Expor as principais ocorrências que envolvem
fatos, despesas, Relatório anual
atividades ao longo de um ano (em geral, um
transações ou ano civil, fiscal, financeiro). Exemplo: relatório de
gestão anual.
atividades realizadas
em uma organização. Tem o mesmo objetivo do relatório anual, porém se
Serve para a prestação Relatório parcial
restringe a períodos menores, como um mês, um
de contas ou para trimestre ou um semestre. Exemplo: relatório de
gestão do trimestre abril a junho.
controle.
É elaborado em função de trabalhos de rotina da
Relatório de rotina
chefia, gerência e equivalentes.
1. Capa
Deve informar o título
Visita técnica às unidades
operacionais do Nordeste do relatório, o nome
do autor, o nome da
Relatório do mês Outubro /2011 organização, o objeto
do relatório, o local
onde foi escrito e a
Roberto da Silva
data (geralmente mês
Gerente de projetos e ano ou só ano).
2. Folha de rosto
É a primeira folha que
Visita técnica às unidades
operacionais do Nordeste vem depois da capa.
Inclui título (e subtítulo,
Relatório do mês Outubro /2011 se houver), autor, local
e data. Importante:
se o relatório não se
destinar à publicação,
a folha de rosto pode
Roberto da Silva ser dispensada.
Gerente de projetos
Índice
3. índice
1. Introdução: Visão geral ..................................................... 3
É a lista dos itens
2. Alagoas ............................................................................... 7
tratados, com a indi-
3. Bahia ...................................................................................11 cação das páginas.
4. Ceará...................................................................................18
5. Maranhão .......................................................................... 23
6. Paraíba............................................................................... 29
7. Pernambuco ..................................................................... 37
8. Piauí ................................................................................... 45
9. Rio Grande do Norte.........................................................51
10. Sergipe .............................................................................. 57
11. Conclusões ....................................................................... 65
Agna feugait lor sustrud tat incidui psustion velis eugait alit ut
veliquam dignibh exerilisi blam zzril ute feum enisit wisl duipisi
blan velisi blan lor sustrud tat incidui.
A G OR A É C OM V O CÊ
64
Ofício
Nas organizações da esfera pública, em vez de cartas comerciais, utilizam-se ofícios.
Ofício é o documento utilizado para a comunicação entre autoridades ou funcionários
do serviço público.
Se você não trabalha ou não pensa em trabalhar no âmbito público, ainda assim vale
a pena aprender as técnicas de redação do ofício. As empresas privadas também
utilizam o documento, mesmo que em menor escala, quando precisam se dirigir ao
serviço público.
Dirigindo-se a autoridades
Se para falar com o diretor de uma empresa privada é necessário determinado nível
de formalidade, imagine com uma autoridade oficial... Esta é a grande diferença:
um ofício, por ser dirigido a autoridades públicas, deve obedecer a regras ainda
mais estritas de tratamento. Veja um exemplo:
65
Diferentemente dos
outros tipos de textos
comerciais, no ofício o
nome e o cargo do
destinatário só
aparecem no final do
documento.
A G OR A É C OM V O CÊ
Imagine que você foi contratado para ser secretário da diretoria da es-
cola que será inaugurada em sua cidade. Redija um ofício convidando
o prefeito para a cerimônia.
Aproveite para soltar a criatividade e escolha o nome da escola, da
cidade em que ela está localizada e do prefeito convidado. Não se
esqueça também de escolher uma data para o evento. Registre suas
ideias no bloco de notas.
66
Circular
Você se lembra da época da escola, quando o profes-
sor entregava um papel, pedindo que o levasse aos seus
pais ou responsáveis? A mensagem podia ser uma con-
vocação para reunião com pais e professores ou um con-
vite para a festa junina da comunidade, por exemplo.
Escolas também são organizações. Nelas, como em di-
versas outras organizações, a circular é um instrumen-
to utilizado para transmitir um aviso, ordem ou instrução
a vários destinatários simultaneamente.
Estrutura da circular
A circular não tem uma estrutura-padrão, que deve ser seguida “à
risca”. Mas existem informações que devem constar no documento, 67
• Nome da organização.
• Localização.
• Número da circular.
• Mensagem.
• Data tópica (nome da cidade de onde foi enviada a circular) e
data cronológica.
• Remetente (assinatura, nome e título do remetente ou simples-
mente título). Exemplo: A Direção; Gerência de relacionamento.
Prezados funcionários:
Atenção! Os exemplos que você viu neste estudo podem ser alterados de acordo
com a prática de cada organização.
Fazendo e aprendendo
1. A fábrica de sapatos Bom Passo deseja informar aos funcionários que chegou a
data de fazer o exame médico anual. Para realizá-lo, todos devem comparecer
ao departamento médico da fábrica, das 9h às 18h, no prazo de uma semana.
a) Que tipo de texto comercial você indicaria à fábrica para a redação do co-
municado?
b) Quais são as principais características do tipo de texto indicado por você?
c) Redija o texto para a fábrica Bom Passo.
2. Elísio é o novo secretário do prefeito de seu município, Tocantinópolis. Logo
no primeiro dia, recebeu a tarefa de redigir um ofício para o governador
do estado, informando que temporariamente, por motivo de reformas, o
gabinete do prefeito será transferido para outro endereço: Rua Gonçalves
Araújo, 980, Centro.
Como você acha que ficaria este ofício? Redija a sua proposta.
3. Ao final de cada ano, as empresas costumam apresentar interna e
externamente (dependendo do caso) os principais fatos ocorridos.
Que documento você usaria para fazer esse tipo de registro? Por quê?
Vale saber
Intertextos
Livro s
Si t es
Secretari@ndo – http://www.secretariando.com.br
Contém informações sobre associações e sindicatos, código de ética do secretaria-
do, além de artigos interessantes sobre a carreira.
Manual de redação da Presidência da República
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/ (acesso em maio de 2011)
Para conhecer os padrões do ofício, acesse o link e baixe o manual de redação da
Presidência da República.
72
Música
Glossário
Auditoria
Exame sistemático para verificar se as atividades realizadas por determinada
área ou empresa e os resultados alcançados estão de acordo com os objetivos
traçados e os requisitos previamente especificados.
Estimar 73
Prever algum dado, com base em algumas informações, mas sem ter certeza absoluta.
Subtópicos
São os tópicos que estão contidos dentro de um outro tópico, ou seja, os
assuntos que fazem parte de um assunto maior.
capítulo 5
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
A sociedade contemporânea também é chamada de “sociedade da
informação”. Atualmente há muito mais informações circulando pelo mundo, e
de forma bem mais rápida, do que nos séculos anteriores.
Nas empresas, esse grande fluxo de informações tem cada vez mais valor.
É com informações na mão que as organizações tomam decisões, celebram
contratos, lançam ou retiram produtos do mercado. Isso significa que o sucesso
das empresas depende hoje de como elas são capazes de gerenciar todo tipo
de informação.
Iniciando a conversa
A G OR A É C OM V O CÊ
Imagine como será a arrumação do novo lar de Dorotéa e Pedro. Há algo que pode-
riam ter feito para facilitar o trabalho? Como eles devem arrumar as coisas na nova
casa, para organizar a própria vida?
Registre suas ideias no bloco de notas. Em seguida, prossiga a leitura.
organizadas com cuidado, não só para facilitar a vida de todo mundo, mas para que
a história da família esteja bem guardada para as gerações que vierem.
Com o que viu até agora neste estudo, defina o que en-
tende por gestão da informação. Escreva a definição no
seu bloco de notas. Depois, continue a leitura e confira
o entendimento que você teve sobre o tema.
O que é documento?
Ao falar em documento, a tendência é Suporte é todo
pensar em papéis, como um contrato material físico sobre
de trabalho ou a carteira de identidade. o qual as informações
Na verdade, documento é todo tipo de são documentadas:
informação que está registrada de algu- papel, filme,
28
ma maneira: folders, fotos, cartas, re- fita magnética,
ceitas médicas, planilhas... Tudo isso é plástico, etc.
documento! Os documentos podem ser registrados nos mais diversos
tipos de suporte.
Você já parou para pensar como a informação é importan-
te para a empresa? E que documentar essas informações
é algo fundamental? Imagine-se na seguinte situação
como profissional de Secretariado: no seu primeiro dia
de trabalho, o seu chefe passa para você a tarefa
de organizar uma reunião, mas não informa em que
local vai acontecer, nem quem são os participantes,
nem o motivo do encontro. Quanto tempo levaria para
você obter essas informações? 79
Agora imagine como seria essa mesma tarefa se o seu chefe passasse para você
(ou você conseguisse com ele) a pauta da reunião e um checklist com as providên-
cias necessárias. Seria muito diferente, não é mesmo?
Intranet
Trata-se de uma rede interna, com aspecto de
internet, à qual somente os membros da empre-
sa têm acesso. Na intranet é possível disponi-
bilizar documentos e informações de interesse
dos funcionários, facilitando o trabalho de todos.
80 Quando bem gerenciada e atualizada regular-
mente, é um importante instrumento de com-
partilhamento de informações. 29
Servidor de arquivos
Em poucas palavras, pode-se dizer que o servidor é um computador
que executa e controla as tarefas solicitadas pelos usuários através de
seus computadores. E é algo tão natural que o usuário nem percebe
que isso está acontecendo! O servidor de arquivos faz com que a
gestão da informação dos documentos eletrônicos seja feita de forma
segura e eficiente, evita a perda de documentos e facilita o comparti-
lhamento das informações, entre outras atribuições.
ERP
Os sistemas integrados de gestão, ou ERP (Enterprise Resource Plan-
ning), têm sido muito utilizados pelas grandes empresas. São sistemas
genéricos capazes de integrar todas as informações que fluem pela
empresa, armazenando-as em um só lugar.
Microfilmagem
Existem também sistemas de documentação que facilitam o gerencia- O microfilme
mento de dados. Por exemplo, a microfilmagem: os documentos são é a reprodução
preservados por meio de processo fotográfico. No Brasil e no mundo extremamente
existem leis que regulamentam o processo de microfilmagem, deter- reduzida de um
minando que um documento microfilmado possui o mesmo valor legal documento. Tem vida
do original. útil acima de 120 anos,
se for devidamente
Essa tecnologia reduz o volume ocupado dos arquivos físicos, propor-
armazenado em
cionando acesso eficiente, rápido e seguro às informações arquivadas.
ambiente climatizado.
O microfilme pode ser digitalizado, para distribuição através da inter-
net, e ser armazenado para consulta.
É utilizado por bancos, Governo, comércio, indústria etc., visando à re-
dução de custos e à preservação de documentos, além dos benefícios
já citados.
Existe uma grande preocupação com a gestão dos arquivos eletrônicos, desde a
sua avaliação, classificação, arquivamento e preservação. Os documentos eletrôni-
cos se tornaram um desafio nas organizações de hoje, porque:
• Os suportes ficam ultrapassados – os disquetes, por exemplo.
• Os documentos podem ser alterados por qualquer pessoa, sendo difícil
controlar alterações indevidas e identificação do documento original.
Existem especialistas de várias áreas, como arquivologia e tecnologia da
informação, que estudam técnicas para dar ao documento eletrônico a
qualidade de verídico, do ponto de vista legal.
Pesquise mais sobre o assunto na internet, livros, revistas e também com conhe-
cidos. Pense nas atitudes que você pode tomar para fazer uma boa gestão dos
documentos eletrônicos. Utilize o bloco de notas para registrar suas descobertas.
Vale saber
O nome “5S” vem das iniciais das cinco palavras japonesas que sintetizam as cinco
dimensões do programa:
Intertextos
Si t es
Escola do Futuro - USP
http://futuro.usp.br/portal/website.ef. Acessado em 12/09/2011.
É um projeto desenvolvido para oferecer recursos educacionais aos estudantes e
professores de todos os níveis de ensino. Você pode participar desse projeto traba-
lhando como voluntário: divulgando, digitalizando livros, enviando material próprio,
entre outros meios.
C on t o
Livro
Glossário
Arquivologia
Também conhecida como arquivística, é a disciplina que tem por objeto de estudo
conhecer a natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem
observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.
Checklist
Esta palavra inglesa pode ser traduzida como “lista de conferência”. Trata-se de
uma lista de tudo o que deve ser feito em determinado trabalho.
Logística
No sentido usado neste texto, é o conjunto dos meios e dos métodos relativos à
organização de serviços, viagens, eventos, empresas etc.
Pauta de reunião
Roteiro de uma reunião: assuntos que serão tratados, local, horário, participantes.
85
capítulo 6
ARQUIVANDO DOCUMENTOS
Muitas pessoas já tiveram um desejo parecido com o da menina da ilustração
desta página: que uma fada madrinha colocasse ordem em alguma coisa, num
passe de mágica! E você? Já esteve em alguma situação semelhante?
A tarefa de selecionar e organizar as coisas nem sempre é fácil. Entretanto, esse
trabalho pode se tornar muito simples se uma boa metodologia for estabelecida,
tanto para a arrumação como para manter a ordem.
Nossa,
que trabalhão! Como
vou fazer isso?
Iniciando a conversa
Futuros amantes
(Chico Buarque)
“[...]
E quem sabe, então
O Rio será
Alguma cidade submersa
Os escafandristas virão
Explorar sua casa
Seu quarto, suas coisas
Sua alma, desvãos
Sábios em vão
Tentarão decifrar
O eco de antigas palavras
Fragmentos de cartas, poemas
Mentiras, retratos
Vestígios de estranha civilização
[...]”
Na música “Futuros amantes”, Chico Buarque nos faz imaginar o Rio de Janeiro
como uma cidade submersa, daqui a milênios. Nela, mergulhadores viriam explo-
rar uma casa e encontrariam os vestígios da vida que ali existia. Esses vestígios
– todos os objetos ali encontrados – comprovariam a existência da cidade e possi-
bilitariam a reconstituição de como ali se vivia tempos atrás. Enfim, eles documen-
88 tariam o momento e o amor vivido pelo poeta e sua amada, quando ele compôs
essa canção.
Organizando a casa
Comece pela sua casa e veja quantas coisas você precisa manter
organizadas. Reflita um pouco sobre como é essa organização.
As panelas, pratos e outros utensílios para cozinhar e comer es-
tão na cozinha. Mas você já parou para pensar no porquê disso?
