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Plano de Melhoria de Processos

Ciclo PDCA da PMO

Controle de Versões
Versão Data Autor Notas da Revisão
1.0 25/06/15 Eduardo Montes, PMP Versão Inicial para críticas
Adaptado para suportar o programa de melhoria
1.1 29/10/15 Eduardo Montes, PMP
contínua da Escritório de Projetos
Ajustados Hyperlinks e revisto formato dos
1.2 27/07/16 Eduardo Montes, PMP
processos

1 Objetivos deste documento


O plano de melhorias no processo descreve como será feito a melhoria contínua dos processos
detalhando as etapas de análise de processos para otimizá-los aumentando a produtividade,
reduzindo desperdícios, tornando-os mais eficientes.

Ele faz parte do nosso Programa de Melhoria Contínua e tem como objetivo aperfeiçoar os
processos da Escritório de Projetos que contribuem com a nossa missão “Garantir o sucesso
dos seus projetos” através de Soluções Gratuitas em gerenciamento de projetos que podem
ser customizadas conforme sua necessidade.

2 Melhoria contínua
O processo de melhoria contínua é baseado no ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) e detalha as
etapas de análise de processos para identificar as atividades que aumentam o seu valor,
possibilitando gerenciá-las de forma eficiente e eficaz ao aplicar a técnica de análise de
processos durante a execução do projeto.

A cada ciclo concluído do projeto serão observados as lições aprendidas e o valor que cada
processo agregou na qualidade das entregas e na melhoria dos indicadores monitorados. Os
processos serão revisitados e monitorados a fim de garantir sua eficiência e evitar desvios das
metas estipuladas.

O ciclo PDCA consiste em quatro fases, conforme a seguir:


 Plan (Planejamento) – responsável por estabelecer metas e objetivos para serem
alcançados e padronização dos procedimentos que serão utilizados;
 Do (Execução) – fase de implementação do planejamento, momento responsável por
coletar os dados, que serão avaliados posteriormente na fase de verificação;
 Check (Verificação) – esta fase é responsável por verificar se a meta planejada foi
devidamente alcançada, nesta fase, utiliza-se de ferramentas que apoiam na verificação,
exemplo: ferramenta de controle e acompanhamento, histogramas, folhas de verificação
etc.;
 Act (Ação corretiva) – fase que consiste em buscar as causas e prevenir efeitos indesejados
e adotar padrões de processos que apoiaram as próximas etapas do projeto.

Essas fases podem ser divididas nos seguintes passos:

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 Planejamento
o Identificação do Problema;
o Observação;
o Análise;
o Plano de Ação;
 Execução;
 Verificação;
 Ação corretiva
o Padronização;
o Conclusão.
Desta forma, além de promovermos a melhoria contínua dos processos, também buscaremos
a satisfação gradativa do cliente.

Abaixo uma figura esclarecendo as principais atividades do ciclo PDCA:

PLANEJAR MELHORIA IMPLANTAR MELHORIA


Id e ntificação de oportunidade de me lhoria
Me dir de s e mp e nho a tua l
Aná lis e do proc e s s o Envolve r pe s s oas
Ge raç ão de alte rna tiv as
Implantar alte ra ção de p roce s s o
Av aliaç ão de alte rna tiv as
Plano s de ação e imp la ntaç ão

P D
(plan) (do)

A C
(ac t) (c he c k)

AÇÃO A S ER DIS PARADA AVALIAR A MELHORIA

S e me lhoria foi s uce s s o,


norma tiz a e padro niz a Me dir de s e mpe nho a p ós me lhoria
S e me lhoria nã o foi s uc e s s o, Avaliar de s e mpe nho a pós me lhoris
ou s e re -inic ia o cic lo
ou s e vo lta à s ituação ante rior

3 Métricas e Metas SMART para melhoria do desempenho


[Orientam as atividades de melhorias no processo. Saiba mais sobre Metas SMART]
Todas as métricas com suas respectivas metas, responsáveis e demais detalhes SMART estão
descritos na planilha Metas SMART - Metodologia PMO.xlsx (Essa planilha está sendo
desenvolvida conforme os processos estão sendo avaliados).

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4 Descrição dos processos


[Descrevem a finalidade dos processos, seu início e fim, as entradas/saídas, os dados necessários, o proprietário e as partes
interessadas]
Os processos estão sendo mapeados conforme são revisados baseado na priorização das
metas e sendo agrupados conforme necessidade.

