TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS – TTD

Anexo II da Instrução Normativa nº 01, publicada no DOE de 18 de maio de 2017 – páginas 16 a 24.

FUNÇÃO 1: Desenvolver diretrizes e políticas de fomento e desenvolvimento econômico, social e cultural

Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
1.1 1.1.1 Coleta e levantamento de 30 anos Eliminação - Conjunto documental gerado no levantamento de dados
Desenvolver Desenvolver dados com propósito de elaboração de diagnósticos e planos de
programas de cenários a partir ação.
fomento e das linhas - Quando não for vinculado as demais etapas, guardar con-
desenvolvimento políticas forme uso administrativo.
propostas e
existentes Elaboração de diagnósticos Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para descrever a situação
atual, análise e estudo de viabilidade e a descrição das
Estudos de viabilidade ações necessárias para sua concretização.

Elaboração do plano de - O conjunto documental dos não efetivados também deve

ação ser recolhido.
1.1.2 1.1.2.1 Proposições e deliberações Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar as proposições
Definir diretrizes Originadas através e deliberações nas reuniões realizadas para este fim.
para elaboração dos órgãos
de políticas colegiados
públicas através
1.1.2.2 Realização de consulta 10 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para coleta dos projetos prio-
do Plano
Originadas através ritários elencados pela sociedade, durante a consulta.
Plurianual
da participação Deliberações da Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado a partir da consulta para con-
social participação social solidar os projetos prioritários.
1.1.2.3 Elaboração de propostas de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para consolidar as propostas
Originadas através cada unidade administrativa apresentadas pelas unidades administrativas.
dos órgãos da (Administração Direta)
administração direta
Elaboração da proposta Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado a partir das propostas das
final do PPA unidades administrativas, com o propósito de consolidar a
proposta final.
1.1.3 Realização de ações Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para demonstrar as potencia-
Desenvolver preparatórias lidades e divulgação do Estado.
políticas para concomitantes e
atrair recursos e posteriores
fomentar novos Impulsionar redes de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar ações e resul-
investimentos negócio tados que impulsionam o desenvolvimento do Estado.
1.1.4 Implantação, execução, Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar todas as ações
Implantar e acompanhamento e desenvolvidas ao longo da implantação do programa / proje-
gerenciar encerramento dos to, nas diversas unidades administrativas envolvidas.
programas e programas e projetos
projetos
1
 Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
1.2 1.2.1 Captação através do Enquanto Recolhimento - Conjunto documental gerado para captar recursos junto à
Promover e Orientar, Orçamento Geral da União - operacional União.
acompanhar com coordenar e OGU
recursos elaborar o Captação através de Enquanto Recolhimento - Conjunto documental gerado para buscar recursos junto às
financeiros as orçamento do entidades financiadoras operacional entidades financiadoras.
ações do Estado Estado
Previsão de receitas pela Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado a partir das projeções e previ-
arrecadação corrente e de sões de arrecadação pelo próprio Estado.
capital
Elaboração de diretrizes Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para definir as metas prioritá-
orçamentárias rias para o exercício subsequente, previsão de alterações na
legislação tributária e estabelecer a política tarifária.
Elaboração final do Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental que consolida os dados e dá origem
orçamento a peça orçamentária.
1.2.2 Análise, desempenho das Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para acompanhar e subsidiar
Executar as finanças e deliberações as autoridades, quanto ao desempenho da arrecadação e da
ações entrada de recursos por outras fontes.
orçamentárias Deliberações de controle de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado pelas autoridades responsá-
gasto veis para aplicar os recursos financeiros arrecadados.
Obtenção de créditos Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar a entrada de re-
adicionais cursos não previstos em orçamento e as possíveis altera-
ções na peça orçamentária.
1.2.3 Elaboração de relatórios Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para demonstrar as ações
Acompanhar a consolidados desenvolvidas pelas unidades administrativas.
execução
- Deve-se considerar o(s) documento(s) que tiver (em) dados
financeira e
mais significativos.
operacional do
Estado Elaboração de tomada de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para consolidar ou confrontar
contas as ações previstas no PPA com o que foi previsto no
orçamento.
Elaboração do balanço Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para demonstrar o montante
geral do Estado de recursos financeiros recebidos e sua aplicação/gasto.

