Escolar Documentos
Profissional Documentos
Cultura Documentos
Waldomiro Vergueiro
Andrade, Diva
Aquisição de materiais de informação / Diva Andrade, Waldomiro
Vergueiro. – Brasília, DF : Briquet de Lemos/Livros, 1996.
Bibliografia.
ISBN 85-86637-09-S
42
Título do cap
ANDRADE, Diva; VERGUEIRO, Waldomiro. . In:____. Aquisição de materiais de
Número do c Página inicia
informação. Briquet de Lemos/ Livros: Brasília, DF, 1996. Cap. , p. -
Página final
.
OBS.: preencha todos os campos (basta dar um clique em cima de cada um) com os
dados necessários e copie depois todo o modelo de referência acima e cole no local desejado.
Páginas inicial e final de cada capítulo no livro original impresso de onde se extraiu o
texto
Página Página
Capítulo Título
Inicial Final
1 A aquisição: onde realmente começa 4 7
2 Organização do serviço de aquisição 8 16
3 Modalidades de aquisição 17 18
4 Compra: atividades preliminares 19 45
5 Compra: procedimentos e execução 46 54
6 Especificidades da compra 55 67
7 Permuta 68 77
8 Doações 78 86
9 Aquisição e ética profissional 87 92
10 O futuro da aquisição 93 102
Sumário
Introdução 4
1. A aquisição: onde tudo realmente começa 5
2. Organização do serviço de aquisição 6
Responsabilidade pela aquisição 6
Manual de aquisição 7
3. Modalidades de aquisição 9
4. Compra: atividades preliminares 9
Previsão orçamentária 10
Aplicação de recursos 11
Modalidades de compra 12
Compras por licitação 12
Compras sem licitação 13
Compras por adiantamento 13
Organizando as sugestões para aquisição 13
Complementação de dados bibliográficos 14
Verificação da existência do item solicitado 15
Seleção dos fornecedores 16
Quem são os fornecedores de materiais de informação 16
Editoras 16
Livrarias 17
Agências e distribuidoras 17
Approval plans 18
5. Compra: procedimentos e execução 19
Pedidos de cotação e recebimento de faturas pro forma 19
Controle de registros 20
Pagamento e controle de recebimento 21
Recebimento de material 21
Documentação fiscal 22
6. Especificidades da compra 22
Aquisição cooperativa 22
Publicações seriadas 23
Livros antigos e raros 24
Materiais audiovisuais 24
CD-ROMs 25
Histórias em quadrinhos 26
Literatura cinzenta 26
Outros materiais 26
7. Permuta 27
Publicações próprias 27
Listas de duplicatas 28
Organização do serviço de permuta 29
Manutenção de arquivos 29
8. Doações 30
Doações solicitadas 30
Doações espontâneas 32
9. Aquisição e ética profissional 33
10. O futuro da aquisição 35
Aquisição automatizada 36
As publicações eletrônicas 37
Definição entre acesso versus posse dos documentos 38
11. Considerações finais 38
12. Bibliografia complementar 39
Livros 39
Periódicos 41
Listas eletrônicas de discussão e periódicos eletrônicos 41
13. Anexo 1 – Declaração de princípios e padrões para a prática da aquisição
42
14. Anexo 2 – Expressões empregadas nas atividades de aquisição 43
Introdução
Há muito tempo a preocupação com as atividades ligadas à aquisição de materiais de
informação vem sendo uma constante junto aos autores deste livro. De uma, por ter atuado na
área durante boa parte de sua vida profissional como responsável pela organização e
administração dos serviços de aquisição de urna grande biblioteca universitária. De outro, por
fazer parte de suas preocu pações acadêmicas, representando significativa parcela do conteúdo
de uma das disciplinas que ministra a alunos de biblioteconomia e ciência da informação. Para
ambos a aquisição tem -se mostrado sempre como um fascinante desafio intelectual.
A proximidade de interesses fez com que o projeto de escrever um livro em colaboração
aparecesse mais ou menos de modo natural. Assim, a idéia cresceu e criou raízes. Mais que
tudo, fascinou-nos a perspectiva de unir uma visão de conteúdo marcadamente teórico, em que
normalmente prevalece o ideal de perfeição a ser atingido, com o ponto de vista prático da
profissional que vem testando suas idéias e possibilidades no desempenho diário, comprovando
não só o que é necessário, mas também o que é efetivamente possível de alc ançar quando
consideradas todas as realidades diretamente envolvidas no desempenho de sua profissão.
Mas que não se tenha dúvida: embora os sonhos e a paixão pelo assunto possam estar
no âmago de suas motivações, os autores deste livro não hesitariam em co nfirmar a
importância da aquisição para as instituições de informação. E ela que torna possível a
concretização do que foi planejado de maneira ampla pelo desenvolvimento de coleções e
definido especificamente pela seleção. É ela que transforma os planos d os bibliotecários em
objetos palpáveis, manuseáveis e próximos de seus interessados. E ela que responde
concretamente aos anseios da comunidade, na medida em que a privilegia nas suas práticas
diárias.
Entendemos que essa postura é também compartilhada por grande parte da literatura
especializada de biblioteconomia e ciência da informação. Para comprovar isso, basta dar uma
rápida olhada no número de artigos que nos últimos anos vem aparecendo, em âmbito
internacional, sobre o assunto nas revistas da área, inclusive com o surgimento de vários títulos
dedicados especificamente à aquisição de materiais de informação.
Esse interesse pelo assunto, sabe -se, não ocorreu por acaso: no mundo inteiro, os
recursos destinados às bibliotecas e centros de informação para a compra de materiais
informacionais cresceram muito menos do que o preço das publicações ou, em muitos casos,
sofreram significativa redução. Esse fato é ainda mais agravado pelo aparecimento de novos
tipos de documentos, nos suportes mais diversos, que devem estar presentes no acervo das
instituições, exigindo o comprometimento de parte significativa dos recursos orçamentários.
Tomou-se primordial, para evitar um prejuízo irrecuperável ao ritmo de crescimento das
coleções e garantir que pudessem manter, no mínimo, o mesmo nível de qualidade anterior,
que todos os procedimentos das atividades de aquisição tivessem sua eficiência maximizada. A
literatura internacional demonstra muito bem esta preocupação, discutindo casos específicos,
propondo novos modelos de organização e estrutura de serviços, questionando procedimentos
tradicionalmente aceitos e apresentando alternativas de atuação mais eficientes. Isso significa
que, ao contrário do que se poderia pensar, a preocupação com a aquisição de materiais
informacionais tem crescido muito mais do que se esperava, evidenciando talvez um novo
despertar dos profissionais de informação do mundo inteiro para a importância da questão.
E dentro desse contexto em ebulição que entendemos o potencial de um livro sobre
aquisição de materiais de informação. Para as instituições que estão ingressando nessa nova
era, ele poderá alertá -las para a necessidade de definir procedimentos que permitam garantir
que as informações importantes estejam disponíveis para os interessados se m as restrições em
geral vinculadas ao suporte físico (ou seja, adquirir as informações sem adquirir o documento).
Para as que ainda engatinham na tecnologia e têm pouca disponibilidade ou acesso às
inovações, provavelmente a grande maioria das instituiçõe s informacionais deste país, poderá
proporcionar formas mais eficientes para a organização de suas práticas ainda
predominantemente manuais.
E importante salientar que, em virtude de a experiência dos autores ter ocorrido, em sua
quase totalidade, no setor público, este trabalho por certo deixará entrever esse viés na forma
de abordar os assuntos. A problemática foi geralmente enfocada muito mais do ponto de vista
de um profissional que atua na esfera pública do que de quem trabalha em uma instituição
privada.
Ao considerar, no entanto, o ambiente de informação onde trabalhamos, acreditamos ser
perfeitamente possível a transposição de situações. As questões específicas da administração
pública dizem respeito principalmente à compra de materiais, em geral reg ulada por
procedimentos estritos, e isto não parece difícil de contextualizar.
Na iniciativa privada as diretrizes costumam ser mais elásticas, deixando um espaço de
manobra maior para o profissional. No entanto, embora os procedimentos específicos possam
divergir, acreditamos que a questão é tão pertinente em uma como em outra área. A
preocupação com a eficiência das atividades de aquisição não é, ou não deveria ser, privilégio
apenas dos profissionais que atuam no livre mercado, ou seja, em empresas priva das.
Poderíamos até afirmar que no setor público esta eficiência se faz ainda mais necessária, pois
este país não se pode dar ao luxo de desperdiçar os parcos recursos que necessita destinar às
atividades informacionais.
Este livro foi elaborado na crença de que a busca sistemática pela otimização dos
procedimentos de aquisição de materiais de informação, independentemente do local específico
onde venha a ocorrer, é sempre um objetivo digno de ser perseguido.
Imagine-se um indivíduo comum passeando a esmo por uma das grandes bibliotecas do
mundo, pasmo diante da imensidade de obras que foram durante séculos reunidas e
organizadas nessa instituição, e que se encontram agora, com maiores ou menores restrições,
dependendo do caso, à disposição do público. E provável que fique maravilhado diante da
inventividade humana que gerou essas maravilhas do pensamento, agrupadas em um único
lugar para prazer e usufruto de gerações inteiras de leitores.
Dependendo de sua sensibilidad e, essa pessoa poderá sentir -se diminuta diante da
grandeza do conhecimento, e talvez até fique muda de admiração pelo quanto a humanidade
caminhou nestes séculos todos. Mas também não terá a mínima idéia de quanto trabalho, suor
e dedicação foram necessár ios para que aquela coleção específica pudesse tomar -se realidade.
Ingenuamente, pensará que tudo foi acontecendo de maneira natural, os livros e outros
materiais chegando à biblioteca quase que por determinação divina, encontrando seu caminho
para as estantes como se para isso estivessem predestinados desde o início dos tempos.
Imaginará que a sociedade estabeleceu mecanismos exatos para a conservação dos
materiais informacionais. Talvez até acredite que esses mecanismos, tal qual um relógio
perfeitamente sincronizado, façam com que grande parcela do imenso universo do
conhecimento humano registrado, em qualquer tipo de suporte, possa encontrar guarida em
alguma instituição da área de informação (bibliotecas, centros de documentação, arquivos,
museus, etc.), garantindo assim o acesso no presente e a disponibilidade para as futuras
gerações.
Irá, talvez, em sua mente, idealizar um mundo perfeito onde a riqueza do conhecimento
humano é espontaneamente preservada, sem que quaisquer elementos possam exercer
influência contrária, pois para essa pessoa, talvez um cidadão comum sem grande bagagem de
conhecimentos, que foi ensinada durante anos a ver na palavra impressa algo mais ou menos
sagrado, o respeito ao saber sempre pareceu questão acima de qualquer dúvida. E ,
infelizmente, pensando assim, não terá a mínima idéia de quão longe se encontra da verdade
dos fatos.
Nós, profissionais da informação em geral, sabemos. Das dificuldades. Dos percalços. Da
complexidade. Sabemos como as atividades ligadas à identificação e localização dos materiais
são muitas vezes bem mais difíceis de serem realizadas do que podem parecer em uma
primeira análise. Temos uma idéia bastante clara de como os materiais informacionais se
perdem, às vezes de maneira totalmente irrecuperável, to mando-se inacessíveis às legiões de
potenciais interessados para quem se destinavam. Conhecemos muitos dos meandros dos
mercados editoriais, entendendo claramente que a influência de fatores econômicos, culturais,
políticos e sociais é muitas vezes maior d o que o desinteresse característico de quem apenas se
preocupa com a preservação dos bens culturais.
Sabendo tudo isso, temos condições de construir um referencial muito mais realista do
mundo contemporâneo do que aquele desenvolvido pelo cidadão citado no parágrafo anterior,
e podemos afirmar que, no que concerne a essa questão, este certamente não é “o melhor dos
mundos possíveis”, como diria Voltaire...
É dentro dessa visão de mundo que escolhemos o título deste capítulo, querendo afirmar
que com a aquisição é que começa de fato a existir uma instituição destinada a preservar e
divulgar as criações do conhecimento humano registradas em forma de livros, periódicos
especializados, jornais, discos, filmes, vídeos, etc. Antes disso, ela existe apenas em essên cia.
Daí a necessidade de executar todas as atividades da aquisição de maneira eficiente,
garantindo que o planejado nas fases anteriores do desenvolvimento de coleções,
principalmente as fases de elaboração da política e a atividade de seleção propriament e dita,
seja colocado em prática.
À aquisição caberá um trabalho minucioso de identificação, localização dos itens e sua
posterior obtenção para o acervo, qualquer que seja a maneira de tornar isto possível. E não é
uma tarefa assim tão automática, pois, i nfelizmente para os profissionais, os títulos
selecionados não se encontram acenando para eles ao dobrar da esquina, a gritar “olha eu
aqui, olha eu aqui” e quase que implorando para serem adquiridos. Muitas vezes, realizar o
trabalho de aquisição assemelh a-se a procurar uma agulha em um palheiro, tantas são as
possibilidades existentes. É uma atividade que exige perseverança e atenção a detalhes, de
maneira a evitar um descompasso entre o que foi escolhido primordialmente para aquisição e
aquilo que afinal chega às mãos do usuário.
