FLUXOGRAMAS

DO
PROCESSO

SUPRIMENTOS
PROCESSO: Financeiro - Suprimentos
Simbologia Página: 02

Processo/Subprocesso – Utilizado INÍCIO Utilizados apenas para os casos em Arquivo

para conectar atividades de que não é possível vincular a outro
processos diferentes processo.
FIM

Formulários, Planos e Relatórios

Atividade manual Sistemas

Referência para outra página

Saída - Utilizado para conectar
Riscos Inerente E-mail e integração
atividades dentro do mesmo
R
processo.
Simbologia

Referência para mesma página Controle existente Decisão

AC

N Referência de nota explicativa Referência para outra página

Oportunidade de Melhoria
Entrada
OM

Conector

Cargo de quem executa a atividade e/ou

Referência para assinatura manual Período
Anotação
(Dias/Horas)

OU Conector e/ou
 CLIENTE: ACADEMIA DO AUDITOR
PROCESSO: Suprimentos
MACROPROCESSO
Identificação das
Necessidades
Gerar relatório de
estoques planejamento de compras
Simular quantidade de
Acessar planilha “Média
matéria prima necessária
compras”
Macro
Fazer o cálculo da média
dos últimos 3 meses
Verificar estoque do
produto
Definir quantidade a
comprar de acordo com a
média estimada, PCP e
entradas diárias de pedidos
REF.:SUP
MAPEADO POR: Leandro Jesus VERSÃO 1
REVISADO POR:
VALIDADO POR: DATA: 18 de Dezembro de 2020
Ciclo Suprimentos
Macroprocesso
Negociação e Emissão do Pedido Devolução de Compras Indiretas
Efetivação Compras
Acessar sistema > Módulo
Identifica necessidade de
Acessar planilha de compras > Planejamento Identificar divergência no compra
de compras produto recebido
Compras: Receber
Encaminha nota fiscal para
Definir tipo de compra solicitação do
departamento de compras
para produção departamento e cotar
Compras: Receber
Receber aprovação do Acessar condições de Compras: Verificar qual
aprovação da diretoria e
gerente comercial pagamento tipo de devolução
Negociar com fornercedor
Compras: Tirar uma cópia
Compras: Criar ordem de
Receber cotações de Clicar em incluir pedido de da nota fiscal e encaminhar
compra no sistema após o
fornecedores compra para departamento
recebimento da NF
financeiro
Fiscal: Emitir nota fiscal de
Aguardar fornecedor
Criar pedido no sistema devolução para os
entregar produtos
produtos devolvidos
Sistema
 CLIENTE: ACADEMIA DO AUDITOR REF.: _SUP

PROCESSO: Suprimentos MAPEADO POR: Leandro Jesus/ VERSÃO 1

REVISADO POR:
SUBPROCESSO: Identificação das necessidades
VALIDADO POR: DATA: 18 de Dezembro de 2020

Incluir quantidades
Gerar relatório do Identificar produtos Fazer o cálculo da
Subprocesso: Acessar sistema > Acessar planilha de produtos vendidos
ultimo posição do vendidos pelo seu média dos últimos 3
Estoque Mód. estoque “Média compras” pelo estoque e incluir
estoque código de cadastro meses
novos produtos

Analista de compras Quinzenalmente Analista de compras

OM1 OM02 OM12

OM03

Sistema
OM15 OM16 OM17

OM18 OM19 OM34

OM36 Verificar estoque do

AC01
produto
Compras

Riscos Inerente Estoque mínimo

OM04 definido
R

AC01
OM05

Definir quantidade a Subprocesso:

Verificar se há
Estoque no Entrega comprar de acordo Negociação e
nível mínimo ?
S previsão de entrega
prevista?
N com a média efetivação das
do produto
A estimada compras

N S
OM06

Aguardar atualização Irá suprir

da planilha de S a média N
estoques estimada?

