Aquisição (Compras)

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 Administração de Compras

A Função Compra

• Finalidade de suprir necessidades de materiais ou serviços,

planejando nas quantidades e períodos corretos

• Verifica o recebimento efetivo do que foi comprado e

providencia o armazenamento, quando necessário

• Garantir que todos os materiais necessários ao processo

produtivo estejam disponíveis e ser repostos de forma a ter
continuidade do processo sem interrupções indesejadas
 Administração de Compras

A Função Compra - objetivos

a) obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos

programas de produção
b) coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo
de investimento que afete a operacionalidade da empresa
c) comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo
a padrões de quantidade e qualidade definidos
d) procurar dentro de uma negociação justa e honrada as
melhores condições para a empresa, e em bom termos de
pagamento
 Administração de Compras

Organização de Compras

Princípios básicos de organização:

• autoridade para compra

• registro de compras
• registro de preços
• registro de estoques e consumo
• registro de fornecedores
• arquivos e especificações
• arquivos de catálogos
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Organização de Compras – atividades típicas

a) Pesquisa

• estudo do mercado
• estudo dos materiais
• análise dos custos
• investigação das fontes de fornecimento
• inspeção das fábricas dos fornecedores
• desenvolvimento de fontes de fornecimento
• desenvolvimento de fontes de materiais alternativos
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Organização de Compras – atividades

típicas

b) Aquisição

• conferência de requisições
• análise das cotações
• decidir comprar por meio de contratos ou no mercado
aberto
• entrevistar vendedores
• negociar contratos
• efetuar as encomendas de compras
• acompanhar o recebimento de materiais
 Administração de Compras

Organização de Compras – atividades típicas

c) Administração

• manutenção de estoques mínimos

• transferências de materiais
• evitar excessos e obsolescência de estoque
• padronizar o que for possível
 Administração de Compras

Organização de Compras – atividades típicas

d) Diversos

• fazer estimativa de custo

• dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou
excedentes
• cuidar das relações comerciais recíprocas
 Administração de Compras

Organização de Compra

• Nas grandes empresas, que envolvem várias fábricas e grandes

volumes de compras, um problema fundamental de compras é
a definição de um sistema centralizado ou descentralizado
• É ainda possível um misto dos dois sistemas, havendo uma
central de compras, mas com determinados itens sendo
comprados pelas fábricas, que devem contar com
departamentos locais de compras
 Administração de Compras

Organização de Compra – sistema descentralizado

Vantagens:

• Menores distâncias geográficas

• Menores prazos na aquisição dos materiais
• Facilidade de diálogo
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Organização de Compra – sistema centralizado

Vantagens:

• Negociação de maiores volumes de materiais

• Homogeneidade da qualidade dos materiais comprados
• Facilidade no controle de estoques
 Administração de Compras

Qualificação de Compradores

• Há algum tempo, os compradores começavam como

almoxarifes e compravam apenas itens de menor importância,
além de cuidar do recebimento das compras, inclusive das que
não faziam; muitas vezes não conheciam o produto que
recebiam e só sabiam da compra no recebimento, pois quem
pedia era normalmente um gerente de produção
• Hoje, o comprador é um profissional especializado, podendo se
especializar inclusive em determinados áreas industriais ou
tipos de materiais
 Administração de Compras

Qualificação de Compradores

a) Deve ser criterioso nas análises das ofertas dos vendedores

b) Postura com agressividade bem orientada e fundamentada,
para negociar com os vendedores e melhorar os termos de um
possível acordo
c) Deve se identificar com a política e os padrões éticos definidos
pela empresa
d) Deve manter uma comunicação honesta com os fornecedores,
no intuito de manter boas relações com os mesmos
 Sistemas de Compras