Naturalmente, o nível de complexidade das atividades de aquisição varia segundo as
características da instituição onde ocorrem. Imagina -se que a aquisição de materiais em uma
biblioteca especializada em física quântica ocorrerá d e maneira diferente da aquisição que se
faz em uma biblioteca pública de um bairro de periferia. Na primeira, serão necessários
cuidados especiais para a localização dos títulos e aquisição das edições exatas que foram
selecionadas, pois a segunda edição d e um livro pode não representar, muitas vezes, um
substituto aceitável para a terceira edição (ou vice -versa). Na biblioteca pública, isso talvez não
seja um aspecto muito importante, que exija atenção especial do profissional.
Em ambos os casos, porém, a preocupação com a eficiente organização dos processos
deverá ser constante, garantindo -se que o item selecionado ingresse no acervo da biblioteca no
menor tempo e ao menor custo possível de aquisição. As dificuldades pára isso ocorrer serão
diversas, desde as ligadas à legislação que rege a compra de materiais em geral e de materiais
bibliográficos em particular, tanto no setor público como na iniciativa privada, às relativas às
condições da própria instituição, que definem, entre outras coisas, os responsá veis pela
aquisição, a execução do pagamento dos itens (quando for o caso) e a prestação de contas
depois de efetuadas todas as despesas.
É importante, pois, tomar um cuidado especial com a organização dos serviços de
aquisição, deixando bem claros a estru tura de tomada de decisões e o fluxo administrativo que
as diversas atividades deverão seguir a fim de que sejam consideradas bemsucedidas.
Continuaremos a discussão, portanto, com algumas considerações a respeito da organização do
serviço de aquisição.
Manual de aquisição
Nomes não são importantes. O que chamamos ‘manual’ poderia muito bem ser chamado
‘diretrizes para aquisição’, ‘carta de aquisição’, etc. O importante é contar com algum tipo de
documento que registre a forma como as atividades de aquisição de materiais de informação
são realizadas no dia -a-dia, informando aos nelas envolvidos sobre todas as medidas que
devem tomar para garantir que seus esforços tenham resultado positivo.
Esse instrumento administrativo será de grande valia em todos os momentos, mas
principalmente quando da integração de novos elementos à equipe do serviço de aquisição,
proporcionando subsídios para que possam ter uma idéia clara sobre as atividades que deverão
desempenhar. Neste sentido, o manual de aquisição p ode também representar um valioso
instrumento para orientação e integração de novos profissionais à equipe de trabalho.
Em todas as organizações geralmente existe uma certa rotatividade dos profissionais
responsáveis pelas diversas atividades necessárias a seu funcionamento. Isto também acontece
na área de aquisição de materiais de informação. É natural que alguns profissionais se
aposentem, mudem de função, sejam promovidos, deixem a atividade, enfim, busquem outros
objetivos pessoais e profissionais. Por esse motivo, mais que lastimar sua perda, é importante
criar mecanismos que permitam ao serviço de aquisição manter -se acima desses transtornos,
sem ter de depender em demasia dos indivíduos.
A preservação da ‘memória’ do serviço de aquisição, digamos assi m, deve ser garantida
de maneira rotineira, incorporando -se ao fluxo normal de trabalho todas as decisões tomadas,
ao mesmo tempo que se esclarecem as razões de sua ocorrência. Para atingir este objetivo,
elabora-se um documento que sintetiza os principais procedimentos envolvidos na realização
das atividades de aquisição. Este documento é o manual de aquisição.
Como já se mencionou, muitas vezes a decisão de seleção dos materiais ocorre
desvinculada de sua real aquisição. Isso acontece principalmente em in stituições de grande
porte, onde os responsáveis pela decisão de seleção não são os mesmos que executam a
aquisição. O selecionador muitas vezes não tem idéia muito clara sobre as dificuldades que
possam existir na aquisição de determinados materiais de in formação. Da mesma forma, um
usuário pode indicar obras não encontradas no mercado local, o que implica um demorado e às
vezes dispendioso processo de importação direta ou a compra por intermédio de uma livraria
especializada.
Para o usuário, essas questõe s, ainda que representem complicações para o serviço de
aquisição, não serão absolutamente relevantes, pois lhe interessa apenas ter o material à sua
disposição, seja qual for o preço a ser pago. Já para os responsáveis pela aquisição, essas
questões são extremamente pertinentes, pois podem representar não só um comprometimento
desproporcional dos recursos disponíveis como também um processo de trabalho que exigirá
maior atenção e esforço dos profissionais. Assim, é comum acontecer que muitos itens
indicados pelos usuários, mesmo depois de aprovados pelo processo de seleção, deixam de ser
efetivamente incorp&ados ao acervo devido à real impossibilidade de sua aquisição
(inexistência no mercado quando da liberação dos recursos, material esgotado, preço superi or à
disponibilidade orçamentária da biblioteca, etc.).
E natural, nesses casos, que usuários que não conseguiram ver seus pedidos atendidos
pelo serviço de aquisição se mostrem ressentidos. Em face disso, um manual de aquisição
poderá significar um valios o instrumento para dirimir dúvidas e esclarecer a todos os
interessados sobre as decisões tomadas, deixando evidentes os elementos que as influenciaram
durante todo o processo de aquisição. O manual de aquisição, neste caso, desempenha um
papel de relações públicas, tomando visível para todos os interessados a forma como as
atividades de aquisição estão sendo realizadas e contribuindo para que se crie um clima de
entendimento e compreensão.
Seria talvez demasiada pretensão propor um padrão único para o manu al de aquisição,
como se tal documento pudesse ter uma sistemática única a ser adotada por todas as
bibliotecas e serviços de informação. E lógico que a forma como esse documento será
organizado dependerá da realidade de cada instituição. Onde um documento sucinto for
suficiente, um mais detalhado será desnecessário. A objetividade é o elemento principal para
que se obtenha um produto útil às necessidades da biblioteca. Neste sentido, pode -se dizer que
o manual de aquisição atenderá às suas finalidades se c onseguir informar aos envolvidos
nessas atividades sobre os seguintes pontos:
Quem são os responsáveis pela aquisição de materiais de informação em geral,
inclusive quem responde pelo fluxo de pagamento e prestação de conta dos itens
adquiridos por compra, pela decisão quanto à incorporação de doações ao acervo e
pela definição das atividades de permuta e intercâmbio;
Quais os procedimentos para organizar as sugestões de aquisição, de maneira a
garantir que as prioridades estabelecidas para seleção sejam, na medida do possível,
respeitadas pelos responsáveis pela aquisição;
Quais os principais fornecedores utilizados pela aquisição nas suas atividades rotineiras,
categorizando-os, se for o caso, segundo tipos de materiais e/ou áreas de
conhecimento em que são mais fortes;
Quais os instrumentos auxiliares utilizados para a obtenção de informações sobre os
itens a serem adquiridos, tais como autoria, procedência, preço, etc.;
Como está organizada a atividade de compra de materiais de informação, detalhando
os passos necessários para a solicitação de materiais aos fornecedores (elaboração de
listas de títulos, pedidos de compra, etc.), bem como os diversos instrumentos de
acompanhamento e controle do material adquirido;
Como as atividades de permuta e interc âmbio estão organizadas, inclusive a sistemática
para a avaliação do custo -benefício dessa forma de aquisição;
Como se faz o pedido de obras por doação, inclusive modelos de cartas e ofícios e as
principais instituições às quais a biblioteca normalmente s olicita a doação de materiais.
Além dos itens acima assinalados, deverão também fazer parte do manual de aquisição
todos os casos que a experiência dos responsáveis pelas atividades de aquisição mostrou
merecerem uma maior atenção, tais como materiais de instituições ou países específicos, obras
raras, materiais especiais, etc. Em geral, pode -se dizer que todas as exceções às atividades
normais de aquisição (as que se enquadram sem problemas no sistema de processamento
definido para elas) obedecem a regra s próprias, que devem ser registradas para consulta no
futuro, quando casos semelhantes voltarem a ocorrer. Neste sentido, o manual de aquisição
adquire características de registro histórico das decisões tomadas pelos responsáveis por essas
atividades.
Por fim, é importante salientar a proximidade ou similaridade do manual de aquisição
com outro instrumento característico doprocesso de desenvolvimento de coleções: a política de
seleção. Algumas bibliotecas preferem agrupá -los em um único documento, visando a maior
racionalização das atividades. Com relação a isso, cada profissional deverá pesar os prós e os
contras de um único instrumento formal. A realidade de sua situação específica será o fator
determinante de sua escolha. Qualquer que seja a opção adotad a, a prática acabará mostrando
se a escolha feita foi a melhor.
Modalidades de aquisição
As opções para adquirir os materiais são basicamente três: compra, permuta e doação.
Na prática, em uma situação normal, a opção que mais ocupa o tempo dos profiss ionais,
exigindo atenção maior, é a compra. Isto é natural, pois as preocupações com a correta
realização das compras não devem ser menosprezadas ou levianamente consideradas, sob pena
de ter-se que enfrentar dificuldades futuras quanto à observação de pra zos e prestação de
contas.
Convém não esquecer que os bibliotecários, em um processo de aquisição por compra,
são muitas vezes considerados legalmente responsáveis pela utilização dos recursos financeiros
colocados à sua disposição. Cometer erros na aplica ção desse dinheiro pode ter conseqüências
indesejáveis tanto para a instituição como para o próprio bibliotecário, que pode ser alvo de
processo administrativo por malversação de verba. Em instituições vinculadas ao poder público,
por exemplo, a má aplicaç ão de dinheiro é considerada motivo suficiente para a instalação de
processos administrativos que podem culminar até mesmo na demissão do profissional, para
não mencionar eventuais conseqüências penais.
Por todas as razões enumeradas, uma boa parcela deste livro é dedicada ao exame das
questões referentes à aquisição de materiais de informação mediante compra. Em certo
sentido, isto é bastante lógico, pois a sistemática da realização de compras é realmente muito
mais complexa do que a empregada para gerenci ar a obtenção de materiais de informação por
permuta ou doação.
E preciso reconhecer que, na prática, a permuta e a doação são tratadas com muito
menos empenho, se comparadas com a profundidade de tratamento exigida pela aquisição por
compra. Isto não acon tece em virtude de não exigirem o mesmo nível de esforço e
comprometimento do profissional ou terem sua importância minimizada. Menos ainda, por
serem consideradas estranhas ao âmbito de interesse da aquisição. E verdade que, no caso das
doações, muitos profissionais, talvez por não exercerem um controle direto sobre a
espontaneidade do ato, acabam permitindo que boa parte dessas atividades ocorram de
maneira não estruturada. Isto, é claro, pode gerar um desvio indesejado em relação aos
objetivos estabelecidos para o acervo, o que, por si só, já justifica o controle das doações. O
mesmo se aplica às atividades de permuta.
Nos capítulos seguintes serão examinadas as particularidades de cada uma das
modalidades de aquisição. No caso da compra, para melhor ente ndimento, achamos
interessante separar as atividades que precedem a realização da compra das que envolvem a
compra propriamente dita e a posterior prestação de contas.
Compra: atividades preliminares
Dentre as diversas modalidades de aquisição, o proce sso de compra é sem dúvida o mais
elaborado e trabalhoso, pois, além do gerenciamento dos recursos financeiros, envolve também
toda uma série de atividades relacionadas com a identificação precisa do item a ser adquirido e
o acompanhamento do recebimento d o material. Não admira, por isso, que a aquisição de
materiais por compra, em todos seus aspectos, seja um dos assuntos mais debatidos na
literatura especializada. Profissionais do mundo inteiro preocupam -se em encontrar formas mais
eficientes para a reali zação dessa atividade, reduzindo os custos, racionalizando os processos
administrativos e diminuindo o tempo necessário para a realização das tarefas.
Geralmente, a organização de um processo de compra será tão mais complexa quanto
maior for o volume da aq uisição, tanto em termos de quantidade de itens quanto do montante
em dinheiro a ser despendido. Por esse motivo, é necessário observar sempre alguns cuidados
iniciais, de modo a obter, a longo prazo, uma homogeneidade de procedimentos. Bibliotecas
que hoje possuem um orçamento pequeno para aquisição de materiais podem amanhã receber
dotações inesperadas em grande volume e, caso não estejam devidamente preparadas para
isso, encontrarão dificuldades para correta aplicação desses recursos extraordinários.
Em tese, todas as compras devem ser realizadas a partir de um orçamento previamente
elaborado, que permita uma visão precisa do montante de recursos com que se pode de fato
contar. Na prática, no entanto, descobre -se que isso nem sempre ocorre. Por um lado, p orque
o orçamento previsto para a aquisição dos materiais nem sempre encontra correspondência
com os recursos efetivamente liberados, resultando, em geral, insuficiente para cobrir todas as
necessidades definidas como prioritárias. Por outro lado, o orçame nto poderá sofrer cortes
inesperados cabendo ao serviço de aquisição adequar as prioridades aos recursos financeiros
realmente alocados.
A regra geral para orientar as atividades de aquisição consiste em vincular a compra de
materiais de informação a uma p révia definição de despesas. De acordo com essa orientação,
será preciso definir, em seguida à previsão orçamentária, de que forma os recursos financeiros
serão utilizados.
A utilização dos recursos financeiros estará baseada em uma lista de sugestões para
aquisição, previamente elaborada. A elaboração dessa lista requer muita atenção, pois será
preciso verificar a exatidão dos dados bibliográficos e se os títulos indicados já fazem parte do
acervo da biblioteca. Por fim, selecionam -se os fornecedores que p articiparão do processo de
compra. Somente após a conclusão dessas tarefas é que tem início a execução da compra
propriamente dita.