Uma bela coleção de xícaras coloridas poderia até decorar a
estante de um quarto de dormir, mas, cada vez que alguém qui-
sesse tomar um café, precisaria ir até o quarto pegar a xícara.
Por uma questão de facilidade e simplicidade, as coisas são orga-
nizadas conforme o seu uso pelas pessoas.
A G OR A É C OM V O CÊ
Observe como as coisas estão organizadas na sua casa. Pense: quem as organizou
dessa forma? Há algo que pode ser melhorado, facilitando o dia a dia de todos?
Aproveite para rever essa organização.
Repare como em outras situações do dia a dia você se depara com diversas formas
de classificação e ordenação de objetos de uso diário, alguns dos quais considera-
mos como “nossos documentos”.
Pense, por exemplo, num laboratório de análises clínicas. Possivelmente, alguma
vez você já foi a algum, fazer um exame. Imagine todo o processo que os labora-
tórios têm para documentar a sua passagem por lá, desde sua chegada, a coleta 89
de amostras, a análise do material e a emissão do resultado, garantindo que você
2. Agricultura
3. Cultura
3.1. Equipamentos
3.1.1. Equipamentos de som e vídeo
3.1.1.1. Caixas de som
3.1.1.2. Aparelhos de DVD
3.1.1.3. Microfones
4. Eventos
Item Pasta
Microfones 3.1.1.3
A G OR A É C OM V O CÊ
93
Finalmente achei
o documento que o senhor Dicas para arquivamento
me pediu, chefe!
Para manter o arquivo sempre em dia, siga estas dicas:
• Evite empilhar documentos e mantenha a sua
mesa sempre limpa e em ordem.
• Faça do arquivamento uma rotina, como a de
escovar os dentes de manhã.
• Se precisar retirar algum documento de um
arquivo, utilize uma guia, marcando o lugar do
documento na pasta, ou escreva nele onde
estava arquivado.
94
Fazendo e aprendendo
Imagine que você resolveu colocar ordem nos documentos da sua casa. Você com-
prou um fichário portátil e uma série de pastas com etiquetas. Você tem em mãos
os seguintes documentos:
• Contas de luz, água e gás dos últimos seis meses.
• Contas de telefone do último ano de três pessoas da família: Mariana, Maria
Luisa e Paulo.
• Documentos diversos dos bancos Patrimônio e Poupe Bem: extratos bancá-
rios, contratos de aplicações, correspondências sobre promoções, contas de
cartão de crédito, todos eles referentes aos seis últimos meses.
Vale saber
A cerâmica e a História
Na Ilha de Marajó, cacos da cerâmica de antigas culos soterradas. “Quarenta anos atrás, quando me
civilizações iluminam os estudos sobre a desconhe- mudei para cá, havia ainda mais vasilhas inteiras.
cida Pré-História do Brasil. A cerâmica marajoara Muita coisa se perdeu”, diz Joaquim Ferreira, 67
perpetuou-se. Ao redor das vilas, na beira da água anos, o mais antigo morador do lugar.
e em tesouros ocultos na mata, fragmentos ou ar-
tefatos inteiros estão à espera de ser localizados. Fonte: National Geographic Brasil
(...) Pela manhã, quando as águas do rio baixam, as http://nationalgeographic.abril.com.br
crianças retiram das margens cacos de peças há sé- Acesso em: 16/10/2006
Nós vivemos em um mundo onde muitas vezes acreditamos que “tudo é des-
cartável” e nos fixamos somente no valor imediato das coisas, e até mesmo das
pessoas. “Algo quebrou? Compra outro!”, “Isso é do ano passado? Ah, joga fora...”
Essas são frases comuns no cotidiano de nossa sociedade.
No entanto, o que seria da memória de uma instituição se não fosse o seu arquivo?
Arquivar, em termos históricos, é algo muito importante. Fazemos hoje, consul-
tando documentos de ontem, algo parecido com o que faziam os mergulhadores
da música “Futuros amantes”, de Chico Buarque, apresentada no início do estu-
do: descobrimos vestígios de outra civilização... Graças aos arquivos realizados por
pessoas de outras épocas, podemos compreender melhor hoje a nossa história e
o nosso passado.
Intertextos
Livro
Glossário
Desvão
Espaço entre o telhado e o forro de uma casa; recanto.
Escafandrista
Mergulhador.
Posta-restante
Caixa postal pública, na agência matriz dos correios de uma cidade. Quando
uma pessoa faz longas viagens, sua família e seus amigos podem continuar
mantendo contato, enviando cartas a ela para a posta-restante dos lugares por
onde vai passar. Hoje esse procedimento pode ser feito também através da caixa 99
de correio eletrônico.
Submerso
Coberto de água, submergido.
Temporalidade
Qualidade do que é temporal ou provisório.
• A importância do arquivamento.
• Conceito de arquivo.
• Classificação e ordenação de documentos.
100 • Teoria das três idades.
• Tabela de temporalidade dos documentos.
capítulo 7
COMUNICAÇÃO ORAL
A comunicação no mundo corporativo pode ocorrer nas modalidades oral e
escrita. A comunicação escrita é bastante utilizada, para fazer cartas comerciais,
e-mails e circulares, entre outros documentos.
Neste estudo você vai conhecer aspectos mais ligados à comunicação oral.
Isso porque ela também ocupa um papel de destaque na vida do profissional de
Secretariado.
A ilustração do início deste estudo retrata, de forma caricata e com humor, uma
situação em que a pouca capacidade de ouvir com atenção e de se expressar com
clareza comprometeu a qualidade da informação.
O secretário contemporâneo tem uma atuação mais ampla e estratégica, em que a
comunicação é uma das competências mais relevantes.
Para uma boa comunicação oral, o secretário precisa se expressar com clareza e com-
preender qual é o contexto de cada situação.
Combinado com isso, no contato com as pessoas, ele deve ter uma atitude asser-
tiva, além de uma boa dose de empatia e cordialidade.
Se você não conhece alguma dessas palavras, não se preocupe – este estudo vai
mostrar o que elas significam e por que são importantes para a profissão.
Iniciando a conversa
Blablablá...
Ele responde:
– Mereço porque tenho ótima formação.
Então, ele começa a citar situações em que estudou até tarde da noite, prendendo-
-se em detalhes, contando muitos casos, usando um vocabulário rebuscado.
A consultora pede, com delicadeza:
– Seja mais objetivo, por favor.
O bom secretário se O secretário atual deve ter noções de psicologia, administração, pla-
comunica bem, se nejamento, finanças e comunicação, além dos conhecimentos espe-
esforça para ser claro e cíficos da sua área.
objetivo, para ser
Veja o que é preciso para desenvolver ou aprimorar a comunicação oral.
compreendido com
mais facilidade pelo
interlocutor.
Comunicação e compreensão
Você viu que, por causa da dificuldade
em lidar com a ansiedade, Renato não
conseguiu transmitir suas ideias clara-
mente durante a entrevista? A comuni-
cação não está completa sem a compre-
ensão. Afinal, na situação, a entrevista-
dora não conseguiu compreender o que
36
ele disse.
Barreiras da comunicação
Você já sentiu como se existisse “um muro” entre você
e outra pessoa? As barreiras que impedem uma boa
comunicação podem existir por vários motivos. Se um
funcionário não se relaciona bem com o chefe, por
exemplo, a comunicação pode ser prejudicada.
Pessoas com opinião fechada sobre alguma coisa
podem ter dificuldade em aceitar opiniões diferen-
tes das suas.
Existem muitos motivos que interferem no pro-
cesso de comunicação e podem estar por trás de
opiniões muito rígidas: preconceito, autoritarismo,
dificuldade em lidar com as diferenças.
Sabe o que mais atrapalha a comunicação? Pressa, desinteresse, desconfiança entre
as pessoas, interrupções que alguém faz... Até mesmo o ambiente pode atrapalhar (por
exemplo, um local barulhento demais impede as pessoas de se ouvirem direito!).
Às vezes, a pessoa quer se comunicar e até fala bem, mas seu tom de voz ou seus
gestos não são agradáveis, e isso também pode prejudicar. Falta de clareza e de
objetividade (como o caso de Renato) ou mesmo ter um vocabulário limitado tam-
bém são fatores que atrapalham.
Além disso, existem fatores culturais. O preconceito, citado anteriormente, tam-
bém pode estar associado a questões culturais. As pessoas se comunicam usando
formas que fazem sentido no contexto em que vivem, mas essas mesmas formas
podem causar estranhamento em outra cidade, país, cultura. Por exemplo, será que
um empresário japonês gostaria de receber um forte abraço e um beijo no rosto
após um primeiro encontro de trabalho? Se você pesquisar sobre os costumes ja-
poneses, verá que essa prática não é comum no mundo dos negócios de lá.
As interpretações mudam de acordo com os costumes; se você desconhecer a
cultura do outro, poderá erguer um “muro” na comunicação, até sem querer.
105
De olho no contexto
Um bom comunicador costuma ter uma ótima percepção do contexto em
que vai falar. Para poder se comunicar bem, é preciso entender o ouvinte e a
situação, o que inclui o contexto cultural.
O idioma, por si só, pode ser uma barreira. Você se sairia bem re-
cebendo um telefonema em chinês? E, para responder ao e-mail
enviado por um cliente russo, o que você faria? Mesmo na língua
portuguesa é possível acontecer confusão, porque uma mesma
palavra pode ter significado diferente, dependendo do contexto. A
palavra “gato”, por exemplo, pode se referir a um animal de esti-
mação, a um homem bonito ou a uma ligação clandestina de luz.
37
Você já enfrentou uma barreira de comunicação? Relate uma situação desse tipo
e descreva o que isso significou para você. Por exemplo: uma aula em que você
não compreendeu o que o professor explicava, um elogio que você fez a um amigo
e ele entendeu como ofensa... Procure relacionar a causa e a consequência dessa
dificuldade de comunicação.
De que formas o secretário pode tentar evitar esses tipos de barreira no campo
profissional?
Registre em seu bloco de notas.
106
Assertividade e comunicação
Ser objetivo é fundamental para se comunicar com qualidade e eficácia. E há
outra competência que deve ser desenvolvida para uma comunicação eficaz: a
assertividade.
Imagine a seguinte situação: uma moça não quer sair com um rapaz, que a convida
para uma festa. Ela pode responder de três formas:
a) Sendo assertiva: “Obrigada pelo convite, mas não poderei ir.”
b) Não sendo nem assertiva nem agressiva: “Vou pensar... Não sei bem...
Vou ver se dá e depois te digo.”
c) Não sendo assertiva, mas sendo agressiva: “Sair com você? Por que eu
faria isso?”
Em seu bloco de notas, escreva novos exemplos de outras mensagens que po-
dem ser transmitidas de forma...
• Assertiva.
• Não assertiva e não agressiva.
• Não assertiva e agressiva.
Isso poderá contribuir para situar os conceitos na prática.
Empatia e comunicação
Empatia significa se colocar no lugar do outro:
tentar se imaginar sendo ele e sentir o que ele
sente, pensar como ele pensa, entender as difi-
culdades que ele tem.
109
Fazendo e aprendendo
Entrevista
Procure um secretário ou secretária que você conheça, ou de uma empresa a que
você tenha acesso. Apresente-se de forma cordial, explicando que você está es-
tudando temas de Secretariado, e que precisa fazer uma entrevista para entender
alguns conceitos e situações na prática.
Antes de ir à entrevista, construa um roteiro. No final deste estudo, há um modelo
para você comparar com o seu. Sugestão: pergunte em que situação esse profis-
sional precisou administrar conflitos e como a qualidade da comunicação contribuiu
para uma boa solução.
Anote as respostas de seu entrevistado. Reflita sobre o que ouviu e tente associar com
os conceitos que estudou neste módulo. Registre tudo em seu bloco de notas.
110
Vale saber
Comunicação não-verbal
É a linguagem corporal.
Será que é sempre preciso dizer alguma coisa para se comunicar? Pesquisadores
perceberam que:
• Mais de 50% do impacto de uma mensagem se relaciona com
a linguagem corporal.
• Somente 7% do impacto de uma mensagem é causado por aquilo
que a pessoa diz.
Por isso, esteja atento à comunicação não-verbal. Imagine uma pessoa que passa
o tempo todo de cabeça baixa e braços cruzados, por exemplo. Que imagem ela
transmite?
Intertextos
Livro
Fil me
112
Si t es
Glossário
Caricato
Semelhante a uma caricatura, que é um retrato desenhado cômico, engraçado.
Clandestino
Ilegal.
Consultoria
Empresa, serviço ou atividade ligada ao aconselhamento especializado.
Contexto
Situação na qual algo ocorre ou se insere.
Decálogo
Nome dado usualmente aos Dez Mandamentos.
Objetivo
Qualidade do que tem objetividade.
113
Rebuscado
Requintado, aprimorado. No texto, significa o modo de falar de quem quer
impressionar, escolhendo palavras pouco conhecidas.
Recíproco
Que se troca entre duas pessoas ou grupos, mútuo.
capítulo 8
ORGANIZANDO EVENTOS
Aniversários, casamentos, quermesses, formaturas... Os eventos fazem parte
da vida de quase todas as pessoas e, quando bem realizados, deixam grandes
ensinamentos, lembranças e alegrias.
No mundo empresarial, os eventos são importantes ferramentas de comunicação,
que devem refletir a forma pela qual a empresa quer ser reconhecida. Por isso,
o profissionalismo na organização é fundamental.
115
A Bíblia relata que, em seu primeiro milagre, Jesus Cristo evitou que um jovem
casal passasse por um grande constrangimento: deixar faltar vinho aos seus convi-
dados. Mas, ao contrário desse casal sortudo, os auxiliares de eventos não devem
contar com a possibilidade de que um milagre venha socorrê-los para solucionar
suas falhas de organização!
Iniciando a conversa
Seu Nélio era dono de uma pequena marcenaria. Com o tempo, por meio de
muito trabalho, ela deu origem a uma pequena fábrica e a uma loja de
móveis. Em seguida, ele abriu mais uma loja, e mais outra, e vieram
as franquias... Enfim, a Movelindos se tornou uma grande empresa.
Com o crescimento do negócio, era preciso ter alguém para
cuidar só dos eventos: reuniões, palestras, confraternizações.
