Redação Administrativa

Unidade V - Ofício

Esta unidade diz a respeito ao Ofício, documento administrativo muito usado pelas reparti-
ções públicas e endereçado às autoridades. Nada impede que seja utilizado por empresas
ou outras organizações e entidades, uma vez que, em caso de parcerias ou outros objetivos
importantes, não possa ser elaborado por órgãos não oficiais.

Ofício

O Ofício é usado pelas autoridades para a comunicação de assuntos entre superiores e su-
balternos nos órgãos da administração pública. Distingue-se da carta pelo caráter público.

Também pode ser usado por entidades não oficiais, como as autoridades eclesiásticas, clu-
bes e associações, tendo em vista que empresas e diversas áreas do Poder Público fazem
parcerias com estas para o bem-estar da população/comunidade.

Segue o padrão tradicional, embora muitas empresas adotem o estilo moderno da Carta
comercial – estilo objetivo e estrutura “blocada”, (de bloco), isso é, a escrita é toda alinhada à
esquerda.

Finalidades do Ofício:

• Comunicações de fatos
• Decisões
• Determinações
• Convites
• Cumprimentos ou agradecimentos
• Solicitações (informações ou providências, etc.)
Partes do ofício: Observado o exemplo de Ofício, veremos as partes que o compõem utilizando o próprio mo-
delo apresentado. Vejamos:
No exemplo a seguir você verá os elementos que compõem o Ofício e, logo depois, a explica-
ção de cada um deles no texto. Observe: • Timbre (logomarca da empresa que emite o documento):

GOVERNO DO ESTADO DO PARANÁ

• Índice e número: a três linhas do timbre, escreve-se Ofício n.º na margem
GOVERNO DO ESTADO DO PARANÁ esquerda, seguido do número do ofício, uma barra e os algarismos do ano.
Assim:
Ofício n.º 25/02 Foz do Iguaçu, 10 de maio de 2002.
Ofício n.º 25/02 Foz do Iguaçu, 10 de maio de 2002. * A numeração dos ofícios recomeça a cada ano.
Ementa: Encaminha informações para análise • Local e data – escreve- se na mesma linha do índice e número, porém à direita.
Foz do Iguaçu, 10 de maio de 2002.
Exma. Sra. • Ementa ou assunto: só se justifica se o assunto for muito longo.
SECRETÁRIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO Ementa: Encaminha informações para análise
Rua Benjamin Constant, 450 – Bloco C • Endereço - na parte superior.
80910-001 – CURITIBA-PR

Exma. Sra.
SECRET ÁRI A DE ES TADO DA EDUCAÇÃO
Senhora Secretária, Rua Benjamin Cons tant, 450 – Bloco C
80910-001 – CURITIBA-PR
Analisamos a proposta de V. Exa. para desativar o prédio do Colégio
entretanto, ser de nossa obrigação encaminhar outras informações para análise. * Pode ser também usado na parte inferior do papel, à esquerda e a cerca de duas linhas do
anexo ou três da assinatura, escrevem-se em linhas diferentes:
Sua retidão de caráter não lhe permitirá agir sob influência, e a) Forma de tratamento exigida - apenas as letras iniciais maiúsculas.
influenciá-lo não é nossa intenção. Apenas julgamos úteis essas informações para uma análi- b) Nome do destinatário – todas as letras maiúsculas.
se sob outros pontos de vista. c) Cargo que o destinatário ocupa – letras iniciais maiúsculas
Pedimos, pois, a V. Exa. que mande analisar essas informações antes de tomar a decisão
final. • Vocativo: tratamento ou cargo do destinatário. Assim:
Senhora Secretária
Respeitosamente,
• Texto:
Analisamos a proposta de V. Exa. para desativar o prédio do Colégio
Aglael Mongenster Oliva entretanto, ser de nos s a obrigação encaminhar outras informações para análise.
INSPETOR REGIONAL Sua retidão de caráter não lhe permitirá agir sob influência, e
influenciá-lo não é nossa intenção. Apenas julgamos úteis essas
Anexos: Mapa da área de influência informações para uma análise sob outros pontos de vista.
Projeção de matrículas Pedimos , pois, a V. Exa. que mande analisar essas informações antes
Manifesto da comunidade de tomar a decisão final.
• Fecho: A IN-04/92 estabelece dois fechos : A seguir mais exemplos de ofícios:

*Respeitosamente: para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República. (Timbre)

Atenciosamente: para autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.
Ofício n°13/2007
• Assinatura: coloca- se o nome do signatário, cargo e função. Assim: Rio Branco, 13 de agosto de 2007.