Passemos, então, a um exame mais minucioso de todas as atividades que precedem a
compra.
Previsão orçamentária
Quando vamos comprar alguma coisa, a providência inicial é sempre verificar se temos
recursos financeiros disponíveis. Se isto é válido para a vida de cada indivíduo, configura -se
ainda como mais verdadeiro para as organizações de qualquer natureza, que sempre devem
obedecer a uma sistemática de controle de despesas, que exige que os recursos financeiros
sejam previstos e aplicados da melhor forma possível, e que de sua aplicação se prestem as
devidas contas. As bibliotecas e instituições de informação não estão exclu ídas dessa regra.
Falando o óbvio: a provisão de recursos financeiros não acontece por intervenção divina,
as verbas surgindo providencialmente no momento em que delas se necessita. Se a
necessidade dos recursos não foi prevista, eles dificilmente irão apa recer.
A elaboração do orçamento não pode ser vista apenas como mais uma entre tantas
atividades burocráticas que os profissionais têm que desempenhar. Agir assim seria desperdiçar
uma grande oportunidade. No caso específico da aquisição de materiais de in formação, elaborar
a previsão orçamentária significa planejar os investimentos que deverão ser feitos para garantir
a concretização dos objetivos estipulados para o acervo. Afinal, é lógico pensar que, se uma
biblioteca apresentar um orçamento bem fundamen tado, terá maior credibilidade e aumentarão
suas possibilidades de negociação. Disporá de uma arma a mais. E isso não é pouco.
Os orçamentos variam de biblioteca para biblioteca conforme as características
institucionais de cada uma, bem como diferem segun do a proveniência dos recursos e a
finalidade que lhes é destinada. Geralmente as bibliotecas recebem recursos provenientes do
orçamento da instituição a que servem — os recursos orçamentários — e podem também
contar com recursos externos, recebidos de div ersas outras fontes de financiamento,
denominados recursos extra -orçamentários. A soma dos recursos orçamentários e extra -
orçamentários constitui o orçamento total.
Os recursos orçamentários são vinculados à estrutura organizacional da instituição,
estando disponíveis para serem aplicados durante o ano fiscal corrente (que nem sempre
coincide com o ano civil). Caso esses recursos não sejam utilizados integralmente dentro do
prazo estipulado, o saldo retorna à instituição fornecedora.
No Brasil, como em outr as partes do mundo, o fato de a biblioteca não utilizar
integralmente todo o orçamento previsto é muitas vezes interpretado pela instituição
mantenedora como uma comprovação de que os recursos não eram efetivamente necessários,
tendo havido uma estimativa acima do que seria preciso. Uma possível conclusão é de que a
biblioteca não necessitará de igual montante nos próximos anos e, assim, reduzir -lhe os
recursos no futuro. Evidentemente, essa seria uma interpretação deturpada dos fatos, pois a
não-utilização total da receita pode ser devida a uma melhor administração financeira, à sua
racionalização, tendo como conseqüência uma economia de recursos. Muitas vezes a liberação
das verbas ocorre tardiamente em relação ao tempo necessário para efetivação dos proce ssos
de aquisição, resultando na impossibilidade da compra de todos os itens pretendidos. O custo
disso, a médio e longo prazos, acaba sendo bastante alto, não apenas em relação ao numerário
inicialmente desperdiçado, mas em relação a todos os outros custo s inerentes à aquisição dos
materiais.
Já os recursos externos ao orçamento da instituição, embora façam parte do orçamento
total, não estão sujeitos à regra de que sejam aplicados no ano fiscal corrente, mas podem
sofrer outras restrições, como, por exemp lo, estarem disponíveis para dispêndio de uma única
vez ou a curto prazo, ou terem de se restringir aos itens discriminados pela instituição
financiadora.
A identificação de fontes de financiamento adequadas às características do acervo deve
ser o critério principal na busca de recursos externos. Adquirir materiais informacionais não -
prioritários, simplesmente porque surgiu uma oportunidade de financiamento externo, pode
significar um desperdício de esforços. Em muitos casos talvez seja mais vantajoso abrir mão
desses recursos ou direcioná -los para outras prioridades da biblioteca.
Há várias formas de captação de recursos externos: mediante convênios, projetos ou
verbas suplementares, que podem ser buscados junto a entidades públicas ou privadas. Essas
instituições, no entanto, costumam apoiar somente planos bem -estruturados e esse é mais um
motivo para que as propostas orçamentárias sejam organizadas de modo coerente.
A previsão orçamentária depende de instrumentos desenvolvidos pela própria biblioteca,
por meio de uma avaliação constante de seu desempenho. Os registros históricos das despesas
de anos anteriores, do que se comprou e do que se deixou de comprar, oferecem um excelente
início para os estudos de previsão, na medida em que fornecem parâmetros a se rem seguidos
em despesas futuras. Em seguida, busca -se levantar o custo médio dos materiais por
categorias, observando:
Diferenças de preços entre livros, periódicos e materiais especiais;
Divergências existentes entre os preços de produtos nacionais e es trangeiros (inclusive
as despesas com frete, tarifas de armazenamento, etc.);
Desigualdade de preços de materiais em áreas específicas (obras da área de
humanidades, por exemplo, são mais baratas do que as de ciência e tecnologia, do
mesmo modo que as pub licações destinadas ao público infanto -juvenil são menos
dispendiosas do que as destinadas ao público adulto).
Aplicação de recursos
Orçamento aprovado, recursos liberados, critérios de definição de prioridades adotados,
cabe decidir como serão aplicados os recursos recebidos.
Liberados os recursos financeiros, as verbas são separadas ou alocadas por categorias,
de acordo com os critérios de definição de prioridades adotados anteriormente pelos
responsáveis pela seleção, a fim de orientar as compras. Normalmente, a primeira providência é
destinas a porcentagem relativa à compra de livro s e periódicos, que são sempre em maior
número.
Os periódicos comumente têm a preferência, devido à necessidade de garantir a
manutenção das assinaturas. Isso não implica que a maior parte da verba seja destinada à
compra de periódicos. Existem áreas, como a de humanidades, em que os livros podem ser
mais requisitados do que os periódicos. O mesmo geralmente acontece em bibliotecas públicas.
Mas é essencial reservar de antemão o montante da verba que será destinado aos periódicos,
pois a continuidade da col eção é de fundamental importância.Uma outra medida necessária diz
respeito à definição da porcentagem dos recursos que serão destinados à aquisição de material
na praça e o que será adquirido por importação direta.
Existem várias outras categorias que pode m ser empregadas pelas bibliotecas quando da
alocação de recursos. Entre elas, destacam -se:
Multimeios;
Obras de referência e coleção básica;
Duplicações essenciais;
Complementação de coleções e reposição de obras perdidas ou danificadas;
Obras raras, especiais, fora de comércio ou de valor aquisitivo elevado;
Obras necessárias para áreas carentes ou emergentes;
Suporte à graduação, pós -graduação, pesquisa e extensão;
Divisões administrativas (área de produção, vendas, recursos humanos, técnica, etc. )
Obras destinadas a públicos especiais (infantil, adultos, idosos, deficientes), entre
outras.
Dependendo do tipo de biblioteca e do montante de recursos, serão adotados um ou
mais critérios ou a combinação de vários deles, sempre seguindo as orientações da política de
desenvolvimento de coleções.
Modalidades de compra
A aplicação dos recursos financeiros para execução das compras, isto é, como o dinheiro
pode ser gasto, difere bastante nas organizações particulares e nas da administração pública.
Quando se trata de pequenas quantias ou quando o trabalho de aquisição ocorre em bibliotecas
particulares, a verba pode ser aplicada de maneira menos complexa, realizando -se a compra e
pagando-se o valor devido diretamente ao fornecedor.
Naturalmente, essa faci lidade maior não dispensa os responsáveis pela aquisição de
realizarem pesquisas de preços e levantamento de fornecedores, buscando as melhores
condições para compra. Em órgãos da administração pública, a compra de quaisquer materiais
deve obedecer a uma r ígida legislação, que precisa ser devidamente entendida para sua
adequada aplicação.
A legislação brasileira, para fins de contabilidade pública, classifica o material
bibliográfico na alínea de material permanente como outros bens e serviços. Estar nessa alínea
significa equiparar livros e outros suportes da informação em geral a todos os outros materiais
permanentes do mobiliário ao equipamento — tendo que realizar os mesmos procedimentos de
compra que se efetuam para eles.
Na administração pública, parte -se do princípio de que as compras devem ser precedidas
de licitação, isto é, de um processo seletivo prévio junto ao mercado, para verificar e obter as
melhores condições de preço, pagamento, qualidade do produto, prazos de entrega e outras
especificações necessárias que atendam ao interesse público. Fora as exceções previstas por
lei, essa regra deve ser seguida em todas as aquisições. Esta decisão em si não é um mal. Ao
contrário, busca introduzir o processo competitivo na aquisição de materiais para o s erviço
público, evitando a formação de monopólios e a prática de favorecimento ilícito.
Ainda na administração pública existe o requisito de os recursos estarem previstos no
orçamento (disponibilidade orçamentária), estarem liberados (disponibilidade finan ceira) e
haver sido feito o empenho da despesa, ou seja, o comprometimento da importância destinada
a honrar determinada despesa. Nenhuma despesa na administração pública pode ser executada
sem que antes haja sido realizado o empenho da quantia respectiva, pois somente assim se
tem a garantia de que o pagamento será efetuado.
Para os objetivos deste livro, entendeu -se importante salientar as formas de aplicação de
recursos mais empregadas na aquisição de materiais de informação na administração pública.
A seguir, serão enfocadas as modalidades de aplicação de recursos acima mencionadas:
Dentre elas, o convite, a tomada de preços e a concorrência são as que dizem respeito
diretamente à aquisição de material bibliográfico e é interessante que se conheçam as
definições de cada uma, conforme apresentadas no artigo 22 da Lei n.° 8 666:
Convite é a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu
objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de 3
(três) pela unidade administrativa, a qual afixará em local apropriado, cópia do
instrumento convocatório e o estender á aos demais cadastrados na
correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência
de até 24 (vinte e quatro) horas da apresentação das propostas.
Tomada de preços é a modalidade de licitação entre interessados devidamente
cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento
até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a
necessária qualificação.
Concorrência é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na
fase inicial da habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de
qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto.
A seguir, cada uma dessas fases, para que sejam mais bem compreendidas, será
enfocada com maiores detalhes.
Editoras
São as instituições responsáveis pela edição das publicações. As vezes também realizam
a venda de suas publicações diretamente ao consumidor. As vantagens da aquisição
diretamente na editora dependerá em muito da quantidade de itens que ela pode fornecer e
quantos a biblioteca está interessada em adquirir.
No que tange às edições feitas no mercado nacional, as vantagens parecem ser bastante
evidentes, pois as editoras costumam oferecer descontos e muitas vezes são praticamente o
único fornecedor (principalmente de periódicos científicos, que têm pouca distribuição fora de
seu próprio meio).
Quanto às publicações estrangeiras, convém pesar com bastante cuidado as vantagens e
desvantagens de realizar a compra diretamente na editora. Nas compras dire tas, portanto, sem
intermediários, o preço a ser pago é sempre o preço de capa, a que torna os custos menos
elevados. Convém, porém, atentar para os custos do frete. Pela mesma razão, ou seja, a
ausência de intermediários, os prazos de fornecimento de mate rial, bem como para as
reclamações e reposições são mais reduzidos.
As desvantagens da compra direta estão principalmente relacionadas ao maior volume de
correspondência, pois há necessidade de se entrar em contato com cada um dos editores. Além
disso, deverá existir um maior controle no gerenciamento dos pedidos: quanto maior o número
de editores com os quais se deve contatar, maior a complexidade de atividades de controle. As
taxas bancárias para remessa de numerário para o exterior, considerando -se cada editora
individualmente, constituem também um fator que afeta negativamente as compras diretas.
É importante salientar que algumas editoras não aceitam encomendas que lhes sejam
feitas diretamente, preferindo vender seus produtos por meio de intermediários . Por outro lado,
em casos mais raros, existem também editoras que só realizam vendas por ordem direta,
recusando-se a trabalhar por intermédio de distribuidoras ou agências. Nesses casos, não resta
ao responsável pela aquisição senão seguir a política da editora, ainda que isso não seja
vantajoso.
Livrarias
São empresas que vendem a varejo, diretamente ao consumidor, o produto das editoras.
As livrarias de maior porte costumam ter em seu estoque uma grande variedade de títulos em
diferentes assuntos, o q ue facilita a compra quando se tem um pedido com inúmeros títulos
também sobre vários assuntos. Em geral, as livrarias mais populares, como as que pertencem a
grandes redes, mantêm em seu estoque as edições mais recentes, optando por trabalhar com
os últimos lançamentos e novidades que lhes garantam mais rápido retomo financeiro. Existem,
no entanto, tipos distintos de livrarias, que procuram atender a uma clientela diferenciada,
especializando-se por:
assuntos: informática, arte, medicina, etc.;
edições de determinado país: França, Grã -Bretanha, Portugal, etc.;
materiais em determinado idioma: língua francesa, inglesa, espanhola, etc.;
edições fora de comércio ou de segunda mão, também conhecidas como sebos;
obras raras e especiais: manuscritos, mapas a ntigos, edições personalizadas, etc..
