Aprovisionamento e

Gestão de stocks

O Prof.: Luís Saraiva

 Momentos de avaliação

• Testes • Fichas de trabalho

• 01/02/2016 Ficha de trabalho 1 –

• 15/02/2016 Teste 1 Prática sobre sistemas de
inventariação de mercadorias.
• 02/03/2016 – Ficha de trabalho 2 –
Prática sobre gestão económica de
stocks
• 09/03/2016 Teste 2
 Na empresa, temos…

Inputs
Produção/ Output
Venda s
 Função aprovisionamento

Bens e Utilizadores
Fornecedores
serviços internos

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 O aprovisionamento é:
Função da empresa

Forma mais racional de aquisição de inputs

Representa quase sempre 50% do custo total e 65%

do valor das vendas
Para aumentar o seu lucro, a empresa pode:

Atuar do lado das aquisições

• Reduzindo custos

Atuar do lado das vendas

• Marketing
 Importa reter:
Desta forma, para garantir a disponibilidade
dessas existências no momento certo, é
necessário, por um lado, ter um sistema
logístico de abastecimento eficaz e, por outro,
constituir stocks de artigos que, na sua falta,
possam comprometer o pleno funcionamento da
empresa.
 Conceito de aprovisionamento
É um conjunto de atividades, tendo por
objetivo colocar à disposição da empresa os
bens e serviços de que necessita para exercer
a sua atividade, na quantidade necessária, no
momento oportuno e ao menor custo
possível.
 Elementos do aprovisionamento
Determinação
da quantidade Qualidade dos
de bens a bens a adquirir Prazos de entrega
adquirir

Tempo certo para

Preços de bens
adquirir
Determinação da quantidade de bens a adquirir.
Tempos de
Rapidez de
Encomenda
utilização
Entrega

Previsão de
Gestão de
venda a
quantidade /
curto/médio
Custo do stock
prazo
 Qualidade dos bens a adquirir
É a base de
É requisito da
relação com o
empresa
cliente

Equilíbrio
Fator decisivo entre a
da aquisição quantidade de
qualidade
 Prazos de entrega
Seleção de
Pode parar a
fornecedores
empresa
cumpridores

Prejudica a
sua imagem
 Preço dos bens
Preço elevado -
Baixo preço –
não garante boa
baixa qualidade
qualidade

Prospeção preço
baixo sem pôr
em causa a
qualidade
 Tempo certo para adquirir
Stock a menos
Stock a mais
paragem de
custo mais
produção

Stock a menos
não satisfação
imediata do
cliente
 TIPOS DE APROVISIONAMENTO
Existem dois tipos de aprovisionamentos:
• - aprovisionamento de BENS
• - aprovisionamento de SERVIÇOS

15
Aprovisionamento de Bens
• Aqui vamos tratar, em especial do
aprovisionamento de BENS,
porque nos interessa principalmente
tudo aquilo que tenha relação direta
com a PRODUÇÃO.

16
 Sobre o aprovisionamento de SERVIÇOS
Importa salientar alguns aspetos, tais como:
• Os contratos que se estabelecem episodicamente ou de forma
regular com entidades prestadoras de serviços.
• Será o caso da aquisição de serviços especiais de manutenção,
de serviços de segurança, de serviços de higiene e limpeza, de
serviços de consultoria e formação profissional ou ainda de
auditorias, certificações e ensaios de qualidade.
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 A informática e o aprovisionamento
Intervenientes
Parceiros Distribuidore
comerciais s

Fornecedores Clientes
As relações entre clientes e fornecedores
beneficiam de:

Mais
Mais dinamismo
simplicidade

Processos de
Preços mais
aprovisionament
vantajosos
o mais eficientes
 Os sistemas
e-prourement
• Sistemas de aprovisionamento eletrónico

Sítio na internet
Há vários em Portugal e no
Estrangeiro
Caracterização dos sistemas
– catálogos eletrónicos
Eletrónicos e Dotados de
restritos palavra - passe

