O FLUXOGRAMA COMO FERRAMENTA PARA AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE

CONTROLE DE ESTOQUES

Mauricio João Atamanczuk (UTFPR) atamanczuk@hotmail.com

Kazuo Hatakeyama (UTFPR) hatakeyama@utfpr.edu.br
Luiz Alberto Pilatti (UTFPR) lapilatti@utfpr.edu.br

RESUMO
O presente artigo tem por objetivo estudar a utilização da ferramenta fluxograma
para avaliar e corrigir os erros existentes nos procedimentos operacionais de um
sistema de controle de estoque. A atividade logística de controle dos estoques
exerce papel importante, pois, controlar o nível desse ativo representa controlar o
capital de giro investido e melhorar o atendimento aos clientes. O estudo está
voltado para organizações de comércio varejista que se utilizam sistemas
informatizados para realizar esse controle. O principal problema apresentado por
essas organizações é o baixo “grau de acurácia”, ou seja, as quantidades físicas são
divergentes das registrada no sistema. Esse problema apresenta-se devido a grande
variedade de itens vendidos por essas lojas. Uma vez que os gerentes logísticos
utilizam as informações de estoque para realizar a programação das compras,
melhorar o grau de acurácia se torna importante para as organizações. Com a
utilização da ferramenta fluxograma é possível compreender a movimentação de
mercadorias do ponto de vista de origem e destino e avaliar os processos
operacionais que alimentam as informações dos sistemas de controle de estoque
informatizados.

Palavras Chaves: controle de estoques; fluxograma; avaliação.

1 INTRODUÇÃO
A logística tem se destacado como disciplina que se empenha em agilizar e
organizar os processos de movimentação e armazenagem de mercadorias. O
objetivo principal é reduzir custos operacionais para as empresas. No atual mercado
competitivo a utilização de qualquer estratégia ou ferramenta que proporcione
melhorias nos seus desempenhos pode fazer diferença frente aos concorrentes.
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Uma boa administração de materiais e transportes pode ser uma alternativa que
requer baixos investimentos e, além de tudo, proporciona uma otimização dos
recursos, tanto ativos fixos como matérias-primas, utilizados pela empresa na sua
produção ou comercialização.
Os transportes envolvem custos de movimentação, no entanto internamente a
atividade que logística de controle de estoque é essencial para a eficiência dos
processos e no controle de custos da organização.
A utilização de sistemas ERP – Enterprise Resource Planning - agiliza o
acesso as informações e melhoram os resultados em termo de tempo e custo nas
atividades de compra. Além disso, os cálculos e registros em sistemas
informatizados são mais confiáveis do que em sistemas de ficha. Contudo, se a
empresa não consegue manter disponível informações sobre os níveis de estoques
encontrados em seus depósitos, mesmo com o uso de sistemas de controle de
estoques informatizados, perde essa agilidade.
Este artigo tem por finalidade estudar como a ferramenta fluxograma pode
identificar erros nos procedimentos de coleta e transmissão de informações no
processo de controle de estoques de empresas que utilizam sistemas
informatizados.