4.1 Processos da Metodologia PMO


Todos os processos de gerenciamento de projetos estão descritos na Metodologia PMO.
Abaixo estão os processos mais importantes e mais críticos para garantir os melhores
resultados do Portfólio de Projetos da Comunidade resumidos abaixo:
Processo Objetivo Entradas Saídas

Solicitar o Descrever a Ideia, Necessidade Solicitação do Projeto


projeto necessidade de quem
está solicitando o
projeto
Desenvolver Obter autorização Solicitação do Projeto Autorização para início do
o termo de para iniciar o projeto projeto
abertura do Termo de Abertura do
projeto Projeto
Identificar as Identificar os Termo de Abertura do Registro das partes
partes principais envolvidos Projeto interessadas
interessadas
Selecionar os Selecionar os Registro das partes Aprovação ou rejeição do
projetos projetos com maior interessadas projeto
potencial Termo de Abertura do
Projeto
Kick-off Revisar as principais Registro das partes Atualização dos
Meeting entregas do projeto e interessadas documentos do projeto:
quais são os Termo de Abertura do  Registro das partes
responsáveis pelas Projeto interessadas
mesmas através de  Termo de Abertura
uma matriz de do Projeto
responsabilidade
(RACI).
Desenvolver Definir, preparar, Termo de Abertura do Plano de Gerenciamento
o plano de integrar e coordenar Projeto do Projeto
gerenciamen todos os planos
to do projeto auxiliares em um
plano de projeto
Definir o Descrever qual Plano de Declaração do escopo do
escopo do trabalho deve ser Gerenciamento do projeto
projeto realizado e quais Projeto EAP
entregas necessitam Termo de Abertura do Dicionário da EAP/

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ser produzidas. Projeto Complementar

Criar o Detalhar para cada Plano de Cronograma do Projeto


cronograma pacote de trabalho, Gerenciamento do
eo suas atividades. Para Projeto
orçamento cada atividade Declaração do escopo
do projeto definida, seus do projeto
recursos necessários EAP
e duração prevista. Dicionário da EAP/
Complementar
Planejar o Identificar os Plano de Plano de gerenciamento da
gerenciamen requisitos e padrões Gerenciamento do qualidade Ou seção de
to da de qualidade do Projeto qualidade no plano de
qualidade projeto e suas Declaração do escopo projeto
entregas e do projeto
documentar como EAP
será verificado a Dicionário da EAP/
conformidade dos Complementar
mesmos. Registro dos riscos
Planejar o Identificar e Plano de Plano de Recursos
gerenciamen documentar funções, Gerenciamento do Humanos Ou seção do
to dos responsabilidades e Projeto plano de projeto
recursos relações hierárquicas
humanos do projeto, além de
criar o plano de
gerenciamento de
pessoal.
Planejar o Determinar as Plano de Plano de gerenciamento
gerenciamen necessidades de Gerenciamento do das comunicações ou
to das informação das Projeto Seção do plano de projeto
comunicaçõe partes interessadas Registro das partes atualizada.
s no projeto e definir interessadas
quem irá gerá-la e
quem irá recebê-la,
quando e como será
comunicada.
Analisar os Aumentar a Plano de Plano complementar de
riscos probabilidade e o Gerenciamento do riscos
impacto dos eventos Projeto
positivos e Declaração do escopo
Diminuir a do projeto
probabilidade e o EAP
impacto dos eventos Dicionário da EAP/
adversos ao projeto. Complementar
Registro das partes

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interessadas

Determinar o Determinar como as Procedimentos e Seção explicando como as


controle solicitações de Políticas da empresa ou mudanças serão
integrado de mudança serão do PMO relacionados a gerenciadas do Plano de
mudanças determinadas, mudanças Gerenciamento do Projeto
revisadas, aprovadas ou do Plano de
e controladas. gerenciamento das
comunicações
Planejar o Determinar o que Plano de Plano de gerenciamento
gerenciamen comprar ou adquirir e Gerenciamento do das aquisições ou Seção do
to das quando e como fazer Projeto plano de projeto atualizada
aquisições isso e documentar os Declaração do escopo
requisitos de do projeto
produtos, serviços e EAP
resultados, além de Dicionário da EAP/
identificar possíveis Complementar
fornecedores.
Monitorar Coletar os Cronograma do Projeto Indicadores coletados /
prazo e custo indicadores Métricas da Qualidade Desvios identificados
importantes para o Ações corretivas
projeto e identificar Mudanças solicitadas
desvios
Gerenciar Analisar as causas Desvios identificados Causas identificadas
qualidade dos desvios Melhorias sugeridas,
avaliadas.
As melhorias selecionadas
devem ser planejadas para
ser implantadas ou para
um piloto
Encerrar o Consolidar as lições Registros das questões Lições aprendidas
projeto aprendidas e do projeto e como consolidadas
implementá-las nos foram solucionadas Plano de Ação para
processos da (Issues Log) implementá-las
metodologia;
Avaliar ferramentas e
melhorias propostas
na gestão do projeto
e sua eficácia;
Analisar problemas
para evitar que
ocorram em novos
projetos.