A
 CLIENTE: TRADAL BRAZIL REF.:SUP

PROCESSO: Suprimentos MAPEADO POR: Leandro Jesus VERSÃO 1

REVISADO POR:
SUBPROCESSO: Negociação e efetivação das compras - Nacionais
VALIDADO POR: DATA: 18 de Dezembro de 2020

Reposição PCP

Subprocesso: Identificar produtos Simular quantidade

Acessar pasta do Verificar se há
Identificação Planilha de para serem Abrir formulação do de matéria prima
das
OU
compras comprados na
Produto novo? N servidor do PCP >
produto necessária para
importação do
Formulações produto
necessidades quinzena produção

Demandas Compradores S
OM38 OM39 OM40 clientes A OM27
Subprocesso: Rede OM07 OM08
Cadastro e
homologação
Compras

AC02 Solicitar aprovação

Há importação ? N para abertura das
cotações

Frutas secas A
S
OM11
Receber aprovação Iniciar abertura das
do gerente comercial cotações
Aguardar atualização
A B
da tabela de compras Analista de compras Especiarias
Gerente de Compras e

Receber solicitação
Analisar necessidade Necessidade Aprovar abertura de
do departamento de
de reestoque aprovada?
S cotações
compras
Comercial

Gerente de Compras
Gerente comercial
N

AC03
Informar
departamento de Aguardar atualização
A
compras o motivo da da tabela de compras
não aprovação
 CLIENTE: ACADEMIA DO AUDITOR REF.: _SUP

PROCESSO: Suprimentos MAPEADO POR: Leandro Jesus/ VERSÃO 1

REVISADO POR:
SUBPROCESSO: PEDIDO DE COMPRA
VALIDADO POR: DATA: 18 de Dezembro de 2020

Subprocesso: Acessar sistema >

Negociação e Módulo compras > Definir tipo de Incluir código ou Digitar código do Incluir quantidade e Incluir data de
efetivação das Planejamento de compra CNPJ do fornecedor produto valor unitário previsão de entrega
compras compras

Analista de compras
Encarregado

OM09 OM10 OM28 OM29 OM30 OM31 OM32 OM33

Sistema OM25 OM26 OM27
Compras

Aguardar Subprocesso:
Incluir condição de fornecedor
Acessar condições de Acessar aba Incluir código do Clicar em incluir Recebimento
pagamento entregar
pagamento “Transportador almoxarifado pedido de compra de Materiais e
negociada
produtos Serviços
Analista de compras
Exemplos:
OM07 OM08 OM35
001 – Estoque Ativo Fixo
002 - Importação em andamento
003 – Reserva de Produtos
004 – Produto em Quarentena Tradal
005 – Produto para Tratamento
006 – Entrada resíduo Produção II
007 – Entrada para Envase de líquidos P0
008 – Armazem de produtos PVPS
 CLIENTE: ACADEMIA DO AUDITOR REF.: _SUP

PROCESSO: Suprimentos MAPEADO POR: Leandro Jesus/ VERSÃO 1

REVISADO POR:
SUBPROCESSO: Recebimento Fisico do Produto
VALIDADO POR: DATA: 18 de Dezembro de 2020

Subprocesso: Fazer conferência Encaminhar ficha e

Gerar relatório de Anexar Ficha
Emissão do Receber material na das quantidades da Preencher Ficha de NF para o
recebimentos de preenchida junto à
pedido de doca nota fiscal com Recebimento Departamento de
entrega Nota Fiscal
compra material entregue Compras

Conferente 1 Conferente 2
Estoque

AC09

Receber Ficha de Conferir se a nota

Encaminhar
Recebimento e Nota fiscal da mercadoria Subprocesso:
Fiscal do está de acordo com
Nota fiscal ok? S processo ao
Entrada Fiscal
departamento fiscal
Recebimento o pedido de compra

Analista de compras É feita a conferência de:

- Valor N
Compras

-Condição de pagamento
-Valor de Impostos
AC10 -Conversões
Subprocesso:
Devolução de
compras

Riscos
Inerente
 CLIENTE: ACADEMIA DO AUDITOR REF.: _SUP

PROCESSO: Suprimentos MAPEADO POR: Leandro Jesus/ VERSÃO 1

REVISADO POR:
SUBPROCESSO: Devolução de Compras
VALIDADO POR: DATA: 18 de Dezembro de 2020
Estoque / Almoxarifado

Sacaria rasgada Subprocesso:

Entregar para
Receber nota fiscal e Negociação e
Identificar A motorista
Lote não canhoto assinado efetivação das
divergência no responsável
Subprocesso: homologado compras
produto recebido
Recebimento
Qualidade Característica Conferente
fora do acordado
Entrega em
duplicidade
Encaminha nota fiscal
para departamento
de compras

Tirar uma cópia da

Assinar canhoto
nota fiscal e Entregar nota fiscal
informado que foi
Devolução total encaminhar para original para
devolução total dos
departamento Expedição
produtos
financeiro
Negociar com
Receber nota fiscal
Compras

Entrar em contato fornecedor Produto OU

da expedição /
com o fornecedor devolução do devolvido ?
S
Qualidade AC11
produto
AC11
Analista de compras N
Assinar canhoto Solicitar emissão da
Verificar quais
OM41 OM42 OM04 Devolução informado que foi nota fiscal de
produtos serão
Subprocesso: parcial devolução parcial dos devolução ao
devolvidos
Recebimento produtos departamento fiscal
Físico

Subprocesso: Receber solicitação Emitir nota fiscal de

Encaminhar nota
Fiscal - do departamento de devolução para os A
Fiscal

fiscal de devolução
Devoluções compras produtos devolvidos

Analista Fiscal

Sistema
 CLIENTE: ACADEMIA DO AUDITOR REF.: _SUP

PROCESSO: Suprimentos MAPEADO POR: Leandro Jesus/ VERSÃO 1

REVISADO POR:
SUBPROCESSO: Compras Indiretas
VALIDADO POR: DATA: 18 de Dezembro de 2020

TI
Assinar requisição e
Produção / TI

Identificar
Preencher requisição encaminhar para
necessidade de
de compras departamento de AC12
compra
compras
Ativo Imobilizado
Informando:
Encarregado Gestor do departamento
Departamento
Motivo
Nível de urgência
Características do produto
Compras

Identificar Encaminhar
Receber solicitação Solicitar cotação para Receber aprovação Negociar valores com C
fornecedores para Receber cotações solicitação e cotações
do departamento fornecedores da diretoria fornecedor aprovado
cotação para diretoria

Analista de compras
De 5 a 6 cotações
OM11 OM13
OM07 OM08
Fornecedores

Elaborar cotação dos Encaminhar cotação

Receber demanda de
equipamento para departamento
compras da Tradal
solicitados de compras a Tradal

OM21

Receber cotações do
Verificar motivo e Cotação Autorizar a compra e
Diretoria

departamento de
valores a pagar aprovada?
S aprovar fornecedor
compras

CEO N
Assinatura em
documento
Informar E-mail
departamento WhatsApp
AC06
solicitante o motivo
da não aprovação
 CLIENTE: ACADEMIA DO AUDITOR REF.: _SUP

PROCESSO: Suprimentos MAPEADO POR: Leandro Jesus/ VERSÃO 1

REVISADO POR:
SUBPROCESSO: Compras Indiretas – AI e TI 2
VALIDADO POR: DATA: 18 de Dezembro de 2020

Apresentar Subprocesso:
Aguardar Encaminhar nota
C resultados da Nota fiscal Criar ordem de Emissão do
negociação para
E recebimento da nota
recebida?
S compra no sistema pedido de
para contabilidade
Compras

fiscal interna
diretoria compra

Dando entrada em estoque

ativo imobilizado
A
Encaminhar ativo ao
departamento FIM
solicitante
Contabilidade interna / Fiscal

