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1 TÍTULO

- Comunicação

2 OBJETIVO

- Estabelecer procedimentos a serem adotados para assegurar e manter a comunicação eficiente

para o desenvolvimento e interação organizacional.

- Exercer um bom relacionamento com seus públicos, interno e externo, assegurar o

reconhecimento perante a sociedade, valorizar os recursos e o potencial de seus colaboradores,
e, assim, auxiliar no fortalecimento da reputação.

3 DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

Lei nº 8.389, de 30 de dezembro de 1991

Lei nº 12.485, de 12 de setembro de 2011
Constituição da república federativa do Brasil de 1988
Lei nº 5.250, de 9 de fevereiro de 1967
Lei nº 9.472, de 16 de julho de 1997

4 CAMPO DE APLICAÇÃO

- Este procedimento aplica-se à todas as áreas da empresa.

5 DEFINIÇÕES

Para a utilização deste documento são necessárias as seguintes definições:

- Assessoria de imprensa: é um dos instrumentos de comunicação desenvolvido para as or-

ganizações, sendo inerente às atividades da área de comunicação. Sua principal tarefa é tratar
da gestão do relacionamento entre uma pessoa física, entidade, empresa ou órgão público e a
imprensa.
- Comunicação: É o processo de troca de informações. Processo de interação social através de
símbolos e sistemas de mensagens que produzem como parte da atividade humana.
- Comunicação interna: Função responsável pela comunicação efetiva entre integrantes de
uma organização. Através dela circulam as informações, o conhecimento, de forma vertical e
horizontal, entre os membros da empresa.

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- Comunicação empresarial: Conjunto complexo de atividades, ações, estratégias, produtos e

processos desenvolvidos para reforçar a imagem de uma empresa ou entidade junto aos seus
públicos de interesse ou junto à opinião pública.·.
- Mídias sociais: Sistemas projetados para possibilitar a interação social a partir do comparti-
lhamento e da criação colaborativa de informação nos mais diversos formatos.

6 RESPONSABILIDADES

6.1 As equipes dos departamentos comercial e assessoria de imprensa são responsáveis por
implementar, acompanhar e verificar o cumprimento deste procedimento.
6.2 O assessor de imprensa ou comunicação é responsável por executar a avaliação do sistema
de comunicação da empresa.

7 DESCRIÇÃO DE ATIVIDADES

7.1. Aprimoramento das mídias sociais

7.1.1. Empresas conectadas e engajadas com o mundo online tendem a possuir melhor
relacionamento com clientes e fornecedores, transmitem melhor sua imagem e demonstram
preocupação com a opinião de seu público.
7.1.2. Site da Entidade: Deve ser atualizado constantemente com informações relevantes para o
público a ser atingido. Quando se investe em um site o acesso dos públicos deve ser bastante
facilitado, bem como os serviços que são disponibilizados. Isso porque, a velocidade com a
que a informação chega aos usuários é extremamente rápida, superando qualquer limite
físico. Além disso, através do site, é possível manter uma interação proveitosa, esclarecendo
dúvidas, apresentando os serviços e solucionando problemas.
7.1.3. E-mail marketing: Esta é uma ferramenta de divulgação que pode servir para oferecer
informações aos públicos de forma segmentada.
7.1.4. Extranet: Garante a comunicação entre a empresa e o "mundo exterior". Esta comunicação
segura acontece em tempo real, e pode contar com tipos de acesso diferenciados como, por
exemplo, para: fornecedores, funcionários, ou vendedores (que passam a maior parte do
tempo fora da empresa). Estas informações são interligadas aos sistemas internos da
empresa, para garantir que todas estejam sempre atualizadas.

7.2. Comunicação interna

7.2.1. Deve ser transparente e ter credibilidade. Devem-se eliminar os ruídos da comunicação; já
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que este é um dos mais comuns e prejudiciais problemas em qualquer organização