Aglael Mongenster Oliva

INSPETOR REGIONAL Senhor Diretor do Instituto dos Arquitetos do Acre,

• Anexos : Caso o ofício seja acompanhado de outros papéis , escreve-se à esquerda e a Tendo em vista o não comparecimento dos representantes dessa instituição às plenárias do Conselho
duas linhas da assinatura a palavra Anexo e a indicação desses papéis . de Cultura, solicitamos a indicação de outros representantes para o cargo de conselheiro e suplente de
conselheiro do Estado do Acre. Informo que de acordo com o Regimento Interno do Conselho Estadual
Assim: de Cultura não é possível fazer a referida permuta. Aproveito para solicitar que Vossa Senhoria se mani-
Anexos : Mapa da área de influência feste por escrito, num prazo de até quinze dias, a contar do recebimento desse ofício, sobre o interesse
Projeção de matrículas da Academia Acreana de Letras permanecer com um assento nesse Conselho de Cultura. Aviso que a
Manifesto da comunidade não manifestação no devido prazo será entendida como declinação da vaga, tendo em vista as sucessivas
ausências de representantes dessa instituição nas plenárias desse Conselho.
* A palavra anexo concorda em gênero e número com o substantivo a que se refere:
anexo, anexa, anexos , anexas . Atenciosamente,

Dalmir Rodrigues Ferreira

Presidente do ConCultura
(Timbre)
Agora que você já tem conhecimento sobre como estruturar um Ofício, e também em que oca-
siões deve usar essa forma de documento, vamos relembrar a fotonovela “A promoção de João”
Ofício nº 324/2010
para observar novamente como o documento foi utilizado. Daniela havia simulado um Ofício e
Cachoeiro de Itapemirim, 19 de julho de 2010.
entregue a João. Ele estranhou receber aquele documento porque não era nenhuma autoridade.
Aquele era um tipo de documento oficial, é por meio dele que se formaliza a comunicação entre
À
autoridades ou as informações destinadas a autoridades.
Prefeitura Municipal de Cachoeiro de Itapemirim
João, pela sua posição na empresa, estava acostumado a receber apenas memorandos, e-mails,
Ref.: Agradecimento
etc.

A Associação de Moradores do Bairro BNH por meio de seu presidente, vem manifestar profundo agra-
decimento pela doação de uma área de terreno localizada nas proximidades do trevo para construção da
sede da associação, onde serão prestados serviços de relevância social para comunidade.
Aproveito a oportunidade para renovar meus protestos de respeito e consideração.
Atenciosamente,
A comunicação empresarial exige atenções e formalidades que nem sempre nos atentamos no nosso dia
a dia. Mas, quando temos a necessidade de comunicação com personalidades superiores, autoridades ou
instituições oficiais, precisamos saber que existem certos protocolos que nos inserem convenientemente
em cada situação.
A fotonovela mostrou que a comunicação entre superiores e funcionário era feita de maneira formal e
por meio de ofícios. Mostrou ainda a mudança de protocolo, quando João havia subido de cargo, pois seu
chefe Sérgio recomenda a Daniela que lhe encaminhe um Ofício pedindo desculpas.

São várias as situações em que é necessária a utilização desse documento, mas agora você já tem em
Carlos Antônio Medeiros mãos as informações de que precisa para estruturar um Ofício corretamente.

Nesta unidade compreendemos que o Ofício pode ser elaborado com vários objetivos. O modelo bási-
co deve conter o nome da empresa que vai fazer o ofício, o número, o nome e o endereço de quem vai
receber o ofício, o setor, o assunto, a data, e os agradecimentos ,de maneira formal como requer qualquer
documento. Quanto ao fecho do ofício devemos simplificar com os termos: Atenciosamente ou Res-
peitosamente, adequando-os à realidade, como vimos anteriormente. Se o papel tiver o logotipo com os
dados da empresa o documento ficará mais apresentável e passará mais confiança e credibilidade a quem
for receber.