2 METODOLOGIA
Com o objetivo de demonstrar um procedimento para avaliação e
conhecimento dos erros no processo de controle de estoque do setor de comercio
varejista, o estudo será desenvolvido utilizando-se de pesquisa bibliográfica quanto
a seu meio e de pesquisa metodológica quanto ao seu fim (VERGARA, 1998).
Bibliográfica porque utilizará dados teóricos para explicar a utilização da ferramenta
e metodológica porque informa um método de utilização para a mesma em acordo
com as características de um sistema de controle de estoques.
A pesquisa tem cunho exploratório para atender seus objetivos. Segundo a
definição de Richardson (1999) do ponto de vista de forma de abordagem classifica-
se como pesquisa qualitativa uma vez que não possui instrumentos que quantificam
o processo de análise do problema. Apenas são abordados conceitos genéricos
sobre o assunto.
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3 CONTROLE DE ESTOQUES
Conseguir proporcionar o produto certo, no tempo exato para o consumidor,
sem que a empresa necessite da manutenção do mesmo nos estoques é
praticamente impossível para o ramo de comércio varejista. Manter um certo nível
mínimo de estoques torna-se necessário para a empresa (BALLOU, 1993). Contudo,
a manutenção dos estoques tem a incidência de custo de armazenagem ou
manutenção física e custo financeiro do investimento do capital de giro. Por isso é
necessário um processo de gestão eficiente dos mesmos.
As vantagens apresentadas por Ballou (1993) em relação a correta gestão
são: a melhoria dos serviços de atendimento ao consumidor; os estoques agem
como amortecedores entre a demanda e o suprimento; podem proporcionam
economia de escala nas compras, e agem como proteção contra aumento de preços
e contingências. Wanke (2000) também destaca que pode proporcionar a redução
do CCL – Capital Circulante Líquido e melhorarar os indicadores da empresa.
Para se ter um processo de gestão eficiente, Christopher (1992) afirma que é
necessário um sistema logístico que proporcione respostas rápidas ao gerente. As
informações são essenciais para se ter essa eficiência. Dias (1995) afirma que uma
das funções do sistema de controle de estoque é “fornecer informações sobre a
posição do estoque”. Isso facilita o processo de gestão, consegue-se redução dos
tempos de ressuprimento, melhora da qualidade do atendimento ao cliente e oferece
facilidades nas negociações entre fornecedores, empresa e clientes.
Além desses benefícios internos a confiabilidade das informações do sistema
controle de estoques pode proporcionar a troca das mesmas e de tempos de
ressuprimento com fornecedores e clientes proporcionando um melhor
gerenciamento da cadeia de suprimentos. Para Novaes (2004), a cadeia de
suprimentos é todo o caminho percorrido pelo produto desde a sua produção até
chegar ao consumidor final.
Na visão de Gapski (2003) só é possível obter eficiência no processo logístico
com a manutenção das informações de custo e desempenho. Portanto Cerri (2004)
ressalta-se a importância da empresa adotar sistemas que lhes proporcione
confiabilidade para melhorar a qualidade dos serviços prestados.
Segundo Ballou (1993), esse controle informatizado, além de proporcionar
maior acurácia, pode contribuir para a previsão de vendas o que afeta as decisões
de compras. Bertaglia (2003) ressalta que hoje a preocupação da empresa é que o
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sistema informatizado realmente ofereça as informações precisas sobre os níveis de

estoques eliminando erros de dados e subsidiando as decisões logísticas.

4 SISTEMA E FLUXOGRAMA
As atividades realizadas no controle de estoque se aplicam as empresas
como um sistema. Na visão de Oliveira o sistema consiste em um conjunto de partes
que quando unificadas formam um todo e buscam alcançar determinados objetivos
ou realizar determinadas funções. Esse conjunto de procedimentos, recursos
materiais, patrimoniais e humanos age com vistas a controlar as informações
relativas aos níveis de estoques.
Gomes e Ribeiro (2004) afirmam que a atividade logística, como qualquer
outra deve ser monitorada. Esse controle pode ser exercido pelos sistemas
informatizados. Os sistemas de controle de estoques consistem em coordenar o
fluxo de entrada e saída de mercadorias registrando a entrada e saída de
informações.
Uma ferramenta que pode ser utilizada para avaliar o procedimento
operacional envolvido na movimentação de estoques é o fluxograma. Oliveira (2004)
explica que o fluxograma consiste em uma representação gráfica que apresenta
uma seqüência de um trabalho de forma analítica caracterizando operações e
responsáveis evolvidos no processo. O objetivo é padronizar a representação.
Com a representação das atividades, seguindo o pensamento de Cury (2000)
é possível realizar a revisão, análise e planejamento de rotinas em sistemas a serem
implantados ou já existentes. Além disso, facilita a identificação de deficiências uma
vez que oferece a visualização de todos os passos operacionais.
Para Oliveira (2004) o fluxograma traz maior rapidez na descrição dos
métodos; facilita a localização e identificação de aspectos importantes, e oferece
maior flexibilidade e melhor grau de análise .
As informações, segundo Oliveira (2004), que devem conter no fluxograma
são: tipo de operação; responsáveis por trâmites; sentido de circulação; a unidades
organizacionais e; o volume dos níveis hierárquicos. Como representação gráfica o
fluxograma contribui para a apresentação do real funcionamento dos componentes
de um método administrativo.
Oliveira (2004) aponta três tipos de fluxograma:
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Fluxograma vertical: representação de rotinas simples. Pode ser impresso

