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Manual de Rotina do Departamento de Faturamento Revisão Nº:
Data Desta Revisão:

Instituição Adventista Central Brasileira de Educação e Assistência Social

Hospital Adventista do Pênfigo

MANUAL DE NORMAS, ROTINAS E

PROCEDIMENTOS

DEPARTAMENTO DE FATURAMENTO

Campo Grande – MS

2008
Elaboração: Lucio Mauro da Silva Aprovação SESMET: Tania Mara R. S. Terra

Aprovação Comitê da Qualidade: Data: Aprovação da Diretoria: Data:

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Karla Lemes Jocelmo Mews
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Manual de Rotina do Departamento de Faturamento Revisão Nº:
Data Desta Revisão:

Visão
Ser um centro de referência em saúde

Missão

Promover a saúde física, mental e espiritual, seguindo o exemplo do Senhor Jesus, o Médico
dos médicos

Valores

O amor a Deus e ao próximo tendo o paciente como centro das atenções, e respeito aos
princípios bíblicos, a ética profissional em todas as suas esferas e a qualidade na prestação
de serviços.

Elaboração: Lucio Mauro da Silva Aprovação SESMET: Tania Mara R. S. Terra

Aprovação Comitê da Qualidade: Data: Aprovação da Diretoria: Data:

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Manual de Rotina do Departamento de Faturamento Revisão Nº:
Introdução Data Desta Revisão:

Sumário

Conteúdo
Introdução ......................................................................................................................................... 4
1. Protocolo de Guias Ambulatoriais ........................................................................................... 6
1.1. Treinamento ................................................................................................................... 9
1.2. Item de Controle ............................................................................................................. 9
2. Faturamento de Guias Ambulatoriais.................................................................................... 10
2.1. Faturamento das Guias Ambulatoriais - UNIMED .......................................................... 10
2.2. Faturamento das Guias Ambulatoriais - CASSEMS ......................................................... 14
2.3. Faturamento de Guias Ambulatoriais (Outros convênios) .............................................. 17
2.4. Treinamento ................................................................................................................. 18
2.5. Item de Controle ........................................................................................................... 18
Referência Bibliográfica ............................................................................................................ 19

Elaboração: Lucio Mauro da Silva Aprovação SESMET: Tania Mara R. S. Terra

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Introdução Data Desta Revisão:

Introdução

Desenvolver um manual de rotinas e processos no departamento de Faturamento é um desafio

assustador e ao mesmo tempo fascinante, já que neste departamento se processa quase que 100%
das entradas financeiras do Hospital e também a produção dos mais diversos profissionais que
prestam serviços a estas entidades. Como se não bastasse, aparece neste intercambio a figura do
cliente ou convênio com interesses distintos, muitas vezes contrários aos interesses do Hospital e dos
profissionais de saúde. Neste contexto surge o grande desafio do Faturamento: evitar qualquer falta
de informação ou processo legal que gere atrito ou desgastes entre as partes envolvidas (Hospital,
profissional de saúde, cliente, convênio, fornecedores, etc.).

Além de estar diretamente relacionado com o as entradas financeiras, este departamento dita
regras, normas, métodos, processos e regulamentos para grande maioria dos departamentos
internos e fornecedores para que todos os serviços feitos sejam maximizados e que não se tenha
diferenças entre o valor faturado e o valor a ser recebido pelo cliente/convênio.

Analisando de uma forma genérica, fazendo um paralelo do processo hospitalar com o processo
industrial, o Faturamento é responsável pelo acabamento do produto, a diferença é que o
cliente/convênio avalia todas as etapas da produção antes de efetuar o pagamento. Isto quer dizer
que se no decorrer do processo, faltou algum detalhe, isto comprometerá o pagamento do serviço.
Se o produto tem defeito, o cliente/convênio irá deixar de pagá-lo ou irá fazê-lo parcialmente,
mesmo que o produtor tenha tido um gasto representativo para gerar este produto, a diferença está
em sustentar as provas legais e contratuais para que o produto seja pago integralmente. Eis o
segredo, pois o faturamento é quem detém as normas, os acordos contratuais e as exigências legais
para sustentação dos Exames feitos, dos serviços, materiais e medicamentos usados.

Por isso a importância de desenvolver um manual de Faturamento que contemple com a máxima
realidade de detalhes e processos, não apenas relacionadas diretamente ao Faturamento, mas sim
que norteiam todos os processos relacionados a este.

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Atribuições Data Desta Revisão:

Funções dos Responsáveis de Recepção HAP e Recepção UC:

ü Acompanhar o processo de envio diário das guias de consultas e Exames;
ü Supervisionar o preenchimento correto das guias de consultas e Exames;
ü Providenciar o acerto imediato das guias preenchidas indevidamente.