profissional.
7.2.2. A Intranet é o veículo de comunicação inicial para melhorar a comunicação dentro de uma
empresa. Melhorando essa comunicação ela poderá ser expandida para fornecedores, criando
uma Extranet
7.2.3. Aposte em comunicações impressas ou virtuais, lembrando seus subordinados das ações
significantes que estão se aproximando e ressaltando a comunicação do que for importante
através do preenchimento do Anexo XX – Comunicação interna.
7.2.4. Estabeleça metas e elabore premiações para quem alcançá-las, comunicando objetivamente
as normas e regras desse tipo de ação a todos.
7.2.5. Passe, com clareza, como cada colaborador deve agir em relação aos valores de
responsabilidade social da empresa através do preenchimento do Anexo XX – Manual do
Colaborador.
7.2.6. A cultura organizacional deve estar sempre em mente ao realizar e propor mudanças dentro
da empresa. Deve-se ficar atento ao Quadro de avisos fixado na entrada da empresa (Anexo
XX)
7.2.7. Reuniões informais são uma boa forma de conhecer, mais de perto, os seus funcionários.
7.2.8. Podem ser realizar campanhas em datas festivas, comemorar o aniversário dos colaboradores
e, ainda, criar iniciativas que estimulem a qualidade de vida dos funcionários, como home of-
fice, horário flexível, day off no dia do aniversário e projetos internos voltados para saúde,
segurança e bem-estar.

7.3. Confrontar o sistema de comunicação que a direção da empresa crê manter com as comuni-
cações tal qual se dão na realidade e situá-las, umas e outras
7.3.1. Torna-se, muitas vezes, indispensável uma modificação das estruturas organizacionais. O ar-
ranjo das estruturas verticais quer descendentes, quer ascendentes, consistirá principalmente
em simplificar as redes inutilmente complexas; em fazer com que, nas obrigatoriamente
complexas, cada um possua um perfeito conhecimento e uma boa compreensão do sistema
de conjunto e das razões que fazem com que o mesmo seja mantido.

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8 MONITORAMENTO

O que? Como? Quando? Quem?

Preenchimento do Anexo
Assessor de imprensa/ comuni-
Comunicação interna XX – Comunicação inter- Semanal
cação
na
Preenchimento do Anexo Assessor de imprensa/ comuni-
Quadro de avisos Semanal
XX – Quadro de avisos cação
Observação Visual da execu-
ção dos treinamentos, com
Realização dos treina-
preenchimento do RQ XX –
mentos dos colabora- A cada evento Gestor da Qualidade
Ata de Reunião e RQ XX
dores
- Lista de Presença e
Treinamentos

9 VERIFICAÇÃO

O que? Como? Quando? Quem?

Observação visual do preen-
Responsável pelo Recursos Hu-
Manual do colaborador chimento do Anexo XX – Anual
manos
Manual do colaborador
Observação visual do pre-
Assessor de imprensa/ comuni-
Comunicação interna enchimento do Anexo XX – Mensal
cação
Comunicação interna
Observação visual do preen-
Assessor de imprensa/ comuni-
Quadro de avisos chimento do Anexo XX – Mensal
cação
Quadro de avisos
Observação visual do
preenchimento RQ XX –
Gestor da Qualidade
Treinamentos Ata de Reunião e RQ XX - A cada Evento
Lista de Presença e
Treinamentos

10 AÇÃO IMEDIATA / AÇÃO CORRETIVA

10.1. Criação de um departamento de assessoria de imprensa ou comunicação

10.1.1.Com ela, é possível conquistar visibilidade positiva e de confiança junto à sociedade,
fortalecendo a imagem da empresa e a tornando referência no mercado.
10.1.2.Cabe aos profissionais desse departamento elaborar a política de comunicação, assim como
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atividades com indicadores mensuráveis que consigam medir a eficácia e eficiência da

comunicação empresarial. De uma maneira simples, esses profissionais precisam fazer com
que toda empresa fale a mesma língua.

10.2. Realizar treinamento a todos os funcionários sobre comunicação para poder

atender bem aos clientes interno e externo. (RQ XX - Lista de Presença e
Treinamentos)

11 REGISTRO

Os registros da qualidade gerados pelas atividades deste procedimento são controlados da

seguinte forma:

Identificação/ Proteção e Tempo de

Armazenamento Descarte
Código Recuperação Retenção
Anexo XX – Manual do
Escritório Pasta específica 12 meses Lixo
colaborador

Anexo XX – Comunica-
Escritório Pasta específica 12 meses Lixo
ção interna
Anexo XX – Quadro de
Escritório Pasta específica 12 meses Lixo
avisos
RQ XX– Ata de Reunião
e RQ XX - Lista de Pre- Escritório Pasta específica 12 meses Lixo
sença e Treinamentos

12. ANEXOS

Anexo XX – Manual do colaborador

Anexo XX – Comunicação interna
Anexo XX – Quadro de avisos
RQ XX – Ata de Reunião
RQ XX - Lista de Presença e Treinamentos

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13. REGISTRO DAS ALTERAÇÕES

Versão Data Descrição Aprovação

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