Visão Geral

• O sistema adotado deve se adequar à estrutura da empresa e

sua política

• A área de compras vem sofrendo constantes mudanças, com o

objetivo de torná-la mais eficiente e melhorar as relações de

parceria com fornecedores

 Sistemas de Compras

Visão geral – aspectos básicos

a) Sistema a três cotações: estabelece número mínimo de

cotações elevar a competição; a pré-seleção dos concorrentes
qualificados evita o dispêndio de tempo com um grande número
de fornecedores, dos quais boa parte inviáveis
b) Sistema de preço objetivo: o conhecimento prévio do preço
justo embasa o comprador e permite melhor avaliação das
cotações; pode servir como parâmetro de competitividade para
os fornecedores; embasa o comprador nas discussões de
aumentos de preço e de distribuição da porcentagem
 Sistemas de Compras

Visão geral – aspectos básicos

c) Duas ou mais aprovações: no mínimo duas pessoas estão

envolvidas em cada decisão de escolha do fornecedor, como
defesa dos interesses da empresa, protegendo o comprador ao
possibilitar revisão de uma decisão individual; tende a
aumentar a eficiência, já que duas ou mais pessoas estão
envolvidas no processo
d) Documentação complementar: a documentação anexada ao
pedido possibilita, no ato da segunda assinatura, o exame e
revisão de cada fase de negociação e estará sempre disponível;
essa documentação, como pedido de compra, contratos, entre
outros, é normalmente digitalizada em um sistema
informatizado de controle e acompanhamento
 Negociação

• Não se trata de uma disputa em que uma parte ganha e a outra

perde; a boa negociação é vantajosa para todas as partes

envolvidas

• As habilidades e técnicas de negociação devem ser

desenvolvidas através de dedicação e treinamento especializado

 Negociação

• Há uma corrente de pensamento que considera impossível uma

pessoa reunir todas as habilidades e qualidades necessárias a

um bom negociador, de modo que defendem a formação de

equipes de negociadores

• As deficiências são compensadas e especialistas em diversos

assuntos são reunidos, aumentando a abrangência das

competências
 Negociação

Etapas Básicas

1. Preparação: quando são estabelecidos os objetivos ideais e os

possíveis; é feita uma leitura do comportamento, das intenções
e das impressões do(s) outro(s) negociador(es); importante ter
e transmitir uma expectativa positiva
2. Abertura: serve para reduzir a tensão, consolidar os objetivos,
e criar um clima de aceitação; uma conversa descontraída
ajuda. Deve-se então esclarecer que se está ali para resolver
um problema, preparando o outro para que seja receptivo e
prestativo. É preciso ainda destacar os benefícios que serão
obtidos no trabalho conjunto
 Negociação

Etapas Básicas

3. Exploração: verifica se a necessidade levantada durante a

preparação é verdadeira; isso estabelece uma reciprocidade
psicológica, em que as pessoas tendem a tratar os outros como
são tratadas por eles; essa fase é muito importante, pois, uma
vez obtida a anuência do outro, antes de detalharmos nossos
produtos, serviços ou idéias, teremos alcançado 50% da ação
final. Se não houver concordância, ou o que tivermos para
oferecer não for útil, a negociação não deverá prosseguir,
deixando a porta aberta para nova oportunidade
 Negociação

Etapas Básicas

4. Apresentação: deve ser feito a avaliação dos objetivos e

expectativas iniciais com as necessidades da outra parte.
Quanto mais fornecermos condições para que o outro faça a
ligação entre proposição, sentimento e necessidade, mais
proveitosa será essa etapa
5. Clarificação: as objeções levantadas devem servir como
oportunidades para fornecimento de mais informações; consiste
em ouvir atentamente as objeções, aceitando não a objeção em
si, mas o sentimento ou a lógica existente por detrás dela,
mostrando ao outro que a entendemos
 Negociação

Etapas Básicas

6. Ação final: é a procura de um acordo ou decisão; as pessoas

compram um produto ou uma idéia com ajuda e não com
empurrão, mas isso não quer dizer que ela tome a decisão
sozinha; o negociador que faz isso geralmente fracassa
 Negociação

