Procedimento

CONTROLE DE DOCUMENTOS E REGISTROS

Revisão: XX Data: 05/01/2017 Código: PR-SGQ-001 Pág: 1/

Elaborador por:
Aprovado por:

DESCRIÇÃO DA ÚLTIMA
ALTERAÇÃO:

1 - Objetivo
Estabelecer a metodologia para elaboração, aprovação, reaprovação, revisão e
cancelamento de documentos do Sistema de Gestão da Qualidade, bem como, para
identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e disposição final.

2 - Descrição das Atividades

A documentação do Sistema de Gestão, incluindo seus registros, encontra-se disponível em
meio físico e/ou eletrônico, conforme a conveniência da organização e sua aplicação em
cada processo.

3 - Estrutura
TIPO DE DOCUMENTOS

ATENÇÃO: Este documento é propriedade do GRUPO SEI e como tal, exige tratamento como documento confidencial. Reprodução, cópia, CÓPIA VÁLIDA EM
abertura perante terceiros e uso para fins diferentes dos acordados são estritamente sujeitos à prévia permissão por escrito pelo GRUPO SEI. FORMATO ELETRÔNICO
CÓPIA NÃO CONTROLADA QUANDO IMPRESSA E/OU SALVA FORA DO DIRETÓRIO \\dna\GRUPO-SEI\ISO 9001-2008 (SGQ)
 Procedimento

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SIGLA DOCUMENTO
Manual do Sistema de Gestão
Descreve o escopo, a Política do Sistema, as diretrizes, os objetivos e os procedimentos
MQ globais, bem como a interação dos processos e a correlação entre os diversos tipos de
atividades e documentações do Sistema de Gestão.

Outros Documentos
Documentos comuns a toda organização, e orientam como o Sistema da qualidade
OD
deverá atender em situações atípicas, não contempladas em seus procedimentos.

Formulário
Utilizado para registrar dados, informações, cadastros ou controle de determinadas
FM
situações, além de promover a rastreabilidade da execução de determinadas atividades.
PR – Procedimentos do Sistema de Gestão
PR Apresenta e descreve as atividades de um processo.

Apresenta e descreve as atividades específicas para cada contrato ou atividade

IT
operacional.
Demais documentos tais como: Planejamentos, Indicadores, Registros e outros, são
utilizados como suporte e apoio ao funcionamento ao Sistema de Gestão não possuindo as
características de documentos mencionados, podendo existir em meio físico e/ou eletrônico.

3.1. Organização e Padronização da Documentação

Com a finalidade de garantir uma boa organização e padronização de toda documentação

do SGQ, os seguintes itens são observados, sempre que possível:

 CABEÇALHO
LOGOMARCA

Título

REVISÃO: DATA: CÓDIGO PÁGINA:

Elaborador por:
Aprovado por:

 IDENTIFICAÇÃO DE REVISÃO (somente na primeira página):

ATENÇÃO: Este documento é propriedade do GRUPO SEI e como tal, exige tratamento como documento confidencial. Reprodução, cópia, CÓPIA VÁLIDA EM
abertura perante terceiros e uso para fins diferentes dos acordados são estritamente sujeitos à prévia permissão por escrito pelo GRUPO SEI. FORMATO ELETRÔNICO
CÓPIA NÃO CONTROLADA QUANDO IMPRESSA E/OU SALVA FORA DO DIRETÓRIO \\dna\GRUPO-SEI\ISO 9001-2008 (SGQ)
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DESCRIÇÃO DA ÚLTIMA
ALTERAÇÃO:

 RODAPÉ (Todas as páginas se disponível em meio eletrônico):

ATENÇÃO: Este documento é propriedade do GRUPO SEI e como tal, exige tratamento como documento confidencial. Reprodução, CÓPIA VÁLIDA EM
cópia, abertura perante terceiros e uso para fins diferentes dos acordados são estritamente sujeitos à prévia permissão por escrito pela FORMATO ELETRÔNICO
CÓPIA NÃO CONTROLADA QUANDO IMPRESSA E/OU SALVA FORA DO DIRETÓRIO \\dna\GRUPO-SEI\ISO 9001-2008 (SGQ)

4 - CONTROLE DE DOCUMENTOS
4.1. EMISSÃO E APROVAÇÃO

Qualquer colaborador da organização pode identificar a necessidade de elaborar ou revisar

um documento. Com a necessidade identificada, o documento deve ser redigido em
linguagem adequada ao usuário, facilitando seu entendimento. Na redação,
preferencialmente, são envolvidas pessoas com conhecimento necessário para tal.