Elaboração da mensagem à Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para demonstrar o desempe-
Assembleia Legislativa nho do Estado, no que tange ao desenvolvimento nas diver-
sas áreas de sua competência.
1.2.4 Identificação e controle das Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para identificar e acompanhar
Controlar a ações os resultados / participação do Estado em outras empresas.
participação
Movimentação acionária Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar a venda, a
acionária/
transferência e a compra de ações feitas pelo Estado.
societária do
Estado

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Função 2: Gerenciar as atividades administrativas, financeiras e jurídicas que dão sustentabilidade à administração pública
Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
2.1 2.1.1 2.1.1.1 Elaborar Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para produzir e oficializar as
Elaborar atos Emitir e analisar Elaboração de atos normativas do Estado.
normativos e atos normativos e normativos1 Publicar
ordinatórios ordinatórios 2.1.1.2 Elaborar Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para produzir e oficializar as
Elaboração de atos normativas do Estado.
ordinatórios Publicar
2.2 2.2.1 Atuação em processo 05 anos Eliminação - Conjunto documental formado pelos expedientes adminis-
Exercer a Representar judicial trativos que acompanham e / ou retratam os processos judi-
representação judicialmente o ciais.
judicial e Estado Atuação parajudicial 10 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para subsidiar análise de ne-
consultoria cessidade de atuação judicial.
jurídica do Estado
2.2.2 Elaboração de instrumento Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para orientar juridicamente os
Exercer a jurídico-normativo gestores públicos.
consultoria
jurídico-normativa
2.3 2.3.1 Produção e execução de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar o planejamento,
Divulgar ações Implementar e campanhas institucionais a elaboração, a aprovação e veiculação de campanhas insti-
governamentais coordenar tucionais.
campanhas e
- Os documentos referentes a campanhas não veiculados
eventos
devem ser eliminados, de acordo com critérios estabeleci-
institucionais
dos pelo órgão produtor.
Produção e execução de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar o planejamento
eventos e a realização de eventos como inaugurações e demais fes-
tividades.
2.3.2 Elaboração e distribuição Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado em diversos suportes para di-
Elaborar, distribuir de matérias para divulgar as vulgar as ações do governo assim como os registros reali-
e acompanhar as ações do governo zados a partir do que foi veiculado nos meios de comunica-
informações ção.
referentes às
- Os realeses e a clipagem não se incluem nesta avaliação
ações
ficando a critério de cada unidade definir sua eliminação.
governamentais
2.4 2.4.1 Coleta de material de apoio Enquanto Eliminação - Conjunto documental acumulado para fins de apoio e
Gerir atividades Reunir operacional estudo.
pertinentes à informações para
Administração apoio e estudos

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 Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
2.4 2.4.2 Execução de atividade de 02 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar ações de con-
Gerir atividades Executar controle interno trole interno e com conteúdo informacional que normalmente
pertinentes à atividades de administrativo podem ser recuperados a partir de outros documentos.
Administração apoio
administrativo
2.5 2.5.1 Elaboração de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para manter o controle dos
Gestão de Planejar e demonstrativo / controles cargos e funções existentes.
recursos formular políticas de cargos e funções
humanos de recursos existentes
humanos Elaboração de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para a extinção de cargos e
demonstrativo / controles funções.
de cargos e funções
extintos
Elaboração de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para manter o controle de
demonstrativo / controle de cargos e funções providos e vagos, independente do supor-
cargos e funções providos e te.
vagos
Elaboração de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental / informações gerados, normalmente
demonstrativos de gastos a partir de banco de dados, e consolidados para demonstrar
com pessoal gastos.
Elaboração de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para controlar vagas (existen-
demonstrativo de vaga para tes e ocupadas) de estágio.
estágio
Definição de políticas de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado a partir do levantamento de
criação de cargos necessidades até a publicação final.
Definição de políticas de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado a partir do levantamento até a
extinção de cargos publicação final.
Definição de políticas de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado a partir da justificativa até a
provimento de cargos autorização final.
2.5.2 2.5.2.1 Prospeção e Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado a partir da justificativa, autori-
Recrutar e Através de concurso operacionalização do zação para abertura e os relacionados a todas as etapas
selecionar público recrutamento preliminares à realização do concurso.
recursos Execução 10 anos Eliminação - Conjunto documental gerado a partir das inscrições e re-
humanos cursos bem como os referentes às ações e controles ne-
cessários para a aplicação das provas.
- Ao preparar a documentação para a eliminação, deve-se re-
tirar os dossiês que estão subjudice e guardá-los até a reso-
lução do processo.
Resultados / homologação Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado contendo os espelhos de pro-
vas e os aprovados e reprovado, com as respectivas notas,
classificação final e recursos gerados.

