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INSTRUÇÃO DE GESTÃO
IGE-0550-010

Título: REGISTROS DE QUALIDADE E GESTÃO AMBIENTAL Rev. 0

Elaboração: DIREÇÃO DE QUALIDADE E GESTÃO AMBIENTAL Página 1 de 7

DISTRIBUIÇÃO:

Conselheiro Delegado
Direções de Filial
Direções de Área
Delegações
Qualidade de Delegação

NO CASO DE REVISÃO: OBSERVAÇÕES E SÍNTESE DA REVISÃO

REVISÃO DATA ALCANCE ALTERAÇÕES
0 Dezembro 2014 Edição Inicial

NOME DATA ASSINATURA

ELABORADO Fco. Javier Román Muñoz Dezembro 2014

REVISADO Juan José Aciego Rabaneda Dezembro 2014

APROVADO Eugenio Llorente Gómez Dezembro 2014

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INDICE

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. DEFINIÇÕES

4. REFERENCIAS

5. DESCRIÇÃO

6. FORMATOS UTILIZADOS
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1. OBJETO

Estabelecer a operativa para identificar os documentos (registros) relacionados à Qualidade e

Gestão Ambiental que evidenciam a conformidade dos requisitos especificados e o
funcionamento eficaz do Sistema de Qualidade e o Sistema de Gestão Ambiental, bem como
os períodos mínimos de conservação dos mesmos.

2. ALCANCE

A presente Instrução de Gestão é de aplicação a todas as empresas do Grupo Cobra.

3. DEFINIÇÕES

- Registro de Qualidade- Documento que evidencia a verificação de um requisito de

Qualidade.

- Registro de Gestão Ambiental- Documento que evidencia a verificação de um requisito de

Gestão Ambiental.

4. REFERÊNCIAS

- UNE-EN ISO 9001:2008 “Sistemas de Gestão da Qualidade. Requisitos”.

- UNE-EN ISO 14001:2004 “Sistemas de Gestão Ambiental. Requisitos com orientação

para seu uso”.

- Instruções de Gestão (IGE) que desenvolvem o Sistema de Qualidade do Grupo Cobra.

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5. DESCRIÇÃO

5.1 GERAL

Todos os impressos indicados nas Instruções de Gestão (procedimentos operacionais do

Sistema de Qualidade e Gestão Ambiental do GRUPO COBRA) serão adequadamente
arquivados pelas pessoas responsáveis conforme indicado nas referidas IGE’s,
protegendo-os da deterioração e mantendo-os em disposição de serem mostrados a:

­ Pessoal autorizado do Grupo Cobra que precisar usar a referida informação.

­ Auditores Internos quer seja pessoal do Grupo ou Entidade Colaboradora

contratada.

­ Auditores Externos (Clientes e Entidade de Certificação de Registro de Empresa).

As Delegações manterão perfeitamente arquivado o suporte documentário do Sistema

de Qualidade e Gestão Ambiental, bem como os Planos de Qualidade e Programa
Ambiental específicos com Clientes ou Obras e os Registros de Qualidade e Gestão
Ambiental.

Igualmente, receberão especial cuidado os Relatórios de Auditorias, Resolução de Não

Conformidades, Ações Corretivas, Ações Preventivas e Relatórios de Revisão do
Sistema e Legislação Ambiental aplicável.

A Direção de Qualidade e Gestão Ambiental e as Unidades de Qualidade colaborarão

com as Delegações na formação do pessoal administrativo que mantiver os arquivos de
Qualidade e Gestão Ambiental de Delegação e de Obras.
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5.2 ARQUIVOS

A Direção de Qualidade e Gestão Ambiental seguirá o estabelecido no Manual de

Qualidade e Gestão Ambiental.

As Delegações têm a responsabilidade de manter os dois tipos de arquivamento.

5.2.1 Arquivo Geral de Delegação

No referido Arquivo manter-se-ão os documentos relacionados ao Sistema de

Qualidade e Gestão Ambiental no âmbito da Delegação:

- Manual de Qualidade e Gestão Ambiental.

- Instruções de Regime Interno, de Gestão e Elementares.
- Métodos de Trabalho e Procedimentos de Execução.
- Impressos de Controle de procedimentos vigentes.
- Documentos de Controle de Calibragem de Equipamentos de Medida.
- Relatórios de Auditorias realizadas à Unidade.
- Relatórios de Não Conformidade e de Ações Corretivas e Preventivas.
- Listagem de Fornecedores aprovados.
- Listagem de Empresas Colaboradoras aprovadas.
- Relatórios ou Atas de Revisão do Sistema.
- Relatórios de Empresas Colaboradoras.
- Listagem de Empresas Gestoras de Resíduos.
- Licenças de Gestores e transportadores de resíduos.
- Documentos de Controle e Acompanhamento de Resíduos.
- Documentos de Aceitação de Resíduos Perigosos.
- Notificações prévias de envio de Resíduos.
- Livro de Resíduos Perigosos.
- Licenças de abertura e funcionamento das instalações.
- Licença de lançamento (se proceder).
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- Comunicações Ambientais.
- Relatórios de Resolução de Reclamações e Queixas de clientes.
- Relatórios de Ações Corretivas e Preventivas.
- Inscrição no Registro de Pequenos Produtores de RP’s da CCAA.
- Registros de Formação.

5.2.2 Arquivo Particular de cada Obra ou Serviço

No referido Arquivo serão mantidos os documentos aplicáveis e relatórios gerados

desde a abertura da Ordem de Trabalho e conseguinte Contrato (ou documento
que o substituir) até o Certificado Final de Obra.

Na documentação de cada Ordem de Trabalho abrir-se-á um arquivo de qualidade

onde constará:

- Plano de Qualidade da atividade.

- Métodos de Trabalho e Procedimentos de Execução.
- Procedimentos e Especificações do Cliente.
- Certificados de Qualidade dos fornecimentos.
- Programas de Pontos de Inspeção preenchidos.
- Relatórios de Visita a obra.
- Livro de Incidências de obra.
- Relatórios de Não Conformidade.
- Relatório de Ações Corretivas e Preventivas.
- Documentos gerados por Reclamações e Queixas do Cliente.
- Relatórios de Auditorias Internas de Qualidade.
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5.2.3 Tempo de arquivo

Salvo outro acordo específico com o Cliente, a documentação de Qualidade e

Gestão Ambiental de cada Obra estará a disposição para ser mostrada até a
assinatura do documento de Aceitação Definitiva de Obra.

Posteriormente, a Unidade responsável manterá arquivada a referida

documentação durante 3 anos, salvo aqueles de caráter legal, que serão
conservados durante no mínimo 5 anos, ou o estabelecido pela legislação, depois
do qual poderá ser utilizada pela Unidade ou destruída.

A documentação relacionada ao funcionamento global do Sistema de Qualidade e

Gestão Ambiental na Unidade será arquivada durante três anos, depois dos quais
poderá ser destruída.

Tanto o arquivamento de documentos gerais da Unidade quanto dos

correspondentes às diferentes Obras será objetivo principal das Auditorias Internas
de Qualidade e Gestão Ambiental.

O Responsável pela Unidade aproveitará a presença dos auditores internos para

decidir conjuntamente a eliminação de documentos já obsoletos ou a sua utilização
na melhora contínua do sistema (elaboração de estudos estatísticos ou outros
destinos).

6. FORMATOS UTILIZADOS

Não se aplica.