com maior facilidade como formulário padronizado. Oferece maior rapidez e clareza
no preenchimento e facilidade de leitura. Facilita a descrição de rotinas, reduz
divergências entre entrevistador e entrevistado e estrutura a proposição de novos
sistemas.
Fluxograma descritivo: Também apontado por Cury (2000) com a
nomenclatura de fluxograma administrativo, descreve o curso das ações e os
tramites de documentos. Mais utilizado para levantamentos e é de elaboração um
pouco mais fácil que o vertical. Além disso, é mais utilizado para rotinas que
envolvem poucas unidades organizacionais.
Fluxograma global ou de coluna: assemelha-se na representação do
fluxograma descritivo com a diferença de que os departamentos formam colunas
pelas quais passam as informações do fluxograma. Cury (2000) aponta este como
um derivado do fluxograma vertical.

5 ANÁLISE DOS DADOS

Aplica-se o estudo as empresas que atuam no setor de comercio varejista e
utilizam sistemas ERP – Enterprise Resouce Planning - para fazer o controle de
seus estoques. Os sistemas ERPs oferecem a integração dos dados de inventário
com dados financeiros. Geralmente essas empresas possuem em seus cadastros
uma grande variedade de itens devido à diversidade de sabores, fragrâncias,
aromas, cores e tamanhos, das mercadorias produzidas pelas industrias. Devido a
este fator o grau de acurácia dessas empresas pode ser baixo.
A ferramenta fluxograma proporciona a análise dos procedimentos
operacionais que alimentam as informações do sistema de controle de estoque.
Para se avaliar esses procedimentos operacionais sugere-se a seguinte seqüência
de passos. Esses passos procuram determinar maior precisão nas informações
sobre o nível de estoques apresentados pelo sistema.

5.1 PRIMEIRO PASSO - DETERMINAÇÃO DA ACURÁCIA

Martins (2001) ensina que para determinar a diferença entre os estoques
físicos e os apontados pelo sistema informatizado pode-se utilizar o calculo do grau
de acurácia. Esse procedimento consiste na contagem física das mercadorias e
comparação com os valores encontrados no sistema informatizado da empresa.
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A formula a ser utilizada, apresentada por Martins (2001) é a seguinte:

Acurácia = Número de itens corretos__
Número total de itens contados
Com a determinação da acurácia é possível determinar a existência dos erros
e encontra em quais setores acontecem o maior número de falhas.

5.2 SEGUNDO PASSO – IDENTIFICAÇÃO DOS SETORES – ELABORAÇÃO DO

ORGANOGRAMA
O mapeamento do processo considerando os elementos que o envolvem e as
atividades realizadas pode-se obter uma analise da eficiência e organização das
atividades logísticas da empresa.
Para realização do mapeamento é necessário conhecer a organização antes.
Identificando todos os setores que a constituem, os responsáveis. Com isso pode-se
realizar o levantamento das atividades e as responsabilidades de cada setor.

5.3 TERCEIRO PASSO: - COLETA DE DADOS – ENTREVISTAS E OBSERVAÇÃO

O terceiro passo consiste nas entrevistas para identificar as atividades
operacionais relativas a movimentação de mercadorias ou movimentação de
informações referentes aos estoques.
Pode-se utilizar um questionário aplicado antes da entrevista para que se
identifique as principais atividades de cada setor. Essas informações facilitam a
condução das entrevistas. As questões devem ser levantadas buscando
informações de como funciona, como são realizados os procedimentos operacionais
de movimentação e como são coletadas as informações relativas aos estoques. Nas
entrevistas devem ser demonstrados as origens, tratamento e destino das
informações e das mercadorias.
Também pode ser utilizada juntamente com a entrevista a observação para
executar a coleta de dados relativos a movimentação de mercadorias. O observador
deve tomar o cuidado para não exercer pressão sob os executores e fazer com que
realizem as atividades de maneira correta apenas quando estão sendo observados.