Seu Nélio decidiu dar uma oportunidade para sua sobrinha,
Rosa, que estava desempregada. “Ela gosta tanto de festas!”,
lembrou-se ele. “Afinal, será algo simples”.
A G OR A É C OM V O CÊ
A cada dia, porém, seu Nélio se convencia de que a organização de eventos não era
uma tarefa das mais simples e que sua sobrinha não estava preparada para atender
às responsabilidades exigidas pelo cargo. Os principais problemas
que ele percebeu foram:
• No churrasco de fim de ano, Rosa contratou um
piadista para divertir os funcionários e suas famílias
– esposas, maridos, filhos. Na hora da apresentação,
todos ficaram “de cabelo em pé”, pois as piadas eram
impróprias para crianças e havia muitos palavrões.
• A Movelindos promoveu uma palestra para a equipe de vendas.
Rosa, porém, se esqueceu de alugar o equipamento de
som e os microfones. O palestrante teve que falar muito
alto e, ao final, ficou sem voz. Quem estava sentado no
fundo do salão não conseguiu ouvir direito.
• A gota d’água foi a reunião com empresários espanhóis
interessados em importar móveis. Rosa deveria providenciar
um tradutor para mediar as negociações. Resolveu, então,
contratar seu namorado, que já havia ido algumas vezes ao
Paraguai, para fazer compras. Mas o espanhol de seu amado
estava mais para portunhol, e o negócio quase foi por água abaixo.
Rosa não errava por maldade, simplesmente não tinha o conhecimento necessário
para a função. Seu Nélio não podia mais arriscar: “Evento é coisa séria. Chega de
amadorismo!” E concluiu que precisava de alguém qualificado no cargo.
A G OR A É C OM V O CÊ
Para iniciar o trabalho de organização das festividades, Milena precisa obter uma
série de informações com a diretoria da empresa. Se você estivesse no lugar dela,
que dados, a princípio, acharia importante obter? Pense em uma lista de perguntas
e registre no seu bloco de notas. Depois, prossiga a leitura.
Antes de iniciar os preparativos para as festividades dos 20 anos, Milena fez um pla-
nejamento. Começou elaborando uma lista de perguntas e foi buscar as respostas
com seu Nélio e a diretoria da empresa.
• O que a empresa espera obter como resultado dessas festividades?
• Que pessoas deverão ser convidadas para cada um dos eventos comemorati-
118 vos (somente os funcionários ou também famílias, fornecedores e clientes)?
Como você viu, ao “brifar” o solicitante do evento, ou seja, ao colher os dados para
o briefing, o profissional deve elaborar perguntas básicas, que variam conforme o
evento. Mas, basicamente, o organizador deve esclarecer:
• O objetivo do evento.
• O público-alvo – Número esperado de pessoas,
faixa etária, gostos, necessidades.
• O tom do evento – Solene, formal, descontraído,
educativo, emotivo, entre outros.
• Os prazos.
• Os recursos financeiros, humanos e materiais
disponíveis. 42
Depois de elaborar o briefing, a partir das respostas dadas por seu Nélio e pela
diretoria da Movelindos, Milena entregou o documento a seu Nélio, para que ele ve-
rificasse se ela havia entendido da maneira certa tudo o que tinha sido conversado.
Ele aprovou o documento, e ela seguiu em frente com mais segurança.
A definição do tipo de evento deve ser feita conforme os objetivos, a verba dispo-
nível e o perfil do público-alvo.
A G OR A É C OM V O CÊ
Imagine que a empresa em que você trabalha possui escritórios em dez estados
do Brasil. O diretor precisa se reunir com os principais executivos, mas eles estão
“espalhados” nas diversas localidades. Como fazer a reunião, sem que todos se
desloquem até a sede, onde fica o diretor? Pesquise na internet ou converse com
amigos, anotando sua resposta no bloco de notas. Depois, prossiga a leitura.
45
Conforme vão sendo cumpridas, as tarefas são riscadas. Veja o exemplo de um trecho
do checklist preparado por Milena para um dos eventos da semana comemorativa:
Supervisionar a
Pesquisar e selecionar
preparação de Fazer a prestação
opções de grupos
cada espetáculo de contas.
teatrais.
(bastidores).
Elaborar um relatório
com a descrição dos
Levantar custos de Checar brindes para as
acontecimentos, a
figurino e cenário. crianças.
cobertura da mídia
e fotos do evento.
Contatar a área de
Verificar se o fotógrafo
Marketing da empresa
contratado está a Encaminhar o relatório
para definição
postos para registrar à diretoria da empresa.
da estratégia de
o evento.
divulgação.
122
De olho no cronograma
Após a definição do formato da semana
comemorativa e a produção do checklist,
Milena elaborou um cronograma com as
datas e prazos para o cumprimento das di-
versas tarefas previstas.
46
Diariamente, a primeira coisa que fazia era
checar se as ações eram realizadas dentro do prazo estipulado. Com base nessa
informação, controlava suas próprias ações e exigia dos fornecedores e dos demais
funcionários envolvidos na organização o cumprimento dos diversos itens envolvi-
dos no projeto.
Seu Nélio aprovou a iniciativa e autorizou Milena a enviar um e-mail para a Ferro
Dez. A empresa concordou com a parceria e forneceu o apoio solicitado.
É importante lembrar que, em troca do recurso que oferece, a empresa que investe
em um evento espera receber algo: visibilidade para a sua marca. Isso pode ser
feito de diversas formas:
Milena também lembrou de abordar o potencial de retorno para a marca Ferro Dez
no projeto de captação da Movelindos. Afinal, o nome da empresa investidora seria
associado a uma ação de responsabilidade social, e isso é positivo para a imagem
de qualquer instituição.
Fazendo e aprendendo
Na empresa em que você trabalha, pediram sua ajuda na organização de uma fes-
tividade para o Dia das Crianças, voltada aos filhos dos funcionários. Como você já
sabe, antes de “pôr a mão na massa”, é preciso elaborar um briefing. Para isso, que
perguntas você faria a quem solicitou essa tarefa? Anote seu roteiro de perguntas no
bloco de notas e depois confira uma resposta possível no final deste estudo.
Vale saber
Intertextos
Música
“Tô voltando”, Pedaços, de Paulo César Pinheiro e Maurício Tapajós, EMI, 1979.
Ao falar da volta de uma pessoa ao seu lugar de origem, a música faz um verdadeiro
checklist de tudo o que a outra precisa fazer para recebê-la adequadamente. Veja
alguns trechos:
“Pode ir armando o coreto e preparando aquele feijão-preto
126 Eu tô voltando...
[...]
Livro s
Glossário
Cerimonialista
Profissional responsável pelo cumprimento do cerimonial e do protocolo dos
eventos.
Divergente
Que diverge, discorda.
Estande
Ponto-de-venda ou divulgação de produtos e serviços de uma empresa em uma
feira.
Folder 127
Folheto publicitário com uma ou mais dobras.
Público-alvo
Grupo de pessoas que se deseja sensibilizar ou mobilizar.
VIP
Sigla inglesa para “Very Important Person” (Pessoa Muito Importante). O termo,
em geral, é usado para definir pessoas que, por sua importância, são recebidas
em eventos com um tratamento especial, diferenciado.
capítulo 9
CERIMONIAL E PROTOCOLO
“Entre, a casa é sua. Não faça cerimônia!” Você já ouviu essa frase, não?
Ela é geralmente usada pelo anfitrião de uma festa, para deixar à vontade as
pessoas que recebe. Um convidado de bom senso vai “se sentir em casa” com
esse convite, mas não deixará totalmente de lado a cerimônia – vai manter as
normas básicas de comportamento social.
Nos ambientes sociais – o supermercado, o ônibus, até a casa de amigos –,
por mais informais que sejam, o cerimonial e o protocolo estão presentes, como
fatores essenciais para um convívio harmonioso.
Quase meia-noite e
ele aqui! Come tudo o que tem Esse namorado da
na geladeira e ainda se apossa nossa filha não tem a
do controle remoto! menor cerimônia!
Iniciando a conversa
Ricardo, nunca
mais faço evento
com você!
Até que um dia, arrumando papéis em seu escritório, Ricardo encontrou vários
livros do tio, o antigo dono da empresa. Nos livros, ele leu sobre “ordem de pre-
cedência”, protocolo, cerimonial e um monte de outros termos que não conhe-
cia. Pesquisando na internet, verificou que muitas daquelas informações, algumas
definidas na década de 1970, continuavam plenamente válidas na organização de
eventos ainda hoje.
A G OR A É C OM V O CÊ
• A roupa precisa estar de acordo com a ocasião. Roupas esportivas não devem
ser usadas em eventos formais, nem roupas de gala em eventos informais.
• Conhecer as formas de tratamento é fundamental para
É um prazer
saber como se referir de forma adequada a uma pessoa, encontrar Vossa
especialmente na linguagem escrita. Eminência
Reverendíssima!
Formas de tratamento
Veja a seguir os principais pronomes de tratamento
utilizados especialmente em textos de cartas,
convites e outros documentos formais:
1. AUTORIDADES DE ESTADO
Civis
Judiciárias
Militares
2. AUTORIDADES ECLESIÁSTICAS
Vossa Eminência
V. Em.a Revm.a Cardeais, arcebispos e bispos
Reverendíssima
3. AUTORIDADES MONÁRQUICAS
4. OUTROS TÍTULOS
Tipos de trajes
Como você escolhe a roupa que vai vestir numa festa ou em outro tipo de evento?
Primeiro, é preciso pensar no que vai acontecer no evento: será uma reunião de
negócios, na qual é preciso causar boa impressão? Ou será uma reunião informal,
que permite o uso de roupas casuais?
A G OR A É C OM V O CÊ
Ao receber um convite formal, grande parte das pessoas fica em dúvida, por des-
conhecer o que significam os nomes de alguns dos principais trajes: “passeio”,
“esporte completo”, “black-tie”, entre outros. Você precisa estar por dentro disso,
para poder definir o traje adequado para cada evento e para orientar os participan-
tes, pois eles irão perguntar sobre isso.
Esta tabela pode ser uma boa fonte de consulta:
136
As indicações de
Traje e tipo de evento Homem Mulher
trajes da tabela são
ESPORTE FINO Paletó esporte, calça Tailleur (conjunto de saia referentes ao ano de
OU PASSEIO em tecido diferente e blazer), terninho, blusas 2011. Fique atento,
(Em eventos com pouca do blazer, camisa de e calças mais elegantes,
formalidade: coquetéis, cor ou camiseta lisa, vestido refinado e
pois os tempos
jantares, almoços, eventos gravata de tecido discreto. Sapato de salto mudam e, com eles,
da empresa, sessões não- sem brilho. Sapatos médio a alto, bolsa a moda também.
solenes em ambientes confortáveis(mas não de tamanho médio e
governamentais). tênis). menores, à noite.
PASSEIO COMPLETO
OU SOCIAL
Vestidos longos
(Em eventos de total Terno escuro, gravata
ou duas peças e
formalidade: Jantares discreta em tecido nobre
pantalonas, em tecidos
formais, coquetéis, (seda pura), camisa de
nobres. Sapato e bolsa
concertos, casamentos, preferência lisa. Sapatos
em couro metalizado,
bailes de formatura, festa e meias pretas.
camurça ou tecido.
de quinze anos, ópera,
comemorações oficiais.
BLACK-TIE, GALA
Vestido longo ou curto
OU RIGOR
sofisticados, tops
(Em eventos de total
e saias em tecido
formalidade: bailes
Smoking luxuosos com brilho
, jantares, grandes
ou pedrarias, sapato
premiações e
de salto alto. As bolsas
comemorações especiais
devem ser pequenas.
que especifiquem o traje.
137
138
Fazendo e aprendendo
Vale saber
improvisados, por exemplo, podem não gerar o efeito esperado e, pior, podem ter
resultado negativo.
Mas também é preciso ter flexibilidade, como aconteceu nos casos a seguir, com o
presidente de Cuba, Fidel Castro, e com a princesa Diana de Gales.
Ou seja, o protocolo existe e deve ser seguido, sim. Porém, é preciso ter bom sen-
so para saber quando quebrá-lo, pois em geral isso chama a atenção.
Intertextos
SI T ES
140
M AT ÉRI A
A R T IG O
FIL ME
Glossário
Bufê
Serviço de comidas e bebidas em festas.
Clã
Grupo de parentes baseado numa regra de descendência, geralmente medida tanto
pela linha masculina quanto pela linha feminina e em uma mesma localidade.
Implícito
Não expresso claramente; não expresso em palavras, subentendido.
Precedência
Situação do que vem antes.
Reger
Regular, governar, dirigir.
Solenidade
Festividade formal.
capítulo 10
Equipamentos, fornecedores
e a segurança nos eventos
Nem sempre um profissional consegue organizar um evento sozinho. Muitas
vezes, ele precisa contar com produtos e serviços de diversos fornecedores,
para atender a necessidades variadas no processo de organização e realização
das atividades.
Porém, infelizmente, nem todas as empresas e prestadores de serviço que
atuam no mercado são capazes de fazer um trabalho competente, o que
frequentemente coloca em risco o sucesso de um evento.
Iniciando a conversa
A festa de aniversário
Márcia era uma mãe zelosa, orgulhava-se de não deixar faltar nada a seus filhos.
Mas, apesar do cuidado e da dedicação, não conseguiu evitar os problemas que
marcaram a festa de seu caçula, Diogo.
Uma vizinha tinha indicado a ela um bufê de confiança, mas Márcia viu outra opção
em um anúncio de jornal, que a atraiu pelo apelo visual da propaganda. Ligou para o
tal bufê do anúncio e adorou o atendimento: prometeram tudo do bom e do melhor.
Mas, no dia da festa, não fizeram nada do que haviam prometido: a quantidade de
salgadinhos e bebidas não era suficiente para satisfazer os convidados. Quando um
garçom passava com uma bandeja, era uma arruaça geral: as crianças corriam e
disputavam cada coxinha, copo de refrigerante e saquinho de pipoca.
Márcia, é claro, foi à cozinha reclamar com a gerente do bufê:
– Vocês disseram que serviriam, no mínimo, dez salgadinhos e quatro bebidas por
pessoa! Vou processar vocês!