Agências e distribuidoras
São empresas especializadas no fornecimento de materiais de informação produzidos por
um número variado de editoras, funcion ando como intermediários entre estas e os
compradores. Existem empresas nacionais que prestam esse tipo de serviço, principalmente na
importação de material estrangeiro, bem como uma variedade de firmas internacionais,
algumas com representação no Brasil.
As agências, diferentemente das editoras, que só vendem o material que publicam, e das
livrarias, que em geral só mantêm em estoque as publicações mais recentes, estão aptas a
conseguir uma grande quantidade de material proveniente das fontes mais diversas ,
independentemente da editora ou data de publicação, dentro das limitações do mercado.
Como todos os demais fornecedores de material de informação, muitas agências também
atuam em áreas especializadas. Existem as que só trabalham com periódicos, outras qu e só
comercializam livros. Umas têm preferência por países ou continentes, outras especializam -se
em fornecer materiais de editoras universitárias. Existem as que trabalham em áreas específicas
do conhecimento, como medicina, engenharia, etc. Há também agê ncias especializadas em
obras raras, antiguidades e reimpressões fac -similares de obras esgotadas, inclusive
manuscritos e incunábulos.
Quando se seleciona bem a agência, aumentam as probabilidades de se adquirir uma boa
proporção do material encomendado. E conveniente estar sempre alerta para o fato de que há
agências que cotam todos os títulos e depois não fornecem uma grande parte deles, do que
resultam créditos difíceis de liquidar, quer devido à falta do material, quer devido à prestação
de contas junto à entidade pagadora. Nos casos de licitação, é necessário tomar cuidado com
as cotações muito inferiores as dos demais concorrentes, pois isto pode indicar uma
subestimação do preço real do material. Ganha a licitação, a agência dificilmente consegue
fornecer os títulos cotados.
Na literatura referente a aquisição encontram -se vários estudos, realizados
principalmente nos Estados Unidos e Inglaterra, que confirmam ser mais econômico realizar
grandes compras por meio de agentes. A experiência brasileira ap resenta também resultados
favoráveis à aquisição por intermédio desses fornecedores.
Uma das grandes vantagens da aquisição por intermédio de agentes diz respeito ao
pagamento, que pode ser efetuado em uma única moeda, normalmente o dólar norte -
americano, mesmo quando se trata de publicações de diferentes países. Isto significa uma
grande economia de processos administrativos e tempo do pessoal responsável pela aquisição,
reduzindo o número de procedimentos necessários para efetuar a transação bancária.
As agências cobram uma taxa ou comissão de serviço sobre o valor da mercadoria,
inclusive o frete. Esta taxa pode estar embutida no preço de cada item ou ser particularizada
em seguida à discriminação dos materiais cotados.
Algumas agências também oferecem se rviços que facilitam as atividades de aquisição. No
caso de assinatura de periódicos, por exemplo, os fascículos podem ser despachados em lotes
pela agência para as bibliotecas. Antes de enviá -los, a agência confere todas as possíveis falhas
relativas a faltas ou atrasos, que são comunicadas diretamente à editora. A biblioteca recebe os
pacotes com seu conteúdo devidamente discriminado em relatórios de entrega. Isso facilita o
serviço de controle de recebimento por parte da biblioteca.
As distribuidoras são empresas que dispõem de estoque de material para pronta entrega
e que podem realizar vendas por atacado. Muitas vezes detêm a exclusividade de fornecimento
de obras de determinadas editoras, constituindo a única possibilidade para aquisição dos títulos
por elas publicados.
Approval plans
Além dos fornecedores antes citados, que são os mais comumente utilizados para
compra de material de informação no Brasil, existem outros sistemas de aquisição,
principalmente nos Estados Unidos, que podem vir a ser moda lidades adotadas em nosso país
no futuro.
Sistemas desenvolvidos com a principal finalidade de proporcionar uma maior agilidade à
aquisição, diminuindo o tempo entre o lançamento de um item e sua incorporação ao acervo da
biblioteca ou serviço de informaçã o, adotam várias sistemáticas e denominações, de acordo
com suas características e objetivos. O mais conhecido é o approval plan.
A definição dada por Joan Grant 5 é bastante elucidativa:
Nos casos em que a própria biblioteca goza de autonomia ou tem delegação para a
realização das compras, ela, depois de haver defini do os fornecedores com que irá trabalhar,
inicia o processo de compra dos materiais, que em geral passa pelas seguintes etapas:
elaboração de listas para cotação e sua remessa aos fornecedores;
recebimento das cotações e decisão quanto à aquisição;
encaminhamento do pedido de compras à unidade responsável por esse serviço;
controle de registros;
pagamento e recebimento do material.
Quando a biblioteca não tem autonomia nem delegação de responsabilidade, cabe -lhe
apenas a tarefa de preparar as listas, ou seja, preencher o formulário de pedido de compra.
Os principais elementos envolvidos na preparação e execução da compra serão vistos a
seguir com maiores detalhes.
Controle de registros
É por ocasião do recebimen to das faturas pro forma que os arquivos de sugestões para
aquisição devem ser atualizados. Assinala -se se o item foi encomendado, qual o fornecedor, se
está esgotado, mudanças de título havidas (normalmente de periódicos), previsão de data de
publicação e demais informações necessárias, para que não haja superposição de pedidos.
Outro benefício dessa atualização é informar aos usuários sobre a situação de seus pedidos.
Esse controle minucioso é feito continuamente, conforme o andamento das compras.
Assim, após o recebimento do material, os arquivos devem ser realimentados com as indicações
de preço e complementação das informações catalográficas. Nessas condições, os arquivos
poderão servir como elemento auxiliar para os próximos passos do serviço de proces samento e
contabilidade.
O processo de compras gera sempre uma grande quantidade de documentos. Em geral,
há troca de correspondência para se entabularem as negociações iniciais, que continuam
durante o processo de pagamento e se prolongam após o recebimen to do material, até os
acertos finais, quando é feito o controle dos itens efetivamente recebidos, para se verificar a
existência de falhas ou duplicatas, e providenciar a devolução de material defeituoso.
E muito importante observar os prazos estabelecido s pelos fornecedores para
recebimento de eventuais reclamações. Quando se trata de periódicos, por exemplo, algumas
editoras somente aceitam reclamações de títulos pagos e não fornecidos até determinada data.
Geralmente os prazos variam de três a seis mese s após a publicação do fascículo. Essa
informação normalmente consta das faturas pro forma fornecidas pelas editoras, devendo
sempre ser verificada e as providências cabíveis tomadas em tempo hábil.
Outros documentos gerados no processo de compra são os re lativos aos créditos e
débitos que permanecem em pendência até sua solução definitiva. Esses casos são mais
freqüentes nas compras de periódicos realizadas por intermédio de agências. As cotações
fornecidas pelas agências antes da publicação do periódico s ão estimativas, que podem variar
para mais ou para menos por ocasião da edição. No entanto, há também outras situações que
originam créditos e débitos, como, por exemplo, casos de não -fornecimento de todos os itens
constantes de uma fatura pro forma, o que requer uma administração acurada para a prestação
de contas.
Nos casos de material estrangeiro adquirido por importação direta ou comprados no
Brasil, é comum a existência das chamadas cartas de crédito. As cartas de crédito são
documentos comprobatórios de crédito existente devido ao não -fornecimento de um ou mais
títulos, que poderão (ou não) ser fornecidos posterior - mente. Na impossibilidade de
fornecimento do material solicitado, por se encontrar esgotado ou fora de catálogo, há, por
parte do fornecedor, o compromisso de devolução do dinheiro ou substituição por material de
igual valor.
A este respeito, é importante salientar que na administração pública não são permitidos
créditos e débitos, pois são considerados contabilidade paralela. Nessas situaçõ es exige-se a
devolução em dinheiro da quantia equivalente ao material não -fornecido.
Um lembrete para a chamada nota de romaneio: quando é feita a importação direta ou
indireta, as faturas pro forma, as faturas definitivas ou notas fiscais são pagas e o m aterial é
enviado apenas posteriormente. A medida que o material vai sendo enviado, acompanha -o uma
relação dos itens despachados, com menção aos documentos originais onde constam esses
itens. Essa lista recebe o nome de romaneio ou nota fiscal de entrega , sem valor legal, servindo
apenas para os controles devidos. Como algumas firmas utilizam para esse fim um impresso
muito semelhante ao da nota fiscal, convém ficar atento para não confundir esses documentos,
criando problemas desnecessários na prestação d e contas.
A correspondência envolvida na aquisição de materiais de informação tem origem variada
e pode acarretar pendências. Por esse motivo, deverá ser organizado um bom sistema de
arquivamento que permita a pronta recuperação do documento, quando necess ário. Uma boa
alternativa nesse sentido é arquivar a correspondência em pastas individuais por
livrarias/agências, em ordem cronológica. Cartas de crédito devem ter uma pasta especial, para
um controle mais freqüente.
E possível afirmar que o segredo para o bom funcionamento de um serviço de aquisição
recai muitas vezes no arquivamento apropriado dos documentos. O sistema pode ser manual
ou informatizado, mas se não estiver com as informações atualizadas e se o documento
desejado não for encontrado quando d ele se necessita, será um sistema falho.
Recebimento de material
Na chegada do material, é recomendável que o conteúdo dos pacotes seja manipulado
com atenção, a fim de não ser confundido com outros materiais já existentes na seção, ou com
outras encomendas chegadas na mesma ocasião. E conveniente ter local e prateleiras
reservados para os materiais recentemente recebidos, mantendo reunidos os conjuntos de cada
lote, até o desembaraço total por parte da aquisição e encaminhamento aos serviços de
processamento.
Normalmente, as notas fiscais (faturas definitiv as) costumam acompanhar os volumes
despachados. Caso tenham vindo em separado, deverão ser localizadas, pois serão
imprescindíveis para as demais atividades a serem desenvolvidas. A tarefa seguinte é conferir o
material recebido com a nota fiscal, para sab er se os títulos recebidos são os solicitados, se as
edições são as que foram encomendadas, se faltam itens, se há duplicatas ou itens que não
foram solicitados e se os preços estão de acordo com a cotação e a fatura pro forma.
Anotam-se na cópia das notas fiscais as discrepâncias eventualmente encontradas, para
as providências devidas. O passo seguinte consiste em examinar o estado físico dos materiais,
ou seja, se apresentam defeitos de impressão, acabamento, etc. Todas e quaisquer
imperfeições devem ser logo comunicadas ao fornecedor, com o pedido de que sejam sanadas
imediatamente.
O material recebido que estiver em conformidade com os pedidos de compra segue o
fluxo normal de processamento, ao mesmo tempo que se atualizam os arquivos ou bases de
dados respectivos.
Uma vez realizado o controle do material recebido, resta ainda o controle financeiro. A
melhor forma de organizá -lo é por meio de planilhas descritivas com as especificações
necessárias da receita alocada e respectivas despesas, por alíneas ind ividuais de fornecedores.
Pelas colunas de deve e haver, observa-se a quantia despendida e o saldo para novas compras.
Documentação fiscal
A primeira via da nota fiscal (original) é o documento que será utilizado para a prestação
de contas junto à entida de pagadora. Não deve conter quaisquer rasuras ou modificações. No
caso de haver rasura ou substituição de algum título, é necessário que o fornecedor elabore
uma nota corretiva justificando o ocorrido (na administração pública, é obrigatória a utilização
de formulários padronizados, disponíveis no comércio e autorizados pelo Ministério da
Fazenda).
Em se tratando de compras realizadas com dinheiro público, convém sempre observar as
datas de emissão das notas, que não podem ser anteriores à liberação dos re cursos. Ainda na
administração pública, após a prestação de contas é feito o registro patrimonial do material na
entidade, gerando as chamadas papeletas contábeis, documentos que informam os acréscimos
ao patrimônio público. As segundas vias das notas fisc ais e os demais documentos existentes
relativos às compras devem ser arquivados por um período mínimo de cinco a sete anos,
prevendo-se poste- dores necessidades de sua utilização.
As verbas públicas são as que exigem prestação de contas mais trabalhosas, pois devem
ser irrepreensíveis e, principalmente, obedecer a um rígido cronograma. Por ocasião da
prestação de contas, deve -se observar de qual órgão os recursos são provenientes e a forma
como deve ser realizada. Geralmente, agências financiadoras, como a Coordenação de
Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), o Conselho Nacional de
Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) e a Financiadora de Estudos e Projetos
(FINEP), exigem que os números de tombo dos itens adquiridos com recursos po r elas
repassados acompanhem as notas fiscais originais, como garantia de que o material de
informação foi incorporado ao acervo.
Especificidades da compra
Algumas formas de compra, bem como certos tipos de materiais requerem especificações
apropriadas para sua realização. Naturalmente, tendo em vista os objetivos deste livro, não se
buscará esgotar o assunto, descrevendo em detalhes todos os casos que podem ser
enquadrados nesta categoria, mas apenas os mais comumente encontrados pelos profissionais.
De início, neste capítulo, entendeu -se necessário distinguir entre a aquisição feita isoladamente
por uma instituição e a aquisição organizada de maneira a conjugar esforços e racionalizar a
utilização dos recursos financeiros de várias bibliotecas, em gera l subordinadas a uma
coordenação única. Mais adiante, os materiais que se classificam como casos especiais de
compra serão enfocados com maior detalhe.