Pode estar
Dá acesso aos
integrado na
catálogos do
contabilidade da
fornecedor
empresa
 Catálogos eletrónicos - conceito

São sites direcionados para a venda,

substituindo o catálogo de papel. Oferecem uma
procura rápida e fácil dos produtos, a
possibilidade de efetuar várias compras num
único sítio. Há locais que normalizam dados
referentes a produtos de diversas empresas,
facilitando as transações e as comparações.
 E-marketplaces
Sem acordo entre intervenientes - livre

Os mercados são abertos

Precisam de autorização do gestor de plataforma

 E – Marketplace - conceito
Locais virtuais onde os compradores
e vendedores se encontram.
Subdividem- -se em comunidades,
catálogos, portais de
aprovisionamento, leilões, locais de
troca e portais colaborativos.
 Atividades da função Aprovisionamento
• Manutenção das
• Procura • Atividade física existências a um • Movimentação
contínua e e administrativa nível que rápida segura e
dinâmica. • Visa proteger o assegure o económica de
• Mercado interno produto. abastecimento todos os bens
e externo. • Insere—se numa regular. necessários.
• Satisfação das ótica de redução • Com o mínimo
necessidades ao de custo. custo.
menor custo. • Condições Os
O ótimas. transporte
As compras armazenamento
A gestão de s
stocks
 Tarefas dos Transportes
Verificar que:
A quantidades e os preços das tarifas dos bens
transportados estão corretos.

A rota utilizada pela empresa transportadora é

adequada.

Os custos totais apresentados na fatura da

companhia transportadora estão adequados.
26
 Organização
administrativa de stock

27
Objetivos da Gestão Administrativa de Stocks
Conhecer a qualquer momento:

Quantidade dos Quantidade dos

bens entrados bens saídos

Análise de desvios
Quantidades
entre: quantidades
existentes de cada
existentes e as que
um dos bens
deviam existir
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Tarefas básicas da Gestão administrativa de stocks
Registo de existências realizado com base em
guia de remessa
• Guia de entrada.
• Guia de saída
Elaboração das fichas de stock – Fichas de
armazém
• Ficha de armazém de acordo com o inventário de
existência 29
 O contrato de compra e venda

Abordagem simples, de
forma a dominar a cadeia
documental:
30
Fases do contrato de compra e venda

Encomenda Entrega

Liquidação Pagamento

31
 Descrição das fases
Comprador comunica O vendedor envia as
ao vendedor o que mercadorias- executa a
deseja adquirir encomenda.
Fase em que o Encerra o contrato de
vendedor indica ao compra e venda e consiste
na entrega pelo
comprador o montante comprador do valor da
em dívida transação
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 Documentação - Encomenda
Nota de Encomenda
• Documento onde o comprador especifica a quantidade
da mercadoria pretendida.
Nota de venda – após contacto direto
• Documento preenchido pelo comprador (triplicado)
• Original - comprador
• Duplicado – vendedor
• Triplicado – empresa que distribui (caixeiro-viajante)
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 Documentação Encomenda – cont.
Requisição
• No comércio a retalho, serve para o comprador
levantar de imediato as mercadorias no armazém do
vendedor.
Guia de remessa
• Acompanha a mercadoria e serve para o comprador
proceder à conferência dos artigos recebidos.
34
 Documentação Entrega

Guia de remessa
• É preenchida em triplicado ou
quadruplicado
• Original – comprador
• Acompanha uma ou duas cópias, servindo
uma delas como talão de receção. 35
 Documentação de liquidação
Fatura
• É o mais importante documento do contrato de compra e venda.
• É este o comprovante oficial da compra.
Neste documento, o vendedor indica ao comprador o
valor:
• Das mercadorias
• Dos descontos e abatimentos
• Das despesas efetuadas por sua conta
• Do IVA
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Após a conferência do comprador, pode haver erro:
Ter o vendedor faturado mais do que devia
• Neste caso, é necessário reduzir o valor da fatura, corrigindo-o.
• Emite-se, para o efeito, nota de crédito.
Ter o vendedor faturado menos do que devia
• Neste caso, é necessário aumentar o valor da fatura, emitindo uma
nota de débito.