Identificar ordem de Dar entrada do Subprocesso:

Receber nota fiscal
compra no sistema
OC identificada? S ativo / TI no sistema Contabilidade

AC07
Solicitar criação da
ordem de compra no A
sistema
 CLIENTE: ACADEMIA DO AUDITOR REF.: _SUP

PROCESSO: Suprimentos MAPEADO POR: Leandro Jesus/ VERSÃO 1

REVISADO POR:
SUBPROCESSO: Compras Indiretas – Uso e Consumo
VALIDADO POR: DATA: 18 de Dezembro de 2020

Materiais de
Departamentos

Assinar requisição e
laboratório Identifica
Preencher requisição encaminhar para
necessidade de
de compras departamento de
compra
Itens de compras
manutenção
Encarregado Informando: Gestor do departamento
Departamento
Motivo
Nível de urgência

Materiais de
escritório
Encaminhar
Compras

Identifica Identificar Receber cotações e

Inicia processo de solicitação e mapa de
necessidade de fornecedores e elaborar mapa de
cotação concorrência para
compra solicitar cotação concorrência
diretoria
Produtos de
Limpeza 3 cotações

OM07 OM08 OM13 OM21

OM11
Fornecedores

Elaborar cotação dos Encaminhar cotação

Receber demanda de
equipamento para departamento
compras da Tradal
solicitados de compras a Tradal

Receber mapa de
concorrência do Verificar motivo e Cotação Autorizar a compra e D
departamento de valores a pagar aprovada?
S aprovar fornecedor
Diretoria

compras

Gerente comercial N
Informar
departamento
AC04
solicitante o motivo
da não aprovação
 CLIENTE: ACADEMIA DO AUDITOR REF.: _SUP

PROCESSO: Suprimentos MAPEADO POR: Leandro Jesus/ VERSÃO 1

REVISADO POR:
SUBPROCESSO: Compras - Elaboração de indicadores
VALIDADO POR: DATA: 18 de Dezembro de 2020

Compras Diretas
Acessar módulo Acessar módulo Abrir Excel e Elaborar banco de
Gerar relatório de Elaborar banco de
Compras Acessar sistema > faturamento e gerar comercial e gerar consolidar dados para
estoque dados da planilha
Indiretas Módulo estoque relatório relatório “BD informações dos acompanhamento
“ESTRX098” “KPI compras 202X”
“FATRX030” Produções” três relatórios de atrasos
Uso e Consumo
Conferir colunas de:
Analista de compras
- Data O.C. - Número O.C.
- Código Produto - Descrição do Produto
- Quantidade - Unidade Medida
Khan - Data de Entrega Prevista - Mês
- Lead Time - Fornecedor
- Código Fornecedor
- Data do Recebimento

Mensurar Elaborar banco de Mensurar Elaborar banco de Elaborar gráfico

Mensurar dias de Elaborar gráfico de
quantidade de dados para Conferir motivos da quantidade de dados para entre Dentro x Fora
atraso e faixa de dia análise de média
pedidos atrasados acompanhamento de devolução devoluções por acompanhamento do prazo e em
de atraso Devoluções / Recusas por período
por fornecedor fornecedor de recebimentos aberto por mês
Compras

Faixa de Dias Atraso: Analisar colunas do banco de dados: Motivo: Para colunas:
Analisar colunas do banco de dados:
- 48 Horas
-0 -Data Devolução -Número O.C. Embalagem Avariada - Data O.C. - Número O.C.
- Entrega na data
-1–3 -Produto -Descrição do Produto Falta Peso - Código Produto - Descrição do Produto
- Atrasos Puravida
-4–6 -Descrição Fornecedor -Código Fornecedor Fora Especificação Qualidade - Quantidade - Unidade Medida
- >9 -NF Origem -Quantidade Recebida Produto Incorreto - Data de Entrega Prevista – Status dia
-NF Devolução -Quantidade Devolvida Quantidade Incorreta - Descrição Fornecedor - Empresa
-Unidade Medida -Operação: Recusa - Código Fornecedor
-Devolução - Data do Recebimento
- Status Recebimento - 48 Horas
- Status 48 Horas - Mês

