Tema:

 Atributos da comunicação escrita;

 Tipos de relatórios de auditoria;

A comunicação é um processo dinâmico em permanente mutação e evolução não linear,

intrínseca ao próprio homem, pois é a forma que este tem de exteriorizar, de partilhar e
comungar comportamentos, atitudes, sentimentos, ideias e opiniões, obtendo feedback dos
receptores que orientarão novamente a comunicação tendo em vista a compreensão mútua, que é,
afinal, o principal objectivo da comunicação.

Neste sentido, a função de qualquer tentativa de comunicação reside na expectativa de

compreensão e interpretação de uma ou várias mensagens transmitidas com uma intenção
específica. Neste caso, só quando a mensagem for correctamente interpretada e compreendida se
pode dizer que houve comunicação eficiente entre as partes ou pessoas.

A comunicação empresarial se tornou uma estratégia de gestão, na busca pela sobrevivência das
organizações no mercado globalizado. A partir da abertura de canais de comunicação e de
aplicação de uma linguagem correcta, os relacionamentos entre a empresa e seus públicos são
fortalecidos possibilitando, assim, uma maior inteiração e fidelização.

A comunicação nas organizações é um processo vital para as funções Administrativas. É a partir

dos fluxos e dos processos comunicacionais, existentes dentro das instituições, e entre a
organização e seus contactos externos que surgem as condições de sua existência, da sua
sobrevivência e de seu desenvolvimento.

O profissional que ocupa um lugar de destaque nas empresas, participando na gestão de

informação e de comunicação. Ao conhecer a possibilidades dos instrumentos de comunicação
empresarial’ pode proporcionar um suporte às mudanças exigidas pelo mercado

No universo corporativo e competitivo não basta ter uma equipe altamente motivada, formada
por grandes talentos, se a mesma não for informada adequadamente. Desta forma a comunicação
interna é algo prioritário que deve merecer por todos os colaboradores uma atenção especial.
No processo comunicacional existem algumas funções que são importantes para o desempenho
operacional de qualquer organização, assim como os diferentes tipos e instrumentos através dos
quais a comunicação interna flui.

Funções da Comunicação

Segundo Lionel Brault (1992), citado por Ramos H. (1997:5), a comunicação desempenha sete
funções na organização, que resumidamente são:

 A função informativa, que tem como intuito transmitir as diversas informações de que os
colaboradores necessitam saber para o seu bom desempenho;
 A função de integração, cujo objectivo principal é o de incrementar nos colaboradores o
sentimento de pertença, em transmitir os valores fundamentais da organização ao público
interno e ao público externo;
 A função de retroacção que visa essencialmente o retorno (feedback) das mensagens
enviadas;
 A função sinal que se baseia na emissão e multiplicação de sinais e de pequeníssimas
mensagens que permitem a identificação da personalidade e continuidade da organização
num mesmo sentido por parte do público interno;
 A função comportamental existe para indicar ordens claras e indispensáveis e pedir que
se caminhe numa direcção específica. (a função comportamental? Então tem de começar
a frase por: Esta função tem por base….) Tem por base a função imagem, a função
informação e a função retroacção e possibilita a concretização colectiva de decisões. Na
comunicação externa, tem uma continuação lógica junto dos vários públicos, numa
tentativa de aliciamento em relação à organização.
 A função mudança permite a mudança de imagem organizacional e passa pela mudança
real das mentalidades, das atitudes e das relações entre todos os colaboradores, e que
motiva, cria movimentos de retroacção e modifica as relações. O diálogo permanente
entre o interior e o exterior é um factor favorável à mudança. Em relação a esta função,
reforçamos a ideia, já anteriormente referida, de que a imagem organizacional está na
mente dos públicos.
  A função imagem. O objectivo desta função é o de transmitir ao público interno e externo
uma imagem auspiciosa da organização. Mas para nós apenas se pode mudar a imagem,
modificando atitudes, comportamentos e mensagens transmitidas e é a partir destas
modificações, que se irá modificar a imagem que os públicos possuem da organização.
 As funções da comunicação interna visam essencialmente a identificação do colaborador
com os valores e propósitos organizacionais, a divulgação de informações, a explicação
dos objectivos, a orientação, de modo claro, para que qualquer colaborador perceba e
melhore o seu desempenho operacional e o motive nas suas tarefas diárias ajudando na
divulgação positiva da organização para o exterior. Ao aumentar o seu interesse pela
organização, os colaboradores identificam melhor os seus próprios interesses com os da
organização, a boa comunicação estimula a acção e impulsiona um fluxo de
conhecimentos ou informações que afectam a eficiência dos colaboradores e o
desenvolvimento da organização e criam no colaborador uma propensão para a aceitação
das transformações e para a participação numa mudança que lhe seja benéfica

Tipos de comunicação

A comunicação interna deverá revelar-se em todas as direcções, o objectivo é que a comunicação

flua em todos os sentidos. Os responsáveis organizacionais terão de se preocupar com os
aspectos de transmissão de informações, necessárias ao bom desempenho operacional, mas
também, intervir em todas as relações comunicacionais que se geram no dia-a-dia das
organizações.