Era verdade: Márcia confiou no que eles tinham prometido “de boca” e não se
144 preocupou em ler todas aquelas letrinhas miudinhas do contrato.
Alguma vez você assinou algum contrato sem ter lido palavra por
palavra (especialmente as letrinhas pequenas)? Conhece alguém
que tenha se prejudicado por assinar um contrato sem conhecer
ou entender direito o conteúdo todo?
A G OR A É C OM V O CÊ
Se, algumas horas antes de um treinamento, você verifica que as ca- Para que um evento
netas do flip chart estão com pouca tinta ou que o número de folhas transcorra sem sustos,
do bloco é insuficiente, terá tempo de providenciar outras no almoxari- é preciso verificar
fado, ou mesmo de comprar na papelaria mais próxima. Do contrário, todos os detalhes com
se acontecer algum problema, ele só vai ser percebido durante o even- antecedência, de
to ou em cima da hora, atrapalhando o andamento das atividades. forma proativa.
Contratação de fornecedores
Muitas vezes, é preciso contratar determinados serviços ou adquirir
produtos para a realização de um evento. Antes de qualquer coisa, o
organizador deve definir, com base no briefing, que tipos de serviços
e produtos serão necessários. É preciso pensar basicamente:
• No objetivo e tipo do evento.
• Na quantidade e perfil do público-alvo.
• Na verba disponível para a organização.
147
De olho na reputação
do fornecedor
Para contratar alguém que prestará um
serviço que envolve saúde, higiene,
crianças – um médico, um cabeleireiro,
uma babá –, muitas pessoas fazem ques-
tão de receber a indicação de uma pessoa
de confiança. Na contratação de fornecedo-
res para eventos empresariais não pode ser
diferente. Afinal, um serviço malfeito pode estragar os objetivos do acontecimento
e até manchar a imagem da empresa que o contratou.
Você viu a dor de cabeça que Márcia teve? Se ela tivesse se guiado menos pela
propaganda do bufê e mais pela indicação confiável que a vizinha deu, talvez não
tivesse sofrido tantos constrangimentos.
Quem pesquisa opções de serviços para eventos em empresas deve verificar para
que outras instituições o fornecedor trabalhou, além de pedir referências.
Supervisão do serviço
Você fez a pesquisa de fornecedores, pediu referências, comparou
os preços e qualidades, fez a escolha, e o contrato foi assinado. Tudo
certo? Ainda não: durante a realização do evento, deve haver uma ou
mais pessoas responsáveis pela supervisão dos serviços prestados.
É preciso verificar se tudo está sendo feito de maneira satisfatória e
corrigir eventuais falhas.
Por exemplo: se na festa de aniversário de Diogo alguém tivesse aler-
tado a equipe dos brinquedos sobre o perigo de se deixar brincar no
tobogã crianças com idades muito diferentes, talvez o acidente com a
menina não tivesse ocorrido.
Esse, especificamente, é um caso que envolve a preocupação com a
segurança. Você saberá mais sobre esse assunto a seguir.
Como você poderá ver no trecho da matéria abaixo, estruturas provisórias – mon-
tadas durante o evento e desmontadas depois – oferecem riscos. Por isso, todo
cuidado é pouco na hora de escolher o fornecedor que ficará responsável por esse
tipo de serviço.
Fazendo e aprendendo
a) Quinze pessoas.
b) 25 pessoas.
c) 50 pessoas.
d) 120 pessoas.
151
Vale saber
O profissional que organiza eventos pode aceitar brindes simbólicos dos for-
necedores, mas deve rejeitar presentes caros, “recheados de segundas inten-
ções”. Essa é uma forma de preservar a própria reputação e ficar livre para
selecionar o serviço que julgar melhor.
152
Intertextos
FIL ME
LI V R O S
Glossário
Almoxarifado
Depósito de produtos para consumo interno em um prédio ou empresa.
Brifar
Elaborar um resumo do evento, contendo informações importantes para o presta-
dor de serviços entender o que se espera da contratação.
Desnível 153
Diferença de nível.
Estático
Paralisado, imóvel.
capítulo 11
DIVULGAÇÃO DE EVENTOS
Quando uma pessoa organiza uma festa para reunir os amigos – aniversário,
jantar, churrasco –, precisa pensar na forma mais eficiente de divulgar o evento.
O custo da festa, é claro, também deve ser considerado.
Será que é suficiente espalhar a notícia boca a boca? Um convite feito por e-mail
atingirá a todos? Qual o estilo visual de convite que mais agradará aos convidados?
O organizador precisa pensar sobre tudo isso, para atingir as pessoas que
deseja e motivá-las a comparecer à sua festa.
Mas eu gastei
uma fortuna em outdoors
De que adiantou ganhar espalhados em toda a
na loteria, se não tem ninguém E também Zona Sul da cidade!
na inauguração da nossa coloquei um comercial
cobertura? no programa de TV a cabo
“Gente Chique”.
Papai, nossos
amigos moram na Zona
Norte, e a maioria não
tem TV a cabo!
A G OR A É C OM V O CÊ
Em seu bloco de notas, anote o que você acha da estratégia de divulgação usada
por Astrogildo. Depois, continue a leitura.
156
Astrogildo resolveu considerar o que o sobrinho falava. Afinal, considerou, “se ele
está cursando a faculdade de Comunicação, sabe do que está falando”.
O rapaz decidiu circular pelo bairro com o tio, para mostrar os locais que ele e seus
amigos costumavam frequentar. Astrogildo percebeu logo que estava desperdiçan-
do o investimento nos panfletos, pois fazia a distribuição em locais que não tinham
grande concentração de jovens. O sobrinho mostrou também quais eram as rádios
mais ouvidas pela “galera”.
Renato também deu para o tio ler alguns textos do seu curso na faculdade, para
que ele entendesse melhor a questão. O trecho a seguir foi o que mais chamou a
atenção de Astrogildo:
Astrogildo percebeu que sua estratégia de divulgação era feita sem planejamento e
não considerava os gostos, hábitos e a cultura do seu público-alvo. Decidiu, então,
oferecer um estágio a Renato, que propôs uma série de mudanças:
• Refazer a planilha de custos, destinando recursos para
uma divulgação mais ampla e mais certeira.
• Atuar com base em um cronograma, estabelecendo os
períodos adequados para cada atividade de divulgação.
157
• Afixar cartazes em lanchonetes localizadas em áreas com
grande circulação de jovens.
Orçamento e cronograma
A divulgação de eventos geralmente é responsabilidade da equipe de
Comunicação da empresa. Mas, dependendo do porte da organiza-
ção, você pode ser chamado a dar
apoio nessa tarefa.
Uma das primeiras atitudes do profissio-
nal responsável pela divulgação de um
evento é saber qual é a verba disponí-
vel. Afinal, antes de ser executado, qual-
quer projeto precisa ter seu orçamento
aprovado. Ele inclui, por exemplo:
57
Cronograma
Recebimento do material
Até 06/11 Matilde
gráfico final
Início da distribuição do
07/11 Sandro, Rogério e Fernando
material gráfico
um comercial de TV.
• Comunicação dirigida – Em geral, atinge um número menor de pessoas,
mas concentra os recursos somente nos indivíduos com o perfil desejado.
Exemplos: mala direta, telemarketing, e-mail e muitos outros.
Mesmo num meio de • Rádio – Considerado meio de grande alcance junto a todas as
comunicação de camadas sociais. As mensagens são curtas e mais informais.
massa como a TV é
• TV – É o veículo de maior impacto visual, com grande alcance
possível divulgar um
junto à maior parte da população. Porém, o custo de produção
evento para um
e veiculação do anúncio é bastante elevado, dependendo do
público mais seleto,
horário e da emissora.
colocando anúncios
em canais a cabo ou • Jornais e revistas – São considerados meios de grande
via satélite. alcance entre boa parte da população economicamente ativa.
• Mala direta – Correspondência enviada para o endereço de
pessoas com o perfil que se deseja atingir. Por exemplo, um
cabeleireiro envia pelo correio um folheto sobre tratamento
de cabelos crespos somente para os clientes que têm esse
tipo de cabelo.
A G OR A É C OM V O CÊ
É importante notar que nem todas as pessoas que são convidadas para um evento
vão necessariamente comparecer. Uma forma de medir a quantidade de partici-
pantes é solicitar a confirmação de presença. Você pode fazer isso telefonando
para as pessoas ou pedindo que confirmem por e-mail. Ou, ainda, o próprio con-
vite pode conter a sigla RSVP – em francês, Répondez s’il vous plaît (Favor confir-
mar a presença).
164
Com isso, a equipe organizadora do evento pode adaptar a quantidade Mesmo confirmando a
de comida e o espaço, entre outros itens, ao número de pessoas que presença, há pessoas
confirmaram presença. que não comparecem
ao evento e outras que
vão sem ter avisado.
Fazendo e aprendendo A margem de faltas
é de 20 a 30%,
conforme afirmam
especialistas em
eventos.
Use o seu bloco de notas para resolver as questões a seguir. Depois,
confira as respostas no final do livro.
1. Você está ajudando a organizar uma mesa-redonda, para a qual
foram convidados 120 funcionários. Destes, 100 confirmaram a
presença. De acordo com os especialistas, na hora H em torno
de quantas pessoas devem vir de fato?
a) 60.
b) 120.
c) 100.
d) 80.
165
Resolva as questões e registre suas respostas no bloco de notas.
Depois, confira possíveis respostas no final do livro.
Vale saber
166
Intertextos
Música
“Festa”, Festa, de Anderson Cunha, gravada por Ivete Sangalo, Universal Music
Brasil, 2001.
Esta música, interpretada por Ivete Sangalo, é de certa forma a divulgação de um
evento. A letra anuncia que vai ter uma festa e tudo de bom que vai acontecer nela,
como forma de conquistar o público-alvo a comparecer. Veja um trecho:
“Festa no gueto,
Pode vir, pode chegar
Misturando o mundo inteiro
[...]
Tem gente de toda cor
Tem raça de toda fé
Guitarras de rock’n’roll
Batuque de candomblé
Vai lá pra ver
[...]
Avisou, avisou, avisou, avisou...
Que vai rolar a festa”
Livro
167
Glossário
Lúdico
Referente a jogos, divertido.
Mouse pad
Superfície, como se fosse um tapetinho, que favorece o deslize do mouse
do computador.
Público-alvo
Grupo de pessoas que se deseja atingir ou sensibilizar.
Segmentado
Dividido em partes menores, fracionado.
Seleto
Selecionado, escolhido.
Sóbrio
Moderado, simples.
capítulo 12
169
Iniciando a conversa
Heloísa conseguiu seu primeiro emprego como secretária quando tinha 22 anos,
na firma do sr. Alfredo. Naquela época, a Sorvetes Brasil era uma pequena fábrica,
com apenas catorze funcionários.
Hoje, aos 53 anos de idade e 31 de experiência, Heloísa viu a fábrica crescer e se
tornar a principal produtora de sorvetes típicos brasileiros!
– Sou da época em que se usava papel-carbono e máquina de escrever! – conta ela,
que viveu de perto a evolução da carreira em Secretariado.
Este ano, uma boa notícia agitou a empresa. A qualidade dos produtos da fábrica
acabou despertando o interesse de compradores estrangeiros. E, com isso, o chefe
de Heloísa decidiu organizar um evento para apresentar os produtos a clientes po-
tenciais de países como Argentina, Estados Unidos, Austrália e Espanha.
Aparentemente, nada de novo para Heloísa, que já havia estudado organização de
eventos e realizado esse trabalho em outras ocasiões. Para esse tipo de evento, era
necessário reservar uma sala de convenções em um bom hotel, providenciar coffee
break para os participantes, além de cuidar da hospedagem dos convidados. Era
170
preciso que tudo estivesse perfeito, para causar uma boa impressão.
* Olá! Bom dia. Quando você convida alguém para ir à sua casa, é adequado atender a
Tudo bem?
pessoa no que for necessário, não é mesmo?
No Brasil, falar inglês Nos eventos comerciais deve ser assim também. E, quando estão pre-
é quase uma regra sentes pessoas estrangeiras que não falam o idioma local, a atenção
no mundo deve ser redobrada.
empresarial, já que
são raros os
estrangeiros que Recepção e organização de eventos
falam português. Por com estrangeiros
isso é tão importante
estudar inglês, um Quando a empresa organiza um evento de grande porte, provavelmen-
idioma hoje visto te o secretário contará com uma equipe integrada por pessoas bilín-
como universal. gues ou até trilíngues. Mesmo assim, é importante que o secretário
tenha conhecimentos básicos, que permitam alguma comunicação
com os convidados estrangeiros.
Preparando-se para os próximos eventos da Sorvetes Brasil, a secre-
tária Heloísa começou a elaborar um roteiro de estudo, definindo al-
gumas situações típicas em que seria necessário o uso de frases e
expressões em inglês ou espanhol:
1. Apresentação de pessoas.
2. Nomes de eventos.
3. Meses do ano e dias da semana.
4. Nome de itens comumente usados em eventos.
5. Expressões típicas usadas nas programações.
6. Palavras e expressões de atenção e cortesia.
172 Que tal aproveitar o roteiro de Heloísa para guiar também o seu estudo?
Você pode se ver também em situações em que seja necessário apresentar pessoas
em outra língua. Veja um exemplo de como dizer:
– Este é o mr. Lake, do Canadá.
A G OR A É COM V OCÊ
Atenção: o nome dos países também muda conforme o idioma. Procure no dicio-
nário de inglês e de espanhol o nome dos seguintes países: Argentina, Estados
Unidos, Inglaterra, Canadá, Espanha, França, Itália e Alemanha. Registre em seu
bloco de notas.
Dica: para ouvir como se fala ou se pronuncia o nome de outro país que não
esteja na lista, há alguns dicionários que você pode consultar (veja sugestões ao
173
final do estudo).
Tipos de evento
Nas três línguas, há palavras que parecem semelhantes, mas têm significados
diferentes: são os falsos cognatos. Por exemplo, em espanhol, “extrañar” se lê
“estranhar”, mas significa “sentir falta, ter saudades”. “Library”, em inglês, pare-
ce “livraria”, mas, na verdade, quer dizer “biblioteca” (livraria é “book store”).