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4.1.1 Solicitar o projeto


Objetivo: Descrever a solicitação explicando a necessidade do solicitante de forma
clara com informações suficientes para decidir sobre a viabilidade da solicitação ou
não.
Composto por:
o Solicitante preenche o formulário de solicitação e envia para análise do
Escritório de Projetos
Entrada: Ideia e/ou Necessidade do solicitante
Saída: Solicitação do Projeto

4.1.2 Selecionar os projetos


Objetivo: Selecionar os melhores projetos solicitados alinhados com a estratégia da
organização.
Composto por:
o Análise preliminar do PMO responsável pelo Escritório de Projetos
o O PMO pode solicitar mais informações para o solicitante
o Caso a solicitação esteja ok, ela é analisada no comitê de projetos
o Caso a solicitação seja aprovada pelo comitê de projetos, o PMO alocará um
gerente de projetos para desenvolver o termo de abertura e o registro das
partes interessadas
o Após criação do termo de abertura do projeto e o registro de partes
interessadas, a solicitação é reavaliada pelo comitê, antes da convocação do
Kick-off Meeting do Projeto.
Entrada: Solicitação do Projeto
Saída: Portfólio de Projetos atualizado

4.1.3 Desenvolver o termo de abertura do projeto


Objetivo: descrever o projeto com informações de alto nível, porém, com detalhe
suficiente para aprovação do projeto.
Composto por:
o O Gerente de projetos (GP) é notificado pelo PMO que irá assumir o projeto e
também qual será a equipe do projeto (se for o caso).
o O GP elabora o termo de abertura envolvendo o solicitante e as partes
interessadas indicando:
 Gerente de Projeto;
 Data de início do projeto e suas dependências;
 Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente;
 Justificativa do projeto;
 WBS.
 Orçamento resumido.
o O GP envia um e-mail com o termo de abertura formalizando o início do

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projeto e convocando a equipe do projeto para a reunião do Kick-off Meeting.


Entrada: Solicitação do Projeto
Saída: Termo de abertura

4.1.4 Identificar as partes interessadas


Objetivo: identificar os principais envolvidos no projeto e alinhar suas expectativas em
relação ao projeto.
Composto por:
o O GP usa o Termo de Abertura para identificar as partes interessadas
o Agrupa as partes interessadas conforme necessidade do projeto
o Levanta informações sobre poder e influência para priorizá-las
o Detalha principais requisitos de comunicação, expectativas conforme
priorização
Entrada: Termo de Abertura do Projeto
Saída: Registro das partes interessadas / Estratégia para gerenciamento das partes
interessadas

4.1.5 Kick-off Meeting


Objetivo:
o Alinhar as expectativas sobre o projeto;
o Revisar o Termo de Abertura do Projeto e o Registro das Partes interessadas;
o Revisar as principais entregas do projeto e criar uma matriz de
responsabilidade (RACI) para as entregas.
Composto por:
o Antes da reunião
 Reunião convocada pelo Gerente de Projetos após a conclusão do
Termo de Abertura e do Registro das partes interessadas
 Preparar reunião (material necessário a ser apresentado)
o Durante a reunião
 Alinhar as expectativas sobre o projeto;
 Revisar o Termo de Abertura do Projeto e o Registro das Partes
interessadas;
 Revisar as principais entregas do projeto e criar uma matriz de
responsabilidade (RACI) para as entregas.
Entrada:
o Termo de abertura
o Registro das partes interessadas
Saída:
o Termo de abertura e Registro das partes interessadas atualizados. Ambos
assinados pela equipe do projeto (participantes do kick-off meeting).

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4.1.6 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto


Objetivos:
– Definir como executar, monitorar, controlar e encerrar o projeto.
Composto por:
– O GP deve definir, integrar e coordenar todos os planos auxiliares em um
plano de projeto.
– O plano de projeto serve como um guia de como o projeto será planejado,
executado, controlado e encerrado.
CheckList
– Plano de projeto concluído e aprovado.
– Plano de projeto distribuído conforme definido no plano.
– Linhas de base de prazo, custo e escopo salvas após a aprovação do plano do
projeto.
Saída:
– Plano de gerenciamento do projeto.