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 Após boa cobrança

O recibo
• É o documento que é emitido pelo
vendedor, após a confirmação de boa
cobrança dos valores.
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 Para a Gestão de stocks
Interessa o documento que acompanha o produto
• Guia de remessa

Funções
• Acompanhar a mercadoria
• Proceder à conferência dos artigos
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 Após a conferência
Os artigos entram no sistema de gestão de
Stocks
• Guia de entrada
• Após conferência das existências:
Ficha de armazém (por produto)
• Onde se procede à gestão das entradas e saídas do produto.

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 Circuito Administrativo da Gestão de Stocks
Na compra

Registo de
entrada Ficha de
Guia de Remessa
Armazém
Guia de entrada

41
Circuito Administrativo da Gestão de Stocks
Na venda

Registo de
saída Ficha de
Requisições
Armazém
Guia de Saída

42
 A gestão do Stock

É centralizada
• Ficha de Armazém
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 A gestão administrativa de stocks
Permite saber
• A quantidade disponível de bens nos armazéns da
empresa;
• O valor das perdas e deteriorações sofridas pelos bens do
armazém;
• Determinar com segurança qual o momento em que se
deve desencadear um novo processo de requisição de
bens; 44

• Evitar a deterioração dos bens armazenados.

 Organização das compras de stocks
O serviço de compras centralizado
• Contactar o mercado abastecedor de uma maneira
exaustiva;
• Entrevistar os vendedores;
• Conhecer os processos de fabrico de bens a comprar
através de visita às fábricas das empresa fornecedoras;
• Assistir a feiras e reuniões de natureza comercial;
• Acompanhar flutuações dos preços dos bens; 45
Fases de um processo de compra

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 Passos do processo de compras
Constatação da Escolha do
Pesquisa do Receção e controlo
necessidade de fornecedor e
fornecedor das entregas
compra efetivação pedido
• O serviço não • Ficheiro por bens • Escolhido o • Serviço de receção
encomenda sem comprados fornecedor (confere Guia de
solicitação • Ficheiro de • Elabora-se a Nota Remessa)
• Requisição fornecedores de Encomenda • Serviço de Compras
• Catálogos e listas (procede à gestão
de preços documental).
• Informações dos • Serviço de
fornecedores. contabilidade(proced
e ao pagamento)

47
 Organização de
Arquivo e Documentos

48
 A desorganização :
Provoca desperdício de tempo

Implica refazer o trabalho

Aumenta o stress entre funcionários

49
 Funções do arquivo

Guardar

Recuperar
• Informações de forma segura.
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 Conceito de arquivo

É toda a coleção de
documentos conservados,
visando a utilidade que terão
futuramente.
51
 Métodos de arquivo
Numérico Alfanuméric
Alfabético
simples o

Especifico
ou por Simplificado
assunto
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 Métodos do arquivo
Número Combinação
Letra
número/letra

Não é propriamente um método.

Assunto (dificuldade
em especificar) (Reúne num só móvel as vantagens
de todos eles).
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 Tipos de arquivo
Prosseguimento Ativo Inativo Morto
(Folow –up) (Temporário) (Intermédio) (Permanente)
• São arquivadas • Inclui os • Contém • Documentos
cópias de documentos de documentos de que já não se
documentos uso corrente . menor utilizam (no
que aguardam frequência de uso corrente); a
proveniências uso, que ainda possibilidade
em datas podem ter de virem a ser
determinadas. relevância no usados é
trabalho praticamente
diário. nula.
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Organização material
de stocks