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 Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
2.5 2.5.2 2.5.2.1 Estudo da vida pregressa 06 anos Eliminação - Conjunto de informações geradas para averiguar a vida do
Gestão de Recrutar e Através de concurso candidato antes de seu ingresso no serviço público (Polícia
recursos selecionar público Civil).
humanos recursos 2.5.2.2 Prospecção e Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado a partir da justificativa e auto-
humanos Através de operacionalização do rização para abertura, bem como os relacionados a todas as
contratação recrutamento etapas preliminares à realização do concurso.
emergencial / Execução 10 anos Eliminação - Conjunto documental gerado a partir das inscrições e re-
temporária cursos bem como os referentes as ações e controles ne-
cessários para aplicação da prova.
- Ao preparar a documentação para a eliminação, devem-se
retirar os processos que estão subjudice e guardá-los até a
resolução do processo.
Resultados / homologação Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado contendo os espelhos das
provas, os aprovados e reprovados com respectivas notas,
classificação final e os recursos gerados.
2.5.2.3 Operacionalização do 02 anos após o Eliminação - Conjunto documental gerado por ocasião do ingresso do
Através de estágio ingresso desligamento do estagiário no Estado.
educacional estagiário
2.5.3 2.5.3.1 Publicação 10 anos após Eliminação - Conjunto documental gerado para viabilizar a nomeação de
Ingresso no Nomeação homologação da servidores.
serviço público extinção do
vínculo
Avaliação física de 10 anos após Eliminação - Conjunto documental gerado a partir da inspeção médica,
servidores efetivos e de homologação da física e mental para ingresso no serviço público e avaliação
cargo em comissão extinção do da capacidade laboral, benefícios e serviços relacionados à
vínculo saúde do servidor.
Nomeados sem posse 06 anos após Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar a desistência,
publicação no os inaptos e os candidatos que não preencheram os requisi-
Diário Oficial do tos.
Estado – DOE
2.5.3.2 Assinatura de termo de 02 anos após a Eliminação - Conjunto documental gerado para atender os requisitos le-
Posse posse homologação da gais quando do ingresso no serviço público.
extinção do
Publicação vínculo
2.5.3.3 Cumprir estágio probatório 06 anos após Eliminação - Conjunto documental referente a avaliação e controle do
Exercício extinção do estágio probatório.
Publicação vínculo
2.5.4 2.5.4.1 Solicitação 10 anos após a Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar todas as movi-
Movimentação Afastamento homologação da mentações do servidor durante a sua vida funcional.
funcional Concessão extinção do
vínculo

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 Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
2.5 2.5.4 2.5.4.2 Solicitação 10 anos após a Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar todas as movi-
Gestão de Movimentação Alteração de carga homologação da mentações do servidor durante a sua vida funcional.
recursos funcional horária Concessão extinção do
humanos 2.5.4.3 Solicitação vínculo
Aproveitamento
Concessão
2.5.4.4 Solicitação
Cedência
Concessão
2.5.4.5 Solicitação
Disponibilidade
Concessão
2.5.4.6 Solicitação
Lotação / Relotação
Concessão
2.5.4.7 Solicitação
Readaptação
Concessão
2.5.4.8 Solicitação
Recondução
Concessão
2.5.4.9 Solicitação
Redistribuição
Concessão
2.5.4.10 Solicitação
Reintegração
Concessão
2.5.4.11 Solicitação
Reversão
Concessão
2.5.4.12 Solicitação
Substituição
Concessão
2.5.4.13 Solicitação 02 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar todas as movi-
Remoção mentações do servidor durante a sua vida funcional.
Concessão
2.5.5 2.5.5.1 Execução do programa Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para constituição de cursos,
Formar e qualificar Formar recursos hu- pedagógico como o conteúdo programático, material didático.
recursos humanos manos em caráter
após nomeação obrigatório