Aquisição cooperativa
Cada vez mais, hoje em dia, procura -se desenvolver programas de aquisição cooper ativa,
considerada como uma maneira eficiente para dividir responsabilidades de aquisição entre
entidades congêneres, bem como para evitar a duplicação desnecessária de acervo e diminuir
os altos custos de obtenção da informação. A idéia básica é que as bi bliotecas podem ser
instituições complementares umas das outras, pois nenhuma deve ser considerada auto -
suficiente apenas com seus próprios recursos informacionais. Consiste, enfim, na racionalização
das compras em função da possibilidade de se obter o tít ulo, ou cópia dele, em outra biblioteca,
opção esta que pode ser pensada em nível local, nacional ou mesmo internacional.
Atualmente, existem vários mecanismos que permitem a transferência da informação de
maneira rápida e ágil, desde o simples empréstimo entre bibliotecas, passando pelo COMUT, o
sistema de comutação bibliográfica nacional sob responsabilidade do Instituto Brasileiro de
Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), até sofisticados programas como o LIGDOC:
Interligação de Bibliotecas para Tro ca de Documentos, que reproduz por escâner e transmite
por via eletrônica o texto integral das obras solicitadas, atualmente disponível no Brasil e em
operação na Universidade de Campinas (UNICAMP) e Universidade de São Paulo (USP), em
cooperação com a University of New Mexico, nos Estados Unidos.
A localização de material disponível em outras bibliotecas está cada vez mais fácil com as
novas tecnologias da informação, principalmente os catálogos coletivos informatizados. No
Brasil, conta-se, entre outros, com o Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas (CCN),
mantido pelo IBICT, o Catálogo Coletivo das Universidades Paulistas (uNTBifiL1) e catálogos
cooperativos, como o BTBLI0DATA/CALCO, mantido pela Fundação Getúlio Vargas, e de que
participam bibliotecas de várias universidades.
Em âmbito internacional podem ser citados serviços automatizados como o Research
Libraries Information Network (RLIN), o University of Toronto Library Automation System
(UTLAS) e o Online Computer Library Center (OCLC), qu e é acessível em algumas instituições
brasileiras.
No Brasil, ainda há relativamente poucos programas nacionais de aquisição cooperativa,
mas muitas instituições têm realizado esforços para um controle mais equilibrado na aquisição
de suas coleções. Um exe mplo simples, que vem sendo adotado em algumas das grandes
universidades, é a não -duplicação de títulos de periódicos entre as diversas unidades de cada
instituição, promovendo -se o uso coletivo dos recursos informacionais e aumentando a
possibilidade de novas aquisições. Formas mais complexas desses programas são encontradas
em organizações cooperativas como a rede SABI, gerenciada pela biblioteca do Senado Federal,
da qual participam 17 bibliotecas, integrando programas automatizados de serviços, composto s
de cinco módulos: aquisição, processos técnicos, circulação, relatórios e gerência. 6
Casos especiais de compra. Conforme foi mencionado no início deste capítulo, examinam -
se a seguir alguns materiais que apresentam particularidades, a saber:
publicações seriadas
livros antigos e/ou raros
materiais audiovisuais
CD-ROM5
histórias em quadrinhos
literatura cinzenta.
Na aquisição por compra de cada um deles, como se verá a seguir, devem ser levadas
em conta suas peculiaridades.
Publicações seriadas
Nesta categoria são incluídas todas as publicações editadas em partes sucessivas,
geralmente a intervalos regulares e, de maneira geral, com a intenção de continuidade
indefinida, tanto as que têm periodicidade regular (como os periódicos, os jornais, os anuários,
etc.) ou não (séries monográficas e anais de eventos, entre outras).
As publicações seriadas em geral demandam mais trabalho, no conjunto das atividades
da biblioteca, pois, devido à sua própria periodicidade, exigem um acompanhamento minucioso.
Em relação à compra a questão mais importante é que a aquisição não termina quando se faz o
pagamento da assinatura, mas só se conclui após o recebimento de todos os fascículos ou
volumes correspondentes a essa assinatur a. Nas atividades de aquisição, os periódicos
constituem provavelmente a grande maioria desse tipo de publicações, com os quais os
bibliotecários têm que se defrontar diariamente.
Os periódicos, como já se comentou antes, são adquiridos por meio de assinat uras pagas
antecipadamente e que abrangem um período determinado (em geral, um ano). Isso significa
que deve haver um controle permanente do recebimento dos fascículos durante a vigência da
assinatura, bem como das possíveis reclamações de atrasos ou falha s.
Os pedidos de cotações ou as faturas pro forma necessitam ser muito bem especificados
em relação ao ano, volume e fascículo, e reconferidos por ocasião da confirmação do pedido,
verificando-se prazos para reclamação de falhas e outras especificações com o mudança de
título, sua suspensão temporária ou encerramento.
Quanto às assinaturas propriamente ditas é necessário verificar:
se a assinatura deve ser efetuada exclusivamente para um único título ou, se for mais
vantajoso para a biblioteca (ou mesmo se f or possível) efetuá-la na condição de
membro de sociedade científica ou profissional, existindo então a possibilidade de
receber mais de um título simultaneamente;
se houve mudança de fornecedor: o preço corresponde ao de uma renovação (em geral
com desconto) ou é considerado um título novo? Deve -se observar também que a
mudança de fornecedor pode implicar um hiato entre o término da assinatura anterior
e o início da seguinte, ocasionando falhas na coleção;
se são títulos em standing order [encomenda permanente]: são títulos em que a
encomenda é considerada contínua, não havendo necessidade de realizar novo pedido
de assinatura a cada ano; a renovação da assinatura será feita automaticamente pelo
fornecedor, que enviará a pro forma correspondente para paga mento. Caso haja
interesse em interromper a assinatura, este deverá ser comunicado antecipadamente
ao fornecedor. E importante salientar que este caso não se aplica somente aos
periódicos, mas também a outras publicações seriadas, como, por exemplo, as sér ies
monográficas;
se dizem respeito a títulos em bill later [a faturar], ou seja, aqueles dos quais o
fornecedor ainda não possui o preço definitivo; assim, a pro forma será enviada
posteriormente, gerando um pagamento isolado;
se os preços constantes da pro forma forem definitivos ou se existir a perspectiva de
modificações futuras, o que pode ocasionar créditos ou débitos que deverão ser
acertados no momento devido.
É importante salientar que as rotinas do setor de aquisição devem ser as mais ágeis
possíveis para a liberação dos fascículos para circulação no menor tempo, pois uma das
características principais dos periódicos é a atualidade da informação corrente.
Materiais audiovisuais
Existem empresas especializadas no fornecimento de materiais audiovisuais.
Evidentemente, nem todas trabalham com Lodos os materiais. Algumas especializam -se
exclusivamente na venda de fitas de vídeo. Outras comercializam discos e fitas cassetes. Outros
materiais, como diapositivos, são ainda mais difíc eis de encontrar, devendo muitas vezes ser
adquiridos diretamente do produtor.
A aquisição de filmes cinematográficos em formato de fita de vídeo tem como elemento
complicador o tipo de material que se deseja adquirir. Vídeos elaborados para fins educativo s,
de treinamento ou informação são muito difíceis de localizar no mercado brasileiro. Existem em
número relativamente pequeno e seus produtores em geral são pequenas ou microempresas
que aparecem e desaparecem com uma rapidez às vezes surpreendente. deixa ndo o
responsável pela aquisição em grandes dificuldades. Infelizmente, pelo que se sabe, o país não
conta ainda com distribuidoras de filmes educativos, que congreguem em uma mesma empresa
e local os materiais provenientes de vários produtores. Na prática , tem-se que entrar em
contato com os próprios produtores ou distribuidores exclusivos, o que faz com que se
multipliquem as atividades envolvidas. Empresas especializadas na venda de vídeos não
costumam manter grandes estoques desse material.
Os vídeos dirigidos ao mercado de entretenimento, ou seja, reproduções em vídeo de
obras originalmente produzidas para exibição cinematográfica ou exclusivamente neste
formato, contam com maior número de produtores e maior variedade de pontos de venda.
No entanto, a aquisição desse material também se reveste de alguma dificuldade, a
principal delas sendo, provavelmente, a localização do título que se deseja. Este problema é
ainda mais grave quando se trata de vídeo lançado no mercado já há um certo tempo. Os
produtores não costumam fazer uma grande quantidade de cópias de cada título e elas se
esgotam rapidamente.
Além disso, quando o título não tem muito apelo comercial, poucas lojas o adquirem e a
produtora acaba retirando -o do catálogo. Uma alternativa paia sua local ização são as lojas que
vendem fitas de segunda mão, onde é possível encontrar vídeos fora de catálogo. Materiais
recentes, por outro lado, são muito mais fáceis de localizar.
Em qualquer dos casos, é necessário tomar um cuidado especial quanto à procedênc ia
das cópias, verificando se constituem produtos legítimos, cópias autorizadas pelos órgãos
oficiais responsáveis, ou se constituem as chamadas fitas piratas. Estas, apesar de seu preço
ser significativamente menor, não oferecem qualquer garantia de quali dade ou integridade da
obra, além de serem o produto de uma infração da lei de direito autoral.
Na aquisição de fitas de vídeo, é aconselhável que o responsável pela aquisição avalie
antecipadamente as condições do item, testando -o, se for o caso, antes da aquisição final (ou
seja, assistindo à fita integralmente antes de concretizar a compra). Caso isto não seja possível,
devem-se obter suficientes garantias de que o item será substituído, se apresentar defeitos de
fabricação.
Fitas de áudio (cassetes), di scos de vinil e discos compactos (CDS) oferecem algumas
peculiaridades semelhantes às encontradas na compra de fitas de vídeo, principalmente no que
diz respeito à sua disponibilidade no mercado apenas durante um período relativamente curto
após o lançamento, ou enquanto ainda estão nas paradas de sucesso. Localizá -los, depois
disso, já se toma mais difícil, tendo que ser buscados nas lojas especializadas em material
retrospectivo. Também com eles, a preocupação em adquirir cópias autorizadas deve ser
constante.
Um aspecto importante a ser salientado diz respeito aos CDS: com sua popularização,
muitas gravadoras estão relançando neste formato obras musicais que antes haviam produzido
em discos de vinil ou fitas cassetes, possibilitando que grande número de p roduções que já
estavam esgotadas possam agora ser adquiridas e integradas ao acervo. Isto, evidentemente,
tem um aspecto bastante positivo para as bibliotecas que possuem esse tipo de material, pois
possibilita complementar coleções ou substituir obras an tigas por outras no novo formato. No
entanto, deve-se encarar essa substituição com uma certa cautela, tomando -se sempre o
cuidado de verificar a qualidade do CD. Nem sempre as produtoras se preocupam em
remasterizar a gravação original, para eliminar ruíd os e outros defeitos prejudiciais à audição da
obra. E extremamente frustrante adquirir -se um CD com os mesmos chiados de um disco de 78
rotações...
Diapositivos (slides) podem ser obtidos isoladamente ou integrados a livros ou manuais.
Neste caso, sua aquisição pode ser feita por meio dos fornecedores normais de material
impresso mencionados antes. A produção de diapositivos desacompanhados de texto
explicativo não é tão comum no país, devendo -se identificar os produtores e adquirir os
materiais diretamente deles.
Muitas bibliotecas optam pela própria elaboração dos diapositivos que necessitam,
contratando fotógrafos profissionais e selecionando os itens que desejam ter nesse formato em
seu acervo.
Instituições com maiores possibilidades financeiras podem r ecorrer ao mercado
internacional para aquisição de conjuntos de diapositivos, principalmente quando seu interesse
recai em temas específicos de caráter universal (como, por exemplo, arquitetura barroca, arte
moderna, fauna e flora em geral, etc.). Em muito s casos, o preço final de importação, mesmo
considerando todas as despesas indiretas envolvidas, acaba sendo até mesmo inferior ao custo
de elaboração dos diapositivos na própria instituição (sem falar da qualidade do material, que
pode ser superior).
CD-ROMs
Pode-se afirmar que os CD-ROM5 (compact disc — read onlv metnory [disco compacto —
memória apenas de leitura] ocuparão cada vez mais um espaço maior na vida das pessoas
neste final de século. A diversidade de produtos disponíveis em CD -ROM é hoje uma realidade
inimaginável há alguns anos atrás, abrangendo jogos e materiais de entretenimento, obras de
referência, como dicionários, atlas e enciclopédias, produtos interativos para ensino de idiomas
e desenvolvimento das mais variadas habilidades, etc. E cada vez mais estão presentes nos
acervos das instituições de informação.
Para as bibliotecas, o principal fascínio proporcionado pelos CD -ROMs tem sido
provavelmente a possibilidade de substituição de periódicos e obras de referência,
anteriormente publicados em papel, por esse novo formato. Neste sentido, o bibliotecário
encarregado da aquisição necessita estar sempre atento àqueles títulos passíveis de serem
transferidos de suporte, sabendo analisar corretamente as eventuais vantagens e desvantagens
que essa transferência pode significar para a biblioteca.
Exemplificando: um CD -ROM do Index Medicus ou do Philosopher’s Index pode
inicialmente parecer mais caro do que a assinatura do mesmo produto em papel, porém é
necessário atentar para as vantagens que e sse novo suporte irá proporcionar, principalmente
no que diz respeito à facilidade e economia de espaço para armazenamento, busca e acesso à
informação, que no final podem representar razões suficientes para que se opte pela troca.