Características do Negociador

➢ vê a negociação como um processo contínuo e dinâmico,

mesmo após o acordo final e a assinatura do contrato
➢ tem a mente aberta
➢ é atento às necessidades pessoais e do seu negócio e
não descuida das necessidades de seu oponente
➢ é flexível e rápido na definição de metas e interesses
mútuos
➢ não contraria o ponto de vista do oponente
➢ oferece alternativas criativas que vão ao encontro das
necessidades de seu oponente
 Negociação

Características do Negociador

➢ é cooperativo; cria um clima propício para a solução de

problemas em harmonia
➢ é competitivo;estimula a eficiência na realização dos
benefícios mútuos desejados
➢ compreende que a manipulação de pessoas é
incompatível com as metas de harmonia resultante da
cooperação e competição
➢ atinge os próprios objetivos e faz contribuições
significativas para o alcance das metas da organização
 Negociação

Estilos de Negociador

a) Catalisador: criativo e entusiasta dos grandes

empreendimentos, às vezes é considerado superficial e
irreal; para causar impacto é preciso apelar para aspectos
de novidade, singularidade, liderança e disponibilidade

b) Apoiador: prioriza as pessoas e trabalho em equipe, agrada

aos outros, faz novos amigos; às vezes é considerado
incapaz de cumprir prazos, liderar projetos, visto mais como
missionário que como executivo e, para causar-lhe
impressão, deve-se mencionar harmonia, garantia de
satisfação e realização a quatro mãos
 Negociação

Estilos de Negociador

c) Controlador: toma decisões rápidas, organizado, conciso,

objetivo, com sentido de urgência e muitas vezes é
considerado insensível. Como argumento de negociação,
deve-se usar tudo que se relacionar a metas, resultados e
ganhos de tempo e dinheiro

d) Analítico: gosta de fazer perguntas, coletar dados, é

perfeccionista e detalhista. Fornecer dados disponíveis,
alternativas para análise, decisões seguras e pesquisas
ajudará bastante na negociação
 Fontes de Fornecimento

Classificação de Fornecedores

A atividade central de qualquer processo de compra é a

escolha do melhor fornecedor para a organização, entre

aqueles que podem entregar o material especificado nas

quantidades solicitadas, atendendo às condições de

qualidade, pontualidade, rapidez das entregas, custo mínimo

para a organização e outras estipuladas no pedido de compra.

 Fontes de Fornecimento

Classificação de Fornecedores

• Classificação quanto ao tipo de fornecedor

➢ Fornecedores monopolistas

➢ Fornecedores habituais

➢ Fornecedores especiais
 Fontes de Fornecimento

Classificação de Fornecedores

• Fornecedores monopolistas

➢ O fornecedor é o único no mercado

➢ Grau de atendimento e relacionamento
dependem do volume de compra
➢ O interesse na negociação parte do comprador
 Fontes de Fornecimento

Classificação de Fornecedores

• Fornecedores habituais

➢ Fornecedores tradicionais consultados nas cotações

➢ Linha de produtos padronizada e comercial
➢ Interessados na negociação, em função da
concorrência
 Fontes de Fornecimento

Classificação de Fornecedores

• Fornecedores especiais

➢ Para negócios ocasionais

➢ Utilizam equipamentos e/ou processos muito
especializados
 Fontes de Fornecimento

• Os compradores devem procurar sempre mais de uma fonte de

fornecimento, a não ser no caso dos monopolistas, para obter:

➢ Maior segurança na reposição

➢ Maior liberdade de negociação e maior potencial de

redução de custos

➢ Maior oportunidade de melhoria da qualidade do que

é fornecido
 Fornecedor Único
Vantagens

• Aumenta a probabilidade de obter produtos com qualidade superior.