Conforme refere Guerra et al (2005:443), podemos assim ter três fluxos de comunicação:

 A comunicação ascendente, parte de níveis hierárquicos inferiores. A relação

desenvolvida neste tipo de comunicação é importante para o “ajustamento da eficácia
funcional e para o equilíbrio e flexibilidade normativa”. A comunicação ascendente
possibilita que as chefias conheçam as necessidades, os desejos, as reacções e os
sentimentos dos subordinados, o que é muito importante e factor de avaliação da eficácia.
 A comunicação descendente, parte de níveis hierárquicos superiores. Este tipo de
comunicação expressa-se, sobretudo, através de um “papel normativo e funcional.
 Assume particular importância na divulgação da missão e cultura, dos seus valores e dos
padrões de comportamento”. Os superiores hierárquicos, neste tipo de comunicação, são
“um exemplo, uma referência a seguir, tornando-se imprescindível no desenvolvimento e
consolidação da identidade da empresa”.
 A comunicação horizontal, que se processa de forma não hierárquica, isto é, processa-se
de forma descentralizada e tem papel fundamental na conservação ou não da identidade,
pois “permite um conhecimento mútuo entre os diversos departamentos e secções,
possibilitando o desenvolvimento de um quadro de referência e uma identidade da
empresa como um todo”. Concluímos, que quanto mais interagir, mais o colaborador
aumenta o seu sentimento de pertença à organização, mais se apropria dela e mais
disponibiliza o seu conhecimento, o seu potencial, em prol dela (organização).
 A comunicação multi direccional, concretiza-se no estímulo à circulação da informação
nos sentidos descendente, ascendente e horizontal que, na nossa opinião, funcionará
como factor preponderante no desenvolvimento da organização.

Instrumentos de Comunicação

Segundo Holter (cit. por Evaristo, 1991) As organizações deverão ter a capacidade de
desenvolver formas de comunicação interna que sejam eficazes, e consigam, sobretudo,
proporcionar a todos os colaboradores uma informação correcta sobre tudo o que se passa que
diz respeito ao seu trabalho.

Os meios de comunicação interna existentes podem ser escritos, orais, audiovisuais, electrónicos,
campanhas, programas, etc.

A maioria das organizações ainda utiliza sobretudo a escrita como forma predominante de
realizar a comunicação, usando para isso meio diferentes: manual de acolhimento, newsletters,
comunicações informativas, a intranet, o e-mail, etc. Porém, a comunicação oral é também um
meio eficaz, rápido e recíproco de transmitir informações aos colaboradores e chefias, o que se
faz na maior parte das vezes através das reuniões.
Segundo Pereira, (2011:63) “A comunicação escrita assume um papel relevante na preservação
de documentários, vestígios, registos históricos, datas e arquivos que constituem a memória de
uma cultura individual e colectiva.

Na apresentação de alguns dos meios escritos que se revelam se úteis para promover e divulgar
as pessoas ou instituições, contribuindo deste modo para a construção, manutenção de uma
imagem que se pretende positiva junto dos seus públicos-alvo.

os vários meios de comunicação escrita servem também para a promoção e valorização pessoal e
ou institucional, na medida em que, dão a conhecer o que se pretende fazer, como, de que forma,
com que meios e quais os objectivos.

A empresa e o mercado transformam a empresa em um meio cada vez mais complexo, exigindo
do empresário e sua assessoria, especialmente a de imprensa, um esforço além do natural para
compreender de forma eficiente as informações, publicidades e relações públicas.

O empresário deve saber utilizar os meios de informações a seu favor. Analisando o mercado, é o
cenário político que lhe interessa, divulgando a informação quando sentir a necessidade de se
utilizar os meios de comunicação em seu favor, tudo em benefício da empresa ou organização
exige imponderavelmente habilidade e destreza, optimizando os resultados da empresa, de forma
a buscar a excelência no mercado, este por certo, muito competitivo.

Tipos de Relatório de auditoria

Relatório de auditoria é a ferramenta que o auditor utiliza para demonstrar os erros encontrados,

as evidências analisadas e recomendar as ações preventivas ou corretivas para os processos da
empresa. Esse relatório deverá ser redigido de forma imparcial e objetiva e entregue ao
responsável pela solicitação, assim como a quem ele autorizar.

Normalmente, as empresas o utilizam como informativo para os conselhos administrativos e

fiscais. Vale salientar que o auditor deve priorizar a ética profissional, garantindo a
confidencialidade do conteúdo da auditoria.
No meio corporativo, as informações precisam estar alinhadas conforme a necessidade de cada
usuário. Existem fatores que só são importantes para a alta diretoria, outros precisam ser de
conhecimento setorial. Existem várias formas para se definir os tipos de relatórios. No entanto,
devemos considerar que o relatório já é, por si só, bastante complexo e que a designação de um
tipo ou nomenclatura correcta de nada vale se o conteúdo não estiver à altura das necessidades da
empresa. Porém, o Auditor deve ter estabelecido um sistema de emissão de relatórios que seja
adequado ao momento ou situação, em que os fatos estejam ocorrendo ou forem apurados. Assim
sendo, podemos dividir os relatórios em 5 tipos:

 RELATÓRIOS VERBAIS
 RELATÓRIOS FINAIS ANALÍTICOS
 RELATÓRIOS ESPECIAIS
 RELATÓRIOS PARCIAIS 
 RELATÓRIOS FINAIS SINTÉTICOS

RELATÓRIOS FINAIS SINTÉTICOS

São os que se resumem em uma simples e rápida forma de transmissão de fatos e exigem maior
capacidade do auditor. Como o próprio nome já diz, o Relatório Sintético é aquele que deve ser
utilizado para informar a alta direcção da empresa, de forma rápida e sucinta, sobre o que não vai
bem ou necessita correcção.