Em termos de armazenamen to, por exemplo, é evidente que uma base de dados em CD -
ROM ocupa muito menos espaço do que uma publicação em papel editada mensalmente com
mais de 500 páginas. Da mesma forma, o novo formato possibilita não só o acesso muito
menos trabalhoso à informação nele registrada, como também permite que se façam
refinamentos de busca que seriam de difícil execução no suporte em papel.
E importante lembrar, também, que o que se aplica a uma base de dados em CD -ROM
pode não se aplicar a outra. Algumas vezes, por exem plo, a aquisição de um CD -ROM
representa não a posse total e irrevogável desse material, mas simplesmente o direito de
utilizá-lo durante determinado período (normalmente um ano), sendo preciso realizar nova
negociação/aquisição após o término de cada assi natura. Trata-se, efetivamente, de um
contrato de arrendamento ou leasing. Neste sentido, caso não haja renovação do contrato, a
biblioteca não manterá a posse do CD -ROM, tendo que devolvê -lo ao produtor, contrariamente
ao que acontece com o formato em pap el, que permanece de posse da biblioteca mesmo se a
renovação da assinatura não for efetuada. Considerando -se essa particularidade, é possível
entender porque não é aconselhável descartar imediatamente a obra impressa quando se
adquire seu equivalente em C D-ROM.
Outros tipos de CD-ROMs, como os de jogos, de entretenimento em geral e obras de
referência mais populares, são mais fáceis de localizar no mercado. Muitos fornecedores
tradicionais de materiais de informação, como as livrarias e as agências, estão diversificando
sua linha de comercialização, incorporando produtos dessa nova tecnologia em seu estoque.
Desnecessário salientar que alguns cuidados especiais devem ser tomados no momento
da aquisição, garantindo -se, entre outras coisas, de que 1) o materi al é compatível para uso no
computador utilizado na biblioteca; e 2) os direitos de utilização em rede estão garantidos pelo
simples pagamento do item. Neste último caso, algumas vezes a aquisição do título dá ao
comprador apenas o direito de utilização pe ssoal, particular, podendo ser necessário à
biblioteca solicitar uma autorização especial para empréstimo e utilização simultânea por vários
usuários.
Histórias em quadrinhos
A demanda por revistas de histórias em quadrinhos nas bibliotecas, principalmen te
públicas, tem aumentado bastante nestes últimos anos. A medida que os preconceitos contra
este tipo de leitura são jogados por terra, sua presença nos acervos das bibliotecas toma -se
cada vez mais comum. Trata -se de um tipo de material com que boa parte dos profissionais de
aquisição não estão ainda acostumados a trabalhar. Em certo sentido, praticamente tudo ainda
está para ser aprendido no que diz respeito à aquisição de histórias em quadrinhos, de maneira
a utilizar ao máximo as potencialidades do ser viço de aquisição e obter o melhor resultado
possível.
Basicamente, os quadrinhos são veiculados em três tipos de materiais: jornais, álbuns e
revistas de linha, estas últimas conhecidas tradicionalmente como gibis. Os gibis são
provavelmente os mais conhe cidos, podendo ser encontrados em qualquer banca de jornal,
existente em praticamente cada esquina das grandes cidades. No entanto, a possibilidade de
adquiri-los desse tipo de fornecedor nem sempre constitui uma alternativa viável para algumas
bibliotecas, devido à rigidez dos procedimentos de aquisição e prestação de contas, que exigem
notas fiscais e comprometimento antecipado dos recursos.
O mercado de revistas em quadrinhos é bastante dinâmico e é impossível prever com
grande antecedência o que será co locado à venda. Títulos mais tradicionais podem ser
adquiridos pela biblioteca por meio de assinaturas, realizadas diretamente nas editoras. O
grande inconveniente desta modalidade de compra é que apenas grandes editoras costumam
ter programas de assinatur as de revistas de histórias em quadrinhos, em geral obrigando o
comprador a adquirir um pacote de assinaturas por um preço único.
As histórias em quadrinhos publicadas na imprensa jornalística impressa não apresentam
maiores dificuldades para aquisição, a biblioteca tendo apenas que assinar os jornais onde são
publicadas. Os álbuns, publicações geralmente mais caprichadas e de preço mais elevado, às
vezes são encontrados em livrarias. Material retrospectivo deve ser obtido por intermédio de
doações ou por compra em bancas especializadas na venda de revistas usadas.
Literatura cinzenta
Em geral, as publicações não -comerciais costumam demandar uma pesquisa maior para
sua localização. Encaixam -se nessa categoria as publicações da chamada literatura cinzenta ou
literatura não-convencional, difíceis de encontrar em canais tradicionais de distribuição. Estão
compreendidos aqui os resultados de reuniões, científicas ou não, os folhetos das mais diversas
procedências e assuntos, relatórios e anais de conferências, teses, publicações oficiais, pré -
publicações, entre outros, que muitas vezes são fundamentais para bibliotecas especializadas e
universitárias.
Alguns dos materiais citados, como certas publicações oficiais e pré -publicações, têm
fornecedor exclusivo e apr esentam condições especiais para a venda. No primeiro caso, muitas
vezes é quase impossível comprá -los, tendo-se que obtê-los por permuta ou solicitação
expressa de doação ao órgão publicador.
As teses e dissertações que não se transformam em livros public ados por editoras
privadas ou universitárias têm que ser obtidas por meio de doações solicitadas às instituições
onde foram defendidas ou aos próprios autores, muitas vezes arcando -se com o custo da
reprodução. Quando apresentadas em instituições de outros países, sua compra pode ser
realizada por intermédio de firmas especializadas no fornecimento desses materiais.
Publicações oriundas dos mais diversos eventos, sejam de caráter científico ou de
divulgação, costumam ser de obtençãoproblemática. Resumos e a nais de congressos, relatórios
de seminários e outras reuniões são publicados em pequena quantidade, geralmente
distribuídos apenas para os participantes.
As instituições promotoras desses eventos nem sempre colocam à venda os trabalhos
apresentados e as r ecomendações aprovadas. Neste caso, os documentos têm que ser
solicitados por doação aos participantes do evento, o que pode implicar em um complicado
trabalho de identificação e contato.
Com o advento das redes de comunicação eletrônica, as produções da l iteratura cinzenta
encontram novo ambiente de disseminação, multiplicando -se em escala geométrica. Sua
identificação e obtenção nesses novos meios, no entanto, são ainda problemáticas para os
profissionais da informação, na medida em que os mecanismos de b usca e recuperação da
informação nas redes eletrônicas ainda não estão suficientemente desenvolvidos.
Outros materiais
Outros tipos de materiais poderiam ser abordados aqui, mas isso significaria um
detalhamento excessivo em face dos objetivos fixados. M ateriais cartográficos e iconográficos,
normas técnicas, partituras, microformas, catálogos de exposições e muitos outros poderiam
aqui ser lembrados como exemplos de materiais de informação cuja aquisição reveste -se de
peculiaridades que os distinguem daq ueles mais comumente encontrados nos acervos das
bibliotecas. Nesses casos, resta aos responsáveis pelas compras a tarefa de identificar e
conseguir os itens solicitados da melhor maneira possível, inclusive definindo os que serão
obtidos por intermédio de doação ou permuta.
Permuta
A seguir, veremos com mais detalhes como as atividades de permuta são realizadas,
enfocando especificamente a permuta por intermédio de publicações produzidas pela própria
biblioteca e/ou pela instituição mantenedora e a que se utiliza de materiais existentes em
duplicata no acervo.
Publicações próprias
A forma mais comum de programa de permuta consiste no estabelecimento de um
acordo formal entre duas instituições, em que ambas se comprometem com o fornecimento
recíproco de suas publicações. É claro que nem todas as bibliotecas estão ligadas a instituições
que publicam materiais passíveis de intercâmbio, mas as que atendem a esse requisito
costumam utilizá-lo com grande vantagem. É uma prática muito comum em bibliotecas
universitárias e especializadas, normalmente ligadas a instituições que, devido à sua própria
natureza, têm programas próprios de edição de monografias ou publicações periódicas.
Bibliotecas públicas, em geral, não costumam fazer uma utilização tão grande dessa modalidade
de permuta, pois apenas as administrações municipais de cidades maiores ou capitais dos
estados possuem programas editoriais em número e porte suficiente para destinação a essa
atividade.
O principal requisito para um bem -sucedido convênio de in tercâmbio é a existência de
um interesse mútuo na troca de publicações. Selecionar criteriosamente o que se deseja
receberem troca da publicação a ser enviada é um dos pontos -chave para a realização dessa
atividade. Neste sentido, é importante desenvolver uma sistemática de trabalho que permita
uma correta avaliação do custo —benefício de um título permutado, levando em consideração
tanto os elementos relacionados com os custos do material a ser enviado como a qualidade do
material que será recebido. Assim, deve-se considerar:
o equilíbrio de conteúdo das publicações: não faz muito sentido receber títulos de valor
efêmero ou secundário em troca de publicações técnico -científicas conceituadas. De
maneira mais pragmática, esse equilíbrio pode também ser avaliad o em termos de
valor, comparando-se o preço de assinatura de ambos os títulos, número de páginas,
artigos, etc. O objetivo dessa comparação é fazer com que a permuta não ocorra de
maneira a beneficiar demasiadamente apenas um dos parceiros;
os custos reais da publicação da própria entidade: o custo do papel, da impressão, da
editoração, da expedição, do porte, do controle de envio e recebimento, da
correspondência, dos recursos humanos envolvidos, etc;
os custos de todos os serviços necessários para abrig ar o título recebido:
armazenamento, conservação, processamento técnico, preservação, além do tempo
gasto pelos funcionários na realização dessas tarefas;
o tempo necessário para recebimento do material por permuta, comparado com o
mesmo tempo se fosse ad quirido por compra, utilizando -se os fornecedores usuais da
biblioteca.
Listas de duplicatas
Nos programas de permuta é comum a confecção de listas de duplicatas, destinadas a
oferecer, para outras instituições, o material poss uído em vários exemplares ou que foi retirado
definitivamente do acervo; também costumam ser incluídos nessas listas itens provenientes de
doações espontâneas feitas à biblioteca e que não foram considerados pertinentes para
inclusão no acervo.
Essas listas são geralmente enviadas para instituições com as quais já se mantém
permuta com publicações próprias ou que pertencem à mesma área de atuação. Para a
instituição que envia uma lista de duplicatas, esta se configura como uma oportunidade para se
desfazer definitivamente de materiais por cuja manutenção não tem mais interesse. Para os
destinatários da lista, seu atrativo principal está na possibilidade de cobrir eventuais lacunas em
seu acervo a um custo relativamente baixo.
A leitura do parágrafo acima pod e dar a impressão de que a confecção e preenchimento
de listas de duplicatas é uma atividade lucrativa para todos os parceiros envolvidos. Em
princípio, talvez o seja, pela razões apontadas. No entanto, deve -se convir que nem sempre a
confecção e envio de uma lista de duplicatas acaba sendo tão lucrativa quanto se pensou a
princípio, devido não apenas a um fluxo de pedidos muito aquém do necessário para
compensar a realização dessa atividade mas também a todas as atividades de organização do
material que precedem a elaboração da lista. Também para o destinatário, a conferência da
lista e o encaminhamento do pedido pode às vezes ser frustrante, principalmente quando
descobre que de uma longa lista apenas alguns poucos itens são de interesse (e mesmo esses,
quando solicitados, já não se encontram mais disponíveis, confirmando mais uma vez a famosa
lei de Murphy...).
A quase informalidade com que ocorre o intercâmbio baseado em listas de duplicatas,
ainda que traga vantagens em termos de rapidez de comunicação e ntre os diversos
interessados, acaba sendo também um de seus pontos fracos. Muitas vezes, títulos
absolutamente imprescindíveis para o acervo de determinadas instituições (exemplares
necessários para completar volumes de periódicos para encadernação, títul os extraviados,
substituição de exemplares danificados, etc.) são encaminhados para outras instituições às
quais pouco benefício trazem.
Infelizmente, as tentativas até agora realizadas no país, com o objetivo de organizar
essas atividades de modo mais sis temático, como, por exemplo, com o estabelecimento de
bancos de duplicatas, não obtiveram muito sucesso, deixando as instituições como reféns do
acaso ou da sorte. Profissionais mais atentos costumam em geral comunicas, por telefone ou
fax, quais são os itens de seu interesse, a fim de, chegando antes dos outros, garantir seu
recebimento, ainda que por um custo maior.
Doações
Doações solicitadas
Freqüentemente, as bibliotecas têm interesse na obtenção de publicações oferecidas em
doação, principalmente as que podem ser obtidas de instituições governamentais ou privadas
(mas não exclusivamente, pois a solicitação de doações diretamente a pessoas físicas também
costuma ser realizada e pode representar uma valiosa fonte de recursos, embora não ocorra
com tanta freqüência).
Em geral, há algum tipo de afinidade entre as instituições envolvidas nas doações
solicitadas, o que ajuda na realização dessa tramitação. Citam -se, por exemplo, casos
específicos como os de associações técnico -científicas ou organizações governamentais que
costumam oferecer gratuitamente suas publicações, para sua maior divulgação; outras vezes,
trata-se de edições especiais que, por diversas razões, não são comercializadas, sendo
destinadas apenas para instituições especializadas; ou mesmo obras das quais é reservada uma
parcela da edição para doação a instituições congêneres.