Elaborar KPI´s de
Realizar calculo
acompanhamento
manual de Controladoria
de recebimento de
percentuais
produto (internos)

Analisar colunas do banco de dados:

- Produto - Data Recebimento

- Tempo Entrega P/ Análise
- Tempo de Análise - Tempo Recebimento
- Tempo Total - Total Recebimento
 CLIENTE: ACADEMIA DO AUDITOR REF.: _SUP

PROCESSO: Suprimentos MAPEADO POR: Leandro Jesus/ VERSÃO 1

REVISADO POR:
SUBPROCESSO: Compras – Atividades de Controles
VALIDADO POR: DATA: 18 de Dezembro de 2020

Confrontação das informações da tabela com as previsões de venda, o relatório de estoques e o relatório de estimativas de entrega dos produtos .

AC01

Monitoramento das importações para reposição de estoque

AC02

Aprovação do gerente comercial para aprovações das quantidades a serem compradas e abertura das cotações

AC03

Aprovação da melhor cotação pelo gerente comercial

AC04
Controles

Solicitação de amostra para teste antecipado de qualidade

AC05

Analise e aprovação das cotações pela diretoria ( Compra de ativo imobilizado / TI)

AC06

Comparação das informações da nota fiscal com o sistema para dar entrada de ativo imobilizado.

AC07

Assinatura da nota fiscal após a entrada fiscal do documento

AC08

Conferência da nota fiscal com o material recebido no recebimento

AC09
Título CLIENTE: ACADEMIA DO AUDITOR REF.: _SUP 20 de maio de 2021

PROCESSO: Suprimentos MAPEADO POR: Leandro Jesus/ VERSÃO 1

REVISADO POR:
SUBPROCESSO: Compras – Oportunidades de melhorias
VALIDADO POR: DATA: 18 de Dezembro de 2020
Definição formal das necessidades de compra de matérias-primas e materiais em sistema, considerando:

OM1 - Planejamento da vendas.

- Plano de manutenção preventiva.
- Saldo em estoque - Posição Atual.
- Previsão de vendas.
- Pedidos de compra colocados / Reservados.

Definição, planejamento e programação de compras no sistema

OM02

Acompanhamento das compras entre o planejado e o realizado

OM03

Definição de parâmetros de estoque, como ponto de ressuprimento e níveis de movimentação de estoque entre unidades/filiais, mínimo e máximo, com base no histórico de consumo, para os
OM04
itens críticos visando auxiliar a identificação da necessidade de compra.

Verificação automática dos saldos de estoque dos materiais requisitados antes da geração de nova requisição de compras e bloqueio de emissão de Requisição de compra para fornecedores
OM05
identificados como desqualificados
Notas Explicativas

Aprovação eletrônica da requisição de compra de material ou serviço por colaborador hierarquicamente autorizado e por funcionário autorizado conforme limites de alçada antes do envio à área
. OM06
de Compras

Bloqueio de Requisições de Compra cujo centro de custo não tenha verba disponível
OM07

Bloqueio de emissão de Requisições de Compra de materiais e/ou serviços não cadastrados

OM08

Consistências automáticas no preenchimento dos campos críticos das Requisições de Compra, tais como código e descrição do item, quantidade e data de inclusão (automática pelo sistema
OM09

Identificação automática do usuário solicitante e do respectivo centro de custo nas Requisições de Compra de matérias-primas, materiais e serviço
OM10

Monitoramento das Requisições de Compras emergenciais, considerando material/serviço, motivo da compra, solicitante, valor e condições de pagamento
OM11