O conteúdo dos documentos é livre, podendo conter: objetivo, termos e definições,

responsabilidades, descrição das atividades (o que, quem, como, quando), registros
aplicáveis, observações complementares.
Todo documento deve passar pela codificação e controle do SGQ que irá controlar as cópias
e a publicação do documento, bem como, analisá-lo criticamente antes de sua publicação
para verificar se não há divergências com outros documentos do SGQ, com requisitos legais
aplicáveis ou requisitos normativos.

Os documentos devem ser aprovados pela Alta Direção. A aprovação acontece em Lista
Mestra de Controle de Documentos de origem interna.

Na ausência/impossibilidade da Alta Direção os procedimentos poderão ser aprovados pelo

gestor autorizado pela Alta Direção com autoridade definida para aprovar os documentos.

ATENÇÃO: Este documento é propriedade do GRUPO SEI e como tal, exige tratamento como documento confidencial. Reprodução, cópia, CÓPIA VÁLIDA EM
abertura perante terceiros e uso para fins diferentes dos acordados são estritamente sujeitos à prévia permissão por escrito pelo GRUPO SEI. FORMATO ELETRÔNICO
CÓPIA NÃO CONTROLADA QUANDO IMPRESSA E/OU SALVA FORA DO DIRETÓRIO \\dna\GRUPO-SEI\ISO 9001-2008 (SGQ)
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4.2. REVISÕES E ALTERAÇÕES

A descrição das alterações ocorridas na última revisão é indicada no item “HISTÓRICO DE

ÚLTIMA REVISÃO” na primeira página de cada documento.

Os documentos obsoletos ou excluídos do Sistema são removidos das pastas de

documentos controlados e eliminados. Deverá ser mantida a última versão em meio
magnético no Escritório da Qualidade em pasta identificada como “Documento Obsoleto” e,
caso forem mantidas cópias físicas, estas deverão ser identificadas com uma tarja ou
carimbo de “OBSOLETO”, para fins de consulta.

4.3. CONTROLE E DISTRIBUIÇÃO DE CÓPIAS

As cópias físicas impressas recebem o carimbo ou identificação de “CÓPIA
CONTROLADA” no rodapé e o controle de distribuição é feito através da Lista de Controle
de Documentos.
As cópias físicas enviadas para clientes, fornecedores e outras partes solicitantes recebem o
carimbo ou identificação de “CÓPIA NÃO-CONTROLADA” no rodapé.

4.4. OBSOLETOS E EXCLUÍDOS

As cópias físicas são recolhidas nas áreas, destruídas e eliminadas através da prática de
coleta seletiva de resíduos, podendo ser aproveitadas como rascunho, desde que anuladas
a escrita com um traço.
São mantidos em arquivo eletrônico pelo SGQ por um período mínimo de 24 meses
(sendo liberados para descarte/exclusão após este período). São protegidos contra uso e
alterações pela área de SGQ, com limite de acesso a esta área e com indicação de
OBSOLETOS, se necessário seu uso por qualquer propósito. Todas as cópias controladas
físicas são eliminadas. Os originais são mantidos no mínimo última versão podendo estar
em meio físico ou eletrônico.

4.5. ARMAZENAMENTO E RECUPERAÇÃO

ATENÇÃO: Este documento é propriedade do GRUPO SEI e como tal, exige tratamento como documento confidencial. Reprodução, cópia, CÓPIA VÁLIDA EM
abertura perante terceiros e uso para fins diferentes dos acordados são estritamente sujeitos à prévia permissão por escrito pelo GRUPO SEI. FORMATO ELETRÔNICO
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Os documentos são arquivados em servidor interno. Os documentos são armazenados no

servidor em pastas apropriadas, devidamente identificados e sob a responsabilidade da área
de TI e SGQ.