Algumas embaixadas possuem um modelo bastante interessante para repassar suas
ofertas às bibliotecas universitárias: mediante convênios firma dos com os professores ou com
as diretorias das instituições, estes escolhem os títulos pretendidos, que são repassados às
bibliotecas da universidade, muitas vezes resultando em boas aquisições.
Iniciativa semelhante tem sido desenvolvida por agências fin anciadoras de pesquisa no
país, que, por meio de projetos ou programas especiais, realizam excelentes doações às
bibliotecas universitárias, com as sugestões de aquisição previamente selecionadas pelas
instituições beneficiadas.
Algumas bibliotecas pública s e escolares, principalmente as pertencentes a pequenas
comunidades ou a escolas públicas, costumam enviar cartas às editoras ou diretamente aos
próprios autores, solicitando suas publicações em caráter de doação. Esta prática representa
muitas vezes uma atitude desesperada dosresponsáveis pela aquisição de materiais nessas
bibliotecas, premidos, por um lado, pela necessidade de ampliar e atualizar seus acervos em
face das demandas informacionais existentes e, por outro, pela não -disponibilidade de recurso s
financeiros que lhes permitam atingir tal objetivo.
É compreensível e lastimável que situações de extrema penúria acabem gerando
iniciativas de quase mendicância por parte das instituições de informação, nem sempre com
resultados satisfatórios para elas. Muitas editoras costumam irritar -se bastante com a tonelada
de solicitações para doação que recebem de bibliotecas, muitas vezes sequer respondendo às
cartas ou então enviando material encalhado e que pouco benefício trará às instituições.
Aos autores, embora muitas vezes possam sentir -se lisonjeados com o interesse que seu
trabalho despertou, acaba sendo impraticável atender a todas as solicitações, pois eles
costumam receber um número bastante reduzido de exemplares para sua distribuição pessoal,
tendo que pagar de seu próprio bolso, ainda que por preços reduzidos, os exemplares
adicionais de que necessitem.
E preciso que os responsáveis pelas bibliotecas entendam que autores e editoras não
estão nessa atividade apenas por altruísmo, mas que estão procura ndo obter benefícios
financeiros com a venda dos materiais que escrevem ou editam. Isto é natural que aconteça,
fazendo parte do esquema de produção capitalista em que se vive, e onde as instituições de
informação, por mais que isto lhes possa soar estranh o, devem entender que também estão!
É nesse contexto capitalista que outra provável fonte de recursos informacionais pode ser
encontrada: a legislação que estabelece incentivos fiscais às doações realizadas para
instituições culturais; Esta é uma alternati va real, palpável, concreta, mas, infelizmente, nem
sempre aproveitada pelos bibliotecários em toda sua potencialidade. Neste sentido, é
necessário que cada profissional procure informar -se a respeito da questão, tendo uma idéia
clara de como pode benefici ar a instituição que representa e mantendo -se sempre atualizado
quanto a novas leis.
A experiência mostra que a legislação sobre incentivos fiscais costuma modificar -se com
bastante freqüência e corre -se sempre o risco de, a qualquer momento, perder os eve ntuais
benefícios que se podiam auferir. Em 1989, quando um dos autores deste livro publicou um
texto sobre desenvolvimento de coleções, a última palavra em termos de incentivos fiscais para
a área da cultura era a chamada Lei Samey, que possibilitava às b ibliotecas beneficiarem -se de
doações feitas com base em seus preceitos e desde que se cadastrassem junto ao Ministério da
Cultura como instituições culturais. No caso de bibliotecas ligadas ao poder público, existia a
alternativa da criação de associações de amigos da biblioteca, que podiam cadastrar -se no
ministério para receber as doações, e encaminhá -las posteriormente para a biblioteca.
De lá para cá a legislação foi modificada e a Lei Sarney foi extinta, mas surgiu outra em
seu lugar. A nova norma jur ídica recebeu o nome do ministro que a propusera: Lei Rouanet (Lei
n° 8 313, de 23 de dezembro de 1991). É ela que, no momento em que este livro está sendo
escrito, meados de 1996, está ainda em vigor, O benefício para preservação e difusão do
patrimônio artístico, cultural e histórico, no qual se encaixam os acervos informacionais, está
previsto no item III do artigo 3° da lei. O conhecimento mais aprofundado desta legislação,
bem como do Decreto n° 455, de 26 de fevereiro de 1992, que a regulamentou, deve ser
buscado por todos os bibliotecários que atuam na área de aquisição de materiais de
informação.
Selecionar bem as instituições e, eventualmente, as pessoas físicas às quais serão
solicitados materiais por doação parece ser um dos primeiros requisitos p ara atingir o sucesso
nesse objetivo. Estudos preliminares devem ser desenvolvidos para definir com boa margem de
segurança os doadores mais interessantes para a instituição específica, tendo em vista a área
de atuação da biblioteca, as características do acervo e a demanda informacional a que deve
atender.
Elaborar cartas de solicitação, claras e objetivas, que não se limitem a lamuriar a respeito
das dificuldades enfrentadas pelas bibliotecas para a constituição de seu acervo, mas deixem
claro o papel que o material solicitado irá desempenhar no contexto de atuação da biblioteca,
parece ser também outro fator decisivo de êxito.
Embora pareça evidente, talvez convenha salientar que solicitações enviadas a
instituições no exterior devem estar preferencialmen te redigidas no idioma do país a que se
destinam, ou, em último caso, em inglês. Desnecessário salientar que um cuidado especial deve
ser dedicado à redação dessa correspondência internacional, procurando -se evitar erros
gramaticais e de construção.
E importante destacar o fato de que, para a solicitação de doações, existe sempre uma
seleção prévia, isto é, deve -se fazer a solicitação apenas daquilo que realmente se deseja obter,
daqueles itens que significarão um acréscimo positivo ao acervo. Essa é a dife rença
fundamental em relação às doações espontâneas, quando é oferecido material para a
biblioteca, sem que esta tenha a oportunidade de realizar uma escolha prévia.
Doações espontâneas
Existem as mais variadas formas de doação de materiais informacionai s. Desde um
simples exemplar individual de um autor emergente até grandes coleções com centenas de
volumes em inesperadamente bater às portas da biblioteca, seus potenciais doadores ansiosos
para que sejam aceitos. Em ambos os casos, trata -se de material que requer uma avaliação
criteriosa, obedecendo às diretrizes definidas pela política de desenvolvimento da coleção.
Doações espontâneas são compostas, em geral, de materiais pêlos quais a biblioteca não
fez qualquer tipo de solicitação, sendo oferecidas pe los mais diversos motivos. Algumas vezes,
o fluxo de doações espontâneas, devido à quantidade de itens ser superior àcapacidade
operacional do serviço de aquisição, pode trazer mais problemas do que benefícios para a
biblioteca. No entanto, deve -se ter em mente que, em última instância, essas doações refletem
o prestígio que a instituição de informação goza na sua comunidade. Neste sentido, são sempre
positivas, devendo apenas ser convenientemente administradas pela biblioteca, de modo a
enquadrar-se nos objetivos gerais estipulados para o desenvolvimento de sua coleção.
Parece evidente que nenhuma biblioteca tem capacidade física ou de serviços para
manter material de pouco ou nenhum uso, ou que foge aos objetivos específicos de sua
coleção. Assim, a biblio teca não tem a obrigação de incorporar os materiais ao acervo apenas
porque os recebeu gratuitamente. E conveniente que essa incorporação só ocorra nos casos em
que a necessidade do material foi satisfatoriamente definida. Como regra geral, os critérios pa ra
seleção de doações são os mesmos fixados para a compra.
É aconselhável, também, estabelecer procedimentos que possam nortear o recebimento
de doações. Entre esses, podem ser destacados:
solicitar, sempre que possível, que sejam fornecidas listas dos tít ulos a serem
oferecidos, para uma pré -avaliação. Pode-se estabelecer um limite para apresentação
dessas listas prévias, como, por exemplo, para doações acima de 20 volumes;
evitar receber doações que contenham exigências para sua incorporação ao acervo,
como, por exemplo, que os materiais sejam colocados em local de destaque (salas e/ou
estantes especiais) ou o estabelecimento de classificações e/ou normas de utilização
definidas pelo próprio doador;
deixar claro para o doador, mediante as normas estabele cidas para o recebimento de
doações, que o material doado poderá ser incorporado ao acervo, se houver interesse
em mantê-lo, ou, a critério da biblioteca, ser doado a outras instituições onde
sejaconsiderado mais adequado, ou simplesmente descartado, depen dendo de suas
condições físicas;
organizar uma comissão de auxílio à seleção das doações, preferencialmente
constituída por bibliotecários e especialistas na área de conhecimento dos materiais
doados, para a tomada de decisão final sobre sua incorporação. Neste sentido, o ideal
seria que esta avaliação fosse feita imediatamente, no momento mesmo da doação,
devolvendo-se para o doador os itens sem interesse para o acervo. A prática, no
entanto, demonstra que isto nem sempre é possível, tendo -se muitas vezes que aceitar
uma doação em lote, para garantir que não se percam títulos potencialmente úteis ou
valiosos.
É claro que a resposta afirmativa a algumas destas questões pode significar não só a
incorporação do material ao acerv o, mas também sua destinação para coleções especiais ou de
obras raras.
Uma vez devidamente considerados estes pontos, resta saber o que fazer com o material
não aproveitado. Pode -se oferecê-lo comodoação a outras bibliotecas, encaminhá -lo para ser
utilizado para permuta, colocá -lo em disponibilidade para venda a sebos, reciclagem do papel
ou realização de feira de livros usados, etc.
Qualquer das destinações acima implica custos para a biblioteca. Dependendo do volume
e diversidade do material, talvez o cu sto para se livrar dos itens indesejáveis (contatos com
compradores de papel velho ou possíveis beneficiários de doações, organização de feiras de
livros usados, confecção de listas de duplicatas, envio dos materiais, espaço para
armazenamento, etc.) seja superior aos benefícios obtidos pela totalidade dos itens
incorporados. Por isso, pode -se afirmar que muitas vezes o barato sai caro...
Além disso, é importante salientar que as doações precisam ser convenientemente
reconhecidas pela biblioteca. Isto signi fica não apenas a identificação do doador no próprio
material, por meio da aposição de carimbo ou ex -líbris apropriados, como também, quando de
doações especiais, envio de cartas de agradecimento assinadas pela autoridade principal da
biblioteca ou da instituição. Na maioria dos casos, um formulário pré -impresso, que contenha
espaço para inclusão do nome do doador e, eventualmente, os títulos das obras doadas, será
mais que suficiente.
Uma última observação em relação às doações diz respeito a um especial e nfoque que é
dado internacionalmente a essa questão: em alguns países, em especial nas universidades,
existe a prática de buscar o apoio de personalidades ligadas à instituição (ex -alunos, decanos,
antigos professores, etc.), com a finalidade de obter bene fícios para as atividades ali
desenvolvidas, entre elas as bibliotecas. Esses benefícios podem traduzir -se em fundos
especiais destinados à aquisição de materiais de informação.
Essa modalidade de obtenção de doações parece não ser ainda suficientemente
explorada no Brasil. No entanto, seria interessante que os profissionais do país dessem mais
atenção a esse assunto. Certamente, muito poderiam ganhar com isso.
O futuro da aquisição
Aquisição automatizada
Em muitos países desenvolvidos, os serviç os de aquisição, já há algum tempo, são em
grande parte realizados de modo automatizado. Esta tendência só tende a aumentar no futuro,
não apenas devido ao barateamento e aumento da potência dos microcomputadores mas
também, principalmente, porque as vanta gens proporcionadas pela informática às atividades de
aquisição são muito grandes.
A cada dia, desenvolvem -se softwares ainda mais apropriados, tornando mais fácil não só
a vida dos bibliotecários responsáveis pela aquisição, mas também a do cliente final dos
serviços bibliotecários, que recebe mais rapidamente, e com menor nível de erros, os títulos
que deseja. Atividades como o encaminhamento do pedido de compras, controle de
pagamentos, recebimento dos itens, reclamações quanto a atrasos de remessa e man utenção
de bases de dados são, em geral, grandes beneficiárias da automação, liberando os
bibliotecários para outras atividades, como o contato direto com o público ou a negociação com
os fornecedores.
Em países mais avançados, existe uma grande quantidade de programas de computador
desenvolvidos para servir especificamente às atividades de aquisição. No Brasil, seu número
ainda não é grande, mas vários já podem ser encontrados no mercado. Normalmente,
bibliotecas ligadas em sistema ou rede, como é o caso d e várias universidades, têm optado pela
aquisição de pacotes integrados de programas, que possibilitam a informatização de todas ou
quase todas as atividades das bibliotecas, da aquisição à circulação.
Algumas bibliotecas, porém, devido a limitações física s e financeiras, têm preferido
desenvolver programas próprios para a aquisição, com razoável sucesso. A decisão entre a
utilização de programas integrados e não -integrados passa, necessariamente, pela análise das
condições locais. Nesta questão, é importan te realizar um estudo cuidadoso da realidade
cotidiana, tendo em conta as características e possibilidades da biblioteca e/ou da instituição
mantenedora, optando, então, pela alternativa que propiciar mais vantagens. Não existem
soluções fechadas.