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 Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
2.5 2.5.5 2.5.5.1 Instrumentos de avaliação e 06 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para acompanhar a frequência
Gestão de Formar e Formar recursos de frequência e os instrumentos elaborados para avaliar e acompanhar os
recursos qualificar recursos humanos em caráter resultados do aluno ao longo do curso.
humanos humanos após obrigatório
- A contagem do prazo de 06 anos inicia-se após a ciência
nomeação
do servidor acerca do resultado final do curso.
Resultado final / Conclusivo Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para compilar o resultado final
das avaliações realizadas pelo aluno.
2.5.5.2 Execução do programa Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para constituição de cursos,
Qualificar recursos pedagógico como o conteúdo programático, material didático.
humanos em caráter Instrumentos de frequência 02 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar a frequência do
opcional servidor.
Comprovação de 01 ano Eliminação - Não gera documento original visto que o funcionário apre-
participação senta o certificado para fins de registro para promoção.

2.5.6 Instrumentos de avaliação 30 anos após a Eliminação - Conjunto documental gerado para avaliar, compilar e publi-
Conceder aposentadoria car as promoções.
promoções Compilação de dados

Oficialização divulgada
2.5.7 2.5.7.1 Solicitação 10 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para averiguar afastamentos
Conceder direitos Conceder funcionais e possíveis pagamentos a título de indenizações
e vantagens indenizações Concessão (Ajuda de custo, Diárias, Transporte). Lei 10.098/1994, Arti-
go 89.
Cancelamento

Indeferimento
2.5.7.2 Solicitação 30 anos após a Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar a concessão
Conceder aposentadoria das gratificações previstas na legislação vigente, bem como
gratificações Concessão seus cancelamentos e indeferimentos. Lei 10.098/1994, Ar-
tigo 100.
Cancelamento
2.5.7.3 Solicitação 10 anos após a Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar a concessão de
Conceder licenças aposentadoria qualquer licença prevista na legislação vigente, bem como
Concessão os cancelamentos. Lei 10.098/1994, Artigo 128.

Cancelamento
2.5.7.4 Solicitação 30 anos após a Eliminação - Conjunto documental gerado para comprovar a concessão
Conceder a aposentadoria do direito à inatividade bem como documentos referentes a
inatividade Concessão averbação de tempo de serviço.

Cancelamento

Revisão

7
 Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
2.5 2.5.7 2.5.7.5 Solicitação 30 anos após a Eliminação - Conjunto documental gerado para conceder direitos, após
Gestão de Conceder direitos Conceder aposentadoria a morte, aos herdeiros.
recursos e vantagens Pensão Concessão
humanos
Cancelamento

Revisão
2.5.7.6 Comprovação do acidente 60 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para averiguar e comprovar
Averiguar e ressarcir acidentes ocorridos pelo exercício do trabalho ou no percur-
Acidentes de Concessão so da residência para o trabalho e vice-versa. Lei Comple-
trabalho mentar 10.098/1994, Seção III – Da licença por acidente em
Revisão serviço. IN SARH 003/1998.
Indeferimento 10 anos Eliminação
Ressarcimento de 10 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para ressarcir todos os gas-
despesas tos realizados pelo servidor relativos ao tratamento decorren-
te ao acidente de serviço. Lei Complementar 10.098/1994,
Seção III – Da licença por acidente em serviço. IN SARH
003/1998.
2.5.8 Solicitação do registro das 05 anos Eliminação - Conjunto documental sigiloso apresentado por agente pú-
Apurar infrações e declarações de bens aos blico no exercício de cargo ou emprego público estadual
irregularidades agentes públicos composto pelo registro das declarações de bens com indi-
cometidas pelo cação das fontes que constituem o seu patrimônio (Decreto
servidor nº 48.706 / 2011).
2.5.8.1 Verificação do cumprimento 05 anos após Eliminação - Conjunto documental gerado para averiguar irregularidades
Através de de normas e procedimentos julgamento de procedentes e ou a atuação das corregedorias e ouvidorias.
sindicância contas pelo TCE
Recebimento de denúncias