55
 O que é um Stock?

É toda a matéria, produto ou

mercadoria que se encontra
armazenado na empresa, à espera de
uma futura utilização pelos serviços
utilizadores.
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 Diferenças de Stock
Empresa Industrial Empresa Comercial
• Matérias- primas • Mercadorias
• Matérias subsidiárias • Embalagens
• Produtos em curso
• Produtos acabados
• Produtos sobresselentes
• Combustíveis
• Embalagens
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 A questão principal do stock
Manutenção de stocks elevados
• Fazer face à penúria;
• Assegurar o consumo regular do
produto;
• Usufruir benefícios económicos pela
compra de grandes quantidades;
• Evitar compras demasiado
frequentes;
• Finalidades especulativas.
Pequenas quantidades de stock
• Economizar espaço de armazenagem;
• Evitar a deterioração de determinados
produtos;
• Menor possibilidade de se
constituírem monos;
• Menor capital investido.
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 As atividades da gestão material de Stock
Conjunto de tarefas que têm como objetivo arrumar, movimentar e
defender os bens nos armazéns próprios ou alugados pela empresa.
• Minimizar os custos de armazenagem;
• Evitar a deterioração dos materiais armazenados;
• Facilitar a correta identificação de cada material ou produto;
• Racionalizar as movimentações dentro do armazém, tanto nas
operações de receção como de fornecimento aos serviços
requisitantes;
• Promover o oportuno e correto fornecimento dos bens
requisitados. 59
 Uma outra forma de Gestão
Just in Time
• Sistema de administração da produção que determina que nada
deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora
certa;
• Setor que mais beneficia – setor automóvel.
A filosofia do JIT
• O stock de matérias é mínimo;
• Suficiente para poucas horas de produção;
• Fornecimento em pequenos lotes, na frequência desejada (treina-
se os fornecedores). 60
 Vantagens

• Redução de custos;
• Melhoria da qualidade;
• Aumento da flexibilidade, através da resposta do sistema, atingido pela
redução dos tempos de processamento;
• Aumento do fluxo;
• Maior confiança na qualidade do produto, atingida através da melhor
visibilidade dos problemas e soluções dos mesmos. 61
 Desvantagens
• Precisa de procura estável para gerir o fluxo, o que sabemos não ser
possível pelas oscilações do mercado.
• Muita variedade de produtos tende a complicar o roteiro de produção.
Há ainda o risco de interrupção da produção por falta de stocks, aliado a
problemas como quebras, greves, entre outros problemas.
• Em muitas empresas, a visão que têm de JIT é usar a filosofia de forma
míope, apenas para reduzir custos e aumentar lucros. Essa visão é
enganosa, uma vez que se trata de um processo de longo prazo,
dinâmico e que envolve outros fatores (qualidade e satisfação do cliente)
como visão estratégica. 62
 Comparação entre JIT e a visão tradicional
Item Visão tradicional Just in time
Qualidade Conseguida com muito Decorrência natural do trabalho
investimento e custo alto. benfeito na primeira vez.
Mão –de- obra Obedece às ordens superiores. Participa e influencia a produção.
Erros São aceitáveis, resta corrigi-los. Base do processo de melhoria.
stocks Mantêm a produção, Ocultam problemas, devem ser
funcionando. evitados
Lead-time – Maior tempo, melhor produção. Deve ser reduzido ao mínimo.
Tempo de
espera
Filas Necessárias para manter a Não deve haver filas, a produção
velocidade máxima das deve ser a tempo (just in time),
máquinas. sem paragens. 63
 Comparação entre JIT e a visão
Item
tradicional
Visão tradicional Just in time

Custos Redução, através do incremento Redução, através da velocidade

no uso de máquinas; altas taxas
de
produção.
Flexibilidade Pelo excesso da capacidade, de
equipamentos, de stocks e de
despesas administrativas.
com que o produto passa pela
fábrica.
Pela redução de todos os tempos
gastos em todas as etapas
internas da organização.

Fluxo Empurrado através da fábrica. Puxado através da fábrica.

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