Mais que auxiliar nas questões operacionais da aquisição (ou seja, nas atividades
rotineiras de controle de pedidos e recebimento de materiais, por exemplo), pode -se vislumbrar
que a automação estará cada vez mais ligada às atividades administrativas e de tomada d e
decisões da aquisição. A automação será elemento de vital importância neste aspecto,
possibilitando, entre outras coisas, um melhor planejamento da utilização das verbas a curto,
médio ou longo prazos, mediante a realização de projeções dos gastos futuro s com relação a
áreas, departamentos, segmentos da comunidade, etc., e cruzando esses dados com a
evolução dos preços dos materiais informacionais.
Cada vez mais, o responsável pela aquisição deverá estar munido de informações que lhe
permitam avaliar com exatidão não só o peso de cada item no conjunto das aquisições, mas
tambémquanto a sua aquisição significará em termos de comprometimento de orçamentos
futuros. No caso de periódicos, por exemplo, estudos que permitam visualizar a evolução de
preços em áreas emergentes poderão indicar caminhos alternativos para o planejamento global
do acervo, possibilitando o melhor gerenciamento dos recursos disponíveis.
As publicações eletrônicas
Já é bastante significativa a variedade de títulos que, além de serem pub licados em
formato impresso, em papel, também se encontram disponíveis para consulta nas redes
eletrônicas. E uma tendência que aparentemente só tende a crescer, podendo constituir -se em
mais uma alternativa de aquisição para as bibliotecas.
Muitas bases de dados e editoras de periódicos já são acessadas diretamente nas redes
de comunicação, o que possibilita a identificação de material de interesse e seu recebimento
por intermédio de transmissão por fax ou transferência eletrônica. Da mesma forma, existem
iniciativas internacionais, vinculadas a algumas grandes universidades, que buscam disseminar
por via eletrônica, em versão integral, obras consideradas de valor literário incontestável,
abrangendo principalmente os grandes clássicos da literatura universa l caídos em domínio
público. Atualmente, podem ser já obtidos por via eletrônica a obra completa de Shakespeare,
grande parte dos autores clássicos gregos e latinos, a Bíblia, todas as histórias de Sherlock
Holmes, e muito mais. Para localizar os servidore s de literatura na Internet, que indicam os
locais onde se encontram os textos deste exemplo, acessar
http://www.cs.fsu.edu/projects/group4/ litpage.html.
Além desses títulos tomados públicos de duas formas, ou seja, impressa e eletrônica, é
crescente também o aparecimento de várias publicações disponíveis apenas nas redes de
comunicação, principalmente as conhecidas como periódicos eletrônicos. Trata -se de
publicações periódicas em vários aspectos idênticas às produzidas em papel, muitas contando
com comissões editoriais incumbidasde julgar a qualidade e adequação das contribuições
enviadas. Cada fascículo é arquivado em um computador de grande porte, conhecido
internacionalmente como site, onde fica à disposição dos interessados, podendo ser acessado,
lido e solicitado por correio eletrônico ou outra modalidade de remessa.
Evidentemente, o custo de produzir um periódico eletrônico é significativamente menor
do que o de produção de um similar impresso. Grande parte das despesas para o lançamento
de uma publicação impressa simplesmente inexistirá no formato eletrônico (como, por exemplo,
os custos de papel, impressão, acabamento, empacotamento, envio, controle de distribuição,
etc.).
As despesas relacionadas com o processo de qualidade, ou seja, a revisão das
colaborações pelas comissões editoriais do periódico e o contato com os autores, embora
continuem existindo, ocorrem de forma muito mais dinâmica, na medida em que todos os
contatos entre as partes envolvidas são feitos por via eletrônica, de maneira insta ntânea.
Num periódico eletrônico típico, o autor do artigo o envia para o editor por correio
eletrônico, que por sua vez o distribui da mesma forma para o(s) referee(s) mais apropriado(s)
para avaliação do artigo. Depois de um intervalo predeterminado, o a valiador devolverá o artigo
ao editor, também por via eletrônica, já devidamente analisado e anotado, para imediata
publicação e/ou encaminhamento aos autores e conseqüente retroalimentação do processo.
Desnecessário salientar o quanto esta comunicação por meios eletrônicos é menos dispendiosa,
quando comparada com o mesmo processo por intermédio de canais normais de comunicação
como correio e fax.
Além disso, é importante destacar que a afirmação de que os custos de produção são
bastante inferiores não imp lica dizer que os assinantes receberão o material sem qualquer custo
direto. Evidentemente, paga -se um preço pela assinatura do periódico eletrônico. Os
parâmetros para fixação de preços, por sua vez, ainda não se encontram suficientemente
dimensionados para fins decomparação, sendo definidos de maneira arbitrária pelas editoras.
Da mesma forma, ainda não está suficientemente claro como as bibliotecas poderão administrar
os custos com assinatura dos periódicos eletrônicos, como os tornarão acessíveis a seus
usuários e, mais ainda, como o farão de modo a não incorrer em abusos do direito autoral.
De qualquer forma, já está se tomando cada vez mais evidente que, para as bibliotecas,
não haverá uma economia tão substancial de recursos como se pensou a princípio com a
substituição do periódico impresso pelo eletrônico, pois elas terão ainda que arcar com o preço
das assinaturas. Existem inclusive motivos para preocupação com o assunto, na medida em
que, com o periódico eletrônico, as editoras têm um controle muit o maior sobre questões de
demanda e utilização, podendo inclusive estabelecer preços em função desses fatores.
As bibliotecas correm o risco de se tornarem reféns de regras impostas pelas editoras,
que poderão estabelecer, segundo suas conveniências e inte resses, um número máximo de
leitores que poderão acessar suas publicações em forma eletrônica, cobrando um valor
adicional por todos os usuários que ultrapassarem esse número. Isto faz com que a questão do
periódico eletrônico esteja intimamente ligada à d iscussão sobre acesso remoto e
disponibilidade física dos documentos, outro ponto que afetará as atividades de aquisição no
futuro e que será discutido a seguir.
Considerações finais
Os objetivos fixados para este livro não permitem que o assunto aquisição de materiais
de informação seja tratado com a profundidade que merece. Ele é por demais amplo para ser
esgotado desta forma. A cada dia, enquanto se vê o surgimento de novos veículos para
disseminação da informação, vê -se também a transformação de outros que de tão familiares se
pensavam imutáveis. Cada um deles é um novo desafio.
Escrevemos este livro com a pretensão de oferecer uma contribuição importante para
todas as profissões da área de informação, tentando mostrar um caminho talvez mais fácil para
ser seguido por todos aqueles que prefiram ou sejam obrigados a se enfronhar nas atividades
de aquisição de materiais de informação.
Pensamos escrever um livro eminentemente informativo, ou seja, que responda as
perguntas mais corriqueiras que os bibliotecários recém -chegados à atividade de aquisição em
geral se colocam, às vezes levando meses ou anos para encontrar a resposta desejada (isto,
depois de errarem muito e darem muita cabeçada pela vida...).
Imaginamos, ainda, poder ir além disso, proporcionando uma reflexão mais profunda
sobre a importância da aquisição no contexto das atividades do profissional da informação
deste final de século e contribuindo para que ela deixe, como às vezes acontece, de ser
rejeitada a priori ou procurada somente por aqueles que se sentem à vontade quan do
afastados do público (o que, além do mais, é um equívoco, poiso bibliotecário de aquisição
jamais pode estar longe de sua clientela).
E temos talvez a esperança de que, dentre esses profissionais atraídos para a área,
alguns deles estejam interessados e m revolucionar o que até agora foi feito, queiram colocar
em dúvida tudo o que existe e tenham a iniciativa de propor novos caminhos,inclusive
colocando em xeque o que estamos dizendo em nosso trabalho.
Ao se terminar de escrever um livro, percebe -se que ele já não nos pertence, mas sim
àqueles que o lerão e farão com ele o que bem entenderem. Alguns talvez o achem
interessante e decidam utilizá -lo em seu trabalho; outros talvez se desinteressem e o achem
por demais óbvio, desnecessário a suas atividades pr ofissionais. E fascinante, enquanto se
espera pelo julgamento dos leitores, imaginar a reação de cada um. De nossa parte, traçamos
um alvo a ser atingido e lançamos nosso bólide, torcendo por duas coisas: primeiro, para que
não se desvie da rota que lhe fo i traçada; segundo, para que o alvo tenha sido bem escolhido.
E, por último, para que o eventual leitor possa fechar o livro sentindo que já não é mais o
mesmo de quando o abriu. Para isso o escrevemos. Desta forma o sonhamos.
Bibliografia complementar
Livros
CENZER, Pamela S., Gozzi, Cynthia I . (ed.) Evaluating acquisitions and collection
management. New York, Haworth Press, 1991.
Reunindo contribuições de diversos autores, traz reflexões valiosas sobre a problemática
da avaliação dos serviços de aquisição e desenvolvimento de coleções. Especia lmente
interessantes são os capítulos ‘Ameaças e oportunidades’, de Connie Kearns McCarthy,
enfocando os elementos que interferem no desenvolvimento de coleções em um ambiente
acadêmico de biblioteca de pesquisa em constante modificação, e ‘Avaliação do se rviço de
aquisição: novos conceitos e percepções em mudança’, de Carol E.Chamberlain, analisando as
perspectivas do serviço de avaliação no atual ambiente informacional.
CURLEY, Arthur, BRODERICK, Dorothy. Building library collections. 6.ed. Metuchen, N.J.:
Scarecrow, 1985.
Um título já bastante antigo, com as edições anteriores tendo sido escritas por outros
autores. A edição de 1985 trata de maneira bastante ampla do desenvolvimento de coleções,
dedicando capítulos a cada uma de suas atividades. Os capít ulos referentes especificamente à
aquisição de materiais, ainda que relativamente breves, são bastante úteis. Apesar de
apresentar um ligeiro viés para as bibliotecas públicas, o livro pode trazer informações valiosas
para os leitores.
GARDNER, Richard K. Library collections: their origin, selection and development. New
York: McGraw-Hill, cl981.
Outro manual sobre desenvolvimen to de coleções em geral. Para o bibliotecário
preocupado apenas com questões que tenham a ver mais de perto com a aquisição de
materiais de informação, as partes mais atraentes do livro são as que tratam do mercado
editorial, analisando os vários tipos de materiais, como são produzidos e comercializados.
ILGEN, William D., JAKUBS, Deborah. Acquisitions manual: guidelines for librarians,
bookdealers and publishers .Madison: SALALM, cl988.
Edição trilíngüe (inglês, espanhol e português), elaborada para tenta r normalizar as
relações entre bibliotecários, livreiros e editoras nas atividades de aquisição de materiais. Boa
parte do texto é dedicada à normalização de pedidos de compra, indicando como devem ser
citados autores, títulos, locais de publicação, etc. S eu interesse é limitado aos que se
interessam mais de perto por essa problemática.
KATZ, Bill (ed.) The acquisitions budget. New York: Haworth Press, 1989.
Especificamente voltado para a administração do orçamento para aquisição de materiais,
reflete bem a preocupação dos bibliotecários norte -americanos com uma realidade de
disponibilidades financeiras cada vez mais limitadas. Embora as contribuições dos diversos
autores apresentem certa desigualdade, algumas das propostas e análises apresentadas podem
ser úteis para lidar com problemas similares encontrados pelos profissionais brasileiros.
LEE, Sul H. (ed.) Acquisitions, budgets and material costs: issues and approaches . New
York: Haworth Press, c1987.
Composto por colaborações de vários autores, discute a questão dos preços dos
materiais de informação e seu impacto nasbibliotecas. Apesar do viés norte -americano,
apresenta reflexões importantes para leitura dos bibliotecários brasileiros. Extremamente útil é
a bibliografia selecionada sobre aquisição, orç amento e materiais.
SCFIREINER, Heloisa Benetti, SERAFIM, Loiva Teresinha, GATTELAN, Paulo Césa r, JESUS,
Roselaine Prestes de. Compra de material bibliográfico para bibliotecas universitárias
brasileiras. Brasília: Programa Nacional de Bibliotecas Universitárias, 1991.
Apresenta um enfoque minucioso sobre aquisição em bibliotecas universitárias bras ileiras
ligadas à administração pública. Apresenta uma abordagem prática que pode ser bastante útil
para todos os bibliotecários. Ainda que parte da legislação citada no trabalho já não esteja mais
em vigor, os procedimentos apresentados no trabalho contin uam válidos como diretrizes para
uso dos bibliotecários.
Periódicos
LIBRARY ACQUISTTI0NS: PRACTICE & THEORY. New York, Pergamon Press, 1977
Provavelmente a melhor publicação periódica sobre aquisição existente no mercado,
essencial para aprofundamento dos conhecimentos e atualização de todos que atuam na área.
Costuma servir como instrumento para divulgação de seminários e workshops sobre aquisiçã o e
assuntos correlatos, realizados principalmente nos Estados Unidos.
LIBRARY RESOURCES & TECHNICAL SERVICES. Chicago, Association for Library Collections &
Technical Services, American Library Association, 1957
Não é um periódico que trate especificame nte da questão da aquisição, mas costuma
regularmente tratar desse assunto, enfocando -o sob os mais diversos ângulos, abrangendo
tanto aspectos teóricos como práticos, inclusive com relatos de experiências e descrição de
casos.