AUGUST
Sunday Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday Saturday
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
174
28 29 30 31
Como ela ainda não tinha estudado os meses do ano e os dias da semana, optou
por conferir em um dicionário de português e inglês a tradução das palavras:
Dias da semana
Para não perder a viagem, Heloísa aproveitou e também conferiu os meses do ano:
Meses do ano
A G OR A É COM V OCÊ
1. Materiais da apresentação
Heloísa fez uma lista dos materiais mais usados em apresentações de eventos:
Materiais da apresentação
2. Materiais do auditório/sala
Materiais do auditório/sala
3. Alimentos e bebidas
177
1. Boas-vindas, abertura
2. Palavras do mestre-de-cerimônias
Abrindo o evento
Veja como fica em inglês:
– Ladies and gentlemen: it’s a pleasure to welcome you all.
E em espanhol:
– Señoras y señores, es un placer darles la bienvenida.
178
3. Despedida/encerramento
¿Como?
¿Borracha*?
¡Que absurdo!
Oferecendo café
Recomendando restaurantes
Fazendo e aprendendo
FEBRERO
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
180
28
Miércoles/Wednesday
8h – 9h
Presentación de los congresistas.
9h – 9h15
Inauguración VI Congreso Internacional Formativo para Secretarias
y PA (Personal Assistants)
Dña. Elena Chávez Delagado. Presidenta de Secretaria Moderna.
9h15 – 10h30
Aspectos legales imprescindibles para una secretaria con el fin de
ayudar a su empresa en la protección de marcas y prevención de
posibles sanciones
– Los conceptos claves que debemos conocer y controlar: registro de
dominios, propiedad intelectual en la red, comercio electrónico.
– Nuestro papel como responsables de la protección de las bases de
datos que gestionamos de clientes, proveedores...
10h30 – 11h30
Café-Pausa y Visita libre de Exposecretaria
11h30 – 13h 181
Coaching (desarrollo personal y profesional)
Vale saber
Intertextos
MÚSICA
[...]
I need you...
Pois esse seu jeitim
me deixa doidim,
doidim for you…
I love you tonighti
I love you tumatchi.
[...]”
A música do Falcão é uma brincadeira, em que ele inventa uma espécie de “portin-
glês”, misturando português com inglês, para criar frases engraçadas e absurdas,
do ponto de vista gramatical e de grafia das palavras.
FIL ME
LIVROS
184
SI T E
185
Glossário
Bilíngue
Pessoa que fala dois idiomas. Exemplo: português e inglês.
Trilíngue
Pessoa que fala três idiomas. Exemplo: português, inglês e espanhol.
• Apresentação de pessoas.
• Nomes de eventos.
• Meses do ano e dias da semana.
• Nomes de itens comumente usados em eventos.
186 • Expressões típicas usadas nas programações.
• Palavras e expressões de atenção e cortesia.
capítulo 13
EDITOR DE TEXTOS
Você costuma escrever? Precisa escrever no seu dia a dia? Para quem você
escreve? Na maioria das vezes, um texto é escrito para que alguém leia.
Mas você pode escrever para si mesmo, para registrar suas ideias, anotar um
lembrete, marcar um compromisso na agenda...
Para escrever no papel, você usa caneta ou lápis. Para escrever no computador,
você tem que abrir uma página num editor de textos, usar o mouse para
navegar pela tela e digitar no teclado.
Vou escrever
em caixa alta a minha
declaração de amor pra Claro que vai!
Silvinha. Será que Vamos logo, eu te
ela vai gostar? ajudo!
monitor
teclado
mouse
cpu
estabilizador
O Writer foi escolhido No mundo das empresas, hoje o computador é o instrumento privile-
como editor de texto giado para escrever.
neste estudo por ser
Este estudo vai apresentar uma visão panorâmica do editor de tex-
de livre acesso, ou
tos, que é o programa de computador usado para escrever textos.
seja, você pode obtê-lo
Você irá conhecer os principais comandos de um editor de textos
pela internet, sem
chamado Writer, isto é, verá quais são as principais operações que
pagar nada por isso.
este programa faz.
Iniciando a conversa
Ana Paula é uma mulher que gosta de desafios. Ultimamente, ela an-
dava se sentindo triste, pois estava desempregada. Até que um dia...
começou a pensar:
Seus filhos usavam computador. Suas amigas também. Por que ela
não se animava? Computador é uma ferramenta essencial no merca-
do de trabalho. Ainda mais para ela, que atuava como secretária.
Sentou-se à frente do computador que o filho usava em casa, ligou a
máquina (tinha visto o filho fazer isso centenas de vezes) e começou
a olhar fixamente para a tela. “E se eu tentasse digitar o meu currícu-
lo?”, pensou.
Como Ana costumava ver o filho trabalhando no computador, não foi
tão difícil chegar ao editor de textos que ele costumava usar, chamado
Writer. O problema era: como utilizá-lo?
Por um instante, Ana pensou em desistir, pegar a caneta e fazer
uma carta manuscrita que acompanhasse seu velho currículo batido
à máquina.
Foi quando tomou uma decisão. “Vou fazer um curso de informática!
Quem sabe, dessa forma, o curso me ajude a entrar novamente no
mercado? Há tantos anos eu não estudo! Sou da época em que ser
188
boa secretária era saber datilografar rápido e sem erros em uma má-
quina de escrever!”
Ana estava confiante de que tudo daria certo. Como ela mesma diz: “Aquele negó-
cio de arquivo, salvar, formatar, caractere, inserir, cabeçalho... Não é nenhum bicho-
de-sete-cabeças. Quando a gente quer, aprende!”
189
Uma “folha” em branco irá aparecer. É nela que você escreverá seu texto.
Um texto virtual pode se perder com uma rápida falta de energia elétrica, por exem-
plo. Da mesma forma, existem diversos outros acidentes típicos da informática que
podem causar esse mesmo transtorno. E, para evitar dores de cabeça por ter que
refazer todo um texto que se perdeu, é fundamental salvar periodicamente o trabalho.
Veja o que você deve fazer para salvar o texto que está redigindo:
• No menu “Arquivo”, localize a opção “Salvar”. Clique nela.
As alterações no documento serão salvas automaticamente.
• Se você estiver salvando o documento pela primeira vez, deverá dar um
nome para o arquivo. Isso será feito por meio de uma nova janela, intitulada
“Salvar como”.
191
A G OR A É COM V OCÊ
Que tal criar um texto no Writer? Após ter lido as instruções, faça o passo a passo!
Em seguida, continue a leitura para aprender outros comandos.
A G OR A É COM V OCÊ
Se você tem impressora, imprima para ver como ficou o seu documento.
192
193
Você também pode selecionar textos utilizando o teclado. Para isso, você deve
fazer o seguinte procedimento:
• Clique com o mouse antes do início do texto que deseja selecionar.
• Clique no botão Shift.
• Mantendo o botão Shift pressionado, clique na tecla de seta para a direita.
Você verá que o texto será selecionado à medida que pressionar a seta.
Clique nela até que todo o trecho esteja selecionado.
194 Você também pode colocar um texto em negrito utilizando o teclado. Para isso,
selecione o trecho e pressione a tecla Ctrl (mantenha-a pressionada) e a letra N.
Outro recurso que você pode usar para destacar um texto é a opção “Itálico”.
Normalmente, esse recurso é aplicado para diferenciar textos em outro idioma,
citações e títulos de obras literárias.
Para passar um texto para itálico, também é fácil. Veja:
• Selecione o texto.
• Clique na opção “Itálico”, localizada na barra de ferramentas superior da tela.
Assim como a opção “Negrito”, você também pode passar um texto para itáli-
co utilizando o teclado. Selecione o trecho e pressione a tecla Ctrl (mantendo-a
pressionada) e a letra I.
Uma nova janela se abrirá. Nela, você deverá escolher o tipo e o tamanho da fonte.
Você pode, inclusive, aplicar às fontes os recursos Negrito, Itálico, Negrito Itálico,
ou deixá-las no modo Normal, sem nenhum tipo de destaque.
196
Além desses recursos, existem outros muito úteis que você pode utilizar. Por
exemplo, escolher o espaçamento entre as linhas, definir as cores das fontes, su-
blinhar palavras, entre outras ações.
Fazendo e aprendendo
Você já tem uma noção básica do Writer e pode praticar ainda mais. Então, pesqui-
se um texto na internet ou em algum livro que lhe interessar e dê uma nova cara
para ele. Ou melhor ainda: escreva um texto de sua autoria.
Se necessário, retorne ao início do estudo para rever algumas das possibilidades
que o software apresenta.
Intertextos
si t es
BrOffice http://www.broffice.org.br
Neste site, você pode conhecer mais detalhes sobre o projeto BrOffice.org.
Fil me
Glossário
Marcadores
Símbolos utilizados para marcar um texto qualquer.
Software
Programa elaborado para o desenvolvimento de atividades específicas no
computador.
199
capítulo 14
APRESENTAÇÕES
Na cena desta página, a vendedora Luiza apresenta um computador ao cliente.
Ela fala das características e das qualidades desse produto. Sua fala, além de
bem organizada e coerente, é bastante agradável.
Mesmo que o cliente não tenha interesse em comprar o computador, certamente
ficará com uma boa impressão da loja e da funcionária.
Boas apresentações normalmente causam boa impressão.
Você sabe por que a vendedora fez essa apresentação? Porque o cliente ainda não
conhecia esse computador. Através da apresentação, ele foi informado das carac-
terísticas da máquina e, assim, pôde conhecer o produto.
Várias empresas, na hora de vender seus produtos, lançam mão de diferentes formas
de apresentação. Pode ser uma apresentação feita em loja, como no caso de Luiza,
pode ser um anúncio em TV ou em revista, um folheto explicativo e até propaganda
enviada pelo correio, a chamada mala direta. As empresas de hoje, num mercado
tão competitivo, precisam ser bastante criativas na hora de conquistar clientes.
Agora você vai saber mais sobre apresentações empresariais e conhecerá alguns
recursos para incrementar as apresentações que tiver que preparar.
Iniciando a conversa
A loja de informática que você viu na ilustração de abertura deste estudo está em
fase de expansão e vai contratar novos vendedores. Sabendo que Luiza conhece
bastante os computadores vendidos na loja e que sempre dá boas explicações aos
clientes, o gerente da loja passa a ela a seguinte tarefa: ajudar Sílvia, secretária da
gerência, a montar uma apresentação sobre as características e as qualidades dos
computadores. Essa apresentação será usada para treinar os novos vendedores.
Quando soube disso, Sílvia ficou um pouco nervosa. Luiza conhece os produtos e
vai ajudá-la com todas as informações, mas Sílvia não sabe nada sobre apresen-
tações e está com receio de não dar conta do recado. Mesmo assim, ela aceita o
desafio, para não desapontar o gerente.
Naquele dia, Sílvia saiu da loja mais cedo, preocupada. Pensava em como deveria
202 planejar a apresentação. Quais seriam os primeiros passos? Ao chegar em casa,
continuava pensativa, calada.
Então, ela ligou para um amigo, Flávio, que era craque em apresentações (trabalha-
va como professor e palestrante há alguns anos). Ele deu uma série de dicas:
– Pense no público: quem são as pessoas que irão assistir à apresentação, em que
elas estão interessadas, o que elas gostariam de saber.
– Flávio, os ouvintes são os futuros novos vendedores. Vou procurar saber mais
sobre o perfil deles: idade, formação, tempo que eles terão para assistir à apre-
sentação – disse Sílvia.
– Ótimo – comemorou Flávio. – Em seguida, você deve ter bem claros o tema e os
objetivos, e conhecer bem o assunto.
– Estou pensando em me reunir com a Luiza, pois ela pode me dar uma espécie
de “aula” sobre o tema a ser apresentado. Aí, eu organizaria a informação numa
apresentação bem estruturada.
– Isso mesmo, Sílvia! – respondeu Flávio, pacientemente. – E, ao montar a apresen-
tação, lembre que a informação bem organizada – por exemplo, em tópicos – aju-
da as pessoas a entenderem melhor. Uma última dica: faça tudo com capricho e
revise tudo no final!
E finalmente recomendou:
– Agora fique tranquila! Você é uma excelente secretária e vai conseguir.
E Sílvia sentou para jantar mais relaxada, com os pensamentos mais cla-
ros: Flávio tinha razão. O primeiro passo era registrar todas as informa-
ções sobre os computadores. Sem isso, não dava para pensar em
como organizar a apresentação. O segundo passo era organizar a
informação e também aprender a usar a ferramenta para montar
a apresentação no computador.
Sílvia tinha passado o dia aflita, porque ia ter que aprender
muita coisa em pouco tempo para dar conta da tarefa. Mas
o bom senso do amigo fez com que ela se sentisse mais
confiante – agora, pelo menos, ela sabia por onde começar.
203
E esse é o
principal objetivo
do aplicativo.
Outro ponto importante é delimitar o conteúdo. Se o
Ah, você
assunto for “computadores em geral”, existem deze- podia ter dito isso
nas de assuntos para tratar: sua história, principais soft- no início!
wares, diversidade de equipamentos etc. Mas Sílvia, por
exemplo, tem que montar uma apresentação sobre os
computadores da loja. Isso delimita bem o conteúdo. Ela
terá que apresentar somente as características e as qua-
lidades desses produtos.
Então, é possível dizer que o tema da apresentação de Sílvia é:
“Características e qualidades dos computadores vendidos na loja”.
Estruturando o processo
Agora você precisa organizar sua apresentação. É o momento de es- Processo é a
colher o que vai apresentar em primeiro lugar, em segundo lugar e sequência das ações
assim por diante. É preciso ter cuidado com a ordem dessa apresenta- necessárias para
ção. Ela não é aleatória, deve seguir uma sequência lógica, coerente. atingir uma meta.
Computadores
1) Características
1.1) Disco rígido
1.2) Placas de rede
1.3) Acessórios
2) Qualidade
2.1) Velocidade
2.2) Capacidade de armazenamento
205
Fazendo a apresentação
Chegou a hora de pôr a mão na massa! Esse é momento em que você vai construir
sua apresentação.
No caso de Sílvia, ela optou por fazer uma sequência de slides em que sempre vão
aparecer tópicos – informações breves que servirão de roteiro para a fala da pessoa
que dará o treinamento sobre os computadores da loja.
A G OR A É COM V OCÊ !