Averiguações

Conclusão das
averiguações

Aplicação de penalidade
disciplinar

Absolvição

8
 Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
2.5 2.5.8 2.5.8.2 Verificação do cumprimento 36 anos Recolhimento Conjunto documental gerado, a partir do resultado da sindi-
Gestão de Apurar infrações e Através de processo de normas e procedimentos cância, para efetuar a apuração e punição de faltas graves
recursos irregularidades administrativo- dos servidores públicos. MEIRELLES, Hely Lopes. Direito ad-
humanos cometidas pelo disciplinar Recebimento de denúncias ministrativo brasileiro. 32ª ed., São Paulo, 2006, p.693.
servidor
Averiguações

Conclusão das
averiguações

Aplicação de penalidade
disciplinar

Absolvição
2.5.9 Controle de frequência 06 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para controlar a efetividade
Controlar a nas diversas unidades administrativas do Estado.
efetividade de Consolidação da efetividade 40 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para reunir e consolidar os
pessoal dados da efetividade das diversas unidades administrativas,
pelo órgão competente para este fim.
2.5.10 Elaboração da folha de 90 anos a partir Eliminação - Conjunto de informações reunidas em banco de dados, que
Gerir os pagamento da geração da consolidam os direitos e vantagens, para fins de compor o
vencimentos dos folha vencimento mensal do servidor.
servidores
2.5.11 Por demissão 10 anos após Eliminação - Conjunto documental gerado por ocasião da saída do ser-
Extinguir o vínculo homologação da vidor / funcionário do quadro de pessoal do Estado.
Por exoneração extinção do
vínculo
Por falecimento
2.5.12 Solicitação concedida 60 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar a concessão de
Conceder progressão de nível para servidores do Quadro Geral dos
Progressão Cancelamento Funcionários Públicos do Estado, prevista na legislação vi-
gente, bem como o cancelamento ou indeferimento. (Decre-
Solicitação indeferida 10 anos Eliminação to 50.329 / 2013)
2.6 2.6.1 Elaboração de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental elaborado para classificar, avaliar,
Gestão do Gerir o patrimônio procedimentos jurídicos- descrever e disponibilizar a informação.
patrimônio do documental administrativos
Estado
2.6.2 2.6.2.1 Recebimento e Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado a partir da possibilidade do
Gerir o patrimônio Proceder ao incorporação do bem imóvel ser adquirido, nas diversas modalidades previstas
imobiliário recebimento, à pela legislação bem como a legalização, o destino final, as
incorporação e à Acompanhamento geral do reformas e os documentos referentes a possíveis vendas.
administração do imóvel
imóvel

9
 Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
2.6 2.6.2 2.6.2.2 Tombamento histórico do Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para demonstrar o valor cultu-
Gestão do Gerir o patrimônio Promover o imóvel ral do imóvel, até a oficialização do tombamento.
patrimônio do imobiliário tombamento
Estado histórico do imóvel
2.6.3 Controle da frota Enquanto Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar e manter infor-
Gerir meios de operacional mações sobre os meios de transportes do Estado.
transporte do Legalização do veículo 02 anos após a Eliminação - Conjunto documental gerado para acompanhar a vida útil
Estado desativação do do carro
veículo
Abastecimento 02 anos Eliminação

Manutenção
Controle de desativação da 05 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para informar a desativação
frota da frota.
2.6.4 Aquisição 05 anos após o Eliminação - Conjunto documental gerado a partir da solicitação até o
Gerir patrimônio julgamento de processo final de aquisição, bem como os gerados para
mobiliário Registro e contas pelo TCE manter o controle e / ou tombamento e a manutenção dos
acompanhamento bens.