Funções das Secretárias dos Departamentos:

ü Preparar diariamente a planilha de protocolo de guias (ver anexo 1);
ü Anexar as referidas guias a serem enviadas e colocar a data de envio destas;
ü Enviar as guias para o Faturamento;
ü Enviar a planilha de protocolo diariamente por e-mail.

Funções do responsável pelo Transporte de Documentos:

ü Retirar diariamente o malote de guias da Recepção UC e entregar no Faturamento;

Funções do responsável pelo Protocolo de Guias Ambulatoriais:

ü Recebimento de guias ambulatoriais da Unidade Centro;
ü Recebimento de guias ambulatoriais no Raio X;
ü Recebimento de guias ambulatoriais na Recepção HAP;
ü Recebimento de guias ambulatoriais na Dermatologia;
ü Classificação por convênios;
ü Conferência do preenchimento correto das guias (assinatura médico e paciente, carimbo
médico, código paciente, nome legível, etc.);
ü Repasse das guias para o faturamento.

Funções dos Auxiliares de Faturamento:

ü Supervisionar o recebimento correto das guias de consultas e Exames;
ü Orientar a conferência das guias;
ü Autorizar a devolução das guias com problemas de faturamento;
ü Conferir preenchimento dos campos, conforme padrão ANS;
ü Conferir a abertura e dispensa dos atendimentos no sistema;
ü Conferir assinaturas das guias;
ü Encerrar o processo das guias no Faturamento gerando a guia no lote;
ü Controlar o estoque de guias em branco;
ü Abastecer as Unidades de atendimento.

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Protocolo de Guias Ambulatoriais Data Desta Revisão:

1. Protocolo de Guias Ambulatoriais

OBJETIVO:
O processo tem a finalidade de protocolar as guias enviadas pelos departamentos ambulatoriais ao
Faturamento e verificar se as mesmas apresentam problemas primários de preenchimento ou falta
de algum documento complementar e posteriormente encaminhar para o Faturamento.

APLICAÇÃO:
RECEPÇÃO DERMATOLOGIA, RECEPÇÃO HAP, RECEPÇÃO UC, RADIOLOGIA, CENTRO DE
DIAGNÓSTICO.

RESPONSABILIDADE:
CARGOS ENVOLVIDOS SETOR
Responsável Unidade Centro, Recepção HAP, Transporte, Faturamento
Secretárias das Unidades Consultório Centro, Recepção HAP
Auxiliares do Faturamento Faturamento
Menor Aprendiz Faturamento
Motorista (Transporte) Transporte

O protocolo divide-se em duas etapas:

ETAPA 1: PROCEDIMENTO NAS RECEPÇÕES PARA CONSULTAS

Rotina no sistema Simples:
Sistema SINPLESè “Auditoria de Contas”èMenu “ Auditoria”è”Auditoria Analítica”
1. Fazer a baixa de todos os atendimentos do dia anterior passando-os de “Atendidos” para
“Check-out”;
2. Verificar se todas as guias estão preenchidas corretamente (nº da carteirinha, assinaturas,
carimbo, nome legível, data atendimento, etc.);
3. Classificar as guias por
convênios;
4. Emitir o relatório do período (dia)
em “Check-out” na seguinte opção:
Sistema SINPLESè “Auditoria de
Contas”èMenu “ Auditoria”è”Auditoria
Analítica”;
5. Salvar o relatório em arquivo
Excel 8.0 (Extended);
6. Classificar o arquivo do check-
out por [Convênio e Nome];*
7. Copiar o relatório sem cabeçalho
(apenas os campos de atendimentos)
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Protocolo de Guias Ambulatoriais Data Desta Revisão:

para o arquivo “Protocolo Consultas Ambulatório Centro Permanente” em uma nova

planilha (nome = data do dia).*
8. Configurar a formatação da página (deverá ter uma página apenas de largura e a altura
dependerá da quantidade de linhas);
9. Fazer conferência das guias físicas a serem enviadas com o relatório acima formatado e
Colocar a data de envio na coluna “Data de Envio” para as guias a enviar;*
10. Os atendimentos que não estiverem cadastrados no sistema, e tem guia de atendimento
preenchida, deverão ser digitados no Protocolo e obrigatoriamente devem ser cadastrados
no sistema (atendimentoè dispensaè check-out);
11. Cada dia tem seu arquivo próprio dentro da planilha, por isso as guias também deverão
estar separadas por datas;
12. Imprimir o relatório para cada dia que houver guias a enviar e anexar às mesmas;
13. Enviar o arquivo “Protocolo Consultas Ambulatório Centro Permanente” via e-mail para
lucio.silva@hap.org.br; *
14. Enviar diariamente o relatório impresso com as guias em anexo e solicitar protocolo de
recebimento junto ao Faturamento por e-mail;
15. Arquivar o protocolo de envio e o de recebimento na pasta de protocolo.
Importante:
O arquivo será único, sendo que este deverá ser preenchido nas RECEPÇÕES e enviado por
e-mail para o FATURAMENTO, que por sua vez preenche os campos de recebimento e
devolve o arquivo para as RECEPÇÕES para inclusão dos dados do dia seguinte.
* Ver modelo 1

ETAPA 2: PROCEDIMENTO NO FATURAMENTO

1. Receber as guias físicas e também o protocolo via e-mail;
2. Verificar nas guias o preenchimento, como: nome do paciente, número da carteira,
assinatura e carimbo do médico, carimbo do CNPJ e CNES;
3. Observar se contém folha de gastos para Exames exceto (colposcopia, tonometria, exame a
fresco), caso não esteja anexado devolver guia para os responsáveis pelo faturamento
ambulatorial;
4. Observar a data do atendimento, caso seja de dois meses atrás, devolver para os
responsáveis pelo faturamento ambulatorial;
5. Protocolar a relação de guias recebidas e corretas no arquivo recebido via e-mail colocando a
data de recebimento na coluna específica; *
6. As guias que não estiverem corretas deverão ser repassadas para os responsáveis pelo
faturamento ambulatorial e preenchido o motivo de devolução no arquivo;*
7. As guias acima citadas deverão ser devolvidas às Recepções para os devidos acertos sendo
que o arquivo de retorno conterá os motivos das devoluções;
8. Arquivar as guias conferidas, por convênios no armário de guias ambulatoriais a faturar;
9. As Guias deverão ser separadas por consultas e Exames;
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Protocolo de Guias Ambulatoriais Data Desta Revisão:

10. Este procedimento deverá ser feito diariamente sempre que chegar as guias físicas das
RECEPÇÕES.
* Ver modelo 1
Modelo 1: Planilha de Protocolo

Estes dados deverão Neste campo Digitar a data

Para cada dia
ser exportados do digita-se a data de receb. no
deverá ser
check-out e copiados do envio da Faturamento
criada uma
para a planilha do guia! e o problema
nova planilha!
dia específico! que causou a
devolução da
[colunas de A à J] guia!

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Protocolo de Guias Ambulatoriais Data Desta Revisão:

1.1. Treinamento
• Na contratação de cada Colaborador que irá desempenhar funções relacionadas ao
preenchimento de guias de convênios ou diretamente ligadas ao Faturamento, o mesmo
deverá passar um período junto ao Faturamento para treinamento no preenchimento de
guias, onde os colaboradores (Protocolo e Aux. De Faturamento) irão orientá-los nos itens de
maior importância.

1.2. Item de Controle

O item de controle a ser verificado no Protocolo de Guias Ambulatoriais será:

• A quantidade de guias recebidas que apresentaram irregularidades em relação à quantidade

total de guias recebidas no mês.

Colaboradores que participaram na elaboração do Processo

Roseli Simão da Silva Azevedo

Wilker Benites da Silva

Lucio Mauro da Silva

Rute Gleice Campos Feitosa dos Santos

Maria Rozenira da Silva do Vale

Franciele Costa de Andrade

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Faturamento de Guias Ambulatoriais Data Desta Revisão:

2. Faturamento de Guias Ambulatoriais

OBJETIVO:
Faturar as guias ambulatoriais de acordo com as normas contratuais de cada convênio, deixando
estas guias prontas para o fechamento de lotes e envio para os respectivos convênios.

APLICAÇÃO:
FATURAMENTO AMBULATORIAL

RESPONSABILIDADE:
CARGOS ENVOLVIDOS SETOR
Responsável Faturamento
Auxiliar de Faturamento Faturamento

2.1. Faturamento das Guias Ambulatoriais - UNIMED

1. Faturar as guias de acordo com o cronograma de entrega da UNIMED:

UNIMED è prazo de entrega em duas quinzenas:

1ª Quinzena: até 3º dia útil
2ª Quinzena: até dia 20 de cada mês

2. Separar as guias por Exames e Pronto-Atendimento (que contém materiais e

medicamentos e os não);
3. Separar as guias por UNIMED-CG e Outras UNIMEDs;
4. Verificar rigorosamente nas guias o nome do cliente, número da carteirinha,
assinatura e carimbo do médico, código do convênio (11103), endereço e carimbo
do HAP, CNES (2646773), data da consulta ou procedimento realizado no
ambulatório;
5. Carimbar todos os campos necessários e o CBOS- códigos das especialidades;
6. Verificar o lançamento das guias no sistema;
7. Conferir a data da guia física com a data de atendimento do sistema;
8. Todas as guias devem ter Autorização;
9. Para Exames pré-autorizados, conferir a validação da pré-autorização via web ou
central telefônica.
10. Código correto de acordo com a tabela;

* ver modelo 1

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Modelo 1:

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11. Verificações obrigatórias relacionadas aos Serviços de Enfermagem:

ü Materiais e medicamentos conforme prescrição médica (Pronto Atendimento e
Exames);
ü Verificar checagem da enfermagem (assinatura e horário) na folha de prescrição
médica;
ü Verificar justificativas por parte da Enfermagem para uso excessivo de materiais.

Ex.: No uso de dois cateteres intravenoso em uma punção venosa, a Enfermagem

deverá justificar no Relatório de Enfermagem:
“Paciente idoso, agitado, difícil acesso venoso, desidratado, etc.”

ü Para Glicemia Capilar, verificar a prescrição médica, horário, o resultado do exame e

se fez uso de insulina;
ü Para uso de Gasoterapia, verificar a prescrição, início e fim do uso de Oxigênio
(obrigatório)
ü Para cobrança de medicamento via oral (VO), taxa de sala e de equipamentos,
verificar justificativas e observações detalhadas do quadro clínico do paciente no
Relatório de Enfermagem.
ü Verificar e orientar o tempo mínimo para cobrança de Taxa de sala de Observação (2
horas);
Modelo 2:

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12. Anotar o número da conta na guia;

13. Imprimir uma folha com o valor total e guia das despesas, contendo materiais,
medicamentos e taxas e anexar na guia do procedimento, na ordem estipulada pelo
convênio;
14. Fazer a soma separadamente de todos os Exames e pronto-atendimento, formando
assim lotes;
15. Organizar as guias, no lote, por ordem alfabética.
16. Anexar os laudos de laboratório, e os que não contêm cópias do prontuário, solicitar a
recepção;
17. Elaborar uma capa para o lote dos Exames, contendo todas as contas e o valor total;
18. Identificar as contas nos lotes, como: UNIMED- CG (com gastos, sem gastos e
Exames), UNIMED de fora (com gastos, sem gastos e Exames) e custo operacional
(Modelo 3)
19. Acondicionar os lotes em caixas arquivo, identificando-as conforme a quinzena,
aguardando o encaminhamento para o convênio;
20. Revisar semanalmente as guias a serem faturadas, antecipando-se a possíveis
problemas na hora do Faturamento.

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2.2. Faturamento das Guias Ambulatoriais - CASSEMS

1. Faturar as guias de acordo com o cronograma de entrega da CASSEMS:
ð prazo de entrega: até 5º dia útil
2. Separar as guias por mês de atendimento;
3. Verificar rigorosamente nas guias o nome do cliente, número da carteirinha,
assinatura e carimbo do médico, código do convênio (6082), endereço e carimbo
do HAP, CNES (2646773), data da consulta ou procedimento realizado no
ambulatório;
4. Carimbar todos os campos necessários e o CBOS- códigos das especialidades;
5. Verificar o lançamento das guias no sistema;
6. Conferir a data da guia física com a data de atendimento do sistema;
7. Código correto de acordo com a tabela;

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Faturamento de Guias Ambulatoriais Data Desta Revisão:

Modelo 3:

8. Verificações obrigatórias relacionadas aos Serviços de Enfermagem:

ü Materiais e medicamentos conforme prescrição médica (Pronto Atendimento e
Exames);
ü Verificar checagem da enfermagem (assinatura e horário) na folha de prescrição
médica;
ü Verificar justificativas por parte da Enfermagem para uso excessivo de materiais.
Ex.: No uso de dois cateteres intravenoso em uma punção venosa, a
Enfermagem deverá justificar no Relatório de Enfermagem:

“Paciente idoso, agitado, difícil acesso venoso, desidratado, etc.”