Usando o Impress
207
208
Há um software
chamado PowerPoint,
criado pela Microsoft,
que também é muito
utilizado hoje em dia
nas empresas. Procure
conhecê-lo.
209
210
Você irá selecionar alguma imagem entre as que já estão disponíveis no computador.
Em seguida, escolha o local de seu computador onde deseja salvar Disquete é um disco
esse arquivo e confirme a operação clicando novamente em “Salvar”. removível que serve
para armazenar dados.
Essa forma de salvar é utilizada quando a apresentação está sendo
Ele armazena pouca
criada. A partir daí, você deve continuar simplesmente salvando o seu
informação, logo não é
arquivo. O Impress já disponibiliza um ícone que parece um disquete
útil para salvar arquivos
e vai ajudá-lo nessa tarefa.
grandes demais. Por
isso está caindo em
Como visualizar uma apresentação? desuso e sendo
substituído por CDs,
Para visualizar sua apresentação em toda a tela, clique em “Exibir”,
pen drives etc.
na barra superior do Impress, e em seguida clique em “Apresentação
de slides”.
Com essa função você saberá exatamente como ficará sua apresentação.
211
Fazendo e aprendendo
212
Agora que Luiza já ajudou nossa personagem Sílvia com as informações sobre os
computadores, que tal você participar, ensinando-lhe como elaborar uma apre-
sentação?
Será que você já é capaz de fazer uma apresentação sobre a rotina de um secre-
tário, considerando o contexto das organizações de hoje?
Comece a trabalhar! Lembre-se de passar pelas cinco etapas que estudou. Veja
algumas informações que podem ajudar:
1. Seu público será composto por jovens que buscam conhecer a profissão de
secretário. Todos estarão reunidos para ouvi-lo e fazer-lhe perguntas sobre
o tema.
2. Que tal, nesta tarefa, optar pelo modelo 7X7? Saiba mais sobre isso na seção
Vale Saber, na próxima página. Caso esta seja sua escolha, quantos slides
você acha que deve produzir?
3. Sabendo que haverá por volta de 20 pessoas assistindo, que tamanho de
letra deverá usar? O conteúdo deverá ser apresentado de forma mais técnica
e séria ou mais coloquial? Será necessário incluir imagens?
4. Suponha que você vai utilizar cinco slides. Distribua informações, textos e
ilustrações, sabendo que deverão seguir uma sequência lógica. Qual seria a
primeira informação? Como apresentar o passo-a-passo?
5. Prepare os slides, fazendo-os de forma esclarecedora e motivadora.
6. Analise se há palavras de difícil compreensão, erros de digitação ou grafia;
enfim, faça uma revisão do seu trabalho, corrigindo-o se necessário.
213
Vale saber
Para tudo na vida é importante ter bom senso, não é verdade? O bom senso tam-
bém é fundamental para montar uma apresentação. Às vezes, dá vontade de incluir
diversos enfeites – alterar a cor das letras, incluir paisagens, colocar sons, letras
piscando, enfim, fazer da apresentação um verdadeiro show! Mas é preciso pensar
que as apresentações em uma empresa devem ser sóbrias.
Quando for incluir imagens, por exemplo, lembre-se de que o excesso prejudica
a apresentação. As imagens são auxílios visuais e precisam estar relacionadas ao
tema – não devem fugir desse foco, nem ser muito numerosas.
A quantidade de slides também deve ser bem dosada. Quantidade não significa
apresentação de qualidade. Se a apresentação tiver pouca informação, use poucos
slides. Nunca tente “esticar” a informação.
A quantidade de texto por slide é outro ponto a avaliar. Procure manter, em média, sete
linhas por slide e sete palavras por linha. Essa regra é conhecida como Regra 7X7.
Ah... E as cores? Normalmente é nessa hora que as pessoas se animam e fazem
malabarismos com a apresentação. Não cometa esse deslize. Tente usar no máxi-
mo três e faça a opção pelas cores de sua empresa. Lembre-se de que toda em-
presa tem uma identidade visual e precisa mantê-la.
214
Intertextos
Fil me
Meu adorável sonhador (Just the ticket), de Richard Wenk, EUA, 1999.
Neste filme, há uma cena em que a personagem Linda tenta vender um aparelho
eletrônico para um cliente que não está interessado. O personagem Gary, ao pre-
senciar a situação, faz uma aposta com Linda. Caso ele consiga vender o televisor,
ela aceitará jantar com ele. Gary apresenta o produto de forma tão completa e esti-
mulante que o cliente acaba comprando o aparelho.
P oesi a
“Catar feijão”, A educação pela pedra e depois, de João Cabral de Melo Neto,
Nova Fronteira, 1997.
Nesta poesia percebe-se que há uma ordem para todo tipo de ação, seja catar
feijão, seja escrever um texto. É importante se organizar para que um trabalho seja
sempre bem estruturado, bem revisado e bem apresentado. Leia um trecho:
“Catar feijão se limita com escrever:
Jogam-se os grãos na água do alguidar
E as palavras na folha de papel;
e depois, joga-se fora o que boiar.
Certo, toda palavra boiará no papel,
água congelada, por chumbo seu verbo;
pois para catar esse feijão, soprar nele,
e jogar fora o leve e oco, palha e eco.
[...]”
215
Glossário
Alguidar
Vaso largo e com o diâmetro da boca maior que o fundo.
Capacidade de armazenamento
Capacidade de um computador de guardar arquivos de diversas extensões.
Credibilidade
Qualidade daquilo que é crível, ou seja, no qual se acredita.
Disco rígido
É a parte do computador em que são armazenadas as informações, ou seja,
é a memória permanente. É um sistema lacrado que contém discos de metal
recobertos por material magnético.
Incrementar
Aprimorar, melhorar, otimizar.
Legível
Que se pode ler com certa facilidade.
Placa de rede
É a parte do computador responsável pela comunicação entre diversos
computadores. Ela permite aos computadores conversarem entre si através de
uma rede.
• Elaborando apresentações.
216 • Impress.
• Outras ferramentas para apresentações.
capítulo 15
Dona Eulália,
a senhora pode datilografar
este manuscrito do relatório
para amanhã?
Nenhum diploma garante que a pessoa esteja preparada, para o resto da vida, para
exercer determinada função. As mudanças no mercado de trabalho são constantes,
e somente uma educação continuada consegue responder às novidades que os
profissionais enfrentarão no trabalho.
Você será estimulado a conhecer e trabalhar com várias ferramentas digitais. Apren-
derá alguns “truques” importantes para navegar na internet e conhecerá a diversi-
dade de aplicativos utilizados nas empresas.
Você já foi alertado sobre esse ponto, mas vale recordar: este estudo não substitui
um curso sobre internet. Ele é uma introdução simples, para você conhecer alguns
conceitos básicos. O mercado de trabalho exige além disso; portanto, se você não
domina os temas abordados aqui, invista na sua capacitação em informática assim
que possível.
Iniciando a conversa
Zenaide estava chegando para mais um dia de trabalho. Enquanto abria o escritó-
rio, onde trabalhava há quase dezesseis anos, pensava no quanto as coisas tinham
mudado nas últimas décadas.
Entrou na sala e seguiu a sua rotina. Ligou o ar-condicionado central e apertou o
botão play para ouvir os nove recados que estavam na secretária eletrônica. Um
deles era do filho do dono do escritório:
– Oi, Zenaide, é o Hélio. Saí tarde daí na sexta e esqueci de salvar no meu pen drive o
arquivo com o processo do Matias. Por favor, entre na pasta compartilhada da rede e,
no diretório “Revisão”, pegue o único arquivo que está lá e me mande por e-mail.
A secretária experiente ligou seu “micro”, para fazer o que fora pedido. Ela sabia
perfeitamente o que tinha que fazer. A facilidade com que tinha passado, anos
antes, da antiga máquina de escrever elétrica para o computador foi sua principal
218 garantia de permanência naquele emprego.
Que fatores possibilitaram o uso da internet pelos usuários comuns? Veja alguns:
• A tecnologia da rede começou a ser usada para conectar universidades e
laboratórios de pesquisa.
• Foram surgindo várias empresas provedoras de acesso à internet.
• Foi liberada a exploração comercial da internet.
• Foi se tornando cada vez mais fácil e barato ter um computador pessoal (PC
– sigla da expressão inglesa “personal computer”).
• As facilidades de conexão, com a entrada da banda larga, tornaram o fluxo de
dados muito mais rápido.
O avanço tecnológico amplia cada vez mais a conectividade entre as máquinas. Você
pode observar que no escritório onde Zenaide trabalha:
• Todos os computadores estão interligados em rede.
• A instalação da rede sem fio foi feita pelo próprio Hélio, técnico em
informática.
Isso porque os novos equipamentos são “plug and play” (conecte e use): é só ligar,
e a maioria dos aplicativos é instalada automaticamente. O usuário comum conse-
gue realizar sozinho.
220
Navegadores
Para explorar a internet, você precisa de um programa conhecido como navegador
(ou browser). O mais popular no mercado é o Internet Explorer, vendido junto com
o pacote do Windows, da Microsoft, mas existem muitos outros – inclusive gratui-
tos, como, por exemplo, o Mozilla Firefox (http://www.mozilla.org).
Os navegadores trabalham com hipertextos, isto é, novas janelas de informação,
que podem ser acessadas através de um link. Ao navegar através de hipertextos,
você pode entrar em novas páginas de um mesmo site ou em sites diferentes.
Os sites e os endereços eletrônicos de usuários (os e-mails) vêm acompanhados
de algumas abreviações, cujos significados você pode verificar na tabela a seguir:
Sites de busca
Existem sites que ajudam o usuário a localizar o que
procura na internet. Veja algumas opções:
• Google (http://www.google.com.br).
• Yahoo Brasil (http://www.yahoo.com.br).
68 221
Em todos eles é possível filtrar o tipo de informação que se deseja, seja um site,
uma imagem ou um vídeo.
A G OR A É COM V OCÊ
A história da internet que você leu no início desta seção está muito resumida. Que
tal pesquisar mais sobre isso? Há vários sites que oferecem mais detalhes. Num
dos sites de busca indicados ou em outro que você conheça, coloque as palavras-
chave “história” e “internet” e veja as possibilidades que aparecem. Registre suas
descobertas mais interessantes no bloco de notas.
E-mails
Na vida pessoal, o e-mail se tornou uma eficiente forma de comunicação. No en-
tanto, o seu uso profissional exige um conhecimento um pouco mais avançado das
ferramentas.
Há aplicativos que permitem enviar e receber mensagens de correio eletrônico. São
inúmeras versões de softwares, e o mais conhecido deles é o Outlook.
Redes sociais
O ser humano tem tendência a viver em sociedade. A internet trouxe meios de
comunicação eficazes para manter as pessoas em contato permanente; então, a
habilidade humana natural de se agrupar foi potencializada e surgiram várias organi-
zações sociais em rede.
222
Demonstração gráfica
da rede social do
G
G Orkut (cada amigo
está representado por
P uma letra).
C
G
G
A
G
Atualmente, o Brasil é o país com o maior número de membros no Orkut, superan- 223
do inclusive os EUA (dados de 2011).
E-grupos
A participação em grupos de discussão na internet (e-grupos) pode
facilitar muito o seu trabalho. Por meio deles, você pode trocar ideias
com pessoas de interesses comuns, obtendo soluções criativas para
dúvidas em tarefas profissionais cotidianas.
Há sites que permitem criar grupos de discussão gratuitamente. Um dos mais co-
nhecidos é o Yahoo Grupos. Para entrar nele, tudo o que você necessita é de uma
Identificação Digital (ID) e de uma senha, que podem ser criadas no próprio site do
Yahoo.
Chats
Praticamente todos os provedores de e-mail ofe-
recem recursos de chat (bate-papo virtual). Por
meio dele, você pode trocar mensagens instantâ-
neas com uma ou mais pessoas.
O MSN Messenger, da Microsoft, está entre os
programas de chat mais populares. É simples bai-
xar (fazer o download) pela internet esse aplicati- 69
Videoconferência
Existem muitas modalidades de videoconferência. No MSN, por exemplo, é possí-
vel estabelecer uma comunicação de áudio e vídeo.
Para que você converse normalmente e veja a imagem da pessoa com quem está
falando pelo chat do MSN, é preciso que ambas tenham um microfone e uma we-
bcam (minicâmera de vídeo para computador). Esses dispositivos já foram muito
224 caros, mas seu preço tem ficado mais acessível com o tempo.
70
E-comércio
O volume de negócios realizados on-line é cada vez maior. Segurança e praticidade
são dois itens que conquistam cada vez mais os usuários. No caso de um escritório
de advocacia, como o de Zenaide, é possível comprar um livro sobre a filosofia do
Direito por uma editora portuguesa e ter o livro em mãos em poucos dias.
225
Aplicativos específicos
Nenhum curso pode preparar um técnico em Secretariado para utilizar todos os apli-
cativos que poderá encontrar na sua vida profissional. Na empresa, o que se espera
é que você tenha um mínimo de familiaridade com a lógica digital, para entender
como funcionam os programas específicos de cada setor ou departamento.
Praticamente todas as atividades econômicas têm seus próprios aplicativos. Escri-
tórios de advocacia, por exemplo, utilizam um determinado tipo de aplicativo para
acompanhar processos on-line.
Conhecer os programas básicos de internet já lhe dará uma boa vantagem. Por mais
que os aplicativos sejam diferentes, têm lógicas e rotinas parecidas com os demais.
Fazendo e aprendendo
Relacione as definições (números) aos seus devidos termos (letras). Anote a res-
posta em seu bloco de notas e depois confira o resultado no fim do livro. Se não
souber, volte ao texto ou pesquise em outras fontes.
a) Hardware.
b) Aplicativo.
c) Voip.
d) Wireless.
e) Banda larga.
f) Chat.
1. Programa de computador.
2. Conecta o micro com a internet numa velocidade acima do padrão de
modems analógicos.
3. Recurso que possibilita a troca de mensagens instantâneas.
4. Parte física do computador (circuitos, placas, monitor etc.).
226 5. Tecnologia que permite o acesso ao computador sem a necessidade de fios.