Manutenção
2.6.5 Arrolamento de baixas, 05 anos após o Eliminação - Conjunto documental gerado quando o Estado transfere
Alienar bens alienação e transferência de julgamento de propriedades sob a forma de venda, permuta, doação, dação
bens patrimoniais do contas pelo TCE em pagamento, investidura, legitimação de posse ou con-
Estado cessão de domínio. MEIRELLES, Hely Lopes. Direito adminis-
trativo brasileiro. 32ª ed., São Paulo, 2006, p.534.
2.7 2.7.1 Aquisição de bens de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar todas as infor-
Adquirir e gerir Aquisição de capital (prédios, terrenos, mações desde a solicitação até o recebimento do bem. Lei
insumos, material bens e máquinas, praças, parques, 4.320/64, 8.666/93 e Lei Complementar 101/05.
permanente, de contratação de estradas...)
consumo e serviços Contratação de serviços Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar os dados, des-
serviços para recuperação e de o projeto até a finalização da escolha da empresa res-
construção de bens de ponsável pelo serviço. Lei 4.320/64, 8.666/93 e Lei Comple-
capital mentar 101/05.
Aquisição de bens de 05 anos após o Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar todas as infor-
consumo julgamento de mações desde a solicitação até o recebimento do bem. Lei
contas pelo TCE 4.320/64, 8.666/93 e Lei Complementar 101/05.
Aquisição de insumos 05 anos após o Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar todas as infor-
julgamento de mações desde a solicitação até o recebimento dos insu-
contas pelo TCE mos. Lei 4.320/64, 8.666/93 e Lei Complementar 101/05.
ou enquanto
vigente a garantia,
se o prazo for
maior

10
 Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
2.7 2.7.1 Contratação de serviços 05 anos após Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar os dados, a par-
Adquirir e gerir Aquisição de diversos término do tir da solicitação pelo órgão, até a escolha da empresa res-
insumos, material bens e contrato ponsável pelo serviço. Lei 4.320/64, 8.666/93 e Lei Comple-
permanente, de contratação de mentar 101/05.
consumo e serviços 2.7.1.1 Cadastro de fornecedores Enquanto Eliminação - Conjunto documental gerado para manter os dados da em-
serviços Registrar operacional presa, assim como os documentos atualizados para habili-
fornecedores tação em processo licitatório.
2.7.2 Recebimento de material 02 anos após Eliminação - Conjunto documental gerado para receber, incorporar no
Distribuir material vigência do estoque e controlar as saídas de material.
permanente e de Controle de estoque do contrato
consumo material de consumo e
permanente

Distribuição
2.7.3 Execução, Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar o contrato e to-
Acompanhar acompanhamento e das as alterações durante sua vigência até a rescisão.
contratos rescisão contratual para
serviços de recuperação e
construção de bens de
capital
Execução, 05 anos após Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar o contrato, as
acompanhamento e término do alterações e controles criados durante sua vigência até sua
rescisão contratual para contrato rescisão.
serviços diversos
Execução, Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar o contrato e to-
acompanhamento e das as alterações durante sua vigência, até a rescisão.
rescisão contratual para
aquisição de bens de
capital
Execução, 05 anos após o Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar o contrato e to-
acompanhamento e julgamento de das as alterações durante sua vigência até a rescisão.
rescisão contratual para contas pelo TCE
aquisição de bens de
consumo
Execução, 02 anos após o Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar o contrato e to-
acompanhamento e término das das as alterações durante sua vigência até a rescisão.
rescisão contratual para garantias
aquisição de insumos
2.8 2.8.1 2.8.1.1 Promover avaliação de bens 10 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para proceder avaliação de
Gerir a receita do Administrar a Implementar políticas bens, para fins de inventário e / ou separações.
Estado tributação do de tributos no Estado
Estado