4.1.7 Definir o escopo do projeto


Objetivos:
– Desenvolver uma declaração do escopo detalhada do projeto
– Subdividir as principais entregas do projeto e do trabalho do projeto em
componentes menores e mais facilmente gerenciáveis (EAP).
Contém:
– Objetivos, Premissas e Restrições do Projeto;
– Estrutura Analítica do Projeto;
– Lista das entregas com seus requisitos e critérios de aceitação;
– Fora do escopo do projeto (O que não está incluído no projeto);
CheckList
– Definir os objetivos do projeto.
– Definir todas entregas e marcos de forma clara (Específico, Mensurável e
Alcançável).
– Desenvolver um processo de aceitação de entrega.
Saída:
– Declaração de Escopo (Seção do plano de projeto ou documento auxiliar);
– Estrutura Analítica do Projeto (EAP ou WBS)
– Dicionário da EAP (WBS)

4.1.8 Criar o cronograma e o orçamento do projeto


Objetivos:
– Definir todas as atividades do projeto, suas dependências, os recursos para
cada atividade e o custo para cada recurso.
Composto por:
– Identificar as atividades específicas que precisam ser realizadas para produzir
as várias entregas do projeto.
– Identificar as dependências entre as atividades do cronograma.

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– Estimar o tipo e as quantidades de recursos necessários para realizar cada


atividade do cronograma.
– Incluir restrições do cronograma.
– Incluir valor unitário por recurso.
CheckList
– Cronograma e Orçamento criado e validado pela equipe de projeto com todas
as atividades do projeto e os recursos necessários para executá-las.
Saídas:
– Cronograma e Orçamento.

4.1.9 Determinar o controle integrado de mudanças


Objetivos:
– Determinar como as solicitações de mudança serão determinadas, revisadas,
aprovadas e controladas.
– Garantir implementação somente de mudanças aprovadas.
– Manter integridade das linhas de base incorporando somente mudanças
aprovadas e mantendo documentação de planejamento.
CheckList
– Abordagem, ferramentas e workflow definidos para avaliar os pedidos de
mudança.
– Controle integrado de mudanças aprovado através do plano de projeto.
Saídas: Seção do plano de projeto.

4.1.10 Planejar as aquisições


Objetivos:
– Definir o melhor fornecedor de acordo com os critérios definidos com a
Embratel;
– Monitorar o trabalho feito conforme contrato firmado;
– Encerrar o contrato conforme especificado no mesmo.
Composto por:
– Seleção dos potenciais fornecedores;
– Definição dos critérios para seleção;
– Seleção do melhor conforme critérios definidos;
– Apoio na confecção dos contratos principalmente apontando cláusulas para
reduzir os riscos envolvidos;
– Controle e monitoramento do fornecedor;
– Encerramento das aquisições
CheckList
– Fornecedor selecionado e contrato assinado;
– Aquisições encerradas conforme contrato e escopo e cláusulas atendidas.
Saída
– Planilha com critérios de seleção e com os potenciais fornecedores;
– Contrato assinado;
– Termo de Encerramento do contrato.

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4.1.11 Monitorar prazo e custo


Objetivos:
– Determinar se existem desvios em relação as linhas de base de prazo e custo e
influenciar os fatores que causam esses desvios.
– Gerenciar as mudanças quando ocorrerem.
Composto por:
– Coleta das informações de desempenho das atividades.
– Atualização do cronograma.
– Identificação das variações de prazo e custo e de suas causas.
CheckList
– Trabalho relatado descreve exatamente o realizado.
– Andamento das atividades monitorado.
– Se houver desvio, alternativas avaliadas e executadas.
– Quando não for mais possível cumprir com o planejado, aprovação dos
stakeholders para salvar uma nova linha de base solicitada.
– Stakeholders informados sobre as mudanças.
Saída: Cronograma atualizado.

4.1.12 Gerenciar qualidade


Objetivos:
– Atender requisitos e critérios de aceitação especificados.
CheckList
– Escopo e Dicionário da EAP definidos com critérios de aceitação mensuráveis
– Entregas e desempenho de custo e prazo monitorados para determinar não
conformidade com as linhas de base.
– Meios de eliminar as causas das não conformidades identificadas.
– Membros da equipe de projeto comprometidos por qualidade.
– Critérios da entrada para fases subsequentes revisados.
– Critérios da saída e entregas associados à fase concluída revisados.
– Processos revisados usando ferramentas da qualidade e métricas para
assegurar a melhoria contínua.
Saída: Entregas aceitas dentro dos critérios desejados.