6. Tecnologia que permite estabelecer conversações telefônicas via computador.
1. Como você já viu, usar e-mail na empresa não é a mesma coisa que usá-lo
na vida pessoal. Confira se você já sabe garantir o seu uso eficiente para fins
profissionais. Utilizando um aplicativo de correio eletrônico (exceto webmail),
veja se você consegue:
a. Gerenciar mais de uma conta de e-mail ao mesmo tempo.
b. Estabelecer regras anti-spam.
c. Criar pastas específicas para cada tipo de assunto.
d. Automatizar o direcionamento de cada entrada de e-mail para uma pasta
determinada.
Cada navegador tem suas peculiaridades, mas essa tarefa requer, além de
algum ensaio e erro, um pouco de paciência para entender as orientações do
tópico “Ajuda”. Consulte-o, e mãos à obra!
Vale saber
A internet pode ser sua grande aliada no trabalho. Porém, há pessoas que
utilizam amplamente esse recurso em suas empresas para fins de entre-
tenimento e outros interesses alheios aos compromissos profissionais.
Além de comprometer a produtividade, isso pode expor a pessoa a
uma demissão por justa causa. Cada instituição comunica aos funcio-
nários as suas próprias normas para o uso do computador. Mas, em
geral, as orientações abordam:
• Que é proibido o acesso a sites com conteúdos pornográficos. 227
• Que se deve evitar o uso do e-mail da empresa para receber ou enviar
mensagens pessoais.
Intertextos
FIL ME
SI T E
A R T IG Os
228
Glossário
Aplicativo
Programa de computador.
Arquivo
No contexto deste estudo, é o conjunto de dados criado no computador, com o
uso de um aplicativo.
Banda larga
Tecnologia que permite a conexão com a internet em alta velocidade.
Blog
É um site pessoal, no formato de diário, que qualquer pessoa pode criar
gratuitamente.
Conectividade
A capacidade de um computador de operar em um ambiente de rede.
Diretório
No computador, é uma área que serve para armazenar pastas e arquivos.
E-mail
Abreviatura inglesa de electronic mail (correio eletrônico). Mensagem enviada ou
recebida pela internet.
Firewall
Dispositivo usado para impedir a transmissão de dados nocivos ao computador ou
não-autorizados de uma rede à outra.
Micro
Em informática, é a forma reduzida da palavra “microcomputador”.
Monitor
Tela que exibe os dados gerados no computador.
Pasta compartilhada
Pasta virtual cujo conteúdo pode ser acessado por qualquer computador que
esteja ligado à rede.
Pen drive
Dispositivo portátil que armazena dados digitais.
Spam
Mensagem não-solicitada, enviada para o e-mail de muitas pessoas ao mesmo 229
tempo.
Webmail
Interface da web que permite que a pessoa leia e escreva e-mails utilizando um
navegador (como, por exemplo, o Internet Explorer, o Netscape ou um navegador
de uso livre, como o Mozilla Firefox).
Windows
Sistema operacional da empresa Microsoft, que serve para gerenciar o
funcionamento do computador.
Wireless
Termo inglês que significa “sem fio”. A tecnologia também é conhecida como
“wi-fi” e permite transferir dados em alta velocidade de um computador para
outro por meio de ondas de rádio, dispensando o uso de fios.
Capítulo 1
Fazendo e aprendendo
1.
A primeira parte da resposta é pessoal.
No que diz respeito à coincidência entre as características e as funções do novo
secretário descritas no estudo e as funções previstas na Lei para o técnico em
Secretariado, você deve ter percebido que ela existe, embora as funções mais es-
tratégicas fiquem para o cargo de secretário executivo.
O artigo 5º da Lei prevê o seguinte como atribuições para o técnico em Secretariado:
I - Organização e manutenção dos arquivos de secretaria.
II - Classificação, registro e distribuição da correspondência.
III - Redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclu-
sive em idioma estrangeiro.
IV - Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de
compromissos, informações e atendimento telefônico.
2.
A descrição sumária que a CBO – Classificação Brasileira de Ocupações – apresenta
sobre o que os técnicos em Secretariado fazem é a seguinte:
Transformam a linguagem oral em escrita, registrando falas com sinais, decodifi-
cando depois esses sinais em texto; revisam textos e documentos; organizam as
atividades gerais da área e assessoram o seu desenvolvimento; coordenam a exe-
cução de tarefas; redigem textos e comunicam-se, oralmente e por escrito (fonte:
http://www.mtecbo.gov.br).
231
1.
De acordo com a matéria, algumas das competências para atuar em Secretariado são:
• Bom relacionamento interpessoal e capacidade de estabelecer networking.
• Capacidade de estar atento e conectado a tudo.
• Conhecer e dominar idiomas estrangeiros.
• Dominar os aplicativos básicos – editor de textos, planilha eletrônica, confec-
ção de transparências.
• Capacidade de fazer várias coisas simultaneamente.
• Capacidade para a comunicação efetiva.
• Capacidade de adaptação a grupos de trabalho.
2.
Quando fala da necessidade de “conectar-se”, sem complementar a quê, a consul-
tora Connie Eastman provavelmente está querendo ir além da conexão à internet.
Ela está falando da importância de ser uma pessoa conectada com o mundo, com a
realidade: ler jornal, saber das novidades, estar atenta às mudanças e estar sempre
ligada no que vem por aí.
3.
Há muitas situações em que é necessário um secretário apresentar capacidade de
networking e de multitarefa. Por exemplo:
• Networking: a empresa precisa contratar fornecedores de aparelhos de som
para um evento, e o secretário pode entrar em contato com conhecidos que
indiquem boas opções.
• Multitarefa: a empresa precisa realizar um evento, e o secretário terá que cui-
dar de coisas diversas, como a divulgação, a confirmação de participantes, a
elaboração de apresentações para o conferencista (que é da própria empre-
sa) e a confecção de um formulário de avaliação.
Capítulo 2
Fazendo e aprendendo
232
1. Resposta pessoal.
Prezada Cíntia,
Penso encontrá-la amanhã, às 14h. Caso isso não se confirme, avisarei
com antecedência.
Atenciosamente,
Norberto
Prezado Norberto,
Recebi sua mensagem. Comparecerei ao encontro. No entanto, se for
necessário cancelar, peço que me avise ainda hoje, pois preciso da con-
firmação com urgência.
Atenciosamente,
Cíntia
1. Resposta pessoal.
2. Resposta pessoal.
3. Resposta pessoal.
Capítulo 3
Fazendo e aprendendo
1)
a) O texto comercial mais indicado seria o memorando.
b) O memorando é um texto breve, que pode servir para informar os funcioná- 233
rios sobre políticas, decisões e instruções da empresa.
2.
• É importante que a ata sintetize os pontos abordados na reunião de forma
clara, objetiva e em sequência.
• É organizada em itens que contemplam as etapas da reunião.
3.
Ilmo.
Sr. Nestor Gomes
Diretor Executivo
Nestor Cabos e Conexões Ltda.
Rua Álvaro Martins, nº 128, 3º andar
Vitória – ES
CEP: 000.000-00
Atenciosamente,
Juliano Costa
Boas Ideias Publicidade e Propaganda
234
4.
O tipo de texto mais indicado para a comunicação é o memorando, por ser um re-
lato breve, que pode servir para informar os funcionários sobre políticas, decisões
e instruções da empresa.
A ata de hoje
• Organiza as informações em tópicos, em vez de parágrafos longos.
• Cada informação é registrada por meio de frases curtas, uma por vez.
• Dessa forma, torna-se mais clara e objetiva que as atas de antigamente.
Capítulo 4
Fazendo e aprendendo
1.
a) O texto mais apropriado para a redação do comunicado é a circular.
b)
• A circular é um instrumento utilizado para transmitir um aviso, ordem ou
instrução a vários destinatários ao mesmo tempo.
• Sua linguagem não exige a formalidade da maioria dos textos comerciais.
• Deve transmitir o conteúdo de forma leve e objetiva. 235
Circular nº 18/07
Prezados funcionários,
236
2.
Um modelo possível que atende aos padrões de redação do ofício seria assim:
Senhor Governador,
Respeitosamente,
Abílio Santos
Prefeitura do Município de Tocantinópolis
A Sua Excelência
Governador Euclides Lopes de Almeida
Estado do Tocantins
Governo
00000-000 – Palmas – Tocantins
237
3.
O documento apropriado para este tipo de registro é o relatório, por ter a finalidade
de expor ocorrências, fatos, despesas, transações ou atividades realizadas para
prestação de contas.
1.
O autor mistura ao texto oficial aspectos próprios da linguagem do romance. Utili-
za muitos adjetivos (“Assim minguados, entretanto, quase insensíveis ao obser-
vador afastado”), metáforas (“No cemitério enterrei 189$000”), e termos que
expressam pessoalidade (“Se é muito, a culpa não é minha”). Além disso, fala
muito na primeira pessoa: “Trago a V. Exa.”, “Gastei com obras públicas”.
2.
Uma sugestão possível de relatório é a seguinte:
ILUMINAÇÃO
Gastos com a iluminação da cidade: 8:921$800.
OBRAS PÚBLICAS
Gastos com obras públicas:
2:908$350.
Atividades envolvidas:
- Construção do muro do edifício da Prefeitura.
- Aumento e pintura do açougue público.
- Construção de um novo açougue para gado miúdo.
- Recapeamento de ruas.
238 - Desvio das águas para evitar inundações.
EVENTUAIS
Gastos com despesas eventuais:
1:069$700.
Atividades envolvidas:
- Feitio e conserto de medidas.
- Compra de materiais para aferição e placas.
- 724$000 para uniformizar as medidas pertencentes
ao Município (foi detectada variação em relação às medidas-padrão,
exemplo: 1litro = 1.400 gramas).
CEMITÉRIO
Gastos com cemitério:
189$000.
Atividades envolvidas:
- Pagamento ao coveiro.
- Conservação do cemitério.
3.
O relatório deveria contemplar algumas características do ofício, por se tratar de um
documento dirigido a uma autoridade.
Capítulo 5
Fazendo e aprendendo
Existem diversas alternativas para cada situação. A seguir, você verá alguns cami-
nhos possíveis.
Situação 1
Para essa tarefa, o mais importante é deixar os cartões organizados. Dessa forma, se 239
o sr. Celso precisar entrar em contato com alguém e as informações não estiverem
Situação 2
Você poderia aplicar a metodologia dos 5S:
1. Descarte. Descarte os catálogos danificados e as cópias sem utilidade com
quantidade disponível em excesso.
2. Arrumação. Coloque os catálogos em ordem, deixando as cópias da coleção
atual em um lugar bem acessível. Arquive adequadamente as coleções antigas.
3. Limpeza. Providencie a limpeza da estante de catálogos, bem como a
retirada da poeira dos catálogos.
4. Saúde. Faça uma bela arrumação – pense que um ambiente saudável é
também um ambiente bem arrumado.
5. Disciplina. Estabeleça padrões para a utilização dos catálogos: guarde no
respectivo lugar depois do uso, sempre arquive as coleções mais antigas etc.
E faça dos 5S uma prática cotidiana.
Situação 3
Você precisará organizar com urgência essas duas caixas, antes que elas fiquem
com pilhas ainda maiores. Entre as três situações, esta é a mais prioritária. Procure
resolver primeiro os assuntos da caixa de entrada, separando os documentos por
tipo. Busque identificar o que é mais urgente e mais importante, pois esses docu-
mentos devem receber sua atenção especial: contas (vencidas e a vencer), respos-
tas que devem ser dadas a clientes, reuniões agendadas etc.
240
Resposta pessoal.
Capítulo 6
Fazendo e aprendendo
1.
A palavra “arquivo” pode ser, por exemplo:
• Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do supor-
te, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas
ou jurídicas, públicas ou privadas.
• Entidade administrativa responsável pela custódia, pelo tratamento do docu-
mento e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição. Ex.: IPHAN – Institu-
to do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional.
• Edifício onde são guardados os arquivos, ou seja, um depósito.
• Móvel destinado à guarda de documentos, também chamado de fichário.
• Em processamento de dados, conjunto de dados relacionados, tratados
como uma totalidade. Ex.: arquivo do Word.
2.
Para realizar essa tarefa, você poderia desenvolver diferentes formas de ordenação.
Na sugestão a seguir, veja como ficariam ordenadas as pastas virtuais. Ligado a
cada pasta aparece o arquivo eletrônico do documento mencionado no enunciado.
241
1. Contas
I. Bancos
243
244
X. Outubro
a. Extratos bancários
b. Contratos de aplicações
c. Correspondências
d. Cartão de crédito
XI. Novembro
a. Extratos bancários
b. Contratos de aplicações
c. Correspondências
d. Cartão de crédito
XII. Dezembro
a. Extratos bancários
b. Contratos de aplicações
c. Correspondências
d. Cartão de crédito
245
VI. Junho
a. Extratos bancários
b. Contratos de aplicações
c. Correspondências
d. Cartão de crédito
VII. Julho
a. Extratos bancários
b. Contratos de aplicações
c. Correspondências
d. Cartão de crédito
VIII. Agosto
a. Extratos bancários
b. Contratos de aplicações
c. Correspondências
d. Cartão de crédito
IX. Setembro
a. Extratos bancários
b. Contratos de aplicações
c. Correspondências
d. Cartão de crédito
X. Outubro
a. Extratos bancários
b. Contratos de aplicações
c. Correspondências
d. Cartão de crédito
XI. Novembro
a. Extratos bancários
b. Contratos de aplicações
c. Correspondências
d. Cartão de crédito
XII. Dezembro
a. Extratos bancários
b. Contratos de aplicações
c. Correspondências
d. Cartão de crédito
No plano de classificação que você viu, foi utilizado o código “06” para identificar
o ano de 2006. Cada tipo de conta será identificada através das iniciais dela. Por
exemplo, o código da conta de água de março de 2006 será: CAIII06.
CA – Conta de água
III – Mês de março
06 – Ano de 2006
Como existem diversos usuários das contas de telefone, para diferenciá-los tam-
bém foram usadas as iniciais dos nomes deles. Por exemplo, o código da conta de
246 telefone do mês de julho, pertencente a Maria Luísa, será: CTMLVII06.
CT – Conta de telefone
ML – Maria Luísa
VII – Mês de julho
06 – Ano de 2006
Utilizar o código “06” é importante, pois assim é possível diferenciar as contas de
2006 das contas dos anos anteriores e posteriores. Como se deve guardá-las por
cinco anos, fica mais fácil encontrá-las. Lembre-se também de que o código de
classificação deve vir em cada documento arquivado.