5.4 QUARTO PASSO – TABULAÇÃO DAS ENTREVISTAS

Os resultados das entrevistas podem ser tabulados baseados no quadro
abaixo. É importante ressaltar que cada atividade, independentemente de haver
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mais de uma em cada setor, deve ser descrita em separado. São importantes
informações relativas à origem e destino de mercadorias e informações.
É importante que sejam descritas detalhadamente cada uma das informações
solicitadas no quadro. Este quadro pode ser o norteador das entrevistas realizadas
no passo anterior uma vez que a mesma visa dois objetivos: o primeiro de identificar
possíveis erros no procedimento e; o segundo de fornecer informações para a
elaboração do fluxograma.

5.5 QUINTO PASSO – ELABORAÇÃO DO FLUXOGRAMA

A elaboração do fluxograma vem a ser o último passo para mapear o
processo de controle de estoque da empresa. Com a utilização das informações da
entrevista aplicados aos princípios do fluxograma ter-se-á a elaboração de todos os
caminhos dos estoques e das informações relativas aos mesmos dentro da
empresa.
O fluxograma administrativo ou descritivo é o ideal para esta avaliação porque
pode representar diversos setores da empresa e as diversas possibilidades de
caminho de um mesmo produto dentro das fases do fluxo.
O fluxograma vem a contribuir para que se conheça todas as atividades
realizadas relativas a estoques e para que os executores tenham maior facilidade
na realização de seu trabalho.

5.6 SEXTO PASSO - AVALIAÇÃO

O processo de avaliação será realizado durante todas as etapas do
levantamento dos dados e elaboração do fluxograma. A estrutura organizacional
será considerada para fins de organização hierárquica dos setores da empresa e
para a correta definição das funções de cada setor. Com a avaliação das atribuições
de cada setor pode-se analisar se tarefas estão ou não sob responsabilidade dos
setores mais adequados dentro do organograma.
A partir da construção do fluxograma é possível identificar a existência de
erros na condução das informações ou da organização do processo. Também, aqui
se pode avaliar a complexidade dos processos e comparar o fluxo de informações
com o fluxo de mercadorias uma vez que, a sugestão é representar no fluxograma
tanto o movimento das mercadorias como das informações relativas a elas.
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5.7 SÉTIMO PASSO – REORGANIZAÇÃO

A reorganização que deve acontecer a partir das informações obtidas no
processo de avaliação, procurando corrigir os erros encontrados. Reuniões em
setores, nas quais são expostos os erros encontrados e proporcionado à técnica do
brainstorm para coletar as sugestões de todos os envolvidos no processo e procurar
melhorar a eficiência. As sugestões a serem aplicadas devem respeitar a ordem
representada na ferramenta fluxograma, ou, modifica-la desde que não deixem
lacunas entre as atividades.

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A gestão de estoques se mostra cada vez mais importante para as empresas
obterem melhores resultados. O uso da tecnologia da informação – TI – só contribui
para a agilidade desse processo. Contudo, somente softwares e hardwares não são
suficientes para obter essa agilidade e precisão. Há necessidade de organização do
processo de coleta de informações e padronização e controle das atividades
operacionais.
A ferramenta fluxograma aplicada segundo os passos acima descritos trará
uma melhor compreensão do processo para o gestor logístico assim como,
possibilita a avaliação do atual sistema adotado pela empresa e fornecerá a base
para a correção dos fluxos errados das informações e mercadorias.
A compreensão e o processo de reorganização farão com que a empresa
obtenha maior acurácia dos seus sistemas informatizados e proporcione melhores
informações para a tomada de decisão.
Contudo, a ferramenta fluxograma limita-se à organização dos caminhos
percorridos por informações e mercadorias durante o processo. Essa ferramenta não
garante a correta execução das atividades operacionais relativas a cada uma das
atividades. Mas, ao mesmo tempo, oferece informações para determinar em que
níveis desse processo podem ser implantados indicadores, através do uso de outras
ferramentas, que garantam a correta execução dos procedimentos operacionais por
parte dos colaboradores da empresa.
A tecnologia está a serviço das empresas mas, é preciso que os gestores
tenham o senso de organização e planejamento necessário para extrair dela os
melhores resultados
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REFERÊNCIAS
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GOMES, Carlos Francisco Simões; RIBEIRO, Priscila Cristina Cabral. Gestão da

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RICHARDSON, Roberto Jarry. Pesquisa social: métodos e técnicas. 3ed. São

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VERGARA, Sylvia Constant. Projetos e relatórios de pesquisa em administração.

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Área: Gestão empresarial: gestão de projetos