Elaboração de políticas e procedimentos atualizados, contendo critérios e padrões para atividades de desenvolvimento, homologação e retenção de fornecedores, divulgados para os funcionários
envolvidos
OM12

Avaliação formal dos fornecedores a serem cadastrados, com base em critérios predefinidos tais como:
OM13
Dados técnicos (visita às instalações);Consulta às instituições financeiras; Consulta ao Serasa; Consulta a outros clientes, se aplicável; Análise de Contrato Social; Análise dos Acionistas; Análise de
Balanço Patrimonial; Capacidade de fornecimento; Qualidade do material/serviço; Subcontratação por parte do fornecedor; Custo; Suporte ao cliente; Certificações (ex: ISO)

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Título 20 de maio de 2021

PARECER DO PROCESSO: SUPRIMENTOS

Pessoas – A área de compras é divida entre compras nacionais e indiretas. Atualmente

a estrutura esta divida em tres compradores que segregam as atividades de compras
entre especiarias, frutas secas, demais mixes de produtos, embalagens, materiais de
limpeza, higiene, uso e consumo.
NÍVEL DE MATURIDADE DOS CONTROLES
Processos – O processo de compras hoje e realizado parcialmente de forma manual
sendo utilizado apenas o sistema para a formalização do pedido sendo que este não
passa por workflow para aprovação de todo o processo de compras. NÌVEL 1 – INICIAL
A área de compras utiliza planilha de sugestão de compras com atualização quinzenal
para planejamento da reposição dos estoques de matéria primas, deixando de utilizar o NÍVEL 2 - INTUITIVO
sistema . A mesma não prevê inventários de estoque com periodicidade mensal.
O processo atualmente está sendo realizado de forma manual e sem muitas interações NÍVEL 3 – PROCESSOS DEFINIDOS
com o sistema.
Foi identificado que a área de compras não participa junto com o PCP para o
planejamento e ressuprimento dos itens comprados, a prática utilizada é da planilha de NÍVEL 4 – GERENCIADOS E MEDIDOS
sugestão de compras, atualizada quinzenalmente. A mesma não é utilizada pela área de
compras internacionais, visto terem informado que não estão seguros das informações
existentes na planilha. NÍVEL 5 – OTIMIZADO
Também não foi identificado um planejamento de compras registrado em sistema.

Sistemas – O sistema utilizado para o gerenciamento dos pedidos de compras é o ERP, LEGENDA -

entretanto o mesmo é utilizado parcialmente. Foi identificado que o sistema não foi NÍVEL 1 – Empresa identifica problemas mas não possui processos padronizados.
parametrizado corretamente, não possuindo bloqueios para criação/alteração dos
NÍVEL 2 – Empresa possui processos, porém não foram comunicados ou treinados, existe um alto grau de
pedidos. dependência no conhecimento de indivíduos e erros são muito comuns.

NÍVEL 3 – Empresa possui processos documentados, comunicados e treinados entretanto os

O sistema não esta parametrizado para utilização do módulo de requisições/ cotações
de compras por departamentos solicitantes.
Indicadores – Foi informado pela equipe de compras da empresa que é elaborado
indicadores de desempenho como tempo de atrasos de fornecedores, quantidade de
devoluções e recusas realizadas x total e analise de recebimentos no prazo.
procedimentos não são sofisticados e erros e desvios são incomuns.
NÍVEL 4 – Empresa monitora, mede a aderência aos procedimentos e toma ações onde os processos não
funcionam. Processos estão sob melhoria constante e fornecem melhores práticas. Utilização de
ferramentas automatizadas, porém de maneira limitada ou fragmentada.
NÍVEL 5 – Empresa possui processos refinados, baseados nos resultados de melhoria contínua. Os fluxos
de trabalho são automatizados e são utilizadas ferramentas para melhoria de qualidade e efetividade,
fazendo, portanto, que a organização rapidamente se adapte.
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