São protegidos conforme procedimento “PR-ADM-005 Proteção de Dados em Meio

Eletrônico”.

Os documentos em meio físico são armazenados em pastas devidamente organizadas para

sua preservação e fácil recuperação. A responsabilidade pela preservação destes
documentos é do gestor da área onde estes estão disponíveis e de todos os usuários.

4.6 TREINAMENTO

Todos os colaboradores e terceiros devem ser treinados nos documentos aplicáveis à sua
área/atividade. Evidenciando através de Lista de Presença de Treinamento.

4.7 REEDIÇÃO

Documentos cancelados não são reeditados. Se for necessário documentar processos já

obsoletos que serão reiniciados, um novo documento é elaborado de modo a refletir a
realidade atual.

4.8 DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA

São necessários controles sobre Normas Técnicas, Legislações e Procedimentos de

Fornecedor.
Os demais documentos não possuem obrigatoriedade de controle, pois são considerados
apenas como fonte de consulta, incluindo Catálogos Técnicos, Guias, Publicações e/ou
quaisquer outras literaturas.

a) Normas Técnicas: As Normas Técnicas brasileiras e normas internacionais aplicáveis a

organização são controladas e mantidas em pastas devidamente identificadas nos seus
respectivos setores.
Os documentos de origem externa como: Leis, Decretos, Resoluções, Portarias, etc.,
regulamentam a execução dos serviços e também são usadas para complementar e orientar

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as áreas no desenvolvimento das atividades, estando disponíveis via internet nos sites
específicos e em meio físico nos setores onde houver necessidade.

Os documentos externos aplicáveis à SEI são identificados pelos Gestores das áreas e
controlados na “FM-SGQ-002- Lista Mestra de Documentos Externos”.

Os Gestores das áreas são os responsáveis em assegurar o cumprimento dos documentos

externos aplicáveis.

5 - CONTROLE DE REGISTROS
Os registros são determinados por cada um dos processos ou procedimentos da empresa
onde estes são necessários e são mantidos legíveis, prontamente identificáveis,
recuperáveis, bem como, armazenados, protegidos e com retenção e descarte definidos.

Os registros do Sistema de Gestão da Qualidade são controlados conforme critérios

estabelecidos a seguir.

5.1 IDENTIFICAÇÃO

Os documentos do SGQ do Grupo SEI serão identificados por seu nome ou código de
identificação, sempre que possível.

5.2 ARMAZENAMENTO, PROTEÇÃO, RECUPERAÇÃO, RETENÇÃO E DESCARTE

Os registros da qualidade representam o meio utilizado para conter os dados e informações

referentes aos processos e atividades da SEI. Os registros estão dispostos em meios diversos
(físicos ou eletrônicos) e são mantidos para demonstrar conformidade com os requisitos
especificados e a eficácia operacional do SGQ.

Os dados dos principais processos e atividades que afetam diretamente a qualidade dos
serviços são registrados, arquivados e controlados, permitindo a pronta recuperação pela área
que faz uso desses dados, conforme descrito no documento “Tabela de Registros da Qualidade”
de cada área. Esse documento estabelece os controles para:

Identificação: indicação do registro;

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Armazenamento: local e modo de guarda dos registros;

Proteção: métodos de conservação dos registros;

Recuperação: forma de acessar os registros armazenados;

Retenção: tempo (mínimo) de guarda dos registros;

Disposição: modo de disposição final ou descarte dos registros.

As instalações utilizadas pela SEI, onde são mantidos os registros, previnem danos,
deterioração e perda dos mesmos.

Qualquer que seja o registro da qualidade, após o tempo de retenção, pode ter como descarte o
prolongamento de sua manutenção, arquivo morto ou até a destruição.

Os registros disponíveis em meio eletrônico são protegidos da conforme procedimento “PR-

ADM-005 - Proteção de Dados em Meio Eletrônico”.
Cada área deve garantir que os registros sob sua responsabilidade sejam devidamente
armazenados e protegidos, possam ser recuperados sem demora, sejam mantidos pelo
tempo de retenção devido e sejam descartados.

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