• Redução do custo do fornecedor devido ao aumento das quantidades de compras.
• Contatos mais frequentes melhoram a comunicação entre os dois lados.
• Maior retenção do aprendizado pelo pessoal das duas organizações.
• Maior confiabilidade das entregas.
• Redução do tempo de espera, o que diminui o nível de estoque.
• Redução da carga de trabalho administrativo, pois elimina a necessidade de fazer
cotações a cada solicitação de compra.
• Permite ampliar os benefícios da automação do sistema de reposição.
• Permite que o estoque seja gerido pelo fornecedor (Vendor Managed Inventory –
VMI).

CLAUDE MACHLINE; José Carlos Barbieri. Logística Hospitalar (p. 179). Edição do Kindle.
 Fornecedor Único
Desvantagens

• Clientes cativos podem ficar reféns do fornecedor pela dificuldade de encontrar

rapidamente um substituto.

• Amplia os prejuízos do cliente se o fornecedor sofrer algum problema que impeça a

entrega do material solicitado no tempo combinado.

CLAUDE MACHLINE; José Carlos Barbieri. Logística Hospitalar (p. 179). Edição do Kindle.
 Vários Fornecedores
Vantagens

• Aumenta a possibilidade de obter melhores condições de preço e prazos de

pagamento.
• Permite trocar rapidamente de fornecedor diante da ocorrência de problemas ou na
sua iminência. Ampliação da base de conhecimento e de relações comerciais.

CLAUDE MACHLINE; José Carlos Barbieri. Logística Hospitalar (p. 179). Edição do Kindle.
 Vários Fornecedores
Desvantagens

• Comunicação mais difícil.

• A disputa para ganhar o pedido pode ser feita prejudicando a qualidade.
• Estimula as práticas oportunistas por parte das organizações, podendo gerar efeitos
negativos em ambas.
• Aumenta o esforço do pessoal de compras para fazer cotações e
acompanhamentos.
• Aumenta o tempo de espera e, consequentemente, o nível de estoque.

CLAUDE MACHLINE; José Carlos Barbieri. Logística Hospitalar (p. 179). Edição do Kindle.
 PRÉ-QUALIFICAÇÃO DE
FORNECEDORES – CRITÉRIOS

➢qualidade
➢ prazo de entrega
➢ preços acessíveis
➢ estrutura para atender a solicitação
➢ habilidade técnica para produzir/fornecer
➢ serviços pós-venda (sistema de suporte)
➢ localização
➢ reputação e solidez no mercado farmacêut.
Parceria
Farmácia Fornecedor
Hospitalar
Confiabilidade
 AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES CRITÉRIOS

➢ Verificar a capacidade do fornecedor de prover insumos e

serviços, dentro dos requisitos exigidos de qualidade
➢ Desempenho do fornecedor: durante a realização da compra,
do recebimento e da utilização, mesmo no pós-venda.
INDICADORES
Taxa de produtos nº produtos entregue
entregues fora do = fora do prazo x 100
prazo nº total de produtos comprados

Taxa de ocorrências nº de não conformidades

no recebimento = no recebimento x 100
nº de produtos comprados
 AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES
Ítens de Verificação

Nota Fiscal Destinatário e valores corretos

Quantidade De acordo com o solicitado
Marca / fabricante De acordo com o comprado
Especificação do produto De acordo com a padronização
Embalagem Íntegra e identificados
Rotulagem Íntegra e legíveis
Prazo de entrega De acordo com o edital
Validade do produto De acordo com o edital, mínimo de 12 meses
Laudo técnico Atestando a qualidade do produto
Horário de entrega Estabelecido pela instituição
 Qual a relação entre
Armazenagem e
Estoque?