ü Para Glicemia Capilar, verificar a prescrição médica, horário, o resultado do exame e

se fez uso de insulina;
ü Para uso de Gasoterapia, verificar a prescrição, início e fim do uso de Oxigênio
(obrigatório)

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Aprovação Comitê da Qualidade: Data: Aprovação da Diretoria: Data:

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Manual de Rotina do Departamento de Faturamento Revisão Nº:
Faturamento de Guias Ambulatoriais Data Desta Revisão:

ü Para cobrança de medicamento via oral (VO), taxa de sala e de equipamentos,

verificar justificativas e observações detalhadas do quadro clínico do paciente no
Relatório de Enfermagem.
ü Verificar e orientar o tempo mínimo para cobrança de Taxa de sala de Observação (2
horas);
9. Anotar o número da conta na guia;
10. Imprimir uma folha com o valor total e guia das despesas, contendo materiais,
medicamentos e taxas e anexar na guia do procedimento, na ordem estipulada pelo
convênio;
11. Fazer a soma de todos os Exames separando da seguinte forma:
ü Formulário de Guias sem Despesas
ü Formulário de Guias com Despesas
Estes devem estar separados por mês;
12. Acondicionar os lotes em caixas arquivo, aguardando o encaminhamento para o
convênio;

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2.3. Faturamento de Guias Ambulatoriais (Outros convênios)

1. Faturar as guias de acordo com o cronograma de entrega de cada convênio:
2. Separar as guias por mês de atendimento;
3. Verificar rigorosamente nas guias o nome do cliente, número da carteirinha,
assinatura e carimbo do médico, código do convênio, endereço e carimbo do
HAP, CNES (2646773), data da consulta ou procedimento realizado no
ambulatório;
4. Carimbar todos os campos necessários e o CBOS - códigos das especialidades;
5. Verificar o lançamento das guias no sistema;
6. Conferir a data da guia física com a data de atendimento do sistema;
7. Código correto de acordo com a tabela;
8. Verificações obrigatórias relacionadas aos Serviços de Enfermagem:
ü Materiais e medicamentos conforme prescrição médica (Pronto Atendimento e
Exames);
ü Verificar checagem da enfermagem (assinatura e horário) na folha de
prescrição médica;
ü Verificar justificativas por parte da Enfermagem para uso excessivo de
materiais.
Ex.: No uso de dois cateteres intravenoso em uma punção venosa, a Enfermagem
deverá justificar no Relatório de Enfermagem:

“Paciente idoso, agitado, difícil acesso venoso, desidratado, etc.”

ü Para Glicemia Capilar, verificar a prescrição médica, horário, o resultado do

exame e se fez uso de insulina;
ü Para uso de Gasoterapia, verificar a prescrição, início e fim do uso de Oxigênio
(obrigatório)
ü Para cobrança de medicamento via oral (VO), taxa de sala e de equipamentos,
verificar justificativas e observações detalhadas do quadro clínico do paciente no
Relatório de Enfermagem.
ü Verificar e orientar o tempo mínimo para cobrança de Taxa de sala de
Observação (2 horas);
9. Anotar o número da conta na guia;
10. Imprimir uma folha com o valor total e guia das despesas, contendo materiais,
medicamentos e taxas e anexar na guia do procedimento, na ordem estipulada pelo
convênio;
11. Fazer a soma de todos os Exames separando da seguinte forma:
ü Formulário de Guias sem Despesas
ü Formulário de Guias com Despesas

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Faturamento de Guias Ambulatoriais Data Desta Revisão:

Estes devem estar separados por mês;

12. Acondicionar os lotes em caixas arquivo, aguardando o encaminhamento para o
convênio;
13. Revisar semanalmente as guias a serem faturadas, antecipando-se a possíveis
problemas na hora do Faturamento.

2.4. Treinamento
O treinamento de faturamento de guias ambulatoriais deverá ser feito nos seguintes
períodos:
• 1ª. Quinzena de Novembro de 2008
• 1ª. Quinzena de Fevereiro de 2009
• 1ª. Quinzena de Junho de 2009
• 1ª. Quinzena de Outubro de 2009

2.5. Item de Controle

O item de controle a ser verificado no Faturamento de Guias Ambulatoriais será:

• Quantidades de guias faturadas em relação à quantidade de guias recebidas.

• Guias devolvidas ou glosadas.

Colaboradores que participaram na elaboração do Processo

Wilker Benites da Silva

Lucio Mauro da Silva

Maria Rozenira da Silva do Vale

Franciele Costa de Andrade

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Data Emissão: 19/08/2008
Manual de Rotina do Departamento de Faturamento Revisão Nº:
Referência Bibliográfica Data Desta Revisão:

Referência Bibliográfica

Não se aplica

Elaboração: Lucio Mauro da Silva Aprovação SESMET: Tania Mara R. S. Terra

Aprovação Comitê da Qualidade: Data: Aprovação da Diretoria: Data:

Janilson Beck Marafiga Odinilson Fonseca
Karla Lemes Jocelmo Mews