Os gerentes dos departamentos de empresas são homens habituados às rápidas decisões,

possuindo grande capacidade de resolver problemas em poucas palavras.

Por essa razão, somos da opinião de que os Relatórios Sintéticos soa os de mais difícil
elaboração, pois devem ter a propriedade de informar os fatos com poucas palavras e da forma
mais abrangente possível, sem que a omissão de um pequeno detalhe prejudique o objectivo
principal.

RELATÓRIOS FINAIS ANALÍTICOS

São os relatórios que devem levar aos sectores auditados todas as informações e detalhes
permissíveis à boa solução dos problemas, sem longas e infindáveis relações numéricas e cifras
que não levam a nada.

Os fatos de menor relevância podem ser encontrados nos papéis de trabalhos, os quais podem ser
gentilmente oferecidos pelo auditor, ou relacionados à parte quando houver necessidade.

O Relatório Analítico é o meio de comunicação que o auditor possui para se relacionar com
todos os sectores envolvidos nos trabalhos realizados. É a forma de se comunicar com os
funcionários em nível de execução. Portanto, devem ser apresentados de maneira clara e simples.

RELATÓRIOS ESPECIAIS

O próprio nome diz tudo. Em nosso entender, os Relatórios Especiais são aqueles que fogem do
quotidiano. Podem ser também considerados Relatórios Confidenciais.

Entende-se por Relatório Confidencial aquele que é solicitado exclusivamente pelo director da
empresa, e que tem interesse exclusivo sobre um determinado assunto. Exemplo: o director da
empresa chama o gerente de auditoria (no qual deposita toda confiança) e pede para que seja
observado um item ou um assunto que só a ele interessa.

Os Relatórios Especiais são também aqueles que reportam as indesejáveis fraudes de maneira
reservada.

RELATÓRIOS PARCIAIS 

Durante as verificações, o auditor muitas vezes se depara com fatos ou ocorrências que devem
ser levadas de imediato ao conhecimento da gerência ou direcção da empresa.

É bastante comum que durante os exames surjam problemas que exijam correcções imediatas
para que se evite a continuidade de falhas e haja tempo suficiente para elaboração do relatório
final.
O Relatório Parcial é o recurso disponível para essa finalidade. Ao efectuar uma auditoria no
departamento pessoal, por exemplo, o auditor constata que uma determinada ali quota da GRPS-
Guia de Recolhimento da Previdência Social, vem sendo calculada erroneamente. Ele deve
imediatamente elaborar um Relatório Parcial comunicando a situação existente e que deve ser
corrigida.

É evidente que esse relatório não terá a sobriedade e a mesma apresentação de um relatório
completo sobre a extensão do ocorrido, porém, atende a necessidade de solucionar o problema.

O Relatório Parcial pode ser apresentado em uma simples folha de papel de trabalho,
devidamente identificada. Este Relatório também serve para comunicar alguma dificuldade ou
qualquer tipo de ocorrência que interfira diretamente no trabalho em execução ou, que de uma
forma ou de outra, possa estar relacionado com a atividade do auditor.

RELATÓRIOS VERBAIS

Os mesmos conceitos dos relatórios escritos são aplicáveis aos Relatórios Verbais, porém com
uma fundamental diferença: não existe rascunho para ser corrigido antes da redação final.

Em um relatório escrito, o auditor pode reescrever parágrafos, mudar orações e períodos, enfim,
aprimorar o texto antes que esteja nas mãos do destinatário. No Relatório Verbal, quando não há
uma boa preparação, o auditor torna-se mais vulnerável e sujeito a expor condições
desfavoráveis a ele. É muito importante considerar a diferença entre o que se fala e o que se
escreve.

O Relatório Verbal possui uma característica que os distingue dos outros tipos de relatórios: é
muito mais rápido.

O aspecto de maior importância a ser considerado pela apresentação de um Relatório Verbal,

refere-se à conduta do auditor para executar a tarefa.

O auditor deve ser muito claro e objetivo, fazendo com que sua fala seja facilmente
compreendida e assimilada, pois ao término de um Relatório Verbal não existem fontes para
serem consultadas sobre o que não ficou claro.
Assim sendo, o Relatório Verbal também deve ser previamente planejado e estruturado, pois o
auditor tem que estar preparado para “prender” a atenção dos seus ouvintes, apresentando os
fatos, recomendações ou sugestões, devidamente fundamentadas para que haja o interesse
comum em solucionar problemas.