11
 Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
2.8 2.8.1 2.8.1.1 Promover programas de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar as campanhas
Gerir a receita do Administrar a Implementar políticas educação tributária de educação tributária, desde sua criação, até o resultado
Estado tributação do de tributos no Estado final.
Estado
2.8.1.2 Fiscalizar as ações do 05 anos após o Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar e acompanhar o
Promover a contribuinte (sonegação, trânsito em processo de fiscalização, desde a autuação do contribuinte,
fiscalização circulação de julgado da ação as recorrências administrativas até a decisão final.
mercadorias...) judicial
Gerenciar a aplicação de 05 anos após o Eliminação - Conjunto documental gerado para registrar e acompanhar o
infrações trânsito em processo de fiscalização, desde a autuação do contribuinte,
julgado da ação as recorrências administrativas até a decisão final.
judicial
Emitir instrumentos de 30 anos Eliminação - Conjunto de guias geradas para arrecadação de impostos.
arrecadação de impostos
Emitir instrumentos de ar- 10 anos Eliminação - Conjunto documental formado por guias geradas para o
recadação de taxas e con- pagamento de taxas e contribuições.
tribuições diversas
2.8.2 2.8.2.1 Gerenciar a Gerenciar a inadimplência 15 anos após o Eliminação - Conjunto documental gerado para efetuar cobranças admi-
Executar e inadimplência do contribuinte (cobrança, trânsito em nistrativas e judiciais do contribuinte, assim como gerar
controlar as cadastro de devedores) julgado ou o banco de informações dos inadimplentes.
atividades de arquivamento
arrecadação judicial da ação
Reavaliar atos de cobrança 15 anos após o Eliminação - Conjunto documental gerado para devolver recursos recebi-
(restituições) trânsito em dos indevidamente, pelo Estado.
julgado ou o
arquivamento
judicial da ação
Gerenciar créditos extintos 05 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para a cobrança administrati-
va e judicial (Créditos extintos cfe. Art. 156 do CTN).
2.8.2.2 Gerenciar a Avaliar o processo de 02 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para acompanhar constante-
arrecadação arrecadação mente a entrada de recursos, pelo processo de arrecada-
ção.

Consolidar dados de Enquanto Recolhimento - Conjunto documental constituído dos dados gerados no
arrecadação operacional acompanhamento da arrecadação, para fins estatísticos, ge-
renciais e históricos.
2.9 2.9.1 Solicitação de pagamento 10 anos Eliminação - Conjunto documental gerado pelas diversas unidades ad-
Executar a Acompanhar e ministrativas do Estado, com objetivo de quitar débitos com
gestão financeira executar a fornecedores, prestadores de serviço.
e orçamentária do programação
Estado financeira Programação de 05 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para informar diariamente a
pagamento disponibilidade financeira que possui o Estado e os paga-
mentos que poderão ser efetuados.
Movimentação financeira

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 Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
2.9 2.9.1 Realização de pagamentos 10 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para comprovar os pagamen-
Executar a Acompanhar e tos efetuados e o fechamento dos dados.
gestão financeira executar a Contabilização dos gastos
e orçamentária do programação
Estado financeira
2.9.2 Administração da dívida Enquanto Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar as informações
Acompanhar, operacional referentes à administração da dívida do Estado com a União.
administrar e Negociação da dívida
controlar a dívida
pública Pagamento de dívidas
2.10 2.10.1 Realização de auditorias Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar as ações de
Exercer o Fiscalizar a internas controle sobre a aplicação dos recursos orçamentários, pe-
controle interno arrecadação e las unidades administrativas.
aplicação dos Realização de controle
recursos preventivo
orçamentários / Realização da contabilidade 15 anos Eliminação - Conjunto documental gerado a partir das informações refe-
financeiros geral do Estado rentes aos recursos arrecadados e os pagamentos realiza-
dos, para o fechamento do orçamento.

2.10.2 Realização de inspeções e Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para registrar as ações de
Fiscalizar a correições internas controle sobre a aplicação dos procedimentos administrati-
regularidade das vos.
atividades
desenvolvidas