4.1.13 Monitorar e controlar os riscos


Objetivos:
– Aumentar a probabilidade e o impacto das oportunidades
– Diminuir a probabilidade e o impacto das ameaças
Composto por:
– Monitorar os riscos identificados;
– Analisar os riscos existentes de acordo com as mudanças de contexto;
– Identificar, analisar, e planejar para riscos novos;
– Monitorar condições para ativar planos de contingência;
– Rever a execução do plano de respostas aos riscos para avaliar sua eficácia;
– Determina se as premissas do projeto ainda são válidas;
– Determinar se as políticas e os procedimentos de gestão de risco estão sendo

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seguidas;
– Determinar se as reservas de contingência de custo e prazo devem ser
modificadas com os riscos do projeto.
CheckList
– Análise de risco executada como previsto.
– Novos riscos identificados e gerenciados adequadamente.
– Sumário dos riscos apresentado nas reuniões de status.
– Documentos impactados atualizados.
Saída: Log de Riscos atualizado.

4.1.14 Gerenciar as partes interessadas


Objetivos:
– Fornecer um mecanismo para organizar, manter e acompanhar a resolução de
problemas
Composto por:
– Parte interessada informa o GP do problema;
– GP descreve o problema;
– Identifica ações requeridas, responsável e data prevista para cada ação;
– Comunica os responsáveis e
– Acompanha a resolução do problema.
– GP é responsável por armazenar todos os problemas e seu histórico no Log de
Problemas.
– Quando o problema for resolvido e verificado, o GP fecha o problema.
CheckList
– Log de Problemas criado e atualizado.
– Membros da equipe cientes de como informar um problema.
– Problema identificado, encaminhado, revisado periodicamente até que seja
resolvido e atualizado com resolução e status.
– Processos e documentos impactados com resolução do problema atualizados.
Saída: Log de Problemas atualizado.

4.1.15 Gerenciar a comunicação


Objetivos:
– Disponibilizar as informações necessárias às partes interessadas no projeto no
momento adequado.
Composto por:
– Executar a estratégia de comunicação definida no plano de projeto;
– Responder às solicitações de informação;
– Fazer e Encaminhar o Status Report semanal;
– Conduzir reuniões de revisão do Status.
CheckList
– Estratégia de comunicação executada como previsto.
– Status Report comunicado conforme definido no plano de projeto.
– Stakeholders informados e cientes do status e das atividades do projeto.
Saída: Status Report.

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4.1.16 Controlar Mudanças no Escopo


Objetivos:
– Assegurar que o projeto inclua todo o trabalho requerido, e somente o
requerido, para terminar o projeto com sucesso.
– Identificar elementos que solicitam mudanças no escopo e influenciá-los para
assegurar que as mudanças sejam benéficas;
– Planejar a execução das mudanças aprovadas atualizando os documentos
necessários e alocando os recursos necessários.
CheckList
– Mudança do escopo benéfica e aprovada de acordo com o controle integrado
de mudanças definido no plano de projeto.
– Impacto da mudança de escopo avaliado.
– Integrantes do projeto informados sobre as mudanças de escopo e as
implicações nas atividades de sua responsabilidade;
– Plano de projeto e documentos auxiliares atualizados com as mudanças de
escopo aprovadas.
Saída: Registro de mudanças atualizado.

4.1.17 Encerrar o projeto


Objetivos:
– Formalizar a aceitação final das entregas do projeto;
– Arquivar a documentação necessária;
– Atribuir a equipe do projeto a novos projetos;
– Analisar os problemas ocorridos no projeto para evitar que problemas
similares ocorram em novos projetos;
– Definir e comunicar os responsáveis pela manutenção do sistema ou produto
criado.
Pré-requisitos
– Critérios de aceitação pré-definidos;
– Processo de aceitação final pré-definido;
Fatores críticos de sucesso:
– Aceitação do usuário final;
– Objetivos do negócio e benefícios antecipados são alcançados;
– Objetivos do projeto alcançados;
– Materiais do projeto são arquivados.

5 Configuração do processo
[Representação gráfica dos processos, com as interfaces identificadas, usada para facilitar a análise]
Também serão detalhados conforme necessidade e será incluído o fluxograma com os
processos suas entradas e saídas.
Vide abaixo os grupos de processos da Metodologia PMO e seus principais artefatos.

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Vide abaixo os principais processos separados por grupo de processo.

Abaixo os grupos de processos e as principais interações dos grupos de processos do Guia


PMBOK (Figura 3.3 do Guia PMBOK Quinta Edição) que é similar as interações dos processos
da Metodologia PMO.

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Figura 3.3 Interações nos processos de gerenciamento de projetos do Guia PMBOK 5ª Edição.

Aprovações
Participante Assinatura Data
Patrocinador do Projeto
Gerente do Projeto

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