40
 Qual a relação entre
Armazenagem e
Sistemas de
Transporte?

41
 Qual a relação entre
Armazenagem e
Previsibilidade de
Demanda?

42
 Por que se decide
implementar na cadeia
um centro de
Armazenamento
ou de Distribuição?

43
 Para obter:
Benefício Econômico
e/ou
Benefício de Serviço

44
 Razões para armazenar

De aspecto econômico

✓ Economias decorrentes da consolidação e

desmembramento

✓ Economias decorrentes do transporte

✓ Economias de produção (Lotes econômicos)

✓ Descontos em quantidades e frete

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✓ Redução dos riscos de ruptura
 Razões para armazenar

De aspecto de serviços

✓ Manter a origem e a oferta

✓ Cobrir diferenças de tempo e espaço – produção e

consumidores

✓ Atender oscilações do mercado e dar suporte a

política de nível de serviço

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 Evolução da movimentação e armazenagem
de materiais
.
CENTRO DE
ARMAZÉM CENTRO DE SERVIÇOS
DISTRIBUIÇÃO LOGÍSTICOS
100%
Serviços
Montagem de Valor
E de Pedidos Agregado
S (Picking)
65% T
O
50% E Montagem
C
S de Pedidos
A
T (Picking)
G
O
E
35% C
M
A
G Estocagem
E
M
47 1950/1960/1970 1980/1990 2000
 Definições

❖ É a parte da logística responsável pela guarda temporária de

produtos em geral (acabados, matérias primas, insumos,
componentes e etc);

❖ É a denominação genérica e ampla que inclui todas as

atividades de um ponto destinado à guarda temporária e à
distribuição de materiais (depósitos, almoxarifados, centros
de distribuição etc;)
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 Quatro Razões Básicas para Utilização
de Espaço Físico de Armazenagem

1 – Reduzir custos de transporte e produção

Reduzir custos de transporte pela compensação nos

custos de produção e estocagem é uma da causas
para a necessidade de espaço para armazenagem,
por conseqüência, os custos totais de fornecimento
e a distribuição podem ser diminuídos.
49
 2 - Coordenação de suprimento e demanda

Empresas que têm produção fortemente sazonal com

demanda por produtos razoavelmente constante enfrentam o
problema de coordenar seu suprimento com a necessidade
de produtos
- Industrias alimentícias produtoras de vegetais e frutas enlatadas
são forçadas a armazenar produção de modo a atender o mercado na
entressafra.

50
 3 – Necessidades da produção

A armazenagem pode fazer parte do processo de produção.

A manufatura de certos produtos como queijos, vinhos e
bebidas alcoólicas, requer um período de tempo para
maturação ou envelhecimento.

Depósitos servem não apenas para guardar o produto durante

a fase de manufatura, mas, no caso de produtos taxados, a
armazenagem pode ser usada para segurar a mercadoria até a sua
venda.
Impostos são evitados também até o momento da venda.

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 4 – Considerações de Marketing

É interessante para a área de marketing a

disponibilidade do produto no mercado. A
armazenagem é utilizada para agregar esse tipo de
valor.
Estocagem de produtos próximo aos consumidores,
podem conseguir entregas mais rápidas.
A melhoria do nível de serviço pode ter efeito positivo
nas vendas.

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 Locais de Armazenagem

As empresas fabris podem atender praticamente a todas as suas atividades

com dois tipos de locais de armazenagem: um para matérias-primas,
componentes, materiais auxiliares e demais insumos de produção; e outro
para os produtos acabados.
Os hospitais têm necessidade de mais locais de armazenagem em decorrência
das características diferenciadas dos bens materiais que utilizam. Neste
trabalho serão considerados os locais referentes aos seguintes setores:
 Farmácia Hospitalar

Farmácia é a unidade destinada a programar, receber, estocar, preparar,

controlar e distribuir medicamentos ou afins e/ou manipular fórmulas magistrais
e oficinais.
A farmácia hospitalar tem duas funções básicas:

1. receber, armazenar e distribuir medicamentos aos usuários;

2. preparar ou fabricar medicamentos, produtos químicos e de limpeza e
materiais diversos

Para isso ela armazena 3 tipos de produtos:

• Medicamentos de Prateleira;
• Psicotrópicos;
• Materiais Refrigerados
 Atividades Administrativas

• Recebimento;
• Localização dos Materiais;
• Inventários