Função 3: Desenvolver diretrizes e políticas de justiça e segurança pública

Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
3.1 3.1.1 Planejamento de diligências 20 anos Recolhimento - Conjunto documental gerado para realizar ações preventi-
Desenvolver Analisar e operações vas de segurança.
políticas de informações para
- Documentação sujeita a classificação, conforme legislação
inteligência e a elaboração de
vigente no país.
ações preventivas cenários,
de segurança objetivos,
pública estratégias e
políticas
3.1.2 Manter banco de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto de informações geradas para dar suporte ao pro-
Desenvolver e informações cesso investigatório.
manter redes de Atualizar o controle de 05 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para a manutenção e preser-
comunicação equipamentos vação dos equipamentos.
3.1.3 Identificação civil e criminal 130 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para produzir informações a
Identificar e do cidadão respeito do cidadão.
cadastrar o - Prazo a contar do nascimento do cidadão.
cidadão
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 Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
3.1 3.1.4 3.1.4.1 Registro da arma Enquanto vigente Eliminação - Conjunto documental gerado para controlar e fiscalizar a
Desenvolver Controlar e Controlar e fiscalizar mediante emissão do registro e porte de armas. Não considerar armas
políticas de fiscalizar a o porte e registro de microfilmagem de posse da PC.
inteligência e fabricação, armas / Microfilmes
- Porte de armas: emitidos pela PC até 2003, atualmente o
ações preventivas armazenamento, recolhidos ao
órgão não produz mais esta documentação.
de segurança transporte, DAME/PC
pública comércio e
emprego de Concessão do porte de 05 anos após Eliminação
armas, munições, arma expirada a
explosivos e validade
produtos 3.1.4.2 Cadastro e atualização de Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para controlar e fiscalizar as
químicos Controlar e fiscalizar dados munições, explosivos e produtos químicos.
agressivos e a munição, Habilitação e renovação de 02 anos Eliminação
corrosivos explosivos e licença
produtos químicos
3.2 3.2.1 Registro de ocorrência 05 anos Eliminação - Conjunto documental gerado e que não origina a instaura-
Exercer as Registrar e apurar ção de qualquer procedimento policial.
atividades de as infrações Instaurar diligências de Enquanto Recolhimento - Conjunto documental gerado na apuração e investigação
Polícia Judiciária penais e civis investigação policial nos operacional das infrações cometidas pelo cidadão, quando for enviado ou
e Polícia crimes contra a pessoa não para o Judiciário.
Ostensiva *OBSERVAÇÃO
Instaurar diligências de 20 anos Recolhimento - Provas materiais: quando consideradas documentos de ar-
investigação policial nos por quivo, acompanham o critério de avaliação do Inquérito Poli-
crimes contra o patrimônio amostragem cial.
Instaurar diligências de
investigação policial nos
crimes contra o consumidor
Instaurar diligências de
investigação policial nos
crimes contra a fazenda
pública
Instaurar diligências de
investigação policial nos
crimes contra o meio
ambiente e saúde
Instaurar diligências de
investigação policial nos
delitos de trânsito
Instaurar diligências de
investigação policial de
desaparecimento de
pessoas

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 Etapas de desenvolvimento
Subfunção Série Subsérie Prazo de guarda Destinação Dados complementares
da atividade
3.2 3.2.1 Elaboração de laudos 20 anos Eliminação - Conjunto documental gerado para auxiliar na identificação
Exercer as Registrar e apurar periciais das causas da ocorrência (anexo ao inquérito policial).
atividades de as infrações
- Avaliação corresponde a cópia que permanece no órgão de
Polícia Judiciária penais e civis
origem.
e Polícia
Ostensiva *OBSERVAÇÃO Consolidação de dados Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado nas unidades competentes
para consolidar informações que demonstram as várias
Elaboração de estatísticas tendências da criminalidade, entre outros.
3.3 3.3.1 Acompanhamento da Enquanto vigente Recolhimento - Conjunto documental gerado para acompanhar o preso, a
Administrar e Cumprir a execução penal partir do ingresso no sistema penitenciário até sua
executar a execução penal liberação. Contém os registros da vida prisional,
política Acompanhamento do educacional, laboral e médica.
penitenciária do desenvolvimento
Estado educacional e laboral do
preso

Acompanhamento da saúde
física e mental do preso
Pagamento de 10 anos Eliminação Conjunto documental gerado para efetuar o pagamento da
remuneração para o remuneração que o apenado recebe pelo trabalho realizado
apenado dentro do Sistema Prisional.

* OBSERVAÇÃO: Os documentos classificados na Função 3, Subfunção 3.2, série 3.2.1 produzidos no período de 1964 a 1985, devem ser avaliados, considerando os
seguintes prazos de guarda:

3.2 3.2.1 Registro de ocorrência 05 anos Recolhimento - Conjunto documental gerado e que não origina a instaura-
Exercer as Registrar e apurar ção de qualquer procedimento policial.
atividades de as infrações
Polícia Judiciária e penais e civis Instaurar diligências de Enquanto Recolhimento - Conjunto documental gerado na apuração e investigação
Polícia Ostensiva investigação policial nos operacional das infrações cometidas pelo cidadão, quando for enviado ou
crimes contra a pessoa não para o Judiciário.

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