Capítulo 7
Fazendo e aprendendo
Como se trata de uma entrevista, o resultado da questão depende das suas pró-
prias descobertas.
A seguir, uma sugestão de roteiro para a entrevista:
• Apresentação pessoal do entrevistador – diga quem você é e qual o seu
objetivo.
• Coleta de dados do entrevistado – procure saber quanto tempo ele ou ela
tem de profissão e há quanto tempo trabalha naquela empresa. Seria inte-
ressante procurar saber também por que seu entrevistado escolheu ser um
secretário.
• Qual a importância da comunicação no dia a dia do secretário?
• Qual a maior “saia-justa” enfrentada por causa de uma comunicação falha?
• De que forma a boa comunicação contribuiu para lidar melhor com uma situa
ção de conflito?
• Seu entrevistado já recebeu recados confusos, pouco claros?
• Peça que ele ou ela cite um exemplo em que a comunicação gentil e cordial
resolveu um mal-entendido.
• Qual o maior desafio de comunicação para um secretário?
• Quando ouvir atentamente fez toda a diferença?
• Quando ter uma atitude assertiva fez toda a diferença?
• Quais os conselhos do seu entrevistado para que você desenvolva suas habi-
lidades de comunicação? 247
Releia o texto e identifique que outras questões valem a pena ser incluídas no ro-
teiro de entrevista. Lembre-se: trata-se de um roteiro, um caminho sugerido para
que você não se perca na entrevista. Contudo, se seu entrevistado trouxer outras
contribuições interessantes ligadas à comunicação, deixe-o falar livremente.
Cuide do tempo! Planeje-se para não ultrapassar uma hora de entrevista e informe
isso ao seu entrevistado. Somente ultrapasse o tempo se seu entrevistado permitir.
Divirta-se com o exercício! É uma oportunidade de aprender com quem está na
prática e de se COMUNICAR!
3.
Desenvolva a melhoria contínua.
Adote a prática da melhoria contínua como filosofia de vida e de trabalho.
Essa prática da melhoria inclui o desenvolvimento constante das habilidades
de comunicação. A comunicação também evolui com a experiência e com os
esforços voltados para o autodesenvolvimento.
4.
Gerencie informações.
Mantenha-se informado, transmita as informações aos seus clientes,
parceiros e fornecedores. Faça da informação a sua estratégia para o
sucesso.
Para tanto, é preciso comunicar tais informações de forma clara, assertiva e
cordial. É preciso também compreender essas informações para selecioná-
las e comunicá-las de acordo com um determinado contexto.
5.
248 Personalize a assessoria.
6.
Comunique-se.
Promova a comunicação na sua empresa e viva a grande aventura de intera-
gir com outras pessoas.
7.
Desenvolva a sua tecnologia.
Esteja em permanente estado de desenvolvimento tecnológico.
(...)
Afinal, a tecnologia tomou conta de nossa vida e há muitas ferramentas e
possibilidades de comunicação importantes. Pense em videoconferências,
novos softwares, conferências via web, entre outros recursos.
Capítulo 8
Fazendo e aprendendo
2.
A alternativa correta é b) Fórum.
3.
Após verificar quais foram os funcionários que realmente concluíram o treinamento,
deve-se enviar a eles os certificados que comprovam a conclusão da atividade.
4.
É importante que o palestrante tenha sempre água disponível sobre a mesa. Afinal,
quando a pessoa fala por muitos minutos seguidos, tende a ficar com a garganta seca.
Capítulo 9
Fazendo e aprendendo
1.
Vestido ou duas peças, em tecidos nobres. Sapato e bolsa em couro metalizado,
camurça ou tecido.
2.
Vossa Excelência (V. Exª) é o pronome recomendado para autoridades políticas,
como um prefeito.
250 3.
O calçado mais adequado para essa ocasião é um sapato de salto alto, fechado.
Capítulo 10
Fazendo e aprendendo
1.
Para projetar imagens estáticas, como textos e fotografias, o retroprojetor é uma
opção mais barata – em relação ao projetor – e muito eficiente.
2.
A alternativa correta é: c) 50 pessoas.
3.
Este é um possível checklist para organizar um café da manhã de negócios em que
a empresa vai apresentar os lançamentos do ano:
a) Contratação de fornecedores:
• Levantar as necessidades de contratação (bufê, equipamentos,
segurança etc.).
• Pesquisar fornecedores.
• Contatar os possíveis fornecedores (entrevistas, pedidos de orçamento
– com base no número de participantes do evento). 251
• Selecionar as empresas prestadoras de serviços.
• Analisar os contratos.
• Acompanhar junto à chefia a contratação dos serviços.
• No dia do evento, supervisionar a prestação dos serviços.
b) Segurança:
• Verificar a necessidade de medidas especiais de acessibilidade ou segu-
rança (presença de deficientes físicos ou de altas autoridades).
• Verificar as condições do local do evento:
– Extintores de incêndio.
– Condições gerais do local.
c) Equipamentos:
• Verificar a necessidade do aluguel ou reserva de equipamentos.
• Uma hora antes do evento, verificar o posicionamento e funcionamento
dos equipamentos.
Resposta pessoal.
Capítulo 11
Fazendo e aprendendo
1.
a) 80. Lembre-se, porém, de que essa é uma estimativa, e não deve ser toma-
da como regra geral.
2. Mala direta.
4. Press-release.
252
1.
Esta é uma possível resposta:
• Folder sobre o evento, enviado por correio aos consultórios de pediatria da
cidade e às farmácias.
• E-mail para os médicos pediatras e donos de farmácias cadastrados (que já
deram à fábrica em que você trabalha a permissão para o envio desse tipo
de anúncio).
2.
Estas são possíveis respostas:
a) Uma festa de inauguração, com recepcionistas simpáticos e música animada.
Divulgação: uma faixa na entrada na loja, cartazes em oficinas mecânicas do
bairro e anúncio nas principais rádios.
b) Uma recepção formal, com serviço de bufê. Divulgação: e-mail para os
funcionários da repartição, cartazes nas paredes das salas e nos murais.
c) Show com a presença de artistas, autoridades da política e celebridades,
com renda revertida para as obras sociais. Divulgação: assessoria de
imprensa, anúncio no site da ONG e cartazes em estabelecimentos
movimentados dos bairros vizinhos, como supermercados.
Capítulo 12
Fazendo e aprendendo
1.
Em inglês:
– Ladies and gentlemen, it’s a pleasure to be with you tonight. Ou: – Ladies
and gentlemen, it’s a pleasure to welcome you all.
Em espanhol:
– Sean bienvenidos. Es un placer tenerlos aquí esta noche. Ou: – Señoras y
señores, es un placer darles la bienvenida. 253
2.
Ao executivo inglês:
– Good afternoon, I am (seu nome), secretary of mr. (nome e sobrenome do
chefe). Glad to meet you!
À executiva espanhola:
– Buenas tardes. Soy (seu nome), secretario del señor (nome e sobrenome do
chefe). ¡Es un gusto conocerla!
3.
O evento acontecerá nas seguintes datas:
• Quinta-feira, 18 de fevereiro.
• Sexta-feira, 19 de fevereiro.
• Segunda-feira, 22 de fevereiro.
• Terça-feira, 23 de fevereiro.
4.
Em inglês:
– Welcome, sirs!
Em espanhol:
– Bienvenidos, señores!
1.
2.
• Das 8h às 9h, acontecerá a apresentação dos congressistas.
• Das 9h às 9h15, acontecerá a abertura do congresso (VI Congresso Interna-
cional Formativo para Secretárias e Assistentes Pessoais), com a sra. Elena
Chávez Delagado.
• 9h15-10h30, aspectos legais imprescindíveis para uma secretária ajudar sua
empresa na proteção de marcas.
254
• Das 10h30 às 11h30, haverá o intervalo e uma visita à Exposecretária.
• Das 11h30 às 13h, acontecerá a palestra sobre Coaching (Desenvolvimento
pessoal e profissional).
3.
• Aspectos legais imprescindíveis para uma secretária ajudar a empresa na pro-
teção de marcas e prevenção de possíveis sanções:
– Conceitos-chave que devemos conhecer e controlar: registro de domínios,
propriedade intelectual na rede, comércio eletrônico.
– Papel do secretário como responsável pela proteção das bases de dados
de clientes e provedores.
• Desenvolvimento pessoal do profissional:
– Como direcionar o trabalho de forma inteligente para obter os melhores
resultados.
– Como reforçar nossos aspectos mais fortes e minimizar nossas áreas mais
frágeis.
4.
O congresso é dirigido a profissionais de perfil contemporâneo. Os temas tratados
nas palestras evidenciam o papel do secretário moderno como profissional mais au-
tônomo, com importantes responsabilidades dentro da empresa em que trabalha.
5. Resposta pessoal.
6.
a.
– Boa tarde, senhora! Meu nome é Joseph Simon. Vim da Califórnia para a
reunião da Sorvetes Brasil.
b.
– Boa tarde! Sou Hector Sánchez. Venho de Barcelona, Espanha, para o evento
da Sorvetes Brasil. Muito prazer. Diga-me, senhorita, onde posso encontrar
uma cadeira?
c.
– Olá, você deve ser a secretária do Alfredo. Prazer em conhecê-la. Eu sou
Garry Fraser, da Austrália.
255
Capítulo 13
Fazendo e aprendendo
Como fazer para a primeira letra de cada palavra aparecer em maiúscula e o resto
da palavra em minúsculas? Como fazer isso automaticamente?
Siga os seguintes passos:
• Selecione o texto desejado.
• Menu “Formatar” > “Caractere”.
• Clique em “Efeitos de fonte”.
• Em “Efeitos”, escolha “Título”.
• Clique em OK.
Esse método também vale para qualquer outro texto selecionado.
Resposta pessoal.
Capítulo 14
Fazendo e aprendendo
Atividade pessoal.
256
A atividade é pessoal, mas aqui você encontra algumas referências para comparar
com o resultado do exercício que fez.
Você já sabe que o objetivo é apresentar a rotina de um secretário: o que este pro-
fissional faz no seu dia a dia, considerando o contexto das organizações de hoje. No
exercício, partimos da suposição de que você tenha optado por fazer cinco slides e
de que dispõe de quinze minutos para apresentar o tema.
Considerando o público, você deve usar pouco texto nos slides (jovens certamente
vão preferir ouvir você a ficar lendo o que está escrito numa tela). E pode usar, de
vez em quando, alguma foto de secretários em ação para ilustrar o que diz, apenas
para quebrar a monotonia de contar só com texto nas telas. Lembre-se: não abuse
de imagens e use-as apenas como um recurso didático, se elas forem contribuir
para a aprendizagem de quem assiste.
O tipo e tamanho da letra (fonte) poderia ser Arial 24. O conteúdo, também pensan-
do no público, poderia ser apresentado de um modo coloquial, descontraído. Contar
um caso interessante que tenha acontecido com você pode ser bom para divertir
ou motivar os espectadores. Mas não se alongue no caso: lembre-se de que quinze
minutos devem ser suficientes para alcançar seu objetivo plenamente.
Uma forma interessante de começar poderia ser falando sobre o novo perfil do
secretário ou do assistente de eventos nas organizações de hoje. Assim, você po-
deria fazer um slide sobre o tema e falar uns três minutos sobre isso (baseie-se no
capítulo 1 deste livro para estruturar os itens dessa fala).
Depois, você poderia usar os três slides seguintes para abordar o dia a dia de um
assistente de eventos.
Por fim, seria interessante reservar o slide final para alguma conclusão. Que tal falar
de algum tema mais abrangente, como, por exemplo, dicas sobre responsabilidade
deste profissional (já que lida com eventos, pessoas envolvidas, segurança etc.)?
Outra opção é colocar uma frase como mensagem, levando entusiasmo aos jovens
que ouvem a sua apresentação para que se motivem a pesquisar mais e conhecer
melhor a profissão.
257
Capítulo 15
Fazendo e aprendendo
a) Hardware: 4.
b) Aplicativo: 1.
c) Voip: 6.
d) Wireless: 5.
e) Banda larga: 2.
f) Chat: 3.
1. Atividade pessoal.
2. Atividade pessoal.
258
260
Capa
Ausloeser (s/d), Two men in conference room. Latin Stock/Corbis, 42-
15396523.
SAVAGE, Chuck ( 2001 ), Blurred Businesspeople Shaking Hands. Latin Stock/
Corbis, 228-O-049-AD8166.
BADEN, G. (s/d), Businessman hurrying in airport terminal. Latin Stock/Corbis,
42-15398832.
WINKLER, Holger (s/d), Woman with mobile phone in front of office building.
Latin Stock/Corbis, 42-15406731.
HOULDER, Gary (2003), Woman Typing on Laptop. Latin Stock/Corbis,
AAGV001344.
Isu (s/d), Marking of Stock Quotation. Latin Stock/Corbis, 42-15984664.
WHITEHURST, William (2003), Student Sitting at Computer. Latin Stock/Corbis,
CRBR002177.
Pinto (s/d), Three businesspeople walking. Latin Stock/Corbis, 42-15248112.
Internas
1 G. Baden (s/d), Woman Wearing Headset. Latin Stock/Corbis, 42-15263323.
2 A. Inden (s/d). Business People in Meeting. Latin Stock/Corbis, 42-15231180.
3 Don Mason (s/d), Businesspeople in Meeting. Latin Stock/Corbis, 42-16845977.
4 Angela Wood (2003), Microphones on Conference Table. Latin Stock/Cor-
bis, AAKX001001.
5 Michael Prince (2001), Open Drawer in File Cabinet. Latin Stock/Corbis,
PX003410.
6 ALMEIDA, Lucio (2006), Mídias do Telecurso TEC.
7 David Aubrey (s/d), Coffee, Notepad, and Pen. Latin Stock/Corbis, 42-
17697370.
8 Helen King (s/d), Businesswoman at Conference Pouring Drink. Latin
Stock/Corbis, 42-17012641.
9 LIMA, Marcos Serra ( 2006 ), Silvina e Andrea Ramal.
261
10 John Wilkes Studio (2001), Cell Phone and Laptop. Latin Stock/Corbis,
WJ001079.