UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA

CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS

DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA

Laysa Soares dos Santos

EXERCÍCIO - TERCEIRA AVALIAÇÃO

TERCEIRA AVALIAÇÃO

João Pessoa – PB
02 de dezembro de 2022
 Laysa Soares dos Santos

ATIVIDADE PARA NOTA DA PROVA

Atividade requerida pela Profa. Ana

Cláudia Cruz Córdula, como acréscimo
da nota para prova da disciplina de
Fundamentos da Arquivística.

João Pessoa – PB
01 de dezembro de 2022
 ATIVIDADE PARA NOTA DA PROVA

1) Como medir a massa documental de um arquivo?

R: Deve-se fazer a mensuração com trena, caneta ou lápis, formulário de
levantamento da produção documental, calculadora e equipamentos de proteção
individual - EPI. Os arquivos poderão ser quantificados de duas formas: por unidade
de caixa-arquivo e por metro linear. Quando houver documentos de arquivo
empacotados e/ou amontoados, pede-se que a mensuração seja realizada pelo
produto de suas dimensões (comprimento X altura X largura), correspondendo a um
valor final em metros cúbicos (m³). Nesses casos, é realizada a conversão da
unidade de medida metros cúbicos (m³) para metro linear. Na existência de caixas-
arquivo deve-se quantificar o total e anotar o quantitativo total das caixas-arquivo no
formulário de levantamento da produção documental.
2) Como fazer o diagnóstico? Quais etapas?
R: Para realizar um diagnóstico, o arquivista deve elaborar um roteiro que se adapte
às necessidades do arquivo analisado, de modo que consiga coletar informações
precisas e objetivas, possibilitando construir uma boa base para a proposição de
correções e melhorias. É necessário investigar todos os elementos que constituem o
arquivo, como, por exemplo, a sua estrutura física, o ambiente no qual está instalado
e as condições que estão acondicionados os documentos, também, constata se a
forma de gerenciar a massa documental está de acordo com as normas da
instituição ao qual ele pertence. O diagnóstico do arquivo pode ser feito em 4 etapas
fundamentais que são:

 Realização de estudo sobre a história da empresa ou instituição:

Conhecer a história da empresa ou instituição, sendo algo fundamental para
identificar o tipo de documentos que serão encontrados e sua relevância;
 Levantamento dos arquivos produzidos: É composta pelo levantamento da
quantidade de arquivos encontrados no acervo da empresa ou
instituição. Nessa etapa é feita a análise completa dos documentos
disponíveis: sua localização, estado de conservação, recebimento de novos
arquivos e a periodicidade de consulta das informações.
 Descrição da situação encontrada: São expostos o que há de positivo,
mas, principalmente, os principais problemas encontrados na produção de
documentos da empresa.
 Proposta de soluções: Por fim é momento de propor as soluções para a
melhoria da gestão documental, por exemplo, algumas das soluções
encontradas é a digitalização de documentos, GED, microfilmagem e guarda
de documentos. Todas as soluções servem para otimização do tempo e
aumento da produtividade nos setores.